Регламент об оснащении структурных подразделений

Приложение
УТВЕРЖДЕН
приказом НИУ ВШЭ
№__________ от _______ г.
Регламент об оснащении структурных подразделений Национального
исследовательского университета «Высшая школа экономики» компьютерной
техникой, средствами связи, программным обеспечением, расходными
материалами и комплектующими
1. Общие положения
1.1 Настоящий регламент1 определяет порядок оснащения структурных
подразделений Национального исследовательского университета «Высшая школа
экономики» (далее НИУ ВШЭ) компьютерной техникой, средствами связи,
программным обеспечением, расходными материалами и комплектующими, включая
следующие действия: обобщение, анализ и оценка заявок на компьютерную технику,
средства связи, программное обеспечение, расходные материалы и комплектующие
от структурных подразделений НИУ ВШЭ, планирование закупок на очередной
финансовый год, подготовка закупочной документации, проведение экспертизы
предложений участников закупки, заключение и контроль исполнения гражданскоправовых договоров, передача компьютерной техники, средств связи и расходных
материалов и комплектующих в структурные подразделения НИУ ВШЭ, установка
программного обеспечения, консультации работников НИУ ВШЭ, использующих
компьютерную технику, средства связи, программное обеспечение, а также порядок
подключения указанных работников к информационно-вычислительной сети НИУ
ВШЭ.
1.2 Настоящий Регламент обязателен для исполнения всеми работниками
НИУ ВШЭ за исключением работников филиалов НИУ ВШЭ.
2. Термины, определения, сокращения, используемые в Регламенте
В настоящем Регламенте используются следующие термины, определения и
сокращения:
ДИТ – дирекция информационных технологий.
ИТ – информационные технологии.
МОЛ – работник НИУ ВШЭ, являющийся материально-ответственным лицом и
подписавшим договор о материальной ответственности.
Компьютерная техника – компьютеры, ноутбуки, планшеты, мониторы,
принтеры, МФУ, сканеры и т.п.
Пользователь – работник НИУ ВШЭ, использующий компьютерную технику,
средства связи или программное обеспечение.
Планирование закупок и закупка специализированных комплексов или лабораторного оборудования
для технологического оснащения научных подразделений настоящим регламентом не регулируются.
1
Средства связи – средства проводной связи (телефонные аппараты, факсы,
блоки питания к телефонным аппаратам), средства радиосвязи (портативные рации,
ретрансляторы сигналов сотовой связи, подавители радиосигналов, а также
устройства обработки и распределения сигналов эфирного телевидения (для
общежитий), средства мобильной связи (SIM-карты, 3G/4G модемы).
ПО – программное обеспечение.
3. Порядок формирования плана закупок компьютерной техники и ПО на
очередной финансовый год
3.1 Заявки на оснащение структурного подразделения компьютерной
техникой и ПО за счет центрального бюджета НИУ ВШЭ, средств, учитываемых на
субсчетах структурных подразделений, либо иных источников на очередной
финансовый год подаются в ДИТ структурными подразделениями НИУ ВШЭ в
порядке, установленном Административным регламентом формирования заявок на
закупку и документации о закупке товаров, работ, услуг в НИУ ВШЭ.
3.2 ДИТ проводит оценку обоснованности заявленной компьютерной техники
и ПО, обобщение, уточнение и оценку заявок структурных подразделений на закупку
компьютерной техники и ПО, формирует обобщённую заявку на компьютерную
технику и ПО по всем структурным подразделениям НИУ ВШЭ, а также дополняет ее
компьютерной техникой и ПО на общеуниверситетские нужды, инфраструктуру и
резерв для внепланового оснащения новых структурных подразделений, внеплановой
модернизации и замены техники, вышедшей из строя (далее – обобщенная заявка).
Резерв дополнительно приобретаемой компьютерной техники планируется из
расчета 5-10% от общей численности компьютерной техники, находящейся в
эксплуатации. На основе этих данных ДИТ формирует план оснащения структурных
подразделений компьютерной техникой и ПО, который в форме обобщённой заявки
передается в Дирекцию по корпоративным закупкам и торгам.
3.3 При оценке обоснованности заявок структурных подразделений НИУ
ВШЭ учитываются следующие критерии: соответствие целей и задач оснащения
структурного подразделения основным направлениям программ развития НИУ ВШЭ;
текущая оснащенность структурного подразделения (вне зависимости от источников
по которым ранее проводилось оснащение); соответствие характеристик
запрашиваемой компьютерной техники и ПО целям, задачам, а также профильной
деятельности структурного подразделения; соответствие заявленной компьютерной
техники и ПО типовым решениям и конфигурациям (с целью унификации) и
возможность альтернативной замены; стоимость эксплуатации компьютерной
техники и ПО; существующие финансовые ограничения на соответствующие
мероприятия по приобретению.
При необходимости, для оценки обоснованности заявки могут привлекаться
внутренние и внешние эксперты.
3.4 После получения утвержденных лимитов расходов на приобретение
компьютерной техники и ПО ДИТ готовит предложения по корректировке
обобщенной заявки, согласно выделенным лимитам.
3.5 Предложения по оснащению компьютерной техникой и ПО в рамках
установленных лимитов выносится на рассмотрение и утверждение Комиссии по
закупке компьютерного оборудования и ПО, состав которой утверждается приказом
НИУ ВШЭ.
2
3.6 После рассмотрения и окончательного утверждения оснащения
структурных подразделений НИУ ВШЭ компьютерной техникой и ПО
дорабатывается обобщенная заявка и формируется план закупок.
3.7 Утвержденный
план
оснащения
структурных
подразделений
компьютерной техникой и ПО по корпоративной электронной почте доводится до
руководителей структурных подразделений НИУ ВШЭ, подавших заявки на
оснащение.
3.8 В течение финансового года, в случае отсутствия необходимой
компьютерной техники и ПО в резерве, могут проводится внеплановые закупки за
счет центрального бюджета НИУ ВШЭ при наличии средств. В этом случае для
уточнения плана закупок ДИТ направляет в Дирекцию по корпоративным закупкам и
торгам заявку на изменение плана закупок.
4. Порядок организации закупок компьютерной техники и ПО
4.1 В соответствии с локальными нормативными актами НИУ ВШЭ, согласно
утвержденному плану закупок, ДИТ готовит и передает комплект документов,
необходимых для организации закупок в Дирекцию по корпоративным закупкам и
торгам (служебная записка, техническое задание, обоснование цены, коммерческие
предложения), проводит техническую экспертизу поданных поставщиками заявок на
соответствие техническому заданию, участвует в подготовке и заключении
гражданско-правовых договоров, осуществляет приемку компьютерной техники и
ПО.
5. Порядок выдачи, доставки, установки и подключения компьютерной
техники и ПО
5.1 Закупленная компьютерная техника и ПО поступают на центральный
склад ДИТ. По результатам приемки и предварительной диагностики производится
выдача компьютерной техники и ПО, согласно плану оснащения структурных
подразделений компьютерной техникой и ПО.
5.2 Порядок получения компьютерной техники.
В зависимости от согласования с пользователями используются следующие
варианты выдачи и доставки компьютерной техники:
5.2.1 Получение со склада.
МОЛ структурного подразделения получает компьютерную технику на складе
самостоятельно. В этом случае ДИТ предварительно, не менее чем за три рабочих
дня, по корпоративной электронной почте сообщает МОЛ о месте выдачи
компьютерной техники, номенклатуре и количестве выдаваемой компьютерной
техники. Расписание работы складов размещается на интернет-странице (сайте) ДИТ
на корпоративном портале (сайте) НИУ ВШЭ. Передача компьютерной техники
оформляется на складе путем оформления документов на ее перемещение между
МОЛ. В исключительных случаях (до момента оформления передачи МОЛ), по
решению директора по ИТ, компьютерная техника выдается под расписку МОЛ ДИТ.
5.2.2 Доставка силами ДИТ.
Работники ДИТ доставляют компьютерную технику, выделенную
пользователям, в заранее согласованное место и время. Компьютерная техника
передается под ответственность МОЛ структурного подразделения с оформлением
3
документов на ее перемещение между МОЛ. В случае отсутствия МОЛ структурного
подразделения на рабочем месте, компьютерная техника возвращается на склад и в
дальнейшем структурное подразделение получает его самостоятельно.
5.2.3 Комплексная доставка, установка и подключение компьютерной
техники.
Комплексная доставка, установка и подключение компьютерной техники
осуществляется ДИТ в случае введения в эксплуатацию новых объектов (зданий,
лабораторий, компьютерных классов и т.п.), организации и проведения
общеинститутских мероприятий и т.п. с привлечением грузчиков и автотранспорта
НИУ ВШЭ. Если компьютерная техника устанавливается в помещениях НИУ ВШЭ
на длительный срок (аудитории, кабинеты, компьютерные классы и т.п.), оно
передается на материальный учет МОЛ администрации здания или МОЛ
структурного подразделения, заказавшего установку. Во время монтажа и установки
компьютерной техники, в обязательном порядке, на объекте должен присутствовать
работник структурного подразделения, заказавшего установку, для согласования
технических вопросов.
5.3 После получения компьютерной техники пользователь делает заявку на
подключение компьютерной техники в Службу поддержки ДИТ по телефону 22222
или по электронной почте на адрес 22222@hse.ru.
5.4 При комплексной доставке компьютерной техники, ее подключение
осуществляется работниками ДИТ без предварительной заявки.
5.5 После получения лицензий на право использования ПО, дистрибутивов
ПО на материальных носителях и постановки ПО на балансовый учет НИУ ВШЭ,
ДИТ уведомляет пользователей, заказавших установку ПО, по телефону или по
электронной почте. Пользователь делает заявку на установку ПО в Службу
поддержки ДИТ по телефону 22222 или по корпоративной электронной почте на
адрес 22222@hse.ru с указанием места размещения и инвентарных номеров
компьютеров, на которые необходимо установить закупленное ПО.
6. Порядок обеспечения структурных подразделений компьютерной техникой и
ПО, не вошедшими в план закупок структурных подразделений
компьютерной техники
6.1 При возникновении потребности в приобретении компьютерной техники
и ПО, не вошедших в утвержденный план закупок (организация работы новых
структурных подразделений, выход из строя оборудования, прием на работу новых
работников и т.п.), структурное подразделение подает заявку на внеплановое
оснащение по форме в Приложении 1 к настоящему Регламенту по корпоративной
электронной почте на адрес 22222@hse.ru с обязательным обоснованием. Указанная
форма заявки также размещается интернет-странице (сайте) ДИТ на корпоративном
портале (сайте) НИУ ВШЭ. В течение 7 рабочих дней ДИТ после получения заявки
уведомляет структурное подразделение о возможности выделения компьютерной
техники и ПО из резерва, запрашивает дополнительную информацию или направляет
отказ с указанием причин.
В случае отсутствия запрашиваемой компьютерной техники и ПО в резерве и
выполнения следующих условий: обоснованность заявки, наличие средств
центрального бюджета НИУ ВШЭ или возможности их перераспределения
производится дополнительная закупка.
4
6.2 Закупка компьютерной техники и ПО при внеплановом оснащении
может производиться за счет средств, учитываемых на субсчете подразделения,
подавшего заявку. В данном случае руководитель структурного подразделения
направляет служебную записку с визой координирующего деятельность структурного
подразделения руководителя и Планово-финансового управления на имя директора
по информационным технологиям с указанием наименования компьютерной техники
и/или ПО, его количества, выделяемой на закупку суммы и номера субсчета
структурного подразделения. Рассмотрение заявки на закупку компьютерной техники
и ПО производится в соответствии с п. 3.3 -3.4 настоящего регламента.
6.3 Внеплановая закупка компьютерной техники и ПО осуществляется в
соответствии с п. 4 настоящего регламента. ДИТ, в случае необходимости, имеет
право привлекать работников структурных подразделений, подавших заявку на
оснащение, по согласованию с руководителями указанных структурных
подразделений, для подготовки комплекта документов необходимых для организации
закупок (служебная записка, техническое задание, обоснование цены, коммерческие
предложения) и проведения технической экспертизы поданных поставщиками заявок
на соответствие техническому заданию.
7. Планирование закупок, приобретение и выдача расходных материалов и
комплектующих
7.1 Планирование закупок, приобретение и выдачу расходных материалов и
комплектующих для структурных подразделений НИУ ВШЭ, за исключением
Типографии НИУ ВШЭ, осуществляет ДИТ.
7.2 Закупка расходных материалов и комплектующих производится только
для компьютерной техники, находящейся на балансе НИУ ВШЭ.
7.3 Заявки на приобретение расходных материалов и за счет центрального
бюджета, средств, учитываемых на субсчетах структурных подразделений, либо иных
источников на очередной финансовый год подаются в ДИТ структурными
подразделениями НИУ ВШЭ в порядке, установленном Административным
регламентом формирования заявок на закупку и документации о закупке товаров,
работ, услуг в НИУ ВШЭ.
7.4 ДИТ производит оценку обоснованности, обобщение, уточнение и
расценку заявок структурных подразделений, а также вносит необходимые
коррективы и дополнения.
7.5 После получения утвержденных лимитов на приобретение расходных
материалов и комплектующих ДИТ корректирует план закупок, согласно
выделенным лимитам. Закупка осуществляется в соответствии с п. 4 настоящего
регламента.
7.6 Для получения расходных материалов и комплектующих, в службу
поддержки ДИТ пользователем подается заявка (по телефону 22222 или по
электронной почте на адрес 22222@hse.ru). Заявка подается в произвольной форме. В
заявке указывается марка, инвентарный номер компьютерной техники, адрес его
установки (корпус и номер комнаты), ФИО пользователя, структурное подразделение,
адрес корпоративной электронной почты и телефон для связи.
7.7 Выдача расходных материалов и комплектующих для компьютерной
техники производится ежедневно с 10.00 до 18.00 со склада ДИТ по адресу: ул.
Мясницкая, д. 20, каб. 411.
5
7.8 При наличии охраняемых помещений и работников на других
территориях НИУ ВШЭ, ДИТ организует оперативные склады для хранения и выдачи
расходных материалов и комплектующих. Расписание работы оперативных складов
размещается на интернет-странице (сайте) ДИТ на корпоративном портале (сайте)
НИУ ВШЭ.
7.9 В случае отсутствия запрашиваемых расходных материалов и
комплектующих на складе, ДИТ организует дополнительные закупки. Информация о
планируемых сроках поставки расходных материалов и комплектующих отправляется
пользователям по корпоративной электронной почте.
7.10 Отработанные картриджи от расходных материалов и комплектующие
передаются на склад ДИТ для последующего списания и утилизации.
8. Подключение к информационно-вычислительной сети НИУ ВШЭ
8.1 ДИТ выполняет работы по подключению пользователей к
информационно-вычислительной сети НИУ ВШЭ (далее – ИВС), в т.ч. обеспечивает
установку дополнительных информационных розеток. Форма заявки на подключение
указана Приложении 2 к настоящему Регламенту, а также размещается на интернетстранице (сайте) ДИТ на корпоративном портале (сайте) НИУ ВШЭ. Заявки
направляются пользователем в Службу поддержки ДИТ по электронной почте на
адрес 22222@hse.ru с почтовых адресов электронной почты НИУ ВШЭ.
8.2 После получения заявки работник ДИТ связывается с контактным лицом,
указанным в заявке, для согласования времени осмотра помещения, в котором
требуется подключение. По результатам осмотра, в течение 3 рабочих дней с момента
осмотра ДИТ готовит заключение по срокам выполнения работ по заявке.
Сроки выполнения работ:
 от 1 до 24 информационных розеток
а) при наличии необходимых расходных материалов в оперативном
пополняемом резерве ДИТ, работы выполняются в срок от 7 до 14 рабочих
дней;
б) при отсутствии необходимых расходных материалов в оперативном
пополняемом резерве ДИТ, работы выполняются в срок от 14 рабочих дней до
2 месяцев в зависимости от сложности проведения работ и сроков поставки
материалов и оборудования;
 более 24 информационных розеток – работы выполняются подрядной
организацией, привлечение которой осуществляется через закупочные процедуры, в
срок от 2 до 4 месяцев.
8.3 Для организации доступа пользователей к ИВС НИУ ВШЭ при вводе в
эксплуатацию новых корпусов, при переезде или существенных перепланировках,
руководитель размещаемого (перемещаемого) структурного подразделения
направляет директору по ИТ служебную записку со схемой размещения
автоматизированных рабочих мест. Работы по подключению автоматизированных
рабочих мест пользователей к ИВС проводятся на основании указанной служебной
записки и схемы размещения.
8.4 Коммутаторы, которые используются для оперативного увеличения
количества точек подключения к ИВС в пределах одного помещения без внесения
изменений в структурированную кабельную систему, передаются на материальный
учет МОЛ структурного подразделения, за которым закреплено помещение.
6
9. Оснащение структурных подразделений средствами связи
9.1 ДИТ выполняет работы по оснащению (дооснащению) структурных
подразделений средствами связи. Заявки на выдачу (замену неисправных) средств
связи и подключение к телефонной сети НИУ ВШЭ направляются в Службу
поддержки ДИТ по электронной почте на адрес 22222@hse.ru с корпоративных
почтовых ящиков НИУ ВШЭ. Форма заявки на оснащение структурных
подразделений средствами связи указана в Приложении 2 к настоящему Регламенту, а
также размещается на интернет-странице (сайте) ДИТ на корпоративном портале
(сайте) НИУ ВШЭ.
9.2 Средства связи выдаются МОЛ структурного подразделения со склада
отдела связи ДИТ по адресу: ул. Мясницкая, д. 20, каб. 123.
9.3 Предварительные сроки2 настройки и подключения средств проводной
связи:
9.3.1 При наличии свободных телефонных, информационных и электрических
розеток подключение производится в течение одного рабочего дня после получения
средств связи МОЛ структурного подразделения на складе отдела связи ДИТ;
9.3.2 Если в помещении отсутствуют свободные телефонные или
информационные розетки, но есть возможность выполнить подключение
пользователей без дополнительной протяжки кабелей с использованием портативного
коммутатора, подключение производится в течение одного рабочего дня после
получения средств проводной связи МОЛ подразделения, подавшего заявку, на
складе отдела связи ДИТ;
9.3.3 Если помещение не оборудовано телефонными и информационными
розетками, выполнение заявки происходит в соответствии с п. 8.2 и п. 9.3.1.
настоящего Регламента.
10. Оснащение средствами мобильной связи
Оснащение средствами мобильной связи производится в соответствии с
локальным нормативным актом, регламентирующим использование мобильной связи
работниками НИУ ВШЭ.
11. Порядок учета компьютерной техники при ликвидации структурного
подразделения
В случае ликвидации структурного подразделения, МОЛ ликвидируемого
структурного подразделения передает компьютерную технику на склад ДИТ (с
оформлением акта ОС-2). Работники ДИТ оценивают состояние компьютерной
техники, проверяют комплектность и производят приемку. По некомплектным
единицам компьютерного оборудования, вышедшему из строя, составляется
соответствующий акт.
Указанные в настоящем пункте сроки исполнения актуальны для учебно-административных
корпусов НИУ ВШЭ, в которых постоянно пребывают работники Отдела связи ДИТ. Для остальных
территорий сроки выполнения заявок, указанные в п.п.9.3.1. - 9.3.2. настоящего регламента могут
быть увеличены в зависимости от загрузки работников ДИТ.
2
7
В зависимости от технического состояния: исправная компьютерная техника
передается в другие структурные подразделения, неисправная
списывается и
утилизируется.
12. Списание и утилизация
12.1 Списание основных средств в НИУ ВШЭ осуществляется на основании
решения Комиссии по списанию находящегося в федеральной собственности
недвижимого и движимого имущества, закрепленного на праве оперативного
управления за НИУ ВШЭ (далее – Комиссия), действующей в соответствии с
Положением о Комиссии, утверждённым приказом от 19.04.2011 № 6.18.1-06/1904-03
«Об утверждении Комиссии по списанию находящегося в федеральной
собственности недвижимого и движимого имущества, закрепленного на праве
оперативного управления за Национальным исследовательским университетом
«Высшая школа экономики», Порядка списания находящегося в федеральной
собственности недвижимого и движимого имущества, закрепленного на праве
оперативного управления за Национальным исследовательским университетом
«Высшая школа экономики», и состава Комиссии по списанию находящегося в
федеральной собственности недвижимого и движимого имущества, закрепленного на
праве оперативного управления за Национальным исследовательским университетом
«Высшая школа экономики».
12.2
Порядок списания компьютерной техники включает следующие этапы:
12.2.1 МОЛ структурного подразделения составляет перечень оборудования,
которое не используется или находится в неисправном состоянии и направляет
директору по ИТ в сопровождении служебной записки за подписью руководителя
структурного подразделения.
12.2.2 Для списания морально и физически устаревшей компьютерной
техники, и ПО, а также компьютерной техники, не подлежащей ремонту, МОЛ
структурного подразделения составляет акт технического состояния. Подготовку к
списанию компьютерной техники и ПО, находящихся на материальном учете в ДИТ,
а также не закрепленных за МОЛ структурных подразделений, выполняется
работниками ДИТ.
12.2.3 Работники ДИТ производят осмотр и диагностику компьютерной
техники, запланированной к списанию в целях оценки: технического состояния и
возможности дальнейшего использования; степени морального и физического износа;
целесообразности проведения ремонта и модернизации. Результаты осмотра
фиксируются в акте технического состояния.
12.2.4 Оформленные акты передаются представителю ДИТ для учёта и
дальнейшего исполнения.
12.2.5 Компьютерная техника и ПО, которые не могут быть списаны, в
соответствии с решением Комиссии остаются на материальном учете в структурном
подразделении.
12.2.6 После подписания актов технического состояния имущества НИУ
ВШЭ, компьютерная техника передается на склад ДИТ для проведения независимой
экспертной оценки и последующей утилизации.
12.2.7 Техническую экспертизу и утилизацию компьютерной техники
выполняет организация, обладающая соответствующей лицензией. Подготовка и
8
инициация заключения договоров на независимую экспертизу и утилизацию
выполняется работниками ДИТ.
9