Хранение записей об обучении персонала

Политика в области обучения персонала
Образец
Обязательства компании
Наша компания, как компания стремящаяся достичь высокой эффективности деятельности, качества продукции
и доверия заказчиков устанавливает, что обучение является одним из важнейших способов достижения
конкурентных преимуществ и должно обеспечивать следующее:
 высокую репутацию компании на рынке;
 удовлетворение заказчиков и развитие взаимовыгодных отношений с ними;
 эффективность и прибыльность компании;
 возможность для каждого сотрудника выполнять свою работу наилучшим образом с первого раза.
В целях обеспечения выполнения наших обязательств, в компании разрабатывается ежегодный план обучения
персонала, который:
 Является обязательным для выполнения сотрудниками и руководителями всех уровней и должностей;
 Устанавливает необходимое количество формальных и неформальных мероприятий по обучению;
 Обеспечивает необходимое обучение для улучшения всех процессов компании;
 Является инструментом контроля для того чтобы убедиться, что каждый сотрудник был подготовлен вовремя
и в соответствии с потребностями компании;
 Является инструментом контроля и оценки результатов обучения и их соответствия задачам компании;
 Определяет необходимые ресурсы для обучения персонала.
Действие данного документа распространяется на:
 всех работающих и вновь принятых сотрудников.
План обучения будет корректироваться в соответствии с:
 реальной необходимостью компании;
 предложениями по улучшению процессов;
 изменениями стандартов работы;
 требованиями руководителей и инспекторов системы качества компании.
Инструкция “Обучение и повышение квалификации персонала”
Образец
Содержание:
Назначение и область применения
Порядок ввода в действие
Базовые документы
Термины и определения
Основное содержание
Цель
Виды (формы) обучения и подготовки персонала
Переподготовка (переобучение)
Обучение вторым (смежным) профессиям
Повышение квалификации
Развитие компетенции
Распределение ответственности
Высшее руководство
Линейные руководители
Ответственный за обучение
Сотрудники
Определение перспективной необходимости в обучении персонала
Определение текущей необходимости в обучении персонала
Заявка на организацию необходимого обучения
Анализ эффективности обучения
Записи об обучении
Ревизия записей об обучении
Хранение записей об обучении
Назначение и область применения
 Настоящая Инструкция определяет ответственность, порядок организации
мероприятий по обучению и повышению квалификации персонала Компании.
и
проведения
Порядок ввода в действие
Инструкция вступает в действие с момента утверждения.
Базовые документы; Другие документы
 Законодательство Российской Федерации о Труде
 ISO-9000



Термины и определения
“Обучение и повышение квалификации” (далее “Обучение”) - процесс приобретения и повышения
квалификации в соответствии с государственным образовательным или квалификационным требованиями,
а та же все действия и мероприятия, связанные с развитием компетенции сотрудников Компании.
Приобретение соответствующей квалификации подтверждается дипломом, удостоверением или другим
документом государственного образца.
Процесс развития знаний, навыков и умений, необходимых для эффективной работы в Компании не
требует подтверждения квалификации документами государственного образца.
“Внутренние ресурсы” - сотрудники Компании или специально созданные группы, выступающие в качестве
преподавателей, консультантов или советников при проведении мероприятий по повышению квалификации
остальных работников.
“Внешние ресурсы” - обучающие фирмы, организации, консультанты и преподаватели, не являющиеся
работниками Компании.

“Определение потребности в обучении и повышении квалификации” - систематический анализ соответствия
квалификации и компетенции работников всех уровней и должностей текущим и стратегическим
потребностям Компании. Основой для определения потребности являются результаты внутреннего и
внешнего аудита, отчеты об отклонениях, новые заказы, требующие соответствующей квалификации и
другие мероприятия по определению необходимости в обучении
Основное содержание
Цель организации обучения и подготовки персонала Компании
 Основная цель организации обучения персонала - обеспечить сотрудникам Компании возможность
повышать квалификацию и приобретать знания необходимые для успешного выполнения текущих и
перспективных профессиональных задач, и обеспечения постоянного развития Компании.
Виды (формы) обучения и подготовки персонала
Обучение (переобучение)
 Организуется с целью приобретения новых специальностей, новой квалификации
и расширения
профессиональной компетенции отдельных сотрудников в сферах и областях необходимых для
эффективной деятельности Компании.
 Обучение (переобучение) осуществляется на основе государственных стандартов и типовых учебных
планов разработанных с учетом потребностей Компании.
 Формы обучения определяются нормами и правилами учебных заведений.
 Обучение (переобучение) заканчивается сдачей квалификационных экзаменов или зачетов.
 Приобретение новой специальности или квалификации подтверждается документом государственного
образца
 В отдельных случаях обязательства Компании и сотрудника в процессе обучения оформляются
дополнительным соглашением.
Повышение квалификации
 Организуется с целью совершенствования профессиональных качеств, знаний, умений и навыков
сотрудников по имеющимся у них
специальностям, в соответствии с требованиями и необходимостью Компании.
 Повышение квалификации может проводиться в групповой или индивидуальной формах, по различным
направлениям. Для групп сотрудников могут организовываться курсы целевого назначения, с привлечением
внутренних или внешних ресурсов.
 Курсы повышения квалификации могут быть краткосрочными или длительными. Разовыми или
периодическими.
 Периодичность и последовательность проведения различных курсов повышения квалификации
устанавливается в соответствии с производственной необходимостью Компании.
 Все формы обучения и повышения квалификации организуются на основе планов и бюджета Компании.
Развитие компетенции
 Организуется с целью повышения эффективности деятельности отдельных сотрудников и подразделений в
соответствии с требованиями и необходимостью Компании;
 Развитие компетенции может проводиться как в профессиональных, так и в смежных областях деятельности
сотрудников
 Направлениями курсов по развитию компетенции может быть: изучение новой техники, оборудования,
материалов, приемов и методов работы, технологии процессов, правил технической эксплуатации
оборудования, техники безопасности, трудового законодательства, обеспечения качества и т.д.
Распределение ответственности
 Высшее руководство Компании принимает на себя обязательство обеспечивать необходимые ресурсы для
непрерывного и систематического обучения сотрудников Компании.
Руководители всех уровней и должностей несут ответственность за:
 обеспечение анализа необходимости в обучении сотрудников и обеспечение необходимой квалификации
сотрудников для эффективного и непрерывного рабочего процесса;
 координацию бюджета и фактических расходов на обучение и повышение квалификации персонала;
 перспективное и текущее планирование обучения и повышения квалификации персонала.
Ответственный за обучение персонала отвечает за:
 осуществление связей с внешними обучающими организациями;
 накопление статистических данных, связанных с организацией и проведением обучения;



фиксацию данных о повышении квалификации сотрудников;
разработку, внедрение и координацию интегрированных программ обучения и повышения квалификации
сотрудников Компании;
сотрудничество с другими компаниями в области обучения.
Сотрудники Компании:

Компания считает, что все сотрудники, независимо от уровня и занимаемой должности, несут полную
ответственность за соответствие своей квалификации требованиям Компании и, соответственно, за свое
обучение и развитие компетенции.
Определение перспективной необходимости в обучении и повышении квалификации персонала
 Перспективная необходимость в индивидуальном обучении персонала определяется в процессе ежегодного
аттестационного собеседования, или в процессе аттестационного собеседования по окончании
испытательного периода.
 Руководитель, проводящий аттестационное собеседование, совместно с сотрудником принимают решение о
том, какие мероприятия по обучению или повышению квалификации должны быть проведены и в какие
сроки.
 В случае отсутствия информации о необходимых курсах руководители обращаются к ответственному за
обучение.
 Результатом выполнения процедуры является индивидуальный план обучения и повышения квалификации
сотрудника (соответствующий раздел аттестационного бланка). Оригиналы аттестационных бланков
передаются ответственному за обучение, копии хранятся у сотрудника и руководителя.
 На основании индивидуального плана сотрудника руководитель составляет заявку на организацию
мероприятий по обучению сотрудника и передает ответственному за обучение.
 На основании поданных заявок ответственный за обучение составляет общий план мероприятий по
обучению сотрудников Компании. И, после утверждения общего плана, рассылает копии всем
руководителям подразделений.
 Для того, чтобы руководители всех уровней были уверены в том, что запланированное обучение
действительно соответствует необходимости, ответственный за обучение 1 раз в квартал производит
ревизию всех вновь поданных заявок и рассылает руководителям копии списка всех запланированных
мероприятий по обучению.
Определение текущей необходимости в обучении и повышении квалификации сотрудников
 Текущая необходимость в обучении сотрудников может возникать в связи с изменением правил и процедур
Компании, поступлением новых заказов, организацией новых проектов, в результате анализа предложений
по улучшению процессов, изменения государственного законодательства и т.д.
 В случае возникновения текущей необходимости руководитель совместно с ответственным по обучению
разрабатывает программу мероприятий по обучению сотрудников. Мероприятия могут организовываться
как в индивидуальной, так и в групповой форме.
 Для обучения сотрудников могут использоваться как внутренние, так и внешние ресурсы.
 Если, в процессе анализа, руководитель не может, по каким-либо причинам, определить степень
необходимой квалификации или компетенции сотрудников он обращается за консультацией к
ответственному за обучение.
Заявка на организацию необходимого обучения
 Заявка оформляется в процессе определения необходимости в обучении сотрудника и передается
ответственному за обучение.
 Перед передачей ответственному заявка согласовывается на всех уровнях управления и утверждается
высшим руководителем Компании или его заместителем.
 В связи с необходимостью централизованного анализа процесса обучения и накопления статистических
данных все мероприятия, так, или иначе связанные с организацией обучения и повышением квалификации
сотрудников должны быть согласованны у ответственного за обучение.
Анализ эффективности обучения
 В целях улучшения организации процесса обучения и накопления статистической информации о
результатах, в Компании разработана процедура оценки результатов обучения, выполнение которой
является обязательным для сотрудников всех уровней и должностей.
Записи об обучении
 Записями об обучении являются:
 перспективный план и бюджет подразделения на обучение;
 индивидуальная заявка на обучение сотрудника;
 отчет сотрудника по результатам обучения;
 ежеквартальный сводный отчет бюро обучения;
 данные об обучении сотрудников подразделений;
 база данных по персоналу.
 Учет данных об обучении и повышении квалификации сотрудников Компании всех уровней и должностей
ведется ответственным за обучение.
Ревизия записей об обучении
 Ответственный за обучение обеспечивает ежеквартальное обновление базы данных по обучению персонала.
В конце текущего квартала все данные о запланированных и уже проведенных мероприятиях по обучению
обновляются, распечатываются и рассылаются руководителям соответствующих подразделений. Два раза в
год производится сверка данных в подразделениях.
Хранение записей об обучении персонала
 Оригиналы всех документов, связанных с организацией (заявки, бланки оценки курсов, приказы о
направлении на обучение и т.д.) хранятся в Отделе персонала.
 Копии сертификатов, дипломов, удостоверений и других документов подтверждающих квалификацию
хранятся в личных делах сотрудников в Отделе персонала. Оригиналы находятся у сотрудников Компании.
 Руководители подразделений хранят у себя данные об обучении сотрудников в виде бланка “Данные об
обучении сотрудников подразделения”.
 База данных, содержащая информацию об обучении сотрудников, находится в Отделе персонала
Заявка на обучение
Образец
ЛОГОТИП
Заявка на обучение
Этот лист должен быть заполнен и передан в подразделение человеческих ресурсов до
начала программы. В случае изменений немедленно сообщите в подразделение HR.
Ф.И.О. участника
Табельный №
Кто проводил анализ необходимости:
Подразделение:
Отдел, бюро, группа:
Шифр отдела:
Центр затрат:
Наименование программы:
Цель обучения:
Что должно улучшить это обучение:
Тип обучения: (переподготовка, смежная специальность, повышение квалификации,
развитие компетенции)
Вид обучения:
(курсовая форма с отрывом от производства, с частичным отрывом, семинар,
производственное обучение)
Дата
с
по
количество
проведения:
учебных дней:
Короткое описание программы (план):
Наименование проводящей организации:
_________________________________________________________________________
Место проведения:
“Ознакомлен”
Сотрудник
Общая стоимость программы:
Стоимость на 1
участника:
“Согласовано”
“Согласовано”
“Согласовано”
“Утверждаю”
Непосредственный
начальник
Начальник
подразделения:
Главный бухгалтер
Генеральный
директор
По итогам обучения представьте заполненный оценочный лист, копии договоров,
счетов, сертификата или других документов подтверждающих полученную
квалификацию в отдел персонала.
Заполняется в отделе персонала
Стоимость программы:
Стоимость командировки:
Общая
стоимость:
Внесено в компьютер
Ответственный:
Сданы копии:
Отчет по обучению
Образец
Логотип
Отчет по результатам обучения
Этот лист должен быть заполнен и передан в подразделение человеческих ресурсов
после окончания программы обучения.
Ф.И.О. участника
Табельный №
Подразделение:
Отдел, бюро, группа:
Центр затрат,
шифр:
Наименование программы:
_____________________________________________________________________
Тип обучения: (переподготовка, смежная специальность, повышение квалификации)
Вид обучения: (курсовая форма с отрывом от производства, с частичным отрывом,
семинар, производственное обучение, вечерняя форма, заочная форма)
Дата проведения:
с
по
Количество учебных дней:
Кто проводил:
_____________________________________________________________________
Местонахождение проводящей организации:
_____________________________________________________________________
Краткое содержание программы (план):
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
_______________________________________________________
Преподаватель (Ф.И.О.):
Другие участники (кто, компании, подразделения):
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
_______________________________________________________
Оценка курса
очень
плохо
плохо
Содержание
удовле
тв.
хорошо
Да
Нет
отлич
но
Качество раздаточного материала
Знания преподавателя
Качество подачи материала
Используемые технические средства
Оборудование аудитории
Организация обучения
Организация приема
Общее впечатление:
Рекомендуете ли Вы пройти этот курс другим сотрудникам?
Число: ____________________
Подпись __________________________
44 метода обучения
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
40.
41.
42.
43.
44.
Адаптация вновь принятых или назначенных сотрудников
Анализ рабочих действий и процедур
Анализ существующих проблем и создание программ их устранения
Бенчмаркинг (Benchmarking) - оценка деятельности организации на основе стандартов деятельности
подобных организаций
Группы и кружки качества
Демонстрация приемов работы
Дискуссии и обсуждения
Дистанционное обучение
Заочное обучение
Изучение и использование программного обеспечения
Изучение описанных ситуаций (case)
Индивидуальное обучение
Инструктаж на рабочем месте
Использование диагностического инструментария и анализ результатов
Использование пособий
Консультирование
Моделирование ситуаций
Наставничество
Обучение других сотрудников
Обучающее замещение
Ознакомление с опытом других предприятий
Передача полномочий (делегирование)
Передача опыта
Поддержка рабочих групп
Подготовка документов (докладов, обзоров, докладных записок и т.д.)
Подготовка и развитие рабочей команды
Подготовка пособий, руководящих документов и инструкций
Работа с учебными материалами (видеофильмы, подборки материалов и т.д.)
Разработка рабочих процедур и стандартов
Расширение круга обязанностей
Ролевые игры
Ротация рабочих мест
Семинары, выставки, симпозиумы
Самообразование
Специальный набор заданий
Создание рабочих программ
Создание обучающих программ
Стажерство
Тренинг
Участие в выставках и других мероприятиях в качестве представителя
Участие в обучающих программах
Участие в проектах
Чередование рабочих операций
Чтение