Как организовать облачный офис

ОБЛАЧНЫЙ ОФИС
«Офис витает в облаках». Лет 10-20 назад эта фраза означала непрактичных, далеких от действительности сотрудников. А сейчас? А сейчас — это краткое описание концепции построения современной удобной гибкой и масштабируемой ИТ-инфраструктуры компании.
ТРУДОВЫЕ БУДНИ ИТ
Для ИТ-специалистов использование локальной ИТ-инфраструктуры сопряжено с рядом рутинных задач (см. рис. 1), которые не позволяют им сконцентрироваться на увеличении эффективности компании
посредством внедрения новых технологий. Каждый CIO пытается, используя различные методы и ухищрения, сократить время и ресурсы компании на решение непродуктивных задач, например, обслуживание оборудования. В этом плане любопытно изучить, какой ИТ-директор сейчас считается наиболее эффективным, т.е., лучше всего справляется с задачей, поставленной как владельцем компании, так и текущими реалиями рынка. Рассмотрим, например, результаты конкурса «Best CIO 2012» и увидим, что
большинство победителей и финалистов во всех категориях (а всего их было 10) в том или ином виде
«витали в облаках» (занимались виртуализацией аппаратных средств, внедрением использования облачного ПО и т.д.). Так почему же предприятия сейчас массово отказываются от физических офисов,
переходя в облака? Давайте разберемся!
Рис. 1. Задачи ИТ-специалистов при использовании локальной инфраструктуры
От перехода в облака выигрывают все участники процесса: владельцы получают экономию и стабильность, пользователи — мобильность, а ИТ-персонал — удобство.
ВОЛКА НОГИ КОРМЯТ
Сегодня многие компании имеют в своем штате сотрудников, которые часто находятся в командировках или работают удаленно. Давайте рассмотрим несколько категорий персонала, которым жизненно
необходимо быть мобильными.
Сотрудники, которые часть рабочего времени находятся вне офиса
В данном случае удаленный офис позволяет обеспечить их всем необходимым рабочим инструментарием (программные продукты, данные) в любом месте, с любого устройства и в любое время. Очень
удобно для тех компаний, чьи сотрудники работают удалённо или проводят встречи с клиентами и т.д.
Им можно предоставить доступ к отдельным приложениям или полноценным рабочим столам, базам
данных. Теперь для получения свежей информации или внесения актуальных данных в базу компании
сотрудники не обязаны тратить время на поездку в офис, а могут сразу отправляться на следующую
встречу.
Сотрудники, которые часто бывают в командировках
Специалисты, чья работа предполагает использование сложных бизнес-приложений (ресурсоемкие
приложения или программы собственной разработки) и частое пребывание в командировках, смогут
решить проблему доступности требуемого им ПО. Они могут удаленно получать доступ к необходимым
программам из облачного офиса, при этом не заботясь ни об их установке на локальные машины, ни о
мощности этих самых компьютеров, поскольку приложения выполняются на удаленной виртуальной
машине, предоставляющей им все необходимые вычислительные ресурсы.
«Кочующие» офисные работники
Сегодня многие компании используют различные программы для управления взаимоотношениями,
бизнес-приложения планирования ресурсов предприятия или инструменты для управления проектами.
Часть сотрудников, работающих с ними, переходят от одного ПК к другому, поэтому им требуется среда
с возможностью свободного перемещения своего рабочего места. Облачный офис позволит обеспечить
им доступ к рабочему столу (приложениям, данным) без привязки к локальному компьютеру в тех случаях, когда им требуется продолжить работу, находясь за другой машиной.
Специалисты узкого профиля
Некоторым сотрудникам (например, торговому персоналу) для выполнения функциональных задач
требуется только одно приложение, но доступное всегда и везде. Использование облачного офиса позволит сделать их работу более надежной и стабильной, так как необходимое ПО устанавливается и обновляется централизовано. Это значительно оптимизирует и облегчает процесс развертывания и обслуживания данных приложений и, главное, позволяет использовать устаревшее оборудование в качестве
устройств для подключения к облачному офису.
ОФИСУ НЕ СКАЖЕШЬ «ДО СВИДАНЬЯ», ОФИС НЕ ПРОЩАЕТСЯ С ТОБОЙ
Задача компании состоит в том, чтобы обеспечить всех сотрудников всем необходимым для выполнения своих обязанностей, а в устаревшей (уже) концепции «один человек — один компьютер» адекватно
реализовать её оказалось невозможно. Суть идеи облачного офиса как раз и состоит в том, чтобы убрать
привязку рабочего места к конкретному локальному компьютеру. Таким образом, пользователь работает за некоторым (одним из многих возможных) рабочим местом, а необходимая информация, вычислительные мощности для ее обработки и результаты работы сотрудника размещаются в удаленном
дата-центре, возможно, даже расположенном в другой стране.
Рис. 2. Офис, который всегда с тобой
Принцип «офиса как услуги» продемонстрирован на рис. 2. Все программы, рабочий стол и данные хранятся в облаке провайдера. Вся вычислительная нагрузка, задачи по поддержке и настройке оборудования также ложатся на его плечи. В офисе компании, использующей облачный офис, остаются только
периферийные устройства, например, сканер, принтер и т.д. В этом случае предприниматель как минимум исключает из своего бюджета капитальные затраты на оборудование и его поддержку/обновление. Следующий шаг — отказ от покупки программного обеспечения с переходом на бесплатные аналоги или (если этот вариант не устраивает) аренда коммерческого ПО. В последнем случае снимается
еще и проблема устаревания ПО и необходимости постоянной покупки новых версий или сознательного отказа от них с целью экономии.
Как же реализуется доступность облачного офиса? Для подключения к виртуальному ПК можно использовать любое устройство: тонкие клиенты, старые ПК, планшетные компьютеры или смартфоны. Единственное требование — это наличие соединения с Интернетом и надежный провайдер облачных сервисов, который сможет обеспечить высокий уровень доступности ресурсов.
Рассмотрим, например, одну из наиболее простых конфигураций обычного офиса. В нее входят следующие компоненты.





Рабочее место сотрудника: браузер, облачный антивирус, полный пакет Microsoft Office, Skype,
ICQ.
К рабочему месту бухгалтера дополнительно добавляется «1С» и система «банк-клиент».
Сервер «1С», почтовый сервер (POP/SMTP/IMAP), файловый сервер, сервер печати.
Системы обеспечения стабильности: резервное копирование, система мониторинга сетевой активности, система отчетности.
Системы обеспечения безопасности: VPN-сервер, протоколы шифрования, двухуровневая
аутентификация и т.д.
Зачастую данный набор дополняется различными продуктами Microsoft, например, SharePoint, Lync,
Project Server, Microsoft Dynamic CRM.
Сможет ли он получить эту функциональность в облачном офисе? Разумеется! На свою виртуальную
машину или виртуальный сервер пользователь может устанавливать подавляющее большинство продуктов и приложений (см, например, рис. 3, где представлено ПО, которое также может использоваться
в облачной инфраструктуре), к которым он привык в обычном офисе (разумеется, если это разрешено
политикой безопасности компании).
Рис. 3. Приложения, которые идеально подходят для использования в облаке
Дополнительная особенность облачной среды состоит в том, что теперь пользователь при выборе программ не ограничен физическими возможностями оборудования, так как виртуальной машине можно
оперативно выделять те ресурсы, которые указывает администратор.
МНЕНИЕ АДМИНИСТРАТОРА: ПОДСТРАИВАТЬ, А НЕ ПОДСТРАИВАТЬСЯ
Отметим, что облачным офисом не только легко пользоваться, но и управлять им существенно легче,
чем «зоопарком» из разношерстного программного и аппаратного обеспечения, который часто образуется в процессе эволюционного развития компании. Системному администратору предоставляются
мощные инструменты для централизованного обслуживания всего облачного офиса. На рис. 2, например, представлены системы управления, которые предназначены для администрирования инфраструктуры, а именно: резервное копирование, мониторинг и диагностика, система отчетности. Администратор может настраивать резервное копирование, создавать, удалять или клонировать виртуальные машины. С помощью административной панели можно создавать готовые шаблоны виртуальных машин
с уже установленным ПО, например, «запоминать» полностью настроенный Microsoft Office или сервер
1С. Это значит, что при необходимости (создание нового рабочего места или открытие филиала) можно
за считанные минуты получить рабочую среду с настроенными приложениями.
Компаниям со средней или большой облачной инфраструктурой прекрасно подойдет аренда решения
Microsoft System Center, которое, например, позволяет из «одного окна» автоматизировать следующие
задачи:




управление обновлениями;
развертывания программных продуктов и ОС;
инвентаризация программного обеспечения;
удаленное управление и т.д.
Разумеется, возможностей, открывающихся системному администратору, гораздо больше, но это —
тема для множества отдельных специализированных статей. В целом же можно сказать, что облегчение
жизни сотрудников происходит совсем не за счет перекладывания их неудобств на админов, а за счет
внедрения более организованного и структурированного решения.
ВЫВОДЫ
В завершение кратко изложим выгоды, которые обеспечивает компании переход на облачный офис:






возможность более эффективного администрирования ИТ;
уменьшение влияния сбоев в оборудовании на непрерывность бизнеса компании;
увеличение уровня безопасности (включая резервное копирование информации);
повышение мобильности сотрудников и предоставления им инструментария для более эффективной работы;
оптимизация затрат (в том числе — на приобретение ПО) и исключение простоя вычислительных мощностей;
возможность использования более разнообразного ПО.
Таким образом, для ИТ-специалистов облачный офис позволяет централизовано администрировать
всю облачную ИТ-инфраструктуру, устанавливать обновления и программы, мониторить действия пользователей и работоспособность системы. При этом безопасность корпоративной информации и отказоустойчивость намного увеличиваются.
Офисным сотрудникам облачный офис дает мобильность, возможность доступа к приложениям, данным, корпоративным системам из любой точки мира и с любого устройства, подключенного к Интернету. Вся информация при этом хранится в облаке, и потерять ее невозможно.
Следовательно, организация облачного офиса даст значительное увеличение эффективности всех сотрудников, экономию времени и ресурсов, что благоприятно влияет на эффективность бизнеса в целом.
КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ОБЛАЧНЫЙ ОФИС
Наиболее простой и удобный путь к организации облачного офиса в компании — это протестировать и
внедрить наш TuchaOffice — облачное решение, специально разработанное для компаний, переводящих в облако до 30 рабочих мест.
TuchaOffice — это сервис, в рамках которого мы виртуализируем (переносим в облако) все компьютеры
небольшой компании или отдела, гарантируя бесперебойную работу офиса и безопасность коммерческой информации.
СТОИМОСТЬ TUCHAOFFICE
Количество пользователей
Количество ядер процессора
Оперативная память, ГБ
Дисковое пространство, ГБ
Сетевые интерфейсы, Мбит/с
Виртуальный брандмауэр
Внутренняя IPv4-сеть
Внешние IPv4-адреса
VPN
Доступ к API
Базовая поддержка
1-5
1
4
50
1000
+
256 адресов
1 адрес
IPSec/PPTP
+
+
6-10
2
8
100
1000
+
256 адресов
1 адрес
IPSec/PPTP
+
+
11-20
4
16
200
1000
+
256 адресов
1 адрес
IPSec/PPTP
+
+
21-30
6
24
300
1000
+
256 адресов
1 адрес
IPSec/PPTP
+
+
Ежемесячная
стоимость, Евро
от 40
от 75
от 145
от 225
Дополнительно:
Переход в кластер
Аренда лицензий
Дисковое пространство
Учёт рабочего времени
Хостинг резервных копий
Расширенная поддержка
КАК ПОДКЛЮЧИТЬСЯ К TUCHAOFFICE
Узнать больше и подключиться к TuchaOffice легко — просто свяжитесь с нами, мы, как всегда, на связи:
позвоните (+380 44 583-5-583), напишите (info@tucha.ua) или воспользуйтесь другими возможностями
для связи на нашем сайте (http://tucha.ua/).