Раздел 1 - K4Health

Mango’s Health Check
Схема проверки стабильности управления финансами,
разработанная организацией «Манго»
(Mango’s Financial Management Health Check)
Насколько эффективно управление финансами в вашей НПО?
Экспериментальная версия, июнь 2003 г.
Cодержание
Введение ..................................................................................................................... 1
Комментарии .............................................................................................................. 3
Раздел 1: Основные системы ................................................................................ 5
Раздел 2: Формы внутреннего контроля ............................................................. 7
Раздел 3: Планирование ......................................................................................... 9
Раздел 4: Отчётность ............................................................................................. 11
Раздел 5: Персонал ................................................................................................ 12
Пояснения к набранным баллам ........................................................................ 14
Дополнительные ресурсы ..................................................................................... 16
Глоссарий .................................................................................................................. 18
Введение
Схема проверки финансовой стабильности, разработанная
неправительственной организацией (НПО) «Манго», позволит оценить качество
управления финансами в вашей НПО.
Деньги являются основой функционирования любой организации. Без денег
невозможна эффективная деятельность НПО, поэтому ими следует
распоряжаться разумно, а это означает, что любой организации необходимо
наладить квалифицированное управление финансами.
Схема проверки финансовой стабильности подразумевает ответы на простые
вопросы, которые охватывают все основные сферы управления финансами
НПО. По результатам ответов вы сможете определить насколько эффективно
ведётся управление финансами в вашей НПО, и насколько вам необходима
квалифицированная помощь.
О «Манго»
«Манго» - это британская неправительственная организация, которая
содействует другим НПО в повышении уровня финансового управления.
«Манго» выпускает бесплатные материалы, как, например, данная брошюра, а
также проводит образовательные курсы, предоставляя квалифицированных
специалистов в финансовой сфере для работы в НПО и публикации книг. Для
получения дополнительной информации посетите сайт www.mango.org.uk.
Для кого «Манго» разработала схему проверки финансосой
стабильности?
Схема проверки финансовой стабильности была разработана с целью
предоставления реальной поддержки сотрудникам НПО. Главным образом, она
© Mango 2003
www.mango.org.uk
Page 1
Mango’s Health Check
расчитана на небольшие и средние организации (или региональные филиалы).
Схема не подходит для центральных офисов международных организаций.
Проверка финансовой стабильности может осуществляться любым
сотрудником или членом совета попечителей. Для проведения данной проверки
совсем не обязательно быть специалистом в финансовой сфере. Каждый
раздел содержит объяснения и глоссарий используемого финансового жаргона.
© Mango 2003
www.mango.org.uk
Page 2
Mango’s Health Check
Предупреждение
Схема проверки финансовой стабильности предполагает только общую оценку
состояния финансового управления вашей НПО. Она не охватывает все
аспекты управления финансами. Это не аудиторская проверка, и поэтому в ней
не указывается стандартный набор процедур, который был бы применим в
любой ситуации.
Все организации отличаются друг от друга, и системы управления финансами
должны соответствовать их индивидуальному характеру. Универсальный
подход в данном случае не срабатывает - то, что является важным для одной
организации может быть совершенно бесполезным для другой.
Однако, в большинстве случаев основные аспекты эффективного управления
одинаковы для большинства НПО. Данная схема делает акцент на все эти
основополагающие аспекты.
Применение схемы проверки финансовой стабильности, разработанной
организацией «Манго».
Данная схема состоит из пятидесяти общих утверждений. Обсудите данные
утверждения с компетентными сотрудниками и укажите какие из них входят в
категорию «всегда», «почти всегда», «иногда» и «никогда» относительно вашей
организации.
Ответы и количество набранных баллов поясняются ниже:
Ответ
Всегда
Почти всегда
Иногда
Никогда
Пояснение
В 100% случаев верно
В более 80% случаев верно
От 20% до 80% случаев верно
В менее 20% случаев верно
Балл
5
4
1
0
Количество баллов указано напротив каждого утверждения. Обведите балл
соответствующий каждому утверждению. Затем суммируйте количество
баллов. Вот и всё! Далее, сравнив количество набранных вами баллов с
таблицей в разделе «Пояснение к набранным вами баллам», вы сможете
оценить насколько эффективно и стабильно управление финансами в вашей
организации.
Возможно в процессе заполнения схемы проверки финансовой стабильности
вам понадобится помощь нескольких сотрудников вашей организации. Как
правило, данную схему рекомендуется заполнять совместно с исполнительным
и финансовым директорами.
Вы также можете заполнить данную схему во время семинара
(приблизительная продолжительность – 1-2 часа), или отдельно с каждым из
сотрудников.
Комментарии
© Mango 2003
www.mango.org.uk
Page 3
Mango’s Health Check
«Манго» будет признательна за комментарии к своим материалам. Просим
направлять все комментарии и предложения относительно схемы проверки
финансовой стабильности по электронному адресу: [email protected]
Заранее благодарны!
© Mango 2003
www.mango.org.uk
Page 4
Mango’s Health Check
Раздел 1: Основные системы
A) Сопроводительные документы
Каждая финансовая сделка должна подкрепляться «сопроводительным
документом», т.е. счётом, счётом-фактурой или квитанцией, являющимися
подтверждением заключения той или иной сделки.
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
Сопроводительный документ присутствует в каждой
сделке, связанной с расходами на текущий
финансовый год.
Сопроводительный документ присутствует в каждой
сделке, связанной с доходами на текущий
финансовый год.
Сопроводительные документы хранятся таким
образом, что их всегда легко найти в случае
необходимости.
Выписки о состоянии банковского счета (для каждого
банковского счёта отдельно) подшиты надлежащим
образом.
Сохранены сопроводительные документы и выписки
о состоянии банковского счёта за последние семь
лет.
Всегда
Почти
всегда
Иногда
Никогда
5
4
1
0
5
4
1
0
5
4
1
0
5
4
1
0
5
4
1
0
B) Кассовые книги
Каждая сделка должна быть занесена в кассовую книгу, которая представляет
собой список израсходованных и полученных организацией средств. Кассовые
книги могут вестись на бумажном или электронном носителе.
1.6
1.7
1.8
Дата заключения, описание и сумма каждой сделки
указаны в кассовой книге.
Все кассовые книги корректируются раз в месяц.
Для каждого банковского счёта ведётся отдельная
кассовая книга.
Всегда
Почти
всегда
Иногда
Никогда
5
4
1
0
5
4
1
0
5
4
1
0
C) Учётные коды
Ведение бухгалтерских книг осуществляется путём кодификации сделок,
внесённых в кассовые книги. Коды позволяют объединять сделки и составлять
по ним суммарные отчёты. Набор учётных кодов, используемых организацией,
называется «Планом счетов». Ещё один набор кодов может использоваться
для распределения сделок по определённым проектам или видам
деятельности. Такие коды часто называют кодами «учётного отдела».
Для занесения всех финансовых сделок в кассовые
книги используется стандартный план счетов.
Для ведения бюджетов и финансовой отчётности
1.10
используется такой же план счетов.
1.11 Сделки также классифицируются по проектам или
1.9
© Mango 2003
www.mango.org.uk
Page 5
Всегда
Почти
всегда
Иногда
Никогда
5
4
1
0
5
4
1
0
5
4
1
0
Mango’s Health Check
видам деятельности путём использования
стандартного списка «учётного отдела».
Общий балл по разделу «Основные системы»
© Mango 2003
www.mango.org.uk
Page 6
Mango’s Health Check
Раздел 2: Формы внутреннего контроля
НПО применяют большое количество форм внутреннего контроля с целью
обеспечения должного использования средств и достижения целей
организации. Данный список содержит варианты выбора формы контроля. Хотя
он является неполным, существуют и другие формы контроля, необходимые
для отлаженного функционирования вашей организации. В то же время, в
данном списке содержатся формы контроля, необходимые для всех сфер
управления финансами.
Примечание: другие разделы схемы проверки финансовой стабильности также
содержат формы контроля финансовой деятельности организаций. Например,
сопроводительные документы подтверждают, что сделка состоялась. Просмотр
финансовых отчётов также является одной из важнейших форм контроля,
чтобы управляющие могли контролировать расходы организации.
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
2.10
2.11
2.12
2.13
2.14
Все наличные деньги хранятся в кабинете, в
специально отведённном сейфе или запирающемся
ящике для денег.
Все имеющиеся счета в банке зарегистрированы на
имя НПО, а не физических лиц.
Имеется письменная инструкция, которая
определяет кто из сотрудников санкционирует
расходование денег.
Каждая финансовая операция санкционируется
соответствующим сотрудником.
Сотрудники следят за тем, чтобы товары или услуги
заказанные НПО, были получены до того, как будут
оплачены счета.
Чеки не подписываются, если в них не указаны
сумма и имя получателя, и не проверена
необходимая сопроводительная документация.
Заработная плата сотрудников, включая их авансы
и займы, контролируется ежемесячно
руководителем высшего звена или членом
попечительского совета организации.
Финансовые обязанности распределены между
соответствующими сотрудниками.
Статьи прихода и расхода мелких сумм
проверяются каждый месяц не теми сотрудниками,
которые заполняют документацию по ним.
Баланс, указанный в кассовой книге, ежемесячно
сверяется с банковским балансом по всем
имеющимся банковским счетам.
Баланс, указанный в кассовой книге, ежемесячно
сверяется с фактической наличной суммой,
хранящейся в организации для каждого
бухгалтерского счёта кассы.
Все выкладки ежемесячно проверяются
начальством или членом попечительского совета.
Данные обо всех активах НПО указаны в регистре
основных активов.
Для каждого отделения организации проводится
© Mango 2003
www.mango.org.uk
Page 7
Всегда
Почти
всегда
Иногда
Никогда
5
4
1
0
5
4
1
0
5
4
1
0
5
4
1
0
5
4
1
0
5
4
1
0
5
4
1
0
5
4
1
0
5
4
1
0
5
4
1
0
5
4
1
0
5
4
1
0
5
4
1
0
5
4
1
0
Mango’s Health Check
ежегодная аудиторская проверка официальным
внешним аудитором.
Аудиторы ежегодно выбираются попечительским
2.15 советом организации, а не сотрудниками.
5
Общий балл по разделу «Формы внутреннего контроля»
© Mango 2003
www.mango.org.uk
Page 8
4
1
0
Mango’s Health Check
Раздел 3: Планирование
A) Бюджет
Бюджетное планирование играет важнейшую роль в эффективном управлении
финансами. Однако, смета оправдывает себя лишь тогда, когда является
точной и полной. Это значит, что при составлении сметы нужно
руководствоваться реальной оценкой той деятельности, которую вы
предполагаете осуществить, и тем, каким именно образом вы собираетесь её
финансировать.
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
Бюджет составляется ежегодно на на все статьи
расходов организации.
Бюджет составляется перед началом каждого
проекта.
Бюджет составляется вслед за подсчётом затрат на
предполагаемую деятельность, которая
соответствует задачам организации.
При составлении бюджета учитывается доход,
который пойдёт на запланированные расходы.
Бюджет утверждается попечительским советом.
Всегда
Почти
всегда
Иногда
Никогда
5
4
1
0
5
4
1
0
5
4
1
0
5
4
1
0
5
4
1
0
B) Прогнозирование денежных поступлений
Прогнозирование денежных поступлений является не менее важным, чем
составление самого бюджета. Прогнозирование ставит целью определить
сроки денежных поступлений. Даже если точно известно, что на проведение
того или иного проекта будет получено $10,000, всё равно нельзя начинать
расходовать средства вплоть до момента получения этой суммы!
3.6
Прогнозирование денежных поступлений
производится ежемесячно за шесть месяцев вперед.
Всегда
Почти
всегда
Иногда
Никогда
5
4
1
0
C) Доноры
Доноры предпочитают финансировать конкретные проекты с конкретным
бюджетом. Очень часто НПО сотрудничает одновременно с несколькими
источниками финансирования. Необходимо следить за тем, какой донор
финансирует какой проект (или часть проекта). Недопустима, а часто и
противозаконна, практика «перебрасывания» целевых грантов с одного проекта
на другой. Получение денег от двух разных источников финансирования на
один и тот же проект также является незаконной.
3.7
3.8
3.9
Производится отчёт о том, какой донор
финансирует какой проект или его отдельные
статьи расходов.
В распоряжении имеется достаточно средств для
покрытия расходов на нужды организации и
проведение работы проектов.
Разные доноры финансируют разные статьи
расходов одного и того же проекта (отсутствует
© Mango 2003
www.mango.org.uk
Page 9
Всегда
Почти
всегда
Иногда
Никогда
5
4
1
0
5
4
1
0
5
4
1
0
Mango’s Health Check
практика ‘двойного финансирования’).
Организация способна функционировать, даже если
3.10 отдельные доноры прекратят финансирование
проекта.
Общий балл по разделу «Планирование»
© Mango 2003
www.mango.org.uk
Page 10
5
4
1
0
Mango’s Health Check
Раздел 4: Отчётность
Руководство, совет попечителей и доноры опираются на финансовые отчёты,
чтобы лучше понять финансовое состояние организации.
Руководству необходимы точные внутренние отчеты, чтобы знать как
расходуются средства, и хватает ли денег для выплаты зарплат и необходимых
векселей в последующие несколько месяцев. Донорам нужны отчёты, чтобы
следить за тем, как вы расходуете их средства – они могут прервать
финансирование, если не будут получать отчёты! Часто и само государство
обязывает НПО в законодательном порядке отчитываться перед
финансирующей стороной.
Ежемесячные финансовые отчёты должны, как минимум, содержать
информацию о доходах и расходах за истекший месяц, а также о сумме
наличных денег и средствах, имеющихся в банке. Другие важные финансовые
отчёты должны включать информацию о состоянии фактических затрат по
отношению к бюджету, прогнозировании денежных поступлений и
использовании средств, полученных от донора.
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
Финансовый отчёт ежемесячно просматривается и
утверждается высшим руководством организации.
Руководство ежемесячно получает точный отчёт по
контролю за бюджетом за две недели до конца
месяца.
Фактические расходы по каждой строке бюджета
расходятся с бюджетом не более чем на 10%.
Совет попечителей проверяет финансовый отчёт
каждые шесть месяцев.
Руководство, а также сотрудники финансового
отдела, понимают какие отчёты необходимо
представлять донорам.
Финансовые отчёты предоставляются донорам
вовремя и в соответствующем формате.
Финансовые отчёты предоставляются
соответствующему государственному ведомству в
правильном формате и в установленные сроки.
Внутренние отчёты руководства сверяются с
отчётами для доноров и соответствующих
государственных ведомств.
Общий балл по разделу «Отчётность»
© Mango 2003
www.mango.org.uk
Page 11
Всегда
Почти
всегда
Иногда
Никогда
5
4
1
0
5
4
1
0
5
4
1
0
5
4
1
0
5
4
1
0
5
4
1
0
5
4
1
0
5
4
1
0
Mango’s Health Check
Раздел 5: Персонал
Эффективность управления финансами зависит от сотрудников. Сотрудники
должны владеть соответствующими навыками и пользоваться необходимой
поддержкой, чтобы эффективно выполнять возложенные на них обязанности,
речь о которых шла выше. Это означает, что руководители программ должны
разбираться в управлении финансами так же хорошо, как и сотрудники
финансового отдела.
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
В составе совета есть лица, владеющие навыками,
необходимыми для контроля финансовой
деятельности организации.
Сотрудники финансового отдела имеют
соответствующие квалификации и навыки для
ведения финансовой деятельности.
Организация не испытывает недостатка в
сотрудниках для эффективного ведения финансовой
деятельности.
Руководство организации и другие сотрудники
владеют необходимыми навыками для
осуществления контроля и управления бюджетом.
Описание должностных функций включает чётко
сформулированные обязанности, связанные с
финансовым управлением.
Все сотрудники получают соответствующую учебную
подготовку и необходимую помощь для выполнения
обязанностей, связанных с финансовым
управлением.
Всегда
Почти
всегда
Иногда
Никогда
5
4
1
0
5
4
1
0
5
4
1
0
5
4
1
0
5
4
1
0
5
4
1
0
Общий балл ро разделу «Персонал»
Напоминание
Ответы:
Ответы
Всегда верно
© Mango 2003
www.mango.org.uk
Объяснение
Верно в 100% случаев
Page 12
Балл
5
Mango’s Health Check
Почти всегда
верно
Иногда верно
Никогда не
верно
© Mango 2003
www.mango.org.uk
Верно в более чем 80% случаев
4
Верно в менее чем 80% и более чем
20% случаев
Верно в менее чем 20% случаев
1
Page 13
0
Mango’s Health Check
Пояснения к набранным баллам
Впишите в таблицу ваш общий балл по каждому из разделов. Чтобы измерить
степень риска, сравните ваши баллы с данными в правой части таблицы.
Раздел
Ваши
Баллы
Высокий
Риск
Средний
риск
Низкий
риск
1. Основные системы
0 - 35
35 - 45
45 - 55
2. Внутренний контроль
0 - 45
45 - 60
60 - 75
3. Планирование
0 - 30
30 - 40
40 - 50
4. Отчётность
0 - 20
20 - 30
30 - 40
5. Персонал
0 - 20
20 - 25
25 - 30
Общий балл
0 - 150
150 - 200
200 - 250
Общий балл выше 200
Если ваш балл составляет 200 и выше, так держать! Это значит, что
управление финансами в вашем организации находится на должном уровне.
Вы практически застрахованы от неудач в финансовой сфере, и ваша работа
не пострадает. Однако, это не повод для того, чтобы успокоиться. Каждая НПО
должна стремиться к высокому показателю в 250 баллов!
Общий балл между 150 и 200
Ваш балл между 150 и 200 говорит о том, что состояние финансового
управления у вас не плохое, но и не достаточно хорошее. Существует средний
уровень риска, что финансовые трудности станут препятствием в вашей
работе. Это должно быть причиной для беспокойства. На разделы с наиболее
низким общим баллом необходимо немедленно обратить внимание
руководства организации.
Общий балл менее чем 150
Если ваш общий балл ниже 150, значит вы переживаете серьёзные трудности.
Финансовое управление в вашей организации очень сильно хромает.
Существует высокая вероятность того, что в скором времени вы столкнётесь со
значительными финансовыми проблемами: например, неправильное
расходование средств, отказ доноров от дальнейшего финансирования,
нехватка средств для выплаты зарплат в следующем месяце.
Руководство и совет попечителей должны немедленно обсудить возможные
пути исправления ситуации. Обратитесь за помощью и к соответствующим
специалистам, как только это будет возможным. Нужно срочно начать
предпринимать необходимые меры.
Внимание: низкий балл в любом из разделов указывает на серьёзный риск,
© Mango 2003
www.mango.org.uk
Page 14
Mango’s Health Check
даже при достаточно высоком общем балле. Все разделы одинаково важны
для эффективного управления финансами.
В разделе о дополнительных ресурсах говорится о том, какими именно
ресурсами располагает «Манго», чтобы помочь вам улучшить состояние
финансового управления вашей организации.
© Mango 2003
www.mango.org.uk
Page 15
Mango’s Health Check
Дополнительные ресурсы
Ваш аудитор или другие НПО в состоянии помочь вам определить каким
образом вы можете улучшить состояние финансового управления в вашей
организации. Следующие источники и ресурсы, подготовленные в «Манго»,
также могут вам пригодиться:
1. Книги и другие письменные материалы
Бесплатные пособия по ведению бухгалтерии в НПО находятся по адресу
www.mango.org.uk Они включают в себя разделы по основам бухгалтерии,
бюджетному планированию, описанию должностных функций , а также о
простой системе финансовых операций, средствах управления и заполнении
крупноформатных таблиц в практике НПО.
Книга “Основы бухгалтерии для малых групп” Джона Каммака издана
организацией Оксфам (Oxfam) совместно с «Манго». Здесь в доступной форме
объясняются азы бухгалтерского дела и финансового управления. Публикация
также состоит из подробного разбора конкретных ситуаций и сфер
деятельности. Книгу можно заказать по адресу www.oxfam.org.uk/publications
или непостредственно в «Mанго».
Ещё одна работа Джона Каммака “Финансовое управление в сфере развития”,
изданная ИНТРАК (INTRAC), более серьёзно знакомит с системой финансового
управления в практике НПО.
2. Учебные семинары
В своих региональных центрах по всему миру «Манго» проводит учебные
семинары по финансовому управлению НПО, например:
FM1 - Практическое финансовое управление для НПО – с чего начинать (5
дней)
FM2 - Стратегическое финансовое управление для НПО (3 дня)
FM3 - Работа с южными партнёрами – финансовое управление для
руководителей программ (3 дня)
FM4 - Введение в финансовое управление на местах (2 дня)
Для получения дополнительной информации зайдите на сайт
www.mango.org.uk или свяжитесь с Барбарой Джонстоун (Barbara Johnstone) по
электронному адресу [email protected] или по телефону +44 (0) 1865
423818.
3. Помощь в наращивании потенциала
«Манго» направляет специалистов в области управления финансами для
работы в НПО по всему миру. Мы помогаем НПО находить сотрудников,
владеющих техническими навыками, а также навыками, необходимыми в
области наращивания потенциала организаций. Они как правило работают в
НПО от двух недель, если речь идёт о проверке систем, вплоть до нескольких
месяцев, если в их задачу входит налаживание систем и обучение
сотрудников.
© Mango 2003
www.mango.org.uk
Page 16
Mango’s Health Check
Посетите сайт www.mango.org.uk или обращайтесь за дополнительной
информацией к Люси Маркби (Lucy Markby) по электронному адресу
[email protected] или по телефону +44 (0) 1865 433 342.
Mango, 97A St Aldates, Oxford, OX1 1BT, UK. Website: www.mango.org.uk;
E-mail: [email protected] ; Phone: +44 (0)1865 423818
«Манго» - благотворительная организация, зарегистрированная под номером 1081406, а также товарищество
с ограниченной ответственностью, зарегистрированное в Англии и Уэльсе под номером 3986178.
© Mango 2003
www.mango.org.uk
Page 17
Mango’s Health Check
Глоссарий
Учётный код
Актив
Регистр активов
Выверка выписки с
банковского счёта
Банковский баланс
Бухгалтерия
Бюджет
Аванс наличными
Кассовая книга
Прогнозирование
денежных
поступлений
План счетов
Калькуляционный
отдел
Выверка
Сопроводительный
документ
Сделка
Член совета
попечителей
© Mango 2003
www.mango.org.uk
Код того или иного вида финансовой сделки.
Финансовым сделкам даются коды, которые отражают
вид дохода или расхода, например, транспортные
расходы, арендная плата и т.д.
Предметы, сохраняющие свою ценность, называются
активами. На примере НПО таковыми могут быть
запасы тех или иных товаров, транспортные средства,
недвижимость и т.д.
Регистр (список) активов, которыми владеет
организация, включающий такие данные, как шифр
документа того или иного актива, дата приобретения,
стоимость при приобретении, поставщик и место
приобретения.
Имеется в виду сопоставление кассовой книги с
банковским балансом. Эта основная форма
внутреннего контроля показывает правильность
основных бухгалтерских счетов.
Отчёт, представленный банком, где зафиксированы все
денежные перечисления, сделанные на данный
банковский счёт и с него.
Процесс фиксирования основных данных каждой
сделки.
Наиболее точная оценка уровня затрат на
предполагаемую деятельность за определённый
период, а также способов финансирования данной
деятельности.
Денежная сумма переданная какому-либо лицу на
универсальные цели, когда точный уровень затрат не
известен.
Книга или крупноформатная таблица, в которой
фиксируются все сделки с или на определённый счёт.
Отчёт, в котором указаны ожидаемые сроки денежных
поступлений за определённый срок.
Список кодов всех счетов, включая подробные
характеристики каждого кода.
Код для каждой группы затрат, которая объединяет их в
общую категорию. Например, разные проекты часто
рассматриваются как разные статьи расходов.
Процесс сопоставления данных, имеющихся в двух
системах записей, обе из которых отражают одну и ту
же сделку.
Исходные документы, описывающие каждую сделку.
Сюда входят денежные счета, счета-фактуры и
документальное основание для сделки.
Любой обмен товарами, услугами или денежными
средствами в обмен на другие товары, услуги или
денежные средства.
Член совета попечителей, высшего руководящего
органа НПО, отвечающего за работу НПО в целом.
Page 18
Mango’s Health Check
© Mango 2003
www.mango.org.uk
Page 19