Деятельность Управления по делам архивов, архивных учреждений Республики ОТЧЁТ
advertisement
ОТЧЁТ о выполнении Основных направлений развития архивного дела в Республике Бурятия за 2009год 1.Государственное регулирование развития архивного дела Деятельность Управления по делам архивов, архивных учреждений Республики Бурятия в отчётном периоде была направлена на реализацию «Основных направлений развития архивного дела в Республике Бурятия на 2009 год». В своей работе архивные учреждения республики руководствовались Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, Законами Республики Бурятия «Об архивном деле в Республике Бурятия» от 23 ноября 2006 г. №1957-III, «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Бурятия государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности» от 6июля 2006 г. №1805-III, нормативными и правовыми актами федеральных и республиканских органов государственной власти, органов местного самоуправления. В соответствии с Законом «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Бурятия государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности» от 6июля 2006 г. №1805-III в 2009 г. на исполнение государственных полномочий муниципальным образованиям выделено 5332400 руб. В ноябре 2009 г. в связи с изменениями нормативов при исчислении размеров субвенций, а также уменьшения затрат к уровню 2009 г. Народным Хуралом РБ был принят Закон «О внесении изменений в приложение к Закону Республики Бурятия «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Бурятия государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Республики Бурятия». В 2009 г. разработан, согласован и утверждён приказом начальника Управления по делам архивов РБ Административный регламент по исполнению государственной функции «Организация формирования и ведение списков организаций-источников комплектования государственных архивов и согласование списков организаций-источников комплектования муниципальных архивов». Ведётся работа по внедрению административного регламента по предоставлению государственной услуги «Информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений, исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав, 1 оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства», а также административного регламента по исполнению государственной функции «Ведение государственного учёта документов Архивного фонда Республики Бурятия». Административные регламенты опубликованы в газете «Бурятия», размещены на сайте Управления по делам архивов РБ. Разработан Доклад о результатах за 2007-2008 гг. и основных направлениях деятельности Управления по делам архивов РБ на 2009-2012 гг. В докладе показаны основные направления деятельности и показатели архивных учреждений республики по обеспечению учёта, хранения, комплектования и использования документов Архивного фонда Республики Бурятия за 2007-2008 гг. и на период 2009-2012 гг. По каждой задаче проведён анализ показателей, оценка результатов осуществления функций архивных учреждений республики. Произведена оценка результативности бюджетных расходов Управления по делам архивов РБ. Проведено республиканское совещание работников архивных учреждений республики по итогам работы 2008 г. и задачах на 2009 г. На совещании особое внимание было уделено вопросам внедрения в государственных и муниципальных архивах информационных технологий. Для работников муниципальных архивов был проведён семинар по теме: «Информационные технологии в архивных учреждениях». Постановлением Правительства РБ от 28 апреля 2009 г. №149 утверждён Перечень государственных услуг, оказываемых государственными учреждениями за счёт средств республиканского бюджета физическим и юридическим лицам. Составлен план контрольных мероприятий по проверке соответствия качества фактически предоставляемых государственных услуг стандартам качества государственных услуг подведомственными учреждениями. Продолжалась работа по изучению и внедрению в практику работы «Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», форм учётных и иных документов в соответствии с «Правилами…». По состоянию на 01.01.2010 г. сеть архивных учреждений РБ включает 1 уполномоченный орган исполнительной власти в области архивного дела, 2 государственных архива, 22 уполномоченных органа управления архивным делом муниципальных образований, 1 муниципальный архив документов по личному составу. Изменений в сети архивных учреждений РБ за отчётный период не произошло. В связи с увеличением приёма документов по личному составу и увеличением объёма выдаваемых справок социально-правового характера Правительством РБ было выделено дополнительно 5 штатных единиц для Государственного архива документов по личному составу РБ. В течение 2009 г. в муниципальных образованиях приняты 2 решения сессий районных советов, 8 постановлений и 18 распоряжений Глав муниципальных 2 образований, касающиеся вопросов развития архивного дела. Восстановлен статус архивных отделов в 4 муниципальных образованиях: «Иволгинский район», «Кяхтинский район», «Северо-Байкальский район», «Тарбагатайский район». Управлением по делам архивов РБ был проведён анализ деятельности органов местного самоуправления по исполнению полномочий по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов. По результатам анализа были подготовлены и направлены руководителям муниципальных образований письма с предложениями и рекомендациями по развитию и совершенствованию управления архивным делом в муниципальных образованиях. Особое внимание было обращено на вопросы восстановления статуса органов управления архивным делом, а также на проблемы внедрения информационных технологий в практику работы муниципальных архивов. Специалистами Управления по делам архивов РБ проведены 5 комплексных проверок состояния и организации архивного дела в муниципальных образованиях: «Кяхтинский район», «Муйский район», «Северо-Байкальский район», «Хоринский район», «Город Северобайкальск». По итогам комплексных проверок даны рекомендации и предложения по усилению мер по обеспечению сохранности архивных документов, укреплению охранно-пожарной безопасности архивов, совершенствованию государственного учёта документов, дальнейшему внедрению в практику работы информационных технологий. На официальном портале органов исполнительной власти республики Управление по делам архивов РБ имеет свой раздел, который постоянно пополняется сведениями о деятельности Управления и подведомственных ему архивных учреждений, о нормативно-правовой базе, о действующих регламентах, составе и содержании фондов государственных и муниципальных архивов. Управление по делам архивов РБ и ГУ «Национальный архив РБ» вошли в информационно - вычислительную сеть Правительства Республики Бурятия. В 8 из 23 архивных отделов, архивов муниципальных образований имеется подключение к Интернет-ресурсам и электронной почте. В 2009 г. в соответствии с требованиями Комитета информационных технологий и документальной связи Администрации Президента и Правительства РБ в рамках оказания услуг в электронном виде произведено размещение информации об услугах на республиканском портале государственных услуг. Запланированы мероприятия по поэтапному переходу оказания государственных услуг архивными учреждениями в электронном виде. В государственных и муниципальных архивах республики со 2-го полугодия 2009 г. начата работа по внедрению 4-ой версии ПК «Архивный фонд». Также Управление по делам архивов РБ направило в архивные учреждения программные комплексы: «Учреждения-источники комплектования», «Учёт обращений граждан и организаций» для внедрения их в практику работы. Экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов РБ за отчётный год проведено 13 заседаний. Рассмотрены вопросы о включении и 3 исключении учреждений и организаций из списка источников комплектования, о порядке отбора, научно-технической обработке и описании управленческой и научно-технической документации, документов по личному составу и фотодокументов, о качестве отбора и описании документов, подлежащих приёму на государственное хранение. 2.Обеспечение сохранности и государственный учёт документов Архивного фонда Республики Бурятия В архивных учреждениях Республики Бурятия основное внимание было направлено на обеспечение сохранности документов Архивного фонда Республики Бурятия. В этих целях был усилен контроль за выдачей дел из хранилищ и их возвратом, за физическим состоянием документов, соблюдении инструкций об охранном и пожарном режиме. Все здания и помещения Национального архива РБ оборудованы охраннопожарной сигнализацией, подключены к системе вневедомственной охраны. Архивохранилища и помещения Государственного архива документов по личному составу РБ оснащены системами охранно-пожарной сигнализации на 51%. Проведены замеры сопротивления электросетей и заземляющих устройств, огнезащитная обработка деревянных конструкций чердачных помещений в зданиях Национального архива РБ по ул. Сухэ-Батора, 9а и ул. Павлова, 64а. В целях улучшения температурно-влажностного режима в архивохранилищах Национального архива РБ в здании по ул. Сухэ-Батора, 9а были установлены и введены в строй калориферные установки, предназначенные для отопления архивохранилищ. Осуществлялась планомерная работа по дальнейшему укреплению и развитию материально-технической базы Национального архива РБ. За счет оказания платных услуг заработано 2 514 417,00 руб. На внебюджетные средства приобретены 20 новых металлических стеллажей, оборудованы новой офисной мебелью 10 рабочих мест. Для проведения обеспыливания архивохранилищ и рабочих комнат приобретен пылесос. В 2009 г. проведен косметический ремонт фойе и двух кабинетов в здании Национального архива на ул. Павлова, 64а. Там же оборудован читальный зал на четыре посадочных места. Теперь исследователи имеют возможность работы с архивными документами на месте. В здании архива по ул. Сухэ-Батора, 9а были установлены двойные металлические двери. В холле установлены металлические кабинки для хранения сумок и вещей посетителей. Читальный зал оснащен 32 новыми одноместными столами для исследователей. Важное значение для сохранения документов имеет уровень оснащенности архивов первичными средствами хранения. По-прежнему остается проблемой отсутствие картонных коробок. Картонирование дел в Национальном архиве РБ в 2009 г. не велось из-за отсутствия архивных коробок. Была введена в действие дезинфекционная камера для пароформалиновой обработки дел, поражённых грибком. Для лаборатории оборудовано специальное 4 помещение для проведения дезинфекционной обработки дел в отдельно стоящем одноэтажном здании площадью 54,2 кв.м. Всего за год было подвергнуто дезинфекционной обработке 26577 листов. Для улучшения физического состояния дел проводилась реставрация документов, всего отреставрировано 376 ед.хр., 36988 листов, восстановлено 150 листов затухающих текстов. Государственным архивом документов по личному составу РБ оказано платных услуг на 269250 руб. Оснащено новой мебелью 1 рабочее место. В 3-х хранилищах установлены металлические стеллажи общей протяжённостью 462 пог.м. Отреставрировано 59 ед.хр., 9204 листов. Закартонировано 26624 ед.хр. По обеспечению сохранности документов в архивных отделах, архивах муниципальных образований проведены следующие мероприятия: в Баргузинском районе проведено профилактическое обследование охранно-пожарного оборудования архива; в Заиграевском районе архив перемещён в новое здание, которое оборудовано охранно-пожарной сигнализацией с выводом на пульт вневедомственной охраны; в Мухоршибирском районе проведён ремонт помещения архива, установлена охранно-пожарная сигнализация, решается вопрос о приобретении металлических стеллажей; в Селенгинском районе также установлена охранно-пожарная сигнализация, приобретены огнетушители; в Тункинском районе для оснащения хранилищ приобретены металлические стеллажи. Проводится работа по картонированию дел, всего закартонировано 17629 ед.хр. Муниципальными архивами проводилась работа по улучшению физического состояния документов, произведена техническая обработка (подшивка) 1228 ед.хр. Продолжается работа по совершенствованию государственного учёта документов в архивных учреждениях республики. Ведётся работа по сплошной постеллажной проверке наличия дел фондов советского периода в Национальном архиве РБ, по проверке наличия дел в муниципальных архивах. Всего за год архивными учреждениями республики проверено 56618 ед.хр. Из них Национальным архивом проверено 27013 ед.хр. В Национальном архиве РБ проводился розыск необнаруженных дел фондов советского периода. На 01.01.2010 г. числятся необнаруженными 443 ед.хр. На 01.01.2010 г. учтено 11588 ед.хр., требующих реставрации. В 2009 г. архивными учреждениями принято на государственное хранение 45289 ед.хр., в том числе 10418 ед.хр. управленческой и научно-технической документации, 34805 ед.хр. по личному составу, 108 ед.хр. коллекции, 93 ед.хр. фондов личного происхождения. 427 ед.хр. фотодокументов. В том числе Национальным архивом РБ-3465 ед.хр. управленческой документации, 27 ед.хр. научно-технической документации, 108 ед.хр. коллекции, 43 ед.хр. фондов личного происхождения, 427 ед.хр. фотодокументов. Государственным архивом документов по личному составу РБ принято 26624 ед.хр. документов по личному составу, в том числе 26277 ед.хр. Улан-Удэнского ордена Ленина ЛВРЗ-филиала ОАО «РЖД» в связи с его реорганизацией. 5 Муниципальными архивами принято 15157 ед.хр., в том числе 6926 ед.хр. управленческой документации, 8181 ед.хр. по личному составу, 50 ед.хр. фондов личного происхождения. В течение года в Национальном архиве РБ проводилась проверка наличия и технического состояния страхового фонда. Всего проверено 576 ед.хр., 67512 кадров. Консервационно-профилактическая обработка не проводилась, так как техническое состояние микрофильмов и микрофиш удовлетворительное. Продолжена работа по ведению автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда Республики Бурятия. В 2009 г. составлены модельные планы по внедрению программного комплекса «Архивный фонд» (4-я версия). В соответствии с запланированными мероприятиями в отчётном году проведены: - определение количества рабочих мест для внедрения программного комплекса и режима работы ПК в 2-х государственных и 23-х муниципальных архивах; - обследование имеющегося в государственных и муниципальных архивах республики программно-технического и кадрового обеспечении для внедрения ПК; -два обучающих семинара для сотрудников государственных и муниципальных архивов республики с участием официального дистрибьютера ООО «Электронные офисные системы» РА «Референт»; - установка версии 4.0 ПК «Архивный фонд» во всех архивных учреждениях республики, конвертация баз данных из 3-ей версии; - проверка и корректировка загруженной информации по протоколу ошибок с дальнейшим их устранением; - плановое введение данных в ПК «Архивный фонд». В 1 полугодии 2009 г. работа по ведению данных в ПК «Архивный фонд» в Национальном архиве РБ велась по 3-й версии. Со 2-го полугодия 2009 г. архив перешёл на ведение 4-ой версии ПК « Архивный фонд». За 2009 г. в Национальном архиве РБ введено описаний 9 новых фондов и описей, 10590 ед.хр. На 01.01.2010 г. общее количество фондов, включенных в автоматизированную систему государственного учёта документов Архивного фонда РФ составляет 3409, 10590 ед.хр., 1 фонд в 2009 г. был передан в муниципальный архив. Общий объём данных, введённых в ПК «Архивный фонд» (4-я версия), составляет 44,5 Мб. Государственный архив документов по личному составу РБ начал работу по ведению данных в ПК «Архивный фонд» с 2009 г., по 4-й версии. За 2009 г. введено описаний 8 фондов, 10 описей, 4838 ед.хр. Всего на 01.01.2010 г. общий объём данных введённых в ПК «Архивный фонд» (4-я версия) составляет 1,7 Мб. Из 23 архивных отделов и архивов муниципальных образований работают по 4й версии-19, по 3-й версии-3, не начата работа-1. В 2009 г. в муниципальных архивах введено описаний 188 фондов, 26556 ед.хр. На 01.01.2010 г. в архивных отделах, архивах муниципальных образований введено описаний 485 фондов, 46787 ед.хр. Проведена паспортизация государственных и муниципальных архивов, рукописного отдела Музея истории им. Хангалова по состоянию на 01.01.2010 г. 6 3. Формирование Архивного фонда Республики Бурятия. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве По формированию Архивного фонда Республики Бурятия продолжена работа по обеспечению сохранности, учёту, отбору и приёму на государственное хранение управленческой документации, документов личного происхождения, фотодокументов. Учреждениям, организациям и предприятиям оказывалась организационнометодическая и практическая помощь по вопросам организации деятельности архивных и делопроизводственных служб, разработке номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об архиве и ЦЭК (ЭК). В соответствии со ст.21(ч.2) Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» продолжена работа по заключению Соглашений об отношениях и сотрудничестве Управления по делам архивов и Национального архива Республики Бурятия с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и федеральными организациями За 2009г. заключено 6 соглашений: с Бурятским республиканским центром по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды, Межрайонной инспекцией Федеральной налоговой службы России №9 по Республике Бурятия, Территориальным управлением Федерального агентства по управлению особыми экономическими зонами по Республике Бурятия, Управлением водных ресурсов озера Байкал, Главным Управлением Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Республике Бурятия, Управлением Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Бурятия, Управлением Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Республике Бурятия. На 01.01.2010г. заключено 51 трёхстороннее соглашение с территориальными органами и федеральными организациями, расположенными на территории республики. Экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов РБ согласованы «Сведения об изменениях в списке учреждений, организаций и предприятий, документы которых подлежат передаче в ГУ «Национальный архив РБ», «Сведения об изменениях в списке учреждений, организаций и предприятий архивного отдела МО «Кабанский район». На 01.12.2009г. в список учреждений, организаций-источников комплектования Национального архива РБ включено 208 учреждений, организаций. В списках учреждений, организаций-источников комплектования муниципальных архивов Республики Бурятия включено 629 учреждений, организаций. В соответствии с Регламентом государственного учёта документов Архивного фонда РФ проведена паспортизация архивов учреждений, организаций-источников комплектования Национального архива, архивных отделов, архивов муниципальных образований Республики Бурятия. 7 По состоянию на 01.12.2009г. в учреждениях, организациях-источниках комплектования Национального архива РБ хранится 31988 ед.хр. управленческой документации за 1946-2006гг., из них внесены в опись и утверждены ЭПК Управления по делам архивов РБ 26537 ед.хр. за 1946-2006гг. Хранятся сверхустановленного срока 5619 ед.хр. за 1946-2004гг. В сравнении с 2008г. количество управленческой документации, хранящейся в ведомствах, увеличилось на 10,2%, хранящихся сверхустановленного срока на 10,4%. По личному составу на ведомственном хранении находится 141566 ед.хр. за 1923-2006гг., из них согласовано ЭПК 138992 ед.хр. В сравнении с 2008г. количество дел по личному составу, находящихся на хранении в организациях, уменьшилось на 64472 ед.хр. (на 31,3%). В связи с ликвидацией и реорганизацией учреждений и предприятий документы по личному составу были переданы на хранение в Государственный архив документов по личному составу РБ. Была продолжена работа по упорядочению и приёму на государственное хранение научно-технической и научно-исследовательской документации. В 2009г. упорядочено и принято на государственное хранение 27 ед.хр. Всего в список организаций-источников комплектования научно-технической и научноисследовательской документацией включено 8 организаций, в которых хранится 3984 ед.хр. за 1741-2009 гг., из них внесено в описи, утверждённые ЭПК 217 ед.хр. На 01.01.2010 г. в учреждениях и организациях, входящих в список источников - комплектования муниципальных архивов, хранится 34673 ед.хр. управленческой документации за 1923-2009 гг., из них внесены в опись и утверждены ЭПК Управления по делам архивов РБ 33274 ед.хр. за 1923-2009 гг. Хранятся сверхустановленного срока 658 ед.хр. В учреждениях и организациях хранится 49616 ед.хр. по личному составу, из них согласовано ЭПК 49140 ед.хр. Продолжалось формирование Архивного фонда Республики Бурятия. На государственное хранение в Национальный архив РБ переданы 3465 ед.хр. управленческой документации, 27 ед.хр. научно-технической документации, 108 ед.хр. коллекции, 43 ед.хр. фондов личного происхождения, 427 ед.хр. фотодокументов. В Государственный архив документов по личному составу РБ переданы документы по личному составу ликвидированных и реорганизуемых учреждений, организаций и предприятий в количестве 26624 ед.хр. Государственными архивами проводится работа по обеспечению сохранности документов постоянного срока хранения и по личному составу ликвидируемых и реорганизуемых учреждений и организаций, с целью недопущения утраты архивных документов. В муниципальные архивы приняты 6926 ед.хр. управленческой документации, 8181 ед.хр. по личному составу, 50 ед.хр. фондов личного происхождения. Продолжена работа с держателями личных фондов. На государственное хранение в Национальный архив РБ приняты документы Денисова И.Н., фотографа8 любителя, ветерана Великой Отечественной войны и труда. От граждан приняты 88 условных ед.хр. документов. В архив МО «Баунтовский район» принят личный фонд Жанфу А.В., труженика тыла, ветерана труда; в архивный отдел МО «Окинский район» приняты документы семьи Машаевых. Экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов РБ утверждены описи дел постоянного срока хранения на 12989 ед.хр. управленческой документации, 27 ед.хр. научно-технической документации, 108 ед.хр. коллекции, 93 ед.хр. фондов личного происхождения, 427 ед.хр. фотодокументов; согласованы описи на 35907 ед.хр. документов по личному составу. В том числе, по государственным архивам - на 5524 ед.хр. управленческой документации, 27 ед.хр. научно-технической документации, 108 ед.хр. коллекции, 43 ед.хр. фондов личного происхождения, 125 ед.хр. фотодокументов, согласованы описи на 27778 ед.хр. документов по личному составу; по муниципальным архивам на 7465 ед.хр. управленческой документации, 50 ед.хр. фондов личного происхождения, 302 ед.хр. фотодокументов, согласованы описи на 8129 ед.хр. документов по личному составу. Процент упорядоченности по учреждениям, организациям, входящим в список источников комплектования Национального архива РБ на 01.01.2010г. составляет 83%, что на 1,3% меньше, чем в 2008г. Процент упорядоченности по учреждениям, организациям, входящим в список источников комплектования муниципальных архивов на 01.01.2010г. составляет 96%, что на 3% меньше, чем в 2008г. Всего по республике упорядоченность дел в учреждениях, организациях, входящих в список источников комплектования государственных и муниципальных архивов составляет89,5%, что на 2,2% меньше, чем в 2008г. Архивными учреждениями республики осуществляется постоянный контроль за состоянием ведения делопроизводства и обеспечением сохранности документов в ведомствах. Проведены 110 комплексных и 57 тематических проверок. Национальным архивом РБ проведены 18 комплексных и 19 тематических проверок, архивными отделами, архивами муниципальных образований РБ – 92 комплексных и 38 тематических проверок. Управление по делам архивов РБ продолжает осуществлять постоянный контроль за разработкой и внедрением нормативно-методических документов учреждений и организаций. За 2009г. ЭПК Управления по делам архивов РБ согласовано 55 номенклатур дел, 7 инструкций по делопроизводству, 17 положений об ЭК, 9 положений об архиве. Архивными отделами муниципальных образований согласованы 168 номенклатур дел, 23 инструкции по делопроизводству, 72 положения об ЭК, 60 положений об архиве. Экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов РБ совместно с республиканскими ведомствами разработаны, приняты и введены в действие примерные номенклатуры дел: финансового управления Администрации муниципального образования, филиала государственного учреждения Республики Бурятия «Авиационная и наземная охрана, использование, защита, воспроизводство 9 лесов и ведение государственного лесного реестра» (лесхозов), прокуратуры района. Примерные номенклатуры дел финансового управления и филиала государственного учреждения были направлены для рецензирования в архивные органы Республики Саха (Якутия), Забайкальского и Красноярского края, Иркутской и Томской областей. Номенклатуры были рассмотрены на заседании Научно-методического совета архивных учреждений Сибирского федерального округа и рекомендованы для внедрения в деятельность архивных учреждений. Специалистами архивных отделов, архивов муниципальных образований проведено 32 семинара по вопросам ведения делопроизводства, научно-технической обработки и описания документов, обеспечению сохранности архивных документов, даны 300 консультаций. Продолжалась работа по проведению научно-технической обработки документов на договорных началах. За 2009г. Национальным архивом РБ упорядочены документы постоянного срока хранения-2022 ед.хр., по личному составу-638 ед.хр. 4. Создание информационно-поисковых систем, научная информация и использование документов Государственными архивами, архивными отделами и архивами муниципальных образований проводилась работа по совершенствованию системы научносправочного аппарата, повышению его информационного уровня. В основном научно-справочный аппарат создавался в традиционной форме. В Национальном архиве РБ продолжалось создание основных элементов научно-справочного аппарата к фондам дореволюционного периода, рассекреченным фондам советского периода. В 2009г. были усовершенствованы описи 4-х фондов дореволюционного периода: -Ф.24 «Селенгинское инородческое волостное правление», 85 ед.хр.; -Ф.38 «1-ое Абызаевское родовое управление», 265 ед.хр.; -Ф.40 «2-ое Абаганатское родовое управление», 51 ед.хр.; -Ф.41 «1-ое Абаганатское родовое управление», 28 ед.хр.; В соответствии с планом усовершенствованы описи 5 фондов советского периода, в том числе 3-х рассекреченных фондов: -Ф.Р-198 «Наркомат финансов БМАССР», 694 ед.хр.; -Ф.Р-565 «Селенгинская уездная рабоче-крестьянская милиция», 335 ед.хр.; -Ф.Р-1509с «Прокуратура Железнодорожного района», 8 ед.хр.; -Ф.Р-1510с «Прокуратура Селенгинского участка Восточно-Сибирского бассейна», 46 ед.хр.; -Ф.Р-1511с «Прокуратура Улан-Удэнского участка ВСЖД», 113 ед.хр. Всего усовершенствованы описи 9 фондов, включающие 1625 ед.хр. 10 В комплексе с усовершенствованием описей продолжалась работа по тематической разработке фондов, составлению карточек и включению карточек в каталог. За 2009г. Национальным архивом РБ тематически разработаны документы из 13 фондов. Просмотрены 2194 ед.хр. фондов дореволюционного периода, рассекреченных фондов советского периода, фонда личного происхождения Денисова И.Н., коллекции документов по Книге памяти. Составлено 1162 тематические карточки, в том числе 1953 карточки на документы фондов дореволюционного периода, 92 – по документам рассекреченных фондов, 125 – по фондам советского периода, 4 – по документам фондов личного происхождения, 20 – по коллекции документов. В систематический каталог влиты 807 карточек. Проведена работа по составлению тематических карточек на фотодокументы и вливанию их в каталог. Всего составлено и влито в каталог 427 карточек. Архивными отделами, архивами муниципальных образований проводилась работа по тематической разработке фондов, хранящихся в муниципальном архиве. За отчётный период проведена тематическая разработка 35 фондов, 1864 ед.хр. Составлено 1852 карточки на управленческую документацию, из них влиты в каталог 1479 карточек. В Национальном архиве РБ продолжена работа по описанию документов личного происхождения. Проведена научно-техническая обработка документов фотографа-любителя, ветерана великой Отечественной войны Денисова И.Н. На государственное хранение отобрано 43 ед.хр., включающие 127 документов. В основном это фотографии, сделанные Денисовым И.Н. в годы службы в КГБ Бурятской АССР. По использованию документов архивными учреждениями республики проводилась работа по информационному обеспечению деятельности органов государственной власти и местного самоуправления Республики Бурятия, по предоставлению информационных услуг юридическим и физическим лицам. Государственными и муниципальными архивными учреждениями в 2009г. осуществлено 210 информационных мероприятий. Подготовлено 66 выставок, опубликовано 79 статей, проведены 3 теле и 7 радиопередач, проведено 20 экскурсий и школьных уроков, направлены в органы государственной власти, местного самоуправления, учреждения и организации 35 инициативных информаций, подготовленных по документам государственных и муниципальных архивов. Национальным архивом РБ проведены 28 мероприятий: выставок-3, статей-16, телепередачи-2, радиопередачи-7; архивными отделами, архивами муниципальных образований проведены 182 мероприятия: выставок-63, статей-63, телепередачи-1, экскурсий, школьных уроков-20, подготовлены и направлены в учреждения и организации 35 инициативных информаций. Национальным архивом РБ была подготовлена выставка по документам Верхоленской степной думы. На ней были представлены документы о деятельности думы как органа местного самоуправления, документы, отражающие повседневную 11 жизнь людей, их быт и хозяйство. Выставка экспонировалась в дни празднования Сагалгаана ( Нового года по лунному календарю). Ко Дню Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945гг. архив подготовил выставку «Молодёжь Бурятии в годы Великой Отечественной войны». Выставка рассказывала о боевом и трудовом вкладе молодёжи Бурятии в годы войны, экспонировалась на торжественных мероприятиях, посвящённых Дню Победы. К 100-летию государственного и общественного деятеля республики Г.А. Цыденовой, занимавшей пост председателя Верховного Совета Бурятской АССР в 1941-1947гг., была посвящена выставка, представленная в Народном Хурале РБ. За отчётный период Национальным архивом РБ было подготовлено и проведено 2 теле и 7 радиопередач. На телеканале Ариг Ус вышла передача «Из жизни Героя Советского Союза, генерал-майора И.В.Балдынова». На телеканале ГТРК «Бурятия» в рамках празднования 350-летия добровольного вхождения Бурятии в состав России прошла передача «Из истории Хоринской степной думы». Радиопередачи, подготовленные сотрудниками архива, вышли в эфир на канале ГТРК «Бурятия». В основном они были посвящены освещению истории Степных дум как органов местного самоуправления бурятского населения в 19-нач. 20вв. К 75-летию выхода постановления ЦИК СССР о переименовании гг. Верхнеудинск и Троицкосавск была подготовлена радиопередача об истории переименования городов. В передаче к 85-летию образования комсомола Бурятии было рассказано о деятельности комсомольской организации в 1924-1940гг. На страницах газет «Бурятия», «Угай зам» было опубликовано 16 статей на различные темы: - к 64-ой годовщине Победы в Великой Отечественной войне «Помощь Бурятии фронту», к 65-летию прорыва блокады Ленинграда «Крепись, мужайся городбогатырь»; - к 120-летию М.Н. Ербанова «В то время секретарём был Михей Николаевич Ербанов»; - к 70-летию Верхнеудинского аэроклуба «Именно такие люди и должны были добиться Победы»; - 7 статей были посвящены дореволюционной истории Верхнеудинска; - к 65-летию образования Курумканского и 85-летию образования Баунтовского районов вышли статьи «Горный хрусталь Бурятии», «До сих пор живы в памяти встречи в Багдарине, Ципикане, Маловке…». За 2009г. было проведено 2 экскурсии и подготовлено 6 выступлений. Был подготовлен и издан «Календарь знаменательных и памятных дат на 2010г.», объёмом 4,9 п.л. В Календаре даны не только даты тех или иных событий, но и краткие исторические справки, информации, биографии, использованы для иллюстрации фотодокументы из фондов архива. По документам фондов, хранящихся в архивах, подготовили и представили выставки, посвящённые Дню Победы в Великой Отечественной войне архивные отделы, архивы Баунтовского, Закаменского, Кяхтинского, Муйского, Селенгинского,Тункинского, Хоринского районов, г. Северобайкальск. 12 К 35-летию начала строительства БАМ архивные отделы Северо-Байкальского района, г.Северобайкальск, архив Муйского района подготовили выставки документов, публикации в районных газетах: «Северный Байкал» (г. Северобайкальск), «Байкальский меридиан» (Северо-Байкальский район). В СевероБайкальском районе архивный отдел совместно с управлением культуры района провели конкурс фотографий по истории БАМа. На конкурс были представлены более 300 фотографий, итоги были подведены на юбилейных мероприятиях. В г.Северобайкальск архивный отдел обратился с обращением к жителям города с просьбой передать в архив фотографии, отражающие историю строительства БАМа. Собранные фотографии были использованы при подготовке выставки, также опубликованы в газете «Северный Байкал». Муниципальными архивами Баунтовского и Курумканского районов к юбилею района подготовлены выставки документов, опубликованы статьи в районных газетах: «Витимские зори», «Огни Курумкана». В Хоринском районе в рамках празднования 350-летия добровольного вхождения Бурятии в состав Российского государства архивным отделом совместно с Национальным архивом РБ была проведена презентация выставки документов «Из истории Хоринской степной думы». В презентации приняли участие Глава муниципального образования «Хоринский район» Б.В. Жамбалов, доктор исторических наук Ш.Б. Чимитдоржиев, учителя и учащиеся школ района, краеведы. Сотрудниками архивных отделов, архивов муниципальных образований проводятся школьные уроки и экскурсии. В Джидинском районе архивный отдел совместно с учащимися районной гимназии ведёт работу по сбору документальных материалов об исчезнувших населённых пунктах района, в рамках подготовки к празднованию в 2010г. юбилея района начат сбор материала о знаменитых людях района. В Закаменском районе для учащихся 10-11-х классов проводятся лекции по документам районной комиссии по восстановлению прав реабилитированных жертв политических репрессий. Архивными учреждениями республики в 2009г. исполнено 3548 тематических запросов, с положительным результатом 3193 (89,9% от общего числа), в том числе Национальным архивом РБ – 275, с положительным результатом – 199 (72,3%), архивными отделами, архивами муниципальных образований – 3273, с положительным результатом – 2994 (91,5%). В сравнении с 2008г. количество тематических запросов увеличилось в 2 раза, в 2008г. было исполнено 1727 запросов. Увеличилось количество запросов, поступающих в муниципальные архивы, с1525 в 2008г. до 3273 в 2009г. В основном поступают запросы об образовании учреждений, организаций, предприятий, об отводе земли, по имущественным вопросам, генеалогического характера. В течение года в архивные учреждения республики поступило 34503 социально-правовых запроса, с положительным результатом исполнено 31308 запросов (90,7% от общего числа). Государственными архивами исполнено 6712 запросов, с положительным результатом – 5518 (82,2%). Архивными отделами, 13 архивами муниципальных образований исполнено 27791 запрос, с положительным результатом - 25790 (92,8%). В государственные и муниципальные архивы в 2009г. поступило социальноправовых запросов на 37,7% больше, чем в 2008г. В читальных залах государственных и муниципальных архивов было оформлено 779 исследователей, в том числе в Национальном архиве РБ – 369, в муниципальных архивах – 410 исследователей. Всего выдано для работы в читальных залах 11190 дел, в Национальном архиве РБ – 5146, в муниципальных архивах – 6044 дела. 5. Научно-исследовательская и методическая работа В соответствии с планом работы Научно-методического совета Сибирского федерального округа зам. начальника Управления приняла участие в работе совещания архивных учреждений СФО в г.Горноалтайск, где выступила с докладом на тему «Публикационная деятельность архивных учреждений Республики Бурятия: опыт и перспективы». В соответствии с планом научно-исследовательской и методической работы проводилась работа по разработке методических пособий. Были подготовлены: «Методические рекомендации по составлению Календаря знаменательных и памятных дат», «Памятка по проведению дезинфекционной обработки дел». Управление по делам архивов РБ совместно с государственными архивами подготовило примерные номенклатуры дел финансового управления Администрации муниципального образования и филиала государственного учреждения Республики Бурятия «Авиационная и наземная охрана, использование, защита, воспроизводство лесов и ведение государственного лесного реестра» (лесхозов). Примерные номенклатуры дел были направлены для рецензирования в архивные органы Республики Саха (Якутия), Забайкальского и Красноярского края, Иркутской и Томской областей. Все поступившие замечания были учтены. Номенклатуры были рассмотрены на заседании Научно-методического совета архивных учреждений Сибирского федерального округа и рекомендованы для внедрения в деятельность архивных учреждений. В 2009 г. помимо подготовки и публикации научных статей Национальный архив РБ продолжал вести научно-исследовательскую работу по документам из фондов архива. По фондам Национального архива РБ заместителем директора Жалсановой Б.Ц. была подготовлена и издана монография «Инородные управы как органы местного самоуправления бурят в ХIX – нач. ХХ вв.». Также Жалсанова Б.Ц. приняла участие во Всероссийской научно-практической конференции: «Сибирь и Россия: освоение, развитие, перспективы» с докладом «Архивные документы Национального архива Республики Бурятия как источник изучения истории развития земледелия в бурятских ведомствах в Х1Х-нач. ХХ вв.» (г.Улан-Удэ); в Третьих университетских социально-гуманитарных чтениях 14 Иркутского государственного университета с докладом: «Налоговая система в бурятском обществе в Х1Х-начале ХХ вв.» (г. Иркутск). Директор Национального архива РБ приняла участие в Международной научно-практической конференции: «Документация в информационном обществе: Электронное правительство» (Москва). Зам.начальника Управления по делам архивов РБ выступила независимым экспертом Административного регламента исполнения государственной функции «Осуществление экспертизы ценности документов», подготовленного Архивным агентством Иркутской области Управление по делам архивов и ГУ «Национальный архив РБ» представили на конкурс в области архивоведения, документоведения и археографии Федерального архивного агентства «Путеводитель по фондам Национального архива Республики Бурятия (1917-2006 гг.)». Сотрудниками Управления по делам архивов и Национального архива РБ подготовлены и опубликованы статьи по источниковедению и архивоведению в научных изданиях. В журнале «Гуманитарные науки в Сибири» опубликована статья зам. начальника Управления, к.и.н. Лыксоковой В.Ц. «Из истории архивного дела в Байкальском регионе (1918-1922 гг.), также Лыксокова В.Ц. принимала участие в подготовке к публикации сборника документов «Монгольская железная дорога (1937-1957 гг.). Выступила оппонентом при защите кандидатской диссертации по теме: «Информационные методы исторического исследования в отечественном архивоведении в конце 1980-х гг. – нач. ХХI вв.». Зам. директора Национального архива РБ Жалсановой Б.Ц. опубликованы статьи: «Развитие образования и здравоохранения как направления деятельности бурятских инородных управ в области социального призрения (1822-1917 гг.)»,в Иркутском историко-экономическом ежегоднике; «Опека и попечительство в бурятском обществе в XIX-начале ХХ в.», в журнале «Власть» (Москва). Жалсановой Б.Ц. совместно с д.и.н Л.В.Курасом опубликована статья « Судебная система в бурятском сообществе в XIX в.» в сборнике: «Силовые структуры России: история и современность» (г.Иркутск: ФГОУ ВПО ВСИ МВД России). Продолжается сотрудничество с ВУЗами республики. Национальный архив РБ и Государственный архив документов по личному составу РБ оказывают содействие в проведении архивной практики студентов Восточно-Сибирского государственного технологического университета, Бурятского государственного университета, обучающихся по специальности «Архивоведение». 6. Повышение квалификации. Работа с кадрами По повышению квалификации служащих Управления по делам архивов РБ проводятся методические занятия. 15 В целях совершенствования работы специалистов Управления введена практика составления планов работы на год с разбивкой по месяцам, с определением приоритетных направлений в работе каждого специалиста и Управления в целом. Составлена программа по профессиональному развитию государственных гражданских служащих Управления. Один сотрудник Управления прошёл обучение на курсах по информационным технологиям, организованной для служащих органов исполнительной власти республики. Главный специалист Управления получает второе высшее образование в Сибирской академии государственной службы. Проведены: -квалификационный экзамен по присвоению классных чинов двум государственным служащим Управления; -конкурс на замещение вакантной должности консультанта – главного бухгалтера; -конкурс на формирование кадрового резерва специалистов Управления. Проводится работа с резервом управленческих кадров (составление карточек учета гражданина зачисленного в кадровый резерв управленческих кадров Республики Бурятия, составление индивидуальных планов подготовки). Информация о составе регионального резерва управленческих кадров Управления направляется в Комитет государственной службы ежеквартально. Созданы комиссии по проведению аттестации и квалификационного экзамена, по определению стажа государственной гражданской службы, по предоставлению единовременной выплаты на приобретение жилого помещения. В 2009 г. в были разработаны и внедрены в работу Национального архива РБ организационные документы: коллективный договор, положения об отделах, должностные инструкции, трудовые договоры, правила внутреннего трудового распорядка. Разработаны проекты положений о научно-методическом совете, о межведомственной комиссии по делопроизводству. За 2009г. было подготовлено и проведено 4 методических занятия (в рамках подготовки к аттестации). В 2009г. практически все работники государственных архивов прошли обучение на курсах по информационным технологиям. Организованы курсы по работе с ПК «Архивный фонд» (4-я версия). Оплата труда руководителей и специалистов ГУ «Национальный архив РБ» и «Государственного архива документов по личному составу РБ» аналогична условиям оплаты труда руководителей и специалистов федеральных государственных архивов. В соответствии с постановлением Правительства РБ от 6 июля 2007 г. № 228 при оплате труда руководителей и специалистов государственных архивов применяются условия оплаты труда работников органов государственной власти Республики Бурятия, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Республики Бурятия. 16 Работники архивных учреждений республики за добросовестный труд были отмечены наградами. Почётной грамотой Научно-методического совета архивных учреждений Сибирского федерального округа за вклад в развитие архивного дела и достигнутые трудовые успехи награждена заместитель директора - главный хранитель фондов ГУ «Национальный архив РБ» Зангеева Н.В. За большой вклад в обеспечение сохранности, учёта, комплектования и использования архивных документов Республики Бурятия, многолетний и добросовестный труд Корытова Е.А., начальник архивного отдела Администрации муниципального образования «Город Северобайкальск», занесена в Книгу Почета Научно-методического совета архивных учреждений Сибирского федерального округа. Начальник Управления по делам архивов Республики Бурятия А.А. Елаев 10.02.2010г. 17
