Практическая работа №2 Ведение и хранение баз данных в экономических системах Устинова Е.А. мМНП-221 История создания баз данных Развитие средств вычислительной техники и информационных технологий обеспечило возможности для создания и широкого применения автоматизированных информационных систем (АИС) разнообразного назначения. Разрабатываются и внедряются информационные системы управления хозяйственными и техническими объектами, модельные комплексы для научных исследований, системы автоматизации проектирования и производства, всевозможные тренажеры и обучающие системы. Под автоматизированной информационной системой (АИС) будем понимать совокупность программно-аппаратных средств, предназначенных для автоматизации деятельности, связанной с хранением, передачей и обработкой информации. Автоматизированные информационные системы (АИС) Основанные на знаниях экспертные системы (ЭС), интеллектуальные системы поддержки принятия решений (СППР) Основанные на данных всевозможные прикладные системы, которые сейчас активно используются и на предприятиях, и в учреждениях История создания баз данных Существуют две основные предпосылки создания таких систем, которые основаны на данных : 1. Разработка методов конструирования и эксплуатации систем, предназначенных для коллективного использования. 2. Возможность собирать, хранить и обрабатывать большое количество данных о реальных объектах и явлениях, то есть оснащение этих систем "памятью". Массив данных общего пользования в системах, основанных на данных, называется базой данных. База данных (БД) является моделью предметной области информационной системы. На заре развития вычислительной техники обрабатываемые данные являлись частью программ: они располагались сразу за кодом программы в так называемом сегменте данных. Следующим шагом стало хранение данных в отдельных файлах. Недостатком этих двух подходов являлась зависимость программ от данных: сведения о структуре данных включались в код программы. При изменении структуры данных необходимо было вносить изменения в программу. Логичным продолжением этой эволюции является перенос описания данных в массив данных. Это позволило обеспечить независимость данных от программ. Основные понятия База данных (БД) – совокупность данных, организованных по определённым правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, независимая от прикладных программ. Эти данные относятся к определённой предметной области и организованы таким образом, что могут быть использованы для решения многих задач многими пользователями. Система управления базами данных (СУБД) – это совокупность программ и языковых средств, предназначенных для управления данными в базе данных, ведения базы данных и обеспечения взаимодействия её с прикладными программами. Ведение базы данных – деятельность по обновлению, восстановлению и изменению структуры базы данных с целью обеспечения её целостности, сохранности и эффективности использования. Система обработки данных (СОД) – это набор аппаратных и программных средств, осуществляющих выполнение задач по управлению данными. Предметная область (ПрО) – часть реального мира, подлежащая изучению с целью организации управления и, в конечном итоге, автоматизации. Система БД включает два основных компонента: собственно базу данных; систему управления базами данных – СУБД Большинство систем обработки данных (СОБ) включают также программы обработки данных (прикладное программное обеспечение, ППО), которые обращаются к данным через системы управления базами данных (СУБД). Компоненты системы баз данных: В соответствии с рисунком СУБД обеспечивает выполнение двух групп функций: предоставление доступа к базе данных прикладному программному обеспечению (или квалифицированным пользователям); управление хранением и обработкой данных в БД. Таким образом, обращение к базе данных возможно только через СУБД. Уровни представления данных Современная технология баз данных основана на концепции многоуровневой архитектуры СУБД. Эти идеи впервые были сформулированы в отчёте рабочей группы по базам данных Комитета по планированию стандартов Американского национального института стандартов (ANSI/X3/SPARC). Этот отчёт был опубликован в 1975 г. В нём была предложена обобщенная трёхуровневая модель архитектуры СУБД, включающая концептуальный, внешний и внутренний уровни. Каждый из этих уровней может считаться управляемым, если он обладает внешним интерфейсом, который обеспечивает возможности определения данных. В этом случае становятся возможными формирование и системная поддержка независимого взгляда на БД для какой-либо группы персонала или пользователей, взаимодействующих с БД через интерфейс данного уровня Уровни представления данных Концептуальный уровень архитектуры ANSI/SPARC служит для поддержки единого взгляда на базу данных, общего для всех её приложений и независимого от них и от среды хранения. Концептуальный уровень представляет собой формализованную информационно-логическую модель предметной области (ПрО) информационной системы. Описание этого представления называется концептуальной схемой или схемой БД. Внутренний уровень архитектуры поддерживает представление данных в среде хранения и пути доступа к ним. На этом архитектурном уровне БД представлена в полностью "материализованном" виде, тогда как на других уровнях идёт работа на уровне отдельных экземпляров или множества экземпляров данных. Описание БД на внутреннем уровне называется внутренней схемой или схемой хранения. Внешний уровень архитектуры БД предназначен для групп пользователей. Описание представления данных для группы пользователей называется внешней схемой. Наличие внешнего уровня позволяет поддерживать разное представление одних и тех же данных для различных групп пользователей или задач. Базы данных в экономических системах Управление современным предприятием в условиях рыночной экономики представляет собой сложный процесс, включающий выбор и реализацию определенного набора управленческих воздействий на текущих временных отрезках с целью решения стратегической задачи обеспечения его устойчивого финансового и социальноэкономического развития. Информационные технологии, достигшие в последнее десятилетие нового качественного уровня, в значительной мере расширяют возможности эффективного управления, поскольку представляют в распоряжение менеджеров, финансистов, маркетологов, руководителей производства всех рангов новейшие методы обработки и анализа экономической информации, необходимой для принятия решений. Информационные технологии в экономике и управлении - это комплекс методов переработки разрозненных исходных данных в надежную и оперативную информацию механизма принятия решений с помощью аппаратных и программных средств с целью достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления. Информационные технологии в экономике и управлении базируются на основе аппаратных средств и программных продуктов. Аппаратные средства относятся к числу опорных технологий. Опорные технологии – это такие информационные технологии, которые могут применяться в любой сфере человеческой деятельности. Базы данных в экономических системах Все виды информационных систем и сетей, технологий и средств их обеспечения составляют специальную отрасль экономической деятельности, развитие которой определяется государственной научно – технической и промышленной политикой информатизации. Этапы жизненного цикла автоматизированной информационной системы 1 этап разработка 2 этап ввод в эксплуатацию 3 этап эксплуатация 4 этап списание Информационные технологии являются функциональными компонентами других видов технологий (к примеру, производственные, организационные, социальные) и выполняют роль их интеллектуального ядра. Использование информационных технологий позволяет значительно повысить эффективность этих технологий, сокращая затраты других видов ресурсов общества. Преимущества ведения и хранения БД в экономических системах Базы данных в экономических системах представляют собой качественно новый этап в организации данных. Снижение трудоемкости. При решении вопросов экономики и управления предприятием значительно меньше времени будет затрачено на ввод требуемой информации единожды. Любая информация, к примеру о сотрудниках предприятия, может быть сформулирована один раз и быть доступной для всех информационных подсистем (кадровый учет, планирование, финансовое управление и многие другие). Возможность независимости сбора и актуализации данных. Актуализация данных – обновление собранных данных на определенную дату. Данное преимущество обосновывается тремя подходами: o Во-первых, появляется возможность разновременной актуализации без опасения по поводу возникновения глобальных ошибок. o Во-вторых, появляется возможность модернизировать пакеты прикладных программ, работающие с базой данных, не нарушая функционирование самой базы программ других подразделений. o В-третьих, возможность отделения базы данных от прикладных программ позволяет ускорить внедрение или модернизацию средств информационных технологий при разделении работы между группами внедрения или поддержки. Основные способы обработки данных Иметь дело с обширными таблицами, содержащими как основные, так и производные данные, приходится во многих областях жизни. В частности, это относится ко всем видам финансовой и учетной деятельности. В докомпьютерную эпоху такие таблицы вели вручную: основные данные вписывали, производные данные вычисляли на арифмометрах, а сама таблица либо имела вид большого разграфленного листа бумаги (ведомости), либо хранилась в виде картотеки. Автоматизация табличных расчетов во много раз повышает эффективность и качество работы. Компьютерные программы, предназначенные для хранения и обработки данных, представленных в табличном виде, называют электронными таблицами. Первые программы электронных таблиц появились вместе с первыми персональными компьютерами. В начале 80-х годов электронные таблицы SuperCalc буквально произвели переворот в сознании людей, занимавшихся экономическими и финансовыми расчетами. Основные способы ведения и хранения баз данных (на примере Microsoft Office) При создании таблиц можно использовать различные программы Microsoft Office, они во многих случаях подходят лучше других. Для создания таблицы со сложным графическим форматированием, таки как маркированные списки, нестандартная табуляция, нумерация, выступы, индивидуальное форматирование ячеек и разбиение ячеек по диагонали, необходимо использовать Microsoft Word. Для создания таблицы, которая включает сложные вычисления, статистический анализ, сортировку или диаграммы, следует использовать Microsoft Excel. Для создания таблицы, которую можно легко включить в презентацию, следует использовать Microsoft PowerPoint. Для создания таблицы с мощными средствами реляционной базы данных и создания отчетов используется Microsoft Access. Microsoft Access Microsoft Access - реляционная система управления базами данных (СУБД) корпорации Microsoft, входящая в состав пакета Microsoft Office. Access дает возможность автоматизировать часто выполняемые операции (например, расчет заработной платы, учет материальных ценностей и т.п.). С помощью Access можно не только разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, но и составлять сложные отчеты. Применение реляционной СУБД помогает упростить структуру данных и таким образом облегчить выполнение работы. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на другом компьютере или на сервере, а также использовать таблицу, созданную в СУБД Paradox или Dbase. Данные Access очень просто комбинировать с данными Excel. Система Access содержит набор инструментов для управления базами данных, включающий конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Кроме того, Access можно рассматривать и как среду для разработки приложений. Пример проектирования БД в Access Основные способы ведения и хранения баз данных (на примере 1С: Предприятие) Профессионально-компьютерная программа 1С: Предприятие является системой программ для автоматизации различных областей экономической деятельности, организаций и учреждений, независимо от их вида деятельности и формы собственности, с различным уровнем сложности учета. Все составляющие системы программ 1С: Предприятие можно разделить на Технологическую платформу и Конфигурации. Технологическая платформа представляет собой набор различных механизмов, используемых для автоматизации экономической деятельности и не зависящих от конкретного законодательства и методологии учета. Конфигурации являются собственно прикладными решениями. Каждая конфигурация ориентирована на автоматизацию определенной сферы экономической деятельности и, разумеется, отвечает принятому законодательству. Основные способы ведения и хранения баз данных (на примере 1С: Предприятие) Стандартные «компоненты» 1С: Предприятия: Компонент «Бухгалтерский учет» предназначен для ведения учета на основе бухгалтерских операций. Он обеспечивает ведение планов счетов, ввод проводок, получение бухгалтерских итогов. Компонент используется для автоматизации бухгалтерского учета в соответствии с любым законодательством и методологией учета. Компонент «Расчет» предназначен для выполнения сложных периодических расчетов. Он может использоваться для расчета заработной платы любой сложности, расчетов по ценным бумагам и других видов расчетов. Компонент «Оперативный учет» предназначен для учета наличия и движения средств в самых различных разрезах в реальном времени. Он используется для учета запасов товарноматериальных ценностей, взаиморасчетов с контрагентами и т.д. Компонента позволяет отражать в учете операции хозяйственной жизни предприятия непосредственно в момент их совершения. Компонент «Управление распределенными информационными базами» - для тех организаций, в которых необходимо поддерживать единую автоматизированную систему в нескольких территориально удаленных точках (подразделениях, филиалах, складах и т.д.) Различные версии продуктов системы программ 1С: Предприятия могут использоваться в организациях с различными объемами информации, различным количеством пользователей автоматизированной системы и различной интенсивностью работы пользователей. Заключение Информационные технологии – новая, формирующая наука. Но уже сейчас можно говорить о том, что применение информационных технологий может повысить в значительной степени эффективность систем управления. В распоряжении экономистов и руководителей находится мощный арсенал аппаратных и программных средств, который за последние годы стал более доступным и совершенным. Рациональное обоснование выбора необходимых информационных технологий и грамотное их использование на предприятии позволяет существенно повысить конкурентоспособность продукции и предприятия в целом, снизить трудоемкость рутинных работ, ускорить процессы получения информации, необходимой для принятия управленческого решения. Затраты на внедрение информационных технологий не только окупаются, но и дают прибыль. Информационные системы будут стремительно эволюционировать и дальше, давая толчок в развитии науки экономических и управленческих информационных технологий и приобретая все большую значимость как важнейший инструмент научно – технического и социально – экономического развития общества.
