Упражнение "Ценности и приоритеты". Упражнение помогает определить основные ценности каждого участника и расставить приоритеты и определить для себя основные критерии, исходя из которых необходимо определять дальнейшие шаги по планирование и достижению жизненных целей. Тренер раздает участникам заранее приготовленные 10 листочков для записей и просит участников написать 10 своих жизненных ценностей, то на чем основа вся их жизнь. После этого участники получают задачу расставить приоритеты полученных ценностей по степени важности в их жизни. После того, как эти два процесса выполнены, тренер просит разделиться на пары.В паре работа происходит следующим образом. Первый участник раскладывает свои жизненные принципы согласно расставленным приоритетам. Второй участник задает ему вопрос, указывая на ценность под номером "1": Готов ли ты это иметь, но не иметь ценность под номером "2"? Например, готов ли ты иметь здоровье, но не иметь достаток? Если ответ – да, то все остается как есть, если ответ – нет, то ценности меняются местами. И вопрос задается снова и т.д. В итоге на все вопросы должен быть положительный ответ. Затем участники меняются местами и процесс повторяется. Время: 20-30 минут. Упражнение «Ваш поглотитель времени» Определите пять ваших основных «поглотителей» и «ловушек» времени и заполните таблицу: Ваш «Поглотитель» времени Возможные причины потерь времени Меры по устранению 1. работа индивидуальная. 2. Затем работа в парах. 3. объединение в 3-4 группы общее обсуждение Упражнение "Бедность, богатство и Господь Бог". Это упражнение дает возможность участникам пережить экстремальные ситуации в воображении и представить себе, к чему на самом деле могут привести изменения, к которым они неосознанно стремятся. Даже когда наша жизнь протекает вполне благополучно, мы временами испытываем неприятное чувство. Иногда это связано с тем, что мы стремимся реализовать давно поставленные цели и забываем скорректировать их в соответствии с происходящими внутри нас изменениями. Жизнь вынуждает нас более обстоятельно задумываться над происходящим и подвергать наши цели пересмотру. Попробуйте пережить в воображении несколько необычных ситуаций. Представьте себе, что вы внезапно впали в крайнюю нужду. Что вы будете делать? Что из вашего имущества вы захотите, пусть даже ценой огромных усилий, сохранить? Какие элементы вашего жизненного уклада вы захотите оставить неизменными и какой ценой? Какие новые возможности откроет для вас бедность? В чем может заключаться ваш шанс? Опишите, как вы будете действовать в такой ситуации, как будете себя чувствовать, о чем думать. Время = 10 мин. А теперь представьте себе, что вам досталось огромное состояние. Что это будет означать для вас? Что вы сделаете прежде всего? Какие возможности это для вас откроет? Напишите, что вы будете в этой ситуации делать, какие будете строить планы. Время = 10 мин. И, наконец, представьте себя в роли Бога. Что вы измените, что нового создадите, чтобы сделать этот мир лучше. Время = 10 мин. Теперь задумайтесь на время о том, что вам хочется – возможно, уже давно, а может быть, лишь с недавних пор – изменить в своей жизни. Какие цели представляются вам важными? Как вы могли бы изменить свои жизненные планы? Обсуждение. В какой ситуации было сложнее всего находиться? Почему? 30 Совета по тайм-менеджменту 1-й совет тайм менеджмента. «Сегодня мой последний день» Задавайте себе вопрос: "Что бы я делал, как бы я себя вел, если бы это был мой последний день?" 2-й совет тайм менеджмента. Мотивация Не зря говорят, что человеку достаточно ответить на вопрос ЗАЧЕМ?, а ответ на вопрос КАК? придет сам собой. Необходимо знать точный ответ на вопрос, а что же такого, что мне действительно важно, я смогу получить, используя техники тайм менеджмента. 3-й совет тайм менеджмента. Ставьте цели Необходима постановка точной цели (целей): когда вы знаете, что вы хотите, на достижение этого вам потребуется намного меньше времени. 4-й совет тайм менеджмента. Осознанность В течение недели постарайтесь быть осознанным в плане того, на что вы тратите свое время. Будет удобно завести для этого небольшой блокнот, который можно везде носить с собой. В течение этих 7 дней с момента, как вы проснулись и до того момента, как легли спать, записывайте все то, что вы делаете, начиная от того что почистили зубы и умылись и заканчивая стоянием в очереди. Это упражнение не займет у вас много времени, но оно сразу поможет вам взглянуть на то, как вы в действительности тратите свое время. Делайте выводы, куда девается время и как сделать так, чтобы его хватало. 5-й совет тайм менеджмента. «Давайте развеем мифы!» Тайм менеджмент не для русского человека То, что тайм менеджмент не для русского человека – это большое обобщение, как и многие другие высказывания. Тайм менеджмент – это такой же навык, как, например, вождение машины. Согласитесь, что все вначале водили не очень, но рано или поздно стали свободно водить. Практикуйте тайм менеджмент, как и вождение авто, и вы станете в этом профи. Мы не можем управлять временем Правильно, временем мы управлять не можем. Мы можем управлять тем, как мы расходуем свое время. Поэтому тайм менеджмент – это, прежде всего, лайф менеджмент, управление своей жизнью. Использовать тайм менеджмент – значит делать больше и быстрее Отнюдь нет, тайм менеджмент, прежде всего, направлен на увеличение нашей продуктивности и на то, чтобы откидывать ненужные задачи. А то, что вы будете делать с освободившимся временем – дело уже ваше. Чтобы добиться успеха, нужно вкалывать 24 часа/7дней в неделю Давайте опять вернемся к авто. Согласитесь, вы не сможете проехать 1000км без заправки. Также вы вряд ли сможете выполнить большой проект без отдыха. Работать можно много и с радостью, но отдых непременно необходим. Если я буду использовать тайм менеджмент, то мне все в жизни придется делать по расписанию, у меня будет меньше свободы и выбора Ни в коем случае!!! Вы всегда можете поменять свои планы или от них отказаться. Тайм менеджмент, наоборот, позволяет быть вам более свободным: вы выбрали что-то сделать – запланировали и сделали. А те люди, которые с этим не согласны, скорее всего, просто неорганизованны. Тайм менеджмент – это сложно А кто сказал, что это будет легко. Как долго, например, нужно маленькому ребенку, чтобы научиться ходить, а разговаривать? Вспомните все те вещи, которые вы хорошо делаете, которые получаются почти на автомате. Сколько времени вам потребовалось, чтобы этому всему научиться? Тайм менеджмент используют только бизнесмены и топ менеджеры И не только они. Но если вы хотите войти в круг бизнесменов и топ менеджеров, то тайм менеджмент вам точно понадобится. Тайм менеджмент подходит только для людей с логическим складом ума и никак не подходит для тех, кто занимается творчеством Если вы творческая личность, вы тоже можете эффективно использовать тайм менеджмент. Например, вы хотите написать музыку, но ждете музу, и не знаете, когда она придет. Вместо того чтобы планировать, что муза придет завтра с 7.30 утра до 9.30, запланируйте сочинить несколько куплетов в ближайшие две недели или написать картину до конца этого года. Думаю, такая формулировка будет намного удобнее и приятнее. 6-й совет тайм менеджмента. Планирование Необходимо уделять внимание своему состоянию, а потом уже самому планированию. Только «ресурсное» состояние располагает к работе. Тайм менеджмент не работает, если вы находитесь в нересурсном состоянии. Поэтому, одним из главных ключей к эффективному тайм менеджменту является работа со своим состоянием. Практикуйте работу со своим состоянием каждый день, и вы увидите, как все, что вы планируете, вам удается осуществить. 7-й совет тайм менеджмента. Кто ходит в гости по утрам… Ни для кого не секрет, что в течение дня наша работоспособность меняется. Одному человеку намного легче работать с утра, другому, наоборот, легче работать вечером или ночью. Определите то время, когда вы наиболее эффективны в том, что вы делаете. Отведите это время на важные дела. Все остальное делайте в другое время. Отводя время, когда вы наиболее эффективны, самому важному, вы сможете выполнять в несколько раз больше и в несколько раз быстрее. 8-й совет тайм менеджмента. Выбираем место для работы От того, насколько комфортную и подходящую рабочую обстановку вы создадите для себя, зависит то, насколько продуктивно вы будете работать, а значит, и то, сколько времени вы будете тратить на ту или иную задачу. 9-й совет тайм менеджмента. Делаем перерывы Чтобы наиболее легко и быстро достигать поставленных целей, нам необходим отдых. Чем более качественно мы работаем, тем более качественно мы отдыхаем и наоборот. 10-й совет тайм менеджмента. С умом используем время в пути и в ожидании Что же нам поможет продуктивно использовать время в дороге или в ожидании: книги, аудиокниги, ноутбуки и другие устройства, где можно выполнять всевозможные задания. Для автомобилистов подойдут аудиокниги. Тратя каждый день всего несколько часов в дороге на углубление знаний в выбранной сфере, за год вы станете экспертом. Подумайте и запишите как минимум 5 вещей, которые помогут вам в достижении ваших целей и которые вы сможете делать в пробках или когда вы ждете в очереди. Это может быть прочтение книги по специальности, аудиокурсы иностранного языка – что угодно. 11-й совет тайм менеджмента. Делегирование Делегирование является очень хорошим инструментом. Простым языком, делегирование – это когда что-то делают за вас. 12-й совет тайм менеджмента. Сообщайте другим о том, сколько у вас в распоряжении есть времени Говорите о том, сколько времени у вас есть в запасе. Ваше время будут ценить еще больше. Многие из окружающих и не подозревают, что у вас есть какие-то дела, они не задумываются, что вы можете куда-то спешить, и делают все в темпе, удобном для них, а не для вас. Причем делают это по привычке и по незнанию вашей загруженности. 13-й совет тайм менеджмента. Избавляемся от старых и ненужных вещей Большое количество скопившихся у вас ненужных вещей занимает не только место в квартире, но и ваше внимание, а значит, беспощадно тратит ваше время. 14-й совет тайм менеджмента. Берегите свое время Подсчитайте, пожалуйста, сколько часов в неделю вы тратите на бесполезные и ненужные вещи. Теперь умножьте количество часов, на стоимость вашего времени. Посмотрите, какая сумма получилась! А на какую сумму вы себя обкрадываете за месяц, за год? 15-й совет тайм менеджмента. Матрица Эйзенхауэра Дуа́йт Дэ́вид Эйзенха́уэр – американский политический и военный деятель, генерал армии (1944), 34-й президент США. Дэвид Эйзенхауэр, очевидно, был очень занятым человеком. Он придумал разделять все свои цели и задачи на четыре категории в зависимости от важности и срочности. Квадрат А Матрицы Эйзенхауэра – дела важные и срочные Важные и срочные дела. Это те дела, которые нужно делать здесь и сейчас. Они могут касаться здоровья, семейной жизни, работы (когда время проекта подходит к концу),это может быть авария. Самый простой пример – это пожар. Пожарники и жители дома должны действовать срочно, так как их действия, важны для их жизней. Квадрат B Матрицы Эйзенхауэра – дела важные и несрочные Это очень важный квадрат. Важными и несрочными делами может быть создание семьи, (хотя для многих это становиться и срочным))), получение образования, покупка квартиры, осуществление твое жизненной миссии, нахождение своего призвания, выполнение долгосрочного проекта на работе. Это те дела, которые нужно делать систематически, каждый день, посвящая значительно время и ресурсы их выполнению. Квадрат С Матрицы Эйзенхауэра – дела неважные, но срочные Дела из этого квадрата можно смело делегировать другим. Неважными, но срочными делами может быть чья – та спонтанная просьба, телефонный звонок или приглашение на вечеринку сегодня вечером, это может быть заказ от клиентов. Более того очень часто в этот квадрат попадают дела неважные и несрочные из квадрата D. Квадрат D Матрицы Эйзенхауэра – дела неважные и несрочные D – Delete or Delegate – удалите или делегируйте эти дела. Да, именно так, лучше полностью избавьтесь от подобных вещей в своей жизни. Такими неважными и несрочными делами могут быть: просмотр телевизора, сигареты, алкоголь, чтение новостей в интернете и т.д. 16-й совет тайм менеджмента. Чистота и порядок на рабочем месте Чистота и порядок на рабочем месте сэкономят вам море времени. Вы не будете отвлекаться на ненужные вещи, все ваше внимание будет сконцентрировано на работе. 17-й совет тайм менеджмента. Эффективная работа с электронной почтой Мы все так или иначе связаны с электронной почтой и, оптимизировав работу с ней, можно получить много свободного времени. Проверяйте электронную почту в определенное время, например в 10 часов утра и в 10 часов вечера. Проверка своего почтового ящика каждые 5 минут отнимает кучу времени. Сразу же принимайте решение, что делать с полученным письмом: отправить в корзину, прочитать и удалить, ответить, переслать. «Висящие» письма отнимают много внимания, а значит, времени. Создайте папки для различных типов писем. Например, работа, рассылки, личное, образование, бизнес и т.д. В зависимости от своих приоритетов на данный момент вы всегда будете знать, почту какой папки проверять первой. Если у вас есть личный ассистент, работу с клиентами можно делегировать ему, кроме тех случаев, когда он не компетентен в решение данного вопроса. Не оставляйте адрес своей электронной почты в анкетах, которые вас просят заполнить в магазинах: вам будет приходить лишняя ненужная информация. 18-й совет тайм менеджмента. Ненужные бумаги 19-й совет тайм менеджмента. Система электронного документооборота Если есть такие бумаги, которые вам нужны, но занимают много места в кабинете, их можно переложить в шкаф подальше. А для быстрого доступа к информации можно воспользоваться системой электронного документооборота или просто сделать сканированные копии документов. Важную информацию лучше разместить на электронных сервисах для хранения информации, например, Dropbox, Box.net или MediaMax. Теперь вы сможете получить доступ к своим файлам из любого места, где есть интернет. 20-й совет тайм менеджмента. Где нужна важность и срочность Важно сразу проверять выполненную работу. Когда вы принимаете работу, проверяйте все здесь и сейчас, будь то документы, рекламные брошюры, недвижимость – все что угодно. Так вы сэкономите себе много времени. Более того, это поможет вам смело планировать свои дальнейшие действия, так как будете знать, что работа выполнена качественно и можно идти дальше. 21-й совет тайм менеджмента. Учимся говорить НЕТ Не подумайте, что всем нужно отказывать. В первую очередь мы говорим НЕТ бесполезным разговорам ни о чем, интернет серфингу, чтению желтой прессы. Задумайтесь над этим. И говорите НЕТ всему тому, что вас отвлекает от дела. 22-й совет тайм менеджмента. Используем программу SKYPE Skype – это компьютерная программа, которая позволяет делать телефонные звонки через интернет, устраивать видеоконференции, обмениваться текстовыми сообщениями, передавать файлы – и все это, не отходя от своего рабочего места. В условиях пробок и большого количества людей мы так или иначе тратим слишком много времени на дорогу. Общение с клиентами и сотрудниками через интернет сохраняет время и силы. Начните использовать современные технологии и пусть они сохраняют ваше время. 23-й совет тайм менеджмента. Выполняем объемные задачи вначале Если взять за правило выполнять более сложные, важные и объемные задачи вначале, а более мелкие – в конце, то успеваешь намного больше. 24-й совет тайм менеджмента. «Съешьте лягушку с утра» Попадаются дела, которые не приносят особого удовольствия, но их нужно сделать. Съедайте лягушку с утра – делайте самое неприятное вначале. Это поможет освободить голову от ненужных мыслей и все остальные дела, по сравнению с «лягушкой», покажутся пустяками – вы будете делать их с легкостью и с удовольствием. Когда вы планируете свой день, выписывайте свои «лягушки» в ежедневник и выполняйте их в самом начале дня – вы сразу ускоритесь в продвижении к своим целям. 25-й совет тайм менеджмента. Как выполнять объемные задачи или Лучший способ съесть слона Поговорим о слонах. Лучший способ съесть слона – это съесть его по маленьким кусочкам, один кусочек за раз. Если у вас есть объемная задача, разделите ее на более маленькие и начните выполнять. Нашему мозгу намного легче сконцентрироваться на одной небольшой задаче, чем рассеивать свое внимание сразу на нескольких. Тем более что сознательный разум может в данный момент времени концентрироваться только на чем-то одном. Более того, благодарите себя, празднуйте выполнение каждой маленькой задачи – это позволит вам еще больше наслаждаться процессом, а значит, быстрее идти к своей цели. 26-й совет тайм менеджмента. Используем диаграмму Ганта Диаграмма Ганта – это графический способ отображения всех задач одного проекта вместе со сроками их выполнения, продолжительностью и очередностью. Чем удобна диаграмма Ганта? Заполняйте диаграмму Ганта с самого конца. Т.е. сначала вы отмечаете ту дату, к которой вы хотите, чтобы проект был выполнен, а потом планируете все задачи таким образом, чтобы уложиться во времени. 27-й совет тайм менеджмента. Группируем однотипные задачи Этот совет подразумевает не то, что мы выполняем схожие (однотипные) задачи одновременно, а то, что схожие задачи мы выполняем подряд. Схожие задачи – это задачи, которые предполагают применения одного определенного навыка, умения, ресурса. Выполняя сходные (однотипные) задачи одним потоком, помните о том, что даже в таких случаях важно делать перерывы, чтобы работать более продуктивно и с удовольствием. 28-й совет тайм менеджмента. Используем диктофон Это очень простой, но действенный прием. Каждый день к нам приходят сотни, а то и тысячи новых идей. Часто не очень удобно их все записывать, так как это отнимает много времени. Используйте диктофон. 29-й совет тайм менеджмента. Используем закон Парето или принцип 80/20 Закон Парето или принцип 80/20назван так в честь социолога и экономиста Вильфредо Парето. Этот принцип состоит в следующем: «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата». Или, если применить этот принцип к тайм менеджменту: 20 % затраченного времени отвечает за 80 % результата, а остальные 80 % затраченного времени— лишь за 20 % результата. 30-й совет тайм менеджмента. Делайте себе подарки и вознаграждения Ответьте, пожалуйста, на вопрос: как вам бы хотелось получать заработную плату: каждый месяц или каждые две недели? Уверен, что большинство выбрало второй вариант. Мы так устроены, что, чем чаще мы видим плоды наших трудов, тем больше у нас мотивация. Так почему мы обещаем устроить себе шопинг или сделать выходной только после завершения проекта? Делайте себе подарки и вознаграждения за небольшие осуществленные части проекта, цели или задачи. Это поможет вам быстрее двигаться к цели, увеличит вашу мотивацию и удовольствие от процесса. Это можно применять не только к себе, но и к своим сотрудникам. Мне хотелось бы вам зачитать отрывок из книги «Между небом и землей» Марка Леви. «Если хочешь понять, что такое год жизни, задай вопрос студенту, который завалил годовой экзамен. Если хочешь понять, что такое месяц, спроси у матери, которая родила недоношенного ребёнка и ждёт, когда его извлекут из инкубационной камеры. Если неделя — спроси человека, который работает на конвейере или в шахте, чтобы прокормить семью. Если день — спроси влюблённых, которые ждут встречи. Если час — спроси у страдающего клаустрофобией человека, который застрял в лифте. Секунда — посмотри на выражение лица того, кто в тысячную долю мига избежал смерти, или спроси у спортсмена, который только что выиграл серебряную медаль на Олимпийских играх вместо золотой, ради которой тренировался всю жизнь» Цените каждое мгновение, ведь у нас не будет возможности прожить его вновь. Время - бесценно!
