Профессия секретаря предполагает ежедневное выполнение большого количества разноплановых задач. В Профстандарте указано 14 основных обязанностей секретаря: организация приёма посетителей, разработка организационно-распорядительной документации (ОРД), информационное обеспечение руководителя и т.д. Всё это невозможно успеть без профессионального подхода к распределению рабочего времени. Поэтому неудивительно, что в Профстандарте среди первых задач секретаря указывается именно планирование своего рабочего дня. ЦЕЛИ 1. Определение критериев для проведения оценки эффективности работы секретаря. 2. Рассмотрение возможностей рационализации рабочего времени путём внедрения методик и использования бумажных и электронных планеров. ЗАДАЧИ 1. Рассмотреть этапы развития основных принципов управления временем. 2. Выявить особенности и нормативно-методические источники регулирования трудовой деятельности секретаря и оптимальные способы планирования рабочего времени. 4. Проанализировать степень рациональности распоряжения рабочим временем секретаря в организациях с учётом специфики должностных обязанностей. Профессия «Секретарь» Организация рабочего дня секретаря Время − понятие, позволяющее точно установить, когда произошло событие по отношению к другим событиям. Тайм-менеджмент − совокупность технологий планирования работы сотрудника, которые применяются им самостоятельно для роста эффективности использования рабочего времени и повышения подконтрольности возрастающего объёма задач. Кайрос Сенека Хронос Леон Альберти Аристотель Платон Бенджамин Франклин Пирамида Франклин План на день Краткосрочный план Долгосрочный план Генеральный план достижения цели Глобальная цель Главные жизненные ценности Вильфредо Парето — итальянский экономист и социолог. Уинслоу Тейлор — американский инженер, основоположник научной организации труда и менеджмента. 20-е годы 70-е годы Александр Александрович Любищев — советский биолог и энтомолог. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ 1. Необходимо планировать свои действия в виде списка. 2. В план необходимо записывать не желаемый результат, а конкретные цели и задачи. 3. Для планирования на различные промежутки времени должен быть выбран оптимальный способ фиксации плана действий. 4. Расставляйте приоритеты. 5. Фокусируйтесь на главном. 6. Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента. 7. Планируйте отдых. 1. Пирамида Франклина 2. Матрица Стивена Кови 3. Getting things done (GTD) Дэвида Аллена 4. Тайм-драйв Архангельского 5. Тайм-менеджмент Питера Друкера 6. Тайм-менеджмент Джулии Моргенстерн План на день Краткосрочный план Долгосрочный план Генеральный план достижения цели Глобальная цель Главные жизненные ценности 1. Пирамида Франклина 2. Матрица Стивена Кови 3. Getting things done (GTD) Дэвида Аллена 4. Тайм-драйв Архангельского 5. Тайм-менеджмент Питера Друкера 6. Тайм-менеджмент Джулии Моргенстерн 1 СРОЧНО - ВАЖНО 2 1. критические ситуации 2. неотложные проблемы 1. давление окружающих 2. ежедневные помехи СРОЧНО – 3 НЕ ВАЖНО НЕ СРОЧНО ВАЖНО 1. профилактика 2. прояснение ценностей 1.потери времени 2.замешательство 4 НЕ СРОЧНО – НЕ ВАЖНО 1. Пирамида Франклина 2. Матрица Стивена Кови 3. Getting things done (GTD) Дэвида Аллена 4. Тайм-драйв Архангельского 5. Тайм-менеджмент Питера Друкера 6. Тайм-менеджмент Джулии Моргенстерн 1. Пирамида Франклина КРИТЕРИИ 2. Матрица Стивена Кови 1. Материализованность и обозримость задач 3. Getting things done (GTD) Дэвида Аллена 2. Измеримость результатов эффективности 4. Тайм-драйв Архангельского 4. Целеориентированность, направления 5. Тайм-менеджмент Питера Друкера 5. Сфокусированность на главном 6. Тайм-менеджмент Джулии Моргенстерн 7. Своевременность исполнения 3. Системность, согласованность работы 6. Ориентация на развитие 8. Конролируемость исполнения 9. Лёгкость работы 1. Пирамида Франклина 2. Матрица Стивена Кови 3. Getting things done (GTD) Дэвида Аллена 4. Тайм-драйв Архангельского 5. Тайм-менеджмент Питера Друкера 6. Тайм-менеджмент Джулии Моргенстерн Питер Друкер − экономист, публицист, педагог, один из самых влиятельных теоретиков менеджмента XX века. 1. Пирамида Франклина 2. Матрица Стивена Кови 3. Getting things done (GTD) Дэвида Аллена 4. Тайм-драйв Архангельского 5. Тайм-менеджмент Питера Друкера 6. Тайм-менеджмент Джулии Моргенстерн С ЧЕМ НЕОБХОДИМО БОРОТЬСЯ ТЕХНИЧЕСКИЕ ОШИБКИ ВНЕШНИЕ ФАКТОРЫ ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ ПРЕПЯТСТВИЯ ТК РФ Профстандарт Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления ЦЕЛИ 1. Определить степень эффективности распоряжения временем специалиста. ЗАДАЧИ 1. Заполнить карты рабочего дня с помощью метода ФРД (фотография рабочего дня). 2. Сравнить временные затраты на выполнение работ с нормативными показателями. 3. Определить количество времени, потраченного непосредственно на работу, и времени, растраченного из-за непродуманной организации труда. 4. Сформулировать рекомендации для повышения уровня организации труда для каждого из рассматриваемых сотрудников. •Ведущий специалист по делопроизводству учреждения «Инпредкадры» ГлавУпДК при МИД •Ассистент компании ЗАО «Сфера» СЕКРЕТАРЬ КАРТА РАБОЧЕГО ДНЯ КИСП – коэффициент использования рабочего времени по формуле: КПОТ – коэффициент потерь рабочего времени по формуле: КИСП = (ПЗ+ОП+ОТ)/Тсм*100 КПОТ = ПР/Тсм*100 Название операции Показатели Показатели Норма специалиста по ассистента делопроизводству Исходящей 3 мин. 3 мин. 5 мин. Входящей 3,5 мин. 3 мин. 3,9 мин. Исходящие 3 мин. 5 мин. 3 мин. Входящие 3 мин. 5,3 мин. 3 мин. Составление и оформление документов 3,8 мин. 6 мин. 5 мин. Регистрация документации Телефонные звонки ВЕДУЩИЙ СПЕЦИАЛИСТ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ АССИСТЕНТ Отдых - 15% Сократить до 11% Отдых - 4% Увеличить до 11% Принципом № 7 тайм-менеджмента – «Планирование отдыха» Принцип С. Кови «Затачивайте пилу» Система GTD Делегирование Применять жёсткое и гибкое планирование Система GTD Матрица Эйзенхауэра «Тайм-драйв» Архангельского 10:00-12:00, 14:00-17:00 – пик активности Комплексное планирование Для секретаря крайне важно ответственно подходить к планированию своего рабочего времени, т.к. выполняемые ей функции по информационному, документационному и организационному обеспечению деятельности организации играют большую роль в осуществлении деятельности компании или органа в целом. На сегодняшний день сфера деятельности секретаря активно расширяется. Овладеть новыми знаниями и навыками секретарь может только рационально используя своё рабочее и свободное время. Очевидно, что в современных условиях тайм-менеджмент является неотъемлемой частью жизни успешного секретаря. СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!
