Учет кредиторской задолженности
реклама
Концептуальный проект Бизнес-процесс: Учет расчетов с кредиторами и учет затрат Основные данные Авторы документа Управление версиями Прочие неотъемлемые части документа Страница 2/69 Утверждение документа Страница 3/69 Содержание 1. Глоссарий .................................................................................. 6 2. Вводная часть ........................................................................ 10 2.1. Цель документа ............................................................................................................................... 10 2.2. Общая характеристика бизнес-процесса ...................................................................................... 10 3. Бизнес-решение ..................................................................... 12 3.1. Учет кредиторской задолженности ................................................................................................ 12 3.1.1. Счета учета кредиторской задолженности ........................................................................... 12 3.1.2. Классификация кредиторской задолженности ..................................................................... 12 3.1.3. Формирование кредиторской задолженности ....................................................................... 13 3.1.4. Погашение кредиторской задолженности ............................................................................. 26 3.1.5. Характеристика ролей ............................................................................................................. 29 3.2. Учет затрат ....................................................................................................................................... 29 3.2.1. Отражение фактических затрат ............................................................................................. 30 3.2.2. Отражение плановых начислений и резервов ...................................................................... 33 3.2.3. Характеристика ролей ............................................................................................................. 34 3.3. Взаимодействие с другими процессами ........................................................................................ 34 4. Техническое решение ............................................................ 40 4.1. Ведение организационной структуры ............................................................................................ 40 4.2. Ведение основных данных ............................................................................................................. 40 4.2.1. Мастер-данные системы ......................................................................................................... 41 4.2.2. Настроечные справочники ...................................................................................................... 47 4.3. Учет кредиторской задолженности ................................................................................................ 55 Страница 4/69 4.3.1. Формирование кредиторской задолженности ....................................................................... 58 4.3.2. Погашение кредиторской задолженности ............................................................................. 61 4.3.3. Выравнивание .......................................................................................................................... 64 4.4. Учет затрат ....................................................................................................................................... 65 4.4.1. Отражение фактических затрат ............................................................................................. 65 4.4.2. Особенности отражения затрат НУ / ННУ ............................................................................. 67 4.4.3. Отражение плановых начислений затрат и резервов .......................................................... 69 4.5. Отчетность ........................................................................................ Error! Bookmark not defined. 4.6. Авторизация ролей ........................................................................... Error! Bookmark not defined. 4.7. Определение дополнительных разработок ................................... Error! Bookmark not defined. 5. Открытые вопросы .....................Error! Bookmark not defined. Приложения: .......................................Error! Bookmark not defined. Приложение 1 – Схема бизнес-процесса FI13.01.01.00 «Учет расчетов с кредиторами и учет затрат». ......................................................................................................... Error! Bookmark not defined. Приложение 2 – Схема бизнес-процесса FI13.01.01.01 «Прочие налоги». ........... Error! Bookmark not defined. Приложение 3 – «Группы кредиторов» ...................................................... Error! Bookmark not defined. Приложение 4 – «Контрольные и альтернативные счета, коды ОГК кредиторов» ...... Error! Bookmark not defined. Приложение 5 – «Условия платежа» .......................................................... Error! Bookmark not defined. Приложение 6 – «Схема проводок – Учет кредиторской задолженности» ............ Error! Bookmark not defined. Страница 5/69 1. Глоссарий Системы: SAP (Systems, Applications and Products in Data Processing) – программное обеспечение SAP ERP (Enterprise Resource Planning) – система управления ресурсами предприятия Основные модули системы SAP ERP: MM (Materials Management) – модуль управления материальными потоками системы SAP ERP SD (Sales and Distribution) – модуль управления сбытом системы SAP ERP FI (Finance, Financial Accounting) – модуль финансового учета (финансовая бухгалтерия) системы SAP ERP CO (Controlling) – модуль контроллинга системы SAP ERP Вспомогательные книги модуля FI: FI-GL (General Ledger) – ГК (Главная Книга) модуля FI FI-AR (Accounts Receivable) – вспомогательная книга бухгалтерии Дебиторов модуля FI FI-AP (Accounts Payable) – вспомогательная книга бухгалтерии Кредиторов модуля FI FI-BL (Bank Accounting) – банковская бухгалтерия модуля FI FI-AA (Asset Accounting) – вспомогательная книга по учету основных средств модуля FI FM (Funds Management) – модуль управления бюджетом, является составной частью модуля FI FI-SL (Special Leger) – специальные Регистры финансовой бухгалтерии или Специальная книга (СК). FI-SL является средством поддержки параллельного учета, используется для построения налогового учета. Термины: Бухгалтерия кредиторов – подмодуль FI, в котором ведутся основные записи всех кредиторов организации. Этот функционал позволяет вести операции по формированию и погашению кредиторской задолженности в привязке к справочнику кредиторов и создавать проводки по счетам Страница 6/69 кредиторов в Главной Книге с указанием конкретного кредитора. Операции в книге кредиторов ведутся на уровне Балансовой единицы. FI-документ – см. Бухгалтерский документ БД (Бухгалтерский документ) – проводка, сделанная в системе. Бухгалтерский документ может быть создан непосредственно в Главной книге или через вспомогательные книги, может быть сформирован как автоматически, так и вручную. Бухгалтерский документ является уникальным свидетельством отражения хозяйственной операции в учете, обладает необходимыми атрибутами: уникальным номером, датой и т.д. Сторно – отмена бухгалтерского документа. При сторно создается документ, полностью копирующий оригинальный документ, но обратного смысла. Сторно документов осуществляется при обнаружении ошибок ввода или при необходимости отменить проведенную операцию. Автоматическая проводка – создание бухгалтерского документа без участия пользователя, на основании уже имеющихся в системе данных и настроек, указывающих на использование этих данных для построения документа. Выравнивание открытых позиций – процедура сопоставления (привязки друг к другу) открытых позиций документов, которые были созданы на счетах с управлением ОП. Если рассматривать эту процедуру относительно документов контрагентов, то под выравниванием понимают сопоставление документов фактур, которые формируют задолженность, и документов платежей, которые погашают задолженность. Балансовая единица (БЕ) – это основной элемент организационной структуры в модуле FI. Обычно под балансовой единицей в системе понимают юридическое лицо, для которого составляется баланс, отчет о прибылях и убытках, и т.п. Главная книга – подмодуль FI, который содержит в себе перечень основных записей счетов из плана счетов. Каждая основная запись счета содержит номер счета, название и дополнительные параметры, управляющие свойствами счета. Функционал ГК позволяет проводить по счетам бухгалтерские документы, основанием для которых являются хозяйственные операции предприятия. Бухгалтерские документы проводятся как напрямую по счетам ГК, так и через вспомогательные книги. Основные данные - определяют структуру и содержание объекта (клиент, поставщик, продукт и т.п.) в системе и остаются в значительной степени неизменными в течение длительного периода времени; используются в транзакциях; создаются централизованно и доступны всем приложениям и всем уполномоченным пользователям. План счетов (ПС) – в системе представляет собой справочник из перечня бухгалтерских счетов, на которых ведется учет хозяйственных операций в организации. Страница 7/69 DMS (Document management system) – СУД (Система Управления Документами) – компонент системы SAP ERP, используемый для реализации учета в разрезе договоров. Автоматическая программа платежей (АПП) – функциональность SAP, которая анализирует кредиторскую задолженность и\или заявки на оплату, сроки, в которые она должна быть погашена, и создает предложение по платежам со списком платежных поручений на дату запуска АПП. Альтернативный счет - счет главной книги, на который подменяется контрольный счет при формировании проводки. Подмена может быть как ручная, так и автоматическая. Код ОГК (Особая Главная Книга) – код, используемый для автоматической подмены контрольного счета на альтернативный. Контрольный счет – счет главной книги, к которому привязаны объекты из вспомогательных книг. Проводки по такому счету создаются не напрямую, а через привязанного к нему дебитора, кредитора или основное средство. Код НДС – объект в системе, который используется для расчета суммы НДС и создания проводки по счетам НДС в операциях релевантных для учета НДС. Код проводки - определяет, будет ли это дебетовая или кредитовая позиция проводки, и по какому виду счета (дебитора или кредитора; по основному средству или по материалу; по основному счету) осуществляется проводка. КСЛ (Контроль счетов логистики) – отражение кредиторской задолженности (фактурирование) в модуле ММ. Место возникновения затрат (МВЗ) – организационная единица внутри контроллинговой единицы и представляет собой однозначно выделенный объект возникновения затрат.. Обычно структура МВЗ соответствует организационной структуре предприятия. Все МВЗ предприятия объединены в Стандартной Иерархии. Памятная позиция (памятный документ) - в части Управления финансами, - документ системы SAP ERP, зарегистрированный в модуле Учет и отчетность (FI) и предназначенный для формирования платежного поручения и документа оплаты на его основе. Памятной позицией в Управлении финансами является документ требования авансового платежа. Первичный вид затрат - первичный однородный вид используемых ресурсов (материальных, трудовых и иных), стоимость которых переносится на себестоимость производимой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг (элемент затрат). В КАСУ на платформе SAP ERP объекты «первичные виды затрат» являются объектами CO, соответствуют один к одному счетам главной книги в FI. Страница 8/69 ПМ/ПСч (Поступление материала\Поступление счета) – перерасчетный счет для раздельного учета поступления ТМЦ на счет запаса и отражения кредиторской задолженности. ТАП (Требование авансового платежа) - документ в системе, на основании которого АПП создает платежное поручение для авансового платежа. ТП (Требование платежа) - документ в системе, на основании которого АПП создает платежное поручение. Обычно используется для частичной оплаты счета- фактуры. Условия платежа - определяют сроки платежа, скидки и удержания, в зависимости от сроков платежей. Страница 9/69 2. Вводная часть 2.1. Цель документа Целью данного документа является описание бизнес процесса FI13 «Учет расчетов с кредиторами и учет затрат» и его реализации в системе SAP ERP. Документ отражает высокоуровневое описание общих принципов работы с кредиторской задолженностью в SAP ERP и особенности ведения бизнес-процессов в ООО «Энтер» при расчете с поставщиками и подрядчиками и учет затрат в соответствии с требованиями РСБУ. Детальные особенности процессов формирования кредиторской задолженности описаны в соответствующих смежных проектных решениях. 2.2. Общая характеристика бизнес-процесса Бизнес процесс включает в себя все хозяйственные операции, приводящие к начислению и погашению кредиторской задолженности. Под кредиторской задолженностью понимается задолженность компании перед юридическими и физическими лицами (обязательства по оплате товаров, услуг, полученных, поставленных, и на которые выставляются счета-фактуры, или они были формально согласованны с поставщиком). Учет кредиторской задолженности ведется на счетах соответствующих подразделов. Кредиторская задолженность может возникнуть в результате операций: Закупки товаров; Закупки основных средств и нематериальных активов; Закупки услуг (например, аренда, охрана, связь, транспорт); Закупки прочих услуг; Закупки ТМЦ; Торговли по договорам комиссии; Расчетов с кредитными организациями (банки и юридические лица); Расчетов с налоговыми органами и фондами; Расчетов с сотрудниками. Погашаться задолженность может следующими способами: Платеж; Зачет взаимных требований; Списание задолженности; Страница 10/69 Перевод долга и уступка права требования. Целью выполнения бизнес-процесса учета расчетов с кредиторами является своевременное отражение в SAP ERP кредиторской задолженности на основании первичных документов и корректное отражение её погашения в РСБУ, а также контроль состояния расчетов с кредиторами. Учетные данные, которые возникают на выходе процесса учета расчетов с кредиторами, используются в следующих бизнес-процессах: FI17 «Анализ данных бухгалтерского учета»; FI19 «Закрытие периода для РСБУ»; Страница 11/69 3. Бизнес-решение 3.1. Учет кредиторской задолженности 3.1.1. Счета учета кредиторской задолженности В компании ООО «Энтер» для отражения учета расчетов с кредиторами применяются счета бухгалтерского учета: 60* «Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками» 66* «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» 67* «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» 68* «Расчеты по налогам и сборам» 69* «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» 70* «Расчеты с персоналом по оплате труда» 71* «Расчеты с подотчетными лицами» 73* «Расчеты с персоналом по прочим операциям» 76* «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» Аналитический учет на счетах ведется в разрезе контрагентов и договоров. 3.1.2. Классификация кредиторской задолженности 3.1.2.1. В зависимости от сроков возникновения Кредиторская задолженность подразделяется на краткосрочную и долгосрочную: Долгосрочная кредиторская задолженность – кредиторская задолженность, срок погашения которой составляет более 12 месяцев после отчетной даты. Краткосрочная кредиторская задолженность – кредиторская задолженность, срок погашения которой составляет 12 месяцев и менее после отчетной даты. Процедура реклассификации задолженности с выделением долгосрочной задолженности выполняется для целей формирования финансовой отчетности в рамках процедуры закрытия периода и описана в концептуальном проекте FI19 «Закрытие периода для РСБУ». 3.1.2.2. Виды кредиторской задолженности Для целей учета задолженность подразделяется на торговую и прочую кредиторскую задолженность. Страница 12/69 Торговая кредиторская задолженность – задолженность перед поставщиками товаров для перепродажи и услуг (за исключением задолженности, отнесенной к прочей кредиторской задолженности) В управленческом учете (УУ) торговая задолженность ведется в разрезе 2-ого уровня иерархии от Business Units – BU (торговая категория товара, категории выделены как отдельные ЦФО). В рамках одного договора Энтер с поставщиком могут поставляться товары, относящиеся как к одной, так и к нескольким BU. Поставка товаров, относящихся к одной BU, могут относиться к разным договорам Энтер с поставщиком. Прочая кредиторская задолженность – задолженность Компании по расчетам с персоналом и учредителями, аренде земли, по выплате бонусов покупателям, а также задолженность перед поставщиками следующих услуг – услуг по вывозу отходов, по подбору персонала, противопожарной охране. Классификация задолженности на торговую и прочую осуществляется по счетам главной книги. 3.1.3. Формирование кредиторской задолженности 3.1.3.1. Закупки Документ отражения кредиторской задолженности перед поставщиком должен быть сформирован в момент перехода права собственности, и может быть отражен на основе следующих документов: ТОРГ-12 акт выполненных работ В схеме поводок закупки ТМЦ (материалов, товаров, ОС, оборудования) применяются 15* счета ПМ/ПС. В описанной ниже схеме проводок СчЗапаса может принимать значения: 41* - закупка товаров 10* – закупка материалов 08* - закупка ОС и НМА 07* - закупка оборудования Операция Поступление материалов Дебет СчЗапаса - ∑ план (без НДС) Кредит 15* - ∑ план (без НДС) Страница 13/69 Операция Дебет Кредит на склад (ПМ) Фактурирование 15* - ∑ план (без НДС) (начисление кредиторской задолженности) 60* / 76* - ∑ факт с НДС 19* - ∑ НДС СчЗапаса/16* - ∑ разницы ФактПлан (без НДС) В схеме проводок закупки услуг, НМА и РБП 15-ые счета не применяются: Операция Дебет Фактурирование 30*/91*/08*/97* - ∑ факт (без НДС) (начисление кредиторской задолженности) Кредит 60* / 76* - ∑ факт с НДС 19* - ∑ НДС Более подробно процессы закупок ТМЦ (товары, материалы, оборудование, ОС, НМА, РБП) и услуг описаны в КП: LO02 «Закупка материалов услуг и ОС» LO03 «Закупка товаров у российских и иностранных поставщиков» LO09 «Планирование и управление транспортировками» 3.1.3.2. Расчеты с персоналом При расчетах с персоналом формирование кредиторской задолженности возникает в случаях: Начисления заработной платы и налогов с ЗП Возмещения сотрудникам расходов на проживание, транспорт и т.п. Аренды личного имущества Расчеты с подотчетными лицами - проведение авансового отчета Приобретения ТМЦ сотрудниками Операция Начисление заработной Дебет 30* Кредит 70* платы, возмещение за Страница 14/69 Операция Дебет проживание, транспорт и Кредит МВЗ т.д. Аренда личного имущества 30* 76* МВЗ Начисление налогов с ЗП (страховые взносы ФСС, ПФР) Начисление налогов с ЗП 30* 69* МВЗ 70* / 76* 68* 70* 71* / 73* 30* 71* (НДФЛ) Начисление удержаний из ЗП Проведение авансового отчета МВЗ Приобретение ТМЦ сотрудниками 1) Отражение сч/ф от поставщика 15* 19* 60* 2) Перенос задолженности на сотрудника 60* 71* Более подробно процесс расчетов с персоналом и моменты формирования кредиторской задолженности по персоналу описаны в КП: FI15 «Учет расчетов с персоналом». 3.1.3.3. Кредиты и займы полученные, взносы от учредителей Операции, приводящие к начислению кредиторской задолженности по кредитам и займам полученным и расчетами с учредителями перечислены ниже. Страница 15/69 Операция Дебет Кредит Получение кредита / займа 51* / 52* 66* / 67* Дополнительные затраты 9102* НУ 51* при получении кредита / займа Начисление процентов по кредиту / займу 9102* ННУ 9102* НУ 66* / 76* 9102* ННУ Взносы и увеличение 51* 75* 84* 75* взноса от учредителей Начисление дохода учредителя по решению собрания учредителей Более подробно процессы расчетов по кредитам и займам и расчетов с учредителями описаны в КП: FI18 «Прочие процессы (учет кредитов и займов, учет финансовых вложений, учет капитала и резервов)» 3.1.3.4. Начисление налогов и сборов Операция Начисление транспортного налога Дебет Кредит 91* 68* МВЗ - Транспортный налог (штрафы, пени) Начисление налога на 91* 68* имущество МВЗ - Налог на имущество (штрафы, пени) Налог на прибыль 99* 68* - ФБ (штрафы, пени) - РБ (штрафы, пени) Страница 16/69 Операция Дебет Кредит Начисление исходящего 90.3* НДС МВП/ОУР Принятие к вычету 68* 19* Прочие начисления 91* 68*: налогов (прочие виды МВЗ - НегативнВоздейств. на окружающую среду (штрафы, пени) 68* входящего НДС налогов, госпошлины, пени, штрафы) - Госпошлины (штрафы, пени) НДФЛ 70*, 76*, 68*: 91* - НДФЛ (штрафы, пени) МВЗ - Агент НДФЛ Страховые взносы ФСС, 91* 69*: ПФР МВЗ - ФСС (штрафы, пени) - ФФОМС (штрафы, пени) - ПФР (штрафы, пени) - СНСП (штрафы, пени) Перенос сумм налогов на 68* (S1) 68* (K2) кредитора ИФНС в разрезе 69* (S) 69* (K) видов налогов – счетов учета ГК (для платежей) Более подробно процессы формирования и отражения кредиторской задолженности по налогам и сборам описаны в КП: 1 2 S K FI04 «Учет НДС»; FI15 «Учет расчетов с персоналом» FI25 «ТПР по реализации требований 25 главы НК РФ – Налог на прибыль» FI26-5 «Расчет налога на имущество» – основной счет главной книги - контрольный счет кредитора Страница 17/69 FI26-6 «Расчет транспортного налога» 3.1.3.5. Факторинг В ООО «Энтер» существует процесс, где по некоторым договорам с поставщиками происходит смена получателя платежа – переход на факторинг. Факторинг – это комплекс услуг, банка или факторинговой организации, предоставляемых поставщикам и производителям товаров (услуг) по финансированию и управлению дебиторской задолженностью. Согласно договору факторинга клиент продает банку свою дебиторскую задолженность и дальнейшее право требования переходит банку. В ООО «Энтер», при переводе кредиторской задолженности на факторинг в финансовом учете проводки не формируются, происходит только смена получателя платежа. Т.е. задолженность и платежи отражаются на контрагенте поставщике. 3.1.3.6. Комиссионная торговля Данный процесс подробно описан в концептуальном проекте LO14 «Комиссионная торговля». Кредиторская задолженность перед комитентом возникает в момент реализации комиссионного товара. Реализация комиссионного товара закачивается на транзитные Т90 счета. В конце отчетного периода, по отчету комиссионера, формируются проводки переноса задолженности на контрагента (комитента) – 76 счет. В приведенных ниже примерах: залоговая цена комиссионного товара = 100р, продажная цена =236р (она же отчетная для отчета комиссионера), ком. вознаграждение = 118р Операция Автоматические Ручные проводки FI в проводки в SAP ERP SAP ERP Дебет Кредит Дебет Сумма Кредит Поступление и возвраты ком. товара поставщику Движения ММ, без автоматических проводок FI. В ММ комиссионный товар учитывается только в количественном выражении. Стоимостного учета нет (ни в заказах на закупку, ни в отчетах по запасу). В конце периода, на основании анализа данных системы (используя отчет комиссионера, разработанный в BW, отчет подробно описан в КП LO14, приложение 2) – делаются Страница 18/69 Операция Автоматические Ручные проводки FI в проводки в SAP ERP SAP ERP Дебет Кредит Дебет Сумма Кредит агрегированные ручные проводки движения ком. товара на забалансовых счетах: - на сумму всех поступлений ком. товара за период - на сумму всех возвратов комитенту Данные проводки описаны ниже в секции «Проводки по отчету комиссионера». Поступление комиссионного - без товара. проводок в FI - - - - без - - MM: +1 шт. К-запас Основной склад Возврат комиссионного товара - проводок в FI комитенту MM: -1 шт. К-запас Основной склад Перемещения комиссионного товара между объектами компании (например. Завод1->Завод2) делаются без проводок в FI, только движения в ММ. Перемещение комиссионного - без - без товара между объектами проводок в FI проводок в FI компании MM: +1 шт. MM: -1 шт. К-запас К-запас Основной Основной склад склад Завод1 Завод2 - - В момент продажи ком. товара (отпуска со склада), вместе с проводками движения ММ делаются автоматические проводки FI списания ком. товара. И проводки реализации. Страница 19/69 Операция Автоматические Ручные проводки FI в проводки в SAP ERP SAP ERP Дебет Отпуск комиссионного товара по Z099* заказу клиента (продажа) Кредит Z004* Дебет - Сумма Кредит - 100 MM: -1 шт. К-запас Основной склад Выручка от реализации 6201* T9001* комиссионного товара ФЛ расчеты с выручка от покупателями реализации ФЛ – дебитор комиссия - - 236 - - 236 - - 36 розничный покупатель Выручка от реализации 6201* T9001* комиссионного товара ЮЛ расчеты с выручка от покупателями реализации ЮЛ – комиссия дебитор ЮЛ X9003* НДС с X68* реализации в технический разрезе ставок В случае возврата от клиента ком. товара, делаются автоматические FI проводки поступления (возврата) ком. товара (проводки поступления делаются по ценам инфо-записи поставщика, действующей на момент возврата). И проводки сторно реализации. Поступление Z004* комиссионного товара при MM:+1 шт. возврате от клиента К-запас Z099* - - 1003 6201* - - 236 Основной склад Сторно выручки от реализации T9001* проводки поступления делаются по ценам инфо-записи поставщика, действующей на момент возврата 3 Страница 20/69 Операция Автоматические Ручные проводки FI в проводки в SAP ERP SAP ERP Дебет комиссионного товара ФЛ Кредит выручка от расчеты с реализации покупателями комиссия ФЛ – дебитор Дебет Сумма Кредит розничный покупатель Сторно выручки от реализации T9001* 6201* комиссионного товара ЮЛ выручка от расчеты с реализации покупателями комиссия ЮЛ – - - 236 36 - НДС дебитор ЮЛ X68* X9003* НДС с технический реализации в разрезе ставок Инвентаризация комиссионного товара Для целей инвентаризации (как собств., так и комиссионного товара) на каждом логистическом заводе выделяется отдельный склад инвентаризационных разниц (A901). Выявленные инвентаризационные разницы по комиссионным товарам перемещаются на уровне системы на отдельный склад инв.разниц в разрезе запасов комитентов; Недостача: движение (основной склад) -1шт -> (склад инв.разниц )+1шт. Излишек: движение (склад инв.разниц) -1шт -> (основной склад блокированный запас) +1шт. Недостачи Перемещение из K-запаса основного склада в К-запас склада разниц Излишки Перемещение - без - без проводок FI проводок FI MM: +1 шт. MM: -1 шт. К-запас К-запас Склад Основной инв.разниц склад - без - без проводок FI проводок FI MM: +1 шт. MM: -1 шт. - - - - из К-запаса склада разниц Страница 21/69 Операция Автоматические Ручные проводки FI в проводки в SAP ERP SAP ERP Дебет Кредит в K-запаса основной склад К-запас К-запас (блокированный запас) Осн.склад Склад (блок запас) инв.разниц Дебет Сумма Кредит После проведения инвентаризации сотрудники КРО формируют корректировки разниц на складах инв.разниц. При корректировке разниц учитываются запасы складов инв.разниц всех заводов системы, включая РЦ и магазины, в разрезе комитентов; В рамках корректировки разниц по комитентам выполняется встречное перемещение и «схлопывание» запаса отдельной номенклатурной позиции между складами инв.разниц различных заводов системы; По непокрытым запасам инвентаризационных разниц , блокируется их движение до конца финансового года до проведения финальной инвентаризации и отражения излишков и недостач по комиссионному товару в бухгалтерском учете. «Схлопывание разниц» - без - без излишков и недостач в рамках проводок FI проводок FI одной н/н различных заводов MM: +1 шт. MM: -1 шт. системы К-запас К-запас Склад Склад инв.разниц инв.разниц Завод1 Завод2 излишек недостача Перемещение «схлопнутого» - без - без излишка проводок FI проводок FI MM: +1 шт. MM: -1 шт. К-запас K-запас Основной Основной склад склад Завод1 Блок.Запас из блокированного K-запаса основного склада в обычный К-запас основного склада - - - - Завод1 Страница 22/69 Операция Автоматические Ручные проводки FI в проводки в SAP ERP SAP ERP Дебет Кредит Дебет Сумма Кредит По излишкам комиссионного товара, которые не могут быть перекрыты недостачами соответствующего товара, в случае согласия комитента предоставить дополнительный пакет первичных документов оформляется дополнительный заказ на поставку и последующее поступление комиссионных товаров; В данном случае излишки склада инв.разниц списываются вручную (обратный документ прихода излишка) и формируется обычная новая закупка ком. товара (см. пункт поступление ком.товара); Списание излишка со склада - без - без инв.разниц (обратная проводка проводок FI проводок FI поступлению излишка КТ) MM: +1 шт. MM: -1 шт. К-запас К-запас Склад Осн.склад инв.разниц (блок запас) Поступление комиссионного - без - товара (закупка). проводок в FI Перемещение из K-запаса основной склад - - - - (блокированный запас) в К-запас склада разниц MM: +1 шт. К-запас Основной склад По итогам финансового года, после проведения «Схлопывания разниц», оставшиеся недостачи / излишки комиссионного товара, которые не могут быть перекрыты излишками / недостачами соответствующего товара других заводов, отражаются в бухгалтерском учете – проводится финальная инвентаризация, которая вычищает остатки склада разниц. По недостачам производится автоматическое списание на Z94 счет (по документу инвентаризации) Страница 23/69 Операция Автоматические Ручные проводки FI в проводки в SAP ERP SAP ERP Дебет Кредит Дебет Сумма Кредит и компенсация комитенту по залоговой цене товара, действующей на дату проводки документа списания (агрегированная проводка на основании отчета комиссионера); На сумму недостач (по отчету комиссионера) формируется ручная бухгалтерская проводка Дт94 Кт76 – см пункт «Проводки по отчету комиссионера»; Списание недостачи по Z94* Z004* документу годовой MM: -1 шт. инвентаризации (выравнивание К-запас склада инв. разниц) - - 100 Склад инв.разниц По излишкам, вручную выравнивается склад инв.разниц (обратная проводка поступления излишка КТ). Вручную отражается поступление излишка как собственного ТМЦ (другая номенклатура). Далее по документу финальной годовой инвентаризации автоматически формируются проводки Дт10 Кт91. Далее данный ТМЦ может использоваться только для нужд компании; Списание излишка со склада - без - без инв.разниц (обратная проводка проводок FI проводок FI поступлению излишка КТ) MM: +1 шт. MM: -1 шт. К-запас К-запас Склад Осн.склад инв.разниц (блок запас) Отражение излишка как - без - без собственного ТМЦ (другая проводок в FI проводок в FI номенклатура) MM: +1 шт. MM: -1 шт. Другая н/н Другая н/н Перемещение из K-запаса основной склад - - - - (блокированный запас) в К-запас склада разниц Страница 24/69 Операция Автоматические Ручные проводки FI в проводки в SAP ERP SAP ERP Дебет Кредит Перемещение (ТМЦ) (ТМЦ) из Склад инв. разниц Основной Склад склад инв.разниц Выравнивание излишка склада 10* 91* инв. Разниц по документу MM: +1 шт. годовой инвентаризации Склад Дебет Сумма Кредит в Основной склад инв.разниц Проводки по отчету комиссионера. В конце периода делаются ручные проводки формирования кредиторской задолженности и отражения вознаграждения по продажам комиссионного товара (в т.ч. и прочим видам движения). Поступление комиссионного - - Z004* 100 * кол Z099* поступлений товара за период (закупки). Возврат комиссионного товара - - Z099* 100 * кол Z004* возвратов комитенту за период Кредиторская задолженность (на - - 236 90.1* 118 комиссия отчета комиссионера - - 62* комитент начисление на основании отчета вознаграждения комиссионера + НДС с вознаграждения 76* комитент от реализации всю сумму продаж) на основании Комиссионное вознаграждение T9001* выручка - - 90.3 68 18 - - 9102* скидки 76* комитент На сумму (в соотв. с условиями договора) Скидки (убытки) - на основании комиссия отчета комиссионера скидки, если таковые были Доп. выгоды - на основании - - 76* комитент 9101* Сумма доп. доп. выгода Страница 25/69 Операция Автоматические Ручные проводки FI в проводки в SAP ERP SAP ERP Дебет Кредит Дебет отчета комиссионера Формирование НДС с доп. - - выгоды Компенсация комитенту по - - 9102* НДС с Сумма Кредит комиссия выгоды 68* НДС Сумма доп. доп. выгоды Выгоды * комиссия 18/118 94* 76* комитент 236 недостачам (на конец года по результатам финальной инвентаризации) В случае изменения залоговой цены комитента (цены устанавливаются на период, т.е. новая цена будет действовать только начиная со следующего периода), на основании отчета комиссионера BW, для старого, не распроданного, запаса комитента делается ручная FI проводка переоценки Переоценка комиссионного Z004* Z099* На сумму разницы м/у запаса в случае изменения новой и залоговых цен старой залоговой (на основании отчета цены * на комиссионера) кол-во старого запаса Для проверки движений комиссионного товара в SAP ERP возможно использование стандартных отчетов MM:ME81N, MB51 и другие (см. КП LO14 «Комиссионная торговля») 3.1.4. Погашение кредиторской задолженности Существуют различные способы погашения кредиторской задолженности, которые описаны ниже. Во всех указанных способах в финансовом учете создается документ (FI-проводка) с дебетовой позицией по кредитору. Документы начисления и погашения задолженности должны быть сопоставлены в разрезе договоров, в привязке к которым выполняются хозяйственные операции учета расчетов с кредиторами. Страница 26/69 3.1.4.1. Оплата Погашение кредиторской задолженности может осуществляться путем совершения исходящего платежа. Причем, платежи могут быть авансовые (предоплата) и выполняемые после начисления кредиторской задолженности (постоплата). Операция Исходящий платеж Дебет 60* «Учет расчетов с Кредит 51* / 52* поставщиками и подрядчиками» 66* «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» 67* «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» 68* «Расчеты по налогам и сборам» 69* «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» 70* «Расчеты с персоналом по оплате труда» 71* «Расчеты с подотчетными лицами» 73* «Расчеты с персоналом по прочим операциям» 76* «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» Процессы исполнения платежей и их отражение в учете более подробно описаны в проектном решении FI07 «Учет банковских операций». 3.1.4.2. Зачет взаимных требований При ведении расчетов с контрагентом, который выступает как кредитором, так и дебитором, возможно проведение зачета встречных однородных требований. Операция Дебет Кредит Страница 27/69 Операция Дебет 60* «Учет расчетов с Взаимозачет поставщиками и подрядчиками» 76* «Расчеты с разными Кредит 62* - «Расчеты с покупателями и заказчиками» 76* «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» дебиторами и кредиторами» 3.1.4.3. Списание задолженности В случае если Компания получает скидки от поставщиков в форме освобождения от обязанности оплаты части ранее поставленного товара за выполнение условий оплаты. Отражение полученных скидок проводится как уменьшение кредиторской задолженности и начисление прочего дохода. Также возможен случай списания задолженности из-за истечения срока исковой давности задолженности, а также в других случаях предусмотренных законодательством. Операция Дебет Отражение полученной скидки (за объем) 60* «Учет расчетов с поставщиками и Кредит 91* МВП/ОУР подрядчиками» 60* «Расчеты с поставщиками и Списание невостребованная подрядчиками» 91* МВП/ОУР кредиторская задолженность по истечении срока исковой давности 3.1.4.4. Перевод долга и уступка права требования (цессия) Погашение кредиторской задолженности путем уступки права требования по договору цессии. Операция по уступке права требования (цессии) при переводе задолженности перед первоначальным кредитором в задолженность перед новым кредитором, в финансовом учете отображается следующим образом: Страница 28/69 Операция Отражение уступки права Дебет 60* «Расчеты с поставщиками и требования подрядчиками» Кредит 76* «Расчеты с прочими кредиторами» 3.1.5. Характеристика ролей В рамках бизнес-процесса FI13 «Учет расчетов с кредиторами и учет затрат» в компании ООО «Энтер» выделяются следующие роли: Специалист по ведению справочника кредиторов (ОДО) – присваивается сотрудникам отдела документационного обеспечения, отвечающим за централизованное ведение справочника кредиторов Специалист по ведению справочника кредиторов (Бухгалтер) – присваивается сотрудникам бухгалтерии, отвечающим за централизованное ведение справочника кредиторов Специалист по начислению прочей кредиторской задолженности (в FI) – данной роли соответствуют функции по отражению кредиторской задолженности напрямую в модуле FI – «Финансы» Специалист по сопоставлению документов начисления и погашения, и списания кредиторской задолженности – данной роли соответствуют функции по отражению операций погашения кредиторской задолженности и выполнению выравнивания соответствующих счетов учета Специалист по формированию выходных печатных форм и анализу данных – присваивается бухгалтеру отвечающему за сверку расчетов с контрагентами и формированию печатных форм, акт сверки и ИНВ-17 3.2. Учет затрат Учет затрат в РСБУ, не предполагает отдельно выделенного процесса как такового, т.к. учет затрат представляет собой отражение хозяйственных операций, порождающих затраты в различных разделах учета, на отдельно выделенных счетах ГК в учетной системе. Учетная информация, собранная на затратных счетах, используется, в конечном итоге, для целей выполнения закрытия периода, определения базы для расчета налога на прибыль, для управленческого анализа затрат и формирования отчётности. Данные процессы описаны в проектных решениях: FI19 «Закрытие периода для РСБУ» Страница 29/69 FI25 «ТПР по реализации требований 25 главы НК РФ – Налог на прибыль» FI27 «Учет затрат в разрезе видов затрат по МВЗ, внутренним заказам (CO-OM), учет выручки по МВП (CO-PCA), анализ прибыли (CO-PA)» 3.2.1. Отражение фактических затрат 3.2.1.1. Фактические затраты при закупке услуг Закупка всех услуг, за исключением услуг по предоставлению кредитов / займов, банковских услуг и комиссий, планирование и управление транспортировками (фрахтовые расходы), осуществляется через модуль MM. Процесс отражения затрат по закупке услуг рассматривается в концептуальном проекте LO02 «Закупка материалов услуг и ОС» Операция Дебет Фактурирование 30*/91* - ∑ факт (без НДС) (отражение кредиторской задолженности и Кредит 60* / 76* - ∑ факт с НДС 19* - ∑ НДС фактических затрат) 3.2.1.2. Фрахтовые расходы Отражение затрат по транспортировкам более подробно рассматривается в концептуальном проекте LO09 «Планирование и управление транспортировками» Операция Поступление услуги Дебет 30* (НУ) - ∑ план (без НДС) Кредит 15* - ∑ план (без НДС) (работы) Проводка делается на плановую сумму автоматически исходя из статуса транспортировки (дата поступления на По импортным закупкам ТЗР входит в стоимость товара, проводка идет на счет запаса 41* - ∑ план (без НДС) Страница 30/69 Операция Дебет Кредит объект получатель) Фактурирование 15* - ∑ план (без НДС) (отражение кредиторской задолженности и 60* / 76* - ∑ факт с НДС 30* (НУ) - ∑ дельты «факт-план» (без НДС) фактических затрат) По импортным закупкам ТЗР В момент получения входит в стоимость товара документов (invoice) от поставщика 41* - ∑ дельты «факт-план» (без НДС) 19* - ∑ НДС 3.2.1.3. Фактические затраты при списании ТМЦ Отражение затрат по списанию ТМЦ рассматривается в концептуальных проектах логистики: LO16 «Розничные и интернет продажи и возвраты» LO06 «Управление внутренними перемещениями товаров» LO02 «Закупка материалов услуг и ОС» Операция Дебет Списание товаров при 90.2* продаже Кредит 41* МВП Списание ТМЦ в затраты 30*, 91* 10* МВЗ 3.2.1.4. Амортизация, признание расходов по РБП Формирование затрат, связанных с амортизацией, списанием основных средств и расходами будущих периодов рассматриваются в концептуальном проекте Страница 31/69 FI26 «Учет основных средств и НМА в РСБУ, МСФО, НУ» Операция Дебет Кредит Начисление амортизации R3* R02*, R05* Списание ОС в затраты R91* R01*, R02* R04*, R05* Признание расходов по R3* R97* РБП 3.2.1.5. Списание дебиторской задолженности Формирование затрат, относящихся к списанию дебиторской задолженности, рассматриваются в концептуальном проекте FI11 «Учет расчетов с дебиторами и учет выручки» 3.2.1.6. Комиссии банков и платежных агентов Учет затрат, относящихся к расчетно-кассовому обслуживанию и комиссиям банка рассматриваются в концептуальных проектах: FI07 «Учет банковских операций» FI06 «Интеграция с одной платежной системой» 3.2.1.7. Проценты по кредитам и займам Учет затрат, относящихся к кредитным процентам рассматриваются в концептуальном проекте FI18 «Прочие процессы (учет кредитов и займов, учет финансовых вложений, учет капитала и резервов)» 3.2.1.8. Затраты по персоналу Учет затрат, относящихся к расчетам по заработной плате рассматриваются в концептуальном проекте FI15 «Учет расчетов с персоналом» Страница 32/69 3.2.1.9. Затраты по курсовым разницам Учет затрат, порожденных возникновением отрицательных курсовых разниц, рассматриваются в концептуальном проекте FI10 «Учет расчетов в иностранной валюте» 3.2.1.10. Затраты по налогам и сборам Учет затрат, относящихся к начислениям налогов и сборов рассматриваются в различных концептуальных проектах в зависимости от видов налогов: НДФЛ и страховые взносы - FI15 «Учет расчетов с персоналом» НДС - FI04 «Учет НДС» Налог на имущество - FI26-5 «Расчет налога на имущество» Транспортный налог - FI26-6 «Расчет транспортного налога» Налог на прибыль - FI25 «ТПР по реализации требований 25 главы НК РФ – Налог на прибыль» Остальные налоги рассчитываются вручную вне системы, начисления таких налогов делается вручную с помощью FI-проводок. Операция Дебет Кредит Прочие начисления 91* 68*: налогов (прочие виды МВЗ - НегативнВоздейств. на окружающую среду (штрафы, пени) налогов, госпошлины, пени, штрафы) - Госпошлины (штрафы, пени) - Таможенные пошлины - и т.д. 3.2.2. Отражение плановых начислений и резервов По работам и услугам, выполненным в текущем отчетном периоде, но по которым отсутствуют первичные документы (акт выполненных работ, счет-фактура) в финансовом учете, осуществляется начисление резерва (оценочных обязательств) по плановой (договорной) цене. На начало следующего периода данное начисление сторнируется. Если в следующем отчетном периоде фактические документы не пришли, то эта процедура повторяется до тех пор, пока от поставщиков работ/ услуг не поступят корректные первичные документы (акт, счет-фактура). Данный процесс будет автоматизирован (Z-разработка) силами внутренней команды (и начисление и сторно). Страница 33/69 По факту поступления первичных документов выполняются проводки отражения фактических затрат. Операция Дебет Кредит Плановые начисления 30* - ∑ план (без НДС) 96* - ∑ план (без НДС) затрат (в корреспонденции МВЗ (из позиции заказа на закупку) Окончательная инфо: 96-е для резервов по услугам контрольные по Кредиторам 96* - ∑ план (без НДС) 30* - ∑ план (без НДС) со балансовым счетом резервов по контрагентам) – проводка делается последним числом отчетного периода Сторнирование плановых начислений – проводка МВЗ (из позиции заказа на закупку) первым числом следующего периода 3.2.3. Характеристика ролей Сотрудники финансового департамента ООО «Энтер» отвечающие за ведение учета по каждому раздела учета, в том числе должны формировать проводки и/или анализировать созданные проводки на затратных счетах, которые возникли в ходе операций в рамках разделов учета, за которые они отвечают. При этом роли сотрудников, которые формируют проводки по затратам при выполнении операций в различных разделах учета, обозначены в соответствующих проектных решениях, ссылки на которые указаны в предыдущих разделах документа. Контировки так же указаны в этих проектных решениях. 3.3. Взаимодействие с другими процессами Процесс Описание процессами интеграции с Входящая Исходящая информация информация Страница 34/69 Процесс Описание интеграции с Входящая Исходящая процессами информация информация FI14 «Ведение Учет расчетов с кредиторами Информация о Системный номер договоров» ведется на основании и в договоре, на карточки предмета разрезе договоров. Такая основании которого договора для аналитика возможна ведутся расчеты. отражения проводок благодаря наличию по начислению или справочника договоров. погашению задолженности перед кредитором в привязке к договору. LO03 «Закупка В процессе закупки основных Проводка по товаров у российских товаров возникает начислению и иностранных задолженность перед задолженности поставщиков» поставщиком в соответствии перед поставщиком с условиями договора, основных товаров. которая должна учитываться в бухгалтерском учете. LO02 «Закупка В процессе закупки ТМЦ, Проводка по материалов услуг и материалов и основных начислению ОС» средств возникает задолженности задолженность перед перед поставщиком поставщиком в соответствии материалов, ТМЦ и с условиями договора, основных средств. которая должна учитываться Отражение затрат в бухгалтерском учете. по закупке услуг. LO09 «Планирование В процессе закупки Проводка по и управление транспортных услуг начислению затрат транспортировками» возникает задолженность по перед поставщиком в транспортировкам и соответствии с условиями задолженности договора, которая должна перед поставщиком учитываться в бухгалтерском транспортных услуг. учете. Страница 35/69 Процесс Описание интеграции с процессами Входящая Исходящая информация информация LO14 «Комиссионная В процессе комиссионной Проводки по торговля» торговли возникает начислению задолженность перед задолженности комитентом в соответствии с перед комитентом, условиями договора, которая отражению затрат должна учитываться в по скидкам по бухгалтерском учете. ком.товару за счет компании. LO08 «Претензионная В процессе претензионной Проводка по деятельность» деятельности может начислению / возникнуть взаимозачеты и взаимозачету возвраты, которые влияют на задолженности по учет кредиторской претензиям. задолженности в Отражение затрат соответствии с условиями по претензионной договора, которая должна деятельности учитываться в бухгалтерском учете. FI07 «Учет банковских При расчетах с кредиторами Проводки, операций» основная часть кредиторской отражающие задолженности погашается платежи и затраты FI06 «Интеграция с за счет безналичных по банковским одной платежной платежей. комиссиям системой» FI11 «Учет расчетов с При расчетах с кредиторами, Проводка Проводки с дебиторами и учет которые так же могут взаимозачета дебиторской выручки» выступать и дебиторами, задолженностью, возможны взаимозачеты списанию дебитор- задолженностей. ки в затраты. Списание дебиторской задолженности в зтраты Страница 36/69 Процесс Описание интеграции с процессами Входящая Исходящая информация информация FI15 «Учет расчетов с В процессе расчетов с Проводки по персоналом» сотрудниками возникает начислению кредиторская задолженность задолженности и и затраты по персоналу. затрат по персоналу. FI18 «Прочие Кредиторская задолженность Проводка по процессы (учет по расчетам с учредителями начислению кредитов и займов, и расчеты по кредитам задолженности и учет финансовых полученным отражению затрат вложений, учет по кредитным капитала и резервов)» процентам. FI26 «Учет основных Формирование затрат, Проводки по средств и НМА в связанных с амортизацией и отражению затрат РСБУ, МСФО, НУ» списанием основных средств и НМА. Начисление затрат по РБП. FI27 «Учет затрат в Все проводки по затратам Проводки по счетам Проводки закрытия разрезе видов затрат возникающие в РСБУ затрат. счетов затрат по по МВЗ, внутренним релевантные также и для заказам (CO-OM), учет управленческой отчетности, выручки по МВП (CO- куда они попадают в разрезе PCA), анализ прибыли управленческих аналитик. РСБУ. (CO-PA)» FI04 «Учет НДС» Отражение НДС при Проводки по 19* Проводки КЗ по 68* регистрации документов счетам счетам в разрезе счетов фактур. Перенос ИФНС. Проводки по задолженности на списанию НДС в кредиторов ИФНС. Списание затраты. НДС в затраты Страница 37/69 Процесс Описание интеграции с процессами Входящая Исходящая информация информация FI25 «ТПР по Расчет налога на прибыль, Проводки КЗ по 68* реализации отражение кредиторской счетам в разрезе требований 25 главы задолженности пред ИФНС ИФНС FI26-5 «Расчет налога Расчет налога на имущество, Проводки КЗ по 68* на имущество» отражение кредиторской счетам в разрезе задолженности пред ИФНС ИФНС FI26-6 «Расчет Расчет транспортного Проводки КЗ по 68* транспортного налога» налога, отражение счетам в разрезе кредиторской задолженности ИФНС НК РФ – Налог на прибыль» пред ИФНС FI19 «Закрытие В рамках закрытия периода периода для РСБУ» для целей формирования бухгалтерской отчетности формируются проводки закрытия. Проводки по счетам: Проводки закрытия. -учета кредиторской задолженности - учета затрат. FI17 «Анализ Все учетные данные могут Проводки по счетам бухгалтерских быть подвергнуты анализу с затрат и счетам данных» применением специальных расчетов с отчетов, в том числе данные кредиторами. --- по счетам расчетов с кредиторами и счетам затрат. FI10 «Учет расчетов в В результате расчетов с Проводки начисления Выравнивание КЗ. иностранной валюте» кредиторами в иностранной и погашения валюте возможно кредиторской Проводка курсовой возникновение курсовых задолженности в разницы. разниц, которые отражаются иностранной валюте. в бухгалтерском учете на Отражение затрат по счетах доходов / затрат. курсовым разницам. Страница 38/69 Процесс Описание интеграции Входящая Исходящая процессами информация информация FI21 «Отражение Учет кредиторской Проводки по счетам операций согласно задолженности и затрат с затрат и счетам МСФО (учет доходов, точки зрения расчетов с учет расходов, управленческого учета и кредиторами с расчеты с дебиторами МСФО достаточной для и кредиторами, учет с МСФО аналитикой. кредитов и займов, резервы, закрытие периода)» FI29 «Настройка Контроль бюджета Проводки отражения модуля FM c обязательств затрат отчетами» Страница 39/69 4. Техническое решение 4.1. Ведение организационной структуры В данном процессе задействованы следующие организационные объекты: 1. Юридическое лицо - ООО «Энтер». SAP ERP будет представлено с помощью объекта «Балансовая единица» Код БЕ Наименование ООО «Энтер» 1000 Подробно ведение юридической организационной структуры ООО «Энтер» представлено в КП FI02 «Ведение юридической организационной структуры». 2. Юридические лица – контрагенты, поставщики товаров и ТМЦ, услуг и т.д., представлены в системе SAP ERP с помощью объекта «Кредитор» . Для каждого контрагента заводится отдельная карточка Кредитора. Более подробно см. раздел 4.2.1.2 «Кредиторы» данного документа. 3 Организационная структура компании (магазины, парк-сервисы, склады) в системе SAP ERP представлены с помощью объектов: МВЗ/МВП, Завод Более подробно структура МВЗ/МВП описана в КП FI27 «Учет затрат в разрезе видов затрат по МВЗ/МВП» Более подробно структура заводов (ММ) описана в КП LO01 «Организационная структура логистики» 4.2. Ведение основных данных Основные данные системы (справочники) разделяются на два блока: Мастер-данные системы - пользовательские справочники, ведением которых занимаются конечные пользователи. Ведение данных справочников осуществляется напрямую в продуктивной системе; Страница 40/69 Настроечные справочники – справочники, ведением которых занимаются специалисты, отвечающие за настройку системы SAP. Данные справочники сначала заводятся в системе разработки, и затем через транспортную систему переносятся в продуктив. 4.2.1. Мастер-данные системы 4.2.1.1. План счетов Счета учета кредиторской задолженности в SAP ERP - это контрольные счета кредиторов с ведением открытых позиций, где кредитором выступает внешний поставщик или подрядчик. Контрольные счета проставляются в основных данных каждого кредитора и не допускают прямых проводок. Эта особенность означает, что при вводе бухгалтерской проводки по данным счетам указываются не сами счета, а конкретные номера кредиторов. Таким образом, будет обеспечена аналитика на счете учета кредиторской задолженности в разрезе поставщиков. Особенностью контрольных счетов также является функция управления открытыми позициями. Данная функция также означает, что при вводе бухгалтерских проводок на эти счета они все изначально помечаются как открытые позиции. 4.2.1.2. Кредиторы Все операции, выполняемые в функциональности «Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками» осуществляются с использованием справочника «Кредиторов». Справочник предназначен для централизованного хранения основных данных кредиторов. Ввод информации о кредиторе осуществляется однократно и централизованно. Оба компонента, функциональность FI-«Финансы» и MM-«Управление материальными патоками», взаимодействуют с единой основной записью кредитора. Реквизиты контрагента описываются в SAP ERP в карточке кредитора. Основанием для ее создания являются подписанный договор с кредитором и заявка на заведение нового кредитора. Возможны также случаи когда контрагент создается только по заявке (без наличия подписанного договора), например, технический кредитор завод. Проверка кредитора на уникальность будет осуществляться автоматически при создании нового кредитора - в случае, когда у нового кредитора совпадают данные ИНН и КПП с уже существующим кредитором, сохранение такого кредитора будет невозможно, и система выдаст соответствующее сообщение. Такая проверка будет реализована посредством дополнительной разработки, проверяться будут определенные группы контрагентов, технические кредиторы из данной проверки будут исключены. Поле ИНН и КПП должны быть обязательными к заполнению и должен работать запрет на сохранение контрагентов с пустым КПП. Для каждого поставщика в справочнике кредиторов создается одна уникальная основная запись, которая содержит набор полей, зависящий от принадлежности кредитора к определенной группе. Страница 41/69 Группа кредитора задается специалистом по ведению справочника кредиторов при создании основной записи и впоследствии уже не может быть изменена. По бизнес процессу компании ООО «Энтер» частично данные контрагента заполняет специалист Отдела документационного обеспечения (ОДО), после чего частично им же заполняется карточка договора (DMS). Далее бухгалтер на основании прикрепленного скана договора заполняет оставшиеся поля карточки контрагента и договора. На уровне полномочий в системе SAP ERP будет реализовано разграничение прав на заполнение полей карточки контрагента: роль бухгалтера будет иметь полные права и доступ ко всем полям карточки контрагента/договора, а роль специалиста ОДО только к определенным (список полей будет определен на фазе реализации). В системе SAP ERP справочники дебиторов и кредиторов ведутся независимо друг от друга. Для контрагентов, которые с точки зрения хозяйственных операций являются и дебиторами, и кредиторами, создаются основные записи в обоих справочниках (значения различные и не могут дублироваться). В основной записи справочника дебиторов создается ссылка на номер контрагента из справочника кредиторов и наоборот. Возможна также ситуация, когда юридическое лицо (кредитор) представлено организацией, в которую входят обособленные подразделения, при этом существует общий для всех ИНН, но для каждого обособленного подразделения и головной организации реквизит КПП различен. В данном случае карточки кредиторов создаются отдельно для головной организации, и для обособленных подразделений, с которыми ООО «Энтер» вступает в хозяйственные взаимоотношения. При этом в карточках кредиторов обособленных подразделений создается ссылка на карточку кредитора головной организации. В зависимости от принадлежности к группе и выполняемых функций, данные кредитора могут создаваться в финансовом и логистическом ракурсе. В модуле FI с помощью транзакции FK01 (Создание кредитора), создается и заполняется финансовый ракурс, в котором вводятся общие данные и данные балансовой единицы (БЕ). В модуле LO с помощью транзакции MK01 (Создание кредитора) описывается логистический ракурс, в котором помимо общих данных и данных БЕ вводятся также данные закупочной организации. Одна карточка кредитора может быть расширена на несколько балансовых единиц и несколько закупочных организаций. Основанием для изменения карточки кредитора является подписанное инициирующей организацией информационное письмо, в котором перечислены новые реквизиты. Просмотр карточки кредитора осуществляется с помощью транзакции FK03, внесение изменений в существующую карточку в финансовом ракурсе осуществляется с помощью транзакции FK02. В случае, когда необходимо редактировать логистический ракурс или к финансовому ракурсу добавить логистический используется транзакция MK02. Страница 42/69 Для центрального ведения справочника кредиторов группой НСИ используются транзакции: XK01 – Создание кредитора XK02 – Изменение кредитора XK03 – Просмотр кредитора Данные транзакции позволяют вводить/просматривать данные во всех ракурсах (общий, финансовый, логистический). Внутригрупповые и аффилированные контрагенты: При ведении внутригрупповых и аффилированных (лиц) кредиторов обязательно заполнение поля «Компания партнер», на основании которого определяется принадлежность кредитора к ООО «Энтер». Каждому контрагенту (кредитору) из справочника «Компания-партнер» присваивается уникальное значение специалистом, ответственным за настройку системы SAP. Внутригрупповые кредиторы выделены в отдельную группу кредиторов, для которой существует определенный диапазон номеров. (см. п.4.2.2.1 «Группы счетов»). Для данной группы счетов поле «Компания-партнер является обязательным для заполнения» Кредиторы для расчётов с налоговыми органами: Для автоматизации платежей по налогам, сборам, госпошлинам и т.п., в справочнике кредиторов выделяется отдельная группа TAX – «Государственные органы». Данная группа контрагентов имеет внешнюю нумерацию. Кодировка карточек кредиторов для ИФНС Под каждую ИФНС России, с которой у компании ООО «Энтер» осуществляются расчеты, в системе SAP ERP заводится группа карточек кредиторов: 1) Общая карточка контрагента ИФНС кодировка TXXXX где T – константа, признак что это ИФНС XXXX – соответствует коду ИФНС в соответствии со справочником СОУН (СОНО) sono.doc 2) Отдельные карточки кредитора по данной ИФНС, по каждому виду налога. Страница 43/69 кодировка TXXXXYYYYY где T – константа (TAX), признак что это ИФНС XXXX - соответствует коду ИФНС в соответствии со справочником СОНО YYYYY – расшифровка вида налога, который определяет счет учета: VAT – НДС PROF - Прибыль NDFL - НДФЛ PROP - Имущество TRANS - Транспорт В карточках, заведенных под отдельные виды налогов, прописывается поле «Головная компания» = общая карточка контрагента ИФНС (TXXXX). Дополнительные реквизиты для налоговых платежей: Для ввода дополнительных аналитик для формирования платежных поручений по налоговым платежам используется стандартное решение SAP. Информация для полей 101, 104 – 110 платежного поручения берется из соответствующих полей таблицы J_3RF_PLAT. Записи в этой таблице создаваться пользователем при вводе или при изменении документа. Каждому документу соответствует не более одной записи. Страница 44/69 Условия Для того, чтобы иметь возможность ввести или изменить информацию в таблице J_3RF_PLAT, необходимо соблюдать следующие условия: в документе содержится позиция кредитора по кредиту; код проводки этой позиции не определен как код платежной операции; в основной записи кредитора (или альтернативного получателя) заполнен бухгалтерский текст с идентификатором P101 (значение по усмотрению пользователя); активированы функциональные модули J_3RF_PDOC и J_3RF_PDOC1430. Создание и изменение записей в таблице J_3RF_PLAT осуществляется с помощью функциональных модулей J_3RF_PDOC и J_3RF_PDOC1430. Кодировка карточек кредиторов для Таможенных органов По аналогии с карточками кредиторов ИФНС, под каждый таможенный орган заводится одна карточка кредитора (или группа карточек - если требуется учет на разных счетах ГК) Кодировка – CXXXXXXXYY Где Страница 45/69 C – константа (Custom), признак что это Таможенный орган РФ XXXXXXX - соответствует коду Таможенного органа РФ YY – дополнительные два символа, если под расчеты с таможенными органами необходимо выделять несколько разных счетов главной книги. Используется при кодировании дополнительных карточек таможенного органа, предназначенных для разведения по счетам ГК. Кодировка карточек кредиторов для УФК По аналогии с карточками кредиторов ИФНС, под каждое УФК России заводится одна карточка кредитора (или группа карточек - если требуется учет на разных счетах ГК) Кодировка – UXXXXYYYYY Где U – константа, признак что это УФК XXXX - соответствует коду Таможенного органа РФ YYYYY – дополнительные символа, если под расчеты с УФК необходимо выделять несколько разных счетов главной книги. 4.2.1.3. Договора Требования аналитического учета расчетов с кредиторами предполагают отражение расчетов с поставщиком в разрезе договоров. В рамках проекта предполагается реализация отдельного функционала (DMS) по ведению справочника договоров, которая предусматривает ведение карточек договоров на уровне предметов договоров. Номер карточки предмета договора должен указываться в поле «Присвоение», а номер физического договора в поле «Ссылочный ключ 3» в позиции кредитора в FI-документах начисления и погашения кредиторской задолженности. Подробно функционал ведения справочника договоров будет рассмотрен в отдельном проектном решении FI14 «Ведение договоров». 4.2.1.4. Контировки объектов учета затрат CO Учет затрат в SAP ERP ведется в разрезе объектов учета. Все проводки по счетам затрат обязательно должны быть сконтированы на реальный объект учета затрат CO. Обязательно должен быть указан объект контировки либо МВЗ, либо внутренний заказ СО. Так же в качестве контировок CO возможно использование следующих объектов: Хоз. процесс Страница 46/69 Объект учета результатов (ОУР) Более подробное описание данных справочников см. в КП FI27 «Учет затрат в разрезе видов затрат по МВЗ, внутренним заказам (CO-OM), учет выручки по МВП (CO-PCA), анализ прибыли (CO-PA)» 4.2.1.5. Контировки объектов управления бюджетом FM Для целей контроля исполнения бюджета в ООО «Энтер» в системе SAP ERP используется модуль FM – “Funds management”. Использование данной функциональности требует проставление дополнительных контировок (бюджетного адреса) модуля FM на позициях счетов затрат Фин. Позиция ПФМ Бюджетный период Фонд Более подробное описание данных справочников см. в КП FI29 «Настройка модуля FM c отчетами» 4.2.2. Настроечные справочники 4.2.2.1. Группы счетов В соответствии с требованиями Системы каждый контрагент в справочнике должен быть отнесен к одной из определенных в системе групп. Это группы верхнего уровня и описывают основную классификацию контрагентов. Основными принципами, позволяющими группировать контрагентов в группы счетов дебиторов или кредиторов, являются: необходимость получения отчетности по данной группе контрагентов; наделение полномочиями пользователей для работы с группой, а не с отдельным контрагентом; наличие у контрагентов одинакового набора реквизитов его основной записи; Справочник групп счетов (кредиторов) является настройкой системы. При создании карточки кредитора в системе SAP ERP, она обязательно присваивается группе счетов кредиторов и в дальнейшем не может быть изменена. Каждая основная запись кредитора имеет уникальный номер, выбор которого зависит от указанной группы счетов. Номер основной записи кредитора может быть внутренним или внешним. Внутренние номера присваиваются системой, а внешние номера вводятся самим пользователем при создании основной записи кредитора. Внешние номера могут быть буквенно-цифровыми, внутренний номера – только цифровыми. Страница 47/69 В системе SAP ERP ООО «Энтер» используются следующие группы счетов кредиторов: Группа Наименование счетов SUPP Поставщики Счет 60*, 76* товаров, ОС, услуг (РФ) Интервал кодирования 0001000000- Для отражения расчетов с 0001599999 поставщиками, (10-диапазон номеров) FSUP Иностранные 60*, 76* поставщики товаров, ОС, услуг нумерация Нет кредиторами РФ. Для отражения расчетов с 0001999999 поставщиками, номеров) Внешняя подрядчиками и прочими 0001600000- (10-диапазон (импорт) Описание нет подрядчиками и прочими кредиторами (иностранные поставщики). COMM Комитенты 76* (комиссионная торговля) 0002000000- Для отражения расчетов с 0002999999 поставщиками (20-диапазон номеров) Нет (комитентами) товаров по договорам комиссионной торговли PHYS Поставщики физ. 76* лица 0003000000- Для отражения расчетов с 0003999999 физ. лицами по операциям (30-диапазон нет аренды, соавторства и т.п. номеров) SHAR Учредители 75* 0004500000- Для отражения расчетов с 0004599999 учредителями нет (45-диапазон номеров) INGR Внутригрупповые 60*;76* и аффилированные Для расчетов с 0004699999 внутригрупповыми (46-диапазон лица BANK 0004600000- номеров) Нет контрагентами и аффилированными лицами Банки, кредиты, 76*,66*, 0005000000- Для отражения операций займы 67* 0005999999 расчетов с контрагентами (50-диапазон по банковским услугам, в Страница 48/69 нет Группа счетов Наименование Счет Интервал кодирования номеров) Описание Внешняя нумерация том числе кредитов и займов полученных SMR Подрядчики СМР 76* 0006000000- Для отражения операций 0006999999 расчетов с контрагентами (60-диапазон нет подрядчиками СМР номеров) OTHR Прочие кредиторы 76* 0007000000- Для отражения операций 0007999999 расчетов с прочими (70-диапазон нет поставщиками номеров) PAYM Персонал 70*,76* (платежи зп) 0008000000- Для отражения операций 0008999999 начисления заработной (80-диапазон номеров) нет платы (ЗП) сотрудникам и автоматизации исходящих платежей по ЗП CPDE Возвраты ФЛ – 62 розница (СРЛ) RETURNS (XX-диапазон номеров) TAX Государственные 68*,69* органы Для оформления возвратов по заявлению клиента на его расчетный счет ИФНС – Для расчетов с налоговыми TXXXXYYYYY органами и Таможенные Да Да внебюджетными фондами органы – CXXXXXXXYY УФК UXXXXYYYYY (XX-диапазон номеров) EMPL Подотчетные лица 71*, 73* от P000000000 до Для отражения расчетов с подотчетными лицами. Номер контрагента состоит Страница 49/69 Да Группа Наименование счетов Счет Интервал кодирования P999999999 (XX-диапазон номеров)) SITE Заводы 94* Описание B***, S*** Внешняя нумерация из префикса «P» и 9 знаков табельного номера сотрудника. Техническая особенность Да SAP for Retail. Для каждого завода в MM необходимо (XX-диапазон номеров)) создавать аналогичную запись в справочнике кредиторов и дебиторов. Кодировка совпадает с кодом завода PRNT Для печати реквизитов (роли п артнеров) __ PRN0000000 – Технические карточки PRN9999999 кредиторов (роли (XX-диапазон номеров) Да партнеров) для печати реквизитов (грузоотправитель, грузополучатели, различные адреса и т.п.) в логистическом модуле SAP ERP. В кодировке первые три символа являются префиксом константой «PRN», далее 7 символов код контрагента поставщика Группы кредиторов могут быть изменены на этапе реализации. Для каждой группы счетов кредиторов осуществляется настройка статусов полей. Статусы полей определяют настройки полей в основной записи кредитора. Полям карточки кредитора, с помощью статусов полей, может быть присвоена одна из следующих настроек: Страница 50/69 Скрыть с селекционного экрана; Обязательно для заполнения; Необязательно для заполнения; Разрешен просмотр. Статусы полей основной записи кредиторов в зависимости от принадлежности к группе кредиторов описаны в Error! Reference source not found. к настоящему концептуальному проекту. В строках описаны поля, которые присутствуют в карточке кредитора, поля обязательные к заполнению помечены знаком «X». Также статусы полей будут разграничены на уровне полномочий (специалист ОДО / Бухгалтер). 4.2.2.2. Альтернативные счета и коды ОГК Каждому кредитору в основной записи присвоен один контрольный счет. Контрольный счет используется в системе SAP для определения счетов Главной Книги, по которому будут формироваться проводки при выборе кредитора в хозяйственной операции начисления или погашения кредиторской задолженности. Все операции по расчетам с кредиторами отражаются в так называемой вспомогательной книге кредиторов (FI-AP), которая служит для аналитического учета позиций кредиторов. Также все эти операции автоматически проводятся по контрольному счету. Для контрольных счетов также определен набор альтернативных счетов, по которым возможны проводки в операциях начисления и погашения кредиторской задолженности. Это отдельная настройка. Если по какому то контрагенту, нужно чтобы была возможность вводить проводки по разным счетам ГК (альтернативным счетам), отличным от основного контрольного счета, прописанного в мастер-данных карточки контрагента. Перечень допустимых альтернативных счетов определяет методолог БУ и консультант SAP. При заведении нового счета, методолог должен определить для него список альтернативных счетов, а также скорректировать список уже настроенных альтернативных счетов (т.е. для каких существующих счетов новый счет может являться альтернативным). По умолчанию, когда бухгалтер делает проводку по контрагенту, в системе формируются проводки по контрольному счету из карточки контрагента . Для формирования проводок по альтернативным счетам используется автоматическая или ручная подмена контрольного счета на необходимый альтернативный. Автоматическая подмена счетов осуществляется с помощью настроенных кодов ОГК (Особой Главной Книги), к которым в свою очередь присвоен определенный альтернативный счет, и может использоваться в таких случаях, как формирование авансовых платежей. Страница 51/69 Соответствие контрольных, альтернативных счетов, кодов ОГК описано в Error! Reference source not found. к настоящему концептуальному проекту. 4.2.2.3. Условия платежа Анализ кредиторской задолженности по возможным отсрочкам платежей осуществляется по условиям платежа. От условия платежа зависит расчет даты наступления срока оплаты. Срок платежа рассчитывается системой на основании даты, указанной в поле «Базовая дата» позиции контрагента, плюс количество дней, указанное в условии платежа. Срок платежа – поле расчетное, выводится в отчетах по отдельным позициям и так же используется в программах закрытия периода (перераспределение задолженности по срокам). В стандарте SAP данные по условиям платежа вводятся в основной записи кредиторов в ракурсе балансовой единицы и в ракурсе закупочной организации. При автоматическом формировании кредиторской задолженности из модуля ММ, условие платежа заполняется автоматически в соответствие с указанными данными в ракурсе закупочной организации. При ручном формировании кредиторской задолженности в модуле FI, условие платежа заполняется автоматически в соответствии с указанными данными в ракурсе балансовой единицы. Если по одному кредитору ведется несколько условий платежа, то в основной записи рекомендуется указывать наиболее часто используемое условие платежа. Вне зависимости от способа формирования кредиторской задолженности данные условия платежа могут быть изменены вручную при отдельной или массовой обработке счетов. В системе учета договоров (DMS) предполагается разработка для автоматической подстановки условия платежа из карточки предмета договора. Для того чтобы обеспечить ее корректную работу, в карточке контрагента (во всех ракурсах) поле условие платежа нужно оставить пустым. Данное поле будет скрыто для ввода. В системе существует возможность отражения кредиторской задолженности (КЗ) с разделением по срокам платежа. Документ системы SAP состоит из позиций. Отдельная позиция по КЗ может иметь различный срок оплаты. Эта дата формируется автоматически на основании условий оплаты по соответствующему договору. Пример: По договору оговорено, что 30% задолженности должно быть оплачено авансом, а оставшаяся сумма двумя траншами платежей, 30% через 10 дней после отгрузки, а 40% через 20. Страница 52/69 В системе при отражении счета-фактуры возникают три кредиторские позиции в одном документе. Одна позиция на 30% с базовой датой = дате счета-фактуры, одна на 30% с базовой датой = дате счета-фактуры+10 дней, и одна на 40% с базовой датой = дате счета-фактуры+20 дней. Использование этой возможности позволяет формировать отчетность по срокам погашения задолженности. Перечень условий платежа описан в Error! Reference source not found. к данному документу. 4.2.2.4. Виды документов Тип документа KR RE Название Документ Операция кредиторской Начисление кредиторской задолженности задолженности в модуле FI Документ Начисление кредиторской кредиторской задолженности задолженности в модуле MM KA Документ кредитора Прочие расчеты с кредиторами CE Документ выравнивания (c Выравнивание открытых позиций (с КР) выделением курсовых разниц при частичном выравнивании) CN Документ выравнивания Выравнивание открытых позиций (без выделения курсовых разниц при (без КР) частичном выравнивании) KF Документ штрафа Начисление штрафа к оплате выставленного KX KK Документ списания КЗ в Списание кредиторской выручку задолженности в выручку Документ расхода корректировки по акту сверки Корректировка расхода по акту сверки задолженности задолженности KI Документ корректировки Корректировка дохода по акту сверки дохода по акту сверки VZ Документ взаимозачета Взаимозачеты между контрагентами между контрагентами Страница 53/69 Тип документа KP Название Операция Плановые начисления Плановые начисления затрат (и резервов) по документально не подтвержденным работам / услугам, но фактически выполненных UE Документ входящего Входящее сальдо (миграция) сальдо (миграция) KZ Исходящий платеж Исходящий платеж кредитору платеж Исходящий авансовый платеж кредитору KU ZK Авансовый кредитору кредитору Корректировочная счф от Корректировочная счф от кредитора кредитора TA Требование Заявка на авансовый платеж, которая авансового платежа создается из логистики по документуоснованию. TB Требование авансового платежа Заявка на авансовый платеж по налогам, зарплате и прочих операциях не из логистики. TV Требование авансового платежа Для операций покупки валюты, перевод денежных средств с одного расчетного счета на другой счет TP Требование платежа Заявка на оплату создается из логистики по документу-основанию. TZ Требование платежа Заявка на оплату налогов, сборов, зарплаты и прочих операций на основании задолженности сформированной в модуле FI. Страница 54/69 4.2.2.5. Коды валют SAP Для отражения операций по расчетам в локальной, и иностранной валюте, или условных единицах, в системе SAP ERP будет использоваться справочник валют, включающий в себя все распространенные мировые валюты. Каждой валюте в справочнике присвоен код. Код валюты совпадает с международным обозначением валюты - ISO-кодом. Кроме международных валют в справочник валют будут включены условные единицы, расчеты по которым ведутся в компании ООО «Энтер». Более подробно см. КП FI10 «Учет расчетов в иностранной валюте». 4.2.2.1. Коды НДС Для отражения проводок по счетам входящего НДС (по входящим счет-фактурам) в системе SAP ERP используются коды НДС. Код НДС задает: тип налога (исходящий, входящий); процедуру расчета НДС (базу расчета); процентную ставку; счета для формирования проводок. Кроме того, на основании кодов налогов строится вся отчетность по НДС. На основании кодов НДС определяется, какие документы попадут в Книгу покупок и в Книгу продаж. Также с помощью кодов НДС настраивается Декларация по НДС. Более подробно см. КП FI04 «Учет НДС» 4.2.2.2. Справочник компания концерна Для выделения в финансовом учете расчетов с внутригрупповыми и аффилированными лицами, в карточке мастер-данных контрагента заполняется поле «Компания-партнер». Данное поле ссылается на системный справочник компаний концерна. В проводках по таким контрагентам, поле «Компания-партнер» из карточки кредитора, транслируется во все позиции FI-документа и далее передается в главную книгу на уровень итоговых записей. 4.3. Учет кредиторской задолженности Финансовый учет (Главная книга) системы SAP ERP интегрирован со всеми модулями системы. Наряду с Главной Книгой в системе SAP ERP используются Вспомогательные Книги, которые предназначены для более детального оперативного учета хоз. операций в разрезе необходимых аналитик. Например, Страница 55/69 Бухгалтерия дебиторов Бухгалтерия кредиторов Материалы Основные средства Документ, введенный в одной из Вспомогательных Книг, параллельно создается в Главной Книге. Аналогично происходит и обратная связь: документ, проведенный с помощью функциональности Главной Книги в аналитике Вспомогательной Книги, будет отражен и во Вспомогательной Книге. Счета Главной книги содержат всю информацию о хозяйственных операциях, относящуюся к бухгалтерскому учету. Однако, информация об операции, более детально будет отражена во вспомогательной книге, таким образом, анализ кредиторской задолженности в разрезе поставщиков и подрядчиков возможен только при помощи Вспомогательной Книги Кредиторов. Во Вспомогательной Книге Кредиторов (далее Бухгалтерии Кредиторов) фиксируются все бухгалтерские операции по расчетам с поставщиками, подрядчиками, прочими кредиторами. Вспомогательная книга кредиторов относится к разделу FI-AP «Учет расчетов с поставщиками» модуля FI. Основная часть этих операций в финансовый модуль системы SAP попадает из модуля ММ (Закупки). Производится автоматическое создание документа FI на основании документа счетафактуры модуля MM. При проведении операции по кредитору - поставщику товаров и услуг, в позиции кредитора заполняются следующие основные параметры: Название аналитического признака Поставщик (кредитор) Код особой операции (аванс, требование авансового платежа) Наименование поля в системе Кредитор Код ОГК Счет главной книги (контрольный, альтернативный) Счет ГК № счета-фактуры в печатной форме Ссылка Договор DMS Присвоение При проведении документа из MM – «Управления Материальными Потоками», эти данные заполняются автоматически на основании документов MM при проведении документов непосредственно в FI – «Финансы» их необходимо заполнить вручную. Все операции, связанные с расчетами за приобретенные материальные ценности или потребленные услуги, в системе отражаются на счетах учета кредиторской задолженности, а также на счетах Страница 56/69 вспомогательной книги кредиторов в разрезе каждого кредитора. Данные счета в системе ведутся как контрольные с управлением открытыми позициями и указываются в основной записи кредитора. Формирование задолженности в разрезе счетов кредиторов позволяет анализировать позиции контрагента. Существует 3 варианта определения счета главной книги, по которому пройдет проводка: контрольный счет альтернативный счет счет по коду ОГК (код операций особой главной книги) Высокоуровневая схема работы с кредиторской задолженностью в SAP ERP отображена на рисунке ниже. 1 Карточка договора (создание / изменение) CV01N / CV02N J3RFCNTI Платежи Кредиторская задолженность 2 Формирование кредиторской задолженности через MM 3 Формирование кредиторской задолженности через FI 4 Выполнение платежей через банк FF_5 FB60 / FB01 MIRO FEBAN FF67 5 Списание кредиторской задолженности FB05 6 Выравнивание открытых позиций F-44 J3RCALK FBL1N 7 Анализ данных по учету расчетов с кредиторами FK10N J3RFKSLD Страница 57/69 Схема проводок по учету кредиторской задолженности подробно описана в Error! Reference source not found. 4.3.1. Формирование кредиторской задолженности Кредиторская задолженность по входящим счетам-фактурам (актам выполненных работ, ТОРГ-12) может формироваться как на основании документов, созданных в модуле ММ, так и создаваться напрямую в модуле FI. Формирование кредиторской задолженности в ММ 4.3.1.1. Формирование кредиторской задолженности через модуль ММ осуществляется по следующим операциям: 1. Отражение кредиторской задолженности по закупке Товаров, ТМЦ, Основных средств, НМА Оборудования, РБП и услуг. Данные операции описаны в концептуальных проектах: Товары - LO03 «Закупка товаров у российских и иностранных поставщиков» ТМЦ, Основные средства, НМА Оборудование, РБП и услуги - LO02 «Закупка материалов услуг и ОС» 2. Отражение кредиторской задолженности по закупке логистических услуг (транспортировок). Данная операция описана в концептуальном проекте LO09 «Планирование и управление транспортировками» 3. Отражение кредиторской задолженности перед комитентом по отчету комиссионера. Данная операция описана в концептуальном проекте LO14 «Комиссионная торговля» Особенность системы SAP ERP при сторнировании документов счет-фактур, созданных в MM При сторнировании счета-фактуры, созданного в ММ, не происходит автоматического выравнивания счетов с УОП, задействованных в данном документе. После сторнирования необходимо выровнять открытые позиции по 60*, 19* счетам прямого документа и его сторно. Для этих целей можно воспользоваться стандартной транзакцией J3RCREV – «Автовыравнивание сторно счетов-фактур логистики» Страница 58/69 Либо выровнять любым другим способом, описанным в пункте 4.3.3 «Выравнивание» 4.3.1.2. Формирование кредиторской задолженности в FI Формирование кредиторской задолженности напрямую через модуль FI осуществляется по ограниченному перечню операций: Банковские услуги (РКО, комиссии) o Детальное описание см. в КП FI07 «Учет банковских операций» Расчеты по Кредитам / Займы / Финансовые вложения / Расчеты с учредителями o Детальное описание см. в КП FI18 «Прочие процессы (учет кредитов и займов, учет финансовых вложений, учет капитала и резервов)» Расчеты с персоналом o Претензии и штрафы от поставщиков o Детальное описание см. в КП FI15 «Учет расчетов с персоналом» Детальное описание см. в КП LO08 «Претензионная деятельность» Расчеты по налогам и сборам Более подробно процессы формирования и отражения кредиторской задолженности по налогам и сборам описаны в КП: o FI04 «Учет НДС»; o FI15 «Учет расчетов с персоналом» o FI25 «ТПР по реализации требований 25 главы НК РФ – Налог на прибыль» o FI26-5 «Расчет налога на имущество» o FI26-6 «Расчет транспортного налога» Ввод счета-фактуры в модуле FI осуществляется в транзакции FB60 (FB01). Данная операция выполняется бухгалтером по соответствующему участку учета. При формировании проводок в FI, счет Страница 59/69 ГК, знак Дт. / Кт., и все необходимые аналитики и контировки, бухгалтер выбирает вручную (кроме процессов, где подразумевается автоматизация формирования FI-проводок). Для отражения сумм НДС во входящих счетах-фактурах используются коды пред настроенные коды НДС, на основании которых осуществляется расчет сумм налога и отражение на счетах учета НДС. Отражение операций по учету входящего НДС описано в концептуальном проекте FI04 «Учет НДС» в пункте «Учет входящего НДС». В поле «Текст заголовка документа» документа FI по начислению задолженности вводятся данные о первичном документе основании для начисления задолженности (номер накладной или акта выполненных работ). В поле «Ссылка» вводится номер входящего счета-фактуры. После сохранения FI-документа в системе информация о кредиторской задолженности отражается на счетах Главной Книги и по счетам Вспомогательной книги. Для анализа введенной информации используется транзакция просмотра созданного документа кредитора (транзакция FB03). Для исправления FI документа – транзакция изменения (транзакция FB02 или FB09). Для отмены – транзакция сторнирования (транзакция FB08 - если сторнируемый документ не выровнен, FBRA – если сторнируемый документ выровнен). 4.3.1.3. Особенности учета кредиторской задолженности по ПБУ3 Кредиторская задолженность по входящим счетам-фактурам по договорам, заключенным в условных единицах и в иностранной валюте отражается во всех видах финансового учета с учетом курса ранее выданного аванса. Для расчета средневзвешенного курса используется программа J_3RF_RATE_CALC. Для позиций, формируемых в модуле ММ, данная программа запускается автоматически при сохранении документа входящего счета-фактуры. Подробнее отражение задолженности в условных единицах описаны в концептуальном проекте FI10 «Учет расчетов в иностранной валюте». 4.3.1.4. Перевод задолженности на договор факторинга При переводе кредиторской задолженности на договор факторинга в финансовом учете проводки не формируются, происходит только смена получателя платежа. При переводе договора с поставщиком на факторинговые платежи, в системе SAP ERP выполняются следующие действия: 1) В карточке договора (DMS) ответственный сотрудник заполняет поля - «Признак - Факторинг», - «Дата начала факторинговых операций», Страница 60/69 - «Альтернативный получатель платежа по факторингу». 2) В FI-документах открытых позициях кредиторской задолженности по данному договору, ответственный бухгалтер проставляет поле «Альтернативный получатель платежа» 4.3.2. Погашение кредиторской задолженности 4.3.2.1. Оплата Платежи кредиторам могут осуществляться только по безналичному расчету. По безналичным расчетам проводки оплат формируются при отражении в системе выписки банка. Исходящие платежи кредиторам могут быть сформированы с использованием автоматической программы платежей – АПП (транзакция F110) или напрямую в клиент-банке. Подробнее формирование платежных поручений, загрузка и обработка выписки банка описана в концептуальном проекте FI07 «Учет банковских операций». Исходящие платежи кредиторам могут выполняться авансом, либо на основании зарегистрированной задолженности (постоплаты). Проводки авансовых платежей кредиторам отражаются с использованием кодов ОГК с автоматической подстановкой соответствующего авансового счета. Перечень кодов ОГК описан в Error! Reference source not found. к настоящему концептуальному проекту. При отражении платежей кредиторам формируются следующие проводки: № Дебет Аналитика Кредит Аналитика Операция 1 6002* Кредитор, 51* № плат. Перечислен аванс поставщику Договор, поручения Код ОГК 2 6001* Кредитор, Договор 51* № плат. Перечисление средств поставщику в поручения оплату за полученные материальные ценности, выполненные работы Данная операция выполняется бухгалтером по учету банковских операций. Подробнее проводки по отражению платежей кредиторам описаны в концептуальном проекте FI07 «Учет банковских операций». Страница 61/69 4.3.2.2. Зачет взаимных требований Для целей взаимозачета между кредитором и дебитором необходимо указать перекрестные ссылки в основных записях контрагентов. В ракурсе общих данных указываются перекрестные ссылки: В карточке кредитора необходимо указать код дебитора. В карточке дебитора необходимо указать код кредитора. В ракурсе БЕ: в карточке кредитора должен быть указан индикатор перерасчета с дебитором, аналогичный индикатор указан в карточке в карточке дебитора. Перерасчет операций между кредитором и дебитором позволяет: Использовать стандартный отчет просмотра позиций кредитора (транзакция FBL1N) для просмотра также и дебиторских позиций; Автоматически выравнивать позиции кредитора и дебитора. Автоматическое выравнивание описано в разделе 4.3.3 «Выравнивание» данного концептуального проекта. При необходимости автоматически формировать платежи кредиторам с учетом позиций соответствующих дебиторов. Взаимозачет может производиться и без определения перекрестных ссылок между дебитором и кредитором путем выбора соответствующих позиций дебитора и кредитора в транзакции J3RCALK. При отражении взаимозачета требований формируются следующие проводки: № Дебет Аналитика Кредит Аналитика Операция 1 60.01* Кредитор, 62.01* Дебитор, Закрытие задолженности в сумме зачета Договор взаимных требований. Договор Подробнее проводки по отражению зачета взаимных требований описаны в Error! Reference source not found.. Страница 62/69 4.3.2.3. Прощение долга и списание кредиторской задолженности Операции с поставщиками, по которым Компания получает скидки в форме освобождения от обязанности оплаты части ранее поставленного товара за выполнение условий оплаты, отражаются как уменьшение кредиторской задолженности и начисление прочего дохода. Также возможны операции списания задолженности в таких случаях, как истечения срока исковой давности задолженности, а также в других случаях предусмотренных законодательством. Операции по прощению долга и по списанию задолженности отражаются с помощью транзакции FB05. В транзакции указывается счет, на который списывается задолженность, вторая часть проводки по дебету кредитора формируется автоматически после выбора открытых позиций кредитора в части сумм, подлежащих списанию. Данная операция формируется бухгалтером по учету расчетов с поставщиками, подрядчиками, прочими кредиторами. При отражении прощения долга и списания кредиторской задолженности формируются следующие проводки: № Дебет Аналитика Кредит Аналитика Операция 1 6001* Кредитор, 91* МВЗ Отражение полученной скидки 91* МВЗ Списана Договор 2 6001* Кредитор, Договор кредиторская невостребованная задолженность по истечении срока исковой давности Подробнее проводки по отражению операций прощения долга и списания задолженности описаны в Error! Reference source not found.. 4.3.2.4. Уступка права требования (цессия) Для отражения операций по уступке права требования (цессии) при переводе задолженности перед первоначальным кредитором в задолженность перед новым кредитором используется транзакция FB05. Данная операция формируется бухгалтером по учету расчетов с поставщиками, подрядчиками, прочими кредиторами. При этом в транзакции вводится позиция начисления задолженности перед новым кредитором, вторая часть проводки по дебету кредитора формируется автоматически после выбора открытых позиций кредитора подлежащих уступке. При отражении операций по уступке права требования формируются следующие проводки: Страница 63/69 № Дебет Аналитика Кредит Аналитика Операция 1 6001* Кредитор, 76* Кредитор, Отражение уступки права требования Договор Договор Подробнее проводки по отражению операций уступки права требования (цессии) описаны в Error! Reference source not found.. 4.3.3. Выравнивание Выполнение процедуры выравнивания является признаком завершения хозяйственных операций. В результате выравнивания могут сформироваться реализованные курсовые разницы. Полное выравнивание приводит сальдо счета Кредитора к нулю. Выравнивание выполняется для: зачета платежей, перечисленных поставщикам и подрядчикам, зачета взаимных требований, списания задолженности, сопоставления сторнированных документов (MM, SD) и т.п. Процедура выравнивания, на примере счета-фактуры и оплаты, подразумевает сопоставление системных документов счета-фактуры и оплаты по данному счету-фактуре. По мере закрытия расчетов с поставщиками и подрядчиками пользователь производит процедуру выравнивания по каждой открытой позиции счета учета кредиторской задолженности, т.е. соотносит кредитовые позиции по счету (60*, …, 76* ) с дебетовыми. При этом формируется либо документ выравнивания без проводок, либо создается документ выравнивания с проводками выравнивания счетов ГК (или выделения курсовых разниц): Дт 60 – Кт 60 – при различной аналитике на выравниваемых позициях 60 счета, Дт 60.01 – Кт 60.02 – при проводках зачета аванса, Дт 60 – Кт 71 – при зачетах подотчетных сумм. И т.п. Подробнее проводки по зачету выданных авансов, и прочих проводках, возникающих при выравнивании, описаны в Error! Reference source not found... Выравнивание может быть выполнено двумя способами: Вручную по каждому кредитору отдельно (транзакция F-44, FB05) Выполняется бухгалтером по учету расчетов с поставщиками, подрядчиками, прочими кредиторами самостоятельно. Страница 64/69 Процедуру выравнивания по операциям учета расчетов с поставщиками и подрядчиками рекомендуется осуществлять не реже 1 раза в неделю. Автоматически по каждому кредитору или массово в соответствии с правилом настройки автоматического выравнивания J3RCALK - «Автовыравнивание счетов кредиторов J3RCREV – «Автовыравнивание сторно счетов-фактур логистики» Выполняется системой на основе фонового задания периодического запуска программы автоматического выравнивания. В правилах автоматического выравнивания кредиторов задается до 5-ти критериев выравнивания (поля на уровне позиции кредитора в документе). Любые поля, не превышающие длину в 20 символов. Правила автоматического выравнивания могут быть различны для групп кредиторов с различной нумерацией, например: Со счета По счет Критерий 1 Критерий 2 0000001 9999999 Код кредитора Присвоение – Критерий 3 Критерий 4 договор 0 ZZZZ Код кредитора Ссылочный ключ 3 При автоматическом выравнивании система группирует позиции по заданным критериям, и в зависимости от указанного метода выравнивания производит выравнивание открытых позиций. Для корректного отражения неоплаченной задолженности или переплаты как для ручного, так и для автоматического выравнивания, для выравнивания позиций кредиторов рекомендуется применять метод частичного выравнивания. 4.4. Учет затрат 4.4.1. Отражение фактических затрат Затраты возникают в следующих процессах, автоматизируемых в системе SAP ERP: Страница 65/69 1) Амортизация; 2) Списание ОС в затраты; 3) Признание расходов по РБП; 4) Списание дебиторской задолженности; 5) Рассчетно-кассовое обслуживание; 6) Комиссии банка; 7) Проценты по кредитам; 8) Расчеты по заработной плате; 9) Расчеты по налогам и сборам; 10) Расходы по курсовым разницам; 11) Расходы по списанию материалов; 12) Закупка услуг Для отражения затрат применяются счета: 30ХХХХХХХХ – 39ХХХХХХХХ 91XXXXXXXX Более подробное описание кодировки видов затрат см. в проектном решении FI27 «Учет затрат в разрезе видов затрат по МВЗ, внутренним заказам (CO-OM), учет выручки по МВП (CO-PCA), анализ прибыли (CO-PA)» Учет расходов в SAP ERP строится на основании данных главной книги, а также на основе аналитик модуля CO – Контроллинг. При формировании проводок по затратным счетам, в результате интеграции модуля FI и модуля CO через первичные виды затрат в модуле CO автоматически формируются документы, отражающие затраты (документ CO), на основании которых формируется управленческая отчетность по затратам. Данный процесс описан в проектном решении FI27 «Учет затрат в разрезе видов затрат по МВЗ, внутренним заказам (CO-OM), учет выручки по МВП (CO-PCA), анализ прибыли (CO-PA)». Также при формировании проводок формируются документы, фактического использования бюджета (документ FM), которые содержат аналитику, необходимую для контроля исполнения бюджета. Применяемая функциональность модуля FM описана в проектном решении FI29 «Настройка модуля FM c отчетами» Также в момент генерации проводок по затратным счетам в модуле FI-SL формируются документы, порождающие запись в регистрах налогового учета (SL документы). Алгоритм их создания и Страница 66/69 применение описаны в проектном решении FI25 «ТПР по реализации требований 25 главы НК РФ – Налог на прибыль» Процесс формирования проводок по счетам затрат описан в соответствующих концептуальных проектах, см. пункт 3.4. «Сотрудники финансового департамента ООО «Энтер» отвечающие за ведение учета по каждому раздела учета, в том числе должны формировать проводки и/или анализировать созданные проводки на затратных счетах, которые возникли в ходе операций в рамках разделов учета, за которые они отвечают. При этом роли сотрудников, которые формируют проводки по затратам при выполнении операций в различных разделах учета, обозначены в соответствующих проектных решениях, ссылки на которые указаны в предыдущих разделах документа. Контировки так же указаны в этих проектных решениях. Взаимодействие с другими процессами». Учетная информация со счетов затрат используется для выполнения процедур закрытия финансового периода, которые прописаны в проектном решении FI19 «Закрытие периода для РСБУ». 4.4.2. Особенности отражения затрат НУ / ННУ Для целей разделения затрат на «принимаемые в НУ» и «не принимаемые в НУ» на уровне плана счетов, под каждую статью затрат, выделяется отдельная группа счетов. Кодировка 30*-ых счетов: 3********0 - принимаемые 3********1 – не принимаемые 3********2 – плановые начисления 3********3 – принимаемые расходы прошлых лет 3********4 – не принимаемые расходы прошлых лет Кодировка 91*-ых счетов: 91*******0 - принимаемые 91*******1 - не принимаемые 91*******3 - принимаемые прошлых лет Страница 67/69 91*******4 - не принимаемые прошлых лет Соответствие видам затрат «принимаемые в НУ» и «не принимаемые в НУ» проставляется на уровне номенклатуры услуги (ОЗМ ) в модуле ММ, в настройках соответствующего класса оценки: 1) Для ОЗМ услуг, которые 100% всегда «принимаемые в НУ», проставляется класс оценки со счетом 3********0 – принимаемые. 2) Для ОЗМ услуг, которые 100% всегда «не принимаемые в НУ», проставляется класс оценки со счетом 3********1 – не принимаемые. 3) Для ОЗМ услуг, которые могут быть как «принимаемые в НУ», так и «не принимаемые в НУ» , и выбор счета определяет бухгалтер во время отражения затрат, проставляется класс оценки со счетом 3********0 – принимаемые. Далее, при отражении затрат по услугам вида «3», например, при наличии неправильно оформленных либо отсутствующих документов, а также при закупке услуги, не связанной с деятельностью по получению прибыли (экономически необоснованной), - бухгалтер указывает код налога «за совй счет»(услуги не принимаются в НУ). В момент фактурирования отрабатывает расширение, которое меняет затратный 30-й счет на «не принимаемый» 3********1. В дальнейшем, если ошибки в оформлении документа обнаруживаются после фактурирования, то выполняется ручная проводка – корректировка, только на уровне FI. Пример, ошибка с некорректным выбором счета, вместо принимаемого должен быть не принимаемый 1) Обратная (псевдо-сторно) FI-проводка некорректной фактуры Дебет Кредит 60* 3********0 – принимаемые 60* 19* 2) Ручное выравнивание всех счетов с управлением открытыми позициями (это 60* и 19* счета), присутствующих в данных документах (некорректная фактура и ее FI псевдо-сторно). 3) FI-проводка корректной фактуры Дебет 3********1 – не принимаемые Кредит 60* Страница 68/69 19* 60* Особенности выбора счета затрат при отражении расходов прошлых лет: Для целей признания расходов прошлых лет, по процессам в части операций по закупке работ, услуг (их фактурирование) по основной деятельности компании (через модуль ММ), осуществляется подмена затратного счета, прописанного в ОЗМ (услуга), на счета 3********3 - принимаемые расходы прошлых лет 3********4 - не принимаемые расходы прошлых лет “Принимаемые” либо “не принимаемые” аналогично определяются по коду НДС, расходы прошлых лет определяются при сравнение года, заданного в поле «Дата документа» (дата счета-фактуры), с годом в поле «Дата проводки» (дата отражения операции в бухгалтерском учете). При этом должна существовать возможность отключение данного расширения по решению Главного бухгалтера за определенный год. 4.4.3. Отражение плановых начислений затрат и резервов По работам и услугам, выполненным в текущем отчетном периоде, но по которым отсутствуют первичные документы (акт выполненных работ, счет-фактура) в финансовом учете, с помощью ручной проводки FI (транзакции FB60, FB01), осуществляется начисление резерва (оценочных обязательств) по плановой (договорной) цене. На начало следующего отчетного периода данное начисление сторнируется. Если в следующем отчетном периоде фактические документы не пришли, то эта процедура повторяется до тех пор, пока от поставщиков работ/ услуг не поступят корректные первичные документы (акт, счет-фактура). По факту поступления первичных документов выполняются проводки отражения фактических затрат. Проводки плановых начислений выполняются отдельно выделенным видом FI-документа: “KP” – плановые начисления Страница 69/69
