Для создания новой базы данных - Северо
реклама
1 МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ ФГБОУ ВПО «СЕВЕРО-КАВКАЗСКИЙ ГОРНОМЕТАЛЛУРГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» (ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ) Кафедра информатики Информатика Раздел: «СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS 2007» Методические указания к выполнению лабораторных работ. Допущено редакционно-издательским советом ФГБОУ ВПО «Северо-Кавказского горнометаллургического института (государственного технологического университета)» для направлений подготовки: 080100 «ЭКОНОМИКА», 080200 «Менеджмент», 030900 «Юриспруденция» протокол заседания РИСа №4 Составители: ст. преп. Акоева Е. Н., ст. преп. Итазова Л. Г. Владикавказ, 2014 г. 2 УДК 004. 42.658 ББК 32,973-018 А 40 Методические указания к выполнению лабораторных работ: «СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS 2007»/ Составители: Е.Н. Акоева, Л.Г. Итазова; «Северо-Кавказский горно-металлургический институт (государственный технологический университет)»-Владикавказ: «Северо-Кавказский горно-металлургический институт (государственный технологический университет)». Изд. «Терек».2014, Методические указания к выполнению лабораторных работ «СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS 2007» по дисциплине «Информатика» составлен в соответствии с требованиями ФГОСа и рабочей программы. Методические указания к выполнению лабораторных работ состоят из 5 лабораторных работ и методических указаний к ним. Каждое методическое указание состоит из следующих частей: теоретической и практической. Теоретическая часть оснащена иллюстрированным материалом, основными теоретическими положениями по программе «СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS 2007» Практическая часть содержит описание подробных примеров выполнения заданий. Методические указания к выполнению лабораторных работ составлены в соответствии с государственным образовательным стандартом и предназначены для студентов. В целом, представленная на рецензию работа представляет интерес, соответствует требованиям ФГОС и учебной программы и рекомендуется в качестве учебного пособия. УДК 004. 42.658 ББК 32,973-018 А-40 ©Составление: Северо-Кавказский горно-металлургический институт(государственный технологический университет) ©Акоева Е.Н. И др. ,2014 __________________________________________________________________________________________ Подписано в печать _____________. Формат 60×84 1/16.Бумага офсетная. Гарнитура «Таймс». Печать на ризографе. Усл. пл.____. Тираж 60 экз. заказ №____________ «Северо-Кавказский горно-металлургический институт (государственный технологический университет)». Изд. «Терек». Подразделение оперативной полиграфии СКГМИ(ГТУ). 362021, г. Владикавказ, ул. Николаева,44 3 СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS 2007 ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №1 Создание однотабличной базы данных Цель работы: Научить студентов создавать однотабличную базу данных, редактировать, фильтровать, сортировать любые данные, используя инструменты Access: Сортировка данных, Расширенный фильтр, Фильтр по выделенному образцу, Удалить фильтр, Исключить выделенное, пр.. Теоретические сведения. Access - это система управления базами данных (СУБД). Под системой управления понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном - для пользователей виде. Access дает возможность также автоматизировать часто выполняемые операции (например, расчет заработной платы, учет материальных ценностей и т.п.). С помощью Access можно не только разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, но и составлять сложные отчеты. Access является приложением Windows, а поскольку и Windows и Access разработаны одной фирмой (Microsoft), они очень хорошо взаимодействуют друг с другом. СУБД Access работает под управлением Windows; таким образом, все преимущества Windows доступны в Access, например, вы можете вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в приложение Access и наоборот. Access - это реляционная СУБД. Это означает, что с ее помощью можно работать одновременно с несколькими таблицами базы данных. Применение реляционной СУБД помогает упростить структуру данных и таким образом облегчить выполнение работы. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на другом компьютере или на сервере, а также использовать таблицу, созданную в СУБД Раrаdox или Dbase. Данные Access очень просто комбинировать с данными Ехсеl. 4 В СУБД Access предусмотрено много дополнительных сервисных возможностей. Мастера помогут создать таблицы, формы или отчеты из имеющихся заготовок, сделав основную черновую работу. Выражения используются в Access, например, для проверки допустимости введенного значения. Макросы позволяют автоматизировать многие процессы без программирования, тогда как встроенный в Access язык VBA (Visual Basic for Applications) специально разработанный компанией Microsoft диалект языка Basic для использования в приложениях Microsoft Office - дает возможность опытному пользователю программировать сложные процедуры обработки данных. Просматривая свою форму или отчет, можно представить, как они будут выглядеть в распечатанном виде. И, наконец, используя такие возможности языка программирования С, как функции и обращения к Windows API (Application Programming Interface - интерфейс прикладных программ Windows), можно написать подпрограмму для взаимодействия Access с другими приложениями - источниками данных. В Microsoft Access добавлено множество новых средств, разработанных для облегчения работы в Интернет и создания приложений для Web доступа к сети Интернет и использования преимуществ новых средств необходимы средства просмотра Web, например Microsoft Internet Ехрlorer, а также модем. Пользователь имеет возможность непосредственно подключаться к узлам Microsoft Web из программ 0ffice (в том числе и из Access). При этом можно, например, получить доступ к техническим ресурсам и загрузить общедоступные программы, не прерывая работу с Access. Система Access содержит набор инструментов для управления базами данных, включающий конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Кроме того, Access можно рассматривать и как среду для разработки приложений. Используя макросы для автоматизации задач, можно создавать такие же мощные, ориентированные на пользователя приложения, как и приложения, созданные с помощью "полноценных" языков программирования, дополнять их кнопками, меню и диалоговыми окнами. Кроме того, программируя на 5 VВА, можно также создавать программы, по мощности не уступающие самой Access. Более того, многие средства Access, например мастера и конструкторы, написаны на VBA. Мощность и гибкость темы Access делают ее сегодня одной из лучших программ для управления базами данных Работа с мастерами Мастер (Wizard) - специальная программа, помогающая в решении какой-то задачи или создании объекта определенного типа. Эта программа поможет за несколько минут выполнить рутинную работу, на которую, без применения этой программы, может уйти несколько часов. Программамастер задает вопросы о содержании, стиле и формате объекта, а затем создает этот объект без какого-либо вмешательства с вашей стороны. В Access имеется около сотни мастеров, предназначенных для проектирования баз данных, приложений, таблиц, форм, отчетов, графиков, почтовых наклеек, элементов управления и свойств. Информация для пользователей электронных таблиц Те, кто знакомы с Ехсеl, заметят, что Access во многом похож на Ехсеl. Прежде всего, программы являются продуктами для Windows, следовательно, можно использовать опыт применения специфичных для Windows соглашений. Данные таблицы или запроса Ассеss отображаются в виде электронной таблицы, которую принято называть таблицей данных. Размер строк и столбцов таблицы данных можно изменять так же, как в рабочих таблицах Ехсеl. Фактически режим ввода данных Access ничем не отличается от аналогичного режима Ехсеl. Основное различие между таблицей базы данных (БД) и электронной таблицей - в системе адресации: в электронной таблице адрес - каждая ячейка, а в таблице БД - только поля текущей записи. В электронной таблице каждая ячейка обрабатывается индивидуально, а в таблице БД обработка идет по записям, причем записи обрабатываются однотипным образом. Эти упрощения для БД позволяют повысить скорость обработки и количество обслуживаемой информации. Контекстно-зависимая справка и Помощник 6 Справочная система фирмы Microsoft является, наверное, лучшей среди аналогичных программ, как для новичков, так и для опытных пользователей. Access дает возможность использовать контекстно-зависимую справку, для получения которой достаточно нажать правую клавишу мыши. Какие бы не возникали затруднения при работе с системой, может всегда помочь на экране справка по интересующей вас теме. Помимо этого, справочная система Access имеет удобные и простые в использовании содержание, предметный указатель, систему поиска, журнал хронологии и закладки. В локализованной версии Access 2007 (как и во всем Microsoft 0ffice 2007) компания Microsoft имеется средство - Помощник. Помощник отвечает на вопросы, выдает советы и справки об особенностях используемой программы. Структура таблицы и типы данных Все составляющие базы данных, такие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и объекты, в Access 2007 хранятся в едином дисковом файле. Основным структурным компонентом базы является таблица. В таблицах хранятся вводимые нами данные. Внешне каждая таблица Access 2007 похожа на таблицы, с которыми мы привыкли работать на бумаге, - она состоит из столбцов, называемых полями, и строк, называемых записями. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о преподавателе может содержать фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и т.п. При разработке структуры таблицы, прежде всего, необходимо определить названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Имя желательно делать таким, чтобы функция поля узнавалась по его имени. Далее надо решить, данные какого типа будут содержаться в каждом поле. В Access можно выбирать любые из основных типов данных. Один из этих типов данных должен быть присвоен каждому полю. Значение типа поля может быть задано только в режиме конструктора. Ниже представлены типы данных Access и их описание. 7 Тип данных Текстовый (Значение по умолчанию) Описание Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например номера телефонов (до 255 знаков) Числовой Числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов Дата - время Для хранения информации о дате и времени с 100 по 9999 год включительно Денежный Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части Поле МЕМО Для хранения комментариев до 65535 символов Счетчик Специальное числовое поле, в котором Ассеss автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя Логический Может иметь только одно из двух возможных значений (True/Fa1se, Да/Нет) Поле объекта ОLЕ Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Word, Web – страница, рисунок, звукозапись, или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Ассевв Гиперссылка Строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст, выводимый в поле или в элементе управления; путь к файлу (в формате пути UNС) или к странице (адрес URL). Мастер подстановок Создает поле, в котором предлагается вы- 8 бор значений из списка или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Это в действительности не тип поля, а способ хранения поля В Access существует четыре способа создания пустой таблицы: 1. использование мастера баз данных для создания всей базы дан- ных, содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастер баз данных создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных; 2. мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких, как деловые контакты, список личного имущества, или рецепты; 3. ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме табли- цы. При сохранении новой таблицы в Access данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат; 4. определение всех параметров макета таблицы в режиме кон- структора. Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода. Однако только четвертый метод позволяет сразу задать ту структуру таблиц, которая вам нужна, и поэтому далее рассмотрим именно этот метод. Ввод данных в ячейки таблицы Ввод данных в ячейки таблицы производится обычным образом - необходимо перевести курсор в нужную ячейку, т.е. сделать ее активной, и ввести в нее данные (вводить данные в ячейку для поля с типом данных Счетчик не требуется, так как значения в этом поле появляются автоматически при вводе данных в любую другую ячейку данной записи). Особенности ввода следу- 9 ющие: при нажатии клавиши <Delete> ячейка очищается; если ввод данных в ячейку прервать, нажав клавишу <Esc>, то восстанавливается старое значение, а если нажать клавиши <Enter> или <Тab>, то в ячейку заносится новое значение. Можно редактировать текущее значение, меняя в нем отдельные символы. Для этого надо в ячейке таблицы дважды щелкнуть мышью или нажать клавишу <F2>. Однако есть одна важная особенность при вводе данных - для некоторых типов данных (числовой, денежный, дата/время, логический) Access автоматически проверяет правильность их ввода. Например, если вы введете букву в ячейку с числовым типом, то Access выдаст сообщение о неправильно введенном значении и не позволит перейти к другой ячейке, пока не будут введены правильные данные. Для всех типов полей (кроме типов Счетчик и поле объекта OLE) можно самостоятельно задавать ограничения для вводимых данных. Для этого в режиме конструктора надо выбрать вкладку Общие, перевести курсор в поле с именем «Условия на значение» и ввести ограничение на данные. Например, стаж работы вряд ли может быть более 70 лет, ограничение будет следующее: <70. Ограничение можно вводить и на текстовое поле Обычно в этом случае задаются слова, которые могут присутствовать в данном поле. . Примечание. Вводить ограничения можно не только вручную, но и с помощью Построителя выражений. При появлении курсора в строке параметра Условия на значение справа от нее появится кнопка с тремя точками. При щелчке по этой кнопке появляется окно построителя выражений (рис. 1.1). Обычно им пользуются для построения сложных выражений, но разобраться в его работе довольно просто при помощи справки, расположенной в этом же окне. Можно использовать еще один удобный инструмент при вводе данных - параметр Значение по умолчанию (находится также на вкладке Общие). Здесь можно задать данные, которые Access будет вводить по умолчанию при заполнении таблицы. Это удобно использовать, когда большинство значений данного поля одинаковы и лишь некоторые отличаются. Например, должность большинства преподавателей - доцент. Если ввести это слово строку параметра Значение по умолчанию, то все ячейки поля «Должность» 10 примут значение Доцент и надо будет лишь изменить значения ячеек для преподавателей с другими должностями. Данные можно вводить и копированием их из одной ячейки в другую стандартными средствами Windows: Для каждого типа данных (кроме типа данных Счетчик) предусмотрено пустое (нулевое) значение. Различают два типа пустых значений: пустые (Null) значения и пустые строки. Если пустое поле имеет пустое (Null) значение, то это означает, что данные для него существуют, но пока не известны. Если же введена пустая строка (два знака прямых кавычек (“”), то это означает, что данные не существуют вовсе. Access позволяет обрабатывать такие пустые значения. Рис. 1.1. Окно построителя выражений Редактирование данных Редактирование данных производится очень просто - курсор переводится в нужную ячейку, старые данные удаляются (клавишами <De1> или <Backspaсe>) и вводятся новые данные. Удалять можно не только данные в ячейках, но и целиком строки, предварительно их выделив. Но если таблица большая, то редактируемые данные надо сначала найти. Это делается следующим образом: переводят курсор в любую ячейку поля, начиная с которой будет вестись поиск, затем на ленте инструментов активируют вкладку <Главная> и в разделе Найти выполняют команду Найти. В появившемся 11 окне вводят образец искомых данных и щелкают по кнопке <Найти>. Если значение найдено, курсор перейдет в эту ячейку. Иногда требуется большое количество одинаковых данных заменить на другое значение. Для этого надо на ленте инструментов <Главная> в разделе Найти выполнить команду Заменить. В появившемся окне ввести образцы того, что нужно найти и на что заменить. Затем необходимо решить, будете ли вы просматривать каждое заменяемое значение или нет. Если будете, то надо щелкнуть по кнопке <Заменить>, а если нет - один раз щелкнуть по кнопке <Заменить все>. Сортировка данных Для удобства просмотра можно сортировать записи в таблице в определенной последовательности, например, в таблице Преподаватели записи можно отсортировать в порядке убывания стажа преподавателей. Для сортировки и фильтрации записей в таблице предназначена группа команд, обеспечивают задание стандартных типов сортировки (по возрастанию , по убыванию ), а также отмену ранее заданной сортировки (Очистить все сортировки), находящихся в разделе Сортировка и фильтр, вкладки <Главная> (рис.1.2). Рис. 1.2. Раздел Сортировка и фильтр Прежде чем щелкнуть по кнопке сортировки, следует выбрать поля, используемые для сортировки: для выбора поля достаточно поместить курсор в любую его запись. После этого щелкнуть по кнопке сортировки - и данные отобразятся в отсортированном порядке. В режиме таблицы можно выделить сразу два или несколько соседних столбцов, а затем выполнить сортировку. По умолчанию в Access 2007 сортировка записей начинается с крайнего выделенного столбца. При этом записи таблицы будут отсортированы сначала по крайнему левому столбцу, затем (для одинаковых значений 12 в первом сортируемом столбце) - по второму и т. Примечание. Обратите внимание на то, что сортировка может применяться к разным столбцам таблицы. Признак использования сортировки – стрелочка, отображаемая слева от названия поля. Отбор данных с помощью фильтра Фильтр - это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Access 2007 существуют фильтры четырех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный, расширенный фильтр и фильтр по вводу. Фильтр по выделенному фрагменту - это способ быстрого отбора записей по выделенному образцу. Например, нужно просмотреть в таблице записи только о доцентах. Для этого необходимо выделить слово доцент в любой из записей, щелкнуть мышью на стрелочке рядом с кнопкой в разделе Сортировка и фильтр вкладки <Главная>, и Ассеss выберет только те записи, для которых значение в столбце <Должность> равно Доцент. Аналогичный результат получится, если использовать кнопку <Выделение> - , расположенной в разделе Сортировка и фильтр вкладки Главная. При выборе команды Равно “Доцент” (рис. 1.3) будет выделена таблица, содержащая только записи, в котором поле <<Должность>> имеет значение Доцент. При нажатии на кнопку <Удалить фильтр> вновь будет выведена вся таблица. Рис. 1.3. Создание фильтра по выделению. 13 Обратите внимание, что в строке состояния окна таблицы присутствуют слова С Фильтром. В дополнение к этому кнопка <Применить фильтр> затенена, а это означает, что используется фильтр. При отключении этой кнопки все фильтры будут сняты. Фильтр по выделенному может собирать вместе критерии выбора при каждом использовании кнопки <Выделение>. Например, можно выделить должность доцент, а затем дисциплину Информатика (конечно, если такая дисциплина присутствует в вашей таблице). В этом случае появятся только записи о доцентах, которые преподают информатику. Обычный фильтр. Фильтрование данных в Access производится также с помощью кнопки -<Фильтр> - , Каждое поле становится полем со списком (когда в нем находится курсор), в котором можно выбрать из списка значения для данного поля. После щелчка по кнопке -<Фильтр> - отображается диалоговое окно установки параметров фильтра (рис.1.4). Можно просто отменить установку флажка Выделить все с последующей установкой флажка напротив той записи, которая будет отображена на экране. В результате на экране появится именно та запись, напротив которой был установлен флажок. Рис.1.4. Выбор записей, которые будут отображены на экране 14 В окне установки параметров фильтра имеется также список Текстовые фильтры. После раскрытия этого списка отображается набор предопределенных текстовых фильтров (рис.1.5). Выбрать требуемый фильтр можно, щелкнув на соответствующем варианте мышью. Рис.1.5. Выбор записей с помощью текстовых фильтров Еще более сложные условия фильтрации можно задать командой Главная, Сортировка и фильтр, Дополнительно, Расширенный фильтр... Подготовка к печати Записи таблицы можно распечатать. Простейший способ сделать это выбрать команду кнопка Office, Печать, Быстрая печать. Для распе- чатки потребуется столько страниц, сколько необходимо для размещения всех данных. Access автоматически подгоняет распечатку на каждой странице. Управлять распечатыванием можно из диалогового окна «Печать», выбирая представленные ниже опции: Опция Печатать Назначение Распечатывает либо всю таблицу, либо только выбранные страницы, либо выделенные записи Копии Разобрать копиям Определяет число копий по Определяет, будет ли распечатка разобрана по копиям 15 С помощью кнопки <Свойства> можно вывести диалоговое окно настройки принтера. Кнопка <Настройка> позволит определить поля и заголовки. Перед печатью всегда необходимо просмотреть данные для того, чтобы определить, как будет выглядеть таблица на распечатанной странице. Для этого щелкните по кнопке <Предварительный просмотр> на панели инструментов или выберите команду Office, Печать, Предварительный про- смотр. При этом появится окно предварительного просмотра, в котором можно управлять параметрами просмотра. Ввод и просмотр данных посредством формы Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации. Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Оптимально построенная форма может вмещать несколько десятков полей на одном экране, а если полей намного больше, то для каждой записи можно создать многостраничную форму. Можно создать форму-меню для вызова других форм, таблиц, запросов или отчетов. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет или заливку и добавить элементы управления текстом для эффективного ввода данных. При вводе данных можно не только помещать вычисляемые поля в форму, но и добавлять расширенные правила проверки корректности ввода и элементы управления (например, переключатели, флажки, раскрывающиеся списки). Линии, рамки, цвета и фоновые изображения улучшают внешний вид данных, облегчают восприятие формы и повышают продуктивность работы. В дополнение к этому OLE-объекты (такие, как рисунки и графику) можно увидеть только в форме или в отчете. В зависимости от решаемой задачи форму можно создать одним из трех способов: 16 с помощью конструктора форм; с помощью мастера форм, который проводит по процессу созда- ния формы, задавая вопросы и конструируя форму в соответствии с ответами; с помощью инструментов автоформы, создающих привлекатель- ные формы после нескольких щелчков мышью. Рис.1.6. Раздел Формы Конструктор форм позволит создать форму самостоятельно, но это для начинающих пользователей довольно сложно. Мастер форм дает возможность автоматически создать форму на основе выбранных полей. Этот режим наиболее удобен при создании форм как для начинающих, так и для опытных пользователей. Access в режиме диалога выясняет у пользователя, какую форму он хочет получить, и создает ее автоматически. Если в этой форме что-либо не удовлетворяет, то можно исправить это в режиме конструктора. Автоформы являются частными случаями мастера форм, т.е. они автоматически создают заданные виды форм практически без участия пользователя. Это может быть удобно, когда базовая таблица одна, содержит немного полей и вам нужно быстро создать простую форму. В Access представлены 3 типа автоформ: - выводит одновременно только одну запись. Если источник данных , выбранных для формы, имеет связь с дочерней таблицей, форма выводит и ее данные; -выводит все записи как таблицу в верхней части формы и текущую запись выбранную в этой таблице, в нижней части. Разделенные формы используются, когда нужно просматривать и редактировать многие записи. В формате с разделенным экраном легко просматривать запи- 17 си в таблице и одновременно редактировать поля текущей записи; . Автоформа этого типа выводит все записи источника данных в виде улучшенной таблицы. Форму типа Несколько элементов создают, когда нужно одновременно видеть все записи. Сводная диаграмма создает форму со встроенной диаграммой, а сводная таблица - со сводной таблицей Ехсеl. Эти режимы предпочтительнее использовать опытным пользователям, хотя форму с диаграммой не так сложно создать и начинающему пользователю - Access в этом поможет. Наиболее удобным и гибким способом создания форм является Мастер форм. В этом режиме вы можете выбрать поля таблицы для отображения в форме, стиль и цвет оформления фона и ячеек, а также вид формы. Для создания формы с помощью Мастера форм необходимо активизировать ленту инструментов <Создание>, раздел Формы, кнопку <Другие формы>, команду Мастер форм (рис. 1.7). Рис.1.7. Запуск Мастера форм. Мастер форм предлагает четыре вида формы представления данных: в один столбец, ленточный, табличный и выровненный. Поля в форме в один столбец (рис.1.8) представлены в виде столбцов. Такая форма может занимать одну или несколько страниц. Поля можно упо- 18 рядочить как угодно. Access дает возможность использовать большинство стандартных элементов управления Windows, которые создают привычный интерфейс при вводе данных. Линии, рамки, цвета и даже специальные эффекты (например, тени) позволяют создать удобные формы с привлекательным внешним видом. Ленточная форма (рис.1.9) и табличная форма (рис.1.10) похожи друг на друга, но табличная форма фактически повторяет вид уже знакомой таблицы и в ней ограничены возможности редактирования. А в ленточной форме доступны все виды инструментов и способы оформления фона и ячеек с данными. Выровненный вид формы (рис. 1.11) похож на ленточную форму, но отличается тем, что на экран выводятся все поля с одной записью, и если полей много, то они располагаются рядами - один под другим. Рис. 1.8. Форма в один столбец 19 Рис. 1.9 Ленточный вид формы Рис. 1.10. Табличный вид формы Рис. 1.11. Выровненный вид формы Если создается форма на основе одной таблицы или одного запроса, то виды форм ограничиваются вышеописанными. Но если разрабатывается форма на основе нескольких таблиц или запросов, то Access предложит создать либо подчиненные, либо связанные формы в ленточном или в табличном виде. 20 Настраивать внешний вид и возможности ввода, обработки и просмотра данных можно в режиме конструктора. Можно использовать огромное количество Инструментов и Свойств формы, но, чтобы реализовать эти возможности, надо обладать определенным опытом работы с формами. Перемещение в форме почти идентично перемещению в строках и столбцах. Переместиться по форме можно, просто щелкая по нужному полю и внося изменения или дополнения в данные. Для манипулирования записями (операции поиска, замены, сортировки и фильтрации данных) в режиме формы используются те же способы, что и в режиме таблицы (что естественно: такая форма лишь способ представления данных из таблиц или запросов), здесь их повторять не будем. Просмотр и печать форм также производятся аналогично тому, как это производится с таблицами. Задание 1 Создание базы данных. 1. Создайте новую базу данных. Для создания новой базы данных: загрузите Access 2007, например, с помощью меню Пуск на па- нели задач. На экране появится начальное окно Access 2007 (рис.1). 21 Рис.1. Начальное окно Access 2007 в появившемся окне на центральной панели, на вкладке Новая пустая база данных выберите пиктограмму . В правой части окна появится панель, запрашивающая имя новой базы данных (рис.2). 22 Рис.2. Создание новой базы данных. На этой панели, на вкладке Новая база данных задайте имя вашей базы данных (пункт Имя файла). Имя файла задайте свою фамилию. Под текстовым полем с именем базы данных приведен путь текущего каталога, в котором она будет сохранена при щелчке на кнопке <Создать>. Если необходимо сохранить новую базу данных в другом катало- ге, то нужно щелкнуть на пиктограмме <Поиск расположения для размещения базы данных>. На экране появится диалоговое окно <<Файл новой базы данных>> (рис. 3.). 23 Рис.3. Диалоговое окно <<Файл новой базы данных>> По умолчанию Access предлагает вам имя базы - База данных 1, а тип файла - База данных Microsoft Office Access 2007. Имя файла задайте Свою фамилию, а тип файла оставьте прежним; щелкните по кнопке <ОК> щелкните по кнопке <Создать>. 2. Создать новую таблицу базы данных После выполнения предыдущего пункта задания будет создана новая база данных и открыта первая таблица базы данных с именем Таблица1, которая создается автоматически (рис.4). На левой панели приведен список существующих таблиц, состоящий пока из единственного пункта. 24 Рис.4. Создание первой таблицы базы данных На вкладке ленты Режим таблицы выберите режим Конструк- тор (рис.4). 25 Рис.4. Выбор режима таблицы Конструктор В появившемся диалоговом окне «Сохранение» введите имя таб- лицы Преподаватели (рис.5); Рис.5. Диалоговое окно «Сохранение» щелкните по кнопке <ОК>. В результате проделанных операций открывается окно таблицы в режиме конструктора (рис. 6), в котором следует определить поля таблицы. 3. Определите поля таблицы в соответствии с табл. 1. Для определения полей таблицы: введите в строку столбца «Имя поля» имя первого поля Код пре- подавателя; 26 в строке столбца «Тип данных» щелкните по кнопке списка и вы- берите тип данных Счетчик. Поля вкладки Общие оставьте такими, как предлагает Access. Рис. 6. Окно таблицы в режиме конструктора Примечание. Заполнение строки столбца «Описание» необязательно и обычно используется для внесения дополнительных сведений о поле. Для определения всех остальных полей таблицы базы данных Преподаватели в соответствии с табл.1. выполните действия, аналогичные указанным выше. Таблица данных Преподаватели Таблица 1. Имя поля Код преподавателя Тип данных Размер поля Счетчик Фамилия Текстовый 15 Имя Текстовый 15 Отчество Текстовый 15 Формат поля 27 Дата рождения Дата/время Краткий формат даты Должность Текстовый 9 Дисциплина Текстовый 11 Телефон Текстовый 9 Зарплата Денежный Денежный Внимание! Обратите внимание на вкладку Общие в нижней части экрана. Советуем изменить данные в пункте Размер поля, а остальные пункты оставить по умолчанию (их функции рассмотрим далее). Например, для текстового типа данных Access предлагает по умолчанию длину 255 символов. Но вряд ли поле «Фамилия» будет содержать более 15 символов, хотя лучше точно подсчитать, сколько символов в самой длинной фамилии. Не бойтесь ошибиться - в дальнейшем можно скорректировать длину поля. Для числового типа Access предлагает Длинное целое, но ваши данные могут быть либо небольшие целые числа (в диапазоне от -32768 до 32767) - тогда надо выбрать Целое, либо дробные числа - тогда надо выбрать С плавающей точкой.. Для выбора необходимого параметра надо щелкнуть по полю, а затем нажать появившуюся кнопку списка и выбрать необходимые данные. В результате ваша таблица будет иметь более компактный вид, а объем базы данных уменьшится. 4. Сохраните созданную таблицу. Для сохранения таблицы выберите кнопку Office, Сохранить; Примечание. В результате щелчка по кнопке <ОК> Access предложит вам задать ключевое поле (поле первичного ключа), т.е. поле, однозначно идентифицирующее каждую запись. Для однотабличной базы данных это не столь актуально, как для многотабличной, поэтому щелкните по кнопке <Нет>. Задание 2 3аполнение базы данных. 1. Введите ограничения на данные, вводимые в поле «Должность»; должны вводиться только слова Профессор, Доцент или Ассистент. Для задания условия на значение для вводимых данных: войдите в режим Конструктор для проектируемой таблицы. Ес- ли вы находитесь в окне базы данных, то выберите вкладку Работа с 28 таблицами, Режим таблицы и щелкните по кнопке <Конструктор>. Если вы находитесь в режиме таблицы, то щелкните по кнопке ; в верхней части окна щелкните по полю «Должность»; в нижней части окна щелкните по строке параметра Условие на значение; щелкните по кнопке для определения условий на значение при помощи построителя выражений; в появившемся окне напишите слово Профессор, затем щелкните по кнопке (эта кнопка выполняет функцию ИЛИ), напишите До- цент, снова щелкните по этой же кнопке, напишите Ассистент и щелкните по кнопке <ОК>. Таким образом, вы ввели условие, при котором в поле «Должность» могут вводиться только указанные значения. 2. Задайте текст сообщения об ошибке, который будет появляться на экране при вводе неправильных данных в поле «Должность». В строке Сообщение об ошибке введите предложение "Такой должности нет, правильно введите данные". 3. Задайте значение по умолчанию для поля «Должность» в виде слова Доцент. В строке Значение по умолчанию введите слово "Доцент". 4. Введите ограничения на данные в поле «Код преподавателя»; эти данные не должны повторяться. Здесь ограничения надо вводить не совсем обычным способом. Дело в том, что коды преподавателей не должны повторяться, а также должна быть обеспечена возможность их изменения (из-за последнего условия в этом поле нельзя использовать тип данных Счетчик, в котором данные не изменяются). Для выполнения второго условия пришлось задать в поле «Код преподавателя» тип данных Числовой, а для выполнения первого условия сделайте следующее: 29 щелкните по строке параметра Индексированное поле; Примечание. Индекс - это средство Access, ускоряющее поиск и сортировку данных в таблице. Ключевое поле (поле первичноro ключа) таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей типа МЕМО и Гиперссылка или полей объектов OLE. Свойство Индексированное поле определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения. Допускается создание произвольного количества индексов. Выберите в списке пункт Да (совпадения не допускаются); Перейдите в режим Таблица, выполнив команду Работа с таб- лицами, Режим таблицы. На вопрос о сохранении таблицы щелкните по кнопке «Да». 5. Введите данные в таблицу в соответствии с табл. 2 и проверьте реакцию системы на ввод неправильных данных в поле «Должность». Попробуйте в поле <Должность> ввести слово Лаборант. На экране должно появиться сообщение: "Такой должности нет, правильно введите данные". Введите правильное слово. Таблица 2 Код Фамилия Имя Отчество пре- Дата Долж- Дисци- рожд. ность плина 20.05.60 Доцент Ин- Телефон Зарплата подавателя 1 Игнатьев Иван Евгеньевич 110-44-68 8900р. 312-21-40 12000 форматика 2 3 Миронов Астафьев Павел Николай Юрьевич Сергее- 25.07.55 05.12.77 Профес- Эконо- сор мика Доцент Мате- вич 4 Сергеева Ольга Ивановна р. 260-23-65 7600 р. 234-85-69 4500 р. матика 12.02.82 Асси- Мате- 30 5 Макарен- Татьяна Павловна 30.05.79 стент матика Доцент Эконо- ко 6 166-75-33 8900 р. 210-38-50 7900 р. 166-15-28 8900 р. мика Самойло- Анна Петровна 30.05.76 Доцент ва Информатика 7 Миронов Алексей Николае- 30.07.68 Доцент Физика вич 6. Измените ширину каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных. Для изменения ширины каждого столбца в соответствии с шириной данных: щелкните по наименованию поля «Код преподавателя»; выполните команду контекстного меню, Ширина столбца; в появившемся окне щелкните по кнопке <По ширине данных>. Ширина поля изменится; проделайте эту операцию с остальными полями. 7. Произведите поиск в таблице преподавателя Миронова Для поиска в таблице преподавателя Миронова: переведите курсор в первую строку поля «Фамилия»; выполните команду Найти, расположенную на ленте на вкладке <Главная> в разделе Найти; в появившейся строке параметра Образец введите Миронов; в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям); в строке параметра Совпадение выберите из списка С любой ча- стью поля; щелкните по кнопке <Найти>. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Миронов; щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на седьмую 31 запись и также выделит слово Миронов; щелкните по кнопке <Закрыть> для выхода из режима поис- ка. 8. Произведите замену данных: измените заработную плату ассистенту Сергеевой с 4500р. на4700р. переведите курсор в первую строку поля «Зарплата»; выполните команду Найти, расположенную на ленте на вкладке <Главная>; в появившемся окне в строке Образец введите 4 500; в строке Заменить на введите 4700. Обратите внимание на остальные опции – вам надо вести поиск по всем записям данного поля; щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на четвер- тую запись; щелкните по кнопке <Заменить>. Данные будут изменены; Примечание. Чтобы заменить сразу все данные, надо использовать кнопку <Заменить все> щелкните по кнопке <Закрыть> для выхода из режима заме- ны. 9. Произведите сортировку данных в поле «Дата рождения» по убыванию. Для сортировки данных в поле <<Дата рождения>> по убыванию: щелкните по любой записи поля <<Дата рождения>>; щелкните по кнопке , расположенной в разделе Сортировка и фильтр вкладки Главная. Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле <<Год рождения>>; 10. Произведите фильтрацию данных по полям «Должность» и «Дисциплина». Для фильтрации данных по полям «Должность» и «Дисциплина: 32 щелкните на маленьком треугольнике, расположенном справа от имени поля «Должность». Откроется диалоговое окно сортировки и фильтрации (рис.7); снимите флажки напротив значений полей, которые нужно ис- ключить в процессе фильтрации; нажмите на кнопку <OK>. В таблице останутся только записи о преподавателях – доцентах; Рис. 7. Фильтрация записей по полю <<Должность>> щелкните по записи Информатика поля <<Дисциплина>>; щелкните по кнопке <Выделение>, расположенной в разделе Сортировка и фильтр вкладки Главная. Выберите команду Равно “Информатика” (рис.8). Будет выведена таблица, содержащая только записи о преподавателях – доцентах, ведущих дисциплину <<Информатика>>; 33 Рис.8. Фильтрация записей по полю <<Информатика>> для отмены фильтрации щелкните по кнопке <Удалить фильтр>, расположенной в разделе Сортировка и фильтр вкладки Главная. В таблице появятся все данные. 7. Просмотрите созданную таблицу, как она будет выглядеть на листе бумаги при печати. Для просмотра созданной таблицы: выберите кнопку Office, выполните команду Печать, Предварительный просмотр. Вы увидите таблицу как бы на листе бумаги: закройте окно просмотра. Примечание. Если вы захотите изменить поля или ориентацию таблицы на листе бумаги, выполните команду Office, Печать, Предва- рительный просмотр, Параметры страницы. В открывшемся окне можете изменить указанные параметры. Задание 3 Ввод и просмотр данных посредством формы 34 1. Создайте форму Состав преподавателей тип - форма в один стол- бец. Для создания формы Состав преподавателей: откройте вкладку Создание в окне базы данных; щелкните по кнопке <Другие формы>, находящейся в разде- ле Формы и выберите пункт Мастер форм (рис.9); Рис.9. Создание формы таблицы с помощью Мастера форм выберите из появившегося списка таблицу Преподаватели (рис.10); 35 Рис.10. в появившемся окне выберите поля, которые будут присутство- вать в форме. В данном примере присутствовать будут все поля, поэтому щелкните по кнопке щелкните по кнопке <Далее>; в появившемся окне (рис.11) уже выбран вид Форма в один стол- бец, поэтому щелкните па кнопке <Далее>; 36 Рис.11. Выбор внешнего вида формы. в появившемся окне (рис.12) выберите стиль оформления. Для этого щелкните по словам, обозначающим стили, либо перемещайте выделение стрелками вверх или вниз на клавиатуре. После выбора стиля щелкните по кнопке <Далее>; Рис.12. Выбор стиля оформления формы. в появившемся окне (рис.13) задайте имя формы, набрав на кла- виатуре параметр Состав преподавателей. Остальные параметры в окне оставьте без изменений; 37 Рис.13. Задание имени формы. щелкните по кнопке <Готово>. Перед вами откроется форма в один столбец (рис.14). Рис.14. Окно формы в один столбец. Столбец слева - это названия полей, столбец справа - данные пер- вой записи (в нижней части окна в строке параметра Запись стоит цифра "1"). Для перемещения по записям надо щелкнуть по кнопке сторону записей с большими номерами) или (в (в сторону записей с 38 меньшими номерами). Кнопка ка это переход на первую запись, кноп- - переход на последнюю запись. 2. Найдите запись о доценте Миронове, находясь в режиме формы. Для поиска преподавателя Миронова: переведите курсор в первую строку поля «Фамилия»; выполните команду Найти, в появившемся окне в строке Образец введите фамилию Миронов; строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям), строке параметра Совпадение выберите из списка параметр С лю- бой частью поля; щелкните по кнопке <Найти далее >. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Миронов; щелкните по кнопке <Найти далее>, Курсор перейдет на седьмую запись и также выделит слово Миронов; щелкните по кнопке <Закрыть> для выхода из режима поиска. 3. Измените зарплату ассистенту Сергеевой с 4700 р. на 4900 р. Для замены зарплаты ассистенту Сергеевой с 4700 р. на 4900 р.: переведите курсор в первую строку поля <<Зарплата», вы- полните команду Заменить; в появившемся окне в строке параметра образец введите 4 700; в строке параметра Заменить на введите 4 900. Обратите внимание на остальные опции - вам надо вести поиск по всем записям данного поля; щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на четвертую запись; щелкните по кнопке <Заменить>. Данные будут изменены; щелкните по кнопке <Закрыть>. 39 4. Произведите сортировку данных в поле <<Фамилия» по убыванию. Для сортировки данных в поле «Год рождения» по убыванию: щелкните по любой записи поля «Год рождения»; выполните команду Сортировка и фильтр, Сортировка по убыванию. Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле «Год рождения». 5. Произведите фильтрацию данных по полям «Должность» и «Дисциплина». Для фильтрации данных по полю «Должность»: щелкните по записи Доцент поля «Должность»; щелкните по кнопке <Фильтр>. Откроется диалоговое окно сортировки и фильтрации (рис.15); Рис.15. Диалоговое окно сортировки и фильтрации. снимите флажки напротив значений полей, которые нужно ис- ключить в процессе фильтрации; нажмите на кнопку <OK>. В форме останутся только записи о преподавателях – доцентах. 40 Для фильтрации данных по полю «Дисциплина»: щелкните по записи Информатика поля <<Дисциплина>>; щелкните по кнопке <Выделение>, расположенной в разделе Сортировка и фильтр вкладки Главная. Выберите команду Равно “Информатика” (рис.16). Будет выведена таблица, содержащая только записи о преподавателях – доцентах, ведущих дисциплину <<Информатика>>; Рис.16. Фильтрация записей в форме по полю <<Информатика>> для отмены фильтрации щелкните по кнопке <Удалить фильтр>, расположенной в разделе Сортировка и фильтр вкладки Главная. В таблице появятся все данные. 6. Измените название поля «Дисциплина» на «Преподаваемая дисциплина», Для этого: перейдите в режим конструктора, выполнив команду Конструк- тор, расположенную в разделе Режимы вкладки Главная. На экране отобразится окно формы Состав преподавателей в режиме конструктора (рис. 17); 41 Рис. 17. Окно формы Состав преподавателей в режиме конструктора щелкните правой кнопкой мыши в поле «Дисциплина» (на назва- нии поля оно слева, а строка справа с именем Дисциплина - это ячейка для данных, свойства которых мы не будем менять). В появившемся меню выберите пункт Свойства. На экране откроется окно свойств для поля «Дисциплина» (рис.18); 42 Рис.18. Окно свойств поля «Дисциплина» в Окне свойств выберите вкладку Создание и щелкните по строке с именем Подпись, т.е. там, где находится слово Дисциплина; сотрите слово "Дисциплина" и введите "Преподаваемая дисци- плина"; для просмотра результата перейдите в режим формы, выполнив команду Формы, Режим формы. 7. Просмотрите форму с точки зрения того, как она будет вы- глядеть на листе бумаги. Для просмотра созданной формы: щелкните по кнопке Office , Печать, Предварительный просмотр. Вы увидите форму как бы на листе бумаги; закройте окно просмотра; закройте форму Состав преподавателей. 43 СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS 2007 ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №2. Создание запросов и отчетов для однотабличной базы данных Цель работы: Научить студентов создавать простейшие запросы и отчеты. Теоретические сведения. Формирование запросов на выборку Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицам Access 2007. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источников данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей. Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью Мастеров. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме конструктора. В Access 2007 можно создавать следующие запросы: запрос на выборку; запрос с параметрами; перекрестный запрос; запрос на изменение (запрос на удаление, обновление и добавле- ние записей на создание таблицы); запросы SQL (запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, подчиненные запросы). Запрос на выборку используется наиболее часто. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке. Например, можно вы- 44 вести на экран данные о фамилиях доцентов, стаж которых более 15 лет (на основе таблицы Преподаватели. Можно также использовать запрос на выборку, чтобы сгруппировать записи на вычисление сумм, средних значений, пересчета и других действий. Например, используя запрос на выборку, можно получить данные о среднем стаже доцентов и профессоров (на основе таблицы Преподаватели). Запрос с параметрами – это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователя выдается приглашение ввести данные, на основе которых будет выполняться запрос. Например, часто требуется данные о том, какие дисциплины ведут преподаватели. Чтобы не создавать отдельные запросы по каждому преподавателю, можно создать один запрос с параметрами, где в качестве параметра будет использоваться фамилия преподавателя. При каждом вызове этого запроса пользователю будет предложено ввести фамилию преподавателя, а затем на экран будут выведены все поля, которые быки указаны в запросе, например, фамилия, имя, отчество преподавателя и читаемая ими дисциплина. Перекрестный запрос и запрос на изменение будут рассматриваться в лабораторной работе №4. Создать новый несложный запрос на выборку легче всего с помощью мастера. Для создания нового запроса в окне базы данных необходимо выбрать Мастер запросов, находящийся в разделе Другие вкладки Главная. Откроется окно «Новый запрос», вид которого представлен на рис.2.1. 45 Рис.2.1. Окно выбора вариантов построения запросов. В окне необходимо выбрать один из четырех пунктов: Простой запрос, Перекрестный запрос, Повторяющиеся записи, Записи без подчиненных. Простой запрос позволит создать с помощью мастера запрос на выборку из определенных полей таблиц или других запросов. (Это наилучший способ создания запроса для начинающих пользователей. При выборе пункта Повторяющиеся записи будет создан запрос на поиск повторяющихся записей в простой таблице или запросе, а при выборе пункта Записи без подчиненных – запрос на поиск полей, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице. Такой запрос используется в многотабличной базе данных. Основой для создания запросов на изменение и запросов с параметрами являются запросы на выборку, то есть сначала необходимо определить набор данных, с которыми нужно работать. Затем для созданного запроса на выборку надо перейти в режим конструктора. Задание параметров осуществляется в строке Условия отбора для соответствующих полей. При выполнении запросов на выборку Access 2007 извлекает записи из таблиц и формирует результирующий набор данных. Он выглядит как таблица. Хотя и не является ею. Результирующий набор данных является динамическим (или виртуальным) набором записей и не хранится в базе данных. 46 При сохранении запроса остается только структура запроса – перечень таблиц, список полей, порядок сортировки, ограничения на записи, тип запроса и т.д. При каждом обновлении запрос обращается к базовым таблицам и снова создает результирующий набор данных. Поскольку сам по себе результирующий набор данных не сохраняется, запрос автоматически отображает любые изменения, происшедшие в базовых таблицах с момента последнего запуска этого запроса. Для сохранения запроса следует выполнить команду хранить или щелкнуть по кнопке Office, Со- на панели быстрого допуска. Если запрос сохраняется впервые, необходимо ввести новое имя запроса в диалоговом окне <<Сохранение>>. Формирование отчетов Отчет – это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки готовой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы. Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова Мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер необходим даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет. При работе с Мастером в зависимости от того, какой отчет необходимо создать, Access предлагает различные варианты макетов отчета. Например, если необходимо создать простой отчет без группировки данных, то 47 пользователю предлагается три варианта макетов: в столбец, табличный и выровненный. При этом в небольшом окне представлен вид этих макетов. Если задать уровни группировки (т.е по каким признакам надо группировать данные, например, по должности), то предлагаются шесть видов макетов. Основное различие между отчетами и формами заключается в их назначении. Если форма задумана преимущественно для ввода данных, то отчет – для просмотра данных (на экране, либо на бумаге). В форме используются вычисляемые поля (обычно с помощью вычислений на основе полей в текущей записи). В отчетах вычисляемые поля (итоги) формируются на основе общей группы записей, страницы записей или всех записей отчета. Все, что можно сделать с формой (за исключением ввода данных), можно делать и с отчетом. Действительно, форму можно сохранить в виде отчета, а затем изменить элементы управления формы в окне конструктора отчета. Для создания отчета надо активизировать вкладку Создание. В разделе Отчеты приведены несколько способов создания отчета: Конструктор отчетов, Мастер отчетов, Отчет, Пустой отчет, Наклейки. Конструктор позволит самостоятельно создать отчет, но это непросто даже для опытного пользователя. Мастер отчетов автоматически создаст отчет на основе выбранных полей таблиц (запросов) и макетов отчетов. Этот способ создания отчета является наиболее удобным как для начинающих, так и для опытных пользователей. Отчет предназначен для немедленного вывода единственной таблицы (запроса) в виде отчета, причем Access не задаст ни единого вопроса, а Мастер Наклеек создаст отчет, отформатированный для печати почтовых наклеек. 48 Часто в отчет бывает уместно включить диаграммы и графики, визуально представляющие информацию, хранящуюся в базе данных. В предыдущих версиях Access было достаточно много инструментов создания графических элементов, включая мастер создания графиков. Однако в Access 2007 их нет. В Microsoft решили, что незачем дублировать одни и те же инструменты в разных приложениях Office. Поэтому для построения диаграмм и графиков применяют следующие приложения Office: PowerPoint, Excel. Задание 1 Формирование запросов на выборку. 1. На основе таблицы Преподаватели создайте простой запрос на выборку, в котором должны отображаться фамилии, имена, отчества преподавателей и их должность. Для создания простого запроса: в окне базы данных выберете Мастер запросов, находящийся в разде- ле Другие вкладки Главная. из появившихся пунктов окна «Новый запрос» (рис.1) выберите Простой запрос и щелкните по кнопке <ОК>; Рис.1. Окно «Новый запрос» в появившемся окне (рис.2) в строке Таблицы и запросы выберите таблицу Преподаватели (если других таблиц или запросов не было создано, 49 она будет одна в открывающемся списке); Рис.2. Окно выбора таблицы и поля для создаваемого запроса. в окне «Доступные поля» переведите выделение на параметр Фамилия: щелкните по кнопке . Слово Фамилия перейдет в окно «Выбран- ные поля»; аналогично в окно «Выбранные поля» переведите поля «Имя», «Отчество», «Должность» (порядок важен — в таком порядке данные и будут выводиться. щелкните по кнопке <Далее>; в появившемся окне (рис.3) в строке параметра Задайте имя запроса введите новое имя Должности преподавателей; 50 Рис.3. Окно завершающего этапа создания запроса. щелкните по кнопке <Готово>. На экране появится таблица с результатами запроса (рис. 4). Рис.4. Запрос Должности преподавателей 2. Данные запроса отсортируйте по должностям. Для сортировки данных: щелкните на маленьком треугольнике, расположенном справа от имени поля «Должность». Откроется диалоговое окно сортировки и фильтрации (рис.5); 51 Рис.5. Окно сортировки и фильтрации щелкните по кнопке <Сортировка от Я до А>. На экране появит- ся запрос, отсортированный по возрастанию (рис.6). Рис.6. Запрос, отсортированный по должностям. 3. Сохраните запрос. Для сохранения запроса: щелкните по кнопке команду на панели быстрого допуска или выполните Office, Сохранить; закройте окно запроса. 52 4. Создайте запрос на выборку с параметром, в котором должны отображаться фамилии, имена, отчества преподавателей и преподаваемые ими дисциплины, а в качестве параметра задайте фамилию преподавателя и выполните этот запрос для преподавателя Астафьева. Для создания запроса на выборку с параметром: Создайте запрос на выборку для следующих полей таблицы Преподаватели: «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Дисциплина». Запрос создавайте аналогично тому, как это делалось в п.1; Задайте имя запросу Преподаваемые дисциплины; щелкните по кнопке <Готово>. На экране появится таблица с результатами запроса; перейдите в режиме конструктора, выполнив команду Режим, Конструктор; в строке параметра Условия отбора для поля «Фамилия» введите фразу (скобки тоже вводить): [Введите фамилию преподавателя] (рис.7). 53 Рис.7. Запрос на выборку с параметром выполните запрос, щелкнув по кнопке <Выполнить> на ленте инструментов в разделе Результаты вкладки Работа с запросами, Конструктор; в появившемся окне (рис.8.) введите фамилию Астафьев и щелкните по кнопке <ОК>. Рис.8. Введите значение параметра На экране появится таблица с данными о преподавателе Астафьеве — его имя, отчество и преподаваемая им дисциплина (рис.9); Рис.9. Результаты запроса на выборку с параметром. сохраните запрос закройте окно запроса. ЗАДАНИЕ 2 54 На основе таблицы Преподаватели создайте отчет с группированием данных по должностям. Для создания отчета: откройте вкладку Создание на ленте инструментов; нажмите на кнопку , находящуюся в разделе Отчеты (рис. 10); Рис.10. в появившемся окне (рис.11) в строке Таблицы и запросы выберите таблицу Преподаватели; Рис.11. Выбор источника данных для отчета В окне <<Доступные поля>>выберите поля, которые будут присут- ствовать в форме. В данном примере присутствовать будут все поля из таблицы, поэтому щелкните по кнопке щелкните по кнопке <Далее>; ; 55 в появившемся окне присутствует перечень полей. Переведите выде- ление на поле «Должность»; Рис.12. щелкните по кнопке . Таким образом, вы задаете группировку данных по должности; щелкните по кнопке <Далее>; параметры появившегося окна оставим без изменений, поэтому 56 щелкните по кнопке <Далее>; в появившемся окне выберите стиль оформления отчета; щелкните по кнопке <Далее>; в появившемся окне введите название отчета Преподаватели (рис.13); Рис.13. щелкните по кнопке <Готово>. На экране появится сформированный отчет (рис.14.); 57 Рис.14. Отчет Преподаватели. просмотрите, а затем закройте отчет. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫ ACCESS 2007 ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №3 Создание запросов и отчетов для однотабличной базы данных Цель работы: Научить студентов создавать простейшие запросы и отчеты. Теоретические сведения. Формирование запросов на выборку Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицам Access 2007. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источников данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей. Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью Мастеров. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме конструктора. В Access 2007 можно создавать следующие запросы: запрос на выборку; запрос с параметрами; перекрестный запрос; запрос на изменение (запрос на удаление, обновление и добавле- ние записей на создание таблицы); запросы SQL (запросы на объединение, запросы к серверу, 58 управляющие запросы, подчиненные запросы). Запрос на выборку используется наиболее часто. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке. Например, можно вывести на экран данные о фамилиях доцентов, стаж которых более 15 лет (на основе таблицы Преподаватели. Можно также использовать запрос на выборку, чтобы сгруппировать записи на вычисление сумм, средних значений, пересчета и других действий. Например, используя запрос на выборку, можно получить данные о среднем стаже доцентов и профессоров (на основе таблицы Преподаватели). Запрос с параметрами – это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователя выдается приглашение ввести данные, на основе которых будет выполняться запрос. Например, часто требуется данные о том, какие дисциплины ведут преподаватели. Чтобы не создавать отдельные запросы по каждому преподавателю, можно создать один запрос с параметрами, где в качестве параметра будет использоваться фамилия преподавателя. При каждом вызове этого запроса пользователю будет предложено ввести фамилию преподавателя, а затем на экран будут выведены все поля, которые быки указаны в запросе, например, фамилия, имя, отчество преподавателя и читаемая ими дисциплина. Перекрестный запрос и запрос на изменение будут рассматриваться в лабораторной работе №4. Создать новый несложный запрос на выборку легче всего с помощью мастера. Для создания нового запроса в окне базы данных необходимо выбрать Мастер запросов, находящийся в разделе Другие вкладки Главная. Откроется окно «Новый запрос», вид которого представлен на рис.2.1. 59 Рис.2.1. Окно выбора вариантов построения запросов. В окне необходимо выбрать один из четырех пунктов: Простой запрос, Перекрестный запрос, Повторяющиеся записи, Записи без подчиненных. Простой запрос позволит создать с помощью мастера запрос на выборку из определенных полей таблиц или других запросов. (Это наилучший способ создания запроса для начинающих пользователей. При выборе пункта Повторяющиеся записи будет создан запрос на поиск повторяющихся записей в простой таблице или запросе, а при выборе пункта Записи без подчиненных – запрос на поиск полей, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице. Такой запрос используется в многотабличной базе данных. Основой для создания запросов на изменение и запросов с параметрами являются запросы на выборку, то есть сначала необходимо определить набор данных, с которыми нужно работать. Затем для созданного запроса на выборку надо перейти в режим конструктора. Задание параметров осуществляется в строке Условия отбора для соответствующих полей. При выполнении запросов на выборку Access 2007 извлекает записи из таблиц и формирует результирующий набор данных. Он выглядит как табли- 60 ца. Хотя и не является ею. Результирующий набор данных является динамическим (или виртуальным) набором записей и не хранится в базе данных. При сохранении запроса остается только структура запроса – перечень таблиц, список полей, порядок сортировки, ограничения на записи, тип запроса и т.д. При каждом обновлении запрос обращается к базовым таблицам и снова создает результирующий набор данных. Поскольку сам по себе результирующий набор данных не сохраняется, запрос автоматически отображает любые изменения, происшедшие в базовых таблицах с момента последнего запуска этого запроса. Для сохранения запроса следует выполнить команду хранить или щелкнуть по кнопке Office, Со- на панели быстрого допуска. Если запрос сохраняется впервые, необходимо ввести новое имя запроса в диалоговом окне <<Сохранение>>. Формирование отчетов Отчет – это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки готовой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы. Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова Мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер необходим даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет. 61 При работе с Мастером в зависимости от того, какой отчет необходимо создать, Access предлагает различные варианты макетов отчета. Например, если необходимо создать простой отчет без группировки данных, то пользователю предлагается три варианта макетов: в столбец, табличный и выровненный. При этом в небольшом окне представлен вид этих макетов. Если задать уровни группировки (т.е по каким признакам надо группировать данные, например, по должности), то предлагаются шесть видов макетов. Основное различие между отчетами и формами заключается в их назначении. Если форма задумана преимущественно для ввода данных, то отчет – для просмотра данных (на экране, либо на бумаге). В форме используются вычисляемые поля (обычно с помощью вычислений на основе полей в текущей записи). В отчетах вычисляемые поля (итоги) формируются на основе общей группы записей, страницы записей или всех записей отчета. Все, что можно сделать с формой (за исключением ввода данных), можно делать и с отчетом. Действительно, форму можно сохранить в виде отчета, а затем изменить элементы управления формы в окне конструктора отчета. Для создания отчета надо активизировать вкладку Создание. В разделе Отчеты приведены несколько способов создания отчета: Конструктор отчетов, Мастер отчетов, Отчет, Пустой отчет, Наклейки. Конструктор позволит самостоятельно создать отчет, но это непросто даже для опытного пользователя. Мастер отчетов автоматически создаст отчет на основе выбранных полей таблиц (запросов) и макетов отчетов. Этот 62 способ создания отчета является наиболее удобным как для начинающих, так и для опытных пользователей. Отчет предназначен для немедленного вывода единственной таблицы (запроса) в виде отчета, причем Access не задаст ни единого вопроса, а Мастер Наклеек создаст отчет, отформатированный для печати почтовых наклеек. Часто в отчет бывает уместно включить диаграммы и графики, визуально представляющие информацию, хранящуюся в базе данных. В предыдущих версиях Access было достаточно много инструментов создания графических элементов, включая мастер создания графиков. Однако в Access 2007 их нет. В Microsoft решили, что незачем дублировать одни и те же инструменты в разных приложениях Office. Поэтому для построения диаграмм и графиков применяют следующие приложения Office: PowerPoint, Excel. Задание 1 Формирование запросов на выборку. 4. На основе таблицы Преподаватели создайте простой запрос на выборку, в котором должны отображаться фамилии, имена, отчества преподавателей и их должность. Для создания простого запроса: в окне базы данных выберете Мастер запросов, находящийся в разде- ле Другие вкладки Главная. из появившихся пунктов окна «Новый запрос» (рис.1) выберите Простой запрос и щелкните по кнопке <ОК>; 63 Рис.1. Окно «Новый запрос» в появившемся окне (рис.2) в строке Таблицы и запросы выберите таблицу Преподаватели (если других таблиц или запросов не было создано, она будет одна в открывающемся списке); Рис.2. Окно выбора таблицы и поля для создаваемого запроса. в окне «Доступные поля» переведите выделение на параметр Фамилия: щелкните по кнопке . Слово Фамилия перейдет в окно «Выбран- 64 ные поля»; аналогично в окно «Выбранные поля» переведите поля «Имя», «Отчество», «Должность» (порядок важен — в таком порядке данные и будут выводиться. щелкните по кнопке <Далее>; в появившемся окне (рис.3) в строке параметра Задайте имя запроса введите новое имя Должности преподавателей; Рис.3. Окно завершающего этапа создания запроса. щелкните по кнопке <Готово>. На экране появится таблица с результатами запроса (рис. 4). Рис.4. Запрос Должности преподавателей 65 5. Данные запроса отсортируйте по должностям. Для сортировки данных: щелкните на маленьком треугольнике, расположенном справа от имени поля «Должность». Откроется диалоговое окно сортировки и фильтрации (рис.5); Рис.5. Окно сортировки и фильтрации щелкните по кнопке <Сортировка от Я до А>. На экране появит- ся запрос, отсортированный по возрастанию (рис.6). Рис.6. Запрос, отсортированный по должностям. 6. Сохраните запрос. Для сохранения запроса: 66 щелкните по кнопке команду на панели быстрого допуска или выполните Office, Сохранить; закройте окно запроса. 5. Создайте запрос на выборку с параметром, в котором должны отображаться фамилии, имена, отчества преподавателей и преподаваемые ими дисциплины, а в качестве параметра задайте фамилию преподавателя и выполните этот запрос для преподавателя Астафьева. Для создания запроса на выборку с параметром: Создайте запрос на выборку для следующих полей таблицы Преподаватели: «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Дисциплина». Запрос создавайте аналогично тому, как это делалось в п.1; Задайте имя запросу Преподаваемые дисциплины; щелкните по кнопке <Готово>. На экране появится таблица с результатами запроса; перейдите в режиме конструктора, выполнив команду Режим, Конструктор; в строке параметра Условия отбора для поля «Фамилия» введите фразу (скобки тоже вводить): [Введите фамилию преподавателя] (рис.7). 67 Рис.7. Запрос на выборку с параметром выполните запрос, щелкнув по кнопке <Выполнить> на ленте инструментов в разделе Результаты вкладки Работа с запросами, Конструктор; в появившемся окне (рис.8.) введите фамилию Астафьев и щелкните по кнопке <ОК>. Рис.8. Введите значение параметра На экране появится таблица с данными о преподавателе Астафьеве — его имя, отчество и преподаваемая им дисциплина (рис.9); 68 Рис.9. Результаты запроса на выборку с параметром. сохраните запрос закройте окно запроса. ЗАДАНИЕ 2 На основе таблицы Преподаватели создайте отчет с группированием данных по должностям. Для создания отчета: откройте вкладку Создание на ленте инструментов; нажмите на кнопку , находящуюся в разделе Отчеты (рис. 10); Рис.10. в появившемся окне (рис.11) в строке Таблицы и запросы выберите таблицу Преподаватели; 69 Рис.11. Выбор источника данных для отчета В окне <<Доступные поля>>выберите поля, которые будут присут- ствовать в форме. В данном примере присутствовать будут все поля из таблицы, поэтому щелкните по кнопке ; щелкните по кнопке <Далее>; в появившемся окне присутствует перечень полей. Переведите выде- ление на поле «Должность»; 70 Рис.12. щелкните по кнопке . Таким образом, вы задаете группировку данных по должности; щелкните по кнопке <Далее>; параметры появившегося окна оставим без изменений, поэтому щелкните по кнопке <Далее>; в появившемся окне выберите стиль оформления отчета; щелкните по кнопке <Далее>; в появившемся окне введите название отчета Преподаватели (рис.13); 71 Рис.13. щелкните по кнопке <Готово>. На экране появится сформированный отчет (рис.14.); Рис.14. Отчет Преподаватели. просмотрите, а затем закройте отчет. 72 СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS 2007 ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №3. Создание инфологической и логической моделей базы данных Цель работы: Научить студентов создавать информационно – логическую модель и логическую модель реляционной базы данных ЗАДАНИЕ 1 1. Разработайте информационно-логическую модель реляционной базы данных Перед разработкой информационно-логической модели реляционной базы данных рассмотрим, из каких информационных объектов должна состоять эта база данных. Можно выделить три объекта, которые не будут обладать избыточностью, — Студенты, Дисциплины и Преподаватели. Представим состав реквизитов этих объектов в виде "название объекта (перечень реквизитов)": Студенты, (код студента, фамилия, имя, отчество, номер группы, дата рождения, стипендия, оценки), Дисциплины (код дисциплины, название дисциплины), Преподаватели (код преподавателя, фамилия, имя, отчество, дата рождения, телефон, заработная плата). Рассмотрим связь между объектами Студенты и Дисциплины. Студент изучает несколько дисциплин, что соответствует многозначной связи и отражено на рис.2 двойной стрелкой. Понятно, что каждая дисциплина изучается множеством студентов. Это тоже многозначная связь, обозначаемая двойной стрелкой (связь "один" обозначена одинарной стрелкой). Таким образом, связь между объектами Студенты и Дисциплины — Многие-ко-многим (М: M). M:M Студенты 1:M Дисциплины Преподаватели Рис. 1. Типы связей между объектами Студенты, Дисциплины и Преподаватели Множественные связи усложняют управление базой данных, например, в СУБД Ассеss 2007 при множественных связях нельзя использовать механизм каскадного обновления. Поэтому использовать такие связи нежелательно и нуж- 73 но строить реляционную модель, не содержащую связей типа Многие-комногим. В Ассеss 2007 для контроля целостности данных с возможностью каскадного обновления и удаления данных необходимо создать вспомогательный объект связи, который состоит из ключевых реквизитов связываемых объектов и который может быть дополнен описательными реквизитами. В нашем случае таким новым объектом для связи служит объект Оценки, реквизитами которого являются код студента, код дисциплины и оценки. Каждый студент имеет оценки по нескольким дисциплинам, поэтому связь между объектами Студенты и Оценки будет Один ко многим (1:М). Каждую дисциплину сдает множество студентов, поэтому связь между объектами Дисциплины и Оценки также будет Один-ко-многим (1: М). В результате получаем информационно-логическую модель базы данных, приведенную на рис. 4.10. 1:М Преподаватели Преподаватели Рис. 2. Информационно-логическая модель реляционной базы данных 2. Разработайте логическую модель реляционной базы данных В реляционной базе данных в качестве объектов рассматриваются отношения, которые можно представить в виде таблиц. Таблицы между собой связываются посредством общих полей, т.е. одинаковых по форматам и, как правило, по названию, имеющихся в обеих таблицах. Рассмотрим, какие общие поля надо ввести в таблицы для обеспечения связности данных. В таблицах Студенты и Оценки таким полем будет «Код студента», в таблицах Дисциплины и Оценки — «Код дисциплины», в таблицах Преподаватели и Дисциплины — «Код дисциплины». Выбор цифровых кодов вместо фамилий или названий дисциплин обусловлен меньшим объемом информации в таких полях: например, число "2" по количеству символов значительно меньше слова "математика". В соответствии с этим логическая модель базы данных представлена на рис.3, где жирными буквами выделены ключевые поля. 74 Рис.3. Логическая модель базы данных ЗАДАНИЕ 2 Создание реляционной базы данных 1. Создайте базу данных Деканат. Для создания новой базы данных: загрузите Access 2007, например, с помощью меню Пуск на па- нели задач. в появившемся окне на центральной панели, на вкладке Новая пустая база данных выберите пункт . В правой части окна появится панель, запрашивающая имя новой базы данных. На этой панели, на вкладке Новая база данных задайте имя вашей базы данных (пункт Имя файла). Имя файла задайте Деканат. Под текстовым полем с именем базы данных приведен путь текущего каталога, в котором она будет сохранена при щелчке на кнопке <Создать>. Если необходимо сохранить новую базу данных в другом катало- ге, то нужно щелкнуть на пиктограмме <Поиск расположения для разме- щения базы данных> и выбрать папку, где ваша база будет находиться. щелкните по кнопке <ОК> щелкните по кнопке <Создать>. 75 2. Создайте структуру таблицы Студенты. На вкладке ленты Создание в разделе таблицы выберите режим Конструктор таблиц (рис.4). Рис. 4. На экране открывается окно таблицы в режиме конструктора, в котором следует определить поля таблицы. определите поля таблицы в соответствии с табл. 3; Таблица .3. Имя поля Тип данных Размер поля Код студента Числовой Целое Фамилия Текстовый 15 Имя Текстовый 12 Отчество Текстовый 15 Номер группы Числовой Целое Телефон Текстовый 9 Стипендия Логический Да/Нет в качестве ключевого поля задайте «Код студента». По умолча- нию ключевое поле устанавливается на первой записи. В данном случае первой записью как раз и является поле «Код студента». закройте таблицу Студенты. 76 на вопрос о сохранении изменения макета или структуры таблицы ответьте “Да” Примечание. Заполнять таблицу данными пока не требуется, это будет сделано в режиме формы. 3. Создайте структуру таблицы Дисциплины аналогично п.2. в соответствии с табл. 4. структура таблицы Дисциплины создается аналогично структуре таб- лицы Студенты. Таблица 4 Имя поля Тип данных Размер поля Код дисциплины Числовой Название дисциплины Текстовый Целое 30 в качестве ключевого поля задать «Код дисциплины». для этого выделите первую запись и щелкните по кнопке , которая находится на вкладке Работа с таблицами (рис.6.). Рис.5. Заполняться эта таблица будет также в режиме формы. сохраните таблицу, используя команду Office, Сохранить. При сохранении дайте таблице имя Дисциплины 4. Измените структуру таблицы Преподаватели. 77 Структура таблицы Преподаватели уже создана в работе 1 и заполнена данными, поэтому для работы используйте эту таблицу с одним лишь изменением — в соответствии с рис. 3 в структуру таблицы надо добавить поле «Код дисциплины» и заполнить его в соответствии с данными табл. 4. Для того, чтобы добавить таблицу Преподаватели необходимо: открыть на ленте вкладку Внешние данные и нажать на кнопку (рис. 6) Рис.6. Вкладка Внешние данные выбрать источник данных, который нужно импортировать в базу данных Деканат. Для задания файла можно ввести его имя и маршрут в текстовое поле или щелкнуть на кнопке и задать имя и маршрут в си- стеме каталогов. выбрать метод хранения данных. На этом этапе необходимо за- дать, что нужно сделать с данными: импортировать или связать (рис.7.). щелкните на кнопке <OK> и пройдите остальные этапы импорта (рис.8., рис.9.). 78 Рис.7.Диалоговое окно «Внешние данные». Рис.8. Диалоговое окно «Импорт объектов» 79 Рис.9. Заключительный этап импортирования внешних данных. 5. Создайте структуру таблицы Оценки аналогично п. 2 в соответствии с табл. 5. Таблица 5 Имя поля Тип данных Размер поля Код студента Числовой Целое Код дисциплины Числовой Целое Оценки Числовой Байт В этой таблице задавать ключевое поле не надо, так как данные во всех полях могут повторяться. Эта таблица, аналогично предыдущим, будет заполняться в режиме формы. 6. Разработайте схему данных, т.е. создайте связи между таблицами. откройте вкладку Работа с базами данных и щелкните по кнопке 80 (рис.10). Рис.10. Вкладка Работа с базами данных На экране появится окно «Схема данных» (рис.11); Рис.11. Окно «Схема данных» по кнопке Откройте вкладку Работа со связями, Конструктор и щелкните ; 81 в появившемся окне нажмите на вкладку Таблицы, выделите название одной таблицы. Щелкните по кнопке <Добавить> (рис.12). Рис.12. Окно «Добавление таблицы» переведите выделение на имя следующей таблицы и щелкните по кнопке <Добавить>. Аналогично добавьте оставшиеся две таблицы; закройте окно, щелкнув по кнопке <3акрыть>; создайте связь между таблицами Дисциплины и Оценки. Для этого подведите курсор мыши к полю «Код дисциплины» в таблице Дисциплины, щелкните левой кнопкой мыши и, не отпуская ее, перетащите курсор на поле «Код дисциплины» в таблицу Оценки, а затем отпустите кнопку мыши. На экране откроется окно «Связи»; установите флажок ("галочку") в свойстве Обеспечение целостности данных, щелкнув по нему; установите флажок в свойстве Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей; 82 Примечание. Задание каскадного обновления связанных полей и каскадного удаления связанных записей позволит вам отредактировать записи только в таблице Дисциплины, а в таблице Оценки эти действия будут со связанными записями выполняться автоматически. Например, если вы удалите из таблицы Дисциплины один предмет, то в таблице Оценки удалятся все строки, связанные с этим предметом. щелкните по кнопке <Создать>. Связь будет создана; аналогично создайте связи между полем «Код дисциплины» в табли- це Дисциплины и полем «Код дисциплины» в таблице Преподаватели, а также между полем «Код студента» в таблице Студенты и полем «Код студента» в таблице Оценки. Результат представлен на рис. 13; закройте окно схемы данных, ответив ДА на вопрос о сохранении ма- кета. Рис 13. Структура таблицы Студенты Задание 3 Создание форм для ввода данных в таблицы. 1. Для создания формы Студенты на левой панели выделите таблицу Студенты; 83 на ленте откройте вкладку Создание; в разделе Формы щелкните по кнопке <Другие> и выберите команду Мастер форм; в появившемся окне выберите поля, которые будут присутствовать в форме. В данном примере присутствовать будут все поля, поэтому щелкните по кнопке щелкните по кнопке <Далее>; в появившемся окне выберите внешний вид формы Ленточный. Нажмите на кнопку <Далее>; в появившемся окне выберите стиль оформления. После выбора сти- ля щелкните по кнопке <Далее>; в появившемся окне задайте имя формы, набрав на клавиатуре пара- метр Студенты. Остальные параметры в окне оставьте без изменений; 2. щелкните по кнопке <Готово>. Форма для ввода данных создана Заполните данными, приведенными в табл. 6, таблицу Сту- денты посредством формы. Таблица 6 Код студента Фамилия Имя Отчество Номер Телефон Стипендия 1 Афанасьев Николай Николаевич группы 151 260-15-63 Да 2 Белов Петр Валерьевич 151 110-67-82 Да 3 Крылов Сергей Николаевич 151 172-97-21 Нет 4 Кузнецова Елена Петровна 151 130-31-87 Да 5 Кульбацкий Григорий Викторович 151 269-53-75 Да 6 Патрикеев Олег Борисович 152 234-11-63 Нет 7 Петров Кирилл Николаевич 152 312-21-33 Нет 8 Соколова Наталия Петровна 152 166-87-24 Нет 9 Степанова Ольга Витальевна 152 293-43-77 Да 10 Тимофеев Сергей Трофимович 152 260-11-57 Да 84 Примечание. Переход между ячейками лучше выполнять клавишей <Тab> либо мышью. Существуют и другие варианты перехода по строкам или полям с помощью различных клавиш и их комбинаций. Обычно их используют опытные пользователи, не любящие работать с мышью. 3. Создайте форму Дисциплины аналогично п. 1. 4. Заполните данными, приведенными в табл. 7, таблицу Дисциплины посредством формы и закройте форму, задав ей имя Дисциплины. Таблица 7 Код дисциплины Название дисциплины 1 Информатика 2 Математика 3 Физика 4 Экономика 5. Создайте форму Оценки аналогично п.1. 6. Заполните данными, приведенными в табл. 8, таблицу Оценки. Посредством формы закройте форму, задав ей имя Оценки Таблица 8 Код студента Код Оценки Код студента Код дисциплины Оценки дисциплины 1 1 4 6 1 5 1 2 5 6 2 4 1 3 4 6 3 5 1 4 4 6 4 4 2 1 5 7 1 4 2 2 5 7 2 3 2 3 4 7 3 4 2 4 4 7 4 3 3 1 3 8 1 3 3 2 5 8 2 5 3 3 4 8 3 5 3 4 3 8 4 4 4 1 4 9 1 4 85 4 2 4 9 2 4 4 3 5 9 3 4 4 4 4 9 4 4 5 1 5 10 1 5 5 2 5 10 2 5 5 3 5 10 3 5 5 4 5 10 4 5 СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS 2007 ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №4. Создание сложных запросов Цель работы: Научить студентов создавать и работать со сложными запросами. Теоретические сведения. В перекрестном запросе отображаются результаты статистических расчетов (такие, как суммы, количество записей, средние значения), выполненных по данным из одного поля таблицы. Эти результаты группируются по двум наборам данных, один из которых расположен в левом столбце таблицы, а второй - в верхней строке. Например, нам надо узнать средний стаж работы ассистентов, доцентов и профессоров на разных кафедрах (на основе таблицы Преподаватели). Перекрестный запрос позволит легко решить эту задачу, создав таблицу, в которой заголовками строк будут служить должности, заголовками столбцов - названия кафедр, а в ячейках будут рассчитаны средние значения стажа преподавателей. Запрос на изменение - это запрос, который за одну операцию вносит изменения в несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение: на удаление, обновление и добавление записей, а также на создание таблицы. 86 Запрос на удаление удаляет группу записей, удовлетворяющих заданным условиям, из одной или нескольких таблиц. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее. Запрос на обновление записей вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов увеличилась заработная плата ассистентов. Запрос на обновление позволит быстро внести эти изменения в таблицу Преподаватели. Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых преподавателей, а также база данных, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить все данные вручную, их можно добавить в таблицу Преподаватели. Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Например, на основе таблицы Преподаватели можно создать новую таблицу, содержащую данные только о профессорах. Запрос SQL - это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL. Этот тип запросов довольно сложен для начинающих пользователей и используется обычно опытными пользователями, имеющими навыки программирования и общения с серверами баз данных. ЗАДАНИЕ 1. Разработайте запрос с параметрами о студентах заданной груп- пы, в котором при вводе в окно параметров номера группы (в примере это 151 или 152) на экран должен выводиться состав этой группы. Для создания простого запроса: в окне базы данных выберете Мастер запросов, находящийся в разделе Создание вкладки Главная. из появившихся пунктов окна «Новый запрос» выберите Простой запрос и щелкните по кнопке <ОК>; в появившемся окне в строке Таблицы и запросы выберите 87 из списка таблицу Студенты; перенесите все поля из окна «Доступные поля» в окно «Выбранные поля», щелкнув по кнопке ; щелкните по кнопке <Далее>. Выводить надо все поля, поэто- му еще раз щелкните по кнопке <Далее>; в появившемся окне введите имя запроса Группа; щелкните по кнопке <Готово>. На экране появится таблица с данными запроса. Но вам надо, чтобы при выполнении запроса выяснялся номер группы. Для этого перейдите в режим конструктора; в строке Условия отбора для поля «Номер группы» введите фразу (скобки тоже вводить): [Введите номер группы]; выполните запрос, щелкнув по кнопке на ленте ин- струментов; в появившемся окне введите 151 и щелкните по кнопке <ОК>. На экране появится таблица с данными о студентах 151-й группы; сохраните запрос и закройте таблицу запроса. 2. Создайте запрос, в котором выводятся оценки студентов заданной группы по заданной дисциплине. Для создания простого запроса: в окне базы данных выберете Мастер запросов, находящийся в разделе Другие вкладки Создание. из появившихся пунктов окна «Новый запрос» выберите Простой запрос и щелкните по кнопке <ОК>; выберите таблицу Студенты и перенесите поля «Фами- лия», «Имя»,«Отчество», «Номер группы» в окно «Выделенные поля» (выделяя нужное поле и щелкая по кнопке ); ' 88 Внимание! В дальнейшем под фразой В таблице … выберите поле ... будем понимать выбор таблицы, выбор поля и перенос его в окно «Выделенные поля». в таблице Дисциплины выберите поле «Название дисципли- в таблице Оценки выберите поле «Оценки». Вы сформиро- ны»; вали шесть полей запроса — они связаны между собой посредством схемы данных; щелкните по кнопке <Далее>, затем в появившемся окне снова щелкните по кнопке <Далее>; в появившемся окне введите имя запроса Оценки группы, затем щелкните по ячейке Изменить макет запроса (в ней должна появиться точка) — это позволит сразу перейти в режим конструктора; щелкните по кнопке <Готово>; в строке Условия отбора для поля «Номер группы» введите фразу: [Введите номер группы]; в строке Условия отбора для поля «Название дисциплины» введите фразу: [Введите название дисциплины]; выполните запрос; в первом появившемся окне введите 152, затем щелкните по кнопке «ОК», во втором — введите Информатика и щелкните по кнопке «ОК». На экране появится таблица со списком 152-й группы и оценками по информатике; сохраните запрос и закройте таблицу запроса. 3. Создайте перекрестный запрос о среднем балле в группах по дисциплинам. Но такой запрос строится на основе одной таблицы или одного запроса, в связи с чем надо сначала сформировать запрос, в котором были бы поля «Номер группы», «Название дисциплины» и «Оценки». Для создания простого запроса: 89 в окне базы данных выберите Мастер запросов, находящийся в разделе Другие вкладки Создание. из появившихся пунктов окна «Новый запрос» выберите Простой запрос и щелкните по кнопке <ОК>; выберите из таблицы Студенты поле «Номер группы»; выберите из таблицы Дисциплины поле «Название дисци- плины»; выберите из таблицы Оценки поле «Оценки»; щелкните по кнопке <Далее>, затем в появившемся окне снова щелкните по кнопке <Далее>; в появившемся окне введите имя запроса Дисциплины оценки группы; щелкните по кнопке <Готово>; сохраните запрос и закройте таблицу запроса. Теперь можно создавать перекрестный запрос. Для этого: в окне базы данных выберете Мастер запросов, находящийся в разделе Другие вкладки Создание. из появившихся пунктов окна «Новый запрос» выберите Перекрестный запрос и щелкните по кнопке <ОК>; щелкните по ячейке Запросы, выберите Дисциплины оценки группы и щелкните по кнопке <Далее>; выберите поле «Название дисциплины» и щелкните по кнопке <Далее>; выберите поле «Номер группы» и щелкните по кнопке <Да- лее>; выберите функцию Среднее, и щелкните по кнопке <Далее>; введите название запроса Средние оценки и щелкните по кнопке <Готово>. Откроется таблица перекрестного запроса. Обратите 90 внимание на то, что Ассеss создает еще итоговое значение средних оценок по дисциплинам; 4. закройте таблицу запроса. Разработайте запрос на увеличение на 10% заработной платы тех преподавателей, кто получает менее 5000 руб. на вкладке Создание в разделе Другие выберите Мастер за- просов и создайте Простой запрос; в таблице Преподаватели выберите поле <3арплата>; щелкните по кнопке <Далее>, затем в появившемся окне снова щелкните по кнопке <Далее>; в появившемся окне введите имя запроса Изменение зарплаты; щелкните по ячейке Изменить макет запроса; щелкните по кнопке <Готово>; в строке Условия отбора введите <5000; на вкладке Работа с запросами в разделе Тип запроса вы- берите кнопку Обновление; в строке конструктора запроса Обновление в поле «Зар- плата» введите: [Зарплата]* 1,1; выполните запрос, подтвердив готовность на обновление данных; закройте запрос, подтвердив его сохранение; откройте таблицу Преподаватели; просмотрите изменение заработной платы у преподавате- лей, получающих меньше 5000 р.; 5. закройте таблицу. Создайте запрос на удаление отчисленных студентов. Для создания запроса на отчисление студента гр. 152 Петрова Кирилла Николаевича: на вкладке Создание в разделе Другие выберите Мастер за- 91 просов и создайте Простой запрос; в таблице Студенты выберите поля «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Номер группы»; щелкните по кнопке <Далее>, затем в появившемся окне снова щёлкните по кнопке <Далее>; в появившемся окне введите имя запроса Отчисленные студенты; щелкните по ячейке Изменить макет запроса; щелкните по кнопке <Готово>; в строке Условия отбора введите: в поле «Фамилия» - Петров, в поле «Имя» - Кирилл, в поле «Отчество» - Николаевич, в поле «Номер группы» -152; берите на вкладке Работа с запросами в разделе Тип запроса выУдаление (рис. 5); Рис.5. Выбор типа запроса Удаление просмотрите удаляемую запись, щелкнув по кнопке , находящейся в разделе Режим вкладки Глав- ная; если отчисляемый студент выбран правильно, то перейди- те в режим конструктора и выполните запрос. Если условия отбора сделаны неправильно, измените их; закройте запрос; 92 откройте форму Студенты и удостоверьтесь в удалении записи о студенте Петрове; закройте форму. 6. Разработайте запрос на создание базы данных отличников. Для этого: на вкладке Создание в разделе Другие выберите Мастер за- просов и создайте Простой запрос; в таблице Студенты выберите поля «Фамилия», «Имя», «Отчество» и «Номер группы», а в таблице Оценки- поле «Оценки»; щелкните по кнопке <Далее>, затем в появившемся окне вновь щелкните по кнопке <Далее>; в появившемся окне введите имя запроса Отличники; щелкните по ячейке Изменить макет запроса; щелкните по кнопке <Готово>; Примечание. Для создания этого запроса надо воспользоваться операцией группировки. Будем считать отличниками тех студентов, которые набрали за четыре экзамена 20 баллов. Операция группировки позволит просуммировать оценки студентов по всем экзаменационным дисциплинам. для выполнения групповых операции щелкните по кнопке , находящейся в разделе Показать или скрыть вкладки Работа с запросами (рис.6); Рис.6. Выбор групповых операций. в строке Групповые операции поля «Оценки» щелкните по ячейке Группировка. Откройте раскрывающийся список и выберите 93 функцию SUM (рис.7); Рис.7. Выбор функции суммирования Sum. в строке Условия отбора поля «Оценки» введите 20; просмотрите создаваемую базу, щелкнув по кнопке , находящейся в разделе Режим вкладки Главная; перейдите в режим конструктора; на вкладке Работа с запросами в разделе Тип запроса вы- берите кнопку <Создание таблицы> (рис. 8); 94 Рис.8. Создание таблицы на основе запроса. введите имя таблицы Студенты-отличники и щелкните по кнопке <ОК>; закройте с сохранением запрос; на левой панели в компонентах базы данных выберите созданную на основе запроса таблицу Отличники (рис.9); подтвердите создание новой таблицы с выбранными записями; откройте таблицу Студенты-отличники. Удостоверьтесь в правильности создания таблицы. Закройте таблицу. Рис.9. 7. Для каждого из созданных запросов создайте форму (можно рекомендовать внешний вид формы в один столбец или ленточный вид формы) для 95 удобного просмотра данных. При создании этих форм воспользуйтесь рекомендациями в лабораторной работе №3. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS 2007 ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №5 Создание сложных форм и отчетов Теоретические сведения Кнопочное меню представляет собой форму, на которой расположены элементы управления – кнопки с поясняющими надписями. Щелчок по кнопке открывает соответствующую таблицу, запрос, форму или отчет. Меню – это очень удобный инструмент работы с базами данных, и он практически всегда присутствует в базах, для предприятий или фирм. Кнопочное меню можно создать вручную (в режиме конструктора) или воспользовавшись диспетчером кнопочных форм. Меню, созданные вручную, могут обладать большими возможностями и выглядеть более привлекательно, чем меню, созданные диспетчером. Однако для создания красивого меню вручную требуется достаточно много времени даже для опытного разработчика, а создать простое меню с помощью диспетчера можно за несколько минут, тем более, что впоследствии в режиме конструктора можно дополнить и изменить это меню. Остановимся на варианте создания меню с помощью диспетчера кнопочных форм. ЗАДАНИЕ 1 2. Разработайте сложную форму, в которой с названиями дисци- плин была бы связана подчиненная форма Студенты и подчиненная форма Оценки студентов. Для создания сложной формы: на ленте откройте вкладку Создание; 96 в разделе Формы щелкните по кнопке <Другие формы> и выбе- рите команду Мастер форм; в таблице Дисциплины выберите поле <<Название дисципли- ны>>; в таблице Студенты выберите поля <<Код студента>>, <<Фами- лия>>, <<Имя>>, <<Отчество>>, <<Номер группы>>; в таблице Оценки выберите поле <<Оценки>>, и щелкните по кнопке <Далее>, затем опять щелкните по кнопке <Далее>; оставьте табличный вид подчиненной формы и щелкните по кнопке <Далее>; выберите нужный вам стиль оформления формы и щелкните по кнопке <Далее>; введите название формы Дисциплины и оценки; щелкните по кнопке <Готово> и просмотрите полученную форму. 3. Измените расположение элементов в форме в соответствие с рис. 1, оставив место для диаграммы. Рис.1. Форма Дисциплины и оценки Для этого: перейдите в режим конструктора; стандартными средствами Windows (технология Drag – and – drop) 97 измените размеры подчиненной формы так, чтобы были видны все данные. Для этого надо (как правило, многократно) переключаться из режима конструктора в режим формы, смотреть на полученный результат и, если он не подходит, снова корректировать в режиме конструктора. Ширину столбцов в подчиненной форме можно изменить только в режиме формы. 4. Вставьте в форму диаграмму, графически отражающую оценки студентов Для того, чтобы вставить в форму диаграмму оценок студентов по заданным дисциплинам, необходимо: переключиться в режим конструктора; на вкладке Элементы управления щелкнуть по кнопке <Aa>; создать прямоугольник для надписи – заголовка диаграммы. Для это- го переведите курсор в левый верхний угол будущего прямоугольника, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, доведите до правого нижнего угла, затем отпустите кнопку; ввести надпись Диаграмма оценок; выполнить команду Вставка, Диаграмма; на свободном месте формы растянуть прямоугольник для диаграммы (нажмите левую кнопку мыши в левом верхнем углу и, не отпуская ее растяните прямоугольник до правого нижнего угла, затем отпустите кнопку). Активизируется окно <<Создание диаграмм>> (рис.2); 98 Рис.2. Окно <<Создание диаграмм>> выбрать таблицу Оценки и щелкнуть по кнопке <Далее>; выбрать поля <<Код студента>> и <<Оценки>> ; щелкнуть по кнопке <Далее>; выбрать вид диаграммы Гистограмма (по умолчанию он и стоит) и щелкнуть по кнопке <Далее>; дважды щелкнуть по надписи Сумма_оценки, выбрать Отсутствует и щелкнуть по кнопке <ОК>; щелкнуть по кнопке <Далее>; вновь щелкнуть по кнопке <Далее>, так как в строке Поля формы и в строке Поля диаграммы по умолчанию находится Код дисциплины (что нам и нужно); стереть название диаграммы Оценки (так как мы уже задали надпись для диаграммы) и щелкнуть по кнопке <Далее>; 5. Отредактируйте вид осей диаграммы Для этого: дважды щелкните по диаграмме; дважды щелкните по значениям вертикальной оси; 99 выберите вкладку Шкала; уберите “галочку” у надписи Минимальное значение, а в ячейке спра- ва от этого значения введите 1; уберите “галочку” у надписи Максимальное значение, а в ячейке справа от этого значения введите 5; уберите “галочку” у надписи Цена основных делений, а в ячейке справа от этого значения введите 1 и щелкните по кнопке <OK>; расширьте область диаграммы, перетащив правую границу окна диа- граммы несколько правее (подведя курсор к правой границе до появления двойной стрелки и нажав левую кнопку мыши); закройте окно <<Microsoft Graph>>, щелкнув в любом месте формы Дисциплины и оценки; перейдите в режим формы (она представлена на рис. 3) и просмотри- те форму для разных дисциплин (щелкая по кнопке перехода к следующей записи в нижней части формы). Вы увидите изменение названий дисциплин, а также оценок студентов по этим дисциплинам и изменение диаграмм, отображающих эти оценки; закройте форму. Рис.3. Форма Дисциплины и оценки с включенной в нее диаграммой ЗАДАНИЕ 2 1. Создайте запрос, на основе которого будет формироваться отчет. 100 В запросе должны присутствовать: из таблицы Студенты – поля <<Фамилия>>, <<Имя>>, <<Отчество>>, <<Номер группы>>, из таблицы Дисциплины – поле <<Название дисциплины>>, из таблицы Оценки – поле <<Оценки>>. Задайте имя запроса - Сессия. 2. Создайте отчет по итогам сессии. В отчете оценки студентов должны быть сгруппированы по номерам групп и дисциплинам. Для каждого студента должна вычисляться средняя оценка в сессию, а для каждой группы – среднее значение оценок по всем предметам. Для создания отчета: откройте вкладку Создание на ленте инструментов; нажмите на кнопку из раскрывающегося списка выберите запрос Сессия; выберите все поля запроса и щелкните по кнопке <Далее>; вид представления данных нас устраивает, поэтому щелкните по , находящуюся в разделе Отчеты; кнопке <Далее>; добавьте уровень группировки по номеру группы, выбрав в левом окне Номер группы и перенеся его в правое окно, щелкнув по кнопке ; щелкните по кнопке <Далее>; щелкните по кнопке <Итоги>, так как надо вычислять средний балл; поставьте “галочку” в ячейке поля <<AVG>> (эта функция вычисля- ет среднее) (рис. 4) и щелкните по кнопке <OK>; 101 Рис. 4. Окно <<Итоги>> щелкните по кнопке <OK>, так как сортировка не требуется, потому что данными являются название дисциплины и оценки, порядок которых не столь важен; выберите макет отчета и щелкните по кнопке <Далее>; выберите требуемый стиль и щелкните по кнопке <Далее>; задайте имя отчета Итоги сессии и щелкните по кнопке <Готово>; На экране появится отчет (рис. 5). Его можно просмотреть, изменяя масштаб (щелкнув по листу) и перелистывая страницы (в нижней части экрана). Его можно распечатать, выполнив команду кнопка Office , Печать, Предвари- тельный просмотр. После завершения необходимых вам операций закройте окно просмотра отчета. 102 Рис.5. Отчет Студенты ЗАДАНИЕ 3 Разработайте кнопочную форму - меню для работы с базами данных, в которой должны быть созданные вами формы и отчет. 1. Для создания кнопочного меню выполните следующие действия: откройте вкладку Работа с базами данных на ленте инструментов; в разделе Работа с базами данных выберите команду Диспетчер кнопочных форм (рис. 6); Рис.6. Диспетчер кнопочных форм Если кнопочных форм в базе данных еще нет, активизируется диалоговое окно, показанное на рис. 7 Рис. 7. Подтвердите создание кнопочной формы 103 Щелкните по кнопке <Да>. Активизируется диалоговое окно диспет- чера кнопочных форм (рис. 8) Рис.8. Диалоговое окно <<Диспетчер кнопочных форм>> MS Access предложит вам работать с главной кнопочной формой или создать дополнительно новую. Создайте свою форму, щелкнув по кнопке <Создать>. Активизируется диалоговое окно <<Создание>> (рис. 9), в котором можно ввести имя формы; Рис. 9. Диалоговое окно <<Создание>> введите имя Меню и щелкните по кнопке <OK>. Имя новой кнопочной формы Меню появится в списке диспетчера (рис. 10); 104 Рис. 10. Форма Меню добавлена в список диспетчера 2. Добавление элементов кнопочной формы. После создания кнопочной формы нужно добавить в нее элементы управления. Элементы формы выполняют такие операции, как открытие форм и отчетов базы данных. В кнопочной форме элементы выглядят как командные кнопки. В таблице 1 приведен полный список команд, доступных в диспетчере. Таблица 1 Команда Действие Перейти к кнопочной форме Открытие вторичной кнопочной формы Открыть форму для добавления Открытие формы в режиме, позволяющем только добавлять новые записи Открыть форму для изменения Открытие формы в режиме, позволяющем только добавлять новые записи и редактировать существующие записи Открыть отчет Открытие отчета в режиме предварительного просмотра печати Конструктор приложения Открытие диспетчера кнопочных форм Выйти из приложения Закрытие текущей базы данных Выполнить макрос Выполнение макроса (последовательности команд Access) Выполнить программу Выполнение функций Visual Basic в списке диспетчера кнопочных форм выберите Меню и щелкните по кнопке <Изменить>. Активизируется диалоговое окно <<Изменение стра- 105 ницы кнопочной формы>>, показанное на рис. 11; Рис. 11. Окно редактирования кнопочной формы создайте элементы данной кнопочной формы, щелкнув по кнопке <Создать>. Активизируется диалоговое окно <<Изменение элемента кнопочной формы>>; в строке Текст введите поясняющую надпись к первой создаваемой кнопке – Преподаватели; в строке Команда выберите из списка Открытие формы в режиме изменения; Примечание. Диспетчер напрямую может связать кнопку с открытием формы или отчета. Чтобы открыть таблицу или запрос, надо создать соответствующий макрос и указать это в диспетчере в строке Форма выберите из списка форму Преподаватели и щелк- ните по кнопке <OK> (рис. 12). Диалоговое окно <<Изменение элемента кнопочной формы>> закроется, а команда будет добавлена в список Элементы данной кнопочной формы; Рис.12. Добавляемая кнопка активизирует форму Преподаватели аналогично введите в меню все созданные формы и отчет; 106 закройте окно кнопочной формы, щелкнув по кнопке <Закрыть>; щелкните по кнопке <По умолчанию>; закройте диспетчер кнопочных форм, щелкнув по кнопке <Закрыть>; на вкладке Формы подведите курсор мыши к надписи Кнопочная форма, щелкните правой кнопкой мыши, выберите пункт Переименовать и введите новое имя Форма – меню, затем нажмите клавишу <Enter>; откройте эту форму и просмотрите возможности открытия форм и отчета из меню (рис. 13). Рис.13. Окно <<Кнопочная форма>> Примечание. Для возврата из любой открытой формы или отчета в меню достаточно закрыть их. 107 Методические указания к выполнению лабораторных работ: «СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS 2007» Составители: Е.Н. Акоева, Л.Г. Итазова Владикавказ 2014г