Приложение «Учет автотранспорта

Приложение «Учет автотранспорта»
Область применения
Объем функциональных возможностей, реализованных в первой версии приложения «Учет
автотранспорта», предназначен для решения учетных задач, которые мало зависят от
особенностей автотранспортного предприятия. В состав учетных задач прежде всего входит
учет затрат на эксплуатацию автотранспорта: расход топлива, амортизация транспортного
средства и зарплата водителей, начисленная за транспортную работу.
Предоставляемые возможности
Система обеспечивает:
 Ведение картотеки подвижного состава: автомобилей и прицепов. Карточка
подвижного состава имеет ссылку на инвентарные объекты картотеки имущества из
приложения «Учет имущества»
 Ведение картотеки водителей. Карточка водителей имеет ссылку на карточку
сотрудника предприятия из подсистемы «Учет заработной платы»
 Формирование путевых листов.
 Учет транспортной работы автомобиля по данным путевых листов. Данные о
транспортной работе передаются в подсистему «Учет имущества» для расчета
амортизации.
 Учет работы водителей по данным путевых листов. Расчет оплаты водителей за
выполнение транспортной работы. Данные об оплате передаются в подсистему «Учет
заработной платы»
 Учет движения ГСМ, предназначенных для эксплуатации транспортных средств:
 Учет ГСМ, выданных водителям со складов предприятия. Данный учет
увязывается с движением топлива на складах предприятия приложения
«Сырье. Материалы»;
 Учет заправки автомобилей на АЗС;
 Списание ГСМ на эксплуатацию транспортных средств по фактическому
расходу и с учетом норм;
 Формирование проводок по движению ГСМ на счета бухгалтерского учета.
Справочники
В число специальных справочников приложения входят:
 Марки автомобилей
 Типы автомобилей
 Автоколонны
 Гаражи
 Вид для налогообложения
Помимо этого, в состав справочников входят справочники по учету ГСМ, которые описаны в
разделе «Учет ГСМ» и справочники для учета работы водителей, которые описаны в разделе
«Учет транспортной работы».
1.
Справочник автоколонн предприятия формируется пользователем и содержит
произвольный трехсимвольный код и наименование автоколонн предприятия.
2.
Справочник гаражей предприятия формируется пользователем и содержит произвольный
трехсимвольный код и наименование автоколонн предприятия.
3.
Справочник типов автомобилей содержит классификацию автомобилей,
ориентированную на «Нормы расхода топлива и смазочных материалов».
Для каждого типа автомобиля, кроме кода и наименования, настраивается формула расчета
нормативного расхода топлива. Данная формула будет отрабатывать при расчете нормы
расхода топлива по путевому листу.
При задании формулы расчета используются следующие параметры:
 Данные о работе автомобиля и прицепов по путевому листу
Общее время в наряде автомобиля и прицепов;
Время в движении автомобиля и прицепов;
Время в простое автомобиля и прицепов;
Пробег общий автомобиля и прицепов;
Пробег с грузом автомобиля и прицепов;
Перевезено тонн автомобилем и прицепами;
Выполнено ткм автомобилем и прицепами;
Количество ездок автомобиля и прицепов;
Работа спецоборудования, час;
Работа спецоборудования, операций;
Собственная масса прицепов;
Грузоподъемность прицепов;
Вместимость прицепов.
 Данные о суммарных поправочных коэффициентах для топлива по путевому листу;
 Данные о нормах расхода из справочника норм расхода по маркам автомобилей,
заданные в справочнике марок автомобилей;
Для каждого типа автомобиля настраивается формула расчета нормативного расхода
смазки. Данная формула будет отрабатывать при расчете нормы расхода по всем видам
смазки по путевому листу.
При задании формы расчета используются следующие параметры:
Нормативный расход топлива;
Данные о суммарных поправочных коэффициентах для смазки по путевому
листу;
Данные о нормах расхода смазки из справочника норм расхода по маркам
автомобилей.
В исходной поставке справочник поставляется заполненным; однако пользователь может
добавлять и произвольным образом корректировать введенные в него данные.
4.
Справочник марок автомобилей сдержит перечень марок транспортных средств
предприятия.
Транспортные средства относится к одной из двух категорий:
- Автомобиль;
- Прицеп.
Марка автомобиля характеризуется произвольным 10 символьным кодом и наименованием,
а также набором признаков, характерных для всех транспортных средств данной марки:
грузоподъемность, вместимость, собственная масса и др.
Помимо этого, для марки автотранспортного средства определяются
- нормы расхода ГСМ;
- тарифы водителей (см. раздел «Оплата транспортной работы»).
Нормы расхода ГСМ задаются по следующим видам ГСМ ( перечень видов ГСМ не
корректируется):
 бензин;
 дизельное топливо;
 сжиженный нефтяной газ;
 сжатый природный газ;
 моторные масла;
 трансмиссионные масла;
 специальные масла;
 пластичные смазки.
В перечне норм расхода пользователь может задать:
 Норму расхода на линейный пробег;
 Норму расхода на доп. массу прицепа;
 Норму расхода на транспортную работу;
 Норму расхода на ездку;
 Норму расхода на работу спецоборудования в час;
 Норму расхода на технологическую операцию;
 Норму расхода на работу в движении;
 Норму расхода на 100 литров основного топлива – для смазки.
5.
Справочник видов автомобилей для целей налогообложения содержит классификацию
автомобилей, ориентированную на формирование декларации по транспортному налогу. В
исходной поставке справочник поставляется заполненным.
Картотека автотранспорта
Картотека автотранспорта представляет собой одну из основных картотек подсистемы. Она
содержит карточки автотранспортных средств предприятия.
Отдельная карточка создается на каждый автомобиль и на каждый прицеп; карточка прицепа
содержит сокращенный набор данных.
Каждая карточка содержит следующую информацию:
- характеристики автотранспортного средства;
- сведения о постоянно прикрепленных прицепах – для автомобиля; для прицепа –
сведения об автомобиле, к которому постоянно прикреплен прицеп;
- сведения о прикрепленных водителях – только для автомобилей;
- сведения о пробеге и транспортной работе;
- сведения о ГСМ - только для автомобилей.
При вводе карточки транспортного средства, в том случае, если у пользователя ведется
картотека ОС в приложении «Учет имущества», в поле «Инвентарный номер» можно выбрать
связанную карточку ОС из картотеки ОС. Заполнение ссылки на инвентарную карточку
необязательно. Если ссылка на инвентарную карточку заполнена, в дальнейшем возможно
экспорт данных о пробеге автомобиля в ведомость выработки приложения «Учет имущества»
для начисления амортизации от выработки.
На закладке «Прицепы» для автомобиля вводятся стационарно прикрепленные прицепы.
Прицепы выбираются из этой же картотеки, следовательно, карточки прицепов должны быть
предварительно созданы.
В карточке прицепа данная закладка имеет наименование «Автомобиль» и на ней показываются
данные об автомобиле, к которому прикреплен данный прицеп.
Ввод данных о прикреплении возможно как из карточки автомобиля, так и из карточки прицепа.
При этом следует соблюдать правила ввода:
- при вводе записи обязательными являются все поля, кроме даты открепления;
- один прицеп может быть прикреплен только к одному автомобилю;
- к одному автомобилю может быть прикреплено несколько разных прицепов.
На закладке «Водители» для автомобиля вводятся постоянно закрепленные водители и
сопровождающие лица с указанием вида выполняемой на автомобиле работы. Водители
выбираются из картотеки водителей.
При вводе следует соблюдать правила ввода:
- при вводе записи обязательными являются все поля, кроме даты открепления;
- один водитель может быть постоянно прикреплен только к одному автомобилю;
- к одному автомобилю может быть прикреплено несколько разных водителей с
одинаковыми или разными видами работы.
Данные о постоянном прикреплении прицепов и водителей могут быть временно изменены в
путевом листе.
По кнопке «Работа» на экран выводятся сводные данные о пробеге и транспортной работе
автомобиля, а также сведения о работе по каждому путевому листу. Данные попадают в
картотеку автоматически из путевых листов и доступны только для просмотра, за исключением
начального пробега, который вводится вручную при создании карточки.
По кнопке «ГСМ» на экран выводятся сведения о текущем остатке топлива в баке автомобиля и
о текущих остатках смазок. Данные формируются автоматически на основе документов
движения ГСМ и доступны только для просмотра. Сведения о начальных остатках ГСМ в баках
автомобилей вводятся через карточку складского учета ГСМ (см. «Учет ГСМ»).
Данные о движении ГСМ по текущей записи реестра на основе документов движения можно
просмотреть с помощью клавиши F10 – движение.
Данные о движении ГСМ по текущей записи реестра на основе путевых листов можно
просмотреть с помощью клавиши CTRL-F10 –движение по п/листам .
Картотека водителей
Картотека водителей содержит карточки водителей и лиц, сопровождающих автомобили.
При вводе карточки водителя, в том случае, если у пользователя ведется картотека
персонального учета в приложении «Учет заработной платы», в поле «Табельный номер» можно
выбрать связанную карточку персонального учета. Заполнение ссылки на карточку
необязательно – табельный номер может быть введен вручную. Если связь с картотекой
установлена, связанную карточку можно просмотреть при помощи кнопки «Персональная
карточка».
На закладке «Автомобиль» на экран выводится список автомобилей, на которых работал
водитель. В данную таблицу можно ввести данные. При вводе следует соблюдать правила
ввода:
- при вводе записи обязательными являются все поля, кроме даты открепления
- один водитель может быть прикреплен только к одному автомобилю
- к одному автомобилю может быть прикреплено несколько разных водителей с
одинаковыми или разными видами работы
По кнопке «Работа» можно просмотреть данные всех путевых листов по данному водителю.
Данные формируются автоматически и доступны только для просмотра.
Данные о движении ГСМ по путевым листам можно просмотреть с помощью кнопки «ГСМ».
Данные формируются автоматически и доступны только для просмотра.
Учет ГСМ
В рамках приложения «Учет автотранспорта» организован учет ГСМ в баках транспортных
средств: по правилам бухгалтерского учета такие ГСМ учитываются на отдельном субсчете 10
счета до момента оформления путевого листа, фиксирующего факт списания ГСМ на затраты.
Для сводного количественно-суммового учета ГСМ в баках транспортных средств в
приложении «Учет автотранспорта» необходимо ввести специальные (фиктивные) склады в
транспортных подразделениях. Учет ГСМ на таких складах ведется на стандартных карточках
складского учета. Учет ведется в разрезе номенклатуры и аналитики ГСМ, а при наличии
партионного учета – в разрезе отдельных партий.
Дополнительный детальный количественно-суммовой учет ГСМ в баках ТС будет организован
для каждого отдельного ТС категории «автомобиль». Такой учет ведется в карточках
транспортных средств в разрезе номенклатуры ГСМ и партии. Данные о наличии ГСМ в баках
также можно просмотреть из карточек складского учета ГСМ.
Учет ГСМ в баках ТС имеет существенную особенность, связанную с тем, что при ведении
бухгалтерского и складского учета используется единица массы (кг, тонны), которая должна
быть объявлена основной, а при учете ГСМ в баках ТС используется единица объема (литры,
куб.м.), которая должна быть объявлена дополнительной.
Движение ГСМ во всех документах подсистемы «Учет автотранспорта» ведется единицах
объема, т.е. в дополнительной единице измерения (назовем ее ЕИ ТС), которая пересчитывается
в основную по общим правилам с использованием коэффициента пересчета – плотности.
Данный коэффициент зависит от температуры воздуха, а, следовательно, постоянно изменяется.
Учет ГСМ в карточке автотранспорта дополнительно ведется по видам ГСМ:
 бензин;
 дизельное топливо;
 сжиженный нефтяной газ;
 сжатый природный газ;
 моторные масла;
 трансмиссионные масла;
 специальные масла;
 пластичные смазки.
ГСМ может поступать в бак транспортного средства одним из двух способов:
- путем выдачи из стационарного хранилища;
- путем заправки на АЗС.
Обе данные операции оформляются документами внутреннего перемещения/оприходования
запасов на фиктивные склады – на карточки складского учета. Одновременно ГСМ приходуется
в карточку транспортного средства.
Списание топлива по путевому листу оформляется расходным документом с фиктивного
склада. Одновременно ГСМ списывается с карточки транспортного средства.
Документы на перемещение, оприходование и списание ГСМ – это стандартные виды движения
по складу. В то же время любое движение ГСМ в баках автомобилей отслеживается не только
по номенклатуре, а в разрезе отдельных транспортных средств, водителей и путевых листов.
Для организации учета ГСМ в приложении реализован следующий набор модулей:
Учет ГСМ
Движение ГСМ
Картотека ГСМ
Номенклатура ГСМ
Справочник партий
Расчет себестоимости
Справочники
Схема хранения запасов
Справочник групп ТМЦ
Справочник транспортных цехов
Виды документов
Настройка, сервис
Настройка счетов запасов
Настройка счетов затрат
Настройка видов движения
Справочник транспортных цехов
Транспортное подразделение(транспортный цех) представляет собой структурную единицу, за
которой числятся транспортные средства предприятия, а также сотрудники, осуществляющие
их эксплуатацию.
Транспортные подразделения должны присутствовать в справочнике подразделений
предприятия (приложение «Общие данные»).
В то же время в рамкам подсистемы «Учет автотранспорта» транспортное подразделение
представляет собой место хранения (склад) ГСМ, находящихся в баках транспортных средств.
Склад транспортного подразделения представляет собой сводный объект учета, позволяющий
оценить суммарное наличие и движения ГСМ в баках автомобилей в целом по транспортному
подразделению в разрезе номенклатурных позиций, аналитики номенклатуры и партий.
Склады транспортных цехов вводятся в пользователем. Транспортный цех имеет произвольный
6-символьный код, наименование, и должен иметь ссылку на транспортное подразделение из
справочника подразделений предприятия.
Справочник групп ТМЦ
Справочник групп ТМЦ, используемый в приложении, является общим с приложением «Сырье.
Материалы». Фильтрация справочника по приложениям не производится: все введенные
группы, вне зависимости от места ввода, показываются в обоих приложениях.
Настройка счетов. Настройка схемы хранения
Настройка счетов предназначена для определения счетов хранения ГСМ в баках транспортных
средств. Привязка номенклатуры ГСМ к счетам производится обычным образом, т.е. на уровне
группы и места хранения. При настройке предлагаются для выбора только транспортные цеха.
Настройка счетов затрат
При учете затрат транспортного цеха помимо счетов учета ГСМ используются счета учета
затрат на эксплуатацию автотранспорта.
Счета привязываются к транспортным цехам. К одному счету может быть привязано несколько
цехов. Один цех может быть привязан только к одному счету.
Счета затрат в дальнейшем используются в качестве параметров при формировании проводок
Номенклатурный справочник
Номенклатурный справочник, используемый в приложении «Учет автотранспорта» является
общим с приложением «Сырье. Материалы».Вся введенная номенклатура, вне зависимости от
места ввода, показывается в обоих приложениях.
При вводе номенклатуры ГСМ в номенклатурном справочнике необходимо дополнительно
определить:
 Вид ГСМ;
 Дополнительную (объемную) единицу измерения ГСМ в баках транспортных средств – ЕИ
ТС. ЕИ ТС выбирается из перечня дополнительных единиц измерения данной
номенклатуры. Задавать ЕИ ТС обязательно.
Картотека запасов
В данном режиме доступны для просмотра карточки складского учета ГСМ в транспортных
цехах.
Каждая карточка содержит суммарные данные о начальных и текущих остатках по
номенклатуре ГСМ в основной ЕИ.
Дополнительно в карточке складского можно посмотреть данные о о наличии ГСМ в баках
транспортных средств. Для этого используется кнопка «Автомобили».
При нажатии кнопки на экране отображается форма просмотра текущих остатков ГСМ в баках
автомобилей. При помощи клавиш ALT-T основную ЕИ можно сменить на ЕИ ТС.
В данном реестре можно ввести начальные остатки ГСМ в баках автомобилей. При этом
пользователь должен вручную заполнить поля:
-
Гос.номер – выбирается из картотеки автотранспорта категории «автомобиль»;
Тип, марка и гаражный номер заполняются автоматически по данным выбранной
карточки автомобиля;
Начальный остаток вводится в ЕИ ТС. Пересчет в основную ЕИ производится по
общим правилам. Коэффициент пересчета, заданный по умолчанию, выводится в спец.
окне для корректировки; значение коэффициента по умолчанию подставляется из
номенклатурного справочника.
Начальный остаток по карточке в целом получается суммированием данных по отдельным
автомобилям.
В реестре записей ГСМ в баках автомобилей аналогично реестру можно просмотреть движение
ГСМ по документам и путевым листам..
Данные о движении по документам представлены в основной ЕИ. При помощи клавиш ALT-T
основную ЕИ можно сменить на ЕИ ТС.
Учетная цена ГСМ в основной ЕИ в транспортных подразделениях рассчитывается по общим
правилам в режиме расчета себестоимости и совпадает с учетной ценой ГСМ на прочих складах
производственных запасов.
Документы движения ГСМ в баках автомобилей
Движения ГСМ в баках автомобилей оформляется документами движения. Документы вводятся
в транспортных цехах.
Для оформления документов движения в исходной поставке настроены типовые виды
движения, которые при необходимости могут быть перенастроены пользователем.
1.
Выдача ГСМ со склада
Данная операция является операцией перемещения запасов со склада запасов в баки
автомобиля, т.е. в транспортный цех, следовательно, оформляется двумя документами –
расходным – со склада и приходным – в транспортный цех.
Вручную оформляется приходный документ по транспортному цеху, а расходный создается –
корректируется-удаляется автоматически. Проводки формируются по приходному документу.
В заголовке приходного документа вводятся дата, номер и склад-сдатчик ГСМ.
В строке документа вводятся группа, номенклатура, а при необходимости – аналитика и партия
ГСМ; данные о количестве ГСМ в ЕИ ТС (ЕИ объема) вводятся в разрезе путевых листов;
пересчет в основную ЕИ (ЕИ массы) производится с использованием введенного в документе
коэффициента пересчета (значение коэффициента по умолчанию подставляется из
номенклатурного справочника).
В одном документе может быть введено несколько номенклатурных позиций ГСМ, а по каждой
номенклатуре ГСМ – произвольное количество путевых листов.
2.
Возврат ГСМ на склад
Данная операция является операцией обратного перемещения ГСМ из транспортного цеха на
склад, следовательно, оформляется двумя документами – расходным – из цеха и приходным –
на склад.
Вручную оформляется расходный документ, а приходный создается –корректируется-удаляется
автоматически. Проводки формируются по расходному документу.
Документ на возврат оформляется аналогично документу выдачи ГСМ со склада.
3.
Приход ГСМ
При помощи данной операции оформляется оприходование ГСМ в том случае, если водитель
купил топливо на АЗС. Основанием для формирования документов служат кассовые чеки,
выданные АЗС. Один документ оформляет покупку ГСМ на одной АЗС, данные которой
вводятся в заголовке документа в поле «Поставщик».
В строке документа вводятся группа, номенклатура, а при необходимости – аналитика и партия
ГСМ; если ГСМ, оприходуемые по одному документу, покупались на АЗС по разным ценам,
необходимо ввести столько строк по каждой номенклатуре-аналитике ГСМ, сколько цен
присутствует в кассовых чеках. Данные о количестве ГСМ в ЕИ ТС (ЕИ объема) вводятся в
разрезе путевых листов; пересчет в основную ЕИ (ЕИ массы) производится с использованием
введенного в документе коэффициента пересчета (значение коэффициента по умолчанию
подставляется из номенклатурного справочника).
4.
Списание ГСМ
Данный вид движения оформляет списание(расход) ГСМ в процессе эксплуатации
транспортного средства.
Основным является режим автоматического формирования актов списания ГСМ из реестра
путевых листов. Однако формирование документов возможно и из реестра документов
списания.
Регламент формирования актов списания из реестра путевых листов следующий:
- списание производится по закрытым , т.е. законченным оформлением путевым листам;
- один акт на списание может, в общем случае, содержать данные по группе путевых листов,
отобранных пользователем произвольным образом.
При вводе документа списания в заголовке вводится дата и номер. После этого при помощи
кнопки «Путевые листы» производится выбор путевых листов:
o статус – закрыт;
o дата – меньше или равна дате акта;
o код подразделения в заголовках путевых листов совпадает с кодом подразделения,
привязанного к транспортному цеху;
o По путевым листам ранее не были сформированы акты списания.
После того, как путевые листы выбраны, строки актов списания формируются автоматически по
данным фактического расхода ГСМ из путевых листов. Проводки на списание ГСМ
формируются по акту списания.
Путевые листы
Путевой лист представляет собой документ, который фиксирует работу водителя и автомобиля.
В первой версии приложения в составе путевого листа присутствуют следующие разделы:
 Общий раздел – сведения об автомобиле, прицепах, водителях и сопровождающих
лицах;
 Работа водителя и автомобиля – время выезда и возвращения в гараж и показания
спидометра.
 Результат работы водителя и автомобиля: время в наряде, пробег, объем перевезенного
груза.
 Движение горючего: остаток при выезде и возвращении, сведения о заправках,
фактический расход топлива и нормативный расход, исчисленный по данным
транспортной работы.
При заполнении путевого листа в поле «Гос номер» выбирается карточка автомобиля. Для
выбора предлагаются только карточки категории «Автомобиль». После выбора автомобиля в
путевой лист автоматически записываются сведения о постоянно закрепленных прицепах,
водителях и сопровождающих лицах.
Данные о времени выезда и возвращения, показаниях спидометра заполняются пользователем
вручную, за исключением показания спидометра при выезде, которое переносится из
предыдущего по дате путевого листа для этого же автомобиля.
Кнопка «Результаты работы» содержит два подпункта:
- Автомобиль
-
Водители
При нажатии на кнопку «Автомобиль» отображается реестр записей о работе автомобиля и
прицепов, автоматически сформированных на основе данных из заголовка путевого листа. В
данном реестре запись с категорией «автомобиль» нельзя удалить. Она всегда располагается
первой в списке. Добавить или удалить можно только записи прицепов.
Во всех записях можно изменить данные о транспортной работе.
При добавлении записи в реестр для выбора предлагаются прицепы, которые не прикреплены
ни к одному автомобилю. Такое прикрепление считается временным на 1 рейс и в картотеке ТС
не отражается.
По кнопке «Расчет» можно произвести перерасчет данных о транспортной работе всех записей
реестра на основе данных из заголовка путевого листа (данную кнопку можно использовать в
том случае, если данные о работе в заголовке были изменены после ввода данных о прицепах).
При расчете количество записей не изменяется, производится только перерасчет данных о
работе.
Данные о водителях и сопровождающих лицах можно просмотреть, изменить или удалить при
помощи пункта «Водители». Реестр записей о работе водителя и сопровождающих лиц
формируется автоматически на основе данных из заголовка путевого листа.
В данном реестре запись водителя из заголовка нельзя удалить. Она всегда располагается
первой в списке. Можно добавить или удалить записи других водителей и сопровождающих
лиц: для выбора предлагаются карточки водителей, которые не прикреплены ни к одному
автомобилю. Такое прикрепление считается временным на 1 рейс и в картотеке транспортного
средства не отражается.
По кнопке «Расчет» можно произвести перерасчет данных о транспортной работе всех записей
реестра (данную кнопку можно использовать в том случае, если данные о работе в заголовке
были изменены после ввода данных о водителях и сопровождающих лицах). При расчете
количество записей не изменяется, производится только перерасчет данных работе.
Кнопка «ГСМ» содержит три режима:
- Коэффициенты
- Расчет
- Просмотр
При нажатии на кнопку «Коэффициенты» можно ввести коэффициенты изменения норм
расхода ГСМ на путевой лист. Коэффициенты вводятся по видам ГСМ. На один вид ГСМ
можно ввести произвольное количество коэффициентов.
При нажатии на кнопку «Расчет» программа рассчитывает данные о движении ГСМ по
путевому листу:
- остаток с пред. листа - формируется на основе поля «остаток при возвращении» из
предыдущего листа по этому же автомобилю. Не модифицируется.
- выдано – формируется по данным документов с видами движения «Выдача ГСМ со склада»
и «Приход ГСМ» со ссылкой на текущий путевой лист; не модифицируется;
- сдано - формируется по данным документов с видом движения «Возврат ГСМ на склад» со
ссылкой на текущий путевой лист; не модифицируется.
- Израсходовано фактически и остаток при возвращении – два данных поля могут быть
модифицированы вручную. При этом если одно правится вручную, второе получается
расчетом на основе соотношения
Нач. остаток + Выдано = Сдано + Израсходовано факт.+ Остаток при возвращении
Израсходовано по норме – получается расчетным путем по формулам, определенным для
типа автомобиля
Данные о движении ГСМ по путевому листу можно просмотреть, изменить или удалить при
помощи кнопки «Просмотр».
Кнопка «Операции» формы путевого листа содержит следующие операции
- Расчет
-
Закрыть
Открыть
Кнопка «Расчет» используется для последовательного выполнения всех процедур расчета:
- работы автомобиля и прицепов
- работы водителей
- ГСМ
Операции открытия и закрытия предназначены для смены статуса путевого листа и записи его
данных в карточки автомобиля и прицепов.
Статус «открыт» означает, что путевой лист не закончен оформлением - его данные можно
модифицировать.
Закрытие путевого листа означает, что его данные введены полностью, и он может
использоваться бухгалтером для учета затрат:
- списания ГСМ – формирования актов списания;
- расчета зарплаты водителей и сопровождающих лиц за транспортную работу для
приложения «Учет зарплаты»
- передачи данных о пробеге в приложение «Учет имущества».
Закрытый путевой лист не доступен для модификации.
Путевые листы для одного автомобиля должны закрываться последовательно по датат их
формирования.
Перед выполнением операции закрытия ПЛ проверяется возможность закрытия:
- предыдущий по дате путевой лист для этого же автомобиля д.б. закрыт;
При выполнении закрытия производятся следующие действия:
- статус документа изменяется на «закрыт»
- данные о пробеге автомобиля и прицепов записываются в соответствующие карточки
автомобиля.
Перед выполнением операции открытия проверяется возможность открытия:
- следующий по дате путевой лист для этого же автомобиля д.б. открыт;
- путевой лист не должен быть включен в табличный документ по расчету зарплаты.
- По путевому листу не должны быть сформированы акты списания ГСМ.
При выполнении открытия производятся следующие действия:
- статус документа изменяется на «открыт»
- данные о пробеге автомобиля и прицепов удаляются из соответствующих карточек
автомобиля.
Групповое формирование актов списания ГСМ по путевым листам
Кнопка «Операции» реестра путевых листов содержит операцию «Акты списания»
С использованием данной операции формируются акты списания ГСМ по группе отмеченных
путевых листов.
Данная кнопка доступна только в том случае, если в реестре есть отмеченные путевые листы.
При нажатии на данную кнопку выдается запрос на параметры документов:
Дата актов списания:
Вид движения:
Вид документа:
Типовая операция:
значение по умолчанию – текущая дата; может быть
скорректирована;
выбирается из видов движения с типом движения «списание ГСМ»
Выбирается из перечня видов документов, настроенных для данного
вида движения
выбирается из перечня операций для данного вида движения.
После задания параметров формирования акты списания формируются по следующим
правилам:
- из отмеченного перечня путевых листов отбираются ПЛ со статусом «закрыт», по которым
акты списания не сформированы;
-
-
на основе отмеченного списка закрытых путевых листов формируется список транспортных
цехов, по которым будут формироваться акты. Перечень транспортных цехов формируется
на основе подразделений из заголовков путевых листов
Отдельный акт списания формируется на каждый транспортный цех.
Оплата транспортной работы
Оплата транспортной работы заключается в расчете начислений за транспортную работу
водителям и сопровождающим лицам.
Отличительной особенностью любых начислений за транспортную работу является то, что их
сумма определяется на основе данных о результатах работы водителя и сопровождающих лиц,
полученных на из путевых листов.
Эти начисления экспортируются в лицевые счета сотрудников и все прочие расчеты по оплате
труда (прочие начисления общего характера, больничные листы, отпуска, налоги и т.д.)
производятся в приложении «Учет заработной платы» общим порядком.
Основным документом расчета начислений за транспортную работу является табличный
документ.
В приложении «Учет автотранспорта» разработан специальный тип табличного документа,
возможности которого расширены функциями доступа к данным подсистемы «Автотранспорт»:
- к данным из карточек водителей;
- к тарифам водителей и сопровождающих лиц;
- к работе водителей и сопровождающих лиц из путевых листов.
Данный тип документа может настраиваться и вводиться только в подсистеме «Учет
автотранспорта» при наличии в комплекте поставки приложения «Учет заработной платы». В
составе реестра табличных документов приложения «Учет заработной платы» данный
документ доступен только для просмотра и экспорта его данных в лицевые счета.
Тарифы водителей
Справочник тарифов водителей содержит перечень видов тарифов за выполнение транспортной
работы и список их значений для различных марок автомобилей.
При вводе значений тарифов следует соблюдать следующие правила:
- Код марки не является обязательным;
- Марку можно выбирать только из категорий транспортных средств типа «автомобиль»;
- Для одного кода тарифа можно ввести одно значение без марки;
- Для одного кода тарифа можно ввести произвольное количество значений с
различными кодами марки.
Если для одного кода тарифа введено значение тарифа без марки и несколько значений с
разными кодами марки, это означает, что значение без марки используется для всех марок
кроме тех, для которых введены значения с кодами марки.
Настройка табличных документов
Настройка типов табличных документов производится в специальном пункте раздела
«Справочники».
Настройка типов табличных документов, используемых в приложении, производится обычным
образом.
1. При настройке заголовка поле «Постоянный» д.б. установлено в значение «Нет» и не м.б.
изменено.
2. Для этого при настройке поля «содержимое колонки» добавляем следующие разделы:

Карточка водителя. Данный раздел содержи параметры
- Стаж работы водителем
- Класс

Путевые листы. Данный раздел содержит параметры:
- Общее время в наряде
- Время в движении
- Время в простое
- Пробег общий
- Пробег с грузом
- Перевезено, т
- Выполнено, ткм
- Количество ездок
 Тарифы водителей
Если пользователь при настройке содержимого колонки выбрал данный раздел, в
специальном окне настройки он должен выбрать тип тарифа (повременный или сдельный) и
код тарифа.
Ввод табличных документов
Ввод табличных документов производится в пункте меню «Расчет оплаты водителей».
При вводе табличные документы подчиняются общим правилам ввода в приложении «Учет
заработной платы», в частности, вводятся за открытый расчетный период.
При вводе табличного документа выполняется следующая последовательность действий:
1. Заполняется заголовок табличного документа - по общим правилам;
2. формируется перечень путевых листов табличного документа при помощи комбинации
клавиш ALT_P, нажимаемой в заголовке табличного документа.
При нажатии данной комбинации клавиш на экран выводится реестр путевых листов,
отфильтрованный по следующим правилам:
- из общего списка путевых листов отбираются путевые листы со статусом
«закрыт»;
- если в заголовке табличного документа задано подразделение, путевые листы
дополнительно фильтруются по подразделению;
- месяц и год путевого листа д.б. меньше или равны месяцу и году фактического
периода табличного документа;
- из списка путевых листов исключаются путевые листы, для которых уже
созданы табличные документы данного типа (одни путевой лист может быть
включен только в один табличный документ данного типа и может быть
включен в любое количество табличных документов разного типа).
3.
4.
В представленном списке путевых листов пользователь отмечает путевые листы, которые
участвуют в данном табличном документе, и переносит их в табличный документ при
помощи клавиши TAB.
При повторном нажатии на клавиши ALT_P отображается тот же реестр путевых листов, в
котором путевые листы, привязанные к данному документу, отмечены галочками.
Пользователь может отменить выбор по ряду позиций и выбрать новые.
На основе отобранных путевых листов формируется список сотрудников, задействованных
них. Данный список включается в табличный документ при помощи клавиши F4.
- При нажатии на данную клавишу отображается перечень сотрудников из путевых
листов. Пользователь может отметить в данном списке тех сотрудников, которых
он включает в данный документ, и переносит в документ при помощи клавиши
TAB. При этом формируются строки табличного документа.
- При повторном нажатии на клавишу F4 отображается тот же перечень
сотрудников, в котором сотрудники, уже включенные в табличный документ,
отмечаются галочками. Пользователь может отменить выбор по ряду позиций и
выбрать новые.
Отдельных сотрудников из сформированного в табличном документе перечня
можно не включать в табличный документ; однако при этом следует помнить, что
путевой лист может быть включен в табличный документ данного типа только один
раз.
Производится расчет табличного документа – клавиша F10, по следующим правилам:
- Формируются значения параметров расчета табличных документов на основе
данных о работе каждого сотрудника по путевым листам: данные суммируются по
каждому сотруднику в разрезе видов работы по путевому листу и марок
автомобилей из заголовков путевых листов; суммируются следующие данные из
путевых листов:
Общее время в наряде
Время в движении
Время в простое
Пробег общий
Пробег с грузом
Перевезено, т
Выполнено,ткм
Количество ездок
-
5.
Данные о работе по каждому сотруднику в разрезе видов работы и марок
автомобилей можно просмотреть при нажатии клавиши ALT_P из конкретной
строки.
-
Значения тарифов водителей, задействованных в колонках табличного
документа при его настройке, получаются по следующим правилам:
o Определяется перечень марок автомобилей, присутствующих в заголовках
выбранных путевых листов;
o Для каждой марки определяются значения задействованных в колонках
тарифов:
 если в таблице определено значение тарифа для искомой марки,
выбирается это значение;
 если в данной таблице не определено значение тарифа для
искомой марки, выбирается значение без марки.
Данные о тарифах можно посмотреть при нажатии клавиши ALT_T из
заголовка или из конкретной строки.
В строках данного подокна пользователь может исправить значение тарифа.
-
6.
после расчета значений параметров производится расчет значений колонок для
каждого сотрудника и все прочие расчеты.
Дальнейшая работа с табличным документом производится по общим правилам.