Офисные технологии -метод указ и зад

Министерство образования и науки РФ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
Восточно - Сибирский государственный университет технологий и управления
(ФГБОУВПО ВСГУТУ)
Кафедра «СИСТЕМЫ ИНФОРМАТИКИ»
Методические указания по выполнению индивидуальных заданий по
дисциплине «ОФИСНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ»
для студентов заочной формы обучения в полные и сокращенные сроки
всех направлений подготовки бакалавров
Составитель: доц. А.Е. Бордоева
Улан - Удэ
2014
Уважаемые студенты!
Мы начинаем с вами изучение дисциплины «Офисные технологии», которая является
продолжением курса «Теоретические основы информатики». Предметом изучения являются технологии автоматической обработки информации разного типа с помощью ЭВМ. К
ним относятся: обработка текстовой, табличной, графической информации, а также создание и ведение баз данных. Так как на ЭВМ технологии реализуются с помощью программных приложений, то практическая реализация обучения будет опираться на приложения, входящие в состав интегрированного пакета Microsoft Office, а именно:
1. Технологии обработки текстовой информации – текстовый процессор MWORD.
2. Технологии обработки табличной информации – табличный процессор MEXCEL.
3. Технологии обработки структурированной информации - табличный процессор MEXCEL.
Цель изучения дисциплины – получение знаний, умений и навыков работы в среде указанных приложений. Для этого вам будут представлены методические указания для выполнения практических заданий по каждой теме непосредственно на компьютере и варианты
заданий для контрольного выполнения.
Процесс изучения каждой темы включает следующие этапы:
1. Ознакомление с теоретическим материалом, который дан в начале каждой темы.
2. Выполнение заданий на компьютере, сопровождающих методические указания.
3. Выполнение контрольных заданий и предоставление их преподавателю на сессии.
Тематика теоретического материала для самостоятельного изучения.
1. Информация, действия над информацией – информационный процесс.
2. Информационные технологии как методы обработки информации. Классы ИТ. Офисные технологии.
3. Технические средства реализации ИТ. Классы ЭВМ. Архитектура ЭВМ по принципу Джон фон
Неймана. Устройства ПК. Состав системного блока и характеристика и назначение составных частей.
4. Организация хранения информации в памяти ЭВМ. Оперативное хранение, структура ОЗУ, назначение ячейки и разряда (бита). Долговременное хранение, виды устройств такого хранения.
Структура диска (дорожки, сектора, кластеры). Файловая структура. Обозначение файла и папки.
Дерево папок и файлов. Корневая папка. Полный путь к файлу. Действия над файлами и папками
и средства для их выполнения.
5. Инструментальные средства реализации ИТ. Понятие и виды программ. Уровни программного
обеспечения. Системное и прикладное программное обеспечение. Операционные системы. Универсальное прикладное программное обеспечение.
6. Программные приложения для обработки текста, табличных данных, графики, структурированных
данных. Текстовые редакторы и процессоры, табличный процессор, графические редакторы, системы управления базами данных (СУБД).
7. Защита информации. Резервное копирование файлов. Архивация файлов. Антивирусные средства.
Защита информации в вычислительных сетях.
8. Вычислительные сети, назначение и виды. Каналы (линии) связи и средства подключения к ним.
Аппаратное и программное обеспечение сетей. Сетевые ОС. Виды топологий сети. Глобальная
сеть Интернет. Назначение и виды протоколов. Службы передачи данных по сети. Понятие адреса
компьютера в сети – IP – адрес и URL – адрес.
Контрольная работа состоит из трех заданий:
1. Реферат на заданную тему, оформленный в среде текстового процессора MWORD.
2. Решение задачи путем вставки пользовательских формул в среде MEXCEL.
3. Решение комплексной задачи с применением стандартных функций, вставки диаграмм и
применение таблицы EXCEL как базы данных.
Итак, в добрый путь за знаниями!
2
Введение.
Информация – это любые сведения о состоянии и свойствах объектов, явлений и процессов окружающего нас мира. Выполнение действий над информацией называется информационным процессом обработки информации. Методы для обработки информации носят
название информационных технологий, а средства реализации этих методов – информационных систем.
В качестве средств автоматизированной обработки информации применяются ЭВМ,
работа которых управляются программами. Следовательно, информационные технологии
реализуются в виде прикладных программ разного вида в зависимости от типа обрабатываемой информации (таблица 1)
Таблица 1
Тип информации
Текст
Табличные данные
Структурированные данные
Графические изображения
Аудио и видео информация
Вид программы
Текстовый редактор или процессор
Табличный процессор
Системы управления базами данных (СУБД)
Графический редактор
Средства мультимедиа
Как уже говорилось, практическая часть изучения курса «Офисные технологии» подразумевает получение навыков работы с программными приложениями для обработки текстовой информации MWORD и информации в табличной форме MEXCEL, являющихся составной частью офисного пакета MOFFICE.
Раздел 1. Получение навыков работы в среде текстового процессора MWORD.
Предлагается самостоятельно получить навыки работы с этим приложением. Для этого
необходимо оформить реферат на тему, указанную в варианте контрольного задания, в среде
этой программы.
Рекомендации по оформлению документа:
1. Размер листа – формат А4.
2. Установить следующие параметры страницы – расстояние от краев листа до текста командой Разметка страницы, Параметры страницы, Поля: верхнее – 2 см, левое
– 2,5 см, нижнее – 2 см, правое – 1,5 см.
3. Оформление абзаца:
a) абзацный отступ (красная строка) – 1 см. Для этого передвинуть верхний бегунок на линейке на 1 см;
b) выравнивание всего документа по ширине – установить соответствующей кнопкой команды Главная, Абзац;
c) междустрочный интервал – одинарный (1,0) - установить соответствующей
кнопкой команды Главная, Абзац.
4. Параметры шрифта:
a) вид шрифта – Times New Roman;
b) размер шрифта – 12 пт;
c) стиль шрифта – обычный.
5. Предусмотреть вставку различных объектов: рисунков, таблиц, эффектов с помощью инструмента Word Art, буквицу, колонки, номера страниц и т.п.
6. Объем документа – не менее 8 -10 страниц.
Реферат представить в распечатанном и электронном варианте.
3
Варианты тематик рефератов.
ВАРИАНТ 1.
Тема реферата: «Понятие информации».
1. Разные определения информации.
2. Виды информации: по области возникновения, по способу передачи и восприятия, по
способу управления, с точки зрения обработки на ЭВМ.
3. Свойства информации.
4. Мера измерения информации.
5. Единицы измерения информации с точки зрения обработки на ЭВМ.
6. Действия над информацией.
ВАРИАНТ 2.
Тема реферата: « Информационные технологии и системы».
1. Понятие технологии. Виды технологий.
2. Информационная технология (ИТ), поколения ИТ.
3. Классы ИТ: по способу обработки, по инструментарию, по виду обрабатываемой информации.
4. Офисные технологии. Состав пакета MOFFICE.
5. Информационные системы, назначение, состав подсистем.
ВАРИАНТ 3.
Тема реферата: «Технические средства реализации ИТ».
1. Назначение ЭВМ. Поколения ЭВМ.
2. Классы ЭВМ: по назначению, по специализации, по совместимости базовой платформы.
3. Архитектура ЭВМ по принципу Джон фон Неймана. Виды устройств и назначение каждого из них.
4. Устройства ПК. Состав системного блока и характеристика и назначение составных частей.
ВАРИАНТ 4.
Тема реферата: «Периферийные устройства ПК».
1. Базовая периферия, назначение каждого устройства.
2. Виды и характеристика клавиатуры, монитора и манипуляторов.
3. Дополнительная периферия, назначение каждого устройства.
4. Виды и характеристика сканеров, принтеров, модемов, звуковых колонок.
ВАРИАНТ 5.
Тема реферата: «Организация хранения информации в памяти ЭВМ».
1. Понятие хранения информации. Виды и устройства для хранения.
2. Оперативное хранение, структура ОЗУ, назначение ячейки и разряда (бита). Минимальный объем информации, хранимой в ОЗУ.
3. Долговременное хранение, виды устройств такого хранения.
4. Виды и структура диска. Назначение дорожки, сектора, кластера. Основные параметры
диска.
5. Программы для обслуживания диска: форматирование, сканирование, дефрагментация,
очистка. Дайте назначение этих действий и программ для их выполнения.
4
6. Файловая структура. Обозначение файла и папки. Дерево папок и файлов. Корневая
папка. Полный путь к файлу. Действия над файлами и папками и средства для их выполнения.
ВАРИАНТ 6.
Тема реферата: «Инструментальные средства реализации ИТ. СПО».
1. Технологические и функциональные задачи, возникающие при обработке информации на ЭВМ. Виды программ для решения этих задач.
2. Уровни программного обеспечения. Связь между программами уровней.
3. Системное программное обеспечение (СПО), назначение и состав.
4. Назначение и виды операционных систем. Дать характеристику ОС класса Dos,
Windows, Unix.
5. Служебное программное обеспечение.
6. Программы технического обслуживания.
ВАРИАНТ 7.
Тема реферата: «Инструментальные средства реализации ИТ. ППО».
1. Технологические и функциональные задачи, возникающие при обработке информации на ЭВМ. Виды программ для решения этих задач.
2. Уровни программного обеспечения. Связь между программами уровней.
3. Прикладное программное обеспечение (ППО), назначение и состав.
4. Универсальное ППО, состав, назначение каждой составной части (редакторы, электронные таблицы, СУБД, интегрированные пакеты, экспертные системы).
5. Метод – ориентированное и проблемно – ориентированное ППО.
ВАРИАНТ 8.
Тема реферата: «Программные приложения для автоматизированной обработки информации».
1. Этапы обработки текстовой информации. Табличные редакторы и процессоры:
различие между ними.
2. Что означает редактировать документ? Способы редактирование документа.
3. Форматирование документа, способы выполнения этого процесса.
4. Форматы сохранение текстовых документов.
5. Обработка табличных данных. Табличный процессор.
6. Обработка графики. Виды графических изображений. Отличие между растровой и
векторной графикой. Графические редакторы.
7. Обработка структурированных данных. Назначение и виды СУБД. Основные элементы реляционной СУБД.
ВАРИАНТ 9.
Тема реферата: «Защита информации».
1. Понятие защиты информации. Виды способов защиты.
2. Резервное копирование файлов. Простое копирование и упаковка файлов.
3. Архивация файлов. Понятие архивного файла. Разархивация файлов. Обслуживание архивов. Современные программы для создания и обслуживания архивов.
4. Понятие программного вируса. Виды вирусов. Способы заражения вирусом. Способы профилактики и антивирусные средства. Защита информации в вычислительных сетях.
5
ВАРИАНТ 10.
Тема реферата: «Вычислительные компьютерные сети».
1. Назначение вычислительной сети (ВС). Классификация по территориальной распределенности.
2. Каналы (линии) связи и средства подключения к ним.
3. Понятие топологии сети. Виды основных топологий сети
4. Аппаратное и программное обеспечение сетей. Сетевые ОС. Коммуникационные
узлы сети, назначение и виды (повторитель, коммутатор, маршрутизатор, шлюз).
5. Глобальная сеть Интернет. Назначение и виды протоколов. Службы передачи
данных по сети. Понятие адреса компьютера в сети – IP – адрес и URL – адрес.
Раздел 2. Получение навыков работы в среде табличного процессора MEXCEL
Решение задач во многих областях требует хранения и обработки информации, представленной в табличной форме. В таких случаях удобно использовать программы под названием табличный процессор. Структура программы - двумерный массив, состоящий из строк
и столбцов, поэтому эти программные средства называются еще электронными таблицами
(ЭТ). В электронной таблице можно не только хранить информацию, но и производить обработку данных путем создания формул. При этом однажды созданную формулу можно использовать многократно, изменяя исходные данные. Идеология функционирования и технология работы пользователя с ЭТ одинаковы для всех табличных процессоров. Различаются
они по функциональным возможностям. В настоящее время самой популярной ЭТ является
программное приложение Microsoft Excel.
Основные объекты Excel
1. Столбец. Таблица Excel содержит 256 столбцов. Каждый столбец имеет имя в виде
буквенного обозначения - A, B, C, ...Z, AA, AB,...AZ,...IV. Имена расположены в заголовке таблицы - координатной строке.
2. Строка - их в таблице 65536; нумеруются от 1 до 65536. Номера образуют координатный
столбец - левый столбец таблицы.
3. Ячейка расположена на пересечении строки и столбца. Каждая ячейка имеет уникальный
адрес, в котором указывается имя столбца и номер строки, на пересечении которых она
расположена- A1, D5, ....IV65536. По таблице передвигается курсор, занимающий одну
ячейку; ячейка, где находится курсор, называется текущей, и в данный момент времени с
ней выполняется определенное действие: ввод, редактирование, копирование, перемещение, удаление.
4. Блок ячеек - это прямоугольник, в котором указываются адреса ячеек левого верхнего и
нижнего правого углов: A1:C5. Если в выполняемом действии указан блок ячеек, то задействованы все его ячейки. Перед выполнением действия блок нужно выделить, допустим, с помощью мыши.
5. Рабочий лист - это созданная таблица для решения задачи, диаграмма, макрос, рисунок.
Стандартное имя листа - Лист1, Лист2,....
6. Рабочая книга- это файл, который хранится на диске с расширением .xls и содержит
один или несколько рабочих листов. По умолчанию рабочая книга имеет имя Книга1,
Книга2,....
7. Диаграмма- это графическое отображение данных таблицы. Может храниться на отдельном листе, а может сопровождаться текстом или таблицей.
8. Рисунок - создается с помощью панели инструментов Рисование в самой среде Excel
или может быть вставлен из другого графического редактора, например, PaintBrush.
9. Модули Visual Basic- программы, называемые макросами и созданные на встроенном
языке программирования Excel - Visual Basic for Application.
6
Типы данных
Для решения задач с помощью средств ЭТ используются следующие типы данных:
1. Текст- любая последовательность символов. Используются, в основном, для заголовков таблиц, строк, столбцов и комментариев.
2. Число – это константа в виде целого числа (25, -25), вещественного числа с фиксированной запятой (89,34) , вещественного числа с плавающей запятой (4,5Е-06).
3. Дата - это данные типа Дата, представленные в различных форматах, с которыми
можно производить арифметические и логические операции.
Например, 15.02.99
15/02/99
15 февраля
4. Время – это данные типа Время, представленные в разных форматах, над которыми
выполняются действия посредством стандартных функций.
Например, 18:23:45
5:34 PM 8:25:15 AM
5. Логические константы – это логические значения Истина и Ложь.
Ввод данных в ячейку
Основным объектом Excel для хранения и обработки данных является ячейка, в которую можно вводить числа, текст, даты, время, последовательные ряды данных и формулы.
Для входа в режим ввода из режима ГОТОВ достаточно установить курсор в заполняемую
ячейку и начать ввод. После окончания ввода нажать клавишу ENTER.
Ввод чисел
1. Целые числа - это последовательность цифр со знаком или без него. Введите в две любые
ячейки числа 28 и -28 (не забудьте нажать клавишу ENTER).
2. Вещественные числа с фиксированной запятой - это десятичные дроби, в которых целая
часть отделяется от дробной запятой. Введите числа 28,25
-3,875.
3. Вещественные числа с плавающей запятой - это числа в следующей форме: 1,5Е+08 что
соответствует числу 1,5*108 ;
2Е-08 соответствует числу 2*10-8. Введите эти числа.
Такая запись называется экспоненциальной формой записи числа и используется для очень
маленьких или очень больших по значению чисел. Для того, чтобы убедиться в этом, установите курсор в ячейки с введенными числами и просмотрите их значения в строке формул, т.е. такой вид они имеют в памяти ЭВМ.
Примечание:
a. Правильно введенное число прижимается к концу ячейки. Если число введено неверно, то оно располагается в начале ячейки, и его значение равно нулю.
Задание 1: введите число 78.35 и убедитесь в этом.
b. С помощью команды Главная, Число, Общий можно выбрать формат отображения содержимого ячейки на экране.
Задание 2: измените форматы введенных чисел по своему усмотрению. Верните в исходное состояние.
c. Если число не поместилось по ширине ячейки, то вся ячейка заполняется символом - #.
Для нормального отображения - изменить ширину ячейки (переместить границу
между именами столбцов в координатной строке) или выбрать шрифт меньшего размера.
Ввод текста
Текст - это последовательность любых символов. Если текст не помещается по ширине
ячейки, то он распространяется на соседние ячейки, если они пустые. В противном случае
обрезается по ширине колонки, но в памяти хранится полностью. Для отображения всего
7
текста нужно изменить ширину колонки, как указано выше. По умолчанию введенный текст
выравнивается по левому краю ячейки.
Выполните следующие задания:
1. Введите слово лето. Оно располагается в начале ячейки.
2. Введите полное название вашего факультета. Эта последовательность занимает несколько смежных ячеек, так как длина ячейки мала для нее. Для удобства такие длинные последовательности располагают в несколько строк в одной ячейке. Для этого нужно после
ввода текста выбрать команду Главная, Выравнивание кнопка Перенос текста. Расположите введенное название факультета в несколько строк. При необходимости расширьте
ширину столбца.
Задание 3: расположите в три строки в одной ячейке ваши фамилию, имя, отчество.
3. Для расположения введенной последовательности по центру ячейки как по горизонтали,
так и по вертикали, нужно выделить содержимое ячейки или диапазона ячеек и выполнить команду Главная, Выравнивание кнопка Выровнять по середине.
Задание 4: оформите шапку таблицы следующего вида:
АНКЕТНЫЕ ДАННЫЕ
№
ФИО
Пол
Дата
рождения
Место
рождения
Для расположения заголовка АНКЕТНЫЕ ДАННЫЕ по центру всех ячеек таблицы
необходимо выделить строку и нажать кнопку Объединить и поместить в центре команды
Главная, Выравнивание. Для обрамления таблицы нужно ее выделить и открыть меню кнопки Нижняя граница команды Главная, Шрифт и выбрать шаблон Все границы.
Создание и вставка арифметических формул
Арифметическая формула предназначена для выполнения арифметических операций
над числами с результатом в виде числа. Такая формула строится по таким же законам, как в
математике, но имеет одно существенное отличие: в формулах используются не имена переменных, как в математике, а ссылки на адреса ячеек с числовыми исходными данными,
над которыми выполняются соответствующие операции. Итак, формула начинается со знака
«=» и состоит из чисел, адресов ячеек с числами и знаков арифметических операций: сложение – «+», вычитание - « - », умножение –«*», деление – «/», возведение в степень –«^»,
определение процента от числа – «%».
Примеры записи арифметических формул
=A5+2
=4-C2
=A6*A8
= A9/B9+2
=A3*10%
=A8^4
Эти формулы содержат ссылки на ячейки, над содержимым которых выполняются
указанные операции. Ячейки предварительно должны быть заполнены числовыми данными.
Результат вставляется в активную ячейку в виде числа.
Примеры создания арифметических формул
Перед выполнением заданий удалите введенные ранее данные с рабочего листа нажатием клавиши DELETE на клавиатуре, предварительно выделив удаляемую информацию с
помощью мыши, или перейдите на новый лист щелчком мыши по его ярлыку.
8
Пример 1. Вычислить значение выражения: y=(b-a)/c-100
при а=200; b=300, c=50.
Структура таблицы:
Для создания такой таблицы необходимо:
1. В ячейку A1 занести заголовок: Вычисление значения выражения. Далее выделить блок
ячеек A1: D1 и нажать кнопку Объединить и поместить в центре.
2. В ячейки A2, B2, C2, D2 соответственно занести имена переменных a, b, c, y и разместить
по центру нажатием кнопки По центру команды Главная, Выравнивание.
3. В ячейки A3, B3, C3 соответственно занести числовые значения переменных a, b, c и разместить по центру нажатием кнопки По центру.
4. В ячейку D3 занесите формулу: =(B3-A3)/C3 -100. В результате получим число -98.
Примечание: рекомендуется при наборе формулы адреса ячеек вставлять щелчком мыши
по ячейке с соответствующим исходным числом. Это дает возможность избежать ошибок,
так как в качестве имен столбцов применяются латинские буквы.
5. Далее заполните указанными числами ячейки A4, B4, C4, A5, B5, C5, над которыми нужно
выполнить те же самые действия. Для этого достаточно распространить (скопировать)
формулу из ячейки D3 в ячейки D4, D5 следующим образом: установить курсор в нижний правый угол ячейки D3 (курсор примет вид черного крестика), нажать левую кнопку
мыши и провести по ячейкам D4, D5. В результате формула скопировалась в эти ячейки,
при этом изменились номера строк в адресах ячеек, что дает возможность выполнить соответствующие действия над данными строк 4 и 5 без набора формулы в ячейках D4 и D5.
Также формулу можно распространить и вправо по строке (изменится имя столбца). Выполните это действие и проанализируйте результат.
Следовательно, если одна и та же формула применяется для разных данных, расположенных в смежных ячейках, достаточно вставить ее в первую ячейку, а затем распространить в соседние ячейки вниз по столбцу или вправо по строке с помощью манипулятора (черного крестика), находящегося в нижнем правом углу копируемой ячейки.
6. Выделите таблицу и выполните ее обрамление с помощью кнопки Границы.
Пример 2. Вычислите значение выражения y=2*x – (a+z)/x. Структуру таблицы и исходные данные подобрать самостоятельно
Абсолютная и относительная адресация ячеек
Особенностью формулы Excel является то, что в ней используются ссылки на адреса
ячеек, над содержимым которых выполняются действия. При создании формул различают
абсолютную и относительную адресацию ячеек.
Абсолютная адресация – это ссылка на ячейки, адреса которых не меняются при копировании содержимого ячеек. Сама ссылка остается неизменной независимо от того, куда
скопирована ячейка с формулой. Поэтому абсолютную адресацию применяют тогда, когда в
разных ячейках выполняются действия над одним и тем же данным.
9
В случае относительных ссылок при копировании ячейки с формулой, адреса ячеек
изменяются на величину перемещения. Например, если осуществлен перенос ячейки с формулой на три ячейки вправо, то и адреса ячеек также изменяются на три (изменяется обозначение столбца). При копировании формулы вниз по столбцу изменяется номер строки. Применение относительных адресов удобно в том случае, если одни и те же действия выполняются над группой данных, расположенных в смежных ячейках, либо по столбцам, либо по
строкам. При этом формула вставляется в первую ячейку, затем копируется в остальные с
помощью манипулятора, как было показано выше при выполнении задания 1.
По умолчанию Excel использует всегда относительные ссылки. При применении абсолютных ссылок необходимо перед именем столбца и номером строки поместить знак доллара ($). Например, A1- относительный адрес;
$A$1- абсолютный адрес.
Пусть в ячейку С1 вставлена формула: =A1*$B$1. При копировании этой формулы в
ячейку C2 она примет вид: =A2*$B$1, т.е. относительный адрес A1 меняется на величину
перемещения и принимает вид A2, а абсолютный адрес $B$1 остается неизменным.
Убедитесь в этом, создав таблицу для вставки и копирования этой формулы для любых
исходных данных в ячейках A1, A2, B1.
Также символ доллар можно поместить только перед именем столбца ($A1); в этом
случае при копировании не меняется имя столбца. Если ссылка имеет вид- A$1, то неизменен номер строки.
Применение абсолютной адресации
Пример 3. Вычислить значение выражения z=(x+y)*c%, т.е. найти с % от суммы чисел x и
y. Значения x и y могут быть разными, а значение с не меняется (один и тот же %).
Структура таблицы:
Создание таблицы:
1. Занесите исходные данные.
2. В ячейку С3 занесите формулу =(A3+B3)*$C$1% и распространите в ячейки С4 и С5.
Убедитесь, что адрес $C$1 остался неизменным, так как является абсолютным, а остальные адреса изменились, так как являются относительными. Следовательно, абсолютный
адрес применяется для ячейки, содержимое которой не должно меняться при распространении формулы в смежные ячейки, а относительный адрес в случае использования в формулах разных исходных данных.
3. Выполните форматирование таблицы (обрамление, выравнивание, объединение ячеек).
Пример 4. Составить таблицу перевода из одной метрической единицы в другую.
10
Создание таблицы:
1. Оформить шапку таблицы.
2. Занести в ячейки A4: A13 исходные значения дюйма от 1 до 10.
3. В ячейку B4 занести формулу перевода одного дюйма в сантиметры: = A4 *$D$2 и распространить вниз по столбцу для остальных значений. В этой формуле используется абсолютный адрес $D$2, так как содержимое этой ячейки одинаково для всех значений
дюйма, т.е. не должно меняться.
4. Создать формулы перевода сантиметров в метры: = B4/100; сантиметров в миллиметры: =B4*10 и распространить вниз по столбцу.
5. Выполнить форматирование таблицы (обрамление, выравнивание).
Варианты заданий по теме: «Создание и вставка пользовательских формул».
Решение задачи представить в рукописном и электронном варианте с пояснительным
текстом по ее решению в таком виде, как даны пояснения в выше данных примерах.
ВАРИАНТ 1
Создать таблицу соответствия между единицами массы: тонна, центнер, килограмм, грамм,
миллиграмм. Исходные данные- значения тонны от 1 до 10.
ВАРИАНТ 2
Создать таблицу соответствия между единицами времени: секунда, минута, час, сутки, года.
Исходные данные- значения секунд от 60000 до 1500000 с шагом 100000.
ВАРИАНТ 3
Создать таблицу соответствия между метрическими единицами: километры, метры, дециметры, сантиметры, миллиметры. Исходные данные- значения километров от 2 до 20 с шагом 2 км.
ВАРИАНТ 4
Создать таблицу соответствия между единицами измерения информации: петабайт, терабайт,
мегабайт, килобайт, байт, бит. Исходные данные в петабайтах от 1 до 21 с шагом 2.
11
ВАРИАНТ 5
Создать таблицу соответствия между денежными единицами: рубли, копейки, доллары, центы, евро. Исходные данные в рублях от 1000 до 15000 через шаг 1000 руб. Текущие значения
курса доллара и евро расположить в отдельных ячейка, а при создании формул применить
абсолютную адресацию.
ВАРИАНТ 6
Составить таблицу перевода температуры из градусов по шкале Цельсия в градусы по шкале
Кельвина, Фаренгейта, Ренкина для значений температуры по шкале Цельсия от -1000 до
1000 с шагом 100 по следующим формулам перевода:
Тк =Тс + 273,15
ТF = Тс *1,8 + 32
ТR = 1,8 * Тс
ВАРИАНТ 7
Напечатать таблицу соответствия между милями и футами для значений от 1 до 15 миль с
шагом 2 мили. Известно, что 1 миля = 7 верст; 1 верста = 500 саженей; 1 сажень = 7 футов.
ВАРИАНТ 8
Создать таблицу стоимости сыра массой от 100 грамм до 1 кг через 100 грамм, если цена килограмма сыра составляет 325 руб.
ВАРИАНТ 9
Определить количество минут для значений годов от 3 до 30 лет через шаг 3 года.
ВАРИАНТ 10
Дан перечень из 10 наименований компьютерной техники. Для каждого наименования
известна цена единицы в долларах и количество продаж за неделю. Определить цену единицы в рублях и евро, а также выручку от продаж в рублях, долларах и евро.
Создание и вставка стандартных формул
Стандартные формулы реализованы в виде стандартных функций. Функция- это запрограммированная последовательность стандартных вычислений. Она может быть самостоятельной формулой или ее операндом. Каждая функция имеет имя и аргумент, заключенный
в круглые скобки. Если функция имеет несколько аргументов, то они перечисляются в скобках через точку с запятой. Аргументами могут быть числа, текст, логические значения,
ссылки на ячейку или блок ячеек, имя другой функции. При нарушении синтаксиса записи
функции выдается сообщение об ошибке.
Вставить функцию в ячейку можно непосредственным набором с клавиатуры, что не
всегда удобно, т.к. Excel содержит более 400 встроенных функций и помнить информацию о
каждой из них не всегда возможно. В Excel имеется специальное средство для работы с
функциями – Мастер функций, который при работе сначала предлагает выбрать нужную
функцию из списка категорий, а затем в окне диалога ввести аргумент.
Мастер функций вызывается командой Формула, Вставить функцию или нажатием
кнопки Мастер функций, расположенной в строке формул
При непосредственном наборе функции нужно активизировать ячейку, куда
12
вставляется функция, набрать знак равенства, затем имя функции и аргумент в круглых
скобках. Нельзя вставлять пробелы между именем и скобкой.
Например,
=COS(0,5)
=EXP(2)
=КОРЕНЬ(ABS(F6-7))
=СУММ((A1:A8;7;H5)
=SIN(D4)+F5-7
=ПИ()- число 3,14 ( функция без аргументов).
Мастер функций
Для удобства выбора нужной функции все их множество разделено на категории в зависимости от назначения: математические, статистические, логические, текстовые и т.п.
Мастер функций при работе предлагает заполнить два окна:
1. В первом окне необходимо выбрать категорию, к которой относится данная функция.
2. Во втором окне указывается аргумент вставляемой функции.
Работу с мастером функций рассмотрим на примере вставки функции Корень из категории Математические.
Пример 1. Вычислить корень квадратный из числа 225. Для этого выполняем следующие действия:
1. Занести число 225 в ячейку A1.
2. Активизировать ячейку, куда вставляется функция, например, A2.
3. Вызвать Мастер функций.
4. Появляется первое окно диалога (Рисунок 1.).
Рисунок 1. Выбор категории Математические и функции Корень
В этом окне необходимо в поле Категория выбрать категорию - Математические.
Тогда в поле Выберите функцию появляется список имен функций этой категории, где выбирается имя нужной функции КОРЕНЬ и нажимается кнопка ОК.
5. Появляется второе диалоговое окно (Рисунок 2.).
Рисунок 2. Задание аргумента функции
В этом окне нужно задать аргумент в поле ввода. Это могут быть числа, ссылки на ячейки (их можно задать выделением ячеек в таблице с помощью мыши), формулы и другие
функции. При этом вводимые данные должны иметь допустимые для данной функции значе13
ния (положительные числа), иначе появляется сообщение об ошибке. В нашем примере
нужно ввести с клавиатуры адрес ячейки A1 или выделить мышью A1.
Набор закончить нажатием кнопки ОК, после чего в активную ячейку вставляется значение функции (Рисунок 3).
Рисунок 3. Вычисленное значение функции Корень
Аналогично вставляются другие функции из этой категории. Попробуйте вставить
другие функции по своему усмотрению.
Функции суммирования
Особенностью этих функций является то, что они имеют несколько аргументов, которые нужно указывать перечислением через точку с запятой, если данные расположены в
несмежных ячейках, либо как диапазон ячеек при расположении в смежных ячейках.
1. Суммирование чисел, указанных в качестве аргумента – СУММ(список аргументов).
Например: а). =СУММ(A8;B12;C5:C10;120) – сумма чисел, расположенных в ячейках
A8, B12, в диапазоне ячеек C5:C10 и числа 120.
б). =СУММ(D2:D20) – сумма чисел из диапазона D2:D20.
2. Суммирование чисел, отобранных согласно условию –
СУММЕСЛИ(диапазон1, критерий, диапазон2).
Эта функция выполняется в два этапа:
 проверяется критерий в диапзоне1 и отбираются нужные значения;
 вычисляется сумма чисел в диапазоне2, соответствующие отобранным значениям.
Примеры записи функции:
a) =СУММЕСЛИ(A1:A4;“<120”;B1:B4) –подсчет суммы чисел в интервале B1:B4, причем выбираются только те строки, которые соответствуют значениям меньших 120 в
интервале A1:A4.
в A1 - 100
в B1 - 200
в A2 -
125
в B2 - 460
в A3 -
90
в B3 - 300
в A4 -
150
в B4 - 690
Результат: 200+300=500
б)
=СУММЕСЛИ(D1:D7;“инженер”;E1:E7) – подсчет суммы значений в интервале
E1:E7 соответствующих строке “инженер” в интервале D1:D7.
Примечания:
1. В качестве критерия могут быть:
 константы: число, если диапазн1 числовой; текст, если диапазн1 текстовый;
14

выражение в кавычках с применением знаков сравнений: <, >, =, <= (меньше или равно), >= (больше или равно, <> (не равно). Справа от этих знаков используется только
число(“>25”; “<>8” и т.п.).
2. Проверка критерия и суммирование можно производить в одном и том же диапазоне. В
этом случае диапазон2 можно опустить. Например, =СУММЕСЛИ(C5:C20;”>100”) –
подсчет суммы чисел больших 100 из диапазона C5:C20.
Пример 2. Дан список наименований товара с указанием объема, цены за единицу и поставщика. Определить:
1. Стоимость всего объема каждого наименования.
2. Суммарную стоимость всех наименований.
3. Суммарный объем, доставленный указанным поставщиком.
4. Суммарную стоимость, значения которых превышают заданную величину.
Структура таблицы:
Выполняемые действия:
1. Оформить шапку таблицы.
2. Ввести исходные данные в столбцы A, B, C, D, E.
3. Вычислить стоимость в ячейке F3: =C3*D3 и распространить вниз по столбцу.
4. Вычислить суммарную стоимость в ячейке F8: =СУММ(F3:F7) или применить
кнопку для вычисления суммы - .
5. Вычислить суммарный объем поставщика "Заря" в ячейке F9:
=СУММЕСЛИ(E3:E7;”Заря”;C3:C7).
6. Вычислить суммарную стоимость, превышающую 10000 в ячейке F10:
=СУММЕСЛИ(F3:F7;”>10000”).
Статистические функции
Аргументы статистических функций задаются всегда в виде списка из чисел, адресов
ячеек, диапазонов ячеек, перечисленных через точку с запятой. Вставляется статистическая
функция так же, как и функции суммирования.
Рассмотрим некоторые функции из статистической категории.
1. Определение среднего значения в списке: = СРЗНАЧ(список аргументов) =СРЗНАЧ(А1:А10)
2. Подсчет количества значений, удовлетворяющих заданному условию:
=СЧЕТЕСЛИ(диапазон, критерий).
15
Эта функция используется так же, как и функция СУММЕСЛИ, но подсчитывает количество значений при условии, а не сумму. Критерий создается аналогично.
Примеры записи функции:
a) =СЧЕТЕСЛИ(F2:F10; “Первый”) – подсчитывает, сколько раз повторяется слово
«Первый» в указанном диапазоне F2:F10.
b) =СЧЕТЕСЛИ(B2:B12;”<>10) – количество значений не равных 10 в диапазоне
B2:B12.
3. Функции определения оптимальных значений в списке.
a). Поиск максимального значения в списке: =МАКС(список) - =МАКС(А1:А10)
b). Поиск минимального значения в списке: =МИН(список) - =МИН(А1:А10)
Пример 3. Дан перечень наименований фирмы «ГАРАНТ» с указанием сорта и объема.
Определить:
1. Суммарный, средний, максимальный, минимальный значения по объему.
2. Объем товаров высшего и первого сорта.
3. Количество товаров первого и второго сорта.
Структура таблицы:
Выполняемые действия:
1. Оформить шапку таблицы.
2. Ввести исходные данные в столбцы A,B,C,D.
3. Вычисление суммарного объема – курсор в ячейке D11 и щелкнуть по кнопке .
4. Вычисление среднего объема – в ячейку D12 вставить функцию СРЗНАЧ(D3:D10) из категории Статистические.
5. Аналогично вычисляются функции для определения максимума и минимума. Аргументы
у них одинаковые.
6. Суммарные объемы:: : =СУММЕСЛИ(С3:С10; “высший”; D3:D10);
=СУММЕСЛИ(С3:С10; “первый”; D3:D10)
7. Количество товаров: :
8.
16
=СЧЕТЕСЛИ(С3:С10; “первый”)
=СЧЕТЕСЛИ(С3:С10; “второй”)
Выполнить форматирование таблицы.
Логические функции.
Логическая константа и логическое выражение
В состав логических функций входят логические константы и логические выражения.
Логическая константа – это одно из двух значений: истина или ложь. Логическое выражение принимает значение логической константы.
Частным случаем логического выражения является выражение отношения - два арифметических выражения, связанных одним из знаков сравнения: <, >, =, <= (меньше или равно), >= (больше или равно), <> (не равно).
Например, значение выражения =2>5 будет ложь, а выражения =1<8 - истина.
При этом числа могут находиться в ячейках (=A1>A2).
Логические функции
1. И( логическое выражение 1; логическое выражение 2; …).
Результат функции - истина, если значения всех составных логических выражений истинны; в противном случае – ложь.
2. ИЛИ(логическое выражение 1; логическое выражение 2; …).
Результат функции – ложь только в том случае, если значения составляющих выражений
ложны; во всех остальных случаях – истина.
3. ЕСЛИ(логическое выражение; значение_ истина; значение_ ложь).
Эта функция позволяет осуществить выбор варианта вычислений. Если значение логического выражения истинно, то выбирается вариант - значение _ истина; иначе – значение
_ ложь. В качестве логического выражения могут применяться в сложных случаях
функции «И» и «ИЛИ». Также при формировании выражений значение _ истина и значение _ ложь применяется вновь функция ЕСЛИ. В этом случае в ячейку вставляется вложенная функция ЕСЛИ.
Применение логических функций для решения задач.
Пример 1. Найти действительные значения функции y=LN(x-5).
Из математики известно, что аргумент этой функции всегда положительное число. Поэтому действительные значения будут вычислены по заданной формуле только при x>5. Для
x<=5 расчетной формулы нет, следовательно, соответствующая ячейка для функции будет
содержать значение «пусто», которому в системе Excel соответствует символ «пробел». Для
набора необходимо нажать клавишу пробела между кавычками.
Структура таблицы.
Создание таблицы
1. Ввести заголовок таблицы.
2. Ввести исходные значения столбца X – A3:A9.
17
3. В ячейку B3 занести формулу: = ЕСЛИ(A3>5;LN(A3-5);” “) c помощью мастера
функций. Для этого курсор установить в ячейку B3, вызвать мастера функций
нажатием кнопки fx в строке формул, выбрать категорию Логические и имя
функции ЕСЛИ (рисунок 4).
Рисунок 4. Выбор категории Логические и функции ЕСЛИ
Далее нажать кнопку ОК и в окне Аргументы функции задать аргументы:
a) в поле Лог_выражение проверяемое условие A3>5;
b) в поле Значение_если_истина формулу LN(A3-5);
c) в поле Значение_если_ложь пробел между кавычками (рисунок 5).
Рисунок 5. Вставка аргументов функции ЕСЛИ
После нажатия кнопки ОК результат вставится в ячейки столбца B. В ячейках, где проверяемое условие не выполняется, вставлен символ «пробел», т.е. «пусто».
Пример 2. Даны два целых не равных друг другу положительных числа (a,b). Максимальное
из них возвести в куб.
Для решения задачи необходимо сравнить эти числа между собой и большее из них
возвести в куб. Математическая модель задачи выглядит так.
a 3 , если a  b

y 3

b , если a  b
Структура таблицы.
18
Для решения задачи необходимо ввести значения переменных a,b в указанные ячейки,
а в ячейку C3 формулу: =ЕСЛИ(A>B3;A3^3;B3^3) (рисунок 6).
Рисунок 6. Вставка функции ЕСЛИ.
Выбор категории, имени функции и аргумента производится как в предыдущей задаче,
только в поле Значение_если _ложь вставляется формула B3^3, а не символ «пробел», так как
существует формула расчета, как при выполнении проверяемого условия, так и при его невыполнении. Вставьте формулу самостоятельно.
Пример 3. Дан ряд любых чисел. Положительные числа увеличить на 10, отрицательные
числа уменьшить на 10, нулевые оставить без изменения.
1. Постановка задачи:
Дано:
X - заданные числа.
Определить: Y - результат.
2. Расчетные формулы:
X  10 если X  0

Y= X - 10 если X  0
X
если X  0

3. Структура таблицы и расчетная формула:
 ввести в столбец А значения Х;
 в ячейку B2 занести формулу: =ЕСЛИ(A2>0;A2+10;ЕСЛИ(A2<0;A2-10;A2)).
Результат вычислений в ниже данной таблице.
.
19
В этой задаче одна функция ЕСЛИ (внутренняя) вставлена в другую (внешнюю) в ее
поле Значение_если_ложь. Для вставки внутренней функции необходимо курсор установить
в поле Значение_если_ложь и выбрать функцию ЕСЛИ из списка, который вызывается
нажатием кнопки раскрывающегося списка в левой части строки формул (рисунок 7).
Кнопка
выбора
имени
вложенной
функции
Рисунок 7. Выбор вложенной функции ЕСЛИ
Далее необходимо задать аргументы вложенной функции ЕСЛИ (рисунок 8).
Рисунок 8. Задание аргументов вложенной функции ЕСЛИ
Пример 5. Рассчитать сумму к выдаче за отработанное время с вычетом налогов (13%) для
группы работников, если для каждого работника известны: количество отработанных дней
в месяце, рабочий разряд (от 1 до 3) и тариф 1 разряда (однодневный заработок). Тарифы
остальных разрядов увеличиваются на заданный процент от величины тарифа 1 разряда по
следующей схеме: для 2 разряда процент увеличения составляет 10; для 3 разряда - 20%.
1. Постановка задачи с обозначением данных.
Дано: k - количество дней, r - разряд, t1- тариф 1 разряда.
Промежуточные величины: t- тариф, h - начислено, n - налоги.
Определить: s – сумма к выдаче.
20
2. Математическая модель
если r  1
t1
t1*110%
если r  2

t= 
если r  3
t1*120%
" такого разряданет" в остальных случаях
h= t*к
n =h *13%
s = h –n.
3. Структура таблицы:
4. Выполняемые действия для создания таблицы
a. Оформить шапку таблицы.
b. Ввести исходные данные: №, ФИО, дни, разряд, тариф 1 разряда.
c. Вычислить
величину
тарифа
в
ячейке
E4:
=ЕСЛИ(D4=1;$H$2;
ЕСЛИ(D4=2;$H$2*110%;ЕСЛИ(D4=3;$H$2*120%;”Такого разряда нет”))).
d. Вычислить величину начисления в ячейке F4:
=E4*C4
e. Вычислить величину налога в ячейке G4:
=F4*13%
f. Вычислить величину суммы к выдаче в ячейке H4:
=F4-G4
g. Вычислить величину ИТОГО с помощью кнопки вычисления суммы .
h. Определить сумму к выдаче для 2 разряда в ячейке H10: =СУММЕСЛИ(D4:D8;2;H4:H8)
(рисунок 9).
Рисунок 9. Вставка функции СУММЕСЛИ
i. Определить
количество
работников
=СЧЕТЕСЛИ(D4:D8;3) (рисунок 10).
21
с
разрядом
3
в
ячейке
H11:
Рисунок 10. Вставка функции СЧЕТЕСЛИ
j. С помощью статистических функций СРЗНАЧ, МАКС, МИН вычислить среднюю,
максимальную и минимальную сумму к выдаче в соответствующих ячейках.
Тема: «Представление данных таблицы в графической форме».
Понятие диаграммы
Диаграмма – это графическое представление данных таблицы. Они позволяют отобразить данные более наглядно, облегчить их восприятие, помочь при анализе и сравнении.
При создании диаграммы используются выделенные заранее ячейки с данными, которые затем отображаются в виде полос, линий, столбиков, секторов, точек и в иной форме,
т.е. это формы отображения. Их называют маркерами данных. Группы элементов данных
или их маркеров, отображающих содержимое одной строки или одного столбца таблицы, составляют ряд данных. Каждый ряд на диаграмме выделяется уникальным цветом или узором
или и тем, и другим одновременно.
В EXCEL можно создавать диаграммы двух видов:
 внедренные диаграммы;
 диаграммные листы.
Внедренные диаграммы - это диаграммы, наложенные на рабочий лист с таблицей
данных. Они сохраняются вместе с таблицей в одном файле.
Диаграммные листы создаются на отдельном рабочем листе вне таблицы.
В EXCEL можно строить плоские и объемные диаграммы. Всего насчитывается более
100 типов и подтипов различных диаграмм и графиков.
Для построения диаграмм используются в качестве значений переменных как ряды
данных, расположенных по строкам, так и по столбцам таблицы. В первом случае сравниваются данные столбцов, а во втором - данные строк. Расположение данных (по строкам
или по столбцам) для отображения на диаграмме, можно изменить после вставки первоначального вида. По умолчанию считается, что данные расположены по столбцам. Какой ряд,
и каким цветом отображен на диаграмме, задается элементом диаграммы, называемый легендой.
Создание диаграммы
Для создания диаграммы рекомендуется выделить диапазоны с нужными данными,
среди которых первая строка и первый столбец должны обязательно содержать текстовые
данные, которые на диаграмме используются в качестве имен переменных или как подписи по
горизонтальной оси. Остальные диапазоны должны быть числовыми. После выделения выполнить команду Вставка и выбрать тип диаграммы. В результате на листе с исходной таблицей отображается первоначальный вариант диаграммы без элементов форматирования.
Далее, выделив диаграмму, можно добавить с помощью команды Макет заголовки и подпи22
си данных, а с помощью команды Конструктор изменить стиль диаграммы. Кроме того,
имеется возможность форматировать отдельные элементы диаграммы, выделив каждый элемент и выбрав в контекстном меню команду Формат.
Типы диаграмм
В EXCEL существует несколько типов диаграмм, которые имеют свою интерпретацию.
Рассмотрим основные типы, разделив их на группы в зависимости от назначения.
1. Сравнительные диаграммы – гистограмма и линейчатая диаграмма. Для их построения необходимо выделить два и более числовых диапазона, значения которых будут
сравниваться между собой. Эти диаграммы могут быть как плоскостные, так и объемные.
2. Диаграммы долей – круговая и кольцевая диаграммы. Для построения круговой диаграммы достаточно указать один числовой диапазон, каждое значение которого отображает его вклад в общую сумму. Может быть как плоскостной, так и объемной диаграммой. Кольцевая диаграмма может быть только плоскостной, может строиться для
нескольких рядов и интерпретируется так же, как круговая диаграмма.
3. График – показывает развитие процесса во времени. Может строиться как на плоскости,
так и в пространстве.
Методика создания диаграммы
Непосредственное создание диаграммы рассмотрим на примере таблицы с данными,
созданной в примере 5. Принцип построения разных типов диаграмм одинаков. Поэтому в
качестве примера будет дано поэтапное описание выполняемых действий для построения
гистограммы.
Задание 1. Построить сравнительную гистограмму для данных, расположенных в столбцах
«Начислено» и «К выдаче». На диаграмме будут сравниваться значения этих столбцов по
каждому человеку (данные расположены по столбцам). Именами переменных будут названия столбцов «Начислено» и «К выдаче» (они указаны как элементы легенды), а ФИО будут
выведены как подписи под осью X. Если данные будут расположены по строкам (такую
ориентацию диаграммы можно сделать после ее вставки), то сравниваться будут значения
каждого столбца между собой по всему списку. При этом в качестве имен переменных будут
использованы ФИО, а названия столбцов «Начислено» и «К выдаче» будут подписями под
осью X.
Выполняемые действия
1. Выделите столбцы ФИО, Начислено, К выдаче с заголовком и данными (так как данные
расположены в несмежных столбцах, то выделение производить при нажатой клавише
CTRL).
2. Выполните команду Вставка, Диаграммы.
23
3. Выберите тип диаграммы Гистограмма.
4. В результате на лист с таблицей вставится первоначальный вид диаграммы без элементов
форматирования (Рисунок 11).
35000
30000
25000
20000
Начислено
15000
К выдаче
10000
5000
0
Семенов А.П.
Андреева И.Т.
Шишкин Т.О.
Валеева У.К.
Рисунок 11. Первоначальный вид диаграммы после вставки
5. Выделите диаграмму и выберите команду Макет, Подписи, с помощью которой можно
вставить название диаграммы, заголовки по осям и подписи данных. Для этого необходимо:
 выбрать кнопку Название диаграммы, открыть ниспадающее меню и указать строку
Над диаграммой. Вместо стандартного текста Название диаграммы набрать Гистограмма;
 выбрать кнопку Названия осей и в ниспадающем меню указать Название основной горизонтальной оси, строку Название под осью и занести текст ФИО;
 в этом же меню выбрать Название основной вертикальной оси, строку Горизонтальное название и занести текст Рубли;
 выбрать кнопку Подписи данных и строку У вершины снаружи.
Результат выполненных действий на рисунке 12.
Рисунок 12. Диаграмма со вставленными заголовками и подписями данных
Примечание: можно выделить каждый элемент диаграммы, выбрать в контекстном меню команду Формат и произвести форматирование. Предлагается самостоятельно выполнить такие действия с выбранными по вашему усмотрению элементами.
Постройте самостоятельно круговую диаграмму и график для выбранных по вашему
усмотрению данных.
24
Тема: «Технологии обработки структурированных данных»
Структурированность означает, что принято соглашение о способе упорядочения данных для упрощения автоматизированной обработки. Такие данные обрабатываются с помощью систем управления базами данных (СУБД).
База данных (БД) – это поименованная совокупность логически связанных между собой структурированных данных, хранящаяся на внешнем машинном носителе и относящаяся
к определенной предметной области.
Системы управления (СУ) - это комплекс программных средств для создания базы
данных, поддержки ее в актуальном состоянии и организации поиска в ней необходимой информации.
Так как документ Excel – таблица, то его можно считать реляционной базой данных,
основными элементами которой являются:
1. Поле - это ячейка таблицы для хранения значение одного атрибута объекта (числа, текста, даты и т.д.). Каждое поле имеет имя.
2. Столбец - содержит значения одного поля – данные одного типа. Имя столбца совпадает с именем поля.
3. Запись – это строка таблицы, хранящая значения всех полей - данных разных типов, логически связанные между собой.
4. Таблица – совокупность всех записей. Одинаковые записи отсутствуют.
Создание БД
Для создания БД необходимо задать заголовки полей(столбцов) и ввести исходные
данные. Создайте БД следующего вида и разместите на лист с именем БД.
Фильтрация записей из БД
Фильтрация – это отбор записей из базы данных, которые содержат определенное значение или отвечают заданным критериям. Для фильтрации используется команда Данные,
которая имеет две опции: Фильтр и Расширенный фильтр. Отличаются они способом отбора и переноса выбранных после фильтрации данных.
25
Применение команды Данные, Фильтр
Команда Данные, Фильтр производит:
1. Фильтрацию данных по одному полю (критерию, условию).
2. Отобранные данные выводятся в самой таблице. Остальные данные временно скрываются.
Поэтому, при необходимости использования в дальнейшем отобранных данных, нужно
их после фильтрации скопировать на новое место.
После вызова команда Фильтр помещает кнопки раскрывающихся списков (кнопки со
стрелкой) непосредственно в строку с названиями столбцов (Рисунок 13). Для отбора записей по определенному полю, необходимо нажать кнопку в этом поле, после чего появляется
раскрывающийся список, который содержит все значения этого поля. Для выполнения отбора необходимо в этом списке выделить нужное значение. В результате в таблице остаются
строки, содержащие это значение. Остальные временно скрываются.
Рисунок 13. Результат выбора команды Данные, Фильтр
Перед выполнением задания переименовать лист2 в Автофильтр.
Пример 1. Отобрать уроженцев города Улан – Удэ.
Выполняемые действия:
1. Курсор установить в любую ячейку базы данных.
2. Выбрать команду Данные, Фильтр.
3. Открыть список с помощью кнопки раскрывающихся списков по полю Место рождения.
4. Выделить значение Улан – Удэ.
5. Полученную таблицу скопировать на лист Автофильтр и снабдить заголовком.
6. Вернуть все записи. Для этого вновь открыть список по полю Место рождения и
нажать кнопку Выделить все.
Результат отбора в следующей таблице.
26
Таблица. Уроженцы города Улан - Удэ
№
1
4
ФИО
Андреева П.Р.
Минина М.И.
Дата
рождения
12.04.1967
04.08.1995
Место
рождения
Улан -Удэ
Улан -Удэ
Пол
ж
ж
Семейное
положение
б
х
Социальное
положение
Служащий
Студент
Средняя
зарплата
12000
2000
Таким способом можно осуществить отбор по любому полю. Такой отбор записей является отбором по определенному значению.
Пользовательский автофильтр
Для создания сложного критерия необходимо использовать пользовательский автофильтр. Для этого в пункте 4 предыдущего алгоритма выбрать строку Текстовые фильтры, если поле содержит текст, Числовые фильтры, если поле содержит числа, Фильтры
по дате, если в поле даты и в появившемся меню выбрать нужную строку или Настраиваемый фильтр. В результате появляется окно пользовательского автофильтра, в котором
нужно создать критерий. Критерии создаются для одного поля и могут быть связаны
функциями «И» либо «ИЛИ», если нужно создать два условия отбора. При этом функция
«И» применяется при одновременном выполнении условий, а функция «ИЛИ» - при выполнении хотя бы одного условия.
Пример 2. Создать список людей с датами рождений между 1955 и 1975 годами. Для
построения такого критерия необходимо:
1. Курсор установить в любую ячейку базы данных.
2. Выбрать команду Данные, Фильтр.
3. Открыть список по полю Дата рождения.
4. Выбрать в нем строку Фильтр по дате.
5. В появившемся меню выбрать строку Между.
6. В окне диалога Пользовательский автофильтр задать условия в обеих строках. В верхней строке задать условие “после или равно 06.08.55” , а в нижней строке – “ до или
равно 03.09.75”(Рисунок14). Условия объединяются функцией “ И ”, так как требуется одновременное выполнение обоих критериев (установить флажок И).
7. Нажать кнопку ОК.
Рисунок 14. Фильтр по дате рождения
Результат в таблице на листе Автофильтр.
27
Таблица . Отфильтрованные записи по полю Дата рождения
№
ФИО
1
2
5
6
9
10
Андреева П.Р.
Васильев А.Т.
Тимофеева П.О.
Авдеев И.Б.
Викулин М.М.
Васина В.П.
Дата
рождения
12.04.1967
13.08.1956
02.07.1965
03.09.1975
06.08.1955
12.12.1972
Место
рождения
Улан -Удэ
Иркутск
Иркутск
Курск
Кырен
Кырен
Пол
ж
м
ж
м
м
ж
Семейное
положение
б
б
б
х
б
б
Социальное
положение
Служащий
Рабочий
Служащий
Крестьянин
Крестьянин
Служащий
Средняя
зарплата
12000
20000
8000
5000
6500
10000
Пример 3. Создать список людей с социальным положением Служащий или Рабочий.
Для построения такого критерия необходимо:
1. Курсор установить в любую ячейку базы данных.
2. Выбрать команду Данные, Фильтр.
3. Открыть список по полю Социальное положение.
4. Выбрать в нем строку Текстовые фильтры.
5. В появившемся меню выбрать строку Настраиваемы фильтр.
6. В окне диалога Пользовательский автофильтр задать условия в обеих строках. В
верхней строке задать условие “ равно служащий, а в нижней строке – “ равно крестьянин”. Условия объединяются функцией “ ИЛИ ”, так как требуется выполнение
хотя бы одного из критериев (установить флажок ИЛИ).
7. Нажать кнопку ОК.
Рисунок 15. Критерий по полю Социальное положение
Результат в таблице на листе Автофильтр.
Таблица . Отфильтрованные записи по полю Социальное положение.
№
ФИО
1
5
6
8
9
10
Андреева П.Р.
Тимофеева П.О.
Авдеев И.Б.
Леденеева Т.И.
Викулин М.М.
Васина В.П.
Дата
рождения
12.04.1967
02.07.1965
03.09.1975
03.06.1949
06.08.1955
12.12.1972
Место
рождения
Улан -Удэ
Иркутск
Курск
Баргузин
Кырен
Кырен
Пол
ж
ж
м
ж
м
ж
Семейное
положение
б
б
х
б
б
б
Социальное
положение
Служащий
Служащий
Крестьянин
Крестьянин
Крестьянин
Служащий
Средняя
зарплата
12000
8000
5000
6000
6500
10000
Применение расширенного фильтра
Окно расширенного фильтра открывается командой Данные, Дополнительно. Этот
фильтр позволяет отыскивать данные с помощью более сложных критериев, чем пользовательский автофильтр.
28
Команда выполняет следующие действия:
1. Отбор данных по одному и более критериям (полям).
2. Отфильтрованные данные переносит на другое место вне таблицы или при желании
пользователя оставляет в таблице.
Перед вызовом команды Расширенный фильтр необходимо создать три блока с данными: базу данных, блок критериев и блок вывода.
Рассмотрим подготовку блоков критериев и вывода.
Блок критериев
Этот блок создается на любом пустом месте вне базы данных и содержит условия отбора. Первая строка состоит из имен полей, по которым осуществляется поиск. Полей может
быть одно или несколько. Во второй и последующих строках располагаются сами критерии.
Блок вывода
В этот блок будут автоматически перенесены отобранные данные. Поэтому он создается до выполнения команды Расширенный фильтр на любом пустом месте и содержит
строку с именами извлекаемых полей и пустых строк, куда перенесутся отобранные записи.
Пример 4. Создать список семейных мужчин.
Критерий по двум полям: Пол и Семейное положение, причем они расположены на одной строке, так как требуется одновременное выполнение условий и связь функцией “ И “.
Выполняемые действия.
1. Создать блок критериев на любом пустом месте вне таблицы, например в ячейках
B21:C22. При этом в ячейки B21 и С21 поместить копированием из таблицы имена полей
Пол и Семейное положение, по которым создаются критерии. В ячейки B22 и С22 занести
условия отбора (критерии) - «м» и «б» (Рисунок 16).
2. Создать блок вывода также на любом пустом месте вне таблицы. Нужно только указать
имена выводимых полей. т. е. шапку будущей таблицы. Для этого, например, в ячейки
E21:H21 копированием из таблицы перенести имена произвольно выбранных полей ФИО,
Пол, Семейное положение, Средняя зарплата (для контроля включены имена полей « Пол,
Семейное положение»).
3. Курсор установить в любую ячейку таблицы.
4. Выполнить команду Данные, Дополнительно.
5. В появившемся окне установить флажок Скопировать результат в другое место.
6. В нижней части окна выделить мышью блоки с таблицей A1:H11, блок критериев B21:С22,
блок вывода E21:H21(Рисунок15).
7. Нажать кнопку ОК
Рисунок 15. Задание диапазонов
29
Рисунок16. Критерии и блок вывода по двум полям с помощью функции “И”
Пример 5. Требуются на работу либо уроженцы города Курска, либо холостые.
Критерий отбора – по полям Место рождения и Семейное положение, причем они
располагаются на разных строках, так как достаточно выполнения хотя бы одного условия,
следовательно, осуществляется связь функцией "ИЛИ". На рисунке 17 даны критерии и
отобранные данные, а на рисунке 18 – задание диапазонов. Блок критериев, блок вывода создать самостоятельно согласно рисунку 17. Выполнить команду Данные, Дополнительно и
задать диапазоны также самостоятельно.
Рисунок 17. Критерии и отобранные данные с применением функции «ИЛИ»
Рисунок 18. Задание диапазонов.
30
Варианты контрольных заданий по темам «Создание и вставка стандартных формул.
Построение диаграмм. Технологии обработки структурированных данных»
Решение задачи представить в рукописном и электронном варианте с пояснительным
текстом по ее решению в таком виде, как даны пояснения в выше данных примерах. Созданные в Excel таблицы распечатать и приложить к рукописному варианту. При защите работ
необходимо ответить на вопросы преподавателя по решению задачи.
ВАРИАНТ 1
Для группы продуктов из 10 наименований известны:
 сорт (высший, первый, второй);
 плановый объем выпуска каждого вида продукта в денежном выражении;
 стоимость единицы каждого вида продукта;
 фактический объем каждого вида продукта в натуральном выражении.
Определить:
1. Фактический объем каждого вида продукта в денежном выражении.
2. Процент выполнения плана по каждому виду продукта и средний процент выполнения
плана.
3. Суммарный, средний, минимальный и максимальный фактический объем в денежном
выражении.
4. Указать для каждого наименования в отдельном столбце сообщение вида «выполнен
план», «перевыполнен план» или «не выполнен план» с помощью функции ЕСЛИ.
5. Определить количество наименований продуктов с выполненным, невыполненным и перевыполненным планом.
6. Суммарный фактический объем продуктов в денежном выражении с выполненным планом.
7. Построить: a) сравнительную диаграмму плана и факта в денежном выражении;
b) диаграмму с указанной процентной долей объема каждого продукта.
8. Из созданной таблицы, считая ее базой данных, вывести:

список наименований с невыполненным планом;

список наименований высшего сорта и с перевыполненным планом с указанием
планового и фактического объема в денежном выражении;

список продуктов с выполненным или перевыполненным планом.
ВАРИАНТ 2
На складе фирмы хранится определенный перечень товаров из 10 наименований, для
каждого из которых известны: наименование, сорт, объем на начало дня, стоимость единицы, поступление в течение дня, расход в течение дня.
Определить:
1. Объем на конец дня в натуральном и денежном выражении.
2. Количество наименований продуктов, у которых расход превысил приход.
3. Суммарный объем на конец дня товаров высшего сорта.
4. В отдельном столбце по каждому товару указать, что превышает: расход или приход с
помощью функции ЕСЛИ.
5. Суммарную, среднюю, максимальную и минимальную величину объема на начало дня.
6. Построить: a) сравнительную диаграмму величины объема на начало дня, прихода и
расхода; b) диаграмму с указанием доли объема каждого товара на конец дня.
7. Из созданной таблицы, считая ее базой данных, вывести:
 список товаров, для которых приход превысил расход;
 список товаров высшего сорта, для которых расход превысил приход;
 список товаров первого сорта или товаров, для которых расход равен приходу.
31
ВАРИАНТ 3
Дан список работников с указанием ФИО, места рождения, года рождения, пола,
зарплаты.
Определить:
1. Возраст каждого работника.
2. Средний, максимальный, минимальный возраст.
3. Количество работников старше указанного возраста.
4. Суммарную зарплату по всему списку.
5. Суммарную зарплату отдельно для мужчин и для женщин.
6. В отдельном столбце вывести сообщение о принадлежности каждого работника к одной
из групп: «Несовершеннолетний», «Совершеннолетний», «Пенсионер» с помощью
функции ЕСЛИ.
7. Построить: a) диаграмму с указанием доли зарплаты каждого работника; b) график изменения возраста.
8. Из созданной таблицы, считая ее базой данных, вывести:
 уроженцев одной местности;
 список пенсионеров и несовершеннолетних;
 список мужчин старше 50 лет с указанием зарплаты.
ВАРИАНТ 4
Дан список семей с указанием ФИО главы семьи, социального положения, количества
членов в семье, общего дохода семьи.
Определить:
1. Доход на одного человека в каждой семье.
2. Количество семей, доход в которых на одного человека меньше суммы потребительской
корзины.
3. Суммарный доход семей, принадлежащих к указанной социальной принадлежности.
4. В отдельном столбце указать, к какой группе относится каждая семья: «Малообеспеченная», «Среднеобеспеченная», «Высокообеспеченная» с помощью функции ЕСЛИ.
5. Суммарную, среднюю, максимальную и минимальную величину общего дохода.
6. Построить: a) диаграмму с указанием доли общего дохода каждой семьи; b) график изменения дохода на одного человека.
7. Из созданной таблицы, считая ее базой данных, вывести:
 список семей одной социальной принадлежности;
 список малообеспеченных и среднеобеспеченных семей с указанием суммарного дохода;
 список высокообеспеченных семей и относящихся к одной социальной группе.
ВАРИАНТ 5
Дан перечень продуктов с указанием наименования, сорта, объема, цены и себестоимости за единицу каждого вида продукта.
Определить:
1. Прибыль по каждому виду продукта.
2. Суммарную, среднюю, максимальную и минимальную величину прибыли.
3. В отдельном столбце указать по каждому продукту: прибыльна или убыточна эта
продукция с помощью функции ЕСЛИ.
4. Количество прибыльных и убыточных продуктов.
5. Суммарный объем прибыльных продуктов.
32
6. Построить: a) диаграмму распределения значений прибыли; b) сравнительную
диаграмму цены, себестоимости и прибыли.
7. Из созданной таблицы, считая ее базой данных, вывести:
 список прибыльных продуктов;
 список убыточных продуктов первого сорта;
 список продуктов высшего сорта или с ценой ниже заданной величины.
ВАРИАНТ 6
Для работников некоторого отдела известны: ФИО, однодневный заработок, стаж работы, количество отработанных дней в месяце, количество дней нетрудоспособности в
случае болезни. Допустим, что пособие по нетрудоспособности рассчитывается в зависимости от стажа по следующему алгоритму: при стаже менее 3 лет пособие равно 50% от
начисления за дни нетрудоспособности; при стаже от 3 до 5 лет – 60%; от 5 до 8 лет –
80%; свыше 8 лет – 100%.
Определить:
1. Для каждого работника сумму начисления за отработанное время и за дни нетрудоспособности.
2. Пособие за дни нетрудоспособности.
3. Сумму налога как 13% от суммы начисления за отработанное время.
4. Сумму к выдаче с учетом пособия и суммы налога.
5. Суммарное, среднее, максимальное и минимальное значение по сумме к выдаче и пособию.
6. Суммарную зарплату работников, не болевших в течение месяца.
7. Количество работников, болевших в течение месяца.
8. Построить: a) сравнительную диаграмму начисленных сумм; b) диаграмму с указанной
процентной долей суммы к выдаче.
9. Из созданной таблицы, считая ее базой данных, вывести:
 список работников, не болевших в течение месяца;
 список не болевших работников со стажем свыше 10 лет;
 список болевших работников или с суммой к выдаче менее заданной величины.
ВАРИАНТ 7
Дан перечень материалов с указанием наименования, сорта, объема, цены за единицу.
Определить:
1. Общую стоимость материала каждого вида с учетом следующих условий: к цене материала 1 сорта прибавляется наценка 50 рублей; если же материал 2 сорта и цена не превышает 150 рублей, то начальная цена увеличивается на 20%.
2. Количество видов материала, объем которых превышает заданную величину.
3. Суммарную стоимость материала высшего сорта.
4. Суммарную, среднюю, максимальную и минимальную величины объема.
5. Построить: a) сравнительную диаграмму первоначальной и измененной величин цены;
b) диаграмму с указанием доли стоимости каждого материала.
6. Из созданной таблицы, считая ее базой данных, вывести:
 список материалов второго сорта;
 список материалов высшего сорта с ценой менее заданной величины;
 список материалов первого или второго сорта или с объемом свыше заданной величины.
33
ВАРИАНТ 8
Допустим, что работники некоторого предприятия имеют возможность приобрести дорогостоящий товар в рассрочку, т.е. с оплатой стоимости товара по частям ежемесячно.
Ежемесячная сумма оплаты представляет определенный процент от стоимости товара по
следующей схеме: при стоимости товара ниже 10000 рублей процент ежемесячной оплаты
составляет 30%; при стоимости от 10000 до 25000 рублей – 25%; свыше 250000 рублей –
15 %. Для расчета известны: однодневный заработок (тариф), количество отработанных
дней в месяце, наименование купленного товара и его стоимость.
Определить:
1. Ежемесячную сумму оплаты товара.
2. Сумму начисления за отработанное время.
3. Налог как 13% от начисления.
4. Сумму к выдаче с вычетом налога и взноса за товар.
5. Количество работников, купивших товар одинакового наименования.
6. Сумму взносов за товар, стоимость которых превышает 16000 рублей.
7. Суммарную,среднюю, максимальную и минимальную величины суммы к выдаче.
8. Построить: a) сравнительную диаграмму суммы начисления и суммы к выдаче;
b) диаграмму с указанием доли взноса каждого работника.
9. Из созданной таблицы, считая ее базой данных, вывести:
 список работников, приобретших товар одного наименования;
 список работников, сумма к выдаче которых входит в заданный предел;
 список работников, которые приобрели товар стоимостью свыше 6000 рублей или
имеют сумму начисления свыше 9000 рублей.
ВАРИАНТ 9
Для отделов универсального магазина известны плановый товарооборот за квартал и
фактический объем товарооборота за каждый месяц квартала.
Определить для каждого отдела:
1. Суммарный фактический товарооборот за квартал.
2. Процент выполнения плана.
3. Сумму премии по следующей схеме: если план не выполнен, то премия отсутствует; при
перевыполнении менее чем на 120%, премия равна 25% от величины фактического объема за квартал; при перевыполнении более, чем на 125%, сумма премии равна 35% от факта.
4. Отделы с невыполненным планом пометить символом «****» с помощью функции
ЕСЛИ.
5. Количество отделов, которые перевыполнили план более, чем на 125 %.
6. Суммарный фактический товарооборот отделов с невыполненным планом.
7. Суммарный, средний, максимальный и минимальный фактический товарооборот.
8. Построить: a) сравнительную диаграмму планового и фактического товарооборота;
b) диаграмму с указанием доли премии каждого отдела.
9. Из созданной таблицы, считая ее базой данных, вывести:
 список отделов, перевыполнивших план;
 список отделов с фактическим товарооборотом за квартал, входящих в заданный
предел;
 список отделов или не выполнивших план, или товарооборот которых менее заданной суммы.
34
ВАРИАНТ 10
На складе фирмы хранится продукция из 10 наименований. Для каждого из наименований продуктов известны: артикул, наименование, сорт, объем, цена единицы, поставщик,
срок хранения в течение месяца в днях. В течение месяца продукция не реализовывалась.
В зависимости от срока хранения продукта производится уценка по следующей схеме:
до 10 дней хранения уценка не производится; от 10 до 20 дней хранения первоначальная цена
уменьшается на 10%; от 20 до 30 дней – на 20%; свыше 30 дней – списывается (цена равна
0).
Определить:
1. Цену единицы после уценки.
2. Стоимость всего объема продукции каждого вида до уценки и после уценки.
3. Суммарное, среднее, максимальное и минимальное значение по объему и по стоимости.
4. Суммарную стоимость после уценки продукции первого сорта.
5. Количество не уцененной продукции.
6. Построить: a) сравнительную диаграмму значений стоимостей; b) диаграмму с указанной процентной долей величин объема.
7. Из созданной таблицы, считая ее базой данных, вывести:
 список не уцененных наименований;
 список наименований высшего сорта с объемом выше указанной величины;
 список уцененных или списанных наименований.
Список рекомендуемой литературы
1. Советов, Борис Яковлевич. Информационные технологии : Учеб. для вузов по напр.
"Информатика и вычисл. техника", "Информ. системы" / Б.Я. Советов, В.В. Цехановский. - Изд.2-е,стер. - М.: Высшая школа, 2005. - 263 с.: ил.
2. Ясенев, Вячеслав Николаевич. Информационные системы и технологии в экономике :
учеб. пособие для вузов по спец. экономики и упр. (080100) / В.Н. Ясенев. - 3-е изд.,
перераб. и доп. - М. : ЮНИТИ, 2008. - 560 с
3. Бордоева, Анна Евдокимовна. Табличный процессор Excel в примерах и задачах :
учеб. пособие (перераб.) для вузов по спец. "Прикл. информатика (по обл.)" и "Мат.
обеспечение и администрирование информ. систем" / А.Е. Бордоева ; ВСГТУ. - УланУдэ : Изд-во ВСГТУ, 2007. - 224 с.: ил
4. Макарова, Таисья Васильевна. Основы информационных технологий в рекламе : учеб.
пособие для вузов по спец. 032401 "Реклама" / Т.В. Макарова, О.Н. Ткаченко, О.Г.
Капустина ; Под ред. Л.М. Дмитриевой. - М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2009. - 269 с. : ил
35