Предприниматель без образования юридического лица. ПБОЮЛ

"Предприниматель без образования юридического лица. ПБОЮЛ", 2007, N 11
МОБИЛЬНЫЙ ОФИС
Зачем нужны офис и торговый зал?
Консервативно настроенные предприниматели могут посмеяться над таким вопросом. Казалось бы,
офис и торговый зал, без сомнения, нужны, иначе где будут размещаться персонал и необходимая техника?
А если нет торгового зала, то и товар выложить попросту негде. И в конце концов куда тогда ходить на
работу и как нормировать рабочий день? Попробуем ответить на эти вопросы не по привычной модели, а
руководствуясь современными техническими возможностями, неординарным мышлением и опытом крупных
(в основном западных) компаний.
Зачем вам ходить на работу?
Вероятнее всего, для того, чтобы раздать указания персоналу, проконтролировать выполнение этих
указаний, провести какие-либо переговоры, возможно, пообщаться с кем-то из клиентов, подписать бумаги.
Теперь разберемся, что из вышеперечисленного требует вашего личного и постоянного присутствия в
офисе.
Раздавать указания можно с тем же успехом по мобильному телефону или с помощью электронной
почты. Постоянно контролировать деятельность персонала вообще не рационально - таким образом вы
подавляете в людях инициативу, выказываете им недоверие, а кроме того, становится непонятно, зачем,
собственно, нужны их услуги, если они нисколько не освобождают ваше время. Остаются переговоры и
подписание документов. Переговоры можно проводить не только у себя в офисе, но практически в любом
другом месте: в офисе клиента, в собственном автомобиле, в кофейне и даже в парке или спортклубе.
Важно лишь, чтобы место устраивало и вас, и противоположную сторону. Ну а документы обычно не
требуют сверхсрочного подписания, для этого постоянное присутствие в офисе точно не обязательно.
Зачем ваш персонал ходит на работу?
Наверняка обязательное условие для ваших работников - это нормированный рабочий день. И если
кто-то не появляется на рабочем месте точно в назначенный час (например, в 9.00), у вас это вызывает
раздражение.
У многих предпринимателей даже практикуются штрафные санкции, вплоть до увольнения за
опоздания. Подумайте, так ли необходимо постоянное присутствие персонала в офисе.
Конечно, если в функции работника входит открытие офиса к определенному времени и, например,
работа за прилавком, вопрос мы автоматически снимаем. А как быть с теми сотрудниками, которые должны
искать по телефону клиентов, проводить с ними встречи, подготавливать различного рода документацию?
Действительно ли необходимо, чтобы они появлялись в офисе? Может, целесообразнее предоставить им
полную свободу передвижения? Для связи они могут использовать стационарный (даже свой домашний) и
мобильный телефоны, электронную почту, факс. Тогда нужные звонки они смогут совершать даже по дороге
от одного клиента к другому, а готовить документы - в любое удобное время, даже дома.
Кстати, как показывает практика, работа в спокойных домашних условиях существенно снижает
количество ошибок в документации. То есть выездных менеджеров, бухгалтера, юриста, торговых
представителей можно смело "выселять" из офиса.
Вообще, когда речь идет о мобильном офисе, нужно стремиться к тому, что в "реальном" офисе
останется место только для секретаря-координатора, а в торговом зале - только для продавца. Таким
образом, требования к количеству арендуемых квадратных метров резко уменьшаются.
Как запустить мобильный офис
Работа мобильного офиса требует, во-первых, серьезного пересмотра собственной психологии, а вовторых, оснащения офиса и сотрудников техникой для связи. Так, в идеале каждый сотрудник должен иметь
мобильный телефон, свободный выход в Интернет. Желательно, чтобы в его распоряжении был еще и
портативный принтер. Офис же требуется только для проведения совещаний.
Итак, ваши сотрудники, работая в условиях мобильного офиса, не обязаны постоянно присутствовать
на работе. У них просто есть определенные обязанности, которые они должны выполнять, а где они будут
это делать или не делать, не имеет значения. Контроль деятельности, конечно, необходим, но все крупные
компании пришли к тому, что контролировать нужно не саму работу, а выполнение конкретного задания. То
есть вы даете человеку задание и определяете время, за которое это поручение должно быть выполнено.
Задания раздаются на регулярных совместных совещаниях, там же происходит отчет о выполнении работы.
Не важно, каким образом сотрудник потратит выделенное на достижение результата время: он может
сделать работу за час, а может потратить все выделенные часы, главное при этом - окончательный итог.
Многим руководителям кажется, что при таком методе управления они теряют контроль над бизнесом, тогда
как они, напротив, получают чистый механизм отслеживания эффективности работы. Управление по целям
позволяет получать реальные результаты работы, которые зачастую "теряются" при постоянном
нахождении сотрудника в офисе и иллюзии его работы.
Часто сотрудники ходят на работу вовсе не для того, чтобы действительно работать. Их привлекают
удобный интерьер, приятная атмосфера, дружный и веселый коллектив. В результате они не трудятся, а
отвлекаются на разговоры, чаепития, пустые телефонные звонки. То есть ресурсы тратятся впустую, работа
представляет собой одну видимость.
Известный принцип Парето 80/20 гласит, что 80 процентов работы делается за 20 процентов времени.
Так зачем вам нужно, чтобы оставшиеся 80 процентов времени ваши сотрудники находились на рабочем
месте? Это вызывает у них усталость и лень, а вам приносит лишние суммы в счетах за аренду,
электроэнергию, телефон и доступ в Интернет.
Мобильный офис, конечно, не запрещает сотруднику находиться в "реальном" офисе. Но он должен
приходить туда только с конкретной целью: оставить на подпись бумаги, завезти документы, что-либо
забрать и т.п. Праздного времяпрепровождения в офисе быть не должно.
Для кого удобен мобильный офис?
Принцип мобильного офиса, конечно, наиболее удобен предпринимателям, связанным с оптовой
торговлей, продажами по телефону, однако применить принцип мобильного офиса возможно почти в любом
бизнесе. Стоит лишь взглянуть на ситуацию более креативно. Приведем целый ряд примеров из
совершенно разных направлений бизнеса.
Пример 1. Итак, работа ателье. Обычно ателье представляет собой минимум два помещения: одно
для приема заказов, второе - швейный цех. Когда производство расширяется, приходится увеличивать
именно площадь второго зала, причем увеличивать значительно, ведь каждое рабочее место требует
необходимого оборудования. А так ли нужно, чтобы все швеи приходили на работу и "отсиживали" весь
рабочий день? Возможно, гораздо эффективнее раздавать им заказы на дом с тем, чтобы к определенному
времени они эти заказы доставляли в офис? Таким образом, вы целиком исключите из своей статьи
расходов аренду большого зала, а расширение производства обойдется вам если не бесплатно (ведь можно
принимать на работу только тех швей, которые имеют собственную швейную машину, оверлок и т.п.), то с
гораздо меньшими вложениями (в случае если вы решили сами закупить оборудование для каждой швеи).
Для срочной работы прямо в комнате приема заказов можно оборудовать одно рабочее место для швеи,
спрятав его за перегородку (это не потребует большого количества квадратных метров).
Пример 2. Еще один пример - это работа небольшой пиццерии. Предположим, вы - владелец
пиццерии и бизнес уже раскручен настолько, что требует расширения. Можно пойти традиционным путем и
либо открыть целую сеть пиццерий в разных районах города, либо увеличить площадь существующего
кафе. Такое развитие бизнеса предполагает существенное увеличение расходов на аренду помещений, их
ремонт, оснащение необходимым оборудованием, а также зарплату новому персоналу. Другой вариант - это
мобильный офис. То есть площадь пиццерии вообще не увеличивается, но при этом делается ставка на
заказ по телефону и доставку пицц. Для доставки требуется только водитель с автомобилем. Обслуживать
заказы будет уже существующая кухня. А в случае крупных заказов может потребоваться лишь увеличение
производственных мощностей. Если охватить рекламой все районы города, можно существенно увеличить
объемы реализуемого товара практически без вложений.
Пример 3. Теперь поговорим о частной врачебной практике. Обычный вариант требует постоянного
присутствия врачей в кабинетах, по крайней мере, в приемные часы. Соответственно, требуется довольно
большое количество кабинетов, процедурных, а докторам следует платить зарплаты. Можно же пойти по
схеме мобильного офиса. Тогда возможно обойтись лишь несколькими кабинетами, а врачам платить
проценты от полученной прибыли, а не зарплату за "высиживание" часов.
Делается это следующим образом. Каждому специалисту назначаются определенные часы приема
один или несколько раз в неделю. Пациенты принимаются только по предварительной записи. В свой
приемный день врач звонит секретарю и узнает, есть ли у него на этот день прием и на какие часы. На
работу он выходит лишь в том случае, если кто-то записался. Такой способ позволяет уменьшить до
минимума арендуемые площади и сократить штат. Кроме того, подобный мобильный офис позволит
привлекать к работе по совместительству действительно квалифицированных специалистов, которые,
скорее всего, отказались бы идти на постоянную работу в частную лечебницу.
Пример 4. И, наконец, мы добрались до владельцев продуктовых магазинов, которые уже наверняка
решили для себя, что мобильный офис - точно не для них. Однако и здесь существует возможность
"мобилизации" бизнеса. Как и в случае с пиццерией, любой продуктовый магазин расширяется либо за счет
арендуемой площади, либо за счет открытия небольшой сети. Но есть и другой вариант. При расширении
продуктового магазина следует рассмотреть две возможности: доставку продуктов на заказ и интернетмагазин. Как работает интернет-магазин, объяснять уже никому не нужно. Здесь важны лишь грамотная
рекламная кампания и профессионально сделанный сайт. Кроме того, в небольших городах подобный сайт
выгоднее размещать под каким-либо популярным городским сайтом, например новостным. Так вы сможете
резко увеличить количество посетителей. Что касается доставки продуктов под заказ, то здесь работает тот
же принцип, что и у пиццерии. Покупатель звонит по телефону в магазин, диктует список необходимых
продуктов, которые должны быть доставлены ему в определенное время домой, на дачу или даже в офис.
Грамотная реклама подобных услуг (можно начать со своих постоянных покупателей) сделает бизнес
рентабельным. При подобных мобильных вариантах развития продуктового магазина требуется гораздо
меньше вложений, чем при ситуации с традиционным расширением площади.
Итак, мобильный офис как вариант развития бизнеса возможен практически в любой сфере.
Есть ли минусы в мобильном офисе?
При всех очевидных плюсах оборотной стороной медали в мобильном бизнесе являются часто
возникающие проблемы с персоналом. "Болевых точек" сразу несколько. Во-первых, в условиях мобильного
офиса сложно создать сильную мотивацию. Сотрудник предоставлен сам себе и волен распоряжаться
своим временем по собственному разумению. У склонных к лени людей такой способ работы вообще
отобьет всякое желание к действию. Для работы в условиях мобильного офиса подходят лишь люди"зажигалки", способные мотивировать сами себя и работающие на энтузиазме, а не "из-под палки". Вовторых, есть проблемы с созданием командного духа и ощущением причастности фирме и ее интересам.
Сотрудники редко видят друг друга, общаются с руководством в основном посредством телефона или
электронной почты, что создает иллюзию одиночества. В-третьих, возможна текучка кадров, что будет
являться следствием всего вышеперечисленного.
Вышеозначенные проблемы можно решить с помощью специальных тренингов. Стандартные
программы по техникам продаж важно дополнить семинарами по командообразованию, самомотивации,
тайм-менеджменту. Так сотрудники не только получат необходимые в работе навыки, но и пообщаются друг
с другом, поймут, что каждый из них является частью одного коллектива. Кроме того, не забывайте о
корпоративных мероприятиях. Нужно всем коллективом праздновать различные события: от традиционных
праздников до дней рождения сотрудников, от дня основания бизнеса до празднования месяца с самой
высокой прибылью. Если на подобные праздники сотрудник приглашается вместе с семьей, это, безусловно,
накладно, но зато повышает лояльность к работодателю, что также немаловажно.
Помимо командообразующих мероприятий важно помнить, что персонал, работающий в условиях
мобильного офиса, должен получать какой-то процент от заработанной прибыли. Кроме того, можно
разработать дополнительные поощрительные программы: премии, бонусы и т.п. Заработная плата имеет
очень большое мотивационное значение, когда человек работает вне офиса и нормированного рабочего
дня.
Таким образом, проблемы, связанные с вводом мобильного офиса, вполне решаемы, нужно лишь
проявить желание действительно их разрешить.
***
Итак, мобильный офис - это новая возможность для развития традиционных сфер бизнеса.
Мобильный офис помогает существенно снизить затраты на развитие (за счет отсутствия необходимости
платить ежемесячную арендную плату, а также меньшей потребности в новом персонале), но при этом
повышение объемов сбыта может быть очень значительным. Кроме того, не надо забывать, что во многих
случаях мобильный бизнес - это еще и уход от конкуренции, ведь в большинстве городов такие варианты
бизнеса пока не развиты. Чем раньше занять эту нишу, тем больше шансов первыми завоевать новый
рынок с новыми потребительскими сегментами. А в том, что мобильный бизнес будет развиваться, уже
никто не сомневается, так как он является естественным следствием общих изменений, происходящих в
мировой экономической ситуации, а также в обществе в целом.
И.В.Сироткина
Руководитель имидж-агентства
"Ген Гениальности",
заместитель генерального директора
компании "Блик"
Подписано в печать
24.10.2007