Инструкция по заполнению файла «Заявочный лист» После заполнения файла «Заявочный лист», необходимо его отослать по адресу – «fed-sdv@yandex.ru», для загрузки в систему «ФХР/Реестр». В случае возникновения проблем с заполнением файла, все вопросы так же необходимо высылать в письменной форме по адресу «fed-sdv@yandex.ru» Вместе с заявочным листом, в том же самом письме, необходимо вложить по одной фотографии для каждого тренера и спортсмена, указанных в заявочном листе. Формат фотографии только «JPEG». Название файла должно начинаться с буквы «т» (или «t») для фотографии тренера, или – с буквы «с» (или «s») для фотографии спортсмена (регистр не учитывается). Сразу за буквой следует номер по порядку, под которым тренер или спортсмен указан в заявке (соответственно имена файлов будут, например, «s1.jpg», «T2.JPEG» и т.д.). Описание файла Файл «Реестр ФХР - Заявочный лист.xlsx» представляет собой Excel-файл, который используется как шаблон для заполнения заявочного листа. Данный Excel-файл частично защищен от изменений в части наименований и общей структуры. Внесение и редактирование данных, а также удаление лишних строк возможно в части данных о школе, тренерах и занимающихся. Это необходимо, чтобы сохранить внешний вид шаблона: 1. Левая часть шаблона содержит: а. Верхнюю текстовую часть (Рисунок 1). б. Таблицы спортсменов с основными полями (Рисунок 2). в. Таблицы тренеров с основными полями (Рисунок 4). г. Нижнюю текстовую часть (Рисунок 6). 2. Правая часть шаблона содержит: а. Таблицы спортсменов с остальными полями (Рисунок 3). б. Таблицы тренеров с остальными полями (Рисунок 5). Примечание: Под основными полями подразумеваются поля для спортсменов, тренеров и их документов из системы «ФХР/Реестр» (см. раздел на стр. 9), которые полностью идентичны полям из исходного заявочного листа. Под остальными полями – оставшиеся поля для спортсменов, тренеров и их документов из системы «ФХР/Реестр». Заполнять необходимо как правую часть, так и левую часть шаблона. При этом на печать будет отправлена только левая часть. Таким образом, один и тот же заполненный шаблон можно отправить на печать для получения заявочного листа, после чего необходимо переслать по адресу «fed-sdv@yandex.ru» для загрузки в систему «ФХР/Реестр». 1 Последовательность заполнения шаблона Заполнение шаблона осуществляется в следующей последовательности: 1. Заполнение верхней текстовой части шаблона. 2. Добавление спортсменов: а. Заполнение таблицы спортсменов с основными полями. б. Заполнение таблицы спортсменов с остальными полями. в. Удаление лишних строк в таблицах. 3. Добавление тренеров: а. Заполнение таблицы тренеров с основными полями. б. Заполнение таблицы тренеров с остальными полями. в. Удаление лишних строк в таблицах. 4. Заполнение нижней текстовой части шаблона. Примечание: Перед каждым заполнением нужно делать копию Excel-файла, так как шаблон рассчитан на 50 спортсменов и 8 тренеров, а после удаления лишних строк добавить новые невозможно. Заполнение верхней текстовой части Незаполненный фрагмент верхней текстовой части изображен на рисунке ниже: Рисунок 1 Оранжевым цветом выделены поля, которые обязательно нужно заполнить, серым цветом – которые тоже можно заполнить, но это не обязательно. Пример заполненного фрагмента верхней текстовой части: Примечание: При заполнении поля «МКС» автоматически добавляются двойные кавычки. 2 Заполнение таблицы спортсменов с основными полями Фрагмент таблицы спортсменов с основными полями изображен на рисунке ниже. Заполнение этой таблицы осуществляется в соответствии с описанием полей спортсмена и его документов (см. таблицу на стр. 10). Рисунок 2 Значение поля «Фамилия, имя, отчество» можно задать в две строки. Например, в верхней строке поля задать фамилию спортсмена, а в нижней – его имя и отчество. Поле «Гражданство» уже заполнено значением «РФ», которое является значением по умолчанию, в случае необходимости заменяется на наименование страны гражданства спортсмена, которое мы при загрузке закодируем по справочнику. Заполнение таблицы спортсменов с остальными полями Фрагмент таблицы спортсменов с остальными полями изображен на рисунке ниже. Заполнение этой таблицы осуществляется в соответствии с описанием полей спортсмена и его документов (см. таблицу на стр. 10). Рисунок 3 Поле «Пол» уже заполнено значением «Мужской», которое является значением по умолчанию, в случае необходимости заменяется на «Женский». 3 Поля «Серия и номер», «Дата выдачи» и «Кем выдан» желательно заполнять для каждого типа документов спортсмена. Если поле «Серия и номер» оставить пустым для некоторого документа, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его значение будет установлено как «Заявочный лист», а остальные поля для этого документа останутся пустыми. 4 Заполнение таблицы тренеров с основными полями Фрагмент таблицы тренеров с основными полями изображен на рисунке ниже. Заполнение этой таблицы осуществляется в соответствии с описанием полей тренера и его документов (см. таблицу на стр. 16). Рисунок 4 Значение поля «Фамилия, имя, отчество» можно задать в две строки. Например, в верхней строке поля задать фамилию тренера, а в нижней – его имя и отчество. Поле «Спорт. звание» относится к документу тренера с типом «Спортивное звание». Поля «Занимаемая должность в клубе» и «С какого года в клубе» относятся к документу тренера с типом «Трудовая книжка». Поле «Образование» относится к документу тренера с типом «Образование» (см. таблицу на стр. 15). Остальные поля этих документов можно заполнить в таблице тренеров с остальными полями (Рисунок 5). Заполнение таблицы тренеров с остальными полями Фрагмент таблицы тренеров с остальными полями изображен на рисунке ниже. Заполнение этой таблицы осуществляется в соответствии с описанием полей тренера и его документов (см. таблицу на стр. 16). Рисунок 5 Поле «Пол» уже заполнено значением «Мужской», которое является значением по умолчанию, в случае необходимости заменяется на «Женский». 5 Поля «Серия и номер», «Дата выдачи» и «Кем выдан» желательно заполнять для каждого типа документов тренера. Если поле «Серия и номер» оставить пустым для некоторого документа, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его значение будет установлено как «Заявочный лист», а остальные поля для этого документа останутся пустыми. Заполнение нижней текстовой части Незаполненный фрагмент нижней текстовой части изображен на рисунке ниже: Рисунок 6 Оранжевым цветом выделены поля обязательные для заполнения. Пример заполненного фрагмента нижней текстовой части: Примечание: При заполнении полей «Основная» и «Запасная» автоматически добавляется длинное тире. 6 Удаление лишних строк в таблицах После заполнения полей для спортсменов и тренеров в таблицах могут остаться лишние строки. Для их удаления нужно выполнить следующие действия: 1. Выделить необходимое количество строк с конца таблицы в Excel-файле. 2. В выделенной области нажать правую кнопку мыши. 3. В появившемся контекстном меню выбрать пункт «Удалить» (Рисунок 7). Рисунок 7 7 Загрузка шаблона в систему «ФХР/Реестр» Первичная загрузка осуществляется администратором системы «ФХР/Реестр». Поэтому, после заполнения шаблона, полученный Excel-файл нужно отправить на почту «fed-sdv@yandex.ru». Название файла произвольное, с расширением «.xlsx». Если необходимо загрузить несколько заполненных шаблонов, то для каждого из них отправляется по одному письму. В этом же письме можно вложить по одной фотографии для каждого тренера и спортсмена, указанных в заявочном листе. Формат фотографии только «JPEG». Название файла должно начинаться с буквы «т» (или «t») для фотографии тренера, или – с буквы «с» (или «s») для фотографии спортсмена (регистр не учитывается). Сразу за буквой следует номер по порядку, под которым тренер или спортсмен указан в заявке (соответственно имена файлов будут, например, «s1.jpg», «T2.JPEG» и т.д.). Если почтовый клиент не позволяет отправить большой объем фотографий, тогда их нужно загрузить через систему «ФХР/Реестр» самостоятельно, а в письме отправить только один Excel-файл. Примечание: Почтовый адрес отправителя может использоваться для обратной связи. 8 Описание полей шаблона Типы документов спортсмена и их описание Для каждого спортсмена в шаблоне можно указать (заполнить) следующие типы документов: № Тип 1 Паспорт 2 Свидетельство 3 Зачисление 4 ИНН 5 СНИЛС 6 ОМС 7 Страховка Признак обязательного заполнения + 8 9 10 Спортивное звание Заграничный паспорт + Описание Свидетельство о рождении. Комментарий 1. Наличие одного из двух документов обязательно. 2. Если есть и свидетельство, и паспорт – желательно указать оба документа. Зачисление спортсмена в школу. Идентификационный номер налогоплательщика. Страховой номер индивидуального лицевого счета. Полис обязательного медицинского страхования. Документ о присуждении спортивного звания. Виза Примечание: Если у спортсмена несколько однотипных документов, то нужно выбрать только один из них – наиболее новый (по дате). 9 Описание полей спортсмена и его документов Поля спортсмена и его документов заполняются в соответствии с их описанием в таблице ниже: № Название Тип Размер Признак обязательного заполнения Формат Комментарий Спортсмен (заявочный лист): 1 Фамилия, имя, отчество Текст 96 2 Гражданство Текст 2 3 4 5 6 7 8 Число, месяц и год рождения Воспитанник спортивной школы Первый тренер Тренер в настоящее время С какого года в клубе № удостоверения хоккеиста Дата + Любые буквы русского алфавита, дефис и пробел (регистр не учитывается). 1. Значение поля можно задать в две строки. 2. Длина фамилии, имени и отчества, по отдельности, не может превышать 32 символа. Значение по умолчанию – «РФ». + ДД.ММ.ГГГГ Любые печатные символы. Текст 128 Текст 128 Любые буквы русского алфавита, дефис, точка и пробел. Текст Число 4 + Число 5 + 9 Игр. номер Число 3 10 Амплуа Текст 3 Допустимые значения: «НАП», «ЗАЩ» или «ВР». 10 11 Хват клюшки Текст 1 12 Рост Число 3 13 Вес Число 3 14 Домашний адрес Текст 128 Допустимые значения: «П» или «Л». Любые печатные символы. Спортсмен (остальные поля): 15 Контактный телефон Текст 19 16 Место рождения Текст 128 17 Пол Текст 7 18 E-Mail Текст 64 32 Номер телефона должен начинаться с «8» и содержать еще 10 цифр. Код города выделяется «-» с двух сторон. Добавочный номер задается через двоеточие и не может превышать 5 цифр. Примеры: 8-123-1234567 8-1234-123456 8-12345-12345 8-123-1234567:12 Любые печатные символы. + Допустимые значения «Мужской» или «Женский». Паспорт спортсмена: 19 Серия и номер Текст 20 Дата выдачи Дата 21 Кем выдан Текст + + 256 Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его значение будет установлено как «Заявочный лист». ДД.ММ.ГГГГ + Свидетельство спортсмена: 11 22 Серия и номер Текст 23 Дата выдачи Дата 24 Кем выдан Текст 32 + + 256 Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его значение будет установлено как «Заявочный лист». ДД.ММ.ГГГГ + Зачисление спортсмена: 25 Номер приказа Текст 26 Дата приказа Дата 27 Дата зачисления Дата 28 29 Дата исключения ФИО представителя 32 ДД.ММ.ГГГГ ДД.ММ.ГГГГ Дата Текст Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его значение будет установлено как «Заявочный лист». ДД.ММ.ГГГГ 96 30 Телефон представителя Текст 19 31 Наименование и номер общеобразовате льной школы Текст 64 Текст 12 Любые буквы русского алфавита, дефис и пробел (регистр не учитывается). Номер телефона должен начинаться с «8» и содержать еще 10 цифр. Код города выделяется «-» с двух сторон. Добавочный номер задается через двоеточие и не может превышать 5 цифр. Любые печатные символы. Примеры: 8-123-1234567 8-1234-123456 8-12345-12345 8-123-1234567:12 ИНН спортсмена: 32 ИНН 10 цифр - для юридических лиц и 12 - для физических лиц. 12 СНИЛС спортсмена: 33 СНИЛС Текст 14 32 ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ, где «Х» цифра. ОМС спортсмена: 34 Серия и номер Текст 35 Дата выдачи Дата 36 Кем выдан Текст 256 32 Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его значение будет установлено как «Заявочный лист». ДД.ММ.ГГГГ Страховка спортсмена: 37 Серия и номер Текст 38 Дата выдачи Дата 39 Кем выдан Текст Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его значение будет установлено как «Заявочный лист». ДД.ММ.ГГГГ 256 Спортивное звание спортсмена: 40 Серия и номер Текст 41 Дата выдачи Дата 42 Кем выдан Текст 256 43 Спортивное звание Текст 4 32 Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его значение будет установлено как «Заявочный лист». ДД.ММ.ГГГГ Допустимые значения: «3», «2», «1», «КМС», «МС», «МСМК» или «ЗМС». Заграничный паспорт спортсмена: 13 44 ФИО Текст 64 45 Серия и номер Текст 32 46 Дата выдачи Дата 47 Действует до Дата 48 Кем выдан Текст 256 Текст 3 Указывать точно, как в паспорте. Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его значение будет установлено как «Заявочный лист». ДД.ММ.ГГГГ ДД.ММ.ГГГГ Виза спортсмена: 49 Виза является Шенгенской? 50 Страна выдачи Текст 51 Действует с Дата 52 Действует до Дата 53 54 Кол-во поездок, на которое выдана виза Кол-во дней пребывания 3 Допустимые значения «Да» или «Нет». Код страны по ОКСМ, возможные варианты обозначения: цифровой код; 2-ух буквенный код; 3-ез буквенный код. ДД.ММ.ГГГГ 1. Например, для России – это 643, RU или RUS соответственно. 2. Регистр не учитывается. ДД.ММ.ГГГГ Допустимые значения: «1», «2» или «М», где «М» - Множественная. Текст 1 Число 2 14 Типы документов тренера и их описание Для каждого тренера в шаблоне можно указать (заполнить) следующие типы документов: № Тип Признак обязательного заполнения 1 Паспорт + 2 Трудовая книжка + 3 СНИЛС 4 Образование 5 Квалификация 6 Категория 7 8 9 Спортивное звание Почетное звание Научная степень 10 Награда 11 Заграничный паспорт 12 Виза Описание Комментарий Выписка из трудовой. Страховой номер индивидуального лицевого счета. + Документ, подтверждающий окончание учебного заведения. Документ, подтверждающий наличие определенной квалификации. Документ о присуждении категории. Документ о присуждении спортивного звания. Документ о присуждении почетного звания. Документ о присуждении научной степени. Документ о получении награды. Примечание: Если у тренера несколько однотипных документов, то нужно выбрать только один из них – наиболее новый (по дате). 15 Описание полей тренера и его документов Поля тренера и его документов заполняются в соответствии с их описанием в таблице ниже: № Название Тип Размер Признак обязательного заполнения Формат Комментарий Тренер (заявочный лист): 1 Фамилия, имя, отчество Текст 2 Число, месяц и год рождения Дата 3 Спорт. звание Текст 4 Занимаемая должность в клубе Текст 256 + 5 Образование Текст 20 + Число 2 Число 4 Текст 128 6 7 Стаж работы (Общий) С какого года в клубе 8 9 Домашний адрес и телефон 96 + + Любые буквы русского алфавита, дефис и пробел (регистр не учитывается). 1. Значение поля можно задать в две строки. 2. Длина фамилии, имени и отчества, по отдельности, не может превышать 32 символа. ДД.ММ.ГГГГ Допустимые значения: «3», «2», «1», «КМС», «МС», «МСМК» или «ЗМС». 4 Любые печатные символы. Текст 19 Допустимые значения: «Среднее», «Незаконченное высшее» или «Высшее». + Любые печатные символы. Номер телефона должен начинаться с «8» и содержать еще 10 цифр. Код города выделяется «-» с двух сторон. Добавочный номер задается через двоеточие и не может превышать 5 Примеры: 8-123-1234567 8-1234-123456 8-12345-12345 16 цифр. 8-123-1234567:12 Тренер (остальные поля): 10 Тренер является судьей? Текст 3 11 Место рождения Текст 128 12 Пол Текст 7 13 E-Mail Текст 64 14 Персональная страница Текст 64 32 Допустимые значения «Да» или «Нет». Любые печатные символы. + Допустимые значения «Мужской» или «Женский». Паспорт тренера: 15 Серия и номер Текст 16 Дата выдачи Дата 17 Кем выдан Текст 18 Страна выдачи Текст + + 256 Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его значение будет установлено как «Заявочный лист». ДД.ММ.ГГГГ + 3 Код страны по ОКСМ, возможные варианты обозначения: цифровой код; 2-ух буквенный код; 3-ез буквенный код. 1. Например, для России – это 643, RU или RUS соответственно. 2. Регистр не учитывается. 32 Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его значение будет установлено как «Заявочный лист». ДД.ММ.ГГГГ Трудовая книжка тренера: 19 Серия и номер Текст 20 Дата выдачи Дата 17 21 Кем выдан Текст 22 Дата приема Дата 23 Дата увольнения Дата 256 ДД.ММ.ГГГГ ДД.ММ.ГГГГ СНИЛС тренера: 24 СНИЛС Текст 14 32 ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ, где «Х» цифра. Образование тренера: 25 Серия и номер Текст 26 Дата выдачи Дата 27 Кем выдан Текст 256 28 Специальность Текст 256 32 Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его значение будет установлено как «Заявочный лист». ДД.ММ.ГГГГ Любые печатные символы. Квалификация тренера: 29 Серия и номер Текст 30 Дата выдачи Дата 31 Кем выдан Текст 256 32 Предмет Текст 256 Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его значение будет установлено как «Заявочный лист». ДД.ММ.ГГГГ Любые печатные символы. Категория тренера: 18 33 Серия и номер Текст 34 Дата выдачи Дата 35 Кем выдан Текст 256 36 Категория Текст 6 32 Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его значение будет установлено как «Заявочный лист». ДД.ММ.ГГГГ Допустимые значения: «Вторая», «Первая» или «Высшая». Спортивное звание тренера: 37 Серия и номер Текст 38 Дата выдачи Дата 39 Кем выдан Текст 32 Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его значение будет установлено как «Заявочный лист». ДД.ММ.ГГГГ 256 Почетное звание тренера: 40 Серия и номер Текст 41 Дата выдачи Дата 42 Кем выдан Текст 256 43 Почетное звание Текст 4 32 Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его значение будет установлено как «Заявочный лист». ДД.ММ.ГГГГ Допустимые значения: «ЗТР», «ЗВР», «ЗРФК», «ЗТС» или «ЗВС». Научная степень тренера: 44 Серия и номер Текст 45 Дата выдачи Дата 32 Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его значение будет установлено как «Заявочный лист». ДД.ММ.ГГГГ 19 46 Кем выдан Текст 256 47 Научная степень Текст 18 Допустимые значения: «Кандидат наук», «Доктор наук», «Профессор», «Член-корреспондент» или «Академик». Награда тренера: 48 Наименование Текст 128 49 Серия и номер Текст 32 50 Дата выдачи Дата 51 Кем выдан Текст Любые печатные символы. Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его значение будет установлено как «Заявочный лист». ДД.ММ.ГГГГ 256 Заграничный паспорт тренера: 52 ФИО Текст 64 53 Серия и номер Текст 32 54 Дата выдачи Дата 55 Действует до Дата 56 Кем выдан Текст 256 Текст 3 Указывать точно, как в паспорте. Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его значение будет установлено как «Заявочный лист». ДД.ММ.ГГГГ ДД.ММ.ГГГГ Виза тренера: 57 58 Виза является Шенгенской? Страна выдачи Текст 3 Допустимые значения «Да» или «Нет». Код страны по ОКСМ, возможные варианты обозначения: цифровой код; 1. Например, для России – это 643, RU или RUS соответственно. 2. Регистр не учитывается. 20 59 Действует с Дата 60 Действует до Дата 61 62 Кол-во поездок, на которое выдана виза Кол-во дней пребывания 2-ух буквенный код; 3-ез буквенный код. ДД.ММ.ГГГГ ДД.ММ.ГГГГ Допустимые значения: «1», «2» или «М», где «М» - Множественная. Текст 1 Число 2 21