По номенклатуре дел, книг и журналов 20 __ года № _____ ЖУРНАЛ учета служебных документов (входящих) штаба войсковой части 00000 (заявления гражданского персонала) Начат «___» ____________20____г. Окончен «___» ____________20____г. На ____________ листах ПОЯСНЕНИЯ по ведению и заполнению журнала 1. Учет поступающих и отправляемых служебных документов ведется в журналах учета служебных документов (входящих и исходящих соответственно). Служебные документы, созданные для внутреннего пользования (внутренние документы) и подлежащие в дальнейшем хранению в делах, учитываются в журнале учета служебных документов (входящих). 2. Порядок заполнения отдельных граф: дата регистрации документа указывается на каждый день только один раз при записи первого документа посередине листа, отступив от записи последнего документа за предыдущий день; порядковый номер является регистрационным номером учтенного служебного документа. Регистрация, в том числе если журнал учета служебных документов ведется на протяжении нескольких лет, ежегодно начинается с первого номера; поступившие из других воинских частей машинные носители информации (МНИ) учитываются в журнале учета служебных документов с последующим переносом учета самих МНИ в журнал учета МНИ (временно поступившие МНИ учету в журнале учета МНИ не подлежат) с проставлением на них новых реквизитов; сопроводительные письма к приказам (директивам) регистрируются с указанием в графе 8 в числителе количества листов, а через дробь в знаменателе - количества экземпляров поступивших приказов (директив); в тех случаях, когда возвращается входящий документ с решением командира (начальника) в виде краткой резолюции на этом же документе, в журнале учета делается отметка: «Возвращен отправителю» и указываются порядковый номер по разносной книге (реестру) и дата возвращения, а в графе 11 журнала записывается резолюция командира (начальника). Примечание. При отсутствии в воинских частях журналов учета служебных документов по форме, установленной настоящей Инструкцией, допускается для ведения учета несекретных служебных документов использование журналов учета по форме № 5, установленной Инструкцией по режиму секретности в Вооруженных Силах Российской Федерации. 2 Откуда (от кого) поступил документ Наименование или краткое содержание документа 3 4 5 Количество экземпляров Номера экземпляров Количество листов 1 Дата документа Порядковый номер Номер поступившего документа 6 7 8 Кому передан документ на исполнение или кем исполнен документ Расписка в получении и дата Расписка принявшего документ обратно и дата Какой входящий номер исполнен или каким исходящим номером исполнен документ 9 10 11 12 Номер дела Номера листов 13 14 Примечание Отметка о подшивке, отправке или уничтожении документа 15
