деятельности образовательного учреждения и

учреждениях Куединского района
Делопроизводство в образовательных
Управление образования
администрации Куединского района
Пермской области
Информационный
сборник
№2
2004
308832054
2
Управление образования
администрации Куединского района
Информационный
сборник
№2
Тематический выпуск
Делопроизводство в образовательных учреждениях района
3
Информационный сборник управления образования
администрации Куединского района - № 2 – Куеда, 2004 г.
Тематический выпуск
Предлагаемое справочное пособие содержит необходимую информацию о
документировании деятельности образовательного учреждения и организации
работы с документами в соответствии с требованиями действующих
законодательных и других нормативных актов. Упpaвлeниe образовательным
учреждением требует создания многих видов управленческих документов, без
которых невозможно решать задачи планирования, финансирования,
кредитования, бухгалтерского учета и четности, оперативного управления,
кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п. Так, коллегиальная
деятельность фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность
директора - в приказах основной деятельности и по личному составу; работа
ревизионных
комиссий
в
актах;
производственно- хозяйственная
деятельность - в договорах, контрактах, переписке и т.д.
В
настоящем
пособии
рассматривается
Организационнораспорядительная документация (ОРА) учреждения, применяемая при
оформлении распорядительной и исполнительной деятельности учреждения и
играющая
особую
роль
среди всех других
систем управленческой
документации.
Издание предназначено для руководителей и ответственных за
делопроизводство в образовательных учреждениях
Управление образования
администрации Куединского района
2004 г.
4
Содержание
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10
11
12
13
14
Постановление Правительства Российской Федерации «О
трудовых книжках» от 16 апреля 2003 г N 225
Форма трудовой книжки
Форма вкладыша в трудовую книжку
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления
бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей
ГОСТ Р 6.30-2003
Приказ управления образования «Об утверждении нормативных
документов, регламентирующих деятельность по
делопроизводству
Инструкция по делопроизводству в управлении образования
администрации Куединского района, образовательных
учреждения Куединского района Пермской области
Приложения к Инструкции по делопроизводству в управлении
образовании администрации Куединского района
Положение о постоянно действующей экспертной комиссии
управления образования
Положение об архиве управления образования
Приказ управления образования «О создании экспертной
комиссии»
Примерная номенклатура школы
Формирование и ведение личных дел
Образцы организационно-распорядительных документов
Приказ по основной деятельности
Приказ о направлении в командировку
Приказ об увольнении
Приказ о приеме на работу
Приказ о предоставлении дополнительного оплачиваемого
отпуска
Приказ о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска
Приказ об освобождении от обязанностей и переводе
Приказ о возложении обязанностей
Служебное письмо
Форма аттестационного листа
Примерная форма трудового договора (контракта)
Формы журналов регистрации входящей и исходящей
корреспонденции
5
6
8
9
17
31
32
75
83
84
87
88
96
97
98
98
99
99
100
100
101
102
104
105
108
5
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 16 апреля 2003 г N 225
О ТРУДОВЫХ КНИЖКАХ
В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации
Правительство Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить прилагаемые:
форму трудовой книжки и форму вкладыша в трудовую книжку;
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков
трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
2. Установить, что трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1
января 2004
Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца
действительны и обмену на новые не подлежат.
3. Министерству финансов Российской Федерации:
а) утвердить образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также
технические требования к изготовлению их бланков;
б) обеспечить на подведомственных предприятиях изготовление по единому
образцу бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
в) утвердить порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки
и вкладыша в нее.
4. Министерству труда и социального развития Российской Федерации:
а) утвердить инструкцию по заполнению трудовых книжек;
б) обеспечить надлежащий контроль за своевременным и правильным
ведением и хранением трудовых книжек;
в) давать разъяснения по вопросам применения Правил, утвержденных
настоящим Постановлением.
5. Органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации
провести необходимую работу по введению в организациях, находящихся на их
территории, трудовых книжек и вкладышей в них нового образца.
Председатель Правительства
Российской Федерации
М.КАСЬЯНОВ
6
Утверждена
Постановлением Правительства
Российской Федерации
от 16 апреля 2003 г. N 225
ФОРМА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
(Обложка)
Герб Российской Федерации
ТРУДОВАЯ КНИЖКА
(Титульный лист)
Герб Российской Федерации
ТРУДОВАЯ КНИЖКА
Фамилия __________________________________________________________
Имя ______________________________________________________________
Отчество _________________________________________________________
Дата рождения ____________________________________________________
(число, месяц, год)
Образование ______________________________________________________
__________________________________________________________________
Профессия, специальность _________________________________________
Дата заполнения __________________________________________________
(число, месяц, год)
Подпись владельца книжки _________________________________________
М.П.
Подпись лица, ответственного за ведение
трудовых книжек
_______________________________________
(разборчиво)
7
Сведения о работе
Серия и номер <*>
N
запис
и
Дата
число
1
месяц год
2
(10 разворотов)
Сведения о приеме на
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)
3
Наименование, дата
и номер документа,
на
основании
которого
внесена запись
4
-------------------------------<*> Серия и номер указываются на одной из четырех страниц
каждого развернутого листа трудовой книжки.
Сведения о награждении
Серия и номер
(10 разворотов)
N
запис
и
Дата
число месяц год
1
2
Сведения о
награждении
(поощрении)
3
Наименование, дата и
номер документа, на
основании которого
внесена запись
4
8
Утверждена
Постановлением Правительства
Российской Федерации
от 16 апреля 2003 г. N 225
ФОРМА ВКЛАДЫША В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
(без трудовой книжки недействителен)
Герб Российской Федерации
Фамилия __________________________________________________________
Имя ______________________________________________________________
Отчество _________________________________________________________
Дата рождения ____________________________________________________
(число, месяц, год)
Образование ______________________________________________________
Профессия, специальность _________________________________________
__________________________________________________________________
Дата заполнения __________________________________________________
(число, месяц, год)
Подпись владельца книжки _________________________________________
М.П.
Подпись лица, ответственного за ведение
трудовых книжек
_______________________________________
(разборчиво)
Вкладыш в трудовую книжку изготавливается по утвержденной форме
трудовой книжки. Объем вкладыша: "Сведения о работе" - 9 разворотов,
"Сведения о награждениях" - 8 разворотов.
9
Утверждены
Постановлением Правительства
Российской Федерации
от 16 апреля 2003 г. N 225
ПРАВИЛА
ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК,
ИЗГОТОВЛЕНИЯ БЛАНКОВ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
И ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИМИ РАБОТОДАТЕЛЕЙ
I. Общие положения
1. Настоящие Правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых
книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения
ими работодателей.
2. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности
и трудовом стаже работника.
3. Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц) обязан
вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации
свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника
основной.
Работодатель - физическое лицо не имеет права производить записи в
трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам,
принимаемым на работу впервые.
4. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им
работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а
также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за
успехи в работе.
5. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением
случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
6. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской
Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации,
установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может
наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на
государственном языке этой республики.
7. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех
дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или
заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
II. Ведение трудовых книжек
8. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые,
осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного
срока со дня приема на работу.
10
9. В трудовую книжку при ее оформлении
вносятся
следующие
сведения о работнике:
а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании
паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
б) образование, профессия, специальность - на основании документов об
образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении
на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
10. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную
работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном
работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего
приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при
увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа
(распоряжения).
11. Все записи в трудовой книжке производятся без каких либо сокращений и
имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.
12. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе,
переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан
ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой
повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Форма личной карточки утверждается Государственным комитетом
Российской Федерации по статистике.
13. Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерством
труда и социального развития Российской Федерации.
14. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора
вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса
Российской Федерации или иного федерального закона.
15. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным
статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев
расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по
обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи)), в
трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового
договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.
16. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в
трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового
договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса
Российской Федерации.
17. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим
от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения
трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового
кодекса Российской Федерации.
18. При прекращении трудового договора по другим основаниям,
предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными
федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении
(прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт
Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.
11
19. При прекращении трудового договора с работником, осужденным в
соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные
должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим
наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на
какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью
лишен права заниматься).
20. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по
желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на
основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
21. В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием
соответствующих документов запись:
а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом "О
воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в органах
внутренних дел и таможенных органах;
б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации,
по переквалификации и подготовке кадров.
22. Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц,
освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо
отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной
ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором
либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за
отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава
преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления,
признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению
работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной
недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в
порядке, установленном настоящими Правилами.
В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения
свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период
не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в
трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который
устанавливается по справкам органов внутренних дел.
При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и
поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в
трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен.
23. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового
стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы
запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием
соответствующего документа.
24. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении
(поощрении) за трудовые заслуги:
а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении
государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных
решений;
12
б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и
награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами,
производимом организациями;
в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством
Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами
внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о
дисциплине.
25. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или
выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.
III. Внесение изменений и исправлений
в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки
26. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также
об образовании, профессии и специальности работника производится
работодателем по последнему месту работы на основании паспорта,
свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии,
имени, отчества и других документов.
27. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой
книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена
соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на
основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.
Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении
необходимую помощь.
28. Если организация, которая произвела неправильную или неточную
запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в
случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на
основании соответствующего документа.
29. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу,
на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа
либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление
сведений о работе производится на основании других документов,
подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления
внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется
судебное решение, а также случаев, предусмотренных пунктом 34 настоящих
Правил.
30. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или
сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не
допускается.
Изменение записей производится путем признания их недействительными и
внесения правильных записей.
В таком же порядке производится изменение записи об увольнении
работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания
увольнения (перевода) незаконным.
13
31. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об
этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику
дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником
заявления.
32. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в
соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:
а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до
поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими
документами;
б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в
трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее
количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов
работы и должностей работника.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую
книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой
книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.
33. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на
другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному
заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в
который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за
исключением записи, признанной недействительной.
Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее
владельцу.
В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая
книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).
34. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в
результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы,
стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные
обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по
установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов
Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители
работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками
представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах
работы в данной организации осуществляется комиссией на основании
документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная
карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на
основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной
с ним деятельности в одной организации или в одной системе.
Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия
принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.
По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются
периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа
работника.
14
Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат
трудовой книжки.
В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе
установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден
в судебном порядке.
IV. Выдача трудовой книжки при увольнении
(прекращении трудового договора)
35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи,
внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации,
заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение
трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого
работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).
Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской
Федерации и на государственном языке республики в составе Российской
Федерации, заверяются оба текста.
Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день
работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя,
внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей
федеральному закону формулировки причины увольнения работника
работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время
задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом
случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения
работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение)
работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная
запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном
настоящими Правилами.
36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового
договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника
либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель
направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой
книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой
книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его
согласия.
Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от
ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
37. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее
соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки
одному из его родственников под расписку или высылается по почте по
письменному заявлению одного из родственников.
15
V. Вкладыш в трудовую книжку
38. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из
разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и
ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
39. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с
надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша.
VI. Учет и хранение трудовых книжек
40. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и
вкладыша в нее, в организациях ведутся:
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша
в нее;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального
развития Российской Федерации.
41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и
вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения
обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой
книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая
ведется кадровой службой или другим подразделением организации,
оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые
книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые
книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам
вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник
расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и
вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в
нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть
пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а
также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как
документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение
трудовых книжек, по его заявке.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых
книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии
бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за
оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного
ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой
16
книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению
с
составлением
соответствующего акта.
43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные
работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими
родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации
отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока
невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50
лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.
44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество
бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
VII. Ответственность за соблюдение
порядка ведения трудовых книжек
45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и
выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет
специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением)
работодателя.
За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения,
учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут
ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
VIII. Изготовление бланков трудовой книжки
и обеспечение ими работодателей
46. Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение
ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом
Министерством финансов Российской Федерации.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень
защиты.
47. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее
работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером
расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных
пунктами 34 и 48 настоящих Правил.
48. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или
вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость
испорченного бланка оплачивается работодателем.
17
ГОСТ Р 6.30-2003 Группа Т54
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Унифицированные системы документации
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННОРАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ
Требования к оформлению документов
Unified systems of documentation. Unified system of managerial
documentation. Requirements for presentation of documents
OKC01.140.30 ОКСТУ 0006
Дата введения 2003-07-01
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом
документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы
России
ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России
2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от
3 марта 2003 г. N 65-ст
3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
1.Область применения
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные
документы, относящиеся к Унифицированной системе организационнораспорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения,
приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы),
включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой
документации" (ОКУД) (класс 0200000).
Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования
к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов,
включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба
Российской Федерации.
Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А;
образцы бланков документов - в приложении Б.
Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.
18
2 Состав реквизитов документов
При подготовке и оформлении документов используют следующие
реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на
учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17- резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
3. Требования к оформлению реквизитов документов
3.1 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках
документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О
Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства
Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).
3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в
соответствии
с
правовыми
19
актами субъектов Российской Федерации.
3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на
бланках организаций в соответствии суставом (положением об организации).
3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору
предприятий и организаций (ОКПО).
3.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического
лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми
органами.
3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на
учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми
налоговыми органами.
3.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору
управленческой документации (ОКУД).
3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно
соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии
- полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду
с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный
язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской
Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на
государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно
закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное
наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства
указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают
ниже наименования организации.
3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес;
номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов,
телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного
организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и
должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (классе
0200006). ~
3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для
протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.
20
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну
(единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день
месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских
цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня
2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца,
например: 2003.06.05.
3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера,
который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по
номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более
организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих
организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в
документе.
3.13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя
регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если
затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и
"Справочные данные об организации". Место составления или издания
указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно
включает в себя только общепринятые сокращения.
3.15 В качестве адресата могут быть организации, их структурные
подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа
должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование
организации и ее структурного подразделения указывают в именительном
падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их
справочные данные и др. являются условными):
Минюст России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже,
например:
Генеральному директору
ОАО «Северные регионы»
В.А.Лагунину
21
или
АО "Электроцентромонтаж"
Главному бухгалтеру
В.М.Кочетову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в
несколько структурных подразделений одной организации, то их следует
указывать обобщенно,
например:
Администрации районов
Московской области
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к
самой длинной строке. Например:
Главному редактору
Издательского дома
"Медиадом"
Н.В.Семиной
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия"' перед
вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе
адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы
почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами
оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем
почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
Всероссийский научноисследовательский институт
документоведения и архивного дела
ул.Профсоюзная, д.82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и
инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Образцову О.П.
ул. Садовая, д.5 кв.12
г.Липки, Киреевкий р-н,
Тульская обл., 301264
3.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или
специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным
22
лицом гриф утверждения документа должен
состоять
из
слова
УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего
документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО "Ростекстиль"
Личная подпись В.А.Степанов
Дата
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать
элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АО "Электронные технологии"
Личная подпись
Л.В.Кузнецов
Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи
располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом
гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА,
УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в
творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров от 05.04.2003 N 14
или
УТВЕРЖДЕНО
приказом ВНИИДАД
от 05.04.2003 N 82
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным
лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание
поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А.
Прошу подготовить проект
договора с Консалтинговой группой
«ТЕРМИКА» к 05.10.2003
Личная подпись
Дата
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
23
3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа.
Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?, например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)?, например:
Должностная инструкция ведущего эксперта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок
допускается не указывать.
3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К",
словом или штампом "Контроль".
3.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской
Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в
соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов
Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в
виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков
характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в
именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица
множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете",
"владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные
словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем
существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны
быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной
странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих
страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают
причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать
одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без
констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других
организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:
наименование документа, наименование организации - автора документа, дату
документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно
разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими
цифрами.
24
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на
принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству
организации, текст излагают от первого лица единственного числа
("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица
единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного
числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали",
"выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их
структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих
описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму
изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа
("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия
установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на
рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу
выделить");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает1',
"ВНИИДАД считает возможным").
3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма,
оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его
наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких
приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л.
в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления
регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение,
отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
25
Приложение: письмо Росархива от
нему, всего на 3 л.
05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к
Если приложение направляют не во все указанные в, документе адреса, то
отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы,
распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в
правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования
распорядительного документа, его даты и регистрационного номера,
например:
Приложение № 2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 № 319
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а
также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и
регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к приказу Минздрава России
от 05.06.2003 N 251
3.22 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица,
подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке
документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная
подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Вице-президент Ассоциации
региональных предприятий
Личная подпись
А.А.Борисов
или на бланке:
Вице-президент
Личная подпись
А.А.Борисов
Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности
лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
Исполнительный директор
ЗАО "Партнер"
Личная подпись
Н.А.Федоров
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого
лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи
располагают одну под другой в последовательности, соответствующей
26
занимаемой должности, например:
Директор института
Личная подпись
МВ.Ларин
Главный бухгалтер
З.В.Марьяш
Личная подпись
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их
подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель директора
по научной работе
Личная подпись
Ю.Г.Демидов
Заместитель директора
по научной работе
Личная подпись К.И.Игнатьев
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц,
подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с
распределением, например:
Председатель комиссии
личная подпись В.Д.Банасюкевич
Члены комиссии
личная подпись
А.Н.Сокова
личная подпись
А.С.Красавин
3.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО,
должности лица, с которым согласован документ (включая наименование
организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и
даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
личная подпись А.Г.Грязнова
дата
Если согласование осуществляют письмом,
согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05. Об.2003 N430-162
или
протоколом
и
др.,
гриф
27
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании «Росгосстрах»
от 05.06.2003 № 10
3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее
- виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ,
расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.
Например:
Руководитель юридического отдела
Личная подпись
А.С.Орлов
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись
А.С.Орлов
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к
документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют
в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы
проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и
его приложения.
3.25 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на
документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с
финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих
заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
3.26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита
28
"Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица,
заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы,
фамилию); дату заверения, например:
Верно
Инспектор службы кадров
Личная подпись
Т.С.Левченко
Дата
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению
организации.
3.27 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию
исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе
располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в
левом нижнем углу, например:
В.А.Жуков
924 45 67
3.28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в
себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего
о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об
исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и
датируется исполнителем документа или руководителем структурного
подразделения, в котором исполнен документ.
3.29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной
порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и
минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в
виде штампа.
3.30 Идентификатором электронной копии документа является отметка
(колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и
содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие
поисковые данные, устанавливаемые в организации.
4. Требования к бланкам документов
4.1 Документы изготавливают на бланках.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4
(210x297 мм) и А5 (148x210 мм). Каждый лист документа, оформленный
как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
29
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге
светлых тонов.
4.3 Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А.
Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены
пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее
реквизитов.
4.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта
бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).
4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит
03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в
пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от
границ зоны расположения реквизитов);
- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны
расположения реквизитов).
4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица
устанавливают следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов,
кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации
включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации
включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при
необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения
реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от
учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или
03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон
расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
4.8 Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с
государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта
Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при
этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и
30
национальном (справа) на одном уровне.
4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и
последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
31
32
33
Управление образования
администрации Куединского района
ПРИКАЗ
№ 72
12.04.2004
Об утверждении нормативных
документов, регламентирующих
деятельность по
делопроизводству
п.Куеда
В
целях
совершенствования
документирования
управленческой
деятельности и организации работы с документами в управлении образования,
образовательных учреждениях Куединского района
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить:
1.1.Инструкцию по делопроизводству в управлении образования,
образовательных учреждениях района (далее- Инструкция) (приложение № 1)
1.2. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии управления
образования администрации Куединского района (приложение № 2)
1.3. Положение об архиве управления образования
администрации
Куединского района (приложение № 3).
2. Работникам управления образования ознакомиться с требованиями
нормативных документов.
3. Руководителям образовательных учреждений:
3.1. при организации работы с документами руководствоваться
утвержденными нормативными документами.
3.2. при оформлении документов обеспечить соблюдение установленных
Инструкцией требований;
3.3. разработать и применять в работе бланки организационнораспорядительных документов в соответствии с пунктом 3 данной Инструкции.
4. Молчановой С.В., ответственной за делопроизводство в управлении
образовании, оказывать методическую и практическую помощь по внедрению
данной Инструкции.
5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника
управления образования Л.М.Абзятову.
Начальник управления образования
А.И.Горбунов
34
Утверждена
приказом управления образования
от 12.04.2004 № 72
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В УПРАВЛЕНИИ ОБРАЗОВАНИЯ
АДМИНИСТРАЦИИ КУЕДИНСКОГО РАЙОНА,
ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯ
КУЕДИНСКОГО РАЙОНА ПЕРМСКОЙ ОБЛАСТИ
35
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в управлении образования,
структурных подразделениях (далее - Инструкция), образовательных
учреждениях Куединского района разработана в целях совершенствования
работы с документами, повышения качества их подготовки, сокращения
количества документов, упорядочения документооборота
и оптимизации
управленческого труда.
Инструкция является нормативным документом, устанавливающим общие
правила и единый порядок документирования и организации работы со
служебными документами.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с инструкцией по
делопроизводству в администрации Куединского района, правовыми актами,
нормативными и методическими документами, регламентирующими создание,
обработку, хранение и использование документов, с учетом особенностей
постановки делопроизводства в администрации района.
1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль
за соблюдением требований Инструкции в управлении образования и
структурных подразделениях, осуществляется специалистом по делопроизводству
управления образования. Автоматизированная технология документирования и
организации работы с документами должна отвечать требованиям Инструкции.
1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства,
соблюдение установленных Инструкцией требований в управлении образования и
структурных подразделениях возлагается на их руководителей.
Руководитель структурного подразделения управления образования определяет
(назначает) ответственного за работу с документами.
1.5. Требования Инструкции обязательны для работников управления
образования.
1.6. Сотрудники
управления
образования
несут
персональную
ответственность за соблюдение требований Инструкции, своевременное
рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и
сохранность.
Об утрате служебных документов немедленно информируется начальник
управления образования. Информация, содержащаяся в проектах документов и
документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с
полномочиями должностных лиц.
36
СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ УПРАВЛЕНИЯ ОБРАЗОВАНИЯ
2.1. Деятельность начальника и заместителя, руководителей структурных
подразделений управления образования обеспечивается комплексом документов,
составляющим организационно-распорядительную документацию.
2.2. Наиболее применяемые виды и разновидности организационнораспорядительных документов содержатся в примерном перечне (приложение 1).
2.3. Состав издаваемых документов в первую очередь определяется
действующим законодательством и компетенцией структурного подразделения
управления образования или должностного лица.
2.4. Начальник управления образования издает приказы во исполнение
постановлений Правительства Российской Федерации, законов Пермской области,
указов и распоряжений губернатора области, постановлений и распоряжений
главы Куединского района в соответствии с Положением
и решениями ЗС
района.
2.5. В случаях, установленных законодательством, начальник управления
образования
может издавать акты
совместно с другими органами
(организациями) по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в
компетенцию обеих сторон. Такие акты издаются в виде приказов (решений,
рекомендаций и т.д.).
В зависимости от конкретных задач управления, кроме распорядительных
документов, совместно с органами управления, учреждениями и предприятиями
могут готовиться и другие управленческие документы (письма, планы и др.).
2.6. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения
фиксируются в протоколах заседаний коллегиальных органов.
2.7. Установление отношений управления образования с ее контрагентами
и их регулирование оформляется в виде договоров и соглашений (далее договоры).
2.8. Осуществление оперативных связей с Законодательным Собранием,
администрацией района, департаментом образования Пермской области, с
региональными органами, муниципальными образованиями, учреждениями и
предприятиями, гражданами документируется перепиской.
2.9. При необходимости срочной передачи информации документы
передаются по каналам электросвязи в виде телеграмм, телефонограмм,
факсограмм, электронных сообщений.
37
3. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Бланки документов управления образования администрации
района,
3.1.1. Документы управления образования
оформляются на бланках
установленной формы.
Перечень бланков документов администрации района (далее – бланки
документов) содержится в приложении 2.
3.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги
форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Выбор формата бланка зависит от
объема документа.
3.1.3. Бланки документов с изображением Герба Куединского района (далее
– гербовые бланки) воспроизводятся с помощью средств вычислительной
техники.
3.1.4. Установлен следующий порядок работы с электронными бланками:
3.1.4.1. По заявке структурных подразделений управления образования,
некоторые бланки документов могут вводиться в ПЭВМ работников при условии
знания ими требований к оформлению документов.
3.1.4.2. Запрещается самостоятельно проектировать и изменять бланки
документов, копировать их на другие ПЭВМ.
3.1.4.3. Электронные бланки приказов начальника управления образования
вводятся только в ПЭВМ секретаря начальника управления образования,
специалиста по кадрам.
3.1.5. Установлен следующий порядок применения бланков документов:
3.1.5.1. Распорядительные документы оформляются на бланках конкретных
видов документов.
Акты начальника управления образования оформляются на бланках
приказов, подписываются начальником управления образования (исполняющим
обязанности начальника). Бланки писем применяются при направлении
документов в сторонние организации.
Письма, направляемые адресатам в пределах Российской Федерации и
Пермской области, оформляются на бланках документов управления образования
(подписываются начальником управления образования).
3.1.5.2. Для оформления организационных документов с указанием
наименования соответствующего вида документа применяется общий бланк
управления образования (подписывается и (или) утверждается начальником
управления образования (и.о. начальника управления образования
3.1.5.3. Документы комиссий при управлении образования оформляются
на бланках (для письма, общий), соответствующих положениям об этих органах,
и подписываются председателем (заместителем председателя), секретарем
комиссии.
38
3.1.5.4. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии
документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии
заверения каждой копии документа печатью или подписью начальника
управления образования.
3.1.6. При внутренней переписке информационного характера между
должностными
лицами, структурными подразделениями
управления
образования бланки для писем не применяются.
3.2. Порядок печатания и редактирования проектов документов
администрации района
3.2.1. Печатание
проектов
документов
управления
образования
осуществляется децентрализованно.
3.2.2. Проекты
документов,
подготовленные
структурными
подразделениями
управления
образования,
печатаются
специалистами
структурных подразделений с обязательной проверкой и регистрацией у
секретаря начальника управления образования.
3.2.3. При отсутствии бланков документов управления образования (в
электронном виде, типографских) напечатанные проекты документов
записываются на дискету и представляются секретарю начальника управления
образования для их распечатки на бланке.
3.2.4. Требования к изготовлению текстовых документов с использованием
персонального компьютера содержатся в приложении 3.
3.2.5. Для печатания проектов документов руководители структурных
подразделений управления образования:
3.2.5.1. определяют должностных лиц из числа работников и (или)
ответственных за работу с документами, других специалистов; информируют о
них секретаря начальника для проведения инструктирования;
3.2.5.2. включают в должностные инструкции должностных лиц
обязанность печатать и корректировать проекты документов; предусматривают
ответственность за выполнение требований к их подготовке и оформлению;
3.2.6. Передаваемые для печатания секретарю проекты должны быть
оформлены с учетом требований Инструкции, рукописи должны быть написаны
разборчиво.
Не принимаются для печатания проекты документов, не соответствующие
требованиям к их оформлению.
3.2.7. В целях повышения качества составления и оформления проектов
обязательному редактированию проектов документов подлежат:
письма, адресованные аппарату администрации области, района,
исполнительным органам государственной власти области;
письма, направляемые в Земское Собрание Куединского района;
приказы начальника управления (кроме приказов по личному составу).
39
документов редактируются по мере необходимости
Проекты других
и возможности.
3.2.8. Проекты документов представляются на редактирование:
структурными подразделениями управления образования как в
электронном виде (на дискетах) с машинограммами, так и в рукописи.
организациями-авторами проектов документов в электронном виде (на
дискетах) с машинограммами.
3.2.9. Секретарь начальника управления определяет время выполнения
работ по печатанию и редактированию проектов документов, исходя из
очередности их поступления.
3.3. Требования к текстам документов
3.3.1. Текстом управленческого документа является выраженное средствами
делового языка содержание управленческих действий и решений.
Текст документа должен содержать достоверную, точную и аргументированную,
не допускающую различных толкований информацию, изложенную логически
последовательно, ясно, убедительно и кратко.
Текст документа должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими
правилами орфографии и пунктуации официально-деловым стилем.
3.3.2. Тексты документов в зависимости от количества затронутых в них
вопросов могут быть простыми (содержат один вопрос) и сложными (касаются
нескольких вопросов, исполнителей или разных структурных подразделений).
Справочно-информационные документы (письма, служебные записки, справки)
рекомендуется готовить по одному вопросу.
3.3.3. Содержание и структура текста документа определяются его
функциональным видом (приказ, письмо, протокол и т.д.) и разновидностью
(приказ по личному составу, письмо-извещение, письмо-приглашение, письмоподтверждение, гарантийное письмо, сопроводительное письмо и т.д.).
Построение текстов документов с учетом их видов и разновидности должно
соответствовать требованиям, изложенным в разделе 4 Инструкции.
3.3.4. Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты,
таблицы или в виде их сочетания.
Связный текст содержит грамматически и лексически согласованную
информацию об управленческих действиях, применяется при составлении
организационно-распорядительных документов, по возможности составляется по
одному вопросу.
Связный текст, как правило, состоит из двух смысловых частей: в одной
указываются причины, основания, цели составления документа, в другой
(заключительной) - выводы, решения, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не требует пояснения или обоснования, то текст
может содержать одну заключительную часть (например, приказы распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без
40
пояснения;
справки,
служебные записки - оценку фактов, выводы).
Допускается начинать текст документа с его заключительной части, т.е.
изложения существа вопроса, а затем подкреплять его обоснованием,
доказательствами.
Сплошной связный текст документа может составляться на основе
трафарета, содержащего унифицированную постоянную информацию и дополняемого переменной информацией. Трафареты разрабатываются при наличии
достаточного объема повторяющихся документов, содержащих типовые
управленческие действия.
Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной
информации об одном объекте по определенному набору признаков.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в
именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете" или "были",
"находились" и т.д.). Показатели могут быть выражены цифрами.
Анкетные тексты применяются при оформлении организационно-распорядительных документов, документов по личному составу, финансовых и других.
Табличные тексты применяются в организационно-распорядительных,
плановых, отчетно-статистических, финансовых документах и др.
3.3.5. Объемные тексты документов, а также содержащие несколько
решений, выводов и т.д. следует делить на разделы, подразделы, пункты и
подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. При этом разделы нумеруются в
пределах всего текста документа; подразделы - в пределах раздела, к которому
они относятся, и т.д. Разделы и подразделы должны иметь заголовки, четко и
кратко отражающие их содержание. Пункты заголовков не имеют.
3.3.6. Форма изложения текста
Изложение текста в документах осуществляется по следующим правилам:
в распорядительных документах, а также документах, адресованных
руководству (заявление, служебная записка, объяснительная записка), - от
первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу",
"считаю");
в совместных документах (постановление, распоряжение, решение, письмо)
- от первого лица множественного числа ("решили", "предлагаем", "просим");
в протоколах - от третьего лица множественного числа ("слушали",
"выступили", "решили"), содержание выступлений - от третьего лица
единственного числа;
в положениях, инструкциях, правилах, актах, справках и т.п. - от третьего
лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции",
"начальник отдела имеет право", "комиссия установила");
в письмах - от первого лица единственного числа ("направляю",
"предлагаю"), от первого лица множественного числа ("направляем на
рассмотрение", "просим выделить"), от третьего лица единственного числа
("управление образования считает возможным").
41
4 . ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ
ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Подготовка проектов актов начальника управления образования
4.1.1.Общие положения
4.1.1.1. Начальник управления образования для осуществления
своих полномочий издает по вопросам своей компетенции приказы на основании
и во исполнение Федеральных и областных законов, актов губернатора области,
решений Земского Собрания района, постановлений и распоряжений главы
Куединского района, иных нормативных правовых актов, а также по инициативе
высшего исполнительного органа власти в пределах его компетенции.
Акты начальника управления образования не должны противоречить выше
перечисленным.
4.1.1.2. Приказ начальника управления образования – правовой акт,
принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач,
стоящих перед управлением образования, и установления стабильных норм,
правил., а также управленческих задач по организационным, кадровым и
оперативным вопросам. Имеет длительный срок действия, касается широкого
круга образовательных учреждений и должностных лиц.
Приказы могут иметь как общее значение и длительный срок действия,
касаться широкого круга образовательных учреждений, должностных лиц и
граждан, так и ограниченный срок действия, касаться конкретного вопроса,
узкого круга образовательных учреждений и должностных лиц.
Приказы могут издаваться во исполнение постановлений и распоряжений
главы района.
4.1.1.3. Решения об изменении, дополнении или признании
утратившими силу (отмене) актов начальника управления образования, имеющих
нормативный правовой характер, или их частей оформляются в виде приказов
начальника управления.
4.1.1.4. Подготовка правовых актов начальника управления
образования организуется:
для решения вопросов социально-экономического развития управления
образования;
для реализации федеральных и областных законов, актов Правительства
Российской Федерации, Министерства образования РФ, губернатора области,
департамента образования Пермской области, решений Земского Собрания
Куединского района, постановлений и распоряжений главы Куединского района;
для актуализации действующих актов начальника управления образования
(при внесении существенных изменений в ранее изданные (действующие) акты,
при объединении действующих актов по одному вопросу, при наличии
42
нескольких
актов
о
внесении изменений в один действующий
документ , при внесении изменений в несколько пунктов документа и др.).
4.1.1.4.1. Подготовка проектов актов начальника управления
образования (далее – проекты актов) осуществляется по
инициативе
руководителей структурных подразделений управления образования, по
инициативе иных организаций (через соответствующие структурные
подразделения).
Целесообразность подготовки и внесения на рассмотрение начальника
управления образования проектов актов согласовывается с заместителем
начальника управления образования.
Проекты
образования.
актов
вносятся
на
рассмотрение
начальника
управления
4.1.1.4.2. Подготовка проекта акта по поручению заместителя
начальника управления образования возлагается на одно или несколько
структурных подразделений управления образования с учетом их функций и
компетенции или на отдельных должностных лиц (далее – исполнители).
Ответственность за содержание, качество подготовки и оформления проектов
актов, их согласование со всем составом заинтересованных организаций и
должностных лиц (далее – заинтересованными сторонами), а также за
соответствие внесенных изменений и дополнений в проект акта замечаниям
заинтересованных сторон несут исполнители, непосредственно осуществляющие
подготовку проектов актов.
В подготовке
подразделения.
проектов
актов
участвует
руководитель
структурного
4.1.1.4.3. Подготовка проектов актов возможна в виде проекта
нового документа, в новой редакции действующего акта начальника управления
образования, проекта о внесении изменений, дополнений или о признании
утратившими силу (об отмене) соответствующих ранее изданных актов.
4.1.1.5. Проект акта должен соответствовать компетенции
начальника управления образования, нормам действующего законодательства;
быть своевременным; учитывать ранее изданные акты по рассматриваемому
вопросу, содержать при необходимости пункты об изменении, дополнении актов,
признании утратившими силу (об отмене); устранять множественность ранее
изданных актов.
4.1.1.6. Не допускается издание актов начальника управления
образования по вопросам, ранее принятые решения, по которым остались
невыполненными.
4.1.1.7. Подготовка проектов актов по личному
осуществляется специалистом по кадрам управления образования.
составу
43
4.1.2. Основные требования к текстам актов
начальника управления образования
4.1.2.1. Вид правового акта определяется в соответствии с п.4.1.1.2. и п.
4.1.1.3. настоящей Инструкции.
4.1.2.2. Текст проекта акта должен отражать один вопрос (тему, проблему),
содержать точные официальные наименования организаций и должностей,
общепринятые сокращения; соответствовать официально-деловому стилю.
4.1.2.3. Проект акта должен содержать:
конкретные предписываемые действия, задания исполнителям с указанием сроков
их исполнения. При длительных сроках исполнения необходимо указывать
промежуточные (контрольные) сроки исполнения;
точное указание исполнителей;
указание о сроке вступления в силу, введения в действие (при необходимости);
пункт об опубликовании (при необходимости);
пункт об изменении (дополнении) или о признании утратившими силу (об
отмене) ранее изданных актов или их частей;
пункт о контроле за исполнением акта в целом или отдельных его пунктов с
указанием, на кого возложен контроль.
4.1.2.4. Проект приказа содержит:
две части (констатирующую и распорядительную).
В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых
действий; факты, события и мотивы издания; основания для издания; ссылки на
акты, во исполнение, в развитие которых или в соответствие с которыми издается
документ.
Распорядительная часть, как правило, подразделяется на пункты. Каждый
пункт формулируется в категоричной форме с указанием кому, какие действия
предписывается выполнить и в какие сроки. Предписываемые действия
выражаются глаголом в неопределенной форме. Для конкретизации поручений
текст может делиться на подпункты.
Слово
«ПРИКАЗЫВАЮ»,
распорядительную части;
разделяющее
констатирующую
и
заголовок к тексту, отражающий краткое содержание проекта.
4.1.2.5. Оформление ссылки на документы-основания
Ссылка на документы-основания оформляется следующим образом.
Если ссылка приводится в констатирующей части, то она оформляется
предложением, начинающимся предлогами "в" или "на" ("В соответствии с ...",
"На основании ..."). При этом указываются наименование документа, автор, дата и
номер документа, заголовок к тексту.
44
Например:
"В
соответствии
с постановлением
Правительства
Российской Федерации от 22 мая 2001 г. № 404 "О совершенствовании
образовательной деятельности".
Если в тексте не требуются какие-либо пояснения к издаваемому акту (как
правило, в приказах по личному составу), то ссылка на документы-основания
оформляется словом "Основание". Например, в приказе начальника управления
образования района о направлении на учебу специалистов ссылка оформляется
следующим образом:
Основание: письмо администрации области от 22.02.2002 № 35/12.
Несколько документов-оснований нумеруются.
Кроме ссылки на документы-основания, в тексте могут приводиться ссылки
на статьи, разделы, подразделы, пункты, подпункты документов-оснований и
приложения к ним. Ссылки оформляются по форме:
ссылка на статью закона - "В соответствии со статьей 130 Трудового
кодекса Российской Федерации", "В соответствии с пунктом 1 статьи 33
Закона Пермской области "Об образовании в Пермской области";
на пункты - "В соответствии с пунктом 3 постановления Правительства
Российской Федерации (дата, номер, заголовок)";
на приложения - "В соответствии с приложением 2 к постановлению
Правительства Российской Федерации (дата, номер, заголовок)".
4.1.2.6. Оформление даты в тексте
Содержащиеся в тексте даты допускается оформлять двумя способами: цифровым
и словесно-цифровым.
При цифровом способе оформления элементы даты приводятся арабскими
цифрами в одной строке в последовательности: день месяца, месяц, год или год,
месяц, день месяца. Например, дату 26 марта 1998 года следует оформлять:
26.03.98, а дату 29 апреля 2002 года следует оформлять: 29.04.2002.
Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними
проставляется ноль, например: дату 9 февраля 2001 года следует писать:
09.02.2001.
Даты в текстах проектов нормативных правовых актов, а также проектов
документов, содержащих сведения финансового характера, и при ссылке на
документы-основания в констатирующей части оформляются словесно-цифровым
способом, например: 20 мая 1998 г., 8 января 2000 г.
Даты и календарные сроки в текстах проектов актов рекомендуется
оформлять следующим образом: 6 мая 2001 г., в первом полугодии 2001 г., в III
квартале 2000 г. Но: за 9 месяцев 2000 года, в 2001 году, бюджет на 2002 год.
4.1.2.7. Оформление пунктов, подпунктов
4.1.2.7.1. Каждому пункту и подпункту распорядительной части проекта акта
может присваиваться номер. Пункты и подпункты нумеруются арабскими
45
цифрами, абзацы - не нумеруются.
Пункты имеют единую порядковую нумерацию в пределах распорядительной
части, номер подпункта состоит из номера пункта и порядкового номера
подпункта (1.1., 1.2., 1.3., 1.3.1., 1.3.2., 1.3.3.).
4.1.2.7.2. Тексты пункта и его самостоятельных подпунктов пишутся с
прописной буквы и заканчиваются точкой. Если пункт заканчивается двоеточием,
то подпункты отделяются друг от друга точкой с запятой (в таком случае
подпункты не нумеруются, дефис при перечислении не проставляется), последний
пункт заканчивается точкой.
Абзацы в пределах подпункта начинаются с красной строки.
4.1.2.8. Способы оформления пунктов об изменении (дополнении) актов
Пункт об изменении (дополнении) отдельных положений действующих
актов оформляется одним из способов:
 "Изложить пункт 2 в новой редакции:
"2. .....".
 "Изложить абзац второй пункта 3 в следующей редакции:
".....".
 "Дополнить пункт 1 подпунктами 1.4 и 1.5 следующего содержания:
"1.4. .....";
"1.5. .....".
 "Внести изменение в пункт 4, дополнив его абзацем следующего
содержания: ".....".
 В частичное изменение пункта 3 слова "...." заменить словами "....".
 "Исключить из пункта 2 слова ".....".
 "Слова "...." заменить на слова "....." по всему тексту в соответствующем
падеже".
 "Дополнить пункт 1 приказа и наименование приложения к приказу
словами "…".
 "Приложение к приказу дополнить следующими позициями: …".
Текст абзаца пишется с новой строки и в кавычках.
4.1.2.9. Способы оформления приложений к проектам актов
4.1.2.9.1. Сведения о наличии приложений оформляются разными
способами. При наличии одного приложения, а также при утверждении или
введении в действие какого-либо документа ссылка на него в тексте оформляется
словами "прилагаемый", "прилагается", "согласно приложению", "в соответствии
с приложением".
Например:
"Передать в муниципальную собственность здания согласно приложению".
Приложения нумеруются, если их несколько. Знак № перед цифровым
обозначением проставляется.
При наличии нескольких приложений ссылка на приложения в тексте
46
"в соответствии с приложением № 2",
оформляется
по
форме:
"согласно приложению № 3".
4.1.2.9.2. Документы-приложения к проекту акта должны иметь заголовок,
содержать в правом верхнем углу первого листа отметку по форме:
Приложение
Приложение № 2
к приказу
к приказу управления
или
управления образования
образования
от ____ № ______
от ______
№ _______
При наличии в тексте проекта акта формулировок "Утвердить" (прилагаемые
положение, правила, инструкцию, перечень мероприятий и т.д.) на приложении в
правом верхнем углу оформляется слово "УТВЕРЖДЕНО" ("УТВЕРЖДЕНЫ",
"УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕН") со ссылкой на акт, его дату и номер.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом управления образования
от ______
№ _______
При этом слова "УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и
числе с наименованием утверждаемого документа (положение - УТВЕРЖДЕНО,
правила - УТВЕРЖДЕНЫ).
Заголовок к тексту документа-приложения печатается центрованным
способом (относительно границ текста). Наименование вида документаприложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными
буквами и печатается вразрядку.
Например:
ПОЛОЖЕНИЕ
о режиме охраны особо охраняемых природных территорий
При наличии в тексте приложения нескольких разделов, подразделов их
заголовки печатаются прописными буквами центрованным способом. Точка в
конце заголовка не ставится.
Заголовки документов-приложений и их разделов выделяются шрифтом
жирной насыщенности.
Пункты в документах-приложениях большого объема могут иметь заголовки
без проставления точки в конце.
4.1.2.9.3. Страницы приложения нумеруются самостоятельно начиная со
47
второго листа.
4.1.2.9.4. Приложение может быть оформлено в виде таблицы, графика,
схемы. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной
информации о нескольких объектах по ряду признаков. Графы таблицы должны
иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.
Подзаголовки граф грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, головку таблицы
повторяют на всех последующих страницах. Допускается нумеровать графы
таблицы арабскими цифрами и на всех последующих страницах печатать только
номера граф.
4.1.2.9.5. При наличии приложений к документу-приложению на них
оформляется отметка по форме:
Приложение № 2
к Положению о режиме
охраны особо охраняемых
природных территорий
Подписание актов начальника управления образования
Акты подписываются начальником управления образования, во время его
отсутствия – исполняющим обязанности начальника управления образования.
Проект акта может быть отклонен начальником управления образования в
целом в связи с нецелесообразностью (невозможностью) издания акта.
Подписанные начальником управления образования (исполняющим
обязанности начальника управления образования) акты передаются секретарю
начальника управления, который обеспечивает их регистрацию, тиражирование и
рассылку в соответствии со списком рассылки, оперативное хранение и
использование до передачи в архив, формирование базы данных.
4.2. Требования к составлению и оформлению протоколов
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия
решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных
органов.
4.2.1. Протокол оформляется в специальных книгах пронумерованных,
прошнурованных, скрепленных печатью.
4.2.2. Протокол имеет следующие реквизиты:
По средине листа оформляется слово "ПРОТОКОЛ".
Датой протокола является дата проведения совещания, заседания, а не
окончательного оформления и подписания протокола. Она проставляется
арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, текущий год: например,
15.05.2002.
Регистрационным номером протокола является его порядковый номер в
течение календарного года.
48
Дата и номер печатаются в одну строку под словом "ПРОТОКОЛ" (дата
располагается слева, номер - справа).
Заголовок к тексту, являясь логическим продолжением слова "Протокол",
содержит краткую формулировку вида заседания в родительном падеже и
согласуется с названием коллегиального органа: например, "заседания коллегии",
"совещания". Заголовок к тексту, как и слово "Протокол" выделяются
полужирным шрифтом.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть протокола строится по схеме:
председатель – фамилия и инициалы председательствующего в именительном
падеже (при проведении оперативных совещаний эта часть протокола
опускается);
секретарь – фамилия и инициалы в именительном падеже.
Слова "Присутствовали", "Приглашенные" оформляются от границы левого
поля, на всей ширине строки и заканчиваются двоеточием.
Повестка дня оформляется в составе протокола.
В некоторых случаях повестка дня, состоящая из большого количества вопросов с
указанием времени их обсуждения и разосланная заранее участникам заседания,
оформляется как самостоятельный документ и в текст протокола не включается.
Перед основной частью делается отметка: "Повестка дня прилагается".
Слова "Повестка дня" оформляются от границы левого поля ниже состава
присутствующих и заканчиваются двоеточием. Ниже с красной строки пишут
перечень обсуждаемых вопросов, располагаемых по степени важности и
сложности. Каждый вопрос нумеруется и отвечает на вопрос "о чем?". Далее
указываются: вид выступления (доклад, сообщение, отчет, информация - в
именительном падеже),
наименование должности, фамилия и инициалы
докладчика пишутся в родительном падеже. Например: Доклад главного
бухгалтера управления образования Н.А.Проскуряковой.
В повестку дня не должны включаться вопросы неконкретного содержания:
например, "Разное".
Основная часть протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня
по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.
Эти слова оформляются от границы левого поля прописными буквами и
заканчиваются двоеточием, таким образом они зрительно разбивают текст.
Слово "СЛУШАЛИ" нумеруется в соответствии с номером вопроса повестки дня.
После двоеточия пишется фамилия и инициалы докладчика в родительном падеже
(кого?) с красной строки, затем кратко записывается от третьего лица
единственного числа содержание доклада, сообщения, информации. Если текст
доклада застенографирован или представлен докладчиком, то в скобках пишется:
"Текст прилагается".
После слова "ВЫСТУПИЛИ" фамилии и инициалы выступивших пишут в
именительном падеже (кто?) с красной строки. Записывается краткое содержание
выступления или слова "Текст прилагается".
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись
принятого по обсуждаемому вопросу решения. Решения, содержащие несколько
49
вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими
цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы,
содержит составные части: кому, что сделать и к какому сроку.
При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в
протокол (после соответствующего протокольного решения).
Развернутые решения могут оформляться как самостоятельный документ, в
этом случае они прилагаются к протоколу.
Протокол составляется секретарем заседания или другим назначенным
лицом. В трех - пятидневный срок протокол уточняется, редактируется,
подписывается, оформляется. С протоколом подшиваются в дело представленные
на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты.
Протокол
подписывается
председательствующим
на
заседании
коллегиального органа и секретарем.
4.2.3. Оформление выписки из протокола
Для ознакомления с решениями, принятыми в ходе работы коллегиального
органа, и исполнения их оформляется выписка из протокола.
Непосредственно
под
реквизитом
"Наименование
организации"
прописными буквами печатается реквизит "Наименование вида документа" слова "ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА".
Вводная часть оформляется полностью, а из основной части берется та
информация (обсужденный вопрос и принятые по нему решения), которую
необходимо довести до сведения заинтересованных лиц.
Личные подписи не оформляются, только слова "Председатель",
"Секретарь" и их фамилии с инициалами.
Реквизит "Отметка о заверении копии" оформляется уполномоченным
должностным лицом для подтверждения соответствия выписки подлиннику
протокола после реквизита "Подпись".
Формы протокола и выписки из протокола содержатся в приложении 4.
4.3. Подготовка и оформление организационных документов
Организационные документы – это документы, регламентирующие
структуру, задачи, функции учреждения, организацию его работы, права,
обязанности и ответственность руководства, структурных подразделений и
работников.
В управлении образования создаются такие виды организационных
документов, как: положение, инструкция, договор.
4.3.1. Положение – это нормативный акт, определяющий порядок
образования, структуру, функции, компетенцию, права, обязанности и
организацию работы учреждения, структурного подразделения.
Положения могут регулировать деятельность должностных лиц.
В отдельную группу выделяются положения, регулирующие совокупность
организационных, трудовых и других отношений по определенному вопросу.
50
Положения
по
своей
структуре являются сложными документами.
Текст положения, как правило, состоит из разделов: общие положения;
основные задачи; функции; права; организация работы; ответственность;
взаимоотношения; контроль, проверка, ревизия деятельности; реорганизация и
ликвидация.
В разделе "Общие положения" должны быть указаны цели и основания
образования учреждения или структурного подразделения, чем оно
руководствуется в своей деятельности и кому подчиняется.
В разделе "Основные задачи" перечисляются задачи, которые должны
выполнять учреждение или структурное подразделение во всех областях своей
деятельности.
В разделе "Функции" указывается, что и как должно делать учреждение или
структурное подразделение для выполнения основных задач, какие связи в этих
целях оно обязано устанавливать с другими учреждениями или структурными
подразделениями.
В разделе "Права" должны перечисляться права, которыми наделено
учреждение и его руководитель или структурное подразделение и его
руководитель, в том числе и право на издание определенных правовых актов и
подготовку или получение определенных документов.
В разделе "Организация работы" указывается, кто назначает руководящий
состав, утверждает структуру и штатную численность; устанавливает порядок
разрешения вопросов, входящих в компетенцию данного учреждения или
структурного подразделения; формы и методы работы.
В разделе "Ответственность" устанавливаются виды дисциплинарной,
административной, при необходимости - уголовной ответственности, которую
может нести руководитель учреждения или структурного подразделения в случае
невыполнения им обязанностей.
В разделе "Взаимоотношения" регламентируются информационные и
документационные потоки учреждения или структурного подразделения;
основные документы, создаваемые ими; взаимоотношения с другими
учреждениями или структурными подразделениями; в каком порядке и кем
рассматриваются возникающие разногласия.
В разделе "Контроль, проверка, ревизия деятельности" устанавливается, кто
(какие органы) и с какой периодичностью имеют право контролировать и
проверять деятельность учреждения.
В разделе "Реорганизация и ликвидация" устанавливается порядок
проведения реорганизации и ликвидации, кто принимает решения в этих случаях,
кому поступает имущество ликвидированного учреждения.
Положения о структурных подразделениях управления образования,
утверждаются начальником управления образования администрации Куединского
района.
4.3.2. Инструкция – документ, издаваемый в целях установления
правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и
иные вопросы деятельности учреждения, должностных лиц.
В текст инструкции включаются правила, регулирующие различные
стороны деятельности учреждения, должностных лиц, работников.
51
Текст инструкции может состоять из нескольких разделов. Внутри
разделов текст разбивается на пункты, а при необходимости – на подпункты.
Каждый раздел инструкции должен иметь заголовок. В сложных разделах
могут быть выделены подразделы, которые также могут иметь заголовки.
Инструкция утверждается начальником управления образования или
соответствующим
организационно-распорядительным
документом.
При
утверждении инструкции начальником гриф утверждения должен состоять из
слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утвердившего документ
(включая наименование учреждения), личной подписи, ее расшифровки и даты.
Если
инструкция
утверждается
организационно-распорядительным
документом, то гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНА",
наименования документа, утвердившего инструкцию (включая наименование
учреждения), и даты.
Разновидностью инструкции является должностная инструкция.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности,
предусмотренные штатным расписанием. При разработке должностной
инструкции следует руководствоваться постановлением губернатора Пермской
области от 5 февраля 1997 г. № 34 "Об основных требованиях к оформлению и
содержанию должностных инструкций государственным служащим органов
государственной власти Пермской области". Образец оформления должностной
инструкции содержится в приложении 5.
4.3.3. Договор – это документ, который фиксирует соглашение сторон об
установлении или прекращении каких-либо правоотношений.
4.3.3.1. Основные требования к оформлению договоров
При составлении договора важное место отводится его структурной
упорядоченности.
В структуре договора выделяются следующие основные части:
заголовочная часть содержит название вида документа "Договор" и заголовок –
название договора (например, Договор о совместной деятельности);
место составления или издания;
регистрационный номер;
дата;
отметка о наличии приложений (если имеются);
визы согласования;
подписи сторон;
печати.
Перед подписанием договор передается на согласование заинтересованным
лицам.
Содержательная часть текста договора состоит из преамбулы и статей, в
которых указываются соответствующие условия заключаемого договора. Статьи
договора, как правило, имеют заголовки.
Преамбула содержит следующую информацию: наименования сторон
(полные и сокращенные), кто их представляет и на основании каких документов
действуют их представители.
Число разделов – статей текста договора может быть различным в
52
зависимости от условий договора и согласия
сторон.
Как
правило,
включаются следующие разделы: предмет договора, условия и сроки выполнения
действий в зависимости от предмета договора, права сторон, ответственность
сторон, порядок разрешения споров, срок действия договора и порядок
вступления его в силу.
Заключительная часть содержит юридические адреса сторон с указанием
почтового адреса, банковских реквизитов и подписи (должность лица,
уполномоченного подписать договор, его личной подписи и расшифровки
подписи).
Подписи должностных лиц под договором заверяются печатями,
воспроизводящими наименование юридических и физических лиц, и
располагаются, как правило, на одном уровне.
Достаточно распространено составление договора с вынесением ряда
вопросов в приложения. В этом случае все документы должны рассматриваться
как составные части договора. В договоре и в приложениях делается оговорка, что
все приложенные документы – это неотъемлемая часть договора.
Например:
"Настоящий договор с указанными приложениями является полным
текстом договора" или
"Все приложения, упомянутые в настоящем договоре, являются
неотъемлемой частью договора".
Количество экземпляров договора обусловливается количеством сторон, их
подписавших. Все экземпляры должны содержать имеющиеся приложения,
подлинные подписи уполномоченных должностных лиц и оттиски печатей.
Регистрация, формирование в дело и хранение договоров и документов о
пролонгации, изменении и расторжении их осуществляется в структурных
подразделениях управления образования. При подготовке и оформлении
договоров следует руководствоваться действующим законодательством.
Оформление доверенности на право подписания договоров
Полномочия на право подписания договоров управления образования
должностным лицом оформляются доверенностью управления образования..
Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в
доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее
совершения.
Доверенность оформляется на общем бланке управления образования.
Обязательные реквизиты доверенности:
наименование вида документа (доверенность);
регистрационный номер и дата выдачи;
фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномоченного
должностного лица управления образования или иного лица;
перечисление предоставленных полномочий;
53
срок действия доверенности;
подпись начальника управления образования (в его
исполняющего обязанности начальника управления образования);
гербовая печать управления образования.
отсутствие
-
4.4. Подготовка и оформление информационно-справочных
документов
Информационно-справочные документы являются формой передачи
информации с одного уровня управления на другой, а также основаниями для
принятия управленческого решения, издания распорядительного документа.
Основными видами и разновидностями информационно-справочных
документов в администрации района являются:
докладная (служебная) записка;
предложение;
объяснительная записка;
пояснительная записка.
4.4.1. Докладная (служебная) записка - документ, адресованный
руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное
изложение кого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладная (служебная) записка составляется как по указанию руководителя
учреждения, так и по инициативе конкретного работника.
4.4.1.1. Внешние докладные (служебные) записки оформляются на
общем бланке.
4.4.1.2. Внутренние докладные (служебные) записки, адресуемые
начальнику управления образования, зам. начальника управления образования,
руководителям структурных подразделений, оформляются на листе бумаги
стандартного размера, подписываются составителем.
4.4.1.3. В состав реквизитов докладных (служебных) записок
входят: наименование структурного подразделения, наименование вида
документа (печатается прописными буквами, жирным шрифтом), адресат, текст,
подпись, дата.
Реквизиты "адресат", "подпись", "дата" оформляются в соответствии с
требованиями нормативных документов. Датой записки является дата ее
подписания.
Текст оформляется от первого лица единственного числа и состоит из 2
частей. В первой части указывается основание или причина составления записки,
основное содержание вопроса, точное и объективное описание события, факта, по
поводу которого составлена записка; содержится оценка события составителем и
другая аргументированная информация о необходимости принятия тех или иных
управленческих решений.
Во второй части формулируются выводы, предложения и рекомендации.
Заголовок к тексту записки составляется после написания текста, оформляется в
левом верхнем углу после заголовочной части документа.
Руководитель, которому адресована записка, решение по ее рассмотрению
54
оформляет в виде резолюции (при необходимости).
4.4.2. Предложение - документ, представляющий собой разновидность
докладной (служебной) записки, содержащий перечень конкретных предложений
по определенному вопросу.
Оформляется аналогично внутренним докладным (служебным) запискам.
Текст не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и
заключительную (перечень предложений).
4.4.3. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какоголибо действия, происшествия, ситуации, события, факта.
Объяснительная записка может составляться структурным подразделением
или конкретным должностным лицом. Оформляется аналогично внутренним
докладным запискам.
4.4.4. Пояснительная записка - документ, сопровождающий основной
документ и поясняющий содержание отдельных положений основного документа
(план, отчет); содержащий обоснование необходимости принятия данного
документа, характеристику целей, задач, основных положений проекта документа
(проектов решений, проекта распоряжения и др.); поясняющий (объясняющий)
причины каких - либо действий, событий, фактов.
Составляется на стандартных листах бумаги.
Текст оформляется в виде связного текста. В одной его части
констатируется или излагается содержание положений, пунктов и разделов
основного документа или управленческой ситуации, событий, фактов. В другой объясняются причины, приводятся расчеты, экономическое и юридическое
обоснование и другие доказательства. Пояснения к положениям, разделам,
пунктам основного документа могут располагаться с учетом степени их
значимости или могут быть пронумерованы в соответствии с номерами
положений, разделов и пунктов основного документа.
Заголовок записки должен сочетаться с наименованием основного
документа, например:
Пояснительная записка к проекту решения Совета управления образования
"О состоянии преподавания физической культуры в школах Куединского района"
или
Пояснительная записка к бухгалтерскому отчету управления образования
за 2001 год.
4.5. Подготовка и оформление служебных писем
4.5.1. Общие требования
Служебные письма – обобщенное название большой группы
управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями
и частными лицами.
Служебные письма управления образования могут направляться как
сторонним организациям внутри страны, так и зарубежным корреспондентам.
Содержание служебного письма должно быть кратким, ясным,
аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие
содержащейся в нем информации.
Для письма характерно использование простых распространенных
55
предложений.
Следует
избегать неточности,
двусмысленности
изложения, неправильного использования слов, терминов, а также
профессионализмов, известных лишь узкому кругу лиц.
Целесообразно готовить письмо по одному вопросу. Если необходимо
обратиться в организацию одновременно по разнородным вопросам,
целесообразнее составлять отдельные письма по каждому из них.
Служебное письмо по объему не должно превышать 1-2 машинописных
страниц. Однако, когда требуется дать описание сложной ситуации, ее детальный
анализ, изложить разнообразные точки зрения, допускается составление письма
объемом до 5 страниц текста.
4.5.2. Реквизиты оформления письма
4.5.2.1.Адресат
В качестве адресата могут быть организации, их структурные
подразделения, должностные или физические лица.
При адресовании документа должностному или физическому лицу
инициалы указываются перед фамилией.
Реквизит "Адресат" располагается на бланке справа в пределах
ограничительных отметок.
Существует несколько способов оформления реквизита "Адресат".
1. Адресование документа в организацию и ее структурное подразделение:
Департамент
образования
Пермской области
Организационный отдел
2. Адресование документа конкретным должностным лицам.
Должность и фамилия должностного лица указываются только в том случае,
если известно, кто конкретно занимается данным вопросом.
Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю,
то наименование организации должно входить в состав наименования должности
руководителя.
Например:
Генеральному
директору
объединения "Агропром"
В.Н.Иванову
При направлении документа иным должностным лицам наименование
организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в
дательном.
Например:
Департамент образования
администрации
Пермской области
56
Управление делами
Ведущему специалисту
А.И.Иванову
В отдельных случаях, кроме наименования должности руководителя,
указываются дополнительные сведения о нем (воинское звание, ученая степень
или почетное звание). Например:
Начальнику штаба
в/ч 4532
генерал-майору
К.Н.Серову
Директору Института
твердых металлов
доктору технических наук
М.Т.Соснину
Если документ направляется лицу, совмещающему несколько должностей
или выполняющему одновременно служебные и общественные функции, то
документ адресуется ему по той должности, к которой относится его содержание.
Указывать в составе адресата все занимаемые им должности не допускается.
3. Адресование документа физическому лицу
Например:
Смирнову И.П.
ул.Советская, д.25, кв.15
г. Чернушка
Пермской обл., 618400
В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый
адрес. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его
направления разовому корреспонденту, а также физическому лицу. Элементы
почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами
оказания услуг почтовой связи.
Образцы
оформления элементов почтового адреса
в реквизите "Адресат" (внутренние почтовые отправления)
Адресование физическому лицу
Калинину И.П.
ул.Советская, д.25, кв.14
пос.Вишерогорск,
Красновишерский р-н
Пермской обл., 618562
Адресование юридическому лицу
Всероссийской
научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела
Б.Черкасский пер., д.5/2/6
Москва, Центр, 103012
Государственный архив
Пермской области
ул.Студенческая, д.36
г.Пермь, 614007
Письмо не должно содержать более
четырех адресатов. Слово "копия"
57
перед вторым, третьим и четвертым адресатами не ставится.
4.5.2.2.Заголовок к тексту
Заголовок к тексту – реквизит, в краткой форме выражающий основное
содержание письма, его тему. Отвечает на вопрос "О чем?" ("О ком?"). Печатается
в ограничительных отметках. Точка в конце заголовка не ставится. Выделяется
заголовок шрифтом жирной насыщенности.
При направлении письма в качестве дополнения к ранее отправленному в
его заголовке с новой строки оформляется подзаголовок, в который включаются
наименование, дата и регистрационный номер ранее отправленного письма.
Например:
О разъяснении вопросов при изготовлении
бланков документов и печатей структурными
подразделениями администрации района
(в дополнение к письму от _________№ ______)
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
Не составляется заголовок к письмам, изготовленным на бланках
формата А5.
4.5.2.3.Текст
Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются
причины, основания, цели составления письма, во второй – выводы, просьбы,
предложения, рекомендации. Если содержание письма не нуждается в пояснении
и обосновании, текст содержит одну заключительную часть (например, просьбу
без пояснения).
С точки зрения композиции (построения), письма делятся на простые и
сложные.
Простые письма составляются в управленческих ситуациях, не требующих
изложения сложных в административном и юридическом отношениях коллизий.
Сложные письма создаются в случаях, требующих описания
управленческой ситуации, ее детального анализа, изложения и обоснования
различных мнений, аргументации.
Допускается начинать текст письма с обращения к адресату, которое
печатается посередине строки: Уважаемый господин Президент! Уважаемый
Иван Иванович! и др. При обращении к адресату учитывается его служебное
положение, сфера деятельности.
Вступление – это формулировка темы письма, объясняющая причины его
написания.
Возможны два варианта формулировки темы:
ссылка на документ (в этом случае указываются его реквизиты: наименование
вида документа, автор, дата, номер или регистрационный индекс, заголовок) или
его отдельные пункты, послужившие основанием или поводом для письма;
констатация или описание факта, события, сложившейся ситуации.
Описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства
составляют основное содержание письма.
Заключение – это итог рассмотрения предмета письма, представляющий
собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб. Заключительная
58
часть письма может заканчиваться формулой вежливости (С уважением).
4.5.2.4.Отметка о наличии приложения
В сопроводительных письмах используется ссылка на приложения к
письму.
Отметка о наличии приложений располагается под текстом и может быть
оформлена одним из следующих способов:
1. Если приложение названо в тексте:
Приложение: на 5 л. в 1 экз.
2. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают
его наименование, количество листов и количество экземпляров:
Приложение: Договор от 17 января 2001 г. № 3 на 5 л. в 2 экз.
3. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Проект бюджета на 2002 год на 20 л. в 1 экз.
2. Пояснительная записка к проекту бюджета на 2 л. в 1 экз.
4. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий
приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: Договор от 17 января 2001 г. № 3 и приложения к нему, всего
на 25 л.
5. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Например:
Приложение: Инструкция по делопроизводству в управлении образования в 2 экз.
Если приложения направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку
о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в первый адрес.
4.5.2.5.Подпись
Служебные письма подписываются должностными лицами в соответствии с
предоставленными им полномочиями.
Реквизит "Подпись" располагается под текстом и отметкой о наличии
приложения.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица,
подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке
документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная
подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Председатель комитета
по молодежной политике
Личная
подпись
Инициалы, фамилия
Личная
подпись
Инициалы, фамилия
или
Председатель комитета
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в
59
подписи не указывают.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля.
Если письмо подписывается несколькими лицами, оно печатается не на
бланке, а на стандартном листе бумаги с воспроизведением реквизитов.
При подписании письма несколькими лицами равных должностей их
подписи располагаются на одном уровне.
Например:
Начальник финансового управления
Инициалы, фамилия
Начальник управления образования
Инициалы, фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей
занимаемой должности.
Например:
Начальник финуправления
Инициалы, фамилия
Главный бухгалтер
Инициалы, фамилия
Отметка об исполнителе
На последней странице письма в нижнем левом углу делается отметка об
исполнителе (составителе документа), которая включает инициалы, фамилию
исполнителя (или фамилию, имя, отчество) и номер его служебного телефона.
Например:
Ф.Р.Зулкарова
3 18 29
4.5.2.6.Гриф согласования
Согласование проекта письма со сторонними организациями оформляется
через гриф согласования.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с
которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной
подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования,
Например:
СОГЛАСОВАНО
Председатель комитета
по охране природы
Личная подпись М.А.Гайдулин
дата
Образцы оформления служебных писем содержатся в приложении 6
60
4.6. Особенности подготовки и оформления документов,
передаваемых по каналам электросвязи
4.6.1.Документы, передаваемые по факсимильной связи
Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с
помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документаподлинника, а также зависят от передающей и принимаемой аппаратуры
(телефакса), ее качества. Документы, подлежащие передаче по телефаксной связи,
должны быть написаны или изображены только в пределах ограничительной
рамки телефаксной аппаратуры (формат А4).
Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным
шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами,
пастой шариковой ручки, тушью.
Не допускается волнистость или деформация материального носителя
отправляемого документа и некачественная (тонкая, серая) бумага.
4.6.2.Сообщения, передаваемые электронной почтой (ЭП)
Электронными сообщениями (письмами) называются документы,
передаваемые по каналам ЭП, которая позволяет осуществлять обмен данными
между средствами электронно-вычислительной техники (ЭВТ), анализ, обработку
и хранение полученных и отправленных сообщений.
ЭП используется как для пересылки сообщений по локальной
вычислительной сети управления образования (внутренняя ЭП), так и для
передачи сообщений в департамент образования Пермской области, между
управлениями образования Пермской области, имеющими соответствующие
аппаратные и программные средства.
Электронное сообщение состоит из адреса или нескольких адресов
получателей, заголовка, содержащего служебную информацию, и текста.
Требования к оформлению документов, направляемых по электронной почте,
в целом аналогичны требованиям, предъявляемым к оформлению документов на
бумажных носителях.
4.7. Документирование деятельности комиссий при управлении
образования
4.7.1.В деятельности комиссий при управлении образования создаются
планы работы, отчеты о работе, решения, протоколы заседаний, письма,
документы о работе комиссии, журналы учета (регистрации) и другие документы.
4.7.2. Оформление документов комиссий, их регистрацию и ведение
делопроизводства проводят сотрудники структурных подразделений управления
образования, осуществляющие организационно-техническую работу комиссии.
4.7.3. Документы комиссий оформляются в специальных пронумерованных,
прошнурованных и скрепленных печатью книгах.
Наименование комиссии указывается в соответствии с приказом управления
образования об их образовании.
4.7.4. Протоколы заседаний, решения комиссии подписываются
61
председателем (при его отсутствии - заместителем
председателя)
и
секретарем комиссии, в случае отсутствия секретаря комиссии - секретарем
заседания.
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
5.1. Прием, обработка, регистрация и распределение входящих и
исходящих документов
5.1.1. Доставка документов в управление образования осуществляется, как
правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
5.1.2. Прием, обработка, регистрация и распределение документов,
адресованных в управление образования осуществляется секретарем начальника
управления образования.
По личному составу – специалистом по кадрам;
5.1.3. В случае поступления документов начальнику управления
образования, его заместителям, минуя секретаря, документы должны быть
переданы секретарю для регистрации.
5.1.4. При приеме (получении на почтовом отделении) конверты
(бандероли) с документами (за исключением с пометкой "лично") вскрываются
секретарём управления образования, проверяется правильность доставки и
оформления документов
и
проводится регистрация поступившей
корреспонденции.
5.1.5. Документы регистрируются в день поступления, создаваемые – в день
подписания.
Регистрация документов-ответов осуществляется в журнале регистрации
исходящей корреспонденции.
5.1.6. Не подлежат регистрации документы, содержащиеся в приложении 7.
5.1.7. Предварительное рассмотрение
и распределение входящей
корреспонденции проводит начальник управления образования.
5.1.8.Структурные подразделения управления образования получают
документы у секретаря управления образования.
5.2. Порядок рассмотрения документов
5.2.1. Подготовка к рассмотрению документов, поступивших в управление
образования, осуществляется секретарем управления образования.
Формируется папка и документы передаются на рассмотрение начальнику
управления образования (заместителю).
5.2.2. На документах, требующих исполнения, начальник управления
образования (в его отсутствие –заместитель) определяет исполнителя и дает
указания в резолюции по исполнению документов.
В состав резолюции входят следующие элементы:
62
и инициалы должностного лица или лиц,
исполнитель
(фамилия
которым дается поручение);
содержание поручения;
срок исполнения поручения;
подпись;
дата;
При наличии в резолюции нескольких исполнителей, то исполнителем
считается лицо, указанное в резолюции первым.
5.3. Контроль исполнения документов и поручений
5.3.1. Общие положения
Основная задача организации контроля в управлении образования обеспечение своевременного, качественного и в полном объеме исполнения
документов и поручений.
В управлении образования контролю подлежат:
акты губернатора, Законодательного Собрания Пермской области, письма
заместителей губернатора области, акты главы района, решения Земского
Собрания района, поручения главы района , акты и письма Департамента
образования Пермской области.
Организация контроля в управлении образования включает:
постановку на контроль;
предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
снятие с контроля;
направление исполненного документа в дело;
анализ состояния исполнительской дисциплины, информирование
руководства.
5.3.2. Организация контроля за исполнением служебных документов
5.3.2.1. Постановка документов на контроль и ведение контроля
Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие
исполнения.
Передача
документов
от
начальника
управления
образования
непосредственно исполнителю (ответственному исполнителю), минуя секретаря
управления образования, не допускается.
Документы, поступившие в структурное подразделение не по компетенции,
незамедлительно возвращаются секретарю управления образования.
5.3.2.2. Работа исполнителей с документами
Руководителями структурных подразделений управления образования
срочные документы рассматриваются в день их поступления, остальные - не
позднее следующего дня и передаются непосредственному исполнителю.
Исполнитель обеспечивает своевременное, полное и качественное
исполнение документа, осуществляет:
сбор, обработку и обобщение поступающей информации;
подготовку информации о ходе и итогах исполнения документов;
согласование и представление руководителю на рассмотрение, визирование
или подписание;
63
контроль за их прохождением до снятия с контроля.
Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни,
увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения
документов, обязан передать другому работнику по согласованию с
руководителем структурного подразделения, все контролируемые документы.
Напоминание исполнителю (ответственному исполнителю) о приближении
установленных сроков исполнения документов осуществляется секретарем
управления образования .
Сроки исполнения документов.
Сроки исполнения документа определяются начальником управления
образования исходя из сроков, установленных организацией или должностным
лицом, направившими документ, а в случае их отсутствия – нормативными
документами.
Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
содержащие конкретную дату исполнения - в указанный срок;
имеющие пометку "срочно" - в 3-дневный срок; пометку "оперативно" - в
10-дневный срок;
без указания конкретной даты исполнения - в срок не более месяца с даты
регистрации документа в управлении образования;
протесты прокуратуры Куединского района - в 10-дневный срок со дня
получения;
представления прокуратуры Куединского района - в срок не более месяца со
дня получения.
Если установленный срок исполнения документа приходится на выходные
или праздничные дни, сроком их исполнения считается последний рабочий день
перед выходными и праздничными днями.
5.3.3. Порядок снятия документов с контроля
Документ считается исполненным и снимается с контроля после
фактического выполнения поручений по существу, документированного
подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным
организациям и лицам (если в представленных по нему материалах о выполнении
не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку) и
сдачи его в дело.
Содержание информации о результатах исполнения документа должно быть
ясным, кратким, обоснованным.
При недокументированном решении вопроса отметка об исполнении
входящего документа, по которому не предусмотрена подготовка ответа,
оформляется его исполнителем (ответственным исполнителем) на первом листе
документа в нижнем левом углу и содержит краткие сведения о его исполнении
(например, "сообщено по телефону…", "проведено совещание", "принято
распоряжение главы администрации района от …. № …." и т.п.), слова "Снять с
контроля", "В дело", подпись исполнителя и дату.
5.3.4. Ответственность за неисполнение документов
За неисполнение или ненадлежащее исполнение документов, нарушение
установленных сроков их исполнения, а также настоящей Инструкции к
64
руководителям
структурных подразделений
и
специалистам
управления образования применяются меры дисциплинарного и материального
воздействия по инициативе начальника управления образования.
5.4. Регистрация, обработка и отправка исходящих документов
5.4.1. Регистрацию и отправку исходящих служебных писем, подписанных
начальником управления образования
осуществляет секретарь управления
образования.
5.4.3. Регистрация документов-ответов осуществляется в журнале
регистрации исходящей корреспонденции.
После исполнения документа исходящим номером ответа по данному
исполненному документу является самостоятельный номер.
Инициативным
исходящим
документам
присваивается
также
самостоятельный исходящий номер в соответствии с журналом регистрации.
5.4.4. Документы, предназначенные для отправки, передаются секретарю
начальника управления образования полностью оформленными, подписанными,
скомплектованными со всеми приложениями в количестве экземпляров,
обеспечивающих подшивку обязательного экземпляра в дело у секретаря
начальника управления образования, а также отправку по всем указанным
адресам рассылки.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на
доработку..
5.4.5. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется
в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными
постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 № 725.
5.4.6. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и
отправляться в день их подписания и регистрации.
5.4.7. Отправка документов по каналам электронной почты
и
факсимильной связи осуществляется в соответствии с разделами 5.5. и 5.6.
Инструкции.
5.5.
Прием, обработка и передача документов по каналам
факсимильной связи
5.5.1. Факсимильная связь предназначена для оперативной передачи
информации и приема этой информации в виде копии (факсимиле).
Средства факсимильной связи установлены
в хозяйственноэксплуатационной группе управления образования (262-3-17-23).
Служебные документы, передаваемые и принимаемые по каналам
факсимильной связи, юридической силы не имеют.
5.5.2. Документы, передаваемые по факсимильной связи, должны быть
зарегистрированы по месту регистрации данного вида документа.
65
5.5.3. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа,
выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.
Запрещается передавать тексты документов с пометкой "Для служебного
пользования".
5.5.4. Персональная ответственность за правильность передачи (приема)
возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.
Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам
факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ к
передаче, и руководителя соответствующего подразделения.
5.6. Порядок приема, обработки и передачи документов по
электронной почте
Порядок работы с электронной почтой в управлении образования
определен распоряжением губернатора Пермской области от 01.11.2001 № 613-р
«О порядке работы с электронной почтой в исполнительных органах
государственной власти области».
5.6.1. Официальным адресом электронной почты администрации
Куединского района является адрес: ruokueda@ocpi.ru
5.6.2. В управлении образования прием электронных копий документов для
отправки и отправка осуществляются в течение рабочего дня секретарем
автоматизированной системы делопроизводства или в его отсутствие оператором электронной связи.
5.6.3. Для обработки, передачи и приема информации по электронной почте
назначается ответственный специалист – оператор электронной почты.
5.6.7. Для отправки по электронной почте исполнитель представляет файл
на дискете (файл должен быть подготовлен в текстовом редакторе Microsoft Word
97 или в электронных таблицах Microsoft Excel 97).
Оператор электронной почты отправляет документ адресату. После
отправки электронная копия на дискете возвращается исполнителю.
5.6.8. Прием документов оператором электронной почты производится не
реже двух раз в течение рабочего дня, время обязательного приема с 9.00 до 10.00,
с 16.00 до 17.00.
5.6.9. При получении электронного сообщения оператор:
распечатывает электронную копию на бумагу в 1 экз..
передает копию документа на бумажной основе начальнику управления
образования, рассмотрения и передачи адресату.
66
5.7. Порядок выполнения копировально-множительных работ
5.7.1. Выполнение копировально-множительных работ в управлении
образования производится в хозяйственно-эксплуатационной группе, а также на
копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях
управления образования.
5.7.2. Целесообразность и порядок копирования документов и материалов
для других организаций устанавливается начальником управления образования.
5.7.3. На копирование сдаются, как правило, первые экземпляры
(подлинники) документов в несброшюрованном виде, четко напечатанные на
стандартных листах бумаги формата А3, А4 или А5.
5.8. Учет объема документооборота
5.8.1. Объем документооборота составляет количество документов за
определенный период времени.
Объем документооборота определяется суммированием количества
входящих, исходящих, внутренних документов, а также нерегистрируемых
документов.
5.8.2. Подсчет объема документооборота проводится по регистрационным
формам в местах регистрации документов.
5.8.3. При подсчете документооборота за единицу учета принимается
каждый экземпляр документа.. Входящие, исходящие, внутренние документы
подсчитываются раздельно.
5.8.4. Сведения об объеме документооборота в управлении образования
составляются специалистом по делопроизводству.
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Организация документов в делопроизводстве – совокупность видов
работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов,
формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу на хранение
в архив администрации района в соответствии с требованиями, установленными
государственными
стандартами на документы, а также нормативнометодическими документами по делопроизводству и архивному делу.
Правильная организация документов в делопроизводстве обеспечивается
составлением номенклатур дел и формированием дел.
67
6.1. Составление номенклатуры дел
6.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований
(заголовков) дел, заводимых в структурных подразделениях управления
образования, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном
порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации
группировки
исполненных документов в дела, систематизации, учета и поиска дел,
определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для
составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а
также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.1.1.1. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться
положением о структурном подразделении управления образования; штатным
расписанием; планами и отчетами о работе; номенклатурами дел за
предшествующие годы; перечнями документов с указанием сроков их хранения.
Изучаются также документы, образующиеся в их деятельности, виды, состав и
содержание.
Структурное подразделение управления образования обязано в месячный
срок разработать перечень наименований дел и представить её секретарю
начальника управления образования для оформления и согласования с архивным
отделом администрации района (далее - Архив).
6.1.2. Номенклатура дел в управлении образования, в структурных
подразделениях:
составляется лицом, ответственным за работу с документами;
согласовывается с архивом администрации района;
подписывается начальником управления образования.
Ответственность за составление номенклатур дел в структурных
подразделениях управления образования возлагается на их руководителей.
Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом
постоянного срока хранения.
Сводная номенклатура дел (номенклатура дел) в конце каждого года
уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего
календарного года.
6.1.3. Требования к составлению номенклатуры дел.
6.1.3.1. Составление номенклатуры следует начинать с определения и
изучения состава образующихся (предполагаемых к заведению) дел и содержания
включаемых в неё документов и дел.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все
документируемые участки работы и направления деятельности, справочные,
контрольные картотеки и журналы учета; переходящие дела (дела, ведущиеся
более одного года); не завершенные делопроизводством дела ликвидированного
подразделения, правопреемником которого является данное структурное
подразделение.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания (брошюры,
68
бюллетени, справочные, реферативные журналы и т.п.).
6.1.3.2. После определения состава
документов, включаемых в
номенклатуру дел, производится составление заголовков и их систематизация.
Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное
содержание и состав документов дела, быть чётко и кратко сформулированным.
Не допускается использование в заголовке дела неконкретных
формулировок ("руководящие материалы", "переписка по общим вопросам",
"справочные материалы", "отчетность", "снабжение" и т.п.), а также вводных
слов, сложных синтаксических оборотов, сокращенных слов, сокращения в
наименовании организаций и т.п.
Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в
следующей последовательности:
наименование вида дела (дело, документы, переписка, журнал и т.д.) или
разновидности документов (приказы, протоколы, планы и т.д.);
наименование автора документа (в некоторых случаях);
название организации, которой адресованы или от которой будут
получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела;
наименование территории (местности), с которой связано содержание
документов дела (в некоторых случаях);
дата (период), к которым относятся документы дела (за год, на квартал, за
месяц и т.д.);
В названиях дел, содержащих
организационно-распорядительные
документы, указывается вид документа и автор, например: "Приказы начальника
управления образования по …".
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не
связанных последовательностью исполнения, употребляется термин "документы"
с указанием в скобках основных разновидностей документов в деле, например:
"Документы (обзоры, отчеты, справки, сведения) о результатах социологических
исследований и опросов, мониторинговых опросов".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому
вопросу она ведется. При этом при переписке с разнородными корреспондентами
последние в заголовке дела не перечисляются, например: "Переписка о
материально-техническом обеспечении деятельности".
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка
ведется только с ним, например: "Переписка с Государственным архивом
Пермской области по работе архивного отдела района".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,
указывается период времени (месяц, квартал, полугодие, год), на (за) который
будут составлены документы.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется
общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки
каждого тома (части), уточняющие заголовки дела.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления
дел.
69
6.1.3.3. Расположение
всех разделов, подразделов и дел в
номенклатуре закрепляется индексацией дел (условным обозначением каждого
дела).
6.1.3.4. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в
которой каждая графа имеет своё назначение и требует правильного заполнения.
Особенности заполнения граф номенклатуры дел.
В графе 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру дел, с учетом цифрового обозначения структурного
подразделения управления образования.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей),
которые группируются по разделам, подразделам номенклатуры дел.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов
номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих
дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих
организационно-распорядительные документы, затем – плановые и отчетные,
переписка,
документы о деятельности коллегиальных органов, затем
располагаются заголовки дел в порядке убывания сроков хранения документов.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются сроки хранения дела и номера статей со ссылкой на
Перечень типовых управленческих документов.
6.1.3.5. При
появлении
в
управлении
образования
новых
документированных участков работы в течение года может составляться
дополнение к действующей номенклатуре дел.
6.1.3.6. По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется
итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) отдельно постоянного и
временного хранения.
6.2. Формирование и оформление дел
6.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в
соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
6.2.2. Формирование и хранение дел осуществляется по месту их
образования или регистрации лицами, ответственными за работу с документами,
или исполнителями (специалистами).
6.2.3. Контроль за правильным формированием и оформлением дел в
структурных
подразделениях
управления
образования
осуществляется
руководителями структурных подразделений.
6.2.4. Работа по формированию дел включает в себя раскладку и подшивку
документов по папкам (делам) в определенной последовательности внутри дела,
осуществляемых ежедневно. В дело должны помещаться документы, которые по
содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре.
70
6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные
правила и помещать в дело:
документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
только исполненные документы;
документы одного календарного года (за исключением переходящих дел);
раздельно документы постоянного и временного хранения;
ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях;
документы, относящиеся к решению одного вопроса.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату; проекты
документов, лишние экземпляры, черновики, конверты.
Дело должно содержать не более 250 листов (если объём значительно
превышает 250 листов, дело разделяется на 2 и более томов). При наличии
нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом
томе с добавлением обозначений "т.1", "т.2" и т.д.
6.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопроснологической последовательности или их сочетании; по видам документов, по
номерам, по алфавиту и т.д. Необходимо учитывать особенности группировки в
дела отдельных категорий документов.
Распорядительные документы группируются
в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами,
являются приложениями к ним и группируются вместе с перечисленными
документами.
Распорядительные документы по основной деятельности формируются
отдельно от документов по личному составу.
Приказы руководителя по личному составу формируются в отдельные дела
с учетом сроков их хранения: приказы по личному составу о назначении,
освобождении от должности, перемещении, поощрении (срок хранения 75 лет)
группируются отдельно от приказов о предоставлении основных, учебных
отпусков, взысканиях и др. (срок хранения 5 лет).
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Ведение личных дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с
указом главы администрации района от 14 сентября 2000 года № 239 "О порядке
ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Пермской
области и государственные должности государственной службы Пермской
области".
Плановые и отчетные документы помещаются в делах того года, к
которому относятся по содержанию, независимо от времени их составления (план
на 2002 год, составленный в 2001 году, должен подшиваться в дело 2002 года;
отчет за 2001 год, составленный в 2002 году, относится к документам 2001 года).
Перспективные планы на несколько лет формируются в деле первого года, а
отчеты по выполнению перспективных планов – в деле последнего года.
Переписка группируется за календарный год. При возобновлении
переписки по определённому вопросу, начавшейся в предыдущем году,
71
дела текущего года с указанием индекса
документы группируются в
дела предыдущего года.
Протоколы формируют в книгах, в которых ведутся. Протоколы в книге
располагаются по хронологии и по порядку номеров в пределах одного
календарного года.
Квитанции, счета, наряды, накладные и другие документы, имеющие
порядковый номер, внутри дела размещают по порядку номеров.
Формирование в дела документов о рассмотрении обращений граждан, а
также кадровых и бухгалтерских, имеют свою специфику. Требования к их
формированию устанавливаются соответствующими документами.
6.2.7. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с
установленными правилами. Оформление включает в себя комплекс работ по
описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению
заверительной надписи.
Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Оформление дел осуществляется лицами, ответственными за работу.
6.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное
оформление дел.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу подлежат полному оформлению: оформление реквизитов обложки дела
по установленной форме, нумерация листов в деле, составление листа –
заверителя дела,
составление в необходимых случаях внутренней описи
документов дела; подшивка и переплет дел; внесение необходимых уточнений в
реквизиты обложки дела.
6.2.9. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению (допускается хранение документов в скоросшивателях;
допускается документы в деле при обработке не пересистематизировать, листы
дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять).
6.2.10. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и
по личному составу оформляется по установленной форме (приложение 9) при
заведении дела (с момента включения в него первого исполненного документа) и
при обработке и описании законченных делопроизводством дел.
На обложках дел указываются реквизиты:
полное наименование учреждения;
заголовок и индекс дела (переносятся из номенклатуры дел), на корешок
дела переносится только индекс;
дата дела (тома, части) – дата заведения и окончания дела в
делопроизводстве; обозначаются месяц и год или число, месяц и год (для
распорядительной документации, а также состоящих из нескольких томов или
частей дел) составления или регистрации самого раннего и самого позднего
документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими
цифрами, название месяца – словом.
количество листов в деле (переносится из заверительной надписи дела,
форма листа-заверителя дела приведена в приложении 10);
72
срок хранения дела (переносится из номенклатуры дела);
архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) проставляется на
обложках дел постоянного хранения после утверждения архивным отделом
администрации района.
Надписи на обложке дела следует выполнять четко, черными,
светостойкими чернилами (пастой или тушью).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовков дел
на обложках содержанию подшитых документов в заголовок вносятся изменения
и дополнения, уточняются дата дела, номера документов в деле (например:
протоколы заседаний комиссии с № 1 по № 10).
6.2.11. Для учета документов определенных категорий постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой
данной документации (особо ценные, личные дела), составляется внутренняя
опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также,
если дела сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не
раскрывают содержание документов.
6.2.12. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в
твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного
чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке или переплету
металлические скрепления из документов удаляются.
6.3. Организация оперативного хранения документов
6.3.1. С момента заведения и до передачи на архивное хранение или
уничтожение дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений управления образования и лица,
ответственные за работу с документами, обязаны обеспечивать сохранность
документов и дел.
6.3.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения находятся в
структурных подразделениях для практического использования в течение
делопроизводственного года (кроме личных дел муниципальных служащих). В
начале следующего делопроизводственного года
передаются на архивное
хранение.
Дела временного (до 10 лет) хранения находятся в структурных
подразделениях до истечения срока их хранения и последующего уничтожения в
соответствии с установленным порядком.
6.3.3. Дела хранятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этих
целей помещениях; располагаются в вертикальном положении корешками
наружу. На полках шкафов дела располагаются по годам, в порядке номеров по
номенклатуре дел слева направо и сверху вниз, на корешках обложек дел
указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из неё
помещаются в отдельном деле или на внутренней стороне дверок шкафа.
73
6.3.4. Изъятие документов и выдача документов из дел постоянного
хранения не разрешается. В исключительных случаях изъятие документов может
производиться налоговыми органами, органами дознания, предварительного
следствия, прокуратурой на основании постановлений этих органов в
соответствии с действующим уголовно – процессуальным законодательством
Российской Федерации. Изъятие документов производится с ведома руководителя
и в присутствии должностных лиц, у которых проводится изъятие; с
обязательным оформлением
протокола, акта об изъятии подлинников
документов,
копии которых вручаются под расписку соответствующему
должностному лицу. В деле обязательно оставляются заверенные копии изъятых
документов и акт о причинах выдачи подлинника.
Выдача дел или изъятие документов должны осуществляться с ведома и
под контролем делопроизводственной службы (лица, ответственного за работу с
документами), с оформлением соответствующих отметок в учетных документах.
ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
Документы, образующиеся в деятельности управления после проведения
экспертизы их ценности в установленном порядке подлежат передаче на
хранение в архив администрации района.
Структурные подразделения управления образования должны обеспечить
отбор, учет, сохранность, качество обработки документов постоянного хранения и
по личному составу, своевременную передачу документов постоянного хранения
в архив.
Для хранения документов, имеющих практическое значение (согласно
номенклатур дел, особо по личному составу),
для их учета, использования,
отбора и подготовки к передаче на архивное хранение структурные
подразделения управления образования образуют временные архивы. Назначается
лицо, ответственное за сохранность архива.
Подготовка документов к передаче в архив администрации района
включает работу делопроизводственной службы (лиц, ответственных за работу с
документами) и лиц, ответственных за работу с документами в структурных
подразделениях,
по
проведению
экспертизы
ценности
документов,
формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении
к уничтожению документов и дел.
Подготовка документов к передаче на архивное хранение осуществляется
в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов.
7.1. Экспертиза ценности документов
7.1.1. Экспертиза ценности документов – отбор документов на
государственное хранение или установление сроков их хранения на основе
принятых критериев.
7.1.2. Экспертиза ценности документов
на стадии делопроизводства
проводится при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и
74
проверки
правильности
отнесения документов к делам; при подготовке
дел к передаче в архив администрации района.
7.1.3. Экспертиза ценности документов в структурных подразделениях
проводится ежегодно лицами, ответственными за работу с документами,
совместно со секретарем управления образования и под непосредственным
методическим руководством архива администрации района.
7.1.4. При проведении экспертизы ценности производится отбор
документов и дел:
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения - для передачи в архив
подразделения;
временного (до 10 лет) хранения и с отметкой "До минования надобности"
– для дальнейшего хранения в структурных подразделениях по месту
формирования;
с истекшими сроками хранения - для выделения к уничтожению.
7.1.5. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании
номенклатуры дел на соответствующий календарный год с обязательным
полистным просмотром дел, а также на основании перечней документов с
указанием сроков их хранения. При полистном просмотре из дел постоянного
хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры и неоформленные копии
документов, черновики; не относящиеся к вопросу документы временного срока
хранения.
Дела временного хранения с отметкой архивного отдела также
просматриваются полистно с целью выявления и выделения из их состава
документов постоянного хранения.
Не допускается проведение отбора дел для хранения или к уничтожению
на основании только заголовков дел.
7.1.6. По результатам экспертизы ценности документов в структурных
подразделениях составляются по установленным формам описи дел
подразделений и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
хранению, и (или) сводный акт (акт) о выделении к уничтожению документов , не
подлежащих хранению (приложение 10)
Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек
к 1 января того года, в котором составлен акт. Например: дела с трехлетним
сроком хранения, законченные делопроизводством в 2000 году, могут быть
включены в акт, составленный не ранее 1 января 2004 года; с пятилетним сроком
хранения – не ранее 1 января 2006 года
7.1.7. Включенные в акт документы уничтожаются децентрализованно в
соответствии с установленным порядком. Использование вышеназванных
документов для хозяйственных нужд запрещается.
75
7.2. Описание дел
7.2.1. На все завершенные в делопроизводстве структурных подразделений
дела ежегодно составляются описи отдельно на дела постоянного хранения,
временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. На дела временного
(до 10 лет) хранения описи не составляются.
Составление описей дел осуществляется под непосредственным
методическим руководством архивного отдела администрации района.
Описи дел структурных подразделений в зависимости от порядка,
установленного инструкцией по делопроизводству, составляются лицами,
ответственными за работу с документами в структурных подразделениях.
Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел
структурных подразделений несут руководители этих подразделений.
7.2.2. Опись
дела
–
архивный
справочник,
содержащий
систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и
предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись
представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой)
законченной нумерацией.
7.2.3. Описи дел структурного подразделения составляются ежегодно по
установленной форме на прошедшие экспертизу ценности, сформированные и
оформленные в соответствии с требованиями подраздела 6.2. настоящей
Инструкции дела, и представляются в архив (лицу, ответственному за архив)
через год после завершения дел в делопроизводстве.
Документы постоянного хранения
структурных подразделений
управления образования передаются в архив администрации района по описям
дел.
7.3. Подготовка и передача документов на архивное хранение
7.3.1. В архив передаются дела с исполненными документами постоянного.
хранения. Их передача производится только по описям дел.
7.3.2. Сформированные и обработанные дела с исполненными документами
постоянного хранения передаются в архив по истечении делопроизводственного
года.
7.3.3. Дела временного (свыше 10 лет, до 10 лет включительно) хранения
передаче в архив не подлежат, хранятся по месту их формирования и по
истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
7.3.4. В период подготовки дел к передаче на архивное хранение лицом,
ответственным
за архив, предварительно проверяется
правильность их
формирования и оформления; соответствие количества дел, включенных в опись,
количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные
при проверке недостатки в формировании и оформлении дел специалисты
структурных подразделений обязаны устранить.
76
7.3.5. Приём
каждого
дела производится специалистами архивного
отдела администрации района, в присутствии ответственного за работу с
документами. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и
прописью количество фактически принятых дел, дата приёма – передачи дел,
проставляются подписи лиц, передавшего и принявшего дела.
В случае обнаружения утраты
дел, числящихся по номенклатуре,
принимаются меры по их розыску. Если принятые меры не дали результатов,
составляется справка о причинах отсутствия дел за подписью начальника
управления образования. Справка вместе с описью дел передается в архив.
ПОРЯДОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
8.1. В
управлении
образования,
дошкольных
образовательных
учреждениях, учреждениях дополнительного образования для заверения
подлинности подписи должностного лица на документах, соответствия копии
документа подлиннику применяются гербовая печать с изображением Герба
Куединского района и штампы.
В общеобразовательных учреждениях для заверения документов о
среднем (полном) общем образовании, основном общем образовании применяется
гербовая печать с изображением Герба Российской Федерации, в других
документах гербовая печать с изображением Герба Куединского района.
8.2. Оттиск печати проставляется на документах, отражающих
информацию
о
фактах,
имеющих
особое
юридические
значение;
удовлетворяющих права организации или отдельных лиц; фиксирующих факты,
связанные с
финансовыми средствами
и материальными ценностями;
обретающих юридическую силу лишь с момента заверения печатью.
Оттиск печати проставляется в строго определенном месте и должен захватывать
часть наименования должности лица, подписавшего документ.
Оттиск печати должен быть хорошо читаемым.
8.3. Гербовая печать управления образования (хранятся у главного
бухгалтера). Проставляются на документах, подписанных начальником
управления образования и его заместителем; в документах, указанных в Перечне
документов, на которых проставляются гербовая печать (приложение 11)
77
Приложения
к инструкции по делопроизводству
в управлении образования
администрации Куединского района
Приложение № 1
к инструкции по делопроизводству
Примерный перечень
наиболее применяемых видов и разновидностей организационнораспорядительных документов
Организационные документы
Договор
Рекомендации
Инструкция (должностная
Смета
инструкция)
Тарифная сетка
Нормативы
Устав
План (прогноз)
Штатное расписание
Положение
Программа
Правила
Распорядительные документы
Решение
Приказ
Протокол
Информационно-справочные документы
Автобиография
Объяснительная записка
Акт
Отчет
Анкета
Письмо
График
Перечень (список)
Доклад
Справка
Докладная записка
Сводка
Заключение (отзыв)
Характеристика
Заявление
Разновидности писем (по содержанию и назначению)
Письмо-предложение
Письмо-подтверждение
Письмо-просьба
Письмо-напоминание
Письмо-требование
Письмо-уведомление
Письмо-извещение
Письмо-разъяснение
Гарантийное
Рекламное
Информационное
Сопроводительное
Письмо-приглашение
Группы писем
Инициативные (письмо-запрос)
Ответные (письмо-ответ)
78
Приложение № 2
к инструкции по делопроизводству
Перечень бланков документов управления образования
Бланки распорядительных документов:
Решение Совета управления;
Приказ начальника управления образования
Бланки документов управления образования
Общий (А4);
Письмо (А4, А5).
Приложение № 3
к инструкции по делопроизводству
Требования к изготовлению текстовых документов
Документы печатаются с использованием текстового редактора Word 97
шрифтом Times New Roman, имеют поля: левое- 2 см, правое- 1 см, верхнее -2 см,
нижнее- 2 см.
На бланке с гербом Куединского района верхнее поле – 064 см.
Номера на страницах проставляются посередине верхнего поля листа.
Реквизит «Наименование вида документа», слова СОГЛАСОВАНО,
ПРИКАЗЫВАЮ, РЕШИЛИ печатаются прописными буквами.
Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля. Точка в
конце заголовка не ставится. Заголовок выделяется полужирным шрифтом.
Основной текст печатается шрифтом № 14.
В реквизите «Подпись» наименование должности печатается от левой
границы текстового поля. Расшифровка подписи – на уровне последней строки
наименования должности без пробела между инициалами и фамилией с
выравниванием по правому краю.
Отметка исполнителя и номер телефона печатается в левом нижнем углу
шрифтом № 12.
Приложение № 4
к инструкции по делопроизводству
Форма протокола
Наименование общеобразовательного учреждения
ПРОТОКОЛ
04.02.2004
№5
п.Куеда
Заседания педагогического Совета
Председатель
А.И.Егоров
Секретарь
Ю.И.Краснова
Присутствовали: должности, фамилии и инициалы присутствующих
ПОВЕСТКА ДНЯ:
79
1. О …..
Доклад зам.директора О.Е.Анисимова
2. О ….
Сообщение бухгалтера В.К.Осиповой
1. СЛУШАЛИ:
О.Е.Анисимов – изложение содержания доклада
ВЫСТУПИЛИ:
Е.А.Егоров- содержание доклада
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1.Утвердить…..
1.2.Представить….
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Председатель
Секретарь
подпись
подпись
расшифровка
расшифровка
наименование общеобразовательного учреждения
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
04.02.2004
№5
п.Куеда
Заседания педагогического Совета
ПОВЕСТКА ДНЯ:
2. Утверждение программы по воспитанию……
Докладчик С.В.Никонова
2. СЛУШАЛИ:
С.В.Никонова ознакомила членов педагогического совета с программой по
воспитанию……
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1.Рекомендовать программу…..
Председатель
Секретарь
подпись
подпись
расшифровка
расшифровка
80
Приложение № 5
к инструкции по делопроизводству
ПРИМЕРНАЯ СТРУКТУРА ТЕКСТА
должностной инструкции для работников
Должностная инструкция работника состоит из следующих разделов: общие
положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения (связи по
должности), ответственность работника, оценка работы.
В общих положениях устанавливаются основные задачи работника. Например:
основная задача делопроизводителя — прием, регистрация входящих и
отправка исходящих документов;
порядок замещения должности, то есть кем назначается и освобождается от
должности данный работник;
профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы
и др.);
основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.
В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или участок
работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых
складывается выполнение возложенных функций. Например, регистрация
документов может слагаться из таких работ: заполнение карточек, ведение
картотеки, выдача справок по телефону и т.д.
В разделе «Обязанности работника» указываются:
обязанности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и
выдачей информации;
обязанности, предполагающие обязательное использование определенных
форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием
дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.);
обязанности, требующие соблюдения сроков выполнения конкретных
действий;
порядок исполнения поручений; этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
В разделе «Права работника» определяются права работника для реализации
порученных ему функций и выполнения обязанностей.
В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от
которых исполнитель получает и которым передает информацию, структура и
сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем
они согласовываются и т.д.
В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить
степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования
прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность
выполнения. Качество работы определяется в первую очередь выполнением
обязанностей, изложенных в должностной инструкции.
С должностной инструкцией ознакомлен __________________ (Расшифровка )
81
Приложение № 6
к инструкции по делопроизводству
Образец служебного письма
УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ
администрации
Куединского района
Пермской области
ул. Гагарина, 27
п. Куеда, 617700,
Тел.(262) 3-14-24, 3-17-93,
факс 3-17-23
ruokueda@ocpi.ru
ИНН 5939000090 КПП 593901001
02.03.2004 № 141
На № _________ от ____________
Директору
Профессионального училища № 89
В.Н.Федюкову
О проведении обучения
водителей
Просим провести обучение водителей управления образования по
ежегодной 20-ти часовой программе обучения на перевозку грузов и пассажиров:
№
1.
2.
3.
4.
Ф.И.О.
Харисов Марсиль Салимгараевич
Сафин Камил Кадимович
Гайдулин Радислав Александрович
Лиханов Александр Вячеславович
Начальник управления образования
В.В.Новиков
3 17 23
Год рождения
1952
1972
1961
1976
А.И.Горбунов
82
Приложение № 7
к инструкции по делопроизводству
Перечень документов, не подлежащих регистрации
Входящие служебные письма и телеграммы, адресованные структурным
подразделениям управления образования.
Внутренние документы за подписью руководителей структурных
подразделений управления образования.
Исходящие служебные письма и телеграммы, подписанные руководителями
структурных подразделений управления образования.
Бухгалтерские документы, счета на оплату.
Документы на иностранных языках без перевода.
Периодические издания.
Оперативные сводки ОВД.
Поздравительные письма, телеграммы, открытки.
Пригласительные билеты.
Прогнозы погоды.
Рекламные извещения, прейскуранты, каталоги, проспекты.
Статистические сведения.
Тематические и специальные сборники без сопроводительных писем.
Учебные планы, программы семинаров, конференций (без сопроводительных писем
Приложение № 8
к инструкции по делопроизводству
Форма обложки
дела постоянного и временно (свыше 10 лет) хранения
Наименование учреждения
Индекс дела
Заголовок дела
Крайние даты
Срок хранения
Год
Кол-во листов
83
Приложение № 9
к инструкции по делопроизводству
Образец заверительной надписи
В деле №________________, описи №_____________, фонда №___________
Подшито и пронумеровано ___________________________________листа.
_________________________________________________________________
должность, подпись
должность, подпись принявшего дело
«__»_________________ г.
Приложение № 10
к инструкции по делопроизводству
Образец АКТА на уничтожение документов, не подлежащих хранению
Утверждаю
Начальник управления образования
администрации Куединского района
_______________ А.И.Горбунов
АКТ
от «___»___________________200_ года
Мы, нижеподписавшиеся, главный бухгалтер управления образования
Н.А.Проскурякова, зам.начальника Л.М.Абзятова, специалист С.В.Молчанова
составили настоящий акт на списание и уничтожение документов в связи с
истечением срока хранения
№ индекс наименование
года
срок
хране
ния
1. 04-3
Квартальный бухгалтерский отчет
1999,
3 года
управления и подведомственных
1998,
учреждений
2000
2. 04-4
Месячные бух.отчеты и
1999,
3 года
подведомственных учреждений
1998,
2000
4. 04-8
Главная книга
1996,
5 лет
1997
Подписи:
84
Приложение № 11
к инструкции по делопроизводству
Перечень документов, на которых проставляются гербовые печати
Штатных расписаниях;
Служебных удостоверениях;
Почетных грамотах;
Благодарственных письмах;
Наградных листах;
Договорах и соглашениях;
Доверенностях;
Командировочных удостоверениях;
Архивных справках;
Актах о выполнении работ;
Гарантийных письмах;
Банковских карточках;
Титульных списках;
В трудовых книжках;
Документах, заверение которых гербовой печатью предусмотрено специальными
нормативными актами;
Бухгалтерских, финансовых документах.
Размноженные экземпляры актов начальника управления образования (без
воспроизведения подписи) при их рассылке.
85
Утверждено
приказом управления образования
от 12.04.2004 № 72
ПОЛОЖЕНИЕ
о постоянно действующей экспертной комиссии
управления образования администрации Куединского района
1. Общие положения.
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создаётся для
организации и проведения методической к практической работы по экспертизе
ценности документов, отбору и подготовке к передаче на хранение документов
Архивного фонда Пермской области, образующихся в деятельности управления
образования.
1.2.
Экспертная комиссия является совещательным органом при
начальнике управления образования. Решения комиссии вступают в силу после
утверждения начальником управления образования.
1.3. В своей работе ЭК руководствуется приказами начальника управления
образования, перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК
управления образования.
1.4.
Экспертная комиссия возглавляется начальником управления
образования Персональный состав ЭК назначается приказом начальника
управления образования
из числа руководителей ведущих структурных
подразделений управления образования.
2. Основные задачи.
2.1.
Организация и экспертиза ценности документов на стадии
делопроизводства при составлении дел и формировании дел.
2.2. Проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их
к архивному хранению.
3. Основные функции ЭК.
3.1. Организует и проводит совместно со специалистами подразделений
работу по ежегодному отбору документов управления образования для
дальнейшего их хранения или к уничтожению.
3.2. Рассматривает и представляет на утверждение начальника управления
образования:
описи дел постоянного хранения;
описи дел по личному составу;
номенклатуру дел управления образования;
акты о выделении документов к уничтожению с истекшими сроками
хранения;
акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного
хранения и по личному составу.
86
4. Экспертная комиссия имеет право:
4.1. Давать рекомендации по вопросам разработки номенклатуры дел и
формирования дел в производстве, экспертизы ценности документов, розыска
недостающих дел постоянного хранения и по личному составу, упорядочения и
оформления документов.
4.2.
Запрашивать от руководителей структурных подразделении
объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов
постоянного и долговременного сроков хранения и по личному составу;
заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о
ходе подготовки документов к архивному хранению, следить за ходом и
требовать своевременного формирования и надлежащего оформления дел,
долговременных сроков хранения; о причинах утраты документов.
4.3. ЭК имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для
доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
5. Организация работы ЭК.
5.1. ЭК предприятия работает в контакте с архивом Куединского района,
получает от него соответствующие организационно-методические указания,
консультации, обучение по вопросам ведения делопроизводства и архива.
5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на
заседаниях ЭК (возможно с приглашением руководителей структурных
подразделений) по мере необходимости, по не реже 1 раза в гол. Заседания
протоколируются.
5.4.
Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Решение
принимается простым голосованием большинством голосов.
5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование документов,
ответственность за их сохранность, также контроль за использованием принятых
ЭК решений возлагается на секретаря комиссии.
Утверждено
приказом управления образования
от 12.04.2004 № 72
ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве управления образования администрации Куединского района
1. Общие положения
1.1. Документы управления образования администрации Куединского
района Пермской области, имеющие историческое, культурное, социальное,
экономическое значение, составляют часть Архивного фонда Пермской области и
подлежат постоянному хранению. В случае ликвидации управления образования
документы по личному составу в обязательном порядке передаются на хранение в
районный архив.
87
1.2. Управление образования администрации Куединского района
Пермской области обеспечивает сохранность, учёт, отбор, упорядочение и
использование документов, образующихся в его деятельности. За утрату и порчу
документов начальник управления образования и отвечающие за работу с
архивными документами несут ответственность в соответствии с действующим
законодательством.
1.3. В управлении образования для хранения документов Архивного фонда
Пермской области и законченных делопроизводством документов практического
назначения, их отбора, учёта, использования и обеспечения сохранности
создаётся архив. Управление образования обеспечивает архив необходимым
помещением, оборудованием и кадрами.
1.4.
Функции архива возлагаются на лица, ответственные за ведение
делопроизводства, документов по личному составу.
1.5. В своей работе архив управления образования руководствуется
законодательством РФ и Пермской области, законодательными актами по
архивному делу, приказами начальника управления образования, правилами
ведомственных архивов и другими нормативно-методическими документами
районного архива п.Куеда и настоящим Положением.
1.6. Положение об архиве составлено на основе примерного Положения,
утверждённого приказом Росархива от 18.08,93г., и утверждается начальником
управления образования.
1.7. Архив управления образования работает в соответствии с Правилами
работы ведомственных архивов и отчитывается перед начальником управления
образования.
1.8.
Контроль за деятельностью архива осуществляет начальник
управления образования.
1.9.Организационо-методическое руководство деятельностью
управления образования осуществляет архив Куединского района.
архива
2. Состав документов архива
В архив поступают:
2.1. Законченные делопроизводством управления образования документы
постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных
подразделений (отделов), документы временного (свыше 10 лет) срока хранения,
необходимые в практической деятельности документы по личному составу.
2.2.
Документы постоянного срока хранения и по личному составу
учреждений, подведомственных управлению образования.
2.3. Документы постоянного срока хранения и по личному составу
ликвидированных учреждений, непосредственно подчинённых управлению
образования.
2.4. Служебные и ведомственные издания.
2.5. Научно-справочный аппарат к документам архива.
3. Задачи и функции архива.
3.1. Основными задачами являются:
88
3.1.1.
Комплектование документами,
состав
которых
предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;
3.1.2. Учёт,
обеспечение
сохранности,
создание
научносправочного аппарата, использование документов хранящихся в архиве;
3.1.3. Осуществление
контроля
за
формированием
и
оформлением дел в делопроизводстве управления образования;
3.2. .В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет
следующие функции:
3.2.1. Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения
делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений
учреждения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными
Государственной архивной службой РФ;
3.2.2. Составляет не позднее, чем через 2 года после завершения
делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по
личному составу, представляет их на рассмотрение ЭК предприятия;
3.2.3. Осуществляет учёт и обеспечивает полную сохранность принятых на
хранение дел;
3.2.4. Организует использование документов:
информирует руководство и работников управления образования о составе
и содержании документов архива;
выдаёт в установленном порядке дела, документы и копии документов в.
целях служебного использования;
исполняет запросы и заявления граждан об установлении трудового стажа и
другим вопросам социально-правового характера и в установленном порядке
выдаёт копии документов и архивные справки;
ведёт учёт использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.5. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве;
участвует в работе экспертной комиссии управления образования;
3.2.6. Составляет номенклатуру дел управления образования, контролирует
правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также
подготовку дел к передаче в архив управления образования;
3.2.7. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации
работников архивов и. службы делопроизводства.
4. Права архива.
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1.
Контролировать выполнение установленных правил работы с
документами в структурных подразделениях управления образования.
4.2. Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые
для работы архива, с учётом обеспечения и исполнения всех возложенных на
архив задач и функций.
5. Ответственность ответственного за архив.
Заведующий архивным отделом (ответственный за архив)
ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.
несёт
89
Управление образования
администрации Куединского района
ПРИКАЗ
№ 93
5.05.2003
п.Куеда
О создании экспертной комиссии
Для рассмотрения проекта номенклатуры дел, отбора документов на
хранение и уничтожение, рассмотрения описей на дела постоянного срока
хранения, подлежащие передаче в архив Куединского района и описей на дела по
личному составу. Рассмотрение актов о выделении к уничтожению дел
временного срока хранения в управлении образования
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать экспертную группу в следующем составе:
Горбунов А.И.
председатель, начальник управления образования
Члены комиссии:
Абзятова Л.М.
зам.начальника управления образования
Проскурякова Н.А.
гл.бухгалтер управления образования
Новикова Г.А.
зав.методическим кабинетом
Молчанова С.В.
секретарь управления образования
2. Назначить ответственным за делопроизводство и сдачу дел в архив
Куединского района секретаря управления образования Молчанову С.В.
3. Считать утратившим силу приказ управления образования от 20.03.2000г.
№ 15
Начальник управления образования
А.И.Горбунов
90
Муниципальное
общеобразовательное
учреждение
«Красноярская ОШ»
Утверждаю
Директор МОУ «Красноярская
основная общеобразовательная
школа»
______________К.И.Карлышева
Примерная номенклатура дел школы
на 2004 год
Индекс Наименование дела
дела
01. Организация управления
01-1
Приказы, инструктивные письма
МО РФ по основной деятельности
01-2
Приказы, указания департамента
образования области, управления
образования района
01-3
Распорядительные документы
исполнительных органов местного
самоуправления, касающиеся
образовательной деятельности
01-4
Протоколы заседаний Совета школы
01-5
01-6
01-7
01-8
01-9
01-10
01-11
01-12
01-13
Протоколы совещаний при
директоре школы
Приказы директора школы по
основной деятельности
Сводная справка, свидетельство по
аттестации школы
Документы (акты, справки,
информации) проверок работы
школы вышестоящими
организациями
Устав общеобразовательной школы
Срок хранения
5 лет ст.21
5 лет ст.3 б
5 лет ст.5 б
Относящиеся к
деятельности –
постоянно
Относящиеся к
деятельности
школыпостоянно
Постоянно
ст.16
Постоянно
ст.17
Постоянно ст.
19 а
Постоянно на
месте
Постоянно
ст.27
Постоянно
ст.37
Положения и педагогическом
Постоянно ст.
совете, классном руководителе и др. 38
Свидетельство о государственной
Постоянно на
аккредитации школы
месте
Договор с учредителем
5 лет ст.337
Письменное уведомление о
регистрации образовательного
учреждения
Примечание
постоянно
После
окончания срока
действия
Осле выдачи
нового
91
01-15
Лицензия на образовательную
деятельность. Заключение
экспертной комиссии
Коллективный договор
01-16
Технический паспорт школы
01-17
Свидетельство о праве
собственности на землю
Должностные инструкции
работников
Книга учета бланков и выдачи
аттестатов о среднем образовании,
золотых и серебряных медалей
Книга учета бланков и выдачи
аттестатов об основном
образовании, похвальных листов
постоянно
Договоры школы с родителями
учащихся
Заявления родителей и учащихся о
приеме в школу
Переписка с организациями по
административно-хозяйственным
вопросам
Протоколы заседаний
общешкольных родительских
собраний (конференций)
Журнал учета проведения
общешкольных собраний
Социально-педагогический паспорт
школы
Паспорт материально-технического
обеспечения школы, технические
паспорта на приборы и
оборудование
Акты и сведения о мероприятиях по
охране труда и ТБ ( в т.ч.
противопожарной охране)
Правила внутреннего распорядка
5 лет ст.337
01-14
01-18
01-19
01-20
01-21
01-22
01-23
01-24
01-25
01-26
01-27
01-28
01-29
3 года
Постоянно
ст.369
постоянно
3 года ст.56
После
окончания срока
действия.
Передаются
после
ликвидации
учреждения
После замены
новыми
50 лет ст.322
50 лет ст.323
Перечень
документов со
сроками
хранения
Министерства
просвещения
(ПМП)
После истечения
срока договора
3 года ст. 499 б
3 года ст.874
ПМП
5 лет ст.324
ПМП
ДЗН
Постоянно
ст.523
3 года ст.375
3 года ст.1207
1 год ст.1074
ПМП
ПМП
92
01-30
01-31
01-32
01-33
01-34
01-35
01-36
01-37
02-1
02-2
02-3
02-4
02-5
02-6
школы
Письма, жалобы и заявления
граждан:
Относящиеся к деятельности школы Постоянно
ст.31 а
Личного и второстепенного
5 лет ст. 31 б
характера
Приемо-сдаточные акты,
Постоянно
составленные при смене
ст.61 а
руководства
Журнал регистрации входящей
3 года ст. 106
корреспонденции
Журнал регистрации исходящей
3 года ст.106
корреспонденции
Номенклатура дел школы
постоянно
Дело фонда (акты приема-передачи постоянно
на хранение, акты о выделении к
уничтожения, положение об архиве,
положение об экспертной комиссии,
приказ о назначении ответственного
за делопроизводство)
Описи дел:
постоянного срока хранения
Постоянно ст.
117 а
временного срока хранения
3 года ст. 117 б
Документы ( исторические и
Постоянно
тематические обзоры деятельности, ст.49
газетные, журнальные статьи,
заметки) по истории школы
02. Образовательная деятельность
Планы работы школы
Постоянно
ст.568
Текстовые отчеты школы об
Постоянно
образовательной деятельности
ст.575 а
Статистические отчеты о работе
10 лет
школы (ОШ-1, ОШ_2 и т.д.)
ст.210
Единое расписание образовательной 21 год ст.602
деятельности
Учебные планы и программы
Постоянно
развития школы. Экспертные
ст.271
заключения к ним.
Индивидуальные планы учителей,
5 лет ст.574
утвержденные экспертнометодическими Советами школ,
управления образования района
ПМП
ПМП
93
02-7
02-8
02-9
02-10
02-11
02-12
02-13
02-14
02-15
02-16
02-17
02-18
02-19
02-20
02-21
02-22
02-23
Протоколы заседаний
педагогического совета школы и
документы к ним
Протоколы заседаний предметных
МО педагогов
Протоколы заседаний
экзаменационной комиссии
Классные журналы
Постоянно
ст.355
ПМП
Планы работы группы продленного
дня
Журнал факультативных занятий
Журнал группы продленного дня
5 лет ст.312
Журнал учета пропущенных и
замещенных уроков
Журнал учета кружковой работы
Экзаменационные работы учащихся
5 лет ст.337
Экзаменационные билета
Документы (программы, договоры,
сметы) о предоставлении платных
дополнительных образовательных
услуг
Программы кружков, факультативов
Документы (планы, информации,
анализы) деятельности органов
ученического самоуправления
Журнал учета посещений
дополнительных занятий
Документы (планы, информации и
т.д.) по проведению школьных
мероприятий
Доклады на научно-практических
1 год ст.566
5 лет ст.311
ПМП
ДЗН ст.271
5 лет ст.313
ПМП
ПМП
5 лет ст.332
ПМП
Постоянно
ст.578
75 лет ст.592
5 лет
5 лет ст.332
5 лет ст.333
5 лет ст.618
1 год ст.587
ДМН ст.383
Постоянно
После истечения
срока хранения
изымаются
сводные данные
успеваемости и
перевода уч-ся
данного класса и
формируются в
отдельные дела,
хранятся 75 лет
ПМП
ПМП
ПМП на каждый
класс отдельный
ПМП
Оригинальные
или лучшие
отбираются на
постоянное
хранение
94
02-24
02-25
02-26
03-1
03-2
03-3
03-4
04-1
04-2
04-3
04-4
04-5
04-6
04-7
04-8
конференциях учителей
Документы (задания, списки, итоги)
по проведению олимпиад среди
учащихся школы
Информационные бюллетени по
обмену опытом работы
Документы (справки, отчеты,
докладные записки) об изучении
преподавания в школе, качества
знаний и уровня воспитания
учащихся, конспекты открытых
уроков
03. Социальный педагог
Протоколы заседаний
профилактической работы
Журнал учета индивидуальной
работы с учащимися
Сведения о социальном положении
учащихся
Индивидуальные программы
обучения учащихся
04. Библиотека
Годовой план, отчет о работе
библиотеки
Акты проверки библиотек4и
ст.297
5 лет
Постоянно
ст.871 а
3 года ст.316
Постоянно
ст.15
5 лет ст.495
ПМП
5 лет
Постоянно
ст.569
Постоянно
ст.130
1 год ст.812
Переписка о комплектовании
3 года ст.817
библиотечных и справочных фондов
Инвентарные книги учета
До ликвидации
литературы
библиотеки
ст.819
Книга суммарного учета
До ликвидации
библиотеки
библиотеки
ст.820
Журнал учета книг, принятых от
3 года ст.827
читателей взамен утраченных
Акты на списание книг и
10 лет ст.831
периодических изданий
Формуляры читателей
ПМП
3 года ст.847
ПМП
После
следующей
проверки
После проверки
библиотечного
фонда
После
перерегистрации
читателей и
возвращения
книг
95
04-9
04-10
04-11
05-1
05-2
05-3
05-4
05-6
05-7
05-8
06-1
06-2
06-3
06-4
06-5
06-6
06-7
06-8
06-9
Протоколы читательских
конференций
Журнал учета выдачи учебников по
классам
Документы о проведении
мероприятий с учащимися
(сценарии вечеров, диспутов,
викторин)
05. Музей
Книга учета фонда музея
10 лет ст.935
ДМН
5 лет
Постоянно на
месте
Планы работы музея
5 лет ст.167
Переписка об организации выставок 5 лет ст.754
ПМП
и участия в ней учреждений
образования
Экспозиционные планы, альбомы,
Постоянно
списки, описания экспонатов,
ст.755
каталоги, путеводители по
выставкам и музею, книги отзывов
Заявки на проведение экскурсий по 1 год ст.756
ПМП
музею
Книга учета посещений
постоянно
Акты приема и выдачи экспонатов
постоянно
из музея
06. Работа с кадрами
Приказы руководителя по личному
75 лет ст.19 б
составу (прием, увольнение,
перемещение, поощрение)
Приказы руководителя об отпусках, 5 лет ст.19 в
командировках, взысканиях
Договоры, контракты, соглашения с 75 лет ст. 190
работниками
Акты расследований несчастных
45 лет ст.441
случаев
Отчеты по кадрам
Постоянно
ст.489
Документы к приказам по личному
3 года ст.492
составу, не вошедшие в состав
личных дел (заявления о приеме,
увольнениях, отпусках и т .д.)
Личные дела работников
75 лет ст.498 в
Личные карточки работников Т-2
75 лет ст.504
Трудовые книжки
До востребова
ния, не
востребованные
96
06-10
06-11
06-12
06-13
06-14
06-15
06-16
06-17
06-18
06-19
07-1
07-2
07-3
07-4
07-5
07-6
07-7
07-8
07-9
07-10
07-11
07-12
Журнал выдачи трудовых книжек и
вкладышей к ним
Акты по учету прихода и расхода
трудовых книжек и вкладышей в
ним
Протоколы аттестационной
комиссии
Документы (заявления, протоколы,
нормативные акты) по аттестации
педагогических работников
Приказы руководителя по личному
составу учащихся
Алфавитная книга записи учащихся
Личные дела учащихся
Списки военнообязанных
Журналы проверок состояния учета
военнообязанных
Карточки учета военнообязанных
07. Финансирование и учет
Инструкции и методические
указания по вопросам
бухгалтерского учета и отчетности
Утвержденное штатное расписание
Смета по бюджету, специальным и
прочим средствам на содержание
школы
Смета административнохозяйственных расходов
Годовой бухгалтерский отчет
-50 лет ст.524
50 лет ст.526 а
3 года ст.529
15 лет ст.634
15 лет ст.634
75 лет ст.650
ПМП
50 лет ст.329
3 года ст.330
ПМП
После
окончания
школы
1 год ст.531
3 года ст.534
3 года ст. 534
ДНМ ст.3
Постоянно
ст.52
Постоянно
ст.228 а
5 лет ст.229 а
Постоянно
ст.303 б
5 лет ст.310
Бухгалтерские кассовомемориальные документы
Наряды, акты на выполнение работы 5 лет ст.310
Лицевые чета сотрудников
75 лет ст.311 а
Расчетные ведомости на выдачу
5 лет ст.312
заработной платы
Журнал-главная книга
Кассовая книга
Книги, журналы регистрации
счетов, кассовых ордеров,
5 лет ст. 316
5 лет ст.317
5 лет ст.319
При отсутствии
лицевых счетов75 лет
07-13
07-14
07-15
07-16
07-17
07-18
07-19
97
накладных, платежных поручений,
доверенностей
Документы ( протоколы, описи,
акты, сличительные ведомости) об
инвентаризации имущества школы
Переписка с учреждениями о
задолженности
Документы (решения судов,
исполнительные листы, переписка)
по вопросам удержания з/платы
Документы (протоколы, акты,
отчеты) по переоценке основных
фондов
Акты документальных ревизий
финансово-хозяйственной
деятельности и документы к ним
Хозяйственные договоры и
соглашения
Табель учета рабочего времени
Итоговая запись о категориях и количестве дел:
По срокам хранения
всего
постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет
включительно)
ИТОГО:
5 лет ст. 323
После
завершения
ревизии
5 лет ст.328
5 лет ст.328
Постоянно
ст.329
5 лет ст.334
5 лет ст.337
1 год ст.377
В т.ч.переходящих
Ответственный за делопроизводство ____________________ ________________
подпись
расшифровка
СОГЛАСОВАНО
Заведующая архивным отделом
администрации Куединского района
______________И.В.Немытых
«___»______________2004г.
98
ФОРМИРОВНИЕ И ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные
сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело формируется
после издания приказа о приеме на работу.
Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников,
специалистов, материально-ответственных лиц и т.п.
Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие
процесс приема на работу, а впоследствии – все основные документы,
возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии. Состав
документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от
того, на какую должность принимается работник, какова специфика его трудовой
деятельности.
Состав и порядок расположения документов при заведении личного дела:
личный листок по учету кадров (анкета);
автобиография;
копии документов об образовании;
копия приказа о приеме на работу;
заявление;
трудовой договор;
должностная инструкция.
В дальнейшем в личное дело включаются документы:
подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника
(например, копия свидетельства о браке);
характеристики, отзывы, аттестационные листы, удостоверения о
прохождении повышения квалификации т .д.
Ответственность за хранение личных дел возлагается на руководителя
отдела кадров, а в небольших организация, где нет самостоятельной кадровой
службы, на руководителя организации.
99
Образцы организационно-распорядительных документов
Управление образования
администрации Куединского района
ПРИКАЗ
№ 63
30.03.2004
О проведении районной ярмарки
вакантных мест
п.Куеда
В соответствии с планом работы управления образования на 2003-2004
учебный год
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Провести районную ярмарку вакансий учебных и рабочих мест 2 апреля
2004 года на базе Куединской СШ № 2.
2. Обязанности по проведению ярмарки и привлечению ведомственных
организаций возложить на ведущего специалиста управления образования
Л.Д.Смирнягину.
3. Директору Куединской СШ № 2 Вольхиной Н.В.
предоставить
помещение начальной школы для проведения ярмарки и организовать питание.
Начальник управления образования
А.И.Горбунов
100
Управление образования
администрации Куединского района
ПРИКАЗ
02.04. 2004
№ 38-с
п.Куеда
п.1
Командировать в г.Пермь на областной конкурс «Учитель года-2004»
05.04.2004 по 09.04.2004
Колпакову Нелю Ивановну, методиста управления образования
Сафина Камиля Кадимовича, водителя управления образования
Начальник управления образования
с
А.И.Горбунов
Управление образования
администрации Куединского района
ПРИКАЗ
05.04. 2004
№ 42-к
п.Куеда
Об увольнении
Уволить Смирнова Виктора Ивановича, электрика управления образования
15.04.2004 по пункту 8 статьи 77 Трудового кодекса по собственному желанию.
Бухгалтерии начислить и выплатить компенсацию отпускных за 15
календарных дней.
Основание: личное заявление Смирновой.
С приказом ознакомлен_________
«__»__________________2004г.
Начальник управления образования
А.И.Горбунов
101
Управление образования
администрации Куединского района
ПРИКАЗ
09.02. 2004
№ 38-к
п.Куеда
О приеме на работу
Принять Кириллову Ольгу Алексеевну, бухгалтером в управление
образования с 10.02.2004 с окладом согласно штатного расписания.
Основание: личное заявление
С приказом ознакомлен_______________
«__»________________________2004-04-15
Начальник управления образования
А.И.Горбунов
Управление образования
администрации Куединского района
ПРИКАЗ
№ 21-лс
30.03..2004
О предоставлении дополнительно
оплачиваемого отпуска
п.Куеда
Предоставить Елькиной Оксане Анатольевне, ведущему специалисту
управления образования, дополнительно оплачиваемый отпуск для участия в
сессии с 01.04.2004 г. по 25.04.2004 г.
Основание: заявление Елькиной О.А., справка-вызов от 20.03.2004 г. № 132
С приказом ознакомлена:
Начальник управления образования
А.И.Горбунов
102
Управление образования
администрации Куединского района
ПРИКАЗ
№ 20-лс
26.03.2004
п.Куеда
О предоставлении ежегодного
оплачиваемого отпуска
Предоставить Петрову Сергею Семеновичу, сторожу управления
образования, ежегодный оплачиваемый отпуск за 2004 с 01.04.2004 г. по
28.04.2004 г. на 28 календарных дней.
Основание: заявление Петрова
С приказом ознакомлен___________
«__»____________________2004
Начальник управления образования
А.И.Горбунов
Управление образования
администрации Куединского района
ПРИКАЗ
№ 20-к
23.03.2004
Об освобождении от должности и
переводе
п.Куеда
Освободить Егорову Людмилу Ивановну, заведующую МДОУ «Аряжский
детский сад», от занимаемой должности 01.04.2004г, в связи с переводом
воспитателем в этом же учреждении, пункт 5 статья 77 Трудового кодекса РФ.
Основание: заявление Егоровой Л.И.
Начальник управления образования
А.И. Горбунов
103
Управление образования
администрации Куединского района
ПРИКАЗ
24.03.2004
№ 23-к
О возложении обязанностей
Возложить на Новикову Тамару Васильевну, воспитателя МОУ
«Еламбуйской – детского сада», обязанности директора МОУ «Еламбуйской
школы – детского сада» с 18.03.2004 г. по 23.03.2004 г. на период временной
нетрудоспособности Рогалевой Клавдии Владимировны, директора МОУ
«Еламбуйская школа – детский сад» с оплатой 0,5 ставки по 12 разряду ЕТС.
Основание: заявление Рогалевой К.В., больничный лист
С приказом ознакомлена:
Начальник управления образования
А.И. Горбунов
104
УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ
администрации
Куединского района
Пермской области
ул. Гагарина, 27
п. Куеда, 617700,
Тел.(262) 3-14-24, 3-17-93,факс 3-17-23
ruokueda@ocpi.ru
ИНН 5939000090 КПП 593901001
Руководителю образовательного
учреждения
01.03.2004 № 137
На № _________ от ____________
О проведении районного
конкурса-соревнования юных
велосипедистов «Безопасное колесо-2004»
В соответствии с постановлением главы Куединского района от 12.02.2004
№ 120 районный конкурс - соревнование юных велосипедистов «Безопасное
колесо-2004»» состоится 27 марта 2004 года в 10 часов в Куединской СШ №1.
Предлагаем принять участие в данном мероприятии.
Приложение: на 3 л в 1 экз.
.
Начальник управления образования
О.Л.Ахмадыльшина
3 11 49
А.И.Горбунов
105
УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ
администрации
Куединского района
Пермской области
ул. Гагарина, 27
п. Куеда, 617700,
Тел.(262) 3-14-24, 3-17-93
факс 3-17-23
ruokueda@ocpi.ru
Департамент образования
Пермской области
Н.В.Санниковой
30.01.2004 № 65
На № _________ от ____________
О распределении средств
на учебники
Направляем разбивку централизованных средств по коду 111040 «Прочие
текущие расходы» на приобретение учебников и учебно-наглядных пособий:
Централизовано всего
коду 111040, тыс.руб.
1117
по в том. числе, на учебно- в т.ч. на учебники и худ.литнаглядные пособия, тыс.руб ру, тыс.руб
217
900
Начальник управления образования
Т.Г.Шрам
3 19 64
А.И.Горбунов
106
УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ
администрации
Куединского района
Пермской области
ул. Гагарина, 27
п. Куеда, 617700,
Тел.(262) 3-14-24, 3-17-93,факс 3-17-23
ruokueda@ocpi.ru
ИНН 5939000090 КПП 593901001
Руководителю образовательного
учреждения
01.03.2004 № 137
На № _________ от ____________
О работе природоохранных отрядов
В целях использования малозатратных форм организации летнего отдыха
рекомендуем организовать деятельность природоохранных отрядов.
Финансирование природоохранных отрядов проводится комитетом по
охране природы.
.
Начальник управления образования
СОГЛАСОВАНО
Председатель комитета
по охране природы
Куединского района
______________ М.А.Гайдулин
«__»____________2004г.
А.И.Горбунов
107
АТТЕСТАЦИОННЫЙ ЛИСТ
1. Фамилия, имя, отчество
.
2. Дата рождения
3. Сведения об образовании и повышении квалификации
.
.
.
.
.
какое образовательное учреждение окончил и когда, специальность, квалификация, звание,
ученная степень, звание и т.д.
4. Занимаемая должность на момент аттестации и дата назначения на эту
должность
.
.
.
5. Общий трудовой стаж
.
6. Стаж педагогической работы (работы по специальности)
.
7. Решение аттестационной комиссии___________________________________
___________________________________________________________________
8. Результат голосования:
количество голосов: за___________________ против______________________
9. Рекомендации аттестационной комиссии (с указанием мотивов, по которым они
даются)_____________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
10. Примечания _______________________________________________________
______________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Дата назначения «______»_____________________ г.
Председатель аттестационной комиссии _______________________________
Секретарь аттестационной комиссии___________________________________
Присвоена _______________ квалификационная категория сроком на 5 лет
__________________________________________________________________
дата и номер приказа органа управления образования, образовательного учреждения.
м.п.
Руководитель________________________
С аттестационным листом ознакомлен (а)_______________________________
108
ПРИМЕРНАЯ ФОРМА ТРУДОВОГО ДОГОВОРА (КОНТРАКТА)
1. Предприятие (организация) _______________________________________,
(наименование)
в лице _______________________________________________________________,
(должность, ф.и.о.)
именуемое в дальнейшем "Предприятие", и гражданин _______________________
_____________________________________________________________________,
(ф.и.о.)
именуемый в дальнейшем "Работник", заключили настоящий договор о
нижеследующем.
2. Работник _________________________________ принимается на работу
(ф.и.о.)
______________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения предприятия: цех, отдел,
лаборатория и т.д.)
по профессии, должности ________________________________________________
(полное наименование профессии, должности)
квалификации __________________________________________________________
(разряд, квалификационная категория)
3. Договор является (нужное подчеркнуть)::
договором по основной работе
договором по совместительству
4. Вид договора:
на неопределенный срок (бессрочный)
на определенный срок __________________________________________________
(указать причину заключения
срочного договора)
на время выполнения определенной работы ________________________________
______________________________________________________________________
(указать какой)
5. Срок действия договора.
Начало ________________________________________________________________
Окончание ____________________________________________________________
6. Срок испытания:
а) без испытания
б) ____________________________________________________________________
(продолжительность испытательного срока)
7. Работник должен выполнять следующие обязанности:
109
__________________________
Указываются
основные
характеристики работы
__________________________ и требования к уровню их выполнения:
__________________________ по объему производства (работ), качеству
__________________________ выпускаемой продукции
(качеству
__________________________ обслуживания), уровню выполнения норм
__________________________ и нормированных заданий, соблюдению правил
__________________________ по охране труда, выполнению смежных
__________________________ работ в целях
обеспечения
__________________________ взаимозаменяемости. При совмещении
__________________________ профессий (работ), выполнении смежных
__________________________ операций дается перечень этих работ и
__________________________ их объемы и другие обязательства.
8. Предприятие обязано организовать труд работника, создать
условия для безопасного и эффективного труда, оборудовать рабочее
место в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности,
своевременно выплачивать обусловленную договором заработную плату.
__________________________ Указываются конкретные меры по организации
__________________________ производственного процесса, оборудованию
__________________________ рабочего места, подготовке и повышению
__________________________ квалификации работника и созданию других
__________________________ условий труда.
__________________________ При
предоставлении руководителю
__________________________ структурного подразделения права найма
__________________________ работников на работу в данный пункт
__________________________ договора вносят соответствующую запись.
9. Обязанность работодателя по обеспечению условий работы на
рабочем месте с указанием достоверных характеристик, компенсаций и
льгот работнику за тяжелые, особо тяжелые работы и работы с вредными,
особо вредными или опасными условиями труда ________________________.
10. Гарантии согласно Указу Президента Российской Федерации от
21 апреля 1993 года Nо. 471 "О дополнительных мерах по защите
трудовых прав граждан Российской Федерации" __________________________.
11. Особенности режима рабочего времени:
неполный рабочий день _________________________________________________
неполная рабочая неделя ________________________________________________
почасовая работа _______________________________________________________
12. Работнику устанавливается:
должностной оклад (тарифная ставка) _____________________________________
_________________________________________________________ руб. в месяц
110
или
____________________________________________________ руб. за 1 час работы
надбавка (доплата и другие выплаты) __________________________________ руб.
(в % к ставке, окладу).
13. Работнику
устанавливается
ежегодный
отпуск
продолжительностью
основной _____________________________________________ календарных дней
дополнительный _______________________________________ календарных дней.
14. Другие условия договора, связанные со спецификой труда
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
15. Адреса сторон и подписи:
РАБОТНИК
_________________________
_________________________
(ф.и.о.)
Адрес: __________________
_________________________
_________________________
ПРЕДПРИЯТИЕ
(работодатель)
________________________
(ф.и.о., должность)
________________________
________________________
________________________
111
ЖУРНАЛ
регистрации входящей корреспонденции
Вход
№
докта
21
Индекс Дата
дела
поступления
адресат
№
документа
Дата
документа
Содержание документа
01-9
04.04.2004
Пермь, ДО
01.04.2004
22
01-20
04.04.2004
Куеда, адм-я
29/0121/123
201
О
финансировании 10.04.2004
летнего отдыха
Постановление
«О
дежурстве»
02.04.2004
Срок
исполнения
ЖУРНАЛ
регистрации исходящих документов
Номер
док-та
125
126
Индекс дела Дата отправки Корреспондент, содержание док-та
док-та
01-16
05.02.2004
Пермь, ДО, информация по н/летним детям
01-8
06.02.2004
Рук-лю обр-го учреж-я, О проведении районного конкурса рисунков
Подпись в
получении
Ганева
Новиков
112
Информационный сборник управления образования
администрации Куединского района - № 2 – Куеда, 2004 г.
Тематический выпуск
Делопроизводство в
образовательных учреждениях
Куединского района
Учредитель: Управление образования администрации Куединского района
Редактор – А.И.Горбунов
Ответственный за выпуск – Л.М.Абзятова
Составитель: С.В.Молчанова
Компьютерный набор и верстка – С.В.Молчанова, В.В.Новиков
Подписано в печать
Бумага ксероксная
Печать на ризографе
Тираж 100 экз.
@ Управление образования
администрации Куединского района
2004 г.
Формат А-4
113