Использование программных продуктов компании «ЭОС» в

Северо-Кавказская академия государственной службы
кафедра Информационные технологии
РЕФЕРАТ
по дисциплине
"Электронный документооборот"
на тему
"Использование программных продуктов компании «ЭОС»
в учебном процессе вуза,
на предприятиях и организациях региона"
Выполнил студент
очной формы обучения
специальности 061000
Вороненко А.С.
3 курса 531 группы
Руководитель проекта
кандидат педагогических наук
Вострикова Т.В.
Ростов-на-Дону
2008
1
Аннотация
В реферате раскрывается актуальность и необходимость изучения систем
электронного документооборота студентами, описываются достижения Компании «Электронные Офисные Системы» в области внедрения своих продуктов
не только в организации, но и в учебный процесс ВУЗов. На примере Администрации Ростовской области рассмотрена практика внедрения системы ЭДО
«Дело». Приведены материалы, проведенного анкетирования студентов 3-го
курса студентов СКАГС специальности «Государственное и муниципальное
управление», отражающее картину потребности в изучении систем ЭДО.
2
Содержание.
Введение. Компания «Электронные Офисные Системы» и её продукты. ........... 4
Внедрение продуктов компании «ЭОС» в Администрации Ростовской области ..... 6
Внедрение продуктов компании «ЭОС» в ВУЗах России и Ростовской области .... 9
Заключение ................................................................................................................ 14
Источники. ................................................................................................................. 16
Приложения ............................................................................................................... 17
3
Введение. Компания «ЭОС» и её продукты.
Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – признанный лидер
на рынке систем автоматизации документооборота и делопроизводства. Продукты компании используют более 1500 организаций, в числе которых – крупнейшие коммерческие и государственные структуры России, а общее количество установленных рабочих мест превысило 120000, Компания «ЭОС» – ведущий российский производитель и поставщик систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, кадрового учета, архивного дела и
хранения электронных документов.
Компания была образована в 1994 году и зарегистрирована в Москве. В
настоящее время на предприятии работает около 100 высококвалифицированных специалистов в области информационных технологий и документоведения.
Все без исключения работники имеют высшее образование, в их числе – обладатели профессиональных сертификатов и ученых степеней в области информационных технологий и документоведения. Основу «ЭОС» составляют разработчики-аналитики и программисты. Другой крупный департамент компании
включает службы по работе с заказчиками и партнерами, которые осуществляют управление проектами, внедрение, разработку методических и нормативных
документов, маркетинг, продажи, сопровождение.
Массовое использование современных информационных технологий
приводит к существенному росту доли электронного документооборота как
внутри организаций, так и между ними. Это требует кардинального пересмотра
сложившейся практики и нормативной базы работы с документами. Компания
«ЭОС» накопила уникальный опыт подобной работы в крупнейших государственных и коммерческих структурах России, а ключевые специалисты ЭОС
являются ведущими отечественными экспертами в области современных документационных технологий. Я считаю, что это позволило Компании «ЭОС» активно внедрять свои продукты в органы власти нашей страны и во многие другие организации.
Основной профиль компании – разработка и внедрение систем управления документационной деятельностью организаций на основе применения со4
временных информационных технологий. «ЭОС» осуществляет полный цикл
проектных работ – от обследования до сдачи и сопровождения. Компания выпускает «коробочные» продукты, ориентированные на решение «под ключ».
Основные продукты:
 система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
«ДЕЛО»;
 система автоматизации ведения бумажных и электронных ведомственных
архивов «АРХИВНОЕ ДЕЛО»;
 система учета, хранения и управления корпоративными электронными документами eDocLib;
 система автоматизации кадрового делопроизводства «КАДРЫ».
Корме этого, по заказу Росархива компания «ЭОС» разработала новое типовое программное обеспечение для учета отечественные архивных фондов систему «АРХИВНЫЙ ФОНД 4».
Компания «ЭОС» не первый год занимает лидирующие позиции в различных сегментах рынка. Процент от общего числа внедрения аналогичных
продуктов на рынке за 2006 год составил: в государственном секторе – 71%, в
ТЭК – 67%, в пищевой промышленности - 63%, в финансовой сфере – 51%, в
НИИ и образовании – 47%, в сфере услуг – 44%.
Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» - это комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации или учреждения. «Сертификат
наивысшего качества» ЦСЦР Госстандарта России, полученный системой «Дело», и многолетний опыт специалистов компании «ЭОС» гарантируют успешное внедрение и отсутствие проблем с ее дальнейшей эксплуатацией.
Многие специалисты отмечают, что «Дело» построено в соответствии с
идеологией информационной модели предметной области и содержит «честную» модель предметной области документооборота с богатыми возможностями поиска, просмотра, удобным вводом и редактированием, мощным генератором отчетов. Программа поддерживает очень мощное и развитое понятие доку5
мента, у которого, кроме разнообразных номеров, аннотаций, категорий и грифов, может быть неограниченное количество файлов, составляющих документ,
виз, резолюций, соисполнителей и т.д.
Заказчикам предоставляются следующие пакеты услуг:
 для продуктов «ЭОС» – полный комплекс услуг по созданию и вводу в действие автоматизированной технологии обработки документов «под ключ»
(обследование, разработка технологической схемы и регламентов работы,
установка и настройка ПО, обучение персонала);
 консультирование по вопросам налаживания и оптимизации бумажного и
электронного документооборота (обследование, экспертная оценка состояния, выработка рекомендаций и разработка нормативных документов).
Из этого можно сделать вывод, что Компания «ЭОС» стремится полностью индивидуализировать работу своих продуктов в соответствии с потребностями заказчика.
Интересы компании в России, Украине, Белоруссии и Казахстане представляют 149 региональных дилеров и дистрибьюторов, их число постоянно
растет. Партнерами и представителями «ЭОС» в Ростовской области являются:
 ООО Научно-производственный центр «Космос-2»;
 ЗАО «Орбита»;
 ООО «Южная Софтверная компания»;
 «Softline».
Внедрение продуктов компании «ЭОС» в
Администрации Ростовской области
В Ростовской области ведутся активные работы по внедрению программных продуктов «ЭОС». Клиентами компании стали:
 Администрация Ростовской области;
 Администрация г.Ростова-на-Дону;
 ОАО «Аэрофлот-Дон»;
 ОАО «Шестая генерирующая компания оптового рынка электроэнергии»;
 Волгодонская АЭС (Ростовская);
 ТЭЦ-2 г.Ростова-на-Дону;
 Ростовский областной фонд медицинского страхования;
 Филиал ОАО «ОГК-6» Новочеркасская ГРЭС.
Разнообразие клиентов Компании «ЭОС» позволяет говорить о гибкости
и универсальности систем.
6
К проведению административной реформы Ростовская область приступила в 2003 году. Основная цель, которая ставилась на этом этапе, – оптимизировать систему и структуру областных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления, разработать и применить единые нормативы
определения штатной численности государственных и муниципальных служащих, основанные на анализе трудозатрат.
В Паспорте Программы проведения административной реформы в Ростовской области в 2006 – 2008 годах было выделено одно из приоритетных
направлений: «…Необходимо разработать электронную систему формирования, ведения и автоматизированной обработки отраслевых и сводного реестров
полномочий и функций исполнительных органов государственной власти области, создать единую локальную сеть, связывающую областные органы исполнительной власти между собой…».
В 2006 – 2007 годах в Администрации Ростовской области и Администрации г. Ростова-на-Дону в рамках административной реформы органов государственного и муниципального управления и внедрения ФЦП «Электронная
Россия» был успешно реализован проект «Внедрение системы автоматизации
делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» в структурах
государственной, исполнительной власти и муниципальных органах Ростовской области». Проект осуществлял Научно-производственный центр «Космос2» - партнер «ЭОС» в Ростовской области.
Основные цели проекта:
 обеспечить единую технологию работы с документами в условиях функционирования автоматизированной системы «ДЕЛО», согласно принятому регламенту;
 повысить оперативность исполнения резолюций и поручений во всех структурных подразделениях Ростовской области.
Реализация проекта предусматривала два этапа:
1-й этап: август – декабрь 2006 г.:
 установка серверной части системы и клиентских мест, определение и отработка прав пользователей;
7
 разработка и наполнение системы нормативно-справочной информацией,
разработка технологических инструкций;
 обучение системного технолога и пользователей системы, разработка дополнительных форм отчетности и статистики;
 внедрение и ввод в эксплуатацию 205 рабочих мест системы «ДЕЛО», 1 рабочее место «АРХИВНОЕ ДЕЛО», 5 рабочих мест опции «Сканирование» и
1 рабочее место опции «Поточное сканирование».
2-й этап: январь - апрель 2007 г.:
 довести общее количество рабочих системы «ДЕЛО» до 230 (докупить дополнительно 25 рабочих мест) и распределить их следующим образом:
- центральный аппарат - 130 рабочих мест, объединенных в локальную
сеть с доступом в корпоративную сеть;
- органы исполнительной власти - 40 рабочих мест;
- муниципальные образования - 60 рабочих мест, объединенные в корпоративной сети с сегментами подсетей от 30 до 350 км.
 опробовать технологию поточного сканирования и создания проектов документов с элементами согласования;
 отработать и внедрить систему отчетности по выходным формам, разработанным специалистами НПЦ «Космос-2».
Результаты проекта.
Внедрение системы электронного документооборота в Администрации
Ростовской области позволило:
 обеспечить единую технологию работы с документами в условиях функционирования автоматизированной системы «ДЕЛО», согласно принятому регламенту;
 с начала 2007 года удалось сократить в 2 раза сроки прохождения документов по всем структурным подразделениям;
 снизить материальные затраты на обеспечение доставки документации адресатам;
 повысить оперативность исполнения резолюций и поручений во всех структурных подразделениях Ростовской области.
8
Таким образом, за год эксплуатации системы была создана единая схема
работы с документами, повысились производительность труда делопроизводственного персонала, качество исполнения управленческих решений, сократились сроки прохождения документов и непроизводственные потери времени на
доставку, сократились затраты на хранение документов.
Опираясь на полученные результаты, руководство Администрации Ростовской области приняло решение о расширении масштабов использования
системы электронного документооборота «ДЕЛО». В сентябре 2007 года было
приобретено 30 дополнительных рабочих мест этой системы, как наиболее соответствующей специфике документооборота и делопроизводства в государственных организациях. Общее число рабочих мест достигло 260. Помимо системы «ДЕЛО» введены в эксплуатацию и успешно используются опции «Сканирование» и «Поточное сканирование», а также система «АРХИВНОЕ ДЕЛО». Внедрение дополнительных рабочих мест системы «ДЕЛО» и обучение
пользователей так же осуществлялось специалистами НПЦ «Космос-2».
Внедрение продуктов компании «ЭОС» в ВУЗах России
и Ростовской области
Другое немаловажное направление в развитии государственного и муниципального управления – это подготовка специалистов, знающих и умеющих
применять в практике системы электронного документооборота. Компания
«ЭОС» продолжает оказывать содействие отечественному высшему образованию, предоставляя системы «ДЕЛО», «КАДРЫ» и «АРХИВНОЕ ДЕЛО» для
внедрения их в учебные процессы ВУЗов, и в первую очередь, готовящих специалистов государственной службы. Учебным заведениям безвозмездно предоставлено следующее программное обеспечение:
 система «ДЕЛО» (до 20 лицензий) со всей сопроводительной документацией;
 система «КАДРЫ» (до 20 лицензий) со всей сопроводительной документацией;
 система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» (до 20 лицензий) со всей сопроводительной
документацией;
 помощь в установке и эксплуатации системы («горячая линия»).
9
Кроме того, для учебных заведений, внедривших системы «ЭОС» в учебный процесс, компания предоставляет скидки в размере 50% при покупке систем для собственных управленческих нужд. Это существенный вклад компании «ЭОС» в важное государственное дело – подготовку высококлассных специалистов.
В рамках образовательной программы «Электронный документооборот со студенческой скамьи» более 190 учебным заведениям России и СНГ бесплатно переданы продукты и технологи компании для организации обучения
современному документоведению и архивоведению. В настоящее время под
эгидой «ЭОС» функционируют два предприятия: ООО «Электронные офисные
системы (проектирование и внедрение)», специализирующееся на разработке и
выполнении крупных проектов в области СЭД, и ООО «Электронные офисные
системы (Софт)», специализирующиеся на разработке и поставке типовых тиражируемых программных продуктов, в частности и для учебных программ.
Для всех программных продуктов характерны легкость освоения, продуманный и интуитивно понятный интерфейс, логичность размещения отдельных
компонентов систем, что позволяет быстро сформировать у студентов первоначальные навыки и принципы работы с программами. Вместе с тем преподаватели ВУЗов отмечают широкие возможности применения этих программных
продуктов, гибкий, настраиваемый интерфейс под конкретные условия фирмы
или организации, в которой они могут быть использованы.
Отдельно следует упомянуть о специализированных курсах, проводимых
компанией «ЭОС» для своих клиентов и партнеров. Многие преподаватели ВУЗов проходят обучение на специализированных семинарах, на которых получают сертификаты «Менеджер системы» и «Администратор системы» для каждой из систем. Отмечается высокий уровень преподавания, глубина преподнесения материала и эффективность семинаров.
Уже в 53 регионах России компанией «ЭОС» в учебный процесс ВУЗов
внедрено 139 систем электронного документооборота. Но сотрудничество не
ограничивается только российскими учебными заведениями: к Программе присоединились более 20-ти академий, ВУЗов и техникумов стран СНГ (Украина,
10
Беларусь, Молдова, Казахстан и Кыргызстан). Только в марте 2008 года Украинскому университету экономики и права и Севастопольскому высшему профессиональному училищу средств связи и информационных технологий предоставлено 120 автоматизированных рабочих мест систем «Дело», «Кадры», «Архивное дело».
На сегодняшний день число участников Программы работы с учебными
заведениями достигло 200, а общее количество безвозмездно переданных лицензий превысило 6770.
Изучение электронного документооборота – это не дань моде, это насущная необходимость, которая позволит сегодняшнему студенту, а завтра - управленцу повысить культуру обращения с огромными массивами информации и
документами. Особенно это актуально для меня, студента, обучающегося по
специальности «Государственное и муниципальное управление», потому что
четкая структура размещения документов, в том числе и нормативно-правовых,
в системах электронного документооборота позволит приучиться к порядку,
понять назначение и источники различной информации.
В подтверждение вышесказанного можно привести результаты проведенного мной анкетирования среди студентов 3-го курса СКАГС специальности
«Государственное и муниципальное управление», где обучаюсь сам.
Вопросы анкеты и число полученных ответов приведены в приложении 1.
Анализ ответов участников анкетирования показал следующее:
1.
За необходимость изучения систем ЭДО всеми студентами проголосовало
73,9% респондентов.
2.
За обязательное изучение СЭД студентами "ГМУ" проголосовало 79% респондентов.
3.
За получение в процессе изучения СЭД навыков пользователя проголосовало 70,8% респондентов, за получение навыков администратора системы 29,2%.
4.
За изучение в процессе обучения одной СЭД проголосовало 58,9%, за изучение нескольких - 41,1%.
11
5.
При изучении СЭД за освоение только пользовательских функций проголосовало 53,2% респондентов, а за комплексное изучение - 46,8%.
6.
Отсутствие навыков работы с СЭД до начала обучения отметили 100% респондентов.
7.
Понимание преимуществ от внедрения и использования СЭД показало
82,9% респондентов.
Проиллюстрировать ситуацию поможет диаграмма, представленная в
приложении 2.
Ростовская область занимает лидирующие позиции по внедрению систем
электронного документооборота компании ЭОС в учебный процесс ВУЗов. Если в среднем в каждом российском регионе в высших учебных заведениях работает только 2,6 системы, то в Ростовской области – 8, что составляет 5,76%
от всего количества по стране. Наглядно это можно представить с помощью
диаграммы в Приложении II.
В Ростовской области системы «ДЕЛО», «КАДРЫ» и «АРХИВНОЕ ДЕЛО» внедрены в учебный процесс следующих ВУЗов:
- Южный федеральный университет;
- Ростовский государственный университет путей сообщения МПС РФ;
- Ростовский государственный строительный университет;
- Донской государственный технический университет;
- Северо-Кавказская академия государственной службы;
- Институт управления Бизнеса и Права;
- Таганрогский институт управления и экономики;
- Донской государственный аграрный университет.
В распоряжении студентов находятся хорошо оборудованные аудитории,
компьютерные классы, учебно-методические кабинеты и библиотеки. Занятия
проводят высококвалифицированные преподаватели, прошедшие специализированную подготовку в компании «ЭОС».
В СКАГС на кафедре «Информационных технологий» в учебный процесс
введен курс «Электронный документооборот» предусматривающий изучение
следующих тем:
12
- Документооборот на современном предприятии;
- Автоматизация процессов ввода потоков входящих документов;
- Системы электронного документооборота. Специфика внедрения систем
электронного документооборота в государственных учреждениях;
- Системы комплексной автоматизации документооборота и деловых процессов. Обзор основных СЭД, представленных в России;
- Основные требования к системе электронного документооборота (СЭД).
Критерии выбора СЭД в государственных учреждениях;
- Комплекс программного обеспечения СЭД. Назначение, область применения, структура ПО, основные функции и принципы защиты;
- Принципы работы с информацией в СЭД (практические приемы);
- Проблемы IT-безопасности;
- Защита информации в системах ЭДО.
В РГУПС МПС РФ в 2001 году было создано новое структурное подразделение – кафедра «Документоведение и информационное обеспечение управления». В результате в учебный процесс были введены дисциплины по автоматизации делопроизводства и документоведению, компьютерным информационным технологиям в документационном обеспечении управления, организации
и технологии документационного обеспечения управления архивоведению и
информационной безопасности.
В Таганрогском институте управления и экономики на кафедре «Информационные технологии» в учебный процесс введены такие дисциплины, как делопроизводство, управление информационными системами, электронный документооборот, информационные системы, технологии и менеджмент.
В ДГТУ на кафедре «Документоведение и языковая коммуникация» преподаются дисциплины документоведческого блока: делопроизводство, документоведение, документирование управленческой деятельности, архивоведение, электронный документооборот, организация и технология документационного обеспечения.
Именно так многие высшие учебные заведения включились в реализацию
Федеральной целевой программы «Электронная Россия» (2002-2010 год). Ши13
рокое применение информационных и коммуникационных технологий и, в
частности, электронного документооборота является тенденцией мирового развития. Они имеют огромное значение для повышения конкурентоспособности
экономики страны и ее интеграции в мировую систему хозяйства, для повышения эффективности государственного управления и местного самоуправления.
В том числе и за счет более качественной подготовки будущих специалистов.
Заключение
Сегодня мы являемся свидетелями активного перехода к информационному обществу, где главным резервом является информация. Владея ею можно
эффективно и оптимально строить любую деятельность, труд становится творческим, интеллектуальным и быстрым. Развитие сетевых информационных
технологий сделало информационные ресурсы глобальной компьютерной сети
«Интернет» доступными большинству человечества, сделало их частью информационной культуры человека. Быстрое развитие современных технологий позволяют включить в состав деловой информации не только текст документов, но
графику, звук, анимацию и видео. Создание, редактирование, хранение и квалифицированное использование электронных документов во всех сферах деятельности в информационном обществе становится социально необходимым
умением.
На сегодняшнем этапе развития страны возникла острая необходимость в
большом количестве грамотных инициативных, современных специалистов
владеющих информационными технологиями - организаторов во всех областях
экономики, народного хозяйства и государственного управления. Для государства очень важно то, что выпускники ВУЗов, в которых ведется обучение на
основе современных электронных систем, придут на работу подготовленными
и высококлассными специалистами. Ведь они получат возможность больше
времени уделять основной работе за счет сокращения потерь времени. Использование систем электронного документооборота даст им массу преимуществ:
• высокая оперативность и надежный контроль деятельности;
• быстрый обмен информацией;
• минимальный риск утраты или порчи документа и информации;
14
• высокую безопасность хранения документов и информации;
• легкость внедрения инноваций;
• возможность внедрения стандартов ISO-9000;
• высокую корпоративную культуру;
• высокую скорость и качество обслуживания клиентов и населения.
Все это в будущем позволит государственному управленцу эффективно
использовать свое рабочее время, качественно управлять коллективом, быстро
оформлять документацию, повсеместно использовать полученную информацию, и соответственно удовлетворить ожидания главного потребителя своей
профессиональной деятельности – граждан России.
15
Источники.
1. Материалы с сайта компании «ЭОС» //Internet – http:// www.eos.ru
2. Материалы с сайтов ВУЗов Ростовской области:
- ДГТУ, кафедра «Документоведение и языковая коммуникация»
//Internet – http:// www.dstu.edu.ru;
- РГУПС, кафедра «Документоведение и информационное обеспечение
управления» //Internet – http:// www.rgups.ru;
- СКАГС, кафедра «Информационных технологий»
//Internet – http:// www.skags.ru;
- ТИУЭ кафедра «Информационные технологии»
//Internet – http:// www.tmei.ttn.ru;
3. Паспорт «Программы проведения административной реформы в Ростов-
ской области в 2006 – 2008 годах». Материалы с сайта Администрации
Ростовской области //Internet – http:// www.donland.ru/
16
Приложения
1. Материалы анкетирования студентов 3-го курса СКАГС, специальность «Государственное и муниципальное управление»
19
2. Доля ВУЗов Ростовской области, где внедрены системы ЭДО в учебный процесс, среди остальных таких ВУЗов России.
20
17
Приложение 1.
Материалы анкетирования студентов 3-го курса СКАГС, специальность «Государственное и муниципальное управление»
Анкетирование проводилось среди студентов 3-го курса СКАГС, обучающихся по специальности "Государственное и муниципальное управление". В анкетировании приняли участие
119 студентов. При подсчете доли ответов, в общем количестве не учитывались варианты без
ответов.
№ вопроса
1
2
3
4
5
6
7
Вопрос
Ответы
Считаете ли Вы необходимым изучение систем электронного
Да
Нет
документооборота всеми студентами (независимо от специ88
31
альности)?
Является ли по Вашему мнению, обязательным изучение сиДа
Нет
стем электронного документооборота для студентов, обучающихся по специальности «Государственное и муниципальное
94
25
управление»? Обоснуйте свой ответ.
Как Вы считаете, молодой специалист, прошедший изучение
Навыки
Навыки адмисистем электронного документооборота, должен быть только пользователя
нистратора
пользователем или иметь навыки администратора системы?
75
31
Обоснуйте свой ответ.
Как Вы думаете, в процессе обучения нужно изучать только
Несколько сиОдну систему
одну систему электронного документооборота, или же стоит
стем
внести в учебный процесс изучение различных систем? Обос63
44
нуйте свой ответ.
Как Вы считаете, при изучении систем электронного докумен- Пользов-ские В комплексе
функции
тооборота необходимо освоить только пользовательские
функции системы или необходимо изучить ее в комплексе?
50
44
Приходилось ли Вам до изучения курса Электронный документооборот работать с какой-либо СЭД? Если да, то укажите
с какой.
Да
Нет
0
106
Есть понимаНет понимания
Какие преимущества по сравнению с традиционным докуменние
тооборотом предоставляет использование СЭД? Опишите.
63
13
Проиллюстрировать ситуацию поможет диаграмма:
18
Ответ не
дан
13
Ответ не
дан
12
Ответ не
дан
25
Ответ не
дан
13
Ответ не
дан
43
Приложение 2.
Доля ВУЗов Ростовской области, где внедрены системы ЭДО в учебный
процесс, среди остальных таких ВУЗов России.
19