Инструкция пользователя ПК «ЦОК» Программный комплекс

Инструкция пользователя ПК «ЦОК»
Программный комплекс "ЦОК" предназначен для хранения информации о контрагенте, а также
регистрации обращений и ответов на обращения специалистами "Центра обслуживания клиентов".
ОПИСАНИЕ ГЛАВНОГО ОКНА
При запуске приложения, автоматически открывается главное окно программы. В главном окне
отражены все имеющиеся в базе обращения от контрагентов.
Для организации отборов по временным промежуткам, имеется поле выбора "Период",
расположенное в верхней части окна. Для выделения обращений, по срокам выполнения имеется
цветовая градация. Сиреневым цветом отмечены задачи, которые необходимо выполнить в
ближайшие 3 дня. Красным цветом отмечены задачи срок выполнения, которых сегодня, либо сроки
выполнения нарушены.
Для организации поиска в верхней части главного окна расположено поле "Поиск". Поиск
осуществляется по контрагенту, ИНН, городу и номеру заявки.
ОБРАЩЕНИЕ КОНТРАГЕНТА
Для создания нового обращения необходимо нажать на кнопку "Создать", расположенную в верхней
правой части окна, после чего откроется карточка обращения.
Для регистрации обращения необходимо заполнить обязательные поля в карточке обращения:
«Филиал», «Контрагент», «Направление», «Характер», «Причина», "Объект обращения", "Форма
поступления", "Стоимость".
Также необходимо заполнить поле "Срок исполнения", если обращение не требует решения (к
примеру консультация) то поле "Срок исполнения" не требует заполнения.
ВНИМАНИЕ: На основании обращения без срока исполнения нельзя создать "Решение по заявке".
Необходимо заполнить таблицу исполнителей полученного обращения. Также для регистрации
обращения необходимо заполнить "Содержание документа" описанием проблемы контрагента, либо
описанием услуг которые контрагент хочет получить.
ВНИМАНИЕ: Поле "Содержание документа" является обязательным для заполнения.
Если имеется необходимость прикрепления файлов, для этих целей используется поле
"Прикрепленные файлы". Раздел "Ответ на обращение" служит для отражения решений на
выбранное обращение.
РЕШЕНИЕ НА ОБРАЩЕНИЕ
Решение на обращение контрагента могут быть следующих видов:
Акт выполненных работ;

Договор;

Ответ на обращение;

Счет-фактура;

Отказ заказчика.

Для создания решения по обращению, необходимо в главном окне программы выбрать "Обращение"
на которое будет создаваться решение и нажать кнопку "Создать на основании". Также имеется
возможность создания документа из "Обращение", для этого также используется кнопка "Создать на
основании".
При создании решения необходимо выбрать "Вид решения" после чего откроется карточка решения.
В карточке необходимо заполнить поля "Состояние объекта", "Форма ответа", "Вид Акта",
"Содержание документа", если есть необходимость прикрепить файлы.
ВНИМАНИЕ: Если заполняемое вами решение является последним то необходимо установить
отметку "Выполнено" после чего обращение считается выполненным. Если заполняемое решение
является промежуточным, и за ним последует другое решение, то отметка "Выполнено" не
устанавливается.
ДОБАВЛЕНИЕ КОНТРАГЕНТА
Для добавления "Контрагента" необходимо нажать кнопку "Создать" в выпадающем списке
"Контрагенты" документа "Обращение контрагента".
В открывшемся окне карточки контрагента необходимо заполнить поля "Наименование", "Вид лица"
если контрагент является физ. лицом необходимо заполнить поле "Физ. лицо".
Если контрагент юридическое лицо необходимо заполнить "КПП" и "ОКПО".
ВНИМАНИЕ: Если контрагент ранее вносился в ПК "Колибри" необходимо заполнить поле "Код в ТП".
В этом случае информация о контрагенте автоматически загрузится из ПК "Колибри".
Вкладка "Документы контрагента" отражает все, связные с выбранным контрагентом, документы
имеющиеся в базе. Вкладка "Контактная информация" содержит информацию и местоположении
контрагента а также методах связи с ним. Вкладка "Сведенья из "Колибри"" отражает информацию
содержащуюся в базе ПК "Колибри" если установлен "Код в ТП".
ДОБАВЛЕНИЕ ФИЗ. ЛИЦА
Физическое лицо в справочник можно добавить путем нажатия кнопки "Создать" в выпадающем
списке поля "Физ. лицо" справочника "Контрагенты".
В карточке физического лица необходимо заполнить поля "ФИО", "Пол", "Дата рождения", "СНИЛС",
"Паспортные данные".
ВНИМАНИЕ: Если физическое лицо является контрагентом в ПК "Колибри" то его необходимо
заводить как контрагента в ПК "ЦОК".
ДОБАВЛЕНИЕ ОБЪЕКТА ОБРАЩЕНИЯ
Для добавления "Объекта обращения" необходимо нажать кнопку "Создать" в выпадающем списке
"Объекты" документа "Обращение контрагента".
В карточке объекта необходимо заполнить реквизиты "Филиал", "Наименование", "Тип объекта".
После заполнения реквизитов необходимо установить "Код в ТП" тем самым связать объект с ПК
"Колибри".
ВНИМАНИЕ: Если "Код в ТП" не выбран то необходимо заполнить во вкладке "Контактная
информация" реквизит "Фактический адрес объекта обращения"