Краткое описание системы электронного документооборота

Краткое описание системы электронного документооборота
?Дело?
версия для печати
1. Назначение.
Система электронного документооборота «Дело» предназначена для управления электронными и
бумажными документами и контроля за их прохождением и исполнением в подразделениях
администраций (городских, районных, региональных), в том числе отвечающих за работу с
обращениями граждан.
2. Функции системы «Дело».



2.1 Регистрация документов с формированием регистрационно-контрольной карточки (РК),
поступивших из вне (факс, электронная почта, обычная почта) а также внутренних.
Сканирование бумажных документов в электронный вид.
2.2 Контроль исполнения. На контроль ставится исполнение резолюций, исполнение
документов в целом. Автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются
контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения, формируются и
рассылаются напоминания исполнителям сведений об исполнении контрольных документов.
2.3 Работа с проектами документов: создание, согласование, регистрация, маршрутизация.
3. Технология электронного документооборота, реализуемая системой «Дело».









Регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов, в
том числе снабженных электронной цифровой подписью (ЭЦП) и криптозащитой.
Сканирование и распознавание бумажных документов с помощью встроенной OCR-технологии.
Прикрепление к регистрационной карточке (РК) электронного образа документа.
Разграничения прав доступа к информации и функциям системы.
Предоставление каждому должностному лицу – участнику делопроизводственного процесса –
своего личного рабочего места в системе, что обеспечивает удобство в работе с электронными
документами и ограничивает доступ к информации в соответствии с его компетенцией.
Рассылка электронных документов и поручений по ним.
Полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов, включая удаленный
полнотекстовый поиск с использование Intranet-Internet технологий.
Отправка по электронной почте электронных исходящих документов, защищенных ЭЦП и
шифрованием с помощью сертифицированных средств.
Архивное хранение электронных документов организации.
4. Системно-программная платформа.
В качестве программной платформы системы «Дело» используется операционная система Microsoft
Windows: Windows 2000 Server (для серверов), Windows XP (для рабочих станций) и СУБД Microsoft SQL
Server 2000. Данное решение определяется такими свойствами этой операционной системы, как
достаточно высокая степень надежности и производительности, отличные эксплуатационные
характеристики и оптимальная стоимость.
5. Интеграция с другими системами.
Система «Дело» на основе использования API-интерфейса предоставляет возможность
контролируемого доступа к хранимым данным в режиме их чтения другими программами.Такие
программы при необходимости могут быть разработаны силами заказчика, если требуется расширение
потребительских свойств системы, например:




для вывода данных системы в наиболее удобной форме отчетов;
для формирования запросов требуемого вида на поиск и отбор данных;
для доступа к данным системы через Internet (Intranet);
для экспорта данных системы в другие базы данных заказчика и т.п.;
Система «Дело» тесно интегрировано с пакетом MS Office, что позволяет регистрировать документы
непосредственно из редакторов или почтовой программы.
Интеграция системы «Дело» с подсистемой «Архивное дело» - многопользовательской подсистемой,
предназначенной для автоматизации подготовки к передаче дел в архив, ведения и учета архивных
документов – реализуется в части ведения номенклатуры дел, отслеживания изменений в
организационной структуре организации, а также импорта-экспорта электронных документов.
Система «Дело» интегрируется с правовой системой «Референт», что позволяет при работе с текстами
обращений граждан в системе «Дело» осуществлять полнотекстовый поиск, атрибутивный поиск, поиск
по выделенным словам в тексте, нормативно-правовых актов с их комментариями и разъяснениями в
системе «Референт» и прикреплять найденные документы к регистрационно-контрольным карточкам в
качестве нормативно-правового обеспечения обращений граждан.
Система «Дело» интегрируется с информационной системой управления контактами с населением
«Капелла», что позволяет реализовывать комплексную систему по обработке обращений граждан,
поступающих как в письменном, электронном виде, так и по телефону или устно.
6. Состав подсистем.






«Дело» - автоматизация делопроизводства и электронного документооборота
«Поточное сканирование» - предназначена для организации массового перевода бумажных
документов в электронные образы, загрузки их в хранилище системы «ДЕЛО» и
автоматического установления ссылочной связки между регистрационной карточкой документа
и его электронным образом.
«Криптографические опции (опция электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и центр управления
ключевой системой (ЦУКС)» - позволяют пользователям: подписывать файлы с помощью ЭЦП;
получать информацию о свойствах подписей прикрепленных файлов; проверять подлинность
каждой подписи файла;
«eDocLib» – централизованное хранение произвольных электронных документов и
предоставление сервисов по их поиску. Позволяет: выделять в рамках единой
централизованной библиотеки отдельные области хранения – «читальные залы» со своими
группами читателей; классифицировать документы по любому количеству иерархических
каталогов и, в том числе, всегда по виду документа; осуществлять оперативный поиск
документов по их реквизитам, статистике работы пользователей, рубрикам каталогов или
полнотекстовый поиск по содержимому; учитывать версии файлов документов; просматривать
содержимое найденных документов вне зависимости от наличия или версии продуктов MS
Office – еDocLib; осуществляет автоматическую конвертацию и предоставление документов для
просмотра в HTML формате;
«Архивное дело» - предназначена для автоматизации процессов подготовки к передаче дел в
архив организации, автоматизированного ведения и учета архивных документов;
«ДЕЛО-WEB», web-интерфейс к системе «ДЕЛО», позволяет включить в систему электронного
документооборота пользователей через Интернет-браузер без установки на их компьютеры
клиентского программного обеспечения системы «ДЕЛО»;
7. Опыт внедрения.
Система электронного документооборота «Дело» централизованно поставлена в органы
государственной власти и органы местного самоуправления согласно распоряженияГубернатора
Московской области от 21.01.2002 г. № 31-РГ «О централизованной поставке единой
автоматизированной системы делопроизводства в исполнительные органы государственной власти
Московской области и государственный органы».
Опыт практического внедрения системы «Дело» в органах государственной власти и органах местного
самоуправления Московской области рассмотрен на семинаре 18 ноября 2004 года «Внедрение
электронного документооборота в органах государственной власти Московской области и органах
местного самоуправления Московской области», организованном Министерством транспорта
Московской области с участием разработчиков и представителей администраций городов и районов
Московской области (www.mintransmo.ru, раздел «Информатизация/Семинары»).
Внедрение системы «Дело» в подразделениях органов государственной власти и органов местного
самоуправления позволило решить следующие задачи:



Оперативно и качественно обрабатывать большой поток обращений;
Контролировать прохождение обращений на всех этапах прохождения и исполнения и
своевременно принимать меры к недопущению нарушений сроков рассмотрения обращений
граждан;
Анализировать поток обращений своевременно и более полно для выявления системных
проблем и принятия решений.
Опыт внедрения системы «Дело» в федеральных и региональных органах власти, органах
государственной власти и органах местного самоуправления Московской области подробно изложен на
сайте www.eos.ru
8. Этапы внедрения.
На первом этапе система «Дело» внедряется в структурном подразделении, ответственном за прием и
регистрацию документов.
На втором этапе система «Дело» внедряется во всех подразделениях организации.
9. Техническая поддержка системы «Дело» разработчиками:






Горячая линия.
Сопровождение клиентов (account-management).
Информационное обслуживание по e-mail, телефону, факсу.
Конференция на сайте www.eos.ru
Экспертная техническая поддержка.
Обучение.
10. Цены и условия поставки приведены в соответствующем разделе на сайте www.eos.ru
11. Контактная информация.
Компания «Электронные офисные системы»
Адрес: 107023, г.Москва, ул.Электрозаводская, д.52
Тел/факс (095) 580-75-15 (многоканальный)
Служба маркетинга: [email protected]
Служба поддержки: [email protected]
www.eos.ru