Введение в Производственную систему (5S в офисе) АО «ПТЗ» Бережливое производство ЧТО ТАКОЕ БЕРЕЖЛИВОЕ ПРОИЗВОДСТВО? Бережливое производство (от англ. lean production, lean manufacturing) — концепция управления предприятием, которая основана на постоянном стремлении предприятия к устранению всех видов потерь и постоянному совершенствованию. Бережливое производство предполагает вовлечение в процесс оптимизации каждого сотрудника и максимальную ориентацию на потребителя. На основе бережливого производства выстраивается Производственная система предприятия Что такое «Бережливое производство» Желание клиента Удовлетворенность клиента Бережливое производство — это образ мышления и СИСТЕМНЫЙ подход к оптимизации производственных и административных процессов в ЛЮБЫХ областях деятельности. Бережливое производство всегда оценивает состояние компании В ЦЕЛОМ – от поступления сырья и заказов до отгрузки конечного продукта, с точки зрения удовлетворенности клиента. ВСЕ показатели внедрения методов Бережливого Производства имеют измеримые ФИНАНСОВЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ. Что такое «Бережливое производство» Что означает Бережливое-мышление? Создание ценностей без потерь! Цели бережливого производства: Устранение (минимизация) потерь времени, труда и материалов (производственных ресурсов); Уменьшение затрат и одновременное повышение качества. История Бережливого производства Lean Эли Уитни Разделение труда и принцип взаимозаменяемости деталей – массово и партиями) Фредерик Тэйлор Анализ, систематизирование квалифицированного и неквалифицированного труда, передача обучением другим работникам знаний. Выделение операций. Фрэнк Гилбрет Вклад в области организации,физиологии,психологии и эргономики труда,разработка методов повышения производительности труда,хронометраж и фиксация кинокамеройопераций Генри Форд 1-м «поставил на конвейер» технически сложную и нуждающуюся в тех. поддержке на протяжении всего срока эксплуатации продукцию – автомобиль. Эдвард Деминг через управление-выше качество-ниже расходы; Система Глубинных знаний Деминга; /Джозеф Джуран известен за добавление человеческого измерения в управление качеством. Концептуалист менеджемента качества;.Ишикава (Исикава) – Диаграмма Исикавы (графический анализ причинно-следственных взаимосвязей «фактор-последствие»; если улучшение имеет эффект, то надо стандартизировать. Таичи Оно - Производственная Система Тойоты; автор «Канбан», бережливое производство, «Точно в срок», Сигэо Синго – автор системы Быстрой переналадки SMED/ Бережливое производство Машина изменившая мир История АО «ПТЗ» В начале 20-х годов Алексей Капитонович начинает работать над проблемами рационализации труда. Он инициирует создание Центрального института труда (ЦИТ) при ВЦСПС и сам возглавляет свое детище. Основоположник теории Научной организации труда (НОТ), принципы которой взяли на вооружение США. Алексей Капитонович ГАСТЕВ 1882 — 1939 Считал необходимым акцентировать особое внимание на человеческом факторе, указывал на отсутствие культуры труда у людей и что главную роль в работе предприятия играет человек, что эффективность организации начинается с личной эффективности каждого человека на рабочем месте – в частности, с эффективного использования времени. Его научная доктрина стала предпосылкой создания современных принципов бережливого мышления. История АО «ПТЗ» Назначен директором Кировского Завода в 1938 году Являясь директором крупнейшего завода СССР по производству танков, неуклонно добивался увеличения их производства при прежней численности работающих и том же числе единиц оборудования., в 1939 году запустил в массовое производство тяжёлые танки «КВ» и ряд других. За первые три месяца Великой Отечественной войны Кировский завод выпустил танков «КВ-1» больше, чем за период с января по июнь 1941 года. Всего с 1939 по 1942 годы было выпущено 3163 КВ-1 и 102 КВ-8. Исаак Моисеевич Зальцман 1905 — 1988 Производство КВ-1 (по данным Военной приемки) Год/месяц Прои Воор зводи ужен тель ие 1939 ЛКЗ Л-11 1940 ЛКЗ Л-11 1942 1 45 44 Л-11 1 ЧТЗ Ф-32 (ЧКЗ) ЗиС-5 2 Всего за 1942 год Итого ЧКЗ 3 4 5 6 7 5 1 7 5 62 66 10 40 1 4 6 8 9 10 11 12 10 32 52 12 15 153 180 81* 30** 11 24 27 8 1 Ф-32 Всего за 1941 год Танк КВ-1 (Л-11), 1940 год 2 Л-11 ЛКЗ 1941 1 Всего 1 139 1 711 3 81 19*** 62 156 190 427 108 156 190 1223 47 46 63 70 16 51 177 207 ЗиС-5 216 262 250 260 325 287 130 70 1800 20К, АТО41/4 2 (КВ8) 2 22 26 13 18 21 102 282 351 300 148 91 1902 216 264 250 92 3265 Источник: Газета «Кировец» №24 (11746) от 7 декабря 2020 года Потери в производственных процессах Что такое потери в производственных процессах? Потери в производственных процессах АО «ПТЗ» Только небольшая часть действий добавляет ценность в общем потоке создания ценности ПОТЕРИ это любой процесс, который потребляет ресурсы, но не создаёт ценности для клиента Действия не добавляющие ценность и не нужные ни потребителю, ни предприятию. Фото обслуживания (замена катушки, чистка сопла) Процессы, НЕ создающие ценность Процессы, создающие ценность Действия добавляющие ценность Фото процесса сварки Потери на производственных процессах АО «ПТЗ» Потери-«враги» прячутся в любом процессе Потери из-за перепроизводства АО «ПТЗ» Перепроизводство в офисе Почему это плохо? • • • • потеря времени; перегрузка людей; невыполнение нужной работы в срок; увеличение количества брака; • • • • ненужные отчеты; несколько вариантов презентаций; лишние копии документов; Предоставление лишней инфо для клиента или процесса; Для устранения требуется: • • • Формировать сменные задания на каждое рабочее место Завозить заготовки в количестве, необходимом для сменного задания Прекратить работу, если нет заказа Потери из-за избытка запасов АО «ПТЗ» Почему это плохо? • увеличение площадей для хранения; • время на поиск; • ухудшение качества; • задержка срочных заказов. Запасы в офисе • Отчеты готовятся-не используются; • Показатели рассчитываются –не • • • • Для устранения требуется: • • • • • Сократить размеры партии; Рассчитать норматив необходимых запасов Определить места и площадь для их хранения Визуализировать места хранения Контролировать размещение запасов только на отведенных для них местах используются; Корреспонденция – не используется; Незавершенные проекты; Годовые запасы канцелярии; 10-ки открытых файлов и программ для решения многозадачности. Потери из-за ожидания АО «ПТЗ» Почему это плохо? • демотивация персонала; • увеличение времени на изготовление единицы продукции; • снижение производительности; Потери ожидания в офисе • • • • Ожидание тех, кто опаздывает на совещание. Ожидание звонка или сообщения по электронной почте. Ожидание данных для подготовки или закрытия отчета. Ожидание у принтера или копировального аппарата Фото простоя из-за отсутствия деталей от поставщика Для устранения требуется: • • • • Рационально расположить оборудование; Организовать U-образную расстановку оборудования в рабочих ячейках; Разработать и реализовать сбалансированную загрузку линии; Реализовать самостоятельное обслуживания оборудования операторами (сообщать о неисправностях оборудования на ранних стадиях). ? Потери из-за излишней транспортировки АО «ПТЗ» Почему это плохо? • Затраты времени на транспортировку; • Излишний расход на ГСМ; • Повреждение продукции при транспортировке. Потери транспортировки в офисе Для устранения требуется: • • • • Максимально сокращать расстояния любых перевозок; Максимально приблизить места хранения запасов к месту использования деталей; Переместить оборудование, вызывающее наибольшее количество лишних транспортировок (к центру участка или к ближайшей предыдущей/последующей операции); Добиться непосредственной передачи детали с операции на операцию (организовать непрерывный поток). •Ненужная электронная переписка. •Скачивание и закачивание файлов на различные носители и сервера без надобности. •Восстановление и сохранение файлов. •Передача файлов, папок с документами, сбор подписей. •Перемещение офисного оборудования. Потери из-за лишнего движения АО «ПТЗ» Почему это плохо? • потери времени на поиск инструментов, деталей, информации; Снижение производительности труда и как следствие не выполнение сменного задания; Утомляемость, эмоциональное напряжение. • • Фото потери времени на поиск деталей Для устранения требуется: • • • Улучшить расстановку оборудования; Переместить места хранения деталей и заготовок; Придумать удобные способы хранения инструмента; Потери перемещения в офисе Поиск необходимых файлов или документов. Поиск и сбор или сверка данных в различных системах учета. Перемещение клавиатуры или монитора, расчистка рабочего места от папок. Сотрудник тянется за необходимым предметом, например, степлером. Потери из-за излишней обработки АО «ПТЗ» Почему это плохо? • увеличение стоимости услуги; • увеличение срока производственного цикла; • Дополнительные расходы материала. Фото повторной подготовки утерянных или испорченных документов. Для устранения требуется: • Проанализировать все работы, создающие добавленную ценность, устранить все ненужные операции. • Ввести регулярную процедуру пересмотра (совершенствования) технологии; • Усовершенствовать стандарты на выполнение операций. Потери из-за излишней обработке в офисе •Повторное внесение данных или заполнение похожих отчетов. •Инспекции или проверки документов. •Многочисленные согласования и утверждения документов. •Предварительные сверки результатов или проверки отчетов. Потери из-за дефектов АО «ПТЗ» Почему это плохо? • • • • • увеличение затрат на доработку; использование дополнительных материалов; дополнительные перевозки; дополнительный контроль; место для работы по устранению дефектов. Фото изолятора бракованных деталей Для устранения требуется: • Определить и стандартизировать метод работы; • Обучить персонал пониманию требований к качеству, четкому их знанию; • Заменить несоответствующие мерительные инструменты, приборы, оборудование; • Прекратить работу при возникновении дефектов до выявления и устранения их причин; • Изменить способы (условия) хранения и транспортировки продукции. Потери из-за дефектов в офисе •Редактирование и правка документов. •Ошибки при внесении данных. •Отсутствующие записи или утерянные документы. •Повторная подготовка утерянных или испорченных документов. •Переделывание презентаций или текстов докладов. Потери из-за неэффективного использования интеллектуальных ресурсов персонала АО «ПТЗ» Влечет: • • • • • • • • потеря интереса сотрудников к работе и результатам; потеря большого количества возможностей (резервов). выполнение низкоквалифицированной или рутинной работы высококвалифицированным специалистом: обеспечение штатной работы компьютеров и оргтехники силами программистов с высшим образованием. удерживание прибора во время его сборки: сотрудник задействует в сборке только одну руку. отсутствие системы подачи идей и предложений, культуры рационализаторства и применения смекалки в “правильном” направлении. отсутствие внутреннего обучения и системы развития сотрудников. поиск внешних кандидатов на руководящие должности вместо развития кадрового резерва. культура под названием “инициатива наказуема”. Для устранения требуется: • система вовлечения персонала. АО «ПТЗ» Основные этапы ликвидации потерь Основные этапы ликвидации потерь 4. Стандартизировать 1. Увидеть проблему Маховик улучшений 3. Устранить 2. Найти решение 2021 год Бережливое производство 2021 год Классические инструменты Бережливого Производства 1 Кайдзен Kaizen 2 Точно в срок Just in Time 3 Потери Muda 4 5С 5S 5 Гемба Gemba 6 Стандартизация Standardization 7 Общее профилактическое обслу живание оборудования TPM (Total Productive Maintenance) 8 Быстрая переналадка SMED (Single Minute Exchange of Die) Общая эффективность оборудования OEE (Overall Equipment Effectiveness) Канбан Canban Бережливое производство 9 1. 10 2021 год 1. Кайдзен Это один из основополагающих инструментов Бережливого Производства: работы всей компании – улучшения каждый день. концепция 2. JIT В переводе значит — точно вовремя. Суть. Подача нужного оборудования на производственную линию точно в срок. Только в том количестве, в котором необходимо для производственного цикла. Никаких запасов или ожиданий. Поступила деталь – обработал — ушла деталь. 3. Потери Понятие потери относятся к инструментам Бережливого Производства. Суть – поиск потерь в технологии бизнес процесса и в управленческой деятельности 4. 5S Методика управления рабочим пространством. 5. Гемба Инструмент Бережливого Производства для руководителя. Гемба – это анализ ситуации с места совершения процесса. Руководителям настоятельно рекомендуют покидать свои кабинеты и выходить «в поле»: фронт-офис, любой этап бизнес-процесса, место встречи клиента и сотрудника. 2021 год 6. Стандартизация Подразумевает распространение рационализированного процесса на всю компанию. Единые стандарты выполнения по шагам документируются в свод правил. Применяют организационные и операционные стандарты. Операционные: Например •СОП (стандартная операционная процедура) •Карта процесса •Шаблон выполнения Организационные – единый стандарт поведения и управления: политика, инструкции, свод правил, стандарт. Например •Стандарт телефонных переговоров, •Правила делопроизводства, •Корпоративная этика. Стандарты должны быть визуальны просты и понятны, без двоякого толкования. 2021 год 7. TPM В переводе с английского — всеобщая эксплуатационная система. Смысл в обеспечении бесперебойности работы оборудования по определенным критериям. Модернизация всего производственного цикла на всех этапах процесса. 8. SMED Смысл в быстрой переналадке оборудования (цель — меньше 10 минут). Соответственно, полная боевая готовность в случае выхода из строя цепочки производственного цикла. Подразумевает набор практических методов в случае наступления рисковых событий. Является частью TPM. 9. OEE Оценка общей эффективности оборудования. Практический инструмент анализа текущей ситуации для бесперебойной работы производительного цикла. 10. Канбан Суть – выравнивание процесса производства. «Вытягивание» сырья на этапах процесса, не позволяет скапливаться деталям, создавать избыток деталей (товаров). Этот метод управления запасами также использует визуализацию и выстроен с помощью логики сигналов. 5 С в офисе АО «ПТЗ» Основные задачи 5 С в офисе Настоящая программа разработана с целью установления единой методологии по организации рабочего пространства офисного работника, включающая в себя: - оптимальную расстановку офисной мебели; оптимальную расстановку офисной техники; систематизацию бумажных документов; систематизацию компьютерных файлов; визуализацию и др. 5 С в офисе АО «ПТЗ» Основные цели 5 С в офисе 1. эффективно использовать рабочее место, рабочее пространство; 2. предотвратить потери времени для поиска нужных предметов, документов; 3. устранить помехи в работе; 4. сократить ненужные запасы; 5. улучшить санитарно-гигиенические условия; 6. создать комфортные условия работы. Таким образом, Система 5С представляет собой совокупность организационно-технических мероприятий по рациональной организации рабочих мест, обеспечивающую безопасность работы и рост производительности труда. 5 С в офисе АО «ПТЗ» Основные цели 5 С в офисе Система получила название от первых букв пяти русских слов: сортируй, соблюдай порядок, содержи в чистоте, стандартизируй, совершенствуй (рис. 1). 5 С в офисе АО «ПТЗ» Шаг 1 Сортируй •Отделить необходимое от бесполезного •Обозначить редко используемое •Оставить только нужное Нужно постоянно Не нужно срочно Не нужно вообще 5 С в офисе АО «ПТЗ» Шаг 1 Сортируй Важно последовательно выложить и разобрать ВСЕ что находится на ВСЕХ полках, во всех ящиках без исключений. Фразы-ловушки: «… ну здесь понятно что лежит», «… здесь то, что на каждый день», ДОЛЖНЫ БЫТЬ ИСКЛЮЧЕНЫ. Чтобы избежать ловушки «понятности» и «привычки» обязательно нужно включать в группу 5С владельцев рабочего места, руководителя и коллег, для которых это место не привычное, для которых не очевидно и не понятно почему это лежит здесь. Важно УДАЛЯТЬ НЕНУЖНОЕ 5 С в офисе АО «ПТЗ» Шаг 2 Соблюдай порядок (правильная организация). Проблемы, связанные с нерациональным размещением предметов и документации в офисе. Забыл, что к этому сроку Забыл, как решалась аналогичная проблема Долгий поиск документа/информации Утеря документа/информации Закончился тонер в картридже, когда нужно срочно печатать Цель рационального размещения Любой документ и предмет может быть найден менее чем за 30 секунд*! *Не только владельцем документа/ предмета, но и любым сотрудником. 5 С в офисе АО «ПТЗ» Шаг 2 Соблюдай порядок (правильная организация). На данном этапе определяется местоположение каждого предмета Решить Где хранить •Определить место для каждой вещи Как хранить •Каждая вещь на своём месте 5 С в офисе АО «ПТЗ» Шаг 2 Соблюдай порядок (правильная организация). Четыре правила расположения вещей: 1. на видном месте; 2. легко взять; 3. легко использовать; 4. легко вернуть на место 5 С в офисе АО «ПТЗ» Шаг 2 Соблюдай порядок (правильная организация). Последовательность работы с предметами в офисе 1 1. Мебель, стеллажи 2. Оргтехника 3. Документация Нельзя «придумывать» правильные места для предметов. Правильно воспроизвести рабочий процесс, последовательность операций и тогда станет понятным какие предметы нужны, на каком расстоянии и где их удобно разместить. 3 2 5 С в офисе Шаг 2 Соблюдай порядок (правильная организация). АО «ПТЗ» 5 С в офисе Шаг 3 Содержи рабочее место в чистоте. Предполагается уборка офисного помещения и разработка последовательности действий, позволяющих поддерживать чистоту в рабочей зоне. Мероприятия •Помыть оборудование •Очистить рабочее место •Выявить источники загрязнения •Устранить источники загрязнений АО «ПТЗ» 5 С в офисе АО «ПТЗ» Шаг 3 Содержи рабочее место в чистоте. Почему важно содержать рабочее место, офис в чистоте. 5 С в офисе АО «ПТЗ» Шаг 3 Содержи рабочее место в чистоте. Почему важно содержать рабочее место, офис в чистоте. Потому что, разбитая мебель, грязь, пыль, мусор, неприятный запах и другие подобные факторы - дезорганизуют сотрудника, выступают раздражителями. . 5 С в офисе Шаг 3 Содержи рабочее место в чистоте. ВАЖНО принять следующие 1. меры по труднодоступным и сложным местам: устранить труднодоступное место; сделать место легкодоступным; использовать специальные приспособления для уборки. 2. меры по источникам загрязнения: ликвидация источника загрязнения; локализация источника загрязнения (уменьшение интенсивности загрязнения); сокращение зоны загрязнения (распыления, разбрызгивания); повышение эффективности чистки, уборки путем совершенствования: инвентаря, моющих средств, приемов чистки/уборки. Помните! Уборка – значит, проверка! АО «ПТЗ» 5 С в офисе АО «ПТЗ» Шаг 4 Стандартизируй. Введение правил, призванных обеспечить в офисе чистоту и порядок. Этот шаг также предусматривает, что разработанные стандарты будут понятными и будут представлены в наглядной форме •Обозначить места требующие особого внимания •Создать визуальные стандарты Выработанный порядок фиксируется визуально. С первого взгляда должно быть понятно что где лежит, что есть в наличии, а что отсутствует на своем месте. ВСЕ контейнеры, коробки, и пр. – имеют бирки, надписи. 5 С в офисе АО «ПТЗ» Шаг 4 Стандартизируй. Визуализированные стандарты при работе на оргтехнике. 5 С в офисе АО «ПТЗ» Шаг 4 Стандартизируй. Фиксация в письменном виде правил: удаление ненужного, рациональное размещения предметов. Визуальное расположение предметов на рабочем столе На столе не должно быть ничего лишнего, только то, что необходимо в работе. Расположение каждого предмета на столе визуализировать 5 С в офисе АО «ПТЗ» Шаг 4 Стандартизируй. Максимальная визуализация, представления правил (рисунки, схемы, пиктограммы, указатели, цветовое кодирование). Рационализация носителей информации (материал, способ нанесения надписей, защитные покрытия), мест их размещения и крепления Четко обозначенные зоны для складирования 5 С в офисе АО «ПТЗ» Шаг 5 Совершенствуй. • •Соблюдение дисциплины •Ежедневное применение принципов 5С •Непрерывная проверка соблюдения стандартов •Обучение персонала •Улучшение разработанных стандартов • Закрепление сфер ответственности за каждым работником (объекты внимания и основные обязанности по их поддержанию в нормальном состоянии); • Выработка у персонала правильных привычек, закрепление навыков соблюдения правил; • Применение эффективных методов контроля «Причесать» содержание в папках. Подписать папки. Определить правильный порядок. Стандартизировать. 5 С в офисе АО «ПТЗ» Организация рабочего пространства. Основные требования и принципы. 1. Определите необходимое количество мебели (стол, стул, тумбочки, шкафы – все определяется в зависимости от специфики работы и объема документации) и правильно ее расставьте. 2. Уберите со стола лишние электрические приборы. Например, кабели от вашего компьютера, зарядное устройство. Нахождение этих предметов на столе мешают вашей работе. 3. Обеспечьте легкий доступ ко всем документам и материалам. 4. Кроме физического комфорта необходим еще и эмоциональный комфорт, чтобы сотрудник полностью реализовал свои возможности, открыл свои таланты и способности. Количество личных вещей (фотографии, сувениры, календари и др.), которые дороги работнику и помогают немного отдохнуть, должно быть ограничено. Личные вещи не должны мешать выполнению работы. 5. Если часто используемые документы хранятся• на стеллаже, то стеллаж располагают в непосредственной близости с рабочим местом. 6. Для работы со срочными документами (например, для сортировки документации) применяйте лотки. Используются лотки для бумаг вертикальные и горизонтальные для хранения документов на рабочем столе, либо настенные лотки, которые позволяют освободить пространство рабочего стола от бумаг. Каждый лоток для документов должен быть подписан и предназначен для хранения определенного вида документации. 7. Для хранения справочной литературы или нормативных актов, к которым приходится часто обращаться, можно закрепить навесную полку над столом. 8. Выделите ящик в столе для ваших карманных предметов, таких как телефон, бумажник и др. Данный ящик необходимо подписать (пример: «личные вещи», «личное»). 9. Визуализируйте остальные ящики, подпишите их в зависимости от назначения, сделайте список предметов, находящихся в ящиках. 5 С в офисе АО «ПТЗ» Организация рабочего пространства. Основные требования и принципы. 10. В конце рабочего дня работник должен привести свое рабочее место в порядок: документы, содержащие коммерческую тайну, необходимо убрать с рабочего стола в сейф; оставшиеся документы должны располагаться в лотках для документов в соответствии с их обозначением; канцелярские принадлежности должны быть аккуратно убраны либо в настольный органайзер, либо в ящик тумбочки. Папки с документами должны быть убраны в шкаф. • 5 С в офисе АО «ПТЗ» Систематизация бумажных документов. 1. Рекомендуется располагать папки группами по категориям. Для простоты поиска необходимо применять цветовую гамму, например: папки с документами, относящимися к финансам, могут быть зеленые, папки с документами по рекламе и маркетингу – красные, папки по персоналу – синие, папки по развитию компании – оранжевые и т.п. В этом случае цвет папки будет определенным индикатором ее содержания. Нужные, но не требующиеся для ежедневной работы документы должны быть сданы в архив. 2. Прежде чем разместить документы или папки с документами на стеллаже, необходимо составить их полный перечень с учетом соответствующей категории или цвета. Соответствующую процедуру можно провести и с канцелярией: определить номера полок, зоны складирования, последовательность складирования (можно указать стрелкой); по каждой полке составить перечень позиций, указать количество, объемы. Это позволит четко снимать «остатки» и заказывать только то, что необходимо, а не «положено» для данного структурного подразделения. 3. Для визуального определения наличия всех• папок на полке нанесите на торцы стоящих папок по диагонали цветную линию. Возможно, последовательно пронумеровать папки и указать соответствующий номер на месте расположения папки. 4. Шкаф для хранения документов должен иметь номер и ФИО ответственного лица за поддержанием порядка. 5 С в офисе АО «ПТЗ» Систематизация компьютерных файлов . 1. Воспользуйтесь свойством компьютерного сортировщика и отберите все документы, которым больше года. В идеале их стоит переписать на отдельный внешний накопитель (или сетевой ресурс) и удалить из памяти. Если у вас нет возможности записать компьютерные файлы на внешний носитель, то вынесите все старые файлы в одну директорию и забудьте о них на время . 2. Отсортируйте оставшиеся файлы по датам «от настоящего к прошлому» и начинайте просматривать, начиная с файлов, сохраненных последними, а значит, самых актуальных . 3. Определите нужность документов. Если сомневаетесь, пригодится ли вам документ, отправьте его в специально созданную папку. Позже необходимо будет вернуться к ним и принять окончательное решение в отношении необходимости документа. 4. Создайте тематические папки и озаглавьте их. Названия папок должны максимально четко и однозначно отражать суть собранной информации. 5. При систематизации компьютерных файлов рекомендуется создание такого количества папок, • которое позволит разложить собранные документы не только по общим темам, но и по разделам и подразделам. 6. Объедините полученные папки между собой в зависимости от направления деятельности (финансы, маркетинг, персонал и т.д.). Если все основные папки с документами решите держать на рабочем столе, то стоит подобрать им соответствующие и (главное!) яркие иконки. 7. Чтобы подобные «чистки» в будущем приходилось делать все реже, возьмите за правило сразу сортировать все входящие и вновь созданные документы. Особенно это касается электронной почты, которая является одним из основных источников «мусора», захламляющего компьютер. 8. Обязательно установите фильтры на входящую почту, чтобы исключить попадание спама. А с полученными письмами поступайте также, как и с любым входящим документом: ответьте, сохраните, распечатайте или удалите. 9. Для стандартизации процесса возможно типизировать заставку на всех мониторах компьютеров. В первую очередь разбить на зоны по направлениям, разбить на сектора и сохранять документы в конкретной зоне. Это позволит каждому сотруднику оперативно найти требуемый файл по тематике. АО «ПТЗ» Спасибо за внимание!
