Образцы документов по курсу «Номенклатура дел и правила текущего хранения документов» Автор – к.ю.н., доцент Чудиновских Марина Вячеславовна ООО «ЛИРА-М» наименование организации Секретариат наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ № 19.12.2018 6 Москва место составления На 2019 Индекс дела 1 01- 1 01- 2 01- 3 01- 4 год Кол-во ед. хр. Заголовок дела 2 Устав общества Положение о совете директоров Положения о структурных подразделениях Должностные инструкции работников канцелярии Приказы по основной (профильной) деятельности Журнал регистрации приказов по основной (профильной) деятельности 01- 5 01- 6 01- 7 01- 8 01- 9 01- 10 01- 11 01- 12 3 1 Срок хранения и номера статей по перечню 4 Пост., ст. 50 «а» Пост., ст. 57 «а» Пост., ст. 55 «а» 75 л., ст. 77, прим.(1) Пост. (1), ст. 258 «а» 5 л., ст. 19 «в» Годовые планы организации по основным (профильным) для данной организации направлениям деятельности Пост., ст. 285 наименование должности руководителя структурного подразделения 5 Пост., ст. 19 «а» Приказы по административно-хозяйственной деятельности Журнал регистрации приказов по административно-хозяйственной деятельности Проекты приказов, распоряжений; документы к ним Документы (справки, доклады, отчеты, переписка) о выполнении приказов, распоряжений Поручения руководства организации структурным подразделениям; документы (справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению (1) Заведующая канцелярией Примечание (1) Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата 5 л., ст. 258 «в» 1 г., ст. 20 5 л. ЭПК, ст. 21 5 л. ЭПК, ст. 7 (1) Срок хранения поручений, оформленных визой на документе, соответствует сроку хранения документа Новикова В.И. Новикова подпись расшифровка подписи 19.12.2018 дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК отдела кадров от 18 20 18 г. № декабря Архивариус наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив) 18.12.2018 дата 4 Игнатьев О.Р. Игнатьев подпись расшифровка подписи Общество с ограниченной ответственностью «ЛИРА-М» Секретариат ДЕЛО № 01-04 Том № ____ Документы (отчеты, сводки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству организации (заголовок дела) 2018 (год) На Хранить 108 5 листах лет ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов ед. хр. № 01-12 № п/п 1 Индекс документа 2 1 01/12 2 02/12 3 03/12 4 04/12 Дата документа 3 Заголовок документов 4 20.01.2018 Протокол заседания Совета директоров 25.04.2018 Протокол заседания Совета директоров 23.07.2018 Протокол заседания Совета директоров 19.10.2018 Протокол заседания Совета директоров Номера листов ед. хр. 5 Примечание 6 1-25 26-60 61-112 113-148 Итого1 4 (четыре) документов. цифрами и прописью Количество листов внутренней описи 1 (один) . цифрами и прописью Руководитель секретариата наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела « 20 1 » января Шерстнева Л.О. Шерстнева подпись расшифровка подписи 20 19 г. Итоговая запись оформляется при подготовке дела к передаче на архивное хранение. ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ Документ Письмо наименование вида документа по вопросу О проведении осенней ярмарки обуви краткое содержание документа № дела 01-23 № документа Дата документа поступивший от Выставочный центр «МИР» 123 09.04.2018 наименование корреспондента выдан « 16 » июня 20 18 г. Берестову В.В. фамилия, инициалы работника Выдал Шерстнева подпись Получил Берестов подпись Структурное подразделение Секретариат КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ Дело № за 2018 год 01-16 Приказы по административно-хозяйственным вопросам наименование дела Дата выдачи Кол-во листов 18.01.2018 168 22.03.2018 168 … … Подпись получателя Дата возврата Подпись о возврате Кириллову К.К. Кириллов 21.01.2013 Шерстнева Щегловой Е.Е. Щеглова 25.03.2013 Шерстнева … … … Кому выдано … Лист-заверитель дела № 01-09 В деле подшито и пронумеровано листов, 214 (двести четырнадцать) цифрами и прописью в том числе: литерные номера листов 19а нет пропущенные номера листов 1 (один) + листов внутренней описи ; Особенности физического состояния и формирования дела 1 2 Фотографии Разорван и склеен 29, 64, 128 203 Руководитель секретариата наименование должности работника « 17 » января Номера листов 20 19 г. Шерстнева Л.О. Шерстнева подпись расшифровка подписи
