Информационные технологии в кадровой работе

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В КАДРОВОЙ РАБОТЕ
В СИСТЕМЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО И МУНИЦИПАЛЬНОГО
УПРАВЛЕНИЯ
Богдан Н.Н.,
СибАГС
Аннотация. Одной из задач кадровой службы государственных органов
является организация деятельности по совершенствованию кадрового состава
гражданских
служащих.
Решение
этой
задачи
возможно
на
основе
использования современных автоматизированных систем при реализации
кадровых технологий.
Бурное
развитие
в
последнее
десятилетие
информационных
(компьютерных) технологий позволяет руководству современных организаций
принципиально пересмотреть подход к организации процессов управления.
Практически все руководители сегодня принимают управленческие решения на
основе
информации,
содержащейся
в
базах
данных.
Внедрение
информационных систем позволяет работать в едином информационном
пространстве,
быстро
получать
достоверную
информацию,
оперативно
планировать и контролировать основные процессы. Информационная система
становится мощным инструментом создания рациональной управленческой
схемы, своего рода «нервной системой», которая пронизывает все «клетки»
организации, во многом определяя ее состояние.
Государственная гражданская служба в этом аспекте не является
исключением. Применение автоматизированных систем в управлении кадрами
в государственных органах позволяет создать единую информационную среду
и объединить все субъекты управления, повысить эффективность их работы.
Использование современных информационных систем в деятельности по
управлению кадрами создает ряд преимуществ по сравнению с традиционным
подходом к организации работы кадровых служб и применением локальных
кадровых программ.
Если кадровая политика в государственном органе интегрирована с
управленческой, финансовой политикой организации, то и автоматизированная
система управления кадрами не должна существовать обособленно, а быть
частью единой информационной системы, тем кадровым стержнем, без
которого
невозможна
полная
автоматизация
процесса
управления
организацией, введение электронного документооборота, развитие внутренних
и внешних коммуникаций.
В обычных условиях кадровую информацию чаще всего используют отдел
кадров, отдел труда и заработной платы и расчетный отдел бухгалтерии. Здесь
решаются конкретные задачи управленческого учета: планирование и контроль
штатного расписания, прием, перемещение и увольнение кадров, учет отпусков и
командировок; расчет заработной платы и т.д. Каждая из этих задач
представляет собой определенную последовательность действий (по сути, это
производственные технологии). Например, замещение вакантной должности
может быть представлено как последовательность действий: образование
вакансии – поиск кандидатур – получение данных о кандидатах (резюме, анкета,
интервью и т.д.) – обработка данных – отсев неподходящих кандидатур –
уточнение информации по реальным кандидатам – принятие решения (выбор
кандидата) – прием/перевод сотрудника на вакантную должность – оформление
трудового договора – заполнение вакансии в штатном расписании – расчет
фонда
оплаты
государственных
труда –
органах
начисление зарплаты
эффективно
специалисту.
управлять
таким
В
крупных
процессом
без
информационной системы практически невозможно.
Кроме того, круг лиц, которые в той или иной степени нуждаются в
качественной кадровой информации, гораздо шире. Это руководители всех
уровней, сотрудники службы безопасности и др. Именно поэтому кадровый
модуль в информационной системе, согласованный по структуре и формату
данных с другими функциональными подсистемами, представляется более
предпочтительным, чем локальная кадровая программа. С одной стороны,
информационная система существенно расширяет число лиц, которые могут
воспользоваться информацией со своего компьютера, а с другой – контроль и
разграничение прав доступа гарантируют от превышения полномочий и
несанкционированного обращения к кадровой информации.
Следует
отметить,
что
учет
кадров
(а,
точнее,
кадровый
документооборот) – только одна из кадровых функций, которая в достаточной
степени формализована унифицированными документами, поэтому легко
поддается
автоматизации.
При
соответствующем
уровне
развития
информационной системы могут успешно решаться и другие задачи управления
кадрами
государственных
гражданских
служащих:
разработка
кадровой
политики в аспекте четкого определения организационной структуры и
функциональных обязанностей служащих, планирование потребностей в кадрах
(в том числе по отдельным должностям, специальностям и т.д.), отбор и
расстановка кадров в соответствии с организационной структурой, контроль
организации труда (перемещений, изменений оплаты труда, отпусков и др.),
планирование и контроль повышения квалификации служащих и др.
Отдельные
направления
деятельности
по
управлению
кадрами
госслужащих успешно реализуются с применением информационных систем
(табл.).
Таблица
Основные возможности ИТ-системы
в управлении кадрами государственных гражданских служащих
Служащие
Уровень управления
Руководство
среднего звена
Высшее руководство
Функции
Кадровый учет,
отчетность и анализ
Подбор, адаптация
Определение подходов к
подбору кадров,
профессиональных и
личностных требований к
кандидатам, принципов
адаптации новых
сотрудников. Организация
подбора, оценка
кандидатов на должности
среднего звена.
Планирование и контроль
подбора персонала
Подбор кадров на
Просмотр базы данных имеющиеся вакансии.
по личному составу и
Получение информации
структуре подразделения. по кандидатам.
Просмотр кадровой
Формирование
отчетности. Создание,
профессиональных и
согласование и
личностных требований к
утверждение
кандидатам.
должностных
Формирование,
регламентов по кадрам
согласование и
подразделения
утверждение трудовых
договоров
Формирование штатного
расписания, иерархии
должностей, систем
заработной платы, систем
доступа к кадровой
информации. Просмотр
базы данных по личному
составу и структуре
организации. Просмотр
кадровой отчетности
Контроль персональной
информации. Получение
информации о
должностных
обязанностях
Оценка, аттестация,
развитие
Формирование
политики оценки,
аттестации и развития
персонала.
Инициирование
проведения оценки,
аттестации персонала.
Получение информации
о планах и результатах
развития персонала
Проведение и участие в
оценке и аттестации
персонала.
Формирование
персональных планов
развития сотрудников
подразделений.
Получение информации
о планах и результатах
развития персонала
Прохождение оценки и
аттестации по заданному
Получение информации
сценарию.
о возможном
Формирование
продвижении,
программ саморазвития,
профессиональных и
заявки на обучение.
личностных требованиях к
Участие в
должности
корпоративных планах
развития персонала
Так, на основе автоматизированного персонального учета возможно
формирование
служебного
контракта
и
должностного
регламента
государственного гражданского служащего.
Грамотно построив организационную структуру, определив функции,
систематизировав права, обязанности и регламенты, возникающие в процессе
исполнения этих функций, назначив ответственных за работу в ключевых
областях, и внеся эту информацию в ИТ-систему, можно получить возможность
на основе установленных форм документов в автоматическом режиме
формировать основополагающие документы, вносить в них при необходимости
коррективы и распечатывать для дальнейшего утверждения. Поскольку область
деятельности каждого служащего в этом случае определяется кругом решаемых
им задач и возложенных на него в рамках этих задач обязанностей,
соответственно должностной регламент и служебный контракт формируются
не на основе общих понятий о должностных обязанностях, а в соответствии с
зонами ответственности и его функциональными обязанностями.
Автоматизированная система позволит хранить историю и получать
отчеты об изменениях, например, в распределении должностных обязанностей.
В случае перераспределения между служащими должностных обязанностей
процесс разработки новых должностных регламентов и внесения изменений в
служебные контракты занимает минимум времени, так как для этого
потребуется
лишь
внести
информацию
о
смене
ответственных
за
перераспределяемыми функциональными обязанностями. Система сформирует
новые должностные регламенты и внесет в случае необходимости, изменения в
служебные контракты.
Автоматизация процесса подбора кадров делает его гораздо более
эффективным.
Помимо
вышеперечисленного
определения
функций,
информационная система может систематизировать внесенную информацию о
навыках, квалификационных требованиях, предъявляемых или необходимых
для исполнения конкретных функций. В этом случае работа с потенциальными
кандидатами
на
замещение
вакантных
должностей
будет
целенаправленной, т.к. появляется возможность проверки
кандидата
не
просто
определенной
должности,
а
более
соответствия
конкретным
профессиональным и личностным требованиям, предъявляемым к решению
определенных функциональных задач.
Если рассматривать процесс проведения аттестации кадров госслужащих в
традиционном смысле, то это, как правило, достаточно сложное мероприятие,
требующее значительных временных затрат и связанное с определенными
организационными трудностями. ИТ-система может решить большинство
сопровождающих аттестацию проблем и повысить эффективность ожидаемых
от аттестации результатов. Аттестацию возможно проводить с использованием
локальной сети и типовых сценариев, позволяющих осуществить оценку
служащего им самим, коллегами, руководителем и внешним экспертом.
При этом весь процесс аттестации будет проходить без отрыва служащего
от рабочего места, с минимальными затратами рабочего времени его и
руководства. Аттестация с применением ИТ становится обычным плановым и
эффективным мероприятием. Полученная в процессе проведения аттестации
информация и сделанные на ее основе выводы дают возможность принять
взвешенные решения по формированию кадрового резерва, индивидуальных
планов развития и т.п.
Подобным образом с помощью информационной системы может быть
организован
и
квалификационный
экзамен
в
форме
компьютерного
тестирования. На основе введенной в ИТ-систему базы тестовых заданий,
программа автоматически сформирует вариант определенной сложности для
конкретного госслужащего, обработает результат тестирования как с точки
зрения общего итога, так и с точки зрения тех заданий, которые вызвали
затруднения и соответствующих тем.
При проведении конкурсов на замещение вакантной должности или
включения в кадровый резерв система позволит на основе оценок комиссии и
экспертов сравнить кандидатов между собой и с показателями стандарта,
выстроить рейтинг кандидатов.
ИТ-системы значительно облегчают ведение учета и соблюдение сроков
прохождения
гражданскими
переподготовки,
стажировок
служащими
и
других
повышения
форм
квалификации
обучения,
целенаправленно и планомерно реализовывать технологию обучения.
и
позволяет
Таким
образом,
применяться
в
современные
основных
информационные
функциональных
областях
системы
могут
деятельности
по
управлению кадрами и позволяют добиться снижения трудоемкости и
повышения эффективности кадровой работы.
Рассмотренные возможности ИТ-системы дают общее представление о тех
преимуществах, которые можно получить после их внедрения. Практический
опыт показывает, что любой крупный проект по информатизации связан со
значительными преобразованиями в структуре управления организацией. При
автоматизации кадровой работы, требующей, как правило, совместных и
согласованных между собой усилий сразу нескольких подразделений: отдела
кадров, отдела организации труда и заработной платы, расчетного отдела
бухгалтерии, отдела информационных технологий и других могут возникать
проблемы, связанные с несогласованностью технологий работы, требующие
предварительного обсуждения и поиска вариантов решения.
Наряду с решением задачи по выбору программного продукта для
информационной системы, показателями высокого уровня готовности к
внедрению выступают следующие критерии:
1) руководители всех уровней принимают цели информатизации и
убеждены в ее необходимости, информационная система рассматривается как
способ решения многих проблем;
3) на внедрение информационной системы выделено финансирование;
4) уровень
компьютерной
грамотности
пользователей
соответствует
требованиям системы;
5) подразделение АСУ способно освоить и сопровождать информационную
систему;
6) программно-аппаратная
база
ИТ
развивается
соответствующими
темпами;
7) система взаимодействия готова к изменениям, связанным с внедрением
информационной системы;
8) руководство госоргана готово передать кадровой службе необходимые
полномочия и ресурсы для организации работы по внедрению информационной
системы.
Внедрение
ИТ-системы
требует
объединения
деятельности
взаимосвязанных подразделений, устранения несогласованности в технологиях
работы. Так, в условиях традиционной неавтоматизированной или локально
автоматизированной
работы
ответственность
за
правильность
расчета
заработной платы возложена на лицо, выполняющее расчет, т.е. на бухгалтера,
который получает и всегда может проверить документы, поступающие из
отдела
кадров.
В
автоматизированной
системе
бухгалтер
работает
с
внесенными в базу необходимыми данными, выполняет только свои
профессиональные обязанности. Если кадровая служба будет действовать
недостаточно ответственно, это приведет к ошибкам в расчете заработной
платы.
В другом варианте противоречия возникают из-за разных временных
параметров работы отдела кадров и расчетного отдела бухгалтерии. Специфика
работы отдела кадров такова, что данные в системе о приеме, перемещении и
т.п. отображаются практически сразу при изменении кадровой ситуации. Для
расчета же заработной платы требуется определенная отсрочка: данные по
расчету заработной платы за предыдущий месяц формируются, как правило, в
начале следующего, и изменения в режиме он-лайн учитывать невозможно.
Очевидно, что подобные проблемы должны быть решены преимущественно
организационными методами.
Одним из вариантов комплексной автоматизации кадровой работы может
стать внедрение корпоративной информационной системы, включающей
подсистему с условным названием «Персонал», предназначенную для учета и
управления фактическим кадровым составом, ведения штатного расписания и
обеспечения их взаимного соответствия, планирования графиков работы и
ведения табельного учета, а также для выполнения других действий, которые
охватывают весь круг кадровых операций.
Подсистема «Персонал» позволяет эффективно обрабатывать личные дела
основного состава, кандидатов на прием, уволенных сотрудников, внештатных
сотрудников и др. и применяется для автоматизации работы кадровых
подразделений и смежных служб. Подсистема «Персонал» должна быть
интегрирована с другой подсистемой – «Зарплата», в которой используются
данные личных карточек и табельного учета подсистемы «Персонал». Это
позволяет эффективно проводить расчет заработной платы.
К основным задачам, решаемым с помощью подсистемы «Персонал»,
относятся: ведение штатного расписания и оргструктуры, учет личного состава
и
ведение
табельного
учета.
При
работе
со
штатным
расписанием
автоматически отслеживаются изменения в организационной структуре,
системе квалификационных категорий, разрядов и т.д. Работа со штатным
расписанием ведется по каждому подразделению.
Учет личного состава осуществляется путем ведения личных карточек
сотрудников, в которые заносятся базовые данные (биографические сведения,
образование, имеющиеся специальности, награды и т.д.), а также информация,
накопленная в течение прохождения госслужбы – изменения условий труда,
отпуска, командировки и т.д.
Автоматизированная система табельного учета может осуществляться как
«по факту», так и «по отклонениям». Учет рабочего времени ведется по
записям об отклонениях от графика рабочего времени каждого сотрудника либо
регистрацией фактически отработанных дней/часов.
Подсистема «Персонал» дает возможность формирования отчетов любой
степени сложности, автоматизация статистической отчетности существенно
облегчает деятельность кадровой службы.
Таким
образом,
внедрение
информационной
системы
автоматизировать большую часть функций кадровой службы:
– учет личного состава;
позволяет
– ввод информации о сотруднике при приеме, ведение истории изменения
условий труда (перемещений, назначений, др.), повышения квалификации,
аттестаций, поощрения и т.п.;
– ведение штатного расписания, истории его изменений, поддержка
однозначного соответствия между фактическим составом и определенным в
штатном расписании, расчет вакансий;
– учет
и
оформление
всех
видов
отпусков,
отслеживание
недоиспользованных отпускных дней, назначение дополнительных отпусков
сотруднику;
– ведение календаря с учетом выходных/рабочих дней,
– ведение графиков работ с произвольной настройкой видов рабочего
времени;
– ведение табельного учета и военно-учетного стола;
– разработка первичных документов, используемых в делопроизводстве
кадровой службы;
– формирование, просмотр и печать выходных документов по учету
личного состава;
– создание отчетов любой степени сложности (рис.).
Учет личного
состава кадров,
создание накопительного банка данных персонала
Формирование
статистической отчетности
по всем требуемым формам
Организация
квалификацион
ного экзамена в
форме
тестирования
Стандартизация и унификация кадровой документации, формирование выходных документов по
учету личного состава
Нормирование и учет
рабочего
времени
Управление
кадрами
на основе
использования
ИТ-системы
Проведение аттестации
служащих, создание базы
данных кадрового резерва всех уровней управления
Создание базы
данных для эффективного функционирования
системы обучения кадров
Планирование
численности
персонала, анализ динамики
кадровой ситуации
Рис. Информатизация кадровых технологий
Переход на автоматизацию процессов оформления движения кадров дает
возможность рационализировать выполнение трудовых операций, уменьшить
затраты времени и упорядочить действия по кадровому учету.
Так, проведенный нами анализ данных по трудозатратам сотрудников
кадровой службы на основные операции по учету кадров при выполнении
работы
вручную
и
при
использовании
ИТ-системы,
показывает,
что
автоматизация функций специалиста отдела кадров позволила резко сократить
временные затраты работников при выполнении многих кадровых процедур.
Автоматический расчет количества дней и периода предоставления отпуска
занимает 1–2 мин, а при ручной работе более 15 мин на 1 чел.; поиск любой
информации о сотруднике в системе занимает не более минуты, при ручной
работе необходимо найти личную карточку, личное дело, трудовую книжку и
сопоставить имеющиеся сведения, что занимает до 20 мин на одного сотрудника.
Кроме того, расширились возможности по получению информации о
сотрудниках. Автоматизированная система позволяет получать по запросу
разнообразные статистические и иные отчеты (например о сотрудниках с
высшим образованием, о работающих свыше трех лет, о военнообязанных и
т.д.) за считанные минуты. Для ручной подготовки таких данных, как правило,
требуется от нескольких дней до и 2–3 недель.
При использовании ИТ-системы происходит сокращение сотрудников,
занимающихся ведением кадрового учета, снижается время на проверку табелей
подразделений; уменьшается количество ошибок при расчете табеля, связанных с
неполной или неточной информацией об отклонениях от графика по отдельным
сотрудникам.
Таким образом, использование ИТ-системы в кадровой работе приводит к
оптимизации деятельности по выполнению кадровых операций и процедур:
– значительно сокращается время на одну процедуру за счет автоматизации
отдельных операций;
– сокращается количество участников технологической цепочки по
оформлению кадровых документов;
– минимизируется количество ошибок за счет сосредоточения процедуры в
руках одного исполнителя;
– достигается достоверность и сохранность кадровой информации, полнота
и оперативность ее получения;
– сокращаются потери времени у служащих – инициаторов кадровых
действий и, таким образом, достигается двойной эффект информатизации –
совершенствование системы работы в целом.
Условием успешного внедрения ИТ-системы является соответствующая
готовность всей системы управления кадрами госоргана и кадровой службы в
частности. Следует отметить, что как успехи, так и проблемы информатизации
кадровых технологий всегда обусловлены проведением подготовительной
работы. Подготовительный этап должен иметь самостоятельное значение и
занимать продолжительное время с тем, чтобы практически все кадровые
процедуры
были
подготовлены
к
автоматизации,
а
работники,
их
выполняющие, уверенно владели компьютерными технологиями. Организация
кадровой службы, создание ее четкой структуры и регламента деятельности,
подбор и обучение специалистов могут обеспечить в целом совместимость
организационной структуры и сотрудников с основными целями и этическими
ценностями
проекта
внедрения
ИТ.
Необходимо,
чтобы
мотивация
специалистов кадровой службы на использование ИТ была довольно высокой, а
все работники имели хорошие навыки работы с компьютерными программами.
При реализации данных условий применение информационных систем при
осуществлении кадровых технологий будет способствовать повышению
эффективности кадровой работы в целом.