Конфиденциальное делопроизводство

КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Составные части делопроизводства:
-
делопроизводство материальных документов;
делопроизводство электронных документов;
система взаимодействия и сопряжения материальных и электронных документов
Структура делопроизводства:
-
документооборот компании;
информационное хранилище компании (архив).
Угрозы, которым чаще всего подвергаются конфиденциальные документы (конфиденциальная информация):
-
включение конфиденциальной информации в открытые документы;
включение в конфиденциальные документы избыточной информации;
ознакомление избыточно большого количества сотрудников с конфиденциальными
документами;
нарушение установленных правил работы с конфиденциальными документами;
несанкционированное создание конфиденциальных документов;
занижение грифа конфиденциальности (при их наличии);
отсутствие регистрации черновиков, вариантов документа и т.д..
При создании конфиденциального делопроизводства необходимо ответить на вопросы:
Общие вопросы:
-
возможна ли оптимизация информационных потоков с целью минимизации затрат на
создание конфиденциального делопроизводства;
-
какие грифы конфиденциальности ставить на документах (конфиденциально, строго
конфиденциально, ознакомление по списку, графические фигуры и т.д.);
-
кто осуществляет присвоение и снятие грифа конфиденциальности;
-
какой порядок пересмотра грифа конфиденциальности;
-
какое подразделение (должностное лицо) ведет учет конфиденциальных документов
(ведение реестра), а также учет их перемещения;
-
кто определяет, какие документы содержат конфиденциальную информацию;
-
какие документы (кроме конфиденциальных) включать в систему конфиденциального
делопроизводства (бланки строгой отчетности, номерные документы и др.);
-
как создавать конфиденциальное делопроизводство - отдельно или на базе существующего открытого делопроизводства;
-
кому подчинить конфиденциальное делопроизводство и кто будет ее проверять и курировать;
-
какой порядок размещения конфиденциальных документов в СМИ, Интернете и в рекламных материалах;
-
какой порядок доступа к конфиденциальным документам представителей государственных структур;
-
как осуществлять контроль за конфиденциальным делопроизводством, в том числе за
использованием копировально-множительной техники;
Автор Панкратьев Вячеслав Вячеславович www.vvpankrat.ru
2
-
какие создать инструкции для обеспечения деятельности конфиденциального делопроизводства;
-
как осуществлять проверку конфиденциального делопроизводства (плановая, внеплановая)
Процедурные вопросы:
-
какой порядок создания конфиденциальных документов;
-
какой порядок ведения черновых конфиденциальных записей;
-
какой порядок уничтожения конфиденциальных документов (коллегиальность решения, использование шредеров, регистрация об уничтожении и т.д.);
-
какой порядок пользования конфиденциальными документами;
-
какой порядок размножения (копирования) конфиденциальных документов;
-
какой порядок распечатывания конфиденциальных документов;
-
какая процедура индексации документов;
-
как осуществлять прием-передачу конфиденциальных документов (в том числе при
уходе в отпуск, болезни и т.д.);
-
какой порядок учета ознакомления с конфиденциальными документами;
-
какой порядок ведения конфиденциальных документов в актуальном состоянии;
-
какой порядок конвертования конфиденциальных документов;
-
какой порядок доклада и подписи конфиденциальных документов;
-
какая роль секретарей в работе с конфиденциальными документами;
-
какая процедура регистрации документов;
-
как осуществлять поиск документов (по дате, по номерам, по тематике, по исполнителям и т.д.);
-
как осуществлять санкционированные выписки из конфиденциальных документов;
-
как формировать дела с конфиденциальными документами;
-
как осуществлять рассылку конфиденциальных документов;
-
какой порядок выноса конфиденциальных документов с контролируемой территории;
-
какой порядок работы с конфиденциальными документами в командировках;
-
как осуществлять контроль и учет конфиденциальных документов (в бумажном или в
электронном исполнении);
-
какой порядок перемещения конфиденциальных документов между территориально
удаленными объектами компании;
-
какую установить процедуру хранения дубликатов ключей, смены кодов, опечатывания, вскрытия сейфов, а также его использования после утери ключа;
- как создать карточку конфиденциальности документа.
Технические вопросы:
-
как оборудовать помещения, где находятся конфиденциальные документы;
-
как осуществлять противопожарную защиту помещений секретариатов, в том числе
как осуществить экстренную эвакуацию конфиденциальных документов;
Автор Панкратьев Вячеслав Вячеславович www.vvpankrat.ru
3
-
как обеспечить физическую сохранность конфиденциальных документов при их хранении;
-
как осуществить защиту конфиденциальных документов от аппаратуры промышленного шпионажа.
Вопросы IT безопасности
-
как осуществлять защиту конфиденциального документа, представленного в электронном виде;
-
какие использовать средства криптографической защиты информации;
-
где расположить сервер с конфиденциальными документам, представленными в электронном виде, и какой будет порядок доступа к ним;
-
как осуществлять резервное копирование конфиденциальных документов, представленных в электронном виде;
-
как осуществлять антивирусную защиту.
Кадровые вопросы:
-
какой перечень сотрудников (должностей), имеющих право на доступ к конфиденциальным документам ( в том числе есть ли этот доступ у юристов, финансистов и редакторов);
-
как оформлять обязательство сотрудника о сохранении информации, содержащейся в
конфиденциальных документах;
-
какой порядок проведения проверок сотрудников, работающих с конфиденциальными
документами;
-
какая будет мотивация персонала, работающего с конфиденциальными документами;
-
как организовать обучение персонала, работающего с конфиденциальными документами;
-
какой порядок оформления разрешения (допуска) на работу с конфиденциальными
документами;
-
какие возможны превентивные мероприятия, направленные на недопущение разглашения конфиденциальной информации сотрудниками, работающими с конфиденциальными документами;
-
какой порядок проведения внутренних расследований по фактам разглашения конфиденциальной информации.
Материально-технические вопросы:
-
какие закупить сейфы для сохранности конфиденциальных документов;
-
какие закупить шредеры для уничтожения конфиденциальных документов.
Вопросы по созданию архива
-
где расположить архив конфиденциальных документов;
-
как осуществлять выдачу конфиденциальных документов из архива (кто имеет право
получать документы, срок возвращения, контроль за возвращением документов и
т.д.);
-
какой порядок работы экспертной комиссии.
Создание делопроизводства материальных документов. Порядок создания.
Автор Панкратьев Вячеслав Вячеславович www.vvpankrat.ru
4
1 этап – создание Секретариата (подразделения, отвечающего за делопроизводство) или
введение в штат должности, в чьи функциональные обязанности будет входить
обеспечение делопроизводства организации.
2 этап – определение как будут создаваться, учитываться, перемещаться и храниться документы.
3 этап – закупка необходимых принадлежностей для функционирования делопроизводства
(сейфы, печати, оборудование для помещений и т.д.).
4 этап – создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).
5 этап – доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных
обязанностей.
6 этап - создание механизмов контроля за соблюдением делопроизводства.
7 этап – создание механизма ответственности за нарушение правил делопроизводства.
Делопроизводство должно быть организовано в соответствии с ГОСТами, применяемыми в Российской Федерации. Основа - ГОСТ 6.30–97 «Унифицированные системы
документации. Система организационно–распорядительной документации. Требования к
оформлению документов».
Создание делопроизводства материальных конфиденциальных документов. Порядок создания.
1 этап - создание делопроизводства открытых материальных документов.
2 этап - определение перечня сведений конфиденциального характера и документов, содержащих конфиденциальные сведения.
3 этап - утверждение перечня сведений конфиденциального характера у руководства,
определение порядка и сроков пересмотра данного перечня, а также снятие грифа
конфиденциальности.
4 этап - определение правил делопроизводства материальных конфиденциальных документов (создание, регистрация, перемещение, хранение, уничтожение документов) на основе делопроизводства материальных документов.
5 этап – определение технических, инженерно-технических и IT решений по защите материальных конфиденциальных документов и их электронных копий.
6 этап – определение порядка допуска сотрудников к сведениям конфиденциального характера.
7 этап - заключение договоров о сохранении конфиденциальной информацией между
компанией и сотрудниками, допущенными к работе с конфиденциальной информацией.
8 этап – создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).
9 этап – доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных
обязанностей.
10 этап - создание механизмов контроля за соблюдением делопроизводства материальных
конфиденциальных документов.
11 этап – создание механизма ответственности за нарушение правил делопроизводства
материальных конфиденциальных документов.
Автор Панкратьев Вячеслав Вячеславович www.vvpankrat.ru
5
Делопроизводство материальных документов. Составные части:
-
делопроизводство, связанное со стандартными, но специфическими задачами
-
бухгалтерия;
учредительные документы;
судебно-процессуальные документы;
договорные документы и т.д.
- внешнее делопроизводство
-
доставка входящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);
отправление исходящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);
- внутреннее делопроизводство
-
хранение документов (у сотрудников, в Секретариате);
создание документов;
издание нормативных документов руководством организации (приказы, распоряжения и т.д.);
регистрация документа в Секретариате;
движение документа внутри организации. Создание реестровой системы передачи документов;
размножение документов (снятие копий);
контроль за исполнением документов;
создание архивов документов. Экспертиза ценности документов. Возможность использования в работе документов, определенных в архив;
уничтожение документов.
Необходимые нормативные документы для функционирования делопроизводства, в том
числе конфиденциального:
- о внесении изменений и дополнений в нормативно-правовые документы организации:
-
в Устав организации;
в “Коллективный договор”;
в правила внутреннего трудового распорядка для сотрудников;
в трудовой договор;
во все заключаемые договора.
- договор между компанией и сотрудником о сохранении конфиденциальной информации;
- инструкция по обеспечению сохранности конфиденциальной информации в компании.
Примерный план инструкции:
-
общие положения;
определение информации и обозначение документов, содержащих конфиденциальную информацию, и сроков ее действия;
организация работы с конфиденциальными документами;
порядок сохранности документов, дел и изданий, содержащих конфиденциальную информацию;
порядок допуска к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию;
контроль за выполнением требований внутриобъектового режима при работе со
сведениями, содержащими конфиденциальную информацию;
обязанности сотрудников компании, работающих со сведениями конфиденциального характера, и ответственность за их разглашение.
Автор Панкратьев Вячеслав Вячеславович www.vvpankrat.ru
6
-
инструкция по организации делопроизводства. Инструкция должна состоять из следующих разделов:
-
общие положения;
правила составления и оформления документов;
составление и оформление основных видов документов;
организация документооборота:
порядок движения и обработки входящих документов;
порядок движения и обработки исходящих документов;
порядок движения и обработки внутренних документов;
регистрация документов;
контроль исполнения документов;
систематизация документов;
разработка номенклатуры дел;
формирование дел;
подготовка документов к архивному хранению;
экспертиза ценности документов;
описание документов постоянного и временного сроков хранения;
обеспечение сохранности дел;
передача дел в архив;
Кроме того, Инструкция по организации делопроизводства должна иметь ряд приложений:
-
инструкция по конфиденциальному делопроизводству. Данная инструкция включает:
-
-
примерный перечень документов, не подлежащих регистрации;
перечень документов, на которые ставится печать;
перечень документов, подлежащих утверждению;
перечень документов, подлежащих согласованию;
форма регистрационной контрольной карточки;
перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков хранения;
акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
внутренняя опись документов дела;
опись дел, передаваемых на архивное хранение.
определение порядка выноса-вноса конфиденциальных документов применительно к охраняемой территории;
определение порядка работы с конфиденциальными документами вне служебных
помещений;
изготовление и использование бланков организации, печатей и штампов;
определение порядка использования бланков строгой отчетности (бланков компании, подготавливаемых за подписью первых лиц);
порядок передачи конфиденциальных документов в случае ухода в отпуск, командировку или увольнения с работы;
определение порядка подготовки конфиденциальных документов, его согласование, в том числе с юристами, финансистами, а также порядок подписи конфиденциальных документов;
определение порядка пересылки конфиденциальных документов вне контролируемых помещений.
положение о Секретариате;
Автор Панкратьев Вячеслав Вячеславович www.vvpankrat.ru
7
-
должностные обязанности сотрудников Секретариата по обеспечению делопроизводства.
Делопроизводство электронных конфиденциальных документов должно состоять из следующих взаимосвязанных систем:
-
системы документооборота электронных конфиденциальных документов;
системы информационного хранилища электронных конфиденциальных документов
(архив);
системы защиты электронных конфиденциальных документов;
системы сопряжения документообоотов (материальных и электронных конфиденциальных документов.
Система документооборота электронных конфиденциальных документов должна предусматривать следующие возможности:
-
создание электронного конфиденциального документа:
-
создание электронных документов с помощью текстовых редакторов, включая
создание электронных документов по типовым формам;
создание составных электронных документов, состоящих из нескольких разных
по формату файлов;
создание электронных документов с помощью сканирования документа на материальном носителе;
создание электронных документов с помощью иных электронных данных, полученных с помощью электронной почты, корпоративной компьютерной сети,
устройств ввода компьютерной информации и т.д.
-
использование цифровой подписи для подтверждения авторства и подлинности электронного конфиденциального документа;
-
работа с электронными конфиденциальными документами различных форматов (текстовых, графических и т.д.);
-
создание регистрационных карточек электронных документов, связки регистрационной карточки с электронным документом и присвоение необходимых реквизитов, среди которых:
-
дата создания, получения, исполнения;
регистрационный номер;
фамилия, имя, отчество исполнителя, адресата;
права доступа;
конфиденциальность;
количество листов и т.д.
-
разделение документов по виду конфиденциальности, присвоение каждому документу
грифа конфиденциальности и разграничение права пользователей работы с конфиденциальными документами по мандатному принципу;
-
получение и отправление электронных конфиденциальных документов по корпоративной компьютерной сети, а также по электронной почте;
-
работа с взаимосвязанными документами, поддержание возможности установления
гиперссылок между учетными карточками или документами, связанных тематически,
отменяющих или дополняющих друг друга;
-
контроль передвижения электронных конфиденциальных документов по сети и контроль ознакомления с ними, а также контроль за копированием, редактированием и
размножением электронных конфиденциальных документов;
Автор Панкратьев Вячеслав Вячеславович www.vvpankrat.ru
8
-
контроль исполнения резолюций, поручений, сроков исполнения, а также возможность
сигнального режима, как составной части контроля.
-
поиск электронных конфиденциальных документов по:
-
-
реквизитам;
ключевым словам;
содержанию;
дате создания;
контрольным срокам;
исполнителю и т.д.
анализ электронных конфиденциальных документов по:
-
тематике;
проблематике;
исполнителям;
резолюциям;
дате создания и т.д.
-
дублирование (архивирование) электронных конфиденциальных документов с заданной периодичностью;
-
разделение конфиденциального и открытого делопроизводства электронных документов.
Система информационного хранилища электронных конфиденциальных документов
должна предусматривать возможность:
-
систематизации поступающих в хранилище электронных конфиденциальных документов различных видов и форм и упорядочения работы с ними;
сохранения электронных конфиденциальных документов в массивах хранилища;
отслеживания движения электронных конфиденциальных документов, выдаваемых сотрудникам, контроля и обеспечения их возврата или уничтожения;
обеспечения эффективного поиска нужных электронных конфиденциальных документов в хранилище по идентификационным признакам;
обеспечения подтверждения легитимности цифровой подписи, применяемой для подтверждения авторства и подлинности электронных конфиденциальных документов;
обеспечения режима безопасности электронных конфиденциальных документов в процессе их хранения, передачи в хранилище или получения из хранилища за счет использования современных технологий и средств информационной безопасности, а также
разграничение доступа пользователей.
Система защиты электронных конфиденциальных документов должна состоять из следующих взаимосвязанных блоков:
-
блок технических (программных) средств защиты электронных конфиденциальных
документов;
блок защиты электронных конфиденциальных документов, связанных с человеческим
фактором;
блок организационных методов защиты электронных конфиденциальных документов.
Блок технических (программных) средств защиты электронных конфиденциальных документов состоит из рубежей
1 рубеж – системы защиты информации, предусмотренные программным обеспечением,
на которой работает компьютерная сеть;
Автор Панкратьев Вячеслав Вячеславович www.vvpankrat.ru
9
2 рубеж – системы защиты информации, встроенные в саму систему делопроизводства
электронных конфиденциальных документов;
3 рубеж – системы защиты информации, дополнительно установленные в компьютерной
сети на сервере и на рабочих местах пользователей.
Блок технических (программных) средств защиты электронных конфиденциальных документов должен предусматривать:
-
-
-
криптографическую защиту информации при хранении и при перемещении электронных конфиденциальных документов по корпоративной компьютерной сети, сети Интернет, электронной почте;
защиту информации от несанкционированного доступа;
мандатный принцип доступа пользователей к информационным ресурсам конфиденциального делопроизводства;
контроль и защиту электронного конфиденциального документа от просмотра, изменения, копирования, распечатывания (перевода электронного документа в материальную форму);
контроль целостности и достоверности электронного конфиденциального документа, а
также подтверждение авторства исполнителя с помощью цифровой подписи;
защиту от вредоносных программ (вирусов).
Система сопряжения документообоотов (материальных и электронных конфиденциальных документов предусматривает возможность:
- перевода материального конфиденциального документа в электронный конфиденциальный документ;
- перевода электронного конфиденциального документа в материальный конфиденциальный документ;
- параллельного хождения одного и того же документа в электронном и материальном
виде.
Автор Панкратьев Вячеслав Вячеславович www.vvpankrat.ru