Описание системы Ростов-на-Дону 2009 г. 344068, г. Ростов-на-Дону, пр-кт Михаила Нагибина, 43/2, офис 114 Тел. (863) 242-29-01, 242-29-02 E-Mail: [email protected] Internet: www.GeneralComp.ru Учитывая растущий интерес крупных и средних организаций к автоматизации документооборота, компания Cognitive Technologies. вот уже более 5 лет развивает данное направление. Наиболее универсальным и оптимальным решением компании в этой сфере является система Евфрат-Документооборот (MS SQL Server) или ЕВФРАТ-SQL, функциональные возможности которой наиболее полно отвечают современным требованиям. ЕВФРАТ-SQL позволяет построить полноценную систему управления информационными потоками и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной автоматизации документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии, так и в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков. ЕВФРАТ-SQL позволяет решить следующие задачи: регистрация любых видов документов в соответствии с утвержденными в организации номенклатурой и регламентом; автоматизация бизнес-процессов организации, поддержка процедур согласования и утверждения; оперативный и всесторонний контроль за ходом исполнения работ по документу; создание оперативного и долговременного архивов бумажных и электронных документов; поиск документов по содержанию и реквизитам; формирование журналов по учету документов и отчетов по исполнительской дисциплине; обеспечение безопасности работы. ЕВФРАТ-SQL полностью российская разработка, созданная с учетом специфики российского делопроизводства. Программа имеет дружественный полностью русифицированный интерфейс. В комплект поставки входит подробное руководство по всем подсистемам, позволяющее пользователям самостоятельно внедрить программу в своей организации. Система ЕВФРАТ-SQL в стандартной (коробочной) комплектации реализована на базе СУБД MS SQL Server (2000/2005/2008). На сегодняшний день систему на платформе ЕВФРАТ используют более 1500 организаций разного профиля деятельности, среди них (более подробно об опыте внедрения системы ЕВФРАТ-Документооборот и Евфрат-SQL, а также отзывы пользователей Вы найдете на сайте http://www.evfrat.ru): Государственные учреждения Администрация Муниципального образования Красноселькупский район (Ямало-Ненецкий АО) Администрация Муниципального образования Ямальский район (Ямало-Ненецкий АО) ФГУП «Микроген» Агентство по ипотечному жилищному кредитованию (Москва) Аппарат Президента и Правительства Чеченской республики (Грозный) Дальневосточный центр Гражданской Обороны и Чрезвычайных Ситуаций (Владивосток) Департамент Федеральной государственной службы занятости по Ямало-Ненецкому автономному округу Избирательная комиссия Ямало-Ненецкого АО Центросоюз РФ Департамент консульской службы МИД РФ Комитет общего и профессионального образования Ленинградской области Министерство труда и социального развития Республики Саха (Якутия) ТФОМС по Тюменской обл. Государственное учреждение «Объединение ветеринарии города Москвы» МУП «Расчетно-кассовый Центр г. Новосибирска» Региональное диспетчерское управление энергосистемы Брянской области ФГУ ТФИ по Дальневосточному федеральному округу Управление государственного надзора за связью и информатизацией по Смоленской области Государственное управление надзора за связью и информатизациией в РФ по ХМАО Управление социальной защиты администрации Апшеронского района Краснодарского края Главное управление труда и социального развития Администрации Воронежской области Хабаровское отделение Дальневосточного таможенного управления Читинская городская Дума Нефтегазовая и химическая промышленность ОАО «Центрсибнефтепровод» (Томск) ООО «Балттранснефтепродукт» (Ленинградская обл., Тосненский район, п. Красный Бор) Завод Пластмасс ОАО «Негуснефть» (Ханты-Мансийский АО, г. Радужный) ОАО «Локосовский ГПК» (Ханты-Мансийский АО, г. Лангепас) ОАО «Рузхиммаш» (Мордовия, г. Рузаевка) ФГУП «Сибирский химический комбинат» (Томская обл., г. Северск) ООО «Татгазселькомплект» (Казань) ОАО «Уральский электрохимический комбинат» (Свердловская обл., г. Новоуральск) Горнодобывающая промышленность ГУП РС(Я) Алдангеология (Якутск) ОАО «Специализированное горное строительнотехнологическое управление ВИОГЕМ» (Белгород) ОАО «Лебединский горно-обогатительный комбинат» (Белгородская обл., г. Губкин) ОАО «Пром-Бизнес-Комплекс» Телекоммуникации International Business Alliance (Белоруссия, г. Минск) ОАО «Башинформсвязь» (Уфа) ЗАО «Интеграл-Электро» (Москва) ОАО «Сандвик МКТС» (Москва) АК «Узбектелеком» (Узбекистан, г. Ташкент) ООО «Чирком» (Узбекистан, г. Чирчик) ООО «Эдельвейс Л» (Липецк) Машиностроение и строительство ЗАО «Аркада» ФКП «Воскресенский казенный агрегатный завод» ОАО «ДЕКРА-Групп» ОАО «Ижевский подшипниковый завод» ООО «Мосинжпроект» ОАО «Московский завод тепловой автоматики» ОАО «Мостостроительный отряд №19» ОАО «Тяжмаш» Электро- и теплоэнергетика Филиал Концерна «Росэнергоатом» «Курская АЭС» ОАО «Калининградская ТЭЦ-2» Московское отделение Билибинской АЭС ГУП НСО «Новосибирскоблэнерго» Филиал ОАО «Тюменьэнерго» Тюменская ТЭЦ-1 ОАО НСК «ЭрЭм» Коммерческие производственные и обслуживающие предприятия OOO «Черноголовский завод алкогольной продукции» (Московская обл., г. Черноголовка) Продовольственный холдинг «Агрико» ООО «Агрофирма «Золотая Нива» ЗАО «Нево Табак» Ровенский завод высоковольтной аппаратуры Торговля и реклама Альфа Проминжиниринг (Москва) Филиал ОАО «Архбум» в г. Подольске ООО «Бразерс и Компания» (Москва) ОАО «ВНИИЭТО» ЗАО «Дикая Орхидея» (Москва) ЗАО «Лизингстроймаш» (Москва) ЗАО «Метрореклама» (Москва) ЗАО «Облснабсервис» ЗАО «Концерн Промтек» (Москва) ООО НПП «Термотех» (Москва) ООО «Трансколор» ОАО «Центрторг» (Воронеж) ЗАО «Юниверсал-Мьюзик» (Москва) Финансовые и страховые компании, банки ОАО «Дальневосточный банк» (Владивосток) ОАО «Диг-Банк» ООО «Группа компаний «Зеленые листья» (Москва) Национальный коммерческий банк (Москва) ООО НСК «РЕКОН» (Москва) АКБ «СОЮЗ» (Москва) Центральный Банк РФ ЗАО АКБ «Центрокредит» (Москва) Негосударственный пенсионный фонд «Благосостояние» (Москва) Мы будем рады, если Ваша организация станет пользователем системы ЕВФРАТ-SQL, и приложим все усилия к тому, чтобы внедрение нашей системы дало максимальный эффект для Вашего бизнеса. Благодарю Вас за внимание и надеюсь на будущую совместную работу. Всегда рад ответить на любые вопросы, касающиеся представленных ниже предложений. С уважением, Долгополый Алексей, руководитель направления Систем электронного документооборота General Computers. Телефон (863) 242-2901, факс (863) 242-2902. E-Mail: [email protected] Internet: www.generalcomp.ru ОГЛАВЛЕНИЕ 1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О СИСТЕМЕ ЕВФРАТ-SQL.................................................................................................................... 5 2. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ СИСТЕМЫ ЕВФРАТ-SQL .................................................................... 6 2.1. ОБЩЕЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОЕ ОПИСАНИЕ ................................................................................................................................... 6 2.2. АРХИТЕКТУРА СИСТЕМЫ ...................................................................................................................................................... 6 2.3. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ....................................................................................................................................... 8 2.3.1. Документ системы ЕВФРАТ-SQL ........................................................................................................................ 8 2.3.2. Регистрация документа ...................................................................................................................................... 8 2.3.3. Рассылка документа ............................................................................................................................................ 9 2.3.4. Поручения и согласования, электронно-цифровая подпись (ЭЦП) ................................................................... 9 2.3.5. Контроль исполнения документов ................................................................................................................... 10 2.3.6. Оповещения и напоминания ............................................................................................................................... 11 2.3.7. Поиск документа ................................................................................................................................................ 12 2.3.8. Просмотр документа ......................................................................................................................................... 13 2.3.9. Редактирование документа, работа с документом в группе ........................................................................ 13 2.3.10. Работа с мероприятиями в системе ЕВФРАТ-SQL........................................................................................ 13 2.3.12. Журналы и отчеты .......................................................................................................................................... 14 2.3.13. Печать документов .......................................................................................................................................... 15 2.3.14. Архив документов ............................................................................................................................................ 15 2.3.15. Администрирование субъектов системы ЕВФРАТ-SQL ............................................................................... 16 2.4. СРЕДСТВА ДЛЯ РАЗРАБОТЧИКОВ ......................................................................................................................................... 16 3. ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ, НАДЕЖНОСТЬ СИСТЕМЫ ЕВФРАТ-SQL ............................................................ 17 3.1. ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ .................................................................................................................................... 17 3.2. НАДЕЖНОСТЬ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ СИСТЕМЫ ЕВФРАТ-SQL И СОХРАННОСТЬ ДАННЫХ............................................................. 17 4. ТЕХНИЧЕСКИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ СИСТЕМЫ ЕВФРАТ-SQL ............................................................................................ 17 5. СТОИМОСТЬ СИСТЕМЫ ЕВФРАТ-SQL ............................................................................................................................... 18 5.1. СТОИМОСТЬ БАЗОВОЙ ПОСТАВКИ СИСТЕМЫ ЕВФРАТ-SQL .................................................................................................... 18 5.2. УСЛУГИ ПО ВНЕДРЕНИЮ СИСТЕМЫ ЕВФРАТ-SQL................................................................................................................. 19 5.3. СТОИМОСТЬ УСЛУГ ПО СОПРОВОЖДЕНИЮ СИСТЕМЫ ЕВФРАТ-SQL ........................................................................................ 19 5.4. УСЛОВИЯ ОБНОВЛЕНИЯ СИСТЕМЫ ЕВФРАТ-SQL ................................................................................................................. 19 6. НОВАЯ ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ В СИСТЕМЕ ЕВФРАТ-SQL V. 2.11 .................................................................................... 19 7. ПРИГЛАШЕНИЕ К СОТРУДНИЧЕСТВУ ................................................................................................................................ 26 1. Общие сведения о системе ЕВФРАТ-SQL Электронный документооборот в настоящее время становится действенным средством повышения эффективности управления многих передовых организаций. И это не просто «дань моде». Это - осознание тех преимуществ, которые дает внедрение полноценной системы электронного документооборота. ЕВФРАТ-SQL - корпоративная система электронного документооборота, в которой оптимально сочетаются современные информационные технологии работы с документами и преимущества отечественных традиций документооборота. При этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот организации с развитыми горизонтальными связями. ЕВФРАТ-SQL обладает также функциональностью workflow-систем. Главное назначение системы ЕВФРАТ-SQL - поднять на новый качественный уровень процессы управления за счет использования современных информационных технологий для работы с документами, совершенствования системы коммуникаций между сотрудниками и накопления базы знаний организации. ЕВФРАТ-SQL позволяет построить полноценную систему управления информационными потоками и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной автоматизации документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии, так и в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков. Особенностью системы ЕВФРАТ-SQL является ее гибкость и простота настройки. Одновременно с готовыми решениями предлагается полный набор инструментов для успешной адаптации к особенностям любой компании. Система ЕВФРАТ-SQL масштабируема – она может функционировать как на одном рабочем месте делопроизводителя, так и в рамках крупной организации. Кроме того, система может поддерживать работу территориально-распределенных организаций. При этом силами самих пользователей ЕВФРАТ-SQL может меняться вместе с развитием компании. Система ЕВФРАТ-SQL использует в своей работе самую современную и мощную СУБД MS SQL Server, которая обеспечивает одновременную работу большого количества пользователей, высокую надежность и устойчивость системы. ЕВФРАТ-SQL полностью российская разработка, созданная с учетом специфики российского делопроизводства. Программа имеет дружественный полностью русифицированный интерфейс. В комплект поставки входит подробное руководство по всем подсистемам, позволяющее пользователям самостоятельно внедрить программу в своей организации. 2. Основные функциональные возможности системы ЕВФРАТ-SQL 2.1. Общее функциональное описание ЕВФРАТ-SQL обеспечивает технологию учета, контроля и перемещения документа в соответствии с принятыми в организации стандартами делопроизводства и документооборота. При этом на любом этапе ЕВФРАТ-SQL позволяет получить информацию о состоянии задания, сформировать типовой отчет о ходе исполнения документов и поручений. 2.2. Архитектура системы Система «Евфрат-SQL» построена на архитектуре Клиент-Сервер. Принцип построения системы модульный. Программный комплекс «Евфрат-SQL»состоит из следующих частей. 1. Серверное программное обеспечение в составе: Сервер приложений; Сервер лицензий; База данных под управлением СУБД MS SQL Server; Web-сервер. 2. Пользовательское программное обеспечение в составе: Евфрат-SQL Клиент; Органайзер; Настройка ЭЦП; Почтовый клиент. 3. Административная часть в составе: АРМ Администратора; Дизайнер маршрутов; Дизайнер форм; Менеджер журналов и отчетов; Менеджер лицензий Публикатор обновлений; Системные протоколы. 4. Архивариус. Все данное программное обеспечение может быть установлено на одном компьютере, но также оно может быть разнесено на разное компьютерное оборудование в целях повышения надежности, скорости функционирование комплекса в целом. Пользовательское программное обеспечение размещается на рабочих станциях пользователей. Данные модули подключаются к Серверу приложений через Сервер лицензий, который контролирует количество одновременных подключений к БД и ограничивает их в соответствии с количеством активированных лицензий в Менеджере лицензий. Сервер лицензий устанавливается на том же компьютере, где установлена БД системы. Административное программное обеспечение и Архивариус могут устанавливаться как на сервере, так и на рабочих станциях пользователей. Модуль Архивариус работает как с текущей базой документов, так и с базой архивных документов. Система «Евфрат-SQL» позволяет использовать несколько вариантов хранения присоединенных файлов. Вариант 1. Хранение всех присоединенных файлов осуществляется непосредственно в базе данных под управлением СУБД MS SQL Server. Такой вариант обычно используется при небольших объемах хранимых файлов. Преимуществом такого варианта является простота резервного копирования данных и администрирования хранилищем. Вариант 2. Хранение всех присоединенных файлов осуществляется на отдельном ресурсе с доступом по FTPпротоколу. Преимуществом такого варианта хранения является возможность практически неограниченного наращивания количества хранимых файлов. При размещении файлов на данном ресурсе используется индексация по содержимому, таким образом, независимо от количества размещаемых файлов и их размера скорость поиска не замедляется. При таком варианте хранения присоединенных файлов возможно аппаратное разделение общей базы данных на хранилище метаданных и файловый архив. Все модули системы могут работать, как в локальной сети, так и через Internet-соединение. Серверное ПО Вариант хранения файлов в БД MS SQL-протокол Административное ПО АРМ Администратора; Дизайнер маршрутов; Дизайнер форм; Менеджер журналов и отчетов; Менеджер лицензий Публикатор обновлений. Системные протоколы. Файловое хранилище Microsoft SQL -server Документы Согласования Мероприятия Сообщения Поручения Пользователи Архивариус Сервер «Евфрат-SQL» Шифрование Пользовательское ПО Шифрование Евфрат-SQL Клиент; Органайзер; Настройка ЭЦП; Почтовый клиент. Сервер Лицензий Сервер Архива FTP-протокол SSLпротокол Файловое хранилище Шифрование Файловый сервер Web -сервер Web - подключения Архитектура системы «Евфрат-SQL» позволяет интегрироваться с другими программными продуктами. Реализованы модули интеграции с 1С, с продуктами компании Microsoft, почтовыми программами разных производителей. Сетевой трафик обмена информацией между Пользовательским, Административным ПО, Архивариусом и Сервером приложений может шифроваться средствами MS SQL Server-а. Соединение клиентских частей с сервером через Internet-соединение осуществляется по защищенному SSL- протоколу. 2.3. Функциональные возможности Набор операций, описанных ниже, может полностью или частично размещаться на любом рабочем месте. Необходимый для данного рабочего места набор операций формируется администратором системы ЕВФРАТ-SQL в соответствии с утвержденными должностными обязанностями пользователей. 2.3.1. Документ системы ЕВФРАТ-SQL Документом в системе может являться как бумажный, так и электронный документ. На все типы документов формируется электронная регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа. Электронные документы в системе могут быть созданы ранее или в процессе текущей работы в каком-либо редакторе (текстовом или графическом) и прикреплены к РКК. К одной РКК может быть прикреплено сколь угодно много электронных документов разных форматов. Рисунок 1.- РКК документа ЕВФРАТ-SQL имеет встроенные технологии сканирования и распознавания, разработанные компанией Cognitive Technologies. Данные технологии позволяют оперативно помещать в систему графическое или текстовое представление бумажного документа. Помимо этого, используются технологии экспорта в любое зарегистрированное в MS Windows приложение. 2.3.2. Регистрация документа При регистрации каждому документу в системе присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в организации стандартами, и формируется соответствующая РКК документа. Поля РКК могут заполняться как вручную (набивка с клавиатуры), так и с использованием различных средств автоматизации. Система ЕВФРАТ-SQL обладает рядом функциональных особенностей, которые значительно упрощают регистрацию и работу с электронными документами. Например: автоматическая генерация номера и текущей даты; подстановка значений из словарей, справочников, классификаторов; подстановка даты из календаря; использование уникальной технологии Drag&Recog (перетащи и распознай); контроль заполнения полей РКК; контроль дублирования документов. Кроме того, система ЕВФРАТ-SQL позволяет регистрировать документы, полученные по электронной почте. Регистрируемые документы распределяются по потокам, например, входящий, внутренний, исходящий. Администратор имеет право корректировать их (создавать/удалять, давать название, регулировать текущее значение счетчиков). При необходимости возможна модификация РКК потоков или создание новых типов потоков. Для этого в стандартную поставку программы входит модуль «Дизайнер форм». В системе ЕВФРАТ-SQL обеспечивается ведение единой базы данных, исключающей дублирование документов и информации. Это позволяет экономить время как на регистрации и копировании документов, так и на их транспортировке между удаленными структурными подразделениями. 2.3.3. Рассылка документа Целый ряд документов носят статус информационных, по которым задания могут и не появиться, но ознакомиться с которыми должны те или иные сотрудники. Такие документы подлежат рассылке по отдельным пользователям системы ЕВФРАТ-SQL или по заранее созданному списку рассылки. Рассылка документов может производиться как по внутренней почтовой службе системы ЕВФРАТ-SQL, так и через внешнюю электронную почту. Рисунок 2.- Рассылка документа по внутренней почте 2.3.4. Поручения и согласования, электронно-цифровая подпись (ЭЦП) WorkFlow модуль системы ЕВФРАТ-SQL позволяет поддержать бизнес-процессы организации, связанные с работой по документам, такие как поручение и согласование. В рамках работы по документу возможно создание любого количества поручений и согласований. При задании нескольких поручений и согласований по документу создается маршрут (бизнес-процесс) прохождения документа по организации. Маршрут может быть последовательным (когда перемещение документа к сотруднику №2 происходит после завершения работы предыдущим сотрудником №1) и параллельным (когда в рамках документа существует одновременно несколько самостоятельных потоков работ). При этом возможно построение иерархической цепочки выполнения поручения, например, руководитель подразделения, назначенный ответственным исполнителем задания, может создать подпоручение своему подчиненному с обеспечением контроля хода исполнения этого подпоручения. Для построения типовых маршрутов используется графический «Дизайнер маршрутов», а с помощью пунктов меню на панели инструментов документа можно построить нестандартный маршрут работ по документу. Рисунок 3.- Дизайнер маршрутов При выполнении заданий по документу, а также при согласовании и утверждении документа, пользователь может подписать документ с помощью ЭЦП. 2.3.5. Контроль исполнения документов Данная функция системы позволяет автоматически контролировать сроки исполнения документа, поручений и согласований по нему и формировать отчеты о ходе их исполнения. Постановка документа на контроль – это формирование поручения конкретному сотруднику организации или группе сотрудников с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения документа. Результатом исполнения документа является отчет об исполнении (информация по исполнению документа и результаты, полученные в процессе исполнения документа). Система позволяет визуально контролировать статус того или иного поручения – выполнено в срок, выполнено с нарушением срока, не выполнено, просрочено. Рисунок 4. – Контрольная карточка документа 2.3.6. Оповещения и напоминания Для оповещения пользователей о возникновении тех или иных событий (например, о появления у пользователя нового поручения, снятии поручения с контроля, о назначении пользователя контролером, о приближении срока исполнения задания или документа и т.п.) в системе ЕВФРАТ-SQL используется целый ряд служебных сообщений. Эти сообщения значительно повышают эффективность работы сотрудников, не позволяя им забывать о текущих делах, а также обеспечивают возможность качественного контроля за состоянием дел со стороны руководства или контрольной службы. Рисунок 5. – Напоминание о приближении срока исполнения документа Надо отметить, что все служебные сообщения, относящиеся к поручению, группируются вместе с поручением. Это дает возможность пользователю мгновенно ориентироваться в текущем состоянии статуса любого поручения, а также в любой момент просмотреть историю переписки по данному поручению. Для получения информации о ходе исполнения любого поручения в системе ведется журнал хода исполнения. 2.3.7. Поиск документа Функция обеспечивает мгновенный поиск документов по любому виду запроса. Результат поиска – это список документов, удовлетворяющих запросу, с перечнем значений реквизитов найденных документов. Для документов, имеющих текстовое представление, система обеспечивает возможность поиска по словам и фразам, содержащимся в документе – контекстный поиск. Кроме того, если в регистрационной карточке заполнено поле «Краткое содержание», то можно осуществлять контекстный поиск по словам и словосочетания, записанным в этом поле. Также возможно организовывать поиск одновременно по реквизитам и по контексту документа. Отдельный вид поиска – поиск по контрольным документам и поручениям. Данный вид поиска позволяет получить оперативную информацию о состоянии того или иного задания. Рисунок 6. – Поиск поручений 2.3.8. Просмотр документа Просмотр документа в системе ЕВФРАТ-SQL осуществляется через его РКК. Просмотр присоединенных файлов делается в отдельном окне путем вызова из списка этих файлов и осуществляется с помощью встроенной программы просмотра системы ЕВФРАТ-SQL. В окне просмотра файлов дается возможность экспорта их во внешнее приложение, а также печати. Кроме этого, РКК документа содержит таблицу связанных документов. Работая с текущим документом, пользователь может мгновенно перейти к связанному с ним документу. Например, можно связать договор и дополнительные соглашения к нему, акты, счета, накладные и т.п., входящий документ и связанный с ним исходящий. 2.3.9. Редактирование документа, работа с документом в группе Редактирование документов, зарегистрированных в системе ЕВФРАТ-SQL, осуществляется пользователями, имеющими право на это действие. Единовременно на редактирование документ может взять только один пользователь. Остальным этот документ в тоже самое время доступен только на просмотр. Администратор системы ЕВФРАТ-SQL со своего рабочего места может получить список редактируемых в настоящий момент документов как для всех пользователей, так и для одного выбранного, и принудительно прервать редактирование. 2.3.10. Работа с мероприятиями в системе ЕВФРАТ-SQL Система Евфрат-SQL содержит новый модуль оперативного планирования мероприятий «Органайзер», который позволяет повысить эффективность планирования деятельности сотрудников предприятия, а также увеличить оперативность их оповещения. Модуль Органайзер позволяет: создавать, редактировать мероприятия в системе, назначать пользователей участниками мероприятий, контролировать их оповещение; напоминать участникам о мероприятиях в соответствии с настройками создателя мероприятия; разграничивать доступ к созданию, редактированию мероприятий в соответствии с функциональными обязанностями пользователя и его принадлежностью к соответствующему подразделению; создавать контроль по мероприятиям по аналогии с контролем документов; создавать поручения по мероприятию по аналогии с поручениями по документу; в графическом интерфейсе календаря просматривать и управлять мероприятиями в соответствии с правами в системе. Рисунок 7. – Модуль Органайзер 2.3.12. Журналы и отчеты Система ЕВФРАТ-SQL позволяет формировать различные аналитические отчеты и журналы. В стандартный комплект поставки системы ЕВФРАТ-SQL входят типовые отчеты и журналы. Формы журналов и отчетов, а также их вид и количество, могут быть изменены самим пользователем с помощью модуля «Менеджер журналов и отчетов». Рисунок 8.- Модуль Менеджер журналов и отчетов 2.3.13. Печать документов Система предоставляет возможность печатать отчеты и журналы, РКК документов, а также файлы, присоединенные к документу. Для печати присоединенных файлов могут быть использованы средства встроенной программы просмотра систем ЕВФРАТ-SQL или средства внешних приложений. 2.3.14. Архив документов Зарегистрированные в системе ЕВФРАТ-SQL документы попадают в оперативный архив, из которого их можно быстро извлечь средствами поиска. После завершения работы над документом и/или снятия его с контроля документ может быть списан на долговременное хранение в модуль Архивариус. Хранение документов осуществляется в папках (делах) с учетом установленных сроков хранения. При этом возможна установка связи между архивными документами и документами, находящимися в оперативном документообороте, обеспечивается сквозной поиск как по оперативной базе, так и по архивной. Модуль обеспечивает контроль срока хранения документа, уведомляя архивариуса о его истечении, протоколирует действия архивариуса, связанные со списанием документов в архив и уничтожением документов. Рисунок 9. – Модуль Архивариус 2.3.15. Администрирование субъектов системы ЕВФРАТ-SQL В состав пользователей системы ЕВФРАТ-SQL входят сотрудники организации, в которой установлена и эксплуатируется система, и других организаций, с которыми поддерживаются тесные деловые отношения. Каждый пользователь обладает набором свойств (информационная карточка сотрудника, права и группы доступа), его имя может фигурировать в адресах и списках рассылки. 2.4. Средства для разработчиков Система ЕВФРАТ-SQL является открытой системой для интеграции с внешними приложениями, например, ERP/CRM системами, правовыми и бухгалтерскими программами. Основой для интеграции с другими приложениями является СУБД MS SQL Server, с помощью которой может осуществляться практически любые виды взаимодействий. 3. Информационная безопасность, надежность системы ЕВФРАТ-SQL 3.1. Информационная безопасность Информационная безопасность обеспечивается за счет наличия в составе системы ЕВФРАТ-SQL средств, которые обеспечивают конфиденциальность работы с информацией. В системе одновременно хранится и обрабатывается информация разных уровней конфиденциальности. Каждому пользователю определен объем информации, к которому он допущен. Права доступа к документам (просмотр или редактирование) определяются в момент их создания или регистрации. В системе ЕВФРАТ-SQL ведутся отдельные списки пользователей, имеющих права на регистрацию, контроль за прохождением документов, вывод отчетов и журналов, доступ к любым документам на чтение, а также администрирование системы. Возможность несанкционированного доступа и нарушение конфиденциальности документооборота практически исключено, поскольку: весь сетевой трафик между сервером и клиентской программой может кодироваться криптосредствами СУБД MS SQL Server, так же применяется хэширование паролей; при работе используется сетевой протокол обмена данными MS SQL Server над TCP/IP, что сводит вероятность разработки программ для взлома сервера системы практически к нулю; ЕВФРАТ-SQL имеет собственную систему авторизации и аутентификации пользователей, все данные которой хранятся в СУБД MS SQL Server в зашифрованном виде, причем пароли никогда не передаются по сети в открытом виде; использование СУБД MS SQL Server, ее закрытость делают невозможным доступ к хранимым данным стандартными хорошо известными хакерам всего мира средствами; проверка прав доступа к документам системы в ЕВФРАТ-SQL делается как в прикладных программах, так и на сервере системы, что делает невозможным несанкционированный доступ к ним с помощью специально написанных посторонних программ. 3.2. Надежность функционирования системы ЕВФРАТ-SQL и сохранность данных Надежность функционирования системы ЕВФРАТ-SQL и сохранность данных определяется наличием разработанных организационно-технических требований к условиям эксплуатации, а также средств обеспечения надежности. С точки зрения средств обеспечения надежности система ЕВФРАТ-SQL обладает набором специализированных программных средств для осуществления страхового копирования данных системы на резервные устройства хранения с последующим их восстановлением, протоколирования действий пользователей, разграничения прав доступа и аутентификации пользователей. Обеспечение надежности и безопасности эксплуатации системы ЕВФРАТ-SQL с организационно-технической точки осуществляется за счет соблюдения установленного регламента страхового копирования данных, а также выбора отказоустойчивого оборудования. 4. Технические характеристики системы ЕВФРАТ-SQL Используемая платформа и поддерживаемые СУБД СУБД и средства MS SQL 2000/ 2005/2008 Показатели производительности*) скорость выполнения основных действий пользователя с документами – открытие, сохранение, исполнение, согласование, присоединение файла, снятие с контроля и т.п. – не более 1-2 сек. поиск документов и отображение результатов поиска (для выборки 100 док.) – 1-2 сек. построение отчета (для выборки 1000 док.) – до 10 сек. *) Приведены данные реализованного проекта со следующими характеристиками: 600 одновременных пользователей 12 филиалов Текущий объем базы 1400 тыс. документов 30 Гб прикрепленных файлов 450 Мб индексов 5. Стоимость системы ЕВФРАТ-SQL 5.1. Стоимость базовой поставки системы ЕВФРАТ-SQL В комплект системы ЕВФРАТ-SQL входят лицензии на ЕВФРАТ-SQL Клиент и ЕВФРАТ-SQL Сервер (данные компоненты отдельно не продаются). Внимание!!! СУБД MS SQL не входит в комплект поставки системы ЕВФРАТ-SQL ЕВФРАТ-Документооборот (MS SQL Server)* Наименование Цена (руб.), НДС не облагается Комплект системы на 25 пользовательских лицензий 170000 Дополнительная пользовательская лицензия 5000 Примечание Цена включает стоимость клиентской и серверной части. Стоимость указана без учета поставки MS SQL Server. При приобретении свыше 200 лицензий для уточнения цены просим Вас связаться с менеджером Отдела продаж. Дополнительные модули и услуги для ЕВФРАТ-Документооборот (MS SQL Server) АРМ «Архивариус» 14000 Цена указана за одно рабочее место. АРМ «Органайзер» 1500 Сервисное сопровождение** 75000 Цена указана за одно рабочее место. Указана стоимость сервисного сопровождения в течение 3 мес., в т.ч. НДС 18% Пример расчета стоимости неисключительного права на использование (лицензии) комплекса ЕВФРАТДокументооборот (MS SQL Server) на 50 одновременно работающих пользователей. В состав комплекса входят лицензия на 50 пользователей ЕВФРАТ-Документооборот (MS SQL Server) (170000+25*5000 руб.=295000 руб.). Итого 295000 руб. * Функциональные возможности ЕВФРАТ-Документооборот (MS SQL Server) могут отличаться от функционала ЕВФРАТДокументооборот (СУБД Ника). ** Сервисное сопровождение обязательная услуга при приобретении СЭД ЕВФРАТ-Документооборот (MS SQL Server) без услуг по внедрению. Услуги по внедрению ЕВФРАТ-Документооборот (MS SQL Server) Название услуги Цена за единицу (руб.), в т.ч. НДС 18% Примечание Цена указана за услугу, оказываемую в Учебном центре General Computers. Возможно оказание услуги в офисе пользователя. 23400 Предоставляются скидки при групповом обучении и комбинировании учебных Обучение по программе «Пользователь программ. Цены уточните у менеджера отдела 1950 АРМ Архивариус» продаж. Цена зависит от объема работ и Предпроектное обследование и разработка договорная согласовывается с менеджером отдела ТЗ на настройку системы продаж. В течение трех месяцев после прохождения «Горячая линия» для админиатратора бесплатно обучения. В течение шести месяцев консультации по «Горячая линия» для пользователей бесплатно телефону и e-mail. Составляет 25% от стоимости проекта по Годовая техническая поддержка от 50000 внедрению в год. Для получения подробной информации о стоимости услуг по внедрению просим Вас связаться с менеджером отдела продаж. Обучение по программе «Пользователь системы ЕВФРАТ-Документооборот» Обучение по программе «Администратор системы ЕВФРАТ-Документооборот» 5850 Льготное приобретение ЕВФРАТ-Документооборот и доп. модулей Категории пользователей Условия приобретения Примечание Для учебных заведений в рамках программы сотрудничества ЕВФРАТ в каждый ВУЗ Не распостраняется на Использование ТОЛЬКО в учебном Бесплатно ЕВФРАТ-Документооборот (MS процессе SQL Server) Внедрение в управление учебного При условии использования в Скидка 50% заведения учебном процессе. Внедрение ТОЛЬКО в управление учеб. зав. Скидка 25% Для бюджетных организаций Бюджетные организации Скидка 20% ЕВФРАТ-Документооборот Upgrade Лицензионные пользователи Скидка 70% Требуется подтверждение регистрации пользователем. Обращаем Ваше внимание на то, что мы не лимитируем количество установленных клиентских мест, мы лицензируем только количество одновременно работающих пользователей. Примечание: В случае увеличения количества одновременно работающих Пользователей системы ЕВФРАТSQL, расчет цены на докупаемую лицензию осуществляется с учетом ранее приобретенной. 5.2. Услуги по внедрению системы ЕВФРАТ-SQL Специалисты Сервисного центра General Computers оказывают следующие услуги по внедрению системы ЕВФРАТ-SQL: - проведение предпроектного обследования организации; - разработку ТЗ на настройку и внедрение системы ЕВФРАТ-SQL; - настройку системы ЕВФРАТ-SQL в соответствии с ТЗ; - работы по пуско-наладке системы ЕВФРАТ-SQL; - обучение пользователей и администраторов системы ЕВФРАТ-SQL. Оценка стоимости работ по внедрению осуществляется по запросу пользователей и зависит от трудоемкости внедрения. 5.3. Стоимость услуг по сопровождению системы ЕВФРАТ-SQL Техническая поддержка системы ЕВФРАТ-SQL осуществляется на основании Договора на техническую поддержку и составляет в год 20% от стоимости контракта на поставку системы ЕВФРАТ-SQL, но не менее 75000,00 руб. в год. Стандартный пакет по технической поддержке включает следующий перечень услуг: - оперативные неограниченные телефонные и e-mail консультации представителей пользователя по вопросам технической и технологической эксплуатации по мере необходимости и в необходимом объеме; - неограниченные консультации в офисе General Computers в Ростове-на-Дону, но в объеме, не подразумевающем оказание услуг по обучению работе с системой и средствами ее настройки и администрирования; - выезд 1 раз в квартал сотрудника Сервисного центра General Computers в офис пользователя в Ростове-наДону для решения вопросов, которые невозможно решить удаленно; - информирование пользователя о выходе Patch или UpDate системы ЕВФРАТ-SQL и их предоставление; - информирование пользователя о выходе новой версии системы ЕВФРАТ-SQL. Кроме стандартного пакета услуг могут быть предложены дополнительные услуги по сервисному сопровождению системы ЕВФРАТ-SQL, которые обсуждаются с пользователем в индивидуальном порядке. 5.4. Условия обновления системы ЕВФРАТ-SQL Система ЕВФРАТ-SQL обновляется примерно 1 раз в год. Обновление системы включает новые возможности. Компания General Computers предоставляет Пользователям системы ЕВФРАТ-SQL возможность получения одного очередного обновления бесплатно. Стоимость дальнейшего обновления системы ЕВФРАТ-SQL составляет 30% от полной стоимости программы по текущему прайс-листу General Computers. 6. Новая функциональность в системе Евфрат-SQL v. 2.11 1. Устранены замечания пользователей, которые вошли в SP1-SP11. 2. Новая версия системы адаптирована для работы с современными операционными системами Windows Vista, Windows 2008 Server. А также с современными СУБД MS SQL 2005-2008. 3. Добавлена возможность подключения клиентских и административных модулей программы к серверу через Internet – соединение. Реализована работа через Proxy-серверы, шлюзы. Реализована поддержка шифрования трафика передачи информации. 4. Реализована более тесная интеграция с продуктами Microsoft Office и почтовыми программами. 5. Изменен дизайн клиентской части программы. Он приведен к более удобному и привычному для пользователя последних версий Windows виду (рис. 10). Рисунок 10. – Модуль Клиент Папки пользователей представлены деревом наподобие проводника Windows. Добавлена возможность создавать свои клиентские папки неограниченной вложенности, в которые возможно перетаскивать документы (рис. 11). Рисунок 11. – Пользовательские папки Изменена система оповещения о новых событиях в системе. Она стала более удобной, не отвлекает от выполнения задач в системе, а также стала более наглядной и эргономичной (рис. 12.) Рисунок 12. - Сообщения системы 6. В модули системы добавлена следующая новая функциональность: Добавлена возможность дублирования уведомлений и напоминаний в системе на электронную почту пользователей. В модуль Администратор добавлена вкладка с настройками почтового ящика, от имени которого будет отправляться почта (рис. 13). Пользователям, у которых проставлен адрес электронной почты, в контактах будут рассылаться уведомления и напоминания из системы. Пришедшее на электронную почту пользователя письмо будет содержать текст системного сообщения, а также ссылку на документ (рис. 14). Пройдя по ссылке (реализовано в виде прикрепленного файла) будет открыт (если не запущен) модуль Клиент системы и открыт документ, по которому получено уведомление. Рисунок 13. – Настройка почты Рисунок 14. – Работа с почтовыми программами Добавлена возможность хранения прикрепленных файлов на FTP-сервере на отдельном компьютере. Что дает возможность хранить практически неограниченное количество образов электронных документов и использовать систему как Архивное хранилище электронных файлов (рис. 15). Рисунок 15. – Настройка базы данных Появилась конфигурация «Быстрый старт». Данная конфигурация включает формы и отчеты, которые позволяют быстро ввести систему в эксплуатацию (рис. 16). Рисунок 16. – Отчеты конфигурации «Быстрый старт» Добавлена возможность пользователю самостоятельно создавать личные папки с поисковыми запросами-фильтрами, которые позволяют автоматически получать нужные документы по заданному условию (рис. 11). Добавлена возможность регистрации документов на основе файлов проводника Windows. Кликнув правой кнопкой мыши по любому файлу в проводнике Windows и выбрав в меню Отправить в Евфрат-SQL, вы сразу регистрируете документ в нужном вам потоке, который в качестве присоединенных файлов имеет выбранный вами файл. Добавлена возможность регистрации файлов в качестве документов системы из приложений MS Office и Excel. Добавлена возможность регистрации почтовых сообщений из программы MS Office Outlook. Добавлена возможность отправки документов системы Евфрат-SQL в почтовые программы, установленные в операционной системе по-умолчанию, которые поддерживают MAPI. Добавлена возможность запуска и работы с несколькими версиями Клиентского модуля одновременно. Добавлена возможность создания Сборного отчета по документу и всем его поручениям и согласованиям. Добавлен новый вьюер (просмотрщик присоединенных файлов). Новый вьюер более удобен в работе, более корректно работает с новыми версиями офисных и других приложений (рис. 17). Переработан модуль сканирования, который более корректно работает практически с любыми моделями сканеров, поддерживающих Twain. Возможен вариант работы без Twain – диалога. Что упрощает работу регистраторов документов. В главное окно редактирования документа вынесена кнопка Сканировать которой можно отсканировать и прикрепить документ нажатием одной кнопки. Добавлена возможность работать с версиями присоединенных файлов без использования внутреннего просмотрщика. Существенно переработан и оптимизирован модуль Дизайнер форм. Усовершенствован алгоритм импорта-экспорта маршрутов. В частности появилась возможность экспортировать маршрут без назначения исполнителей и согласующих в узлах маршрутов и т.п. , с помощью Рисунок 17. - Вьюер При подписании ЭЦП появилась несколько новых возможностей. Теперь можно подписывать ЭЦП не только файлы, но и саму регистрационную карточку документа. Кроме того, система позволяет подписывать нужные версии прикрепленных файлов (рис. 18). Рисунок 18. –Подписание ЭЦП версий документов и РКК Добавлен новый узел маршрута в Дизайнер маршрутов – Ветвление. Данный узел позволяет задавать направление движения документа по маршруту в зависимости от различных условий (рис. 19). Рисунок 19. – Узел «ветвление» дизайнера маршрутов Модуль Органайзер существенно переработан и улучшен. В частности появилась возможность создавать мероприятия по расписанию (рис. 20). Переработана система напоминаний и уведомлений о мероприятиях. Рисунок 20. Существенно переработан механизм формирования сроков исполнения поручений и согласований. Он стал более удобным и наглядным для пользователя (рис. 21). Рисунок 21. 7. Оптимизированы и дополнены и улучшены все модули системы. 7. Приглашение к сотрудничеству Данный документ содержит описание базовой версии системы ЕВФРАТ-SQL. Для обсуждения вопросов, связанных с внедрением системы, определением конфигурации поставки и возможных модификаций, пожалуйста, свяжитесь с руководителем направления Систем электронного документооборота компании General Computers Долгополым Алексеем, Телефон (863) 242-2901, факс (863) 242-2902. E-Mail: [email protected] Internet: www.GeneralComp.ru
