Конспект Официально-деловой стиль – язык документов

Русский язык
и культура речи
Официально-деловой стиль – язык документов
Цели изучения темы:
- формирование умения выбирать языковые средства для создания текстов в
официально-деловом стиле.
Задачи темы:
 изучить функциональные и языковые особенности официальноделового стиля;
 рассмотреть основные подстили и жанры официально-делового стиля.
В результате изучения данной темы Вы будете
Знать:
 особенности
построения
текста
официально-делового
и
публицистического стиля и основные жанры устного и письменного делового
общения.
Уметь:
 анализировать и редактировать тексты различных стилей русского
литературного языка с точки зрения нормативности, логики построения,
аргументации и эффективности использования тех или иных языковых средств.
Владеть:
 навыками написания текстов официально-делового, публицистического
стилей.
1.
Учебные вопросы темы:
Официально-деловой стиль - язык документов
История делового стиля
Урегулирование правовых вопросов – одна из древнейших проблем
человечества, поэтому можно сказать, что история официально-делового стиля
(конечно, раньше его так не называли) «теряется в глуби веков». Нужно упомянуть
несколько моментов, касающихся древних деловых текстов.
Во-первых, уже в самых ранних известных нам славянских сводах законов
проявляется такая яркая отличительная черта деловых текстов, как частое
употребление клишированных выражений. Древнейшими памятниками права
являются Закон судный людем (старейший славянский свод законов,
претерпевший влияние византийских правовых норм), Русская правда, Кормчие
(сборники церковных законов, которые, однако, включали в себя и светское право).
Рис. 1. Древнейший список Русской правды
В связи с централизацией государства в XVI – XVII вв. формуляр деловых
документов претерпевает сильные изменения и появляется так называемый
московский приказный язык – особая форма языка, принятая в административной
и языковой практике, отличавшаяся набором отличительных устойчивых
выражений («царю государю и великому князю… всея Руси»; «царь государь,
смилуйся пожалуй») и грамматических форм (именно в московском приказном
языке произошло формирование современного причастного и деепричастного
оборотов).
В XVIII в. постепенно формируется официально-деловой стиль, из него
устраняются диалектные черты, но по сравнению с нормами XX в. наблюдаются
достаточно многочисленные вариации порядка слов и расположение членов
предложения безотносительно к актуальному членению. Уже в эту эпоху
формирующемуся официально-деловому стилю русского языка была свойственна
такая особенность, как консервативность. Так, в документах активно
употреблялись уже тогда устаревшие местоимения «оный», «сей».
В советскую эпоху изменился формуляр многих документов (и вместо
прошений мы стали писать заявления), в официальные бумаги устремился поток
аббревиатур и устойчивых сокращений, которые до сих пор являются
отличительной чертой функционального стиля.
Тексты делового содержания сыграли огромную роль в становлении
русского языка. Большинство документов XVI – XVIII вв. были написаны
скорописью (см. рис. 2), которая легла в основу современного рукописного
шрифта. Из делового узуса в литературный язык пришло множество
фразеологизмов, например, «отложить в долгий ящик», «помирать голодной
смертью», «ни до чего дела нет», «сирота казанская» и т.д.
Рис. 2. Пример скорописи (Указ Петра Великого)
Официально-деловой стиль – один из функциональных стилей русского
литературного языка, обслуживающий сферу письменных официально-деловых
отношений, основными чертами которого являются:
 точность;
 стандартизированность;
 полнота информации;
 строгий характер изложения;
 аргументированность.
Перечисленные функциональные черты официально-делового стиля
находят свое выражение в построении текста документа и в отборе языковых
средств (лексических, морфологических и синтаксических).
Языковые особенности официально-делового стиля
Лексика
Лексическая
система
официально-делового
стиля,
кроме
общеупотребительных (нейтральных в стилистическом отношении) и книжных
слов, включает:
 отсутствие экспрессивной и оценочной лексики;
 стереотипные формулы (речевые клише), используемые в деловой
письменной речи.
Языковые формулы – это стандартные языковые обороты, используемые в
неизменном виде.
Составитель текста может выбрать готовую формулу в соответствии с
речевым замыслом: просим Вас рассмотреть вопрос о…, считаем
целесообразным.
Примеры стереотипных формул (речевых клише), используемых в
деловой речи:
Мы обращаемся к Вам с просьбой …;
Получение просим подтвердить…
Учитывая вышеизложенное
На основании изложенного…
Принимая во внимание…
Довожу до Вашего сведения…
В ответ на Ваше письмо от…
Руководствуясь статьей…
Контроль возлагается..
Оплата производится…
 отглагольные существительные, называющие явления, процессы,
результаты каких-либо действий, например: оплата, состояние, приём, отчёт,
осуществление, распоряжение. Некоторые из таких существительных
используются с приставкой «не»: неисполнение, несоблюдение, непризнание.
Отглагольные существительные придают изложению официальный и обобщённый
характер.
 номенклатурные
обозначения
должностей,
учреждений,
юридических действий, служебных процедур (истец, ответчик, экспертиза,
уголовная ответственность).
 типовые сокращения (аббревиатуры)– УК (уголовный кодекс), ВС
(верховный суд), КоАП РФ (Кодекс Российской Федерации об административных
нарушениях), МВД (министерство внутренних дел) и др.
 обобщенность лексики. Предпочтение отдается родовым понятиям,
например: прибыть (вместо приехать, прилететь, прийти и т.д.), транспортное
средство (вместо автобус, самолет, машина и т. д.), населенный пункт (вместо
деревня, город, село и т.д.) и др.
 недопустимо употребление многозначных слов, а также слов в
переносных значениях.
Морфология
К морфологическим признакам данного стиля относится многократное
использование определенных частей речи (и их типов). В их числе следующие:
 существительные мужского рода, обозначающие должности и
звания лиц мужского и женского пола (сержант Петрова, инспектор Иванова);
 производные предлоги (в связи, за счет, в силу, по мере, в отношении,
на основании);
 глаголы несовершенного вида, как правило, употребляются в форме
настоящего времени, что придаёт официально-деловой речи вневременное
обобщенное значение (за неуплату взимается штраф…).
Синтаксис
1. Официально-деловой стиль, так же, как и научный стиль,
характеризуется стремлением к увеличению объема информации при сокращении
объема текста. Поэтому для него характерны словосочетания имен
существительных, в которых в функции определения выступает родительный
падеж имени существительного (выполнение решений, принятие постановления,
вручение наград). Но при всей целесообразности использования конструкций с
отглагольными существительными они имеют недостатки, влияющие на
смысловую ясность предложений. Речевая практика показывает, что в рамках
конструкций с отглагольными существительными часто возникает нанизывание
падежей – последовательно «прикрепляющиеся» к первому существительному в
родительном падеже существительные в том же падеже. Так образуются «цепочки»,
насчитывающие до 5-6 существительных в родительном падеже, например: Просим
Вас принять участие в заседании оргкомитета научно-практической
конференции Института лесной промышленности…. Подобных нагромождений
следует избегать.
2. Преобладание пассивных конструкций над активными: на первый
план выдвинуты безличные («В результате проверки документации было
обнаружено»), инфинитивные («В соответствии с распоряжением ректора МФПА от
20.03.08. всем преподавателям необходимо пройти флюорографию»).
3. Использование деепричастных оборотов, которые часто стоят в начале
предложения. Их употребление часто связано с необходимостью сформулировать
причины принятия того или иного решения (учитывая, руководствуясь…,
принимая во внимание… ).
4. Обилие конструкций с однородными членами, поскольку деловой
речи свойственно перечисление. Такие перечни необходимо чётко оформить,
используя рубрицирование (деление текста на части графически с присвоением
каждой рубрике номера):
Повестка заседания общества акционеров:
 утверждение регламента голосования
 утверждение годового отчёта
 избрание членов совета директоров
5. Преобладание сложных предложений, поскольку в одной фразе
излагается просьба и аргументация, указываются причины и следствия, даются
подробные объяснения, обосновываются основные положения.
Подстили официально-делового стиля
В соответствии с характером официально-деловых отношений различают
три подстиля официально-делового стиля:
 административно-канцелярский (реализуется в административных
актах, инструкциях, распоряжениях, приказах, деловых письмах и пр.);
 юридический или законодательный – «язык законов» (реализуется в
текстах законов, конституции, указах, протоколах и пр.);
 дипломатический (реализуется в дипломатических деловых бумагах,
связанных с международными отношениями: меморандум, коммюнике, нота,
конвенция и пр.).
В каждом подстиле представлены различные жанры, которые «выполняют
информационную, предписывающую, констатирующую функции в сфере
административно-правовой
деятельности».
Официально-деловой
стиль
функционирует в области права и политики. Именно юридический подстиль был
основой деловой речи, на которую оказал большое влияние.
Рассмотрим основные виды юридических документов:
 нормативно-правовые акты (законы, постановления, инструкции и т.п.;
акты правоприменения (решение суда, постановление о назначении экспертизы,
протест прокурора);
 договоры (договор купли-продажи, брачный договор, трудовое
соглашение и др.);
 иные документы (исковое заявление, претензия).
При том, что форма документов разных жанров имеет свои особенности,
сохраняется стандартизация речевой структуры деловых бумаг и общие
требования, предъявляемые к документам.
Документ (от лат. documentum – доказательство, свидетельство) – это
зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать.
Реквизиты – обязательные элементы оформления, к которым относятся: дата
создания, наименование документа, фамилия, имя, отчество, должность лица,
составившего документ, информация об адресате, подпись и т.д.
Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем,
внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных
записок и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное
подразделение организации, должностное или физическое лицо. Реквизит
«адресат» проставляется в верхней правой части документа.
В деловых (служебных) письмах могут использоваться:
 вступительное обращение:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый Игорь Петрович!
 заключительная этикетная фраза:
С уважением, ...
Правила оформления документов и их реквизитов устанавливаются
государственным стандартом.
Заявление – документ, содержащий просьбу или обращение к
должностному лицу или организации.
Текст заявления должен содержать:
1. наименование организации и фамилию, имя, отчество лица, к которому
обращается заявитель;
2. фамилию, имя, отчество и иные сведения о заявителе;
3. наименование документа;
4. изложение просьбы или обращения, аргументация;
5. личную подпись;
6. дату оформления.
Схема расположения реквизитов заявления
1.______________
2.______________
3.__________________
_________________4_________________________
____5_____
_____6____
Поскольку цель заявления – изложить просьбу, необходимо начинать
основную часть документа со слова «Прошу». Далее возможны два варианта. После
формулировки Вашего обращения не нужна аргументация, если ситуация или
событие плановые, регулярно происходящие (например, о предоставлении
ежегодного отпуска). В других случаях (например, о предоставлении
внеочередного отпуска без сохранения заработной платы) следует указать
причины, можно приложить к заявлению подтверждающие документы, упомянув
о них в основной части текста заявления.
Важно помнить, что в документах официально-делового стиля не
используются слова «очень», «убедительно», «прошу не отказать в просьбе»,
«надеюсь, что разрешите» и т.п.
Официально-деловой стиль обладает специфическими особенностями,
среди которых важнейшими являются точность и строгий характер изложения.
Документ – основная форма письменного делового общения, имеющая
определенные регламентированные правила написания. Владение официально-
деловым стилем, умением правильно составлять документы - важнейшие условия
успешной профессиональной деятельности.
Вопросы для самопроверки:
1. Каковы основные этапы формирования делового стиля?
2. Каковы основные черты официально-делового стиля?
3. Какие функции выполняют различные жанры официально-делового
стиля?
4. Какие подстили выделяют в официально-деловом стиле?
5. Что такое речевые клише? Приведите примеры стереотипных формул
(речевых клише), используемых в деловой речи.
6. Каковы особенности лексики официально-делового стиля?
7. Каковы особенности морфологии официально-делового стиля?
8. В чём заключается своеобразие построения предложений в деловой
речи?
9. Каковы основные подстили официально-делового стиля?
10. Что такое документ и реквизиты?