МИНОБРНАУКИ РОССИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «НИЖЕГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМ. Р.Е. АЛЕКСЕЕВА» (НГТУ) ИНДИВИДУАЛЬНОЕ ЗАДАНИЕ НА ПРОИЗВОДСТВЕННУЮ ПРАКТИКУ по получению профессиональных умений и опыта профессиональной деятельности по документоведению Студента гр. 20-ДиАзТ Дмитриевой Алины Олеговны Направление: 46.03.02. Документоведение и архивоведение код и наименование направления подготовки Образовательная программа: Архивы и делопроизводство государственных, муниципальных и коммерческих организаций. Место прохождения практики: Редакция научной литературы НГТУ Время прохождения практики: Дата начала и окончания практики: рассредоточенная по 7 семестру. Введение Глава 1. Характеристика информационно-справочных документов 1.1. Понятие, цели и назначение информационно-справочной докуметации 1.2. Виды и разновидности информационно-справочных документов 1.3. Свойства и функции справочно-информационных документов 1.4. Виды справочно-информационных документов Глава 2. Составление и оформление информационно-справочных документов 2.1. Требования к оформлению справок 2.2. Требования к оформлению записок 2.3 Составление и оформление отдельных видов СИД Заключение Список использованной литературы Введение Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранению. Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения. Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.Определим, что целью данной работы является глубокое и всесторонне изучение справочно-информационных документов, используемых в деятельности предприятия. Глава 1. Характеристика информационно-справочных документов 1.1 Понятие, цели и назначение информационно-справочной документации Информационно-справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений. Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов. Такие информационно-справочные документы, как докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты являются основным средством внутренних коммуникативных связей организации. Они могут быть подготовлены на компьютере или составлены от руки и подписаны их составителем. Письма, телеграммы, телефонограммы, факсы являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей, поэтому они должны быть подписаны одним из руководителей организации.Так же информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. В составе информационно-справочной документации выделяют: 1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней). 2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики). 3. Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней). Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие наиболее важное значение для кадровых вопросов. Справка — документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какойлибо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т. п. Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка может готовиться как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Служебная записка — форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, письменное сообщение для использования внутри организации. 1.2. Виды и разновидности информационно-справочных документов Документы этой системы играют служащую роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документом. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения. Особенность этих документов являются то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю предприятия, от подведомственной организации в вышестоящую. Информационно-справочные документы – это документы, которые содержат информацию и справочные данные, предназначенные для использования в качестве источника информации или для получения ответов на конкретные вопросы. Они представляют собой средство организации и хранения информации, которая может быть использована для различных целей. Основная цель информационно-справочных документов – предоставить пользователю необходимую информацию и помочь ему в решении конкретных задач. Они могут содержать различные типы информации, такие как факты, статистические данные, описания процедур, инструкции, справочные таблицы и т.д. Информационно-справочные документы имеют определенную цель и выполняют ряд задач, которые помогают пользователям получить необходимую информацию или решить конкретные задачи. Вот некоторые из основных целей и задач информационно-справочных документов: Предоставление информации Одной из основных целей информационно-справочных документов является предоставление пользователю необходимой информации. Это может быть информация о конкретной теме, процедуре, продукте или услуге. Документы могут содержать описания, объяснения, инструкции, справочные данные и другую информацию, которая помогает пользователям разобраться в определенной области. Организация информации Информационно-справочные документы также помогают организовать информацию таким образом, чтобы пользователи могли легко найти нужные им данные. Они могут содержать структурированные разделы, содержание, индексы, ссылки и другие элементы, которые облегчают поиск и навигацию по документу. Решение проблем и задач Информационно-справочные документы могут быть разработаны для решения конкретных проблем или задач пользователей. Они могут содержать шаги, инструкции или рекомендации по выполнению определенных действий или процедур. Например, это могут быть инструкции по установке программного обеспечения, руководства по ремонту или решению проблем с техникой. Обновление и актуализация информации Информационно-справочные документы должны быть актуальными и обновляться при необходимости. Они могут содержать даты публикации, версии или другую информацию, которая указывает на актуальность документа. Обновление информации позволяет пользователям получать актуальные данные и решать свои задачи на основе последних сведений. В целом, информационно-справочные документы служат важным инструментом для предоставления информации, организации данных и решения задач пользователей. Они помогают пользователям получить необходимую информацию и решить конкретные проблемы или задачи. Подобные документы предназначаются для передачи сведений от одного адресата другому или для фиксирования информации. В случае одобрения содержания документа проставляется резолюция руководителя, что служит основанием для принятия решений при выборе способа управленческого воздействия. В информационно-справочных документах не содержатся поручения, нет обязательств по их выполнению. Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные документы: протоколы, акты, справки, записки, переписка и др. Информационно-справочные – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Виды информационно-справочных документов: справка; докладная записка; объяснительная записка; протокол; акт; письма; телеграмма, телефонограмма. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации. Отдельные разновидности этих документов, например переписка, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами. Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указыва- ются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении может проставляться резолюция руководителя и отметка об исполнении документа. Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются копии документов об образовании, анкета, автобиография и другие).Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения («прошу принять...», «прошу проверить состояние ...»), а затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения текста свободная. Заявление подписывается автором и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и тому подобное). 1.3. Свойства и функции справочно-информационных документов Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность. Юридическая сила документа. Какое свойство документа можно назвать юридической силой? Это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Что влияет на приобретение документом юридической силы? 1. Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства. 2. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами. Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др. Оригинальность документа. Слово "оригинал" происходит от латинского слова "originalis", что означает - первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность. Нередки "умноженные оригиналы", т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом. Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками. Черновик - это документ в предварительной редакции. Черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Беловик - это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати. Оригиналы служебных документов могут печататься на бланках. Различают автографы - документы, переписанные или правленные (после перепечатки или переписки) рукою автора. Подлинность документа. Как синоним слова оригинал употребляется подлинник, что в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Копийность документов. Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу. Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией. Само понятие копия (лат. сopia - множество) связано с размножением оригинала любого вида. Среди копий различаются: Выписка - копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом. Особый вид - фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факсимильных, автоматических копий. Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных автоматически, т.е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия с копии. Юридическая сила копий: 1) копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц. 2) свидетельство юридической силы копии документа - отметка о ее заверении. Заверение копий должно производится самой организацией или, по необходимости, нотариусом. Нотариального заверения обычно требуют для копий учредительных документов организации, которые представляются в различные государственные структуры (судебные, налоговые и лицензионные органы, комитеты по управлению имуществом и т.д.) Но в принципе любая копия документа, не противоречащего закону и имеющего юридическое значение, может быть заверена нотариально. Нотариус сличает подлинник с копией и заверяет ее. Запрещается нотариальное свидетельствование копий паспортов, военных билетов, служебных удостоверений. Сами организации имеют право заверения документов, создающихся в этих организациях. Также организации могут заверять документы граждан при приеме на работу (диплом, аттестат, удостоверение на льготы и т.д.) Копии заверяются руководителем организации или уполномоченным должностным лицом (например, начальником отдела кадров или зав. канцелярией). Заверенные копии, направляемые в организации, удостоверяются печатью. Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на: 1) ретроспективную (относящуюся к прошлому); 2) оперативную (текущую); 3) перспективную (относящуюся к будущему). Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч. Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации. Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ. Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить. Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция: 1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.); 2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.). 1.4. Виды справочно-информационных документов Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: приказ, протокол, служебная записка, контракт, доверенность, акт, справка, докладная записка, письма, телеграмма, телефонограмма и др. Приказ является одним из наиболее важных документов предприятия. Это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач. Приказы по организационной работе предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другие производственные вопросы относятся к приказам по основной деятельности. Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа: согласование проекта; подписание руководителем. Проект приказа готовится специалистами предприятия по поручению руководителя. Приказы оформляются на бланках предприятия для внутренних документов. Приказ должен иметь название вида документа, дату и №. Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года. Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу. Протокол – это распорядительный документ, который содержит в себе запись всего происходящего на собрании, заседании. Протокол обычно составляется секретарем или другим назначенным лицом непосредственно на заседании Основная часть текста протокола разбита на несколько составляющих. В каждом разделе могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПАЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Данные слова пишутся прописными буквами с нового абзаца. Протоколы могут быть двух видов: краткий и полный. Краткий протокол содержит в себе фамилии докладчиков, темы докладов. Полный протокол содержит записи всех докладов. Докладная записка – это информационно-справочный документ, который составляется на имя руководителя компании или вышестоящей инстанции. Докладная записка готовится либо по инициативе работника, либо по требованию руководства. Цель докладной записки – информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения. Иногда докладная записка может носить просто информационный характер, т.е. информировать о завершении или ходе выполнения работ, задач. Докладная записка обычно состоит из двух частей: в первой описывается сложившаяся ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы, делаются конкретные выводы. Докладная записка содержит следующие реквизиты: адресат (кому предназначена докладная записка: наименование должностного лица, его фамилия, инициалы); дата и номер документа; место (город) составления; наименование документа (Докладная записка); заголовок к тексту документа (начинается со слов «О …», «Касательно …»); текст докладной записки; личные данные составителя (должность, фамилия, инициалы); подпись адресанта (составителя). Служебная записка — это информационно-справочный документ внутренней деловой переписки, принятый в компании, осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками, которые не находятся в прямом подчинении. Служебная записка содержит в себе какие-то деловые вопросы, касающиеся работы отдела или конкретного сотрудника, решение которых зависит от другого структурного подразделения компании либо сотрудника. Например, просьба о чем-либо, предложение чего-либо и другое или просто какое-то объявление, инструкция, извещение и прочее. Служебная записка оформляется на листе форматом А4, если в организации не ведется электронный документооборот. Служебная записка состоит из следующих частей: «шапка», где указывается, кому она адресована (должность, фамилия, имя, отчество в дательном падеже); дата составления и номер служебной записки; наименование документа (Служебная записка); заголовок к тексту документа (говорит о предмете служебной записки); текст документа; должность составителя, подпись и расшифровка подписи – фамилия, имя, отчество автора служебной записки; Справка – это документ оперативной информации, который содержит в себе описание и подтверждение каких-либо фактов и событий: справка о подтверждении места учебы или работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, медицинская справка и прочее. В некоторых справках адресата не указывают, а в конце текста документа пишут, для какой цели выдана справка и ставят печать организации, которой была выдана справка. Доверенность- это документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя. По своему назначению доверенность является документом для представительства доверенного лица от имени доверителя перед третьими лицами. Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами.Первый экземпляр направляется на телетайп, второй - подшивается в дело. Информация, не подлежащая передаче (почтовый адрес отправителя, подпись должностного лица, дата), печатается строчными буквами (кроме заглавных) после черты, отделяющей эти реквизиты от текста, который подлежит передаче. Если предприятие имеет условный телетайпный адрес, например “Контакт”, то вместо адреса указываются условные обозначения. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания (если при этом не искажается содержание), без переноса слов. Текст не должен заканчиваться цифрами. В ответной телеграмме следует указывать номер и дату документа без добавления слов “номер”, “Ваш”, “на Ваш”. Знаки препинания допускается обозначать условными сокращениями: точка - ТЧК, запятая - ЗПТ, двоеточие - ДВТ, кавычки - КВЧ. Условно обозначается также слово “номер” - HP. Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем предприятия и заверяется печатью. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса и прилагается список адресатов. Международные телеграммы печатаются русским и латинским шрифтом. Текст международной телеграммы печатается через два интервала, прописными буквами, без красной строки, абзацев, переноса слов и исправлений. Адрес международной телеграммы включает: отметку о категории телеграммы, наименования адресата, наименование пункта или страны назначения. Текст международной телеграммы подписывается руководителем предприятия и заверяется печатью. В левом нижнем углу международной телеграммы указывается номер, дата, фамилия исполнителя, номер служебного телефона. Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование предприятия, вид документа, дата, индекс, место составления, адресат, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограммы применяются листы бумаги формата А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам,то прилагается список учреждений - адресатов и номеров телефонов. Глава 2. Составление и оформление информационно-справочных документов 2.1. Требования к оформлению справок Справка - это документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов, событий служебного или биографического характера. Справка является документом информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов. В делопроизводстве различаются служебные справки, отражающие вопросы основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолженности по заработной плате и т.п.), и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, так называемые личные справки (о заработной плате, о трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы (учебы) и т.п.). В государственных архивах и архивах организаций составляются также архивные справки. Архивная справка - это официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов. Архивные справки выделяются в отдельную категорию документов, имеют свои особенности составления и оформления. Служебные справки делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, и внутренние. Поскольку внешняя справка является исходящим документом, на ней должен быть указан адресат, который оформляется в соответствии с установленными требованиями. Как правило, при оформлении внешних справок используются следующие виды адресования: - руководителю вышестоящего органа; - организации в целом; - структурному подразделению организации; - конкретному должностному лицу организации (не руководителю). Внешние справки подписываются руководителем организации (его заместителем) или иным уполномоченным лицом. Некоторые справки подписываются двумя должностными лицами, несущими ответственность за достоверность указанных в документе сведений. Справка о задолженности по заработной плате может быть подписана руководителем организации и главным бухгалтером. Внутренние справки не выходят за пределы организации и классифицируются как внутренние документы. Они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Состав реквизитов, используемых при составлении внутренней справки, идентичен составу реквизитов внешней справки, за исключением реквизитов бланка. Автор - составитель внутренней справки (структурное подразделение организации) указывается в заголовочной части документа в левом верхнем углу. Наименование организации, как правило, включается в наименование должности руководителя организации, при оформлении реквизита «адресат». В справках, составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемом объекте, причины, цели обследования. Далее в справке указываются установленные факты, описываются события по существу, нарушения, несоответствия законам и другим нормативным актам либо отмечаются положительные стороны работы. Могут указываться фамилии конкретных должностных лиц, структурные подразделения - исполнители, точные даты либо хронологические рамки. 2.2. Требования к оформлению записок Докладная записка - документ информационно-справочного характера. Может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию. В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные. В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации). Внутренние записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель. Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4. Подписывает их руководитель организации. Датой документа считается дата ее подписания. Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ должны представляться руководству постоянно. Текст докладной записки делится на две части. Первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - выводы, мнения составителя - организации или должностного лица. Справки составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки. Текст такой справки состоит из двух частей. В первой Части справки излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - приводятся конкретные данные. Выводов и предложений в справке не приводят. Это отличает ее от докладной записки. В справке фиксируют сведения на определенном отрезке времени. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которые приходятся сведения, приведенные в документе. Например, "О... за 1 квартал 2008 года". Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений. В справках могут приводиться таблицы. Оформление различных информационно-справочных документов имеет много общего. Письма, докладные записки, справки, направляемые за пределы организации (например, в органы власти, в вышестоящие инстанции и др.), готовят исполнители по заданию руководителя. Оформляются эти документы на бланках, подписывают их руководители организации (или их заместители). Докладные и объяснительные записки, справки, которые используются в пределах одной организации, оформляются на обычном листе бумаги. В этом случае они могут быть даже рукописными; подписывают их либо сами исполнители (составители), либо руководители структурных подразделений. Но состав реквизитов, порядок расположения и правила оформления унифицированы, закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003 и являются едиными для всех документов. Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй - анализ ситуации или вопроса, в третьей - выводы и предложения. Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например, справка о текучести кадров за 1 квартал 2010 года. Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе обучения водителей электропогрузчика в учебном комбинате в апреле 2010 г. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Итак, справки, относящиеся к организационно-распорядительной документации, обычно делят на две группы: - те, что описывают факты и события, связанные с основной деятельностью организации; - те, что подтверждают сведения биографического или служебного характера о человеке. Справки, составляющие вторую группу, являются более распространенными в настоящее время. К ним относятся справки о подтверждении занимаемой должности, трудового стажа, места обучения и т.д. Эта группа справок является внешними, т.е. предназначается для представления в другие организации. Справки, относящиеся к первой группе, могут быть как внешними, так и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (часто вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Сегодня внутренние справки используются достаточно редко и не во всех организациях. Поэтому сначала рассмотрим требования к оформлению внешних справок. 2.3 Составление и оформление отдельных видов СИД Носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации. Акт – СИД, составленный для подтверждения установленных фактов или событий. Состоит из вводной части и констатирующей части. –В вводной части – основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт, и лица, присутствующие при этом. –В констатирующей части – фиксируются факты, излагаются выводы, предложения, приводятся заключения. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в составлении без указания должностей, и утверждается РД или руководителем. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, конференциях, собраниях. Составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги. Текст протокола состоит из 2 частей: вводной и основной. Вводная подразделяется на постоянную и переменную. Переменная часть содержит инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Основная часть содержит разделы: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ». Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки бывают 2 видов: 1)подтверждающие события в производственной деятельности предприятия; 2)подтверждающие юридические факты (место работы, проживания и т.д.) Служебное письмо – СИД, передаваемый по почте, который служит средством общения с частными лицами и учреждениями с целью сообщения какой-либо информации. Телеграмма – документ, который передается по телеграфу. (правительственные, срочные, международные). Документ может утверждаться должностным лицом, а также специально издаваемым документом. Состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и знаков препинания после этого слова), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, ее расшифровки и даты. При утверждении документа неск. должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. Если документ утверждается постановлением, решением, приказом, указанием, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», наименования утверждающего документа в творит. падеже, его даты и номера. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Документы с грифом утверждения м.б. акты, нормативы, отчеты, положения, планы, сметы, уставы, формы, инструкции, задания, перечни и т.д. ЗАКЛЮЧЕНИЕ практики является получение первичных навыков архивной работы: комплектование архива; требование к оформлению дел; экспертиза ценностей; непосредственное хранение архивных документов, а также организация всестороннего использования документальной информации. На базе практических заданий возникает первый опыт в такой деятельности как шифровать архивные дела, искать необходимую информацию в соответствии с правилами поиска документальной информации. В ходе архивной практики я ознакомилась с управленческо-организационной структуры Государственного Пермского Краевого архива, организацией работы архивного учреждения, ее принципы и методы отбора документов, подлежащих архивному хранению; способы и условия хранения, обеспечивающими полную сохранность документов; процесс создания системы информации о содержании документов; организация всестороннего использования документальной информации. Изучая классификацию документов я пришла к выводу, что при оценивании документов необходим определённый анализ, который заключается в том, чтобы оценивать документы, исходя их функций организаций.. Т.к функции учреждений неравнозначны, следовательно, документы, созданные для их реализации, также неравнозначны в области информации. Исходя из этого при изучении документов, при их оценке возможно спрогнозировать войдут ли они в состава Архивного фонда страны. Подводя итоги своей работы во время практики нужно отметить,что многие термины и определения стали восприниматься намного понятнее. Такие понятия как «АФ РФ» ,«фондирование документов», «справочно-информационные системы» при более углубленном исследовании учреждения становятся яснее.. Конечно информации в такой науке, как архивоведение очень много и необходимо время для ее более точного и детального усвоения, усвоения всех терминов, умение ориентироваться в перечне нормативно-правовых документов. Более детально рассмотрела список источников комплектования архива, научилась анализировать по критериям количества, даты утверждения, переченя отраслей представленных в списке источников коиплектования.Научилась работать с информацией по сайту архива. Аналогично зашла на сайт нашего Краевого (Калининградской области) Архива, отыскав всю необходимую информацию о структуре организации,его источников комплектовпния ,размер фондов и т.д. Появилось желание посетить Архив и пообщаться с сотрудниками на тему внутреннего устройства организации, его функций и его работы. Список литературы 1. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Собрание законодательства РФ», 23.10.2004, N 5, ст. 410 2. Приказ Росархива от 29.04.2011 N 32 «Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности», Документ опубликован не был 3. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М.: 2007 4. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения: утв. Главархивом СССР 15.08.1988. М.: Главархив. 1989. п. 2.13. 5. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013. № 1185-ст.) М.: Стандартинформ, 2014. 16 с. 6. Афанасьева Л.П. Проблемы и перспективы нормативно-правового регулирования экспертизы ценности документов на современном этапе / Л.П. Афанасьева, Н.А. Муравьева // Вестник ВНИИДАД. – 2019. – № 6. – С. 31-44.