1. Понятие организационных коммуникаций. 2. Свойство организационной информации. 3. Коммуникационные потоки в организации. 4. Коммуникации в менеджменте: понятие и основные характеристики. 5. Содержание и основные этапы коммуникационного процесса. 6. Основные проблемы коммуникаций и методы их решения 7. Понятие, формы и виды коммуникаций 8. Информация в менеджменте и ее свойства. Классификация информации. 9. Преграды в информационном обмене внутри предприятия 10. Информационные — системы (ис):функциональный и системный подходы. Ответы: 1. Понятие организационных коммуникаций. - Понятие коммуникаций. - Элементы, этапы и способы коммуникаций. - Виды организационных коммуникаций. - Эффективность коммуникаций. Взаимодействия между людьми в организации, между структурными подразделениями, взаимосвязи с внешней средой осуществляются с помощью коммуникаций. Организации без коммуникаций не могут существовать. Эффективные коммуникации являются необходимым условием достижения целей организации. Поэтому организационные коммуникации являются важнейшей составляющей деятельности менеджеров, так как решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей. Коммуникации обеспечивают реализацию основных функций управления: планирования, организации, руководства и контроля. В коммуникационном процессе менеджеры получают необходимую информацию для принятия эффективных организационных решений. Не случайно большую часть своего времени руководители тратят на коммуникации и на формирование системы коммуникаций в организации. Г. Минцберг определил, что менеджер от 50 до 90% своего времени тратит именно на коммуникации. Теория организации рассматривает коммуникации между организацией и внешней средой, между подразделениями организации, между работниками подразделений по уровням производства и управления. Коммуникации – это обмен информацией между людьми. Для того, чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей. Без обмена информацией люди в организациях не могут вместе работать, формулировать задачи и решать их. Понятие «коммуникация» характеризует отношения между людьми, точнее их связи в процессе совместной деятельности. Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передается (информацию), и то, как это «что» передается. Информация является лишь средством установления коммуникаций. Однако информация в то же время является необходимым условием коммуникаций. Организационные коммуникации – это процесс, с помощью которого руководители создают и развивают систему предоставления и передачи информации (необходимых сведений) большому количеству людей внутри организации и за ее пределами. Организационные коммуникации служат инструментом обеспечения координации деятельности по всей вертикали и горизонтали, позволяют получить всем участникам организационных процессов необходимую для осуществления их деятельности информацию. Коммуникации, как правило, рассматриваются как процесс, состоящий из определенных элементов, этапов или стадий. Основными элементами коммуникационного процесса являются: - отправитель – лицо, генерирующее идею, либо собирающее информацию и передающее ее; - сообщение – информация, закодированная в виде символов; - канал – средство передачи информации; - получатель (реципиент) – тот, кому предназначена информация. Цель коммуникационного процесса – обеспечить понимание информации (сообщения), которой обмениваются отправитель и получатель. Коммуникационный процесс включает в себя следующие этапы: 1. Формулирование идеи или выбор информации для передачи. Отправитель должен хорошо оценить значимость идеи (информации) и продумать суть ее изложения. 2. Кодирование и выбор канала передачи информации. Чтобы передать идею или информацию, отправитель кодирует ее с помощью вербальных и невербальных символов и выбирает канал передачи, соответствующий типу символов. Выбор средства сообщения не должен быть ограничен единственным каналом, необходимо использовать сочетание различных каналов. 3. Передача информации – физическая передача конкретной информации. 4. Декодирование (расшифровка) – на этом этапе осуществляется перевод мыслей отправителя в мысли получателя. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются местами. Иногда в процессе коммуникаций могут возникать «шумы», источниками которых могут быть язык, различия в восприятии информации, различия в статусе и др. Коммуникации могут осуществляться в виде монолога, диалога, обратной связи как реакции на полученную информацию. 2. Свойство организационной информации. В современной теории информации выделяют следующие свойства информации, определяющие ее качество. 1. Релевантность- соответствие информации запросам потребителя. Нерелевантная информация часто представляет собой "информационный мусор", засоряющий коммуникационные потоки и мешающий принятию правильных управленческих решений. 2. Полнота- свойство информации исчерпывающе характеризовать интересующий объект, процесс, событие. Использование в управлении неполной информации может привести к искажению ее смысла и снижению качества работы. 3. Достоверность- отсутствие скрытых ошибок. Принятие управленческих решений на основе недостоверной информации повышает риск ошибочных действий и убытков для компании. Тем не менее иногда менеджерам приходится принимать экстренные решения на свой страх и риск, не имея возможности повысить достоверность информации за счет увеличения ее количества и точности обработки. 4. Своевременность- соответствие запросам потребителя информации в нужный момент времени. В некоторых случаях информация может оказаться устаревшей либо полученной слишком рано (опережающей решения). Принятие управленческих решений на основе несвоевременной информации также может значительно снизить результативность и эффективность работы организации. При этом умение осознать ценность "опережающей" информации - важное качество эффективного менеджера. 5. Доступность- возможность получения информации данным потребителем. Необходимая информация должна быть своевременно и в полной мере доступна тем менеджерам, которые на ее основе принимают управленческие решения. Часто причиной снижения эффективности работы компании является невозможность вовремя получить необходимые данные. 6. Защищенность- невозможность несанкционированного доступа к информации или ее изменения. Задача защиты информации в организациях, как правило, возлагается на специальные службы. 7. Эргономичность- удобство формы и объема информации с точки зрения данного пользователя. Эргономичность информации обеспечивается применением современных аппаратных и программных средств получения, обработки и хранения информации. Свойства защищенности и доступности информации тесно связаны с понятием открытости информации- возможностью предоставления ее различным группам людей. В организациях часто выделяют три уровня открытости информации: 1) публичная (открытая) информация - средства массовой информации, периодические издания, лекции, выставки. Публичная информация не имеет ограничений на использование; 2) конфиденциальная (служебная) - информация, защищающая корпоративные интересы и потребности. Имеет ограничения на использование. К конфиденциальной информации относят, например, сведения о потенциале организации (кадровом, технологическом, научном и т.п.), инвестиционных программах и планах инвестиций, имущественное положение организации, партнерах и клиентах, способах производства продукции; 3) секретная (закрытая) - информация, не подлежащая разглашению, которая содержит сведения особой важности, предназначена для узкого круга лиц или представляет государственную тайну. Разглашение такой информации преследуется законом. Помимо указанных свойств, качество управленческой информации характеризуется также таким важным понятием, как ценность информациистоимостная (товарная) характеристика информации: - крайне низкую или даже нулевую ценность имеет информация, ненужная для принятия конкретного управленческого решения; - средний уровень ценности имеет информация, используемая для принятия ординарных (повседневных) решений (сведения об объемах продаж, ценах на товары конкурентов, данные о производительности труда сотрудников предприятия и т.п.); - высокую ценность представляют сведения, позволяющие строить так называемые имитационные модели организации и ее внешней среды, используемые для принятия стратегических решений; - сверхвысокую ценность представляет информация, связанная с инновационными технологиями, новыми маркетинговыми исследованиями, прогнозами конъюнктуры рынка <1>и т.п. -------------------------------<1> Конъюнктура рынка- экономическая ситуация, складывающаяся на рынке и характеризующаяся уровнями спроса и предложения, рыночной активностью, ценами, объемами продаж, движением процентных ставок, валютного курса, заработной платы, дивидендов, а также динамикой производства и потребления. При оценке качества информации также приходится оперировать понятием насыщенность информации- соотношение полезной и фоновой информации. При этом фоновая не обязательно означает "недостоверная" или "ненужная". Часто при отсутствии фоновой информации "сухие" полезные сведения неэффективно воспринимаются человеком. Однако обилие фоновой (вспомогательной, иллюстративной, дополнительной) информации может привести к потере сущности релевантной информации. Обобщающим показателем качества конечной информации как ресурса является эффективность ее использования. Она оценивается по соотношению ценности информации к затратам на ее получение. 3. Коммуникационные потоки в организации. Можно выделить несколько видов организационных коммуникаций. Их принято делить на внешние и внутренние. Внешние коммуникации связывают организацию с ее внешней средой. Для успешной работы любая компания использует различные средства коммуникации с элементами своего внешнего окружения: - потребителями (реклама и программы продвижения товаров на рынок); - общественностью (создание привлекательного имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне); - государственными органами (письменные отчеты, информация о финансах, сведения о своем размещении, соблюдение трудового и иного законодательства и т.п.); - партнерами (контракты, согласования, рекламации и т.п.) и другими элементами окружения. Одной из основных задач является установление устойчивых и надежных взаимосвязей с потребителями (клиентами) - существующими и потенциальными. Такая взаимосвязь осуществляется разнообразными способами: реклама, PR <1>, формирование положительного имиджа организации, отчеты о деятельности компании в прессе, участие в форумах, выставках и т.п. В последнее время многие организации создают специальные подразделения по сбору и переработке информации из внешней среды. Это помогает создавать прочные связи с потребителями, учитывать их потребности, что является основой долговременного существования современных организаций. -------------------------------<1> PR(англ.public relations) - связи с общественностью. Внутренние коммуникации осуществляются в рамках организации: между работниками, между подразделениями. Как правило, такие коммуникации связаны с координацией деятельности работников или подразделений. Внутри организации информация может перемещаться по разным каналам, в разных направлениях и с разной скоростью. Рассмотрим основные каналы передачи информации в организации. Вертикальными коммуникацияминазывают перемещение информации между уровнями управления. Она может передаватьсяпо нисходящей- с высших уровней на низшие илипо восходящей- с нижних уровней на высшие (рис. 9.3). Вертикальные коммуникации а- нисходящие; б- восходящие Рис. 9.3 По нисходящей руководители передают подчиненным приказы и распоряжения, планы и нормы, сообщают о текущих задачах, рекомендуемых процедурах и т.п. По восходящей передаются отчеты о работе, предложения сотрудников и т.п. Коммуникации по восходящей выполняют функцию оповещения руководства о том, что делается на низших уровнях. Таким образом руководство может узнавать, например, о текущих или назревающих проблемах. Наличие восходящих коммуникаций значительно повышает эффективность работы организации. Любая организация состоит из множества подразделений, поэтому для координации задач и действий между ними необходим обмен информацией. А это значит, что помимо нисходящих и восходящих информационных потоков организации нуждаются еще в так называемых горизонтальных коммуникациях- информационных связях между подразделениями (или между отдельными сотрудниками), находящимися на одном уровне управления. Например, директора магазинов, входящих в розничную торговую сеть, могут периодически встречаться для обсуждения общих проблем, координации стратегии продаж и обмена информацией о продукции. В наукоемких компаниях менеджеры среднего звена и специалисты проектно-исследовательских, производственных и маркетинговых отделов могут встречаться для обсуждения действий по обновлению продукции. В университетах преподаватели разных кафедр могут обсуждать взаимосвязь учебных дисциплин и т.п. Помимо вертикальных и горизонтальных коммуникационных потоков в организациях могут формироваться диагональныепотоки - обмен информацией между сотрудниками разных подразделений, находящимися на разных уровнях организационной иерархии. Другими словами, диагональные коммуникации - это связи между функциональными руководителями с сотрудниками подразделений, не находящихся в их подчинении. Например, заместитель генерального директора по производству может провести беседу с руководителем и сотрудниками департамента информационных систем, подчиненного заместителю генерального директора по информационным технологиям. Диагональные информационные каналы, так же как и горизонтальные, заметно повышают эффективность коммуникаций в организации, позволяя согласовывать совместные действия подразделений без дополнительного вмешательства руководителей верхних уровней иерархии. Часто диагональные коммуникации носят неформальный характер. Внутренние коммуникации могут быть межличностными и организационными. Межличностные связывают двух и более человек, а к организационным относят такие коммуникации, при которых хотя бы одним из участников является группа (подразделение). С точки зрения общения коммуникацию подразделяют на вербальную (в виде письменной и устной речи) и невербальную (мимика, жесты, позы, а также разнообразные изображения, например графики, диаграммы). Коммуникация также может быть формальной и неформальной. Формальная коммуникация связывает элементы организационной структуры и устанавливается при помощи правил, закрепленных должностными инструкциями и внутренними нормативными документами. Каналами неформальной коммуникации является межличностное общение сотрудников. Особым, одним из самых быстрых, способом распространения неформальной информации в организации принято считать слухи. Руководители зачастую используют этот канал передачи информации для изучения мнений сотрудников, их готовности к переменам и принятию нового, определения "узких" мест в руководстве организацией. Типичная информация, передаваемая по неформальным каналам: - предполагаемые меры по ужесточению контроля; - грядущие повышения или понижения сотрудников; - изменения организационной структуры; - информация о личных пристрастиях руководителей и т.д. Принято считать, что слухи - это неточная и недостоверная информация, однако такая информация в ряде случаев может оказаться важным сигналом для менеджеров компании. Эффективность коммуникационных процессов зависит от многих факторов. 1. Определение потребности в информации.Все сотрудники организации должны понимать, как будет использоваться имеющаяся и поступающая информация, а также какие направления информационных потоков (в том числе способы запроса информации) будут для компании наилучшими. 2. Осведомленность персонала о наличии необходимой информации.Коммуникационная система организации должна включать в себя указатели, каталоги, телефонные справочники, навигаторы и т.д., а также возможность обращения к профессионалам для получения сведений о накопленных в организации знаниях. Содействие в поиске информации должно обеспечиваться введением в организации новых должностей, предназначенных для оказания помощи сотрудникам, занятым поиском информации. Большое значение имеет возможность привлечения экспертов для обработки (фильтрации) информации. 3. Обеспечение возможности доступа персонала к необходимой информации.Создание системы, предполагающей возможность использованияpull-иpush-методов поиска информации. Для совершенствования организационных коммуникаций менеджмент компании должен <1>: - обеспечить управление информационными потоками в организации, т.е. четко представлять потребность в информации для всех уровней управления и организовать потоки информации в соответствии с этими потребностями; - параллельно использовать при передаче сообщений несколько каналов связи (например, письменную и устную речь); - проявлять постоянное внимание к процессам обмена информацией (встречи с подчиненными, обсуждение предстоящих перемен, отчеты по результатам контроля); - организовать системы обратной связи (опрос работников, система сбора предложений от работников, ротация кадров); - практиковать выпуск информационных бюллетеней; - обеспечить повышение квалификации работников управления; - использовать современные информационные технологии (видеоконференции и т.д.). 4. Коммуникации в менеджменте: понятие и основные характеристики. 5. Содержание и основные этапы коммуникационного процесса. Коммуникационный процесс – это процесс обмена информацией между двумя или более людьми. Его цель – обеспечить передачу и понимание информации, являющейся предметом обмена. Если взаимное понимание не достигается, то коммуникация не состоялась, из чего следует, что обе стороны играют в ней активную роль. Коммуникационный процесс – это взаимодействие совокупности элементов. Существует четыре базовых элемента коммуникационного процесса. 1. Отправитель – лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и передающее ее. 2. Сообщение – непосредственно информация. 3. Канал – средство передачи информации (устная передача, совещания, телефонные переговоры, письменная передача, служебные записки, отчеты, электронная почта, компьютерные сети). 4. Получатель (адресат) – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее. Коммуникационный процесс обмена информацией включает взаимосвязанные этапы. 1. Зарождение идеи или отбор информации. 2. Выбор канала передачи информации. 3. Передача сообщения. 4. Интерпретация сообщения. Например, генеральный директор торговой фирмы решил обсудить с менеджерами магазинов вопрос о состоянии и улучшении качества торгового обслуживания населения на совещании. В данном случае генеральный директор – отправитель, у которого зародилась идея; информация о состоянии и улучшении качества торговли – сообщения; совещание – это канал информации; получатели – менеджеры магазинов, которые интерпретируют сообщение и при помощи этого же совещания дают обратную связь генеральному директору. При организации коммуникационных сетей на предприятии необходимо учитывать специфику различных типов и каналов коммуникаций на каждом из этапов коммуникационного процесса. Формирование коммуникационных процессов, а также выбор средств и каналов коммуникаций осуществляются на предприятии после проектирования его организационной структуры в соответствии с выбранной сферой деятельности, принятой производственной программой и структурой менеджмента. Коммуникационные решения, содержащие регламент коммуникационных процедур, должны устанавливаться для каждого иерархического уровня менеджмента и доводиться до конкретного должностного лица. Процесс коммуникаций (рис. 3.5). Рис. 3.5. Модель процесса коммуникаций Цель – обеспечение взаимопонимания людей, участвующих в информационном обмене. Формулирование идеи. С этого всегда начинается обмен информацией, а также с отбора информации для сообщения. Отправитель решает, какую именно идею он хочет сообщить своему адресату. Это очень важно в том случае, когда необходимо решить задачу быстро и добиться понимания всех сотрудников в технологии решения задачи. Кодирование информации. Чтобы идея была понятна, отправитель должен с помощью специальных символов закодировать информацию с тем, чтобы придать ей определенную форму. В качестве таких символов могут использоваться различные слова, рисунки, графики, интонации в голосе или жесты. Выбор канала связи и передача сообщения. Отправитель выбирает соответствующий типу символов канал связи с тем, чтобы закодированное сообщение было доставлено получателю. В некоторых случаях отправитель вынужден выбирать несколько каналов связи с тем, чтобы быть уверенным в доставке сообщения получателю. Декодирование и восприятие информации – это процесс перевода символов сообщения в мысли получателя. Если символы, используемые отправителем, имеют для получателя такое же значение, то он правильно поймет смысл сообщения и заложенную в нем идею. Интерпретации сообщений. На этом этапе отправитель и получатель меняются местами: получатель становится отправителем, формируя свой ответ, в котором содержится его интерпретация полученного сообщения. Передача (отправка) подтверждения. Сформулированный ответ передается получателю по выбранному каналу связи и тем самым замыкается процесс коммуникаций. 6. Основные проблемы коммуникаций и методы их решения 7. Понятие, формы и виды коммуникаций Коммуникация (лат. communicatio), буквально означающее «общее» или «разделяемое всеми». В практическом плане - это процесс обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию. Цели коммуникаций: 1. Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления; 2. Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией; 3. Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий; 4. Регулирование и рационализация информационных потоков. Основные функции коммуникации: 1. информативная - передача истинных или ложных сведений; 2. интерактивная (побудительная) - организация взаимодействия между людьми, например, согласование действий, распределение функций, влияние на настроения, убеждения, поведение собеседника путем использования различных форм воздействия: внушение, приказ, просьба, убеждение; 3. перцептивная функция - восприятие друг друга партнерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания; 4. экспрессивная - возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний. Огромный объем информации обуславливает деятельность организации ежедневно, и коммуникация реализуется на всех ее уровнях. Например, информация может двигаться вверх по лестнице управления (руководителям), вниз (исполнителям), по горизонтали (коллегам в различных отделах). Помимо этого, люди коммуницируют друг с другом не только согласно своим должностям и положению в организации, но и из дружеских побуждений, согласно своим симпатиям и интересам. Для систематизации большого числа видов общения в ходе рабочего процесса изучим уровни и виды коммуникаций, которые реализуются в ходе управления организацией. Стоит отметить, что существуют такие уровни коммуникации как внешние и внутренние; по видам – формальные и неформальные; вербальные и невербальные. Более подробно они будут изложены далее. Внешние коммуникации Внешние коммуникации осуществляются между организацией и ее внешней средой. Пример 1 Организации используют самые различные средства для осуществления коммуникации с окружающей их средой. Общение с потребителями происходит посредством рекламной продукции и разнообразных программ продвижения товаров/услуг на рынок. В сфере отношений с общественностью главное внимание уделяется формированию желаемого имиджа, образа организации на различных уровнях: местном, общенациональном либо международном. Организации, в которых функционируют профессиональные союзы (профсоюз), должны поддерживать связь с законными представителями лиц, которые трудятся по найму. Выше были описаны только небольшая часть примеров из всего многообразия способов взаимодействия организации с внешней средой. Внутренние коммуникации Внутренними коммуникациями называют общение в стенах организации между ее самыми разными уровнями и отделами (см. рис. 1). При этом информация может следовать по нисходящему каналу, то есть с более высоких уровней на более низкие. Данным образом, как правило, передают распоряжения, задания, инструкции к выполнению работы и проч. Кроме передачи информации по нисходящему каналу, организации также нужны коммуникации и по восходящему, то есть передача информации с более низких уровней на более высокие. С помощью данного способа, руководству поступает информация о положении дел в различных уголках организации, как выполняются распоряжения, какие имеются проблемы. Обмен информацией вида «снизу-вверх», как правило, осуществляется в виде отчетов, предложений, служебных и должностных записок и проч. Стоит учитывать, что коммуникации восходящего типа зачастую характерны неточности. Причиной данного факта, как правило, становится умышленное редактирование реальной картины: подчиненные считают, что они должны приукрасить свои реальные достижения и преуменьшить свои промахи для получения благосклонности и избегания упреков со стороны своего руководства. Данное популярное нежелание передавать плохие новости получило название эффекта миманса. Горизонтальные коммуникации Помимо коммуникаций на различных уровнях в организации также имеют место, так называемые, горизонтальные коммуникации – общение между различными элементами и отделами организации. Зачастую, эффективность горизонтальных коммуникаций составляет 90%. Такую высокую эффективность можно объяснить хорошим уровнем взаимопонимания трудящихся на одном и том же уровне сотрудников, знанием взаимных проблем, что дает возможность во многом предсказывать содержание управленческого сообщения, точнее его трактовать и приспосабливать к конкретным участкам работы. Вертикальные коммуникации Вертикальные коммуникации являются менее эффективными. По различным исследованиям, лишь 20–25% информации, которая исходит от руководства организации, дойдет до непосредственных исполнителей и будет ими верно интерпретирована. То есть в четырех из пяти случаев информация либо будет грубо искажена, либо и вовсе не дойдет до адресата. Также принимая во внимание то, что руководитель организации до 40% своего рабочего времени тратит на рассмотрение деловой документации и на осуществление функции контроля за исполнением (главные инженеры – до 30– 40%, начальники подразделений – до 15–30%), а также начальник среднего уровня, выходя из кабинета первого руководителя, выносит за его двери лишь 30% информации, то несложно представить трудности системы управления и глубину разрыва в связи между высшим уровнем руководства и обычными исполнителями. С другой стороны, эти данные могут свидетельствовать о том, что до руководства организаций достигает не более 10% информации, которая была направлена в их адрес рядовыми исполнителями. Формальные и неформальные коммуникации И внешние, и внутренние коммуникации делятся на такие виды: формальные и неформальные, которые будут описаны далее. Формальные каналы коммуникации идут через всю иерархию организации, а также распределяют ответственность за выполнение рабочих задач. Неформальные же коммуникации не имеют связи с «узаконенными» каналами и структурой организации. Неформальное общение существует параллельно с формальным и интегрирует всех сотрудников организации, не завися от должностей и занимаемых постов. Часто в практике управления можно встретить два типа внутренних неформальных каналов: «управление, которое основано на выходе в народ» и «виноградная лоза». Управление, которое основано на выходах в народ (сокр. «УВН»). В данном случае руководство получает информацию о работе организации и состоянии дел напрямую из общения со своими подчиненными. При этом руководитель посещает отделы и сотрудников на их рабочих местах и из первых уст получает информацию о положении дел, имеющихся проблемах и трудностях. Помимо этого, руководитель организации при данном виде коммуникации может передать людям свои идеи и замыслы. Разговоры с сотрудниками формируют плодотворную почву для хороших человеческих взаимоотношений и последующего сотрудничества. Виноградная лоза. Это неформальная коммуникативная сеть организации, которая объединяет всех ее членов и распространяет информацию по всем векторам. Данная сеть всегда имеет место, а также это каналы движения слухов по организации. Информация, которая передается по сети «виноградная лоза», посвящается организационным проблемам и, зачастую, является довольно достоверной. Замечание 1 По ряду данных, около 80% передаваемых данных, так или иначе, связаны с организацией и не имеют ничего общего со сплетнями, более того – 70–90% данных впоследствии подтверждается. Руководству стоит принимать во внимание, что пять из шести значимых сообщений в той или иной степени передается без помощи официальных каналов. Слухи, которые можно назвать вредными, появляются только тогда, когда официальные каналы коммуникации недоступны .Один из наиболее серьезных промахов, совершаемых руководством – это утаивание правды и уход от ответа при общении с коллективом организации. Даже в случае отсутствия официального взаимодействия, все еще существует потребность в информации. Поэтому нечто непременно заполнит образовавшийся информационный «вакуум» – пересуды в коридорах, шепот за закрытыми дверями офисов, панические электронные письма... Конечно, данные явления не принесут пользу организации, однако, это неизбежный исход любого обмана и отсутствия достоверной информации. Правдоподобной является лишь правда. Помимо этого, сотрудники всегда являются более умными, нежели их считает руководство, и всегда чувствуют неладное раньше самих менеджеров. Даже, если не делать никаких заявлений, истина все равно будет известной и для клиентов, и для сотрудников, и для поставщиков, и для компаний-партнеров. Замечание 2 Стоит принимать во внимание, что степень точности слухов зачастую меньше, когда речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Помимо этого, вне зависимости от точности и положительной, либо отрицательной направленности слухов, все является свидетельством их большого влияния на трудовую атмосферу. В связи с тему по каналам распространения слухов информация следует гораздо быстрее, нежели по официальным каналам, руководители используют первый для запланированной утечки и распространения определенной информации вида «только между нами». В таком случае доверенным лицом руководителя становится, как правило, секретарь либо помощник. Данное доверенное лицо в ходе неформального общения (после рабочего дня либо в перерывах, в «курилках») зачастую общается с другими сотрудниками. Запланированная утечка информации, как правило, применяется в том случае, когда речь идет о вопросах, которые касаются изменений в организации производственной (управленческой) деятельности либо перемещениях в штате. Вербальные и невербальные коммуникации Можно определить еще один вид коммуникаций, встречающийся в любом межличностном общении, сопутствующий как формальным, так и неформальным коммуникациям - невербальное межличностное общение. Далее более подробно изучим явления вербального и невербального общения. Общение людей посредством слов получило название вербального. Вербальное общение может быть устным, когда применяется разговорный язык (разговоры между людьми, по телефону, записи речи на различные носители) и письменным (письма, записи, бланки, использование электронной почты). Замечание 3 Речь - самое универсальное средство коммуникации, так как при передаче информации посредством речи смысл сообщения передается достовернее всего. Посредством речи происходит как кодирование, так и декодирование информации. Структура речевого общения включает в себя значение и смысл слов, фраз. При этом важное значение имеет точность использования слов, их выразительность и доступность, корректность построения фраз и их доходчивость, верное произношение звуков, слов, выразительность и уместность интонации. Пример 2 На качество общения во многом влияет принятая в каждой конкретной организации терминология и так называемый «корпоративный сленг». К примеру, в организациях, которые занимаются информационными технологиями и программным обеспечением, существует свой стиль и язык общения, часто непонятный людям из других отраслей. Основой невербальной коммуникации является информация, которая передана отправителем без применения слов, взамен которых используются любые иные символы. Основными функциями невербальной коммуникации стоит считать дополнение и замещение речи, отражение эмоциональных состояний партнеров по процессу коммуникации. Невербальная коммуникация – довольно важный элемент делового общения. Он включает в себя жесты, мимику, позы, интонацию, стиль одежды, использование окружающего пространства и проч. Зачастую посредством данных средств передается довольно важная информация. Пример 3 К примеру, одна и та же фраза, которая была произнесена с различной интонацией и сопровождалась разными жестами, может выражать прямо противоположные значения. Существуют также жесты, которые сами по себе являются сигналами и не нуждаются в словах для их понимания. При этом стоит меть в виду, что почти любой, даже самый очевидный жест наделен национальной окраской, не говоря уже о жестах сугубо национальных, совсем непонятных представителям других народов и культур. Хотя речь и универсальное средство общения, она приобретает значение лишь в сумме с применением невербальных символов для трансляции сообщений. Проведенные исследования подтверждают тот факт, что 55% сообщений воспринимается через выражение лица, позы и жестов, а 38% – через интонацию и модуляции голоса. Это свидетельствует о важности исследования невербальных сигналов. Определенная часть невербальной коммуникации не поддается контролю и является проявлением бессознательных процессов психики. Воспринимая данные сигналы, участники общения способны, с помощью интуиции, жизненного опыт и определенных знаний, декодировать данную информацию, которая не предъявляется партнером или специально сокрывается им. Подробнее: https://zaochnik.com/spravochnik/menedzhment/delovyekommunikatsii/kommunikatsii-v-organizatsii/ 8. Информация в менеджменте и ее свойства. Классификация информации. 9. Преграды в информационном обмене внутри предприятия 10. Информационные — системы (ис):функциональный и системный подходы.