3. Организация учета

Программы для бизнеса
СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ БЭСТ-5
РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
Основы
© Компания БЭСТ, г. Москва
www.bestnet.ru
Система БЭСТ-5. Основы
ВНИМАНИЕ!
Настоящий документ должен использоваться исключительно
в информационных целях. ООО «Компания БЭСТ» не несет
никакой ответственности за его использование в иных целях.
ООО «Компания БЭСТ» также не несет никакой
ответственности за специфический, прямой или косвенный
ущерб, вызванный данной публикацией или явившийся ее
следствием. В содержание документа могут быть внесены
изменения без предварительного уведомления со стороны
ООО «Компания БЭСТ».
Все фамилии, имена, адреса, даты, названия организаций, их
банковские реквизиты, используемые в текстах практических
примеров, являются вымышленными, если не оговорено
иное. Никакая часть данного документа не может быть
воспроизведена или переделана в какой бы то ни было
форме и какими бы то ни было средствами, будь то
электронные или механические, включая фотокопирование и
запись на магнитный носитель, если на то нет письменного
разрешения ООО «Компания БЭСТ».
АВТОРСКИЕ ПРАВА
Система БЭСТ-5 является собственностью ООО «Компания
БЭСТ» и защищена законом РФ о правовой охране программ
для ЭВМ и баз данных, положениями международных
договоров и другими соответствующими законодательными
актами.
2
Система БЭСТ-5. Основы
Программное обеспечение, описанное в данной публикации,
поставляется только по лицензии. Оно должно
использоваться
и
копироваться
исключительно
в
соответствии с условиями лицензии.
Авторские права на этот документ принадлежат ООО
«Компания БЭСТ».
© 2004-2010 гг., ООО «Компания БЭСТ», Москва
Авторские права на систему БЭСТ-5 принадлежат ООО
«Компания БЭСТ».
© 2004-2010 гг., ООО «Компания БЭСТ», Москва
3
Система БЭСТ-5. Основы
Оглавление
1.
2.
3.
ВВЕДЕНИЕ .....................................................................8
1.1.
О системе.............................................................................. 11
1.2.
Области применения ...........................................................12
1.3.
Отраслевые решения ..........................................................13
1.4.
Условные обозначения ........................................................15
ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ .................................................... 17
2.1.
Средства разработки ...........................................................17
2.2.
Виды поставок БЭСТ-5 .......................................................17
2.3.
Защита от копирования ......................................................19
2.4.
Демонстрационный режим ................................................21
2.5.
Справочная система ........................................................... 22
2.6.
Получение консультаций ................................................... 22
ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА ............................................... 24
3.1.
Принципы построения системы ....................................... 24
3.1.1.
Оперативный учет .......................................................................... 25
3.1.2.
Бухгалтерский учет ........................................................................ 26
3.1.3.
Налоговый учет ............................................................................... 33
3.1.4.
Управленческий учет .................................................................... 34
4.
5.
СТРУКТУРА СИСТЕМЫ............................................... 37
4.1.
Приложения ........................................................................ 37
4.2.
Режимы ................................................................................51
ДАННЫЕ И ОСНОВЫ ИХ ОБРАБОТКИ..................... 55
5.1.
Предприятия и базы данных ............................................. 55
5.2.
Документы и реестры документов .................................... 58
5.3.
Картотеки ............................................................................ 59
4
Система БЭСТ-5. Основы
5.4.
Справочники ....................................................................... 59
5.5.
Управление периодами .......................................................61
5.6.
Организация расчетных процедур ................................... 65
5.7.
Оперативные отчеты для управления предприятием ..... 66
5.8.
Экспорт и импорт учетных данных .................................. 67
5.9.
Разграничение доступа к данным ..................................... 68
5.10.
Средства настройки и адаптации ...................................... 69
5.10.1.
Параметрическая настройка .................................................. 69
5.10.2.
Программная настройка .......................................................... 70
5.11.
6.
7.
8.
Учет в удаленных подразделениях .....................................71
УСТАНОВКА СИСТЕМЫ ............................................. 75
6.1.
Технические требования ................................................... 75
6.2.
Этапы установки ................................................................ 77
6.3.
Удаление предыдущей версии ........................................... 84
ЗАПУСК СИСТЕМЫ ..................................................... 87
7.1.
Настройка операционной системы .................................. 87
7.2.
Инициализация рабочей версии ....................................... 97
7.3.
Первый запуск системы .................................................... 98
7.4.
Создание базы данных предприятия ............................... 100
7.5.
Начальная настройка ........................................................ 105
7.6.
Вход в систему ................................................................... 121
7.7.
Выход из системы .............................................................. 125
ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ В СИСТЕМЕ ......................... 127
8.1.
Работа с окнами ................................................................. 127
8.1.1.
Рабочий стол ................................................................................. 128
8.1.2.
Панели инструментов ................................................................. 129
8.1.3.
Настройка вида рабочего стола: опции ................................. 130
5
Система БЭСТ-5. Основы
8.1.4.
8.2.
Настройка вида рабочего стола: панели ................................ 132
Главное меню ..................................................................... 133
8.3.
Панель приложений .......................................................... 135
8.3.1.
Меню режимов (задач) ................................................................ 136
8.4.
Окно режима...................................................................... 137
8.4.1.
Настройка окна режима .............................................................. 138
8.4.2.
Работа в окне режима .................................................................. 139
8.4.3.
Функциональные клавиши ........................................................ 144
8.4.4.
Ввод и редактирование данных ................................................ 145
8.4.5.
Сортировка, фильтрация и поиск данных ............................ 148
8.4.6.
Удаление данных .......................................................................... 154
8.5.
Печать документов и отчетов ........................................... 156
8.5.1.
Печать первичных документов ................................................. 156
8.5.2.
Формирование отчетов ............................................................... 159
8.5.3.
Создание новых печатных форм и отчетов ......................... 163
8.5.4.
Использование одного шаблона в разных режимах .......... 165
8.5.5.
Избранные отчеты и формы документов.............................. 166
8.6.
Работа с меню .................................................................... 166
8.6.1.
Строка меню .................................................................................. 167
8.6.2.
Основные действия ...................................................................... 167
8.6.3.
Символы в меню ........................................................................... 169
8.6.4.
Меню «Файл» ................................................................................. 170
8.6.5.
Меню «Правка» ............................................................................. 171
8.6.6.
Меню «Вид».................................................................................... 172
8.6.7.
Меню «Сервис» ............................................................................. 173
8.6.8.
Меню «Окно»................................................................................. 174
8.6.9.
Меню «Справка»............................................................................ 175
8.6.10. Системные сообщения .............................................................. 176
9.
ПРИЛОЖЕНИЯ ........................................................... 180
9.1.
Группа «Финансы» ............................................................ 181
9.1.1.
Главная книга ................................................................................. 181
9.1.2.
Учет денежных средств в банках .............................................. 195
9.1.3.
Учет наличных денежных средств........................................... 212
9.1.4.
Расчеты с партнерами ................................................................. 217
9.1.5.
Ведение договоров ....................................................................... 228
6
Система БЭСТ-5. Основы
9.1.6.
9.1.7.
9.1.8.
9.1.9.
Расчеты с сотрудниками ............................................................. 238
Имущество...................................................................................... 243
Бюджетирование .......................................................................... 260
Сводный баланс ............................................................................ 271
9.2.
Группа «Логистика» ..........................................................278
9.2.1.
Продажи. Клиенты ....................................................................... 279
9.2.2.
Учет запасов ................................................................................... 294
9.2.3.
Закупки. Поставщики .................................................................. 324
9.2.4.
Книга покупок-продаж ............................................................... 335
9.2.5.
Торговый зал ................................................................................. 361
9.2.6.
Автотранспорт .............................................................................. 366
9.2.7.
Анализ товаров и услуг ............................................................... 378
9.2.8.
Мобильная торговля .................................................................... 382
9.3.
Группа «Производство» ....................................................383
9.3.1.
Планирование производства .................................................... 384
9.3.2.
Учет производства ....................................................................... 398
9.4.
Персонал ............................................................................ 421
9.4.1.
Кадры ............................................................................................... 422
9.4.2.
Табельный учет ............................................................................. 429
9.4.3.
Заработная плата .......................................................................... 435
9.5.
Отраслевые решения ........................................................450
9.5.1.
Автострахование ........................................................................... 450
9.5.2.
Аптека .............................................................................................. 453
9.5.3.
Питание. Калькуляция ................................................................ 460
9.5.4.
Загрузка настройки ...................................................................... 472
9.6.
Настройка ..........................................................................474
9.6.1.
Базы данных ................................................................................... 474
9.6.2.
Общие данные .............................................................................. 488
7
Система БЭСТ-5. Основы
1.
Введение
Уважаемые дамы и господа!
Добро пожаловать в мир современных технологий учета и
управления, реализованных в системе
управления
предприятием БЭСТ-5!
Благодарим Вас за выбор системы БЭСТ-5. Надеемся, что
этот программный продукт сделает Вашу работу более
эффективной и будет способствовать процветанию Вашего
предприятия.
Система БЭСТ-5 поставляется вместе с документацией.
Документация состоит из четырех частей: «Основы»,
«Руководство
пользователя»,
«Документация
по
программированию», «Администрирование».
В «Руководстве пользователя» приведено полное описание
функциональных
возможностей
системы
БЭСТ-5,
включающее практические примеры настройки и
применения. Руководство составлено применительно к
версии 3.4 системы БЭСТ-5. Так как система постоянно
совершенствуется и развивается, то функциональность
имеющейся у Вас версии может незначительно отличаться
от данного описания.
Документация по программированию содержит описание
дизайнера
приложений
системы
БЭСТ-5,
языка
программирования, дизайнера отчетов, охватывает правила
формирования источников данных и другие вопросы
разработки и программной адаптации комплекса.
8
Система БЭСТ-5. Основы
В книге «Администрирование» рассмотрены вопросы
инсталляции системы БЭСТ-5, обслуживания баз данных,
работа с сервером, использование утилит.
Знакомство с логикой построения и кругом возможностей
БЭСТ-5 мы настоятельно рекомендуем начать с части
«Основы». В ней описаны логика построения, круг
функциональных возможностей и общие принципы
работы с системой БЭСТ-5. Вы получите базовые знания
об «устройстве» системы, научитесь устанавливать ее
локальную версию на компьютере и сможете выполнять
первичную настройку программы с учетом особенностей
Вашего предприятия.
К каждой версии или пакету обновления системы БЭСТ-5
выпускаются пояснительные записки, в которых подробно
рассказывается обо всех изменениях, произошедших в
программном продукте. Новые версии или пакеты
обновлений системы БЭСТ-5 также содержат инструкции и
комментарии, где разъясняется порядок использования
новых режимов и функций, а также регламент работы с
системой при изменениях в законодательных актах. Архив
пояснительных записок, инструкций и комментариев
вызывается из пункта меню «Справка» (раздел «Дополнение
к документации»). Для удобства работы вся эта
информация сгруппирована различными способами: по
инструкциям (комментариям) в отдельности, по версиям и
пакетам обновлений, а также по приложениям
(подсистемам).
Помимо документации и справочных материалов, которые
помогут использовать систему БЭСТ-5 с максимальной
отдачей, к Вашим услугам – бесплатная телефонная линия
консультаций и пользовательский Интернет-Форум на
9
Система БЭСТ-5. Основы
сайте www.bestnet.ru. Для Вас также работает «Клуб
пользователей», который проводит бесплатные семинары
по самым актуальным вопросам законодательства.
Желаем успешного освоения системы БЭСТ-5! Пусть
Ваше предприятие будет конкурентоспособным и
прибыльным, а наше сотрудничество долгим и
плодотворным!
10
Система БЭСТ-5. Основы
1.1. О системе
БЭСТ-5 – современная комплексная система управления
предприятием. Она предназначена для автоматизации
оперативного, управленческого, бухгалтерского и налогового
учета.
Система БЭСТ-5 охватывает полный управленческий цикл,
включая планирование, учет, контроль и анализ
хозяйственной деятельности.
БЭСТ-5 продолжает линию программных продуктов БЭСТ,
которые распространяются 20 лет и успешно используются
на тысячах предприятий России и СНГ. В системе органично
сочетаются классические учетные методы и современные
управленческие технологии.
Организуя работу всех звеньев и служб предприятия в едином
информационном пространстве, БЭСТ-5 существенно
повышает производительность труда персонала, оперативно
снабжает его руководство необходимыми сведениями и
создает надежный фундамент для принятия правильных
управленческих решений.
Преимущества системы БЭСТ-5:
 Быстрая адаптация к потребностям предприятия;
 Простота освоения и удобство в работе;
 Управление предприятием в реальном масштабе
времени;
 Оперативный, бухгалтерский и налоговый учет в
едином информационном пространстве;
 Глубокая проработка учетных и управленческих задач;
 Оперативный детальный анализ бухгалтерских и
11
Система БЭСТ-5. Основы
управленческих данных;
 Формирование консолидированной отчетности;
 Автоматизация бизнес-функций в территориальноудаленных подразделениях;
 Встроенная среда разработки и адаптации.
1.2. Области применения
Система БЭСТ-5 ориентирована на малые и средние
предприятия. Ее используют коммерческие организации,
бюджетные учреждения и частные предприниматели. Среди
них:











Оптовая и розничная торговля;
Производство и строительство;
Сфера услуг;
Образование, наука, культура;
Здравоохранение и санаторно-курортные учреждения;
Общественное питание;
Аптеки;
Детские дошкольные учреждения;
Коммунальное хозяйство;
Общественные организации;
Органы государственного управления.
Система БЭСТ-5 применяется для ведения учета на одном
предприятии, в группе не связанных между собой
предприятий или в компаниях, связанных единым
управлением или собственниками. В последнем случае
каждое предприятие из этой группы также считается
самостоятельным хозяйствующим субъектом. Настройка
системы по отношению к каждому такому предприятию
выполняется отдельно.
12
Система БЭСТ-5. Основы
1.3. Отраслевые решения
На базе системы БЭСТ-5 Компанией БЭСТ и ее партнерами
созданы отраслевые решения, автоматизирующие функции
учета и управления в различных секторах экономики. Среди
них:
 БЭСТ-5.Бюджет – решение для бюджетных
организаций, полностью учитывающее перечень
требований, предъявляемых законодательством РФ;
 БЭСТ-5.Автономное учреждение – решение для
организаций, переводимых в статус автономных
учреждений. Разработано партнером Компании БЭСТ
ООО «Арина-Аудит» (Калининград) – Центром
Решений БЭСТ по автоматизации автономных
учреждений;
 БЭСТ-5.Персонал – ведение кадрового и табельного
учета, расчеты по оплате труда, формирование
кадровой, бухгалтерской и налоговой отчетности по
персоналу;
 БЭСТ-5.Магазин – решение для предприятий
розничной торговли, взаимодействующее с широким
спектром контрольно-кассовой техники и торгового
оборудования;
 БЭСТ-5.Производство – гибкое решение для
предприятий с позаказным производством и
производством на склад;
 БЭСТ-5.Расширенная настройка учета для
предприятий
с
серийным
производством.
Разработано партнером Компании БЭСТ ООО
«Арина-Аудит» (Калининград);
 БЭСТ-5.Питание – удобный инструмент для
13
Система БЭСТ-5. Основы




бухгалтера-калькулятора,
технолога-пищевика,
диетврача. Предназначено для планирования и учета
питания в детских и взрослых организованных
коллективах, а также в организациях, имеющих
собственную столовую, кафе или бар. Разработано
партнером Компании БЭСТ – ООО «ИнтеллектСервис-Софт (Самара);
БЭСТ-5. Автострахование. Страховой брокер –
решение для автоматизации учета и продаж полисов
от разных страховых компаний, ориентированное на
страховых брокеров. Прослеживает всю траекторию
движения бланков строгой отчетности – от страховой
компании до конечного покупателя;
БЭСТ-5.Аптека – решение для автоматизации
аптечных пунктов, розничных аптек, аптечных сетей,
фармацевтических компаний и производств, аптек,
входящих в состав лечебно-профилактических
учреждений и санаториев. Разработано партнером
Компании БЭСТ – Центром Решений БЭСТ по
автоматизации аптек – ООО «Виктория-ЮГ»
(Краснодар);
БЭСТ-5.АЛКО – решение для предприятий,
производящих и/или реализующих алкогольную
(спиртсодержащую) продукцию;
БЭСТ-5.Здравница – решение для управления
предприятием
санаторно-курортного
профиля.
Предназначено для планирования и учета лечебной
деятельности, учета затрат на лечение и подготовки
статистической отчетности. Разработано партнером
Компании БЭСТ – ООО «БЭСТ-Консалтинг»
(Челябинск).
14
Система БЭСТ-5. Основы
1.4. Условные обозначения
Для того чтобы Вам было удобнее ориентироваться в
«Руководстве пользователя» и легче осваивать изложенный в
нем материал, мы использовали для выделения важной и
специальной информации следующие обозначения.
Вид информации
Способ обозначения
Важные
сведения,
которым
следует уделить особое внимание

Полезные
советы
и
рекомендации, которые помогут
сэкономить время и сделать
работу более эффективной

Пример
Примечание,
комментарий,
дополнительная информация


Ссылка
на
другие
части
«Руководства пользователя»

Название
приложения
– Пишется заглавными буквами
функционального блока системы жирным шрифтом, например:
БЭСТ-5
КАДРЫ
Название группы приложений
Пишется заглавными буквами,
жирным курсивом, например:
ТОРГОВЛЯ
Раздел приложения (режим)
Пишется жирным шрифтом,
например: Журналы учета
приказов
Описание
навигации
по Пишется шрифтом Times New
15
Система БЭСТ-5. Основы
элементам строки верхнего меню
Roman, курсивом. Разделитель
между пунктами – «».
Например, Файл  Печать
Описание навигации по главному Пишется в круглых скобках,
меню и меню режимов
шрифтом
Garamond,
курсивом. Разделитель между
пунктами – «\».
(Кадры\
Картотека сотрудников)
Например,
Названия
закладок
экранных
форм
и Пишется жирным курсивом,
например: Реестр карточек
расчетов
Название кнопки
Пишется жирным шрифтом,
например: Операции
Команды, доступные при нажатии Пишется шрифтом Times New
кнопок
Roman, курсивом, например:
Экспорт
Информационное поле для ввода Пишется жирным курсивом,
данных или выбора значения например: Статус
параметра
Вводимое с клавиатуры значение Пишется курсивом, например:
информационного поля или Черновик
выбираемое значение параметра
Функциональные клавиши
Комбинации
клавиш
<F4>
функциональных <Ctrl+F4>
Новое важное понятие (термин)
Пишется жирным курсивом,
например: Реестр
16
Система БЭСТ-5. Основы
2.
Общие сведения
2.1. Средства разработки
Система БЭСТ-5 является 32-разрядным Windowsприложением. БЭСТ-5 разработана с помощью современной
среды разработки Harbour. Для хранения информации
система БЭСТ-5 использует базу данных формата Visual
FoxPro 7.0.
Использование Harbour в роли платформы БЭСТ-5
открывает ряд преимуществ. Специалисты, внедряющие и
сопровождающие систему «на местах», могут
писать
собственные обработчики данных с помощью мощного
профессионального
языка,
изменять
бизнес-логику
программы или создавать собственные приложения. Так как
данное средство разработки распространяется под открытой
лицензией, то им не потребуются дополнительные расходы
на покупку инструментария для программирования.
2.2. Виды поставок БЭСТ-5
Система управления предприятием БЭСТ-5 поставляется на
компакт-диске (CD). При этом предусмотрено два режима ее
использования: рабочий и демонстрационный. Рабочий
режим предназначен для ввода и обработки данных о
финансово-хозяйственной
деятельности
предприятияпользователя, т.е. для обычной повседневной эксплуатации.
Демонстрационный режим, о котором будет рассказано в п.
2.4, служит для ознакомления будущих и существующих
пользователей с возможностями системы.
17
Система БЭСТ-5. Основы
Как рабочий, так и демонстрационный режим могут
эксплуатироваться в двух вариантах:
 Локальный – предоставляющий возможность работы
на одном компьютере;
 Сетевой – предполагающий работу системы на
нескольких
компьютерах
(рабочих
станциях,
клиентских местах) с общей базой данных.
Оба варианта поставки включают в себя и рабочие, и
демонстрационные базы данных.
Отметим, что система БЭСТ-5 реализована в современной
трехзвенной архитектуре «клиент» – «сервер приложений» –
«сервер баз данных».
При использовании сетевого варианта компьютер, на
котором будет установлен и запущен сервер приложений,
является сервером системы БЭСТ-5. В качестве сервера
системы БЭСТ-5 (далее сервер) может использоваться
выделенный компьютер, за которым не работают
пользователи, или одна из рабочих станций. Сервер должен
быть доступен всем рабочим станциям, находящимся в сети.
На сервере устанавливается электронный ключ, копируется
файл лицензий (см.п.2.3) и производится инициализация
рабочей версии. Кроме этого, на сервере осуществляется
назначение прав доступа пользователей к приложениям и
режимам системы БЭСТ-5.
В локальном и демонстрационном вариантах в качестве
сервера
используется
сама
рабочая
станция.
Функционирование рабочего режима системы БЭСТ-5
возможно только при подключенном к компьютеру или к
серверу сети ключе и инициализации файла лицензии.
Рабочие
варианты
поставки
18
БЭСТ-5
также
Система БЭСТ-5. Основы
классифицируются по типам предприятий. Всего в системе
БЭСТ-5 выделено три основных типа предприятий:
 Хозрасчетный. К данному типу относятся
коммерческие и производственные предприятия
различного профиля, ведущие учет по общей системе
налогообложения;
 Бюджетный. К данному типу относятся все
бюджетные учреждения. Согласно законодательству,
для них предусмотрены особый план счетов, особые
правила отражения операций и формы отчетности;
 УСНО. К этому типу относятся различные
предприятия
малого
бизнеса,
применяющие
упрощенную систему налогообложения.
Для каждого базового типа предприятия поставляются
соответствующие наборы режимов и функций, настроенные
согласно текущему законодательству план счетов, типовые и
групповые операции (см.п.3.1.2), унифицированные формы
первичных документов, отчетные формы и пр.
2.3. Защита от копирования
Система БЭСТ-5 защищена от несанкционированного
использования и копирования с помощью электронного
ключа и файла лицензии (*.lic).
Электронный ключ подключается к первому параллельному
порту (LPT1) или USB-порту компьютера. Устанавливать
электронный ключ можно только на выключенный
компьютер – во избежание вывода оборудования из строя.
Если Вам требуется подключить принтер, то он
подсоединяется непосредственно к ключу в параллельном
19
Система БЭСТ-5. Основы
порте. Другими словами, ключ в этом случае играет роль
переходника, не мешая работе принтера. Если у Вас уже
установлены электронные ключи защиты других программ,
то они подключаются один к другому.
Каждый электронный ключ имеет свой номер, который
можно прочесть на его наклейке. Как для локального
варианта поставки системы БЭСТ-5, так и для сетевого
варианта необходим всего один ключ. Подробнее об
электронном ключе защиты написано в файлах Readme.rtf и
Read2nd.rtf, присутствующих на поставочном диске системы
БЭСТ-5 и находящихся в папке Readme.
При приобретении системы БЭСТ-5 пользователь наряду с
ключом также получает файл лицензии. Файл лицензии
содержит информацию о приобретенных компонентах
(приложениях) и функциональных возможностях системы
БЭСТ-5, сведения о номере версии и о количестве рабочих
мест, на которое была приобретена система.
В одной лицензии системы БЭСТ-5, включающей один тип
предприятия, Вы можете разворачивать множество баз
данных этого типа. В составе одной лицензии программы
можно
приобретать
множество
различных
типов
предприятий и разворачивать множество баз данных любого
из приобретенных Вами типов.
Данный файл формируется для каждого конкретного ключа
и имеет расширение *.lic. Его имя составлено из нескольких
элементов:
<номер
ключа>_<регистрационный
номер>_<количество рабочих мест>_<номер версии
системы на момент получения>. Файл лицензии можно
использовать лишь с тем ключом, для которого он был
сформирован. Файл лицензии передается пользователю
20
Система БЭСТ-5. Основы
поставщиком системы БЭСТ-5 – для локального и сетевого
вариантов поставок отдельно.
Полноценная работа БЭСТ-5 возможна только при
электронном ключе, установленном на компьютере (или на
сервере локально-вычислительной сети), и инициализации
файла лицензии. Наличие этих двух компонентов в
поставочном комплекте системы свидетельствует о
лицензионной чистоте приобретенного программного
продукта.
2.4. Демонстрационный режим
Демонстрационный режим иллюстрирует настройку и
применение всех функциональных разделов БЭСТ-5 на
примере базы данных вымышленного предприятия. В
демонстрационном режиме также доступны незаполненные
рабочие базы данных, в которые Вы можете ввести
финансово-хозяйственную
информацию
Вашего
предприятия и ознакомиться с тем, как выполняется ее
обработка. Тем самым демонстрационный режим позволяет
увидеть систему в действии и опробовать ее различные
функции – в том числе и «примерить» их на свое
предприятие. Более того, его рекомендуется использовать в
качестве наглядного «учебного пособия» при чтении
«Руководства пользователя».
Демонстрационный режим системы БЭСТ-5 не требует
наличия электронного ключа и файла лицензии и содержит
как рабочие, так и демонстрационные базы данных. Его
отличия от рабочего варианта поставки заключаются в
следующем:
 Максимальное
количество
21
документов/проводок,
Система БЭСТ-5. Основы
создаваемых для каждого предприятия – 400;
 Недоступен режим закрытия периода (подробнее об
этом см. п.5.5)

Инструкция
по
установке
демонстрационной
версии
находится в файле Readme.rtf, а
также
в
Главе
6
данного
документа.
2.5. Справочная система
В программу БЭСТ-5 встроена система контекстно-зависимой
помощи, которая является дополнением к «Руководству
пользователя». Система помощи вызывается нажатием
клавиши <F1> в любом месте программы. Справки по работе
с программой являются контекстными, т.е. всегда содержат
информацию о конкретном функциональном режиме, из
которого они были вызваны. Справочная информация
включает в себя не только сведения о клавишах,
используемых в данном режиме: здесь также разъясняются его
назначение, основные особенности и общие правила работы
с ним. Справочная информация выводится на экран в
отдельном окне.
2.6. Получение консультаций
Бизнес-решение БЭСТ-5 может быть приобретено только
через ООО «Компания БЭСТ» или ее сертифицированных
партнеров. Поэтому все проблемы, которые клиент не в
состоянии разрешить и устранить самостоятельно, должны
адресоваться специалистам организации-продавца. При
22
Система БЭСТ-5. Основы
обращении к ним нужно предоставить сведения о
приобретенной поставке системы (номер версии и пакета
обновления, регистрационный номер и пр.) и подробно
рассказать о возникшей проблеме. В случае возникновения
системных ошибок БЭСТ-5 формирует специальный файл
Errors.log Этот файл следует передать представителю
Компании БЭСТ, у которого приобреталась система.
Местонахождение файла Errors.log – подкаталог Client\Bin.
При возникновении ошибок также формируется и log-файл
для серверной части. Имя этого файла – ssrv.log. Он
расположен по адресу: Server\DATA\Pro\Tmp\.
23
Система БЭСТ-5. Основы
3.
Организация учета
3.1. Принципы построения
системы
В основу системы БЭСТ-5 положены принципы
комплексности и единого информационного пространства.
Все задачи учета и управления решаются на основе
комплексного подхода, при котором обеспечивается тесное
информационное взаимодействие всех подразделений и
служб предприятия. При работе в едином информационном
пространстве каждый пользователь, в любой момент времени
и согласно своим должностным полномочиям, получает все
данные, необходимые для исполнения его служебных
обязанностей, – независимо от того, кто, где и когда ввел эту
информацию в систему БЭСТ-5.
Таким образом, информация, единожды введенная одним
пользователем, становится доступной всем заинтересованным
лицам, имеющим право на ее получение. Подобный подход
существенно экономит время сотрудников предприятия,
избавляя их от двойной работы по вводу однотипных данных,
и повышает достоверность информации, хранящейся в
системе.
В едином информационном пространстве в системе БЭСТ-5
параллельно реализуются следующие виды учета:
 Оперативный;
 Бухгалтерский;
 Налоговый;
24
Система БЭСТ-5. Основы
 Управленческий.
3.1.1.Оперативный учет
Оперативный учет в системе БЭСТ-5 заключается в
регистрации
первичных документов, отражающих
различные факты хозяйственной деятельности.
Документ – ключевая информационная единица системы
БЭСТ-5 и, соответственно, отправная точка учета. В
большинстве случаев он представляет собой стандартный
способ оформления операций по наличным и безналичным
расчетам с партнерами, поступлению и выбытию
материальных ценностей и т.д.
Как правило, документы в системе БЭСТ-5 бывают
взаимосвязаны друг с другом. С одной стороны, они могут
быть сформированы на основе одних документов – к
примеру, приходный кассовый ордер на основании
расходной накладной. С другой стороны, один документ
может инициировать создание цепочки других документов –
так, например, на основании заказа покупателя можно
оформить расходную накладную, и далее, на основании этой
накладной – счет-фактуру.
Поскольку редактирование или удаление некоторого
документа будет затрагивать связанные с ним документы, в
системе БЭСТ-5 предусмотрены средства проверки
междокументных связей, которые обеспечивают корректную
обработку таких ситуаций.
Из документов, введенных на стадии оперативного учета,
складывается целостная картина состояния дел предприятия.
В свою очередь, они создают информационный фундамент
для бухгалтерского, налогового и управленческого учета.
25
Система БЭСТ-5. Основы
3.1.2.Бухгалтерский учет
В рамках бухгалтерского учета в системе БЭСТ-5
осуществляется создание проводок по документам,
зарегистрированным на стадии оперативного учета. Далее, на
основании этих проводок формируется бухгалтерская
отчетность, предназначенная как для внутреннего анализа
хозяйственной деятельности, так и для различных внешних
инстанций: налоговых органов, внебюджетных фондов,
инвесторов и т.д.
основу системы БЭСТ-5 положена концепция
множественности планов счетов. Это значит, что для
В
одного и того же первичного документа параллельно
создаются проводки по нескольким планам счетов.
Соответственно, один план счетов можно использовать для
ведения
бухгалтерского
учета
по
российским
законодательным требованиям, другой – для учета по
международным стандартам, третий – для управленческого
учета и пр. Данные планы счетов представляют собой
подмножества общей системы счетов, однако они полностью
независимы друг от друга.
В системе БЭСТ-5 предусмотрен справочник планов счетов, в
котором хранится весь перечень применяемых планов.
Каждый план счетов имеет свой собственный код,
наименование и валюту баланса. Некоторые планы счетов
изначально присутствуют в поставке системы – как например,
типовой план счетов для ведения бухучета в хозрасчетных
организациях, некоторые – вводятся самими бухгалтерами,
согласно характеру деятельности и целям учета их
предприятий.
26
Система БЭСТ-5. Основы

О плане счетов более подробно
написано
в
п.9.1.1
данного
документа. Полная информация
по данным вопросам находится в
разделе
«Главная
книга»
«Руководства пользователя».
При вводе проводок бухгалтер может «отфильтровать»
содержимое справочника счетов, указав интересующий вид
плана. Тогда в справочнике счетов будут отображаться только
счета, относящиеся к этому плану. Если вид плана счетов не
указан, то может быть выбран любой счет, исходя из
которого система определит категорию плана счетов для этой
проводки. Корреспонденция между счетами, входящими в
разные планы, не допускается.
Бухгалтерские отчеты в системе БЭСТ-5 формируются на
основе проводок, относящихся только к одному и тому же
плану счетов. Формирование «сводных» отчетов с
проводками, созданными на основании разных планов
счетов, не предусмотрено.
Все проводки, независимо от места их формирования,
записываются в специальный сводный регистр, называемый
Книга учета операций. Проводки по документам могут быть
созданы несколькими способами. Простейший из них – ввод
проводок вручную. Однако, при большом количестве
документов и множестве идентичных хозяйственных
операций данный способ крайне неэффективен, так как
отнимает время у бухгалтеров. Поэтому гораздо удобнее
выделить ряд повторяющихся хозяйственных операций и
подготовить для них шаблоны проводок – т. е. настроить
типовые операции.
27
Система БЭСТ-5. Основы
Типовые
операции,
настроенные
для
каждого
функционального раздела программы, объединяются в
специальные справочники типовых операций. Количество
проводок, входящих в одну типовую операцию, не
ограничено. Шаблон проводки может быть настроен или
полностью – вплоть до алгоритма расчета ее суммы,
определяемой на основе суммы операции, или частично – с
пропуском некоторых элементов: например, дебетового или
кредитового счета. Если проводка, входящая в типовую
операцию, настроена не полностью, система автоматически
впишет недостающие элементы, используя для этого данные
из обрабатываемого первичного документа.
Помимо типовых операций в БЭСТ-5 существует еще один
способ автоматического создания проводок – групповые
операции. Групповая операция представляет собой
процедуру формирования проводок и расчета их сумм по
произвольно заданному алгоритму. Алгоритмы расчетов
базируются на информации о состоянии счетов: остатках,
оборотах и т.д. Кроме того, в них присутствуют и такие
дополнительные параметры, как даты, номера документов и
пр. Целью расчетов в групповых операциях являются суммы
формируемых проводок. Групповые операции применяются
для закрытия тех счетов, которые к концу отчетного периода
должны иметь нулевое сальдо; для распределения суммы
остатка по одному счету на другие счета, для периодического
списания нормируемых расходов и пр.

Настройка типовых и групповых
операций
подробно
описана
в
разделе
«Главная
книга»
«Руководства пользователя».
28
Система БЭСТ-5. Основы
Многосегментный аналитический учет
Для более детального учета различных аспектов
хозяйственной
деятельности
на
синтетических
счетах/субсчетах может быть организован аналитический
учет.
Аналитический учет в системе БЭСТ-5 строится на основе
аналитических измерений. Каждое измерение представляет
собой разрез, в котором рассматривается то или иное
событие хозяйственной деятельности. Виды таких измерений
выбираются самими бухгалтерами – в зависимости от
профиля их предприятия и от поставленных перед ними
учетных задач. Соответственно, в качестве аналитических
измерений могут быть выбраны виды издержек, регионы
продаж, партнеры, виды и свойства продукции,
подразделения, заказы, контракты и пр.
Каждый вид аналитических измерений характеризуется
определенным набором значений. Так, например, для вида
аналитических измерений «Регионы продаж» – это названия
конкретных географических точек, а для вида измерения
«Дилеры» – наименования предприятий или физических лиц.
Справочники, в которых хранятся значения видов
аналитических измерений, условно подразделяются на две
группы. К первой из них относятся справочники, изначально
присутствующие в составе системы БЭСТ-5 (например,
справочник партнеров). Ко второй относятся справочники,
созданные пользователем. Следовательно, по своему
происхождению
виды
аналитических
измерений
классифицируются как системные и пользовательские.
Справочники пользовательских видов аналитических
измерений имеют одну и ту же структуру. Каждая запись
29
Система БЭСТ-5. Основы
такого справочника включает в себя код и наименование
значения измерения. При использовании системных видов
аналитических измерений справочники значений не
составляются: программа обращается к уже имеющимся
наборам данных (т.е., например, к содержимому справочника
партнеров и пр.)

О
справочниках
и
других
информационных
объектах
системы БЭСТ-5 можно прочесть
в Главе 5 данного документа.
Для ведения аналитического учета необходимые виды
аналитических
измерений
нужно
связать
с
соответствующими синтетическими счетами. Это делается
следующим образом. Код аналитического счета в системе
БЭСТ-5 рассматривается как сложный объект, имеющий
составную структуру. Он состоит из набора сегментов,
каждый из которых представляет собой аналитическое
измерение.
сегменту
соответствует
аналитический
справочник — справочник значений аналитического
Каждому
измерения. Никаких ограничений на сегменты нет, но общая
длина шифра аналитического учета не должна превышать 60
знаков. Первый сегмент называется базовым (основным)
сегментом аналитики. Именно его мы рекомендуем
использовать в качестве центра учета.
В итоге система выстраивает наглядную, удобную для
восприятия модель аналитического учета – синтетический
счет плюс некий набор аналитических срезов (сегментов).
30
Система БЭСТ-5. Основы
Так, например, для более детального учета и анализа выручки
аналитический счет, открытый на балансовом счете 901
«Выручка от реализации продукции (работ, услуг)» можно
разделить на следующие аналитические сегменты (для
облечения восприятия они отделены друг от друга
дефисами):
901.000011-000054-02431, где




901 – код счета учета выручки от реализации,
000011 – код наименования покупателя (сегмент 1),
000054 – код региона продаж (сегмент 2),
02431 – код вида продукции (сегмент 3).

Правила
работы
с
аналитическими
измерениями
подробно
изложены
в
разделе
«Главная
книга»
«Руководства
пользователя».
Описанная модель многосегментного аналитического учета
распространяется не только на бухгалтерские счета. Она
используется и в других функциональных разделах
программы – например, для организации расширенного
аналитического
учета
товарных
запасов
по
их
потребительским свойствам (цвета, размеры, сорта и т.д.)
Область
применения
многосегментной
модели
аналитического учета достаточно широка. Чем больше
управленческих задач стоит перед предприятием, тем более
востребованы подробный учет хозяйственной деятельности и
углубленный анализ финансовых показателей по множеству
различных критериев.
Среди типичных примеров использования многосегментного
31
Система БЭСТ-5. Основы
аналитического учета – учет дебиторской задолженности не
только в разрезе клиентов, но и на уровне заключаемых с
ними сделок. Еще один вариант его применения – учет
полученной выручки по направлениям деятельности и по
центрам
продаж.
Он
также
востребован
и
в
производственном секторе: в частности, для целей учета
затрат в разрезе подразделений, видов продукции и видов
издержек.
Многовалютный учет
Бухгалтерский учет в системе БЭСТ-5 ведется в едином
денежном измерителе – национальной денежной единице.
Для Российской Федерации такой единицей является
Российский рубль. Вместе с тем допускается выполнение
операций и в других денежных единицах — иностранных
валютах.
Количество иностранных валют при этом не ограничено.Все
валюты, используемые в процессе учета, включая
национальную денежную единицу, должны быть внесены в
специальный справочник кодов валют. Каждая валюта в
справочнике
имеет
идентификационный
код
и
наименование. Код валюты должен быть уникален и может
состоять из любой комбинации букв или цифр.
При настройке программы указывается код валюты,
используемой в качестве национальной денежной единицы.
Система БЭСТ-5 не ограничивает пользователя в выборе
национальной валюты, т. е. любая валюта может быть
объявлена как национальная денежная единица. Далее, в
«Руководстве пользователя» эта валюта также называется
основной. Изменение кода основной валюты при наличии
сделанных проводок не допускается.
32
Система БЭСТ-5. Основы

Настройка
характеристик
используемых валют описана в
Главе 7 данного документа.
3.1.3.Налоговый учет
Поддержка нескольких планов счетов, реализованная в
системе БЭСТ-5, позволяет организовать параллельный
бухгалтерский и налоговый учет на основании одних и тех же
первичных документов. Этот подход существенно экономит
время бухгалтера и избавляет его от двойной работы по вводу
исходных данных.
БЭСТ-5 поддерживает как общую, так и упрощенную
системы налогообложения (УСН). Для ведения налогового
учета по общей системе налогообложения используется
налоговый план счетов (код плана – Н). Вспомогательные
налоговые счета, включенные в данный план, позволяют
вести учет доходов и расходов организации в соответствии с
требованиями главы 25 НК РФ. Для учета по упрощенной
системе налогообложения используется план счетов с кодом
У. Структура этого плана счетов обеспечивает учет доходов и
расходов налогоплательщика по правилам, изложенным в
главе 26.2 НК РФ.
При
обработке
хозяйственных
документов
можно
параллельно создавать записи как на бухгалтерских, так и на
налоговых счетах. Технология работы с налоговыми счетами
такая же, как и при работе с обычными забалансовыми
счетами. Увеличение и уменьшение оборотов на данных
счетах соответственно происходят по дебету и по кредиту.
Данные, накопленные на этих счетах, не будут отражаться ни
33
Система БЭСТ-5. Основы
в регистрах бухгалтерского учета, ни в бухгалтерской
отчетности предприятия.

Технология ведения учета по
общей и упрощенной системам
налогообложения
изложена
в
разделе
«Налоговый
учет»
«Руководства пользователя».
3.1.4.Управленческий учет
Управленческий учет – особая система обработки, анализа и
представления
данных
о
финансово-хозяйственной
деятельности, ориентированная на руководство и акционеров
предприятия. В отличие от бухгалтерского и налогового
учетов, ведение которых жестко регламентировано
законодательством,
правила
управленческого
учета
устанавливаются самим предприятием.
Главное назначение управленческого учета –
помочь
руководителю правильно управлять, оперативно предоставив
ему полные данные для принятия того или иного решения.
В рамках управленческого учета в системе БЭСТ-5
реализованы функции бюджетирования, планирования
производства, планирования договорных обязательств,
мониторинг фактических показателей деятельности и
аналитическая поддержка принятия решений.
Типичные вопросы, интересующие любого руководителя:
«Какова наша прибыль и из чего она складывается?», «Какие
направления деятельности, виды продукции, отделы и
службы приносят наибольший доход?», «Какова картина
издержек и где они возникают?», «Кому, за что, сколько и к
34
Система БЭСТ-5. Основы
какому сроку мы должны и кто, наоборот, должен нам?».
Для получения этой и другой информации, необходимой для
эффективного управления предприятием, система БЭСТ-5
позволяет организовать углубленный учет экономической
деятельности с применением множества произвольных
аналитических срезов.
Источником информации для такого учета являются
первичные документы. Для преобразования их содержимого в
форму, необходимую для принятия управленческих
решений, в системе можно настроить специальный план
счетов для управленческого учета. Кроме того, целесообразно
задействовать и многосегментный аналитический учет,
основы которого были описаны в п.3.1.2. «Привязав» к
настроенным «управленческим» и/или бухгалтерским счетам
необходимые виды аналитических измерений, предприятие
получает
развитую
систему
учета,
позволяющую
детализировать показатели хозяйственной деятельности по
центрам ответственности, по выпускаемым видам продукции,
затрат/издержек и пр.
Система формирует множество оперативных отчетов,
отражающих картину денежных поступлений и платежей,
дебиторской и кредиторской задолженности, выпуск
продукции, наличие и движение товарных и материальных
запасов и пр.
Для разработки бюджетов и контроля их исполнения
применяются так называемые расчетные таблицы. Расчетные
таблицы представляют собой документы, состоящие из
предварительно определенного набора строк и столбцов.
Информация, предназначенная для обработки в расчетных
таблицах, может либо вводиться вручную, либо
35
Система БЭСТ-5. Основы
импортироваться из соответствующих баз данных системы
БЭСТ-5. В таблицах предусмотрен расчет показателей на
основании этих исходных данных, а результаты расчетов
сохраняются для последующего использования.
36
Система БЭСТ-5. Основы
4.
Структура системы
4.1. Приложения
БЭСТ-5 относится к классу интегрированных систем. Она
состоит из набора взаимосвязанных функциональных блоков,
которые называются приложениями или подсистемами.
Каждое приложение автоматизирует отдельную область учета
или направление деятельности на предприятии.
Приложения могут работать как в автономном режиме, так и
совместно друг с другом, образуя единое информационное
пространство предприятия.
Логически
связанные
между
собой
приложения
объединяются в группы. Каждое приложение содержит набор
функциональных разделов и включает инструментальные
средства для ввода данных и анализа деятельности. Текущий
функциональный состав системы БЭСТ-5 представлен в
таблице:
Приложение
Функции
ФИНАНСЫ:
УЧЕТ
ДЕНЕЖНЫХ Ведение рублевых, валютных,
специальных
банковских
СРЕДСТВ В БАНКАХ
счетов.
Ведение
лицевых
счетов в ОФК (для бюджетных
структур). Ведение выписок из
банковских и лицевых счетов.
Оформление
платежных
документов для хозрасчетных
37
Система БЭСТ-5. Основы
и бюджетных организаций.
Взаимодействие с системами
«Клиент-Банк».
УЧЕТ
НАЛИЧНЫХ Ведение рублевых и валютных
касс. Ведение кассовых книг.
ДЕНЕЖНЫХ
СРЕДСТВ
Оформление приходных и
расходных кассовых ордеров и
их регистрация в кассовой
книге. Формирование отчетов
по кассовым операциям.
РАСЧЕТЫ
С СОТРУДНИКАМИ
Ведение реестра авансовых
отчетов. Оформление выдачи
и возврата подотчетных сумм
через кассу и через банковские
счета.
Ведение реестра платежных
ведомостей
на
выплату
заработной
платы.
Оформление выплат зарплаты
через кассу и банковские счета.
Ведение реестра ведомостей
депонирования
заработной
платы.
Ведение
сводной
картотеки
расчетов
с
сотрудниками.
ВЕДЕНИЕ
ДОГОВОРОВ
Ведение картотеки договоров.
Поддержка
многоэтапных
договоров
с
контролем
расчетов по каждому этапу.
Контроль
исполнения
договоров по срокам и
обязательствам.
Ведение
38
Система БЭСТ-5. Основы
договоров
со
спецификациями.
Гибкая
настройка широкого перечня
реквизитов договоров. Учет
госконтрактов для бюджетных
организаций.
РАСЧЕТЫ
С ПАРТНЕРАМИ
ИМУЩЕСТВО
Контроль
расчетов
с
поставщиками/подрядчиками
и покупателями/заказчиками
в
режиме
on-line
с
возможностью
детализации
данных
вплоть
до
содержимого
первичного
документа.
Оформление
зачетов обязательств и других
взаимозачетных операций.
Учет внеоборотных активов:
основных
средств,
нематериальных
активов,
НИИОКР и расходов будущих
периодов на основе ПБУ
17/02. Учет специального
оборудования, инструментов,
одежды и пр.
Учет наличия и движения
каждого объекта учета. Учет
истории изменения наиболее
существенных
реквизитов
объектов.
Начисление
амортизации. Переоценка и
учет модернизации основных
средств.
Учет
39
оборотных
активов
Система БЭСТ-5. Основы
(включая спецоборудование,
специнвентарь и спецодежда в
составе
внеоборотных
средств), а также часть
оборотных активов со сроком
эксплуатации более 1 года.
Сводный бухгалтерский учет.
Налоговый учет по общей и
упрощенной
системам
налогообложения.
Формирование годовой и
промежуточной
отчетности
предприятия.
Расчет
налоговых деклараций.
ГЛАВНАЯ КНИГА
Экспорт
отчетности
электронном виде.
в
БЮДЖЕТИРОВАНИЕ
Формирование операционных
и
финансовых
бюджетов
предприятия, план–фактный
анализ работы предприятия,
построение
финансовых
отчетов.
СВОДНЫЙ БАЛАНС
Консолидация
однотипных
документов
отчетности
предприятий и формирование
сводных отчетов.
ЛОГИСТИКА:
ПРОДАЖИ.
КЛИЕНТЫ
Ведение и контроль исполнения
договоров
на
реализацию
товаров, работ и услуг.
Регистрация и обработка заказов
40
Система БЭСТ-5. Основы
покупателей на продажу товаров,
работ и услуг.
Формирование
актов
на
выполненные работы/услуги.
Ведение прайс-листов. Гибкая
схема управления отпускными
ценами, скидками и надбавками.
Контроль
расчетов
покупателями и заказчиками.
ТОВАРЫ.
ПРОДУКЦИЯ
с
Учет остатков и движения
товарных запасов. Поддержка
сортового и партионного учета.
Учет товарных запасов по
штрих-кодам.
Оценка себестоимости запасов
по
фактическим
ценам
(реализованы интервальные и
скользящие методы оценки –
как по предприятию в целом, так
и по отдельному месту хранения)
и по учетным ценам.
Определение цены списания
запасов
методами
средних,
ФИФО и ЛИФО. Учет товаров
на консигнации и в пути.
Автоматизация ввода складских
документов путем экспорта/
импорта их строк в форматы
DBF, XML, OO Calc, TXT, MS
Excel.
Инвентаризация и переоценка.
41
Система БЭСТ-5. Основы
СЫРЬЕ.
МАТЕРИАЛЫ
Учет остатков и движения
материально-производственных
запасов.
Поддержка
сортового
и
партионного учета. Оценка
себестоимости
запасов
по
фактическим
ценам
(реализованы интервальные и
скользящие методы оценки –
как по предприятию в целом, так
и по отдельному месту хранения)
и по учетным ценам.
Определение цены
запасов
методами
ФИФО и ЛИФО.
списания
средних,
Автоматизация ввода складских
документов путем экспорта/
импорта их строк в форматы
DBF, XML, OO Calc, TXT, Excel.
Инвентаризация и переоценка.
ЗАКУПКИ.
ПОСТАВЩИКИ
Ведение и контроль исполнения
договоров на закупку товаров,
работ и услуг.
Формирование и обработка
заказов
поставщикам
на
приобретение товаров, работ и
услуг.
Учет
закупок
для
государственных
нужд
в
бюджетных структурах.
Оформление доверенностей на
получение
товарноматериальных
ценностей
у
42
Система БЭСТ-5. Основы
поставщиков.
Ведение
каталогов
товаров
поставщиков с указанием цен и
условий поставки.
Регистрация
актов
на
выполненные работы (услуги).
Контроль
расчетов
с
поставщиками и подрядчиками.
КНИГА ПОКУПОК- Регистрация
поставщиков.
ПРОДАЖ
счетов-фактур
Формирование
счетов-фактур
покупателей.
Ведение журналов учета счетовфактур.
Автоматическая
регистрация
счетов-фактур в книгах покупок
и
продаж
на
основании
отгрузочных
и
платежных
документов.
ТОРГОВЫЙ ЗАЛ
Учет товарных остатков в
торговых залах магазинов. Учет
продаж
с
использованием
контрольно-кассовой техники.
Формирование
товарных
отчетов. Учет продаж методом
снятия остатков при отсутствии
количественного учета.
Взаимодействие
со
специализированным торговым
оборудованием (весы, сканеры,
терминалы сбора данных).
АВТОТРАНСПОРТ
Ведение картотек подвижного
43
Система БЭСТ-5. Основы
состава
(автомобилей
и
прицепов),
шин
и
аккумуляторов.
Ведение
картотеки водителей.
Формирование путевых листов и
автоматическое формирование
заданий водителю на основании
заказов на транспортные услуги
и затем акта выполненных работ.
Учет транспортной работы
автомобиля и работы водителей
по данным путевых листов.
Расчет оплаты водителей за
выполнение
транспортной
работы. Учет движения ГСМ.
АНАЛИЗ ТОВАРОВ И Анализ продаж, запасов, закупок
в различных разрезах. ABCУСЛУГ
анализ продаж с управляемым
делением
номенклатуры
на
группы.
Информационный обмен с
популярной
системой
управления
мобильной
торговлей
ОПТИМУМ
(системой
автоматизации
деятельности торговых агентов
на базе КПК)
МОБИЛЬНАЯ
ТОРГОВЛЯ
ПРОИЗВОДСТВО:
ПЛАНИРОВАНИЕ
ПРОИЗВОДСТВА
Разработка планов производства
на произвольный период на
основе внутренней потребности
предприятия и заказов от
44
Система БЭСТ-5. Основы
потребителей.
Формирование
ежемесячного и подневного
план-графика
выпуска
для
производственных
цехов.
Оперативный контроль хода
производства.
УЧЕТ
ПРОИЗВОДСТВА
Сборочное производство:
Ведение
спецификаций
сборку продукции.
на
Создание
конфигурируемых
спецификаций
для
сборки
изделий с учетом запросов
конкретных
заказчиков.
Подетально-пооперационный
учет изготовления продукции с
передачей данных в приложение
ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА.
Контроль хода производства.
Учет выпуска продукции по
цехам основного производства.
Учет наличия и движения
материалов и полуфабрикатов
на складах сырья, в межцеховых
кладовых
и
на
складах
производственных цехов.
Учет
расходования
сырья,
материалов и комплектующих.
Формирование материального
отчета
цехов
о
выпуске
продукции и расходе материалов
за произвольный период.
45
Система БЭСТ-5. Основы
Расчет плановой себестоимости
продукции за планируемые
периоды. Ежемесячный расчет
фактической
себестоимости
продукции.
Комплексное производство:
Ведение шаблонов ведомостей
разборки
для
описания
технологического
процесса
преобразования
сырья
в
продукцию.
Формирование
ведомости разборки сырья по
выпускаемым видам продукции.
Определение
фактической
стоимости продукции на основе
стоимости
сырья
и
дополнительных затрат.
Формирование документов на
оприходование продукции и
списание сырья.
Учет производства продукции и
полуфабрикатов
по
цехам
основного производства. Учет
запасов и полуфабрикатов на
складах, в межцеховых кладовых
и в цехах.
ПЕРСОНАЛ:
КАДРЫ
Ведение
организационной
структуры
предприятия,
штатного расписания, картотеки
сотрудников. Учет приказов по
персоналу. Ведение графика
46
Система БЭСТ-5. Основы
отпусков.
Журнал
учета
больничных.
Подготовка
унифицированных
отчетных
форм.
ТАБЕЛЬНЫЙ УЧЕТ
Поденный и суммированный
учет
рабочего
времени
сотрудников. Передача данных
табельного учета в приложение
ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА.
ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА
Поддержка различных систем
оплаты труда. Гибкая настройка
видов начислений и удержаний.
Ведение картотеки лицевых
счетов. Формирование списков
на перечисление денежных
средств в банк и на почту. Расчет
НДФЛ, страховых взносов в
ПФР и других отчислений во
внебюджетные фонды.
Подготовка
данных
по
персонифицированному учету в
ПФР и отчетности по НДФЛ.
Формирование
и
экспорт
данных в электронном виде в
соответствии с требованиями
ФНС РФ.
ОТРАСЛЕВЫЕ РЕШЕНИЯ:
АВТОСТРАХОВАНИЕ
Ориентировано на страховых
брокеров. Предназначено для
автоматизации учета и продаж
полисов от разных страховых
компаний.
47
Система БЭСТ-5. Основы
Учет движения бланков строгой
отчетности (БСО): поступление,
передача
в
филиал/агенту,
возврат от филиала/агента,
возврат в страховую компанию,
списание при утрате.
Полный учет продаж БСО:
детальные
сведения
о
страхователях
и
объектах
страхования,
размер
собственной
и
агентской
комиссий и пр. Контроль сроков
действия
полисов
и
дат
очередных платежей.
Электронный
информацией
брокера.
АПТЕКА
с
обмен
филиалами
Импорт электронных накладных
поставщиков фармацевтической
продукции
в
различных
форматах. Формирование цен на
оприходованную номенклатуру.
Проверка
на
наличие
фальсификатов
среди
оприходованных позиций.
Экспорт
импортированных
электронных
накладных
в
приложение
ТОВАРЫ.
ПРОДУКЦИЯ.
Анализ
товародвижения.
Определение потребности в
медикаментах и сопутствующих
48
Система БЭСТ-5. Основы
товарах. Составление заявок на
ТМЦ.
Формирование
специализированной
отчетности,
предусмотренной
для аптек.
ПИТАНИЕ.
КАЛЬКУЛЯЦИЯ
Предназначено
для
автоматизации учета питания в
детских дошкольных, школьных
образовательных учреждениях и
других
организованных
коллективах. Это решение также
адресовано
предприятиям
санаторно-курортного типа и
предприятиям, имеющим в
своем составе столовую, кафе,
бар.
Ведение справочника рецептов с
указанием
технологии
приготовления, энергетической
ценности, химического состава.
Ведение
планового
меню
ежедневного, недельного, 2-х и
4-х недельного для каждой
категории питающихся с учетом
диет. Расчет планового расхода
продуктов
за
период.
Составление меню на каждый
день, расчет меню-раскладки,
резервирование продуктов на
складе по результатам расчета
меню-раскладки. Формирование
требований на продукты и
накладных на списание, дозаказ
и возврат продуктов, контроль
49
Система БЭСТ-5. Основы
наличия продуктов на складе.
Контроль рациона питания:
натуральных
норм,
калорийности,
стоимости
питания.
Загрузка специализированных
настроек, справочников и пр.
для адаптации системы БЭСТ-5 к
задачам учета и управления,
актуальным
для
отдельных
отраслей экономики.
ЗАГРУЗКА
НАСТРОЙКИ
ДОПОЛНИТЕЛЬНО:
НАСТРОЙКА
СЧЕТОВ
Утилита ведения системы счетов
в специальных конфигурациях
системы. Предназначена для
предприятий,
не
приобретающих
приложение
ГЛАВНАЯ КНИГА.
ПРИЛОЖЕНИЕ
ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
Тестовый
пример,
иллюстрирующий возможности
создания
пользовательских
приложений
с
помощью
встроенной среды разработки
БЭСТ-5.
НАСТРОЙКА:
БАЗЫ ДАННЫХ
Обслуживание
баз
системы БЭСТ-5.
ОБЩИЕ ДАННЫЕ
Предварительная настройка и
ведение
общих
системных
справочников.
Настройка
50
данных
информационного
Система БЭСТ-5. Основы
взаимодействия с филиалами,
территориально удаленными от
головного офиса.
4.2. Режимы
Режимы – дополнительные функциональные компоненты,
расширяющие стандартные возможности приложений.
Каждый режим можно эксплуатировать только в составе
соответствующего приложения.
Среди режимов,
системы БЭСТ-5:
дополняющих
Режим
Справочник
счетов
функции
приложений
Назначение, способ применения
планов Создание и ведение произвольного
набора планов счетов помимо тех,
что изначально присутствуют в
поставке БЭСТ-5.
Данные
планы
поддерживаются
во
приложениях.
счетов
всех
Работает совместно с приложением
ГЛАВНАЯ КНИГА.
Приобретается за отдельную плату.
Банк данных по счетам
Информационное хранилище по
синтетическим и аналитическим
счетам (остаткам, оборотам и всем
корреспонденциям). Ориентировано
на
ускоренное
формирование
отчетов и аналитических выборок.
Работает совместно с приложением
51
Система БЭСТ-5. Основы
ГЛАВНАЯ КНИГА.
Приобретается за отдельную плату.
Транспортные
средства
Настройка
движения
Ведение картотеки транспортных
средств
для
автоматического
формирования
Декларации
по
транспортному налогу. Работает
совместно
с
приложением
ГЛАВНАЯ КНИГА. При наличии
приложения АВТОТРАНСПОРТ
данный режим не требуется.
видов Позволяет выполнить расширенную
настройку
видов
движения
имущества.
Работает совместно с приложением
ИМУЩЕСТВО. Приобретается за
отдельную плату.
Комплекты.
Специальные функции для работы с
товарами, имеющими составную
Заменяющие товары.
структуру
(сборка/разборка).
Связанные товары.
Создание
списка
товаров,
рекомендованных к продаже вместе с
каким-либо товаром (т.е. связанных
товаров).
Формирование
списка
товаров, предлагаемых в качестве
замены некоего товара.
Работает с приложениями СЫРЬЕ.
МАТЕРИАЛЫ и/или ТОВАРЫ.
ПРОДУКЦИЯ. Приобретается за
отдельную плату.
Многосегментная
аналитика
Специальная функция для учета и
движения
ТМЦ
в
разрезе
52
Система БЭСТ-5. Основы
номенклатуры
номенклатурного номера и множества
его аналитических признаков (цвета,
размеры и пр.). Тогда в приложениях,
где
используется
номенклатура
товаров/запасов, Вы можете получить
детальную информацию в разрезе
интересующей
совокупности
аналитических признаков.
Работает с приложениями СЫРЬЕ.
МАТЕРИАЛЫ и/или ТОВАРЫ.
ПРОДУКЦИЯ. Приобретается за
отдельную плату.
Банк данных ТМЦ
Информационное хранилище по
ТМЦ.
Позволяет
получить
оперативные данные по остаткам
ТМЦ в различных разрезах: по
складам, аналитикам номенклатуры,
партиям; посуточное движение ТМЦ,
обороты по партнерам, реализация
ТМЦ в разрезе их поставщиков.
Дополнительные
прайс-листы
Ведение неограниченного количества
прайс-листов с многовариантной
выборкой ассортимента.
Работает
вместе
с
приложением
ПРОДАЖИ.КЛИЕНТЫ.
Приобретается за отдельную плату.
Сводные заказы
Дополняет возможности управления
многоэтапными договорами продажи.
Позволяет оформить заказы на
товары/продукцию, отгружаемые по
графику или поэтапно.
В
планировании
53
производства
Система БЭСТ-5. Основы
используется для составления планов
производства на основе заказов от
потребителей продукции.
Работает
с
приложениями:
ПРОДАЖИ.КЛИЕНТЫ,
ПЛАНИРОВАНИЕ
ПРОИЗВОДСТВА.
Приобретается за отдельную плату.
Менеджер
зала
торгового Обработка продаж с кассовых
аппаратов в автоматическом режиме и
оплата заказов через ККМ.
Работает совместно с приложением
ТОРГОВЫЙ ЗАЛ. Приобретается
за отдельную плату.
54
Система БЭСТ-5. Основы
5.
Данные и
обработки
основы
их
5.1. Предприятия и базы данных
Хранение информации, введенной в систему БЭСТ-5,
осуществляется в базе данных. База данных состоит из
набора файлов, где и находится вся информация. В свою
очередь, файлы делятся на таблицы с данными и индексные
файлы, которые содержат вспомогательную информацию
для поиска данных.
Как уже было сказано в п.1.2, система БЭСТ-5 автоматизирует
деятельность на одном или на произвольном количестве
юридически самостоятельных предприятий. Для каждого
такого предприятия в системе создается своя собственная база
данных и выполняется своя индивидуальная настройка
ключевых учетных параметров. В системе БЭСТ-5
предусмотрено создание баз данных нескольких типов. Тип
базы данных зависит от профиля деятельности предприятия
и выбирается пользователем при установке системы.
Типы баз данных, поддерживаемых системой БЭСТ-5,
представлены в следующей таблице:
Тип базы данных
Назначение
Хозрасчетное
(Базовая БД)
Предназначена
для
коммерческих
организаций,
оптовой
торговли,
производства, сферы услуг.
Бухгалтерские настройки, включенные
разработчиками
в
поставку,
55
Система БЭСТ-5. Основы
ориентированы на ведение учета
финансово-хозяйственной деятельности
по Плану счетов, утвержденному для
хозрасчетных предприятий.
Примеры
настроек
для
ведения
налогового
учета
адресованы
предприятиям, использующим общую
систему налогообложения.
Хозрасчетное
(Торговля,
производство
алкогольной
продукции)
Предназначена
для
предприятий,
торгующих
алкогольной
или
спиртсодержащей
продукцией
и
парфюмерией.
Содержит
специализированные
настроечные
данные
и
формы
отчетности,
предоставляемые
организациями
данного
профиля.
Обеспечивает выгрузку данных в
ЕГАИС.
ХозрасчетноеПредназначена
для
коммерческих
упрощенный учет предприятий,
применяющих
(Базовая БД)
упрощенную систему налогообложения.
Магазин
БД)
(Базовая Предназначена
для
предприятий
розничной торговли, применяющих
общую систему налогообложения и
ведущих бухгалтерский учет на основе
Плана счетов, утвержденного для
хозрасчетных предприятий.
Магазин (Торговля Предназначена
для
предприятий
алкогольной
розничной
торговли,
продающих
продукцией)
алкогольную
и
парфюмерную
продукцию.
Содержит
56
специализированные
Система БЭСТ-5. Основы
настроечные
данные
и
формы
отчетности,
предоставляемые
организациями
данного
профиля.
Обеспечивает выгрузку данных в
ЕГАИС.
Магазинупрощенный
(Базовая БД)
Предназначена
для
предприятий
учет розничной торговли, применяющих
упрощенную систему налогообложения.
Бюджетная
организация
(Базовая БД)
Предназначена
для
бюджетных
организаций различного
профиля,
принадлежащим к числу получателей
бюджетных средств и ведущих учет
согласно новой «Инструкции по
бюджетному
учету»,
утвержденной
Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 №
148н (в редакции от 30.12.2009 №13309).
Включает в себя базу данных с
настройкой,
полностью
соответствующей
действующим
законодательным требованиям.
Сводный
баланс Формирование
консолидированной
(хозрасчетное
отчетности по группе хозрасчетных
предприятие)
предприятий,
имеющих
общего
собственника, входящих в одну и ту же
финансово-хозяйственную структуру и
пр.
Сводный
баланс Формирование консолидированной
(бюджетная
отчетности по группе бюджетных
организация)
организаций, подведомственных общему
распорядителю/главному
распорядителю бюджетных средств.
57
Система БЭСТ-5. Основы
5.2. Документы
документов
и
реестры
Рассмотрим основные принципы ввода, хранения и
обработки информации в системе БЭСТ-5. При чтении п.
3.1.1 Вы познакомились с главными информационными
объектами системы БЭСТ-5 – первичными документами.
Ввод
документов
осуществляется
в
приложениях,
«обслуживающих» конкретные участки учета и управления. В
зависимости от характера решаемых задач и от
распределения обязанностей на предприятии, документы
вводятся либо бухгалтерами, либо другим персоналом
(например, складскими работниками, менеджерами отдела
продаж или кадровой службы).
Введенные документы заносятся в специальные журналы,
называемые реестрами учета документов. В реестр
записываются документы одного типа, объединенные по
некоторым общим признакам (например, банковские
документы, относящиеся к одному и тому же расчетному
счету, расходные накладные, выписанные на одном и том же
складе и т.д.).
Работа с реестром предусматривает ввод, просмотр и
корректировку документов в оперативном режиме. В реестре
Вы можете сортировать документы по различным критериям,
делать фильтрацию по интересующим наборам условий,
проводить поиск по заданным параметрам, а также
рассчитывать итоговые суммы либо по реестру в целом, либо
по некоторой его части. При необходимости реестр
документов может быть выведен на печать.
58
Система БЭСТ-5. Основы
5.3. Картотеки
Учет финансовых, материальных и кадровых ресурсов в
системе БЭСТ-5 осуществляется с помощью картотек.
Каждая картотека состоит из набора учетных карточек. В
свою очередь, карточка включает в себя ряд параметров,
характеризующих конкретный ресурс (например, вид товара,
имущества и т.д.) и отражающих его количественное,
стоимостное и качественное состояние.
В зависимости от ситуации, учетные карточки могут быть
внесены в базу данных вручную или автоматически
формироваться на основании первичных документов. В
последнем случае некоторые данные из первичного
документа (например, наименование материала и пр.)
автоматически переносятся в карточку и группируются в ней.
В картотеке находится информация о ресурсах,
объединенных по некоторому общему признаку (например,
картотека учета запасов, хранящихся на одном складе).
Работая с картотекой, можно проводить сортировку,
фильтрацию и поиск по различным критериям, рассчитывать
итоговые суммы как по всей картотеке, так и по отдельной ее
части. Как и реестр документов, картотеку, в случае
надобности, можно вывести на печать.
5.4. Справочники
К числу важнейших информационных объектов системы
БЭСТ-5
относятся
справочники.
Справочники
представляют собой наборы данных, предназначенные для
классификации различных объектов учета (например,
номенклатурный справочник) и операций с ними
59
Система БЭСТ-5. Основы
(справочник видов движения и др.), а также для хранения
многократно используемой вспомогательной информации
(справочники банков, ставок налогов и пр.).
В системе БЭСТ-5 справочники делятся на две основных
категории: общие и локальные. Общие справочники –
справочники универсального назначения, которые могут
использоваться различными приложениями и группами
приложений
системы
БЭСТ-5.
Информационное
наполнение большинства таких справочников – сведения
общего характера, не имеющие прямой зависимости от
особенностей учета конкретного предприятия. Подобные
справочники в системе БЭСТ-5 вынесены в специальное
приложение ОБЩИЕ ДАННЫЕ. Это справочники видов
и курсов валют, территориальных единиц, справочники
сотрудников и структурных подразделений, партнеров,
банков и пр.
Локальные справочники ведутся в отдельно взятых
приложениях и применяются для организации учета в рамках
этих приложений (или в пределах приложений одной
группы). Так, например, в приложении ТОВАРЫ.
ПРОДУКЦИЯ находятся номенклатурный справочник
имеющихся запасов,
справочники
складов, видов
используемых типовых документов и пр. По сути,
содержимое локальных справочников – отражение учетной
специфики предприятия-пользователя на том или ином
участке его работы. В них представлены виды ресурсов,
которые нужно учитывать данному предприятию; операции,
выполняемые с этими ресурсами, а также различные
параметры/свойства данных ресурсов и операций.
В сущности, справочники – это один из элементов настройки
системы, и заполнение многих из них является необходимым
60
Система БЭСТ-5. Основы
условием для начала работы с ней.
По принципу ввода данных имеющиеся справочники можно
классифицировать как условно-постоянные и оперативные. К
условно-постоянным относятся справочники с редко
изменяющимися данными (например, справочник типовых
документов)
и
справочники,
которые
требуют
предварительной проработки схемы учета до их заполнения
(в частности, справочник групп материальных запасов).
Данные справочники заполняются в специальных режимах.
Наоборот,
пополнение
оперативных
справочников,
происходит практически постоянно – на основании
сведений, содержащихся в первичных документах.
Примерами таких справочников являются справочник
партнеров, номенклатурный справочник и др. Оперативные
справочники можно заполнять как в специальных режимах
для ввода, так и при регистрации первичных документов (при
вводе значений различных информационных полей).
5.5. Управление периодами
Оперативный доступ к информации, хранящейся в системе
БЭСТ-5, обеспечивается с помощью управления временными
периодами и определением регламента обработки данных в
пределах этих периодов.
В системе БЭСТ-5 существуют понятия финансового
(отчетного) и учетного периода. Финансовым (отчетным)
периодом является один календарный год. Для предприятий
всех форм собственности, работающих на территории
Российской Федерации, календарный год начинается с 1
января и заканчивается 31 декабря. В пределах календарного
года, не реже одного раза в квартал, составляется
61
Система БЭСТ-5. Основы
промежуточная
отчетность.
Соответственно,
при
автоматизации бухгалтерского учета хранение данных на
электронных носителях должно удовлетворять этим
требованиям. Учетным периодом в системе БЭСТ-5 является
один календарный месяц.
В системе БЭСТ-5 предусмотрен многоуровневый способ
обработки учетных операций и хранения их результатов. Все
проводки и первичные документы, инициировавшие их
появление, сохраняются в актуальном виде в течение
определенного интервала времени, называемого расчетным
периодом. Сохранение документов и проводок в актуальном
виде означает возможность изменения их содержимого в
любой момент времени, если это не разрушает целостность
данных.
Для расчетного периода устанавливается дата начала
расчетов, например, 1 января текущего года. Дата окончания
расчетного периода формально не устанавливается. Начало
расчетного периода может совпадать с началом любого
месяца года. На эту дату вводятся начальные остатки по
счетам, и с этого момента начинается регистрация
финансово-хозяйственных операций в системе БЭСТ-5.
Установка расчетного периода осуществляется при
первичной настройке системы.
По истечении одного или нескольких месяцев пользователь
может помесячно закрывать отчетный период. Закрытие
должно выполняться только тогда, когда есть уверенность в
том, что все документы за этот период уже введены и не
потребуются никакие дополнительные корректировки
данных. Закрытие очередного периода (месяца) может
выполняться в произвольные моменты времени. Так,
например, его можно проводить по завершении обработки
62
Система БЭСТ-5. Основы
данных за истекший квартал или по окончании полного
годового цикла учета.

Момент закрытия расчетного
периода в БЭСТ-5 определяет
сам пользователь, исходя из
особенностей
документооборота
на своем предприятии. Однако
возврат (откат) к закрытым
расчетным
периодам
программно
не
поддерживается. Это действие является
необратимым.
Закрытие расчетного периода производится в приложении
ГЛАВНАЯ КНИГА. При выполнении этой процедуры
БЭСТ-5 вычисляет остатки на начало следующего месяца,
проверяет корректность настроенной модели учета и
переносит данные бухучета (проводки из Книги учета
операций) в архив. Данные, находящиеся в архиве, доступны
только для просмотра и получения некоторых отчетов.
Сведения об остатках и оборотах по счетам бухучета,
относящиеся к закрываемому периоду, переносятся в
специальный набор данных для последующего хранения. В
дальнейшем эти данные используются для составления
отчетности и целей финансового анализа. Срок их хранения
– 5 календарных лет. Закрывать расчетный период в
приложении ГЛАВНАЯ КНИГА рекомендуется после
закрытия периодов в остальных приложениях.
В приложениях, решающих различные прикладные задачи,
при закрытии расчетного периода также выполняются
некоторые действия по перегруппировке финансовохозяйственной информации. Как правило, это перенесение
63
Система БЭСТ-5. Основы
данных оперативного учета (реестров документов) в архивы.
Перенесенная в архив информация доступна исключительно
для просмотра и получения некоторых отчетов.
В некоторых приложениях (ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА)
помимо расчетного периода также используется понятие
активного периода. Активный период должен лежать в
границах расчетного периода, однако его обязательно
закрывать помесячно. Все учетные и расчетные процедуры,
выполняемые данными приложениями (такие как, например,
расчет зарплаты или начисление амортизации имущества),
производятся именно в пределах активного периода.

Активный
период,
действующий
в
рамках
приложения ЗАРАБОТНАЯ
ПЛАТА,
определяется и
закрывается
с
помощью
специальной
процедуры,
выполняемой
непосредственно в данном приложении.
При этом предусмотрен возврат (откат)
к закрытому периоду.
В приложениях СЫРЬЕ. МАТЕРИАЛЫ и ТОВАРЫ.
ПРОДУКЦИЯ также существует понятие активного
периода. В рамках активного периода выполняются все
процедуры, связанные с учетом товарных и материальных
запасов и формируются все предусмотренные наборы
отчетов.
В отличие от других приложений, активный период в
приложениях СЫРЬЕ. МАТЕРИАЛЫ и ТОВАРЫ.
ПРОДУКЦИЯ не обязательно должен лежать в пределах
расчетного периода, определяемого в приложении
64
Система БЭСТ-5. Основы
ГЛАВНАЯ КНИГА. Возврат (откат) к закрытому периоду в
этих приложениях не предусмотрен.
В приложении ИМУЩЕСТВО вместо понятия активного
периода применяется концепция хронологического ввода
документов движения и ведомостей. Ее суть заключается в
том, что при вводе конкретного документа или
формировании ведомости проверяется возможность их
создания за данную дату. Эта проверка делается на основании
соответствующей карточки имущества. Подробнее о данной
концепции написано в п. 9.1.6.
Управление
периодами
в
приложении
КАДРЫ
осуществляется с помощью приложения ОБЩИЕ
ДАННЫЕ. Для решения этой задачи используется
справочник Календарные периоды, расположенный в папке
Календарные справочники.
5.6. Организация
процедур
расчетных
Существует ряд приложений, в которых после ввода
первичных документов необходимо выполнить различные
расчетные процедуры: например, рассчитать зарплату
сотрудников на основании табеля рабочего времени, оклада
или тарифной ставки, начислить амортизацию основных
средств и др. Все эти процедуры в системе БЭСТ-5
автоматизированы и вынесены в специальные расчетные
режимы соответствующих приложений. Перед проведением
такого расчета пользователь определяет условия его
выполнения, т.е. задает исходные параметры расчета через
специальную форму ввода. Результаты, полученные в
процессе расчета, предоставляются для просмотра. При
65
Система БЭСТ-5. Основы
необходимости их можно откорректировать.
Расчетные процедуры можно повторять любое количество
раз – при соблюдении существующих правил их
выполнения. При выполнении соответствующего расчета
программа попутно формирует все необходимые виды
проводок.
5.7. Оперативные
отчеты
для
управления предприятием
На основании данных оперативного учета в системе БЭСТ-5
формируется около 1500 видов отчетов, предназначенных
для решения различных задач в сфере управления
предприятием. Формирование отчетов осуществляется
практически во всех прикладных приложениях.
Процесс получения отчета управляется пользователем.
Используя специальную форму для ввода параметров,
пользователь определяет набор условий, исходя из которых
должен быть подготовлен отчет: например, указывает
требуемый интервал дат, интересующий вид товаров и пр.
Полученный отчет можно просмотреть на экране, вывести на
печать, а также записать в файл, с которым в дальнейшем
можно работать в автономном режиме, т.е. за пределами
системы БЭСТ-5. Наряду с готовыми отчетными формами в
системе имеется встроенный Дизайнер отчетов. Он позволяет
создавать любые необходимые отчеты и печатные формы,
используя информацию из таблиц баз данных системы
БЭСТ-5. Единожды созданный шаблон отчета в дальнейшем
может быть многократно использован в различных
функциональных режимах.
66
Система БЭСТ-5. Основы
5.8. Экспорт и импорт учетных
данных
Система БЭСТ-5 предоставляет широкие возможности по
экспорту и импорту учетных данных в другие программные
продукты.
Система БЭСТ-5 интегрирована с популярными офисными
пакетами. В Книге учета операций, а также практически во
всех реестрах документов, картотеках и справочниках
системы БЭСТ-5 реализована возможность произвольного
экспорта данных в MS Excel. Набор информационных полей,
выгружаемых в MS Excel, выбирается по усмотрению
пользователя – в зависимости от решаемой им задачи. При
этом для экспорта доступны не только поля, относящиеся к
отображаемой на экране таблице, но и поля связанных с нею
таблиц. В окне, где выбираются экспортируемые поля,
помимо их «внутренних» системных имен, дается
пояснительная информация о назначении и формате этих
полей. Также реализован экспорт данных и по
предварительно настроенному шаблону. Аналогичным
образом учетная информация, хранящаяся в БЭСТ-5, может
быть экспортирована в пакет OpenOffice. Данный пакет
распространяется на свободных условиях и совместим с MS
Office.
В системе БЭСТ-5 предусмотрена возможность выгрузки
данных в формат XML, который в настоящее время приобрел
статус общепризнанного мирового стандарта для экспортаимпорта информации.
Бухгалтерские проводки, формируемые в системе БЭСТ-5,
также могут быть выгружены в файлы формата DBF и
67
Система БЭСТ-5. Основы
текстового формата для информационного обмена (т.е.
импорта/экспорта данных) с другими учетными системами.
В
системе
БЭСТ-5
поддерживаются
функции
экспорта/импорта строк товарных спецификаций складских
документов. Данный экспорт и импорт осуществляются в
форматах XML, DBF, MS Excel.
5.9. Разграничение
данным
доступа
к
БЭСТ-5 предусматривает управление доступом к хранящейся
в ней информации в зависимости от должностных
полномочий и круга задач, решаемых ее пользователями.
Разграничение доступа в системе БЭСТ-5 осуществляется на
уровне приложений и/ или режимов. Кроме того,
предоставлена возможность разграничения прав доступа к
отдельным центрам учета (складам и т.д.), видам движения
материальных
и
кадровых
ресурсов,
возможность
определения типа доступа к данным различных приложений,
а также разрешение на выполнение некоторых специальных
операций (например, экспорт данных) или на формирование
определенных отчетов.
Для организации управления доступом в системе введено
понятие роли. Роль – это совокупность прав на конкретные
действия в конкретных приложениях и/или режимах, которая
присваивается пользователю согласно его должностным
полномочиям.
При начальной настройке или в любой момент работы с
БЭСТ-5 администратор системы может изменить права
доступа для того или иного пользователя, задать или сменить
68
Система БЭСТ-5. Основы
пароль входа этого пользователя в систему, разрешить доступ
к системе новому пользователю.
Пароль запрашивается при каждом входе пользователя в
систему. Для управления правами доступа пользователей
существует специальная утилита Менеджер пользователей,
доступная только администратору.
5.10.
Средства
адаптации
настройки
и
При подготовке системы к эксплуатации, а также при
изменении существующих правил учета возникает
необходимость ее адаптации к особенностям работы и
информационным потребностям предприятия.
5.10.1.
Параметрическая настройка
Основной акцент в системе БЭСТ-5 сделан на развитую
параметрическую настройку, которая позволяет обычному
пользователю, не имеющему опыта программирования,
самостоятельно
адаптировать
и
перенастраивать
программный продукт на решение требуемых учетных задач.
К элементам параметрической настройки системы относятся
план счетов, аналитические измерения, виды типовых
операций, реквизитный состав и печатные формы
используемых документов, методы учета и списания
материальных запасов, способы начисления амортизации и
др.
В БЭСТ-5 существуют виды настроек, влияющих на работу
системы в целом (эти виды настроек (техническая,
69
Система БЭСТ-5. Основы
бухгалтерская и др.) размещены в группе приложений
НАСТРОЙКА) и виды настроек, влияющих на работу
отдельных приложений, ─ например, настройка схем
хранения запасов в приложении ТОВАРЫ. ПРОДУКЦИЯ
и т.д.
5.10.2.
Программная настройка
Наряду с параметрическими настройками система БЭСТ-5
располагает
средствами
программной
настройки,
предоставляющими возможность специалистам-внедренцам
или сотрудникам IT-департамента предприятия-пользователя
изменять бизнес-логику существующих подсистем, добавлять
новые функции и разрабатывать целые приложения для
включения в состав системы БЭСТ-5.
В состав системы БЭСТ-5 входит визуальная среда
разработки XBA (Xbase for Application). XBA поставляется во
всех модификациях системы и может использоваться всеми
пользователями БЭСТ-5 бесплатно. XBA включает
интегрированную среду для разработки программ,
встроенный отладчик, а также объектно-ориентированный
язык разработки Xbase++.
Среда разработки XBA может использоваться для создания
полноценных программ на платформе БЭСТ-5, а также для
модификации бизнес-логики отдельных элементов системы.
XBA применяется для разработки плагинов – т.е.
спецфункций, расширяющих стандартные возможности
существующих приложений и вызываемых по наступлению
определенных событий, а также для программирования в
различных прикладных модулях – например, для расчета
себестоимости в производстве, создания выходных форматов
70
Система БЭСТ-5. Основы
налоговой отчетности, обеспечения интеграции с системами
мобильной торговли и пр.
5.11.
Учет
в
удаленных
подразделениях
В системе БЭСТ-5 реализован режим, позволяющий
организовать информационный обмен между головным
офисом и территориально-удаленными подразделениями
Вашего предприятия.
Заметим, что информационный обмен с удаленными
складами и магазинами существовал и в более ранних версиях
этого программного комплекса. Однако новый режим,
присутствующий в вервии 3.4, принципиально отличается от
«предшественников» как на уровне реализации, так и по
диапазону возможностей.
Два главных объекта, между которыми осуществляется обмен
информацией на предприятии с территориальнораспределенной структурой – это центральный комплекс,
установленный в головном офисе, и филиал.
Центральный комплекс является местом формирования
учетной политики (т.е. выработки единых стандартов и
правил ведения учета) и местом консолидации всей
информации о финансово-хозяйственной деятельности.
Филиалы представляют собой равноправные по отношению
друг к другу учетные центры, подчиненные головному офису.
Информация, поступающая из центрального комплекса в
филиалы, считается приоритетной по отношению к
информации, направляемой из филиалов в центральный
офис.
71
Система БЭСТ-5. Основы
Взаимодействие «центр»-«филиал» осуществляется на уровне
двух систем БЭСТ-5, одна из которых работает в головном
офисе, а другая – в удаленном подразделении. Роль
оперативного канала связи между обеими системами играет
специальный режим обмена, «отвечающий» исключительно
за отправку и прием информации. Этот режим называется
Удаленные филиалы. Он расположен в приложении
ОБЩИЕ ДАННЫЕ.
Соответственно, понятие филиала в версии 3.4 трактуется
значительно шире, чем некая удаленная торговая точка или
некое место хранения материальных запасов за пределами
главного офиса. Это может быть абсолютно любое
подразделение с любым профилем деятельности и кругом
решаемых учетных задач. Состав приложений системы
БЭСТ-5, установленной в филиале, может как полностью
совпадать с составом приложений системы БЭСТ-5,
используемой в центральном офисе, так и отличаться от
него. Например, в филиале могут использоваться лишь
приложения для управления производством. Принципиально
важное требование для обмена заключается в том, чтобы
типы обеих баз данных (т.е. базы из центрального комплекса
и базы из филиала) совпадали друг с другом. Так, если
головной офис работает с базой, предназначенной для учета
в хозрасчетных организациях с общим режимом
налогообложения, то филиале должна быть установлена база
точно такого же типа.
В настоящее время в информационном обмене между
центральным офисом и филиалами «участвуют» данные
следующих приложений:
 ГЛАВНАЯ КНИГА;
 УЧЕТ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ;
72
Система БЭСТ-5. Основы










УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В БАНКАХ;
ПРОДАЖИ.КЛИЕНТЫ;
ТОВАРЫ. ПРОДУКЦИЯ;
ЗАКУПКИ. ПОСТАВЩИКИ,
КНИГА ПОКУПОК-ПРОДАЖ,
ТОРГОВЫЙ ЗАЛ,
АВТОТРАНСПОРТ,
СЫРЬЕ.МАТЕРИАЛЫ,
УЧЕТ ПРОИЗВОДСТВА,
ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОИЗВОДСТВА.
Обмен информацией между центральным комплексом и
филиалами осуществляется с помощью механизма
двунаправленной репликации баз данных. Механизм
репликации позволяет поддерживать одинаковое состояние
объектов данных во всех подразделениях предприятия с
территориально-распределенной структурой. Содержимое
информационных баз в центральном офисе и филиалах
синхронизируется путем двустороннего переноса изменений
между базой каждого филиала и базой центрального офиса.
Подчеркнем, что механизм репликации работает именно с
записями в таблицах баз данных (т.е. бизнес-логика при
этом не обрабатывается). Так, например, если поменялась
отдельная строка в накладной, то в «принимающую» базу
данных будет загружена именно запись с измененной
строкой. Если же изменение, внесенное в данную строку,
повлияло на
итоговую сумму по документу (т.е. на
содержимое заголовка), то вместе с измененной строкой
также будет перенесен и заголовок. Поскольку в этом случае
переносятся не все документы «как есть», а только
измененные записи, то скорость обмена значительно
возрастает.
73
Система БЭСТ-5. Основы
Средством «транспортировки» данных являются файлы
обмена, формируемые системой «БЭСТ-5» и передаваемые с
периодичностью,
определяемой
пользователем.
Для
пересылки файлов между центральным офисом и филиалом
могут
использоваться
любые
доступные
средства
коммуникации: электронная почта, FTP-ресурсы Интернета и
пр. Данный подход существенно снижает затраты на
информационные технологии, так как не требует наличия
постоянных высокоскоростных каналов связи между
головным офисом и удаленным подразделением.

Подробнее об организации обмена
с
удаленными
филиалами
см.пункт
меню
«Справка»
(раздел Инструкции/Методики»,
глава «Удаленные филиалы»)
74
Система БЭСТ-5. Основы
6.
Установка системы
Рассмотрим порядок установки системы БЭСТ-5. Если у Вас
локальная версия, то система устанавливается только на один
компьютер. Если БЭСТ-5 будет использоваться на
нескольких компьютерах, объединенных в локальную сеть, то
установка клиентской части выполняется на каждом из них.
Перед установкой системы проверьте соответствие Ваших
компьютеров техническим требованиям.
6.1. Технические требования
Будучи 32-разрядным Windows-приложением, система БЭСТ5 может эксплуатироваться на компьютерах, работающих под
управлением этой среды, начиная от версии MS Windows
2000. Характеристики компьютерной техники, которую
использует система БЭСТ-5, представлены в следующей
таблице:
Параметр
Минимальная
конфигурация
Рекомендуемая
конфигурация
Рабочая станция
Процессор
Intel Pentium II 233 MHz
Intel Celeron
MHz и выше
Оперативная
память
128 Mb
512 Mb и более
Жесткий диск
2 Gb IDE
20 Gb UATA
Монитор
Стандарт SuperVGA:
Стандарт SuperVGA,
цветовая
палитра
True Color 32 бита,
75
3000
Система БЭСТ-5. Основы
мелкий шрифт.
Операционная MS Windows 7 Ultimate, MS Windows Vista
система
Business, Windows XP (Рекомендуется), MS
Windows 2000 Professional (Service Pack 3 и
выше), MS Windows 98.
Сервер
Процессор
Intel Pentium II 233 MHz
Intel Pentium IV 2400
MHz и выше
Оперативная
память
128 Mb
1024 Mb и более
Жесткий диск
2 Gb IDE
250 Gb SATA
Операционная MS
Windows
Server
2000/2003/2008
система
(Рекомендуется), MS Windows XP Professional, MS
Windows 7 Ultimate.
Минимальные требования к конфигурации оборудования для
выбранной операционной системы определяются в
документации Microsoft.
Также должны быть подключены компоненты:
 Клиент для сетей Microsoft;
 Протокол TCP/IP;
 Служба доступа к файлам и принтерам сетей
Microsoft.

Подробный перечень требований к
компьютерам, локальной сети и
окружающему
программному
обеспечению для текущей версии
системы
БЭСТ-5
приведен
в
файлах readme.rtf, и read2nd.rtf, входящих в
76
Система БЭСТ-5. Основы
поставочный комплект программы.
6.2. Этапы установки
Установка
системы
должна
выполняться
только
пользователями, имеющими права администратора. Далее
будут описаны правила установки локального варианта
БЭСТ-5 применительно к операционной системе Windows
XP (русская версия). Описание настроек для других версий
Windows и сетевой версии приведено в файлах readme.rtf и
read2nd.rtf.
Перед началом установки следует убедиться в том, что
региональные настройки Windows XP установлены именно
для России.

Описание региональных настроек
для
различных
операционных
систем
приведено
в
файле
Readme.
Внеся
изменения,
обязательно
перезагрузите
компьютер и только после этого
приступайте к установке БЭСТ-5.
Установка БЭСТ-5 осуществляется только с CD или с
локального диска. Для установки следует запустить файл
Setup.exe. Файл запускается через проводник Windows, все
другие окна при этом должны быть закрыты.
При установке БЭСТ-5 на мониторе последовательно
отображаются
окна,
содержащие
информацию
о
выполняемом этапе установки. Переход к следующему
разделу
установки
осуществляется
нажатием
на
соответствующую кнопку в основном окне программы
77
Система БЭСТ-5. Основы
установки.
Перед началом установки программа проверяет наличие
ранее установленной системы БЭСТ-5 с таким же номером
версии. Если она обнаружена, программа выдает
соответствующее предупреждение и предлагает либо
отменить, либо продолжить процесс установки. В последнем
случае система будет инсталлироваться в тот же самый
каталог, где находится ранее установленная версия.

Правила удаления прежней
версии системы БЭСТ-5
изложены в п.6.3.
Приступим к выполнению этапов установки системы.
Этап 1. Мастер установки
На экране появляется приветственное сообщение Мастера
установки и основные условия установки БЭСТ-5. Для
продолжения работы следует нажать кнопку Далее.
Этап 2. Лицензионное соглашение
Пользователю предлагается ознакомиться с текстом
Лицензионного соглашения на использование системы
БЭСТ-5. Прочитав текст, пользователь может либо принять
условия соглашения, либо не согласиться с ними, выбрав
переключателем соответствующий вариант ответа. Если
условия соглашения принимаются, программа активизирует
кнопку Далее, которую и нужно нажать для продолжения
установки. В противном случае пользователю следует
78
Система БЭСТ-5. Основы
прервать установку нажатием кнопки Отмена.
Этап 3. Вариант установки дистрибутива
На этом этапе предлагается выбрать желаемый вариант
установки дистрибутива БЭСТ-5, т.е. указать нужный вид
версии:
 Демонстрационная версия. В этом случае не
устанавливается драйвер электронного ключа защиты
и не запрашивается файл лицензии. Драйвер ключа и
файл лицензии можно установить позже, и тогда
демонстрационный вариант станет рабочим. В
остальном установка демонстрационного варианта
практически не отличается от рабочего;
 Рабочая версия. В этом случае устанавливается
полнофункциональный вариант программы.
Этап 4. Выбор способа эксплуатации
Для устанавливаемой рабочей версии системы БЭСТ-5 также
должен быть выбран способ ее эксплуатации:
 Локальный рабочий. Локальный рабочий вариант
предоставляет возможность работы с системой БЭСТ5 на одном компьютере;
 Сетевой
рабочий.
Сетевой
рабочий
вариант
предполагает эксплуатацию системы на нескольких
компьютерах с общей базой данных. Из дистрибутива
поставки установка производится только на сервер.
При этом на сервер устанавливаются следующие
компоненты: Сервер приложений, Серверная часть,
Клиентская часть, Дистрибутив клиентского места.
79
Система БЭСТ-5. Основы
Этап 5.Выбор способа установки
Вне зависимости от выбранного варианта установки
предлагается два типа установки: Типовая или Расширенная.
Типовая установка рекомендуется для большинства
пользователей и означает последовательную инсталляцию
всех компонентов системы в заданный каталог.
Расширенная установка позволяет провести выборочную
установку или переустановку компонентов системы. Этот тип
установки рекомендуется для опытных пользователей. В
данном документе рассматривается только типовой вариант
установки БЭСТ-5. Расширенная установка системы, а также
установка на клиентские места для сетевого варианта описаны
в файле readme.rtf.
После выбора способа установки Типовая следует нажать
кнопку Далее.
Этап 6. Каталог инсталляции
На данном этапе выбирается рабочий каталог на локальном
диске, в который должна быть установлена система БЭСТ-5.
По умолчанию в качестве данного каталога предлагается
C:\Program Files\Best\Best5_NN, где NN – номер
устанавливаемой версии. Если систему нужно установить в
другой каталог, то следует воспользоваться кнопкой Обзор.

Путь для установки системы
может
содержать
только
цифры и буквы латинского
алфавита и должен начинаться
именно с букв.
80
Система БЭСТ-5. Основы
Для продолжения установки следует нажать кнопку Далее.
Этап 7. Подтверждение выбранных условий
установки
На экране отображается информация, введенная на
предыдущих этапах, которая должна быть подтверждена для
проведения установки.
При ее подтверждении программа начинает копировать
файлы из поставки системы и устанавливать требуемые
компоненты. Также производится регистрация компонентов
системы. На данном этапе возможна перезагрузка
операционной системы, после чего инсталляция будет
продолжена автоматически.

Обязательно
проследите
за
тем, чтобы все «посторонние»
окна
были
закрыты!
Некоторые
окна
при
перезагрузке автоматически не
закрываются, и это мешает выполнению
процесса инсталляции. При обнаружении
таких
окон
будет
выведено
соответствующее сообщение, и их нужно
закрыть самостоятельно.
Этап 8. Установка драйверов электронного
ключа
При установке рабочего (локального или сетевого) варианта
БЭСТ-5 выполняется установка драйверов электронного
ключа защиты. В данном режиме программа установки
81
Система БЭСТ-5. Основы
выдает предупреждение о необходимости снять ключ в USBпорту на момент установки драйверов.
После установки драйвера программа сообщит, что ключ
нужно установить снова. Если ключ будет установлен после
установки драйвера, то в процессе установки программы
будет проведена инициализация рабочей версии. Если ключ
после установки драйвера установлен не будет, то
инициализацию можно выполнить после инсталляции
программы.
Если на момент установки драйвера ключ не был снят, то
после инсталляции программы ключ может
работать
некорректно. О том, как устранить данную некорректность,
написано в файле read2nd.rtf.

Файл read2nd.rtf находится в
папке
Readme
поставочного
дистрибутива системы БЭСТ5. При установке системы
БЭСТ-5 в каталог, выбранный
по умолчанию, местонахождение папки
Readme с файлом read2nd – C:\Program
Files\Best\Best5_NN, где NN – номер
установленной
версии.
Файл
Read2nd
также доступен в программной группе
«Система БЭСТ-5 (N.N)» – «Readme».
При установке демонстрационного варианта
устанавливаются.
Для
перевода
в
демонстрационного варианта в рабочий их
установить вручную. Подробнее об этом
read2nd.rtf – в разделе «Электронный ключ».
82
драйверы не
дальнейшем
необходимо
написано в
Система БЭСТ-5. Основы
Этап 9.
лицензий
Выбор
каталога
с
файлами
При установке рабочего варианта БЭСТ-5 отображается окно
Обзор папок для указания каталога, содержащего файлы
лицензии, поставляемые поставщиком системы БЭСТ-5. По
умолчанию, имя данного каталога – License.
При выборе каталога с файлами лицензий производится
копирование этих файлов. Если каталог не был выбран, и в
окне Обзор папок была нажата кнопка Отмена, то выдается
сообщение о правилах установки файла лицензий перед
началом эксплуатации системы БЭСТ-5. В этом случае
установку файлов лицензий следует произвести после
окончания процесса установки БЭСТ-5 (см. п.7.2).
Этап 10. Завершение установки
По завершении процедур установки БЭСТ-5 на экране
появляется соответствующее системное сообщение. Для
выхода из программы установки нужно нажать кнопку
Готово.
При успешном завершении процесса установки создается
специальная программная группа. В общем случае, эта группа
носит название «Система БЭСТ-5 (N.N)», где N.N – номер
установленной версии или другое название, присвоенное ей
пользователем в ходе установки. В пункте меню Пуск и на
рабочий стол будут установлены ярлыки системы БЭСТ-5 и
утилиты Менеджер пользователей.
Состав программной группы
Программная группа «Система БЭСТ-5 (N.N)» включает в
83
Система БЭСТ-5. Основы
себя следующие пункты:
 Readme – каталог с инструкциями по установке,
настройке, устранении ошибок и пр.;
 Документация – каталог с главами документации по
системе БЭСТ-5. В нем также находится раздел
Методики, где содержатся методические рекомендации
по использованию различных режимов и функций
системы;
 Новости – пояснительные записки к версиям,
разъяснения и комментарии по отдельным вопросам
эксплуатации системы;
 Менеджер
пользователей
–
установка
прав
пользователей на приложения и режимы системы;
 Менеджер сервера приложений – утилита для
управления и настройки сервера приложений;
 Сервер приложений;
 Система БЭСТ-5.
6.3. Удаление
версии
предыдущей
Удаление установленной версии системы БЭСТ-5 или
переустановка той же самой версии производится
следующим образом.
При
совпадении
имеющейся
устанавливаемой версии
и
Если на компьютере был установлен вариант БЭСТ-5,
отличный
от
устанавливаемого
варианта
(Демонстрационный, Локальный, Сетевой), то перед
84
Система БЭСТ-5. Основы
установкой необходимо выполнить удаление ранее
установленной версии штатными средствами Windows – т.е.
с помощью утилиты «Установка и удаление программ»,
входящей в состав Панели управления Windows. В списке
программ, предлагаемом после вызова этой утилиты, нужно
выбрать компоненту «БЭСТ-5 (N.N)», где N.N – номер
установленной версии.
Если устанавливаемый вариант совпадает с вариантом ранее
установленной версии (Демонстрационный, Локальный,
Сетевой), то программа инсталляции выполнит удаление
ранее установленной версии автоматически. Пользователь
может также выполнить удаление штатными средствами
Windows до начала установки вышеуказанных компонентов.
При
несовпадении
устанавливаемой версии
имеющейся
и
Если устанавливается версия 3.4 и выше, то удаление
предыдущей версии не требуется. Для поочередной работы с
разными версиями (несколько версий 3.4 и выше и одна из
версий ниже 3.4) никакие дополнительные настройки не
производятся. Правила одновременной работы на одной
рабочей станции (сервере) разных версий изложены в файле
Read2nd.rtf.
При программном удалении программы (в процессе
инсталляции или с помощью штатных средств Windows)
остаются:
 Пользовательские базы данных;
 Пользовательские источники данных к отчетам;
 Пользовательские отчеты;
85
Система БЭСТ-5. Основы
 Пользовательские печатные формы;
 Пользовательские настройки рабочего стола;
 Настройки
прав
для
созданных
ролей
пользователей;
 Настройки соединений.
и
Обращаем внимание, что наименования пользовательских
источников данных (библиотек и классов), отчетов и
печатных форм необходимо начинать с префикса «User» – во
избежание совпадения с наименованиями отчетов и печатных
форм, настроенных разработчиками. При совпадении
наименований пользовательские отчеты и источники данных
будут заменены системными.
Если у Вас сетевой вариант программы, то перед удалением
установленной версии на сервере утилиту Менеджер
Сервера приложений и Сервер приложений необходимо
закрыть. Для этого в разделе System tray с помощью нажатия
правой кнопки мыши на иконке «Менеджер сервера
приложений» вызывается процедура закрытия («Стоп» —
«Завершить работу»). Если сервер приложений был загружен
как сервисная служба, его необходимо остановить и
деинсталлировать (см. файл readme). В противном случае в
процессе удаления будет выведено соответствующее
предупреждение, и процесс деинсталляции будет прерван.
86
Система БЭСТ-5. Основы
7.
Запуск системы
Итак, Вы установили систему БЭСТ-5 на Ваших
компьютерах. Теперь Вам предстоит ее запустить первый раз.
Прочитав данный раздел, Вы сможете подготовить
операционную систему для работы с БЭСТ-5, научитесь
создавать базы данных и выполнять первичную настройку
системы.
Для освоения потенциала системы БЭСТ-5 мы рекомендуем
использовать демонстрационную версию, которая включает
все ее приложения и режимы, позволяя опробовать и
отработать каждую функцию.
В то же время следует помнить о двух ограничениях
демоверсии: она не позволяет закрыть период, а
максимальное количество создаваемых документов/проводок
– 400.
7.1. Настройка
системы
операционной
Перед началом работы с БЭСТ-5 следует выполнить
предварительную настройку операционной системы, под
управлением которой в дальнейшем будет эксплуатироваться
программа. Эта настройка зависит от типа операционной
системы. Далее будут рассмотрены виды и этапы настроек для
Windows XP (Русская версия). Описание настройки для
других операционных систем приведено в файлах readme и
read2nd.
87
Система БЭСТ-5. Основы
Переменные среды
На тех компьютерах, где выполняется установка БЭСТ-5, путь
к каталогу для хранения временных данных (TEMP) не
должен содержать русских букв и длинных имен. Для
проверки настройки или корректировки пути к каталогу
нажмите кнопку меню Windows XP Пуск и выберите режим
«Настройка»  «Панель управления»  «Система»
«Дополнительно»  «Переменные среды». На экране
появится окно (Рисунок 7-1), включающее в себя две
таблицы.
Рисунок 7-1 Переменные среды для Windows XP
В верхней таблице – «Переменные среды пользователя для
[имя_пользователя]» необходимо создать/изменить путь для
переменной TEMP, причем для всех пользователей данной
рабочей станции. Откорректировать путь к каталогу TEMP
можно и в нижней таблице «Системные переменные».
88
Система БЭСТ-5. Основы

Каталог,
указываемый
по
новому пути, должен быть
создан заранее. После внесения
изменений
обязательно
перезагрузите компьютер и
только затем запускайте на
выполнение систему БЭСТ-5.
Региональные настройки
Региональные настройки Windows должны быть установлены
для России. Для проверки правильности региональных
настроек перейдите в режим Пуск  «Настройка» 
«Панель управления»  «Язык и региональные стандарты»
(Рисунок 7-2).
На закладке Региональные параметры в качестве значения
параметра Языковые стандарты и форматы следует
выбрать Русский, а значение параметра Расположение
должно быть указано как Россия.
Далее, переместившись на закладку Языки, нужно проверить
правильность установки языка, используемого в меню и
диалогах. Параметр, выбираемый на данной закладке, должен
принимать значение Русский (Рисунок 7-3).
После этого нажмем на закладке Языки кнопку Подробнее и
перейдем в окно Языки и службы текстового ввода.
На второй закладке этого окна – Дополнительно –
существует раздел «Конфигурация совместимости». Здесь
следует снять галочку с параметра Включить поддержку
текстовых служб всех программ (Рисунок 7-4).
89
Система БЭСТ-5. Основы
Рисунок 7-2 Настройка языковых и региональных стандартов
Если после выполненного действия в ходе работы с БЭСТ-5
возникнут проблемы, связанные с переключением раскладки
клавиатуры и отображением языковой панели, то нужно
отметить галочкой параметр Выключить дополнительные
текстовые службы, расположенный в нижней части данного
окна.
В этом случае языковая панель станет не видна, но
переключение раскладки клавиатуры производиться будет.
При необходимости можно поставить альтернативный
переключатель для отображения текущего языка или
полностью работать через него.
90
Система БЭСТ-5. Основы
Рисунок 7-3 Настройка языка для меню и диалогов
Более подробно о проблемах с переключением клавиатуры в
операционной системе Windows XP или при наличии на
компьютере MS Office XP написано в файле
ProblemSwitchKeyBoard.doc. Этот файл доступен в папке
Readme, находящейся в программной группе «Система БЭСТ5 (N.N)».

После внесения изменений в
региональные
настройки
обязательно
перезагрузите
компьютер!
91
Система БЭСТ-5. Основы
Рисунок 7-4 Настройка языков и служб текстового ввода
Права доступа
Для того чтобы те, кто наделен правами обычных
пользователей (группа «Users»), могли работать с БЭСТ-5,
установленные файлы системы должны быть доступны им
для изменения. Выберите каталог с компонентом «БЭСТ5.Серверная часть» (по умолчанию, место его нахождения –
\Program Files\BEST\Best5_NN\Data) и установите группе
«Users» права на модификацию.
Если у Вас – сетевой вариант системы БЭСТ-5, то путь к
каталогу с серверной частью при установке по умолчанию –
\Program Files\BEST\Best5_NN\Client\Data. Для рабочих
станций путь к данному ресурсу – Имя_сервера\\Best5N\. К
каталогу с серверной части необходимо обеспечить полный
доступ с разрешением модификации со всех рабочих
92
Система БЭСТ-5. Основы
станций. Важно, чтобы путь не содержал русских букв.
Если планируется эксплуатация системы БЭСТ-5 в
терминальном режиме, то также нужно установить права
доступа на файлы с расширением *.ini (в Client\Bin).
Рисунок 7-5 Установка прав доступа для Windows XP
При работе с сетевым вариантом диск с базами данных
системы БЭСТ-5 должен быть подключен ко всем
клиентским станциям. Подключение должно происходить с
назначением буквы диска, совпадающей на всех клиентских
станциях и на сервере, на котором он расположен, или же
нужно указывать путь к базам данных в формате UNC. Для
данного ресурса необходимо обеспечить доступ с
разрешением модификации со всех рабочих станций. Путь
не должен содержать названия с русскими буквами. В случае
указания пути в формате UNC всем пользователям
необходимо дать доступ с разрешением модификации на
93
Система БЭСТ-5. Основы
каталог, находящийся на один уровень выше, чем каталог с
базой данных.
Установка прав доступа в Windows XP делается следующим
образом. В проводнике Windows (Explorer) или в режиме
«Мой компьютер» надо установить курсор на требуемый
каталог, правой кнопкой мыши выбрать пункт Свойства и
затем закладку Доступ (Рисунок 7-5).
Находясь на закладке Доступ, нажмите кнопку Разрешения.
Если же данная кнопка на ней отсутствует, то в проводнике
Windows (Explorer) следует выбрать пункт меню «Сервис» 
«Свойства папки», после чего перейти на закладку Вид и там
снять галочку с параметра Использовать простой общий
доступ к файлам.
Рисунок 7-6 Права доступа для общего ресурса
В окне, появившемся при нажатии кнопки «Разрешения», в
списке «Группы или пользователи» должна присутствовать
группа «Все», а внизу, в столбце «Разрешить» должны быть
проставлены галочки напротив каждого вида доступа –
«Полный доступ», «Изменение», «Чтение» (Рисунок 7-6).
94
Система БЭСТ-5. Основы
Если используется файловая система NTFS, то кроме прав на
закладке Доступ, также необходимо установить права и на
закладке Безопасность (Рисунок 7-7). В списке групп
добавьте группу Users (если она отсутствует) и определите
для нее полные права доступа, т.е. отметьте галочкой
параметр Полный доступ. Далее включите нужных
пользователей рабочих станций в группу Users.
Рисунок 7-7 Права доступа при использовании NTFS
Параметры порта
В зависимости от версии BIOS необходимо установить
режим работы параллельного порта. Возможные варианты
режимов – SPP, Normal, Bi-directional или ECP+EPP. Для
AMI BIOS наиболее предпочтителен вариант SPP. Режим
работы USB-порта (при использовании ключа USB) – Auto.
Для корректной работы электронного ключа защиты нужно
95
Система БЭСТ-5. Основы
настроить параметры параллельного порта. Такая настройка
выполняется в пункте меню «Пуск»  «Настройка» 
«Панель управления»  «Администрирование» 
«Управление компьютером».
Рисунок 7-8 Настройка параметров параллельного порта:
меню выбора LPT-порта
В окне для режима Диспетчер устройств выбираем пункт
Ports (COM&LPT) (Рисунок 7-8), и в нем вид порта – Printer
Port (LPT1).
После этого нажатием правой кнопки вызываем пункт
Свойства и далее, в открывшемся окне, перейдем на закладку
Параметры порта (Рисунок 7-9). Находящийся на данной
закладке параметр Метод ресурсов фильтра должен
принимать значение Использовать любое прерывание, назначенное
порту. Также необходимо поставить галочку возле параметра
Разрешить обнаружение старого Plug and Play.
96
Система БЭСТ-5. Основы

Выполнив настройку параметров
параллельного порта, не забудьте
перезагрузить компьютер!
Рисунок 7-9 Закладка «Параметры порта»
7.2. Инициализация
версии
рабочей
Еще одной процедурой, которую требуется выполнить до
первого запуска системы БЭСТ-5, является инициализация
рабочей версии. Если при инсталляции системы БЭСТ-5
пользователь указал каталог, содержащий файлы лицензии и
установил электронный ключ, то инициализация уже
состоялась. Если же в ходе установки системы пользователь
не указал каталог с данными файлами, то файлы лицензии
(по умолчанию они размещаются в каталоге License)
необходимо скопировать на сервер – в каталог PRO
серверной части системы БЭСТ-5 (по умолчанию, она
находится в \ Program Files \ BEST \ BEST5_NN \Server \
97
Система БЭСТ-5. Основы
DATA \ PRO) и далее запустить Сервер приложений.
Инициализация проводится только для рабочей версии – при
наличии электронного ключа защиты и файлов лицензии.
Если установлена демонстрационная версия, инициализация
не нужна. Для сетевого варианта БЭСТ-5 инициализацию
проводят на сервере, для локального – на рабочей станции.
При сетевом варианте эксплуатации ключ должен быть
установлен на компьютер, который используется в качестве
сервера. На данном компьютере будет запущен Сервер
приложений.
Для сетевого варианта эксплуатации, на каталог с серверной
частью должны быть определены права пользователей на
модификацию данных. В данную группу лиц должен входить
пользователь, под учетной записью которого будет
производиться запуск Сервера приложений или этот
пользователь должен быть наделен такими правами в
отдельном порядке.
Дальнейшие действия пользователя при первом входе в
систему БЭСТ-5 одинаковы как для рабочей, так и для
демонстрационной версии.
7.3. Первый запуск системы
Система БЭСТ-5 запускается из меню «Пуск»  «Программы»
«Система БЭСТ-5  (N.N)»  «Система БЭСТ-5» или с
помощью ярлыка «БЭСТ-5», установленного на рабочем
столе при ее инсталляции. В момент запуска системы БЭСТ-5
на несколько секунд появляется информационная заставка с
информацией
об
авторских
правах
разработчика
программного обеспечения и загрузке файлов компонентов.
98
Система БЭСТ-5. Основы
В дальнейшем информацию об авторских правах и такие
важные сведения как номер версии, номер пакета обновления,
регистрационный номер, номер ключа, срок гарантийного
сопровождения, количество рабочих мест, телефоны горячей
линии, место приобретения и т.д. можно получить в пункте
меню Справка  О программе.
Рисунок 7-10 Вход в систему
После заставки на экране отобразится окно Подключение
(Рисунок 7-10), в котором необходимо указать имя
пользователя admin (строчными латинскими буквами) и
нажать кнопку ОК. Далее предлагается перейти в режим
создания базы данных предприятия, при котором открывается
карточка предприятия. В данном режиме пользователь может
создать рабочую, демонстрационную базу данных или
подключить существующую базу соответствующей версии.
По окончании создания базы данных предприятия (см.п.7.4)
на экране вновь появляется окно Подключение. В этом окне,
не изменяя никаких данных, следует нажать кнопку ОК. Затем
99
Система БЭСТ-5. Основы
надо выбрать нужное предприятие (если их несколько) и
также нажать кнопку ОК. Если в системе зарегистрировано
только одно предприятие, то пользователь сразу попадает в
окно Главного меню (см.п.8.2), минуя окно выбора
предприятия.
7.4. Создание
базы
предприятия
данных
Создание базы данных нового предприятия является
обязательной процедурой при первом запуске системы
БЭСТ-5.
По окончании установки в системе по умолчанию
зарегистрирован
единственный
пользователь
–
администратор, всегда имеющий доступ к режиму создания
базы данных нового предприятия. В дальнейшем создавать
базу данных нового предприятия могут лишь пользователи,
наделенные соответствующими правами.

Полная информация по вопросам
авторизации и установке прав
доступа содержится в
главе
Руководства
пользователя
«Администрирование».
Действия при создании базы данных нового предприятия при
первом входе в систему и в процессе дальнейшей работы
практически одинаковы. При этом процедуры создания базы
данных нового предприятия в рабочей и демонстрационной
версии также ничем не отличаются друг от друга.
Рассмотрим процесс создания базы данных предприятия.
100
Система БЭСТ-5. Основы
В Главном меню системы БЭСТ-5 войдем в группу
приложений НАСТРОЙКА, выберем в ней приложение
БАЗЫ ДАННЫХ и далее откроем режим Создать базу
данных (БД). Перед нами появится окно Создание базы
данных (Рисунок 7-11). Здесь предстоит указать ряд
параметров, характеризующих создаваемую базу.
Рисунок 7-11 Создание базы данных предприятия
Прежде всего, нам следует выбрать один из трех способов
создания базы данных:
 Развернуть рабочую БД. В этом случае система
подготовит
новую,
незаполненную
учетной
информацией базу, с которой можно начинать
текущую работу. База содержит типовые настройки,
наиболее востребованные на предприятиях с
профилем деятельности, аналогичным профилю
101
Система БЭСТ-5. Основы
деятельности предприятия-пользователя;
 Развернуть демо БД. В этом случае будет развернута
демонстрационная база, включающая примеры
настроек и ведения учета на вымышленном
предприятии (т.е. примеры документов, проводок и
пр.). Демонстрационную базу можно использовать в
учебно-«тренировочных» целях, вводя в нее новые
данные и отрабатывая на них те или иные функции;
 Подключить существующую БД. Данный вариант
предполагает обращение к уже имеющейся базе
данных.
Далее укажем пути к создаваемой/подключаемой базе
данных:
 Локальный путь относительно сервера;
 Сетевой путь. Под сетевым путем подразумевается
путь к базе данных для рабочих станций.
Для локального варианта системы эти пути совпадают, а для
сетевого – различаются.

Путь к базе данных должен
содержать
только
цифры
и
латинские
буквы.
Наличие
русских букв не допускается.
При работе в сетевом варианте сетевой диск, на котором
будут размещены файлы базы данных, должен быть
подключен ко всем клиентским станциям с назначением
буквы диска, совпадающей с буквой этого диска на сервере. В
противном случае путь к базе данных необходимо указывать в
формате UNC. Для пользователей следует установить права
102
Система БЭСТ-5. Основы
на модификацию данного диска или каталога (подробнее об
этом см. файл Readme\read2nd.rtf).
Значение параметра Тип базы данных должно
соответствовать типу предприятия пользователя. Тип базы
данных выбирается из следующего списка:
 Хозрасчетное (Базовая БД);
 Хозрасчетное (Торговля, производство алкогольной
продукции)
 Хозрасчетное-упрощенный учет (Базовая БД);
 Магазин (Базовая БД);
 Магазин (Торговля алкогольной продукцией);
 Магазин-упрощенный учет (Базовая БД);
 Бюджетная организация (Базовая БД);
 Сводный баланс (Хозрасчетное предприятие);
 Сводный баланс (Бюджетная организация).

О
типах
баз
данных,
предусмотренных
в
системе
БЭСТ-5, было рассказано в п.
5.1.
Если был выбран вариант создания рабочей базы данных, то
в поле Название предприятия нужно ввести наименование
предприятия пользователя.
Выполнив перечисленные действия, нажимаем кнопку
Создать. На экране появится системное сообщение о
готовности БЭСТ-5 к созданию базы данных. Подтверждаем
необходимость создания базы и правильность указанных
нами путей. По завершении процедуры БЭСТ-5 выведет на
экран окно с сообщением о создании базы.
103
Система БЭСТ-5. Основы
После создания базы данных надо войти в раздел меню
ФайлВыбрать
предприятие
или
воспользоваться
соответствующей кнопкой на панели инструментов. В окне
Подключение, не изменяя никаких данных, нажмем кнопку
ОК. В открывшемся окне со списком доступных баз
(предприятий) выберем нужную нам позицию и подтвердим
сделанный выбор нажатием кнопки ОК.
Если база данных предприятия создается в процессе текущей
работы, а не при первом входе в БЭСТ-5, все права будут
скопированы из той базы, в которой мы в данный момент
находимся. В случае надобности их можно изменить.
Для установки/изменения прав доступа применяется утилита
«Менеджер пользователей» («Пуск»  «Программы» 
«Система БЭСТ-5 (N.N)»  «Менеджер пользователей»).
Обращаем внимание, что для созданной базы данных
предприятия надо определить роли, согласно которым
пользователи смогут вести учет на этом предприятии и
назначить для каждой созданной роли права доступа к
приложениям и режимам БЭСТ-5. По умолчанию для первой
созданной базы создается одна роль – admin – с полными
правами доступа.

Подробное описание работы с
утилитой
«Менеджер
пользователей»
приведено
в
главе Руководства пользователя
«Администрирование».
Отметим, что в процессе работы новую базу данных можно
создать при входе в систему – используя команду Создать
104
Система БЭСТ-5. Основы
новое предприятие (см п.7.6). Эта команда находится под
списком доступных баз данных (Рисунок 7-12).
7.5. Начальная настройка
Прежде, чем приступать к работе с БЭСТ-5 – т.е. до момента
регистрации
документов,
оформляющих
различные
хозяйственные операции, следует выполнить начальную
настройку системы. Этапы настройки системы БЭСТ-5
заключаются в следующем.
Этап 1. Начальная техническая настройка
Начальная техническая настройка системы выполняется в
приложении ОБЩИЕ ДАННЫЕ, входящем в группу
НАСТРОЙКА. Открыв данное приложение, войдем в режим
(Настройка\Техническая настройка). В нем
производится
настройка ряда параметров для работы с документами и
справочниками, а также настройка вспомогательных
обслуживающих программ – утилит.
Настроечные параметры представлены на двух закладках:
Общая настройка и Печать отчетов.
Рассмотрим
настройка:
состав
параметров
на
закладке
Общая
 Язык правописания сумм и месяцев. Выбирается из
справочника, предлагаемого при заполнении данного
поля. Языки, поддерживаемые в стандартной поставке
системы – Русский, Украинский, Английский, Немецкий,
Турецкий;
 Требовать реиндексацию в начале суток. Этот
параметр предназначен для управления запуском
105
Система БЭСТ-5. Основы
процедуры реиндексации – т.е. восстановления
индексных файлов базы данных предприятия.
Реиндексация необходима после таких ситуаций, как
внезапное отключение электропитания, «зависание»
или нештатное прерывание работы программы.
Реиндексацию также проводят и в случаях, когда
возникают какие-либо сомнения в корректности
выполняемых операций, или когда, по мнению
пользователей, система медленно реагирует на их
запросы. При работе с базами данных большого
объема и/или при большом количестве рабочих мест
рекомендуется регулярное проведение реиндексации.
Если Вы включили данный параметр, то в начале
каждых суток, при первом входе в систему, БЭСТ-5
предложит провести реиндексацию. В то же время
пользователь имеет возможность отказаться от ее
выполнения;
 Номера документов дополнять. При включении
данного параметра все номера документов, длина
которых менее стандартной длины, установленной в
системе по умолчанию, смещаются вправо и
дополняются
специальными
символами,
выбираемыми по усмотрению пользователя;
 Символ дополнения номера документа. Данный
символ располагается слева от номера документа,
длина которого меньше, чем предусмотренная в
стандартном варианте. В зависимости от выбора
пользователя, это может быть либо ноль, либо
пробел;
 Допустимый период ввода проводок. Если
возникает необходимость ограничения временного
периода работы с системой, то в информационных
106
Система БЭСТ-5. Основы
полях с… и по… вводятся даты, определяющие
временной интервал для ввода, корректировки и
удаления проводок в Книге учета операций.
Допустимый период может определяться или только
одной датой (начиная с которой разрешается работа с
проводками), или двумя – т.е. начальной и конечной –
датами. Если обе даты не указаны, это значит, что
никакого ограничения на работу проводками не
накладывается. Дата, начиная с которой можно
работать с проводками, не должна быть более ранней,
чем дата начала расчетного периода Книги учета
операций, открываемой в любом приложении.
Проводки, дата которых не входит в допустимый
период, доступны только для просмотра. Работа с
документами,
а
также
работа
в
режимах,
формирующих проводки, строится по тем же самым
правилам, что и работа непосредственно с
проводками. Ограничения, налагаемые при вводе
разрешающей даты, распространяются только на те
документы и режимы, которые формируют проводки.
Этот параметр не следует путать с режимом
управления оперативным периодом, присутствующим
в настройке приложений, решающих задачи учета и
управления запасами;
 Длина поля ‘Счет’. Данный параметр предназначен
для настройки длины номера синтетического счета.
Минимально допустимая длина номера счета в
системе БЭСТ-5 составляет 2 символа, а максимальная
– 16 символов. По умолчанию предлагается длина
номера счета, равная 10 символам. При этом
программа проверяет возможность уменьшения длины
номера счета. Так, если в Плане счетов уже
107
Система БЭСТ-5. Основы
существуют счета, длина которых превышает ту,
которая вводится при перенастройке данного
параметра, БЭСТ-5 не позволяет изменить длину
номера
счета
и
выдает
соответствующее
предупреждение. Наоборот, увеличение длины
номера синтетического счета может производиться в
любой момент работы с программы – без каких-либо
ограничений.
 Очищать текст в поле ввода. Если пользователь
отметил данный параметр флажком, то в режиме
редактирования документа, при вводе первого символа
в тех полях, где указаны номера счетов или
аналитические коды, происходит очистка их
содержимого. Если в поле было перемещение
курсора, то очистка поля не выполняется. Если
данный параметр не был отмечен флажком, то при
вводе первого символа, в зависимости от текущего
режима ввода данных , происходит замена или вставка
символа;
 Ведение журнала изменений. Данный параметр
позволяет
включить/отключить
регистрацию
изменений, производимых с документами и
проводками (создание, удаление, корректировка). Все
изменения регистрируются в специальном журнале.
Просмотр его содержимого осуществляется в режиме
(НАСТРОЙКА\Базы данных\Технологические операции).
Вторая закладка – Печать отчетов – содержит следующий
ряд параметров:
 Формирование отчетов в ограниченной памяти.
Этот параметр используется при эксплуатации
системы БЭСТ-5 в терминальном режиме, в случае
108
Система БЭСТ-5. Основы
работы с базами данных большого объема;
 Вывод составителя. При отметке данного параметра
на последней странице отчетной формы (за
исключением унифицированных отчетных форм и
реестров) будут напечатаны сведения о сотрудникеисполнителе, составившем
этот отчет. В роли
источника информации о составителе выступает
Менеджер пользователей. Сведения о пользователе,
сформировавшем отчет, берутся из поля Описание
карточки пользователя, расположенного на закладке
Пользователи;
 Вывод даты. При отметке данного параметра в
колонтитулах отчетов и реестров (за исключением
имеющих
унифицированную
форму)
будет
выводиться дата их печати – а именно, текущая
системная дата;
 Принимающий отчеты. При заполнении данного
параметра на последней странице отчетной формы (за
исключением унифицированных отчетных форм и
реестров) будут напечатаны сведения о сотруднике,
принимающем данный вид отчетов. Нужный
сотрудник выбирается из справочника сотрудников
предприятия.
Этап 2. Настройка системы учета
Начальная бухгалтерская настройка системы БЭСТ-5
выполняется в режиме (ОБЩИЕ ДАННЫЕ\ Настройка\
Настройка системы учета). На этом этапе пользователь должен
указать дату начала расчетов, вид используемой
национальной валюты, определить общий порядок ведения
валютного учета и правила работы с забалансовыми счетами.
109
Система БЭСТ-5. Основы
Данный этап предусматривает настройку следующего ряда
параметров:
 Начало расчетного периода. Укажите период,
начиная с которого будет осуществляться ввод данных
в систему БЭСТ-5. В дальнейшем Вам будет нужно
ввести вступительный баланс на эту дату. В качестве
даты начала расчетного периода целесообразно
выбирать дату начала года, начала квартала или, в
крайнем случае, дату начала месяца. Корректировка
даты начала расчетного периода формально
возможна, но крайне нежелательна, так как это может
нарушить целостность информации;
 Код страны. Код страны, в которой находится
предприятие-пользователь,
выбирается
из
справочника Страны (см.п.9.6.2, «Территориальные
единицы»). Страна предприятия-пользователя должна
быть определена в этом справочнике как основная. В
стандартной настройке системы – это Россия;
 Код национальной валюты. Выберите код денежной
единицы, используемой в роли национальной
валюты. По умолчанию национальной валютой в
системе БЭСТ-5 является Рубль РФ. В то же время при
необходимости можно выбрать и другую валюту;
 Поддержка валютного учета. Помимо вида
национальной валюты Вам также следует указать,
планируется ли учет операций в другой валюте или
нет;
 Способ пересчета в национальную валюту. Если
Вы отметили предыдущий параметр флажком, то
выберите соответствующее правило пересчета сумм
операций в национальную валюту. Возможные
варианты выбора: Курс ЦБ или Произвольный курс;
110
Система БЭСТ-5. Основы
В случае выбора способа пересчета по курсу ЦБ при вводе
валютной проводки в любом режиме любого приложения
система БЭСТ-5 обращается к Справочнику курсов валют
и ищет в нем курс иностранной валюты, действующий на
дату ввода проводки. Если этот курс найден, то он
автоматически используется в проводке «как есть» – без
возможности его корректировки в проводке. В противном
случае программа запрашивает у пользователя значение курса
и далее записывает этот курс в Справочник курсов валют –
также без возможности его последующей коррекции в
проводке.
При выборе способа пересчета по произвольному курсу,
пользователь вводит курс валюты в проводке, выбирая его из
Справочника курсов валют или произвольно, без какихлибо ограничений. Тогда в Справочник курсов валют
попадает тот курс, который был введен в первой валютной
операции на данную дату. Все другие курсы действительны
только для тех проводок, к которым они относятся и в
справочник не записываются.
 Содержание проводки переоценки счетов. В
данном поле необходимо указать текст содержания
проводки,
формируемой
при
проведении
автоматической переоценки валютных остатков по
валютным счетам на конец отчетного периода Данная
процедура переоценки выполняется в приложении
ГЛАВНАЯ КНИГА;
 Формула расчета курса. Настройка формулы
расчета курса позволяет
определить порядок
пересчета иностранных валют в национальную. Для
пересчета используется либо прямой, либо
обратный курс. Прямой курс – это курс пересчета
111
Система БЭСТ-5. Основы
иностранной валюты
в
национальную.
Он
представляет
собой
количество
единиц
национальной валюты, которому эквивалентна одна
единица иностранной валюты. Формула расчета
прямого курса, используемая в системе БЭСТ-5 –
CURS. Обратный курс – это также курс пересчета
иностранной
валюты
в
национальную.
В
противоположность прямому, он определяется как
количество
единиц
иностранной
валюты,
соответствующее одной единице национальной
валюты. Формула расчета обратного курса – 1/CURS.
В связи с этим обратим внимание на одну из возможностей
применения обратного курса в системе БЭСТ-5. У некоторых
пользователей возникает необходимость вести весь учет в
иностранной валюте, например, в долларах США. С этой
целью они объявляют национальной валютой доллар, а
рубль применяется в качестве иностранной валюты для
отдельных операций. Однако при этом очень неудобно
пересчитывать курс валюты. В такой ситуации пользователю
гораздо удобнее настроить использование обратного курса:
тогда, работая с «иностранной» валютой – рублями, он задает
привычный для него курс пересчета.
Отдельного разъяснения требует применение множителя
курсов – MULTY, который также используется в
описываемой формуле. В простейших случаях значение
данного множителя равно единице. Между тем, на практике
могут возникать ситуации, когда курс пересчета иностранной
валюты в национальную является многозначным числом.
Например, одна единица иностранной валюты может
соответствовать 62570000 единицам национальной валюты.
Поле, предназначенное в системе БЭСТ-5 для ввода курса
112
Система БЭСТ-5. Основы
валюты, имеет размерность 7 знаков для целой части и 5
знаков для дробной. Справиться с возникшей проблемой как
раз и поможет множитель MULTY. Применительно к нашему
случаю мы установим значение MULTY как 10000, а значение
курса – 6257.
Как уже было сказано ранее, БЭСТ-5 предусматривает
параллельное отражение операций в нескольких системах
счетов. Если валюта баланса, используемая для выбранного
плана счетов, отлична от валюты документа, то будет
задействован курс пересчета, указанный в Справочнике
курсов валют.
 Разрешена корректировка проводок в книге хоз.
опер. В зависимости от Вашего выбора, система
разрешит или запретит внесение изменений в
проводки, записанные в Книгу учета операций. В то
же время следует иметь в виду, что даже при
запрещении
корректировки
проводок
непосредственно в Книге учета операций, внесение
изменений в их содержание может осуществляться в
режиме работы с соответствующими первичными
документами;
 Разрешена корректировка сумм в валютных
документах.
Отметка
данного
параметра
предполагает возможность изменения рассчитанных
рублевых сумм в валютных документах;
 Разрешена корреспонденция с одинаковыми
счетами. Если для данного параметра установлен
флажок, в системе можно создавать проводки с
одинаковыми синтетическими счетами по дебету и
кредиту;
 Начало учета по УСН. Если предприятие уже
113
Система БЭСТ-5. Основы
использует упрощенную систему налогообложения,
либо переходит на этот налоговый режим, в данном
поле следует указать дату начала работы по
упрощенной системе;
 Номер уведомления, Дата уведомления. В эти поля
соответственно вносятся номер и дата уведомления из
налоговых
органов,
разрешающего
налогоплательщику использовать УСН.
В режиме Настройка системы учета существует кнопка
Изменить. Данная кнопка позволяет при необходимости
изменить значения ряда параметров, в общем случае не
рекомендуемых для перенастройки: Начало расчетного
периода, Код национальной
валютного учета.
валюты,
Поддержка

Помните,
что
кнопкой
«Изменить»
следует
пользоваться с очень большой
осторожностью, так как ее
неаккуратное
применение
может
привести
к
некорректной
обработке операций, потере данных и
другим нежелательным последствиям.
Этап 3. Настройка плана счетов
Настройка плана счетов выполняется в приложении
ГЛАВНАЯ КНИГА (Ведение системы счетов \ Формирование
плана счетов). Перед началом работы с БЭСТ-5 рекомендуется
тщательно выверить систему синтетических счетов,
применяемых
на предприятии пользователя. Составьте
список тех счетов и субсчетов, которые используются сейчас
114
Система БЭСТ-5. Основы
или потребуются в ближайшем будущем. Выпишите сальдо
по имеющимся счетам на начало текущего года и на начало
расчетного периода. Если Вы планируете вести учет в
системе БЭСТ-5 не с января текущего года, то надо
подготовить сальдо и обороты по счетам за каждый
прошедший месяц.
Если у Вас применяется несколько планов счетов для целей
бухгалтерского учета, подобные действия должны быть
выполнены для каждого из этих планов. Для перехода к
нужному плану счетов нажмите кнопку Вид, расположенную
в нижней части экрана, после чего выберите
соответствующий план. Перечень используемых планов
счетов должен быть заранее описан в Справочнике планов
счетов (ГЛАВНАЯ КНИГА \ Настройка).
Этап 4. Настройка сегментов аналитики
Один из важнейших этапов первичной настройки БЭСТ-5 –
планирование системы аналитического учета. Именно на
этом этапе определяется степень детализации данных,
отражаемых на синтетических счетах, и именно здесь
определяются те самые ракурсы, в которых будет
рассматриваться информация о деятельности Вашего
предприятия.
Как уже было сказано в п.3.1.2, в системе БЭСТ-5
используется многосегментная модель аналитического учета.
Настройка видов аналитических измерений осуществляется в
приложении ОБЩИЕ ДАННЫЕ, в режиме (Аналитические
измерения\Виды измерений), а «привязка» совокупности
аналитических измерений (сегментов) к счетам – в
приложении ГЛАВНАЯ КНИГА, в режиме (Ведение системы
счетов \ Сегменты аналитики на счетах).
115
Система БЭСТ-5. Основы
Для упрощения работы с аналитическими измерениями в
системе БЭСТ-5 реализован удобный сервисный механизм
групповых измерений. Он позволяет настроить группу
совместно используемых аналитических измерений, которые
в дальнейшем можно «привязать» к соответствующим счетам
из плана счетов. Простейший пример такого «объединения»
измерений – склад и материально-ответственное лицо. В
итоге, вместо обращения к нескольким аналитическим
справочникам, бухгалтер сразу же выбирает значения всех
нужных ему измерений. Настройка групповых измерений
делается в приложении ОБЩИЕ ДАННЫЕ, в режиме
(Аналитические измерения \ Групповые измерения).
Применяемая система аналитического учета зависит от
управленческих и учетных задач, стоящих перед
предприятием пользователя и, разумеется, от опыта и
искусства главного бухгалтера. В поставку системы БЭСТ-5
входит типовая настройка сегментов аналитического учета,
включающая виды аналитики, рекомендуемые нормативными
документами по бухгалтерскому учету и наиболее часто
используемые нашими клиентами.
В то же время Вы можете внести в нее необходимые
коррективы, исходя из потребностей своего предприятия.
Так, например, при использовании Счета 62 «Расчеты с
покупателями и заказчиками» аналитический учет в общем
случае должен вестись в разрезе партнеров. Однако возможна
ситуация, когда на этом счете нужно учитывать движение
средств не только по контрагентам, но и в разрезе договоров
с ними.
Таким образом, схема аналитического учета определяется
самим предприятием и не может быть предопределена
разработчиками системы БЭСТ-5 «на все случаи жизни».
116
Система БЭСТ-5. Основы
Чем больше видов аналитики будет выбрано, тем более
подробным
будет
учет
финансово-хозяйственной
деятельности. В то же время использование большого
количества
аналитических
измерений
приводит
к
увеличению количества реквизитов, заполняемых при
регистрации хозяйственных операций, и усложняет
интерпретацию данных.

Подробнее
о
настройке
сегментов аналитики написано
в разделе «Главная книга»
Руководства пользователя.
Использование аппарата многосегментной аналитики и
групповых измерений особенно актуально в бюджетном
учете. Новый план счетов для бюджетных организаций имеет
достаточно сложную составную структуру. Счета из нового
плана включают в себя собственно номер счета, коды
функциональной классификации и коды классификации
операций сектора государственного управления.
Для облегчения ввода столь длинного номера счета, а также
для упрощения его поиска в плане счетов, коды
функциональной классификации и коды классификации
операций
сектора
государственного
управления
присоединяются к номерам бюджетных счетов с помощью
механизма аналитических измерений. Работая с таким
механизмом, бухгалтеры бюджетной организации смогут
легко настроить все составные части номера счета. Ввод
кодов функциональной классификации и классификации
операций
сектора
государственного
управления
осуществляются из справочников аналитических измерений,
117
Система БЭСТ-5. Основы
преднастроенных разработчиками системы.
Для
упрощения
выбора
кодов
функциональной
классификации как раз и используется сервисный механизм
групповых измерений. Он позволяет настроить группу
совместно используемых аналитических измерений, которые
в дальнейшем будут «привязаны» к счетам из бюджетного
Плана счетов. Работая с таким механизмом, пользователи
смогут предварительно описать именно ту совокупность
кодов функциональной классификации, которая и будет
реально использоваться данной бюджетной организацией. В
итоге, вместо обращения к нескольким большим
справочникам, бухгалтер сразу же выбирает значения всех
нужных ему измерений.
Этап 5. Подготовка к ведению валютного
учета
Данный этап настройки выполняют только те предприятия,
которые ведут валютные операции. Перед началом работы
рекомендуется определить набор используемых видов валют,
поскольку в дальнейшем будет необходимо ввести остатки по
синтетическим и аналитическим счетам – как в основной
(национальной) валюте, так и в валюте совершения
операции. Настройка характеристик используемых валют
выполняется в приложении ОБЩИЕ ДАННЫЕ, в режиме
(Валюты и курсы валют \ Справочник видов валют). Как уже было
сказано ранее, ввод валютные курсов на конкретные даты
осуществляется в Справочнике курсов валют.
Для ведения валютного учета в системе необходимо
определить совокупность валютных счетов. В свою очередь,
в настройке характеристик каждого валютного счета должны
быть указаны те счета, на которые относятся положительные
118
Система БЭСТ-5. Основы
и отрицательные курсовые разницы – для целей
бухгалтерского и налогового учета. Счета отнесения
положительных и отрицательных курсовых разниц должны
принадлежать к тому же самому плану счетов, в который
входит данный валютный счет. Система автоматически
обеспечивает выполнение этого требования, не позволяя
выбирать счета для курсовых разниц из другого плана счетов.
Указанная процедура настройки выполняется в приложении
ГЛАВНАЯ КНИГА, в режиме (Ведение валютных счетов \
Настройка переоценки счетов). Подчеркнем, что ввод и настройка
валютных счетов производятся только после настройки
рабочего плана счетов и только на его основе.

Механизм
переоценки
валютных счетов подробно
рассмотрен
в
разделе
«Главная книга» Руководства
пользователя.
Этап 6. Ввод начальных остатков
На этом этапе в систему необходимо ввести начальные сальдо
по всем настроенным синтетическим и аналитическим
счетам. Другими словами, мы формируем вступительный
баланс предприятия на дату начала расчетного периода. Эта
процедура выполняется в приложении ГЛАВНАЯ КНИГА,
в режиме (Ведение системы счетов \ Вступительный баланс). Здесь
надо ввести все остатки по синтетическим счетам, а на счетах,
где ведется аналитический учет – по аналитикам.
Если предприятие вело валютные операции, то в систему
также требуется ввести остатки по счетам в соответствующей
119
Система БЭСТ-5. Основы
валюте. Непосредственно перед вводом начальных остатков
система предлагает выбрать соответствующий план счетов, к
которому они относятся.
При вводе остатков следует соблюдать ряд требований.
Сумма остатков по пассиву и активу счетов должны быть
равны между собой. Сумма остатков по аналитикам должна
быть равна остатку по соответствующему синтетическому
счету.
Этап 7. Контроль счетов и остатков
После того, как был введен вступительный баланс
предприятия, необходимо проверить правильность ввода
счетов и остатков. Для этого в приложении ГЛАВНАЯ
КНИГА надо вызвать режим (Ведение системы счетов \
Контроль счетов и остатков).
Отметим, что система БЭСТ-5 располагает развитыми
средствами контроля бухгалтерской информации. В список
видов контроля, предусмотренных в системе БЭСТ-5, входят
контроль плана счетов (с проверкой корректности настройки
характеристик каждого счета), контроль вступительного
баланса, контроль баланса на начало и конец периода,
контроль валютного баланса, контроль счетов и валют в
проводках, выявление дублирующихся проводок и пр. Выбор
направлений контроля осуществляется по усмотрению
пользователя.
В рамках контроля вступительного баланса система БЭСТ-5
проверяет его сходимость и соответствие остатков в валюте
рублевому эквиваленту с учетом установленных курсов валют.
Если вся информация была введена правильно, то после
выполнения процедуры контроля выдается соответствующее
120
Система БЭСТ-5. Основы
системное сообщение. В противном случае на экран
выводится протокол, в котором перечисляются все ситуации,
воспринимаемые системой как некорректные.
Формально, обнаружение отклонений на этапе контроля не
означает запрет на дальнейшую работу с системой. Тем не
менее пользователь должен отдавать себе отчет в том, что
игнорирование предупреждений системы о выявленных
неточностях, может привести к искажению данных
отчетности.

Полное
описание
режима
контроля счетов и остатков
приведено
в
Руководстве
пользователя
–
в
разделе
«Главная книга».
Этап 8. Настройка приложений
Заключительным этапом первичной настройки системы
является первичная настройка каждого приложения,
зависящая от круга решаемых в нем задач.
Начиная работу с тем или иным приложением, обязательно
выполните процедуру его настройки и только затем
приступайте к учету операций. Настройка прикладных
приложений подробно описана в разделах «Руководства
пользователя», посвященных этим приложениям.
7.6. Вход в систему
В п.7.3 рассказывалось о первом входе в систему БЭСТ-5,
предшествующем
моменту
создания
базы
данных
121
Система БЭСТ-5. Основы
предприятия. Теперь мы рассмотрим стандартную процедуру
запуска системы БЭСТ-5, которую Вам предстоит выполнять
каждый рабочий день.
Для запуска программы используется пункт меню Windows
«Пуск»  «Программы»  «Система БЭСТ-5 (NN)» 
«Система БЭСТ-5», или же ярлычок, установленный на
рабочем столе при инсталляции системы БЭСТ-5.
Рисунок 7-12 Вход в БЭСТ-5 с выбором базы данных
Как было сказано в п.5.9, одним из основных механизмов
управления доступом к информационным ресурсам БЭСТ-5
является создание пользовательских ролей с различными
полномочиями. При создании первой базы данных в системе
автоматически создается роль с именем admin, для которой
определены полные права доступа. Если же новая база
создается при уже существующей базе данных предприятия –
- в режиме (НАСТРОЙКА \ БАЗЫ ДАННЫХ \ Создать базу
данных (БД)), то для новой базы создаются те же
пользовательские роли и определяются те же права, как и в
текущей базе данных. При необходимости эти настройки
122
Система БЭСТ-5. Основы
можно изменить с помощью
утилиты Менеджер
пользователей, подробно описанной в «Руководстве
администратора».
Если единственным пользователем является администратор
(т.е. пользователь с ролью admin), то при запуске системы
БЭСТ-5 в открывшемся окне Подключение следует нажать
кнопку ОК. После этого на экране отобразится окно со
списком доступных баз данных (Рисунок 7-12). В нем следует
выбрать нужную базу и подтвердить сделанный выбор
нажатием кнопки ОК. В окне для выбора баз также можно
создать новую базу данных, воспользовавшись командой
Создать новое предприятие.
Используя расположенную в верхней части экрана (на
консоли) команду «Сервис»  «Изменить пароль», Вы можете
назначить или изменить пароль для входа в систему. После
назначения пароля в дальнейшем Вы будете вводить его в
окне Подключение (Рисунок 7-10) – при запуске системы
БЭСТ-5. Если в системе более одного пользователя,
доступом к базам данных предприятий, приложениям и
другим
информационным
ресурсам
управляет
администратор. Именно он производит регистрацию
пользователей и назначает им роли, определяющие права
доступа в систему. В дальнейшем, при каждом входе в
систему – в соответствующих полях окна Подключение
(Рисунок 7-10) – каждый пользователь указывает свои имя и
пароль, назначенные ему администратором.

При вводе пароля система
БЭСТ-5 различает прописные
и строчные буквы.
123
Система БЭСТ-5. Основы
Изменить пароль пользователя может администратор с
помощью утилиты Менеджер пользователей или сам
пользователь, используя команду «Сервис»  «Изменить
Пароль».

Для изменения пароля через эту
команду
требуется
ввести
старый
пароль.
Если
пользователь забыл свой пароль,
то назначить ему новый пароль
может только администратор.
Пользователи, имеющие право работать только с одним
предприятием и для которых определена только одна роль,
сразу же после запуска системы попадают в Главное меню.
При этом Главное меню включает только те приложения и
режимы, к которым им разрешен доступ (согласно
установленной для них роли).
Если у пользователя есть право доступа к базам данных
нескольких предприятий и/или для него предусмотрено
несколько ролей, он должен с помощью курсора в
предлагаемом ему списке (Рисунок 7-13) выбрать базу данных
того предприятия и ту роль, с которыми он в данный момент
будет работать.
Иногда может возникать ситуация, когда невозможно открыть
базу данных выбранного предприятия, несмотря на наличие
доступа к ней.
Типичные причины такой ситуации – либо ошибка,
допущенная в указании путей к базе данных, либо
недоступность настроенного пути с данной рабочей станции.
124
Система БЭСТ-5. Основы
В этих случаях выдается соответствующее системное
сообщение с предложением нескольких вариантов действий:
Рисунок 7-13 Выбор базы данных и роли пользователя
 Создать/Подключить БД. При выборе данного
варианта система входит в режим создания базы
данных предприятия;
 Отредактировать путь к БД. В результате выбора
этого варианта открывается режим для редактирования
характеристик базы данных предприятия, где можно
проверить правильность настроенного пути и, если
потребуется, внести необходимые коррективы;
 Отмена. Отмена операции входа в базу данных.
7.7. Выход из системы
В системе БЭСТ-5 полностью исключена возможность
некорректного выхода из приложений.
125
Система БЭСТ-5. Основы
Существует несколько способов закрытия окон, баз данных
предприятий и самого приложения:
Элемент
Команда закрытия
Активное окно
Файл  Закрыть
Клавиши <Esc>,<Ctrl+F4>
Щелчок по кнопке
углу окна
в верхнем правом
Окно
консоли Щелчок по кнопке
(рабочий стол)
углу окна
в верхнем правом
Закрыть Windows (если вы не собираетесь
продолжать работу в Windows)
Все окна
Файл  Закрыть все
Главное меню
Файл  Выход
В этом случае предлагается выход из
системы БЭСТ-5.
Далее,
для
подтверждения
нажимается кнопка Да.
126
выхода
Система БЭСТ-5. Основы
8.
Принципы
системе
работы
в
До этого момента речь шла лишь о тех элементах меню,
режимах и функциях, которые были необходимы для
подготовки к работе системой БЭСТ-5. Теперь мы перейдем к
детальному рассмотрению ее интерфейса.
8.1. Работа с окнами
Система БЭСТ-5 – 32-разрядное Windows-приложение с
многооконным графическим интерфейсом. Соответственно,
ввод и получение любой информации осуществляются с
помощью окон. Одни из них выполняют только
информационные функции, другие же предназначены для
ввода данных. Таким образом, для успешной работы с БЭСТ5 необходимо внимательно изучить «устройство» ее окон.
При работе с графическим интерфейсом удобнее всего
пользоваться мышью. Однако, в зависимости от Ваших
привычек и вкусов, в БЭСТ-5 Вы можете использовать не
только мышь, но и клавиатуру. Поэтому применяемый в
настоящей
документации
термин
«выбрать»
несет
нейтральный оттенок и подразумевает как действия,
выполняемые с помощью мыши, так и действия,
выполняемые с помощью клавиатуры. Далее, при описании
работы с системой будут рассмотрены варианты
использования клавиатуры и мыши в различных режимах.
Так же, как и в любом Windows-приложении, окна в системе
БЭСТ-5 могут отображаться как в обычном, так и в
127
Система БЭСТ-5. Основы
полноэкранном режиме. Во время работы с окнами внешний
вид курсора (в зависимости от занимаемой им позиции и
выполняемой системой задачи) будет меняться:
 Если пользователь находится в текстовом поле,
курсор будет показывать позицию вставки – ;
 Когда приложение занято и выполняет «выданную»
ему задачу, курсор принимает форму песочных часов
– ;
 В остальных случаях курсор имеет форму стрелки,
направленной вверх и слегка наклоненной влево –
.
8.1.1.Рабочий стол
Главное окно системы БЭСТ-5 называется рабочий стол. Это
окно открывается при запуске системы и в процессе работы
всегда остается открытым, располагаясь позади других окон.
Рабочий стол (Рисунок 8-1) включает в себя ряд элементов,
состав и назначение которых представлены в следующей
таблице:
Элемент
Назначение
Строка заголовка
Отображает название системы и
номер ее версии
Кнопка «Свернуть» (
Кнопка «Развернуть»
( )/«Восстановить» (
Сворачивает окно
)
)
Разворачивает окно на весь экран.
Если окно свернуто, то кнопка
используется для восстановления
окна до исходного размера.
128
Система БЭСТ-5. Основы
Кнопка «Закрыть»
Закрывает окно
Строка меню
Содержит функции, необходимые
для работы с программой
Панель инструментов
Обеспечивает быстрый доступ к
наиболее
часто
используемым
функциям меню.
Строка заголовка Главного Отображает
наименование
меню
соединения с Сервером приложений
Панель задач
Отображает
режимы
(задачи),
вызванные
пользователем.
В
зависимости
от
выбранной
пользователем настройки может
быть убрана с экрана.
Строка состояния
Отображает
имя
сервера,
пользователя и название базы, с
которой он работает.
При необходимости Вы можете перемещать Рабочий стол по
экрану, изменять его размер, а также настраивать удобные для
Вас формы отображения его элементов.
8.1.2.Панели инструментов
Панели инструментов содержат кнопки быстрого вызова
наиболее часто используемых функций меню: выбрать
предприятие, создать документ, редактировать, удалить,
сохранить и т.д. Состав кнопок, расположенный на панели
инструментов, зависит от вида окна, в котором она находится.
Для быстрого выбора той или иной функции, достаточно
щелкнуть левой кнопкой мыши на соответствующей кнопке
панели инструментов.
129
Система БЭСТ-5. Основы
Строка заголовка
Строка меню
Панель
инструментов
Строка
заголовка
Главного меню
Главное меню
Панель задач
Кнопки «Свернуть»,
«Развернуть»/
«Восстановить»
Строка состояния
Рисунок 8-1 Рабочий стол
Панели инструментов можно настраивать по своему
усмотрению. Вы можете отображать и убирать их с экрана,
изменять их высоту, а также размеры содержащихся на них
кнопок.
8.1.3.Настройка вида рабочего стола:
опции
Чтобы изменить высоту панели инструментов и размер
отображаемых на ней кнопок, следует воспользоваться
командой меню Вид  Настройка вида, либо, находясь в
130
Система БЭСТ-5. Основы
области панели инструментов, нажать правую кнопку мыши
и войти в пункт Настройка…. В итоге откроется окно
Настройка вида (Рисунок 8-2), где на закладке Опции
присутствует параметр Большие иконки. Отметив данный
параметр галочкой, мы тем самым увеличим размеры кнопок
на панели инструментов.
Рисунок 8-2 Окно «Настройка вида», закладка «Опции»
Закладка Опции также включает параметр – Использовать
сокращенные названия в панели задач. При включении
данного
параметра
наименования
открытых
окон,
представленные на панели задач, будут показаны в
сокращенном виде. Это позволяет отображать больше
иконок с названиями открытых окон без использования
прокрутки.
Вы также можете изменять величину шрифтов, полей ввода,
кнопок и пр. в главном меню, реестрах и формах документов.
Для этого на закладке Опции существует параметр Степень
увеличения
форм
при
старте.
Регулировка
(масштабирование) осуществляется при помощи ползунка,
перемещаемого щелчком левой кнопки мыши в ту или иную
сторону. При этом рекомендуются следующие варианты
131
Система БЭСТ-5. Основы
масштабирования:
 При разрешении экрана 800*600 – не более 1.1;
 При разрешении экрана 1024*768 – не более 1.4;
 При разрешении экрана 1278*768 – не более 1.5.
Если в настройках Windows указан нестандартный шрифт
(т.е. крупный), то масштабированием пользоваться не
рекомендуется. Рекомендуется устанавливать для Windоws
стандартный шрифт 96 точек/дюйм и использовать
масштабирование для увеличения шрифта.
Для удобства Вашей работы на панель инструментов можно
добавить кнопки для вызова Дизайнера отчетов и запуска
редактора XBA, о котором рассказывалось в п.5.10.2. Чтобы
отобразить эти кнопки, поставьте галочки напротив
параметров Показывать кнопку «Запуск редактора XBA»
и Показывать кнопку «Дизайнер отчетов».
8.1.4.Настройка вида рабочего стола:
панели
У окна Настройка вида также существует закладка
Инструментальные панели, которая позволяет изменить
вид представления рабочего стола (Рисунок 8-3).
По усмотрению пользователя, панели, предусмотренные в
системе БЭСТ-5, а именно панель задач и строка
состояния могут быть скрыты (т.е. убраны с экрана). Удалять
или переименовывать эти панели нельзя.
Для того чтобы скрыть панель задач и/или строку состояния,
нужно перейти на закладку Инструментальные панели и
далее снять галочку с соответствующего параметра – Панель
задач или Строка состояния.
132
Система БЭСТ-5. Основы
Рисунок 8-3 Закладка «Инструментальные панели»
Еще один способ убрать панель задач и/или строку
состояния с рабочего стола – не открывая окно настройки,
нажать правую кнопку мыши в области панели инструментов
и снять галочку с нужной позиции во всплывающем меню
(Рисунок 8-4).
Рисунок 8-4 Меню настройки вида
8.2. Главное меню
После запуска системы БЭСТ-5 на экране появляется
Главное меню (Рисунок 8-5), со входа в которое и
начинается процесс регистрации хозяйственных операций.
Главное меню представляет собой список приложений
системы БЭСТ-5, объединенных по своему назначению в
соответствующие тематические группы: ФИНАНСЫ,
ЛОГИСТИКА, ПРОИЗВОДСТВО и пр.
133
Система БЭСТ-5. Основы
Рисунок 8-5 Главное меню
В свою очередь, каждое приложение состоит из различных
режимов,
описывающих
логически
завершенную
последовательность действий с ресурсами одного вида.
Таким образом, начиная работу в системе БЭСТ-5,
пользователь открывает нужное ему приложение и далее
выбирает режим, в котором он собирается выполнить
необходимые действия.
Окно Главного меню разделено на две части. В левой части
находится панель приложений системы БЭСТ-5. Она
содержит все приложения, к которым у данного пользователя
есть право доступа. В правой части располагается меню
режимов (задач), относящихся к конкретному приложению.
В окне Главного меню имеется линия, разделяющая его на
две части. Пользователь может перемещать эту линию, чтобы
изменять размеры отдельных частей рабочего стола для
134
Система БЭСТ-5. Основы
удобства работы. Перемещение разделительной линии
осуществляется следующим образом:
 Поместите указатель мыши прямо на данную линию.
В результате изображение указателя изменится на
символ
;
 Нажав и удерживая кнопку мыши, переместите
указатель влево или вправо от линии разделения.
Линия будет передвинута вместе с указателем;
 Отпустите кнопку мыши.
8.3. Панель приложений
Как было сказано в п.8.2, панель приложений содержит
список приложений программного комплекса БЭСТ-5,
объединенных в тематические группы (см. п.4.1). Список
приложений представлен в виде дерева. Для того чтобы
открыть список приложений, включенных в конкретную
группу, щелкните левой кнопкой мыши на строке с
названием этой группы или на значке . Для текущей группы
– на названии которой установлен курсор – можно
воспользоваться клавишей <Enter> или клавишей
управления курсором вправо <>. После этого под
названием группы появляется список входящих в нее
приложений.
Перемещение между приложениями осуществляется при
помощи мыши или клавиатуры. Для последовательного
передвижения между приложениями или их группами можно
использовать клавиши управления курсором <>(вверх)/<
> (вниз).
Если щелкнуть левой кнопкой мыши на значке
135
,
Система БЭСТ-5. Основы
расположенном возле названия группы с открытым списком
приложений или воспользоваться клавишей <–>, этот
список «свернется» и на панели будет присутствовать только
группа.
8.3.1.Меню режимов (задач)
В правой части окна Главного меню (Рисунок 8-5)
представлено меню режимов (задач), относящихся к текущему
приложению или группе приложений. Чтобы перейти из
панели приложений в меню режимов (задач), следует
воспользоваться клавишей <Tab>. Обратный переход также
осуществляется по клавише <Tab>.
Рисунок 8-6 Меню режимов
Меню режимов имеет форму списка. Этот список может
состоять как из папок, объединяющих группу режимов по
функциональному назначению, так и из самостоятельных
режимов (Рисунок 8-6).
136
Система БЭСТ-5. Основы
Для того чтобы раскрыть текущую папку, на ее наименовании
нажмите клавишу <Enter> или <+>, или щелкните левой
кнопкой мыши. В этом случае под названием папки будет
показан список входящих в нее режимов.
Чтобы свернуть текущую папку, нажмите клавишу <Enter>,
<–>, или щелкните левой кнопкой мыши. В итоге
вложенный список режимов исчезнет из окна иерархического
списка.
Перемещаться по меню режимов удобнее всего при помощи
мыши. Если меню режимов выходит за пределы размеров
окна, то для перемещения по меню можно использовать
вертикальную полосу прокрутки.
Перемещаться по меню режимов также можно с помощью
клавиатуры:
Клавиша
Действие

Перемещение на одну строку вниз

Перемещение на одну строку вверх
PgDn
Перемещение на одну страницу вниз
PgUp
Перемещение на одну страницу вверх
Home
Перемещение в начало списка
End
Перемещение в конец списка
8.4. Окно режима
Основные режимы работы с системой БЭСТ-5 – это, как
правило, различные действия с
учетными регистрами:
реестрами документов и картотеками. После того, как Вы
137
Система БЭСТ-5. Основы
открыли окно нужного Вам режима, Вы можете прямо сразу
же приступать ко вводу и редактированию информации в
нем. В то же время в некоторых случаях возникает
необходимость
изменить
настройки
окна
режима,
установленные по умолчанию.
8.4.1.Настройка окна режима
Если щелкнуть левой кнопкой мыши в левом верхнем углу
окна режима, то перед Вами появится меню, в котором Вы
можете настроить это окно с учетом Ваших потребностей и
выполнить ряд других действий с ним: переместить, изменить
размер, свернуть, восстановить или развернуть на весь экран,
закрыть активное окно, или сделать активным следующее
открытое окно режима.
Все режимы, открытые пользователем при работе с системой
БЭСТ-5, перечисляются в нижней части меню «Окно»
(Рисунок 8-7). Поэтому с помощью пункта меню «Окно»
можно осуществлять переход между этими режимами – для
выбора нужного Вам режима.
Рисунок 8-7 Режимы в меню «Окно»
Переход между открытыми режимами также можно
осуществлять с помощью кнопок, которые последовательно
138
Система БЭСТ-5. Основы
создаются на панели задач при входе в каждый новый режим
(Рисунок 8-1).
8.4.2.Работа в окне режима
Рассмотрим основные особенности работы в окне режима на
примере, представленном в демонстрационной версии. Для
этого откроем окно Главного меню, войдем в приложение
ГЛАВНАЯ КНИГА и выберем режим (Учет хозяйственных
операций \ Книга учета операций).. Перед нами появится окно
Книга учета операций. Оно содержит реестр проводок по
хозяйственным операциям (Рисунок 8-8).
Рисунок 8-8 Пример окна реестра: Книга учета операций
В верхней строке окна режима отображается информация о
расчетном (или, в зависимости от ситуации, активном)
139
Система БЭСТ-5. Основы
периоде текущего приложения. В окнах режимов
приложения КАДРЫ, если оно совместно эксплуатируется с
приложением
ЗАРАБОТНАЯ
ПЛАТА,
выводится
информация о расчетном периоде в приложении
ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА.
В нижней части окна режима выводятся кнопки. Наличие тех
или иных кнопок в окне зависит от конкретного режима, в
котором работает пользователь. Если говорить о Книге
учета операций, то в нижней части окна находятся кнопки
Вид, Документ, Режимы, Операции, Функции. Последняя
из названных кнопок – Функции – всегда присутствует в тех
режимах системы БЭСТ-5, которые представляют собой
реестры и карточки.
При нажатии кнопки Функции доступны следующие
команды:
 Настройка спецфункций (<Ctrl+F5>). По данной
команде осуществляется переход в режим настройки
специальных
функций
(внешних
плагинов),
предназначенных для обработки учетных данных;
 Экспорт реестра (<Alt+X>). По данной команде
осуществляется экспорт информации, содержащейся в
реестрах документов, в электронные таблицы MS
Excel, в форматы XML и в OpenOffice (см. об этом
п.5.8). Выбор столбцов реестра, которые должны
экспортироваться, осуществляется по усмотрению
пользователя;
 Журнал регистрации изменений по документу <Alt+`>.
Просмотр
журнала
регистрации
изменений,
произошедших с текущим документом или
проводкой. Данная команда доступна в реестрах
документов, проводок и картотеках (при условии
140
Система БЭСТ-5. Основы
ведения данного журнала) – см.п.7.5
Выберем для примера команду Экспорт реестра и далее –
Microsoft Excel. На экране отобразится список
полей,
доступных для экспорта. Заметим, что для экспорта доступны
не только поля, отображаемые в реестре, но и данные,
связанные с текущим реестром.
В списке полей, доступных для экспорта, отображается имя
таблицы и через точку после него – имя поля. Рядом дается
описание данного поля. Поля, данные которых нужно
экспортировать, необходимо предварительно отметить.
Отметка отдельных полей производится с помощью
клавиши <Insert>, а отметка всех полей – клавишей <+>.
Снятие отметки с отдельного поля осуществляется клавишей
<Insert>, а со всех полей – клавишей <->. Для выполнения
экспорта выбранных данных необходимо нажать клавишу
<Enter>.
Значок
, присутствующий на любой кнопке, означает
наличие всплывающего меню, появляющегося при ее
нажатии. В зависимости от режима, содержание меню для
одной и той же кнопки может быть различным.
Во всех формах документов при подведении курсора мыши к
любому полю и нажатии на правую кнопку мыши, выводится
подсказка, где отображается содержимое данного поля.
Подсказка видна до тех пор, пока нажата кнопка мыши. Это
особенно удобно для тех полей, в которых отображается не
вся информация и где применяется скроллинг для ввода
данных.
Для полей, которые содержат коды аналитики, в подсказке
написано наименование всех указанных аналитик (Рисунок
8-9).
141
Система БЭСТ-5. Основы
Рисунок 8-9 Пример вывода подсказки
При работе с реестром или документом можно использовать
пункты меню из строки меню, кнопки панели инструментов
или клавиатуру. Кроме того, в реестрах и строках документов,
а также в списках операций (например, в меню видов
движения при входе в режим Учет движения товаров,
находящийся в приложении ТОВАРЫ. ПРОДУКЦИЯ)
предоставлена возможность прокрутки строк с помощью
средней кнопки или колесика мыши.

Мышь не поддерживается в так
называемых
мемо-полях,
например,
в
окнах
комментария к документам и
карточкам,
вызываемых
с
помощью комбинации клавиш
<ALT+A>.
Работая в активном окне режима, Вы также можете
пользоваться стандартными кнопками системы БЭСТ-5,
расположенными на панелях инструментов.
Ниже дан список основных операций перемещения по окну
режима и указаны способы их выполнения с помощью мыши
и клавиатуры.
142
Система БЭСТ-5. Основы
Вид перемещения
Мышь
Клавиатура
К первой записи в Щелкнуть кнопку Комбинация клавиш
реестре
<Ctrl + Home> или
или клавиша <PgUp>
воспользоваться
колесиком
К последней записи Щелкнуть кнопку Комбинация клавиш
в реестре
<Ctrl + End> или
или клавиша <PgDn>
воспользоваться
колесиком
К следующей записи Щелкнуть кнопку Клавиша управления
в реестре
курсором <>
или
воспользоваться
колесиком
К
предыдущей Щелкнуть кнопку Клавиша управления
записи в реестре
курсором <>
или
воспользоваться
колесиком
К
следующей
странице
Клавиша <PgDn>
К
предыдущей
странице
Клавиша <PgUp>
На панели задач отражается информация о режиме, в
который вошел пользователь. В строке состояния
предусмотрена «Подсказка», где отражены только те
функциональные клавиши, которые отсутствуют в меню и на
панелях инструментов.
143
Система БЭСТ-5. Основы
8.4.3.Функциональные клавиши
Для активизации режима ввода, редактирования и других
действий с записями в системе БЭСТ-5 используются
следующие функциональные клавиши:
Клавиша
Выполняемое действие
F1
Справочная информация о работе с программой
F2
Выбор значения поля из справочника, который
открывается в форме ввода/редактирования
F3
Сортировка записей в реестре по возрастанию
значений полей, указанных в качестве критериев
сортировки
F4 / Enter
F5
Ввод/редактирование текущей записи
Копирование текущей записи
F6, Alt+F6
Фильтрация записей реестра по определенным
условиям/использование контекстного фильтра
F7, Alt+F7
Поиск записи в
определенных полей
F8
Копировать в буфер
Shift + Ins
Вставить из буфера
F9
Alt+F9
по
значениям
Удалить запись из реестра
Ctrl + Ins
PgUp, PgDn
реестре
Перемещение вверх/вниз по записям реестра (при
работе в режиме просмотра/редактирования
текущей записи)
Печать документов, карточек и реестров
Печать с выбором шаблона. В этом случае всегда
выводится полный список доступных шаблонов, из
144
Система БЭСТ-5. Основы
которого следует выбрать нужный шаблон.
Alt+Z
Вызов калькулятора. При этом предусмотрена
возможность вставки результата вычисления в поле
ввода и пр.
Набор функциональных клавиш может меняться в
зависимости от конкретного режима работы. Список
клавиш, общих для всех режимов, можно увидеть в пункте
меню Сервис  Сочетания клавиш. Названия клавиш,
актуальных для конкретных режимов, отображаются в текстах
подсказок к кнопкам, а также в текстах подсказок возле
пунктов меню, доступных при нажатии этих кнопок.

Основные функциональные
клавиши продублированы в
виде кнопок на панелях
инструментов.
8.4.4.Ввод и редактирование данных
Окна режимов, предназначенных для ввода/редактирования
информации, отличает большое разнообразие реквизитов –
как по составу, так и по форме их представления. Рассмотрим
общие правила работы в этих режимах.
Работая с электронной формой документа, карточки или
справочника, открываемой в окне того или иного режима,
пользователь последовательно заполняет поля ввода формы,
используя для этого пункты меню, кнопки или
функциональные клавиши. Чтобы ввести значение в поле, в
него сначала помещают курсор (это делается с помощью
клавиш управления курсором, клавиш <Enter>, <Tab> и /
145
Система БЭСТ-5. Основы
или мыши), а затем начинают ввод информации. Для
сохранения введенных данных следует нажать клавишу
<Enter> или <F10>. При этом можно выделить три группы
полей:
 Поля,
допускающие
свободный
ввод
информации. В эти поля вводится информация
произвольного содержания, которая ограничена
только форматом ввода данных, предусмотренным для
данного поля. К таким полям можно отнести сумму
проводки, содержание операции и т.д.;
 Поля,
значения которых выбираются из
предложенного перечня. Так, например, вид
оборота по счету может принимать одно из двух
значений:
«дебетовый»
или
«кредитовый».
Предлагаемый перечень значений находится в самом
поле или выводится на экран в виде окна подсказки. В
обоих случаях просмотр предлагаемых системой
значений может выполняться при помощи клавиши
«Пробел», а подтверждение выбранного значения – с
помощью клавиши <Enter>;
 Поля,
значения которых выбираются под
управлением соответствующих справочников. Это
означает, что значения данных полей могут быть не
любыми, а лишь теми, что содержатся в справочниках.
Типичным примером является ввод номера счета в
проводке. Система разрешает вводить только те счета,
которые присутствуют в плане счетов и имеют статус
открытых. Заполняя такие поля,
пользователь
обращается к соответствующему справочнику,
выбирает оттуда нужное значение и заносит его в поле
ввода. Обращение к справочнику осуществляется
нажатием клавиши <F2>. Если при заполнении
146
Система БЭСТ-5. Основы
какого-либо поля поддерживается справочник, об
этом выводится подсказка в строке состояния.
В системе предусмотрена возможность копирования и
вставки данных из буфера в полях ввода. Копирование
выполняется с помощью клавиш <Ctrl+Insert>, а вставка – с
помощью клавиш <Shift+Insert>. При вставке, в зависимости
от включенного режима вставки или замены символов
(данный
режим
управляется
клавишей
<Insert>),
производится замещение или добавление копируемых
символов. Если размер данных в буфере будет больше, чем
размер поля, в которое вставляются данные, то c начала
строки будет вставлен текст соответствующего размера. В
случае вставки данных в числовые поля и поля типа «дата» из
копируемого текста будут вставлены только числа. Проверка
корректности вставки чисел в данные поля проверяется самой
формой ввода – при выходе из этого поля, или при
сохранении документа.
Система также предоставляет возможность вставки и
копирования информации в мемо-поля (поля комментариев,
алгоритмы расчета формы внешней отчетности и т.д.). В
этом случае копирование в буфер осуществляется двумя
способами:
 С помощью комбинации клавиш <Ctrl+Insert>
копируется текущая строка. При перемещении
курсора на следующую строку можно еще раз нажать
<Ctrl+Insert>, и содержимое второй строки
присоединится к первой. Вставка содержимого буфера
производится при помощи комбинации клавиш
<Shift+Insert>. Если копируется несколько строк, то
все они будут вставлены в одну строку. При
147
Система БЭСТ-5. Основы
необходимости их после этого можно разбить на
отдельные строки;
 С помощью комбинации клавиш <Shift+стрелка>
при каждом нажатии стрелки копируется каждый
символ, расположенный в направлении стрелки от
текущей
позиции.
Затем
надо
скопировать
выделенный текст в буфер с помощью комбинации
клавиш <Ctrl+Insert>. Вставка содержимого буфера
обмена
выполняется
с
помощью
клавиш
<Shift+Insert>.
Текст, копируемый в буфер, при выделении отображается на
нижней границе окна комментария. Количество символов,
копируемых в буфер обмена, в любом случае не превышает
100 – независимо от того, сколько символов было выделено.
Отметим, что большинство процедур ввода данных в учетные
регистры (реестры документов и картотеки) реализованы как
циклические – очередная введенная запись, после ее
проверки и сохранения, помещается в базу данных, после
чего система предлагает ввести новую (т.е. следующую)
запись.
Во многих реестрах системы БЭСТ-5 предусмотрена
возможность копирования документов: это может быть как
один отдельный документ, так и отмеченная группа
документов.
8.4.5.Сортировка, фильтрация и поиск
данных
В процессе работы со списком записей часто возникает
необходимость найти конкретную запись или выделить
некоторую группу записей по какому-либо общему признаку.
148
Система БЭСТ-5. Основы
Для этих целей в системе предусмотрены три вида операций:
 сортировка данных;
 фильтрация данных;
 поиск данных.
Сортировка данных
Сортировка данных предназначена для изменения порядка
просмотра записей на экране. Так, например, реестр кассовых
документов можно просматривать в порядке возрастания даты
или номера кассового документа. Записи в данном реестре
также могут быть упорядочены по
наименованиям
контрагентов или по корреспондирующим счетам.
Для вызова процедуры сортировки данных нажмите
функциональную клавишу <F3> или соответствующую
кнопку на панели инструментов, если она поддерживается в
данном режиме. На экране появится меню критериев, по
которым можно отсортировать информацию.
Если в качестве условий сортировки указаны несколько
полей, то осуществляется вложенная сортировка – от первого
поля к последнему. Например, сортировка «по дате, по
номеру документа» означает, что реестр будет отсортирован
по возрастанию дат документов, а в пределах каждой даты —
по возрастанию номеров документов.
Фильтрация данных
Фильтрация данных позволяет выделить некоторую
совокупность записей, объединенных по общим признакам.
В общем случае, запрос на фильтрацию данных вызывается
командой меню Вид  Фильтр  Общий фильтр, клавишей
<F6> или соответствующей кнопкой на панели инструментов.
149
Система БЭСТ-5. Основы
На экране появится окно для ввода критериев, согласно
которым будет устанавливаться фильтр. Из числа полей,
предложенных в качестве условий фильтра, пользователь
может задавать только те, которые ему необходимы.
Фильтрация разрешена по числовым полям, полям дат и
символьным полям.
Для числовых полей и полей дат возможно задание
интервалов. Например, при работе с Книгой учета
операций можно задать диапазон сумм проводок, или период,
за который нужно показать проводки. Значения символьных
полей обязательно следует указывать с начала поля.
Фильтрация по символьным полям может осуществляться по
частичному соответствию информации требуемым критериям.
При этом поддерживаются следующие соглашения. Если в
символьное поле введена последовательность символов,
которая оканчивается пробелом или символом «*», фильтр
будет установлен на все записи, начинающиеся с этой
последовательности.
Фильтрация по произвольному фрагменту текстовой части
записи – контекстный фильтр – вынесена в отдельный
режим. Контекстный фильтр вызывается при помощи
команды меню Вид  Фильтр Контекстный фильтр,
комбинацией клавиш <Alt+F6> или соответствующей
кнопкой на панели инструментов. При использовании
контекстного фильтра в качестве критерия может указываться
произвольный фрагмент текстовой части. Однако заметим,
что при больших объемах информации такая фильтрация
может проводиться длительное время.
После установки фильтра будут показаны только те записи,
которые удовлетворяют условию фильтра (т.е. указанным
критериям для отбора). Для возврата к исходной
150
Система БЭСТ-5. Основы
совокупности записей необходимо воспользоваться командой
меню Вид  Фильтр  Отменить фильтр, или комбинацией
клавиш <Ctrl+F6>, или нажать соответствующую кнопку на
панели инструментов.
В реестрах документов и картотек приложений ОБЩИЕ
ДАННЫЕ,
КНИГА
ПОКУПОК-ПРОДАЖ,
ИМУЩЕСТВО,
КАДРЫ,
РАСЧЕТЫ
С
ПАРТНЕРАМИ,
АВТОТРАНСПОРТ,
УЧЕТ
ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ помимо описанного выше
стандартного общего фильтра также можно использовать и
два других фильтра:
 Фильтр по текущему значению <Ctrl+6>;
 Фильтр, кроме текущего значения <Alt+7>.
В первом случае данные будут отфильтрованы по текущему
значению в текущей колонке (т.е. где находился курсор до
применения фильтра). Во втором случае в отфильтрованную
выборку попадут все значения, кроме текущего значения
текущей колонки. Для отмены описанных фильтров служит
комбинация клавиш <Ctrl+F6>.
В
реестрах
приложений
ОБЩИЕ
ДАННЫЕ,
ИМУЩЕСТВО,
АВТОТРАНСПОРТ,
КНИГА
ПОКУПОК-ПРОДАЖ, РАСЧЕТЫ С ПАРТНЕРАМИ,
ВЕДЕНИЕ ДОГОВОРОВ, а также в приложениях учета
денежных средств существует возможность настройки
пользовательских фильтров. Настройка осуществляется с
помощью команды меню Вид  Фильтр  Настройка общего
фильтра. В окне, открывающемся после выбора данной
команды, отображается список настроенных фильтров. Для
создания нового фильтра используется клавиша <F4>, для
удаления – клавиша <F8>. Новый фильтр также может быть
151
Система БЭСТ-5. Основы
создан на основе копирования уже имеющегося фильтра
похожего содержания. Для этого нужно установить курсор на
строке с фильтром, взятым за основу, нажать кнопку
Операции и выбрать команду копировать. Для перехода к
редактированию содержания фильтра используется клавиша
<Enter>. Фильтры с признаком Системный доступны только
для просмотра, и их удаление запрещается. При создании
нового фильтра в поле Фильтр указывается его
наименование. При нажатии кнопки Структура будет
открыто окно для ввода структуры фильтра. В левой части
окна отображается список доступных полей, а в правой –
поля, которые будут использоваться в фильтре. Перенос
поля, на котором установлен курсор, из одной части в
другую, производится с помощью кнопок, на которых
изображены стрелки. Поля, расположенные в правой части,
можно перемещать при помощи кнопок Переместить
вверх/Переместить вниз. После отбора нужных полей
нажмем кнопку ОК. Система вернется в окно настройки
фильтра. Для каждого поля в этом окне можно указать
условие фильтрации и (если это потребуется) значение по
умолчанию. Для удаления ошибочно введенного значения
применяется комбинация клавиш <Ctrl+Delete>. Если
имеется несколько фильтров, то один из них следует
определить как фильтр, по умолчанию. Для этого в поле
Фильтр по умолчанию укажем значение Да. Фильтр,
применяемый по умолчанию, вызывается при нажатии
клавиши <F6> в реестре документов. Чтобы использовать
другой фильтр, надо перейти на панель инструментов,
вызвать подменю кнопки Фильтр (т.е. нажать на стрелку
возле нее) и выбрать из списка интересующий фильтр.
Фильтр, применяемый по умолчанию, запоминается для
каждого пользователя – для каждого реестра и для каждой
152
Система БЭСТ-5. Основы
базы данных. Если для пользователя не был установлен
фильтр по умолчанию, то клавишей <F6> будет вызван
системный фильтр, и он будет определен как фильтр по
умолчанию. Если системного фильтра нет, то в качестве
фильтра по умолчанию можно установить любой из
существующих фильтров.
Поиск данных
Поиск данных позволяет найти конкретную запись. Поиск
вызывается нажатием клавиши <F7> или кнопки Поиск
общий на панели инструментов. Если в данном списке
записей возможен поиск по нескольким критериям, то на
экране появится меню выбора критерия, по которому будет
происходить поиск. Обычно это те же критерии, что и для
сортировки.
После выбора требуемого критерия открывается окно ввода
данных, по которым и будет осуществляться поиск. Такими
данными могут быть число, дата или строка символов. Для
строки символов возможен поиск по частичному
соответствию. Например, если в списке фамилий
необходимо найти запись с фамилией Иванов И.С., то в
запросе на поиск достаточно ввести несколько первых
символов этой фамилии, например, – ива и нажать <Enter>.
Поиск по символьной строке производится без учета
регистра.
Используя комбинацию клавиш <Alt+F7> или кнопку
Контекстный поиск на панели инструментов, Вы можете
выполнить контекстный поиск по произвольному фрагменту
текстовой части. В некоторых окнах (например, в реестрах и
справочниках
приложения
КАДРЫ)
предоставлена
возможность контекстного поиска по текущему столбцу
153
Система БЭСТ-5. Основы
(комбинация клавиш <Alt+F7> или соответствующая кнопка
на панели инструментов). При нажатии кнопки появляется
окно для ввода значения. Поиск начинается после нажатия
клавиши <Enter>. В результате поиска первая запись,
удовлетворяющая выбранным условиям, станет текущей
записью реестра. При повторном нажатии этой же кнопки
предлагается выбрать вариант работы: Сначала, Продолжить
(Ctrl+F7), Новый текст, Новый сначала, Отмена. Комбинация
клавиш <Ctrl+F7> используется для продолжения поиска.
По достижении конца списка, система выдаст запрос на
окончание поиска или на продолжение поиска с начала
списка.
В большинстве справочников, вызываемых из полей ввода
данных нажатием клавишей <F2>, а также в реестрах
некоторых приложений (КАДРЫ, ИМУЩЕСТВО и др.)
реализована возможность так называемого быстрого поиска –
т.е. поиска по некоторому произвольно введенному набору
букв.
8.4.6.Удаление данных
Работая с реестрами документов, картотеками или
справочниками пользователь может удалять из них те записи,
которые, по его мнению, являются некорректными или
ненужными. Однако при выполнении данного действия
необходимо иметь представление об общем «устройстве»
информационных потоков в системе и соблюдать
осторожность.
Первое, что обязательно следует принять во внимание –
взаимосвязь и взаимодействие данных, вводимых в систему. В
большинстве приложений системы БЭСТ-5 записи,
хранящиеся в учетных регистрах, связаны друг с другом. Так,
154
Система БЭСТ-5. Основы
например, документы, которые оформляют движение
товарно-материальных
ценностей,
связаны
с
соответствующими карточками складского учета. Ведомости
депонированной зарплаты связаны с карточками депонентов,
документы по движению основных средств – с карточками
инвентарного учета и пр. Кроме того, все первичные
документы имеют связанные с ними проводки в Книге учета
операций.
Следовательно,
удаление
одной
из
взаимосвязанных записей без удаления других может
привести к разрушению единого информационного
пространства и, в конечном итоге, – к недостоверности
данных, получаемых с помощью системы. Поэтому система
БЭСТ-5
контролирует
любые
попытки
удаления
информации из учетных регистров.
На ситуации, когда пользователь пытается удалить запись,
БЭСТ-5 реагирует одним из следующих способов:
 При удалении записи из одного учетного регистра
автоматически изменяются статус или состояние
записей в другом, связанном с ним учетном регистре.
Например, удаление документа, оформляющего
движение ТМЦ, изменяет остатки на карточках
складского учета, а удаление документа по вводу в
эксплуатацию основного средства влечет за собой
изменение статуса инвентарной карточки и т.д. ;
 При попытке удалить запись из учетного регистра
предлагается сначала удалить все связанные с ней
записи из других учетных регистров. Например, для
удаления карточки складского учета нужно сначала
удалить все документы по приходу и расходу запасов,
учитываемых на ней;
 При удалении записи из учетного регистра удаляются
155
Система БЭСТ-5. Основы
все связанные с ней записи из других регистров.
Например, при удалении первичного документа из
реестра удаляются все связанные с ним проводки из
Книги учета операций.
Особо внимательно следует относиться к удалению записей
из справочников. По своей сути справочники являются
служебными регистрами, включающими вспомогательные
данные, используемые в первичных документах. Они не
содержат самостоятельной учетной информации.
В ходе работы с системой справочники могут переполняться.
Переполнение происходит из-за накопления данных,
которые фигурируют в документах, давно перемещенных в
архив. Характерными примерами таких справочников
является справочник партнеров, номенклатурный справочник
и некоторые другие. Система не препятствует удалению
записей из справочников после закрытия расчетного периода
и архивирования документов, использующих их данные. Тем
не менее пользователь должен быть осторожным при
удалении тех записей справочника, которые в дальнейшем
могут понадобиться при работе с архивными данными.
8.5. Печать документов и отчетов
8.5.1.Печать первичных документов
Реестры документов и сами первичные документы могут быть
выведены на печать. Система предоставляет широкий набор
стандартных печатных форм для различных документов и
настроенных разработчиками форм для печати реестров.
Печать документов, карточек и реестров осуществляется с
помощью команды меню Файл Печать, клавиши <F9> или
156
Система БЭСТ-5. Основы
кнопки Печать на панели инструментов. В этом случае
печать производится по шаблону, определенному по
умолчанию. Для назначения шаблона по умолчанию, в окне
Укажите умалчиваемый шаблон отметьте
название
выбранного шаблона галочкой (Рисунок 8-10). В дальнейшем
при нажатии клавиши <F9> печать будет выполняться
только по указанному шаблону.
Рисунок 8-10 Выбор шаблона, используемого по умолчанию
Если шаблон, выбираемый по умолчанию, не установлен, на
экране появляется окно со списком всех шаблонов,
относящихся к тому функциональному режиму системы, из
которого ведется печать.
Если Вы хотите предварительно просмотреть печатную
форму шаблона, выбранного по умолчанию, отметьте
галочкой параметр Предварительный просмотр перед
печатью. В этом случае на экране перед печатью будет
157
Система БЭСТ-5. Основы
появляться окно Предварительный просмотр, в котором
документ будет представлен в том виде, в котором Вы
получите его на бумаге. Если указанный параметр не был
отмечен, то окно предварительного просмотра не появляется,
система просто предлагает настроить параметры вывода
данного документа на печать.
Если Вам потребуется заменить шаблон, используемый по
умолчанию,
или
изменить
настройку
параметра
Предварительный просмотр перед печатью для шаблона,
выбранного по умолчанию, используйте для этого пункт
меню Сервис Выбрать шаблон по умолчанию.
Чтобы отпечатать документ по шаблону, отличному от
используемого по умолчанию, воспользуйтесь командой
Файл  Печать с выбором шаблона, клавишами <Alt+F9>
или кнопкой на панели инструментов Печать с выбором
шаблона. В этом случае на экран всегда выводится весь список
доступных шаблонов, в котором следует выбрать требуемый
шаблон и указать, необходим или нет предварительный
просмотр документа перед печатью. Также нужно помнить и
о том, что выбор шаблона для печати в данном случае не
влияет на выбор шаблона по умолчанию.
Перед выводом документа на печать Вы можете
отредактировать его содержание. Для этого необходимо
войти в режим предварительного просмотра документа и
дважды щелкнуть левой кнопкой мыши в рабочей области
окна предварительного просмотра. Тем самым Вы откроете
Дизайнер отчетов, который поможет внести коррективы в
печатаемый документ. Для того чтобы изменить данные в
документе, в его соответствующем поле щелкните правой
кнопкой мыши и затем, в контекстном меню выберите
команду Редактор…. В верхней части окна Редактор текста,
158
Система БЭСТ-5. Основы
откорректируйте требуемую информацию, после чего
закройте данное окно, не забыв сохранить внесенные
изменения. После этого вернитесь в окно предварительного
просмотра документа, сохранив изменения, внесенные через
Дизайнер отчетов, и распечатайте документ на принтере.
Документ можно также сохранить в виде файла. Это делается
в окне предварительного просмотра с помощью кнопки
Сохранить отчет в файл. В открывшемся окне Сохранить
как в поле Тип файла выберите требуемый формат
документа, после чего укажите директорию, в которой
должен быть сохранен этот файл.
8.5.2.Формирование отчетов
В поставку системы БЭСТ-5 входит множество готовых форм
отчетов. Запросы на подготовку отчетов, а также процедуры
их вывода построены на единых принципах.
Любое прикладное приложение системы БЭСТ-5 включает в
себя режим Формирование отчетов. При входе в этот
режим система предлагает список видов отчетов,
настроенных для данного приложения (Рисунок 8-11). Формы
отчетов, близкие по назначению и структуре, сгруппированы
в папки. Заметим, что список отчетов может быть
отсортирован по усмотрению пользователя. В окне для
выбора нужного вида отчета существует кнопка Настройка
вида папки (крайняя справа). При нажатии этой кнопки Вам
будет предложено несколько способов сортировки списка
отчетов:
 Список – вывод списка «как есть»;
 Список 1 колонкой – т.е. вывод списка вида отчетов в
виде одной колонки;
159
Система БЭСТ-5. Основы
 По наименованию – вначале список отчетов
сортируется по наименованию папок (если таковые
имеются), и далее – по наименованиям отчетов;
 По порядку. В этом случае порядок расположения
отчетов определяется пользователем. Установив
курсор на интересующем виде отчета и удерживая
левую кнопку мыши, Вы можете «перетащить» его в
нужное место списка. Порядок расположения
определяется отдельно для папок и отдельно для
отчетов.
Рисунок 8-11 Пример списка отчетов, формируемых в
приложении ТОВАРЫ.ПРОДУКЦИЯ
Выбранный вариант вывода списка Список/Список 1 колонкой
запоминается для каждого пользователя в отдельности.
В окне, где выводится список отчетов, находится параметр
Предварительный просмотр перед печатью. Если Вы
желаете просматривать полученные отчеты перед выводом на
печать, отметьте этот параметр галочкой. Находясь в режиме
предварительного просмотра, Вы можете отредактировать
160
Система БЭСТ-5. Основы
отчет или документ, перейдя в Дизайнер отчетов. Вызов
Дизайнера отчетов выполняется двойным щелчком левой
кнопки мыши в рабочей области окна предварительного
просмотра.
Вы можете сохранить отчет или документ в виде файла в
различных форматах – в том числе и в JPEG. Для этого, при
сохранении файла в режиме предварительного просмотра,
находясь в окне Сохранить как, в поле Тип файла
выберите желаемый вид формата.
После того, как Вы выбрали требуемую форму отчета,
система должна получить от Вас «указания», по каким
критериям и в каком виде должны быть представлены его
данные. Другими словами, Вам нужно сформулировать
запрос на подготовку отчета, в котором оговариваются
условия его формирования. Данные действия выполняются в
Карточке запроса, которая открывается в момент выбора
соответствующей формы отчета (Рисунок 8-12).
Карточка запроса включает в себя ряд полей, состав которых
зависит от вида отчета. Заполнение некоторых полей
происходит с помощью справочников. Введя необходимые
сведения в поля Карточки запроса, Вы можете либо нажать
кнопку Выполнить, чтобы система сформировала отчет,
либо отказаться от его получения нажатием кнопки
Отменить.
В режиме предварительного просмотра отчетов может
отображаться линия курсора – для выделения текущей строки.
Для отображения линии курсора установите галочку в
соответствующем пункте контекстного меню (вызываемом
правой кнопкой мыши) в режиме предварительного
просмотра. Чтобы отменить отображение, данную галочку
161
Система БЭСТ-5. Основы
необходимо снять. Описанная настройка выполняется для
каждого пользователя текущей рабочей станции в
отдельности и сохраняется до тех пор, пока пользователь ее
не изменит.
Рисунок 8-12 Пример карточки запроса на формирование
отчета
Готовые отчеты, сформированные в системе и сохраненные в
файлы с расширением *.frp, можно просматривать без
запуска БЭСТ-5. Просмотр осуществляется из проводника
Windows
или
из
соответствующей
программыпросмотрщика. Интересующий файл открывают с помощью
клавиши <Enter> или мыши.
Обращаем внимание, что система «запоминает» последние
значения, которые были указаны в карточках запросов на
получение документов и отчетных форм. Эти значения
запоминаются для каждого пользователя – для каждой базы
данных, с которой он работает и отображаются при новом
вызове карточки.
Значения параметров карточек запросов на формирование
162
Система БЭСТ-5. Основы
отчета, настроенные для одного пользователя, могут быть
скопированы для других пользователей этой же базы данных
или скопированы в другую базу. Эта возможность особенно
актуальна для карточек с большим набором полей (например,
при
подготовке
внешней
отчетности
бюджетных
организаций).
При генерации отчета значения параметров запоминаются
для того самого пользователя, который формирует данный
отчет. Если такой же отчет должны периодически
формировать и другие пользователи, то в целях экономии
времени Вы можете скопировать для них настройку данных
значений параметров. При копировании значений
параметров в другую базу данных необходимо иметь в виду
следующее. Если в другой базе данных изначально
отсутствуют копируемые значения (например, по причине
использования другого плана счетов,
другого перечня
контрагентов, другой номенклатуры товаров и пр.), то в
карточку запроса на получение отчета будут подставлены те
значения, которые действуют по умолчанию. Копирование
выполняется в группе приложений НАСТРОЙКА –
приложение БАЗЫ ДАННЫХ, раздел Сервисные
режимы, (Технологические операции \ Копирование карточки запроса
отчета).
8.5.3.Создание новых печатных форм
и отчетов
В системе БЭСТ-5 существует встроенный Дизайнер
отчетов и печатных форм, который позволяет перенастроить
формы печати любого реестра, документа и отчета, а также
создавать новые печатные формы документов и отчетов.
163
Система БЭСТ-5. Основы
Дизайнер запускается из любого открытого режима системы
БЭСТ-5, с помощью команды Сервис  Дизайнер отчетов.
При этом у Дизайнера имеется два режима запуска – По
текущему разделу и По всему приложению.
В первом случае Дизайнер открывается в режиме создания
новой формы. После создания этой формы, ее можно
сохранить только в этом режиме. Если в Дизайнере запустить
режим просмотра и печати документа (реестра),
сформированного по создаваемому шаблону, документ
выведется в полном объеме, т.е. будет содержать данные того
документа (реестра), из которого был осуществлен вход в
режим По текущему разделу. В режиме просмотра и печати
документа существует кнопка Повторить, позволяющая
повторно сформировать отчет с указанием новых параметров
в карточке запроса.
При выборе режима запуска По всему приложению система
предлагает список всех печатных форм и отчетов,
имеющихся в данном приложении.
Обращаем Ваше внимание, что использовать режим запуска
По всему приложению с целью создания или редактирования
печатных форм не следует. Для решения этих задач
пользуйтесь только режимом По текущему разделу.
Если имеющаяся форма уже редактировалась, система
потребует ее сохранения под другим именем, тем самым
защищая от записи стандартные формы, входящие в поставку
БЭСТ-5. Новую форму можно сохранить в той папке, из
которой был осуществлен вход в режим По всему
приложению, или в других входящих в нее папках.
В режиме просмотра и печати документа, сформированного
по создаваемому шаблону, отображается только внешний вид
164
Система БЭСТ-5. Основы
документа без данных. Это ограничение не относится к тем
отчетам, которые формируются в полном объеме.
8.5.4.Использование одного шаблона
в разных режимах
При необходимости один и тот же шаблон документа или
отчета можно использовать в разных приложениях. Для того
чтобы тот или иной шаблон был также доступен при работе
с другим приложением, нужно выполнить следующие
действия:
 Войти в приложение, где находится требуемый отчет
или печатная форма документа, и вызвать оттуда
Дизайнер отчетов – в режиме По всему приложению
(если речь идет об отчете), или в режиме По текущему
разделу (если речь идет о печатной форме документа);
 Находясь в Дизайнере отчетов, выбрать команду меню
Файл  Открыть;
 В открывшемся окне установить курсор на названии
требуемого шаблона и нажать кнопку Привязка к
папкам, находящуюся на панели инструментов этого
окна;
 В окне, появившемся после нажатия кнопки
Привязка к папкам, отметить галочками названия
нужных папок и подтвердить сделанный выбор
нажатием кнопки ОК.
В результате шаблон будет доступен в выбранных папках и
приложениях. Следует иметь в виду, что «привязать» к любой
папке можно только отчеты. Шаблоны печатных форм
документов можно привязывать только к папкам,
находящимся на одном уровне каталога, в одном режиме или
165
Система БЭСТ-5. Основы
в приложениях, сходных по функциональности. Например,
один и тот же шаблон расходной накладной можно
использовать
в
двух
приложениях
–
ТОВАРЫ.ПРОДУКЦИЯ и СЫРЬЕ.МАТЕРИАЛЫ. Для
этого его достаточно «привязать» к тем папкам
перечисленных приложений, в которых хранятся шаблоны
документов, оформляющих расход запасов.
8.5.5.Избранные
документов
отчеты
и
формы
Система БЭСТ-5 предоставляет возможность настройки
перечня так называемых избранных отчетов и печатных
форм первичных документов, которые могут быть доступны
только определенным пользователям. Другими словами, в
системе БЭСТ-5 можно установить запрет/разрешение на
использование того или иного отчета или печатной формы
первичного документа.
Определение
перечня
избранных
отчетных
форм
осуществляется
с
помощью
утилиты
Менеджер
пользователей – на уровне пользовательской роли.
Подробнее об этом написано в главе «Руководства
пользователя» – «Администрирование».
8.6. Работа с меню
Независимо от вида используемой версии БЭСТ-5 –
демонстрационной или рабочей – Вы будете открывать
различные окна, чтобы вводить, копировать, редактировать
информацию. Эти и многие другие функции сгруппированы
в различных меню, о которых пойдет речь далее. Описание
меню дано в соответствии со стандартной настройкой
166
Система БЭСТ-5. Основы
системы БЭСТ-5, предлагаемой разработчиками по
умолчанию. Каждой функции может соответствовать
«горячая» клавиша, кнопка или комбинация клавиш, которые
обеспечивают быстрый доступ к ней.
8.6.1.Строка меню
Самая верхняя часть рабочего стола называется строкой
заголовка. В ней отображается название системы (БЭСТ-5) и
указывается ее версия. Ниже располагается строка меню, где
сгруппированы основные функции приложения. Под ней
находится панель инструментов, с помощью которой
пользователь
может
быстро
получить
доступ
к
инструментальным средствам системы (Рисунок 8-1).
Поскольку работа с меню играет важную роль в «диалоге»
между пользователем и системой БЭСТ-5, то Ваша задача
заключается в том, чтобы научиться выбирать его функции (с
помощью мыши или клавиатуры), знать значения символов,
присутствующих в названиях пунктов меню, а также
выходить из меню.
8.6.2.Основные действия
Функция в строке меню может быть выбрана как с помощью
мыши, так и с помощью клавиатуры. Это зависит от
привычек и вкусов каждого конкретного пользователя.
Ниже приведена таблица, в которой перечислены основные
действия по работе с меню и способы их выполнения.
Действие
Вход
меню
Мышь
Клавиатура
в Поместите
указатель Нажмите <Alt> для
стрелки
на нужный активизации строки
167
Система БЭСТ-5. Основы
пункт меню и щелкните меню.
кнопкой мыши
Выбор
функции
Удерживая
кнопку
мыши,
переместите
курсор
до
нужной
команды
выбранного
пункта меню, а затем,
выбрав его, отпустите
кнопку
<Alt+ф>
«Файл»
–
меню
<Alt+П>
«Правка»
–
меню
<Alt+В>
«Вид»
–
меню
<Alt+С>
«Сервис»
–
меню
<Alt+О>
«Окно»
–
меню
<Alt+п> –
«Справка»
меню
Используйте курсор
для выбора пунктов
меню.
Нажмите
<Enter>,
чтобы
выбрать требуемый
пункт.
Выход
меню
из Щелкните
кнопкой Выполняется одним
мыши по названию из двух способов:
меню или в любой
 Нажмите
области вне его.
<Alt> или
<F10> для
активации
рабочей
области.
 Нажмите Esc
для
168
Система БЭСТ-5. Основы
деактивации
строки
меню.
Как правило, меню после выбора соответствующего пункта
или команды автоматически закрывается, однако в системе
есть альтернативные способы его закрытия, приведенные в
настоящей таблице.
8.6.3.Символы в меню
Пункты меню могут различаться по цвету и содержать
символы и метки, иллюстрирующие их функциональные
возможности и назначение:
Символ
Значение
Пункт выделен Функция в настоящий момент недоступна,
серым цветом
поэтому
команда
не
может
быть
использована.
Многоточие
Указывает на наличие диалогового окна, где
после названия перед запуском функции можно установить
пункта …
ее параметры.
«Горячие
клавиши»,
например,
<Alt+F9>
Наиболее простой и быстрый способ
выбора функции. На практике гораздо
удобнее использовать комбинацию клавиш,
чем последовательно открывать множество
меню и подменю.
Данный значок указывает на то, что меню
содержит несколько разделов в виде
каскадного, ниспадающего подменю.
169
Система БЭСТ-5. Основы
8.6.4.Меню «Файл»
Если открыто только окно Главного меню, меню Файл
(Рисунок 8-13) содержит следующие пункты:
Рисунок 8-13 Меню «Файл» при открытии окна Главного меню
После открытия окна какого-либо режима меню Файл, с
одной стороны, дополняется новыми пунктами (Рисунок
8-14). С другой стороны, некоторые из имеющихся пунктов
становятся недоступными. Для того, чтобы они снова стали
доступны, пользователь должен закрыть окно режима.
Рисунок 8-14 Меню «Файл» при открытии окна режима
Поясним назначение каждого из пунктов меню Файл:
Пункт
Назначение
Главное меню
Перейти в Главное меню/Открыть его
Сменить
пользователя…
Войти в систему под другим именем и паролем
170
Система БЭСТ-5. Основы
Выбрать
предприятие…
Выбрать базу данных другого предприятия
Печать…
Печать по шаблону, указанному по умолчанию
Печать
выбором
шаблона…
Выход
с Переход в диалоговое окно для выбора шаблона
или изменения настроек для шаблона по
умолчанию.
Выход из БЭСТ-5
8.6.5.Меню «Правка»
Меню Правка содержит функции редактирования, доступные
в приложении БЭСТ-5. Состав его пунктов также меняется в
зависимости от видов открытых окон – окна Главного меню
или окон режимов (Рисунок 8-15).
Рисунок 8-15 Меню «Правка» при работе в окне режима
С помощью пунктов меню Правка выполняются следующие
действия:
Пункт
Назначение
Отменить
Отмена предыдущего действия
Вырезать
Вырезать выделенный фрагмент поля в буфер
171
Система БЭСТ-5. Основы
Копировать
Копировать выделенный фрагмент
Вставить
Вставить выделенный фрагмент поля из
буфера
Новая запись
Создание новой записи в реестре
Редактировать
Редактировать имеющуюся запись
Удалить
Удалить запись из реестра
Сохранить
Сохранить информацию
Поиск
В этом случае предлагается два варианта
поиска данных: Поиск общий и Контекстный
поиск. (Об особенностях поиска данных см. п.
8.4.5)
8.6.6.Меню «Вид»
Меню Вид предназначено для работы с реестрами и
документами и выполнения настройки панелей Главного
меню:
Пункт
Перейти
Назначение
Перемещение движение по записям реестра.
Предлагаются
следующие
варианты
перемещений:
 Предыдущая запись;
 Следующая запись;
 Первая запись;
 Последняя запись
Фильтр
Управление установкой/отменой
Возможные варианты:
172
фильтра.
Система БЭСТ-5. Основы
 Общий фильтр;
 Контекстный фильтр;
 Фильтр по текущему значению;
 Фильтр, кроме текущего значения
 Отменить фильтр;
 Настройка общего фильтра
Настройка
вида…
Настройка панелей Главного меню (см. п.
8.1.2)
8.6.7.Меню «Сервис»
Меню Сервис содержит следующие пункты:
Пункт
Дизайнер
Назначение
отчетов Переход
в
Дизайнер отчетов
для
создания/редактирования
отчета.
Возможные варианты перехода (см. п. 8.5.3):
 По текущему разделу;
 По всему приложению
Выбрать шаблон по Выбор
шаблона,
по
умолчанию
используемого для печати
документа.
умолчанию
отчета или
Изменить пароль
Изменение пароля пользователя
Сочетания
клавиш…
Обращение к полному списку команд,
используемому в БЭСТ-5. Список содержит
сочетания
клавиш
и
иконки,
соответствующие этим командам. При
необходимости соответствие команд и
«горячих» клавиш по желанию пользователя
173
Система БЭСТ-5. Основы
можно отредактировать.
Настройка
шрифтов
Выбор типа и размера шрифта для работы с
окнами. При этом пользователь может
выбрать либо шрифт Terminal, либо Lucida
Console и управлять шириной и высотой
символов.
Запустить редактор Запуск среды XBA (XBase++ for Application)
XBA
– см.п.5.10.2
8.6.8.Меню «Окно»
Меню Окно позволяет настроить расположение окон на
рабочем столе и включает в себя следующие пункты:
Пункт
Назначение
Выстроить
каскадом
Расположение всех открываемых окон каскадом
Выстроить по Расположение
горизонтали
горизонтали
всех
открываемых
окон
по
Выстроить
вертикали
всех
открываемых
окон
по
по Расположение
вертикали
Следующее
окно
Переход к следующему открытому окну
Предыдущее
окно
Переход к предыдущему открытому окну
В нижней части этого меню отображаются названия всех
открытых в БЭСТ-5 окон (режимов). Используя мышь, Вы
можете легко переходить от одного активного окна к другому.
174
Система БЭСТ-5. Основы
8.6.9.Меню «Справка»
Меню «Справка» предназначено для обращения к справочной
системе (см.п.2.5), которая встроена в программу БЭСТ-5.
Данное меню состоит из следующих пунктов:
Пункт
Назначение
Справка…
Вызов справки по работе с БЭСТ-5
О системе БЭСТ-5
Обзорное описание возможностей системы
Документация
Обращение к документации по системе
БЭСТ-5
Дополнение
Дополнения
к
документации
(пояснительные записки), сгруппированные
по версиям и по приложениям.
к документации
Инструкции
/Методики
Инструкции, разъяснения и комментарии по
конкретным
вопросам
эксплуатации
системы
Администраторам
Глава
Руководства
пользователя
«Администрирование» и папка с файлами
Readme, Read2nd
Разработчикам
Ориентирована
на
специалистоввнедренцев или сотрудников IT-служб
предприятий-пользователей.
Содержит
главы документации: «Программирование в
БЭСТ-5» – описание среды XBA,
«Разработка источников на FoxPro»,
«Дизайнер отчетов».
Наш сайт
Выход на сайт «Программы БЭСТ»
Форум
Выход на пользовательский
форум «Программы БЭСТ»
175
Интернет-
Система БЭСТ-5. Основы
О программе
8.6.10.
Общие сведения о системе БЭСТ-5: номер
версии, номер лицензии, информация о
разработчике и т.д.
Системные сообщения
В процессе работы с БЭСТ-5 выдается множество различных
системных сообщений. В окнах, где выводятся системные
сообщения, содержатся тексты-предупреждения и/или
присутствуют соответствующие «опознавательные знаки»,
благодаря которым пользователь может отличить сообщение
от подсказки. Перечислим основные типы системных
сообщений.
Запрос
В этом случае у пользователя запрашивается разрешение на
выполнение какой-либо функции. Как правило, в таком
сообщении кратко излагается суть выполняемых действий
и/или даются предупреждения об их последствиях.
Сообщения, содержащие запросы, обычно отмечены
вопросительным знаком (Рисунок 8-16).
Рисунок 8-16 Пример запроса
В зависимости от ситуации, пользователь может либо
подтвердить, либо отменить запрос на выполнение
функции/операции нажатием соответствующих кнопок.
176
Система БЭСТ-5. Основы
Рабочие сообщения
Рабочие сообщения информируют о текущей стадии
выполнения той или иной операции и/или рекомендуют
дождаться завершения того или иного процесса.
Как правило, при выдаче таких сообщений в строке
состояния появляется горизонтальная полоса индикатора,
отражающая ход процесса, и информация о выполняемой в
данный момент функции (Рисунок 8-17). В зависимости от
ситуации, пользователь должен либо дождаться выполнения
операции, либо прервать ее нажатием соответствующей
кнопки.
Рисунок 8-17 Пример рабочего сообщения
Завершение выполнения функции
Сообщения данного вида выдаются при успешном
выполнении какой-либо операции (Рисунок 8-18).
Окно с сообщением (после прочтения содержащегося в нем
текста) можно закрыть нажатием кнопки ОК.
177
Система БЭСТ-5. Основы
Рисунок 8-18 Пример сообщения о завершении выполнения
функции
Предупреждение
Системные предупреждения выдаются в тех случаях, когда
выполнение какой-либо операции может привести к
существенной «перестройке» используемого регламента
учета, к кардинальным изменениям в составе хранящейся
информации или к необратимым последствиям, (т.е. когда
«возвращение» имеющихся учетных данных в состояние,
предшествовавшее
выполнению
данного
действия,
невозможно). В зависимости от ситуации, пользователь
может либо подтвердить, либо, если предусмотрена
соответствующая кнопка, отменить выполнение выбранного
действия (Рисунок 8-19).
Рисунок 8-19 Пример предупреждения
Запрет
Сообщения этого вида выдаются в тех ситуациях, когда
действие, запрашиваемое пользователем, не может быть
178
Система БЭСТ-5. Основы
выполнено (например, по причине отсутствия или
некорректного указания соответствующих
исходных
данных). При этом в окне сообщения указываются причины
невыполнения запрашиваемой операции (Рисунок 8-20).
Окно с сообщением (после прочтения
закрывается нажатием кнопки ОК.
его
текста)
Рисунок 8-20 Пример сообщения о запрете действия
Далее, в зависимости от ситуации, пользователь либо
продолжает работу в текущем режиме, либо устраняет
причину невыполнения данного действия.
179
Система БЭСТ-5. Основы
9.
Приложения
После знакомства с логикой построения интерфейса и
правилами работы в системе БЭСТ-5 настало время получить
представление о ее приложениях – основных инструментах
для ввода, обработки и анализа данных о финансовохозяйственной деятельности.
Напомним, что система БЭСТ-5 состоит
взаимосвязанных приложений (см.п.4.1).
из
набора
Приложения выполняют определенные учетные или
управленческие функции (например, учет производства или
управление продажами) и объединены, согласно своему
назначению, в группы.
Каждое приложение состоит из режимов, представляющих
логически завершенную последовательность действий по
учету ресурсов одного типа. Особое место в системе БЭСТ-5
занимает приложение ГЛАВНАЯ КНИГА. Именно здесь
хранятся проводки по всем операциям и составляется
бухгалтерская и налоговая отчетность предприятия.
Итак, давайте начнем «путешествие» по Главному меню
системы БЭСТ-5. В нем представлены те приложения,
которые предусмотрены условиями поставки программы
конкретному предприятию и открыты для доступа
конкретному пользователю.
Если у Вас установлена демонстрационная версия системы
БЭСТ-5, то в Главном меню Вы видите полный комплект
приложений.
180
Система БЭСТ-5. Основы
9.1. Группа «Финансы»
Приложения группы ФИНАНСЫ обеспечивают ведение
общего бухгалтерского и налогового учета, учета наличных и
безналичных денежных средств, долговременных активов и
других видов амортизируемого имущества, расчетов по
обязательствам и расчетов по НДС.
Данные о состоянии и движении учитываемых ресурсов
вводятся с помощью первичных документов. Единожды
введенный
документ
отражается
в
оперативном,
бухгалтерском, налоговом и управленческом учете.
Рассмотрим структуру и функции приложений, входящих в
данную группу.
9.1.1.Главная книга
Приложение ГЛАВНАЯ КНИГА является основным
хранилищем информации о финансово-хозяйственной
деятельности предприятия пользователя. Это место, где
выполняется настройка правил ведения бухгалтерского и
налогового учета, где обобщаются данные, поступающие с
различных участков учета, где формируется вся годовая и
промежуточная отчетность предприятия, а также финансовоаналитические отчеты для управленческих целей.
Функции данного приложения:
 Ведение планов счетов для целей бухгалтерского,
налогового, управленческого и прочих видов учета;
 Многомерный (многосегментный) аналитический
учет;
 Ведение специализированных журналов операций;
 Учет операций в иностранной валюте;
181
Система БЭСТ-5. Основы
 Подготовка сводной Книги учета операций по всем
участкам учета;
 Формирование регистров налогового учета;
 Формирование синтетических и аналитических
отчетов по состоянию счетов и хозяйственным
операциям;
 Формирование внешней бухгалтерской и налоговой
отчетности предприятия;
 Экспорт бухгалтерской и налоговой отчетности в
электронном виде.
Ведение системы счетов
Бухгалтерский учет ведется на основе плана счетов, который
может включать в себя как балансовые, так и забалансовые
счета для отражения хозяйственных операций. Отметим, что
система БЭСТ-5 позволяет настроить любое количество
планов счетов (см.п.3.1.3). Один из них, например, может
использоваться для ведения бухучета по российским
стандартам, другой – для ведения бухучета по стандартам
иностранного государства и пр.

В поставке системы БЭСТ-5
изначально
присутствуют
три
плана
счетов:
бухгалтерский
(Б),
налоговый (Н) и план счетов
для учета по упрощенной
системе
налогообложения
(УСН).
Ведение произвольного количества планов
счетов
является
дополнительно
приобретаемой функцией.
182
Система БЭСТ-5. Основы
Рисунок 9-1 Формирование плана счетов
Перед началом работы с системой пользователь должен
сформировать план счетов (Ведение системы счетов \
Формирование плана счетов), в котором максимально учтены
специфика деятельности и информационные потребности
его предприятия (Рисунок 9-1).
Решение этой задачи существенно упрощает наличие
настроенного плана счетов, входящего в поставку системы. В
нем, если это потребуется, можно добавить новые
синтетические счета или открыть субсчета на счетах, которые
уже
существуют.
Также
можно
дополнить
или
откорректировать
вспомогательный
план
счетов,
используемый для целей налогового учета. Следует
проработать и систему аналитического учета: прежде всего,
определить те счета, на которых он будет вестись. И,
наконец, можно удалить те счета, которые не будут
использоваться в бухгалтерском и налоговом учете. Выбор
183
Система БЭСТ-5. Основы
необходимого плана счетов делается с помощью кнопки Вид,
расположенной в нижней части экранной формы.

Под
номер
счета
отводится 16 символов. К
таким
символам
могут
относиться
цифры,
прописные буквы русского
алфавита, а также знак подчеркивания.
Включение пробелов в номер счета не
разрешается.
Все счета характеризуются статусами (состояниями). У счета
могут быть два статуса: Открытый и Закрытый. По счету со
статусом Открытый можно выполнять любые проводки. Со
счетом, имеющим статус Закрытый, любые корреспонденции
запрещены. Закрытые счета служат только для сбора
информации по счетам более низкого уровня, а также при
подготовке отчетов.
Каждый синтетический счет может быть разбит на субсчета,
которые детализируют отражаемую на нем информацию.
Для более глубокой детализации учетных данных на
счете/субсчете используется аналитический учет. Субсчета
имеют те же характеристические признаки, что и счета более
высокого уровня, и могут быть открыты только на счетах со
статусом Закрытый.
Сегменты аналитики на счетах
Для конкретного синтетического счета/субсчета, на котором
открыт аналитический учет, указывается последовательность
сегментов
аналитического
учета.
Каждый
сегмент
184
Система БЭСТ-5. Основы
представляет собой аналитическое измерение, которое
соответствует определенному виду аналитических признаков
(об этом было более подробно рассказано в п.3.1.2 и 7.5).
Виды измерений могут быть системными (т.е. включенными в
поставку программы и связанными с конкретными
системными справочниками) и пользовательскими (т.е.
созданными пользователем по своему усмотрению).
Справочник сегментов аналитики ведется в режиме (Ведение
системы счетов \ Сегменты аналитики на счетах). Сегменты
аналитики также можно указать непосредственно в плане
счетов. При указании сегментов аналитики также
предусмотрена настройка обязательности ввода данного
сегмента. Если сегмент объявлен обязательным для ввода, то
без указания значения данного сегмента документ или
проводка не будут сохранены.

Любые изменения в системе
счетов рекомендуется проводить
до начала выполнения учетных
операций в БЭСТ-5, так как
сделать
это
в
дальнейшем
будет значительно сложнее. О том, как
изменить структуру Плана счетов уже в
процессе работы, будет рассказано далее.
Счета, на которых открыт аналитический учет, выделяются
для наглядности зеленым цветом, валютные счета – голубым.
Напомним, что перед вводом проводок следует обязательно
ввести вступительный баланс и, если это необходимо,
выполнить настройку счетов для ведения валютных
операций.
185
Система БЭСТ-5. Основы
Книга учета операций
Главным информационным регистром не только данного
приложения, но и всей системы БЭСТ-5 является Книга
учета операций, которая находится в папке Учет
хозяйственных операций.
Рисунок 9-2 Книга учета операций
Книга включает записи всех бухгалтерских операций и
служит основным источником для формирования сводных
бухгалтерских отчетов (Рисунок 9-2).
При регистрации операции в любом приложении (чаще
всего это ввод первичного документа), данные о ней
сохраняются в соответствующем учетном файле (например, в
кассовой книге, реестре документов поступления товаров и
пр.), а сформированные проводки поступают в Книгу учета
операций. Проводкам присваивается регистрационный
номер, а сам номер записывается в поле документа. При
186
Система БЭСТ-5. Основы
корректировке/удалении первичного документа система
«обращается»
к
Книге
учета
операций
и
корректирует/удаляет соответствующие проводки.
В Книге учета операций также предусмотрен вызов
первичного документа, породившего ту или иную проводку.
Установив курсор на строке с соответствующей проводкой и
нажав кнопку Документ, Вы получаете доступ к
интересующему документу-основанию и можете выполнять
любые операции с его реквизитами – согласно
установленным для Вас правам доступа.
Помимо формирования проводок на основании документов
допускается ввод проводок непосредственно в Книге учета
операций. Обычно, таким образом записываются проводки
служебного характера, например, проводки закрытия счетов,
распределения остатков и т.д.
Кроме того, система БЭСТ-5 позволяет импортировать
наборы проводок из других информационных систем. При
импорте БЭСТ-5 проверяет корректность заполнения
реквизитов импортируемых проводок и вносит их в Книгу
учета операций.
Книга учета операций также имеет альтернативную форму
представления (Учет хозяйственных операций \ Журнал операций
по счету). Эту форму очень удобно использовать в тех
ситуациях, когда необходим просмотр всех проводок в
корреспонденции с указанным синтетическим счетом. Данная
форма называется Журнал операций по счету. В то же
время следует помнить, что это не автономный учетный
регистр, а просто другой вариант группировки содержимого
Книги учета операций.
В Книгу учета операций поступают все проводки, которые
187
Система БЭСТ-5. Основы
относятся к текущему расчетному периоду. При этом любая
проводка, независимо от источника ее поступления, может
быть откорректирована или удалена пользователем. При
закрытии
расчетного
периода
все
проводки
за
соответствующий месяц переносятся в архивный файл.
Устройство архивного файла аналогично Книге учета
операций, однако данные здесь доступны только для
просмотра.
Напомним, что проводки по первичным документам можно
формировать не только вручную, но и автоматически – с
использованием предварительно настроенных наборов
шаблонов, называемых типовыми операциями. В каждом
приложении программы БЭСТ-5 предусмотрен свой список
типовых операций. Проводки, сформированные по типовым
операциям, при необходимости также могут быть
откорректированы пользователем.
При вводе проводки вручную БЭСТ-5 контролирует факт
принадлежности каждого фигурирующего в ней счета к
одному и тому же плану счетов. Система не допускает
возможности выбора счетов, относящихся к разным планам.
Это делается во избежание разрушения целостности учета.
После указания первого счета, входящего в ту или иную
проводку, для ввода второго (корреспондирующего с ним)
счета, предлагается только тот план счетов, к которому
относится первый счет. Точно также, при настройке шаблона
проводки, входящей в состав типовой операции, система
запрещает выбирать счета из разных планов счетов.
Общесистемная отчетность
В системе имеется широкий набор стандартных форм
налоговой и бухгалтерской отчетности (как для журнально188
Система БЭСТ-5. Основы
ордерной, так и для мемориально-ордерной форм учета).
Все отчеты могут быть получены в валюте учета или в
валютах совершения операций. Формирование различных
синтетических и аналитических отчетов, включая оборотносальдовые ведомости, шахматную ведомость, Главную книгу
выполняется в режиме Общесистемная отчетность.
Документы свободного вида
Система БЭСТ-5 позволяет расширить возможности
пользователя в плане ведения полного документированного
учета. Книга регистрации документов представляет собой
реестр так называемых документов свободного вида, т.е.
учетных документов произвольного содержания. К таким
документам можно отнести акт бартерных сделок,
бухгалтерские справки, доверенность, командировочное
удостоверение (которые включены в поставку системы), а
также любые другие разновидности документов, настроенных
пользователем в режиме (Формирование справочников \
Справочник документов свободного вида). Возможность создания
документов свободного вида позволяет полностью отказаться
от ввода проводок непосредственно в Книгу учета
операций без документов. Создавая новый вид документа,
помимо его кода и названия, для параметра Категория
печатных форм, можно указать одно из предлагаемых
системой значений. Данный параметр определяет «привязку»
вида документа к конкретной папке, содержащей шаблоны
печатных форм. Если для вида документа не указана
категория печатных форм, то при его выводе на печать
система предложит для выбора список всех папок с
шаблонами печатных форм, предусмотренных для этого
режима.
189
Система БЭСТ-5. Основы
Принципы налогового учета
Как говорилось в п.3.1.3, в системе БЭСТ-5 реализовано
ведение налогового учета по общей и по упрощенной
системе налогообложения. При этом в качестве основы
налогового учета используется система специальных
налоговых счетов, являющаяся составной частью общего
плана счетов. При использовании общего налогового режима
налоговые счета позволяют вести учет доходов и расходов в
целях налогообложения прибыли согласно требованиям
главы 25 НК РФ. Налоговые счета для УСН предназначены
для учета доходов и расходов предприятия, признаваемых в
соответствии с положениями главы 26.2 Налогового кодекса
РФ. Используемый в системе БЭСТ-5 механизм типовых
операций позволяет организовать параллельное ведение
бухгалтерского и налогового учета на основании одних и тех
же первичных документов, зарегистрированных в системе.
Внешняя отчетность
Одной из наиболее важных обязанностей бухгалтера является
представление отчетов в налоговые и государственные
органы за определенный учетный период: месяц, квартал, год.
К таким отчетам относятся, например, баланс предприятия
(форма № 1) с приложениями, отчет о финансовых
результатах (форма № 2), отчет о движении денежных
средств (форма № 4), различные налоговые декларации и т.п.
Все эти отчеты имеют ряд характерных особенностей:
 Жестко
регламентированная
законодательством
форма представления;
 Отсутствие табличной структуры у некоторых
отчетов;
190
Система БЭСТ-5. Основы
 Частые изменения в структуре отчетов и в правилах
вычисления отражаемых в них показателей.
Работа с подобными видами отчетов (настройка, расчет,
вывод на печать, а также ведение их архива) ведется в группе
режимов, расположенных в папке Внешняя отчетность.
В системе БЭСТ-5 реализована подготовка отчетности в
электронном виде. Годовая и промежуточная бухгалтерская
отчетность хозрасчетных организаций формируется в
электронной структуре, утвержденной ФНС РФ, а
бухгалтерская отчетность бюджетных учреждений – в
формате Федерального Казначейства.
Для организаций, торгующих алкоголем, предусмотрена
подготовка специализированной электронной отчетности в
соответствующих федеральных форматах, а для предприятий
розничной торговли – в форматах, утвержденных для того
региона, в котором они работают.
Формирование налоговой отчетности, представляемой
хозрасчетными и бюджетными учреждениями, выполняется в
электронной структуре, утвержденной ФНС РФ. Передача
отчетов в ИФНС может осуществляться через Интернет – с
использованием
специализированного
программного
обеспечения.
Так, например, система БЭСТ-5 интегрирована с системой по
сдаче электронной отчетности «Контур-Экстерн Лайт»,
разработанной Федеральной IT-компанией «СКБ Контур».
Взаимодействие обеих систем происходит следующим
образом. Вначале, по данным учета хозяйственной
деятельности бухгалтер в системе БЭСТ-5 выполняет расчет
содержимого передаваемых форм отчетности. В свою
очередь, в настройке этих видов отчетности указывается
191
Система БЭСТ-5. Основы
специальный опознавательный признак.
После того, как отчет полностью сформирован и готов к
отправке, бухгалтеру будет достаточно, не покидая систему
БЭСТ-5, просто нажать специальную кнопку, чтобы
сформировать файл для передачи в контролирующие
органы, загрузить его в систему «Контур-Экстерн Лайт» и
далее открыть систему «Контур-Экстерн Лайт» для
непосредственной передачи отчета в налоговый орган.
Система БЭСТ-5 также взаимодействует с другой популярной
программой передачи электронной отчетности – «Спринтер»
(разработчик – фирма «Такском»).
Круг задач, связанных с экспортом отчетности, решается с
помощью группы режимов (Внешняя отчетность \Экспорт
данных в электронном виде). Для экспорта отчетов во внешние
программы в виде текстовых файлов служит режим Экспорт
в текстовой формат.
Банк данных по счетам
Режим Банк данных по счетам представляет собой гибкий
и удобный инструмент для анализа информации,
накопленной на счетах бухгалтерского, налогового и
управленческого учета Он обеспечивает сквозной (т.е.
многоуровневый) анализ данных «на лету».
Данный режим реализован в виде набора данных, в котором
хранится информация по учетным счетам (обороты и сальдо)
и их корреспонденциям. Это, по сути, многомерная,
динамически обновляемая оборотно-сальдовая ведомость, где
суммы остатков и оборотов буквально несколькими
щелчками мыши оперативно детализируются до документов
и проводок. При этом скорость подготовки отчетов с
192
Система БЭСТ-5. Основы
использованием банка данных увеличивается в десятки раз по
сравнению с получением стандартных отчетных форм.
Рисунок 9-3 Банк данных по счетам
Принцип работы режима заключается в следующем. Система
рассчитывает и сохраняет в специальном регистре остатки и
обороты по всем задействованным в учете счетам и
корреспонденциям этих счетов. Расчет выполняется по
месяцам и по суткам и запускается при индексации или по
специальной команде. В итоге, при формировании того или
иного отчета системе достаточно «взять» готовые цифры из
банка данных, а не проводить многократный расчет оборотов
и сальдо, что позволяет кардинально ускорить расчеты.
Итоги расчета отображаются в специальной таблице, в
оперативном режиме – т.е. практически мгновенно.
Подобные принципы применяются при проектировании
различных хранилищ данных. Однако, поскольку этот режим
193
Система БЭСТ-5. Основы
не является классическим хранилищем данных, он получил
название Банк данных по счетам.
В этом режиме (Рисунок 9-3) Вы можете мгновенно
просмотреть остатки и обороты по суткам, по месяцам, в
корреспонденции с другими счетами, с учетом аналитик.
Выбрав один из перечисленных ракурсов для просмотра
итоговых данных, Вы можете сразу же увидеть проводки,
которые обусловили полученный результат. И самое главное,
здесь можно оперативно внести коррективы в проводку,
пересчитать все итоги и получить обновленную картину по
оборотам и сальдо. Информация, накопленная в хранилище,
также может быть выгружена в электронную таблицу MS
Excel – для высококачественной печати отчета или
дальнейшего анализа данных.
Разумеется, в процессе работы пользователи будут вводить
новые данные и записывать новые проводки в Книгу учета
операций. Поэтому в системе существует специальный
механизм (триггер), который и обеспечивает актуальность
содержимого банка данных. Этот механизм отслеживает
внесение записей в Книгу учета операций, определяя их
даты и сопоставляя их с датой актуальности расчетов в банке
данных. При записи очередной проводки он «передвигает»
дату актуальности расчетов в банке данных на дату, к которой
относится эта проводка. Предположим, что последний расчет
содержимого банка данных был актуален на 1 января 2010
года, но после этого пользователь ввел «задним числом»
проводку за 15 декабря 2009 года. Соответственно, система
«запомнит», что ей следует выполнить перерасчет банка
данных, начиная с 15 декабря.
Если при формировании внешней отчетности система
обнаружит неактуальность банка данных, она предложит
194
Система БЭСТ-5. Основы
либо пересчитать его содержимое, либо рассчитать
показатели отчетной формы по данным проводок.
Реорганизация системы счетов
Как известно, законодательство и учетно-аналитические
потребности Вашего предприятия могут меняться.
Соответственно, может возникнуть необходимость в
кардинальной корректировке структуры плана счетов и в том
числе в изменении характеристик счетов, имевших ненулевое
сальдо и задействованных в подготовке проводок. В связи с
этим в системе БЭСТ-5 предусмотрены механизмы
реорганизации счетов, помогающие «переносить» данные
со «старых» счетов на «новые», проводить корректировку
остатков, изменять номера счетов в проводках, картотеках и
пр. Данные функции выполняются в режиме (Настройка \
Реорганизация счетов).
9.1.2.Учет денежных средств в банках
Данное приложение находится в папке ДЕНЕЖНЫЕ
СРЕДСТВА.
Под денежными средствами в банках понимаются средства,
находящиеся на расчетных, валютных, специальных счетах,
открытых в кредитных учреждениях, а также на лицевых
счетах, открытых в органах Федерального Казначейства
(ОФК).
Применительно к хозрасчетным организациям, в круг задач,
решаемых в рамках приложения УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ
СРЕДСТВ В БАНКАХ, входят:
 Ведение
произвольного
195
количества
расчетных,
Система БЭСТ-5. Основы
валютных и специальных счетов;
 Оформление и печать исходящих банковских
документов – платежных поручений, требований,
объявлений на взнос наличными и др. ;
 Ведение
реестров
банковских
выписок
и
зарегистрированных по ним документов;
 Разнесение платежей на расчеты с партнерами и на
документы-основания сделок;
 Взаимодействие с системами «Клиент-Банк»;
 Формирование отчетов и справок о движении
безналичных денежных средств в различных разрезах:
за любые даты и периоды, по любым валютам,
контрагентам, видам документов, операций и пр.
Что касается бюджетных организаций, то задачи, решаемые
при помощи данного приложения, зависят от статуса
бюджетного учреждения – т.е. от его роли в бюджетном
процессе.
Для получателей денежных средств обеспечивается:
 Ввод расходных расписаний, поступающих от
распорядителей;
 Формирование
расходных
расписаний
на
детализацию выделенных бюджетных средств;
 Формирование бюджетных обязательств;
 Формирование заявок на кассовый расход, заявок на
получение наличных денег и других платежных
документов;
 Формирование проводок по документам;
 Экспорт / Импорт документов в систему СЭД;
 Формирование отчетов.
Для получателей денежных средств, занимающихся
196
Система БЭСТ-5. Основы
приносящей доход деятельностью, обеспечивается:
 Формирование сметы доходов и расходов;
 Ввод платежных поручений, заявок на кассовый
расход и других документов по поступившему доходу;
 Формирование заявок на кассовый расход, заявок на
получение наличных денег и других документов на
расход денежных средств от предпринимательской
деятельности;
 Формирование проводок по документам;
 Экспорт / Импорт документов в систему СЭД;
 Формирование отчетов.
Для получателей денежных средств, выполняющих
функции распорядителей, обеспечивается:
 Ввод расходных расписаний, поступающих от
распорядителей или главных распорядителей;
 Формирование
расходных
расписаний
на
распределение финансирования и на отзыв
финансирования;
 Формирование проводок по документам;
 Экспорт / Импорт документов в систему СЭД;
 Формирование отчетов.
Для получателей денежных средств, выполняющих
функции администраторов доходов, обеспечивается:
 Ввод документов на поступление платежей;
 Формирование заявок на возврат
ошибочно
перечисленных сумм;
 Формирование уведомлений об уточнении вида и
принадлежности платежа для уточнения данных
расчетных документов;
 Формирование проводок по документам;
197
Система БЭСТ-5. Основы
 Экспорт / Импорт документов в систему СЭД;
 Формирование отчетов.
Объекты учета
Ключевым моментом настройки данного приложения
является настройка объектов учета. Все платежные
документы вводятся строго в разрезе объектов учета
денежных средств. В роли объекта учета выступает либо
банковский счет, либо лицевой счет в ОФК. Количество
объектов учета при этом не ограничено.
Помимо общих характеристик объекта учета (наименование,
признак валютного учета, номер счета, соответствующий
бухгалтерский счет и т.д.), пользователь также может
настроить и дополнительные аналитические признаки –
аналитику доходов и расходов – с использованием простых и
групповых аналитических измерений (см.п.3.1.2). В
бюджетных организациях эта возможность задействуется для
настройки КБК. В хозрасчетных организациях ее можно
использовать для произвольной классификации поступлений
и расходов денежных средств – в целях управленческого
учета. В дальнейшем данная аналитика вводится при
создании платежных документов.
Для определения состава и правил вычисления налоговых
сумм в документах используются так называемые налоговые
модели. Каждая налоговая модель представляет собой
некоторый список входящих в нее налогов, для каждого из
которых указывается способ его расчета. Справочник
налоговых моделей настраивается в приложении ОБЩИЕ
ДАННЫЕ – в разделе Налоги и ставки налогов.
Платежные
документы
198
хозрасчетных
Система БЭСТ-5. Основы
организаций
Подготовка и вывод на печать основных банковских
документов (платежных поручений, платежных требований,
требований-поручений, объявлений на взнос наличными и
т.д.) выполняются в режиме Платежные документы.
Рисунок 9-4 Форма для ввода платежного поручения
При входе в данный режим следует выбрать нужный объект
учета (т.е. соответствующий банковский счет предприятияпользователя) и нужный вид создаваемого платежного
документа. В свою очередь, платежные документы создаются
по видам движения денежных средств. Справочник Виды
движения поставляется в заполненном виде и не может быть
изменен пользователем.
Банковские документы, зарегистрированные в системе, могут
иметь три статуса: черновик, оплачен и передан. Черновик
представляет собой электронный образ стандартного
199
Система БЭСТ-5. Основы
банковского
документа
(Рисунок
9-4).
Документ,
пребывающий в данном статусе, не влияет на текущее
состояние безналичных денежных средств. Для наглядности
документы со статусом черновик выделены в реестре зеленым
цветом. Статус оплачен автоматически присваивается
документу в том случае, если он проведен через выписку
банка. Третий статус используется при наличии связи с
системой «Клиент-Банк». После того, как документ отправлен
в систему «Клиент-Банк», ему присваивается статус передан.
Выписки банка
Важнейшей частью работы с приложением УЧЕТ
ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В БАНКАХ является обработка
банковских выписок (Рисунок 9-5 Выписка банка),
выполняемая в режиме Выписки банка. Реестр выписок
банка ведется в разрезе объектов учета. Выписка может быть
введена непосредственно или импортирована из системы
«Клиент-Банк».
Получив очередную банковскую выписку, бухгалтер
регистрирует ее в системе БЭСТ-5 вместе с относящимися к
ней платежными документами. Специально для экономии
времени бухгалтера в приложении реализована возможность
одновременной (групповой) регистрации выбранной
совокупности расходных платежных документов в банковской
выписке. Для вызова этого режима служит команда Групповая
регистрация, доступная при нажатии кнопки Операции и
выбора команды, или комбинация клавиш <Alt+G>.
По банковским документам, проведенным по выпискам,
могут быть созданы проводки, отражаемые в Книге учета
операций.
200
Система БЭСТ-5. Основы
Рисунок 9-5 Выписка банка
Для упрощения подготовки проводок по однотипным,
периодически повторяющимся операциям, рекомендуется
использовать справочник Типовые операции. В этом случае
при обработке банковского документа бухгалтеру достаточно
выбрать нужный код операции из данного справочника, и
система автоматически сформирует проводки по документу.
Создание проводок осуществляется на закладке Проводки
документа, зарегистрированного в банковской выписке. В то
же время, наряду с автоматической подготовкой, система
допускает и ввод проводок вручную. Все сформированные
проводки можно просмотреть и откорректировать в режиме
Книга учета операций.
Работая с документами, проведенными по выпискам банка,
Вы можете разнести указанные в них суммы платежей по
партнерам и соответствующим документам-основаниям и при
необходимости сформировать по документам счета-фактуры
201
Система БЭСТ-5. Основы
(см.п.9.2.4).
Расходное расписание
Формирование и регистрация расходных расписаний для
представителей бюджетных структур выполняется в режиме
Расходное расписание. В свою очередь, данный режим
состоит из двух разделов: Оплаченные и Исходящие.
Раздел Исходящие предназначен для ввода расходных
расписаний, формируемых бюджетной организациейпользователем. Если она является получателем бюджетных
средств, то это расходные расписания для детализации
бюджетных средств. Если же пользователь является
распорядителем бюджетных средств, то в данном разделе
вводятся:
 Расходные расписания для детализации бюджетных
средств;
 Расходные расписания для распределения и отзыва
финансирования.
Документы, вводимые в этом разделе, создаются со статусом
черновик. После того, как документы выгружены в формате
СЭД, им присваивается статус передан. После получения
выписки из лицевого счета статус документов необходимо
изменить на оплачен. Документы, имеющие разный статус, для
наглядности выделены в реестре разным цветом: черновик –
зеленый, передан – синий, оплачен – черный.
В разделе Оплаченные вводятся расходные расписания,
поступающие
в
организацию
пользователя
от
распорядителей/главных распорядителей.
Документы в данном разделе создаются со статусом оплачен.
202
Система БЭСТ-5. Основы
Также в данном режиме показываются исходящие документы,
статус которых изменен на оплачен. Отфильтровав документы
данного режима по дате, можно получить перечень
расходных расписаний, зарегистрированных по выписке из
лицевого счета за эту дату.
При входе в реестр расходных расписаний нужно выбрать
соответствующий объект учета. Сами документы вводятся по
видам движения бюджетных средств.
Для ввода расходных расписаний используется экранная
форма, состоящая из следующих закладок:
 Общее – для ввода заголовочных данных (Рисунок
9-6);
 Бюджетные ассигнования – для ввода Бюджетных
ассигнований;
 ЛБО - для ввода лимитов бюджетных обязательств;
 Финансирование – для ввода предельных объемов
финансирования;
 Проводки – только в документах со статусом Оплачен
для выбора типовой операции и формирования
проводок.
Ввод данных может производится как за текущий год, так и за
два последующих плановых периода.
Закладки Бюджетные ассигнования, ЛБО, Объемы
финансирования имеют сходный внешний вид. На каждой
из них вводятся данные в разрезе кодов бюджетной
классификации (КБК) и с разбивкой по годам (Рисунок 9-7).
В системе предоставляется возможность обработки документа
по поступлению, отзыву и детализации сумм, доводимых до
получателя средств бюджетного финансирования.
203
Система БЭСТ-5. Основы
Рисунок 9-6 Расходное расписание, закладка «Общее»
Для самостоятельной детализации доведенных ранее
бюджетных данных получателем бюджетных средств в
системе существует расходное расписание с видом движения
«401 Детализация финансирования».
Одна и та же сумма для детализации (по КБК и году) в одном
документе может детализироваться многократно – по разным
статьям и подстатьям, а также, при частичной детализации,
включаться в последующие расходные расписания с видом
движения «401 Детализация финансирования». Расходное
расписание с видом движения «401 Детализация
финансирования» можно корректировать только в том
случае, если оно является последним по дате документом с
таким видом движения.
204
Система БЭСТ-5. Основы
Рисунок 9-7 Ввод данных по КБК
После получения выписки с лицевого счета, в которой
отражены исходящие расходные расписания, их статус
необходимо изменить на значение оплачен. Далее следует
заполнить дату проведения документа по выписке и
сформировать бухгалтерские проводки (с использованием
соответствующей типовой операции или вручную).
Исходящий документ со статусом оплачен виден как в реестре
исходящих, так и в реестре оплаченных документов.
Входящие расходные расписания, зарегистрированные по
выпискам банке, вводятся в реестре оплаченных документов
сразу со статусом оплачен. По таким документам при вводе
необходимо заполнить дату выписки и типовую операцию.
Однако их статус нельзя изменить на черновик, т.к. эти
документы не выписывались организацией-пользователем.
Бюджетные обязательства
Задачи
формирования
и
205
регистрации
бюджетных
Система БЭСТ-5. Основы
обязательств (БО)
обязательства.
решаются
в
режиме
Бюджетные
При входе в реестр следует обязательно выбрать нужный
объект учета денежных средств. В зависимости от выбора
пользователя, в реестре отображаются или все документы по
работе с бюджетными обязательствами, или документы
определенного вида.
В приложении реализована следующая схема работы с
бюджетными обязательствами. Для постановки на учет
формируется документ вида «СВЕ – сведения о принятом БО».
После регистрации документа в ОФК бюджетному
обязательству присваивается уникальный 16-значный
регистрационный
номер,
который
в
дальнейшем
идентифицирует все изменения данного БО, а также все
движения бюджетных средств по нему.
Для аннулирования БО формируется документ вида «ЗИЗ –
заявка на изменения БО» с видом движения «53.Аннулирование
БО»: в документе указывается регистрационный номер
аннулируемого БО: при этом все строки аннулированного
БО получают тип аннулирована.
Для изменения некоторых данных БО формируется
документ «ЗИЗ – заявка на изменения БО» с видом движения
«51.Изменение БО»: в документе указывается регистрационный
номер изменяемого БО: изменяться могут только некоторые
строки. Процесс изменения заключается в том, что
пользователь вводит новые строки БО, заменяющие
изменяемые строки; при этом, если система находит для
данного регистрационного номера БО строки с такими же
значениями аналитики (КБК), месяца и года исполнения, они
получают тип аннулированы.
206
Система БЭСТ-5. Основы
Таким образом, по одному значению регистрационного
номера БО с одинаковыми значениями аналитики (КБК),
месяца и года исполнения, может быть не более одной строки
с типом действует и произвольное количество строк с типом
аннулированы. При этом строки, относящиеся к одному и тому
же регистрационному номеру БО, могут быть введены в
действие разными документами на принятие или изменение
БО.
Рисунок 9-8 Бюджетное обязательство, закладка «Общее»
Форма для ввода бюджетного обязательства состоит из трех
закладок:
 Общее – для ввода заголовочных данных (Рисунок
9-8);
 Расшифровка – для ввода данных о сумме принятых
обязательств по КБК и периодам;
 Проводки – существует только в документах со
статусом оплачен для выбора типовой операции и
207
Система БЭСТ-5. Основы
формирования проводок.
Внешний вид закладки Расшифровка зависит от
выбранного вида движения бюджетных средств –
поступление (т.е. формирование нового БО), аннулирование
БО или изменение БО.
В одном бюджетном обязательстве может быть только один
источник
финансирования.
Коды
бюджетной
классификации расходов (ФКР, ЭКР) выбираются из
справочников измерений, настроенных для аналитики
расхода объекта учета.
Документы, созданные в реестре бюджетных обязательств,
получают статус черновик. После того, как документы
выгружены в формате СЭД, они получают статус передан.
Получив выписку из лицевого счета, статус документа
необходимо изменить на оплачен. Далее надо заполнить дату
проведения документа по выписке и сформировать
бухгалтерские проводки (с использованием соответствующей
типовой операции или вручную).
Платежные
организаций
документы
бюджетных
Формирование и регистрация платежных документов
бюджетной организации обеспечивается в режиме
Платежные документы, который включает в себя два
раздела: Исходящие и Оплаченные.
Раздел Исходящие предназначен для ввода платежных
документов, формируемых организацией-пользователем. В
их числе:
 Заявки на кассовый расход;
208
Система БЭСТ-5. Основы





Заявки на получение наличных;
Заявки на возврат;
Объявления на взнос наличными;
Запросы на аннулирование заявки;
Уведомления об уточнении вида и принадлежности
платежа;
 Платежные поручения.
Все документы в данном разделе создаются со статусом
черновик. После того, как документы выгружены в формате
СЭД, они получают статус передан. Получив выписку из
лицевого счета, статус документов необходимо изменить на
оплачен.
Документы, имеющие разный статус, для наглядности
выделены в реестре разным цветом: черновик – зеленый, передан
– синий, оплачен – черный.
В разделе Оплаченные вводятся платежные документы,
поступающие в организацию пользователя:
 Заявки на возврат – возврат денежных средств от
бюджетных организаций;
 Заявки на кассовый расход – поступление доходов от
предпринимательской деятельности от бюджетных
организаций;
 Платежные поручения – поступление доходов от
предпринимательской деятельности и возврат
денежных средств от коммерческих организаций.
Документы в данном разделе создаются со статусом оплачен.
Также здесь отображаются исходящие документы, статус
которых изменен на оплачен.
Отфильтровав документы по дате, Вы можете получить
209
Система БЭСТ-5. Основы
перечень платежных документов, зарегистрированных по
выписке из лицевого счета за эту дату. Ввод документов
осуществляется в разрезе объектов учета денежных средств.
Заявка на кассовый расход имеет три закладки:
 Общее – для ввода основных данных (Рисунок 9-9);
 Расшифровка – для ввода расшифровки по КБК;
 Проводки – присутствует только в документах со
статусом оплачен для выбора типовой операции и
формирования проводок.
Рисунок 9-9 Заявка на кассовый расход, закладка «Общее»
В том случае, если заявка оформляется на перечисление
налоговых платежей, Вы можете ввести необходимые данные
по этим платежам (Рисунок 9-10).
Как уже было сказано ранее, в заявке на кассовый расход
также предусмотрена процедура расшифровки суммы по
КБК
210
Система БЭСТ-5. Основы
Рисунок 9-10 Ввод данных по налоговым платежам
Заявка на получение наличных по бюджетным средствам
состоит из трех закладок:
 Общее – для ввода основных данных (Рисунок 9-11);
 Расшифровка – для ввода расшифровки по КБК;
 Проводки – присутствует только в документах со
статусом оплачен для выбора типовой операции и
формирования проводок.
Отметим, что в заявке существует возможность ввода
нескольких значений кассового плана для одного чека. При
нажатии кнопки Кассовый план на экране отобразится окно
для ввода сумм и символов кассового плана. В каждой строчке
окна из вспомогательного системного справочника
выбирается нужный символ кассового плана и вводится
вручную соответствующая ему сумма В строке Итого
отображается общая сумма записей. При выходе из этого
211
Система БЭСТ-5. Основы
окна полученная общая сумма будет записана в поле Сумма
на закладке Общее. На закладке Расшифровка сумму заявки
можно расшифровать по аналитике с учетом принятых
бюджетных обязательств.
Рисунок 9-11 Заявка на получение наличных, закладка
«Общее»
9.1.3.Учет
наличных
средств
денежных
Приложение
УЧЕТ
НАЛИЧНЫХ
ДЕНЕЖНЫХ
СРЕДСТВ, расположенное в папке ДЕНЕЖНЫЕ
СРЕДСТВА, решает задачи учета кассовых операций.
Основные функции данного приложения:
 Ведение произвольного количества рублевых и
валютных касс;
 Ведение кассовой книги и учет операций по каждой
212
Система БЭСТ-5. Основы
кассе;
 Оформление приходных и расходных кассовых
ордеров и их регистрация на листах кассовой книги;
 Отнесение платежей на расчеты с партнерами и на
документы-основания сделок;
 Формирование широкого спектра отчетов по
кассовым операциям.
Учет кассовых операций осуществляется в разрезе объектов
учета, т.е. рублевых и/или валютных касс предприятия. Все
кассовые документы вводятся строго в разрезе объектов учета
денежных средств. Помимо общих характеристик объекта
учета (наименование, признак ведения валютного учета,
соответствующий бухгалтерский счет и т.д.), точно так же, как
и для объектов учета безналичных денежных средств
(см.п.9.1.2), пользователь может настроить и дополнительные
аналитические признаки – аналитику доходов и расходов – с
использованием простых и групповых аналитических
измерений (см.п.3.1.2). В дальнейшем данная аналитика
вводится при создании платежных документов.
Для определения состава и правил вычисления налоговых
сумм в документах используются так называемые налоговые
модели. Справочник налоговых моделей настраивается в
приложении ОБЩИЕ ДАННЫЕ – в разделе Налоги и
ставки налогов.
Кассовые ордера
Основными документами, оформляющими движение
наличных денежных средств предприятия, являются
приходный и расходный кассовые ордера. Подготовка и
вывод этих документов на печать осуществляются в режиме
Кассовые ордера. Этот режим представляет собой реестр
213
Система БЭСТ-5. Основы
выписанных кассовых ордеров. Ведение реестра выполняется
в разрезе тех объектов учета, которые Вы указали в рамках
настройки данного приложения.
Рисунок 9-12 Режим работы с кассовым ордером
При входе в данный режим следует выбрать нужный объект
учета (т.е. соответствующую кассу предприятия-пользователя)
и нужный вид создаваемого кассового документа. В свою
очередь, кассовые документы создаются по видам движения
денежных
средств.
Справочник
Виды
движения
поставляется в заполненном виде и не может быть изменен
пользователем.
Кассовые документы (Рисунок 9-12), зарегистрированные в
системе, могут иметь один из двух статусов: черновик или
оплачен. Черновик представляет собой электронный образ
стандартного кассового документа, не влияющий на текущее
состояние
денежных
средств
(т.е.
на
состояние
соответствующего кассового счета). Статус
оплачен
214
Система БЭСТ-5. Основы
автоматически присваивается документу в том случае, если он
был зарегистрирован в кассовой книге. При необходимости
статус оплачен вручную может быть изменен на статус черновик.
Документы со статусом черновик выделены в реестре кассовых
ордеров зеленым цветом.
Кассовая книга
Ввод операций движения наличных денежных средств
осуществляется в режиме Кассовая книга – в разрезе
настроенных объектов учета (Рисунок 9-13). Все операции
группируются по датам и вводятся на листах.
Рисунок 9-13 Лист кассовой книги
Иными словами, кассовая книга того или иного объекта учета
представляет собой совокупность листов, на каждом из
которых регистрируются приходные и расходные ордера.
215
Система БЭСТ-5. Основы
Листы кассовой книги создаются в хронологическом порядке.
По каждому листу, которому соответствует определенная
дата, система автоматически рассчитывает начальное сальдо,
приход, расход и конечное сальдо. Расчет выполняется по
данным зарегистрированных документов. Начальный остаток
по объекту учета вводится при создании самого первого
листа кассовой книги.
Приходные и расходные ордера, оформляющие различные
операции
движения
денежных
средств,
можно
зарегистрировать на листах кассовой книги любым из двух
способов. Первый, наиболее тривиальный способ –
непосредственный ввод документа на соответствующем
листе, при котором создаваемый документ автоматически
получает статус оплачен. Второй, более удобный и
экономящий время бухгалтера способ – одновременная
(групповая)
регистрация
выбранной
совокупности
документов, введенных в режиме Кассовые ордера. Для
вызова этого режима служит команда Групповая регистрация,
доступная при нажатии
кнопки Операции и выбора
команды, или комбинация клавиш <Alt+G>.
По кассовым документам, включенным в лист кассовой
книги, могут быть созданы проводки, отражаемые в Книге
учета операций. Для упрощения подготовки проводок по
однотипным, периодически повторяющимся операциям,
рекомендуется
использовать
справочник
Типовые
операции. В этом случае при обработке кассового документа
бухгалтеру достаточно выбрать нужный код операции из
данного справочника, и система автоматически сформирует
проводки по документу. Создание проводок осуществляется
на закладке Проводки документа, зарегистрированного в
кассовой книге. В то же время, наряду с автоматической
216
Система БЭСТ-5. Основы
подготовкой, система допускает и ввод проводок вручную.
Все сформированные проводки можно просмотреть и
откорректировать в режиме Книга учета операций.
Работая с документами, зарегистрированными на листе
кассовой книги, Вы можете разнести указанные в них суммы
платежей по партнерам и соответствующим документамоснованиям и при необходимости сформировать счетафактуры (см.п.9.2.4).
9.1.4.Расчеты с партнерами
Ведя свою деятельность, каждое предприятие систематически
вступает в деловые контакты с другими предприятиями и
частными лицами с целью приобретения и продажи
материальных ценностей, выполнения работ, оказания услуг
и т.д. В связи с этим у него возникает необходимость учета
расчетов
по
обязательствам
перед
различными
контрагентами. Справиться с данной задачей помогает
приложение РАСЧЕТЫ С ПАРТНЕРАМИ.
В приложении реализованы следующие функции:
 Ведение классификации видов расчетов, объектов
расчетов и методов расчетов с партнерами;
 Ведение картотеки расчетов с партнерами по сделкам
закупки и продажи;
 Оперативная детализация состояния расчетов с
партнерами в разрезе документов-оснований сделок
(договоров/этапов договоров, счетов/заказов или
счетов-фактур);
 Оперативная детализация расчетов до уровня оплаты
конкретных документов поставки по сделке или
партнеру;
217
Система БЭСТ-5. Основы
 Оценка расчетов по заказам покупки или заказам
продажи в том случае, когда заказы не выступают
объектами расчетов;
 Оформление начисления или списание обязательств
по объектам расчетов или взаимозачета обязательств с
использованием специальных документов – актов по
расчетам;
 Формирование разнообразных отчетов для анализа
расчетов по обязательствам.
Расчеты по обязательствам ведутся в оперативном режиме –
независимо от выполнения процедур бухгалтерского учета.
Информация по расчетам, накапливаемая в рассматриваемом
приложении, адресована руководителям различного ранга и
менеджерам, ответственным за операции закупки и продажи
товаров.
Расчеты с партнерами подразделяются на две категории:
расчеты по закупкам и расчеты по продажам. При этом
один и тот же партнер может одновременно выступать в двух
ролях, т.е. быть и поставщиком, и покупателем.
Параметры, характеризующие партнеров как участников
сделок закупки/продажи (валюта расчетов, кредитный лимит
и т.д.), указываются в режиме (Общие данные\Партнеры
предприятия\Картотека партнеров). Эти характеристики
вводятся не напрямую, а через так называемые группы учета.
Наличие такого понятия как группа учета связано с тем, что в
пределах одного предприятия могут быть выделены
категории контрагентов, на которых распространяются
однотипные правила расчетов. Для описания этих правил, а
именно, перечня групп учета и их параметров – используется
вспомогательный
справочник
Группы
учета,
расположенный
в
режиме
настройки
приложения
218
Система БЭСТ-5. Основы
РАСЧЕТЫ С ПАРТНЕРАМИ. Другими словами, каждому
поставщику/покупателю ставят в соответствие определенную
группу учета, в которой как раз и содержится общий
регламент расчетов.
В приложении также существует понятие метод расчетов.
Расчеты могут производиться двумя методами:
 По партнеру. В этом случае подводится общий баланс
расчетов с партнером – без детализации по
конкретным сделкам. Этот метод целесообразно
использовать при разовых или редких деловых
контактах с данным поставщиком/покупателем;
 По сделкам. В этом случае баланс расчетов
одновременно подводится по каждой сделке и по
партнеру в целом.
Если расчеты ведутся по сделкам, то также необходимо
определить документ-основание сделки. В системе
выделяются следующие виды документов-оснований:
 Договор/этап договора;
 Заказ (или счета на оплату);
 Счет-фактура.
Общая картина расчетов по обязательствам формируется на
основании данных первичных документов, вводимых в
систему.
Помимо метода расчетов и вида документа-основания сделки,
регламент
расчетов
с
партнером
характеризуется
используемым видом валюты, величиной кредитного лимита
и видом реакции системы на его превышение (запрет на
отгрузку, предупреждение, отказ от отслеживания суммы
лимита). Именно эти параметры указываются в рамках
219
Система БЭСТ-5. Основы
настройки группы учета, которая
соответствие тому или иному партнеру.
далее
ставится
в
В системе также используется дополнительный метод
контроля расчетов – метод расчетов по документам, когда
объектом контроля является оплата каждого документа
поставки. В этом случае контроль расчетов ведется по
партнеру или по сделкам с партнером, выделяются
относящиеся к этим объектам учета документы поставки и
оплаты, а затем документы оплаты разносятся на документы
поставки. Описанный метод может применяться в
автоматическом режиме – по мере выполнения операций, и
также может использован в ручном режиме, когда
пользователь самостоятельно выбирает документ поставки
для отнесения на него платежа.
Картотека расчетов
Вся
информация
о
расчетах
по
обязательствам
сконцентрирована в Картотеке расчетов (Рисунок 9-14).
Картотека
расчетов
формируется
полностью
в
автоматическом
режиме.
Расчеты
с
партнерами
отслеживаются в реальном масштабе времени. В картотеке
присутствуют карточки двух видов. Первый вид карточек –
это карточки расчетов с партнерами по закупкам или по
продажам. Второй вид карточек – это карточки по каждому
документу-основанию расчетов (договору, заказу, счетуфактуре), если расчеты ведутся в таком разрезе.
Карточка расчетов по партнеру в целом создается
автоматически, как только партнеру присваивается статус
поставщика или покупателя. Если расчеты с данным
партнером ведутся по сделкам, то дополнительно к карточке
партнера будут создаваться карточки расчетов по каждой
220
Система БЭСТ-5. Основы
сделке. В карточке расчетов по сделке накапливаются данные
о расчетах в рамках этой сделки (текущее сальдо, обороты по
оплате и поставкам), а в карточке партнера ведется
суммарный учет по всем сделкам. Карточка по документуоснованию может создаваться или в момент регистрации
самого документа-основания, или в момент выполнения
операции, в которой «участвует» этот документ.
Рисунок 9-14 Картотека расчетов
При входе в Картотеку расчетов на экране выводится
список партнеров в разрезе выбираемого типа операций (т.е.
по закупкам и по продажам в отдельности) с указанием
оборотов и сальдо расчетов по каждому партнеру. По
каждому из партнеров отображаются его название, группа
учета, к которой он относится, применяемые метод и валюта
расчетов, суммы прихода, расхода и долга партнеру/перед
партнером. Суммы, имеющие знак минус, означают
задолженность предприятия пользователя перед партнером, а
суммы со знаком плюс – долг партнера перед предприятием
221
Система БЭСТ-5. Основы
пользователя.
При закупках под приходом понимается поступление
товаров, работ и услуг, а расходом – их оплата. Наоборот,
при продажах приходом является платеж от клиента, а
расходом – отгрузка ему товаров, выполнение работ/оказание
услуг.
В правой части картотеки присутствует колонка «Р» – признак
разнесения оплаты на документы поставок. Если в колонке
находится галочка, это значит, что операция разноски по
карточке выполнена, и все оплаты сопоставлены с
документами поставки. За этой колонкой следует колонка
«З».В ней отражаются статусы карточек. Наличие галочки в
этой колонке означает, что данная карточка закрыта для
дальнейшей работы, и по ней запрещены все операции.
Желаемая форма отображения картотеки – только открытые
или все существующие карточки расчетов – выбирается с
помощью кнопки Вид.
Чтобы детализировать сведения о расчетах с партнером,
достаточно установить курсор на нужной строке картотеки и
далее воспользоваться клавишей <Enter> или кнопкой
Подробно. После этого появится окно с подробными
данными о текущем балансе расчетов.
Содержимое этого окна зависит от выбранного метода
расчетов с партнерами. При выборе метода расчетов По
партнеру отображается перечень документов оплат и поставок,
где фигурирует данный контрагент и из которых сложилась
текущая картина расчетов. Для обращения к конкретному
документу используется кнопка Документ.
При выборе метода расчетов По сделке для выбранного
партнера выводится список заключенных с ним сделок.
222
Система БЭСТ-5. Основы
Обращение к документу-основанию сделки осуществляется
нажатием кнопки Сделка. Следующий уровень детализации
данных – отображение перечня документов оплат и поставок,
повлиявших на картину расчетов по выбранной сделке.
Детализация выбранной сделки по документам выполняется
с помощью кнопки Подробно. И, наконец, нажав кнопку
Документ, Вы можете просматривать и редактировать
содержимое интересующего Вас документа, относящегося к
выбранной сделке.
Регистр расчетов
Вторым важнейшим набором данных этого приложения
является Регистр расчетов (Рисунок 9-15). В него заносятся
все операции, влияющие на картину расчетов с каждым
партнером или по каждой сделке.
Рисунок 9-15 Регистр расчетов
В регистре расчетов накапливаются данные об операциях,
которые были выполнены в корреспонденции с объектом
223
Система БЭСТ-5. Основы
расчетов при сохранении первичных документов. По каждой
операции указываются реквизиты идентификации объекта
расчетов, первичного документа, который является
основанием записи, и сумма операции, которая отнесена на
расчеты, выраженная в валюте расчетов. Иначе говоря, этот
регистр показывает, из каких составляющих сложилось
сальдо расчетов с партнером.
Записи в данном регистре формируются непосредственно
при вводе первичных документов, изменяющих баланс
расчетов. Внесение записей выполняется в валюте расчетов.
Перевод суммы документа (если она была выражена в иной
валюте) в валюту расчетов выполняется в момент записи
документа. В колонке «В» регистра расчетов помечены
операции по возврату денежных средств и материальных
ценностей.
К числу документов, влияющих на баланс расчетов с
партнерами, относятся:
 Документы движения денежных средств, проведенные
по
выпискам
банка
(приложение
УЧЕТ
ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В БАНКАХ);
 Кассовые документы движения денежных средств,
зарегистрированные в кассовой книге (приложение
УЧЕТ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ);
 Авансовые отчеты (в части расходных операций,
связанных с приобретением ТМЦ, работ, услуг у
внешних партнеров) (приложение РАСЧЕТЫ С
СОТРУДНИКАМИ);
 Приходные и расходные документы движения,
зарегистрированные в приложении ИМУЩЕСТВО;
 Акты выполнения работ/оказания услуг (приложения
ЗАКУПКИ.ПОСТАВЩИКИ,
ПРОДАЖИ.
224
Система БЭСТ-5. Основы
КЛИЕНТЫ) ;
 Документы прихода/расхода запасов (продукции)
(приложения ТОВАРЫ.ПРОДУКЦИЯ и СЫРЬЕ.
МАТЕРИАЛЫ);
 Документы начисления и списания обязательств перед
партнерами
(приложение
РАСЧЕТЫ
С
ПАРТНЕРАМИ).
При вводе этих документов, выполняемом в реестрах
соответствующих приложений, прежде всего проверяется тип
контрагента. Контрагент должен быть участником операций
по закупкам или продажам, т.е. определен в картотеке
партнеров как поставщик или покупатель. Кроме того,
категория партнера (поставщик или покупатель) должна
совпадать с той операцией, которую оформляет первичный
документ. Например, если партнер является поставщиком, то
операция должна относиться к закупкам, а не к продажам.
Если все перечисленные условия выполнены, то делается
запись в регистр расчетов – причем в сумме, которая
подлежит отнесению именно на данный объект расчетов.
Установив курсор на строке с интересующей Вас записью и
нажав кнопку Документ, Вы можете обратиться к документуисточнику – с целью просмотра или внесения изменений, а
также для отнесения платежей на соответствующие
документы-основания.
Таким образом, Картотека расчетов и Регистр расчетов
образуют автономный (по отношению к бухгалтерскому
учету) информационный контур для отражения обязательств
перед партнерами.
При данном подходе, с одной стороны, оперативно
предоставляется полная, максимально подробная картина
225
Система БЭСТ-5. Основы
взаиморасчетов. С другой стороны, существенно упрощается
структура используемого плана счетов: его не нужно
«загромождать» дополнительной аналитикой для детального
учета расчетов с партнерами. В свою очередь, информация,
формируемая в данном приложении, может быть отражена в
бухгалтерском или управленческом учете.
Разнесение
оплаты
документы и заказы
на
первичные
Как уже было сказано ранее, помимо автоматического
отнесения документов на карточки партнера и сделок, в
системе также существует возможность ручного разнесения
первичных документов оплаты (кассовые, банковские,
авансовые отчеты, документы по расчетам) на первичные
документы отгрузки (складские накладные, акты по услугам,
документы имущества) и на заказы(счета).
Данные механизмы работают следующим образом. При
сохранении документа оплаты система автоматически
выбирает документы отгрузки, где фигурирует указанный в
нем партнер – с учетом документа-основания, указанного в
документ оплаты. Если в документе оплаты документоснование не указан, то выбираются документы отгрузки по
данному партнеру, также отнесенные на расчеты по партнеру
в целом. При наличии в документе оплаты нескольких
документов-оснований будут выбраны документы по всем
указанным сделкам.
Распределение производится по порядку дат документов, в
пределах суммы документа оплаты и сумм, отнесенных на
документы-основания и документы отгрузки. Если в
дальнейшем в документе оплаты будет указан документоснование, то разнесение оплаты на документы отгрузки
226
Система БЭСТ-5. Основы
будет выполнено еще раз – на те документы отгрузки,
которые были отнесены на расчеты по этой же сделке.
Точно такая же операция выполняется и при сохранении
документов отгрузки. В этом случае выбираются по датам
сначала банковские, а затем кассовые документы. Если по
расходной накладной или по акту о выполнении
работ/оказании услуг формируется кассовый ордер, то в
первую очередь на оплату относится именно этот документ.
Если его сумма меньше, чем сумма документа отгрузки, то на
оставшуюся часть суммы система БЭСТ-5 подбирает уже
существующие документы оплаты, еще не разнесенные на
другие документы.
При корректировке документов оплаты или отгрузки также
будет выполнена процедура разнесения оплаты.
В случае надобности пользователь может изменить
разнесение документов на документы отгрузки, отнести
другую сумму, перевести на другой документ. Корректировка
возможна только в пределах указанной сделки. Если в
документе оплаты указан документ-основание, система
автоматически разнесет эту оплату на одну накладную,
отнесенную в расчетах на тот же документ-основание.
Пользователь может оставить часть суммы на этой накладной,
а другой частью суммы оплатить другую накладную, которая
также отнесена на расчеты по этому документу-основанию
или полностью снять оплату с первой накладной и оплатить
вторую накладную по этому же документу-основанию.
Ручная корректировка выполняется с помощью команды
Разноска оплаты по документам отгрузки (или комбинации
клавиш <Ctrl+F10>), вызываемой нажатием кнопки Расчеты
в реестре платежных или отгрузочных документов.
227
Система БЭСТ-5. Основы
Что касается разноски оплат по заказам покупки или
продажи, то здесь необходимо иметь в виду следующее. При
ведении расчетов с партнером в разрезе заказов, в карточке
оплаты заказа отображаются все документы, в которых в
качестве документа-основания указан данный заказ.
Если расчеты с партнером ведутся не в разрезе заказов, то
формирование карточек оплаты заказа производится на
основании карточек оплаты накладных, связанных с данным
заказом. В карточке оплаты заказа отображаются все
платежные документы, которые оплачивают накладные по
данному заказу.
Документы по расчетам
Наряду с контролем расчетов, данное приложение также
решает задачи управления расчетами по обязательствам.
При управлении расчетами по обязательствам могут
использоваться различные виды операций, например,
начисление и списание обязательств в виде доходов/убытков,
зачет обязательств между хозяйствующими субъектами.
Для этих целей предназначены документы специального
вида, которые оформляются в журнале Документы по
расчетам.
9.1.5.Ведение договоров
Одним из основных способов оформления хозяйственных
сделок по закупке и продаже товарно-материальных
ценностей, выполнению работ и оказание услуг является
заключение договора. Соответственно, у предприятия
возникает потребность учета подобных договоров и контроля
их исполнения по срокам, спецификациям, обязательствам и
228
Система БЭСТ-5. Основы
т.д. Именно эти задачи и решаются в приложении
ВЕДЕНИЕ ДОГОВОРОВ.
При этом режимы ведения договоров также доступны в
приложении
ЗАКУПКИ.
ПОСТАВЩИКИ
и
ПРОДАЖИ. КЛИЕНТЫ.
Функции приложения заключаются в следующем:
 Контроль исполнения договорных обязательств по
срокам, этапам договоров, спецификациям (товарам,
материалам, работам и услугам, объектам имущества);
 Сопоставление плановых и фактических данных;
 Оперативное обращение к списку документов,
связанных с конкретным договором;
 Широкий перечень реквизитов, характеризующих
договор, которые гибко настраиваются с учетом
потребностей конкретного предприятия-пользователя;
 Учет госконтрактов в бюджетных организациях.
Договоры представляют собой документы-основания сделок с
длительным и многоэтапным циклом выполнения работ по
сделке. В системе БЭСТ-5 выделяется два основных типа
договоров: договоры продажи и договоры закупки. В
первом случае предприятие-пользователь выступает в роли
поставщика (исполнителя) договора. Во втором случае оно
является покупателем (заказчиком).
Два вышеназванных типа договоров делятся на категории.
Категория – это группа однотипных договоров, имеющих
одинаковый состав реквизитов. Например, среди договоров
продажи можно выделить категории собственно договоров
продажи и договоров поставки. В системе БЭСТ-5
формируется справочник категорий договоров и для каждой
категории определяются свои собственные дополнительные
229
Система БЭСТ-5. Основы
реквизиты. Система располагает гибкой настройкой,
позволяющей создавать широкий набор произвольных
дополнительных реквизитов. В свою очередь, категории
делятся по видам договоров. Виды используются для
организации нумерации, управления печатными формами и
т.д. Например, среди договоров продажи можно выделить
дилерский договор, дистрибьюторский договор и т.д.
С точки зрения структуры, договор состоит из одного или
нескольких этапов. Для каждого этапа указываются его
содержание, период выполнения и стоимость. Если по
договору предусмотрен особый характер оплаты, то в
договоре может быть описан и план платежей. При этом
договоры могут заключаться не только на закупку
товаров/продукции, но и на приобретение работ/услуг.
Также в системе можно вести и бессрочные договоры, т.е.
договоры с неограниченным сроком действия.
В системе реализованы механизмы контроля исполнения
договора не только по договору в целом, но и по каждому
этапу в отдельности. В некоторых случаях этапы по договору
могут отсутствовать (например, при использовании
рамочных соглашений). Тогда в карточке договора
устанавливается специальный признак, «блокирующий»
возможность ввода этапов.
Договоры используются как объекты расчетов с партнерами
или как своеобразные папки, объединяющие некоторую
совокупность документов по произвольным критериям.
Картотека договоров
Картотека договоров (Рисунок 9-16) предоставляет
оперативную информацию о том, с кем, когда и на какие
230
Система БЭСТ-5. Основы
суммы были заключены договоры и каково состояние оплат и
поставок по каждому договору. В приложении имеется две
картотеки договоров: Договоры закупок и Договоры
продажи.
Рисунок 9-16 Картотека договоров
Находясь в картотеке договоров, Вы можете получить
оперативные справки о расчетах по интересующему Вас
договору, о расчетах по этапам этого договора (если они
существуют), вывести список платежных и отгрузочных
документов или список заказов, связанных с этим договором.
Здесь же запускается и процедура контроля исполнения
операций по договорам. Договор, по которому была выявлена
просрочка, выделяется в реестре договоров красным цветом.
Карточка договора
Все основные данные по договору вводятся и хранятся в его
карточке. Карточка договора состоит из закладок Общее,
231
Система БЭСТ-5. Основы
Дополнительно, Этапы, Оплата, Спецификации, Счета,
Расчеты, Описание, Файлы.
В условиях системы БЭСТ-5 договор может находиться в
одном из трех статусов: Проект, Действует, Закрыт. В момент
создания договор автоматически получает статус Проект.
Поскольку этот статус соответствует стадии подготовки
договора, то никакие операции по данному договору не
выполняются. В этом статусе договор открыт для любых
изменений, которые при этом не фиксируются. После
утверждения договор можно перевести в статус Действует. В
этом случае по нему могут выполняться платежи и поставки.
Все изменения, внесенные в договор со статусом Действует,
фиксируются системой. При сохранении измененного
договора в нем автоматически проставляется признак
внесения изменений, указывается версия, краткое описание
сути корректировок и запоминается дата изменения. Система
не разрешает переводить договоры со статусом Действует в
статус Проект, если по ним были сформированы первичные
документы и создавались проводки с указанием этих
договоров в качестве аналитики.
По окончании исполнения или по иным, перечисленным
ниже причинам, действующий договор может быть
переведен в статус Закрыт. На стадии Закрыт любые
корректировки содержимого договора запрещены. Для
возобновления исполнения связанных с ним обязательств
закрытый договор можно обратно перевести в статус
Действует. При закрытии договора система запрашивает у
пользователя дату и одну из возможных причин закрытия:
Исполнен (эта причина доступна для выбора только в том
случае, если баланс расчетов по договору равен нулю),
Прекращен, Отложен, Отменен. Для управления статусом
232
Система БЭСТ-5. Основы
договора служит комбинация клавиш <Alt+S> или команда
Изменить статус, доступная при нажатии кнопки Операции
– как в карточке договора, так и в картотеке договоров.
Рисунок 9-17 Карточка договора, закладка «Общее»
На закладке Общее (Рисунок 9-17) располагаются общие
сведения о договоре: вид, номер, дата регистрации, даты
начала и окончания работ, поставщик/покупатель,
ответственный менеджер, краткое содержание, сумма,
признак наличия этапов и пр.
На закладке Дополнительно вводятся дополнительные или
специальные реквизиты договора: подразделение (центр
финансовой ответственности), к которому он относится,
краткая характеристика предмета договора, применяемая
налоговая модель, сведения о неустойке. В поставке системы
БЭСТ-5 для бюджетных организаций, в карточке договора
закупки, эта закладка, помимо перечисленных реквизитов,
содержит специальные реквизиты, необходимые для работы с
233
Система БЭСТ-5. Основы
госконтрактами (Рисунок 9-18). Подробнее о учете закупок по
госконтрактам написано в п.9.2.3 и главе Руководства
пользователя «Закупки. Поставщики».
Рисунок 9-18 Карточка договора, закладка «Дополнительно»
На закладке Этапы вводятся сведения об этапах выполнения,
входящих в состав договора – если договор был настроен как
многоэтапный.
Закладка Этапы организована в виде таблицы (Рисунок 9-19),
в графах которой приводятся порядковый номер, даты начала
и окончания, краткое содержание и сумма каждого из этапов,
а также дата внесения изменений и текущий статус этапа
(открыт или закрыт). В подстрочнике таблицы, для этапа, на
котором установлен курсор, отображаются плановая и
фактическая сумма. Правее показаны итоговая сумма по
договору и сумма поставки.
Для ускорения ввода этапов однотипного содержания можно
использовать функцию автоввода.
234
Система БЭСТ-5. Основы
Рисунок 9-19 Карточка договора, закладка «Этапы»
Закладка Оплата предназначена для описания этапов оплаты
договора (Рисунок 9-20).
Рисунок 9-20 Карточка договора, закладка «Оплата»
В верхней части закладки приводится общая сумма к оплате.
235
Система БЭСТ-5. Основы
Ниже можно ввести сумму аванса по договору. Под полями
суммы и аванса находится таблица, где отражаются этапы
оплаты. В графах таблицы для каждого этапа оплаты
приводятся вид средств, дата и сумма планового платежа, а
также примечание поясняющего характера. В подстрочнике
для этапа оплаты, на котором установлен курсор,
показываются сведения о виде средств, из которых должна
осуществляться оплата, аналитика расхода, итоговая сумма
оплаты и фактически оплаченная сумма.
Рисунок 9-21 Карточка договора, закладка «Спецификация»
Закладка Спецификация служит для описания товаров,
материалов, имущества, работ/услуг, являющихся предметом
договора (Рисунок 9-21). В зависимости от структуры
договора, она может вводиться либо по договору в целом,
либо в разрезе этапов.
Спецификация представляет собой таблицу, в столбцах
которой отображаются группа, номенклатурный номер и
236
Система БЭСТ-5. Основы
наименование предмета поставки, соответствующее значение
аналитики, количество в заданной единице измерения, цена
за единицу и сумма.
В подстрочнике для позиции, на которой установлен курсор,
дублируется наименование предмета поставки. При
сохранении договора система сравнивает сумму по объектам
спецификаций и указанную на первой закладке общую сумму
договора. Если они не совпадают, то выводится
соответствующее системное сообщение, и БЭСТ-5
корректирует общую сумму.
Закладка Счета предназначена для обобщения информации
о расчетах по заказам/счетам, относящимся к данному
договору. Ввод информации на этой закладке не
предусмотрен. По каждому счету/заказу на закладке
отображаются его регистрационный и юридический номера,
дата выписки, сумма поставки, сумма оплаты и сальдо
расчетов. Информацию о расчетах по заказам/счетам можно
просматривать как по отдельно взятым этапам договора, так и
по договору в целом.
Закладка Описание служит для ввода подробной
информации о предмете договора и для ввода развернутого
описания данного договора. Закладка содержит два окна: в
верхнем окне вводится предмет договора, а в нижнем – его
подробное описание. Отметим, что описание предмета
договора на этой закладке ни в коей мере не отменяет, а
дополняет ввод краткого описания договора на закладке
Общее. Расширенное описание предмета договора на этой
закладке ни в коей мере не отменяет, а дополняет ввод
краткого описания договора на закладке Общее. Например,
краткое описание может использоваться для классификации
госконтрактов, а развернутое описание более полно
237
Система БЭСТ-5. Основы
характеризует содержание договора. Между данными окнами
имеется подвижный разделитель: с его помощью можно
увеличить размер любого окна.
С договором могут быть связаны различные электронные
документы
нефинансового
характера:
коммерческие
предложения, письма, протоколы и пр. Для ввода данных по
таким документам и обращения к их содержанию
используется закладка Файлы.
Контроль исполнения договора
Процедура контроля договорных обязательств, указанных в
карточке договора, запускается с помощью комбинации
клавиш <Ctrl+R> или команды Контроль договора/Контроль
этапов, доступной при нажатии кнопки Операции. В
зависимости от порядка расчетов и от структуры данного
договора, это либо контроль по договору в целом, либо
контроль договора в разрезе входящих в него этапов.
После запуска данной процедуры на экране появится окно с
таблицей, в которой приводится список этапов (или строка с
наименованием договора), дата окончания работ по этапу или
договору, плановая и фактическая суммы, процент
отклонения, а также текущий статус этапа или договора.
9.1.6.Расчеты с сотрудниками
Задачи расчетов с персоналом предприятия, не связанные с
учетом оплаты труда, решаются с помощью приложения
РАСЧЕТЫ С СОТРУДНИКАМИ. Это расчеты с
подотчетными лицами, организация выплат по платежным
ведомостям, расчеты по депонентам и пр. Данное
приложение обеспечивает выполнение следующих функций:
238
Система БЭСТ-5. Основы
 Регистрация и обработка авансовых отчетов в рублях
и валюте;
 Оформление выдачи и возврата подотчетных сумм
через кассу и через банковские (лицевые) счета;
 Ведение реестра платежных ведомостей. Импорт
платежных
ведомостей
из
приложения
ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА. Выплата заработной платы
через кассу и через банковские (лицевые) счета;
 Ведение реестра ведомостей депонирования;
 Ведение сводной картотеки расчетов с сотрудниками;
 Формирование отчетов по расчетам с персоналом.
Данное приложение тесно взаимодействует с приложениями
УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В БАНКАХ и УЧЕТ
НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ.
Ведение расчетов с сотрудниками осуществляется в разрезе
объектов учета. Всего в приложении выделено три группы
объектов учета: подотчетные лица, депоненты, прочие.
Под объектом учета понимается некий расчетный центр, в
пределах которого регистрируются и обрабатываются
операции одного вида – например, расчеты с подотчетными
лицами. Границы объекта учета определяются самим
предприятием-пользователем: это может быть или
подразделение, или предприятие в целом и пр.
Для объекта учета пользователь может настроить
дополнительные аналитические признаки – аналитику
расходов с использованием простых и групповых
аналитических измерений (см.п.3.1.2). В бюджетных
структурах такая возможность используется для настройки
КБК, а в хозрасчетных организациях – для произвольной
классификации расходов в целях управленческого учета. В
239
Система БЭСТ-5. Основы
дальнейшем данная аналитика вводится при создании
документов.
Авансовые отчеты
Ввод и обработка авансовых отчетов сотрудников
выполняются в режиме Авансовые отчеты – в разрезе
объектов учета.
Рисунок 9-22 Авансовый отчет
Выдача сумм под отчет из кассы предприятия оформляется
расходным ордером с соответствующим видом движения.
Отметим, что подотчетная сумма также может быть выдана и
в безналичной форме (т.е. переведена на пластиковую карту
или лицевой счет сотрудника). Для оформления выдачи
подотчетных сумм в безналичной форме служит режим
Ведомости подотчета.
Далее, по сформированной ведомости, в которую включен
240
Система БЭСТ-5. Основы
данный сотрудник, формируется платежное поручение на
перевод денежных средств.
В режиме ввода/обработки авансового отчета (Рисунок 9-22)
предусмотрены
оформление
операций
списания
израсходованной части подотчетной суммы, оформление
приходного кассового ордера на неиспользованную часть
(остаток) подотчетной суммы и оформление расходного
кассового ордера на возмещение перерасхода.
Сумма, указанная в строке, входящей в расходную часть
авансового отчета, может быть отнесена на расчеты с
партнером. Если расчеты с этим партнером ведутся в разрезе
сделок, то сумму строки можно отнести на соответствующий
документ-основание (счет-фактуру, договор/этап договора,
заказ/счет на оплату). Для этого в форме для
ввода/редактирования строки существуют поля Партнер и
Документ-основание.
Платежные ведомости
Режим Платежные ведомости включает в себя реестр
платежных ведомостей – либо переданных из приложения
ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА, либо введенных вручную – для
документального оформления произведенных по ним
выплат.
Обработка платежной ведомости заключается в том, что
бухгалтер делает для каждого сотрудника отметку о выплате
или депонировании начисленной суммы и формирует по ней
расходные ордера (на каждого сотрудника в отдельности, на
выбранную группу сотрудников, или один ордер на всю
выплаченную сумму) и, если это необходимо, – ведомости
депонирования.
241
Система БЭСТ-5. Основы
Ведомости депонирования
Данный режим предназначен для ведения реестра ведомостей
депонирования. Ввод ведомостей в реестр может
осуществляться автоматически – при обработке платежной
ведомости, однако их можно вводить и вручную. При работе
с ведомостью депонирования Вы можете обратиться к
соответствующей платежной ведомости.
Картотека расчетов
Вся информация по расчетам с сотрудниками – будь то
выдача и возврат подотчетных сумм, авансовые отчеты,
депонирование и выплата депонированной заработной
платы, прочие выплаты (ссуды, кредиты) и их возврат –
фиксируется в Картотеке расчетов (Рисунок 9-23).
Рисунок 9-23 Картотека расчетов с сотрудниками
Содержимое картотеки расчетов формируется и обновляется
242
Система БЭСТ-5. Основы
автоматически – по мере ввода и обработки соответствующих
первичных документов. Таким образом, вся картина расчетов
отображается в реальном масштабе времени. В Картотеке
расчетов автоматически вычисляется текущее сальдо
расчетов – как с каждым сотрудником в целом, так и по видам
расчетов (подотчет, депоненты и пр.).
Данные картотеки расчетов могут быть сгруппированы в
любом интересующем Вас ракурсе: по категориям и объектам
расчетов, по подразделениям и сотрудникам. При
необходимости, прямо из Картотеки расчетов можно
сформировать
платежный
документ,
оформляющий
погашение
задолженности
(например,
на
выплату
депонированной заработной платы).
9.1.7.Имущество
Приложение
ИМУЩЕСТВО
выполняет
функции
оперативного, бухгалтерского и налогового учета имущества
предприятия. В приложении решаются следующие виды
задач:
 Учет наличия и движения имущества в разрезе
объектов учета,
 Расчет амортизации для целей бухгалтерского и
налогового учета,
 Проведение инвентаризаций и переоценки.
Система БЭСТ-5 реализует учет всех категорий имущества,
отраженных
в
действующем
законодательстве
по
бухгалтерскому и налоговому учету:
 Основные средства (ОС) – часть имущества,
соответствующая определению, приведенному в ПБУ
6/01. Единицей ОС является инвентарный объект,
243
Система БЭСТ-5. Основы
имеющий инвентарный номер;
 Нематериальные активы (НМА) – часть имущества,
соответствующая определению, данному в ПБУ
14/00. Единицей учета НМА является инвентарный
объект, имеющий инвентарный номер;
 Расходы будущих периодов (РБП). К данной
категории имущества относятся расходы на НИОКР,
соответствующие определению, приведенному в ПБУ
17/02. В эту же категорию входят прочие расходы
будущих периодов, равномерно списываемые на
текущие расходы в течение определенного срока.
Единицей учета РБП является инвентарный объект,
который имеет инвентарный номер;
 Спец. инструмент, спец.оснастка, спецодежда в
составе внеоборотных активов (СпИО в составе
ВА). Эта категория представляет собой часть активов,
определенную в соответствии с «Методическими
указаниями по бухгалтерскому учету специального
инструмента,
специальных
приспособлений,
специального оборудования и специальной одежды»,
и учитываемую по решению организации на счетах
учета внеоборотных активов (т.е. на субсчетах счета
01). Единицей учета СпИО в составе ВА является
совокупность однородных объектов, обладающих
одинаковыми значимыми для учета характеристиками,
учитываемая под одним инвентарным номером;
 Спец. инструмент, спец.оснастка, спецодежда в
составе оборотных активов (СпИО в составе ОА).
Эта категория представляет собой часть активов,
определенную в соответствии с «Методическими
указаниями по бухгалтерскому учету специального
инструмента,
специальных
приспособлений,
244
Система БЭСТ-5. Основы
специального оборудования и специальной одежды»,
и учитываемую по решению организации на счетах
учета оборотных активов (субсчетах счета 10).
Единицей учета СпИО в составе ОА является
совокупность однородных объектов, обладающих
одинаковыми значимыми для учета характеристиками.
При этом инвентарный учет не поддерживается;
 МБП. Под МБП в системе БЭСТ-5 понимается та
часть оборотных активов, которая имеет срок
эксплуатации до 1 года (бывшие МБП коммерческих
предприятий, относимые в соответствии с новыми
правилами на счета учета запасов – субсчета 10 счета).
Единицей учета МБП является совокупность
однородных
объектов
(одной
номенклатуры),
обладающих одинаковыми значимыми для учета
характеристиками.
Классификаторы
В приложении, в папке Справочники существует ряд
классификаторов, облегчающих ввод информации об
объектах учета:
 Группы. Предназначен для группировки имущества в
соответствии
с
потребностями
предприятия
пользователя. Справочник имеет иерархическую
структуру. Для группы имущества, находящейся на
любом уровне классификатора, могут быть заданы
дополнительные учетные характеристики – атрибуты.
Справочник поставляется в незаполненном виде;
 Номенклатура имущества. Содержит перечень
типовой номенклатуры имущества, которым владеет
предприятие
пользователя.
В
справочнике
245
Система БЭСТ-5. Основы
предусмотрен учет номенклатурных позиций с
делимой
структурой – т.е. состоящих из ряда
отдельных комплектующих. Справочник позволяет
описать состав такой номенклатурной позиции, давая
возможность указать в качестве ее комплектующих
другие позиции номенклатурного справочника. Для
каждой комплектующей определяется количество ее
единиц в описываемом комплекте;
 ОКОФ. Содержит коды ОКОФ. Поставляется в
заполненном виде;
 Амортизационные группы. Содержит перечень
амортизационных
групп
имущества,
предусмотренных НК РФ. Поставляется
в
заполненном виде.
Настройка правил начисления амортизации
Система БЭСТ-5 поддерживает различные способы списания
стоимости имущества: единовременно или путем начисления
амортизации. Начисление амортизации по каждому объекту
учета осуществляется с использованием произвольного
количества книг амортизации. Таким образом, для одного и
того же объекта учета Вы можете параллельно начислить
амортизацию по разным правилам: например, для целей
российского
бухгалтерского
учета,
по
правилам
бухгалтерского учета того или иного иностранного
государства, для целей российского налогового учета и пр. В
частности, различные книги амортизации применяются для
начисления ПНО, ОНО, ОНА, налогового убытка и др.
Настройка
книг
амортизации,
которые
планирует
использовать Ваше предприятие, выполняется в режиме
(Справочники \ Амортизация \ Книги амортизации).
246
Система БЭСТ-5. Основы
Книга амортизации настраивается для конкретной категории
имущества. Если для одной и той же категории имущества
планируется использовать несколько книг, то одна из них
определяется как основная, а остальные – как
дополнительные.
Для каждой книги амортизации настраиваются:
 Период начисления амортизации. Возможные
варианты: месяц, квартал, полугодие или год;
 Правило определения даты ведомости: начало
периода или конец периода. Дата ведомости амортизации
является очень важным параметром. Именно она
определяет правило включения объектов учета в
текущую ведомость. Если дата ведомости – начало
периода, то в ведомость включаются объекты учета по
состоянию на начало дня даты ведомости
амортизации. Если же дата ведомости – конец периода,
то в ведомость включаются объекты учета по
состоянию на конец дня даты ведомости амортизации.
Находясь в режиме настройки книги амортизации, также
необходимо отметить флажком соответствующие параметры
из данного списка:
 Ручная правка амортизации. При установке этого
параметра Вы сможете корректировать результаты
начисления амортизации вручную;
 Использовать справочник групп амортизации.
Если этот параметр отмечен флажком, то данная
книга интерпретируется как книга налоговой
амортизации;
 Использовать справочник норм амортизации.
Если был установлен этот параметр, то начисление
247
Система БЭСТ-5. Основы
амортизации будет выполняться на основании норм,
указанных в данном справочнике;
 Контролировать выработку. Данный параметр
устанавливает связь книги амортизации с ведомостями
выработки. Он указывает на наличие/отсутствие в ней
объектов учета, использующих метод амортизации от
выработки;
 Допускается переоценка стоимости по книге.
Правила расчета амортизации для конкретного объекта учета
определяются в справочнике Методы амортизации. В этом
справочнике Вы можете настроить типовые алгоритмы для
расчета суммы амортизации объектов учета, применяемые на
Вашем предприятии. Методы амортизации настраиваются
для каждой конкретной книги амортизации.
Картотеки имущества
Главными хранилищами информации об объектах учета
являются Картотеки имущества. При этом информация о
каждой категории имущества группируется в отдельной
картотеке.
Объекты учета, регистрируемые в картотеке, представляют
собой номенклатуру имущества, т.е. объект учета всегда
характеризуется номенклатурным номером.
Те объекты учета, которые согласно законодательству
являются инвентарными (ОС, НМА, РБП, СпИО в составе
ВА), кроме номенклатурного номера также характеризуются
инвентарным номером.
Для СпИО в составе ОА
поддерживается, следовательно,
объекта отсутствует.
248
инвентарный
инвентарный
учет не
номер у
Система БЭСТ-5. Основы
Учет СпИО в составе ОА ведется по номенклатуре и по
количественным
партиям,
имеющим
одинаковые
эксплуатационные параметры.
Рисунок 9-24 Пример простой учетной карточки
В зависимости от свойств и структуры, объект учета может
представлять собой:
 Одну единицу заданной номенклатуры. Именно это
подразумевается при пообъектном учете ОС, НМА,
РБП;
 Несколько одинаковых единиц заданной номенклатуры
(например, при учете СпИО). Для такого объекта,
помимо стоимости, можно определить количество
совокупно учитываемых единиц;
 Комплекс конструктивно сочлененных элементов, имеющих
одинаковые учетные характеристики. Для такого
объекта
учета
можно
определить
состав
комплектующих.
249
Система БЭСТ-5. Основы
Для учета имущества используются учетные карточки.
Учетная карточка имеет свой собственный номер (Рисунок
9-24). В приложении поддерживаются разнообразные формы
учетных карточек, отражающих специфику учета различных
имущественных объектов, в том числе:
 Простая. В этом случае на карточке учитывается
только один инвентарный объект (ОС, НМА, РБП);
 Групповая. В этом случае на карточке учитывается
несколько учетных (инвентарных) объектов имущества
одной категории. Групповая карточка содержит
учетные
объекты,
находящиеся
в
одном
подразделении и у одного МОЛ;
 Карточка с выделенной учетной частью. Если у
инвентарного объекта создается выделенная учетная
часть (без изменения его инвентарного номера), то на
нее заводится отдельная учетная карточка. В
частности, таким образом можно вести отдельные
карточки на блоки производственного здания,
сдаваемые в аренду разным организациям. Выделенная
учетная часть может отражаться только на простых
карточках с инвентарным учетом. При этом могут
быть выделены: часть учетной стоимости, часть
комплектующих, часть количества одинаковых
единиц номенклатуры.
Поля учетной карточки – это реквизиты объекта учета. Все
реквизиты объекта учета условно подразделяются на три
категории:
 Неизменяемые реквизиты. Реквизиты, которые
нельзя изменить после ввода учетной карточки. В
число таких реквизитов входят категория имущества,
номенклатурный номер, инвентарный номер и пр.;
250
Система БЭСТ-5. Основы
 Реквизиты, не влияющие на порядок учета
объекта. Реквизиты, носящие с точки зрения учета
справочный характер. Данные реквизиты можно
произвольным образом изменять в карточке в любой
момент времени. При внесении изменений система
теряет
информацию
о
прежнем
значении
измененного реквизита. В число таких реквизитов
входят заводской номер, номер паспорта и т.п.;
 Реквизиты, влияющие на порядок учета объекта –
значимые реквизиты. Данные реквизиты можно
изменять только с использованием документов,
оформляющих
движение имущества или иных
документов – ведомостей переоценки, выработки. В
системе существует более 20 таких реквизитов. Среди
них:
текущая
(восстановительная)
стоимость,
подразделение, табельный номер сотрудника, счета
учета и пр.
По каждому значимому реквизиту хранится полная история
его изменений за весь период работы в системе. Это
позволяет получать отчетность по картотеке на любую дату.
Ряд реквизитов карточки определяется для объекта учета в
целом. Среди значимых реквизитов, определяемых для
объекта учета:
 Номер карточки;
 Использование,
назначение,
принадлежность
учетного объекта;
 Табельный номер МОЛ и подразделение;
 Объем выпуска продукции – плановый и текущий;
 Количество однородных объектов, учитываемых под
одним инвентарным номером и др.
В карточке также содержатся реквизиты, определяемые для
251
Система БЭСТ-5. Основы
каждой книги амортизации. Из значимых реквизитов – это:
 Текущая (восстановительная) стоимость;
 Счета учета износа и затрат с аналитикой;
 Срок полезного использования – плановый
текущий;
 Износ входной и накопленный.
и
До начала работы с приложением все карточки, входящие в
Картотеки имущества, вводятся вручную. В дальнейшем
новые учетные карточки создаются в документах,
оформляющих поступление или перемещение имущества
(когда объект учета или его часть перемещаются на новую
карточку).
При создании новой учетной карточки:
 На закладке Общее вводят основные характеристики
данного объекта учета, а на закладке Амортизация –
амортизационные параметры объекта для основной
книги амортизации;
 Нажатием кнопки Доп.книги вызывают специальный
режим, где далее вводят данные об объекте,
предназначенные
для
дополнительных
книг
амортизации;
 Если объект учета состоит из комплектующих, то
информация об их номенклатурных номерах,
названиях, единицах измерения, количестве и
стоимости вводится в соответствующем режиме,
вызываемом при нажатии кнопки Доп. сведения и
выборе команды Комплект;
 Для ввода сведений о драгоценных металлах и других
дополнительных характеристиках объекта – атрибутах
– также необходимо нажать кнопку Доп.сведения и, в
252
Система БЭСТ-5. Основы
зависимости от поставленной задачи, воспользоваться
командой Драг. металлы или Атрибуты;
В карточке также существует кнопка Движение. При ее
нажатии доступны команды История изменений, Документы,
Выработка, Переоценка. Используя эти команды, Вы можете
ознакомиться с полной «историей» объекта учета на
предприятии:
документами
движения,
хронологией
изменений значимых реквизитов, данными амортизации,
выработки, переоценок.
Документы движения
Любая операция по движению имущества (поступление,
списание, реализация, внутреннее перемещение, ремонт,
модернизация, перевод на консервацию, сдача в аренду и пр.)
оформляется соответствующим документом движения.
Всего в приложении выделено более 30 видов движения.
Виды движения имущества в системе БЭСТ-5 разделены по
видам активов, т.е. в ней выделяются виды движения для
внеоборотных активов и виды движения для оборотных
активов.
В системе БЭСТ-5 поддерживаются разнообразные формы
первичных документов, применяемые для регистрации
движения имущества (Рисунок 9-25). Документы движения
создаются в «привязке» к определенной категории имущества.
Документы движения разделены по журналам: т.е.
предусмотрены отдельные журналы для оборотных и
внеоборотных активов, структурированные по видам
движения. Все документы являются групповыми, т.е. могут
включать произвольное количество объектов учета и
253
Система БЭСТ-5. Основы
позволяют оформлять движение по учетным карточкам
любого вида.
Рисунок 9-25 Документ движения имущества
Общий перечень видов движения, особенно для
внеоборотных активов, достаточно велик. При этом каждый
вид движения в принципе может изменять любые значимые
реквизиты объекта учета.
Для упрощения настройки видов движения на конкретном
предприятии, а также для «разгрузки» формы документа от
избыточных реквизитов, в приложении разработан
специальный режим настройки видов движения
внеоборотных активов. Этот режим облегчает настройку
наиболее сложных объектов учета – внеоборотных активов. С
помощью данного режима Вы можете:
 Выбрать из общего списка системных видов движения
именно те, которые актуальны для Вашего
254
Система БЭСТ-5. Основы
предприятия и «отключить» неиспользуемые виды
движения;
 Определить для каждого вида движения перечень
изменяемых значимых реквизитов и сделать
невидимыми в форме ввода документа те реквизиты,
которые не изменяются при данном виде движения;
 Определить
правила
заполнения
изменяемых
значимых реквизитов: значение, выбираемое по
умолчанию, возможность ручной модификации,
обязательность заполнения и др.
Документы, создаваемые для конкретного вида движения,
могут изменять как реквизиты объекта в целом, так и
реквизиты по каждой книге амортизации.
Начисление амортизации
Периодическое начисление амортизации по объектам учета
производится
с
помощью
создания
ведомостей
амортизации. Ведомости амортизации для внеоборотных
активов создаются в режиме (Внеоборотные активы \ Расчет
амортизации \ Ведомости амортизации). Для оборотных активов
ведомости амортизации создаются в режиме (Оборотные
активы \ Расчет амортизации \ Ведомости амортизации).
Ведомость амортизации (Рисунок 9-26) создается по
отдельной книге амортизации и включает все инвентарные
объекты соответствующей категории, которые поддерживают
тип списания стоимости «путем амортизации», данную книгу
амортизации и на дату формирования ведомости являются
амортизируемыми объектами. Амортизация по каждому
объекту начисляется в соответствии с назначенным для него
методом, указанным применительно к данной книге
амортизации.
255
Система БЭСТ-5. Основы
Рисунок 9-26 Ведомость амортизации
При создании ведомости создается только ее заголовок.
Включение в ведомость амортизируемых объектов и расчет
амортизации в соответствии с настроенными методами
производится при выполнении процедуры расчета.
В ведомости поддерживается несколько режимов расчета,
выбираемых с помощью кнопки Операции:
 Полный. В этом случае система выполняет начальную
генерацию строк по всем амортизируемых объектам
данной ведомости. Если в ведомости такая процедура
расчета уже запускалась, то все созданные ранее
строки предварительно удаляются;
 По измененным объектам. Под измененными объектами
подразумеваются объекты, по которым после расчета
ведомости создавались, удалялись или изменялись
документы
движения,
влияющие
на
расчет
амортизации в данной ведомости;
256
Система БЭСТ-5. Основы
 Выборочный. Выполняется по группе отмеченных строк
ведомости,
которые
предварительно
(перед
проведением расчета) удаляются;
 Без ручной правки. В этом случае производится удаление
и переформирование всех строк ведомости – за
исключением строк с признаком ручной правки.
Если в настройке характеристик той или иной книги была
разрешена ручная корректировка расчетов амортизации, то
сумма полученная расчетным путем, может быть изменена
пользователем. Если в ведомости амортизации используется
метод расчета «от выработки», то перед расчетом ведомости
амортизации необходимо ввести ведомость выработки,
данные которой будут использоваться для расчета.
После расчета амортизации ведомость закрывается. При
закрытии ведомости данные о рассчитанной амортизации
переносятся в карточки объектов учета. Одновременно с этим
на величину периода, указанную в реквизитах ведомости,
увеличивается прошедший срок полезного использования
амортизируемых объектов.
Инвентаризация и переоценка
В приложении реализованы такие учетные процедуры, как
проведение инвентаризации объектов амортизируемого
имущества и выполнение переоценки. Для этого в папке
Картотека имущества используются режимы Ведомости
инвентаризации и Ведомости переоценки. Данные
режимы предусмотрены и для внеоборотных, и для
оборотных активов. Различие заключается только в порядке
учета данных видов имущества: инвентарный учет в
отношении оборотных активов не применяется (они
характеризуются номенклатурным номером и номером
257
Система БЭСТ-5. Основы
партии). Кроме того, неучтенные объекты, относящиеся к
оборотным активам, могут быть зачислены только на
групповые карточки.
Ведомость переоценки представляет собой документ,
который предназначен для регулярного ежегодного
приведения текущей стоимости объектов учета к рыночным
ценам. Переоценке подлежат текущая стоимость, а также
входной и накопленный износ, указанный в каждой книге
амортизации, где отражаются результаты переоценки. Таким
образом, ведомости переоценки создаются в «привязке» к тем
книгам амортизации, где предусмотрена поддержка
переоценки. При закрытии ведомости переоценки ее данные
переносятся в карточки переоцениваемых объектов учета.
Ведомость инвентаризации является документом, который
применяется для регулярной сверки учетных данных по
картотеке имущества с фактическим наличием имущества на
предприятии, находящимся под отчетом у материальноответственных лиц. В случае выявления расхождений между
учетными и фактическими данными, по ведомости
инвентаризации формируются первичные документы,
приводящие учетную информацию из картотеки имущества
в соответствие с информацией о реальном состоянии
инвентарных объектов (т.е. выполняются оприходование
излишков и списание недостач).
Принцип хронологического ввода
Как уже было сказано в п.5.5, принципы управления
периодами в приложении ИМУЩЕСТВО существенно
отличаются от принципов, используемых в других
приложениях. Вместо концепции активного периода здесь
применяется
концепция
хронологического
ввода
258
Система БЭСТ-5. Основы
документов движения и ведомостей.
Концепция хронологического ввода документов основана на
следующем принципе: каждое движение объекта учета
регистрируется с учетом всех изменений значимых
реквизитов, имевших место до даты текущего движения.
Это значит, что любые документы по одному и тому же
объекту
учета
должны вводиться
в
систему в
хронологическом порядке. Ввод документа движения по
объекту учета «задним числом» не допускается, т.е. если для
данного объекта учета уже существует какой-либо документ
с более поздней датой. Подобный подход объясняется тем,
что при вводе нового документа «задним числом» данные
документа с более поздней датой будут искажены. Значимые
реквизиты объектов учета могут изменяться при
вводе/создании:





Документов движения;
Ведомостей амортизации;
Ведомостей ввода выработки;
Ведомостей переоценки;
Ведомостей инвентаризации.
При вводе любого из перечисленных выше документов и
включении в него конкретных объектов учета приложение
выполняет проверку возможности его ввода. Суть данной
проверки заключается в следующем:
 В системе есть ведомости, которые формируются с
определенной периодичностью. К ним относятся
ведомости амортизации и выработки. При вводе
документов
обязательно
проверяется,
чтобы
ведомости, которые должны быть созданы на дату
документа, были действительно созданы и закрыты,
259
Система БЭСТ-5. Основы
т.е. изменения по ним были записаны в карточки
объектов учета;
 Для ведомостей, не имеющих четкой периодичности
формирования
(ведомости
инвентаризации
и
переоценки), осуществляется проверка закрытия
ведомостей, созданных до даты формирования
документа.
Таким образом, по объекту учета, присутствующему в
создаваемом документе, не должно быть документов
движения с более поздними датами.
9.1.8.Бюджетирование
Приложение БЮДЖЕТИРОВАНИЕ предназначено для
разработки произвольных бюджетов, бизнес-проектов и
других финансовых планов, контроля исполнения бюджетов
(план-фактный анализ), а также для проведения анализа
показателей с использованием элементов финансового
анализа. Оно ориентировано на решение следующих задач:
 Формирование
операционных,
специальных,
дополнительных
и
финансовых
бюджетов
предприятия;
 Формирование структуры бюджетов в виде
взаимосвязанных
статей,
разработка
способов
определения значений этих статей;
 Создание системы отчетных форм для контроля
исполнения бюджетов, определение алгоритмов
получения фактических данных из учетной части
БЭСТ-5;
 Формирование таблиц финансовых показателей с
алгоритмами расчета значений по плановым и
260
Система БЭСТ-5. Основы
фактическим данным.
Общие сведения
Бюджет представляет собой финансовый план предприятия
на определенный период, охватывающий все стороны его
деятельности и учитывающий доходы и расходы на всех
уровнях ведения бизнеса. Для построения бюджета в рамках
данного приложения выстраивается система бюджетных
статей и документов финансового планирования. Она может
совпадать с системой показателей в бухгалтерской отчетности
предприятия или в любой степени отличаться от нее. Более
того, предпочтительным является как раз построение системы
показателей, характерных именно для данного предприятия и
нацеленной, в первую очередь, на управление бизнесом.
Процесс разработки бюджетов, контроля их выполнения и
проведения связанных с этим организационных мероприятий
называется бюджетированием. Бюджетирование – это
технология управления, включающая планирование, учет и
контроль доходов и расходов предприятия на всех уровнях
принятия решений. Соответственно, целевая аудитория,
интересам которой служит данное приложение – менеджмент
предприятия. Таким образом, БЮДЖЕТИРОВАНИЕ – не
просто одна из составных частей системы БЭСТ-5.
Приложение
БЮДЖЕТИРОВАНИЕ
отражает
определенную технологию управления, которая пронизывает
все информационные потоки в системе.
Расчетные таблицы и шаблоны
Инструментом разработки бюджетных документов в этом
приложении являются расчетные (финансовые) таблицы.
Это специальные табличные документы, имеющие гибкую,
261
Система БЭСТ-5. Основы
но в то же время фиксированную структуру. Они позволяют
вводить исходную информацию, производить расчеты на
основании этих данных и сохранять результаты
для
последующего использования.
По своей форме расчетные таблицы близки к
специализированным электронным таблицам, но имеют две
существенные особенности. Расчетная таблица является
элементом базы данных и в силу этого обладает всеми ее
преимуществами: надежность, возможность коллективной
работы, высокая структурированность информации и т.д.
Кроме того, расчетная таблица – это элемент базы данных
именно системы БЭСТ-5, что является хорошей основой для
построения единого информационного поля по плановым и
фактическим
данным.
Расчетные
таблицы
можно
использовать для самых разных целей – в первую очередь,
именно для работы с финансовыми данными.
Финансовая (расчетная) таблица состоит из набора строк и
столбцов с уникальными кодами (индексами). Пересечения
строк и столбцов образуют ячейки. На каждую строку,
колонку, ячейку можно сослаться, т.е. они имеют свое имя и
адрес. Именами (кодами) столбцов являются заглавные буквы
латинского алфавита (A,B,C,D…). Кодами строк являются
числа от 1 и до 99999. В этом смысле есть полная аналогия с
электронной таблицей. Расчетная таблица предназначена
для вычисления некоторой совокупности числовых значений
по заданным алгоритмам.
Элементы таблицы не равнозначны. Основу финансовой
таблицы составляют ее строки – по-другому, статьи. Для
каждой строки указываются код, наименование, значение,
некоторая другая информация.
262
Система БЭСТ-5. Основы
Некоторая логически связанная совокупность статей,
включающих плановую информацию, образует бюджет.
Логически связанная совокупность статей, включающих
фактическую информацию, образует отчет.
Характерным свойством статьи является связывание с ней
алгоритма расчета ее значения. В качестве алгоритма
может выступать как простой ввод данных, так и различные
расчетные процедуры, импорт данных из внешних
источников и т.д.
Вторым элементом таблицы является колонка. Колонки
могут содержать описательную и числовую информацию.
Колонка определяет источник получения данных, временные
границы и другие условия вычислений, а также особенности
ее отображения на экране компьютера.
Работа с таблицами включает в себя два этапа. Первый этап –
создание шаблона таблицы. В шаблоне описывают
структуру таблицы и алгоритмы обработки ее ячеек. Второй
этап представляет собой создание финансовой таблицы по
заданному шаблону и непосредственную работу с данными.
На основании однажды построенного шаблона можно
создать произвольное число финансовых таблиц с разными
данными. Это и есть конкретные финансовые отчеты или
бюджеты. В силу этого обстоятельства в приложении
существует режим формирования и ведения шаблонов
таблиц и режим работы с финансовыми таблицами.
Принципы бюджетирования
Работа в приложении БЮДЖЕТИРОВАНИЕ построена
на следующих принципах.
Система
позволяет
разрабатывать
263
бюджеты
в
рамках
Система БЭСТ-5. Основы
бюджетных проектов (финансовых планов). Количество
таких проектов не ограничено. Каждый бюджетный проект
является
независимым
и
может
рассматриваться
изолированно от других проектов. Настройка проектов
выполняется в режиме Настройка приложения.
Бюджетный
проект
разрабатывается
на
определенный
период планирования, называемый также горизонтом
планирования.
В
системе
можно
формировать
краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные планы на
сроки от месяца и до нескольких лет.
При разработке бюджетом используется дискретный метод
планирования. Это означает, что бюджет создается на
определенный бюджетный период, разделенный на
интервалы
планирования.
Затем
ведется
контроль
исполнения бюджета в течение всего периода. После
окончания периода создается новый бюджет на следующий
период.
Базовым интервалом планирования является один
календарный месяц. Период планирования делится на
одинаковые интервалы планирования. В следующих версиях
будет предоставлена возможность использовать более
широкий набор интервалов планирования (от одних суток до
одного квартала и более), в том числе, при неравномерной
разбивке периода.
Планирование ведется по одному бюджетному объекту,
например, предприятию, или для заданной финансовой
структуры
предприятия
–
центров
финансовой
ответственности (ЦФО).
Для одного и того периода планирования может быть
разработано несколько бюджетов (вариантов бюджетов),
264
Система БЭСТ-5. Основы
которые различаются составом исходных данных.
Разработка бюджета
Процедура разработки любого бюджета в системе БЭСТ-5
состоит из следующих шагов:
 Создается
отдельный
бюджетный
проект
(финансовый план), для которого определяется
название,
период
планирования,
интервал,
использование вариантов, прочих аналитик, валюты
бюджета;
 Разрабатывается мастер-бюджет проекта. Мастербюджет состоит из произвольного набора шаблонов
бюджетных таблиц, которые будут использоваться в
проекте;
 Разрабатывается каждый шаблон бюджета, включая
описания структуры бюджетной таблицы, алгоритмы
расчета значений бюджета, связи между таблицами;
 Формируется система бюджетных периодов, для
которых будет вестись бюджетирование и вестись
план-фактный анализ.
 Для каждого выделенного бюджетного периода
рассчитывается бюджет или варианты бюджетов.
Полученные итоговые таблицы сохраняются в базе
данных системы БЭСТ-5;
 Разрабатывается система шаблонов для проведения
план-фактного анализа. Эти шаблоны отличаются
тем, что наряду с плановыми данными, содержат
фактическую информацию, извлекаемую из системы
БЭСТ-5;
 При необходимости также могут создаваться шаблоны
таблиц коэффициентов для финансового анализа и
265
Система БЭСТ-5. Основы
сравнения плановых показателей, фактических
данных;
 По мере исполнения бюджета выполняются текущие
сравнения плановых и фактических данных и
расчетом диагностических показателей.
Реестр шаблонов
Режим Шаблоны бюджетов (Рисунок 9-27) предназначен
для работы с шаблонами расчетных (финансовых) таблиц.
Эти шаблоны подразделяются на два основных класса:
финансовые таблицы и справочники.
Рисунок 9-27 Реестр шаблонов бюджетов
К первому классу относятся таблицы с жестко заданной
структурой, заранее определенным набором строк и
столбцов. Другая отличительная особенность этого класса –
различие между строками. Каждая строка может
предназначаться для отображения своего вида информации и
расчетов по собственным алгоритмам. Характерными
266
Система БЭСТ-5. Основы
примерами таблиц такого рода являются баланс предприятия,
отчет о доходах и расходах, отчет о движении денежных
средств.
Второй класс расчетных таблиц имеет стандартный набор
колонок и произвольный набор строк, причем все строки
создаются и обрабатываются по одним и тем же правилам.
Типичный пример такой расчетной таблицы – бюджет
продаж по видам товаров. Поскольку строки подобных
таблиц обычно создаются на основе какого-либо
справочника, то это и дало название данному классу
шаблонов.
В настройке шаблона должны быть описаны общие
реквизиты и параметры шаблона, определены строки и
колонки будущей таблицы, заданы алгоритмы обработки
данных в ячейках, ссылки на подключение данных из
внешних таблиц и т.д.
Шаблоны отчетов
Работа с шаблонами отчетов осуществляется в режиме
Шаблоны отчетов. Шаблоны отчетов во многом повторяют
шаблоны бюджетов. Их отличия от шаблонов бюджетов
связаны только с особенностями подготовки отчетов. Прежде
всего, отчеты могут строиться для любых периодов. В
проекте
бюджетной
таблицы
указан
интервал
бюджетирования, и каждый шаблон бюджета не может
выходить из этих рамок. Для отчетов можно выбрать любой
период, нисколько не ограничивая себя рамками, заданными
проектом.
Другой особенностью отчетов является то, что с одной
совокупностью исходных параметров можно сформировать
267
Система БЭСТ-5. Основы
сколько угодно отчетных таблиц. Например, Вы построили
отчет для того, чтобы определять объем реализации
предприятия за месяц. Если формировать такой отчет в
разное время в течение месяца, в нем будут представлены
разные результаты. И в этом случае нет никакого смысла
удалять предшествующие отчеты. Система будет создавать
множество версий такого отчета, указывая дату и время их
формирования.
Еще одна отличительная особенность заключается в том, что
в отчетах можно «смешивать» данные по разным
аналитическим объектам, включая периоды, варианты,
центры ответственности.
Расчеты в таблицах
Расчет таблиц подразделяется на Расчеты бюджетов и
Контроль исполнения.
Прежде, чем производить расчет бюджетных таблиц,
необходимо сформировать справочник Бюджетные
периоды. Как уже было сказано ранее, бюджетный период
состоит из интервалов. Поэтому мы задаем первый период, и
далее система сформирует все интервалы для данного
периода. После того, как интервалы созданы, пользователь
имеет возможность формировать бюджеты для этого
периода.
При входе в режим Расчеты бюджетов на экране
отображается список уже сформированных бюджетов. Для
удобства работы с документами пользователь может создать
любое количество иерархически организованных папок.
Каждой папке можно присвоить произвольное имя.
Сформированный документ помещается в текущую (т.е.
268
Система БЭСТ-5. Основы
открытую в данный момент) папку. При этом созданные
документы можно свободно перемещать между папками.
Рисунок 9-28 Результат расчета таблицы (бюджета)
Таким образом в левой части реестра выводится
иерархический список папок, а в правой – список
документов, хранящихся в текущей папке. Для формирования
нового документа следует выбрать шаблон создаваемой
таблицы.
После выбора шаблона Вы можете изменить код
(идентификатор) и наименование будущей таблицы, а затем
провести расчет отражаемых в ней показателей. Процедура
расчета таблицы запускается нажатием комбинации клавиш
<Ctrl+R> или по команде Расчет таблицы, доступной при
нажатии кнопки Таблица. Сформированная описанным
способом финансовая таблица (Рисунок 9-28) открыта для
269
Система БЭСТ-5. Основы
любых изменений ее числовых показателей, включая и
пересчеты. Информация из расчетной таблицы может быть
выведена на печать, и к ней можно обратиться из других
таблиц.
Контроль исполнения
Расчет отчетов с фактической информацией об исполнении
бюджетов выполняется в режиме Контроль исполнения. С
точки зрения логики работы этот режим ничем не отличается
от режима Расчеты бюджета. Отличия заключаются только
в особенностях подготовки шаблонов.
Отчет представляет собой двумерную таблицу, в которой
хранятся все данные до тех пор, пока не удален сам отчет.
Информация по всем этим отчетам хранится в одной из
таблиц базы данных системы. Если создается множество
отчетов, и все они сохраняются, то это приводит к
увеличению размера данной таблицы. Поэтому нужно
рационально организовывать долговременное хранение,
периодически проводя ревизию сохраненных отчетов и
своевременно удаляя ненужные отчеты.
Области применения
С помощью аппарата расчетных таблиц, применяемого в
приложении БЮДЖЕТИРОВАНИЕ, был разработан ряд
специальных режимов в различных приложениях системы
БЭСТ-5. Первый пример – это группа режимов
Планирование закупок в приложении ЗАКУПКИ.
ПОСТАВЩИКИ, позволяющая организовать учет закупок
с использованием государственных контрактов в рамках
ограничений, накладываемых государственным заказом. В
данном случае государственный заказ интерпретируется как
270
Система БЭСТ-5. Основы
бюджет
закупки
особой
формы,
а
исполнение
государственного заказа контролируется с помощью отчета,
также разработанного на базе расчетных таблиц.
Другим примером является формирование отчетности
бюджетной организации. Для упрощения подготовки таких
документов на основе расчетной таблицы были
сформированы два режима в приложении ГЛАВНАЯ
КНИГА (папка – Внешняя отчетность). Первый режим
предназначен для формирования шаблонов форм внешней
отчетности, второй режим – для работы с формами внешней
отчетности, которые созданы на основе шаблонов.
9.1.9.Сводный баланс
Сводная отчетность представляет собой отчетность двух и
более предприятий, имеющих общий управленческий
аппарат (например, принадлежащих одному и тому же
собственнику или подчиненных одной и той же
вышестоящей организации). Сводная отчетность позволяет
получить полное представление о финансовом состоянии и
результатах
хозяйственной
деятельности
по
всей
совокупности предприятий в целом.
Подготовка
сводной
отчетности
осуществляется
в
приложении СВОДНЫЙ БАЛАНС. Для работы с этим
приложением
следует
развернуть
базу
данных
соответствующего типа (см.п.5.1). При создании базы данных
автоматически создается карточка предприятия (головной
организации), формирующего сводные отчеты.
В приложении СВОДНЫЙ БАЛАНС производится сбор и
обобщение отчетных данных, поступающих от подчиненных
предприятий
(организаций) и выполняется
расчет
271
Система БЭСТ-5. Основы
показателей сводных отчетных форм (баланса и приложений
к нему) по заданным правилам. При этом предполагается, что
каждое предприятие самостоятельно ведет бухгалтерский учет
собственных операций и формирует соответствующую
финансовую отчетность.
Соответственно, исходными данными для получения сводной
отчетности являются отчетные формы, представляемые в
головную
организацию
подчиненными
ей
предприятиями/организациями. Очевидно, что чем больше
таких предприятий, тем труднее ввести полученную от них
информацию – т.е. таблицы с исходными данными. Поэтому,
для автоматизации процедуры ввода, в приложении
СВОДНЫЙ БАЛАНС предусмотрена возможность
импорта входных данных из текстового файла с заранее
определенной структурой. Этот текстовый файл может быть
сформирован в любом текстовом редакторе, не
размещающем
в
тексте
специальных
символов
форматирования, и может иметь любое название, удобное
пользователю.
Каждое подчиненное предприятие должно сформировать
файл с данными отчетных форм и передать его в головную
организацию. Далее все эти данные (по соответствующей
команде пользователя) будут проимпортированы в
приложение СВОДНЫЙ БАЛАНС.
Не секрет, что подчиненные предприятия могут вести учет в
различных информационных системах или не использовать
их вообще. Поэтому структура текстового файла никоим
образом не «привязана» к настройкам «входных» отчетных
форм предприятий, а ориентирована на структуру таблицы,
содержащей исходные данные, т.е. на типовую форму
отчетности, которая должна быть рассчитана в приложении
272
Система БЭСТ-5. Основы
СВОДНЫЙ БАЛАНС. Следовательно, все подчиненные
предприятия должны соблюдать единообразную нумерацию
строк
и
столбцов
передаваемых
отчетов-таблиц
(предварительно заданную вышестоящей организацией для
консолидированных отчетных форм), и формировать
текстовые файлы, соответствующие структуре этих таблиц.
Точно так же необходимо определить единый регламент
передачи исходных данных в головную организацию и
выработать правила консолидации данных в том случае, если
они не сводятся к простому суммированию одноименных
полей таблиц.
Таким образом,
позволяет:
приложение
СВОДНЫЙ
БАЛАНС
 Гибко настраивать таблицы для ввода исходных
данных с произвольной структурой;
 Определять правила формирования сводных отчетов
на основе введенных данных;
 Импортировать данные в текстовых файлах, структура
которых ориентирована на форму исходных таблиц.
В итоге, при помощи данного приложения Вы сможете
подготовить любые сводные отчеты произвольной формы,
включающие произвольные числовые данные.
Для облегчения Вашей работы по подготовке сводной
отчетности
приложение
СВОДНЫЙ
БАЛАНС
поставляется с входными формами и формами сводных
отчетов, настроенными разработчиками.
Приложение СВОДНЫЙ БАЛАНС включает в себя
следующие режимы:
 Исходные данные – настройка (генерация) форм
273
Система БЭСТ-5. Основы
ввода и непосредственный ввод/импорт исходных
данных;
 Консолидированные отчеты – настройка и
получение сводных отчетов;
 Экспорт данных в электронном виде – экспорт
сводной отчетности в электронных форматах,
утвержденных
государственными
и
контролирующими органами для представления
отчетов;
 Настройка,
справочники
–
заполнение
информационных справочников, необходимых для
работы данного приложения.
До начала использования приложения СВОДНЫЙ
БАЛАНС Вы должны указать список подчиненных
(нижестоящих) предприятий, отчетность которых нужно
консолидировать. В свою очередь, в рассматриваемом
приложении
эти
подчиненные
предприятия
классифицируются по типам.
Классификация предприятий по типам, а также их отнесение
к тому или иному типу осуществляются произвольным
образом, т.е. зависят от структуры, характера деятельности и
учетных
потребностей
организации-пользователя.
Соответственно, в папке Настройка, справочники Вам
нужно предварительно заполнить Справочник типов
предприятий и Справочник предприятий.
Отметим, что в условиях данного приложения формы
отчетности классифицируются по Общероссийскому
Классификатору Унифицированных Документов (ОКУД). В
связи с этим в папке Настройка, справочники необходимо
заполнить Справочник видов ОКУД.
274
Система БЭСТ-5. Основы
Необходимость его заполнения связана с тем, что при
передаче входных документов в текстовых файлах
сотрудники подчиненных предприятий/организаций, как
правило, не знают (и в принципе не обязаны знать)
внутренние коды входных документов в системе БЭСТ-5.
Исходя из этих соображений, идентификация данных
текстового файла и форм для ввода информации
производится именно по коду ОКУД, который всегда
присутствует на бланке типовой формы. Кроме того, код
документа в реестре входных документов в общем случае
может не совпадать с кодом отчета в реестре сводных
отчетов.
Поэтому для идентификации также используются коды
ОКУД. Аналогичное правило распространяется и на любые
другие (т.е. не регламентированные законодательством) виды
отчетов. Их идентификацию также удобнее проводить на
основе единой классификации документов, применяемой в
головной организации и на всех подчиненных ей
предприятиях, а не по внутреннему коду документов в
системе БЭСТ-5.
Исходные данные
Ввод исходных данных в приложении СВОДНЫЙ
БАЛАНС состоит из двух взаимосвязанных процедур:
настройка (генерация) форм ввода исходных данных –
режим (Исходные данные \Генерация форм) и собственно ввод
данных – режим (Исходные данные \ Ввод данных).
При входе в режим Генерация форм на экране отобразится
реестр ранее подготовленных форм для ввода данных. При
вводе новой формы на нее заполняется специальная
карточка, в которую вносятся сведения о ее внутреннем коде,
275
Система БЭСТ-5. Основы
коде по ОКУД, типе, наименовании, периоде, за который
должен выполняться расчет ее содержимого, о дате ее
создания и местонахождении файла с шаблоном для печати.
При удалении формы из реестра вместе с ней удаляются все
введенные по ней входные данные. Переход к настройке
формы ввода выполняется с помощью кнопки Операции
(команда меню Открыть форму) или, что то же самое,
клавиши <F10>. Настройка формы осуществляется
средствами Дизайнера отчетов.
После настройки входных форм можно приступать ко вводу
данных. Режим Ввод данных содержит реестр
ранее
введенных входных документов – т.е. таблиц с исходными
данными подчиненных предприятий, введенных согласно
настроенным Вами формам.
Импорт исходных данных из текстового файла производится
с помощью пункта меню Импорт из файла, вызываемого
нажатием кнопки Операции или комбинации клавиш
<Alt+F4>. При этом система выполняет следующие
действия:
 требует указать местонахождение файла для импорта;
 считывает заголовок сообщения из файла для
импорта и формирует карточку входного документа
(сведения о виде вводимой формы, подчиненном
предприятии, временном интервале, к которому
относятся исходные данные);
 считывает текст сообщения из файла для импорта и
записывает их в форму ввода в соответствии с
настройкой импорта;
 выводит протокол ошибок при импорте (в случае
обнаружения таковых).
276
Система БЭСТ-5. Основы
Для просмотра содержимого формы ввода используется или
команда меню Просмотр формы (доступная при нажатии
кнопки Операции), или клавиша <Tab>.
Консолидированные отчеты
Формирование сводной отчетности состоит из двух этапов.
На первом этапе создаются формы сводных отчетов и
производится настройка алгоритмов расчета их полей. Это
делается в режиме (Консолидированные отчеты \ Генерация форм).
На втором этапе, в режиме (Консолидированные отчеты \
Формирование отчетов) выполняется расчет содержимого
сводных отчетов по заранее подготовленным формам.
При входе в режим Формирование отчетов на экран
выводится реестр ранее сформированных сводных отчетов. В
левой части экрана отображается список уже подготовленных
сводных отчетов, а в правой – перечень тех
предприятий/организаций, чьи исходные данные были
использованы при формировании текущего сводного отчета.
Саму процедуру формирования сводного отчета предваряет
ввод карточки параметров расчета. В карточке указываются
код формы сводного отчета, временной интервал, к которому
относятся обрабатываемые данные, выбирается состав
предприятий, учетные показатели которых включаются в этот
сводный отчет, а также вид обрабатываемых данных
(первичные или консолидированные исходные данные).
Заметим, что система БЭСТ-5 позволяет хранить несколько
вариантов расчета для одной и той же отчетной формы. Для
этого необходимо заполнить Справочник вариантов
расчета (папка Настройка, справочники) и далее указать
ссылку на соответствующий вариант при вводе карточки
277
Система БЭСТ-5. Основы
параметров расчета. В приложении также реализована
возможность импорта входных данных из файла,
сформированного в системе БЭСТ-4+ по данным внешней
отчетности.
9.2. Группа «Логистика»
Приложения, входящие в группу ЛОГИСТИКА, решают
задачи учета товарно-материальных запасов (сырья,
материалов, полуфабрикатов, товаров и готовой продукции),
а также приобретения/реализации работ и услуг.
Группа приложений ЛОГИСТИКА позволяет полностью
контролировать весь логистический цикл предприятия,
начиная от оформления сделок закупки и кончая
управлением продажами.
Благодаря интеграции с приложениями ВЕДЕНИЕ
ДОГОВОРОВ и РАСЧЕТЫ С ПАРТНЕРАМИ группа
приложений ЛОГИСТИКА располагает развитыми средства
контроля расчетов по обязательствам, что обеспечивает
эффективное
взаимодействие
с
поставщиками
и
покупателями.
В приложениях поддерживается оперативный, бухгалтерский
и налоговый учет операций.
Группа ЛОГИСТИКА
приложения:





включает в себя следующие
ПРОДАЖИ. КЛИЕНТЫ;
ТОВАРЫ. ПРОДУКЦИЯ;
СЫРЬЕ.МАТЕРИАЛЫ;
ЗАКУПКИ. ПОСТАВЩИКИ;
КНИГА ПОКУПОК-ПРОДАЖ;
278
Система БЭСТ-5. Основы




ТОРГОВЫЙ ЗАЛ;
АВТОТРАНСПОРТ;
АНАЛИЗ ТОВАРОВ И УСЛУГ;
МОБИЛЬНАЯ ТОРГОВЛЯ;
9.2.1.Продажи. Клиенты
Продажи – основной источник доходов практически каждого
предприятия. Поэтому в системе БЭСТ-5 всегда уделялось и
уделяется пристальное внимание вопросам учета, контроля и
анализа торговли товарами, готовой продукцией, реализации
работ и услуг.
Круг задач, связанных с управлением сбытом, решается в
приложении
ПРОДАЖИ.КЛИЕНТЫ,
в
котором
реализованы следующие функции:
 Формирование
прайс-листов
на
продаваемые
товары/продукцию;
 Управление отпускными ценами, скидками и
надбавками;
 Ведение реестра покупателей;
 Ведение договоров с покупателями на продажу
товаров/продукции, выполнение работ/оказание
услуг – за счет интеграции с приложением
ВЕДЕНИЕ ДОГОВОРОВ;
 Оформление заявок и заказов покупателей на
поставку товаров и продукции, выставление счетов на
оплату;
 Формирование сводных заказов, используемых как
дополнение к многоэтапным договорам продажи – для
оформления
заказов
на
товары/продукцию,
отгружаемую
поэтапно/по
графику
и
для
279
Система БЭСТ-5. Основы






планирования производства на основе заказов от
потребителей;
Формирование заказ-этапов на основе сводных
заказов;
Формирование накладных, счетов-фактур и других
сопутствующих документов;
Оформление заказов покупателей на работы и услуги;
Формирование актов о выполнении работ/оказании
услуг;
Многоуровневый контроль расчетов с покупателями и
заказчиками – от баланса расчетов по партнеру в
целом до оплат и отгрузок по отдельно взятым
документам;
Подготовка широкого спектра оперативных отчетов
по продажам в различных аналитических срезах (по
датам, периодам, видам, группам и свойствам товаров,
покупателям и группам покупателей, договорам,
заказам, регионам, менеджерам и пр.)
В результате в приложении охвачены все стадии процесса
продажи: заключение договоров и приемка заказов от
клиентов, планирование поставок (в том числе – с учетом
производства продукции), выставление счетов на оплату,
резервирование заказанных товаров, учет отгрузки товаров
потребителям,
контроль
расчетов
с
клиентами
(осуществляемый совместно с приложением РАСЧЕТЫ С
ПАРТНЕРАМИ).
Приложение поддерживает различные схемы оформления
сделок и различные способы расчетов с покупателями и
заказчиками.
Развитые
средства
(дифференцированное
управления
ценообразованием
назначение цен и скидок в
280
Система БЭСТ-5. Основы
зависимости от объема покупки, категории покупателя и т.д.)
позволяют
проводить
гибкую
ценовую
политику,
нацеленную на сохранение и приумножение клиентской базы
предприятия пользователя. В качестве покупателей могут
выступать как юридические, так и физические лица.
Договоры продажи
Сделки продажи, подразумевающие серии поставок в течение
длительного периода времени и/или имеющие ряд
обособленных друг от друга этапов, для которых характерны
большие объемы поставок и сложные схемы расчетов,
оформляются договорами. О принципах ведения договоров
продажи было рассказано в п.9.1.5
Заказы и их обработка
Учет потребностей покупателей (номенклатура, количество,
цены и пр.) и планирование поставок осуществляются с
помощью специальных документов – заказов. В
приложении выделяются две стадии прохождения заказа:
заявки на продажу и заказ продажи.
Заявка на продажу – это, по сути, предварительный
(неакцептованный) заказ покупателя. Она содержит полный
список товаров, которые хочет приобрести покупатель – с
указанием требуемого количества и текущих цен. Иными
словами, заявка декларирует намерение клиента сделать
покупку и представляет собой начальный этап работы по
сделке с этим клиентом. Регистрация заявки не приводит к
возникновению финансовых и иных обязательств; по ней не
резервируются товары на складе, и она не «участвует» в
планировании поставок. Регистрация заявки от покупателя не
является обязательной стадией обработки заказа. Заявка
281
Система БЭСТ-5. Основы
обычно применяется в случаях, когда заказ должен быть
дополнительно согласован и/или утвержден руководством
отдела продаж предприятия-пользователя;
Заказ продажи – основной документ приложения (Рисунок
9-29). Именно в нем и фиксируется заказ покупателя на
некоторую номенклатуру товаров (с указанием требуемого
количества и цен).
Рисунок 9-29 Заказ продажи
При регистрации заказа выполняется резервирование
указанных в нем товаров на складе. В зависимости от способа
расчетов с партнером, фигурирующим в заказе, в
приложении РАСЧЕТЫ С ПАРТНЕРАМИ также может
быть открыта карточка расчетов по этому заказу. В сущности,
заказ то же самое, что счет на оплату. Заказы продажи
ведутся в одноименном функциональном режиме. Заказ
продажи может ссылаться на соответствующий договор
282
Система БЭСТ-5. Основы
продажи или на этап договора. Заказ продажи можно ввести
вручную или перенести из реестра заявок на продажу – после
ее акцепта.
По одному и тому же заказу можно вывести на печать один
или несколько счетов на оплату, формы которых
генерируются по усмотрению пользователя. Далее, по
выставленным счетам покупатель оплачивает ТМЦ, работы
или услуги – либо наличными, либо через банковский счет.
При
соответствующей
настройке,
выполненной
в
приложении РАСЧЕТЫ С ПАРТНЕРАМИ, заказ/счет на
оплату может выступать в роли объекта расчетов (т.е. по нему
будет отслеживаться баланс платежей и отгрузок при учете
взаиморасчетов с партнером).
Система БЭСТ-5 располагает развитыми средствами учета
сроков оплаты и поставки. Данные сроки могут
рассчитываться по формулам, настроенным пользователем.
Формула задает временной интервал, который отсчитывается
относительно некоторой условной даты. Сроки могут
устанавливаться различными способами: на уровне группы
учета, к которой относится та или иная совокупность
клиентов (т.е. в рамках настройки приложения РАСЧЕТЫ С
ПАРТНЕРАМИ) или для отдельно взятого покупателя (т.е.
для соответствующей карточки из Картотеки партнеров).
В роли источников данных о товарах и ценах при
оформлении заявок, заказов и подготовке счетов на оплату
выступают прайс-листы. Отпускные цены в прайс-листах
могут быть указаны в любых денежных единицах. Пересчет
цен в национальную валюту производится автоматически –
по курсу, указанному пользователем. Коммерческий курс,
применяемый для расчета цен в прайс-листах, может как
соответствовать курсу ЦБ РФ, так и устанавливаться в
283
Система БЭСТ-5. Основы
произвольном порядке. При этом Вы можете настроить свои
алгоритмы расчета отпускных цен.
Заказ продажи также является основанием для отгрузки ТМЦ
со склада. Формирование расходной накладной на основании
заказа продажи выполняется двумя способами:
 В приложении ТОВАРЫ. ПРОДУКЦИЯ. В режиме
оформления расходной накладной, при установке
курсора в поле Заказ, система выдает список заказов,
готовых к отгрузке, из которого следует выбрать
необходимый документ-основание. Данные из
выбранного заказа (включая строки товарной
спецификации) будут автоматически перенесены в
накладную. Возможность использования информации
из
заказов
при
формировании
накладных
обеспечивается за счет соответствующей настройки
параметров приложения ТОВАРЫ. ПРОДУКЦИЯ;
 В приложении ПРОДАЖИ. КЛИЕНТЫ – в режиме
работы с заказом. Для этого, при работе с окном, где
находятся строки заказа, следует воспользоваться
комбинацией клавиш <Alt+O> или кнопкой
Накладная.
ТМЦ, указанные в заказе продажи, могут быть отгружены как
полностью, так и частично. Если происходила частичная
отгрузка товаров, то каждая последующая расходная
накладная будет формироваться с учетом предыдущих
отгрузок. По нескольким накладным, сформированным на
основе одного и того же заказа, при необходимости можно
сформировать единый счет-фактуру.
В процессе оформления заказа продажи система
предусматривает одновременное резервирование указанных в
284
Система БЭСТ-5. Основы
нем ТМЦ. ТМЦ, зарезервированные на складе по
оформленному заказу, становятся недоступными для
распределения при обработке новых заказов. Иными
словами, при оформлении каждого нового заказа количество
свободного (т.е. доступного для продажи) товара на складе
уменьшается на резервируемое количество – несмотря на то,
что фактической отгрузки этой номенклатуры не было.
Применять механизм резервирования или нет – решает сам
пользователь. Если при обработке заказов продажи
практикуется резервирование товарных позиций, то при
начальной настройке параметров приложения ПРОДАЖИ.
КЛИЕНТЫ указывается количество дней, предусмотренное
для резервирования ТМЦ на складе. Резерв автоматически
отменяется после отгрузки заказанных товаров со склада, а
также при закрытии или аннулировании данного заказа.
Нередко предприятия оформляют сделки продажи,
предметом которых являются ТМЦ, отсутствующие на
данный момент на складе. Типичные примеры таких
ситуаций – прием заказов на ТМЦ, ожидаемые в ближайших
поставках, или организация эксклюзивных поставок товаров
строго по заявкам конкретных клиентов. Такая возможность
реализована и в системе БЭСТ-5. Если параметр настройки
приложения Использовать лимит? принимает значение
Нет, система разрешает выписку счетов без учета остатков на
складе.
В реестре заказов существует возможность просмотра и
редактирования документов, связанных с данным заказом
(кнопка Операции, пункт меню Документы, связанные с
текущим заказом (или нажатие клавиш <Alt+O>).
Непосредственно для конкретной строки заказа можно
просмотреть относящиеся к ней накладные. Это делается с
285
Система БЭСТ-5. Основы
помощью команды Накладные по текущей отгруженной
позиции, доступной при нажатии кнопки Операции в меню
заказа, или с помощью комбинации клавиш <Ctrl+O>.
На основе заказов продажи также могут быть сформированы
производственные заказы, применяемые в приложении
УЧЕТ ПРОИЗВОДСТВА – см.п.9.3.2.
Заказ продажи, по которому либо были выполнены все
операции, либо их выполнение отменяется/откладывается на
неопределенный срок, может быть закрыт по усмотрению
пользователя. После закрытия заказ переносится в реестр
закрытых заказов, и, если по нему не производились отгрузки,
его можно открыть повторно (т.е. восстановить в реестре
открытых заказов продажи – вместе с восстановлением
резервирования указанных в нем ТМЦ).
Сводные заказы
И заявка на продажу, и заказ продажи являются простыми
заказами: они состоят из одного этапа поставки с указанной
датой, а также содержат дату планируемой оплаты.
Предметом этих заказов является номенклатура товаров и
готовой продукции. Наряду с простыми заказами, в БЭСТ-5
существуют заказы особого вида – сводные заказы, которые
также могут быть названы заказами-контрактами. Они
предназначены для планирования поставок товаров,
осуществляемых поэтапно в течение определенного периода
времени. Для каждого этапа определяется дата поставки, а
также поставляемая номенклатура.
Работа с данными документами ведется в режиме Сводные
заказы. Сводные заказы также используются и в приложении
ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОИЗВОДСТВА – для составления
286
Система БЭСТ-5. Основы
планов производства на основе заказов от потребителей. В
этом случае в строках сводного заказа можно указывать даже
еще не произведенную продукцию и в том числе продукцию,
изначально отсутствующую в списке.
Основные особенности сводных заказов заключаются в
следующем:
 Сводный заказ содержит ссылку на соответствующий
договор продажи;
 Каждая строка спецификации сводного заказа
содержит дату поставки;
 В строке спецификации содержатся данные о
количестве данной номенклатурной позиции в заказе,
сформированных заказах на отгрузку и отгруженных
товарах;
 Сводные заказы не могут выступать основанием для
формирования накладных или актов о выполнении
работ/оказании услуг;
 По сводным заказам не выполняется резервирование
номенклатурных позиций на складах предприятия.
На основании сводного заказа создается заказ-этап. Заказэтап представляет собой обычный заказ продажи. Он
включает в себя совокупность номенклатурных позиций из
сводного заказа, имеющих одну и ту же дату поставки.
Заказ-этап полностью определяется сводным заказом и не
может существовать или изменяться вне зависимости от
сводного заказа. Во всех остальных отношениях заказы-этапы
не отличаются от заказов продажи и хранятся в том же
реестре, что и заказы продажи. Каждый заказ-этап содержит
ссылку на соответствующий сводный заказ.
При формировании заказ-этапа пользователь должен указать
287
Система БЭСТ-5. Основы
дату поставки. Система просматривает сводный заказ и
выявляет все неотгруженные позиции со сроком поставки,
более ранним, чем указанная дата или совпадающим с нею.
Иными словами, в заказ-этапе будут отражены те товары,
которые должны быть отгружены в указанный день, а также
товары с более ранними сроками отгрузки, на которые еще не
были оформлены другие заказ-этапы.
Контроль исполнения заказов по договорам и заказ-этапов
осуществляется за счет сопоставления плановых данных,
указанных в эти документах, с фактическими данными по
отгрузкам.
Управление
листами
ценообразованием
и
прайс-
Управление прайс-листами осуществляется с помощью
режимов, находящихся в папке Ведение прайс-листов.
Система БЭСТ-5 позволяет вести один основной и
произвольное количество дополнительных прайс-листов.
Список товаров, включаемых в прайс-лист (Рисунок 9-30),
может быть сформирован одним из следующих способов:
 По номенклатурам. При использовании этого способа
каждая позиция прайс-листа однозначно соотносится
с записью номенклатурного справочника –
независимо от того, ведется ли учет товаров по
партиям или нет;
 На уровне партий ТМЦ. В этом случае каждая позиция
прайс-листа соотносится с определенной партией
поставки. Соответственно, для всех партий одного и
того же товара могут быть назначены разные
отпускные цены;
288
Система БЭСТ-5. Основы
Рисунок 9-30 Прайс-лист
 По аналитикам. Одни и те же товары могут отличаться
по какому-либо характеристическому признаку
(размеры, материал, цвета и т.д.) или их совокупности.
Данные признаки в системе БЭСТ-5 называются
аналитиками номенклатуры (Подробнее об этом см.
п.9.2.2). Данный способ формирования прайс-листа
означает формирование отпускных цен для каждой
разновидности одного и того же товара;
 По партиям и аналитикам. В этом случае
формирование отпускных цен производится на
уровне партий поставки для каждой разновидности
номенклатуры.
Выбор
видов
ТМЦ,
включаемых
в
прайс-лист,
осуществляется в приложении ТОВАРЫ. ПРОДУКЦИЯ.
Однако пополнение прайс-листа возможно не только в
289
Система БЭСТ-5. Основы
приложении
ТОВАРЫ.
ПРОДУКЦИЯ,
непосредственно в режиме работы с прайс-листом.
но
и
При входе в Основной прайс-лист на экране отображается
список товаров и готовой продукции, продаваемых на
данный момент предприятием пользователя. Для каждой
позиции указываются:
 Остаток товара на складе (если прайс-лист
сформирован по партиям, то остаток по каждой
партии;
 Лимит перезаказа;
 Количество зарезервированного товара и текущий
остаток (с учетом резерва),
 Цены в рублях и в валюте.
Система БЭСТ-5 предусматривает различные способы
назначения отпускных цен – как в «привязке» к учетной цене
товаров на складе, так и в произвольном порядке. Выбор
нужного варианта ценообразования осуществляется в режиме
настройки
параметров
приложения
ПРОДАЖИ.
КЛИЕНТЫ.
Настраивать алгоритмы расчета отпускных цен можно как для
прайс-листа в целом, так и для каждой группы и даже для
каждой номенклатуры. При этом действует иерархический
принцип: если для конкретной номенклатуры задан свой
способ расчета цен, то используется именно он. Если этот
способ не задан, то используется настройка для группы. Если
настройка для группы не задана, используется настройка для
всего прайс-листа.
Система позволяет настраивать до 4 видов отпускных цен в
основном прайс-листе. Другими словами, прайс-лист
представляет собой «объединение» четырех одновременно
290
Система БЭСТ-5. Основы
используемых прайс-листов.
Кроме того, в папке Ведение прайс-листов также существует
режим Дополнительный прайс-лист. С его помощью
может быть создано любое количество прайс-листов,
имеющих индивидуальную настройку.
В системе БЭСТ-5 реализован ряд гибких методов
управления ценообразованием, которые могут применяться
как независимо, так и в сочетании друг с другом. В их числе:
 Управление по видам цен. Установка нескольких видов
отпускных цен для одного и того же товара с
указанием условий их применения. Количество и
названия применяемых видов цен определяются в
рамках настройки данного приложения. Первая цена
выступает в качестве базовой. Расчет отпускных цен
может производиться как независимо друг от друга,
так и на основании базовой цены. Например, оптовая
цена составляет 95% от базовой (розничной) цены и
т.д.;
 Выбор вида цен по групповым шкалам. Выбор отпускной
цены в зависимости от количества закупаемого товара
по соответствующему прайс-листу. Данный метод
используется совместно с предыдущим и определяет
правила использования того или иного вида цен,
исходя из количества приобретаемого клиентом
товара;
 Расчет цен по групповым шкалам скидок. Заключается в
вычислении отпускных цен исходя из количества
приобретаемого товара. Количество товара, при
продаже которого действует та или иная цена,
указывается в виде интервала. Для каждой шкалы
может быть указано до четырех таких интервалов.
291
Система БЭСТ-5. Основы
Далее, для каждого интервала настраивается алгоритм
расчета отпускной цены. При этом за основу берется
базовая цена прайс-листа. В отличие от предыдущего
метода, здесь задействован только один прайс-лист –
т.е. используется только одна отпускная цена;
 Индивидуальные скидки/накидки. Для каждой позиции
прайс-листа вводятся диапазоны количеств и скидки,
распространяемые на эти диапазоны. Всего может
быть установлено до 5 диапазонов скидок. Скидка
устанавливается как некоторый процент от базовой
цены;
 Скидки/накидки для заказа или клиента. Начисление
скидок/накидок в зависимости от суммы заказа или
для определенных категорий клиентов;
 Ручное управление ценами. В ситуациях, когда применение
перечисленных методов по мнению пользователя
считается нецелесообразным, цены товаров после
формирования заказа могут быть пересчитаны или
введены вручную – непосредственно в заказе. При
этом цена, указанная в прайс-листе, используется в
роли подсказки – как начальный ориентир.
При ведении прайс-листов, оформлении документов и
контроле расчетов с партнерами важно рассчитать
соответствующие косвенные налоги. Для этого в режиме
Настройка приложения существует режим Калькуляция
отпускной цены.
Учет реализации работ, услуг
Оформление сделок, предметом которых является
выполнение
работ/оказание
услуг,
осуществляется
следующими способами:
292
Система БЭСТ-5. Основы
 Оформление договоров на оказание услуг (см.п.9.1.5);
 Регистрация заказов клиентов;
 Оформление актов на работы и услуги.
Заказы клиентов на выполнение работ/оказание услуг
учитываются с помощью режима Заказы на работы и
услуги, который находится в папке Работы и услуги.
Факты
реализации
работ
и
услуг
оформляются
соответствующими актами. Для формирования этих актов
существует режим Акты на работы и услуги,
расположенный в папке Работы и услуги.
Акты о выполнении работ/оказании услуг могут быть или
введены непосредственно, или формироваться на основании
соответствующих заказов, а также на основании счетовфактур, зарегистрированных в приложении КНИГА
ПОКУПОК-ПРОДАЖ. Расчет цен и сумм в данных актах
ведется с помощью моделей калькуляции, настроенных в
соответствующем функциональном режиме.
Бухгалтерская обработка актов о выполнении работ/оказании
услуг осуществляется в режиме Книга учета операций. Для
автоматической подготовки проводок по актам в
Справочнике типовых операций актов необходимо
присвоить типовым операциям статус Оперативная и
настроить для них соответствующие шаблоны проводок. В
момент формирования или редактирования акта также можно
ввести или откорректировать проводки вручную.
Если Вы присвоите типовой операции статус Отложенная, то
проводки по актам не генерируются. При желании можно
вести только оперативный учет реализации услуг, не
настраивая шаблоны проводок для типовых операций.
293
Система БЭСТ-5. Основы
9.2.2.Учет запасов
Товарно-материальные ценности, предназначенные для
целей торговли и производства продукции, учитываются в
двух приложениях – ТОВАРЫ.ПРОДУКЦИЯ и
СЫРЬЕ.МАТЕРИАЛЫ.
Приложение СЫРЬЕ.МАТЕРИАЛЫ предназначено для
учета запасов, используемых в производственном цикле
(включая такие оборотные имущественные активы, как спец.
инструмент, спец. оснастка и пр., находящиеся в запасе). Если
у Вас имеется приложение ПИТАНИЕ.КАЛЬКУЛЯЦИЯ,
то в приложении СЫРЬЕ. МАТЕРИАЛЫ также ведется
учет продуктов питания, используемых для приготовления
блюд. Приложение ТОВАРЫ.ПРОДУКЦИЯ решает
задачи учета товаров и выпущенной силами предприятия
готовой продукции, предназначенных для продажи.
Так как в этих двух приложениях используются практически
одинаковые подходы к учету запасов и в основном решаются
сходные виды задач, то их описание представлено в едином
разделе.
Функции приложений:
 Ведение
номенклатурного
справочника
(классификатора) запасов;
 Построение многоуровневой иерархической системы
папок для произвольной классификации запасов;
 Многосегментный аналитический учет номенклатуры;
 Учет запасов по серийным номерам;
 Учет запасов по местам хранения и по партиям
поступления;
 Формирование документов поступления, выбытия и
294
Система БЭСТ-5. Основы
перемещения запасов;
 Калькуляция закупочной себестоимости запасов;
 Расчет себестоимости запасов с помощью широкого
перечня методов для бухгалтерского, налогового и
управленческого учета – как по предприятию в целом,
так и по отдельному месту хранения;
 Учет товаров, переданных на консигнацию и товаров
«в пути»;
 Учет операций с запасами, имеющими составную
структуру (комплекты);
 Создание наборов товаров, формирование списков
связанных и заменяющих товаров;
 Оперативный многоуровневый анализ остатков и
оборотов по запасам;
 Инвентаризация материальных запасов;
 Переоценка остатков ТМЦ на любой момент времени;
 Формирование проводок по счетам учета при
движении запасов;
 Формирование отчетов о наличии и движении
запасов в различных аналитических разрезах.
Документы движения и виды движения
Учет товарно-материальных запасов ведется в натуральном и
стоимостном выражении.
В качестве мест хранения запасов в системе БЭСТ-5
выступают склады. Количество складов, которое можно
зарегистрировать в каждом из рассматриваемых приложений,
– не ограничено. В зависимости от учетных задач, стоящих
перед предприятием-пользователем, это могут быть как
реально существующие, так и виртуально-вспомогательные
места хранения (введенные с целью обеспечения нужной
295
Система БЭСТ-5. Основы
детализации/группировки данных).
Рисунок 9-31 Документ движения ТМЦ
Все операции по движению запасов оформляются
первичными документами (Рисунок 9-31) – документами
движения (как правило, накладными). Первичные документы
могут быть сформированы как самостоятельно, так и по
документам-основаниям (например, договорам, заказам,
счетам-фактурам).
На основании данных, содержащихся в документах,
формируются разнообразные виды отчетов (об остатках,
поступлении и выбытии, расчетах с поставщиками и
покупателями, показателях прибыли и т.д.). Данные
документов
движения
«участвуют»
в
определении
себестоимости запасов.
Согласно
планам
счетов,
296
настроенным
для
целей
Система БЭСТ-5. Основы
бухгалтерского, налогового, управленческого и прочих видов
учета, по документам могут быть сформированы
соответствующие наборы проводок, отражаемые в Книге
учета операций. Для подготовки проводок наиболее
эффективно использовать аппарат типовых операций.
Проводки по типовым операциям можно формировать
любым из двух способов: либо непосредственно при вводе
документа, либо в отложенном режиме (с использованием
промежуточного временного информационного регистра –
буфера проводок).
В свою очередь, данные документы регистрируются и
оформляются в разрезе видов движения и в «привязке» к
складам. Виды движения предназначены для управления
вводом и обработкой данных. Одна из важнейших
особенностей вида движения заключается в том, что он
определяет типы контрагента и сделки в создаваемом
документе.
Виды движения могут быть двух направлений: «Приход» и
«Расход». Помимо направлений, виды
движения также
классифицируются по типам: обычный приход, внутреннее
перемещение, возврат брака на склад и т.д.
Для видов движения настраиваются наименования группы
полей соответствующего ему документа, электронная форма
ввода данных (вид первичного документа, используемого по
умолчанию, возможность обращения к картотеке складского
учета при вводе и пр.), а также ставятся в соответствие те или
иные шаблоны печатных форм и т.д.
Номенклатура и группы запасов
В общем случае, в системе БЭСТ-5 существует двухуровневая
297
Система БЭСТ-5. Основы
иерархия товарно-материальных запасов. На верхней ступени
этой иерархии располагаются группы номенклатуры.
Группы объединяют некоторый набор запасов, сходных по
своим свойствам. Принципы разделения запасов на группы и
общее количество этих групп зависят от профиля
деятельности
и
особенностей
учета
конкретного
предприятия. Иначе говоря, группы предназначены для
классификации запасов и определения общих свойств
некоторой совокупности запасов, например, налоговых
ставок. Для описания групп применяется специальный
классификатор под названием Справочник групп ТМЦ.
Рисунок 9-32 Номенклатурный справочник
Следующий уровень иерархии – номенклатура запасов, т.е.
конкретные товары, материалы, продукция. Именно этот
уровень иерархии и несет всю основную нагрузку по
описанию свойств конкретных видов запасов.
Данные обо всей номенклатуре запасов, имеющейся на
298
Система БЭСТ-5. Основы
предприятии, и об ее основных учетных характеристиках
хранятся
в
Номенклатурном
справочнике.
Номенклатурный справочник (Рисунок 9-32) представляет
собой своего рода информационный каркас для учета запасов
в рассматриваемых приложениях.
Каждая запись номенклатурного справочника имеет ссылку
на соответствующую группу. Используя кнопочное меню,
расположенное
в
нижней
части
номенклатурного
справочника, Вы можете получить разнообразную
оперативную информацию о об остатках Ваших запасов в
различных
разрезах
(по
партиям,
по
складам,
характеристическим свойствам и пр.), ввести различные
дополнительные учетные характеристики (например, штрихкоды) и т.д.
В свою очередь, в системе БЭСТ-5 выделено два типа
номенклатуры. В приложении ТОВАРЫ.ПРОДУКЦИЯ
они называются товары и продукция-сборка, а в
приложении СЫРЬЕ. МАТЕРИАЛЫ – товары, разборка
и продукция-сборка.
К типу товары (товары, разборка) относятся все товарноматериальные ценности, закупаемые для перепродажи или
для внутренних нужд, а также продукция, полученная в
результате разборки (разделки) сырья на КОМПЛЕКСНЫХ
производствах – например, в мясопереработке, молочной
промышленности, нефтепереработке, деревообработке и пр.
К типу продукция-сборка относят полуфабрикаты или
готовую продукцию, выпущенную силами предприятияпользователя на сборочном производстве.
Основной идентификатор конкретного вида номенклатуры –
это
номенклатурный
номер.
Описание
свойств
299
Система БЭСТ-5. Основы
номенклатуры осуществляется в ее карточке, т.е. в карточке
номенклатурного справочника (Рисунок 9-33). Справочник
содержит полную информацию о запасах и используется во
всех рабочих режимах при формировании основных
документов.
Рисунок 9-33 Карточка номенклатуры
Для каждой номенклатуры можно определить до четырех
используемых единиц измерения. Первая из них выбирается в
качестве основной – именно в ней и будет вестись учет ее
наличия и движения. Дополнительные единицы измерения
используются при вводе документов прихода или расхода
Папки номенклатуры
Привязка конкретной номенклатуры к конкретной группе
является обязательной и постоянной: она выполняется один
раз и исключает возможность перемещения номенклатуры в
другую группу.
300
Система БЭСТ-5. Основы
Рисунок 9-34 Папки номенклатуры
В условиях системы БЭСТ-5 группа служит не только для
упрощения поиска номенклатуры запасов, но и для
назначения ей определенных характеристических свойств.
Такая классификация вполне удобна и прозрачна, однако при
большой номенклатуре запасов для облегчения поиска в
номенклатурном справочнике, картотеках складского учета и
прайс-листах, при вводе заказов и документов движения
требуются другие, более гибкие средства.
В качестве такого средства в системе БЭСТ-5 применяются
папки. Папка (Рисунок 9-34) виртуально объединяет
произвольный набор запасов или других папок. По
сравнению с группой папка не наделяет номенклатуру
какими-либо характеристиками. Поэтому содержание папок
может быть произвольным, а номенклатура – свободно
перемещаться из одной папки в другую.
Папки образуют иерархическую (древовидную) структуру.
Любая папка, кроме самой первой, может включать другие
301
Система БЭСТ-5. Основы
папки и/или номенклатурные позиции. Количество уровней
иерархии при этом не ограничено. Точно также не
ограничено и количество самих папок.
В рамках работы с папками в системе БЭСТ-5
предоставляются две удобных возможности, которые
существенно упрощают труд менеджеров, работающих с
большой номенклатурой запасов и оформляющих
множество документов.
Первая возможность заключается в том, что система
позволяет сформировать несколько деревьев папок, которые
можно использовать параллельно, т.е. независимо друг от
друга.
Вторая возможность состоит в формировании различных
деревьев для разных групп менеджеров. Она актуальна для тех
предприятий, где менеджеры работают с разными
(непересекающимися по своему содержанию) товарными
группами. В этом случае Вы можете настроить
классификацию так, что менеджер будет работать только со
«своей» совокупностью папок и не использовать ту
совокупность папок, с которыми работает его коллега. Речь
при этом идет не о назначении разных прав доступа, а о
разной системе предоставления данных.
Настройка системы папок осуществляется в специальном
режиме Папки номенклатуры и включает в себя два этапа.
На первом этапе создают и настраивают одно или несколько
деревьев, определяют для каждого дерева свой набор папок, а
затем описывают правила вхождения номенклатуры в папки.
На втором этапе для пользователей системы БЭСТ-5 должны
быть заданы права доступа к этим папкам.
302
Система БЭСТ-5. Основы
Артикул
В качестве дополнительного идентификатора номенклатуры
может использоваться артикул. Артикул можно применять в
дополнение к номенклатурному номеру или независимо от
него.
Артикул является полем для быстрого поиска и сортировки
номенклатурных
позиций.
Для
каждого
объекта
номенклатуры Вы можете или указать уникальный артикул,
или не вводить его вообще. Эта характеристика может быть
востребована на производственных предприятиях, ведущих
учет продукции по кодам конструкторско-технологической
классификации.
Атрибуты
Если
пользователю
нужно
добавить
какие-либо
описательные характеристики запасов, значимые именно для
его
предприятия,
для
этих
целей
используются
дополнительные атрибуты.
В настоящее время такие атрибуты могут быть заданы для
всего номенклатурного справочника или для одной
конкретной группы. Всего может быть присвоено до 12
различных дополнительных атрибутов.
Например, для товара нужно указывать модель. В этом случае
пользователь может задействовать атрибут с системным
названием «Марка», переименовать его в «Модель» и далее
использовать это поле для ввода модели. Иначе говоря,
атрибуты фактически расширяют описание номенклатуры.
Для одной номенклатурной позиции можно указать только
одно значение конкретного атрибута.
303
Система БЭСТ-5. Основы
Аналитика номенклатуры
Для более детального описания запасов в системе БЭСТ-5
существует специальное средство, называемое аналитикой
номенклатуры.
Аналитика
позволяет
вести
учет
разновидностей одной и той же номенклатурной позиции в
заданном разрезе. Например, при торговле обувью мы
должны знать не только ее модели, но и размеры. Чтобы
обеспечить такой учет, нужно ввести аналитический признак
«Размер». Тогда, при поступлении товара на склад, мы будем
указывать не только его номенклатурный номер, но и этот
аналитический признак.
Для каждого размера (т.е. для каждого значения
аналитического признака) будет открыта собственная
карточка складского учета. Аналогично, при оформлении
расхода вместе с номенклатурой необходимо указывать
соответствующее значение аналитического признака (т.е.
конкретный размер – например, 37, 38 и пр.). Тем самым мы
задаем не только номенклатуру, но и ее разновидность.
Соответственно, к двум уровням иерархии в системе учета
запасов, описанным выше, добавляется еще один уровень, т.е.
выстраивается
иерархическая
структура
«Группа»«Номенклатура»-«Аналитика».
В системе БЭСТ-5 предлагается два подхода к учету
аналитики номенклатуры: первый – с контролем остатков по
аналитике (о котором мы только что рассказали) и второй –
учет только при движении. В первом случае, как уже было
сказано выше, для каждого значения аналитики заводится
специальная учетная карточка. Во втором случае, аналитика
указывается только при приходе или расходе номенклатуры
(в документах, оформляющих ее движение).
304
Система БЭСТ-5. Основы
Для товарных запасов в качестве аналитики могут выступать
цвета, материалы, размеры, сорта, модели, коллекции и т.д. В
сборочном производстве – это спецификация (или как ее
называют в западной литературе, Bill of Materials – BOM), на
основе которой создается тот или иной вид продукции.
Порядок ведения аналитического учета конкретной
номенклатуры настраивается в Справочнике групп ТМЦ
или в ее карточке – в Номенклатурном справочнике. При
настройке прежде всего следует выбрать необходимый Вид
аналитики и, кроме того, указать желаемый Способ учета: –
С учетом на складе или Учет при движении.
Сегментная аналитика
В свою очередь, аналитика номенклатуры может иметь
составную структуру, т.е. состоять из нескольких отдельных
сегментов, каждый из которых представляет собой
самостоятельную аналитику.
Предположим, что для товара 00245 Брюки мужские фирмы
«Майер» важен учет не только в разрезе размеров, но и по
каждому цвету. Введем для товара 00245 Брюки мужские
фирмы «Майер» аналитику с двумя сегментами: «Цвет» и
«Размер».
Цвета обычно кодируются двумя знаками (BL, WT, GR, RD и
т.д.). Также двумя знаками кодируются и размеры одежды (40,
42, 44, …). Между сегментами, как и при вводе аналитики
плана счетов, ставится разделитель. С учетом разделителя
между кодами сегментов общий аналитический код будет
иметь 5 знаков, например, «BL-48», «WT-52».
Количество
используемых
сегментов
зависит
от
особенностей
номенклатуры
и
бизнес-потребностей
305
Система БЭСТ-5. Основы
конкретного предприятия. Поэтому в системе БЭСТ-5
применяется
следующий
подход.
Общая
длина
аналитического кода ограничена 30 знаками, а количество
сегментов может быть произвольным.
В аналитическом учете номенклатуры применяются как
общие, так и локальные измерения. Общие измерения
включены в справочник Виды измерений (НАСТРОЙКА
\ОБЩИЕ ДАННЫЕ \ Аналитические измерения \ Виды
измерений). Однако для построения аналитического учета
номенклатуры можно выбрать не все, а лишь определенные
виды общих измерений. Те виды аналитических измерений,
которые могут использоваться в учете запасов, отмечены
галочкой в колонке «Запасы». Заметим, что такая отметка вовсе
не означает запрета использования данного вида измерений
на других участках учета.
Наряду с общими измерениями также могут использоваться и
специальные (локальные) измерения, которые применяются
только для целей учета номенклатуры. В некоторых случаях
более эффективно использовать общие измерения, а в
некоторых – только специальные.
Специальные (локальные) виды измерений создаются в
приложении учета запасов по мере необходимости – или в
поле Вид аналитики в карточке Номенклатурного
справочника, или в поле Вид аналитики при заполнении
характеристик группы ТМЦ, или в отдельном режиме
(Настройка, справочники \ Дополнительные справочники \ Виды
аналитики номенклатуры). Настраивая вид аналитики, мы
должны указать его код и название, тип (Символьный, Числовой,
Дата, или Сегментный), длину значения измерения, точность
представления (если речь идет о числовых величинах), а
также определяет способ ввода значений для вида измерения:
306
Система БЭСТ-5. Основы
строго по справочнику и не строго по справочнику, т.е. когда
справочник значений просто используется в роди подсказки.
Для аналитики сегментного типа также настраивается список
сегментов в порядке их следования.
Обращаем внимание на еще одну возможность системы,
связанную с пересчетом единиц измерения. В качестве
значения аналитики номенклатуры можно указывать
коэффициент, предназначенный для пересчета количества
номенклатуры в другую единицу измерения.

Себестоимость
номенклатуры
может зависеть от значений
аналитики. Об этом будет
рассказано далее.
Учет запасов по серийным номерам
В системе БЭСТ-5 реализовано два способа учета запасов по
серийным номерам: Индивидуальный и Групповой. При
индивидуальном
способе
учета
серийный
номер
принадлежит только одному объекту запасов одного вида, а
при групповом – любому числу объектов. Для организации
такого
учета
в
Номенклатурном
справочнике
предусмотрен специальный параметр Серийные номера,
принимающий значения Учитывать/Не учитывать. В первом
случае при вводе данных указываются серийный номер и
количество единиц. Как и для аналитик номенклатуры также
следует указать желаемый способ учета – С учетом на
складе/Учет при движении.
Если был выбран вариант Учет при движении, то серийные
номера указываются только в документах прихода и расхода.
307
Система БЭСТ-5. Основы
Напротив, при выборе варианта С учетом на складе учет
соответствующих запасов будет вестись в разрезе серийных
номеров. Формально карточка складского учета одна, однако
для нее ведется аналитический учет по серийным номерам.
При производстве радиоэлектронных изделий нередко
осуществляют полный учет продукции в разрезе серийных
номеров. В торговых организациях на складе подобный учет,
как правило, не ведут, но при продаже указывают номера
изделий. Типичными примерами являются торговля
мобильными телефонами или бытовой техникой.
Комплекты,
наборы,
заменяющие товары
связанные
и
В системе БЭСТ-5 реализован учет операций с запасами,
имеющими составную структуру. Далее такие запасы будут
называться сборками. Любая сборка состоит из товаров,
описанных в Номенклатурном справочнике. Сборки
различаются по типу объединения входящих в них товаров и
по своему назначению.
При этом существуют следующие виды сборок:




Комплекты;
Наборы;
Связанные товары;
Заменяющие товары.
Комплект представляет собой товар, состоящий из других
товаров или продукции. Комплект является объектом
хранения, при его движении списывается или приходуется
именно комплект целиком, а не его составляющие.
Иными словами, с точки зрения торговых операций (покупка,
308
Система БЭСТ-5. Основы
хранение, продажа) комплект рассматривается как единый
товар. Типичным примером комплекта является мебельный
гарнитур, который продается как одно целое.

Обращаем
внимание,
что
начиная с версии 3.4, термин
«комплект»
приобрел
совершенно иную смысловую
нагрузку. Объекты продаж,
ранее называвшиеся комплектами, были
переименованы в наборы.
Для работы с комплектами предусмотрено две специальные
операции: сборка и разборка. При сборке на складе
приходуется новый товар – комплект и списываются его
компоненты. При разборке выполняется обратная операция:
разобранный комплект списывается со склада и параллельно
с этим на склад приходуются все компоненты, полученные в
результате разборки.
В каждом из приложений учета запасов выделен специальный
режим для выполнения операций с комплектами и
оформления соответствующих документов сборки/разборки.
Операции
сборки/разборки
влияют
на
оценку
себестоимости комплекта и его компонентов. Себестоимость
комплекта всегда равна суммарной стоимости его составных
частей.
Набор представляет собой список товаров, объединенных
под общим заголовком. Он может использоваться для
ускорения ввода данных при оформлении документов
(например, в заказах, в приходных и расходных накладных).
После того, как Вы укажете нужный набор, система
309
Система БЭСТ-5. Основы
автоматически подставит входящую в него номенклатуру в
спецификацию документа. По сравнению с комплектами,
наборы не являются объектом хранения. Это лишь
виртуальное объединение запасов. На складе, в отличие от
комплектов, хранится не сам набор, а только его компоненты.
Другое отличие от комплектов заключается в том, что
структура набора не фиксирована. Например, если в
описании состава набора присутствует 10 единиц какоголибо товара, то в документе может быть указано любое
другое количество.
Поскольку набор не является объектом хранения, то он не
влияет на стоимостные оценки запасов. Для описания
наборов используется специальный справочник.
Для повышения эффективности Ваших продаж рекомендуем
использовать такие удобные сервисные возможности, как
настройки перечней связанных и заменяющих товаров.
Так, для того или иного товара можно указать один или
несколько совместно продаваемых с ним товаров. Такие
товары
называются
связанными. Например, при
оформлении продажи лыж система может автоматически
предлагать лыжную мазь, при продаже очков – футляры или
цепочки, а при продаже обуви – крем для ухода за ней. При
этом Вы можете либо принять предложение системы, либо
отказаться от него.
Ввод связанных товаров осуществляется в Номенклатурном
справочнике – в реестре номенклатуры. Связанные товары
используются в заказах продажи и расходных накладных.
Связанные товары вместе с основным товаром образуют
некое подобие набора, но без специального имени. В
зависимости от настройки параметров приложения,
310
Система БЭСТ-5. Основы
связанные товары могут предлагаться автоматически или по
специальному запросу.
Для любой номенклатурной позиции – как для товара, так и
для продукции – может быть указан произвольный список
возможных замен при продаже, т.е. определены
заменяющие товары. В итоге при отсутствии основной
номенклатурной
позиции
пользователь
получает
возможность обратиться к списку замен, выбрать
заменяющий товар и предложить его покупателю. Настройка
заменяющих товаров является исключительно справочной
функцией, расширяющей сервисные возможности системы.
Данная функция применяется при оформлении заказов
продажи и в расходных накладных. Сам список замен
вводится в Номенклатурном справочнике – в реестре
номенклатуры.
Типичный
пример
практического
использования этой возможности – продажа медикаментов в
аптеке, когда вместо основного препарата предлагают его
аналоги,
выпущенные
другими
фармацевтическими
компаниями.
Штрих-коды и работа с ними
Для идентификации запасов (помимо номенклатурного
номера и артикула) также могут использоваться штрих-коды.
С одним артикулом можно связать один или несколько
штриховых кодов, однако один штриховой код не может
быть привязан к разным объектам. При этом Вы можете
ввести штриховой код не только для самого номенклатурного
объекта, но и для всех его разновидностей, различающихся
по аналитике (цветам, размерам и пр.), единицам измерения и
т.д.
Работа со штрих-кодами номенклатуры ведется только при
311
Система БЭСТ-5. Основы
соответствующей настройке параметров приложения учета
запасов. В противном случае такая возможность не
поддерживается. Для одной записи Номенклатурного
справочника (т.е. для одной номенклатурной позиции)
можно ввести любое число штрих-кодов. Если с одной
записью Номенклатурного справочника связано несколько
разновидностей запаса на складе (т.е. у номенклатуры имеется
аналитика), то каждая разновидность имеет свою
собственную маркировку штрих-кодом. При этом штрих-код
у такой разновидности может быть только один. В случае
наличия нескольких штрих-кодов у номенклатурной позиции
один из них позиционируется как основной, а другие – как
дополнительные.
Картотека складского учета
Информация о текущих остатках номенклатуры, а также
история ее движения хранится в Картотеке складского
учета, которая и обеспечивает количественный учет запасов
(Рисунок 9-35). Все картотеки ведутся в разрезе складов,
поэтому при вызове режима Картотека складского учета
система вначале предложит Вам выбрать название нужного
склада.
Перед
началом
эксплуатации
приложений
СЫРЬЕ.МАТЕРИАЛЫ и ТОВАРЫ. ПРОДУКЦИЯ в
картотеки должны быть внесены начальные остатки запасов в
количественном и стоимостном выражении.
В дальнейшем, при поступлении на склад новой
номенклатуры, карточка складского учета создается
автоматически – одновременно с вводом документа прихода.
Точно также автоматически будут пересчитываться и текущие
остатки запасов.
312
Система БЭСТ-5. Основы
В режиме работы с картотекой складского учета к Вашим
услугам предоставляются оперативные справки о движении и
текущих остатках материальных запасов в различных
разрезах. Вы можете просматривать историю цен, вводить
штрих-коды запасов, включать товары в прайс-лист и
исключать их него, вводить комментарии к карточкам и
выполнять многие другие технические операции с ними.
Рисунок 9-35 Картотека складского учета
Калькуляция закупочной себестоимости и
отпускной цены ТМЦ
В ходе учета закупок ТМЦ бухгалтер оперирует ценами двух
видов: ценой поставщика и ценой, по которой товары
приходуются на склад. В простейшем случае обе эти цены
совпадают, т.е. оприходование товаров идет по цене,
указанной в документе поставщика. Между тем, для
определения закупочных цен бухгалтеру очень часто
313
Система БЭСТ-5. Основы
приходится выполнить ряд расчетов.
В системе БЭСТ-5 для каждого возможного вида поставок
бухгалтер заранее определяет формулу исчисления
стоимости ТМЦ на складе. Эта формула вводится в виде
модели калькуляции.
В поставку системы входят настроенные модели калькуляций
цены оприходования, которые наиболее часто используются
в бухгалтерской практике. Поэтому многие пользователи
могут начать работу без предварительной настройки этих
моделей. При необходимости Вы можете добавить новые
модели калькуляции или внести коррективы в уже
существующие.
Настройка моделей калькуляции осуществляется в режиме
(Настройка, справочники \ Дополнительная настройка \ Модели
калькуляции
закупок).
Модели
калькуляции
закупок
используются при формировании документов прихода ТМЦ.
Для выполнения расчета складской цены модели калькуляции
должны быть «привязаны» к соответствующим типовым
операциям.
В
модели
калькуляции
пользователь
предварительно указывает некоторые формулы, а система
автоматически рассчитывает по ним конкретные суммы в
ходе формирования бухгалтерских проводок. При настройке
формулы, по которой будет рассчитываться сумма, можно
использовать предусмотренные системой параметры. Данный
подход не только избавляет бухгалтера от трудоемких
расчетов, но и существенно сокращает время обработки
документов и повышает качество обработки данных.
При оформлении документов и контроле расчетов с
партнерами важно обеспечить корректный расчет цен и сумм
к оплате с учетом косвенных налогов. Для этого в режиме
314
Система БЭСТ-5. Основы
(Настройка, справочники\ Дополнительные справочники) существует
режим Калькуляция отпускной цены. В нем настраиваются
модели
калькуляции
отпускных
цен
с
вхождением/начислением НДС и т.д.
Способы хранения запасов
Система БЭСТ-5 поддерживает два способа хранения
товарно-материальных запасов: партионный и сортовой.
При сортовом способе хранения запасы идентифицируются
по коду группы и по номенклатурному номеру. При
партионном учете к двум этим характеристикам добавляется
третья – код партии. Соответственно, для каждой
номенклатурной позиции с партионным способом хранения
открывается еще один, особый вид карточек – карточка
партии. При наличии аналитики номенклатуры карточки
образуются и по аналитике.
Партионный способ хранения удобен для контроля движения
одинаковых товаров/материалов, поступающих от разных
поставщиков и/или по разным ценам. Главное преимущество
партионного способа – возможность увидеть полную
историю движения каждой партии: приход, все данные о
расходе, текущий остаток. В карточке партии хранятся
данные о поставщике, изготовителе, сроках изготовления
ТМЦ, о поступлении и хранении, а также ряд других
сведений, характеризующих эту партию (сертификат, ГТД и
др.).
В итоге Вы будете контролировать движение товарных и
производственных
запасов
в
разрезе
конкретных
поставщиков, отслеживать сроки годности каждой из партий
и получать различные отчеты по каждой поставке
интересующей номенклатурной позиции. Кроме того,
315
Система БЭСТ-5. Основы
партионный способ хранения позволяет вести учет ТМЦ не
только в национальной, но также и в иностранной денежной
единице. Карточка партии содержит стоимость в ценах
поставщика и учетную стоимость на складе, выраженные в
рублях и валюте. Таким образом, Вы можете получить отчеты
о движении партии в этих ценах. В то же время применение
партионного способа приводит к увеличению количества
карточек, хранящихся в базе данных.
Если был выбран сортовой способ хранения, то все
поступления одного и того же вида запасов отражаются на
одной карточке. С одной стороны, это упрощает ведение
складского учета. С другой стороны, поскольку учет ведется
по номенклатурной позиции в целом, то при его применении
нет возможности проследить движение этой позиции в
разрезе каждой поставки и, соответственно, определить, от
кого и по каким ценам она приходила.
Выбор того или иного способа хранения ТМЦ зависит от
целей, которые ставит конкретное предприятие при
автоматизации складского учета. Как правило, выбирается
единый способ хранения для всей номенклатуры на
предприятии. Однако в системе БЭСТ-5 реализован более
гибкий подход: по усмотрению пользователя, ряд групп ТМЦ
(например, дорогие, штучные и/или поступающие из-за
границы товары) учитываются партионным, а другие —
сортовым способом. Хранение карточек партий и ввод
начальных остатков по партиям осуществляются в
Справочнике партий ТМЦ.
Объекты учета и центры учета
Наряду со способом хранения, к числу ключевых элементов
учетной политики в сфере учета запасов относятся метод
316
Система БЭСТ-5. Основы
учета (т.е. метод оценки себестоимости запасов на складе), а
также метод определения цены списания (т.е. метод оценки
себестоимости расхода) – или, для краткости, метод
списания. Учетная политика назначается для некоей
совокупности запасов одновременно. Эта совокупность
запасов называется объектом учета. Иными словами, объект
учета определяет ту совокупность запасов, для которой
действуют единые правила исчисления себестоимости. В
общем случае, в роли таких объектов учета могут
использоваться:
 Номенклатурный номер;
 Номенклатура + аналитика номенклатуры;
 Номенклатура + партия (при партионном способе
хранения);
 Номенклатура + аналитика + партия (при партионном
способе хранения).
Если объектом учета выбран Номенклатурный номер, то
себестоимость определяется для номенклатурного объекта в
целом – без учета его аналитических признаков.
Если объектом учета является Номенклатура + аналитика
номенклатуры, то себестоимость рассчитывается не по
номенклатурному номеру в целом, а в пределах
номенклатурного номера по каждому конкретному значению
аналитики (конкретному цвету, размеру и пр.). Для этого
должен быть настроен учет аналитики с контролем остатков.
Выбор объекта учета Номенклатура + партия подразумевает
определение себестоимости для каждой партии данного
номенклатурного номера.
И, наконец, при выборе объекта учета Номенклатура +
аналитика + партия себестоимость определяется для каждой
317
Система БЭСТ-5. Основы
аналитической разновидности и каждой партии одного и
того же товара.
Для целей бухгалтерского учета цена одного и того же вида
запасов должна быть одинаковой – вне зависимости от места
его хранения. Однако для целей управленческого учета
предприятие может отступать от этого принципа. Поэтому
система БЭСТ-5 предоставляет возможность рассчитывать
себестоимость в разрезе различных центров учета. В
наиболее простом варианте в качестве центра учета выступает
само предприятие, и применяются вышеописанные объекты
учета.
В то же время, по усмотрению предприятия-пользователя, в
качестве центра учета можно назначить группу складов или
отдельный склад. В этом случае появляются иные объекты
учета:




Номенклатура + склады;
Номенклатура + аналитика + склады;
Номенклатура + аналитика + склады + партия;
Номенклатура + склады + партия.
Иными словами, расчет себестоимости ведется по аналитикам
номенклатуры и по аналитикам хранения. В роли аналитики
номенклатуры здесь выступает собственно номенклатура и
конкретное значение аналитики (конкретный цвет, материал
изготовления и т.д.), а в роли аналитики хранения – склад и
партия.
В отношении серийных номеров в настоящее время в системе
действует допущение, что одни и те же виды запасов с
разными серийными номерами имеют одинаковую
себестоимость.
318
Система БЭСТ-5. Основы
Методы
расчета
списании ТМЦ
себестоимости
при
В приложениях СЫРЬЕ. МАТЕРИАЛЫ и ТОВАРЫ.
ПРОДУКЦИЯ реализованы все методы оценки запасов,
разрешенные в бухгалтерском и налоговом учете, а также
методы оценки запасов, применяемые в управленческих
целях.
Система БЭСТ-5 поддерживает не только интервальные, но и
скользящие методы определения себестоимости. В их числе:
 Интервальные методы расчета: по средним и
методами ФИФО, ЛИФО с переменной ценой
списания;
 Интервальные методы расчета: по средним и
методами ФИФО, ЛИФО с постоянной ценой
списания;
 Скользящие методы расчета: по средним и методами
ФИФО, ЛИФО.
Ведомости расчета себестоимости
Расчет себестоимости запасов производится по ведомостям –
в группе режимов Себестоимость и переоценка. Для целей
бухгалтерского учета используется режим Бухгалтерская
себестоимость, а для целей налогового учета – Налоговая
себестоимость.
Ведомость может быть составлена на любой интервал дат. По
умолчанию она составляется на один календарный месяц.
Еще раз отметим, что себестоимость можно рассчитывать не
только для предприятия в целом, но и для отдельного места
хранения.
319
Система БЭСТ-5. Основы
Первой создается ведомость начальных остатков на дату
начала работы с соответствующим приложением учета
запасов, а после нее – ведомости себестоимости за период.
Каждая ведомость (Рисунок 9-36) может иметь свой период.
Пересечение и разрыв периодов при этом не допускаются.
Периоды
ведомостей
себестоимости
для
целей
бухгалтерского и налогового учета могут быть различны.
Рисунок 9-36 Ведомость себестоимости
Расчет выполняется по данным движения каждой учетной
позиции, происходившего в течение этого периода. Система
вычисляет остаток на конец периода и его цену. Кроме того,
вычисляется цена списания израсходованных запасов за
данный период.
Для каждой позиции, отраженной в ведомости, указываются
количество, цена и стоимость остатка, данные по движению
за период, а также применяемая к ней учетная политика.
320
Система БЭСТ-5. Основы
Здесь же можно увидеть всю информацию о движении этой
позиции в течение периода и, если это потребуется, сразу же
перейти в соответствующий первичный документ для его
просмотра или корректировки. При этом, после внесения
корректив в документ, Вам вовсе необязательно
перерассчитывать все содержимое ведомости: Вы можете
пересчитать только те позиции, по которым произошли
изменения.
В любой момент времени открытого периода пользователь
имеет возможность создавать новые ведомости и удалять уже
существующие. Если удаляемая ведомость не является
последней из созданных, то вместе с нею будут удалены все
следующие за ней ведомости.
Ведомости переоценки
После расчета себестоимости за заданный период можно
создать ведомость переоценки – как для целей
бухгалтерского, так и для целей налогового учета. Работа с
ведомостями переоценки ведется в режиме (Себестоимость и
переоценка \ Переоценка).
В ведомости переоценки указываются новые цены запасов (по
отношению
к
цене,
вычисленной
при
расчете
себестоимости). После принятия ведомости переоценки к
учету, в следующем периоде соответствующие учетные
позиции получают новые цены. Соответственно, в
документах, оформленных до даты переоценки, будут
использованы старые цены, а после переоценки – новые
цены запасов.
В течение открытого периода Вы можете создавать и удалять
ведомости переоценки, а также редактировать их содержимое.
321
Система БЭСТ-5. Основы
Одновременно с расчетами себестоимости и переоценкой
могут формироваться/корректироваться соответствующие
проводки. Ведомость переоценки включает в себя ТМЦ,
которые учитываются не только по фактическим, но и по
учетным ценам. Таким образом, можно переоценивать любые
ТМЦ без закрытия периода в приложении.
Банк данных ТМЦ
Режим Банк данных ТМЦ (Рисунок 9-37) представляет
собой удобное и наглядное средство для оперативного,
многоступенчатого анализа товарных запасов «на лету».
Рисунок 9-37 Банк данных ТМЦ
Банк данных ТМЦ – это автоматически формируемое и
обновляемое хранилище данных, в котором сосредоточена
вся информация о товарно-материальных запасах.
Этот режим позволяет оперативно получать и анализировать
322
Система БЭСТ-5. Основы
данные по остаткам в различных разрезах: по складам, по
аналитикам номенклатуры, по партиям.
Вы будете видеть посуточное движение ТМЦ, историю цен,
обороты в разрезе партнеров, оценивать итоги реализации
ТМЦ в разрезе поставщиков.
Буквально несколькими щелчками мыши Вы сможете
выявить, какие товары продаются лучше всего, какие
покупатели наиболее выгодны, какие товары и у кого лучше
закупать и т.д. Не покидая Банк данных ТМЦ, можно
открыть интересующий документ и узнать, как были
получены те или иные суммы. При этом скорость получения
информации намного выше по сравнению с получением
стандартных отчетных форм. Благодаря максимально
компактному представлению данных и прозрачности
получения каждой цифры, Вы проведете быстрый и
качественный анализ Ваших складских запасов и примете
обоснованные управленческие решения.
Учет товаров, переданных на консигнацию и
товаров «в пути»
Документы передачи товаров на консигнацию оформляются
в приложении ТОВАРЫ.ПРОДУКЦИЯ, в режиме Учет
движения товаров. При входе в него следует выбрать вид
движения Передача на консигнацию. Одновременно со вводом
этих документов автоматически появляются соответствующие
записи в Журнале учета товаров отгруженных.
Ведение записей в данном журнале осуществляется в разрезе
счетов учета товаров отгруженных, заданных в рамках
настройки типовых операций для этого вида движения. Если
таких счетов у Вас несколько, то при входе в этот журнал
надо предварительно указать номер счета.
323
Система БЭСТ-5. Основы
Информация в Журнале учета товаров отгруженных
структурирована по получателям. По каждому получателю
выводится список отгруженных ему ТМЦ.
В нижней части экрана указываются сведения о документе,
которым оформлена данная отгрузка товара, о плательщике и
счете расчетов. В верхней строке отображается стоимость
товаров в отпускных ценах (в рублях или валюте). Ввод и
корректировка записей о товарах (за исключением сведений о
начальных остатках) выполняются не в Журнале учета
товаров отгруженных, а в соответствующем документе
движения.
Списание отгруженных товаров с соответствующего счета
(при получении оплаты от консигнатора или в силу иных
причин) производится в режиме Журнал списания товаров
с учета. Сама процедура заключается в оформлении
ведомости списания. Ведомость может включать в себя
произвольное количество строк, относящихся к одному или
нескольким консигнаторам. Строки ведомости, содержащие
названия, количества и суммы списываемых ТМЦ, вводятся
на основании Журнала товаров отгруженных. При этом, в
зависимости от настройки параметров приложения для ввода
выбираются либо все данные, либо данные только по тем
контрагентам, от которых поступила оплата.
9.2.3.Закупки. Поставщики
Каждое предприятие периодически решает задачи, связанные
с пополнением материальных запасов и/или приобретением
различных работ и услуг, т.е. совершает сделки закупки.
Функции учета и контроля сделок закупки сосредоточены в
приложении ЗАКУПКИ. ПОСТАВЩИКИ, которое
324
Система БЭСТ-5. Основы
обеспечивает:
 Ведение договоров на закупку товарно-материальных
ценностей и объектов имущества, приобретение работ
и услуг;
 Учет госконтрактов в бюджетных организациях;
 Контроль исполнения договорных обязательств по
срокам, этапам и спецификациям договоров;
 Формирование заказов поставщикам, учет счетов на
оплату приобретаемых ТМЦ и услуг;
 Ведение реестра доверенностей на получение ТМЦ с
формированием приходных накладных на их основе;
 Учет актов на закупку услуг;
 Ведение реестра поставщиков;
 Ведение каталогов товаров, работ и услуг,
предлагаемых поставщиками и подрядчиками,
включая цены и условия поставки;
 Планирование закупок по госзаказам и контроль их
исполнения;
 Выгрузка реестра договоров в электронном формате
Федерального казначейства, применяемом для ведения
реестра госконтрактов;
 Формирование отчетов по закупкам в любой момент
времени и в любом аналитическом срезе: по датам и
периодам,
поставщикам,
договорам,
заказам,
операциям, товарам, услугам и пр.
В зависимости от вида закупаемых материальных ценностей,
их оприходование осуществляется в приложениях
СЫРЬЕ.МАТЕРИАЛЫ, ТОВАРЫ.ПРОДУКЦИЯ
и
ИМУЩЕСТВО
и
оформляется
соответствующими
документами движения.
325
Система БЭСТ-5. Основы
Каталоги товаров
Режим Каталоги товаров предназначен для регистрации
товаров, материалов, работ и услуг, которые предлагают
различные поставщики и подрядчики, представленные на
рынке. Ввод сведений об этих поставщиках осуществляется в
Реестре поставщиков.
Следует подчеркнуть, что функции Каталога товаров ни в
коем случае не дублируют функции Номенклатурного
справочника. Они расширяют возможности приложения по
управлению процессом закупки:
 Ведение каталогов дает возможность обобщать
информацию о товарах, работах и услугах в разрезе
поставщиков и пользоваться этими данными при
поиске оптимального поставщика;
 Вы сможете видеть картину изменения цен, сравнивать
цены на аналогичные виды товаров между собой и,
соответственно, выбирать оптимальных поставщиков
с наиболее низкими ценами;
 Каталог товаров позволяет связать классификацию
товаров/работ/услуг, принятую у поставщика, с
классификацией товаров/работ/услуг, применяемой
предприятием-пользователем. В итоге, с одной
стороны, Вы будете пользоваться удобной для Вас
системой названий товаров, работ и услуг, а с другой
стороны – оформлять заказы поставщикам, используя
принятую у них классификацию.
Ведение каталога товаров не является обязательным, однако
его применение повышает эффективность работы
логистических служб.
326
Система БЭСТ-5. Основы
Договоры закупок
Для планирования, оформления, контроля и анализа сделок
закупки, имеющих длительный цикл и/или состоящих из
ряда обособленных этапов, используются договоры
закупок, где в качестве исполнителя выступает сторонний
подрядчик/поставщик, а в качестве заказчика/покупателя –
предприятие-пользователь. Работа с договорами может
осуществляться
как
в
приложении
ВЕДЕНИЕ
ДОГОВОРОВ,
так
и
в
самом
приложении
ЗАКУПКИ.ПОСТАВЩИКИ. О принципах ведения
договоров было рассказано в п.9.1.5.
Рисунок 9-38 Заказ покупки
Заказы покупки
Для планирования, оформления, контроля и анализа
краткосрочных сделок закупки применяются заказы
покупки. По сути, заказ то же самое, что и счет на оплату.
327
Система БЭСТ-5. Основы
В зависимости от применяемой системы контроля расчетов,
заказы покупки могут выступать как документы-основания
сделок, в разрезе которых отслеживаются расчеты по
обязательствам. Использование заказов не является
обязательным, однако их применение существенно упрощает
работу с системой и расширяет круг ее функций,
помогающих эффективно управлять закупками.
Ведение заказов покупки осуществляется в режиме Заказы
покупки. В свою очередь, заказ покупки (Рисунок 9-38)
может существовать не только как независимый документ, но
и быть связанным с договором закупки, а если договор имеет
этапы, то с конкретным этапом договора. В качестве объекта
заказа могут выступать Товары, Материалы или Услуги.
С помощью заказов покупки можно выполнять следующие
операции:
 Регистрировать акцептованные (подтвержденные)
заказы поставщика с указанием сроков поставки,
ассортимента, количества и цены ТМЦ/услуг;
 Регистрировать счета на оплату, выставленные
поставщиками с указанием сроков оплаты и поставки,
ассортимента, количества и цены ТМЦ/услуг;
 Вести расчеты с поставщиками в разрезе заказов
покупки;
 Формировать доверенности на получение ТМЦ у
поставщиков;
 Формировать приходные накладные при поступлении
ТМЦ на склады предприятия;
 Формировать акты на закупку услуг;
 Контролировать исполнение заказов по срокам,
ассортименту, количеству и стоимости.
328
Система БЭСТ-5. Основы
Строки заказа
способами:
покупки
могут
вводиться
несколькими
 Последовательный ввод вручную;
 Групповой ввод с помощью номенклатурного
справочника;
 Групповой ввод с помощью Каталога товаров, т.е. из
каталога поставщика;
 Импорт из внешнего файла (XML, MS Excel, OO Calc,
DBF, текстовый формат)
Акты на закупку услуг
Оприходование работ и услуг, оказанных предприятиюпользователю, оформляется актами на закупку услуг. Для этих
документов существует режим Акты на закупку услуг.
Акты на закупку услуг могут быть или введены
непосредственно, или формироваться на основании счетовфактур на закупку, регистрируемых в приложении КНИГА
ПОКУПОК-ПРОДАЖ, и на основании заказов покупки,
формируемых
в
приложении
ЗАКУПКИ.
ПОСТАВЩИКИ.
Кроме того, приложение ЗАКУПКИ. ПОСТАВЩИКИ
предусматривает формирование счетов-фактур на основании
актов на закупку услуг. При этом счет-фактура может
использоваться как документ-основание сделки приобретения
работ/услуг, на уровне которого будет отслеживаться
исполнение связанных с ней обязательств. Если подобная
сделка
оформляется
договором
закупки,
то
в
соответствующем акте на закупку услуг указывается ссылка на
этот договор или этап договора.
По актам можно сформировать бухгалтерские проводки и
329
Система БЭСТ-5. Основы
записи на счетах налогового и управленческого учета,
применяя для этого планы счетов, настроенные в
приложении ГЛАВНАЯ КНИГА.
Доверенности на получение ТМЦ
Система БЭСТ-5 позволяет оформить доверенности,
выдаваемые сотрудникам или иным представителям
предприятия-пользователя на получение приобретенных
ТМЦ со склада контрагента-поставщика. Для этого в
приложении ЗАКУПКИ. ПОСТАВЩИКИ существует
режим Реестр доверенностей. Доверенности могут
вводиться в реестр непосредственно, или формироваться на
основе заказов покупки. В приложении существует два
способа ввода строк доверенности: ввод под управлением
Номенклатурного справочника и произвольный ввод. На
основе доверенности можно сформировать приходную
накладную.
Учет закупок по госконтрактам
Режим Договоры закупки позволяет вести учет закупок для
государственных
нужд,
осуществляемых
в
рамках
государственных контрактов. Для решения этой задачи
карточка договора располагает рядом дополнительных
реквизитов, предназначенных для учета госконтрактов.
Другими словами, с точки зрения системы БЭСТ-5
госконтракт представляет собой особую категорию
договоров
закупки,
характеризуемую
некоторыми
специальными
реквизитами:
например,
источником
финансирования, основанием заключения, способом
размещения и т.д. В случае надобности пользователь может
дополнить этот состав реквизитов. В свою очередь, для этой
330
Система БЭСТ-5. Основы
категории должен быть определен соответствующий вид
договоров. В поставке системы для бюджетных организаций
он так и называется – «Госконтракт». В настройке данного
вида договоров также указывается аналитика оплаты, что
используется в бюджетных обязательствах. Для учета закупок
по госконтрактам все поставщики товаров, работ и услуг
должны быть зарегистрированы в Реестре поставщиков.
Так как материальные ценности и услуги, приобретаемые по
госконтрактам, должны быть классифицированы по кодам
ОКДП, БЭСТ-5 обеспечивает информационную связку
Номенклатурного справочника со Справочником
товаров и услуг ОКДП. Это дает возможность использовать
две параллельных системы классификации: произвольную –
удобную для конкретной организации-пользователя, которая
настраивается в Номенклатурном справочнике и
унифицированную – по кодам ОКДП, которая обязательна к
применению в госструктурах.
Для контроля процесса закупки по госконтракту
используются заказы покупки. Иначе говоря, госконтракт
(договор) в этом случае выступает в роли объекта расчетов с
контрагентом-поставщиком, а исполнение договора по
спецификациям (объекты закупки, единицы измерения,
количества, цены, плановая дата поставки и пр.) фиксируется
в рамках заказа. В формируемом заказе покупки должна быть
обязательно указана ссылка на госконтракт.
Регистрация поставок ТМЦ, выполняемых в рамках
заключенных
госконтрактов,
осуществляется
путем
формирования приходных накладных, а регистрация
работ/услуг – путем формирования актов на закупку услуг.
При этом в накладной или акте должна быть указана ссылка
на соответствующий заказ покупки.
331
Система БЭСТ-5. Основы
При сохранении накладной в заказе отмечается количество
поставленных ТМЦ, ведется контроль исполнения заказа по
спецификациям. При формировании акта на основании
заказа покупки также отслеживается объем получения
заказанных работ и услуг.
Вместе с тем, расчеты по обязательствам ведутся по контракту
в целом, а не по отдельным заказам. Это дает возможность
оформлять в рамках одного контракта не один, а несколько
заказов, что характерно при выполнении договоров,
заключаемых на длительный срок. Оплата производится на
основании государственного контракта. При этом сам
контракт является основанием бюджетного обязательства, а
бюджетное обязательство, в свою очередь, основанием
кассового расхода.
В поставке системы БЭСТ-5 для бюджетных структур, в
реестре договоров закупок реализована выгрузка реестра
договоров в электронном виде – в формате Федерального
Казначейства, применяемом для ведения электронного
реестра госконтрактов (кнопка Экспорт). Программы для
экспорта разработаны в соответствии с действующими
«Требованиями к форматам текстовых файлов, используемых
для ведения реестра государственных контрактов»,
утвержденными Федеральным Казначейством.
Планирование закупок
Данная
группа
режимов
адресована
бюджетным
организациям, осуществляющим закупки ТМЦ, работ и услуг
в рамках государственных контрактов – с учетом
ограничений,
налагаемых
порядком
работы
с
государственными
заказами,
регламентированным
действующим законодательством.
332
Система БЭСТ-5. Основы
В государственном заказе определяются номенклатура и
объем закупок, источники финансирования, а также правила
выполнения закупок (аукционы, прямые заказы и пр.).
Рисунок 9-39 Расчетная таблица для госзаказа
С помощью этой группы режимов бюджетные учреждения
получают возможность проконтролировать исполнение
обязательств по госзаказам на уровне спецификаций и сумм.
Особенность такого контроля заключается в том, что
предметы закупки классифицируются строго по кодам
ОКДП.
Группа режимов Планирование закупок реализована с
помощью аппарата расчетных таблиц, применяемого в
приложении БЮДЖЕТИРОВАНИЕ.
В рассматриваемой группе режимов госзаказы организованы в
виде бюджетов закупок (Рисунок 9-39), создаваемых на
определенный период на основе шаблона специальной
расчетной таблицы, настроенного разработчиками. Строками
этого
бюджета
является
закупаемая
номенклатура,
333
Система БЭСТ-5. Основы
классифицируемая именно так, как это определено в ОКДП.
Рисунок 9-40 Отчет об исполнении госзаказа
Исполнение пунктов (позиций) госзаказа по стоимости
отслеживается путем сопоставления плановых и фактических
данных. Под фактическими данными подразумеваются
данные документов оприходования ТМЦ, работ и услуг,
имеющих ссылку на госконтракт. В свою очередь,
госконтракт должен ссылаться на госзаказ, т.е. на
соответствующую расчетную таблицу.
Исполнение госзаказа (Рисунок 9-40) контролируется с
помощью специального отчета, также разработанного на базе
расчетных таблиц. Этот отчет обеспечивает сбор
фактических данных по поступлению тех номенклатурных
позиций, которые были указаны в строках государственного
заказа.
334
Система БЭСТ-5. Основы
9.2.4.Книга покупок-продаж
Приложение предназначено для учета расчетов по НДС на
основе книги покупок и книги продаж. Оно объединяет
функции регистрации и оформления счетов-фактур и
ведения книг покупок и продаж.
Среди возможностей приложения:
 Формирование счетов-фактур на оприходование и
отгрузку (при этом реализована связь с документами,
формируемыми
в
приложениях
ТОВАРЫ.
ПРОДУКЦИЯ и СЫРЬЕ.МАТЕРИАЛЫ, с актами
на выполненные работы, формируемыми в
приложениях ЗАКУПКИ. ПОСТАВЩИКИ и
ПРОДАЖИ. КЛИЕНТЫ, а также с документами
приложения ИМУЩЕСТВО);
 Формирование авансовых счетов-фактур, связь с
наличными и безналичными платежами;
 Отражение
счетов-фактур
в
расчетах
по
обязательствам;
 Автоматическое формирование записей в книги
покупок и продаж;
 Исправление ошибок, ведение дополнительных
листов в книгах покупок и продаж;
 Поддержка различных групповых операций со
счетами-фактурами;
 Формирование проводок по записям в книгах покупок
и продаж.
Реестры счетов-фактур
Ведение
входящих
и
исходящих
счетов-фактур
осуществляется в реестрах Счета-фактуры на закупку и
335
Система БЭСТ-5. Основы
Счета-фактуры на продажу соответственно.
Счета-фактуры (Рисунок 9-41) вводятся по видам движения
материальных ресурсов и денежных средств относительно
предприятия-пользователя.
Рисунок 9-41 Счет-фактура
Виды движения определяют регламент формирования и
разнесения счетов-фактур в книги покупок и книги продаж.
Перечень видов движения определен разработчиками
системы и закрыт для корректировки.
Для счета-фактуры на закупку предусмотрены следующие
виды движения:
 Закупка ТМЦ;
 Безвозмездное получение;
 Предоплата.
Для счета-фактуры на продажу – это:
 Отгрузка;
336
Система БЭСТ-5. Основы
 Безвозмездная передача;
 Предоплата;
 Поступление прочих денежных средств.
В строках одного счета-фактуры могут присутствовать:
 Товары. Данная позиция счета-фактуры выбирается из
номенклатурного
справочника
приложения
ТОВАРЫ. ПРОДУКЦИЯ;
 Запасы. Данная позиция счета-фактуры выбирается из
номенклатурного справочника приложения СЫРЬЕ.
МАТЕРИАЛЫ;
 Услуги. Данная позиция счета-фактуры выбирается из
номенклатурного справочника услуг и работ, общего
для приложений ЗАКУПКИ. ПОСТАВЩИКИ И
ПРОДАЖИ. КЛИЕНТЫ;
 Имущество. Данная позиция счета-фактуры выбирается
из номенклатурного справочника приложения
ИМУЩЕСТВО;
 Прочее имущество. Данная позиция вводится вручную –
без использования каких-либо справочников.
В строках счета-фактуры на предоплату и поступление прочих
денежных средств могут отражаться:
 Наличные платежи;
 Безналичные платежи.
БЭСТ-5 предусматривает различные варианты формирования
счетов-фактур, которые будут рассмотрены далее.
Закупки: счета-фактуры на оприходование
Ввод в реестре счетов-фактур вручную. В этом случае заголовок и
все позиции счета-фактуры вводятся вручную. В одном и том
337
Система БЭСТ-5. Основы
же счете-фактуре могут присутствовать строки разного типа:
товары, запасы, услуги, имущество и прочие.
Регистрационные записи в книге покупок по такому счетуфактуре формируются автоматически – при следующих
условиях:
 В поле Счет-фактура документа оприходования
ТМЦ (приложения учета запасов) или акта на закупку
услуг (приложение ЗАКУПКИ. ПОСТАВЩИКИ)
должен быть выбран этот счет-фактура. При этом
соответствующие
позиции
счета-фактуры,
не
оприходованные ранее, автоматически переносятся в
данный документ оприходования/акт на закупку услуг.
Количество единиц, приходуемых по позиции,
указанной в счете-фактуре, может быть уменьшено;
 В документе, оформляющем поступление имущества
(приложение ИМУЩЕСТВО), нажатием кнопки
Фактура должен быть выбран данный счет-фактура.
При этом соответствующие позиции счета-фактуры,
не включенные в другие документы поступления,
используются для формирования учетных карточек
имущества;
 Параметр
настройки
приложения
КНИГА
ПОКУПОК-ПРОДАЖ Формировать записи в
книгу покупок должен принимать значение
Автоматически. Если данный параметр принимает
значение По запросу, то выдается запрос на
формирование записи.
Если счет-фактура не использовался при формировании
первичных документов, то регистрационные записи по нему
могут быть сформированы вручную. Для этого служит кнопка
Регистрация. При выборе документа отгрузки система не
338
Система БЭСТ-5. Основы
запрещает выбирать документы на оприходование по другой
категории ТМЦ и с другими номенклатурными позициями, а
также вводить данные об оприходовании вручную. Контроль
производится только по сумме счета-фактуры и документа
оприходования.
Описанный
способ
рекомендуется
применять для обработки разного рода нестандартных
ситуаций.
Ввод из реестра счетов-фактур на основе документов оприходования
или актов на закупку услуг. В этом случае вручную вводится
только заголовок счета-фактуры, а для ввода строк
необходимо воспользоваться кнопкой Документы. В реестре
документов, вызываемых нажатием данной кнопки, можно
выбрать произвольное количество документов одной
категории. При формировании строк счета-фактуры
одноименные позиции разных документов (т.е. позиции с
одинаковой группой, номенклатурой, аналитикой, партией,
единицей измерения и ценой) могут объединяться
(суммироваться) в одну строку – для этого в настройке
параметров приложения КНИГА ПОКУПОК-ПРОДАЖ
необходимо отметить галочкой признак Объединять
одноименные позиции ТМЦ – для книги покупок.
Регистрационные записи в книге покупок по данному счетуфактуре будут формироваться автоматически – при его
сохранении, если в настройке параметров приложения
КНИГА ПОКУПОК-ПРОДАЖ параметр Формировать
записи в книгу покупок принимает значение
Автоматически. Если данный параметр принимает значение
По запросу, то выдается запрос на формирование записи. При
этом будет сформировано столько записей, сколько
первичных документов использовалось для формирования
счета-фактуры. Данный способ формирования записей
339
Система БЭСТ-5. Основы
рекомендуется использовать при работе «от первичного
документа» – в ситуациях, когда пользователь, вводящий
документы оприходования, не вводит одновременно с ними
счет-фактуру от поставщика.
Формирование из реестра документов оприходования. Система
предоставляет возможность формирования счета-фактуры из
реестра документов движения (приходных накладных)
приложений СЫРЬЕ. МАТЕРИАЛЫ и ТОВАРЫ.
ПРОДУКЦИЯ и реестра актов на закупку услуг
(приложение ЗАКУПКИ. ПОСТАВЩИКИ). Тем самым,
Вы можете сформировать счет-фактуру сразу после ввода
документа оприходования. Счет-фактура может быть
сформирован автоматически, если настроечный параметр
соответствующего
приложения
–
Формировать
автоматически – для расходного счета-фактуры принимает
значение Да. Если этот параметр принимает значение Нет,
то формирование счета-фактуры осуществляется из реестра
документов оприходования с помощью кнопки Фактура.
Регистрационные записи в книге покупок по данному счетуфактуре будут формироваться автоматически – при его
сохранении, если в настройке параметров приложения
КНИГА ПОКУПОК-ПРОДАЖ параметр Формировать
записи в книгу покупок принимает значение
Автоматически. Если данный параметр принимает значение
По запросу, то выдается запрос на формирование записи.
Данный способ формирования записей рекомендуется
применять при работе «от первичного документа» – в
ситуациях, когда пользователь, вводящий документы
оприходования, одновременно вводит с ними счет-фактуру
от поставщика.
340
Система БЭСТ-5. Основы
Формирование данных о расчетно-платежном документе
в счете-фактуре поставщика
При необходимости формирования данных о расчетноплатежном документе поставщика Вы можете выбрать два
способа действий. Первый – нажать кнопку Документы и
далее воспользоваться кнопкой Платежи наличные или
Платежи безналичные. Режим формирования данных о
расчетно-платежном документе поставщика обеспечивает:
 Контроль правильности разнесения платежей на
счета-фактуры
поставщика
(невозможность
разнесения одного платежа на несколько счетовфактур; контроль неразнесенного остатка платежа);
 Контроль формирования записей на вычет аванса
уплаченного (запись на вычет формируется
автоматически
–
после
выбора
платежа,
следовательно, программно исключается ситуация
ошибочного вычета другого платежа этим же счетомфактурой).
Режим имеет следующие ограничения использования:
 Счет-фактура
поставщика
должен
быть
предварительно разнесен в книгу покупок;
 На платеж должен быть сформирован авансовый счетфактура, также разнесенный в книгу.
При нажатии кнопки Платежи наличные или Платежи
безналичные на экране появится окно с реестром, где
отображается перечень платежных
документов,
не
разнесенных полностью на другие счета-фактуры поставщика
(частично разнесенные платежи показываются в сумме
неразнесенного остатка). В этом реестре Вы можете отметить
произвольное количество платежных документов, а система
341
Система БЭСТ-5. Основы
проконтролирует соответствие сумм всех
платежей и суммы счета-фактуры поставщика.
выбранных
После выхода из окна с подтверждением выбранных
документов:
 Данные об отмеченных платежных документах
сохраняются для печати в счете-фактуре и книге
покупок;
 Формируются записи на вычет по авансовым счетамфактурам выбранных платежей.
Другой способ формирования данных о расчетно-платежном
документе в счете-фактуре поставщика – нажать кнопку
Операции и выбрать команду Расчетно-платежный
документ, или, что одно и то же, воспользоваться
комбинацией клавиш <Alt+5> – для ввода информации
вручную. В отличие от первого способа, этот способ не
имеет подобных ограничений.
Данные, введенные вручную, также сохраняются для печати в
счете-фактуре и книге покупок. Однако в этом случае система
не контролирует правильность ввода платежей и
последующее формирование записей вычетов авансов. В то
же время система допускает одновременное использование
обоих описанных способов: в этом случае данные о платежах
при печати будут объединены.
Закупки: групповые счета-фактуры
Система
БЭСТ-5
позволяет
сформировать общий
(групповой) счет-фактуру, полученный от поставщика по
всем документам оприходования или актам на закупку услуг,
введенным за определенный период времени. Данный режим
запускается по команде Групповые Счет-фактуры, доступной
342
Система БЭСТ-5. Основы
при нажатии кнопки Операции. При запуске этого режима
указываются:
 Период (в обязательном порядке);
 Соответствующий
реестр
документов
(в
обязательном порядке). Из выбранного реестра за
указанный период формирования будут отобраны все
документы оприходования или акты на закупку услуг,
по которым ранее не были сформированы счетафактуры;
 Контрагент. При указании конкретного контрагента
система сформирует счет-фактуру именно для него.
Если же контрагент не указан, система сформирует
счета-фактуры для всех контрагентов, для которых за
указанный период в указанном реестре были
сформированы документы оприходования или акты
на закупку услуг;
 Склад – для выбора документов, относящихся к
конкретному складу.
Закупки:
авансовый
счет-фактура
уплаченную сумму авансового платежа
на
Ввод в реестре счетов-фактур вручную. В этом случае заголовок
счета-фактуры и строки (т.е. отраженные наличные и
безналичные платежи) вводятся вручную. Регистрационные
записи по такому счету-фактуре также формируются
вручную – на основе платежного документа или без него.
Описанный способ ввода рекомендуется использовать для
обработки разного рода нестандартных ситуаций.
Ввод из реестра счетов-фактур на основе документов оплаты. В этом
случае вручную вводится только заголовок счета-фактуры.
343
Система БЭСТ-5. Основы
Для ввода строк необходимо воспользоваться кнопкой
Документы и выбрать наличные или безналичные
расходные платежные документы, не относящиеся к
возвратам денежных средств, из соответствующих реестров.
Если документом-основанием платежа является заказ покупки
(счет на оплату), и платеж зарегистрирован на полную сумму
заказа, то при желании можно сформировать авансовый
счет-фактуру с перечнем полученных ТМЦ или услуг.
Регистрационные записи по такому счету-фактуре
формируются автоматически: при этом в запись
подставляются данные выбранного платежного документа.
Данный способ рекомендуется использовать при работе «от
платежного документа» – в ситуациях, когда авансовый счетфактура от поставщика поступает после обработки выписки
банка с платежами.
Формирование из реестра платежных документов. Вы можете также
сформировать счет-фактуру после ввода расходного
документа, не относящегося к возвратам денежных средств.
Счет-фактура может быть сформирован автоматически при
вводе платежного документа, если настроечный параметр
приложения КНИГА ПОКУПОК-ПРОДАЖ Покупки –
Авансовые счета-фактуры при наличных (безналичных)
платежах формировать принимает значение Автоматически.
Если данный параметр принимает значение По запросу, то
выдается запрос на формирование записи. Если данный
параметр принимает значение Не формировать, счет-фактура
из платежного документа автоматически не формируется.
Тогда счет-фактуру можно сформировать из реестра
платежных документов вручную – с помощью кнопки
Фактура. Авансовый счет-фактура формируется на полную
344
Система БЭСТ-5. Основы
или частичную сумму платежа, не разнесенную на документы
отгрузки. Если документом-основанием платежа является
заказ покупки (счет на оплату), и платеж зарегистрирован на
полную сумму заказа, то при желании можно сформировать
авансовый счет-фактуру с перечнем полученных ТМЦ или
услуг. Запись в книгу по такому счету-фактуре формируется
автоматически. Данный способ рекомендуется применять при
работе «от платежного документа» – в ситуациях, когда
пользователь, вводящий платежные документы, вводит
авансовый счет счет-фактуру, поступивший от поставщика.
Продажи:
счета-фактуры
полученный
на
аванс
Ввод вручную в реестре счетов-фактур. В этом случае заголовок
счета-фактуры и строки (т.е. отраженные безналичные или
наличные платежи), вводятся вручную.
Регистрационные записи по такому счету-фактуре также
формируются вручную – на основе платежного документа
или без него. Данный порядок работы рекомендуется
использовать для обработки разного рода нестандартных
ситуаций.
Ввод из реестра счетов-фактур на основе документов оплаты. В этом
случае вручную вводится только заголовок счета-фактуры.
Для ввода строк необходимо воспользоваться кнопкой
Документы, далее вызвать реестр безналичных или
наличных платежей и выбрать нужные платежные документы,
не относящиеся к возвратам денежных средств.
Если документом-основанием платежа является заказ
продажи (счет на оплату), и платеж зарегистрирован на
полную сумму заказа, то при желании можно сформировать
345
Система БЭСТ-5. Основы
авансовый счет-фактуру с перечнем отгружаемых ТМЦ или
оказываемых услуг.
Регистрационные записи по такому счету-фактуре
формируются автоматически: при этом в запись
подставляются данные выбранного платежного документа.
Данный способ ввода рекомендуется использовать при
ведении работы «от платежного документа» ─ в ситуациях,
когда пользователь, вводящий платежи, не формирует
одновременно с ними авансовые счета-фактуры.
Формирование из реестра платежных документов. Система БЭСТ-5
дает возможность сформировать авансовый счет-фактуру
сразу после ввода приходного платежного документа (не
относящегося к возвратам денежных средств). Счет-фактура
может быть сформирован автоматически при вводе
платежного документа, если настроечный параметр
приложения КНИГА ПОКУПОК-ПРОДАЖ Продажи –
Авансовые счета-фактуры при наличных (безналичных)
платежах формировать принимает значение Автоматически.
Если данный параметр принимает значение По запросу, то
выдается запрос на формирование записи. Если данный
параметр принимает значение Не формировать, счет-фактура
из платежного документа автоматически не формируется.
Тогда счет-фактуру можно сформировать из реестра
платежных документов вручную – с помощью кнопки
Фактура. Авансовый счет-фактура формируется на полную
или частичную сумму платежа, не разнесенную на документы
отгрузки.
Если документом-основанием платежа является заказ
продажи (счет на оплату), и платеж зарегистрирован на
полную сумму заказа, то при желании можно сформировать
346
Система БЭСТ-5. Основы
авансовый счет-фактуру с перечнем отгружаемых ТМЦ или
услуг. Запись в книгу продаж по такому счету-фактуре
формируется автоматически. Данный способ рекомендуется
использовать при работе «от платежного документа» – в
ситуациях, когда пользователь, пользователь, вводящий
платежные документы, одновременно с ними формирует
авансовый счет счет-фактуру.
Продажи: счета-фактуры на отгрузку
Ввод из реестра счетов-фактур вручную. В этом случае заголовок
счета-фактуры и все его строки вводятся вручную. В одном и
том же счете-фактуре могут присутствовать строки разного
типа: товары, запасы, услуги, имущество и прочие.
Регистрационные записи в книге продаж по такому счетуфактуре формируются автоматически – при следующих
условиях:
 В поле Счет-фактура документа на отгрузку ТМЦ
(приложения учета запасов) или акта выполненных
работ
(приложение
ПРОДАЖИ.КЛИЕНТЫ)
должен быть выбран этот счет-фактура. При этом
соответствующие
позиции
счета-фактуры,
не
отгруженные ранее, автоматически переносятся в
данный документ отгрузки/акт выполненных работ.
Количество единиц, отгружаемых по позиции,
указанной в счете-фактуре, может быть уменьшено;
 В документе, оформляющем реализацию имущества
(приложение ИМУЩЕСТВО), нажатием кнопки
Фактура должен быть выбран данный счет-фактура;
 Параметр
настройки
приложения
КНИГА
ПОКУПОК-ПРОДАЖ Формировать записи в
книгу продаж должен принимать значение
347
Система БЭСТ-5. Основы
Автоматически. Если данный параметр принимает
значение По запросу, то выдается запрос на
формирование записи.
Если счет-фактура не использовался при формировании
первичных документов, то регистрационные записи по нему
могут быть сформированы вручную. Для этого служит кнопка
Регистрация. При выборе документа отгрузки система не
запрещает выбирать документы на отгрузку по другой
категории ТМЦ и с другими номенклатурными позициями, а
также вводить данные об отгрузке вручную. Контроль
производится только по сумме счета-фактуры и документа
отгрузки. Описанный способ рекомендуется применять для
обработки разного рода нестандартных ситуаций.
Ввод из реестра счетов-фактур на основе документов отгрузки (актов
выполненных работ). В этом случае вручную вводится только
заголовок счета-фактуры, а для ввода строк необходимо
воспользоваться кнопкой Документы. В реестре документов,
вызываемых нажатием данной кнопки, можно выбрать
произвольное количество документов одной категории. При
формировании строк счета-фактуры одноименные позиции
разных документов (т.е. позиции с одинаковой группой,
номенклатурой, аналитикой, партией, единицей измерения и
ценой) могут объединяться (суммироваться) в одну строку –
для этого в настройке параметров приложения КНИГА
ПОКУПОК-ПРОДАЖ необходимо отметить галочкой
признак Объединять одноименные позиции ТМЦ ─ для
книги продаж.
Регистрационные записи в книге продаж по данному счетуфактуре будут формироваться автоматически – при его
сохранении, если в настройке параметров приложения
КНИГА ПОКУПОК-ПРОДАЖ параметр Формировать
348
Система БЭСТ-5. Основы
записи в книгу продаж принимает значение Автоматически.
Если данный параметр принимает значение По запросу, то
выдается запрос на формирование записи. При этом будет
сформировано столько записей, сколько первичных
документов использовалось для формирования счетафактуры.
Данный
способ
формирования
записей
рекомендуется применять при работе «от первичного
документа» – в ситуациях, когда пользователь, вводящий
документы отгрузки, не вводит одновременно с ними счетфактуру от покупателя.
Формирование из реестра документов. Вы можете сформировать
счет-фактуру сразу после выписки отгрузочного документа
(приложения СЫРЬЕ.МАТЕРИАЛЫ и ТОВАРЫ.
ПРОДУКЦИЯ) или акта о выполнении работ (приложение
ПРОДАЖИ. КЛИЕНТЫ). Счет-фактура может быть
сформирован автоматически при работе с накладными на
отгрузку, если настроечный параметр соответствующего
приложения ─ Формировать автоматически ─ для
расходного счета-фактуры принимает значение Да. Если
данный параметр принимает значение Нет, то счет-фактуру
из реестра документов можно сформировать при помощи
кнопки Фактура.
Регистрационные записи по такому счету-фактуре
формируются автоматически, если параметр настройки
приложения
КНИГА
ПОКУПОК-ПРОДАЖ
Формировать записи в книгу продаж принимает значение
Автоматически. Если же этот параметр принимает значение
По запросу, то система выдаст запрос на его формирование.
Данный способ рекомендуется применять при работе «от
первичного документа» ─ в ситуациях, когда пользователь,
формирующий документы отгрузки, одновременно с ними
349
Система БЭСТ-5. Основы
формирует счет-фактуру для покупателя.
Формирование данных о расчетно-платежном документе
в отгрузочном счете-фактуре
При необходимости формирования данных о расчетноплатежном документе покупателя Вы можете выбрать два
способа действий. Первый – нажать кнопку Документы и
далее воспользоваться кнопкой Платежи наличные или
Платежи безналичные. Режим формирования данных о
расчетно-платежном документе поставщика обеспечивает:
 Контроль правильности разнесения платежей на
отгрузочные
счета-фактуры
(невозможность
разнесения одного платежа на несколько счетовфактур; контроль неразнесенного остатка платежа);
 Контроль формирования записей на вычет аванса
полученного (запись на вычет формируется
автоматически
–
после
выбора
платежа,
следовательно, программно исключается ситуация
ошибочного вычета другого платежа этим же счетомфактурой).
Режим имеет следующие ограничения использования:
 Отгрузочный
счет-фактура
должен
быть
предварительно разнесен в книгу;
 На платеж должен быть сформирован авансовый счет
фактура, также разнесенный в книгу.
При нажатии кнопки Платежи наличные или Платежи
безналичные на экране появится окно с реестром, где
отображается перечень платежных
документов,
не
разнесенных полностью на другие отгрузочные счетафактуры (частично разнесенные платежи показываются в
350
Система БЭСТ-5. Основы
сумме неразнесенного остатка). В этом реестре Вы можете
отметить произвольное количество платежных документов, а
система проконтролирует соответствие сумм всех выбранных
платежей и суммы отгрузочного счета-фактуры.
После выхода из окна с подтверждением выбранных
документов:
 Данные об отмеченных платежных документах
сохраняются для печати в счете-фактуре и книге
продаж;
 Формируются записи на вычет по авансовым счетамфактурам выбранных платежей.
Другой способ формирования данных о расчетно-платежном
документе ─ нажать кнопку Операции и выбрать команду
Расчетно-платежный документ, или, что одно и то же,
воспользоваться комбинацией клавиш <Alt+5> – для ввода
информации вручную. В отличие от первого способа, этот
способ не имеет подобных ограничений. Данные, введенные
вручную, также сохраняются для печати в счете-фактуре и
книге. Однако в этом случае система не контролирует
правильность ввода платежей и последующее формирование
записей вычетов авансов. В то же время БЭСТ-5 допускает
одновременное использование обоих описанных способов: в
этом случае данные о платежах при печати будут
объединены.
Продажи: групповые счета-фактуры
Система
БЭСТ-5
позволяет
сформировать общий
(групповой) счет-фактуру, выставляемый покупателю по
факту всех отгрузок (выполнения работ), проведенных за
определенный период времени.
351
Система БЭСТ-5. Основы
Данный режим запускается по команде Групповые Счетфактуры, доступной при нажатии кнопки Операции. При
запуске этого режима указываются:
 Период (в обязательном порядке);
 Соответствующий
реестр
документов
(в
обязательном порядке). Из выбранного реестра за
указанный период формирования будут отобраны все
документы отгрузки (акты выполненных работ), по
которым ранее не были сформированы счетафактуры;
 Контрагент. При указании конкретного контрагента
система сформирует счет-фактуру именно для него.
Если же контрагент не указан, система сформирует
счета-фактуры для всех контрагентов, для которых за
указанный период в указанном реестре были
сформированы документы отгрузки или акты
выполненных работ;
 Склад – для выбора документов, относящихся к
конкретному складу.
Книга покупок и книга продаж
Режимы Книга покупок и Книга продаж построены на
едином регистре. Главный способ формирования записей в
книге покупок и книге продаж – автоматический, однако при
необходимости записи можно вводить и вручную.
При формировании записей в книги покупок и продаж на
основе счетов-фактур система предоставляет следующий ряд
возможностей:
 Обеспечение связи счетов-фактур со всеми
первичными документами, влияющими на порядок их
352
Система БЭСТ-5. Основы
регистрации в книгах, если таковые имеются. Прежде
всего это касается безналичных платежей, прошедших
по
выпискам
банка;
наличных
платежей,
оформленных кассовыми ордерами; платежей через
подотчетных лиц, выполненных с использованием
авансовых отчетов; прочих форм оплаты, отражаемых
через справки о зачете обязательств;
 Максимальная экономия времени пользователя при
отнесении платежей на счета-фактуры. Так, при
отнесении платежного документа на расчеты по
обязательствам связь между ним и счетом-фактурой
устанавливается автоматически – во всех случаях, когда
это возможно.
Записи книги покупок
В книге покупок (Рисунок 9-42) предусмотрены следующие
виды записей:





Оприходование;
Аванс уплаченный;
Вычет уплаченного НДС;
Вычет аванса полученного;
Возврат аванса полученного;
 Прочие.
Записи по регистрации оприходования ТМЦ, работ и услуг
формируются на основании закупочного счета-фактуры по
факту оприходования ТМЦ/выполнения работ. Такая запись
формируется при сохранении счета-фактуры, если счетфактура был сформирован на основе документа склада/акта
выполненных работ – либо автоматически, либо по запросу
(это регулируется в рамках настройки параметров
приложения КНИГА ПОКУПОК-ПРОДАЖ). В том
353
Система БЭСТ-5. Основы
случае, если счет-фактура был сформирован вручную – без
использования документа склада/акта выполненных работ,
то запись автоматически или по запросу не формируется.
Рисунок 9-42 Книга покупок
Тогда соответствующую запись нужно сформировать
вручную – либо из счета-фактуры/реестра счетов-фактур
(кнопка Регистрация), либо из реестра книги покупок. При
ручном формировании записи выбор счета-фактуры
обязателен.
Нужный
документ
оприходования/акт
выполненных работ можно выбрать из соответствующего
реестра документов. Если по каких-то причинам документ в
реестре отсутствует, то дату и сумму оприходования
необходимо ввести вручную.
Запись, отражающая аванс уплаченный, формируется на
основании авансового счета счета-фактуры, полученного от
поставщика. Запись формируется автоматически при
сохранении авансового счета-фактуры, если данный счетфактура был сформирован на основе расходного платежного
354
Система БЭСТ-5. Основы
документа. Если авансовый счет-фактура сформирован
вручную без использования платежного документа, то запись
автоматически не формируется. Тогда соответствующую
запись нужно сформировать вручную – либо из счетафактуры/реестра счетов-фактур (кнопка Регистрация), либо
из реестра книги покупок. При ручном формировании
записи выбор счета-фактуры является обязательным. Нужный
платежный документ можно выбрать из соответствующего
реестра документов. Если по каким-то причинам документ в
реестре отсутствует, то дату и сумму платежа необходимо
ввести вручную.
Запись на вычет уплаченного НДС формируется на основе
счета-фактуры на продажу, по которому уже сформирована
запись в книгу продаж, т.е. данная запись предназначается для
вычета суммы НДС, излишне занесенной в книгу продаж.
Запись на вычет уплаченного НДС формируется только
вручную – либо из счета-фактуры/реестра счетов-фактур на
продажу (кнопка Регистрация), либо из счета-фактуры на
аванс полученный, либо из реестра книги покупок. Выбор
счета-фактуры на продажу при этом обязателен. Дату и сумму
вычета (полного или частичного) необходимо ввести
вручную. После формирования записи на вычет НДС, по
этому счету-фактуре на продажу можно снова формировать
записи в книгу продаж – т.е. записи, имеющие тип Отгрузка.
Запись на вычет аванса полученного формируется на основании
счета-фактуры на аванс полученный (разнесенного в книгу
продаж) и счета-фактуры на отгрузку ТМЦ, разнесенного в
книгу продаж, т.е. данная запись предназначена для вычета
НДС по авансу полученному, который был зарегистрирован в
книге продаж по факту формирования авансового счетафактуры. Запись формируется автоматически – при
355
Система БЭСТ-5. Основы
использовании кнопки Платежи в счете-фактуре на
продажу. Данную запись можно сформировать и вручную –
либо из счета-фактуры на продажу/реестра счетов-фактур
(кнопка Регистрация), либо из счета-фактуры на аванс
полученный (кнопка Регистрация), либо из реестра книги
покупок. При ручном формировании записи выбор счетафактуры на продажу и счета-фактуры на аванс полученный
является обязательным.
Запись на возврат аванса полученного формируется на основании
счета-фактуры на аванс полученный (разнесенного в книгу
продаж), в том случае, если сумма аванса возвращается.
Данная запись может быть сформирована вручную: либо из
счета-фактуры на аванс полученный/реестра счетов-фактур
(кнопка Регистрация), либо из реестра книги покупок. При
ручном формировании записи выбор счета-фактуры является
обязательным. Нужный платежный документ на возврат
денежных средств можно выбрать из соответствующего
реестра документов. Если по каких-то причинам документ
отсутствует, то дату и сумму возврата необходимо ввести
вручную.
Запись Прочие, отражающая прочие покупки, предназначена для
формирования книги покупок без использования счетовфактур.
Записи книги продаж
В книге продаж предусмотрены следующие виды записей
(Рисунок 9-43):
 Отгрузка;
 Аванс полученный;
 Восстановление НДС;
356
Система БЭСТ-5. Основы




Восстановление аванса уплаченного;
Возврат аванса уплаченного;
Прочие платежи;
Прочие.
Запись по регистрации отгрузки формируется на основании
счета-фактуры на продажу – по факту отгрузки
ТМЦ/выполнения работ. Такая запись формируется при
сохранении счета-фактуры, если счет-фактура был
сформирован на основе документа склада/акта выполненных
работ – либо автоматически, либо по запросу
(это
регулируется в рамках настройки параметров приложения
КНИГА ПОКУПОК-ПРОДАЖ).
Рисунок 9-43 Пример записи книги продаж
В том случае, если счет-фактура был сформирован вручную –
без использования документа склада/акта выполненных
работ, то запись автоматически или по запросу не
формируется. Тогда соответствующую запись нужно
357
Система БЭСТ-5. Основы
сформировать вручную – либо из счета-фактуры/реестра
счетов-фактур (кнопка Регистрация), либо из реестра книги
продаж. При ручном формировании записи выбор счетафактуры обязателен. Нужный документ отгрузки/акт
выполненных работ можно выбрать из соответствующего
реестра документов. Если по каких-то причинам документ в
реестре отсутствует, то дату и сумму отгрузки необходимо
ввести вручную.
Запись на аванс полученный формируется на основании
авансового счета-фактуры, отражающего авансовые платежи,
поступившие в счет предстоящей отгрузки/выполнения
работ. Запись формируется автоматически – при сохранении
авансового
счета-фактуры,
если
счет-фактура
был
сформирован на основе приходного платежного документа.
В том случае, если авансовый счет-фактура сформирован
вручную без использования платежного документа, то запись
автоматически не формируется. Тогда данную запись
необходимо сформировать вручную – либо из счетафактуры/реестра счетов-фактур (кнопка Регистрация), либо
из реестра книги продаж.
Запись на восстановление НДС формируется на основе счетафактуры на закупку, по которому уже была сформирована
запись в книгу покупок. Она предназначена для
восстановления суммы НДС, ранее принятой к вычету.
Данная запись формируется только вручную – либо из счетафактуры на закупку/реестра счетов-фактур (кнопка
Регистрация), либо из реестра книги продаж. Выбор счетафактуры на закупку обязателен. Дату и сумму восстановления
(полного или частичного) необходимо ввести вручную.
После формирования записи на восстановление НДС по
закупочному счету-фактуре можно снова формировать
358
Система БЭСТ-5. Основы
записи в книгу покупок (тип записи – Оприходование).
Запись на восстановление аванса уплаченного формируется на
основании
счета-фактуры
на
аванс
уплаченный
(разнесенного в книгу покупок) и счета-фактуры на
оприходование ТМЦ, разнесенного в книгу покупок, т.е.
данная запись предназначена для восстановления НДС по
авансу уплаченному, который был принят к вычету по факту
получения авансового счета-фактуры от поставщика. Запись
формируется автоматически при использовании в счетефактуре на закупку кнопки Платежи. Данную запись можно
сформировать и вручную: либо из закупочного счетафактуры/реестра счетов-фактур (кнопка Регистрация), либо
из счета-фактуры на аванс уплаченный
(кнопка
Регистрация), либо из реестра книги продаж.
Запись на возврат аванса уплаченного формируется на основании
счета-фактуры на аванс уплаченный (разнесенного в книгу
покупок), в том случае, если сумма аванса возвращается
покупателю. Данную запись можно сформировать вручную:
либо из счета-фактуры на аванс уплаченный/реестра счетовфактур (кнопка Регистрация), либо из реестра книги
продаж. При ручном формировании записи выбор счетафактуры является обязательным. Нужный платежный
документ на возврат денежных средств можно выбрать из
соответствующего реестра документов. Если по каких-то
причинам документ отсутствует, то дату и сумму возврата
необходимо ввести вручную.
Запись, отражающая прочие платежи, формируется на
основании счета-фактуры на платежи, не являющиеся
авансами в счет предстоящей поставки/выполнения работ.
Запись формируется автоматически – при сохранении счетафактуры, если счет-фактура был сформирован на основе
359
Система БЭСТ-5. Основы
платежного документа. В том случае, если счет-фактура был
сформирован вручную без использования платежного
документа, то запись автоматически не формируется. Тогда ее
надо сформировать вручную: либо из счета-фактуры/реестра
счетов-фактур (кнопка Регистрация), либо из реестра книги
продаж. При ручном формировании записи выбор счетафактуры обязателен. Нужный платежный документ можно
выбрать из соответствующего реестра документов. Если по
каких-то причинам документ отсутствует, то дату и сумму
необходимо ввести вручную.
Запись Прочие, отражающая прочие продажи, предназначена
для формирования книги продаж без использования счетовфактур.
Заполнение
дополнительных
книгах покупок и продаж
листов
в
Если по истечении налогового периода были выявлены
ошибки в счетах-фактурах, то записи по этим счетам
аннулируются с включением их в дополнительный лист
книги покупок/продаж за этот период. Для этого в реестре
счетов-фактур используется команда Аннулировать записи в
книге, вызываемая нажатием кнопки Операции. Эта команда
аннулирует все записи по счету-фактуре, на котором
установлен курсор. После аннулирования счет-фактуру
можно откорректировать. Если по этому счету-фактуре не
были созданы новые записи в книгу, то аннулированные
записи можно восстановить при помощи соответствующего
пункта меню, доступного при нажатии кнопки Операции.
После корректировки счета-фактуры и формирования по
нему новых записей система предложит включить их в
нужный дополнительный лист – либо в уже существующий
360
Система БЭСТ-5. Основы
дополнительный лист, либо в новый, вновь создаваемый
лист.
В том случае, если по каким-то причинам необходимо
создать
записи
в
дополнительные
листы
книги
покупок/продаж, то дополнительный лист за налоговый
период можно выбрать в соответствующем поле любой
записи книги покупок/продаж.
Проводки на счета расчетов по НДС
При необходимости, Вы можете сформировать проводки на
счета расчетов по НДС по записям в книги покупок и
продаж. Подготовка проводок осуществляется либо с
использованием механизма типовых операций, либо
вручную. Предварительная настройка типовых операций
выполняется в режиме (Справочники \ Типовые операции). Само
формирование проводок может выполняться либо в режиме
работы с соответствующей записью книги – на закладке
Проводки, либо в режиме Книга учета операций данного
приложения. Формирование проводок может выполняться
либо в режиме работы с соответствующей записью книги –
на закладке Проводки, либо в режиме Книга учета
операций данного приложения.
9.2.5.Торговый зал
ТОРГОВЫЙ ЗАЛ – специализированное приложение для
управления продажами в розничной торговле (магазинах).
Оно легко адаптируется к учетной специфике конкретного
торгового предприятия при минимуме затрат на торговое
оборудование и информационные технологии.
Данное приложение обеспечивает:
361
Система БЭСТ-5. Основы
 Полный
количественный
и
суммовой
учет
товародвижения;
 Оперативную информацию о розничных продажах в
любой момент времени и в различных аналитических
срезах: по датам и периодам, операциям, документам,
видам, группам, партиям и потребительским
свойствам товаров(цвета, размеры, сорта и т.д.), а
также по складам, поставщикам, торговым секциям и
др.;
 Полную
поддержку
технологий
штрихового
кодирования;
 Ведение учета с использованием контрольно-кассовой
техники. Обмен данными с широким спектром
кассовых аппаратов различных типов – от POSтерминалов до фискальных регистраторов;
 Взаимодействие со специализированным торговым
оборудованием (сканеры Metrologic, Zebex (ручные,
лазерные,
светодиодные,
многоплоскостные,
встраиваемые)¸ весы (DIGI,CAS – с печатью этикеток)
терминалы сбора данных (Сipher, Symbol)¸ и пр.);
 Ведение прайс-листов на товары;
 Учет продаж методом снятия остатков при отсутствии
количественного учета;
 Интеграцию с известными кассовыми программами
(СуперМаг УКМ, АТОЛ: РМК и др.);
 Формирование документов продажи и возврата
товаров;
 Формирование товарных отчетов;
 Бухгалтерская обработка документов движения.
Приложение ТОРГОВЫЙ ЗАЛ работает только при
наличии приложения ТОВАРЫ. ПРОДУКЦИЯ.
362
Система БЭСТ-5. Основы
Центрами учета в приложении ТОРГОВЫЙ ЗАЛ являются
секции. Секция однозначно определяет место хранения или
продажи товаров. Секции и их основные характеристики
(код, наименование, материально-ответственное лицо)
должны быть описаны либо в Справочнике секций
приложения ТОРГОВЫЙ ЗАЛ, либо в Справочнике
складов и МОЛ приложения ТОВАРЫ.ПРОДУКЦИЯ.
Далее, в приложении ТОВАРЫ.ПРОДУКЦИЯ для секций
настраиваются схемы хранения (т.е. распределение групп
ТМЦ по складам и их привязка к счетам бухгалтерского
учета).
Помимо секций, в приложении ТОРГОВЫЙ ЗАЛ
существуют такие объекты бизнес-структуры, как магазины.
Для их описания применяется Справочник магазинов. В
справочнике определяется список магазинов, по которым
ведется раздельный учет и могут поддерживаться различные
розничные цены.
Магазин может объединять в своем составе несколько секций,
для которых проводится единая ценовая политика. Если же
предприятие имеет несколько магазинов, но во всех этих
магазинах поддерживается единая ценовая политика (т.е. на
одни и те же товары устанавливаются одинаковые отпускные
цены), то в Справочник магазинов рекомендуется ввести
только одну запись – с некоторым обобщающим
наименованием. Другими словами, Справочник магазинов
предназначен к использованию в тех предприятиях
розничной торговли, которые имеют несколько торговых
точек (магазинов), причем в каждой из них ведется свой
собственный прайс-лист.
В приложении предусмотрены специальные настроечные
режимы, управляющие порядком взаимодействия системы
363
Система БЭСТ-5. Основы
БЭСТ-5 с кассовой техникой и весами. Система БЭСТ-5
поддерживает различные схемы торговли:
 Прилавочная торговля (одна касса на один отдел, одна
касса на несколько отделов);
 Самообслуживание (кассы на выходе из торгового
зала);
 Комбинированная схема (различные принципы
расположения касс).
Текущая работа с приложением ТОРГОВЫЙ ЗАЛ
заключается в регистрации розничных продаж и возврата
товаров от покупателей. Документы о продажах (товарные
отчеты) могут быть:
 Автоматически сформированы на основании отчетов
кассовых аппаратов;
 Автоматически
сформированы
на
основании
ведомости остатков;
 Введены вручную.
Документы, оформляющие поступления товаров в секции,
вводятся в приложении ТОВАРЫ. ПРОДУКЦИЯ. Приход
товаров в секции может быть оформлен как внутреннее
перемещение с другого склада, и/или как поступление
непосредственно от поставщика. Все документы – введенные
как в приложении ТОРГОВЫЙ ЗАЛ, так и в приложении
ТОВАРЫ. ПРОДУКЦИЯ – автоматически отражаются в
карточках складского учета. Все данные склада (документы
движения и картотека складского учета) доступны в
приложении ТОРГОВЫЙ ЗАЛ только для просмотра.
Для каждого магазина ведется свой реестр прайс-листов
(текущий прайс-лист и архивные прайс-листы), на основе
которых формируются все отчеты о движении и остатках
364
Система БЭСТ-5. Основы
товаров в розничных ценах, необходимые для целей
оперативного учета. Функции управления прайс-листами
сосредоточены в папке Ведение прайс-листов.
Если в торговом зале (или в отдельных секциях торгового
зала) не ведется текущий количественный учет продаж,
используется режим Снятие остатков. Он предназначен для
формирования ведомости остатков. Каждая ведомость
остатков оформляется как отдельный документ. В ведомость
вносятся остатки,
полученные по результатам описи
(инвентаризации) наличия товаров в секции. Отчет о снятии
остатков может быть сформирован по выбору пользователя –
на основе цен текущего или архивного прайс-листа (в
последнем случае срок его действия должен соответствовать
дате отчета. Для удобства ввода данных на экране открывается
картотека остатков товаров в данной секции. В ней
отображаются остатки, сложившиеся на дату отчета.
Пользователь должен уточнить те позиции, по которым
реальные остатки не соответствуют данным картотеки.
Папка Просмотр документов склада включает в себя два
режима:
 Просмотр документов движения;
 Картотека складского учета.
В первом из них доступны для просмотра документы
складского учета (прихода и расхода), структурированные по
секциям торгового зала. Режимы ввода, корректировки и
удаления документов отключены.
Во втором режиме можно просмотреть картотеку складского
учета для секций торгового зала. В этом случае возможен
только просмотр данных. Ввод, исправление или удаление
информации не предусмотрены. Единственное действие по
365
Система БЭСТ-5. Основы
изменению, которое разрешается в этом режиме –
автоматическое уточнение текущих остатков по номенклатуре
после просмотра движения по карточке.
Режимы,
включенные
в
папку
Экспорт-Импорт,
обеспечивают взаимосвязь приложения с кассовыми
аппаратами и электронными весами.
Как и в любом другом приложении системы БЭСТ-5, в
приложении ТОРГОВЫЙ ЗАЛ существует режим
Формирование отчетов. В нем можно получить
разнообразные отчеты и справки по розничным продажам.
9.2.6.Автотранспорт
Приложение АВТОТРАНСПОРТ адресовано торговым
или промышленным предприятиям, имеющим транспортные
подразделения и выполняющим перевозки легковым или
грузовым автотранспортом для собственных нужд.
Приложение обеспечивает выполнение следующих функций:
 Ведение картотеки подвижного состава: автомобилей
и прицепов. Карточка подвижного состава имеет
ссылку на инвентарные объекты картотеки основных
средств из приложения ИМУЩЕСТВО;
 Ведение картотеки водителей. Карточка водителей
имеет ссылку на карточку сотрудника предприятия из
приложения ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА;
 Учет аккумуляторов и шин, установленных на
транспортных средствах;
 Формирование путевых листов;
 Учет транспортной работы автомобиля по данным
путевых листов с последующей передачей данных в
приложение
ИМУЩЕСТВО
для
расчета
366
Система БЭСТ-5. Основы
амортизации;
 Учет работы водителей по данным путевых листов.
Расчет
оплаты
водителей
за
выполнение
транспортной работы. Передача информации об
оплате в приложение ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА;
 Учет ГСМ, выданных водителям со складов
предприятия,
взаимодействие
с
приложением
СЫРЬЕ. МАТЕРИАЛЫ;
 Учет заправки автомобилей на АЗС;
 Списание ГСМ на эксплуатацию транспортных
средств по фактическому расходу и с учетом норм;
 Формирование проводок по движению ГСМ на счета
бухгалтерского учета.
Автомобили
в
рассматриваемом
приложении
классифицируются по типам. Эта классификация
ориентирована на правила расчета нормативного расхода
ГСМ и описана в справочнике Типы автомобилей (папка
Справочники, раздел Автотранспорт). Данный справочник
поставляется в заполненном виде, однако пользователь может
ввести в него новые записи или отредактировать его
содержимое. Для выбранного типа автомобиля Вы можете
задать формулу расчета нормативного расхода топлива.
Данная формула будет использоваться при расчете нормы
расхода топлива по путевому листу. Для типа автомобиля
также можно указать формулу расчета нормативного расхода
смазки. Эта формула будет задействована при расчете нормы
расхода по всем видам смазки по путевому листу.
Основным классификатором данного приложения является
справочник Марки автомобилей, расположенный в папке
(Справочники \ Автотранспорт). Он содержит перечень марок
транспортных средств, используемых на предприятии.
367
Система БЭСТ-5. Основы
Учитываемые транспортные средства могут относиться к
одной из двух категорий: автомобиль и прицеп.
Марка транспортного средства имеет набор присущих ей
характеристических
признаков
(грузоподъемность,
вместимость и пр.). Помимо этого для марки
автотранспортного средства определяются нормы расхода
топлива и тарифы водителей.
Для описания организационной структуры автотранспортных
подразделений и мест «приписки» транспортных средств
используются справочники Автоколонны и Гаражи.
Основные картотеки
Главным хранилищем информации о транспортных
средствах является Картотека автотранспорта. В ней
содержатся карточки (лицевые счета) всего автопарка
предприятия-пользователя.
На каждый автомобиль и на каждый прицеп создается своя
отдельная карточка. Каждая карточка (Рисунок 9-44) содержит
следующую информацию:
 Характеристики автотранспортного средства;
 Для автомобиля – сведения о прицепах, для прицепа –
сведения об автомобиле, к которому присоединен
прицеп;
 Сведения о прикрепленных водителях – только для
автомобилей;
 Сведения о пробеге;
 Сведения о горючем в баке – только для автомобилей;
 Сведения о ремонтах автотранспортного средства;
 Сведения о состоянии аккумуляторов и шин;
368
Система БЭСТ-5. Основы
 Сведения для расчета транспортного налога.
Рисунок 9-44 Карточка транспортного средства
В карточке автомобиля имеется закладка Прицепы, при
нажатии
которой
доступен
реестр
стационарно
(долговременно) закрепленных за ним прицепов. К одному
автомобилю может быть прикреплено несколько разных
прицепов, тогда как один прицеп может быть прикреплен
только к одному автомобилю. Если прицеп открепляется от
автомобиля, он не удаляется из данной таблицы – для него
просто указывают дату открепления. Если прицеп
прикрепляется к автомобилю на один рейс, его можно не
заносить в данный реестр – временное прикрепление можно
отразить непосредственно в путевом листе.
На закладке Водители располагается список водителей,
числящихся
за
данным
автомобилем
и
список
369
Система БЭСТ-5. Основы
сопровождающих его лиц. К одному автомобилю может быть
прикреплено несколько разных водителей с одинаковыми
или разными видами работы. Однако, один водитель может
быть закреплен
только за одним автомобилем. Если
водитель открепляется от автомобиля, запись о нем не
следует удалять из данной таблицы – для него просто
указывается дата открепления. Если водитель или
сопровождающее лицо прикрепляется к автомобилю на один
рейс, его не обязательно заносить в данный список –
временное прикрепление можно отразить непосредственно в
путевом листе.
Персонал, работающий на автомобиле, подразделяется на
три категории:
 Старший водитель;
 Водитель;
 Сопровождающее лицо.
Карточки водителей и лиц, сопровождающих автомобили,
содержатся в Картотеке водителей. Помимо общих
сведений профессионального плана (класс, категории,
удостоверение, водительский стаж и т.д.), карточка содержит
различные данные о работе водителя и исходную
информацию для целей расчета зарплаты. Так, если у
пользователя имеется приложение ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА,
то в поле карточки водителя Табельный номер может быть
указана ссылка на соответствующую карточку персонального
учета, а при нажатии кнопки Перс. карточка будет доступно
содержимое данной карточки. В карточке водителя также
имеется закладка Автомобили, позволяющая увидеть список
машин, на которых работал данный водитель. Нажав кнопку
Работа, Вы можете просмотреть данные всех путевых листов
по этому водителю, а воспользовавшись кнопкой ГСМ –
370
Система БЭСТ-5. Основы
увидеть сведения о движении ГСМ по путевым листам.
Закладки Ремонты, Шины, АКБ предназначены для
хранения информации о ремонтах, шинах и аккумуляторах
транспортного средства соответственно, а
на закладке
Прочее вводятся сведения, необходимые для расчета
транспортного налога.
Для ведения учета работы шин существует Картотека шин.
Она заполняется с помощью ряда вспомогательных
справочников, находящихся в разделе (Справочники \ Шины):
Модели шин, Типоразмеры шин, Нормы пробега.
Данные картотеки шин «подтягиваются» при заполнении
закладки Шины в карточке транспортного средства. В
карточке шины данные о пробеге и данные спидометра
записываются автоматически. При закрытии путевого листа
данные о пробеге автомобиля суммируются в поле Пробег с
нач. экспл. во всех карточках, имеющих ссылку на данный
автомобиль. Если запись об установке шины в карточке
транспортного средства введена с датой, после которой есть
закрытые путевые листы, то пробег по закрытым путевым
листам можно указать в поле Начальный пробег.
Учет работы аккумуляторов ведется в Картотеке
аккумуляторов.
Она
заполняется
с
помощью
вспомогательных справочников, находящихся в разделе
(Справочники \ Аккумуляторы): Типы аккумуляторов и
Эксплуатационные
нормы.
Данные
картотеки
аккумуляторов «подтягиваются» при заполнении закладки
АКБ в карточке автомобиля. В карточке аккумулятора данные
о пробеге формируются автоматически. При закрытии
путевого листа данные о пробеге автомобиля суммируются в
поле Пробег с нач. экспл. во всех карточках, имеющих
ссылку на данный автомобиль. Если по какой-то причине
371
Система БЭСТ-5. Основы
запись об установке аккумулятора в карточке автомобиля
введена с датой, после которой есть закрытые путевые листы,
то пробег по закрытым путевым листам можно указать в поле
Начальный пробег.
Учет ГСМ
ГСМ, предназначенные для эксплуатации автотранспорта и
хранящиеся на предприятии в стационарных хранилищах,
учитывают
средствами
приложения
СЫРЬЕ.
МАТЕРИАЛЫ.
ГСМ, находящиеся в баках транспортных средств,
учитываются в приложении АВТОТРАНСПОРТ. По
правилам бухгалтерского учета такие ГСМ отражаются на
отдельном субсчете счета 10 до момента оформления
путевого листа, фиксирующего факт списания ГСМ на
затраты.
Для целей их сводного количественно-суммового учета в
приложении введены вспомогательные «виртуальные» места
хранения
(склады),
относящиеся
к
транспортным
подразделениям предприятия. Учет ГСМ на таких складах
ведется на стандартных карточках складского учета. Учет
осуществляется либо в разрезе номенклатуры ГСМ, либо, при
партионном способе хранения – в разрезе отдельных партий.
Согласно терминологии, принятой в приложении
АВТОТРАНСПОРТ,
таким
«виртуальным»
местом
хранения ГСМ в баках транспортных средств является склад
транспортного цеха. Под транспортным цехом понимается
собой структурная единица, за которой числятся
транспортные средства предприятия, а также сотрудники,
осуществляющие их эксплуатацию. Информация об этих
372
Система БЭСТ-5. Основы
подразделениях находится в общесистемном справочнике
Структурные
подразделения
и
Справочнике
транспортных цехов (режим Справочники, папка ГСМ).
Склад транспортного цеха представляет собой сводный
объект учета, позволяющий оценить суммарное наличие и
движение ГСМ в баках по транспортному подразделению в
целом – в разрезе номенклатурных позиций и партий.
Детальный количественно-суммовой учет ГСМ в баках
транспортных средств организован для каждого отдельного
транспортного средства категории автомобиль. Такой учет
ведется в карточках транспортных средств – в разрезе
номенклатуры ГСМ и партии.
Учет ГСМ в баках транспортных средств имеет существенную
особенность, связанную с тем, что при ведении
бухгалтерского и складского учета используется единица
массы (кг, тонны), а при учете ГСМ в баках транспортных
средств применяется единица объема (литры, кубометры).
При этом единица массы интерпретируется как основная, а
единица объема – как дополнительная.
Движение ГСМ во всех документах приложения
АВТОТРАНСПОРТ ведется в единицах объема, т.е. в
дополнительной
единице
измерения,
которая
пересчитывается в основную по общим правилам с
использованием коэффициента пересчета – плотности.
Данный коэффициент зависит от температуры воздуха, а,
следовательно, постоянно изменяется.
Учет ГСМ в карточке автотранспорта дополнительно ведется
по видам ГСМ:
 бензин;
 дизельное топливо;
373
Система БЭСТ-5. Основы






сжиженный нефтяной газ;
сжатый природный газ;
моторные масла;
трансмиссионные масла;
специальные масла;
пластичные смазки.
Используемая на предприятии номенклатура ГСМ хранится в
справочнике Номенклатура ГСМ. Этот справочник является
частью Номенклатурного справочника приложения СЫРЬЕ.
МАТЕРИАЛЫ.
Любое изменение остатков ГСМ в баках транспортных
средств, а следовательно, в учетных картотеках, должно быть
оформлено документами.
ГСМ может поступать в бак транспортного средства одним
из двух способов:
 Выдача из стационарного хранилища;
 Заправка на АЗС.
Обе названных операции должны быть оформлены
документами внутреннего перемещения/оприходования
запасов на склады транспортного цеха – т.е. на
соответствующие карточки складского учета. Одновременно
с этим ГСМ приходуется в карточку транспортного средства.
Списание топлива по путевому листу должно быть
оформлено расходным документом со склада транспортного
цеха. При этом ГСМ также списывается с соответствующей
карточки
транспортного
средства.
Документы
на
перемещение,
оприходование
и
списание
ГСМ
соответствуют стандартным видам движений по складам
сырья и материалов.
374
Система БЭСТ-5. Основы
В то же время любое движение ГСМ в баках автомобилей
отслеживается не только по номенклатуре, но и в разрезе
отдельных транспортных средств, водителей и путевых
листов.
Для учета ГСМ в приложении АВТОТРАНСПОРТ
существует группа режимов Учет ГСМ. Функции по
настройке такого учета сосредоточены в режимах (Справочники
\ ГСМ) и Настройка, сервис.
Текущая информация о состоянии запасов ГСМ
отображается в Картотеке ГСМ. Картотека ГСМ входит в
состав Картотеки складского учета приложения СЫРЬЕ.
МАТЕРИАЛЫ и представляет собой совокупность карточек
складского учета по транспортным цехам. Нажав кнопку
Автомобили в выбранной карточке складского учета, Вы
сможете увидеть данные о наличии ГСМ в баках
транспортных средств.
Путевые листы
Путевой лист (Рисунок 9-45) представляет собой документ,
фиксирующий работу водителя и автомобиля. Ведение и
обработка путевых листов осуществляются в режиме
Путевые листы.
Путевой лист
разделы:
содержит
следующие
информационные
 Общий раздел – сведения об автомобиле, прицепах,
водителях и сопровождающих лицах;
 Работа водителя и автомобиля – время выезда и
возвращения в гараж и показания спидометра.
Результаты работы водителя и автомобиля: время в
наряде, пробег, объем перевезенного груза;
375
Система БЭСТ-5. Основы
 Подробное описание задания водителю и данные о
его фактическом выполнении;
 Движение горючего: остаток при выезде и
возвращении, сведения о заправках, фактический
расход топлива и нормативный расход, исчисленный
по данным транспортной работы.
Рисунок 9-45 Путевой лист
Путевой лист может пребывать в одном из двух состояний
(статусов): Открыт и Закрыт.
Закрытие путевого листа означает, что его данные введены
полностью, и он может использоваться бухгалтером для
списания ГСМ, для расчета зарплаты водителей и
сопровождающих лиц за транспортную работу (для
приложения ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА), а также для передачи
данных о пробеге транспортного средства в приложение
ИМУЩЕСТВО.
Ввод исходных данных об отправляемом в рейс автомобиле
осуществляется с использованием Карточки автомобиля
376
Система БЭСТ-5. Основы
(тип, марка, данные о постоянно прикрепленном прицепе и
пр.). Данные о водителе вносятся либо из этой же карточки,
либо из Картотеки водителей (если водитель не бы указан в
карточке автомобиля). По данным выбранной карточки
автоматически заполняются ФИО и табельный номер.
Данные о работе водителя и автомобиля вносятся вручную, за
исключением показания спидометра при выезде. Показание
спидометра при выезде автоматически переносится из
предыдущего по дате путевого листа, выписанного на эту же
автомашину. При необходимости показание спидометра
может быть изменено. Общее правило контроля
правильности заполнения полей экранной формы путевого
листа – значения показателей на момент возвращения
автомобиля должны быть больше, чем значения показателей
на момент его выезда в рейс.
В путевом листе осуществляется расчет общего пробега,
пробега с грузом, время в наряде, объем перевезенного груза,
а также показатели по ГСМ.
Находясь в реестре путевых листов, можно автоматически
сформировать акты списания ГСМ.
Оплата транспортной работы
Оплата транспортной работы заключается в расчете
начислений за транспортную работу водителям и
сопровождающим автотранспорт лицам. При этом речь идет
исключительно о транспортной работе.
Начисления за транспортную работу могут включать:
 Повременную оплату за время работы на
транспортном средстве (данное время определяется
377
Система БЭСТ-5. Основы
согласно путевым листам);
 Сдельную оплату за работу на транспортном средстве
– как правило, это оплата перевезенного груза из
расчета на тонны или тонно-километры, объем
которого также определяется по путевым листам;
 Прочие надбавки за транспортную работу, классность
и пр.
Таким образом, отличительной особенностью любых
начислений за транспортную работу является то, что их
сумма определяется на основании данных о результатах
работы водителя и сопровождающих лиц, полученных при
обработке данных путевых листов. Эти начисления
экспортируются в лицевые счета сотрудников – т.е. в
приложение ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА. Другие начисления,
выходящие
за
рамки
транспортной
работы
и
распространяемые на любой персонал предприятия –
больничные, отпускные и пр., а также налоги и иные
удержания рассчитываются в приложении ЗАРАБОТНАЯ
ПЛАТА в стандартном порядке.
9.2.7.Анализ товаров и услуг
В приложении АНАЛИЗ ТОВАРОВ И УСЛУГ проводится
оперативный анализ ассортимента, закупок и продаж, а также
реализации работ и услуг, ориентированный на менеджеров
среднего и высшего звена. Приложение позволяет
формировать следующие виды отчетов:
 Отчеты по объему продаж в различных разрезах;
 Отчеты с ранжированием продаж по доходу и валовой
прибыли;
 ABC-анализ продаж с управляемым делением
378
Система БЭСТ-5. Основы
объектов на группы;
 Отчеты по остаткам и движению запасов по местам
хранения.
Рисунок 9-46 Пример аналитического отчета по продажам
Отчеты могут быть получены в табличном и графическом
виде – с различной степенью детализации данных (Рисунок
9-46). В качестве исходных данных при получении этих
отчетов используются данные оперативного учета,
накопленные в информационных базах системы БЭСТ-5, а
именно – в приложениях группы ТОРГОВЛЯ (за
исключением приложения СЫРЬЕ. МАТЕРИАЛЫ).
Основной упор в подготовке отчетов сделан именно на
анализе продаж, т.к. продажи являются главным источником
денежных средств торгового предприятия.
В
роли
ключевых
аналитических
показателей,
представленных в отчетах по продажам, выступают валовая
прибыль и выручка (за вычетом НДС, налога с продаж и
акциза).
379
Система БЭСТ-5. Основы
Отчеты по продажам формируются в количественном и/или
стоимостном выражениях. Возможные направления анализа –
периоды времени, группы товаров, покупатели, регионы
продаж, торговые агенты (или менеджеры). В отчетах
предоставляется информация о количестве, валовой
прибыли, средней цене продажи по каждой номенклатурной
позиции за интересующие периоды времени.
При компоновке структуры ассортимента важно установить,
что продается лучше всего и, что, наоборот, неохотно
приобретается покупателями. При этом могут использоваться
самые разные критерии оценки товаров.
Система БЭСТ-5 дает возможность сравнить товары по
приносимой ими выручке и по прибыли. Во-первых, это
позволяет увидеть реальный вклад группы или отдельных
видов товаров в общий итог работы компании, и, во-вторых,
сделать правильный вывод о выгодности конкретной
товарной позиции. Очевидно, что далеко не всегда товар,
дающий наибольшую выручку, может давать и наибольшую
прибыль. Ранжируя товары по выручке и по валовой
прибыли, в БЭСТ-5 можно вывести либо полный список
товаров, либо только «Топ-лист», включающий первые N
позиций с наибольшим значением показателя (выручки или
прибыли).
При ранжировании групп товаров информация может быть
структурирована по покупателям, торговым агентам, регионам
продаж. Аналогично ранжированию продаж, можно
провести ранжирование клиентов. Этот вид анализа удобен
для предприятий с постоянными каналами сбыта и
постоянным составом покупателей. Ранжирование точно
также проводится по выручке и по прибыли. Оно позволяет
обоснованно управлять скидками и надбавками и
380
Система БЭСТ-5. Основы
совершенствовать сбытовую политику фирмы.
БЭСТ-5 реализует и такой вид анализа, как АВС-анализ
продаж. Он представляет собой группировку товаров по
выбранному критерию (выручке или прибыли). А, В и С –
условное деление проданных товарных позиций на категории
по степени «вклада» в итоговый показатель, выбранный при
подготовке отчета (выручку или прибыль).
При анализе продаж не менее важно знать их динамику, т.е.
то, как они меняются с течением времени. В качестве
анализируемых периодов времени могут быть выбраны сутки,
неделя, месяц, квартал и год.
Регулярное составление отчетов о закупках, осуществляемое с
помощью этого приложения, позволит выстроить
эффективные отношения с Вашими поставщиками. Так,
например, Вы можете построить рейтинг Ваших
поставщиков (т.е. провести их ранжирование). Ранжирование
делается по стоимости поставки или по фактической
стоимости поступления.
Большое внимание в системе БЭСТ-5 уделяется анализу
товарных запасов. Анализ запасов позволит повысить
оборачиваемость денежных средств за счет контроля затрат
на приобретение неликвидных товарных позиций и
оптимально спланировать будущие закупки, обеспечив товар
в необходимом количестве.
Принципы работы с приложением предельно просты. В
меню приложения Вы выбираете нужный вид и форму
отчета, указываете требуемые виды аналитических срезов,
вариант его представления (табличный и/или графический
вид), после чего система выдаст построенный отчет на экран.
Полученный отчет может быть выведен на печать или
381
Система БЭСТ-5. Основы
сохранен в файле. Если Вы выбрали графический вариант
представления данных, то также можно и указать и желаемый
способ построения графика: столбчатая или круговая
диаграмма.
9.2.8.Мобильная торговля
Приложение МОБИЛЬНАЯ ТОРГОВЛЯ обеспечивает
взаимодействие
системы
БЭСТ-5
с
популярной
автоматизированной системой управления мобильной
торговлей ОПТИМУМ (разработчик – группа компаний
CDC).
Система ОПТИМУМ предназначена для организации учета
работы
мобильных
торговых
представителей
с
использованием
карманных
компьютеров
(КПК),
функционирующих под управлением Microsoft Windows
Mobile (Pocket PC) или Palm OS. Система ОПТИМУМ
позволяет работать по различным бизнес-схемам:
 Сбор предварительных заказов в торговых точках (Pre
Selling),
 Прямая доставка товаров – «продажа с колес» (Van
Selling),
 Сбор маркетинговой информации (ассортимент,
цены, остатки и пр.).
В системе ОПТИМУМ имеется центральный сервер на базе
MS SQL, который накапливает информацию о мобильной
торговле. Торговые агенты используют карманные
персональные компьютеры, которые связываются с
центральной базой данных через Mobile Application Server.
Связь может быть прямой – в рамках локальной сети или
через мобильные телефоны. Перед началом работы в КПК
382
Система БЭСТ-5. Основы
загружаются необходимые сведения из центральной базы
данных. Далее агенты используют КПК для сбора заказов,
оформления продаж или маркетинговой деятельности.
Накопленная информация передается в центральную базу
данных.
Функции приложения МОБИЛЬНАЯ ТОРГОВЛЯ по
интеграции обеих систем заключаются в следующем:
 Формирование данных, которые отсутствуют в
системе БЭСТ-5, но необходимы для работы
программы ОПТИМУМ;
 Преобразование данных в системе БЭСТ-5 к виду,
который распознается системой ОПТИМУМ, а также
преобразование информации, поступающей из
ОПТИМУМ в систему БЭСТ-5;
 Экспорт/импорт документов (накладные, заказы);
 Синхронизация данных в обоих программных
комплексах: основные классификаторы (списки
торговых агентов, клиентов, товаров, складов), данные
об остатках товаров и
текущей задолженности
клиентов.
9.3. Группа «Производство»
Приложения, относящиеся к группе ПРОИЗВОДСТВО,
обеспечивают выполнение функций настройки параметров
производственного
процесса
и
производственной
инфраструктуры, планирования объемов производства,
расчета календарных графиков производства, потребностей в
материальных ресурсах, контроля хода производства, учета
материалов,
продукции,
полуфабрикатов
и
брака,
формирования производственной отчетности и калькуляции
383
Система БЭСТ-5. Основы
затрат на производство.
Группа ПРОИЗВОДСТВО включает в себя следующие
приложения:
 ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОИЗВОДСТВА;
 УЧЕТ ПРОИЗВОДСТВА.
9.3.1.Планирование производства
Данное
приложение
решает
задачи
оперативного
планирования
на
сборочном
производстве.
Оно
предназначено для разработки плана выпуска продукции и
полуфабрикатов, исходя из заявленного спроса от внешних и
внутренних потребителей. Приложение реализует методику
периодического
дискретного
планирования
с
возможностью детализации плана в рамках периода.
В процессе дискретного планирования все плановые
документы создаются из расчета на месяц. При этом план за
следующий календарный месяц не зависит от результатов
выполнения плана за предыдущий месяц.
Приложение обеспечивает выполнение следующих функций:
 Формирование объемно-календарного плана для
производства продукции «на заказ» и «на склад». В
плане объединяются все потребности. Даже если
продукция производится на заказ, здесь можно ввести
дополнительный
заказ,
исходя
из
общих
представлений о сбыте. Например, в начале месяца
заказы еще не собраны, а производить продукцию уже
требуется;
 Формирование план-графика выпуска продукции и
полуфабрикатов;
384
Система БЭСТ-5. Основы
 Подготовка наряд - заданий цехам на изготовление
полуфабрикатов и готовой продукции;
 Формирование плана потребности в материалах и
полуфабрикатах, формирование лимитно-заборных
карт с контролем отпуска материалов по ним;
 Формирование отчетов по планированию.
Общие принципы планирования
Планирование производства в системе БЭСТ-5 выполняется в
несколько этапов. На первом этапе формируется Объемнокалендарный план производства (ОКПП) – документ,
формирующий потребность в продукции и полуфабрикатах
на основе источников, внешних по отношению к
приложению УЧЕТ ПРОИЗВОДСТВА – т.е. так
называемый независимый спрос.
В общем случае, такими внешними источниками могут
являться:




Прогнозы продаж;
Заказы клиентов;
Внутренние заказы;
Иные источники.
В приложении ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОИЗВОДСТВА в
качестве внешних источников формирования плана
производства выступают сводные заказы, формируемые в
приложении ПРОДАЖИ. КЛИЕНТЫ.
В процессе планирования данные из этих источников
объединяются по определенному алгоритму, в результате
чего формируется объемно-календарный план производства
на соответствующий период. ОКПП составляется не для
конкретных подразделений, а для предприятия в целом. Он
385
Система БЭСТ-5. Основы
может включать в себя как конечную продукцию, так и
полуфабрикаты (в том случае, если, например, предприятие
наряду с готовой продукцией торгует различными
комплектующими). На один и тот же период может быть
сформировано несколько ОКПП.
Одним из важнейших понятий данного приложения является
понятие рабочего центра. Рабочим центром называется
место выполнения производственных процессов. В
производственной практике к этому термину наиболее
близок термин «участок». На небольших производствах
понятие «рабочий центр» – то же самое, что и цех.
Если за один и тот же плановый период было сформировано
несколько плановых документов (ОКПП), то последующие
планы
дополняют
данные
предыдущих
планов,
сформированных за тот же период. Когда к одному и тому же
периоду относится несколько планов, то их выполнение
контролируется раздельно – т.е. планы отслеживаются
независимо друг от друга.
После того, как ОКПП сформирован, указанные в нем
полуфабрикаты/продукция
будут
последовательно
разузлованы по компонентам – до уровня покупных
материалов и полуфабрикатов. Разузлование выполняется на
основе сборочных спецификаций, создаваемых в
приложении УЧЕТ ПРОИЗВОДСТВА. Таким образом,
формируется зависимый спрос: В результате разузлования
будут созданы следующие документы:
 Календарный план-график выпуска продукции и
полуфабрикатов собственного производства для
каждого рабочего центра (режим План-график
выпуска). Для каждого отдельно взятого рабочего
386
Система БЭСТ-5. Основы
центра план-график определяет номенклатуру и
количество продукции и/или полуфабрикатов,
которые он должен выпустить за плановый период. В
свою очередь план-график является источником для
формирования наряд-заданий производственным
цехам;
 Общая
потребность
в
полуфабрикатах
(группа
материалах
и
режимов
План
потребности). В режимах, которые находятся в этой
папке, для каждого цеха определяется потребность в
покупных материалах и полуфабрикатах. Здесь также
определяется
потребность
в
полуфабрикатах
собственного производства, которые данный цех
должен получить со складов сырья, межцеховых
кладовых или из смежных цехов для выполнения
план-графика. Данные о покупных компонентах и о
компонентах
собственного
производства
отображаются раздельно. В свою очередь, на основе
общей
потребности
для
рабочих
центров
формируются
лимитно-заборные
карты
на
получение материалов и полуфабрикатов. Лимитнозаборные карты создаются отдельно для покупных
компонентов
и
отдельно
для
компонентов
собственного производства.
Объемно-календарный план производства
Принципы подготовки ОКПП заключаются в следующем.
Напомним, что периодом производственного планирования
в системе БЭСТ-5 является календарный месяц. В рамках этого
календарного месяца данные некоторых плановых
документов могут быть разделены на более мелкие периоды –
сутки. При этом разделение на сутки используется только для
387
Система БЭСТ-5. Основы
контроля хода производства: отдельные документы за
интервалы времени менее месяца не формируются.
На один и тот же календарный период может быть
сформировано несколько ОКПП. При этом один из них
позиционируется как основной, а остальные – как
дополнительные.
Рисунок 9-47 Объемно-календарный план производства
Дополнительный план может быть сформирован в том
случае, если после утверждения и запуска в производство
основного плана на предприятии было решено
скорректировать его объемы на плановый период. Такая
возможность корректировки определяется в рамках
настройки параметров приложения. Отметим, что
дополнительные планы могут как увеличивать, так и
уменьшать значения числовых данных, представленных в
основном плане.
Основной и дополнительный планы независимы друг от
388
Система БЭСТ-5. Основы
друга. Для каждого плана (как основного, так и
дополнительного) формируется собственный комплект
плановых документов: план-график, потребность в
материалах, наряд- задания, лимитно-заборные карты.
ОКПП (Рисунок 9-47) формируется в одноименном режиме
на основании следующих внешних источников:
 Производство на заказ. В этом случае потребность в
продукции планируется на основе объемов
продукции, взятых из сводных заказов покупателей.
Эта потребность формируется автоматически – при
помощи специальной расчетной процедуры;
 Производство на склад. В этом случае потребность в
продукции
формируется маркетинговой службой
предприятия – без учета заказов клиентов. В текущем
релизе
приложения
ПЛАНИРОВАНИЕ
ПРОИЗВОДСТВА данные об этой потребности
вводятся вручную. При этом также принимаются
заказы клиентов, однако, в отличие от производства на
заказ, они не влияют на объемы планирования.
В результате суммирования данных по этим двум видам
потребностей в приложении формируется итоговый
ОКПП. По желанию пользователя количество, полученное
по той или иной позиции итогового ОКПП, может быть
скорректировано – т.е. либо уменьшено с учетом остатков на
различных местах хранения, либо увеличено на величину
страхового запаса, либо до достижения требуемого объема
партии. Полный объем корректировок возможен в основном
плане, а в дополнительном – только применительно к
размеру партии. Необходимость внесения таких корректив
определяется пользователем – в режиме настройки
параметров приложения.
389
Система БЭСТ-5. Основы
План-график выпуска продукции
После утверждения ОКПП происходит разузлование его
компонентов. Разузлование выполняется на основании
данных спецификаций. В результате, с одной стороны,
формируется
план-графика
выпуска
продукции
и
полуфабрикатов, и, с другой стороны, плановая потребность
в материалах и покупных полуфабрикатах.
Рисунок 9-48 План-график выпуска продукции
План-график выпуска продукции (ПГВ) (Рисунок 9-48)
формируется по каждому конкретному цеху. Его строки
представляют
собой
наименования
продукции
и
полуфабрикатов/элементов/узлов,
входящих
в
эту
продукцию, данные об их номенклатурном номере и группе,
к которой они относятся.
По каждой строке указаны количества, которые следует
выпустить, и сформированы графики выпуска – с
распределением этих количеств по датам, лежащим в
390
Система БЭСТ-5. Основы
границах планового периода. Для каждого компонента также
рассчитывается трудоемкость изготовления.
Ввод и корректировка данных в этом режиме не
производятся. Здесь предусмотрены только процедура
расчета плана, формирования и удаления наряд-заданий.
План потребности
Как и план-график выпуска продукции, план потребности в
материалах и полуфабрикатах является результатом
разузлования
ОКПП,
выполняемого
на
основе
спецификаций.
Формирование плана потребности в материальных ресурсах,
необходимых для производства продукции, осуществляется с
помощью группы режимов, находящихся в папке План
потребности.
Первый из этих режимов – Полуфабрикаты – предназначен
для
определения
потребности
в
полуфабрикатах,
используемых для производства продукции, указанной в
ОКПП и выпускаемых силами предприятия. Второй –
Материалы – определяет потребность в материалах,
используемых при производстве данной продукции и ее
компонентах, а также в полуфабрикатах покупного
происхождения.
Расчет общей потребности в материалах и полуфабрикатах
(ОПМП) выполняется с помощью единой расчетной
процедуры – совместно с расчетом ПГВ. Данный расчет
может быть запущен как из реестра ПГВ, так и
непосредственно из реестров ОПМП. После расчета
сформированный ОПМП отображается на экране.
391
Система БЭСТ-5. Основы
Рисунок 9-49 План потребности в полуфабрикатах
Каждая строка плана потребности в полуфабрикатах
(Рисунок 9-49) содержит наименование полуфабриката,
сведения о его номенклатурном номере и номенклатурной
группе, код спецификации, на основе которой он
изготавливается, требуемое количество и название
потребляющего рабочего центра.
В строках плана потребности в материалах указаны группа,
номенклатурный номер, название материала, аналитический
признак (т.е. аналитика этой номенклатуры, если она
имеется), количество и потребляющий цех. Ввод и
корректировка данных в обоих режимах не предусмотрены.
Они предназначены для выполнения расчета содержимого
планов, формирования и удаления лимитно-заборных карт.
Расчет количества компонентов, необходимых для
производства изделий, выполняется с учетом допустимой
нормы отхода, указанной в спецификации продукции. При
планировании потребности в материалах предполагается, что
392
Система БЭСТ-5. Основы
остатки, находящиеся в цехах, используются для выполнения
предыдущих производственных планов.
Наряд-задания
Наряд-задания (также называемые маршрутными листами) –
это плановые документы, формируемые на основании планграфика выпуска готовой продукции и полуфабрикатов
(Рисунок 9-50). По сути, они представляют собой задания для
рабочих центров.
Рисунок 9-50 Наряд-задание
Реестр Наряд-задания находится в приложении УЧЕТ
ПРОИЗВОДСТВА – в разделе Сборочное производство.
Создавать и удалять документы в нем НЕЛЬЗЯ. Данные
действия выполняются с помощью специального пункта
меню в режиме План-график выпуска приложения
ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОИЗВОДСТВА.
Наряд-задания формируются для каждого рабочего центра
393
Система БЭСТ-5. Основы
на каждый выпускаемый полуфабрикат.
В заголовке документа присутствуют поля, сформированные
на основе план-графика выпуска: номер объемнокалендарного
плана
на
месяц
(основного
или
дополнительного),
код
рабочего
центра,
группа,
номенклатурный номер и код спецификации выпускаемой
продукции, а также плановое количество изделий к выпуску и
плановая трудоемкость изготовления, рассчитанная на основе
трудоемкости по спецификации.
Фактические данные, присутствующие в заголовке нарядзадания, рассчитываются на основе актов учета выработки
следующим образом:
 Фактическое
количество
годных
изделий
рассчитывается на основе количества выполненных
операций
стандартного
качества,
имеющих
максимальный порядковый номер;
 Трудоемкость
изготовления
годных
изделий
рассчитывается путем умножения количества годных
изделий на трудоемкость выпуска одного изделия
согласно спецификации;
 Общая трудоемкость вычисляется как суммарная
трудоемкость всех операций;
 Трудоемкость
выпуска
бракованных
изделий
представляет собой суммарную трудоемкость всех
операций по выпуску исправимого и неисправимого
брака.
Строки наряд-задания – это плановый перечень операций,
которые необходимо выполнить в рабочем центре для
изготовления изделия в соответствии с его спецификацией.
Операции отсортированы по порядковым номерам их
394
Система БЭСТ-5. Основы
выполнения. Для каждой операции представлены плановые и
фактические данные по ее выполнению.
Чтобы просмотреть детальные данные по отдельно взятой
операции, необходимо нажать клавишу <Enter> на строке с
этой операцией или использовать команду Расшифровка
строки (кнопка Операции). Форма просмотра детальных
данных по операции состоит из заголовка и строк. В
заголовке формы просмотра операции присутствуют поля,
сформированные по операции на основе план-графика
выпуска: код, наименование и трудоемкость операции, а
также плановое количество к выполнению и плановая
трудоемкость выполнения одной операции.
Фактические данные в заголовке операции рассчитываются
на основе актов учета выработки. Заметим, что акты учета
выработки, также могут вводиться и из наряд-заданий.

Если у Вас отсутствует данное
приложение, то в приложении
УЧЕТ
ПРОИЗВОДСТВА
предусмотрен
режим
«Учет
выработки». Он предназначен
для
ввода
фактических
данных
о
выработке.
Лимитно-заборные карты
Лимитно-заборные карты (ЛЗК) – это своего рода
внутренние заказы на материалы, покупные полуфабрикаты и
полуфабрикаты собственного производства от рабочих
центров. ЛЗК содержат перечень и количество материалов и
полуфабрикатов, которые должны быть переданы в рабочий
центр для выполнения месячного плана производства.
395
Система БЭСТ-5. Основы
Реестр
ЛЗК
находится
в
приложении
УЧЕТ
ПРОИЗВОДСТВА – в разделе Сборочное производство.
Вводить ЛЗК вручную НЕЛЬЗЯ. Если у Вас нет приложения
ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОИЗВОДСТВА, то выдача
материалов производится по требованиям на отпуск без
использования ЛЗК.
Рисунок 9-51 Лимитно-заборная карта
ЛЗК (Рисунок 9-51) формируются автоматически – на основе
общего плана потребности в материалах и полуфабрикатах,
рассчитанного
в
приложении
ПЛАНИРОВАНИЕ
ПРОИЗВОДСТВА.
ЛЗК формируются на полный объем потребности –
независимо того, есть ли на предприятии ТМЦ в указанном
количестве, а также независимо от того, есть ли данные ТМЦ
в рабочем центре-потребителе.
На основе ЛЗК производится фактический отпуск
материалов в производство – в объемах, не превышающих
396
Система БЭСТ-5. Основы
предусмотренные лимиты.
ЛЗК формируется на месяц для каждого рабочего центра.
При этом на покупные материалы и полуфабрикаты
собственного производства создаются отдельные ЛЗК.
Формирование ЛЗК из плана потребности не является
обязательным – пользователь может сформировать для
рабочего центра оба документа или один из них. По каждому
ОКПП (основному и дополнительному) формируются
отдельные ЛЗК.
Отпуск товарно-материальных ценностей по ЛЗК может
производиться с разных мест хранения и в несколько
приемов. При каждом отпуске ТМЦ формируются обычные
документы на передачу в производство. Излишки ТМЦ,
полученных по ЛЗК, могут быть возвращены на место
хранения.
Если
ЛЗК
формируется
на
основе
дополнительных планов с отрицательным количеством
(отмена выпуска), то количество по позиции в ЛЗК также
отрицательное. По такой позиции можно оформить только
документ на возврат.
Таким образом, ЛЗК содержит ссылку на соответствующие
ОКПП и рабочий центр, тип фигурирующих в ней ТМЦ –
Материалы или Полуфабрикаты. В строках указываются
группа, номенклатурный номер и наименование отпускаемого
вида ТМЦ, спецификация, количество и единицы измерения.
Количество по позиции в реестре строк лимитно-заборной
карты – это не что иное, как общее количество к отпуску.
Сведения об отпущенном количестве и остатке к отпуску по
позиции, на которой стоит курсор, располагаются в
подстрочнике формы.
397
Система БЭСТ-5. Основы
9.3.2.Учет производства
Приложение УЧЕТ ПРОИЗВОДСТВА
предприятиям следующих категорий:
адресовано
 Предприятиям с производством сборочного типа,
осуществляющим как серийный выпуск продукции, так
и выпуск продукции на заказ. Под производством
продукции на заказ в системе БЭСТ-5 подразумевается
сборка изделий с использованием типовых элементов
и типовых технологий – с учетом запросов
конкретного потребителя. В частности, подобная
сборка
широко
практикуется
в
мебельном
производстве, при пошиве готовой одежды и пр.;
 Предприятиям с так называемым комплексным
производством,
где
на
основе
единого
технологического процесса обработки сырья по
окончании
одного
производственного
цикла
одновременно вырабатывается два и более видов
продукции. Комплексное производство характерно
для
таких
отраслей,
как
нефтепереработка,
деревообработка,
молочная
промышленность,
мясопереработка и др. Затраты на производство на
таких предприятиях будут иметь отношение сразу к
нескольким видам продуктов и, соответственно,
вызывать необходимость распределения между ними
(относительно какой-либо базы).
Для каждого типа производства в приложении предусмотрена
соответствующая группа режимов, позволяющих решать
актуальные для него задачи. Это режимы Сборочное
производство и Комплексное производство, разборка
соответственно. На сборочное производство также
398
Система БЭСТ-5. Основы
ориентированы режимы (Работа с картотекой \ Спецификация
продукции), (Работа с картотекой \ Список замен). Ряд режимов
используется для организации учета на обоих типах
производств – например, Номенклатурный справочник,
Картотека запасов в производстве, Распределение
накладных расходов, Прейскуранты плановых цен и др.
То же самое относится к настроечным режимам,
сосредоточенным в папке Настройка, справочники.
Общие принципы производственного учета
Производственный учет в системе БЭСТ-5 ведется на уровне
следующих структурных подразделений:
 Сырьевых складов, на которых хранятся покупные
сырье, материалы и полуфабрикаты, поступившие от
поставщиков. Перечень этих мест хранения
определяется в рамках настройки приложения
СЫРЬЕ. МАТЕРИАЛЫ;
 Межцеховых кладовых, в которых хранятся
покупные сырье, материалы и полуфабрикаты,
переданные в производство, а также полуфабрикаты
собственного изготовления. Как и сырьевые склады,
эти места хранения должны быть описаны
пользователем – в рамках настройки приложения
СЫРЬЕ. МАТЕРИАЛЫ;
 Рабочих центров. Определение рабочего центра
было дано в п.9.3.1;
 Сложных рабочих центров. Сложный рабочий
центр (СРЦ) представляет собой совокупность
технологически или организационно связанных
рабочих центров. К этому термину наиболее близок
термин «Цех»;
399
Система БЭСТ-5. Основы
 Складов
готовой
продукции,
получающих
продукцию из производства и реализующих ее
покупателям. Перечень этих мест хранения
определяется пользователем в рамках настройки
приложения ТОВАРЫ. ПРОДУКЦИЯ. Для данных
мест хранения в настройке должен быть указан тип
склад.
Как следует из только что сказанного, смысловая нагрузка
термина «рабочий центр» целиком и полностью зависит от
специфики производства и структуры производственных
служб предприятия-пользователя. Для описания состава
имеющихся рабочих центров используется Справочник
рабочих центров. Так, при простой линейной структуре
понятие «рабочий центр» – то же самое, что и цех. Для
описания иерархической структуры используются сложные
рабочие центры.
Необходимость использования СРЦ, равно как и отказ от их
применения, определяется в рамках настройки данного
приложения. В случае принятия решения использовать СРЦ,
Вы получаете доступ к заполнению справочника Сложные
рабочие центры. Каждая запись в этом справочнике
характеризуется кодом, наименованием СРЦ, ссылкой на
элемент организационной структуры. Далее для каждого
рабочего центра указывается ссылка на СРЦ, к которому он
относится. Однако наличие этой ссылки не обязательно, т.е.
система допускает самостоятельность рабочего центра.
Функции для сборочного производства
 Ведение спецификаций на сборку продукции с
нормами
расхода
материалов
и
нормами
применяемости полуфабрикатов, а также перечнем
400
Система БЭСТ-5. Основы
производственных операций по изготовлению
изделия;
 Создание конфигурируемых спецификаций для
сборки изделий с учетом запросов конкретных
заказчиков;
 Ведение производственных заказов – единых
сопроводительных документов на продукцию – для
предприятий, работающих исключительно по заказам
клиентов;
 Подетально-пооперационный учет изготовления
продукции в сборочном производстве. Ход
производственного процесса отслеживается на уровне
документов, фиксирующих выпуск готовых изделий, а
также
на
уровне
регистрации
выполнения
производственных операций по их изготовлению;
 Контроль хода производственного процесса Ход
производственного
процесса
отслеживается
с
помощью регистрации актов учета выработки
рабочих производственных служб. В том случае, если
Вы приобрели приложение ПЛАНИРОВАНИЕ
ПРОИЗВОДСТВА, ввод выработки осуществляется
в разрезе наряд-заданий, содержащих плановые
данные по выпуску;
 Учет выпуска продукции по цехам основного
производства. Осуществляется путем формирования
документов на оприходование полуфабрикатов и
конечной продукции в цеховые и межцеховые
кладовые и на склады готовой продукции;
 Учет наличия и движения материалов и
полуфабрикатов на складах сырья, в межцеховых
кладовых и на складах производственных цехов.
Формирование первичных документов, отражающих
401
Система БЭСТ-5. Основы
движение ТМЦ – перемещение сырья и материалов со
складов и межцеховых кладовых в производственные
цеха и внутрицеховое перемещение материалов и
полуфабрикатов;
 Учет
расходования сырья, материалов и
комплектующих на производство готовой
продукции и полуфабрикатов. Расход компонентов
подразделяется на нормативный и фактический. В
системе ведется раздельный учет фактического
расхода компонентов на стандартную и бракованную
продукцию, а также учет материалов в незавершенном
производстве;
 Формирование материального отчета цехов о выпуске
продукции и расходе сырья и материалов за
произвольный период;
 Расчет плановой себестоимости новой или уже
выпускаемой продукции за планируемые периоды.
Расчет производится по следующим элементам затрат:
Материалы, Заработная плата, Прочие (косвенные)
затраты;
 Ежемесячный
расчет
фактической
себестоимости продукции. Обеспечивается расчет
себестоимости каждого полуфабриката собственного
производства и себестоимости конечной готовой
продукции. Расчет производится по следующим
элементам затрат: Материалы, Заработная плата, Прочие
(косвенные) затраты.
Функции для комплексного производства
 Ведение шаблонов ведомостей разборки для описания
технологического процесса преобразования сырья в
402
Система БЭСТ-5. Основы
продукцию;
 Формирование ведомости разборки сырья по
выпускаемым видам продукции;
 Определение фактической стоимости продукции на
основе стоимости сырья и дополнительных затрат
производственного предприятия;
 Формирование документов на списание сырья по
ведомости разборки;
 Формирование документов на оприходование
продукции по ведомости разборки;
 Учет производства продукции и полуфабрикатов по
цехам основного производства.
 Учет запасов и полуфабрикатов на складах, в
межцеховых кладовых и в цехах.
Учет запасов в производстве
Таким местам хранения, как сырьевые склады, межцеховые
кладовые, рабочие центры/цеха и склады готовой продукции,
ставятся в соответствие определенные счета учета ТМЦ.
Определение тех счетов, на которых должен вестись учет
запасов в цеховых кладовых и т.д. (обычно это субсчета 10
счета), а также определение учетных политик на данных
счетах, осуществляется в режиме Настройка, справочники \
Настройка счетов запасов). Привязка номенклатуры к счетам
производится на уровне группы запасов и места хранения.
При настройке для выбора предлагаются только рабочие
центры, присутствующие в Справочнике рабочих центров.
Для настройки счетов затрат в приложении предназначен
специальный режим (Настройка, справочники \ Настройка счетов
затрат). Счета затрат «привязаны» к рабочим центрам и могут
быть использованы при подготовке проводок. Помимо этого,
403
Система БЭСТ-5. Основы
в рамках настройки счетов затрат определяется Объект
отнесения затрат, т.е. правило формирования документов
списания ТМЦ на производство продукции: по рабочему
центру или по номенклатуре продукции.
Справочник групп запасов и Номенклатурный
справочник являются общими для приложений СЫРЬЕ.
МАТЕРИАЛЫ и УЧЕТ ПРОИЗВОДСТВА. Это значит,
что независимо от места их ввода, группы номенклатуры и
номенклатурные
позиции
отображаются
в
обоих
приложениях в полном объеме.
Для тех номенклатурных позиций, которые представляют
собой продукцию, выпускаемую в рабочих центрах/цехах и
подлежащую
передаче
в
приложение
ТОВАРЫ.
ПРОДУКЦИЯ, необходимо установить связь между
номенклатурной позицией
из
приложения
УЧЕТ
ПРОИЗВОДСТВА
и
номенклатурной
позицией
справочника приложения ТОВАРЫ.ПРОДУКЦИЯ. Это
делается
на
закладке
Прочее
Номенклатурного
справочника – в разделе Позиция-Аналог.
Картотека запасов в производстве представляет собой
картотеку учета материальных ценностей, хранящихся в
рабочих центрах и необходимых для производства
продукции.
Справочник партий является общим для приложений
СЫРЬЕ. МАТЕРИАЛЫ и УЧЕТ ПРОИЗВОДСТВА.
Однако при этом необходимо иметь в виду следующее.
Партии, которые вводятся в первом из упомянутых
приложений – не что иное как партии закупки запасов,
характеризуемые неким поставщиком и другими значимыми
атрибутами
поставки.
В
приложении
УЧЕТ
404
Система БЭСТ-5. Основы
ПРОИЗВОДСТВА речь идет о производственных партиях,
созданных именно в нем и используемых для целей учета
полуфабрикатов, готовой продукции и производственного
брака. Производственная партия может иметь собственный
набор атрибутов, отличный от атрибутов закупочной партии.
Если партия была введена в приложении УЧЕТ
ПРОИЗВОДСТВА, то вне зависимости от места ее
отображения, будет использоваться набор атрибутов,
определенных в рамках настройки данного приложения.
В приложении УЧЕТ ПРОИЗВОДСТВА создаются
специальные Прейскуранты плановых цен. Они
используются для формирования цены оприходования ТМЦ
в производство. Их применяют том случае, если учет готовой
продукции на предприятии осуществляется по плановым
ценам.
Если учет продукции ведется по фактическим ценам, то в
течение периода, пока не произведен расчет фактической
себестоимости продукции, в прейскурант плановых цен
необходимо внести предварительную цену, например,
фактическую цену предыдущего месяца. Фактическая цена
текущего месяца после расчета должна быть внесена в
прейскурант, после чего необходимо провести таксировку
документов оприходования продукции.
Для номенклатуры приложения ТОВАРЫ. ПРОДУКЦИЯ
и для номенклатуры приложения СЫРЬЕ. МАТЕРИАЛЫ
создаются отдельные прейскуранты. В первом случае они
используются для оформления документов оприходования на
склады товаров, а во втором – для оформления документов
оприходования материалов на склады и в рабочие центры.
Если одна и та же номенклатура приходуется в обоих
405
Система БЭСТ-5. Основы
приложениях, она должна быть введена в два прейскуранта –
для каждого приложения отдельно. Поэтому в данном
режиме имеется два раздела – Сырье, Материалы и Готовая
продукция.
Сборочное
документы
производство:
основные
Учет в сборочном производстве опирается на документы
производственного учета (документы движения),
фиксирующие факты выпуска полуфабрикатов и готовой
продукции, возникновение брака, движение материалов и
полуфабрикатов между складами и производственными
цехами/рабочими центрами.
Для ввода и хранения этих документов используются
Журналы учета движения. Журналы ведутся в разрезе
видов движения и для каждого рабочего центра в
отдельности.
Для
описания
структуры
выпускаемых
изделий
(полуфабрикатов и готовой продукции) и технологии их
изготовления (т.е. состава и очередности производственных
операций) используются документы специального вида –
спецификации.
Для предприятий, которые выпускают продукцию
исключительно по заказам клиентов, поступающим в
небольших объемах, существуют специальные документы –
производственные заказы. В них содержится вся плановая
информация, необходимая для выполнения конкретного
заказа клиента: данные о продукции и сроках потребности в
ней, задания производственным подразделениям на выпуск
продукции и полуфабрикатов; расчет потребности в
406
Система БЭСТ-5. Основы
материалах и пр.

В рамках одного и того же
предприятия можно одновременно
использовать
две
схемы
планирования:
схему
с
применением
производственных
заказов или стандартную – на основе
объемно-календарного плана.
При формировании производственных отчетов можно
получить информацию как по рабочим центрам, так и по
сложным рабочим центрам (по имеющимся СРЦ в целом или
с группировкой данных по обычным рабочим центрам).
Центральными документами в сборочном производстве
являются Отчеты производства. Они фиксируют
фактический выпуск продукции и полуфабрикатов, а также
расход компонентов на выпуск продукции по нормам и по
факту. Отчеты формируются в разрезе рабочих центров за
период, который определен в настройке приложения для
данного рабочего центра.
Сборочное производство: спецификации
Для каждого вида продукции или полуфабрикатов
собственного
изготовления
следует
подготовить
производственную спецификацию.
Спецификация содержит перечень компонентов (материалов
и полуфабрикатов), из которых изготавливается конкретный
вид полуфабрикатов/продукции, и перечень операций по его
изготовлению.
Изделия, для которых создаются спецификации, могут иметь
407
Система БЭСТ-5. Основы
произвольную, сколь угодно сложную внутреннюю структуру
– т.е. включать в себя компоненты с любым количеством
уровней вложенности. При этом может быть создано любое
количество вариантов спецификации на одно и то же
изделие.
Рисунок 9-52 Спецификация, раздел «Компоненты»
Спецификация полуфабриката/продукции (Рисунок 9-52)
состоит из трех разделов:
 Компоненты, где приводится перечень компонентов,
а также нормы расхода материалов или нормы
применяемости
полуфабрикатов.
При
этом
поддерживаются как «чистовые», так и «черновые»
нормы (т.е. нормы с учетом безвозвратных потерь);
 Маршрут. В данном разделе содержится перечень
операций по изготовлению изделия, указываются
порядок
их
выполнения,
норма
времени,
затрачиваемого на операцию, и цех-исполнитель;
 Брак. Данный раздел содержит список бракованных
408
Система БЭСТ-5. Основы
(некондиционных) изделий, которые могут быть
получены при производстве продукции по данной
спецификации. Для каждой строки этого списка
указываются номенклатурная позиция, на которую
следует оприходовать брак с целью раздельного учета
(т.е. чтобы тем самым отделить его от годной
продукции),
категория
брака
(исправимый/неисправимый), допустимый процент
брака, а также производственная операция, на которой
он возник.
Таким образом, наряду с подетальным учетом продукции в
системе БЭСТ-5 реализован пооперационный учет
производственного
процесса.
Настройка
перечня
производственных
операций
и
их
характеристик
осуществляется в справочнике Операционно-трудовые
нормативы, который находится в приложении ОБЩИЕ
ДАННЫЕ (папка Прочие справочники). Тем самым
система БЭСТ-5 позволяет создать унифицированный
перечень операций, не привязанный к изготовлению
конкретного изделия.
Производственные предприятия часто осуществляют сборку
продукции
по
заказам
конкретных
потребителей.
Характерными
особенностями
такого
сборочного
производства являются:
 Сборка продукции производится из типовых
элементов;
 Сборка выполняется по типовой спецификации, в
которой различные компоненты изделия могут быть
выбраны из нескольких вариантов – например, разный
материал для обивки стульев и пр.;
 Общее количество комбинаций типовых элементов
409
Система БЭСТ-5. Основы
изделия
очень
велико,
и
все
возможные
спецификации не могут быть созданы заранее;
 Конкретная комбинация компонентов для выбора
формируется по заказу клиента. Исходя из результатов
этого выбора, на основе типовой спецификации
конфигурируется спецификация под данный заказ;
 Плановая и фактическая себестоимость, как правило,
формируется на типовое изделие. Однако возможен
расчет себестоимости и на каждую конкретную
конфигурацию изделия.
Следовательно, тот или иной компонент изделия может
существовать в нескольких вариантах. Для описания всех
таких вариантов в приложении имеется справочник Список
замен. Для каждого такого компонента в нем приводится
список допустимых замен. Наиболее часто используемый
вариант называется типовым компонентом. Он является
заголовком данного списка. Другие позиции в этом списке
(т.е. возможные альтернативы для замены) называются
вариантами компонента.
В качестве типового компонента может выступать как
покупной материал (т.е. номенклатура), так и полуфабрикат,
собираемый на данном предприятии (т.е. номенклатура +
соответствующая ей спецификация). В качестве вариантов
для типового компонента могут использоваться материалы и
полуфабрикаты. Если в списке замен нет типового и
остальных компонентов, в качестве типового используется
просто первый из возможных вариантов.
Исходя из этих особенностей, система БЭСТ-5 поддерживает
два типа спецификаций:
 Стандартная.
Спецификация,
410
которая
не
Система БЭСТ-5. Основы
предусматривает выбора компонентов изделия из
нескольких альтернативных вариантов;
 Конфигурируемая.
Используется
на
сборочных
предприятиях, производящих продукцию на заказ и
подразумевает варьирование компонентов изделия с
учетом потребностей конкретного клиента.
Конфигурирование продукции
Конфигурирование продукции под потребности заказчика
производится
следующим
образом.
Формируя
спецификацию на сборку изделия, технолог, наряду с
типовой сборочной спецификацией, создает для каждого
элемента список возможных замен, допустимых в
соответствии с технологией производства.
Соответственно, при приеме заказа (а именно, сводного
заказа) на продукцию, клиенту предоставляется возможность
самостоятельно «спроектировать» изделие, исходя из своих
пожеланий. Фактически он сам создает спецификацию
«модифицированного» вида продукции с использованием
списка возможных вариантов для каждого компонента.
На этапе разработки спецификации также можно
автоматически рассчитать плановую себестоимость и
отпускную цену будущего изделия по предварительно
настроенному шаблону расчета. После утверждения
пользователем предложенной модификации продукции
система автоматически сформирует всю необходимую
технологическую документацию для производственных
приложений. При конфигурировании система отслеживает
уникальность структуры спецификаций.
Утилита
конфигурирования
411
запускается
из
реестра
Система БЭСТ-5. Основы
спецификаций с помощью кнопки Модифик и команды
Новая (или, что одно и то же, клавишами <Ctrl+F4>). После
этого для выбора предлагается список конфигурируемых
спецификаций, отобранных согласно настройке параметра
приложения
УЧЕТ
ПРОИЗВОДСТВА
–
Для
модификации предлагать.
Возможностью конфигурирования продукции при работе со
сводными заказами «управляет» параметр Продукция в
заказе, устанавливаемый в рамках настройки приложения
ПРОДАЖИ.КЛИЕНТЫ. Если в настройке приложения
был разрешен ввод модификаций продукции, то в окне для
выбора номенклатурных позиций сводного заказа появится
кнопка Продукция. При нажатии этой кнопки следует
выбрать команду Создать модификацию.
Производственные заказы
Этот режим адресован тем сборочным производствам,
которые выпускают продукцию исключительно по заказам
клиентов, поступающим в небольших объемах.
Производственный
заказ
является
ЕДИНЫМ
сопроводительным документом на конечную продукцию,
который сопровождает ее во время всего производственного
цикла. В производственном заказе содержится вся исходная
информация о производстве изделий:
и перечень
полуфабрикатов с привязкой к рабочим центрамизготовителям,
и
перечень
исходных
материалов,
необходимых для производства.
Производственный заказ может формироваться одним из
двух способов:
 Вводиться вручную;
412
Система БЭСТ-5. Основы
 Формироваться автоматически на основе обычного (а
не сводного) заказа продажи, зарегистрированного в
приложении ПРОДАЖИ. КЛИЕНТЫ.
Рисунок 9-53 Производственный заказ
Форма производственного заказа (Рисунок 9-53) состоит из
заголовка, строк и результатов расчета потребностей в
материалах и полуфабрикатах.
Строки производственного заказа содержат перечень
продукции с датами отгрузки. В общем случае один
производственный заказ может включать произвольное
количество позиций продукции с разными датами отгрузки.
Однако при формировании из заказа продажи дата отгрузки
по всем позициям одна и та же и формируется на основе
даты поставки, указанной в заголовке заказа.
На основе производственных заказов, без использования
наряд-заданий
и
лимитно-заборных
карт,
можно
413
Система БЭСТ-5. Основы
формировать требования на отпуск материалов и документы
на оприходование продукции для конкретного заказчика.
После того, как вся продукция по конкретному
производственному заказу уже оприходована, связанный с
ним заказ продажи приобретает статус Готов к отгрузке.
Отчет производства
Центральными документами для сборочного производства
являются
Отчеты
производства.
Именно
здесь
отображаются фактические данные о выпуске готовой
продукции, о полуфабрикатах, а также о расходе материалов
и комплектующих – по нормам и по факту. Отчеты
производства. Отчеты формируются в разрезе рабочих
центров за период, который определен в настройке системы
для данного рабочего центра.
При помощи отчета производства контролируется уровень
остатков материалов в незавершенном производстве (т.е.
переданных в производство, но не использованных в
выпущенной продукции).
Отчет производства имеет сложную структуру и состоит из
нескольких разделов:
 Выпуск продукции;
 Расход компонентов;
 Движение компонентов.
Учет выпуска продукции (Рисунок 9-54) включает в себя три
составляющие:
 Выпуск годных полуфабрикатов
производства и готовой продукции;
 Бракованные изделия;
414
собственного
Система БЭСТ-5. Основы
 Количество
полуфабрикатов
собственного
производства и готовой продукции, находящихся в
незавершенном производстве (НЗП).
Рисунок 9-54 Отчет производства: Выпуск продукции
Данные о выпуске готовой продукции/полуфабрикатов,
браке и НЗП могут формироваться одним из двух способов:
 На основе документов движения;
 Вручную (в отчете производства).
Если данные в отчет производства были введены вручную, то
непосредственно из этого отчета на их основе можно
сформировать соответствующие документы движения.
Расход компонентов (Рисунок 9-55), необходимых для
выпуска изделий, подразделяется на нормативный расход и
фактический расход:
 Нормативный расход компонентов рассчитывается
на основе раздела спецификации Материалы и
415
Система БЭСТ-5. Основы
корректировке не подлежит;
 Фактический
расход
компонентов
может
отклоняться от нормативного расхода. При расчете
система автоматически приравнивает фактический
расход к нормативному расходу, однако он может
быть изменен вручную. Если после редактирования
общего количества фактического расхода компонента
не сохранить изменения, то пересчет количества
фактического расхода по видам продукции не
происходит.
Рисунок 9-55 Отчет производства: Расход компонентов
Расход компонентов представлен в двух аналитических
разрезах:
 По номенклатурной позиции компонента в целом;
 По номенклатурной позиции компонента
детализацией по видам продукции.
с
Расход компонентов учитывается отдельно для стандартной
416
Система БЭСТ-5. Основы
продукции, для брака и НЗП.
Рисунок 9-56 Отчет производства: движение компонентов
Раздел Движение компонентов (Рисунок 9-56) представляет
собой оборотную ведомость движения ТМЦ за период,
указанный в заголовке отчета производства. Это, по сути,
отчет в составе первичного документа. В колонках реестра
выводятся сведения о группе, номенклатурном номере,
наименовании и аналитике компонента, конечный остаток,
остаток по документу и единицы измерения. В подстрочнике
для компонента, на котором установлен курсор,
отображаются количественные данные об остатке и остатке в
незавершенном
производстве
на
начало
периода
(фактическом и по документам), приходе и расходе за
период, остатке и остатке в незавершенном производстве на
конец периода.
Отчет
производства
создается
ПУСТЫМ.
Раздел,
отображаемый в создаваемом отчете по умолчанию –
Выпуск продукции.
417
Система БЭСТ-5. Основы
Для того чтобы отчет содержал информацию, он должен
быть рассчитан. Для этого используется кнопка Операции,
включающая специальный набор команд. После выполнения
соответствующей процедуры расчета все разделы отчета
будут автоматически заполнены необходимыми данными.
Если на момент начала работы с системой у предприятия
имеются материалы, находящиеся в незавершенном
производстве, то сведения о них должны быть введены в
систему. Для этого создается специальный отчет
производства – отчет по начальному НЗП.
Помимо документов, фиксирующих выпуск продукции, в
ходе производственного процесса формируются акты учета
выработки, где регистрируется выполнение операций по ее
изготовлению.
Если в процессе планирования были сформированы нарядзадания на производство, то формирование актов учета
выработки происходит с учетом данных этих документов.
Далее эти акты передаются в приложение ЗАРАБОТНАЯ
ПЛАТА – для расчета сдельной зарплаты на их основе.
Расчет себестоимости
Режимы, включенные в папку (Сборочное производство \ Расчет
себестоимости продукции), обеспечивают калькуляцию плановой
себестоимости и фактической себестоимости продукции с
учетом незавершенного производства. Среди них:
 Фактическая себестоимость;
 Плановая себестоимость;
 Шаблоны ведомостей.
418
Система БЭСТ-5. Основы
Расчет производится по следующим элементам затрат:
материалам, заработной плате и косвенным затратам. Набор
калькуляционных статей и правила формирования
себестоимости настраиваются пользователем, исходя из
специфики его предприятия.
При настройке плановой себестоимости сумма плановых
затрат на материалы и заработную плату может быть
получена по данным производственных спецификаций путем
последовательного разузлования до покупных материалов и
полуфабрикатов. Сумма косвенных затрат может быть
получена в процентах от суммы прямых затрат.
При настройке фактической себестоимости сумма затрат на
материалы может быть получена по данным бухгалтерского
учета или по данным первичных документов (отчета
производства). Сумму затрат на заработную плату можно
получить по данным бухгалтерского учета или по данным
актов учета выработки. Сумма косвенных затрат, собираемых
на соответствующих счетах, может быть распределена по
рабочим центрам основного производства или по видам
готовой продукции с использованием ведомостей
распределения затрат на основе различных баз
распределения. Состав баз распределения и порядок сбора и
распределения косвенных затрат в ведомостях определяются
пользователем.
Для настройки правил расчета ведомостей себестоимости
используются шаблоны. Их настройка выполняется в режиме
Шаблоны ведомостей.
Комплексное производство, разборка
Данный раздел приложения предназначен для автоматизации
419
Система БЭСТ-5. Основы
производства, в котором на основе единого технологического
процесса обработки сырья вырабатываются различные типы
продукции.
Примеры
таких
производств
–
нефтепереработка,
деревообработка,
молочная
промышленность, мясопереработка и др. Круг задач,
актуальных для комплексного производства, решается с
помощью следующей группы режимов:
 Журналы учета движения;
 Ведомости разборки;
 Шаблоны ведомостей.
Шаблон ведомости разборки предназначен для описания
процесса преобразования исходного сырья в продукцию и
содержит следующие данные:
 Перечень сырья для технологического процесса;
 Перечень продукции, полученной в результате
технологического процесса (с разделением на
основную и побочную продукцию, возвратные
отходы и потери);
 Правила формирования количества продукции на
основе количества сырья;
 Правила формирования фактической стоимости
продукции на основе стоимости сырья и
дополнительных
затрат
производственного
предприятия.
Ключевым документом комплексного производства является
ведомость разборки (Рисунок 9-57). Ведомости разборки,
создаваемые в разрезе цехов, служат для ввода данных о
конкретном технологическом процессе. Ведомость разборки
формируется на основе одного из шаблонов и содержит:
 Перечень сырья, подлежащего разборке (разделке);
420
Система БЭСТ-5. Основы
 Перечень
разборки.
продукции,
полученной
в
результате
Рисунок 9-57 Ведомость разборки
Документы движения формируются автоматически из
ведомости разборки. Документы движения хранятся в
журналах учета движения. В состав документов движения
входят:
 Документы (акты) на списание сырья по ведомости;
 Документы на оприходование продукции по
ведомости (приемо-сдаточные накладные).
9.4. Персонал
Приложения группы ПЕРСОНАЛ, входящие в состав
системы БЭСТ-5, помогут оптимизировать управление
наиболее ценным ресурсом Вашего предприятия – Вашими
421
Система БЭСТ-5. Основы
сотрудниками.
приложений:
Данная
группа
состоит
из
следующих
 КАДРЫ;
 ТАБЕЛЬНЫЙ УЧЕТ;
 ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА.
9.4.1.Кадры
Приложение КАДРЫ предназначено для ведения
документооборота
по
персоналу.
Приложение
автоматизирует следующие направления деятельности
кадровой службы:
 Учет организационной структуры предприятия с
перечнем структурных подразделений и отношениями
подчиненности между ними;
 Ведение штатного расписания с указанием числа
вакансий
и
диапазона
окладов
в
разрезе
подразделений, должностей и категорий кадрового
состава;
 Ведение картотеки кадрового состава с широким
перечнем реквизитом;
 Формирование приказов на прием, переводы и
увольнение персонала с оформлением карточек учета
сотрудников;
 Ведение
графиков
распределения
ежегодных
оплачиваемых отпусков;
 Формирование приказов на предоставление отпусков,
отзыв из отпуска, для направления в командировки;
 Формирование приказов на поощрение и взыскания, а
также прочих приказов по персоналу;
 Регистрация листов нетрудоспособности сотрудников
422
Система БЭСТ-5. Основы
в специальном журнале и в карточке работника;
 Передача данных по кадровому составу и движению
персонала в приложение ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА –
для учета расчетов по оплате труда;
 Подготовка унифицированных отчетных форм,
аналитических отчетов, сводок и справок по
персоналу.
Приложение КАДРЫ может использоваться самостоятельно
или совместно с другими приложениями системы БЭСТ-5.
Для его применения обязательно наличие приложения
ОБЩИЕ ДАННЫЕ.
Данные кадрового учета используются в приложении
ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА. При совместной эксплуатации
этих двух приложений все аналогичные «учетно-кадровые»
функции, имеющиеся в приложении ЗАРАБОТНАЯ
ПЛАТА, блокируются, а соответствующая информация о
кадрах доступна лишь для просмотра. Однако, если в составе
системы БЭСТ-5 приложение КАДРЫ отсутствует, все
кадровые справочники (подразделений, должностей и т.д.) а
также картотека сотрудников формируются в других
приложениях
(ЗАРАБОТНАЯ
ПЛАТА,
ОБЩИЕ
ДАННЫЕ).
В главном меню приложения КАДРЫ содержится ряд
функциональных режимов для работы с кадровыми
документами
и
ведением
нормативно-справочной
информации.
Приказы по персоналу
Учет сотрудников в приложении КАДРЫ ведется на основе
приказов. Поэтому главным режимом данного приложения
423
Система БЭСТ-5. Основы
является режим Приказы по персоналу (Рисунок 9-58).
Рисунок 9-58 Приказы по персоналу
Любое перемещение сотрудников предприятия – прием на
работу, перевод в другое подразделение, командировка,
предоставление отпуска, увольнение и т.д. – оформляется
исключительно в виде приказов.
На основании приказов осуществляется внесение или
изменение любой информации о работниках и условиях их
труда (подразделение, должность, график работы, разряд,
оклад /тариф, премия и др.). Не покидая журнала приказов
по персоналу, Вы можете перейти в личную карточку любого
сотрудника, упомянутого в приказе.
Приказ может быть индивидуальным, когда он касается одного
лица, и групповым – если в него включено несколько
сотрудников. Для приказов предусмотрено три состояния
(статуса): Проект, Исполнен и Передан в зарплату. Данные
424
Система БЭСТ-5. Основы
приказов, имеющих статус Проект, доступны только в
журнале учета приказов.
Приказы, находящиеся в этом статусе, не изменяют никаких
данных в системе и соответствуют этапу подготовки
документов до подписания их руководством предприятия.
После перевода приказа в статус Исполнен, данные передаются
в личные карточки приложения КАДРЫ (режим
КАРТОТЕКА СОТРУДНИКОВ), а также становятся
доступными в приложении ТАБЕЛЬНЫЙ УЧЕТ.
Статус Передан в зарплату доступен только в том случае, если у
Вас используется приложение ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА и
только для приказов движения, т.е. для приказов на прием,
перевод или увольнение сотрудника (кроме архивных
документов). После перевода приказа из статуса Исполнен в
статус Передан в Зарплату, данные попадают в персональные
карточки приложения ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА (режим
Работа с картотекой \ Карточки персонального учета).
При обратном переводе приказа из статуса Передан в Зарплату
в статус Исполнен, после соответствующих проверок данные
изымаются из персональных карточек приложения
ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА. При обратном переводе приказа
из статуса Исполнен в статус Проект, его данные после
проверок удаляются из личных карточек (режим Кадры \
Картотека сотрудников).
Картотека сотрудников
Картотека сотрудников – центральное место хранения
информации о работниках предприятия. Все необходимые
сведения о том или ином сотруднике сгруппированы в его
Личной карточке.
425
Система БЭСТ-5. Основы
Новая карточка сотрудника может создаваться только с
помощью приказа.
В личной карточке
отражается большой объем
разноплановой информации. Поэтому данные в ней
представлены следующим образом: главная информация о
сотруднике хранится на закладках личной карточки, а
остальные данные вызываются с помощью кнопок,
расположенных в нижней части окна личной карточки.
Рисунок 9-59 Личная карточка сотрудника
Личная карточка (Рисунок 9-59) содержит более 20
информационных разделов, где отражаются общие,
профессиональные, военно-учетные и прочие данные,
условия найма, накопленный стаж, а также отслеживается
«история» работы сотрудника на предприятии (движения по
службе, взыскания, поощрения и т.д.).
Кроме того, реквизитный состав личной карточки может
426
Система БЭСТ-5. Основы
быть расширен по усмотрению пользователя. Личные
карточки формируются только на основании приказов о
приеме на работу. На основании данных, представленных в
личной карточке, обеспечивается полное заполнение форм
Т-2 «Личная карточка работника» (Т-2 ГС «Личная карточка
государственного служащего», Т-4 «Учетная карточка
научного,
научно-педагогического
работника»).
При
необходимости в карточке может быть размещено фото
сотрудника. Также предусмотрено ведение карточек
внутренних совместителей.
Структура предприятия
Данный
справочник
предназначен
для
описания
организационной структуры предприятия: отделов, цехов,
бригад и т.д. При отсутствии приложения КАДРЫ
справочник Структура предприятия, а также Картотека
сотрудников и другие кадровые справочники формируются
в других приложениях системы БЭСТ-5 в упрощенном виде.
При использовании приложения КАДРЫ аналогичные
справочники, имеющиеся в других приложениях, будут
доступны исключительно для просмотра. В картотеке
сотрудников приложения ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА для
корректировки будут открыты лишь те поля, заполнение
которых не предусмотрено в приложении КАДРЫ.
Штатное расписание
Штатное расписание позволяет планировать распределение
персонала по структурным подразделениям предприятия и по
предусмотренным в них должностям. Кроме того, штатное
расписание определяет плановый фонд заработной платы.
Должности (позиции) штатного расписания группируются в
427
Система БЭСТ-5. Основы
разрезе подразделений.
Для каждой позиции указываются требуемое количество
штатных единиц, количество вакантных ставок, условия
оплаты труда (плановая сумма оклада/тарифа, нижняя и
верхняя границы суммы оклада/тарифа и пр.). При этом
количество вакансий рассчитывается системой автоматически
– на основании данных приказов по движению персонала
(прием, перемещение, увольнение), а также при изменении
ставок самого штатного расписания.
Вы можете увидеть перечень персонала, фактически занятого
на той или иной должности, представленной в штатном
расписании. Принимая новых сотрудников или переводя
имеющихся сотрудников на другую работу, можно проверить
наличие тех или иных должностей, количество открытых
вакансий на этих позициях и соответствие предполагаемого
оклада/тарифа сотрудника диапазону окладов, указанному в
штатном расписании.
Больничные листы
Данный режим предназначен для регистрации листов
нетрудоспособности персонала.
Информация, введенная в данном режиме, отображается в
личной карточке соответствующего сотрудника. Ввод
сведений о больничных листах также можно осуществлять и
непосредственно в карточках.
График отпусков
Данный режим обеспечивает ведение графиков ежегодных
оплачиваемых отпусков персонала, составляемых на
определенный календарный год.
428
Система БЭСТ-5. Основы
Ведение графиков отпусков персонала осуществляется в
разрезе структурных подразделений.
9.4.2.Табельный учет
Возможности приложений КАДРЫ и ЗАРАБОТНАЯ
ПЛАТА по управлению персоналом расширяет приложение
ТАБЕЛЬНЫЙ УЧЕТ. Оно обеспечивает полнообъемный
учет рабочего времени и нацелено на выполнение
следующих функций:
 Вводит
классификацию
видов
использования
рабочего времени сотрудниками предприятия;
 Формирует табели рабочего времени для каждого
подразделения и учетного периода;
 Обеспечивает автоматическое заполнение табеля
сотрудника в соответствии с его плановым графиком
работы;
 Автоматически корректирует плановый график в
соответствии с введенными документами кадрового
учета;
 Предоставляет
возможность
внесения
ручных
корректировок в табели учета рабочего времени
сотрудника;
 Автоматически формирует суммированные табели
рабочего времени по каждому подразделению и
сотруднику;
 Формирует итоговые данные для расчета заработной
платы по каждому сотруднику;
 Формирует статистику использования рабочего
времени на предприятии, а также широкий спектр
отчетов.
429
Система БЭСТ-5. Основы
Учет в рассматриваемом приложении опирается на
документы специального вида ─ табели рабочего времени.
Они предназначены для учета использования рабочего
времени каждым сотрудником в течение одного учетного
периода (месяца).
Ведение журнала Табели рабочего времени осуществляется
в разрезе структурных подразделений и учетных временных
периодов (месяцев). Табельный учет в системе БЭСТ-5
организован следующим образом.
До начала работы с табелями настраиваются виды
использования рабочего времени (справочник Коды
колонок рабочего времени). Каждому виду использования
рабочего времени (включая различные причины отсутствия
сотрудника на рабочем месте) ставится в соответствие
уникальный буквенный или цифровой код. Кроме того, при
поступлении на работу или при любом изменении
служебного статуса сотрудника для него указывается
плановый график рабочего времени. В графике
определяются рабочие дни сотрудника и продолжительность
работы каждый день. Иными словами, составляется план
(бюджет) рабочего времени.
Второй этап – это собственно формирование табеля по
каждому сотруднику за учетный период. Период, по которому
составляется табель, называется учетным (или расчетным)
периодом. В РФ продолжительность учетного периода
составляет один месяц. Иначе говоря, табель создается для
каждого сотрудника на месяц. Поскольку в этих документах
учет ведется по дням, то и сами табели называют поденными
(т.е. подневными).
Для каждого рабочего дня, с помощью специальных кодов, в
430
Система БЭСТ-5. Основы
табеле (Рисунок 9-60) отмечается вид использования рабочего
времени, а также отсутствие сотрудника по тем или иным
причинам (отпуск, болезнь и т.д.). Кроме того, может
указываться и продолжительность периода работы
(отсутствия) в часах и минутах.
Рисунок 9-60 Подневный табель
На основании подневного учета формируется итоговый
документ ─ суммированный табель. В нем суммируются все
однотипные виды использования рабочего времени и
выводятся итоговые цифры по каждому виду. Иными
словами, он содержит обобщенную информацию о работе в
текущем периоде без разбивки по дням.
Для каждого вида использования рабочего времени в
суммированном табеле создается отдельная строка (Рисунок
9-61). В строке представлены код и название вида
использования, общая продолжительность в рабочих днях
и/или часах. В дальнейшем именно суммированные табели и
передаются в приложение ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА.
431
Система БЭСТ-5. Основы
Рисунок 9-61 Суммированный табель подразделения
Система
формирует
как
суммированный
табель
подразделения, так и суммированный табель по каждому
сотруднику (Рисунок 9-62). Если суммированный табель
подразделения в основном может использоваться для
статистических целей, то суммированный табель по
сотруднику как раз и является основой для расчета зарплаты
отдельного работника.
Суммированный табель сотрудника создается на учетный
период в разрезе кодов использования рабочего времени
путем суммирования подневных данных при одинаковых
условиях. Например, если сотрудник 15, 16 и 17 числа
текущего месяца был в отпуске, то в поденном табеле за эти
числа будут проставлены дни отпуска, а в суммированном
табеле будет создана одна запись об отпуске на три
календарных дня.
Данные в суммированном табеле приводятся в разрезе
фактических периодов и кодов использования рабочего
времени. Т.е. в таблице суммированного табеля показывается
фактический период, которого касается данная запись, код
432
Система БЭСТ-5. Основы
табеля, продолжительность события в днях и часах,
нормативное время для графика рабочего времени на этот
учетный период, код вида оплаты (начисления), а также
группа рабочего времени, к которому относится код рабочего
времени. Если первичный документ затрагивает несколько
периодов, то в таблице приводятся данные по каждому
периоду. Если документ корректирует прошлый период, то
данные прошлого периода будут сторнированы. Они
выделяются
красным
цветом
и
заменяются
соответствующими
данными
в
текущем
периоде.
Аналогичный подход применяется и для событий, которые
связаны с будущими периодами.
Рисунок 9-62 Суммированный табель по сотруднику
На предприятии могут возникать ситуации, когда один и тот
же сотрудник в течение месяца должен работать по
различным графикам рабочего времени. Соответственно,
бюджет рабочих дней за каждый такой период должен
вычисляться применительно к каждому периоду. Для этих
433
Система БЭСТ-5. Основы
целей система в строках суммированного табеля, которые
касаются рабочего времени, также указывает и нормативные
значения рабочего времени (в нормо-днях и нормо-часах).
Пользователь имеет возможность создавать новые строки
суммированного табеля, а также изменять или удалять
существующие строки. Правка выполняется после расчета
табеля. Она может быть использована для различных
корректировок данных табельного учета, которые по тем или
иным причинам не осуществимы в подневном учете.
Разрешается правка записей с любыми кодами рабочего
времени, кроме кодов, относящихся к группам «Отпуска»,
«Командировки», «Больничные». Измененные и/или вновь
введенные вручную строки на экране выделяются цветом.
Заполнение табеля учета рабочего времени в системе БЭСТ-5
практически
полностью
автоматизировано.
Система
формирует табель на каждое подразделение и включает в
него только тех сотрудников, которые работали в этом
подразделении хотя бы один день. Затем, в соответствии с
плановыми графиками, проставляются рабочие дни. При
этом автоматически учитываются приказы по персоналу.
Дни, в которые сотрудник не выходил на работу, помечаются
специальным образом и исключаются из учета. Кроме того,
автоматически учитываются дни отпуска, командировки или
болезни. В результате для каждого сотрудника создается
плановый график рабочего времени, скорректированный
приказами по данному сотруднику. При необходимости в
этот график вводятся различные изменения, например,
указываются другие коды использования рабочего времени,
изменяется продолжительность рабочего времени и т.д.
Находясь в табеле, Вы можете обратиться к личной карточке
434
Система БЭСТ-5. Основы
сотрудника, а также к списку
проведенных в текущем периоде.
кадровых
документов,
Последняя
стадия
табельного
учета
–
передача
сформированного суммированного табеля в приложение
ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА. С момента передачи эта
информация становится доступной для расчета сумм
начислений, зависящих от затрат рабочего времени.
9.4.3.Заработная плата
Приложение ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА предназначено для
учета расчетов по оплате труда. Оно автоматизирует
деятельность сотрудников отделов труда и занятости (ОТиЗ)
и бухгалтеров расчетной группы. Приложение располагает
всеми необходимыми средствами для оформления
первичных документов по оплате труда и подготовке
отчетности в налоговые органы и Пенсионный фонд – как на
бумажных, так и на магнитных носителях.
В круг функциональных возможностей данного приложения
входят:
 Ведение картотеки лицевых счетов сотрудников;
 Поддержка различных систем оплаты труда: оклад,
тариф, сдельная;
 Учет оплаты труда по источникам финансирования,
функциональной и экономической классификации
расходов – для бюджетных структур;
 Расчет зарплаты для любых категорий персонала:
постоянных работников, совместителей и лиц,
работающих по договорам;
 Гибкая настройка различных видов начислений и
удержаний;
435
Система БЭСТ-5. Основы
 Групповые
начисления
и
удержания
(ввод
однотипных начислений и удержаний в пакетном
режиме);
 Расчет зарплаты «от обратного», т.е. исходя от суммы к
выдаче;
 Расчет отпускных и больничных;
 Расчет НДФЛ и взносов во внебюджетные фонды;
 Формирование
платежных
ведомостей
(аванс,
зарплата, межрасчетные выплаты);
 Формирование перечислений денежных средств в
банк и на почту;
 Формирование
платежных
поручений
на
перечисление налогов и взносов во внебюджетные
фонды;
 Формирование различных сводов и справок по
начислениям и удержаниям: по сотрудникам,
подразделениям, начислениям и удержаниям, счетам
затрат и т.п.;
 Автоматическое
формирование
бухгалтерских
проводок
с
возможностью
распределения
начисленной зарплаты по счетам затрат;
 Подготовка данных по персонифицированному учету
в ПФ и отчетности в Федеральную налоговую службу.
Приложение может использоваться как автономно, так и в
комплексе с другими приложениями. Для повышения
эффективности учета оплаты труда рекомендуется
совместное применение приложений ЗАРАБОТНАЯ
ПЛАТА, КАДРЫ, ТАБЕЛЬНЫЙ УЧЕТ, РАСЧЕТЫ С
СОТРУДНИКАМИ и УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ
В БАНКАХ. В этом случае Вы существенно экономите время
при решении многих задач, например, при перечислении
436
Система БЭСТ-5. Основы
зарплаты сотрудников в банк и на пластиковые карты, учете
фактически выданных сумм и депонентов, оформлении
платежей по налогам и взносам и пр.
Приложение
ЗАРАБОТНАЯ
ПЛАТА
постоянно
дорабатывается с учетом изменений и новых требований в
законодательстве РФ.
При первоначальном запуске приложения ЗАРАБОТНАЯ
ПЛАТА необходимо установить дату начала работы в
данном приложении. Лишь после выполнения указанной
операции можно приступать к настройке и формированию
основных справочников.
Основные справочники
Для описания порядка расчета зарплаты на предприятии
предназначено два режима:
 (Настройка \Бухгалтерская настройка);
 Формирование справочников.
В папке Формирование справочников хранятся исходные
сведения о том, какова структура предприятия и о том, по
каким правилам нужно считать и выплачивать зарплату его
персоналу. Данная папка включает в себя справочники
начислений и удержаний и их алгоритмов, справочники по
кадрам и нормативные справочники со вспомогательными
параметрами, применяемыми в расчетном периоде –
минимальным размером оплаты труда, ставками НДФЛ,
нормами рабочего времени и др. В этой папке также ведутся
списки тех лиц, которые получают положенные им выплаты
вне предприятия – т.е. в банке или на почте. Кроме того,
здесь настраиваются шаблоны типовых операций по оплате
труда, расчетам по НДФЛ и с внебюджетными фондами.
437
Система БЭСТ-5. Основы
Как уже было сказано ранее, приложение ЗАРАБОТНАЯ
ПЛАТА интегрируется с приложением КАДРЫ. Поэтому
ведение справочников «кадрового» характера (подразделения,
должности, графики рабочего времени и т.д.) осуществляется
именно в приложении КАДРЫ. В приложении
ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА их содержимое будет доступно
лишь для просмотра (за исключением нескольких
информационных полей, относящихся к начислениям).
Однако, если на предприятии нет приложения КАДРЫ, то
вся эта информация вводится в приложении ЗАРАБОТНАЯ
ПЛАТА. Все содержимое нормативных и кадровых
справочников используется при заполнении лицевых счетов
сотрудников и карточек персонального учета.
Одним из наиболее важных справочников приложения
ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА является справочник Виды
начислений (Формирование справочников \ Виды начислений и
удержаний). Он поставляется в уже настроенном виде и
содержит все начисления, которые наиболее часто
используются на предприятиях – оклад, отпускные,
больничные, материальную помощь и пр. Виды начислений
присутствуют в лицевых счетах персонала. Каждый вид
начислений имеет свое обозначение (код) и свои
собственные правила расчета, заданные в виде алгоритма. Так
как с бухгалтерской точки зрения каждый вид начисления
также порождает некий набор проводок, то с ним связана и
соответствующая типовая операция.
Понятия вида начисления и алгоритма начисления в
приложении разделены. Это связано с тем, что разные виды
начислений могут рассчитываться по одному и тому же
принципу, например, вычисляться как определенный
процент от оклада и пр. Другими словами, на один и тот же
438
Система БЭСТ-5. Основы
алгоритм начислений может ссылаться несколько видов
начислений, тогда как в алгоритме указан лишь сам порядок
расчета. Настройка этих алгоритмов выполняется в режиме
Алгоритмы начислений. Отметим, что работа с
алгоритмами не требует от бухгалтеров и расчетчиков умения
программировать. Все действия, которые следует выполнить
программе в процессе расчета, описываются доступными для
понимания терминами. Цель составления алгоритма
заключается в получении требуемой суммы с помощью
последовательных действий – этапов. В приложении
существует специальный режим Диагностика алгоритмов,
который позволяет проверить правильность их настройки.
Итогом выполнения диагностики является протокол, в
котором содержатся данные о выявленных ошибках.
В свою очередь, виды начислений объединяются в группы.
При этом один вид начислений может входить в одну и
только в одну группу. Принадлежность вида начисления к
той или иной группе определяется, с одной стороны,
одинаковой корреспонденцией счетов в соответствующей
типовой операции, а с другой стороны – одинаковым
способом удержания налогов. Группы начислений
определяются в одноименном справочнике.
Помимо групп начислений, в программе также существуют
Колонки начислений. В отличие от групп, один и тот же
вид начислений может входить в произвольное число
колонок. С помощью колонок решаются такие задачи, как
вычисление суммы какой-либо совокупности начислений или
определение совокупности начислений, с которой
начисляются взносы во внебюджетные фонды. Информация
о входимости того или иного начисления в конкретную
колонку находится в так называемой Таблице входимости.
439
Система БЭСТ-5. Основы
Логика построения справочника Виды удержаний во
многом напоминает справочник видов начислений. Он
включает в себя стандартные разновидности удержаний,
применяемые на подавляющем большинстве предприятий.
Это НДФЛ, алименты, штрафы и пр. По аналогии с
начислениями, понятия вида удержания и алгоритма
удержания в системе также разделены. На один и тот же
алгоритм может ссылаться произвольное количество видов
удержаний. Точно так же с видами удержаний связаны
соответствующие типовые операции. Так же как и
начисления, виды удержаний объединяются в группы и
колонки. Каждое удержание может попасть только в одну
группу удержаний, однако его можно использовать в
нескольких колонках.
В настройке видов начислений и удержаний также
присутствует специальный параметр Счет наследуется от
базовой суммы. Этот параметр доступен для видов
начислений
и
удержаний,
алгоритмы
которых
характеризуются вычисляемыми базовыми суммами. Наличие
такого параметра обусловлено потребностями бюджетных
организаций, ведущих учет оплаты труда по источникам
финансирования, функциональной и экономической
классификации расходов. Если в качестве его значения
выбрано Да, то при расчете лицевого счета суммы
начислений/удержаний
будут
распределяться
по
необходимым
счетам
бухгалтерского
учета
–
пропорционально суммам, составляющим базовую.
Работа с картотекой
Исходные данные о сотрудниках предприятия, используемые
в процесс расчета зарплаты, сосредоточены в Карточках
440
Система БЭСТ-5. Основы
персонального учета (Рисунок 9-63) и Лицевых счетах
сотрудников, расположенных в папке Работа с картотекой.
Рисунок 9-63 Карточка персонального учета
Наряду с информацией кадрового характера (табельный
номер, ФИО, подразделение, должность, гражданство, адрес,
образование, стаж, семейное положение, воинская
обязанность и другие личные данные), в Карточках
персонального учета хранятся сведения о постоянных
начислениях и удержаниях, предусмотренных для этих
работников. К таким начислениям относятся оклад,
ежемесячная премия и т.п. Типичные примеры постоянных
удержаний – НДФЛ и взносы в Пенсионный фонд. В
карточке также находятся данные о налоговых льготах, на
которые имеет право данный сотрудник, сведения о его детях
и данные пластиковых карт, на которые переводятся выплаты.
В число важнейших информационных разделов карточки
441
Система БЭСТ-5. Основы
персонального учета входят данные по НДФЛ и данные по
взносам в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального
страхования РФ и фонды обязательного медицинского
страхования, заменившим с 2010 г. Единый социальный
налог (они доступны через меню, вызываемое клавишей
<F10>). В первом из них накапливаются и суммируются
данные по видам доходов, НДФЛ и льготам за каждый
период отчетного года. Во втором разделе в том же порядке
формируются налоговые базы по полученным доходам и
страховым взносам. На основании полученных данных по
итогам года можно сформировать отчеты для Пенсионного
фонда и налоговых органов.
Если для расчета НДФЛ необходимо учесть доходы,
полученные сотрудником на другом (прежнем) месте работы,
то все необходимые исходные сведения заносятся в
информационный раздел Данные с предыдущего места
работы. Если сотрудник работает на нескольких должностях
на своем предприятии, то на него заводится специальная
Карточка внутреннего совмещения.
Обработка документов
Как известно, на любом предприятии есть группы
работников, на которых распространяются однотипные
начисления и удержания. Для упрощения ввода такой
информации в
приложении реализованы режимы
Документы на начисление и Документы на удержание,
расположенные в папке Обработка документов. Они
обеспечивают ввод таких начислений и удержаний в
пакетном режиме, т.е. одномоментно всей выбранной группе
сотрудников.
В приложении существуют такие гибкие инструменты
442
Система БЭСТ-5. Основы
расчета, как Табличные документы. Строки табличных
документов
содержат
информацию
о
конкретных
сотрудниках, а столбцы – различные числовые данные
(например, константы, суммы начислений, данные из
карточек персонального учета). Содержимое столбца
табличного документа может рассчитываться по формуле,
содержащей ссылки на другие столбцы.
Иначе говоря, по своей форме табличные документы сродни
электронным таблицам (MS Excel и др.), с той разницей, что
в роли объекта настройки в электронной таблице выступают
ячейки, а в табличном документе – столбцы целиком.
Исходная информация, необходимая для выполнения
различных расчетов, может быть взята из карточки
персонального учета или из лицевого счета сотрудника.
Папка Обработка документов также содержит режим
Компенсации на детей. Он применяется для ввода
различных начислений сотрудникам, имеющим детей, в
карточках персонального учета которых установлен
соответствующий
параметр
(признак
получения
компенсации).
Лицевые счета сотрудников
Основная работа по начислению и расчету зарплаты в
текущем расчетном периоде ведется в режиме Лицевые
счета сотрудников. В лицевых счетах (Рисунок 9-64)
отражается информация о начислениях и удержаниях
сотрудников за конкретный расчетный месяц.
Лицевые счета создаются в системе автоматически; в них
переносится информация из заполненных карточек
персонального учета.
443
Система БЭСТ-5. Основы
Рисунок 9-64 Лицевой счет сотрудника
Помимо постоянных начислений и удержаний, которые
повторяются из месяца в месяц, в лицевом счете могут
находиться и другие начисления и удержания, например,
премии, оплата больничных листов, отпускные, материальная
помощь и пр. Ввод таких «эпизодических» начислений и
удержаний
осуществляется
тремя
способами:
непосредственно в лицевом счете сотрудника, в режимах
Документы на начисление и Документы на удержание, а
также через Табличные документы.
Работа с лицевыми счетами сотрудников организована так,
чтобы расчетчики не тратили лишнего времени на
перемещение из одного раздела программы в другой.
Допустим, что в процессе начисления зарплаты одному из
работников нам нужно уточнить некоторые данные. Тогда, не
покидая лицевой счет, мы можем, к примеру, запросить
сведения из карточки персонального учета этого сотрудника,
444
Система БЭСТ-5. Основы
открыть содержимое табеля рабочего времени, документы на
начисление и удержание и затем продолжить работу.
Любое изменение значения начисления/удержания для
конкретного сотрудника в документе автоматически
отражается и в его лицевом счете. В то же время справедливо
и обратное – изменение в лицевых счетах влечет за собой
автоматическое изменение в документе или ведомости, по
которой введено это начисление/удержание в лицевой счет.
Исключение составляют табличные документы, где
информация переносится в лицевые счета с помощью
специального режима экспорта данных.
Приложение предусматривает два варианта расчета данных,
находящихся в лицевом счете: расчет с учетом
корректировок, выполненных вручную, и расчет в обычном
режиме. Если в лицевом счете присутствуют начисления и
удержания,
относящиеся
к
разным
источникам
финансирования
(что
актуально
для
бюджетных
организаций), то итоговые суммы начислений и удержаний,
суммы к выдаче, а также сальдо на начало и конец периода
выдаются с разбивкой по этим источникам. При закрытии
месяца вся информация из лицевых счетов попадает в архив,
где доступна лишь для просмотра.
Платежные ведомости
Папка Платежные ведомости объединяет режимы
формирования и обработки следующих документов:




Ведомости аванса;
Межрасчетные ведомости;
Ведомости зарплаты;
Ведомости по спискам на почту и в банк.
445
Система БЭСТ-5. Основы
Под
платежной
ведомостью
в
приложении
ЗАРАБОТНАЯ
ПЛАТА
понимается
документ,
оформляющий выплату денежных средств сотрудникам
предприятия. Сформированные платежные ведомости
передаются
в
приложение
РАСЧЕТЫ
С
СОТРУДНИКАМИ.
Для организации выплат денежных средств через банк и
отделения связи (зарплата, алименты и пр.) существует особая
разновидность платежных ведомостей – ведомости по
спискам на почту и в банк. В режиме Ведомости по
спискам на почту и в банк решаются следующие задачи:
 Перечисление сумм аванса, межрасчетных выплат,
заработной платы в виде почтового перевода или на
лицевой счет сотрудника/стороннего лица в банк;
 Формирование платежного поручения для передачи в
приложение УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В
БАНКАХ;
 Формирование текстового файла на магнитном
носителе в формате, требуемом банком.
Расчетная ведомость
Одним из важнейших режимов данного приложения является
Расчетная ведомость. При формировании расчетной
ведомости создаются проводки по начисленной заработной
плате и удержанию НДФЛ. Формирование проводок
выполняется по настроенным типовым операциям.
Расчеты по налогам в бюджет и взносам во
внебюджетные фонды
Задачи расчета проводок по начислениям в Федеральный
446
Система БЭСТ-5. Основы
бюджет и начислениям во внебюджетные фонды решаются с
помощью режима (Хозяйственные операции \Начисления в фонды).
Подготовленные
проводки
можно
просмотреть
и
отредактировать в режиме Буфер проводок, а затем
экспортировать их в Книгу учета операций (в приложение
ГЛАВНАЯ КНИГА).
Платежные
поручения
на
перечисление
НДФЛ,
перечисления в Пенсионный фонд, ФФОМС, ТФОМС, ФСС
(включая страховые взносы, заменившие ЕСН и взносы на
обязательное социальное страхование от несчастных случаев
на производстве и профзаболеваний) формируются в
режиме Платежи в фонды.
Проводки по платежным поручениям формируются уже
непосредственно в приложении УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ
СРЕДСТВ В БАНКАХ – после того, как эти документы
пройдут по соответствующей банковской выписке.
Настройки начислений во внебюджетные фонды (настройка
расчета страховых взносов, заменивших ЕСН, а также
настройка расчета взносов на обязательное социальное
страхование от несчастных случаев на производстве и
профессиональных заболеваний, уплачиваемых в ФСС)
выполняются в режиме (Формирование справочников \Отчисления
в фонды \Начисления в фонды).
Настройка правил формирования платежных поручений
(или Заявки на кассовый расход) для перечисления налогов и
взносов во внебюджетные фонды и ФНС (включая расчетные
формулы для каждого перечисления) производится в режиме
(Формирование справочников \ Отчисления в фонды \ Платежи в
фонды) .
447
Система БЭСТ-5. Основы
Формирование отчетов
Отчеты, формируемые в приложении ЗАРАБОТНАЯ
ПЛАТА, можно условно разделить на две категории: отчеты,
предназначенные для анализа затрат на оплату труда
персонала,
и
отчеты,
отражающие
доходы
и
налогообложение доходов сотрудников, адресованные
налоговым органам и внебюджетным фондам. Среди отчетов,
формируемых с помощью данного приложения:









расчетные листки;
платежные ведомости;
расчетно-платежные ведомости;
лицевые счета;
своды за период (по начислениям и удержаниям,
подразделениям, сотрудникам, по счетам затрат);
индивидуальные и групповые справки по сотрудникам
(справка о доходах, налоговые карточки, документы
для пенсионного страхования, ведомости по НДФЛ и
др.)
сведения о ссудах, предоставленных персоналу;
перечисления сотрудников;
расчет среднего дневного/часового заработка и др.
В приложении реализована подготовка сведений о доходах
физических лиц, которые представляются налоговыми
агентами (в данном случае – предприятием) в налоговые
органы на магнитных носителях. Данные сведения
выгружаются в файл формата XML. Это делается в режиме
(Отчетность в ИФНС и фонды \ По сотрудникам \ Выдача
налоговой отчетности в ИФНС в XML-формате).
Режимы, включенные в папку (Отчетность в ИФНС и фонды \
Индивидуальные сведения в ПФР) предназначены для выдачи
448
Система БЭСТ-5. Основы
индивидуальных сведений о страховом стаже и начисленных
страховых взносах на обязательное пенсионное страхование
на магнитных носителях. Здесь формируются:





Анкетные данные (форма АДВ-1) в ТХТ-формате;
Данные по формам АДВ-11, АДВ-6-1;
Данные по форме СЗВ-1;
Данные по форме СЗВ-4-2;
Файлы для выдачи индивидуальных сведений в
систему ОАЗИС.
Годовая и промежуточная отчетность по расчетам с
внебюджетными фондами, составляемая по предприятию в
целом, формируется с помощью группы режимов,
собранных в папке (Отчетность в ИФНС и фонды \ По
предприятию). Принципы работы в этой группе режимов
полностью совпадают с принципами работы в аналогичных
режимах приложения ГЛАВНАЯ КНИГА (раздел Внешняя
отчетность).
Управление периодами
Папка Управление периодами включает в себя включает
режимы, позволяющие осуществлять операции по
закрытию/открытию расчетного периода, очистке данных за
период, возврату в предыдущий период.
Обратите внимание, что в приложении ЗАРАБОТНАЯ
ПЛАТА разделены функции открытия и закрытия периода.
Это сделано для того, чтобы в межрасчетный период можно
было внести изменения в кадровые справочники и
персональные карточки сотрудников. Кроме того, существует
возможность очистки содержимого всех лицевых счетов без
перехода на следующий период, после которой необходимо
449
Система БЭСТ-5. Основы
заново открыть расчетный период.
При открытии периода выполняются следующие действия:
 Лицевые
счета
сотрудников
заполняются
постоянными начислениями и удержаниями;
 Для каждого сотрудника создается соответствующая
строчка табеля с автоматическим заполнением
значений нормо-дней и нормо-часов из графика
работы сотрудника (при отсутствии приложения
ТАБЕЛЬНЫЙ УЧЕТ).
9.5. Отраслевые решения
Данная группа включает в себя приложения, которые
являются ключевыми элементами отраслевых решений,
созданных на базе системы БЭСТ-5:




АВТОСТРАХОВАНИЕ;
АПТЕКА;
ПИТАНИЕ. КАЛЬКУЛЯЦИЯ;
ЗАГРУЗКА НАСТРОЙКИ.
9.5.1.Автострахование
Решение АВТОСТРАХОВАНИЕ ориентировано на
страховых брокеров, реализующих полисы разных страховых
компаний самостоятельно или через собственную агентскую
или филиальную сеть. Решение полностью автоматизирует
документооборот, актуальный для страховых брокеров и
обеспечивает полнообъемный учет и детальный анализ
брокерской деятельности. Оно также может использоваться
и в компаниях, где страхование не является основным видом
деятельности.
450
Система БЭСТ-5. Основы
В решении отслеживается полный маршрут движения
бланков строгой отчетности (БСО) с момента поступления из
страховой компании и заканчивая продажей конечному
потребителю.
Операции с БСО учитываются в режиме (Учет БСО\
Движение БСО). Учет ведется по видам движения :








Поступление БСО из страховой компании;
Возврат БСО из страховой компании;
Возврат БСО от агента;
Прочие поступления БСО;
Оформление БСО;
Передача БСО агентам;
Возврат БСО в страховую компанию;
Списание БСО при его утрате.
Каждый вид движения оформляется соответствующими
документами (актами, ведомостями и пр.). По данным
зарегистрированных документов движения пользователь в
любой момент времени и за любой интервал дат может
увидеть:
 Детальные данные по поступлению БСО с разбивкой
по страховым компаниям и о текущих остатках БСО;
 Детальные данные о БСО, переданных агентам/в
филиалы (кому, сколько и на какую сумму передано) и
о возвратах БСО от агентов/из филиалов (кем,
сколько и на какую сумму возвращено);
 Сведения о списании утраченных БСО;
 Историю движения БСО в разрезе каждой страховой
компании, что очень удобно для проведения сверок со
страховыми компаниями.
Для удобства БСО можно приходовать пачками, настроив
451
Система БЭСТ-5. Основы
порядок формирования номера бланка, входящего в пачку, и
указав системе общее количество бланков в пачке.
Рисунок 9-65 Карточка БСО
Главным хранилищем информации о БСО является
Справочник БСО, расположенный в папке Учет БСО. На
каждый БСО, учитываемый в системе,
заводится своя
карточка
(Рисунок
9-65).
Карточки
формируются
автоматически – при регистрации документов поступления
или вручную – когда вводят начальные остатки по БСО перед
запуском системы в эксплуатацию.
В базе данных системы хранятся подробные сведения о
каждом проданном БСО: ФИО страхователя, объект
страхования и детальная информация об этом объекте,
период страхования, стоимость полиса, размер собственной и
агентской комиссий, срок действия полиса и т.д.
К проданному полису можно «прикрепить» различные
файлы: отсканированные документы, фотографии и т.д.
452
Система БЭСТ-5. Основы
В
решении
предусмотрен
автоматический
расчет
комиссионных вознаграждений брокера и его агентов по
заранее заданным условиям. Решение позволяет оформлять
различные виды продажи полисов: в частности, с оплатой в
рассрочку – по заданному графику платежей.
Отчеты
о
реализации
БСО,
составленные
агентами/филиалами, пользователь-брокер может принимать
в электронном виде – в формате MS Excel. Для этого
используется файл с определенным набором колонок,
который должен быть передан агентам/филиалам в качестве
эталона для представления данных. Заполнив этот файл
должным образом, агенты/филиалы пересылают его брокеру
– для обработки и анализа данных. Более того, можно
автоматизировать все филиалы пользователя-брокера с
организацией электронного обмена данными между ними.
На основании данных по БСО формируется множество
различных отчетов по движению БСО – как по брокерской
фирме в целом, так и с различной степенью детализации
данных, на любую дату и за любой интервал времени. В их
числе – отчеты по собственной и агентской комиссиям,
отчеты для страховых компаний и т.д. Сформированные
отчеты могут быть выведены на печать или сохранены в
электронном виде (html, MS Excel и т.д.).
9.5.2.Аптека
Приложение АПТЕКА является важнейшей составной
частью отраслевого решения БЭСТ-5. АПТЕКА.
Решение
БЭСТ-5.АПТЕКА
предназначено
для
автоматизации аптечных пунктов, розничных аптек,
аптечных сетей, фармацевтических компаний и производств,
453
Система БЭСТ-5. Основы
аптек, входящих в состав
учреждений и санаториев.
лечебно-профилактических
Решение обеспечивает эффективное управление закупками,
запасами и продажей медикаментов оптом и в розницу. В
решении учтены практически все ключевые особенности
работы аптек и фармацевтических фирм:
 Закупка, ценообразование и продажа медикаментов и
лекарственных средств с учетом жестких требований
законодательства;
 По-серийное хранение препаратов;
 Многообразие продаваемых лекарственных средств и
сопутствующих
товаров
парафармацевтики,
исчисляемое тысячами позиций;
 Различные формы выпуска для одного и того же
медикамента (таблетки, капсулы, мази и пр. под одним
и тем же названием), множество дозировок для одного
и того же препарата;
 Наличие широкого спектра аналогов и заменителей;
 Строгий партионный учет, контроль сроков годности
препаратов и пр.
Базовые компоненты решения БЭСТ-5.Аптека – приложения
АПТЕКА, ТОВАРЫ. ПРОДУКЦИЯ, ТОРГОВЫЙ ЗАЛ.
Взаимодействие
компонентов
отраслевого
решения
организовано следующим образом.
Учет движения лекарственных средств и сопутствующих
товаров – учет закупок, возвратов поставщикам и возвратов
от покупателей, мелкооптовой реализации, внутренних
перемещений, списания, прочих приходов и расходов, а
также учет отпуска по бесплатным рецептам – осуществляется
в приложении ТОВАРЫ. ПРОДУКЦИЯ. Учет товарных
454
Система БЭСТ-5. Основы
запасов базируется на технологиях штрихового кодирования:
система предусматривает возможность работы как по
заводским, так и по синтезируемым штрих-кодам. Для
эффективного управления запасами медикаментов и прочих
аптечных товаров в решении используются такие
возможности системы БЭСТ-5, как поддержка учета по
сериям/партиям,
контроль
сроков
годности,
учет
номенклатуры по произвольному множеству аналитических
признаков, возможность работы с товаром, имеющим
структуру комплекта, взаимодействие с терминалами сбора
данных при инвентаризации и отпуске товара и пр. Для
контроля расчетов с поставщиками и прочими контрагентами
применяются стандартные средства приложения РАСЧЕТЫ
С ПАРТНЕРАМИ.
Помимо традиционного способа регистрации закупки товара
(т.е. непосредственного ввода приходной накладной в
приложении ТОВАРЫ. ПРОДУКЦИЯ), в решении
реализован импорт электронных накладных поставщиков.
Возможность импорта электронных накладных в базу данных
в десятки раз ускоряет процесс регистрации товара в системе
и существенно уменьшает количество ошибок при вводе.
Задачи импорта и обработки электронных накладных как раз
и решаются в приложении АПТЕКА. Данное приложение
поддерживает форматы передачи данных, применяемые
около 70 поставщиками фармпродукции. Оно позволяет
импортировать данные о сериях забракованных и
фальсифицированных препаратов из внешних систем и
проверять каждое новое поступление по сформированной
базе фальсификатов, выдавая предупреждения о выявленных
фальсификатах и о лекарствах с истекшим сроком годности.
Приложение АПТЕКА преобразует электронную накладную
455
Система БЭСТ-5. Основы
поставщика в учетную накладную системы БЭСТ-5,
автоматически формируя учетные цены по заданным
алгоритмам и заполняя необходимые сведения о серии,
фирме-изготовителе, сертификате и сроке годности. Далее
обработанные электронные накладные экспортируются в
приложение ТОВАРЫ. ПРОДУКЦИЯ – для целей ведения
учета запасов. Сформированные по документам движения
бухгалтерские проводки и записи на счетах налогового учета
поступают в приложение ГЛАВНАЯ КНИГА.
Управление розничными продажами аптечных товаров
(ведение прайс-листов, формирование справочника товаров
для передачи на кассы, обработка отчета о продажах и пр.)
обеспечивается с помощью приложения ТОРГОВЫЙ ЗАЛ,
которое интегрируется с широким спектром контрольнокассовой техники и кассовых программ.
Одна из главных функциональных «обязанностей»
приложения АПТЕКА – оперативная информационная
поддержка для принятия решений по закупкам лекарств и
сопутствующих товаров. Именно здесь расположен мощный
аналитический блок по подготовке отчетов, реализующий
детальный многосторонний анализ продаж в различных
срезах и ракурсах. Он позволяет оценивать динамику
объемов продаж в натуральном и стоимостном выражении,
выстраивать
рейтинги
товаров,
поставщиков
и
производителей (АВС и XYZ-анализ), анализировать
распределение объемов продаж по группам цен и т.д.
Именно здесь рассчитывается ведомость дефектуры,
предназначенная
для
определения
потребности
в
лекарственных средствах и прочих аптечных товарах. Здесь
же, в приложении АПТЕКА, по итогам анализа продаж и
исходя из текущей картины запасов, формируются заявки на
456
Система БЭСТ-5. Основы
закупку товаров.
Наличие развитых средств мониторинга продаж и запасов
кардинально разгружает склады от неликвидных позиций и
дает возможность заказывать только те товары, которые будут
действительно нужны через месяц, неделю, день.
Электронный приход
Импорт и расценка накладных поставщиков, полученных в
электронном виде, проверка их содержимого на наличие
фальсификатов, а также экспорт в приложение ТОВАРЫ.
ПРОДУКЦИЯ выполняются в режиме Электронный
приход.
При входе в данный режим на экране появится список
принятых и обработанных накладных. Процедура импорта
новой накладной запускается нажатием клавиши <F4> или
соответствующей кнопки на панели инструментов. После
того как Вы укажете и подтвердите параметры импорта,
система
импортирует
электронную
накладную,
идентифицирует ее содержимое и проведет расценку
указанных в ней товаров по заданным Вами правилам.
Чтобы отредактировать электронную накладную (изменить
количество, пересчитать учетную цену и пр.), нужно
установить курсор на строке с интересующим документом и
нажать клавишу <Enter>.
Форма для редактирования электронной накладной включает
в себя две закладки: Шапка и Строки. На первой из них
располагаются основные реквизиты накладной и список
соответствующих ей приходных накладных, хранящихся в
приложении
ТОВАРЫ.ПРОДУКЦИЯ
(если
эта
электронная накладная уже экспортировалась в данное
457
Система БЭСТ-5. Основы
приложение). На закладке Строки представлена информация
по каждой приходуемой товарной позиции (Рисунок 9-66).
Для вызова списка фальсификатов используется команда
Посмотреть фальсификаты, доступная при нажатии кнопки
Операции (или клавиша <F12>). Экспорт обработанной
накладной в приложение ТОВАРЫ. ПРОДУКЦИЯ
выполняется с помощью клавиши <F5> или команды
Экспорт (кнопка Операции).
Рисунок 9-66 Электронная накладная, закладка «Строки»
Реестр заявок ТМЦ
Для составления заявок на товары используется режим
Реестр заявок ТМЦ. Заметим, что в реестре имеется
возможность создать заявку путем копирования уже
существующей, а также возможность объединения
отмеченных заявок в одну. Создание новой заявки
осуществляется с помощью клавиши <F4> или
соответствующей кнопки на панели инструментов. При
458
Система БЭСТ-5. Основы
вызове данной команды на экране появится окно, где нужно
указать аптеку/подразделение, для которой выполняется
расчет заявки, период расчета, за который должен быть
выполнен анализ движения ТМЦ; количество дней для учета
заявок, где фигурируют товары «в пути»; норму запаса,
выраженную в днях.
По усмотрению пользователя, в расчет могут включаться не
все, а только выбранные заявки с товарами «в пути». В
зависимости от выбора пользователя, норма запаса может
быть либо взята из Номенклатурного справочника, либо
получена расчетным путем. Точно так же, по усмотрению
пользователя, полученная расчетным путем норма запаса
может быть сохранена в карточке данной номенклатуры в
Номенклатурном справочнике. При нажатии в этом окне
кнопки Расчет система рассчитает потребность в товарах, а
при нажатии кнопки Продолжить расчет потребности в
ТМЦ выполняться не будет. В втором случае система
сформирует пустую заявку, и пользователь может ввести в
нее нужное количество ТМЦ вручную.
Форма для работы с заявкой состоит из двух закладок:
Товары и Заявка. На первой из них представлен
номенклатурный справочник ТМЦ, в котором отмечены
товары, включенные в заявку.
Вторая закладка содержит список товаров из данной заявки
(Рисунок 9-67). По каждой позиции, отраженной в заявке,
приводится текущий объем заказа и количество товара «в
пути», остаток на складе, объем продаж за заданный период,
а также норма запаса. В подстрочнике заявки, для позиции, на
которой установлен курсор, отображаются сумма заявки,
сумма заявки по позиции, даты последнего прихода и
продажи, последняя розничная цена и последняя цена
459
Система БЭСТ-5. Основы
закупки, а также средняя розничная цена и розничная цена
закупки.
Рисунок 9-67 Заявка ТМЦ, закладка «Заявка»
Используя кнопку Операции, Вы можете получить
оперативные детальные
справки о движении ТМЦ в
различных разрезах (по получателям, по поставщикам и в
целом), проанализировать оборот в разрезе центров
потребностей и потребителей.
9.5.3.Питание. Калькуляция
Приложение ПИТАНИЕ. КАЛЬКУЛЯЦИЯ является
центральным звеном отраслевого решения БЭСТ-5.
ПИТАНИЕ. Это решение автоматизирует функции
планирования и учета питания в столовых лечебных,
санаторно-курортных, дошкольных и образовательных
учреждений, а также в столовых, буфетах, кафе,
принадлежащих организациям различного профиля. Оно
ориентировано на бухгалтеров-калькуляторов, технологов460
Система БЭСТ-5. Основы
пищевиков, врачей диетологов и диетсестер.
Решение существенно облегчает такие трудоемкие процедуры
как составление меню на каждый день – по времени приема
пищи, для каждой группы и категории питающихся, а также
по видам диет. Оно определяет потребность в необходимых
продуктах, калькулирует стоимость блюд и помогает
учитывать их реализацию.
Решение БЭСТ-5. ПИТАНИЕ построено на интеграции
приложения
ПИТАНИЕ.
КАЛЬКУЛЯЦИЯ
с
приложениями СЫРЬЕ. МАТЕРИАЛЫ и ТОВАРЫ.
ПРОДУКЦИЯ, последнее из которых взаимодействует с
приложением ПРОДАЖИ. КЛИЕНТЫ. В результате этой
интеграции обеспечивается полный контроль всех стадий
движения продуктов питания и приготовленных из них блюд
– начиная с поступления закупок на склад и заканчивая
продажей готового блюда. Проводки, сформированные на
основании документов движения продуктов и блюд,
передаются в приложение ГЛАВНАЯ КНИГА – для
отражения в общем учете хозяйственной деятельности и
подготовки бухгалтерской, налоговой и управленческой
отчетности предприятия.
В функции приложения УЧЕТ ПИТАНИЯ входят:
 Ведение реестра технологических и техникотехнологических карт на блюда и полуфабрикаты;
 Ведение планового меню (типового меню) по
сезонам, времени приема и категориям и количеству
питающихся;
 Расчет плановой потребности в продуктах с учетом
сезонных норм убыли;
 Учет компонентов блюд, которые не хранятся на
461
Система БЭСТ-5. Основы
складе, но есть в рецептуре блюда (вода, бульон и т.д.);
 Различные способы формирования меню-раскладки
на каждый день по категориям питающихся – на
основании планового меню, вручную, путем
копирования ранее сформированных меню-раскладок;
 Формирование меню на заказ – для последующей
реализации блюд;
 Определение недостающих компонентов блюд;
 Определение калорийности питания и расчет
химсостава питания по белкам, жирам, углеводам,
витаминам и микроэлементам по каждому приему
пищи, за день в целом и за период для каждой
категории питающихся;
 Резервирование продуктов на складе по данным
меню-раскладок;
 Формирование требований на отпуск продуктов со
склада в столовую, накладных на списание в
производство, накладных на приход готовой
продукции;
 Формирование нормативных форм в соответствии с
требованиями СанПиН и отраслевых приказов и
методических указаний;
 Формирование отчетности по расходу продуктов
(плановый и фактический расход продуктов, сводная
ведомость затрат и др.);
 Контроль стоимости и натуральных норм питания.
Ведение учета в приложении организовано следующим
образом.
Учет продуктов питания и блюд
Складской учет продуктов питания ведется в приложении
462
Система БЭСТ-5. Основы
СЫРЬЕ. МАТЕРИАЛЫ или в приложении ТОВАРЫ.
ПРОДУКЦИЯ. Именно здесь «прописывается» общий
регламент учета продуктовых запасов (номенклатура, склады,
столовые, виды движения и оформляющие их документы,
шаблоны типовых проводок для отражения данных в
бухгалтерском и налоговом учете и пр.). Данное приложение
позволяет Вам контролировать текущее состояние
продуктовых складов и регистрировать весь спектр операций
с продовольственными запасами – от их оприходования до
списания при изготовлении блюд.
Используемые продукты питания условно делятся на два вида:
складируемые и нескладируемые. Складируемыми
продуктами называются те, которые покупаются и хранятся
на складе. Складируемые продукты учитываются в
приложении СЫРЬЕ. МАТЕРИАЛЫ. К нескладируемым
относятся виды продуктов, входящие в рецептуру, но
которые, в силу их свойств, не могут являться предметом
хранения на складах: вода, бульон и т.д. Для описания данных
видов
продуктов
в
приложении
ПИТАНИЕ.
КАЛЬКУЛЯЦИЯ предусмотрен специальный справочник.
Продукты также подразделяются на весовые и фасованные.
Весовые продукты поступают, перемещаются и списываются
с требуемой точностью веса – вес брутто. Фасованные
продукты (например, растительное масло в бутылках, кефир
и молоко в пакетах и пр.) поступают, перемещаются и могут
быть списаны в единицах фасовки. При этом один и тот же
продукт может поступать в упаковках разной вместимости.
Управление работой пищеблока
Функции управления работой пищеблока (ведение
технологических и технико-технологических карт на блюда,
463
Система БЭСТ-5. Основы
формирование меню и т.д.) сосредоточены в приложении
ПИТАНИЕ. КАЛЬКУЛЯЦИЯ. В качестве центров учета в
рамках данного приложения выступают столовые или
кухни, к которым «привязаны» соответствующие склады.
В свою очередь, для столовых формируются плановые
меню, которые могут быть использованы для составления
текущих меню (меню-раскладки) и расчета плановой
потребности продуктов. В приложении поддерживается
несколько видов планового меню: ежедневное, недельное,
двухнедельное и четырехнедельное.
По
итогам
расчета
меню-раскладки
определяются
недостающие
компоненты
блюд,
выполняется
резервирование необходимых продуктов на складе и
оформляются соответствующие документы движения
продуктовых запасов: требования на отпуск продуктов для
столовых и накладные списания продуктов по столовым.
Если питание является платной (или дополнительно
оплачиваемой) услугой для его потребителей (гостей,
отдыхающих, сотрудников, учащихся и т.д.), то блюда в
условиях решения БЭСТ-5.ПИТАНИЕ в общем случае
трактуются как продукция, идущая на продажу.
Оприходование приготовленных блюд осуществляется в
приложении ТОВАРЫ. ПРОДУКЦИЯ. Основанием для
оприходования являются накладные на приход готовой
продукции, сформированные с помощью приложения
ПИТАНИЕ.КАЛЬКУЛЯЦИЯ. При этом блюда могут быть
оприходованы как с наценкой, так и без нее.
Учет реализации блюд ведется штатными средствами
приложения
ТОВАРЫ.
ПРОДУКЦИЯ.
Списание
реализованных блюд оформляется расходными накладными.
464
Система БЭСТ-5. Основы
Для управления ценообразованием на блюда (ведение прайслистов, назначение скидок/надбавок), обработки заказов и
выписки счетов используется приложение ПРОДАЖИ.
КЛИЕНТЫ.
Технологические карты
В приложении ведутся реестры технико-технологических
(ТТК) и технологических карт (ТК) на полуфабрикаты и
блюда.
Рисунок 9-68 Реестр технологических карт
Для каждой ТК/ТТК указываются технология приготовления
блюда, показатели качества, калорийности, химический
состав. Технологические карты (Рисунок 9-68) могут быть
либо введены в систему «с нуля», либо созданы на основе уже
существующих карт на аналогичные блюда – путем
копирования.
Для организации здорового, качественного питания в
465
Система БЭСТ-5. Основы
соответствии с современными медицинскими и нормами, а
также для экономии Вашего времени на подготовку
технологических карт, в систему БЭСТ-5 можно загрузить
один из преднастроенных рецептурных справочников,
соответствующих рекомендациям НИИ Питания РАМН и
других ведущих экспертов по диетологии и физиологии
питания.
Данные справочники поставляются как дополнительные
отраслевые настройки к решению БЭСТ-ПИТАНИЕ.
Загрузка этих справочников осуществляется в режиме
ЗАГРУЗКА НАСТРОЙКИ – Загрузка отраслевой
настройки.
Технико-технологическими называются карты, содержащие
рецептуру блюд, не обоснованную нормативными
документами. Во всем остальном ТК и ТТК не отличаются
друг от друга.
Содержание ТК/ТТК представляет собой перечень
компонентов, необходимых для приготовления данного
блюда и технологических записей или комментариев.
Технологические записи служат только для оформления, и в
дальнейших расчетах не участвуют.
Принцип ведения технологических карт на полуфабрикаты
аналогичен принципам ведения технологических карт для
блюд. Отличие состоит в том, что ТК на полуфабрикаты
могут использоваться как компоненты в ТК блюд и в меню на
заказ. ТК на полуфабрикаты не могут быть задействованы
при составлении меню для питания организованных
коллективов, для полуфабрикатов нет возможности указать
вид диеты, и не указывается детализация веса для рецепта в
целом.
466
Система БЭСТ-5. Основы
Плановое меню
Данный режим предназначен для ведения реестра
планируемых (примерных или типовых) меню. Если у Вас
имеется несколько столовых, то плановое меню составляется
для каждой столовой в отдельности. Поэтому при входе в
реестр система попросит Вас указать ту столовую, для
которой нужно подготовить плановое меню.
В дальнейшем плановое меню может быть использовано при
создании текущего меню (режим Меню-раскладка) и для
расчета плановой потребности продуктов на период – для
каждой столовой в отдельности или по предприятию в
целом.
Данный режим значительно сокращает время подготовки
меню-раскладок, а также позволяет делать различные
типовые меню – например, недельное или двухнедельное
меню и т.д.
Меню-раскладка
Основными рабочими режимами приложения является
группа режимов Меню-раскладка. В данную группу
режимов входят:
 Питание организованных коллективов;
 Услуги по организации питания;
 Заказное меню.
Меню для питания организованных коллективов (Рисунок 9-69)
составляется на каждый день по приемам пищи и для каждой
категории питающихся. Меню для питания организованных
коллективов может быть поставлен в соответствие
определенный вид диеты.
467
Система БЭСТ-5. Основы
Рисунок 9-69 Меню-раскладка для питания организованных
коллективов
При расчете меню-раскладки производится резервирование
продуктов на соответствующих складах. Резервирование
осуществляется с учетом остатков продуктов, имеющихся в
данной столовой (если они существуют). Каждый
последующий расчет меню выполняется с учетом резерва,
созданного при предыдущих расчетах. В случае нехватки
продуктов
выдается
соответствующее
системное
предупреждение. Список недостающих продуктов по
конкретному меню можно получить при нажатии
комбинации клавиш <Alt+D>, или при выборе команды
Список недост. продуктов (кнопка Справки).
Меню, вызываемое при нажатии кнопки Справки, позволяет
получить ряд важнейших оперативных справок по питанию:
 Расчет калорийности питания по приемам пищи и за
день в целом для выбранной категории питающихся;
 Расчет стоимости питания по приемам пищи и за день
468
Система БЭСТ-5. Основы
в целом;
 Справка о выполнении норм среднесуточного набора
продуктов.
Для меню, по которому уже были заказаны продукты, может
быть сформирован дозаказ продуктов с оформлением
дополнительного требования – в случае уточнения
количества питающихся или возврата излишков на склад.
Требование на продукты (заказ продуктов) и списание
продуктов осуществляется за день в целом.
Требование на дозаказ или/и возврат продуктов оформляется
для каждой категории питающихся и вида диеты в
отдельности и для выбранных приемов пищи. Списание
продуктов выполняется за день в целом или по каждой
категориям питающихся в отдельности – в зависимости от
настройки приложения.
Запуск процедуры расчета меню-раскладки, а также
различные функции по формированию документов на ее
основании (требования на отпуск продуктов, документов на
дозаказ/возврат, накладной списания) объединены в меню,
вызываемом нажатием кнопки Документы.
Заказное меню (Рисунок 9-70) используется при реализации
блюд и при обслуживании различных мероприятий (банкеты
и пр.), а также как дополнительное меню.
В качестве заказного меню может быть оформлено три вида
меню: меню на продажу готовых блюд (Тип заказа – на
продажу), на обслуживание мероприятий (Тип заказа –
с/обслуживание) и отчет о продажах готовых блюд (Тип заказа –
реализация). Каждое меню оформляется отдельным заказом.
Количество заказов любого типа, которое можно оформить
в течение дня, – не ограничено.
469
Система БЭСТ-5. Основы
Рисунок 9-70 Заказное меню
Расчет и резервирование продуктов для каждого заказа
проводится отдельно. Для каждого заказа формируется свой
пакет документов (требование на продукты, накладная
списания продуктов и накладная прихода готовой
продукции). Для данных меню не ведется учет по категориям
питающихся, диетам и приемам пищи. Для заказного меню
определяется заказчик и наценка и/или стоимость продажи
блюда.
В роли заказчика для типа меню на продажу выступает склад
готовой продукции, зарегистрированный в приложении
ТОВАРЫ.ПРОДУКЦИЯ. Для каждого блюда определяется
наценка, относительно которой рассчитывается цена и
стоимость продажи. Для заказного меню, характеризуемого
типом на продажу, формируется накладная на оприходование
готовой продукции.
В роли заказчика для типа меню с/обслуживание выступает
470
Система БЭСТ-5. Основы
контрагент, указанный в Картотеке партнеров. В отличие от
предыдущего типа заказного меню, для каждого блюда
определяется цена или стоимость реализации, относительно
которой рассчитывается наценка на блюдо. Для данного типа
заказного меню не предусмотрено формирование накладной
оприходования готовой продукции.
Заказчиком для типа меню реализация является подразделение
предприятия-пользователя,
внесенное
в
справочник
структурных подразделений. Во всем остальном данный тип
меню полностью аналогичен типу меню с/обслуживание.
Режим Услуги по организации питания предназначен для
фирм, являющихся поставщиками питания – например,
поставляющих питание в школы. Основные особенности
данного режима заключаются в следующем:
 Для меню вводится наценка;
 Создаваемое меню не предусмотрено для работы с
диетами;
 Меню первоначально составляется условно на одного
человека (т.е. без количества блюд и питающихся);
 При расчете меню не производится резервирования
продуктов, стоимость блюд и питания за день
определяется по последним ценам на продукты;
 После расчета доступна возможность уточнения цен –
путем изменения наценки, стоимости или выхода
блюда;
 Требование на продукты по меню не формируется;
 Перемещение продуктов в столовые потребителей
(например, в школы) осуществляется по заявкам – без
привязки к конкретному меню (как внутреннее
перемещение);
 При списании продуктов вводится количество
471
Система БЭСТ-5. Основы
питающихся – по видам приемов пищи;
 Ежедневно составляется суммовой товарный отчет, где
отражаются
расчеты
со
столовой
потребителя/школой.
9.5.4.Загрузка настройки
Данный режим позволяет заполнять пустую рабочую базу
предварительно подготовленной нормативно-настроечной
информацией (справочники, настройки и пр.) – для
адаптации системы БЭСТ-5 к задачам учета и управления,
актуальным для отдельных отраслей экономики.
Варианты отраслевых настроек поставляются разработчиками
системы БЭСТ-5. Для загрузки и дальнейшей работы с ними
необходимо получить соответствующий файл лицензии. С
примерами отраслевых настроек можно ознакомиться в
демонстрационной базе БЭСТ-5.
Если в базу данных была загружена отраслевая настройка, ее
наименование будет отображаться в строке главного меню.
Перечислим поставляемые в настоящее время отраслевые
настройки.
 Автономное учреждение. Адаптирует систему
БЭСТ-5 к решению учетных задач, актуальных для
автономных
учреждений
–
некоммерческих
организаций, созданных в результате реорганизации
бюджетного учреждения на основании Федерального
закона от 03 ноября 2006 года № 174-ФЗ «Об
автономных учреждениях». Содержит заполненные
справочники синтетических и аналитических счетов,
типовые операции, формы внешней отчетности,
адаптированные для автономных учреждений,
472
Система БЭСТ-5. Основы
справочники видов аналитических измерений и пр.
Включает методические материалы по ведению учета,
разработанные заслуженным аудитором Российской
Коллегии аудиторов, директором ООО «АринаАудит» к.т.н. И.В. Беликовой. Устанавливается на
пустую БД с типом предприятия Хозрасчетное;
 Автострахование. Страховой брокер. Адаптирует
систему БЭСТ-5 к решению учетных задач,
актуальных для брокеров, работающих на рынке
автострахования. Содержит настроенный план счетов,
заполненные справочники типовых операций,
аналитических измерений, групп партнеров и пр.
Устанавливается на БД с типом предприятия
Хозрасчетное;
 Аптека (настройка–синтезированные штрихкоды). Адаптирует систему БЭСТ-5 для решения
задач автоматизации аптечных пунктов, розничных
аптек, аптечных сетей, фармацевтических компаний,
аптек ЛПУ и санаториев, работающих с
синтезированными
штрих-кодами.
Содержит
заполненные
справочники
медикаментов,
лекарственных форм, категорий медикаментов, групп
диагнозов, фальсифицированных и забракованных
препаратов, поставщиков. Устанавливается на пустую
БД с типом предприятия Хозрасчетное;
 Справочник продуктов питания – для хозрасчетных
и бюджетных организаций (под ред. Тутельяна В.А.,
Скурихина И.М., ДеЛи Принт 2002 г.). Включает
сведения о химическом составе около 180
наименований продуктов (белки, жиры, углеводы,
микроэлементы и витамины) и норм отходов при
холодной обработке с учетом сезонности;
473
Система БЭСТ-5. Основы
 Справочники блюд для детского, дошкольного,
школьного питания (рецептура приготовления блюд
соответствует рекомендациям НИИ Питания РАМН,
Департамента образования г.Москвы, Правительства
Санкт-Петербурга, Департамента образования и науки
Администрации Пермской обл. и др.);
 Справочники рецептов приготовления блюд для
общественного, лечебного и санаторного питания.
Запустив данный режим, перейдите в поле Наименование и
выберите в предложенном списке доступных настроек
нужную отраслевую настройку.
Список доступных настроек формируется в соответствии с
типом базы данных и файлом лицензии. Под полем
Наименование расположено окно с описанием выбранной
настройки. После указания требуемой настройки нажмите
кнопку Загрузить.
9.6. Настройка
Приложения, образующие группу НАСТРОЙКА, решают
задачи общей настройки и администрирования системы
БЭСТ-5
и
обеспечивают
ведение
общесистемных
справочников.
Группа НАСТРОЙКА состоит из двух приложений:
 БАЗЫ ДАННЫХ;
 ОБЩИЕ ДАННЫЕ.
9.6.1.Базы данных
Данное приложение предназначено для обслуживания баз
данных системы БЭСТ-5. Функции приложения:
474
Система БЭСТ-5. Основы





Создание базы данных нового предприятия;
Изменение параметров базы данных;
Удаление информации о выбранном предприятии;
Восстановление индексных файлов;
Создание архивов баз данных и восстановление
информации из архивов;
 Создание архива базы отчетов и восстановление базы
отчетов из архива;
 Импорт данных из систем БЭСТ-5, БЭСТ-4+, БЭСТОфис;
 Выполнение технологических операций (смена
предприятия, от имени которого ведется учет,
копирование карточки запроса на формирование
отчета, просмотр журнала регистрации изменений,
сводный контроль данных);
Выполнение перечисленных
следующие режимы:





функций
обеспечивают
Создать базу данных (БД);
Изменить параметры БД;
Удалить базу данных (БД);
Сервисные режимы;
Технологические операции.
Создать базу данных (БД)
Создание базы данных нового предприятия является
обязательной процедурой при первом запуске системы
БЭСТ-5.
По окончании установки в системе по умолчанию
зарегистрирован
единственный
пользователь
–
администратор, всегда имеющий доступ к режиму создания
475
Система БЭСТ-5. Основы
базы данных нового предприятия. В дальнейшем создавать
базу данных нового предприятия могут лишь пользователи,
наделенные соответствующими правами.
Действия при создании базы данных нового предприятия при
первом входе в систему и в процессе дальнейшей работы
практически одинаковы. При этом процедуры создания базы
данных нового предприятия в рабочем и демонстрационном
варианте системы БЭСТ-5 также ничем не отличаются друг
от друга.
О том, как создать базу данных нового предприятия, было
рассказано в п.7.4. Для созданной базы данных предприятия
надо определить роли, согласно которым пользователи
смогут вести учет на этом предприятии и назначить для
каждой созданной роли права доступа к приложениям и
режимам БЭСТ-5. Для установки/изменения прав доступа
применяется утилита Менеджер пользователей.
Изменить параметры БД
Данный режим предназначен для внесения изменений в
параметры базы данных, с которой Вы в данный момент
работаете.
При входе в этот режим появится форма для корректировки
параметров, где в случае надобности можно изменить
следующие данные:




Локальный путь относительно сервера;
Сетевой путь;
Название предприятия;
Комментарий.
Изменение типа базы данных при этом не допускается. Для
476
Система БЭСТ-5. Основы
подтверждения измененных параметров используется кнопка
Сохранить.
Удалить базу данных (БД)
Этот режим предназначен для удаления выбранного
пользователем предприятия из картотеки предприятий. При
этом соответствующие базы данных не удаляются – их
удаление
выполняется
стандартными
средствами
операционной системы, за пределами системы БЭСТ-5. Т.е.
речь идет только об удалении общих параметров базы
данных предприятия.
При входе в режим предлагается список предприятий,
зарегистрированных в системе – за исключением
предприятия, выбранного при входе в систему. Список
содержит названия предприятий и пути к их базам данных. В
этом списке нужно отметить те предприятия, которые
подлежат удалению и нажать кнопку Удалить. Для отказа от
удаления используется кнопка Отмена.
Восстановление индексных файлов
В данном режиме проводится переиндексация всех файлов
базы данных предприятия и серверной части. При этом
создаются индексные файлы.
Данная операция необходима после внезапных выключений
питания, «зависаний» системы, некорректного выхода из нее
и т.д. Переиндексация запускается автоматически при первом
(на текущие сутки) выборе необходимого режима из Главного
меню, если в режиме Техническая настройка (ОБЩИЕ
ДАННЫЕ \ Настройка) был установлен параметр Требовать
реиндексацию в начале суток. При отключении этого
477
Система БЭСТ-5. Основы
параметра процедура переиндексации запускается вручную.
Перед запуском процедуры переиндексации на экране
появится форма с двумя закладками: Базы данных и
Приложения. На первой закладке необходимо выбрать те
предприятия,
чьи
базы
данных
должны
быть
проиндексированы. Здесь же (если это потребуется) можно
запустить процедуру восстановления целостности баз
данных, отметив одноименный параметр в нижней части
закладки.
В системе также предусмотрена возможность проведения
частичной индексации – с выбором приложений по
усмотрению
пользователя.
Выбор
приложений
осуществляется на закладке Приложения. Для запуска
процедуры переиндексации нажимается кнопка Выполнить.
При выполнении операций переиндексации происходит
упаковка базы (т.е. физически удаляются все записи, которые
«внутри системы» были помечены как удаленные).
Индексация не запускается, если в системе БЭСТ-5 работают
несколько пользователей. При этом на компьютере, с
которого запускается индексация одной базы данных,
выдается предупреждение со списком всех пользователей,
находящихся в данный момент в системе. Если для
индексации выбрано несколько баз данных, то выполняется
индексация тех баз данных, для которых ее возможно
выполнить, и выдается протокол с перечнем баз данных,
которые не были проиндексированы.
Создание архива базы данных
Для обеспечения сохранности Вашей информации мы
настоятельно рекомендуем регулярное создание резервных
478
Система БЭСТ-5. Основы
копий всех рабочих баз данных Ваших предприятий.
Данный режим создает точную копию базы данных
выбранного предприятия, производит сжатие информации и
помещает созданный архив в указанный каталог на жестком
или сетевом диске, дискете, CD – на любом указанном Вами
носителе информации.
При входе в рассматриваемый режим на экране появится
форма запроса, в которой содержатся следующие реквизиты:
 Предприятие. Наименование предприятия, база
данных которого должна быть заархивирована.
Выбирается
из
перечня
предприятий,
зарегистрированных в системе;
 Комментарий.
Комментарий
произвольного
содержания к сохраняемой базе данных.;
 Пароль. При необходимости создаваемый архив
может быть защищен паролем;
 Имя архива. Указывается полный путь к месту
хранения архивного файла и его имя;
 Архиватор. Выбор программы-архиватора: Ace или
Zip. Для архиватора Zip также указывается степень
сжатия;
 Разбить на тома. При отметке данного параметра
создаваемый архив будет разбит на части заданного
Вами объема.
По окончании заполнения формы запроса нажмите для
запуска процедуры подготовки архива кнопку Выполнить.
результате будет создан архивный файл, имеющий, в
зависимости, от Вашего выбора, расширение *.ace или *zip.
479
Система БЭСТ-5. Основы

Уважаемые
пользователи!
Перед
обновлением
версий
системы, перед закрытием
расчетного периода, а также
при
ее
кардинальной
перенастройке,
обязательно
создавайте резервные копии баз данных!
Резервные копии желательно создавать на
внешних электронных носителях.
Восстановление базы данных из архива
Этот режим позволяет восстановить резервную копию базы
данных из ранее созданного архива.
Восстановление резервной копии базы данных из архива
следует производить в той же версии системы, в которой
была создана эта копия. При этом система позволяет
развернуть архивную базу данных, созданную при работе с
предыдущими пакетами обновлений той же версии.
Перед
восстановлением
нужно
указать
имя
и
местонахождение архивного файла. По умолчанию,
предлагается путь к архиву, сформированному самым
последним.
Далее
система
отобразит
основные
характеристики архива (название предприятия, комментарий,
дата и время создания, путь к архивному файлу) и предложит
два варианта восстановления данных:
 В существующее предприятие. В этом случае все
данные существующего предприятия заменяются
восстановленными
из
архива
данными.
Восстановление
выполняется
только
в
то
предприятие, для которого был создан архив. В базу
480
Система БЭСТ-5. Основы
данных другого, уже существующего предприятия,
восстановление запрещается;
 Создать новое предприятие. В этом случае следует
указать путь к новой базе данных. Система создаст
базу данных нового предприятия, в которую будут
восстановлены данные из архива.
Следует помнить, что восстановленная из архива база данных
содержит информацию, имевшуюся на момент создания
архива. Если после создания архива вносились какие-либо
изменения, то они не войдут в восстановленную базу данных.
После восстановления данных можно продолжить работу с
системой.
Создание архива базы отчетов
Этот режим предназначен для создания архивной копии базы
отчетов того предприятия, которое было выбрано при входе
в систему.
В форме запроса на создание архивного файла указываются:
 Комментарий – текст произвольного комментария
(может отсутствовать);
 Пароль. При необходимости архивный файл может
быть защищен паролем;
 Имя архива. Указывается полный путь к месту
хранения архивного файла и его имя;
 Архиватор. Выбор программы-архиватора: Ace или
Zip. Для архиватора Zip также указывается степень
сжатия;
 Разбить на тома. При отметке данного параметра
создаваемый архив будет разбит на части заданного
Вами объема.
481
Система БЭСТ-5. Основы
По окончании заполнения формы запроса нажмите для
запуска процедуры подготовки архива кнопку Выполнить.
Восстановление из архива базы отчетов
Данный режим восстанавливает из ранее созданного архива
только базу с отчетами. Для восстановления базы отчетов
необходимо ввести пароль для открытия архивного файла
(если таковой был введен на стадии архивирования), указать
путь к архивному файлу и нажать кнопку Выполнить.
Импорт данных из БЭСТ-5
Этот режим позволяет конвертировать базы данных при
обновлении версий системы БЭСТ-5.
Перед выполнением данной процедуры (в системе также
существует и другое ее название – Upgrade) открывается файл
с соответствующей инструкцией. Обязательно ознакомьтесь с
текстом инструкции и выполните описанные в ней действия.
В окне рассматриваемого режима
имеется
кнопка
Отменить.
Если Ваши данные еще не подготовлены надлежащим
образом, нажмите эту кнопку для отмены процедуры
импорта, выполните все требования, указанные в инструкции
и еще раз запустите рассматриваемый режим.
Для конвертации следует создать в новой версии
программного комплекса БЭСТ-5 базу данных нового
предприятия, войти в нее и запустить на выполнение данный
режим. Далее в открывшемся окне нужно указать путь к той
базе, данные которой подлежат переносу в новую версию, и
нажать кнопку Выполнить.
482
Система БЭСТ-5. Основы
Импорт данных из БЭСТ-4+
Режим
предназначен
для
пользователей,
которые
осуществляют переход с системы БЭСТ-4+ на систему
БЭСТ-5.
Перед выполнением данной процедуры (в системе также
существует и другое ее название – Upgrade) открывается файл
с соответствующей инструкцией. Обязательно ознакомьтесь с
текстом инструкции и выполните описанные в ней действия.
В окне рассматриваемого режима имеется кнопка Отменить.
Если Ваши данные еще не подготовлены надлежащим
образом, нажмите эту кнопку для отмены процедуры
импорта, выполните все требования, указанные в инструкции
и еще раз запустите рассматриваемый режим.
Для корректного проведения импорта необходимо:
 Проиндексировать в БЭСТ-4+ базу данных
предприятия, данные которого должны быть
перенесены в БЭСТ-5;
 В БЭСТ-5 создать базу данных нового предприятия и
войти в нее;
 Проконтролировать, чтобы в момент выполнения
операции по переносу данных в системах БЭСТ-4 + и
БЭСТ-5 не работали другие пользователи.
Импорт данных из БЭСТ-Офис
Этот
режим
предназначен
для
пользователей,
осуществляющих переход с системы управления малым
предприятием БЭСТ-Офис.
Перед выполнением данной процедуры (в системе также
483
Система БЭСТ-5. Основы
существует и другое ее название – Upgrade) открывается файл
с соответствующей инструкцией. Обязательно ознакомьтесь с
текстом инструкции и выполните описанные в ней действия.
В окне рассматриваемого режима
имеется
кнопка
Отменить. Если Ваши данные еще не подготовлены
надлежащим образом, нажмите эту кнопку для отмены
процедуры импорта, выполните все требования, указанные в
инструкции и еще раз запустите рассматриваемый режим.
Технологические операции
В папке Технологические операции собраны следующие
технологические операции и режимы:





Описание структуры БД;
Сменить собственное предприятие;
Копирование карточки запроса отчета;
Журнал регистрации изменений;
Сводный контроль данных.
Описание структуры БД
Этот раздел содержит полное описание файлов (таблиц) и
полей базы данных системы БЭСТ-5 – с указанием их русских
и английских (внутрисистемных) названий. В данном разделе
реализованы вызов программы FoxBro для просмотра таблиц
(комбинация клавиш <Alt+Q>) и запуск процедуры
диагностики текущей БД (клавиши <Alt+F10>). Диагностика
может выполняться по всей базе данных или по отдельному
приложению. При этом выводится протокол с результатами
диагностики.
Сменить собственное предприятие
484
Система БЭСТ-5. Основы
Данный
режим
позволяет
заменить
(перевыбрать)
предприятие, от имени которого ведется учет. Для этого
предприятие-«преемник» должно быть предварительно
зарегистрировано в Картотеке партнеров.
После выбора нового собственного предприятия, перед
запуском процедуры замены выводится сообщение с
рекомендациями, какие перенастройки следует выполнить
для дальнейшей работы.
Копирование карточки запроса отчета
Система БЭСТ-5 «запоминает» последние значения, которые
были указаны в карточках запросов на получение документов
и отчетных форм. Эти значения запоминаются для каждого
пользователя – для каждой базы данных, с которой он
работает, и отображаются при новом вызове карточки.
Этот режим позволяет скопировать настроенные значения
параметров карточек запросов на формирование отчетов –
как для передачи другому пользователю в пределах одной
базы данных, так и для передачи любому пользователю в
другую базу данных. В итоге настройку значений параметров,
выполненную для одного пользователя, можно скопировать
для другого пользователя, не воспроизводя ее «с нуля».
При копировании значений параметров из карточки запроса
в другую базу, в случае отсутствия в ней аналогичных
значений параметров (например, по причине использования
другого плана счетов, другой номенклатуры запасов, других
контрагентов и пр.), в карточке запроса в базе-«приемнике»
будут сохранены те значения, которые действовали в ней по
умолчанию.
485
Система БЭСТ-5. Основы
Журнал регистрации изменений
В системе БЭСТ-5 реализован режим регистрации
изменений, происходящих с документами и проводками
(создание, удаление, корректировка). Включение этого
режима осуществляется в приложении ОБЩИЕ ДАННЫЕ,
в разделе (Настройка \ Техническая настройка). Для регистрации
изменений необходимо отметить параметр Ведение
журнала изменений, находящийся на закладке Настройка.
Рисунок 9-71 Журнал регистрации изменений
Журнал регистрации изменений доступен в режиме
(НАСТРОЙКА \ БАЗЫ ДАННЫХ \ Технологические операции).
В журнале (Рисунок 9-71) отображается информация об
операциях, выполнявшимися с проводками/документами.
В колонках журнала приводятся сведения о дате и времени
операции,
имени
выполнившего
ее
пользователя,
наименовании реестра-источника документа, виде, номере,
486
Система БЭСТ-5. Основы
дате и сумме документа, а также о виде этой операции. Для
проводки, в отличие от документа, в качестве ее реквизитов
указываются дата и сумма. В подстрочнике журнала
отображается дополнительная информация о записи, на
которой установлен курсор: для проводки – это дебет, кредит
и содержание, для документа – название указанного в нем
контрагента.
Содержимое Журнала регистрации изменений также
доступно и в соответствующих реестрах документов/Книге
учета операций.
При установке курсора на интересующий документ/проводку
и нажатии комбинации клавиш < Alt+`> система отобразит
информацию из журнала об изменениях, произошедших с
этим документом или проводкой. Для этого также
используется команда Журнал регистрации изменений по
проводке/по документу, которая вызывается из меню,
доступного при нажатии кнопки Функции.
Сводный контроль данных
При входе в данный режим на экране появится меню из
следующих пунктов:
 Контроль данных в приложении ТОВАРЫ.
ПРОДУКЦИЯ;
 Контроль данных
в
приложении
СЫРЬЕ.
МАТЕРИАЛЫ;
 Контроль
данных
в
приложении
КНИГА
ПОКУПОК-ПРОДАЖ;
 Пересчет остатков по выпискам банка;
 Контроль данных в приложении РАСЧЕТЫ С
ПАРТНЕРАМИ.
487
Система БЭСТ-5. Основы
В этом режиме следует включить или отключить требуемые
виды контроля (т.е. установить с помощью клавиши
<Пробел> значение ДА или НЕТ напротив названия
каждого вида контроля) и далее нажать кнопку Выполнить.
Виды контроля, указанные в отображаемом списке,
соответствуют режимам восстановления целостности данных
в перечисленных приложениях.
9.6.2.Общие данные
В БЭСТ-5 существует ряд справочников, которые, в силу
своего назначения, совместно используются многими
приложениями. Поэтому все они собраны в приложении
ОБЩИЕ ДАННЫЕ.
Справочники, входящие в рассматриваемое приложение,
всегда доступны для пользователя – независимо от состава
приобретаемых приложений.
Валюты и курсы валют
Как уже было сказано ранее, система БЭСТ-5 обеспечивает
учет операций как в национальной, так и в любой другой
валюте. Список иностранных валют при этом не ограничен.
Любые валюты, используемые для целей учета, должны быть
описаны в соответствующем справочнике.
В данный справочник не рекомендуется вводить те валюты,
которые не будут использоваться в учете.
При выполнении операций в иностранной валюте
программа запрашивает курс иностранной валюты по
отношению к национальной денежной единице. Система
предусматривает два варианта ведения валютных операций:
488
Система БЭСТ-5. Основы
 Перевод суммы в национальную валюту по курсу ЦБ РФ на
дату выполнения операции. Это общепринятое и
нормативно определенное правило для операций в
иностранной валюте. При вводе проводки в
иностранной
денежной
единице
система
просматривает справочник курсов валют. Если курс на
дату совершения операции установлен, он вводится в
документ автоматически. Если же курс отсутствует, то
система запрашивает его у пользователя;
 Использование произвольного курса. Независимо от наличия
курса в справочнике валют, для каждой операции
можно установить свой курс, в том числе и взятый из
этого справочника.
Папка Валюты и курсы валют включает в себя два
справочника, необходимых для ведения валютного учета:
 Справочник курсов валют;
 Справочник кодов валют.
В Справочнике кодов валют вводятся следующие сведения:
 Код валюты. Уникальный код денежной единицы (не
более 3 знаков). Может содержать любые цифры,
буквы, специальные символы. Регистр букв не
различается. Редактирование кода валюты возможно,
если он не используется в проводках;
 Код валюты по ISO. В частности, эта кодировка
используется при импорте и экспорте платежных
документов в систему электронных платежей «КлиентБанк». В остальных случаях ввод данного реквизита не
является обязательным;
 Наименование;
 Точность представления. Точность представления
489
Система БЭСТ-5. Основы
валюты при отображении на экране компьютера.
Возможные варианты: До целых, До десятых, До сотых,
До тысячных;
 Множитель для курса. В стандартной ситуации, если
множитель равен единице, курс валюты показывает
количество
национальных
денежных
единиц,
предлагаемое
за одну иностранную единицу. С
помощью множителя можно задать курс за 10, 100
денежных единиц и т.д. Изменение этого параметра в
процессе работы запрещается.
В справочнике также необходимо указать род и порядок
склонения названий основной и разменной денежных
единиц. Это требуется для печати в документах сумм
прописью.
Справочник курсов валют используется для ведения
истории изменения валютных курсов. При вводе записей в
справочник нужно указать код валюты, используя
Справочник кодов валют; дату, на которую вводится курс и
значение курса по отношению к национальной валюте.
Курсы валют могут вноситься как непосредственно в
справочнике, так и при вводе валютных операций.
Корректировка записей допускается только в самом
справочнике.
Если используется курс ЦБ РФ, то в справочник должны
быть внесены курсы валют на все даты проведения валютных
операций. При использовании произвольных курсов
обязательно должны быть сделаны записи на даты
переоценки валютных счетов. В Справочнике курсов
валют существует возможность импорта курсов валют с
сайта ЦБ РФ www.cbr.ru – с использованием Web-сервиса.
Импорт выполняется с помощью кнопки Загрузить.
490
Система БЭСТ-5. Основы
Аналитические измерения
Данная папка включает в себя справочники:





Виды измерений;
Групповые измерения;
Справочник статей расходов;
Дополнительные измерения;
Фильтрация измерений.
Первые два из этих справочников служат для описания
объектов
аналитического
учета,
которые
будут
использоваться в процессе работы с системой. В третий из
указанных справочников – Справочник статей расходов –
вводится список статей расхода денежных средств (как
правило, он применяется в бюджетных организациях – в
рамках учета финансовых операций). Четвертый справочник
предназначен для описания дополнительных аналитических
измерений, включаемых в состав документов, ведомостей и
картотек. И, наконец, в пятом справочнике – Фильтрация
измерений, производится настройка правил фильтрации
сегментов аналитики по отношению друг к другу.
Виды измерений
В этом справочнике формируется список аналитических
измерений, которые могут использоваться в любом
функциональном разделе системы для целей аналитического
учета.
Измерения, вводимые в справочник, делятся на две категории:
системные и пользовательские. В свою очередь, измерение
характеризуется неким набором значений.
Системные
измерения
определены
491
и
настроены
Система БЭСТ-5. Основы
разработчиком. Они изначально присутствуют в поставке
БЭСТ-5. Корректировка и удаление списка системных
аналитических измерений запрещены. Системные измерения
допускают только просмотр, а также внесение изменений в
их значения.
Пользовательские измерения могут быть созданы в любой
момент времени. Точно также в любой момент времени
пользователь может вводить значения этих измерений и
изменять их реквизиты (за исключением длины кода
сегмента). Удаление пользовательских измерений допускается
лишь при условии, что они до этого не использовались в
учете.
В то же время в системе существует возможность удаления
повторяющегося значения вида измерения, даже если такое
значение уже используется в проводках. Для выявления таких
значений в карточку вида измерений добавлена печатная
форма «Повторяющиеся коды значений видов измерения».
В справочнике Виды измерения нельзя изменить код
значения
аналитического
измерения,
которое
уже
используется в документах и картотеке в качестве значения
многосегментной аналитики номенклатуры.
При входе в справочник видов измерений отображается
таблица, в которой указаны код и название вида измерения,
наименование связанного с ним системного справочника,
признак использования вида измерения в учете запасов,
признак системности, а также текущий статус, указывающий
на возможность его применения.
Для создания новой записи в справочнике видов измерений
следует воспользоваться командой меню Правка→Новая
запись, соответствующей кнопкой на панели инструментов
492
Система БЭСТ-5. Основы
или
клавишей
<F4>.
Экранная
форма
для
ввода/корректировки пользовательского вида измерения
содержит две закладки (Общее и Значения).
Рассмотрим набор реквизитов, представленных на первой
закладке:
 Код. Уникальный код измерения. В качестве кода
могут использоваться обычные названия (например,
«Регионы», «Партнеры» и пр.) или буквенноцифровые обозначения;
 Название. Наименование измерения. По своему
содержанию может быть произвольным. Максимально
допустимая длина – 50 символов;
 Длина сегмента. Количество знаков в коде аналитики
для данного измерения. Допустимый диапазон – от 1
до 10. По умолчанию, предлагается 10. Если
используется
системный
объект,
то
длина
рекомендуется такая же, как у него;
 Системный
объект.
Вспомогательное,
не
обязательное для заполнения поле, предусмотренное
для облегчения ввода значений пользовательского
измерения. Если в данном поле выбран какой-либо
системный справочник, в дальнейшем его значения
могут
использоваться
для
ввода
значений
пользовательского измерения. На содержимое самого
системного справочника это никак не влияет;
 Использовать
в
номенклатуре.
Признак
использования
измерения
для
расширенного
аналитического учета номенклатуры. В зависимости от
ситуации, может принимать значения Да или Нет;
 При Upgrade заменять сис. знач. Если значение
этого параметра установлено как Да, то при
493
Система БЭСТ-5. Основы
обновлении версий БЭСТ-5 все значения, введенные
пользователем, будут заменены на системные.
У вида измерения имеется свой собственный аналитический
справочник – справочник значений по данному измерению
(закладка Значения). Работа со справочником значений
ведется строго в разрезе измерений. Другими словами,
сначала выбирается само измерение, а затем для него
отображается набор значений.
Для ввода списка значений аналитического измерения
следует выбрать нужное измерение и перейти на закладку
Значения. Затем, при помощи команды меню Правка →
Новая запись, или при помощи соответствующей кнопки на
панели инструментов, или нажатия клавиши <F4> можно
приступить к заполнению реквизитов значения:
 Код – уникальный код аналитического объекта (т.е.
значения измерения). Уникальность обеспечивается в
пределах одного измерения. Код имеет количество
символов, определяемое значением поля Длина
сегмента на закладке Общее;
 Наименование – вводится или формируется
произвольное наименование аналитического объекта
(т.е. само значение). Максимальная длина поля – до 50
знаков.
При необходимости значения аналитических измерений
могут быть изменены. Это делается либо при помощи
команды меню Правка → Удалить, либо соответствующей
кнопки на панели инструментов, либо клавиши <F8>.
Обратите внимание, что код значения допускается изменять
лишь в том случае, если значение ранее не использовалось в
процессе учета. Наименование значения измерения можно
494
Система БЭСТ-5. Основы
изменять в произвольном порядке. Для изменения значения
измерения применяются либо команда меню Правка →
Редактировать, либо кнопка Редактировать на панели
инструментов, либо клавиша <Enter>.
Для системных видов измерений в качестве справочника
значений выступает сам системный набор данных. Например,
для измерения Партнеры в качестве аналитического
справочника используется Картотека партнеров.
Значения системных видов измерений вводятся в
соответствующих справочниках или реестрах документов.
Также существуют и системные измерения, для ввода
значений которых не предусмотрены отдельные справочники
или реестры. У таких измерений доступна закладка
Значения, на которой и вводится данная информация. При
вводе значений системных аналитических измерений в
режиме работы с проводкой или документом, эти значения
оперативно заносятся в соответствующий справочник.
Некоторые системные виды измерений, например, измерение
Классификация доходов бюджета (которое присутствует в базе
данных для бюджетных структур), имеют уже заполненную
закладку
Значения.
Формально
пользователю
не
запрещается вносить изменения в список значений
системного измерения. Однако сохранность внесенных им
корректив зависит от настройки параметра При Upgrade
заменять сис. знач, находящегося на закладке Общее. Если
значение этого параметра выбрано Да, то при обновлении
версий системы БЭСТ-5 все значения, введенные
пользователем, будут заменены на системные.
Как уже было сказано ранее, связь аналитических измерений
с планом счетов устанавливается в приложении ГЛАВНАЯ
495
Система БЭСТ-5. Основы
КНИГА, в режиме (Ведение системы счетов \ Сегменты
аналитики на счетах). Более того, справочники аналитических
измерений являются автономными по отношению к любым
другим информационным объектам системы БЭСТ-5.
Групповые измерения
Напомним, что для ускорения ввода данных по
аналитическому учету совместно используемые и логически
связанные между собой измерения могут объединяться в
группы. Применение групповых измерений не является
обязательным. Групповые измерения никак не влияют на
структуру бухгалтерских данных (счета и проводки) и
алгоритмы формирования отчетов: они существуют только
для облегчения работы бухгалтера.
Причина наличия механизма групповых измерений
заключается в следующем. В общем случае, на счетах
бухгалтерского учета в системе БЭСТ-5 можно открыть до 8
сегментов аналитического учета. При вводе проводок в
документах бухгалтер-пользователь должен последовательно
внести информацию по каждому из сегментов. Если
сегментов на счете много, то ввод становится неудобен.
Поэтому, для упрощения ввода аналитик в системе БЭСТ-5
существует справочник Групповые измерения.
Групповое измерение состоит из произвольного набора
видов измерений. Общее количество измерений, которое
может входить в одну группу – не более 8. Любой вид
измерения можно включить в одно групповое измерение
только один раз, но в то же время он может использоваться в
различных групповых измерениях.
Новые записи в справочник Групповые измерения вносятся
496
Система БЭСТ-5. Основы
через специальную форму, имеющую две закладки – Общее
и Значения. На закладке Общее вводятся код и название
группового измерения. Ниже перечисляется список входящих
в него измерений с указанием обязательности ввода для
каждого из них.
Выбор вида измерения, входящего в состав группового
измерения, осуществляется с помощью справочника Виды
измерений. Создав набор измерений, включенных в
групповое измерение, Вы можете перейти на закладку
Значения и указать конкретные наборы значений для
данного группового измерения. Список значений группового
измерения составляется с использованием соответствующих
справочников. Реквизиты Код и Название заполняются при
этом автоматически. Название может быть отредактировано, а
код редактированию не подлежит.
Дополнительные измерения
Для конкретного журнала документов, ведомости или
картотеки можно определить произвольную совокупность
дополнительных измерений, применяемых для хранения
какой-либо информации, организации расчетов или в любых
других целях. Измерения, «привязываемые» к документу,
ведомости, картотеке выбираются из справочника Виды
измерений. Для каждого измерения при этом указываются
обязательность ввода и порядковый номер. При отсутствии
нужного вида измерения его можно ввести непосредственно
здесь же – в справочнике Виды измерений, без выхода из
справочника Дополнительные измерения.
Длина кода введенных значений с учетом разделителей не
должна превышать 60 символов. Ввод и редактирование
данных выполняются по принципу, аналогичному принципу
497
Система БЭСТ-5. Основы
работы в режиме Сегменты аналитики на счетах в
приложении ГЛАВНАЯ КНИГА. Если дополнительные
измерения
указаны,
то
в
реестре
документов
движения/картотеке появляется кнопка Измерения. Меню,
вызываемое нажатием этой кнопки, состоит из двух пунктов:
 Ввод <Ctrl+D> – ввод значений дополнительных
измерений к документу/карточке, на котором стоит
курсор. Если для дополнительного измерения указан
обязательный ввод, то после входа в данный режим
необходимо ввести значение измерения;
 Просмотр Вкл/Вкл <Ctrl+F> – переключение
отображения информации в подстрочнике реестра.
При включенном режиме просмотра дополнительных
измерений
в
подстрочнике
отображаются
наименования значений указанных измерений.
В самом документе также добавляется кнопка Измерения. С
ее помощью производится только ввод их значений. Если
ввод значения дополнительного измерения обязателен, то
сохранить документ без введенных значений нельзя. По
дополнительным измерениям можно устанавливать фильтр в
реестре документов/карточек.
В карточках запроса на формирование многих отчетов
предусмотрены параметры для фильтрации выводимых
данных по дополнительным измерениям. Эти параметры
доступны в том случае, если к журналам, по документам из
которых формируется данный отчет, были привязаны
дополнительные измерения. В источники для печати
первичных форм и отчетов включены соответствующие
поля, предназначенные для вывода данных по измерениям в
формах, создаваемых пользователем.
498
Система БЭСТ-5. Основы
Фильтрация измерений
При помощи данного справочника можно настроить
правила фильтрации сегментов аналитики по отношению
друг к другу. Предположим, что к счету «привязаны» два
аналитических сегмента – «Партнеры» и «Договоры». В этом
случае мы можем, например, указать, что значения измерения
«Договоры» должны фильтроваться по значению измерения
«Партнеры». Тогда, при заполнении аналитики в документе
или проводке, настроенное нами правило будет «работать»
следующим образом.
Как только в первом сегменте аналитики будет указан
конкретный партнер, то список договоров, предлагаемый при
вводе второго сегмента, будет отфильтрован по выбранному
партнеру. Важным условием для выполнения подобной
фильтрации является то, что в настройке аналитики на счете
сегмент «Партнер» (вне зависимости от наличия и порядка
следования других сегментов) обязательно должен
предшествовать сегменту «Договоры».
После настройки правил фильтрации содержимое
вызываемого справочника измерений каждый раз будет
отфильтровываться по указанному критерию. В то же время,
заполняя необходимую аналитику, Вы можете отменить
установленный фильтр до следующего вызова данного
справочника.
Персонал предприятия
Папка Персонал предприятия включает в себя два
справочника – Справочник сотрудников и Структурные
подразделения.
Справочник сотрудников формируется в приложении
499
Система БЭСТ-5. Основы
ОБЩИЕ ДАННЫЕ только в том случае, если
пользователь приобрел систему БЭСТ-5 без приложения
КАДРЫ или ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА. Справочник
содержит список работников предприятия и присвоенные им
табельные номера. Помимо табельного номера, фамилии,
имени и отчества сотрудника в справочнике также
указывается шифр подразделения, в котором он трудится.
Длина табельного номера сотрудника – до 6 алфавитноцифровых символов. Табельный номер может состоять из
цифр, а также из букв латинского и русского алфавитов.
Регистр букв не различается. Табельный номер должен быть
уникальным в пределах всего списка сотрудников. Шифр
подразделения вводится под управлением справочника
Структурные подразделения. Соответственно, справочник
Структурные подразделения должен быть заполнен до
момента
внесения
информации
в
Справочник
сотрудников.
Справочник Структурные подразделения представляет
собой перечень отделов, (лабораторий, цехов и т.д.),
входящих в организационную структуру предприятияпользователя. Если у пользователя имеются приложения
КАДРЫ и/или ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА, то этот
справочник в приложении ОБЩИЕ ДАННЫЕ доступен
лишь для просмотра. Для каждого подразделения
указываются его уникальный код и название. Код
подразделения может состоять из цифр, букв русского и
латинского алфавитов и иметь длину не более 6 символов.
Справочник должен содержать хотя бы одну строку (поэтому,
если у предприятия нет деления на структурные единицы, в
него все равно необходимо ввести какую-либо запись,
например, Компания).
500
Система БЭСТ-5. Основы
Партнеры предприятия
В папке Партнеры предприятия находится группа
справочников, предназначенных для хранения различной
информации о контрагентах предприятия-пользователя, а
также о нем самом. Рассмотрим состав и структуру
справочников, сгруппированных в этой папке.
Картотека партнеров
Картотека партнеров заполняется пользователем и
представляет собой перечень всех контрагентов, с которыми
предприятие-пользователь ведет расчеты по обязательствам.
Содержимое картотеки может пополняться и редактироваться
в процессе работы.
Помимо карточек контрагентов, в Картотеку партнеров
включается карточка предприятия-пользователя. При этом
карточка предприятия-пользователя доступна лишь для
просмотра. Заполнение и изменение содержания данной
карточки осуществляются в режиме Карточка предприятия.
В экранной форме карточки партнера (Рисунок 9-72) имеется
несколько закладок: Общее, Счета, Адреса, Прочее,
Закупки, Продажи, Контакты.
На закладке Общее вводится основной набор сведений о
контрагенте:
 Код партнера – шестизначный символьно-цифровой
код, идентифицирующий данного партнера. По
умолчанию, система автоматически предлагает код,
следующий по порядку за ранее введенным.
Предлагаемый код может быть изменен по
усмотрению пользователя;
501
Система БЭСТ-5. Основы
Рисунок 9-72 Карточка партнера, закладка «Общее»
 Тип – тип контрагента. Значение данного поля
выбирается из справочника, предлагаемого системой.
Возможные варианты для выбора – Юридическое лицо,
Физическое лицо, ОФК. Если партнер является
физическим лицом, то в карточке появляется
дополнительная закладка Физ.лицо, где вводятся
данные, актуальные именно для этой категории
контрагентов: свидетельство о регистрации в качестве
частного предпринимателя, паспортные данные и др.
Если контрагент является ОФК, то в карточке
отсутствует признак Учетное предприятие (см.
далее);
 Название
1
–
наименование
контрагента.
Используется для вывода названия предприятия во
всех печатных формах и отчетах (кроме форм
внешней отчетности, для которой существует
отдельный справочник);
502
Система БЭСТ-5. Основы
 Название 2 – используется для вывода наименования
продавца в счетах-фактурах приложений КНИГА
ПОКУПОК-ПРОДАЖ, ТОВАРЫ.ПРОДУКЦИЯ,
СЫРЬЕ.МАТЕРИАЛЫ. В зависимости от того, в
какое из указанных полей будет введено полное, а в
какое сокращенное наименование, необходимо указать
правило (порядок) их вывода в печатных формах
счетов-фактур;
 Доп.название – дополнительное наименование
контрагента;
 Группа – группа, к которой относится данный
партнер. Выбирается из справочника Группы
партнеров;
 Код
ИНН
–
идентификационный
номер
налогоплательщика,
присвоенный
контрагенту
налоговыми
органами.
Система
проверяет
корректность ввода ИНН, исходя из кода страны,
указанного в настройке системы учета – в режиме
(ОБЩИЕ ДАННЫЕ \ Настройка) – см.п.7.5, позволяя
вводить соответствующее количество символов;
 Код КПП – код причины постановки контрагента на
учет в налоговом органе по месту его нахождения
(указывается согласно Свидетельству о постановке на
учет в налоговом органе). Код вводится пользователем
самостоятельно;
 Основное пред-тие – поле для указания основного
предприятия, если предприятие контрагента имеет
сложную структуру. Код основного предприятия
выбирается по картотеке партнеров;
 Примечание – поле для ввода произвольного
комментария;
 Открыто – статус карточки партнера. Возможные
503
Система БЭСТ-5. Основы
варианты: открыта или закрыта. Отсутствие галочки в
данное поле означает, что карточка закрыта;
 Учетное предприятие – под учетным понимается то
предприятие, от имени которого ведется учет в
текущей базе данных (т.е. собственное предприятие).
Отметка данного параметра флажком означает, что
данная карточка является карточкой собственного
предприятия.
Обратим внимание на кнопку Лицензии, расположенную в
нижней части карточки. Нажав эту кнопку, Вы сможете ввести
реквизиты лицензий и аккредитации предприятия.
Количество записей в списке лицензий не ограничено.
Закладка Счета предназначена для ввода информации о
банковских счетах контрагента. Для ввода нового счета
следует воспользоваться командой меню Правка → Новая
запись, или кнопкой Новая запись на панели инструментов,
или клавишей <F4>. По каждому банковскому счету вводится
следующий набор реквизитов:
 Тип счета. Выбирается из списка, предлагаемого
системой. Для выбора предусмотрены следующие
типы счетов – расчетный, лицевой, текущий, транзитный,
спец.транзитный, карточный;
 Номер р/счета. Номер банковского счета;
 Открыт в банке. Название банка, в котором открыт
данный счет. Выбирается из Справочника банков,
или вводится в этот справочник в оперативном
режиме. Если в качестве типа счета был выбран
лицевой, то для выбора предлагается список партнеров,
в карточках которых указан тип контрагента ОФК;
 По умолчанию. Признак использования данного
счета по умолчанию. В случае отметки данного
504
Система БЭСТ-5. Основы
признака указанный счет по умолчанию будет
использоваться при формировании и печати счетов
(заказов), накладных, счетов-фактур. Для счетов
одного и того же типа может быть выбран только
один счет, используемый по умолчанию;
 Закрыт. Признак закрытия счета. Счет, помеченный
как закрытый, не будет использоваться при
оформлении документов;
 Комментарий. Произвольный комментарий к счету.
Каждое предприятие-партнер может иметь один или
несколько адресов (юридический, фактический, для отгрузки
товаров и т.д.). Все эти сведения вводятся на закладке Адреса.
Ввод нового адреса осуществляется с помощью команды
меню Правка→ Новая запись, или кнопки Новая запись на
панели инструментов, или же клавиши <F4>. В окне для
ввода адресных данных заполняются следующие реквизиты:
 Тип адреса. Выбирается из справочника типов
адресов. Типы адресов подразделяются на системные
и пользовательские. Системные типы адресов –
Юридический, Фактический, Адрес отгрузки, Адрес доставки,
Прочие. Помимо системных, пользователи также могут
определить в данном справочнике и свои собственные
типы адресов;
 Адрес.
Полный
адрес
партнера.
Вводится
пользователем самостоятельно – для каждого типа
адреса. Ограничений на содержание данного поля нет.
В системе предусмотрен и другой способ ввода адреса
– с использованием справочника Территориальные
единицы, о котором будет рассказано далее. Для
этого следует нажать кнопку Подробно и заполнить в
открывшемся окне соответствующие реквизиты. При
505
Система БЭСТ-5. Основы
заполнении адреса данным способом адрес,
введенный до этого вручную, заменяется на адрес,
введенный с помощью справочника территориальных
единиц. Если адрес был введен при помощи кнопки
Подробно, то редактирование адреса в поле,
предназначенном для ввода вручную, – запрещено;
 Комментарий. Произвольный комментарий, который
пользователь может ввести по своему усмотрению;
 По умолчанию. Признак использования данного
адреса по умолчанию. В случае отметки данного
признака указанный адрес будет использоваться при
формировании и печати счетов (заказов), накладных,
счетов-фактур. Для адресов одного и того же типа в
качестве адреса по умолчанию может быть выбран
только один адрес.
На закладке Прочее вводятся коды, присвоенные
предприятию различными инстанциями, а также некоторая
дополнительная информация:
 Код ОКПО, Код ОКОНХ, Код ОКАТО, Код
участника,
Код
бюджетополучателя –
регистрации,
Код
вводятся пользователями
самостоятельно. Ограничений на содержание данных
полей не накладывается;
 Элемент бюджета.. Используется бюджетными
организациями для вывода кода элемента бюджета
контрагента в «Справке по консолидируемым
расчетам».
Выбирается
из
вспомогательного
справочника;
 Налоговый статус – выбирается из справочника
Налоговые статусы. Информация о налоговом
статусе используется при формировании платежных
506
Система БЭСТ-5. Основы




поручений на перечисление налоговых платежей.
Справочник налоговых статусов, включенный в
поставку системы, заполнен в соответствии с
требованиями, предъявляемыми к заполнению
платежных поручений;
Субъект МП. Признак отнесения контрагента к
субъектам малого предпринимательства. Используется
для контроля исполнения государственного заказа в
бюджетном учете;
Автономное предприятие. Используется в шаблонах
форм внешней отчетности (для учета особенностей
алгоритмов формирования отчетности автономных
предприятий);
Телефон, Факс, E-mail, Адрес в Интернет –
вводятся пользователями самостоятельно;
Вид деятельности – заполняется с использованием
соответствующего
системного
аналитического
измерения.
Если контрагент выступает в роли поставщика товаров,
продукции (работ, услуг), то также заполняются реквизиты на
закладке Закупки:
 Поставщик. Признак отнесения партнера к
поставщикам;
 Вид расчетов. Значение этого параметра вводится
под управлением справочника Группы учета,
который заполняется в приложении РАСЧЕТЫ С
ПАРТНЕРАМИ. Каждой описанной в нем группе
учета ставятся в соответствие определенный метод
учета расчетов по обязательствам, документ-основание
сделки, валюта расчетов, кредитный лимит и пр.;
 Кредитный лимит. Сумма кредитного лимита для
507
Система БЭСТ-5. Основы







сделок с данным партнером. Может вводиться
вручную или автоматически заполняться согласно
настройке соответствующей группы учета. В
зависимости от настройки приложения РАСЧЕТЫ С
ПАРТНЕРАМИ, величина кредитного лимита
может использоваться либо в информационных
целях, либо для запрета закупок при ее превышении;
Валюта расчетов. Этот реквизит не вводится, а
изначально отображается на закладке – согласно
настройке указанной группы учета. Именно в этой
валюте необходимо указывать кредитный лимит. В
этой же валюте отображается и задолженность
партнера;
Период оплаты, Период доставки. Указывается
формула для определения срока оплаты или поставки
для сделок с этим партнером. По умолчанию, данные
реквизиты
заполняются
согласно
настройке
соответствующей группы учета;
Время доставки. Время доставки товара данным
партнером. Используется для планирования закупок;
Общая скидка. Процент скидки, предоставляемой
партнером/партнеру;
Налоговая модель. Налоговая модель, применяемая
поставщиком при поставках. Выбирается по
справочнику Налоговые модели, о котором будет
рассказано
далее.
Выбранная
модель
будет
автоматически применяться в договорах и в заказах;
Код менеджера. Код менеджера, который отвечает за
работу с данным партнером. Выбирается из
Справочника сотрудников. Указание менеджера не
обязательно;
Грузоотправитель/Грузополучатель. Если это поле
508
Система БЭСТ-5. Основы
оставлено
незаполненным,
то
в
качестве
грузоотправителя/грузополучателя выступает данный
партнер.
Этот
реквизит
используется
при
формировании документов (накладных, счетовфактур, заказов) – при заполнении раздела
«Дополнительные сведения», вызываемого нажатием
комбинации клавиш <Alt+P>;
 Грузоперевозчик. Этот реквизит используется при
формировании документов (накладных, счетовфактур, заказов) – при заполнении раздела
«Дополнительные сведения», вызываемого нажатием
комбинации клавиш <Alt+P>. Если это поле
оставлено
незаполненным,
то
в
качестве
грузоперевозчика выступает данный партнер;
 Баланс расчетов. В данном поле отображается
текущее состояние задолженности при расчетах с
партнером. Если эта сумма положительна, то партнер
имеет задолженность перед предприятием. Наоборот,
если она отрицательна, то предприятие имеет долг
перед партнером. После каждой операции баланс
расчетов автоматически изменяется.
Если контрагент является покупателем, то заполняется
закладка Продажи, на которой необходимо отметить
галочкой параметр Покупатель и указать значения
остальных реквизитов по точно такому же принципу, что и
на закладке Закупки. Как уже было сказано ранее, один и тот
же партнер может одновременно выступать и в роли
поставщика, и в роли покупателя.
Если в карточке контрагента не были отмечены параметры
Покупатель и Поставщик, то он не участвует в системе
расчетов по обязательствам.
509
Система БЭСТ-5. Основы
На закладке Контакты вводится список контактных лиц
данного предприятия-контрагента (с указанием ФИО и
должностей) и основная информация для контактов с ними:
номера телефонов, адреса электронной почты, а также
произвольные примечания (комментарии). Для упрощения
ввода данных, запись о новом контактном лице может быть
создана путем копирования записи сходного содержания
(кнопка Операции, команда Копировать контакт, или
клавиша <F5>).
Справочник банков
В данном справочнике вводится информация о тех банках, с
которыми работают партнеры и предприятие пользователя. В
дальнейшем этот справочник может использоваться при
заполнении карточки предприятия, а также Картотеки
партнеров. Это удобно, поскольку счета у многих партнеров,
особенно в небольших городах, могут находиться в одних и
тех же банках.
При входе в режим Справочник банков на экране
отображается введенный список банков. Новая запись
вводится с помощью пункта меню Правка→Новая запись,
клавиши <F4> или соответствующая кнопка на панели
инструментов. Она характеризуется следующим набором
полей:
 Код банка. Банковский идентификационный код
(БИК). Вводится вручную;
 Наименование банка. Название банка в свободном
формате;
 Порядок проведения расчетов. Данный параметр
может принимать одно из следующих значений: через
корр.счет в РКЦ, через корр.счет участника расчетов, через
510
Система БЭСТ-5. Основы
счет межфилиальных расчетов;
 Код SWIFT – вводится вручную в свободном
формате;
 Счет проведения расчетов – заполняется вручную.
Заполнение данного реквизита является обязательным;
 Банк-участник
расчетов – выбирается из
Справочника банков только в том случае, если в
поле Порядок проведения расчетов указано
значение через корр. счет участника расчетов или через счет
межфилиальных расчетов;
 Адрес банка – вводится в свободном формате.
В системе предусмотрена возможность импорта справочника
банков через Интернет – с сайта www.pvision.ru, а также
возможность
импорта
справочника
из
файла,
соответствующего структуре справочника, размещенного на
сайте www.pvision.ru. Импорт выполняется с помощью
кнопки Загрузка, расположенной в нижней части реестра
банков. При этом существуют следующие режимы импорта:
 Синхронизация
из
Интернета
<Alt+1>
–
синхронизация введенных банков и обновления их
реквизитов;
 Синхронизация из Интернета с добавлением <Alt+2> –
синхронизация введенных банков и обновления их
реквизитов, а также добавление отсутствующих
банков;
 Синхронизация из файла <Alt+3> – работает по такому
же принципу, как синхронизация из Интернета;
 Синхронизация из файла с добавлением <Alt+4> –
работает по такому же принципу, как синхронизация
из Интернета с добавлением.
Для печатной формы карточки банка предусмотрен параметр
511
Система БЭСТ-5. Основы
запроса Вывод партнеров. При отметке данного параметра
галочкой будет выведен список партнеров, имеющих счета в
данном банке.
Группы партнеров
Данный справочник предназначен для классификации
контрагентов по видам деловых контактов с предприятием
пользователя, например, поставщики, покупатели и т.д. Этот
справочник используется при заполнении Картотеки
партнеров. С его помощью можно сортировать
контрагентов по заданным категориям. Каждая запись
данного справочника представляет собой название группы. В
свою очередь, группа характеризуется статусом. Статус
группы устанавливается в одноименном поле. Если в поле
Статус не проставлена галочка, данная группа не может
использоваться при вводе данных в Картотеку партнеров.
Типы адресов
Как уже было сказано ранее, Вы можете ввести несколько
адресов для каждого партнера в его карточке. Эти адреса
классифицируются по типам. Адрес, имеющий тип
Юридический, может быть только один. Юридический адрес
используется при печати адреса поставщика в счетахфактурах, накладных (ТОРГ-12 и 1-Т), счетах на оплату,
договорах. Адреса, характеризуемые типами Адрес доставки,
Адрес отгрузки и Фактический используются для печати адреса
грузоотправителя в счетах-фактурах. Кроме того, можно
ввести и собственные (т.е. пользовательские) типы адресов.
При наличии у партнера нескольких адресов система перед
подготовкой соответствующей печатной формы предложит
выбрать требуемый вид адреса.
512
Система БЭСТ-5. Основы
Налоговые статусы
Этот справочник используется при заполнении Картотеки
партнеров и оформлении платежных поручений на
перечисление налоговых платежей. Справочник поставляется
в заполненном виде и содержит весь перечень налоговых
статусов, предусмотренных действующим законодательством.
Фильтрация партнеров в документах
Система предоставляет возможность предварительной
фильтрации Картотеки партнеров по группам партнеров
при вызове ее в документах. Для каждого из журналов
документов, представленных в верхней части справочника,
указывается соответствующая группа или несколько групп
партнеров.
Добавление групп для фильтрации выполняется в нижней
части справочника. Выбор группы осуществляется из
справочника Группы партнеров. В справочнике следует
отметить нужные группы (клавиша <Insert>) и выполнить их
перенос клавишами <Tab> или <Enter>. Список журналов
документов формируется разработчиками БЭСТ-5 и не
подлежит редактированию со стороны пользователей.
Если для направления или вида движения, к которому
относится данный вид документов, были указаны группы для
фильтрации, то при вызове справочника партнеров в
документе, он будет отфильтрован по выбранному критерию,
и в верхней строке, в правом углу экранной формы будет
написано «фильтр по группам». Для снятия фильтра, как и в
общем случае, нужно нажать клавиши <Ctrl+F6>. При
следующем вызове справочника фильтр будет установлен
снова.
513
Система БЭСТ-5. Основы
Налоги и ставки налогов
В рассматриваемой папке содержатся справочники, в которых
вводятся и хранятся исходные сведения, необходимые для
расчета
косвенных
налогов
в
формируемых
и
регистрируемых документах:
 Виды налогов;
 Ставки налогов;
 Налоговые модели.
Виды налогов
Данный справочник содержит список налогов, используемых
в учете хозяйственных операций. Для каждого налога
указываются его идентификационный код и название.
Ставки налогов
Ведение данного справочника осуществляется в разрезе
налогов, определенных в справочнике Виды налогов. Для
каждого вида налогов указываются его ставки и условия их
применения. К характеристикам налоговой ставки относятся:
 Код и наименование налога, для которого она
действует. Заполняются автоматически – по данным
из справочника Виды налогов, и в рассматриваемом
поле не редактируются;
 Наименование. Наименование налоговой ставки.
Вводится пользователем самостоятельно;
 Значение. Величина налоговой ставки в процентах;
 Период действия ставки. Указываются даты
вступления в силу и окончания действия данной
налоговой ставки;
514
Система БЭСТ-5. Основы
 Заменяющая ставка. Налоговая ставка, которая будет
использоваться
по истечении вышеуказанного
периода – взамен указанной выше ставки;
 Без НДС. Этот параметр предусмотрен только для
НДС – для отражения ситуации, когда реализация
товара/услуги данным налогом не облагается.
Налоговые модели
Налоговые модели определяют состав и правила вычисления
сумм налогов.
При расчете сумм налогов с использованием налоговых
моделей
используются
следующие
программные
инструменты:
 Исходная сумма для расчета налога (сумма, к которой
применяется расчетная формула) – базовая сумма;
 Ставка налога. При расчете налога для номенклатуры
сырья, товаров и услуг ставка налога берется из
соответствующего справочника групп запасов или
услуг. Также ставка налога может быть задана в
налоговой модели. Ставка, указанная в налоговой
модели, переопределяет ставку из настройки
номенклатурной группы, а также используется для
расчета налогов в прочих случаях (например, в
приложениях учета имущества и денежных средств);
 Расчетная формула. В системе присутствует две
разновидности
расчетных
формул:
формула
начисления и формула извлечения.
Формула начисления: Сумма налога = Базовая сумма * ставка
налога/100
Формула извлечения: Сумма налога = Базовая сумма * (ставка
515
Система БЭСТ-5. Основы
налога/ 100+ставка налога)
Отметим, что налоговые модели в системе БЭСТ-5
используются для параметрической настройки правил
расчета налогов: пользователь определяет правила работы
налоговой модели не путем задания формул или написания
программ, а просто определяет значения входящих в нее
параметров.
Для правильного понимания правил настройки налоговых
моделей необходимо определить несколько понятий,
связанных с расчетом налоговых сумм в первичном
документе. В общем случае, в первичном документе
присутствуют следующие суммовые данные:
 Стоимость (от цены) = количество * цена. Данная
стоимость может включать или не включать налоги
по документу;
 Итоговая стоимость со всеми налогами.
Налоговая модель состоит из заголовка и строк. Каждая
строка модели определяет правила расчета одного налога;
поэтому в рамках одной модели нельзя создавать несколько
строк по одному и тому же налогу.
Особое внимание следует обратить на порядок ввода строк
налогов в модели: налоги рассчитываются именно в том
порядке, в котором они вводились и отображаются в модели.
В заголовке модели присутствует очень важный параметр –
Применяется к полю. Он определяет порядок работы всей
модели и порядок работы параметров, указанных в ее строках
– т.е. параметров, относящихся к каждому налогу в
отдельности. Фактически, этот параметр определяет тип
налоговой модели, область ее применения и в ряде случаев
предопределяет значения строчных параметров. Параметр
516
Система БЭСТ-5. Основы
Применяется к полю может принимать одно из двух
значений:
 Стоимость;
 Стоимость с НДС.
Налоговая модель, где этот параметр принимает значение
Стоимость, называется моделью первого типа. Она
определяет правила расчета налогов по строке документа
исходя из значения поля Стоимость (от цены). В модели
используются следующие строчные параметры:
 Правило расчета. Возможные варианты значений:
начисляется или извлекается. В первом случае налог не
входит в цену и должен быть рассчитан по формуле
начисления (Сумма налога = Базовая сумма * ставка
налога/100). Во втором случае налог входит в цену и
должен быть рассчитан по формуле извлечения:
(Сумма налога = Базовая сумма * (ставка налога/
100+ставка налога));
 Модификация базовой суммы. Этот параметр
используется только в том случае, если в налоговой
модели присутствует более одного налога. В этом
случае заголовочный параметр Применяется к полю
определяет базовую сумму для расчета первого налога
модели. Базовая сумма для расчета последующих
налогов определяется исходя из значения параметра
Модификация базовой суммы. Данный параметр,
установленный для текущего налога, применяется при
расчете базовой суммы следующего налога.
Если параметр Модификация базовой суммы не отмечен
галочкой, то базовая сумма следующего налога совпадает с
базовой суммой текущего налога. При отметке параметра
517
Система БЭСТ-5. Основы
Модификация базовой суммы сумма следующего налога
считается на основе базовой суммы текущего налога и суммы
текущего налога по формуле:
 базовая сумма следующего
текущего налога + сумма
текущий налог начислялся;
 базовая сумма следующего
текущего налога – сумма
текущий налог извлекался.
налога = базовая сумма
текущего налога, если
налога = базовая сумма
текущего налога, если
При расчете налогов по налоговой модели первого типа:
Итоговая стоимость со всеми налогами = Стоимость(от цены) +
налоги, которые не входят в цену.
Налоговая модель, где параметр Применяется к полю
принимает значение Стоимость с НДС, называется моделью
второго типа. Она определяет правила расчета налогов по
строке документа (или по документу в целом), исходя из
значения поля Итоговая стоимость со всеми налогами.
Особенности этой модели заключаются в следующем:
 Параметр Правило расчета для всех налогов может
принимать только одно значение извлекается;
 Параметр
Модификация
базовой
суммы
используется по такому же принципу, что и в
налоговых моделях первого типа, т.е. определяет
правило расчета базовой суммы следующего налога в
моделях с несколькими налогами;
 В отличие от моделей первого типа здесь
присутствует параметр Включается в цену. Он
используется для определения правила формирования
цены и стоимости (от цены) на основе итоговой
стоимости со всеми налогами по строке документа и
518
Система БЭСТ-5. Основы
исчисленных на ее основе налогов.
При расчете налогов по налоговой модели второго типа:
Стоимость (от цены) = Итоговая стоимость со всеми налогами налоги, которые не включаются в цену.
Новая налоговая модель может быть создана путем
копирования существующей налоговой модели, сходной по
содержанию (кнопка Копировать в списке моделей). Для
управления очередностью расчета налогов, входящих в
модель, используется кнопка Порядок расчета. Нажав эту
кнопку, Вы получаете доступ к меню из двух команд:
Переместить вверх и Переместить вниз. С их помощью Вы
можете расположить строки с налогами в нужном порядке.
Транспортные средства
Данная
группа
справочников
ориентирована
на
пользователей, у которых отсутствует приложение
АВТОТРАНСПОРТ и помогает сформировать отчетность
по транспортному налогу в режиме формирования внешней
отчетности приложения ГЛАВНАЯ КНИГА. В нее входят
справочники, отражающие основные характеристики
транспортных средств:
 Картотека автотранспорта;
 Марки автомобилей;
 Типы автомобилей.
Этот режим системы БЭСТ-5 приобретается за отдельную
плату. При отсутствии данного режима или приложения
АВТОТРАНСПОРТ соответствующие формы внешней
отчетности вводятся вручную.
519
Система БЭСТ-5. Основы
Календарные справочники
В данной папке находится совокупность справочников,
используемых для целей учета рабочего времени в
приложениях КАДРЫ,
ТАБЕЛЬНЫЙ УЧЕТ
и
ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА. Это Графики рабочего времени,
и Справочник праздников. Здесь же присутствует
справочник Календарные периоды, предназначенный для
управления периодами в системе: создания очередного
финансового года и разделения его на расчетные периоды
(месяцы).
Территориальные единицы
Данная папка объединяет все справочники, предназначенные
для упрощения и единообразия ввода адресных реквизитов в
системе БЭСТ-5: Страны, Регионы, Районы, Города,
Населенные пункты, Улицы, Сокращения, Коды
ОКАТО. Содержимое справочников можно вводить вручную
или,
что
намного
удобнее,
импортировать
из
общероссийского классификатора адресов (КЛАДР), а также
программы «Налогоплательщик». Для загрузки данных по
территориальным единицам и адресам существует
специальный режим Импорт адресов из справочника
ФНС.
Коды государств в справочнике Страны заполняются по
Международному Классификатору стран и территорий (ISO3166). В России ему соответствует Общероссийский
Классификатор Стран мира. Согласно международной
классификации, код России – 643, код Беларуси – 112, код
Украины – 804. Стране, в которой находится предприятие
пользователя, присваивается категория Основная.
520
Система БЭСТ-5. Основы
Прочие справочники
В этой папке содержатся следующие справочники:





Операционно-трудовые нормативы;
Параметры типовых операций;
Наименования бюджетов;
Справочник внебюджетных средств;
Справочник бюджетных средств.
Справочник
Операционно-трудовые
нормативы
используется в приложениях группы ПРОИЗВОДСТВО –
для пооперационного учета производственного процесса и,
соответственно, создания информационной основы для
расчета оплаты труда рабочих.
Параметры типовых операций
Справочник Параметры типовых операций предназначен
для описания типовых операций в приложениях
ИМУЩЕСТВО, РАСЧЕТЫ С ПАРТНЕРАМИ, КНИГА
ПОКУПОК-ПРОДАЖ,
УЧЕТ
ДЕНЕЖНЫХ
СРЕДСТВ. В нем представлены все доступные в данное
время параметры и функции, применяемые в настройке
типовых операций и шаблонов типовых проводок.
Обозначение параметров и функций, открывающих доступ к
реквизитам документа, журнала, приложения и т.д.,
соответствует
правилам,
принятым
в
языке
программирования Harbour. Имя параметра ─ это
стандартный идентификатор объектов системы БЭСТ-5. Он
должен состоять из последовательности латинских букв и
цифр и начинаться именно с буквы. Регистры клавиатуры
при этом не различаются, внутренние пробелы запрещены.
521
Система БЭСТ-5. Основы
Длина идентификатора ограничена 15 знаками. С целью
обеспечения совместимости с предшествующими версиями
системы БЭСТ-5 оставлена возможность использования
алиасных обозначений – <#><Цифра>– , но только для
шаблонов типовых проводок.
Рисунок 9-73 Справочник параметров типовых операций
Набор параметров, представленных в справочнике, разделен
по приложениям, журналам документов, существующим в
этих приложениях, и по группам.
При входе в режим работы со справочником параметров
типовых операций на экране отображается таблица с
набором параметров (Рисунок 9-73). В заголовке находится
набор вариантов для выбора нужной совокупности
параметров (приложение, журнал, группа параметров). В
таблице показывается список доступных параметров для
выбранного приложения, журнала, группы. В каждой строке
указываются
тип
параметра,
его
обозначение
(идентификатор), алиас (обозначение в виде комбинации
<#><Цифра>), наименование параметра, место применения
в алгоритме (счета, аналитики, суммы, содержания), признак
522
Система БЭСТ-5. Основы
системности и статус доступности.
Создание новых параметров или удаление уже существующих
не допускается. Вместе с тем система предоставляет
возможность
отредактировать
некоторые
реквизиты
параметров – установить признак разрешения/запрета его
использования, изменить пользовательское наименование и
описание параметра/функции.
Справочник товаров и услуг ОКДП
Данный справочник предназначен для ввода кодов по
Общероссийскому классификатору видов экономической
деятельности, продукции и услуг для номенклатуры ТМЦ и
услуг – в соответствующих номенклатурных справочниках. В
частности, он применяется при работе с госзаказами.
Наименования бюджетов
Содержимое этого справочника используется в платежных
документах – при определении уровня бюджета и в
госконтрактах.
Справочник бюджетных средств
Этот справочник используется в режиме Договоры закупок
– при формировании госконтрактов. В справочнике вводятся
коды и наименования видов бюджетных средств. Строку из
данного справочника связывают с соответствующим видом
бюджета, введенным в справочник Наименования
бюджетов – для определения уровня бюджета. Справочник
поставляется в заполненном виде, но может быть
отредактирован пользователем.
523
Система БЭСТ-5. Основы
Справочник внебюджетных средств
Этот справочник используется в режиме Договоры закупок
– при формировании госконтрактов. В справочнике вводятся
коды и наименования видов внебюджетных средств.
При необходимости строку из данного справочника можно
связать с соответствующей строкой из справочника
Наименования бюджетов. Справочник поставляется в
заполненном виде, но может быть отредактирован
пользователем.
Удаленные филиалы
Данная группа режимов предназначена для настройки
информационного обмена между головным офисом и
территориально-удаленными
филиалами,
а
также
приема/передачи нормативно-справочной информации
учетных данных. О принципах взаимодействия с удаленными
филиалами рассказано в п.5.11. Подробные рекомендации по
использованию данной группы режимов приведены в пункте
меню Справка, раздел «Инструкции/Методики» – глава
«Удаленные филиалы».
Настройка
Папка включает в себя режимы Настройка системы учета и
Техническая настройка. О них было рассказано в п.7.5.
Карточка предприятия
Все основные сведения о предприятии пользователя
находятся в его карточке (Рисунок 9-74). Карточка
предприятия создается автоматически – при создании его
524
Система БЭСТ-5. Основы
базы данных.
Рисунок 9-74 Карточка предприятия
По многим имеющимся в них реквизитам формы карточки
предприятия и карточки партнера аналогичны друг другу.
Так, в них практически полностью совпадает набор
реквизитов, заполняемых на закладках Общее, Счета,
Адреса. Однако существует и ряд отличий в составе закладок
и месте расположения информационных полей. Во-первых, в
состав Карточки предприятия входит закладка Коды.
Помимо кодов и учетных параметров предприятия,
аналогичных тем, которые находятся в Карточке партнера
на закладке Прочее, она содержит поля для ввода перечня
регистрационных кодов, присвоенных предприятию в ПФР,
ФСС, ТФОМС, ФФОМС.
Другое отличие заключается в присутствии закладки Торг.
знак. На ней может воспроизводиться логотип предприятия,
сохраненный в файле формата jpeg, jpg, bmp, ico, gif. Выбор
525
Система БЭСТ-5. Основы
файла с изображением логотипа осуществляется с помощью
проводника, вызываемого нажатием кнопки
.
И, наконец, третье отличие состоит в перечне реквизитов,
расположенных на закладке Прочее. Здесь вводятся данные
о руководителе и главном бухгалтере, стране и дате
регистрации предприятия, виде его деятельности, адрес его
сайта в сети Интернет, электронный почтовый адрес, номера
телефона и факса.
526