1 ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ СТАВРОПОЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УТВЕРЖДАЮ Заведующий кафедрой ______________________ «___»_____________201_ г. ЛЕКЦИЯ № 1 по дисциплине «Информационные технологии в туристской индустрии» Развитие информационных технологий для студентов направления 100400.62 шифр «Туризм» Наименование направления (специальности) Рассмотрено УМК " " ___________ 201_ года протокол N ______________ Ставрополь – 201_ г. 2 Цель лекции Дать систематизированные основы научных знаний по указанной теме занятия. Учебные вопросы: 1. Значение информации в туризме 2. Взаимоотношения турфирмы и клиента 3. Автоматизация офисных работ Время- 2 часа 1. Значение информации в туризме В современном мире огромное значение имеет информация. Без нее трудно ориентироваться в обстановке и принимать правильные решения. Но информация не может существовать сама по себе. Те или иные сведения могут быть получены, сохранены, переданы и использованы только с помощью каких-то средств и методов. Технический прогресс в области информационных технологий завоевывает свои позиции в социально-культурной деятельности и туристской индустрии, которая является информационно-насыщенной областью деятельности современного общества. Персональный компьютер, Интернет и другие средства связи и организационной техники, их доступность и надежность способствуют проникновению новых информационных технологий в социально-культурную деятельность и туристскую индустрию. Наиболее информационно емкими и развитыми отраслями сферы услуг является туристическая индустрия, транспортная сеть, санаторно-курортный комплекс, гостиничный комплекс. В свою очередь туристическая индустрия на современном этапе показывает высокий динамизм развития. Пиком международного туризма за последние 25 лет стал 2007 год, охватив почти 900 млн. человек, говорится в докладе Всемирной туристской организации ООН (UNWTO). В 2007 году численность отдыхающих выросла на 52 млн., или на 6% по сравнению с 2006 годом, составив 898 млн. человек. Для сравнения, в 1950 году путешествия за границу совершили лишь 20 млн. человек. Туристическая индустрия максимально использует все виды информационного обеспечения и сопутствующие сферы деятельности общества. Туризм сегодня - это глобальный компьютеризированный бизнес, в котором участвуют крупнейшие транспортные компании, гостиничные цепочки, санаторно-курортный комплекс, туристические корпорации всего мира. Современный турпродукт становится более гибким и индивидуальным, более привлекательным и доступным для потребителя. Мировой опыт свидетельствует, что для любой социально-культурной деятельности и туристской отрасли фактором, определяющим успех ее деятельности, является время обслуживания клиентов. Выигрывает тот, кто в состоянии предоставить клиенту весь комплекс услуг в максимально короткие 3 сроки. Современные технологии даже позволяют обслужить клиента виртуально, с помощью сети Интернет, в режиме on-line (реального времени), когда клиенту достаточно найти вас во Всемирной сети, независимо от удаленности вашего реального офиса. В высоко конкурентной среде в сфере услуг успешно может работать только такая организация, которая применяет в своей деятельности информационные технологии, повышающие качество обслуживания клиентов. Когда поступили в широкую продажу телевизоры, многие были убеждены, что телевидение положит конец печатному делу, но этого не произошло. Книги и массовые печатные издания продолжают информировать. Замены печатных изданий информационными технологиями не происходит, несмотря на то, что все больше становится электронных версий книг и массовых журналов в Интернете, а пользователь может их распечатать. Вместо этого информационные технологии используются книгоиздателями как средство распространения печатной информации. Активное развитие сферы информационных технологий (ИТ) началось после распространения в конце 1960-х годов универсальных вычислительных машин («мейнфреймов») и изобретения в 1971 году микропроцессора. За последние 40 лет глобальные вычислительные мощности увеличились в миллиард раз. К 2014 году процессинговая мощность обычного компьютера в 10 миллионов раз превышает мощность компьютера 1975 года, однако стоит в реальных ценах он гораздо меньше. Этапы развития инструментальных технологических средств: 1-й этап (до второй половины XIX в.) - "ручные" технологии: перо, чернильница, книга, элементарные ручные средства счета. Коммуникации осуществлялись путем доставки конной почтой писем, пакетов, депеш, в европейских странах применялся механический телеграф. Основная цель технологий - представление и передача информации в нужной форме. 2-й этап (конец XIX в. - 40-е гг. ХХ в.) - "механические" технологии: пишущая машинка, арифмометр, телеграф, телефон, диктофон, оснащенная более совершенными средствами доставки почта. Основная цель технологий представление информации в нужной форме более удобными средствами, сокращение затрат на исправление потерь и искажений. 3-й этап (40-е - 60-е гг. XX в.) - "электрические" технологии: большие ЭВМ и соответствующее программное обеспечение, электрические пишущие машинки, телетайпы (телексы), ксероксы, портативные диктофоны. Организация доставки информации в заданное время. Изменяется цель технологии. Акцент в ИТ начинает перемещаться с формы представления информации на формирование ее содержания. 4-й этап (70-е гг. - середина 80-х гг.) - "электронные" технологии, основным инструментарием которых становятся большие ЭВМ и создаваемые на их базе автоматизированные системы управления (АСУ) и информационно-поисковые 4 системы (ИПС), оснащенные широким спектром базовых и специализированных программных комплексов. "Центр тяжести" технологий еще более смещается на формирование содержательной стороны информации для управленческой среды различных сфер общественной жизни, особенно на организацию аналитической работы. Приобретается опыт формирования содержательной стороны управленческой информации и подготовлена профессиональная, психологическая и социальная базы для перехода на новый этап развития технологий. 5-й этап (с середины 80-х гг.) - "компьютерные (новые)" технологии, их основным инструментарием является персональный компьютер с широким спектром стандартных и заказных программных продуктов широкого назначения. На этом этапе происходит процесс персонализации автоматизированных систем управления (АСУ), который проявляется в создании систем поддержки принятия решений на различных уровнях управления. Подобные системы имеют встроенные элементы анализа и искусственного интеллекта, реализуются на персональном компьютере и используют сетевые технологии и телекоммуникации для работы в сети. 6-й этап (с середины 90-х гг.) - "Internet/Intranet (новейшие) " технологии. Широко применяются в различных областях науки, техники и бизнеса распределенные системы, глобальные, региональные и локальные компьютерные сети. Развивается электронная коммерция. В связи с переходом на микропроцессорную базу существенным изменением подвергаются технические средства связи, средства бытового, культурного и прочего назначений. Интернет стал надлежащим образом функционировать только после изобретения Всемирной паутины в 1990 году и браузера в 1993 году. Число пользователей Интернета превысило 1 млрд. 20 млн. и продолжает активно расти. В 2014 году число пользователей интернета превысит 30 процентов от общего населения Земли и составит 24,9 миллиарда человек. Ценность информационных технологий обусловлена создаваемыми ими возможностями сбора, анализа и передачи информации: куда угодно, мгновенно и с минимальными затратами. Эти технологии дополняют интеллектуальные возможности человека. Информационные технологии – это только одна из ветвей происходящих ныне научно – технических революций, которые могут обеспечить намного более мощную «длинную волну», нежели их предшественники. Неизбежно пересечение телекоммуникационных и информационных проблем и средств их решения. В наибольшей степени это относится к Интернету, как наиболее масштабному информационно – телекоммуникационному средству. В современном мире участниками телекоммуникационных систем являются: 1) Операторы связи, которые фактически обеспечивают инфраструктурные возможности с полным набором универсальных услуг; суверенитет над национальным сегментом Интернета принадлежит той стране, на территории которой он размещается. 5 2) Поставщики услуг доступа к Интернету, глобальным распределительным системам; это провайдеры – владельцы определенной части передающих технологий и распределяющие их среди потребителей и поставщиков информации. 3) Поставщики информации – владельцы информационно-торговых порталов, серверов. 4) Пользователи. Современные информационные системы сокращают время и затраты на связь, границы государств не влияют на их применение, они способствуют ускорению распространения знаний в мировом масштабе. Современные информационные технологии развиваются на базе систем телекоммуникаций и оргтехнике, как правило, работающей в локальных вычислительных сетях. Практически все виды современной оргтехники выполняются на базе микропроцессоров, либо с непосредственным включением в их состав карманных компьютеров, ноутбуков, настольных компьютеров. Таким образом, с внедрением информационных технологий в сферу деятельности организаций повышается эффективность работы на рынке услуг в социально-культурном туризме. Международный и внутренний туризм представляет собой мощную отрасль по торговле услугами, Основу туристической индустрии составляют фирмы: туроператоры и турагенты, занимающиеся туристическими поездками, продажей их в виде путевок и туров, предоставляющие услуги по размещению и питанию туристов, их передвижению по стране, а также органы управления, информации, рекламы по исследованию туризма и подготовки для него кадров, предприятия по производству и продаже товаров туристского спроса (Слайд__). Слайд __ Кроме того, отдельные компоненты туристической отрасли тесно взаимосвязаны друг с другом — ведь многие турпроизводители вертикально или 6 горизонтально вовлечены в деятельность друг друга. Все это позволяет рассматривать туризм как высоко интегрированную услугу, что делает его еще более восприимчивым для применения информационных технологий в организации и управлении. На туризм работают и другие отрасли, для которых обслуживание туристов не является основным видом деятельности (предприятия культуры, торговли и др.). Туризм и информация неразделимы: • решение о поездке принимается на основе информации; • сам тур в момент покупки - тоже только информация; • информацией обмениваются постоянно все участники туррынка. Таким образом, туризм - чрезвычайно информационно насыщенная деятельность. Существует немного других отраслей, в которых сбор, обработка, применение и передача информации были бы настолько же важны для ежедневного функционирования, как в туристической индустрии. Услуга в туризме не может быть выставлена и рассмотрена в пункте продажи, как потребительские или производственные товары. Ее обычно покупают заранее и вдали от места потребления. Именно информационные потоки, а не товары обеспечивают связи между производителями туристических услуг, потому что не сами услуги и платежи отправляются по назначению, а переводится только информация о них. А это значит, что туризм на рынке почти полностью зависит от изображений, описаний, средств коммуникаций и передачи информации. От скорости и качества передачи информации во многом зависит эффективность работы на рынке туруслуг. С использованием компьютеров, современных средств связи и других технических и программных средств значительно упрощается процедура формирования туристского продукта и увеличивается скорость его попадания на туристский рынок. Поэтому технический прогресс прочно завоевывает свои позиции в туристской индустрии. Международные системы бронирования, сети Интернет, электронные базы данных по нормативно-правовым актам в туризме, автоматизированные системы взаиморасчетов непосредственным образом влияют на создание и продвижение любых предложений от туроператоров и турагентов и доходят до потребителя. Таким образом, использование современных программных и технических средств является наиболее важным в сфере туризма, обеспечивающим рост производительности в туристской отрасли. 2. Взаимоотношения турфирмы и клиента Взаимоотношения турфирмы и клиента предполагают постоянный контакт с информацией ДРУГ о друге (Слайд__). Турфирма разрабатывает маршруты только тогда, когда у нее есть информация об устойчивом спросе на такие туры. С другой стороны, клиент, изучая информацию о туристском маршруте, создает свое впечатление об этом маршруте и о фирме по тому, каким образом подана эта информация. Приняв решение для получения услуги от фирмы, клиент участвует в подтверждении 7 правильности разработки маршрута. И, наконец, после завершения маршрута клиент формирует представление о фирме и распространяет информацию о ней (позитивную или негативную), принимая участие, таким образом, в создании имиджа фирмы. Происходит влияние друг на друга. Слайд __ От того, как своевременно и как быстро клиент получит сведения об услуге и саму услугу, зависит, обратится ли он опять в эту фирму, создаст ли о ней хорошую репутацию или нет. В настоящее время обеспечить скорость движения информации могут только информационные технологии, использующие информационные системы. Классификация специалистов и классы задач, решаемых в туристском офисе Анализ видов учрежденческой деятельности позволяет классифицировать в общем виде как задачи, решаемые учреждением, так и исполнителей этих задач. В основу классификации задач можно, например, положить степень их интеллектуальности и сложности. Первый класс — наиболее простые задачи, состоящие из полностью формализуемых процедур, выполнение которых, кроме затрат времени, трудностей для исполнителей не представляет. Эти задачи стандартизируются и программируются. К ним относятся контроль и учет, оформление документов, их тиражирование, рассылка и т. п. Подобного рода задачи в настоящее время решаются практически всеми автоматизированными информационными системами. 8 Задачи этого класса, если они используются для принятия решений, называются задачами принятия решений в условиях полной определенности. При этом случайные и неопределенные факторы отсутствуют. Такие задачи часто решаются разработкой различного вида информационных систем средствами языков СУБД (системы управления базами данных). Второй класс - более сложные задачи: принятие решений в условиях риска, т. е. в том случае, когда имеются случайные факторы, дня которых известны законы их распределения. Постановка и решение таких задач возможны на основе методов теории вероятностей, аналитического и имитационного моделирования. Третий класс задач составляют слабо структурированные задачи, содержащие неизвестные или неизмеряемые компоненты (количественно не оцениваемые). Для этих задач характерно отсутствие методов решения на основе непосредственных преобразований данных. Постановка задач базируется на принятии решений в условиях неполной информации. В ряде случаев на основе теории нечетких множеств и приложений этой теории удается построить формальные схемы решения. Четвертый класс задач образуют задачи принятия решений в условиях противодействия или конфликта (например, необходимо учитывать наличие активно действующих конкурентов, преследующих собственные интересы). В задачах этого класса могут иметься случайные факторы, для которых известны или не известны законы их поведения. Постановка и решение таких задач возможны (не всегда) методами теории вероятностей, нечетких множеств и теории игр. Пятый класс - наиболее сложные задачи принятия решений, характеризующиеся отсутствием возможности формализации из-за высокой степени неопределенности. К таким задачам относится большинство проблем прогнозирования, перспективного планирования и т. п. Основой решения этого класса задач остаются творческий потенциал человека и различные атрибуты его личности, а также атрибуты его деятельности (информированность, квалификация, талант, интуиция, образование и т. п.). Работников туристского офиса по выполнению вышеперечисленных задач можно условно подразделить на три группы. Первая группа - руководители: генеральные директора, главные администраторы, исполнительные директора, начальники отделов и т. п., решающие, как правило, задачи четвертого и пятого классов (в зависимости от уровня управления). Творческий элемент их деятельности максимален, а рутинное содержание минимально. Эти работники обладают наибольшей ответственностью за принятие решений и являются основными потребителями обобщенных информационных ресурсов туристской фирмы. Основная форма деятельности руководителя - деловое общение. Для руководителя характерно следующее распределение времени в течение дня: деловые контакты - 47%, работа с документами - 29%, телефонные переговоры 9%, командировки (поездки) - 6%, анализ проблем и принятие решений - 4%, прочее - 5%. Технология деятельности руководителя характеризуется следующими особенностями: 9 - при централизации принятия решений резко возрастают объемы информации, уменьшается время на обдумывание и анализ, растут сложности комплексного учета всех данных; - велика доля текущих задач, не позволяющих сосредоточить внимание на стратегических целях; - не учитываются роль организационного поведения, влияние внешней среды и психологических аспектов принятия решения; - преобладают проблемы, обусловленные привычками, опытом, традициями и другими неформализуемыми обстоятельствами; - при принятии решений руководитель не всегда в состоянии описать и даже представить достаточно полную умозрительную модель ситуации, а руководствуется лишь некоторыми представлениями о ней; - деятельность руководителя в значительной мере зависит от темперамента и стиля руководства, от степени знаний причин и следствий, ясности представления взаимосвязей объема имеющейся информации. Вторую группу составляют специалисты туристской фирмы, которые решают задачи второго и третьего классов и формируют интеллектуальный базис учреждения. Для специалистов характерно следующее распределение времени в течение рабочего дня: деловые контакты - 23%, работа с документами - 42%, телефонные переговоры -17%, аналитическая работа - 12%, прочее - 6%. Эффективность функционирования учреждения в основном определяется продуктивностью деятельности специалистов, особенно в вопросах создания новой информации. Творческое начало в работе специалистов высоко и варьируется в достаточно широких пределах. Специалисты обеспечивают практически всю информационную подготовку для принятия решения руководителем. Они являются основными исполнителями документов, определяют их качество. Доля рутинной работы различна и при рациональной технологии должна быть очень незначительной. Третья группа - технические работники, которые выполняют всю рутинную работу (задачи первого класса). В эту группу входят младшие специалисты. Работа их регламентирована, но не требует понимания обрабатываемой информации. К этой же группе относятся работники, обладающие чисто производственными навыками (машинистки, операторы и т. п.), ведущие регламентированную работу, не требующую полного понимания обрабатываемой информации. Основной критерий продуктивности их работы — оперативность и своевременность информационной обработки, а также поддержание высокой пропускной способности учреждения с минимальным количеством сбоев и ошибок. Наиболее многофункциональными работниками данной группы являются секретари. Они подготавливают письма, приказы, распоряжения и другие документы, копируют и рассылают документы, ведут файлы документов, осуществляют телефонные контакты, планируют встречи и поездки, организуют "календари" своих руководителей. Для этой группы работников характерен следующий расклад времени: работа с документами (запись на диск, печать, копирование, составление писем, подшивка документов, составление таблиц и др.) - 69%, телефонные переговоры 20%, ведение учета - 6%, прочее - 5%. 10 Основной класс задач, присущий офису, - документационное обеспечение управления. Приведенная классификация задач, решаемых в офисе, и классификация работников офиса определяют виды офисных работ. Однако независимо от класса задач решение любой из них предполагает проведение большого объема типовых офисных работ, включающих в себя: • обработку входящей и исходящей информации: чтение и ответы на письма (как в электронном виде, так и обычные), написание всевозможных отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может содержать также рисунки и диаграммы; • сбор и последующий анализ некоторых данных, например, отчетности за определенные периоды времени по различным подразделениям или организациям, удовлетворяющей различным критериям выбора. Здесь, как правило, требуется представлять результаты наглядно, в виде диаграмм; • хранение поступившей информации, обеспечивающее быстрый доступ к ней и поиск необходимой в данный момент, т. е. работу с некоторыми базами данных. Несомненно, что вся работа должна быть хорошо скоординированной между людьми, ее выполняющими; должны быть обеспечены тесные связи, позволяющие обмениваться информацией в кратчайшие сроки, а процесс движения документов должен быть по возможности оптимизированным. Еще одним немаловажным условием является возможность взаимодействия нескольких офисов в рамках отделов и подразделений, а также подразделений в рамках фирмы и ее филиалов и представительств (агентств). 3. Автоматизация офисных работ Автоматизация — это полное или частичное устранение физического труда. В процессе автоматизации труд людей замещается работой оборудования. Цель автоматизации — повышение эффективности. На современном рынке IT-решений существует огромное множество программ, которые решают разнообразные задачи бизнеса. Как правило, внедряя программы, компания надеется, что все свои проблемы она решит с их помощью. К сожалению, это не так. Автоматизация сама по себе — это лишь инструмент для того, чтобы ускорить процесс производства чего-либо, сокращая трудозатраты. Поэтому можно уверенно сказать, что если у Вас есть область, в которой существуют организационные проблемы, то с помощью автоматизации вопрос не решится. Вы просто станете чаще получать ошибки, жалобы от клиентов или другие проблемы. Итак, офисные работы разнообразны: разработка и сопровождение документации, сканирование документов и их перевод, ведение учета и отчетности, ведение баз данных, прогнозирование и планирование, участие в рекламе и презентациях и т. д. Если классифицировать офисные работы с точки зрения направления работ, то технологии работы в любом офисе делятся: 1) на фронтофисные (FrontOffice); 2) бэкофисные (BackOffice). Первые направлены на обслуживание клиента, вторые - на внутреннюю 11 жизнь компании, ее партнеров. Например, у туроператора фронтофисные технологии связаны с продажей туруслуг и с обслуживанием клиента, а бэкофисные - со скрытой от постороннего глаза технологией производства, предпродажной подготовкой турпродукта, расчетами с поставщиками, финансовым учетом, управлением продажами. Бэкофисные технологии связаны также с технологиями информационного обмена: уточнением предложений, подтверждением брони на билеты, гостиницы, оперативным извещением об изменении условий размещения и т. д. 2.5. Уровни автоматизации офиса В любом случае, офисные работы включают в себя работу с информацией. Но информация не может существовать сама по себе. Ее нужно каким-то образом зафиксировать. Фиксируется информация на различных носителях информации. Автоматизацию различных внутриофисных работ с информацией можно подразделить на уровни. Предлагается следующая классификация. 1 уровень. Использование некоторых средств оргтехники (телефон; копир, факс) для передачи и размножения документов. 2 уровень. Использование компьютера для создания и распечатки документов с использованием стандартных офисных программ (пакете программ Microsoft Office). 3 уровень. Использование специально разработанных программ для офисных работ на отдельных компьютерах. 4 уровень. Использование локальной сети для связи между компьютерами и доступа к документам. 5 уровень. Электронный документооборот. Использование специально разработанных сетевых версий программ для учета движения документов, товаров, связи между базами данных по локальной сети и т. д. Использование удаленного доступа к сети Интернет для получения и передачи информации. 6 уровень. Использование автоматизированной системы управления, а также выделенного доступа к сети Интернет для постоянного нахождения в сети в целях создания виртуального офиса. Минимум автоматизации, который должен быть в турфирме, -это компьютеры со стандартным программным обеспечением. Без компьютера современная туристическая фирма нормально работать не может. Необходимо также и наличие электронной почты - эффективное средство коммуникаций. Все большее число туроператоров, да и небольших агентств, упор делают именно на e-mail как более удобный и, главное, дешевый способ информационного обмена. Необходимость специального программного обеспечения какой-нибудь туристической программы, призванной автоматизировать всю внутриофисную работу, обусловливается двумя причинами. Первая -объемы клиентов, которые менеджер в Excel уже не в состоянии контролировать. Вторая причина - это высокий профессиональный уровень подготовки персонала. Открывать свой Интернет-офис или магазин — дело очень серьезное, требующее больших средств и внимания. 2.6. Офисное программное обеспечение 12 Туризм - огромное поле деятельности различных организаций. Стратегию развития всего программного обеспечения (ПО) во многом определяют как популярность продуктов Microsoft, так и широкое распространение технологий Интернет и применение локальных сетей. Выбор прикладного программного обеспечения определяется самим пользователем и классом решаемых задач. Множество фирм, специализирующихся на создании прикладного обеспечения, создают разнообразные программы для офисных работ, Например, для перевода печатных документов в электронные с помощью сканера используются программы распознавания текстов. Они преобразуют полученное с помощью сканера графическое изображение текста (картинку) в текст с последующей возможностью его редактирования. Одной из самых популярных программ распознавания текстов является FineReader. Для автоматизации документооборота используются стандартные программы из пакета Microsoft Office (Word, Excel, Access) и специальное ПО так называемые системы управления документами (СУД). В качестве программ для работы с электронной почтой используются программы Outlook Express, Microsoft Outlook, The Bat и другие. Для создания презентаций продукции широко используется программа Microsoft PowerPoint. Рассмотрим некоторые из применяемых в туризме прикладных программ для решения задач разного типа. Виды технического информационного обеспечения Средства коммуникаций (телефон, факс, локальные и глобальные сети) Личный информационный инструментарий (настольный компьютер, переносной компьютер, карманный компьютер). Средства фиксации событий (диктофон, фотокамера, видеокамера). Средства представления информации для коллективного доступа (проекторы, электронные доски, телевизоры, панели, табло, аудиосистемы). Средства документирования информации (сканеры, принтеры, ксероксы). Средства обработки, накопления и хранения информации (серверы, устройства занесения информации на носители). Средства хранения информации (носители) Бумажные носители Магнитные носители микроносители; оптические носители; 13 flash - носители