Министерство науки и высшего образования Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования Пензенский государственный университет Факультет вычислительной техники кафедра «Информационное обеспечение управления и производства» Отчёт по лабораторной работе № 4 «Обучение элементарной деятельностной компетенции «способность регистрировать управленческую документацию»» по дисциплине: «Организация и технологии ДОУ» Выполнили: студенты гр. 22ВД1 А.С. Рябова, Н.В. Мельникова Проверила: Л. Р. Фионова Пенза 2024 Цель: дать необходимый минимум теоретических знаний в области организации и документирования деятельности коллегиальных органов, необходимые для подготовки совещаний и документирования деятельности коллегиальных органов. Ход работы 1. составить повестку дня; ПОВЕСТКА ДНЯ 1.О работе отдела информатизации по обеспечению деятельности организации Докладчик: начальник отдела информатизации по обеспечению деятельности организации Агеев А.Н. 2.О премировании работников 2023 г. Докладчик главный экономист Дерябина А.Д. 2. определить круг участников и время совещания; ФИО Какую организацию представляет, должность Дата и способ представлен ия приглашени я - Мизгуно ва Ульяна Федоров на Директор ОАО «Старт» Суворов а Евгения Михайл овна Смирнов Юрий Виталье вич Секретарь ООО «Старт» - Начальник отдела информацион ной политики г. Саранск Письмо – приглашени е Николай Евгеньев ич Очкин Начальник планового отдела 10.12.2023 Агеев Алексей Начальник отдела информатиза телефоногр ама Подтве ржден ие пригла шения (дата) Согласи е принять участие (да/нет) Да Предполаг ает ли выступать (тема выступлен ия) Да Нужда ется ли в гостин ице Прибыл на заседани е нет Нуждаетс я ли в билетах на обратный путь нет - Да (о деятельно сти ОАО «Старт» за 2023 г.) нет нет нет прибыл 15.12.2 023 Да нет нет нет прибыл 15.12.2 023 Да Нет Нет Нет Прибыл 15.12.2 023 Да Да нет нет Прибыл прибыл 13.12.2023 телефоногр амма Николае вич ции по обеспечению деятельности организации. Полина Павловн а Павлова Дерябин а Алёна Даниило вна Начальник производстве нного отдела Главный экономист 10.12.2023 телефоногр амма телефоногр амма 15.12.2 023 Да «О работе отдела информат изации по обеспечен ию деятельно сти организац ии» нет 13.12.2 023 Да Да нет нет Прибыл нет нет прибыл «О премирова нии работнико в 2023 г.» 3. определить место совещания (выбрать помещение); Место совещания – зал конференций ОАО «Старт» 4. оповестить участников совещания, составив письмо – приглашение; см приложение 5. подготовить материалы для рассмотрения на совещании: основного сообщения, справочно-информационных материалов, проекта решения; О работе отдела информатизации по обеспечению деятельности организации Тезисы: 1. Прогресс работы отдела 2. Ошибки и недочеты 3. Предложения по улучшению 2.О премировании работников 2023 г. Тезисы: 1. Лучшие работники 2. Способы премирования 6. организовать рабочую группу совещания и распределить обязанности; Компьютерщики Курагин А.В. и Кулаков Д.А. – проверить работу демонстрационных средств Секретарь Суворова Е.М. – подготовить рабочее место стенографистки 7. определить финансовые расходы; Расходы Количество на Цена за одну человека штуку 12 бутылок 50 рублей Вода питьевая без газа «Байкал» Набор 6 наборов канцелярии (ручка, карандаш, блакнот) 100 рублей Общая цена 600 рублей 600 рублей 8. рассмотреть проведение организационных мероприятий: заказ гостиницы, заказ транспорта, организация кофе-паузы, организация культурно-массовых мероприятий, закупку канцелярских принадлежностей, воды, цветов и т.д. 9. составить полный и краткий протокол вашего совещания. 10. ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СТАРТ» 223346, г. Саранск, ул. Ленина, д.76 ОКПО 1223356, ОГРН 77566435, ИНН/КПП 21345779/08655309 Директор У.Ф. Мизгунова Начальник планового отдела Н.Е. Очкин Начальник производственного отдела П.П. Павлова Председатель профкома В.Д. Демин Подготовить протокол заседания на котором обсуждается работа отдела информатизации по обеспечению деятельности организации. Контрольные вопросы 1. Дайте определение совещанию. Каким может быть совещание? Под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам. 2. Как составляется повестка дня? При составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить вопросы, по которым больше приглашенных. После их рассмотрения приглашенные могут уйти. Остальные вопросы располагаются по степени сложности: от более сложных и трудоемких к более простым. 3. Какие вопросы рекомендуется ставить первыми при подготовке повестки дня? В повестке дня указываются вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии, инициалы и должность лиц, докладывающих каждый вопрос. Вопросы нумеруются и начинаются с предлога "О", "Об" или формулируются в именительном падеже. 4. Как составляется список участников? Список участников - это второй документ, который подготавливается. Если это заседание постоянного коллегиального органа - совета, правления, комиссии, то список уже имеется и к нему лишь должны быть добавлены приглашенные лица. Приглашать на любые виды совещаний следует только тех, без кого нельзя обойтись. Это работники, которых непосредственно касаются рассматриваемые вопросы, и исполнители решений или сотрудники, располагающие специальными знаниями или имеющие опыт в решении аналогичных проблем. 5. Как происходит оповещение участников? Какие способы вы знаете? Оповещение может быть проведено двумя способами: письменно, с посылкой приглашения (извещения), или устно (по телефону). Если все участники совещания являются работниками одной организации, достаточно их оповестить по телефону, переговорив лично или передав приглашение через сотрудников подразделения. Распространенным способом приглашения на совещание являются телефонограммы. Они используются обычно для приглашения сотрудников подведомственных организаций. 6. Как составляется письмо – приглашение? Если для участия в совещании приглашаются работники других организаций, составляется письмо-приглашение. В нем помимо указания о том, кто проводит совещание, вопросов для обсуждения, времени (даты и часа) и места проведения могут указываться дополнительные условия участия: предоставление гостиницы, стоимость, необходимость подтверждения участия и т.д. Если не предполагается посылка повторного приглашения после получения подтверждения об участии, в первом письме-приглашении дается полный адрес места проведения совещания с подробным описанием, как проехать и пройти. Если предполагается рассылать повторное приглашение лицам, подтвердившим свое участие, то эти сведения будут указаны в повторном приглашении. 7. Составление проекта решения. Важнейшее место в подготовке совещания занимает составление проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Именно для принятия этих решений и утверждения итоговых документов и собирается совещание. Наличие проектов позволяет глубже вникнуть в документы, внести правки, оперативно их обсудить. Необходимо востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих вопрос, и организовать их оформление. Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены и разосланы за 24 часа до совещания. Эта процедура также может быть выполнена с использованием компьютерной почты и факса. Готовя совещание, следует выяснить финансовые затраты, необходимые для его проведения: аренда помещения и демонстрационных средств, покупка канцелярских принадлежностей, цветов, воды, организация кофе-паузы и т.д. Размножение информационных материалов для участников совещания также может быть существенной статьей расхода. Готовя совещание и приглашая иногородних участников, прорабатывают вопрос о гостиницах или общежитии, где они смогут остановиться. По указанию ответственного за организацию совещания, бронируются места в гостиницах и общежитии. Обычно этим занимаются административнохозяйственные службы. Заканчивается подготовительный этап подготовкой помещения для проведения совещания и его техническим оснащением. Необходимость демонстрационных средств выясняется заранее, они приводятся в рабочее состояние. В больших помещениях проверяется исправность радиосети. За установку технических средств и их эксплуатацию отвечают специально выделенные работники, имеющие необходимую квалификацию. Важно помнить, что в определенных случаях совещания стенографируются или организуется запись совещания на магнитную ленту. В этих случаях надо подготовить рабочее место стенографистки или ведущего протокол и заранее проверить возможность размещения и исправность звукозаписывающей аппаратуры. Сегодня широкое распространение получили компьютерные технологии, которые в сочетании с современными телекоммуникациями позволяют не собирать участников совещания в одном месте, а проводить обмен мнениями между сотрудниками, находящимися у своих компьютеров, в реальном режиме времени. Эта форма совещания также требует предварительной подготовки: выработки повестки дня, оповещения участников, предварительной рассылки рассматриваемых материалов. 8. Как происходит регистрация участников? Участники совещания регистрируются. Если их число ограниченно, эту работу проводит секретарь руководителя. Если совещание с большим количеством участников, их регистрирует специально выделенный работник или группа работников. Обычно регистрация ведется по заранее заготовленным спискам участников. В тех случаях, когда принятие решения предполагает голосование, прибывший на совещание расписывается в заранее заготовленном списке присутствующих. При организации больших конференций участники могут заполнять анкеты (карточки) с последующим обобщением этих данных в списки. Анкеты (карточки) позволяют получить всю необходимую информацию об участниках. В регистрационных анкетах (карточках) как минимум указывается фамилия, имя, отчество, место работы, занимаемая должность, на научных конференциях - наличие ученых степеней и званий. Регистрация позволяет к моменту открытия совещания знать состав присутствующих, их количество. Количественный состав особенно важен для совещаний, на которых принятие решений требует кворума, т.е. установленного законом или уставом такого количества присутствующих, при котором принятое решение является правомочным. После окончания регистрации уточненный список присутствующих, включающий фамилию, имя, отчество и название организации, передается председателю, что позволяет ведущему ориентироваться при проведении совещания. 9. Как происходит документирование совещания? Ответственным этапом является документирование совещания, т.е запись процесса обсуждения внесенных в повестку дня вопросов. В ход совещания и после его окончания необходимо собрать тексты выступлений, не представленные заранее. Ход совещания можно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись, протоколировать. Стенограмма и фонограмма - это дословная запись всего, что говорилось на совещании, т.е. всех выступлений, вопросов, ответов, реплик. При стенографировании и фонозаписи следует учитывать, что стенографистки могут не знать фамилии всех выступающих, особенно подающих реплики и задающих вопросы. При фонозаписи часто трудно определить выступающего по голосу, если он не был назван. Поэтому, несмотря на стенографирование или фонозапись, необходимо фиксировать фамилии всех выступающих в порядке хода совещания, что позволит установить принадлежность каждого выступления, реплики, вопроса в ходе расшифровки стенограммы или фонограммы. Для ведения стенограмм и расшифровки фонограмм требуются специальные работники: стенографистки и диктофонистки. В расшифрованные стенограммы и фонограммы, как правило, вносятся редакционные правки. Это достаточно дорогостоящий вид документирования совещаний. Его целесообразно вести лишь для наиболее важных мероприятий или в том случае, когда заранее предусматривается публикация материалов совещания. Наиболее оптимальным вариантом для оперативных совещаний является их протоколирование. Протокол Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол оформляется на основании записей, которые ведутся во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись, протокол составляется после их расшифровки. Вести запись во время заседания должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество записи выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания. Протокол оформляется по форме общего бланка. В его формуляр входят: наименование учреждения-автора, указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, заголовок, текст, подписи. На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - окончания. 10. Дайте определение протоколу. 11. На чем оформляется протокол? 12. Какие реквизиты используются при составлении протокола? 13. Как оформляется дата и номер протокола? 14. Как оформляется заголовок к протоколу? 15. Из каких частей состоит текст протокола? Охарактеризуйте каждую из них. 16. Как оформляется повестка дня протокола? 17. Дайте понятие краткого и полного протокола. Чем они отличаются друг от друга. Приложение а Обязательное Итог выполнения работы ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СТАРТ» (ОАО «СТАРТ») Ленина ул., д. 76, г. Саранск 223346 Тел./факс (894) 53-62-78; e-mail: [email protected] http://www start.ru ОКПО 1223356, ОГРН 77566435; ИНН/КПП 21345779/08655309 13.12.2023 № 75 На №________ от____________ Об участии в совещании Уважаемый Юрий Витальевич! ОАО «СТАРТ» приглашает вас на совещание, посвящённое обсуждения работы отдела информатизации по обеспечению деятельности организации в 2023 году и премированию сотрудников. Совещание состоится 18.12.2023 в 16.00 часов по адресу ул. Ленина, д. 76, 3 этаж, конференц-зал Просьба подтвердить совещание до 17.12.2023 Директор Суворова Евгения Михайловна, Секретарь (893) 63-72-88 У.Ф. Мизгунова Открытое акционерное общество «СТАРТ» (ОАО «СТАРТ») ПРОТОКОЛ № 38 20.12.2023 г. Саранск заседания начальников отделов Председатель – Мизгунова У.Ф. Секретарь – Суворова Е.М. Присутствовали: начальник отдела информационной политики г. Саранск Смирнов Ю.В., ачальник планового отдела Очкин Н.Е., начальник отдела информатизации начальник по обеспечению производственного деятельности отдела Павлова организации П.П., главный Агеев А.Н., экономист Дерябина А.Д. ПОВЕСТКА ДНЯ 1.О работе отдела информатизации по обеспечению деятельности организации Докладчик: начальник отдела информатизации по обеспечению деятельности организации Агеев А.Н. 2.О премировании работников 2023 г. Докладчик главный экономист Дерябина А.Д. СЛУШАЛИ: 1. Агеев А.Н. – текст доклада прилагается ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ: Решение принято единогласно. Результаты голосования: «ЗА» - 5 (пять) голосов, «ПРОТИВ» и «ВОЗДЕРЖАВШИХСЯ» - 0 (ноль) голосов. Приложение: на 2 л. в 1 экз. Председатель ________________ У.Ф. Мизгунова Секретарь ________________ Е.М. Суворова
