ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 Правила внутреннего

Приложение № 2 к Правилам ведения реестра именных ценных бумаг ОАО «Группа ГМС»
Утверждена Приказом
Президента ОАО «Группа ГМС»
от «29» августа 2008 года.
ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И
КОНТРОЛЯ ОАО "Группа ГМС"
г. Москва
2009г.
1
Приложение № 2 к Правилам ведения реестра именных ценных бумаг ОАО «Группа ГМС»
СОДЕРЖАНИЕ
1. Общие положения
3
2. Порядок приема и регистрации входящих документов
4
3. Порядок обработки входящих документов
7
4. Порядок обработки и регистрации входящих документов
8
5. Порядок хранения и архивирования документов
8
6. Система внутреннего контроля, порядок проверки данных,
вводимых в систему ведения реестра
9
7. Способы восстановления данных в случае их утраты
10
8. Меры противопожарной безопасности
11
2
Приложение № 2 к Правилам ведения реестра именных ценных бумаг ОАО «Группа ГМС»
1. Общие положения.
1.1. Настоящие правила регламентируют порядок приема, обработки, хранения и
архивирования документов реестра ОАО "Группа ГМС", восстановления утраченных
документов, устанавливают формы внутренних документов, обязанности должностных
лиц и персонала Общества, а также порядок осуществления внутреннего контроля.
1.2. Термины, используемые в настоящих правилах.
Федеральная служба - Федеральная служба по финансовым рынкам Российской
Федерации;
Положение - «Положение о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг» утвержденное Постановлением ФКЦБ России от 2 октября 1997 года № 27 с
последующими изменениями и дополнениями;
Правила - Правила ведения реестра акционеров ОАО "Группа ГМС",
утвержденные Приказом Решением Общества в соответствии с «Положением о ведении
реестра владельцев именных ценных бумаг»;
Регистратор, Общество, Эмитент - ОАО "Группа ГМС", осуществляет
ведение реестра акционеров Общества - самостоятельно, в бумажном варианте;
Представитель - работники общества, уполномоченные приказом Президента
Общества вести регистрацию, прием и выдачу документов;
Специалист - работник Общества, соответствующий квалификационным требованиям, установленным Федеральной службой, осуществляющий ведение реестра акционеров Общества;
Регистрация документа - фиксация факта создания или поступления в Общество документа путем проставления на нем регистрационного индекса (номера) с
после/дующей записью всех необходимых сведений о документе в журнале регистрации
входящих документов;
Исполнение документа - сбор и обработка необходимой информации, подготовка проекта документа, его утверждение, согласование (при необходимости), представление на подписание должностному лицу, подготовка к пересылке (выдаче) адресату;
Дата документа - дата его подписания. Дата документа проставляется должностным лицом, подписавшим документ. Элементы даты приводятся словесно цифровым
способом либо цифровым способом
Регистрационный индекс (номер) документа – индекс (номер) заголовка дела
по номенклатуре и порядковый номер документа в деле;
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Обществе, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена
для группировки документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков
их хранения;
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел;
Закрытый лицевой счет - счет зарегистрированного лица, на котором учитывается ноль ценных бумаг Общества;
Обратившиеся лица - акционеры, их представители, и уполномоченные представители государственных органов власти и управления, должностные лица Общества,
иные лица.
1.3. По требованию любого заинтересованного лица ему сообщаются график
приема и выдачи документов, фамилии, имена, отчества, телефоны представителя
(специалиста)
1.4. Прием и выдача документов, составляющих систему ведения реестра, осуществляется ежедневно (за исключением выходных, праздничных и нерабочих дней) не
3
Приложение № 2 к Правилам ведения реестра именных ценных бумаг ОАО «Группа ГМС»
менее 4 часов в день по графику, утвержденному Президента Общества по месту
нахождения Общества.
1.5. Распоряжение одного зарегистрированного лица исполняется разными
сотрудниками регистратора.
2. Порядок приема и регистрации входящих документов.
2.1. Обязанность по приему и регистрации документов несет Представитель Общества. Представитель Общества не имеет права осуществлять операции в реестре;
2.2. Каждый документ (запрос), связанный с реестром, который поступает в
Общество, должен быть зарегистрирован;
2.3. Документы регистрируются один раз:
поступающие - в день поступления,
создаваемые - в день утверждения или подписания.
При передаче документов между подразделениями документы повторно не регистрируются.
2.4. Не подлежат приему и регистрации документы:
анонимные и (или) не подписанные;
исполненные карандашом;
не поддающиеся прочтению;
с подчистками, помарками, не оговоренными исправлениями;
представленные неуполномоченными лицами.
Представитель не вправе принимать передаточное (залоговое) распоряжение в
случае не предоставления документов, необходимых для открытия лицевого счета в соответствии с Правилами.
2.5. Представитель выполняет следующие функции:
проверяет у обратившихся лиц документы, удостоверяющие личность, и доверенности представителей, определяет объем полномочий обратившихся лиц;
принимает документы от обратившихся лиц в связи с ведением реестра;
проверяет правильность и полноту заполнения граф в документах, наличие подписи,
наличие исправлений, помарок сведений о фамилии, имени, отчестве,
паспортных данных (наименовании), указанных в тексте документа данным
удостоверения личности и представленным доверенностям;
регистрирует поступившие документы в журнале учета входящих документов;
оформляет и подписывает акты приема документов;
выдает акционерам и их представителям формы документов, необходимые для
ведения реестра акционеров (передаточные распоряжения, залоговые распоряжения,
анкеты акционеров, распоряжения на выдачу информации из реестра, распоряжения
внесение изменений в реестр акционеров и прочие);
регистрирует исходящие документы, вручает обратившимся лицам выписки, ответы общества на запросы и др. т.п., и регистрирует выдачу документов;
удостоверяет подпись зарегистрированного лица в анкете физического лица, а
также подпись должностного лица, имеющего право действовать от имени юридического лица без доверенности в анкете юридического лица;
передает документы специалисту для обработки;
ведет и обеспечивает сохранность журнала учета входящих (исходящих) документов.
2.6. Если документ изложен неправильно или неграмотно, в частности:
не заполнены обязательные графы документа;
в документе не указаны или указаны не полностью фамилия, имя, отчество
(полное наименование) зарегистрированного лица (уполномоченного представителя за4
Приложение № 2 к Правилам ведения реестра именных ценных бумаг ОАО «Группа ГМС»
регистрированного лица), и (или) данные, удостоверяющие личность указаны не полностью или не в соответствии с представленным документом, удостоверяющим личность
и подтверждающем права уполномоченного представителя;
документ имеет исправления, помарки, подчистки;
документ исполнен карандашом;
на документе отсутствует подпись;
документ не поддается прочтению
представитель Общества до регистрации документа обязан предложить обратившемуся лицу исправить документ или составить новый.
По просьбе обратившегося лица документ может быть составлен Представителем (специалистом). Плата за составление документа не взимается.
2.7. Если обратившееся лицо отказывается от исправления документов, представитель обязан принять документ, за исключением документов, не подлежащих приему
и регистрации (пункт 2.4 настоящего положения), при этом в акте приема документов
должны быть указаны замечания к тексту документов.
Документы, не подлежащие приему и регистрации, возвращаются обратившемуся лицу по акту с указанием мотивов отказа и указанием на действия, которые
необходимо предпринять для приема документов.
2.8. Порядок удостоверения Обществом подписи на анкете зарегистрированного
лица.
2.8.1. Удостоверение подписи на анкетах физических и юридических лиц вправе
осуществлять как представитель, так и специалист.
2.8.2. Если физическое лицо, представившее анкету, явилось к регистратору лично:
Представитель (специалист) проверяют совпадение указанных в анкете и в
предъявленном документе, удостоверяющем личность:
фамилии, имени, отчества;
даты рождения;
наименования документа, удостоверяющего личность, серию, номер, дату выдачи документа, наименование выдавшего органа;
место регистрации
Если указанные данные совпадают, представитель (специалист) предлагает физическому лицу расписаться в его присутствии.
Удостоверительная надпись представителя (специалиста) должна содержать
фразу «Подпись удостоверяю», указание на занимаемую должность представителя, собственноручную подпись с расшифровкой фамилии лица, удостоверившего подпись, дату совершения удостоверительной надписи.
2.8.3. Если к представителю (специалисту) лично явились должностные лица
юридического лица, которые в соответствии с уставом имеют право действовать без доверенности.
Представитель (специалист) проверяет соответствие сведений, указанных в анкете и представленных документов:
по учредительным документам - полное фирменное наименование юридического
лица, его местонахождение, наименование органа регистрации, дата и регистрационный
номер юридического лица;
компетенцию должностных лиц, наименование должности лица, которое в соответствии с учредительными документами имеет право действовать без доверенности;
согласно документам о назначении (избрании на должность) фамилию, имя, отчество лица, имеющего право действовать от имени Общества без доверенности
соответствие анкете, документам о назначении (избрании на должность) и
предъявленном документе, удостоверяющем личность:
фамилии, имени, отчества;
5
Приложение № 2 к Правилам ведения реестра именных ценных бумаг ОАО «Группа ГМС»
наименования документа, удостоверяющего личность, серию, номер, дату выдачи документа, наименование выдавшего органа;
место регистрации;
наименование должности.
Если указанные данные совпадают, представитель (специалист) предлагает
должностному лицу, имеющему право действовать от имени общества без доверенности, расписаться в его присутствии.
Удостоверительная надпись представителя (специалиста) должна содержать
фразу «Подпись удостоверяю», указание на занимаемую должность представителя, собственноручную подпись с расшифровкой фамилии лица, удостоверившего подпись, дату совершения удостоверительной надписи.
2.8.4. Представитель (специалист) несут ответственность за соблюдение установленного порядка удостоверения подписи и за то, что образец подписи
действительно сделан тем лицом, которое указано в анкете зарегистрированного лица.
2.9. После регистрации документа представитель (специалист) составляет акт
приема документов
Указанный акт должен содержать:
дату, исходящий номер;
фамилию, имя, отчество представителя Общества, осуществившего прием документов;
фамилию, имя, отчество (полное наименование юридического лица) акционера
фамилию, имя, отчество, паспортные данные лица, от которого приняты документы;
перечень принятых документов и их входящие номера;
подпись представителя,
печать Общества.
В случаях, указанных пункте 2.6, 2.7 настоящих Правил в акте дополнительно
указываются замечания к принятым документам.
2.10. Зарегистрированный документ в день его поступления передается специалисту для обработки.
Передача документов на исполнение без регистрации не разрешается.
2.11. Представитель обязан:
соблюдать настоящие правила;
быть вежливым и корректным;
обеспечить сохранность полученных документов и конфиденциальность информации в них содержащейся;
своевременно передавать документы специалисту, обратившимся лицам;
при спорных вопросах, неправильностях оформления документов пригласить
специалиста для разрешения вопросов по существу. Распоряжение специалиста
является окончательным для представителя;
Представитель несет ответственность за правильность и своевременность выполнения возложенных на него обязанностей.
2.12.Журнал учета входящих (исходящих документов) храниться у представителя (специалиста, если он выполняет обязанности представителя).
3. Порядок обработки и входящих документов
3.1. Специалист обязан проводить операции только при предъявлении
подлинников документов или нотариально удостоверенных копий, за исключением
случаев, установленных положением о ведении реестра.
6
Приложение № 2 к Правилам ведения реестра именных ценных бумаг ОАО «Группа ГМС»
Операции в реестре производятся специалистом на основании утвержденных
Обществом форм распоряжений, которые не должны противоречить требованиям
Федеральной службы.
Распоряжения, на основании которых специалист проводит операции в реестре,
должны быть подписаны зарегистрированным лицом либо лицом, действующим от его
имени по доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской
Федерации.
Подпись лица, подписавшего распоряжение, должна быть заверена одним из
способов, предусмотренных Положением.
3.2. Внесение записи в реестр осуществляется после проверки:
полномочий представителя зарегистрированного лица на открытие лицевого
счета, внесение изменений в информацию лицевого счета, подписание распоряжений,
получение выписок, справок и иных документов из реестра;
наличия всех документов, необходимых для внесения записей в реестр в соответствии с Положением;
наличия в предоставленных документах всей необходимой в соответствии с Положением информации;
наличия в реестре информации о лице, передающем ценные бумаги, и (или) о
ценных бумагах, в отношении которых предоставлено распоряжение о внесении
записей в реестр;
соответствия информации в представленных документах, информации в документах, предоставленных регистратору при открытии лицевого счета;
соответствия количества ценных бумаг, указанных в распоряжении или ином документе, являющимся основанием для внесения записей в реестр, количеству ценных
бумаг, учитываемых на лицевом счете зарегистрированного лица;
отсутствия блокировки операций по счету зарегистрированного лица, в отношении которого предоставлено распоряжение о списании ценных бумаг;
соответствия образца подписи лица, указанного в анкете, подписи, которая содержится в документах.
3.3. Специалист обязан провести сверку подписи лица, подписавшего распоряжение с образцом подписи в анкете.
Специалист обязан отказать в совершении операции, если у него возникли существенные и обоснованные сомнения в подлинности незаверенной подписи на
документах, когда документы не предоставлены лично зарегистрированным лицом,
передающим ценные бумаги, или его уполномоченным представителем;
3.4. Специалист не имеет права:
аннулировать внесенные в реестр записи;
прекращать исполнение надлежащим образом оформленного распоряжения по
требованию зарегистрированного лица или его уполномоченного представителя;
отказать во внесении записей в реестр из-за ошибки, допущенной специалистом;
при внесении записи в реестр предъявлять требования к зарегистрированным лицам и приобретателям ценных бумаг, не предусмотренные законодательством Российской Федерации и Положением.
3.5. В случае отказа в совершении операции подлинники представленных
документов обратившимся лицам не возвращаются.
4. Порядок обработки и регистрации исходящих документов
4.1. Регистрацию исходящих документов ведет представитель.
4.2. Регистрация исходящих документов состоит из присвоения документу регистрационного номера и записи сведений о нем в журнале регистрации исходящих документов.
7
Приложение № 2 к Правилам ведения реестра именных ценных бумаг ОАО «Группа ГМС»
Документы регистрируются только после их подписания, затем скрепляются
печатью Общества.
4.3. Исходящие документы, подготовленные на подпись, должны быть правильно оформлены, иметь все необходимые приложения и визы, подписаны исполнителями.
Передача подготовленных документов на подпись производиться через секретаря Общества. Секретарь Общества обязан немедленно после подписания документа передать подписанный документ представителю
4.4. Документы, состоящие более чем из одного листа, нумеруются и подписываются на каждой странице.
Страницы списков нумеруются, прошиваются, проклеиваются и опечатываются
печатью Общества.
4.5. Выдачу документов производит представитель, в его отсутствие - специалист.
Рассылку документов осуществляет секретарь общества. Количество рассылаемых документов, список рассылки, форму рассылки (заказным письмом, письмом, направить курьером) определяет специалист.
4.6. Рассылка (выдача) документов без регистрации запрещается.
5. Порядок хранения и архивирования документов
5.1. Документы, находящиеся в стадии обработки (исполнения) находятся на
оперативном хранении специалиста.
Допускается временное хранение дел в папках - скоросшивателях, согласно заголовкам номенклатуры дел.
Лицевые счета зарегистрированных лиц формируются в отдельные дела и располагаются по алфавиту.
5.2. На специалиста возлагается ответственность за сохранность
регистрационного журнала:
журнала учета входящих документов;
анкет зарегистрированных лиц:
лицевых счетов зарегистрированных лиц;
лицевых счетов эмитента и эмиссионных счетов;
а также документов, указанных в номенклатуре под заголовками
02 «Сведения об эмитенте»;
03 «Сведения о ЦБ эмитента»;
04 «Сведения о зарегистрированных лицах»;
05 «Распоряжения зарегистрированных лиц»;
06 «Запросы на выдачу информации из реестра»;
07 «Ответы»;
08 «Распоряжения исполнительных государственных органов власти Российской
Федерации в связи с деятельностью по ведению реестра».
5.3. После окончания обработки документ с отметкой об исполнении
помещается в дело для формирования дела и передачи в архив.
5.4. Отметка об исполнении содержит запись «В дело» или запись «Исполнено»
дату, подпись исполнителя, индекс заголовка номенклатуры дела, и номер папки, в
которой будет храниться документ.
5.5. По заполнении папки с документами дело передается на архивное хранение.
5.6. При формировании дел соблюдаются следующие требования:
в дело помещаются только исполненные, правильно заполненные документы в
соответствии с номенклатурой дел, содержащие пометку об исполнении;
8
Приложение № 2 к Правилам ведения реестра именных ценных бумаг ОАО «Группа ГМС»
в дело группируются все документы одного календарного года, за исключением
переходящих дел;
в дело не помещаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры,
черновики;
дело не должно превышать 150 листов.
5.7. Документы, являющиеся основанием для внесения записей в реестр, хранятся не менее трех лет с момента их поступления.
Анкета зарегистрированного лица хранится не менее трех лет после списания со
счета зарегистрированного лица всех ценных бумаг.
Остальные документы хранятся в течение сроков, определенных номенклатурой
дел.
5.8. По окончании сроков хранения дела документы, за исключением учредительных документов Общества, протоколов общих собраний акционеров, заседаний Совета директоров, решений о выпуске ценных бумаг (проспектов), отчетов о выпуске
ценных бумаг подлежат уничтожению по акту. Уничтожение производится службой,
назначенной приказом Президента Общества. Акт представляется на утверждение
Совету директоров.
Учредительные документы Общества, протоколы общих собраний акционеров,
заседаний Совета директоров, решения о выпуске ценных бумаг (проспектов), отчетов
о выпуске ценных бумаг, а также документы, перечисленные в статье 89 Федерального
закона «Об акционерных обществах» документы передаются на хранение в городской
муниципальный архив силами и за счет средств Общества.
5.9. Обратившиеся лица могут получить из архива информацию (документы)
только их касающуюся (в пределах их компетенции). Исключение из указанного правила устанавливается действующим законодательством.
Копии документов из архива выдаются по письменным запросам обратившихся
лиц.
Доступ к подлинным документам архива разрешается только в присутствии специалиста в часы работы, согласно графика приема и выдачи документов.
Изъятие документов из архива допускается в исключительных случаях, с разрешения Президент Общества с обязательным оставлением в деле заверенной копии
документа и акта об изъятии подлинника.
6. Система внутреннего контроля, порядок проверки данных,
вводимых в систему ведения реестра
6.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного
исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Контролю подлежат все зарегистрированные документы.
6.2. Первичный контроль осуществляет представитель при приеме документов и
специалист при проведении операций в реестре.
Подлежат ежедневной сверке общее количество ценных бумаг, учитываемых на
лицевых счетах зарегистрированных лиц и общее количество ценных бумаг, согласно
зарегистрированному решению о выпуске ценных бумаг и отчету об их выпуске.
6.3. Последующая проверка хода исполнения и правильности внесения данных в
реестр осуществляется путем периодической, не реже 1 раза в месяц сверки данных,
указанных в регистрационном журнале, журнале учета входящих (исходящих)
документов и первичной документации, являющейся основанием для внесения записей
в регистрационный журнал, а также сверки на основе актов прима документов и
записей в журнале учета входящих (исходящих) документов принятых и выданных
документов.
9
Приложение № 2 к Правилам ведения реестра именных ценных бумаг ОАО «Группа ГМС»
Результаты проверки оформляются справкой
6.4. Обязательна проверка данных перед составлением списка акционеров
имеющих право на участие в общем собрании акционеров и списка акционеров, имеющих право на получение доходов.
6.5. По требованию Президента общества, должностных лиц, уполномоченных
приказом директора, специалист по данным реестра на текущий день предоставляет:
список акционеров Общества с указанием их фамилии, имени, отчества (полного
наименования), количества, категории, типа (вида) принадлежащих им акций;
список открытых лицевых счетов (в произвольной форме);
список закрытых лицевых счетов (в произвольной форме).
6.6. Общество обязано принимать меры по предупреждению и устранению причин ошибок.
7. Способы восстановления данных в случае их утраты
7.1. Обеспечение сохранности данных осуществляется путем:
проведения операций по приему и выдаче документов, совершению операций в
реестре и хранения документов в разных помещениях;
ограничения доступа к помещению архива;
ограничения доступа посторонних лиц к документам, составляющим систему ведения реестра,
установления системы паролей на компьютерном оборудовании; ограничения
доступа посторонних лиц к компьютерному оборудованию, где храниться информация
реестра;
установления мер противопожарной безопасности,
сверки записей в регистрационном журнале, на лицевых счетах акционеров, с
данными журнала учета входящих документов;
7.2. В случае утраты регистрационного журнала и данных лицевых счетов Общество:
уведомляет об этом Федеральную службу в письменной форме в срок не позднее
следующего дня с даты утраты;
публикует сообщение в средствах массовой информации о необходимости предоставления зарегистрированными лицами документов в целях восстановления утраченных данных реестра;
принимает меры к восстановлению утраченных данных в реестре в десятидневный срок с момента утраты.
8. Меры противопожарной безопасности.
8.1. Меры пожарной безопасности осуществляются в соответствии с нормами
установленными в «Правилах пожарной безопасности в Российской Федерации» ППБ
01-03, утверждённые Приказом МЧС РФ от 18.06.2003 N 313, зарегистрировано в
Минюсте РФ 27.06.2003 N 4838. Кроме того, для обеспечения противопожарной
безопасности, а также сохранности документов, составляющих реестр акционеров,
деятельность по приему и выдаче документов, деятельность по проведению операций в
реестре, деятельность по хранению документов производится в разных помещениях;
прием и выдача документов — в помещении приёмной Президента;
проведение операций в реестре и хранение документов – в помещении
нахождения лица ответственного за ведение реестра.
10