Рекомендации по подготовке и проведению совещаний

Рекомендации по подготовке и проведению совещаний
В настоящих рекомендациях определены процедуры подготовки и проведения
совещаний.
Основные типы совещаний:
1. Регулярные оперативные совещания (планерки)
2. Координационные совещания при генеральном (исполнительном) директоре.
I. Регулярные оперативные совещания (планерки)
Цель: решение текущих производственных вопросов, анализ и оценка текущего
состояния дел, определение оперативных задач и организация их решения.
Регулярность: раз в неделю, в определенный день и час.
Продолжительность: 1 час.
Порядок проведения:
Оперативные совещания, которые проводятся регулярно, имеют постоянный
сценарий:
- постоянный список участников;
- определенный список вопросов для обсуждения;
- постоянное время и место проведения;
- одинаковую продолжительность.
1. Подготовка к оперативному совещанию:
1) Уточнить список вопросов и список участников, в зависимости от конкретной
ситуации.
2) Подготовить необходимую информацию: о текущем состоянии дел,
достижениях, трудностях и их причинах, принятых оперативных решениях.
3) Оповещестить участников, приглашенных дополнительно к основному составу.
2. Процедура проведения оперативного совещания:
1) Вступительное слово ведущего: оценка текущего состояния дел, основные
вопросы совещания, оценка достижений и трудностей.
2) Оценка выполнения решений предыдущих совещаний, доклады ответственных
за их исполнение.
3) Краткие доклады участников совещания: состояние дел, достижения и
трудности, предложения по решению вопросов своей работы и работы
предприятия.
4) Краткая дискуссия – обсуждение выявленных трудностей, предложения по их
решению от всех участников.
5) Подведение итогов: принятие решений и назначение ответственных и сроков
исполнения; определение вопросов для подготовки к следующему совещанию.
3. После совещания:
1) Подготовить краткого протокола (резюме) совещания с обозначением вопросов
и принятых решений, ответственных и сроков исполнения.
2) Разослать протокол (резюме) всем участникам совещания.
3) Оперативно контролировать выполнение решений.
Результаты оперативного совещания: решение текущих вопросов предприятия;
оперативная информация, необходимая для контроля состояния дел.
II. Координационные совещания при генеральном (исполнительном)
директоре
Цель: обсуждение и решение вопросов, не связанных с оперативной текущей
деятельностью:
- планирование работы на среднесрочный период;
- подведение итогов и оценка результатов работы компании за определенный
период;
- обсуждение и принятие стратегических решений, планов, проектов;
- поиск способов решения трудностей, проблем предприятия;
- координация работы руководителей.
Координационные совещания необходимы, когда при выработке и принятии решений,
значимых для компании
- должны быть учтены мнения ключевых руководителей компании,
- необходима дополнительная информация, рассмотрение вопросов с разных
точек зрения;
- для реализуемости решений важно, чтобы исполнители принимали участие в
его разработке;
- важно, чтобы группа руководителей обладала информацией о состоянии дел в
компании и планах дальнейших действий;
Подготовка и проведение координационных совещаний:
Вопросы
Действия
Ответственный,
исполнители
1. Предварительная подготовка (не менее, чем за 1 неделю до совещания)
1.1. Цели, тема
Оределить
Генеральный
совещания
- для чего созывается совещание?
(исполнительный)
- какие вопросы необходимо вынести
директор
на общее обсуждение?
- какие решения должны быть
получены в результате совещания?
1.2. Повестка
- составить список вопросов, которые Генеральный
совещания
должны быть обсуждены на
(исполнительный)
совещании, цели обсуждения
директор,
каждого вопроса;
Секретарь- определить ведущего совещания;
референт
- докладчики по каждому вопросу;
- установить временной регламент;
- определить, какие материалы
должны быть подготовлены для
обсуждения каждого вопроса, кто
должен их подготовить и в каком
виде предоставить.
1.3. Определение
списка участников
- определить список руководителей и
специалистов, чью присутствие на
совещании необходимо для
достижения его целей,
результативного обсуждения
каждого вопроса повестки.
1.4. Подготовка и
- оформить приказ о проведении
издание приказа,
совещания, повестку совещания по
оповещение
форме (Приложения 1,2);
участников
- подписать приказ;
- разослать приказ, получить
подтверждение его получения.
1.5. Подготовка
- поручить подготовку необходимых
рабочих
для совещания материалов
материалов к
(отчетов, справок, информационных
совещанию
сообщений и пр.) ответственным
исполнителям, назначить сроки.
2. Подготовка непосредственно перед совещанием
2.1. Предварительное - разослать подготовленные
ознакомление
материалы (отчета,
участников с
информационные сообщения,
материалами
справки и т.п.) для ознакомления
совещания (2-7
участникам совещания;
дней до
- при необходимости – издать
совещания)
распоряжение ознакомиться с
материалами и в установленный
срок до совещания представить свои
замечания и предложения.
2.2. Оценка готовности - уточнить повестку, список
к совещанию (1-3
участников, время и место,
дня до совещания)
длительности совещания;
- оценить подготовленность всех
вопросов для обсуждения.
2.3. Подготовка
- подготовить помещение, оргтехнику и
помещения (1
оборудование, раздаточные
день до
материалы, кофе-паузы.
совещания)
3. Процедура проведения совещания
3.1. Начало
- объявить цели совещания, вопросы
совещания.
повестки, временной регламент;
- при необходимости внести
коррективы в повестку совещания;
- оценить результаты выполнения
решений предыдущего совещания
(при необходимости);
Генеральный
(исполнительный)
директор
Секретарьреферент
Генеральный
(исполнительный)
директор,
назначенные
ответственные
Генеральный
(исполнительный)
директор,
Секретарьреферент
Генеральный
(исполнительный)
директор,
Ключевые
участники
совещания (1-3
человека)
Назначенный
руководитель
Ведущий
совещания
3.2. Обсуждение
вопросов повестки:
- доклад по вопросу, в соответствии с
повесткой;
- знакомство с подготовленными
материалами (если есть);
- уточняющие вопросы докладчику;
- обсуждение вопроса,
- подведение ведущим итогов по
обсуждению вопроса: решения;
основные альтернативы; вопросы
для дальнейшей проработки;
задания руководителям и сроки их
выполнения.
Ведущий
Докладчики по
каждому вопросу
Участники
совещания
3.3. Краткое
обсуждение
значимых
вопросов, не
включенных в
повестку, но
выявленных в ходе
совещания
3.4. Подведение
итогов совещания
- обозначение вопроса;
- краткое обсуждение, предложения
вариантов решения;
- задания по дальнейшему решению
(при необходимости), назначение
ответственных и сроков.
Ведущий
Участники
совещания
- краткое резюме по итогам
обсуждения каждого вопроса;
- принятие решений, назначение
ответственных и определение
сроков выполнения решений;
- определение вопросов, требующих
дополнительной проработки
(информации, согласований), сроков
уточнения и повторного
рассмотрения, ответственных за
подготовку вопросов.
- краткая «обратная связь» от
участников по ходу и итогам
совещания;
- заключительное слово ведущего;
- назначение ответственного за
подготовку приказа (резюме) по
итогам совещания.
Ведущий
- подготовить и издать приказ,
(резюме) по итогам совещания, с
указанием вопросов, решений,
необходимых действий,
ответственных и сроков исполнения
(Приложения 3,4)
- оформить и раздать контрольные
Генеральный
(исполнительный)
директор,
Ответственный за
подготовку приказа
3.5. Завершение
совещания.
4. После совещания
4.1. Издание приказа
(1-2 дня после
совещания)
4.2. Обеспечение
Ведущий
Участники
совещания
Генеральный
выполнения
решений
совещания
карточки поручений (Приложение 5);
- обеспечить предварительное
напоминание ответственным за 2-4
дня до окончания срока исполнения
решений;
- каждому руководителю предоставить письменный отчет о
выполнении решений
- оценить выполнение решений
(исполнительный)
директор.
Секретарьреферент
Результаты координационного совещания:
- решения, ответственные за их выполнение и сроки выполнения,
оформленные приказом (резюме) совещания;
- информация, предложения и варианты решений по значимым для
работы предприятия вопросам.
Приложения
Приложение 1: Форма Приказа о поведении совещания
Приложение 2: Форма Повестки совещания
Приложение 3: Форма Резюме по итогам совещания
Приложение 4: Форма Приказа по итогам совещания
Приложение 5: Форма Контрольной карточки поручений по итогам совещания
Приложение 1: Форма приказа о поведении совещания
ПРИКАЗ № _______
г. _________
« ___» _________ 200_ г.
« О _______________________________
тема приказа
___________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
цели проведения совещания
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Провести совещание руководителей _____________ по
организация
___________________________________________________________________.
содержание совещания
Дата: ________________________
Место: ________________________
Время: с _________ до __________
Повестка совещания прилагается.
2. Прибыть на совещание следующим руководителям:
1) ______________________________
2) _______________________________
3) _______________________________
ФИО
________________________________
________________________________
________________________________
должность
3. Руководителям
1) ______________________________
2) _______________________________
3) _______________________________
ФИО
________________________________
________________________________
________________________________
должность
подготовить _______________________________ в соответствии с требованиями,
материалы, информация, отчеты
изложенными в ___________________. Информацию подготовить и предоставить
документ
на бумажных и электронных носителях.
4. Секретарю-референту ______________
организация
_______________
ФИО
довести настоящий приказ до сведения всех участников совещания.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
_______________________
_______________________
должность руководителя
____________/ ____________
подпись
ФИО
Приложение 2: Форма Повестки совещания
Приложение к приказу о проведении совещания
Утверждаю
______________________
___________/__________
«__» __________ 200_ г.
Повестка совещания __________________________________
Председатель совещания: __________________________________________________
Сопредседатель совещания: _______________________________________________
Вопросы совещания
1.
2.
3.
4.
Докладчик
Время
Приложение 3: Форма резюме по итогам совещания
Резюме совещания по _______________________________________,
тема совещания
состоявшегося «__» ___________ 200_ г.
Цель совещания: __________________________________________________
Участники совещания:
1) ______________________________
2) _______________________________
3) _______________________________
ФИО
________________________________
________________________________
________________________________
должность
Решения совещания:
1. По вопросу _______________________________________________________:
1.1.
___________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
резюме по докладу и результатам обсуждения вопроса
1.2. ______________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________
решение по данному вопросу
Ответственный: ________________________. Срок: _______________
1.3. Для выполнения решения необходимо (этот пункт может отсутствовать):
- ______________________________________________________________
- ______________________________________________________________
- ______________________________________________________________
- ______________________________________________________________
требования и рекомендации по выполнению решений; при необходимости указываются исполнители и сроки
2. По вопросу _______________________________________________________:
2.1. ______________________________________________________________
резюме по докладу и результатам обсуждения вопроса
2.2.
_____________________________________________________________
решение по данному вопросу
Ответственный: ________________________. Срок: _______________
2.3. Для выполнения решения необходимо (этот пункт может отсутствовать):
- ______________________________________________________________
требования и рекомендации по выполнению решений; при необходимости указываются исполнители и сроки
3. Контроль за исполнением решений совещания оставляю за собой
(возложить на ____________________________________).
ФИО, должность руководителя
_______________________
_______________________
должность руководителя
____________/ ____________
подпись
ФИО
Приложение 4: Форма приказа по итогам совещания
ПРИКАЗ № _______
г. _________
« ___» _________ 200_ г.
« О _______________________________
тема приказа
В целях исполнения решений совещания руководителей, состоявшегося
«__» _________ 200_ г. в г. ___________
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. ___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
решение по данному вопросу
Ответственный: ________________________. Срок: _______________
Для выполнения решения необходимо (этот пункт может отсутствовать):
1.1. _____________________________________________________________
1.2. _____________________________________________________________
1.3. _____________________________________________________________
1.4. _____________________________________________________________
требования и рекомендации по выполнению решений; при необходимости указываются исполнители и сроки
2. ___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
решение по данному вопросу
Ответственный: ________________________. Срок: _______________
Для выполнения решения необходимо (этот пункт может отсутствовать):
2.1. _____________________________________________________________
2.2. _____________________________________________________________
2.3. _____________________________________________________________
2.4. _____________________________________________________________
требования и рекомендации по выполнению решений; при необходимости указываются исполнители и сроки
3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой
(возложить на ____________________________________).
ФИО, должность руководителя
_______________________
_______________________
должность руководителя
____________/ ____________
подпись
ФИО
Приложение 5: Форма Контрольной карточки поручений по итогам совещания
Контрольная карточка поручений по итогам совещания
1. Подразделение: _____________________________________________________
2. Ответственный исполнитель: __________________________________________
3. Содержание поручения: _______________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
4. Дата выдачи задания: ___________________
5. Срок исполнения: ______________________
6. Срок напоминания: _____________________
7. Отметка о напоминании: _________________
8. Перенос срока (в случае необходимости) на _____________
Согласован: __________/____________________________
подпись
ФИО, должность
9. Отметка о выполнении ___________
10. Поручение выдано в соответствии с приказом №___ (резюме) совещания от
«__» _________ 200_ г.
_________________________
_________________________
руководитель, контролирующий исполнение
____________/ ____________
подпись
ФИО