РЕГЛАМЕНТ «Управление корпоративным изданием» Область применения стандарта Данный регламент определяет порядок взаимодействия должностных лиц и сотрудников Компании, а также юридических лиц, в процессе создания корпоративного издания, а именно порядок подготовки, предоставления и согласования информационных материалов. Данный регламент рекомендуется к исполнению всем профильным подразделениям Компании, а также всем юридическим лицам, заключившим с Компанией договор комплексной предпринимательской лицензии. Задача регламента Регламент является внутренним документом, определяющим и контролирующим порядок взаимодействия каждого сотрудника Компании, а также юридических лиц, их роли в процессе подготовки и создания корпоративного издания. Структура документа 1. Описание функций, целей и задач корпоративного издания; 2. Концепция корпоративного издания, выходные данные; 3. Участники процесса, на которых распространяется действие регламента; 4. Общие требования к созданию корпоративного издания; 5. Порядок подготовки и инициирования информационных материалов; 6. Порядок согласования информационных материалов; 7. Порядок оформления и распространения корпоративного издания; 8. Контроль и ответственность за исполнением регламента. Описание функций, цели и задач корпоративного издания Корпоративное издание «….» – некоммерческое средство массовой информации компании «…», выпускаемое для поддержания контакта с сотрудниками, партнерами, клиентами и другими целевыми аудиториями. Функции корпоративного издания: - информационная: корпоративное издание - канал внутренней и внешней коммуникации, созданный для информирования сотрудников, партнеров и клиентов о том, что происходит в компании; - организационная: корпоративное издание разрешают проблему удаленности региональных отделений и дочерних компаний от головного предприятия, позволяют достичь эффекта «обратной связи» сотрудников с руководством; - имиджевая: корпоративное издание является инструментом поддержания имиджа организации, а также непосредственными слагаемыми этого имиджа. Цель корпоративного издания – обеспечение симметричного, полноправного диалога, направленного на консолидацию сотрудников, установление и поддержание партнерских отношений. Концепция корпоративного издания, выходные данные Концептуально корпоративное издание представляет собой журнал бизнес формата. Название «…» проецирует на издание высокий уровень притязаний и целеустремленность сотрудников компании. Основа наполнения – аналитические публикации: статьи, обзоры, интервью, фоторепортажи. Такой характер контента предполагает подведение итогов за определенный период, а также позволяет формулировать и декларировать стратегию и планирование. Выходные данные: Дата создания – январь 2012 Периодичность – ежеквартально Тираж – 250 экземпляров Перечень участников, создателей корпоративного издания Главный редактор – Начальник Группы PR и продвижения, координирует процесс создания корпоративного издания, осуществляет стратегическое планирование тематики публикаций, продвижения корпоративного издания, анализирует обратную связь от читателей. Редакционный совет – Начальник отдела маркетинга, Исполнительный директор, Генеральный директор, осуществляют согласование и редактирование информационных материалов в точки зрения соответствия видению и миссии компании. Авторы – сотрудники Группы PR и продвижения, осуществляют полный цикл создания материала: сбор информации, написание текста и подбор сопроводительного материала, внесение правок после согласования. Лица, предоставляющие информацию – руководители и сотрудники профильных подразделений, а также юридические лица, предоставляют необходимую информацию для создания материала по запросу Группы PR и продвижения, инициируют тематику публикаций. Порядок взаимодействия подразделений компании при создании корпоративного издания Группа PR и продвижения является координатором информационно-коммуникационных потоков в компании, в том числе в процессе создания корпоративного издания. Таким образом профильные подразделения ответственны перед Группой PR и продвижения предоставлять необходимую информацию. Общие требования к созданию корпоративного издания Каждый сотрудник компании должен уважительно относиться к процессу создания корпоративного издания, а также соблюдать этические нормы и принципы в коммуникации с Главным редактором и авторами, в случае, если они запрашивают информацию для подготовки материалов издания. Порядок подготовки и инициирования информационных материалов 1. Планирование номера. Главный редактор совместно с Группой PR и продвижения формирует план номера журнала. Внесение рубрик, тем, специальных приложений и иные содержательные изменения осуществляются Главным редактором. Приветствуется инициирование публикаций от руководителей и сотрудников профильных подразделений, а также юридических лиц. План номера должен включать в себя распределенные по рубрикам тематические публикации с указанием количества знаков и страниц, а также упоминанием ответственного лица, который может дать компетентную консультацию по написанию материала и предоставить необходимую информацию. 2. Предварительная подготовка публикаций. Главный редактор и авторы отправляют письменный запрос в адрес руководителя профильного подразделения, назначенного ответственным за предоставление информации для конкретной публикации. Сотрудники компании, а также юридических лиц обязаны беспрепятственно предоставлять доступ к запрашиваемой информации в срок, указанный в запросе. 3. Написание текста. При создании информационных материалов авторы корпоративного издания должны руководствоваться принципами достоверности, полноты и ясности сообщений, а также этическими принципами журналистики. 4. Подбор иллюстраций к тексту, графических материалов и подписей к ним. Профильные подразделения также предоставляют сопроводительную информацию к материалу: иллюстрации, графические материалы. 5. Верстка макета осуществляется после согласования всех информационных материалов с редакционным советом и должна быть произведена не позднее 3 дней до выхода в печать. Сверстанный макет должен быть вычитан и отредактирован. 6. Логистика и продвижение корпоративного издания. Вышедший в печать тираж корпоративного издания должен быть распределен между всеми подразделениями компании, в частности лично доставлен представителям редакционного совета, руководителям подразделений, руководителям юридических лиц, партнерам и представителям государственных органов. Электронный вариант корпоративного издания должен быть размещен на корпоративном сайте …. Выпуск каждого нового издания должен сопровождаться новостным сообщением в интернет пространстве, в частности на специализированных порталах о маркетинге, PR, HR, торговле. 7. Анализ обратной связи от целевых аудиторий. После выхода корпоративного издания необходимо провести мониторинг интернет-пространства, фокус-группу с некоторыми из сотрудников касательно имиджа корпоративного издания, его наполнения и внешнего вида. Порядок согласования информационных материалов 1. Согласование текста и сопроводительных материалов с ответственными лицами – Начальником отдела маркетинга, Исполнительным директором, Генеральным директором. Подготовленный авторами текст передается главному редактору, после чего отправляется на прочтение участникам Редакционного совета, которые вносят корректировки в текстовой материал. Для более эффективного 2. Корректировка материалов, согласно внесенным правкам. Контроль над выполнением регламента 1. Факт ознакомления и согласия принять на себя ответственность за выполнение требований настоящего документа подтверждается личной подписью ответственного лица в Журнале выдачи копий ЛНПА. 2. Назначение ответственных за обеспечение работы сайта, согласование информации, контроль необходимо осуществлять в соответствии с должностными обязанностями сотрудников и требованиями к компетенциям, закрепленным в должностных инструкциях. 3. Все участники процесса несут ответственность за правонарушения, совершенные в процессе управления сайтом в пределах, определенных настоящим документом, а также действующим трудовым, административным, гражданским, уголовным законодательством и локальными нормативными правовыми актами. 4. Начальник группы PR и продвижения несет ответственность за координацию взаимодействия с представителями СМИ, реагирование на обращения представителей СМИ, информирования сотрудников Компании о возможности вносить предложения по информационной работе. 5. Начальник отдела маркетинга осуществляет контроль и несет ответственность за соблюдением требований настоящего документа всеми участниками процесса. 6. Нарушение ответственным лицом любого из положений настоящего документа свидетельствует о ненадлежащем исполнении данным лицом своих должностных обязанностей и влечет применение к нему мер дисциплинарной, материальной и иной ответственности.