Общая информация о системе ESCOM

Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Автоматизированная система управления
документооборотом и контроля исполнения
Компания ЗАО «Евроменеджмент» предлагает Вам ознакомиться с современным средством
управления офисными бизнес-процессами ESCOM.DOC©.
Система ESCOM.DOC©. является эффективным и простым средством для автоматизации
процессов управления документооборотом, процессов делопроизводства, а так же для
контроля исполнения документов, планов, решений и заданий.
Система ESCOM.DOC предназначена в первую очередь руководителям предприятий,
желающим получить реально работающий инструмент для управления задачами, применение
которого позволит качественно улучшить исполнительскую дисциплину.
Система ESCOM.DOC так же предназначена для использования начальниками подразделений,
менеджерами, секретарями, ответственными за делопроизводство, рядовыми сотрудниками всеми, кто так или иначе вовлечен в процессы документооборота предприятия.
Цели внедрения системы ESCOM.DOC:

Автоматизация делопроизводства

Автоматизация потоков документов

Автоматизация контроля исполнения документов и поручений

Повышение исполнительской дисциплины

Наведение порядка в работе с документами

Сокращение времени на операции с документами

Переход к безбумажным технологиям
Система особенно актуальна для компаний с территориально распределенной структурой,
имеющих удаленные подразделения, филиалы, представительства, в том числе и за рубежом.
Применение современных технологий управления потоками документов и web технологий, на
базе которых разработана система ESCOM.DOC, обеспечивают единообразный доступ и
совместную работу с документами, как в офисе, так и удаленно. Территориально удаленные
подразделения и сотрудники работают с документами так же, как если бы они находились в
центральном офисе.
Сочетание передовых технических и методических решений, заложенных в ESCOM.DOC©,
совместно с современными методиками внедрения и подготовки персонала, позволит Вам за
короткое время в несколько раз повысить управляемость компанией, и сделать процессы
документооборота и контроля исполнения прозрачными, системными, и понятными
руководителям и исполнителям.
Простой, интуитивно понятный интерфейс делает систему легкой в освоении, внедрении и
эксплуатации.
Простота администрирования, невысокая стоимость владения и возможность самостоятельной
адаптации системы сотрудниками внутренних IT подразделений значительно снижают затраты
на эксплуатацию системы. Встроенные средства визуальной разработки решают задачи
быстрой адаптации систему под изменения бизнес-процессов.
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 1 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Невысокие требования к системным ресурсам позволяют легко масштабировать систему при
увеличении числа пользователей, документов и транзакций.
Интеграция ESCOM.DOC© с учетными системами, такими как «1С Предприятие 8.0»
обеспечивает контроль исполнения процессов, происходящих в учетной системе, например
таких как: согласование договоров, регистрация заявок, исполнение заказов, выставление
счетов, актов и т.д.
Пользователи системы ESCOM.DOC© всегда могут получить консультации по вопросам
эксплуатации системы, обратившись в службу технической поддержки ESCOM HotLine©.
Автоматизация документооборота
Современный порядок ведения дел на предприятиях и в организациях определяет большой
объем работы с документами. Поиск, утверждение и согласование становятся довольно
сложными и обременительными процедурами, исключить которые не представляется
возможным.
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения" документооборот – это движение документов в организации с момента их
создания или получения до завершения исполнения или отправления. В этом определении
упор делается на словах "движение документов", то есть их путь из одного подразделения
или от одного сотрудника к другому.
Организация документооборота может самостоятельно регулироваться и нормироваться. В
разделе 3.1 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ)
рекомендуется закреплять порядок прохождения документов внутри организации в
специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы ДОУ. В таких
схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации,
сроки обработки и исполнения документов.
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 2 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на
документопотоки:



входящие, исходящие и внутренние документы;
регистрируемые и нерегистрируемые документы;
направляемые в вышестоящие или подведомственные организации и т.д.
Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество
документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный
показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе
организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также
влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.
В документообороте, или порядке движения документов в организации, можно выделить
несколько этапов:





экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;
предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
регистрация документов;
организация рационального движения документов внутри организации, включающая
доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также
прохождение согласования и подписания проектов документов;
обработка исполненных и отправляемых документов.
В последнее время большинство организаций стараются автоматизировать документооборот
или хотя бы отдельные его этапы, ведь автоматизированная технология движения документов
имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционной, а именно:





более быстрое движение документов в организации и сокращение трудоемкости
обработки документов, позволяющие повысить оперативность и эффективность
выполнения должностных обязанностей, а также качество принимаемых решений;
автоматическое составление сводок, отчетов, справок и реестров;
быстрый и результативный поиск документов как по одному атрибуту, так и по
совокупности атрибутов;
автоматизированное ведение контроля исполнения документов и как результат –
повышение исполнительской дисциплины;
автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и
регистрационных карточек и т.д.
Автоматизация документооборота позволяет более продуктивно организовывать работу
предприятия. Быстрое получение бумажного и электронного образцов документа посредством
использования технологий сканирования, распознавания и печати документа, делает легко
доступным переход от бумажной версии документа к электронной.
Кроме
того,
автоматизация
документооборота
позволяет
качественно
повысить
исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счет улучшения контроля исполнения
поручений по документам. Эффективная система уведомлений и напоминаний заранее
предупреждает всех должностных лиц о приближении сроков исполнения распоряжений. При
помощи формирования сводных отчетов и журналов легко составить полную картину работы,
как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом. Возможность формирования
индивидуальных маршрутов документов позволяет быстро создавать наиболее оптимальную
цепочку их движения внутри организации.
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 3 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Сэкономить время удается на всех этапах деятельности сотрудников за счет использования
интеллектуальных технологий работы с документами. Автоматическая генерация номера,
подстановка текущей даты, использование справочников и словарей позволяет уменьшить
время регистрации и избежать ошибок, связанных с заполнением реквизитов документов.
Средствами системы осуществляется мгновенный поиск документов и поручений, вместе со
всеми вложениями и связками. Поиск документов можно производить по их содержанию и
любой комбинации реквизитов.
Хранение документов любых форматов, наличие удаленного доступа к системе с компьютера,
подключенного к сети Интернет, и архивное хранение документов позволяет организовать
Единое информационное пространство предприятия. Поэтому пользователи системы
получают максимально полную информацию по всем запрашиваемым данным.
Обеспечение информационной безопасности достигается разграничением прав и защитой от
несанкционированного доступа, а также защитой от сбоев и возможностью восстановления
данных. В базе данных к каждому документу приписывается пользователь или группа
пользователей, которые имеют на него либо полный, либо частичный доступ. Разграничение
прав пользователей совместно с использованием ЭЦП обеспечивает комплексный контроль
обеспечения безопасности документа.
Контроль исполнения документов и поручений
Специфика сегодняшнего момента, связанного с расширением бизнеса, построением компаний
холдинговой структуры, ведением распределенных проектов, заключается в том, что члены
команды (руководитель, сотрудники) могут находиться за много тысяч километров друг от
друга. Решение вопросов эффективного взаимодействия в команде ложится на руководителя.
Для решения задач и управления ресурсом руководителю необходимо оперативно планировать
свою работу и работу сотрудников. Запланированные задачи, в свою очередь, необходимо
распределить между сотрудниками с учетом их профессиональной квалификации и текущей
загрузки. Затем своевременно ознакомить каждого сотрудника с задачей, при этом определив
сроки исполнения, состав и качество результата работы. После постановки заданий
руководителю нужно контролировать их исполнение. Выполненные задания требуют проверки,
подтверждения, либо доработки. В ходе работы часто требуется переопределить
последовательность задач, некоторые отложить и вернуться к ним позже. Зачастую многие
важные задачи упускаются из виду и в результате работы по ним в лучшем случае
выполняются с задержкой.
Руководителю нужно знать, кто из сотрудников чем занят, какая у него загрузка, над какими
задачами работает сотрудник, в каком состоянии находится каждая задача, к какому сроку
задание должно быть выполнено, сколько времени длится работа на задачей, какие задачи
нужно решать в первую очередь, какие задачи были отложены и т.д.
Недостатком многих систем документооборота является высокая человекозависимость. Если
сотрудник не прореагирует на сообщение (задание) руководителя, то руководитель не будет
знать, приступил ли сотрудник к работе или не приступил, готова работа или еще в стадии
исполнения и т.п. Если руководитель внесет изменения в содержание задания (текст, срок.), то
ему потребуется повторно отправить задание сотруднику, уведомив его, что задание
изменилось. Это накладывает дополнительные трудности и делает задание нестабильным сотрудник не знает, насколько полученное им задание актуально: может быть, руководитель
уже отправил новое сообщение с корректировкой.
Для решения всех перечисленных проблем предназначена система ESCOM.DOC©. Система
ESCOM.DOC© проста в использовании, мобильна, надежна, и обладает невысокой стоимостью
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 4 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
владения. Работа с системой обеспечивается через Интернет, а администрирование системы
сведено к минимуму.
Преимущества ESCOM.DOC©

Возможность быстро приступить к работе:





Работа с документами через Интернет:










Встроенные визуальные конструкторы документов, форм, отчетов, справочников и
маршрутов документов
Настройка штатного расписания
Настройка ролей и прав доступа
Настройка журналов, справочников, папок и фильтров
Возможность поставки исходного кода системы
Низкая совокупная стоимость владения:









Неограниченное подключение удаленных пользователей и подразделений
Единый интерфейс при работе в офисе, дома и в командировке
Работа всех подразделений с документами в единой базе данных
Сокращение сроков доставки и обработки документов. Быстрое оповещение
исполнителей
Прозрачность в работе с документами. Оперативное отслеживание исполнения
документов и поручений в удаленных подразделениях
Возможность самостоятельной адаптации системы:


Поставка с набором готовых документов и маршрутов (приказы, служебные записки,
письма и т.д.)
Простота в использовании. Удобный и легкий в освоении интерфейс
Подробная документация, ролевые инструкции
Простая и удобная инсталляция
Низкая цена на пользовательские лицензии
Простое администрирование и настройка
Легкость в освоении персоналом
Автоматическое обновление версии
Использование общедоступных каналов связи
Минимальное количество лицензий для MS SQL
В качестве сервера приложения используется бесплатно распространяемый web
сервер Apache
Бесплатное годовое сопровождение
Консалтинговые услуги:






Постановка и оптимизация процессов документооборота
Обучение персонала и администраторов
Адаптация системы под специфику и требования Заказчика
Интеграция с существующими системами
Эффективное внедрение «под ключ»
Сопровождение и консультации
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 5 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Функции системы ESCOM.DOC©
Система ESCOM.DOC© v1.5 поддерживает следующие основные элементы документационного
обеспечения управления:
1) Поддержка информационной безопасности
a) Регистрация и аутентификация пользователей осуществляется при входе в систему.
Предусмотрена настройка режима автовхода, автоматическое ведение аудита событий
(log файлов) и блокировкой учетной записи при попытке подбора пароля.
Предусмотрено ведение справочника пользователей в контексте штатного расписания
компании с индикацией активных пользователей. Имеется режим автоматического
считывания учетных данных пользователя с электронного ключа I-Token с
последующим входом в систему.
b) Автоматическое ведение журналов регистрации, лог файлов и истории работ с
объектами системы.
2) Удаленный доступ к системе посредством сети Интернет
a) Доступ к системе осуществляется из локальной сети или удаленно, через сеть
Интернет. Объем трафика между сервером и клиентом минимизирован для работы
через низкоскоростные каналы связи. Минимальная скорость при которой работа с
системой не вызывает существенных задержек (отклик меньше 1 сек) составляет 64
Кбит/с. Передаваемые данные шифруются 128 битовым ключом в соответствии со
стандартом SSL. Использование шифрования данных на всех этапах обеспечивает
высокую степень информационной безопасности. Интеграция с системами ЭлектронноЦифровой подписи обеспечивает современный уровень информационной защиты
данных.
b) Доступ к документам, справочникам и другим объектам системы осуществляется в
рамках предоставленных пользователю прав доступа. Права задаются для Ролей и
групп пользователей.
Рисунок 1 . Окно диалога входа в систему
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 6 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
3) Централизованное хранение и поиск документов. Контекстный и полнотекстовый поиск
информации по базе данных.
a) Создание документов осуществляется в единой базе данных - централизованном
хранилище документов. Использование централизованного хранилища документов
обеспечивает
целостность
и
непротиворечивость
информации,
исключает
дублирование документов, обеспечивает сохранность и безопасность информации.
Права доступа к документам находящимся в хранилище задаются Ролевой моделью
работы с документами.
b) Предусмотрен режим универсального (полнотекстового и атрибутного) поиска
документов в централизованном хранилище документов с учетом прав доступа
пользователя. В зависимости от настройки критериев поиска осуществляется отбор
документов одного или разных типов. Результаты поиска выводятся в Обозревателе
документов в специальной папке. При этом обеспечивается доступ ко всем функциям
работы с документами, предусмотренных в контексте работы с Обозревателем.
Реализовано автоматическое сохранение настроек и критериев поиска для их
повторного использования.
c) Функции связывания документов позволяют создавать цепочки документов путем
помещения в документ ссылок на другие документы.
4) Обозреватель документов
a) Папки (журналы документов) предназначены для доступа к документам. Папки можно
объединять в древовидные структуры. Папка настраивается на отображение документов
одного или разных типов. Кроме того, настройка папки позволяет отображать
документы за произвольные периоды времени. Так же реализовано задание других
критериев отбора документов, например по Роли, категории, состоянию, важности и т.д.
b) Обозреватель документов предназначен для работы с папками и списками документов.
Форма обозревателя содержит компонент для вывода иерархической структуры папок,
а так же компонент для отображения списка документов активной папки. Компонент
списка позволяет выполнять множественную группировку документов, сортировку,
настройку порядка и видимости полей, настройку ширины и шрифта записи. Для
повышения наглядности и удобства работы компонент списка содержит графические
примитивы (значки) для отображения связей документов, наличия вложений, важности
документа и других атрибутов документа. Документы в списке содержат динамически
формируемое контекстное меню, позволяющее выполнять операции и действия с
документом без открытия формы в контексте роли пользователя и текущего состояния
документа.
c) Удаление документов осуществляется в Корзину. Права на удаление документа
настраивается в маршруте документа. Удаленные в Корзину документы окончательно
удаляются администратором либо восстанавливаются пользователями, имеющими
соответствующие права.
5) Ведение тематических групп, категорий, папки документов
a) Все типы документов разделены на предметные категории, например «Кадры»,
«Делопроизводство». Предусмотрена функция создания новых категорий и
переименование существующих. Каждый тип документа может быть отнесен к одной из
предметных категорий. Операции с предметными категориями осуществляются в среде
визуальной разработки.
b) Кроме предметных категорий предусмотрены пользовательские категории, которые
позволяют объединять экземпляры документов разных типов в одну категорию.
Каждый экземпляр документа может быть отнесен к нескольким пользовательским
категориям.
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 7 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Документы могут группироваться
по любым атрибутам. Возможно
вложенное группирование.
Предусмотрен режим
сортировки записей
Область папок/журналов
документов. Структура
настраивается. Возможна
любая степень
вложенности папок
Предусмотрена возможность
помещения документов в
корзину с возможностью
восстановления
Можно настраивать
состав и порядок
полей списка
Ширина записи может
быть произвольной
Возможен подсчет
элементов в группе или
суммы значений
Рисунок 2. Работа с папками документов и списками документов осуществляется через форму обозревателя документов.
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 8 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Ссылка на другой
документ
Рисунок 3. Документ содержит ссылку на другой документ.
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 9 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Рисунок 4. Создание новой папки для отображения распорядительных документов в состоянии «Завершен»
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 10 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
6) Работа с произвольными файлами вложений
a) Файлы вложений прикрепляются к документу посредством их перетаскивания методом
Drag&Drop из обозревателя Windows или посредством выбора через стандартный
диалог выбора файла Windows. Прикрепленные файлы сохраняются на сервере и
индексируются для выполнения полнотекстового поиска. Доступ к файлам вложений
осуществляется через интерфейс формы документа. Изменить или удалить файл
вложения может только его владелец. Другие пользователи могут просматривать файл
и создавать его версии.
7) Сканирование документов, работа с мультимедийным оборудованием
a) Реализован режим сканирования образа бумажного документом непосредственно из
формы электронного документа с последующим прикреплением файла(ов)
отсканированного образа.
b) Предусмотрен режим записи и воспроизведении аудио информации непосредственно
из формы электронного документа.
8) Конфигурирование системы на базе оргштатной структуры
a) Все операции с документами в системе ESCOM.DOC выполняют штатные единицы,
которые являются сотрудниками компании. Пользователи ESCOM.DOC являются
сотрудники одной из зарегистрированных компаний.
b) Все объекты штатного расписания могут быть изменены (перенастроены) или
дополнены новыми элементами технологом системы с помощью средств среды
разработки.
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 11 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Панель содержит наиболее
часто используемые функции:
печать, поиск, создать и т.д.
Предусмотрен
быстрый доступ к
смежным объектам
Возможно
удаление
элементов в
корзину с
возможностью
последующего
восстановления
Настройка
режима
заместителей
Справочник
должностей
Возможно ведение
штатных расписаний по
нескольким компаниям
Рисунок 5. Штатное расписание. Настройка штатной единицы.
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 12 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Структура компании
представлена в виде
иерархического списка
Вся информация о
сотруднике удобно
скомпонована
Рисунок 6. Штатное расписание. Настройка свойств сотрудника
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 13 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Рисунок 7. Штатное расписание. В системе может быть зарегистрировано несколько компаний.
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 14 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Рисунок 8. Штатное расписание. Настройка свойств пользователя системы ESCOM.DOC
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 15 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
9) Автоматизация делопроизводства
a) Создание экземпляров документов осуществляется на базе существующих в стандартной
поставке типов документов, а так же создание новых типов документов. Стандартная
поставка1 содержит справочники штатное расписание, должности, сотрудники,
подразделения, а так же следующие типы документов:

задание

поручение

служебная записка

протокол совещания

приказ

распоряжение

входящее письмо

исходящее письмо
b) Предусмотрены функции автоматического ведения истории работ с документами
системы. С момента создания документа до момента его удаления в истории документа
содержатся записи, фиксирующие все события, повлекшие изменение документа, а так
же события изменения состояния маршрута документа. В истории фиксируется событие,
дата и время события, автор события. Предусмотрен режим записи содержания
измененных атрибутов документов.
c) Использование номенклатуры дел позволяет регистрировать документы в
определенные дела в соответствии с требованиями ГОСДОУ. Номенклатура дел так же
используется при архивном хранении и формировании описей дел.
d) Режим согласования документов предназначен для выполнения
последовательных этапов согласования и утверждения документов.
параллельно-
e) Режим
регистрации
документов
предназначен
для
присвоения
документу
регистрационной информации (номер, дата, дело) в соответствии с требованиями
ГОСДОУ. Предусмотрен режим ручного ввода номера и режим автоматической
генерации номера. Для каждого из типов документов предусмотрен свой нумератор,
который обеспечивает создание номера соответствующего формата и по заданным
правилам (сквозная нумерация, по типам, по подразделениям и т.д.). Реализован
механизм проверки дублирования номеров и пропуск последовательных номеров для
регистрации документов «задним числом».
f) Режим делегирования задания позволяет пользователю делегировать поступившее ему
задание своему подчиненному. При этом с помощью функции копирования
автоматически происходит создание нового задания, содержащее описание работы и
другие атрибуты из главного задания, а пользователь становиться в новом задании
Руководителем. Между заданиями создается связь, которая позволяет отследить ход
выполнения всей цепочки заданий.
g) Режим заместителей позволяет предоставлять права доступа Руководителя его
замещающим подчиненным, как на определенный период, так и постоянно. Права
доступа предоставляются полностью либо частично, в зависимости от настройки,
например, только для работы с определенными типами документов. Заместителям
предоставляется возможность выполнить согласование документа за Руководителя.
Заместителям автоматически направляются копии системных уведомлений,
направляемых Руководителям.
По желанию Заказчика в поставку могут быть включены типы документов для кадрового делопроизводства,
управления персоналом и другие, разработанные по требованиям Заказчика
1
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 16 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Кнопка для
перемещения документа
по маршруту
Документ содержит
тематические закладки
Система запоминает 10
последних выбранных
значений для ускорения
выбора
Скрытая панель
автоматических
подсказок
Заполнение многих
полей может быть
осуществлено из
словарей справочников
Выбор может быть
произведен из
справочника
К документу прикрепляются
файлы вложений, для
которых поддерживается
режим версионности
Рисунок 9. Автоматизация делопроизводства. Форма документа «Приказ» в системе ESCOM.DOC
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 17 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
У документа может быть
несколько вариантов
печатного представления
При формировании содержания документа
доступны опции форматирования. Кроме того,
содержание можно подготовить во внешнем
редакторе и вставить в форму с сохранением
форматирования через буфер копирования
Бланк документа
формируется на основе
шаблона, поля которого
заполняются информацией из
формы документа
Содержимое документа и все
его атрибуты указываются в
форме документа
Рисунок 10. Автоматизация делопроизводства. Форма документа «Приказ» в системе ESCOM.DOC
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 18 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Можно изменить состав согласующих
лиц, последовательность согласования,
сроки. При согласовании указать
замечания. Маршрут документа может
предусматривать «согласование с
замечаниями»
Согласующие лица выполняют
согласование документа в
последовательности, определенной в
документе.
Каждому согласующему
формируется поручение со
сроком согласования,
уведомление и напоминание
Рисунок 11. Автоматизация делопроизводства. Пример согласования документа с использованием компонента «Согласующие лица».
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 19 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Типовые схемы согласования
сохраняются в виде шаблонов
для повторного использования
Схему можно настраивать с
помощью «мыши», «перетаскивая»
согласующих из одного этапа в
другой. Можно добавлять и удалять
согласующих
Процесс согласования может
быть представлен в виде
графической модели, на которой
отображается ход согласования
Рисунок 12.1. Пример согласования документа с использованием компонента «Согласующие лица».
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 20 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Согласовать документ
можно прямо из
обозревателя документов
Рисунок 13. Автоматизация делопроизводства. Действия с маршрутом документа доступны из контекстного меню документа.
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 21 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Резолюцию можно выбрать
из справочника или ввести
с клавиатуры
Рисунок 14. Автоматизация делопроизводства. Утверждение документа.
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 22 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Система автоматически
сгенерировала
регистрационный номер
Документ
можно ввести в
действие
Журнал событий содержит
список всех действий всех
пользователей над
документом
Рисунок 15. Автоматизация делопроизводства. Регистрация документа. История работы с документом.
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 23 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Предусмотрено
ведение номенклатуры
дел. Документы могут
регистрироваться в
делах
Рисунок 16. Номенклатура дел.
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 24 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Возможно
множественное
и произвольное
выделение
записей для
добавления их в
документ
Рисунок 17. Автоматизация делопроизводства. Заполнение списка рассылки.
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 25 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Документ готов к
вводу в действие
Предусмотрен режим
«На контроле»
Документ содержит
срок исполнения
Предусмотрен режим
автоматических
напоминаний
Каждому сотруднику создается поручение о
необходимости ознакомиться с
документом. Кроме того, если сотрудник
является исполнителем по документу, то
ему назначаются задания по исполнению
документа
Рисунок 18. Автоматизация делопроизводства. Ввод документа в действие.
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 26 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Настройка
режима
«Заместитель»
Рисунок 19. Автоматизация делопроизводства. Настройка заместителя для сотрудника
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 27 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
10) Контроль исполнения заданий и документов, онлайновый мониторинг состояния
документов, поручений
a) Режим исполнения позволяет сформировать список исполнителей документа,
назначить им поручения и напоминания. Исполнителям документа автоматически
отправляются уведомления. Кроме того, предусмотрена отправка дополнительных
сообщений одному или нескольким исполнителям. Исполнители документа или
задания формируют отметки об исполнении, вводят комментарии, а так же формируют
результаты работы в виде прикрепленных к документу файлов вложений или ссылок
на другие документы системы или на документы внешних систем.
b) Документы содержат плановые и фактические сроки исполнения. Значения плановых
сроков указываются, как правило, в состоянии «Проект», а фактические сроки
исполнения в состоянии «Завершен». Расчет фактических сроков ведется как для всего
маршрута, так и для каждого состояния.
c) Отчет по исполнению документа формируется на основании информации об
исполнении поручений. Отчет формируется по всему документу или по конкретному
исполнителю.
d) Отчет об исполнении документов формируется за определенный период по одному
или нескольким типам документов. Предусмотрен расширенный отбор документов по
группе, ролям, сотрудникам, категориям и т.д.
11) Ролевая модель работы с документами
a) Ролевая модель работы с документами применяется для универсального управления
правами доступа пользователей к документу на протяжении всего жизненного цикла
документа. Это связано с необходимостью динамично изменять права пользователя в
процессе работы с документом. Например, в состоянии «Проект» разрешено изменять
содержание документа, а в состоянии «На согласовании» разрешено только выполнять
согласование. Роль (Автор, Регистратор, Руководитель, Куратор и др.) – это группа
сотрудников, которые участвуют в процессе работы/исполнения документа. Для
каждого из типов документов создается свой набор Ролей путем выбора их из
общесистемного списка Ролей. В конструкторе маршрута для каждого состояния
документа настраиваются разрешения на доступ Роли к документу. Кроме того, Роль
имеет собственный набор прав доступа к каждому их элементов интерфейса формы
документа (кнопки, меню, поля, списки, таблицы и т.д.) в привязке к состоянию
маршрута, а так же права на действия с маршрутом («выполнить», «завершить»,
«отправить на согласование», «отклонить» и т.д.). Например, в состоянии «Проект»
Руководитель может изменять содержание поля «Описание задания», а в состоянии «В
работе» нет. Настройка прав осуществляется в среде визуальной разработки.
Конкретизация Ролей сотрудниками может быть осуществлена на уровне типа
документа или непосредственно в
ходе работы с экземпляром документа. При
конкретизации Роли сотрудник выбирается из штатного расписания.
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 28 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Индикатор
просроченных
поручений
Рисунок 20. Поручения по исполнению документов
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 29 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
12) Маршрутизация документов. Управление маршрутами электронных документов, заданий и
поручений осуществляется на базе технологий docflow.
a) Поддержка полного жизненного цикла документа, заключается в создании маршрута
для каждого из типов документов, описывающего все стадии (состояния) жизненного
цикла документа от момента его создания до завершения, архивного хранения и
уничтожения.
b) Управление маршрутами документов, заключается в изменении числа и содержания
состояний, а так же в настройке переходов между состояниями, обеспечивающих
взаимосвязь состояний. Поскольку каждое состояние описывает некий этап работы с
документом, то для каждого состояния производится настройка прав доступа Ролей.
Кроме того, осуществляется настройка прав доступа Ролей на выполнение действий,
осуществляющих перевод документа из одного состояния в другое. При настройке
маршрута задаются условия проверки возможности выполнения переходов и условные
ветвления.
c) Введение понятия «Состояние» документа создает прозрачность в работе с
документами, а также позволяет задать права Ролей для работы с документом для
каждого состояния. Текущее состояние документа характеризует актуальный этап
работы с документом, например: «Проект», «Действующий», «Требуется доработка», «В
работе» и т.д. В любой момент при работе с экземпляром документа можно на
графической модели маршрута увидеть текущее состояние документа и определить, кто
и что должен сделать с документом. В журналах документы могут группироваться по
признаку «Состояние», что позволяет выделять списки актуальных для пользователя
работ, например, задачи, объединенные в группу «К исполнению» содержат все задачи,
с которыми пользователю предстоит работать. Группа задач «В работе» содержит все
задачи, над которыми пользователь ведет работу, а группа задач «Выполнено»
содержит выполненные пользователем задачи и требующие проверки Руководителем и
т.д.
d) Переход из Текущего состояния в следующее происходит при выполнении
соответствующего Действия. Переход осуществляется только в одно из тех состояний,
которые непосредственно связаны с Текущим состоянием в соответствии с маршрутом
документа. Переходы на схеме маршрута обозначаются стрелками, соединяющими
состояния. Переходов может быть несколько и только один из них является Типовым.
Все остальные переходы считаются альтернативными. Типовой переход выделяется на
схеме маршрута «жирной» стрелкой. Переход осуществляется по направлению
стрелки. Выполнение действий приводящих к переходу в новое состояние
осуществляется в форме документа при нажатии на универсальную кнопку «Действия».
Кнопка «Действия» по умолчанию выполняет типовой переход. Кроме того, кнопка
содержит «выпадающий» список альтернативных действий. Состав действий,
доступных пользователю, определяется правами Роли, которую выполняет
пользователь. Другими словами, кнопка «Действия» содержит только доступные для
выполнения пользователем действия. Выполнить действия перехода также возможно
из динамического контекстного меню документа в журнале документов.
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 30 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Рисунок 21. Маршрут документа «Приказ» находящегося на подписи.
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 31 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
13) Встроенная система сообщений и напоминаний
a) Встроенная система обмена сообщений обеспечивает гарантированную доставку
сообщений пользователям системы. Система сообщений предназначена для обмена
сообщениями между пользователями, а так же для оповещения пользователей о
системных событиях, назначенных заданиях, изменения состояний документов и
других событий. Для каждого типа сообщения предусмотрено воспроизведение
звукового файла. Сообщения высоко важности выводятся в автоматически
всплывающем окне. При поступлении прочих сообщений в системной области (tray)
мигает значок сообщения. В сообщении присутствует ссылка на документ, нажав на
которую открывается форма документа, что позволяет пользователю оперативно
приступить к работе с документом или заданием. Реализовано дублирование
сообщений на электронный почтовый ящик пользователя и мобильный телефон в виде
SMS-сообщения2. Предусмотрен режим ведения личного списка контактов
пользователя с отображением активных пользователей.
b) Система напоминаний предназначена для своевременного оповещения пользователей о
предстоящем событии, необходимости выполнения определенных работ с документом
и т.д. Напоминание создается в контексте документа и содержит ссылку на документ,
позволяющую быстро приступить к работе с документом. При создании напоминания
указывается дата и время события, а так же его важность. Сработавшее напоминание
содержит информацию об оставшемся времени до начала события, или информацию о
том, на сколько событие просрочено. Пользователь может отложить напоминание на
определенный период или прекратить его. Вывод напоминания сопровождается
звуковым сигналом.
2
При поддержке данного режима оператором мобильной связи
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 32 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Рисунок 22. Система сообщений ESCOM.DOC уведомляет о наличии нового сообщения
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 33 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Документ можно
сразу же открыть,
нажав на
гиперссылку
Сообщение будет оставаться
непрочитанным до тех пор,
пока не будет открыт
документ или же не будет
нажата кнопка
подтверждения прочтения
Рисунок 23. Окно сообщения-уведомления.
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 34 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Рисунок 24. Окно напоминания.
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 35 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
14) Контекстно-справочная информация
a) Встроенная в систему контекстная справочная система обеспечивает пользователя
оперативной (контекстно-зависимой) справочной информацией. Кроме того, для
документов предусмотрена генерация динамической подсказки в контексте текущего
состояния документа и той Роли, которую исполняет пользователь.
Среда визуальной разработки
Интегрированная среда визуальной разработки, содержит графические конструкторы объектов
(документы, справочники, отчеты и т.д.) и маршрутов документов;

Инструменты среды разработки позволяет подготовленному администратору или
технологу изменять существующие в системе типы документов и справочников, а так
же создавать новые.

Разработчик, с помощью визуальных построителей (конструкторов) и готовых
компонентов создает структуру данных нового документа или справочника, роли
пользователей, маршрут документа, экранные формы, бланки документа (печатные
формы), журналы документов, формы выбора элементов, формы обозревателя
справочника и печатные формы элементов и т.д.
Среда визуальной разработки включает в себя следующие графические конструкторы:






структуры документов и справочников
маршрутов документов
экранных форм документов и форм справочников
печатных форм документов, справочников, отчетов
ролей и прав доступа
фильтров документов, форм поиска
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 36 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Окно среды
разработки
Инспектор
объектов
Динамическая
панель компонентов
содержит доступные
для использования
элементы
Редактируемая
экранная форма
документа
Менеджер
проекта
Атрибуты
документа
Рисунок 25. Среда разработки. Редактор экранной формы документа
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 37 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Свойство настройки
прав доступа
Панель компонентов
содержит доступные для
использования
элементы
Диалог для задания прав
доступа роли к
документу в данном
состоянии
Инспектор объектов
отображает свойства
выбранного элемента
Настраиваются права
доступа роли к
документу для данного
состояния
Рисунок 26. Среда разработки. Редактор маршрута документа. Настройка прав доступа к документу.
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 38 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Настраиваются права
доступа роли к
выполнению действия с
маршрутом документа
Свойство настройки
прав доступа к
Рисунок 27. Среда разработки. Редактор маршрута документа. Настройка прав доступа к действию с маршрутом документа.
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 39 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Свойство настройки
прав доступа к
элементу формы
Автор документа имеет
право изменять
содержимое выделенного
поля на форме документа,
если документ находится
в состоянии «Проект»
Рисунок 28 . Среда разработки. Редактор маршрута документа. Настройка прав доступа к действию с маршрутом документа.
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 40 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Инспектор таблицы
позволяет
редактировать поля
таблицы, удалять,
создавать новые, в том
числе и вычисляемые
Рисунок 29. Среда разработки. Редактор структуры документа.
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 41 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Панель компонентов
содержит доступные для
использования элементы
Редактор построен на базе
широко известного и
универсального редактора
Fast Report
У документа может
быть несколько
печатных форм
Рисунок 30. Среда разработки. Редактор печатной формы документа.
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 42 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Панель компонентов
содержит доступные для
использования
элементы
Построитель запроса
позволяет создавать запросы к
базе данных любой сложности
от совсем простых до очень
сложных
Экранная форма фильтра
служит для задания
пользователем критериев
отбора документов
Рисунок 31. Среда разработки. Редактор фильтра документов
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 43 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Состав ролей
определяется для
каждого документа
Роли конкретизируются
штатными единицами.
Возможен выбор
любой из трех
способов
актуализации роли
Рисунок 32. Среда разработки. Редактор ролей
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 44 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
Архитектура системы ESCOM.DOC
Система ESCOM.DOC© построена в трехзвенной архитектуре с «толстым» клиентом, в которой
роль сервера приложения выполняет web сервер Apache. Сервером базы данных является MS
SQL Server. Система ESCOM.DOC© обладает высокой надежностью и масштабируемостью.
Клиентская часть системы представляет собой приложение для MS Windows 2000/XP.
Наличие «толстого» клиента обусловлено необходимостью использования всех возможностей
графического интерфейса Windows, обработки и кэширования данных и метаданных системы
на клиентской машине для снижения объема передаваемых данных по сети.
Рисунок 33. Структура Escom.Doc©
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 45 из 46
Система электронного документооборота ESCOM.DOC
метаданные
Разработка экранных
форм объектов,
меню, элементов
управления
Подсистема управления
метаданными
Подсистема управления
объектами
Разработка объектов
(документы, справочники,
отчеты)
Подсистема управления
ролевой моделью
и правами доступа
Визуальная среда
разработки
Подсистема
взаимодействия
с пользователем
Разработка
ролей и прав доступа
Графический
интерфейс
Подсистема управления
маршрутизацией
Пользователь
Разработка маршрутов
документов
Подсистема управления
базой данных
База данных
$
Рисунок 34. Архитектура Escom.Doc©
Для получения более подробной информации по архитектуре и поддерживаемых платформах
обращайтесь к нашим специалистам.
Контакты
ЗАО «Евроменеджмент» Россия г. Москва т. (495)-257-1867 (495)-257-7859
www www.itas.emd.ru, www.emd.ru
e-mail [email protected]
ICQ 305554554 Филатов Максим Сергеевич
ЗАО «Евроменеджмент»,2005-2006
стр. 46 из 46