Памятка по УПД для поставщика

Образец
Утверждена приказом руководителя ООО "Сбытсервис" от 14.11.2013 № 135
Памятка для сотрудников,
которые выдают контрагентам универсальный передаточный документ (УПД)
По какой форме выставлять документы контрагентам
1. Универсальные передаточные документы можно оформлять только на отгрузку товаров, оказание услуг,
выполнение работ. На предоплату нужно выставлять отдельные авансовые счета-фактуры.
2. Покупатели (заказчики), которым необходимо выписывать универсальные передаточные документы, а
также клиенты, которые надо выдавать отдельно счет-фактуру и товарную накладную (акт приемки-сдачи
услуг или работ), приведены в таблице.
Покупатели (заказчики)
Документы, которые нужно выписывать покупателю
(заказчику)
ООО "Торгснаб"
УПД
ООО "Пирожок"
<…>
ООО "Стандарт"
ЗАО "В конфетах"
Счет-фактура + товарная накладная (или акт по услугам или
работам)
<…>
3. Если в договоре с контрагентом установлена форма универсального передаточного документа, в
которую добавлены дополнительные строки или графы, именно этот бланк нужно использовать, оформляя
отгрузку, оказание услуг или выполнение работ.
Что обязательно перепроверить при заполнении документа для контрагента
Реквизит
Что проверить в этом реквизите
Реквизиты в части счета-фактуры
Строка 5 - к платежно-расчетному
документу
Если покупатель перечислял предоплату, должны быть указаны дата и
номер платежного поручения на уплату аванса
Строка 6, 6а, 6б - наименование,
адрес, ИНН/КПП покупателя
Данные должны соответствовать договору с покупателем
Графа 1 - наименование товара,
описание услуг, работ
Наименование товаров, работ, услуг должны соответствовать
договору или спецификации
Реквизиты в части первички
Строка 8 - основание передачи
(сдачи)/получения (приемки)
Должны быть зафиксированы дата и номер договора поставки
(оказания услуг, выполнения работ). Если товар выдан по
доверенности, дополнительно нужно указать реквизиты этого
документа
Строка 12 - иные сведения об
отгрузке, передаче
Если согласно договору с заказчиком к УПД должен быть приложен
отчет или акт, нужно указать дату и номер этого документа
УПД должны подписывать:
- в реквизите "Руководитель организации" - начальник отдела продаж;
- в реквизите "Главный бухгалтер" - старший бухгалтер;
- в строке 10 - при отгрузке товаров: менеджер по продажам, при оказании услуг или выполнении работ:
коммерческий директор;
- в строке 13 - при отгрузке товаров: менеджер по продажам, при оказании услуг или выполнении работ:
коммерческий директор.
В УПД необходимо ставить печать компании.
Как исправить УПД, если ошибка обнаружена после передачи документа контрагенту
Чтобы исправить ошибки в УПД, нужно оформить новые экземпляры этого документа с правильными
данными. При этом в строке 1а нужно указать дату и номер исправления.