по подготовке проектов правовых актов с использованием

Приложение № 3
к приказу
министерства
информационных
технологий и связи
Ростовской области
от ___________ № _____
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
по подготовке проектов правовых актов с использованием системы
межведомственного электронного документооборота и делопроизводства
«Дело»
1. Основные положения
1.1. Подготовка, согласование, подписание, регистрация и рассылка указов и
распоряжений Губернатора Ростовской области, постановлений и распоряжений
Правительства Ростовской области (далее – правовые акты) производятся в
системе межведомственного электронного документооборота и делопроизводства
«Дело» (далее – система «Дело»).
1.2. Настоящие рекомендации разработаны в целях методического
обеспечения подготовки, согласования, подписания, регистрации и рассылки
правовых актов с использованием системы «Дело» в соответствии с Регламентом
Правительства Ростовской области, Инструкцией по делопроизводству в
Правительстве Ростовской области.
1.3. Общими при осуществлении подготовки проектов правовых актов в
системе «Дело» являются следующие положения:
1.3.1. В системе «Дело» все проекты правовых актов поступают
исполнителю в папку № 7 «Управление проектами», визирующему – в папку № 8
«На визировании», подписывающему – в папку № 9 «На подписи».
1.3.2. Файл текста правового акта должен иметь наименование в следующем
формате: «00-00-0000_Наименование вида документа», где 00 – дата внесения
документа, 00 – месяц, 0000 – год, а наименование вида документа – «Проект
указа», «Проект распоряжения» и т.п.
1.3.3. Файл проекта правового акта создается в формате doc., docx. и
заверяется ЭП визирующих должностных лиц.
1.3.4. При создании регистрационной карточки проекта правового акта (далее –
РКПД) в поле «Файл» автоматически появляются шаблоны проекта правового акта и
листа согласования, а также архивный файл, содержащий выписки из правовых актов и
методических рекомендаций, регламентирующих работу с проектами правовых актов.
На основании шаблона проекта исполнитель оформляет свой проект, используя
параметры, установленные в шаблоне.
1
Лист согласования заполняется в процессе оформления РКПД и на каждом этапе
визирования проекта.
Содержимое архивного файла используется исполнителем в работе и
обязательно удаляется из карточки РКПД.
1.4. Типовыми действиями исполнителей при подготовке проектов правовых
актов в системе «Дело» являются:
1.4.1. Создание РКПД: исполнитель, обладающий соответствующими
правами, создает проект правового акта (далее – проект). При этом он, в
соответствии с Регламентом Правительства Ростовской области, формирует список
лиц, которые должны визировать данный проект, и направляет РКПД этим лицам.
РКПД поступает в папку «На визировании» в кабинет визирующего. После всех
согласований РКПД поступает в папку «На подписи» должностного лица, его
подписывающего. После подписания проекта осуществляется его регистрация в
отделе
нормативных
документов
и
архивной
работы
управления
документационного обеспечения Правительства Ростовской области (далее – отдел
нормативных документов и архивной работы).
1.4.2. Регистрационная карточка (далее – РК) правового акта создается
специалистами отдела нормативных документов и архивной работы при
регистрации подписанного документа. Вместе с РК в системе хранится
электронный образ документа.
2. Подготовка проекта правового акта
2.1. Создание РКПД.
Исполнитель:
Создает в системе «Дело» РКПД правового акта, при этом выбирает вид
правового акта, в связке с документом - основанием, указывает тип связки «Во
исполнение», нажимает на
для того, чтобы документ, во исполнение которого
готовится проект правового акта, был доступен визирующим (рис.1);
2
Рис. 1
в поле «Исполнитель» указывает исполнителя, готовившего проект;
в поле «Содержание» указывает наименование проекта («Об утверждении
...», «О выделении ...» и т.п.);
прикрепляет файл с текстом проекта в формате doc., docx. Наименование
файла в соответствии с пунктом 1.3.2 данных методических рекомендаций;
редактирует прикрепленный к РКПД в поле «Файлы» лист согласования.
При этом вносит в поле «Вопрос» наименование проекта, в поле «Внесен» –
наименование подразделения готовившего проект, при необходимости указывает
дополнительно визирующих должностных лиц. При подготовке проектов об
утверждении составов рабочих групп (комиссий) – оформляет запись о
согласовании с членами этих рабочих групп (комиссий) на листе согласования («С
членами рабочей группы (комиссии) согласовано»);
в поле «Состав» указывает общее количество листов проекта (количество
листов в файле с текстом проекта правового акта);
если проект изменяет или отменяет ранее принятый правовой акт, либо издан
на его основе – связывает его с РК соответствующего правового акта, указывая в
типе связки: «Изменено», «В отмену», «Во исполнение» (рис.2), при этом
выполняет следующие действия:
3
Рис.2
нажимает кнопку «Связки»;
нажимает кнопку «Поиск по номеру»: указывает номер и год регистрации
документа;
нажимает кнопку «Связки» – выбирает соответствующий тип связки;
нажимает кнопку «Найти»;
выделяет необходимую РК и нажимает кнопку «Связать» (рис. 3).
Рис. 3
4
Для формирования списка рассылки правового акта после регистрации
исполнитель в поле «Адресат» выбирает из справочника основной список
рассылки правового акта и при необходимости дополняет его.
Для формирования списка визирующих и отправки на визирование исполнитель
заполняет список должностных лиц, визирующих проект, в соответствии с
требованиями Регламента Правительства Ростовской области и направляет РКПД на
визирование руководителю, инициировавшему внесение проекта, затем в отдел
нормативных документов и архивной работы, далее – по списку визирующих (рис. 4).
Рис. 4
По вопросам, требующим безотлагательного рассмотрения, в РКПД
правового акта в поле «Примечание» проставляется отметка «СРОЧНО».
2.2. Визирование проекта.
Специалист-эксперт отдела нормативных документов и архивной работы
проверяет правильность оформления РКПД и текста проекта, список визирующих
должностных лиц, их очередность, визирует РКПД. При наличии замечаний к
РКПД и тексту проекта данная РКПД направляется на доработку исполнителю.
После согласования проекта специалистом-экспертом отдела нормативных
документов и архивной работы РКПД автоматически направляется на визирование
очередному должностному лицу.
РКПД попадает в кабинет должностного лица в системе «Дело» в папку № 8
«На визировании». При получении РКПД на визирование должностное лицо, в
свою очередь, может направить на визирование другим должностным лицам в
рамках установленного Регламентом Правительства Ростовской области срока.
При этом дополнительных визирующих должностных лиц в обязательном порядке
добавляют (размещают) после основного списка визирующих должностных лиц
(основной список утвержден Регламентом Правительства Ростовской области).
Для визирования должностное лицо открывает РКПД и, после ознакомления
с текстом проекта, находит свою фамилию в перечне визирующих лиц и нажимает
значок
.
5
В открывшемся окне выбирает тип визирования «Согласен», «С
замечаниями», «Направлено на доработку» и нажимает на кнопку «ОК». Если
выбирается тип визирования «С замечаниями», необходимо прикрепить к РКПД
файл заключения в формате doc., docx., подписанный ЭП должностного лица. С
этой целью необходимо нажать значок
(рис. 5).
Рис. 5
После проставления отметки о визировании проект автоматически удаляется
из папки № 8. При необходимости РКПД можно найти по поиску (рис. 6). Для
этого нужно зайти в меню «Поиск документов и личные папки», нажать кнопку
(поиск РКПД).
Рис.6
Визирующий может поставить отметку «Оставить в папке кабинета». РКПД
останется в папке данного кабинета (папка № 8).
В случае получения визы «Согласен» РКПД автоматически направляется на
визирование следующему по списку должностному лицу.
6
После получения визы исполнитель проверяет ее на достоверность с
использованием системы «Дело» и заполняет лист согласования (рис. 7). Файл
листа согласования размещен в поле «Файлы».
Проверка виз и заполнение листа согласования осуществляется после
получения каждой визы.
Не допускается внесение изменений или удаление должностных лиц
основного списка визирующих.
Начальник контрольного управления
при Губернаторе Ростовской области
19.08.
Пучков А.В.
завизировано ЭП
21.08.
Начальник правового управления при
Губернаторе Ростовской области
21.08.
Осыченко Е.В.
отпуск
23.08.
завизировано ЭП
Корнева А.В.
Рис. 7
В случае получения визы «С замечаниями», «Направлено на доработку»
исполнитель готовит новую версию проекта (в меню «Действия» использовать
функцию «Создать новую версию»), направляет на повторное визирование
руководителю, инициировавшему внесение проекта, затем РКПД автоматически
направляется для повторного визирования должностному лицу, поставившему в
предыдущей версии проекта визу «С замечаниями», «Направлено на доработку».
Важно! Если исполнитель будет вносить правки в файл содержащий
текст проекта без создания новой версии - все визы, полученные ранее, будут
системой «Дело» аннулированы (установлен статус «недействительны»).
При получении заключения Министерства юстиции Российской Федерации
по Ростовской области к проекту исполнитель прикрепляет его файл,
отсканированный в формате PDF, к РКПД в поле «Файлы».
Если по истечении времени, отведенного для визирования должностным
лицом, проект не согласован, то исполнителем в поле «Примечание» вносится
запись по форме: «(дата) изъят (у кого) в соответствии с Регламентом
Правительства РО», и проект направляется для дальнейшего визирования. При
этом Ф.И.О должностного лица, не согласовавшего проект, из списка визирующих
не исключается, а также не удаляется и дата направления на визирование.
По окончании процесса визирования должностными лицами исполнитель
направляет РКПД заместителю начальника управления документационного
обеспечения - начальнику отдела нормативных документов и архивной
работы. В отделе нормативных документов и архивной работы проводится
лингвистическая экспертиза текста проекта.
Перед проведением лингвистической экспертизы специалист отдела
нормативных документов и архивной работы проверяет наличие и
действительность ЭП должностных лиц, визировавших проект. В случае наличия
не снятых замечаний или недействительности ЭП визировавших проект РКПД
возвращается исполнителю на доработку. После устранения исполнителем
замечаний, в том числе по итогам лингвистической экспертизы, сотрудник отдела
нормативных документов и архивной работы создает новую версию РКПД, и
направляет
на
визирование
заместителю
начальника
управления
документационного обеспечения – начальнику отдела нормативных документов и
7
архивной работы. При наличии приложений к проекту РКПД направляется на
визирование
начальнику
управления
документационного
обеспечения
Правительства Ростовской области и далее РКПД направляется на подпись
Губернатору Ростовской области.
Отдел нормативных документов и архивной работы распечатывает проект на
бланке установленного образца, лист согласования, основание. На листе
согласования ставится штамп «Завизировано с применением ЭП» и подпись
заместителя начальника управления документационного обеспечения - начальника
отдела нормативных документов и архивной работы. Оформленный проект
передается на подпись Губернатору Ростовской области.
2.3. Подписание правового акта.
После подписания РКПД поступает в отдел нормативных документов и
архивной работы для регистрации и рассылки.
2.4. Регистрация и рассылка правового акта.
Отдел нормативных документов и архивной работы регистрирует проект.
При регистрации специалист отдела нормативных документов и архивной работы
создает РК, в которой остается файл в формате doc., docx., подписанный ЭП,
прикрепляет файл в формате pdf. и производит рассылку согласно списку
рассылки.
2.5. Срок хранения РКПД правового акта.
РКПД правового акта хранится в системе «Дело» постоянно.
3. Создание РКПД для ознакомления членов Правительства
3.1. Подготовка проекта для ознакомления членов Правительства.
Одновременно с созданием РКПД правового акта, выносимого на очередное
заседание Правительства Ростовской области, исполнитель создает с ней в связке
РКПД «Для ознакомления» и направляет ее для ознакомления членам
Правительства Ростовской области, не включенным в список лиц, визирующих
проект.
С этой целью исполнитель:
открывает РКПД правового акта, затем в меню нажимает кнопку «Действия»
– «Положить номер РКПД в буфер» », и выбирает новую группу документов,
нажав кнопку
, «Правовые акты Правительства РО (для ознакомления)» (рис.
8);
8
Рис. 8
вносит номер РКПД, который должен совпадать с номером проекта с
префиксом «О» (например, 399/О);
корректирует при необходимости поле «Исполнитель»;
заполняет поле «Содержание», указывая наименование проекта;
прикрепляет файл с текстом проекта;
заходит в связки и нажимает вторую вкладку «Взять РК из буфера», меняет
тип связки «Для визирования» (рис. 9);
9
Рис. 9
направляет РКПД для ознакомления членам Правительства Ростовской
области, не включенным в список лиц, визирующих проект, «всем сразу» на 10
дней.
3.2. Визирование РКПД правового акта для ознакомления.
Для визирования должностное лицо открывает РКПД, после ознакомления с
текстом проекта в перечне визирующих лиц находит свою фамилию, нажимает
кнопку «В».
В открывшемся окне выбирает слово «Ознакомлен», нажимает кнопку «ОК».
В РКПД появляется отметка об ознакомлении.
4. Создание РКПД «Краткая информация к проекту»
Одновременно с созданием РКПД правового акта исполнитель создает с ней
в связке РКПД «Краткая информация к проекту».
С этой целью исполнитель:
открывает РКПД правового акта, затем в меню нажимает кнопку «Действия»
– «Положить номер РКПД в буфер», и выбирает новую группу документов, нажав
кнопку
, «Краткая информация к проекту». Регистрационный номер РКПД
проставляется автоматически (рис. 10);
10
Рис. 10
корректирует при необходимости поле «Исполнитель»;
заполняет поле «Содержание»;
прикрепляет файл с текстом краткой информации к проекту;
заходит в связки и нажимает вторую вкладку «Взять РК из буфера», меняет
тип связки «Краткая информация» (рис. 11);
Рис. 11
11
направляет РКПД на подпись члену Правительства Ростовской области,
инициирующему внесение проекта, затем – на визирование сотруднику
секретариата Вице-губернатора Ростовской области на 2 дня.
5. Порядок опубликования правовых актов в газете «Наше время»
Для официального опубликования подписанного правового акта в газете
«Наше время» исполнителю необходимо направить письмо, в электронном виде по
системе «Дело» в соответствии с распоряжением Губернатора Ростовской области
от 26.06.2014 № 174 «Об утверждении Порядка направления на опубликование
правовых актов Губернатора Ростовской области и органов исполнительной власти
Ростовской области в газете «Наше время» ».
Данное письмо должно быть в связке с РК публикуемого правового акта.
При этом тип связки должен быть «Правовой акт» (рис. 12).
Рис. 12
12