Введение в ИСТП

1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ИНФОРМАЦИИ
1.1. Информация и данные
В научной и учебной литературе имеется много трактовок
информации, более или менее полно раскрывающих ее сущность и свойства.
Слово «информация» известно всем, каждый представляет, что оно означает.
Между тем, как и всякому абстрактному понятию, дать единственное и
точное определение информации достаточно сложно. Это связано с тем, что
информацией как явлением занимаются многие науки, в частности,
философия, кибернетика (наука об управлении), генетика, теория средств
массовой информации (печать, радио, телевидение), математическая теория
связи, информатика и др. Например, философия рассматривает информацию
как одно из основных свойств материи, базирующихся на понятии
отражения. В кибернетике и общей теории систем под информацией
понимаются проявляющиеся в коммуникационных процессах сведения,
знания наблюдателя о системе и среде ее функционирования.
Термин информация происходит от латинского «information», что
означает
разъяснение,
осведомление,
изложение.
С
позиции
материалистической философии информация есть отражение реального мира
с помощью сведений (сообщений). Сообщение - это форма представления
информации в виде речи, текста, изображения, цифровых данных, графиков,
таблиц и так далее. В широком смысле информация - это общенаучное
понятие, включающее в себя обмен сведениями между людьми, обмен
сигналами между живой и неживой природой, людьми и устройствами.
Следует отметить, что практически у всех определений имеются две
общие черты: 1) информация всегда связывается с процессом движения (она
передается); 2) информация проясняет ситуацию, т. е. в определенной
степени снимает неопределенность.
К настоящему времени разработаны три основные теории информации:
1. Статистическая теория информации (основатель К. Шеннон),
которая предполагает вероятностный подход к этому понятию и вводит
единицу измерения информации — бит. В таком понимании информация —
это снятая неопределенность, результат выбора возможных альтернатив.
Существенным недостатком этой математической теории информации
является то, что она не затрагивает содержательную ценность информации.
2. Кибернетическая теория (основатель Н. Винер). В рамках данной
теории «информация — это не вещество и не энергия», а продукт научного
познания, средство изучения реальной действительности, единственный и
универсальный способ передачи знаний. При этом возникает объективный
коммуникационный процесс «отправитель—канал—получатель», в рамках
которого можно рассматривать информацию как знания в процессе
коммуникации, в процессе потребления с целью принятия решения или
удовлетворения интереса.
3. Логико-семантическая теория (основатели Р. Карнап, И. Бар-Хиллел
и др.), базирующаяся на понятии логической вероятности как степени
подтверждения гипотезы.
Общим для всех теорий является наличие путей решения связанных
между собой трех проблем: определение совокупности возможных
альтернатив развития событий, процессов или явлений; количественная
оценка вероятности этих альтернатив и их значимости для субъекта;
введение меры семантической информации (знания, имеющего определенную меру ценности для кого-либо).
Информация - сведения об объектах и явлениях окружающей среды,
их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о
них степень неопределенности, неполноты знаний. Наряду с информацией
часто употребляется понятие данные. Покажем, в чем их отличие. Данные
могут рассматриваться как признаки или записанные наблюдения, которые
по каким-то причинам не используются, а только хранятся. В том случае,
если появляется возможность использовать эти данные для уменьшения
неопределенности о чем-либо, данные превращаются в информацию.
Поэтому можно утверждать, что информацией являются используемые
данные. Данные - информация, записанная на каком-либо носителе с
помощью того или иного языка.
Во многих сферах современного производства и секторах
информационной экономики информация выступает одновременно как
предмет, средство и результат труда. Как предмет труда информация — это
первичные необработанные данные, как средство труда — это совокупность
знаний, приемов и средств, при помощи которых первичные данные могут
быть эффективно обработаны и использованы. Информация как результат
труда должна обладать потребительскими свойствами и быть пригодной для
потребления человеком.
В информационной экономике информация становится товаром, то есть
предметом сделок и основой для организации информационного
обслуживания потребителей.
1.2. Количество информации и данных
Понятия количество информации и данных различны, поскольку:
целесообразно фиксировать в качестве данных только полезную
информацию; для описания данных используются система кодирования для
снижения объёма хранимых данных. Можно сказать, что количество
информации больше количества данных.
К. Эрроу, профессор Стэндфордского и Гарвардского университетов
(США), лауреат Нобелевской премии по экономике: «Информация является
одним из важнейших факторов, определяющих поведение экономических
агентов на рынке. Ее ценность определяется уровнем снижения
неопределенности и степенью ее использования для достижения
конкурентных преимуществ».
Менеджеры должны иметь возможность для адекватной оценки
текущей ситуации и использовать это знание для получения экономических
преимуществ. Информация становится основным ресурсом, использующимся
менеджерами.
Информации мало – неэффективные решения.
Информации много – неэффективные затраты.
1.3. Информационные фильтры
Информация рассматривается в трех аспектах: синтаксическом,
семантическом и прагматическом.
Синтаксический аспект связан со способом представления
информации. Обычно информация от отправителя к получателю передается в
виде сообщений, которые представлены знаками, символами, сигналами в
зависимости от выбранного канала. Информацию, рассмотренную
относительно этого аспекта, обычно называют данными. Семантический
аспект передает смысловое содержание информации и соотносит ее с ранее
имевшейся информацией.
Прагматический аспект отражает потребительские свойства
информации; ее ценность зависит от того, насколько потребитель при ее
использовании достигает поставленной цели. .
Процесс передачи информации от источника к потребителю, вообще
говоря, представляет собой прохождение трех фильтров: физического или
статистического (чисто количественное ограничение по пропускной
способности канала, независимо от содержания передаваемых данных);
семантического (отбор тех данных, сведений, которые могут быть понятны
получателем, т. е. соответствуют тезаурусу его знаний); прагматического
(отбор среди воспринятых, понятых сведений тех, которые полезны для
решения данной задачи).
1.4. Адекватность информации
При работе с информацией всегда имеется ее источник и потребитель
(получатель). Пути и процессы, обеспечивающие передачу сообщений от
источника информации к ее потребителю, называются информационными
коммуникациями.
Для потребителя информации очень важной характеристикой является
ее адекватность.
Адекватность информации - это определенный уровень соответствия
создаваемого с помощью полученной информации образа реальному
объекту, процессу, явлению и т.п.
В реальной жизни вряд ли возможна ситуация, когда вы сможете
рассчитывать на полную адекватность информации. Всегда присутствует
некоторая степень неопределенности. От степени адекватности информации
реальному состоянию объекта или процесса зависит правильность принятия
решений человеком.
Адекватность информации может выражаться в трех формах:
семантической, синтаксической, прагматической.
Синтаксическая адекватность. Она отображает формальноструктурные характеристики информации и не затрагивает ее смыслового
содержания. На синтаксическом уровне учитываются тип носителя и способ
представления информации, скорость передачи и обработки, размеры кодов
представления информации, надежность и точность преобразования этих
кодов и т.п. Информацию, рассматриваемую только с синтаксических
позиций, обычно называют данными, так как при этом не имеет значения
смысловая сторона. Эта форма способствует восприятию структурных
внешних характеристик, т.е. синтаксической стороны информации.
Семантическая (смысловая) адекватность. Эта форма определяет
степень соответствия образа объекта и самого объекта. Семантический
аспект предполагает учет смыслового содержания информации. На этом
уровне анализируются те сведения, которые отражает информация,
рассматриваются смысловые связи. В информатике устанавливаются
смысловые связи между кодами представления информации. Эта форма
служит для формирования понятий и представлений, выявления смысла,
содержания информации и ее обобщения.
Прагматическая (потребительская) адекватность. Она отражает
отношение информации и ее потребителя, соответствие информации цели
управления, которая на ее основе реализуется. Проявляются прагматические
свойства информации только при наличии единства информации (объекта),
пользователя и цели управления. Прагматический аспект рассмотрения
связан с ценностью, полезностью использования информации при выработке
потребителем решения для достижения своей цели. С этой точки зрения
анализируются потребительские свойства информации. Эта форма
адекватности непосредственно связана с практическим использованием
информации, с соответствием ее целевой функции деятельности системы.
1.5. Качество информации
Возможность
и
эффективность
использования
информации
обусловливаются такими основными ее потребительскими показателями
качества, как репрезентативность, содержательность, достаточность,
доступность, актуальность, своевременность, точность, достоверность,
устойчивость.
Репрезентативность информации связана с правильностью ее отбора и
формирования в целях адекватного отражения свойств объекта. Нарушение
репрезентативности информации приводит нередко к существенным ее
погрешностям.
Содержательность информации отражает семантическую емкость,
равную отношению количества семантической информации в сообщении к
объему обрабатываемых данных. С увеличением содержательности
информации растет семантическая пропускная способность информационной
системы, так как для получения одних и тех же сведений требуемся
преобразовать меньший объем данных.
Достаточность (полнота) информации означает, что она содержит
минимальный, но достаточный для принятия правильного решения состав
(набор показателей). Понятие полноты информации связано с ее смысловым
содержанием (семантикой) и прагматикой. Как неполная, т.е. недостаточная
для принятия правильного решения, так и избыточная информация снижает
эффективность принимаемых пользователем решений.
Доступность информации восприятию пользователя обеспечивается
выполнением соответствующих процедур ее получения и преобразования.
Например, в информационной системе информация преобразовывается к
доступной и удобной для восприятия пользователя форме. Это достигается, в
частности, и путем согласования ее семантической формы с тезаурусом
пользователя.
Актуальность информации определяется степенью сохранения
ценности информации для управления в момент ее использования и зависит
от динамики изменения ее характеристик и от интервала времени,
прошедшего с момента возникновения данной информации.
Своевременность информации означает ее поступление не позже
заранее назначенного момента времени, согласованного со временем
решения поставленной задачи.
Точность информации определяется степенью близости получаемой
информации к реальному состоянию объекта, процесса, явления и т.п.
Достоверность информации определяется ее свойством отражать
реально существующие объекты с необходимой точностью. Измеряется
достоверность информации доверительной вероятностью необходимой
точности, т.е. вероятностью того, что отображаемое информацией значение
параметра отличается от истинного значения этого параметра в пределах
необходимой точности.
Устойчивость информации отражает ее способность реагировать на
изменения исходных данных без нарушения необходимой точности.
Устойчивость информации, как и репрезентативность, обусловлена
выбранной методикой ее отбора и формирования.
1.6. Свойства информации
Практически неубывающая потенциальная эффективность
информации, которая часто реализуется не сразу, а спустя многие годы (как
бывало, например, с рядом открытий, изобретений или новых идей, не
понятых современниками при жизни их авторов). Потенциальная эффективность информационных ресурсов не исчезает не только после однократного,
но и многократного использования одной и той же информации (уменьшение
эффективности может быть связано только с устареванием информации —
одним из основных ее свойств.
Тиражируемость и многократность использования, что является
одним из условий неубывающей потенциальной эффективности информации
и приводит к относительной независимости информации от ее создателей.
Иногда говорят, правда, о тиражируемость станка, но опять-таки в этом
случае речь идет о тиражируемость конструкции станка, его идеи, т. е.
информации. На создание же каждого экземпляра станка одного и того же
типа снова нужно затратить материальные ресурсы и труд, в то время как при
тиражировании информации труд умственный не тратится, а труд,
затрачиваемый на размножение информации, как правило, незначителен.
Неаддитивность,
некоммутативность
и
неассоциативность
информации. Отсутствие у информации свойств аддитивности,
коммуникативности и ассоциативности означает, что содержащаяся в какомлибо сообщении информация не есть просто арифметическая сумма
составляющих это сообщение элементов информации (например слов), что
эти элементы нельзя без искажения смысла располагать в сообщении в
произвольной последовательности и группировать в произвольные
сочетания.
Коммулятивность (накопительность).
Информация имеет абстрактный характер. Для того чтобы
обмениваться информацией, необходимо, как правило, заниматься ее
кодированием и декодированием, т. е. совершать переход от образов к
определенному коду (тексту, чертежу, электрическому сигналу) и обратно.
Потребление информации требует определенных навыков и
усилий (обусловлено предыдущим свойством): чем сложнее информация,
тем большим интеллектом должен обладать ее потребитель. Усвоение
многих видов информации требует специальных знаний.
Ценность информации субъективна. То, что очень важно для одного
субъекта, может быть совсем не важно для другого, и наоборот.
«Производство» информации всегда должно быть адресным.
1.7. Классификация информации
Любая классификация всегда относительна. Один и тот же объект
может быть классифицирован по разным признакам или критериям. В основу
классификации информации положено пять наиболее общих признаков:
место возникновения, стадия обработки, способ отображения, стабильность,
функция управления.
Место возникновения. По этому признаку информацию можно
разделить на входную, выходную, внутреннюю, внешнюю. Входная
информация - это информация, поступающая в фирму или ее подразделения.
Выходная информация - это информация, поступающая из фирмы в
другую фирму, организацию (подразделение). Одна и та же информация
может являться входной для одной фирмы, а для другой, ее
вырабатывающей, выходной. По отношению к объекту управления (фирма
или ее подразделение: цех, отдел, лаборатория) информация может быть
определена как внутренняя, так и внешняя. Внутренняя информация
возникает внутри объекта, внешняя информация - за пределами объекта.
Содержание указа правительства об изменении уровня взимаемых налогов
для фирмы является, с одной стороны, внешней информацией, с другой
стороны – входной. Сведения фирмы в налоговую инспекцию о размере
отчислений в госбюджет являются, с другой стороны – внешней по
отношению к налоговой инспекции.
Стадия обработки. По стадии обработки информация может быть
первичной,
вторичной,
промежуточной,
результатной.
Первичная
информация - это информация, которая возникает непосредственно в
процессе деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии.
Вторичная информация - это информация, которая получается в результате
обработки первичной информации и может быть промежуточной и
результатной. Промежуточная информация используется в качестве
исходных данных для последующих расчетов. Результатная информация
получается в процессе обработки первичной и промежуточной информации и
используется для выработки управленческих решений.
Способ отображения. По способу отображения информация
подразделяется на текстовую и графическую. Текстовая информация - это
совокупность алфавитных, цифровых и специальных символов, с помощью
которых представляется информация на физическом носителе (бумага,
изображение на экране дисплея). Графическая информация - это различного
рода графики, диаграммы, схемы, рисунки и т.д.
Стабильность. По стабильности информация может быть переменной
(текущей) и постоянной (условно-постоянной). Переменная информация
отражает фактические количественные и качественные характеристики
производственно-хозяйственной деятельности фирмы. Она может меняться
для каждого случая, как по назначению, так и по количеству. Например,
количество произведенной продукции за смену, еженедельные затраты на
доставку сырья, количество исправных станков и т.п. Постоянная (условнопостоянная) информация - это неизменная и многократно используемая в
течение длительного периода времени информация. Постоянная информация
может быть справочной, нормативной, плановой:
1) постоянная справочная информация включает описание постоянных
свойств объекта в виде устойчивых длительное время признаков. Например,
табельный номер служащего, профессия работника, номер цеха и т.п.;
2) постоянная нормативная информация содержит местные, отраслевые
и общегосударственные нормативы. Например, размер налога на прибыль,
стандарт на качество продуктов определенного вида, размер минимальной
оплаты труда, тарифная сетка оплаты государственным служащим;
3) постоянная плановая информация содержит многократно
используемые в фирме плановые показатели. Например, план выпуска
телевизоров, план подготовки специалистов определенной квалификации.
Функция управления. По функциям управления обычно
классифицируют экономическую информацию. При этом выделяют
следующие группы: плановую, нормативно-справочную, учетную и
оперативную (текущую). Плановая информация - информация о параметрах
объекта управления на будущий период. На эту информацию идет
ориентация всей деятельности фирмы. Плановой информацией фирмы могут
быть такие показатели, как план выпуска продукции, планируемая прибыль
от реализации, ожидаемый спрос на продукцию и т.д. Нормативносправочная информация содержит различные нормативные и справочные
данные. Ее обновление происходит достаточно редко. Нормативносправочной информацией на предприятии являются: время, предназначенное
для изготовления типовой детали (нормы трудоемкости); среднедневная
оплата рабочего по разряду; оклад служащего; адрес поставщика или
покупателя и т.д.
Учетная информация - это информация, которая характеризует
деятельность фирмы за определенный прошлый период времени. На
основании этой информации могут быть проведены следующие действия:
скорректирована плановая информация, сделан анализ хозяйственной
деятельности фирмы, приняты решения по более эффективному управлению
работами и пр. На практике в качестве учетной информации может
выступать информация бухгалтерского учета, статистическая информация и
информация оперативного учета. Учетной информацией являются:
количество проданной продукции за определенный период времени;
среднесуточная загрузка или простой станков и т.п.
Оперативная (текущая) информация - это информация, используемая в
оперативном управлении и характеризующая производственные процессы в
текущий (данный) период времени. К оперативной информации
предъявляются серьезные требования по скорости поступления и обработки,
а также по степени ее достоверности. От того, насколько быстро и
качественно проводится ее обработка, во многом зависит успех фирмы на
рынке.
2. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ
2.1. Понятие экономической информации
Биржевая и финансовая информация. Генераторами этой
информации являются биржи, брокерские компании, банки.
Экономическая и статистическая информация. Экономическая
статистическая информация не требуется в чистом, не переработанном виде
для большинства видов деловой деятельности, так как она, прежде всего,
является объектом анализа и исследований.
Коммерческая информация. Коммерческая информация необходима
предпринимателю для подбора партнеров, поиска клиентов, установления
контактов с ними, а затем для того, чтобы быть в курсе деятельности
партнера или клиента, что будет давать уверенность в полной
информированности о нем. Доступ к коммерческой информации позволяет
также изучать деятельность конкурентов и их продукцию, отслеживать
действия регулирующих организаций, касающихся данной сферы бизнеса.
Информация коммерческих предложений. Доступ к информации
коммерческих предложений позволяет предпринимателю осуществить
закупки по оптимальным ценам, проводить изучение рынка на предлагаемый
им товар изнутри этого рынка, первым отвечать новым запросам
потребителей и таким образом завоевывать рынок, оставаясь на лидирующих
позициях в условиях жестокой конкуренции.
Юридическая информация.
Научно-техническая информация. Научно-техническая информация
выделяется в отдельную от профессиональной информации область, так как
этот вид информации занимает существенную часть общего объема
электронной информации.
Информация служб новостей.
Потребительская информация. Потребительская информация
включает местные новости, метеосводку, программы радио- и телепередач,
расписание транспорта, справочники по отелям, ресторанам, информацию по
прокату машин и т. п.
Особое место в системе информационного обмена занимает экономическая информация, которая отражает процессы производства, распределения и
потребления материальных благ и услуг. Она характеризуется большими
объемами, многократным использованием, постоянным обновлением и
преобразованием, большим числом логических операций, таких как
упорядочение, отбор, объединение, группировка, и разнообразными
математическими расчетами, позволяющими получать различные виды
результатной информации, необходимой в экономике и управлении.
Экономическая информация - это информация о процессах производства, обмена, распределения, накопления и потребления материальных благ и
различных услуг. Она представляет те сведения, знания, сообщения, которые
извлекаются из экономических данных и которые помогают решить ту или
иную задачу управления (т. е. уменьшить неопределенность ее исходов). Ее
отличительная черта - связь с процессами управления коллективами людей,
организацией. Экономическая информация сопровождает процессы
производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и
услуг.
При этом в какой-то степени можно оценить полезность
экономической информации: она тем ценнее, чем скорее или с меньшими
затратами приводит к решению поставленной задачи. В современных
условиях проблемы организации, сбора, переработки, хранения и
использования экономической информации приобретают все большее
значение.
Экономическая информация (ЭИ) – документированные сведения,
отражающие состояние и ход экономических процессов.
2.2. Особенности экономической информации
1) преобладание алфавитно-цифровых знаков;
2) необходимость предоставления в удобной для пользователя
форме;
3) документ – основной носитель данных;
4) много так называемой неперерабатываемой информации;
5) данные делятся на постоянные (НСИ) и переменные (оперативные
данные);
6) необходимость получения большого числа итогов при обработке
одних и тех же данных по разным критериям;
7) повторность циклов появления и обработки (предпосылка
автоматизации);
8) большая ценность получаемой информации;
9) необходимость системы разграничения доступа;
10) высокий уровень стоимостных и трудовых затрат на поиск и ее
обработку;
11) большие объемы ежегодно создаваемой, обрабатываемой и
хранимой информации (до нескольких сотен млн. символов в год для
среднего предприятия);
12) ценность и полезность ЭИ
характеризуется стоимостью,
трудоемкостью, доступностью, истинностью и релевантностью;
13) независимость содержания от форм предоставления.
2.3. Структура экономической информации
1. Информационная база.
2. Подсистемы.
3. Массивы.
4. Показатели.
5. Реквизиты.
Это всё информационные единицы.
Информационная база составляет основу информационной системы
(ИС) управления.
ИС = информационная база + техника + программное обеспечение +
персонал + организационное обеспечение.
Структурированная с той или иной точки зрения ИБ раскладывается на
ряд подсистем.
Массив - структурная единица информации, набор данных одной
формы со всеми их значениями, либо сочетание таких наборов. Например,
массивом данных может быть результаты тестирования: одни и те же
вопросы, но разные ответы.
Показатель – структурная единица информации, характеризующая
какой-либо конкретный объект управления с количественной и качественной
стороны. Показатель имеет наименование и значение. Показатель с
конкретным значением – экземпляр данных.
Показатель является составной единицей информации, отражающей
количественную характеристику некоторого процесса предметной области реквизит-основание вместе с однозначно определяющими его качество
реквизитами-признаками. Структура показателя представлена на рис. 2.1.
Рис. 2.1. Схема структуры экономического показателя
Реквизиты-основания подразделяются по типу алгоритмов их
получения на количественные, стоимостные, проценты, удельные веса и др.
Множество реквизитов-признаков по степени формализации делится на два
подмножества:
1) справочные реквизиты-признаки, - как правило, наименования
предназначены для понимания показателя пользователем-экономистом;
2) группировочные реквизиты-признаки - это закодированные аналоги
справочных признаков, предназначенные для логической обработки
информации на ЭВМ.
Реквизит – минимальная единица информации, характеризующая
качественную или количественную характеристику объекта. Эта информация
не поддается последующему делению, т.к. смысл ее изменяется.
Показатель – предложение, имеющее законченный экономический
смысл и содержащее число, т.е. состоящее из реквизитов-оснований (Р-О) и
реквизитов-признаков (Р-П).
Показатель – наименьшая смысловая единица, способная быть
самостоятельным предметом сообщения и образования документа.
ММВБ
26.02.05.
Р-П
1
$
27,25
Р-О
Р-П
Р-О
руб.
Р-П
При обработке данных значения реквизитов-признаков обычно
подвергаются логическим операциям, а реквизиты-основания —
вычислительным. Совокупность реквизитов, описывающих качественные и
количественные свойства объекта (процесса, явления), представляет собой
информационное сообщение. Под показателем понимается сообщение,
содержащее количественную характеристику одного из свойств
отображаемого объекта (процесса, явления). Показатель является
наименьшей смысловой единицей, способной быть самостоятельным
предметом сообщения и образования документа.
В экономике обращаются миллиарды экономических показателей.
Задача каждого органа управления любого уровня заключается в том, чтобы
извлечь из этих показателей максимум полезной экономической информации
для принятия решений. На основе показателей строятся документы,
используемые в процессе управления.
2.4. Понятие документа и классификация документов
Экономическая информация существует в двух формах: в форме
экономических показателей и документов, сформированных на базе
показателей.
Документ – материальный носитель данных, имеющий юридическую
силу, содержащий оформленные в определенном порядке сообщения,
предназначенные для использования человеком. Это средство закрепления
данных о фактах, явлениях и деятельности, служащие для передачи
экономической информации во времени и на расстояние.
Документ - носитель упорядоченных данных и основа для принятия
управленческих решений.
В
социальном
плане
любой
официальный
документ
полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и
позволяет ему удовлетворить различные человеческие потребности. Среди
функций выделяют общие и специальные.
Общие функции документа:
информационная: любой документ создается для сохранения
информации;
социальная: документ является социально значимым объектом,
поскольку порожден той или иной социальной потребностью;
коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи
между отдельными элементами общественной структуры, в частности между
учреждениями;
культурная: документ — средство закрепления и передачи
культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, например, в
научно-технической документации находит отражение уровень научного и
технического развития общества.
управленческая: документ является инструментом управления; этой
функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые,
отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально
создаваемые для целей управления;
правовая: документ является средством закрепления и изменения
правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию
выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также
документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для
использования в качестве судебного доказательства это может, быть любой
документ;
функция исторического источника: документ выступает в качестве
источника исторических сведений о развитии общества.
Виды документов:
распорядительные – разрешают проведение хозяйственных операций,
но не подтверждают их совершение (приказы, распоряжения, указания,
доверенности) не отражается в учетных регистрах. Эти документы
подписывают
сотрудники
организация,
имеющие
право
давать
распоряжения, отраженные в данных документах;
исполнительные (оправдательные) – фиксируют факт совершения
хозяйственной операции и свидетельствуют о получении, выдаче,
расходовании материальных и денежных ресурсов, что непосредственно
отражается в учетных регистрах (накладные, требования, приходные ордера,
акты приемки и др.);
комбинированные
документы
–
документы
,
имеющие
разрешительно оправдательный характер, оправдательный и бухгалтерского
оформления (авансовый отчет, расходный кассовый ордер, платежная
ведомость).
По порядку составления документы разделяют на первичные , которые
составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения и
сводные – оформляются на основании первичных однородных документов.
По содержанию хозяйственных операций документы делятся на
материальные документы – отражают наличие и движение средств и
предметов труда. К ним относятся основные акты (накладные) приема –
передачи и списания основных средств, нематериальных активов, документы
на оприходование и списание материальных ценностей, счета-фактуры,
накладные и др. Денежные – отражают движение денежных средств.
Например: чеки, выписки банка, приходные и расходные кассовые ордера и
др. Расчетные – отражают расчеты организация с юридическими и
физическими лицами. Например: платежные поручения, расчетно-платежные
ведомости.
По способу отражения операций документы бывают разовые –
применяются один раз для отражения одной или нескольких операций. После
составления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит
основанием для отражения в учете. Накопительные документы –
составляются за определенный период для отражения однородных
повторяющихся операций. В конце периода подсчитываются итоги для
показателей, которые служат основанием для учетных записей. Например:
лимитнозаборные карты, месячные наряды и др.
По месту составления документы бывают внутренними, которые
составляются для отражения внутренних операций организация. Напри мер:
кассовые приходные и расходные ордера, акты, расчетно-платежные
ведомости и др. Внешние документы – составляются за пределами данного
организация и поступают к нему в оформленном виде. Например: счетафактуры, выписка из банка, товарно-транспортные накладные и др.
По порядку заполнения: документы, заполняемые вручную или на
пишущей машинке и посредством средств вычислительной техники, т.е.
автоматическое формирование первичного документа в момент отражение
хозяйственной операции в информационной системе организация.
2.5. Электронный документооборот (EDI)
2.5.1. Управление документооборотом
Документооборот - движение документов в организации с момента их
создания до момента их исполнения.
Перечислим основные действия с документами, которые повсеместно
выполняются на предприятии:
1. Создание документа. Для каждого документа определена дата и
время создания, автор, статус (черновик, рабочий (редактируемый),
утвержденный (нередактируемый), и т.д.), гриф секретности (общего
пользования, ограниченного использования, секретный)
2. Утверждение документа. После создания, документ требуется
завизировать (что может привести к редактированию документа, и
появлению нескольких версий одного и того же документа). Процесс
утверждения документа зависит только от специфики документооборота
предприятия, и может быть как строго формализован (тогда говорят, что для
каждого документа есть свой маршрут утверждения), так и неформализован
(тогда говорят, что используется открытый маршрут)
3. Использование документа. После того, как документ был
отредактирован и утвержден, он поступает в архив, где доступен группе лиц
(в зависимости от грифа секретности).
В результате усложнения как структуры документов, так и процессов
использования документов возникают дополнительные задачи управления
документами:
Во-первых, с одним документом, возможно, должны работать
несколько человек, причем, в реальном времени (и одновременно). Более
того, одни фрагменты данных требуется регулярно обновлять, в то время как
другая часть информации должна оставаться статичной.
Во-вторых, в документе могут использоваться внедренные объекты
(например,
данные, чертежи и изображения), когда необходимо
модифицировать такие объекты в одних проектах и оставлять без изменений
в других.
Решением всех перечисленных задач работы с документами является
управление документооборотом.
Управление документооборотом состоит в том, чтобы все обновления
документов и их частей, которые выполняет пользователь, проходили
процесс утверждения, и фиксировались.
Внедрение
компьютеризованной
системы
управления
документооборотом (системы электронного документооборота, EDI) должно
не просто обеспечить хранение всех версий всех внутренних и внешних
документов предприятия, но также фиксировать все действия (создание,
рецензирование, редактирование, утверждение, списание в архив) над
документами.
2.6.2. Определение системы электронного документооборота и её
отличительные свойства
Класс систем электронного документа (СЭД) является подклассом
документальных систем, где логической единицей хранения информации
является документ.
Система электронного документооборота (СЭД) - это комплекс
программ, созданных для контролируемого создания и управления
документами на предприятии в соответствии с правилами обработки
документов, обусловленными бизнес процессами предприятия.
Отличительными свойствами СЭД являются:
1. Ведение электронного архива документов.
2. Управление жизненным циклом информации.
3. Управление
процессом
создания,
сбора,
обработки
и
распространения корпоративной информации.
4. Наличие средств контроля исполнения поручений.
5. Управление содержимым корпоративных Web-ресурсов.
6. Интеграция с офисными приложениями и корпоративными
информационными системами.
СЭД должна выполнять следующие функции:
- организовывать среду хранения, обеспечивая работу с бумажными и
электронными документами и предоставляя возможность их просмотра;
- осуществлять поиск (полнотекстовых и других) документов;
- вести историю работы с документом, учитывая трудозатраты на его
подготовку;
- обеспечивать возможность работы с многокомпонентными,
многоформатными документами, а также приложениями к документу и
различными его версиями;
- обеспечивать учет ассоциаций и ведение коллекций документов;
- устанавливать права на работу с документом;
- обеспечивать сканирование документа и восстановление его текста
по изображению;
- обеспечивать открытый интерфейс со специализированными,
национальными и другими полнотекстовыми поисковыми модулями;
- обеспечивать настройку на потребности пользователя, в первую
очередь, регистрационных карточек документов.
3. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
Технология при переводе с греческого «techne» означает искусство,
мастерство, умение.
Под технологией материального производства понимают процесс,
определяемый совокупностью средств и методов обработки, изготовления,
изменения состояния, свойств, формы сырья или материала. Технология
изменяет качество или первоначальное состояние материи в целях получения
материального продукта (рис. 3.1).
Рис. 3.1. Информационная технология как аналог технологии переработки
материальных ресурсов
Информация является одним из ценнейших ресурсов общества наряду с
такими традиционными материальными видами ресурсов, как нефть, газ,
полезные ископаемые и др., а значит, процесс ее переработки по аналогии с
процессами переработки материальных ресурсов можно воспринимать как
технологию. Тогда справедливо следующее определение.
Информационная технология - процесс, использующий совокупность
средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной
информации) для получения информации нового качества о состоянии
объекта, процесса или явления (информационного продукта).
Цель технологии материального производства - выпуск продукции,
удовлетворяющей потребности человека или системы.
Цель информационной технологии – «производство» информации
для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению
какого-либо действия.
Известно, что, применяя разные технологии к одному и тому же
материальному ресурсу, можно получить разные изделия, продукты. То же
самое будет справедливо и для технологии переработки информации.
Информационная технология – совокупность действий над
предметом труда, в качестве которого выступает информация в целях
получения конечного результата.
Основные цели использования информационных технологий в бизнесе:
1. Для обработки, группировки, сортировки, агрегирования данных и
вычислений.
2. Для удовлетворения информационных потребностей всех субъектов,
имеющих дело с управлением процессов.
3. Для принятия решений и организации взаимодействия участников
процесса и вычислительной техники.
4. Для консультации по знаниям, накопленных в базах знаний.
5. Для обеспечения оперативной связи и взаимодействия участников.
Упорядоченная последовательность взаимосвязанных действий,
выполняющихся с момента возникновения информации до получения
результата,
называется
технологическим
процессом
обработки
информации.
В условиях рыночных отношений возрастает спрос на информацию и
информационные услуги. В связи с этим современные технологии обработки
информации ориентированы
на использование ЭВМ и средств
коммуникаций. Понятие информационной технологии, таким образом,
неотделимо от технических и программных средств.
Информационные технологии тесным образом связаны с предметными
технологиями.
Предметная
технология
представляет
собой
последовательность взаимосвязанных этапов по модификации первичной
экономической информации в результатную в той или иной предметной
области. В каждой организации можно выделить столько предметных
областей, а значит и технологий, сколько имеется самостоятельных
подразделений, решающих свои специфические задачи и имеющих
присущую им терминологию. В качестве предметных областей можно
указать, например, бухгалтерский учет, банковские операции и т.д.
Предметная технология и информационная технология влияют друг на
друга. Так, например, наличие пластиковых карточек как к носителям
финансовой информации принципиально меняет предметную технологию,
предоставляя такие возможности, которые без этого носителя просто
отсутствовали. С другой стороны, предметные технологии, наполняя
специфическим содержанием ИТ, акцентируют их на вполне определенные
функции.
Иногда
выделяют
обеспечивающие
и
функциональные
информационные технологии.
Обеспечивающие ИТ – технологии обработки информации, которые
могут использоваться как инструментарий в различных предметных
областях. В качестве обеспечивающих можно рассматривать текстовые
редакторы (процессоры), электронные таблицы, СУБД и т.д.
Функциональная ИТ представляет собой такую модификацию
обеспечивающей ИТ, при которой реализуется какая-либо из предметных
технологий. Например, реализуемые в какой-либо предметной области
информационные технологии: базы данных, функционирующие на основе
СУБД; текстовые процессоры, используемые с шаблонами документов и т.д.
Информационные технологии (обеспечивающие и функциональные)
составляют основу экономической информационной системы. Предметные
технологии являются базовыми при создании функциональных ИТ, но и ИТ
влияют на изменение предметных технологий.
Информационные
технологии
отличаются
по
типу
обрабатываемой информации. На современном этапе их развития
выделяют: текстовые процессоры, предназначенные для обработки текстовой
информации; табличные процессоры – для обработки табличной
информации; графические процессоры – для обработки графической
информации; СУБД – для обработки документальной и фактографической
информации и т.д.
Классификация ИТ по типу пользовательского интерфейса
позволяет говорить о системном и прикладном интерфейсе. Системный
интерфейс – это набор приемов взаимодействия с компьютером, который
реализуется операционной системой или ее надстройкой. Прикладной
интерфейс реализуется прикладными программами. Например СУБД,
экспертными системами, текстовыми процессорами и т.д.
С точки зрения участия или неучастия пользователя в процессе
выполнения функциональных ИТ на рабочем месте информация может
обрабатываться в пакетном или диалоговом режиме. Соответственно
выделяют пакетные и диалоговые технологии. Пакетный режим наиболее
распространен при централизованной организации решения экономических
задач. Экономические задачи, решаемые в пакетном режиме,
характеризуются
следующими
свойствами:
алгоритм
решения
формализован, процесс решения не требует вмешательства человека; имеется
большой объем входных и выходных данных; расчет выполняется для
большинства записей входных файлов; большое время решения задачи
обусловлено большими объемами данных; регламентность, т.е. задача
решается с заданной периодичностью. Пакетный режим обработки
информации применяется в основном при статистической обработке
экономической информации и при поиске информации по запросам в
больших по объему базах данных.
Диалоговый режим взаимодействия пользователя и ЭВМ
обеспечивает возможность оперативного вмешательства человека в процесс
обработки информации на ЭВМ. Диалоговый режим не альтернатива
пакетному, а является его развитием. Если применение пакетного режима
позволяет уменьшить вмешательство пользователя в процессе решения
задачи, то диалоговый режим предполагает отсутствие жестко закрепленной
последовательности операций обработки данных. Диалог представляет
собой обмен информационными сообщениями между участниками процесса,
когда прием, обработка и выдача сообщений происходят в реальном
масштабе времени.
Функции АИТ определяют ее структуру, которая включает следующие
процедуры:
- сбор и регистрацию данных,
- подготовку информационных массивов,
- обработку, накопление и хранение данных,
- формирование результатной информации,
- передачу данных от источников возникновения к месту обработки,
а результатов – к потребителям информации для принятия управленческих
решений.
Как правило, экономическая информация подвергается всем
процедурам преобразования, но в ряде случает некоторые процедуры могут
отсутствовать. Последовательность их выполнения также бывает различной.
Рассмотрим особенности выполнения основных процедур преобразования
информации.
Сбор и регистрация информации происходит по разному в различных
экономических объектах. На предприятии сбор и регистрация информации
происходит при выполнении различных хозяйственных операций (прием
готовой продукции, получение и отпуск материалов и т.п.), в банках – при
выполнении финансово-кредитных операций с юридическими и
физическими лицами. В процессе сбора фактической информации
производится измерение, подсчет, взвешивание, подсчет купюр, получение
временных и количественных характеристик работы отдельных
исполнителей. Сбор информации сопровождается ее регистрацией, т.е.
фиксацией информации на материальном носителе (документе, машинном
носителе), вводом в ПЭВМ. Запись в первичные документы в основном
осуществляется вручную. Поэтому процедуры сбора и регистрации остаются
пока наиболее трудоемкими, а процесс автоматизации документооборота –
актуальным.
Передача информации осуществляется различными способами:
- с помощью курьера,
- пересылка по почте,
- доставка транспортными средствами,
- дистанционная передача по каналам связи с помощью других
средств коммуникации.
Дистанционная передача по каналам связи сокращает время передачи
но требует дополнительных технических средств, что удорожает процесс
передачи данных. Предпочтительным является использование технических
средств сбора и регистрации с последующей дистанционной передачей ее по
каналам связи.
Машинное кодирование это процедура машинного представления
информации на машинных носителях в кодах, принятых в ПЭВМ. Такое
кодирование информации производится путем переноса данных первичных
документов на магнитные диски.
Хранение и накопление экономической информации вызвано
многократным ее использованием, применением условно-постоянной,
справочной и других видов информации, необходимостью комплектации
первичных данных до их обработки. Хранение и накопление информации
осуществляется в информационных базах, на машинных носителях в виде
информационных массивов, где данные располагаются по установленному в
процессе проектирования порядку.
Поиск данных это выборка нужных данных из хранимой
информации на основе составленного пользователем запроса.
Обработка экономической информации производится обычно
децентрализовано, в местах возникновения первичной информации. Но
может производиться и в вычислительных сетях с использованием
специальных программных средств. В ходе решения формируются
результатные сводки, это могут быть таблицы, графики, рекомендации.
Принятие решения осуществляется специалистом с применением или
без применения технических средств но на основе анализа результатной
информации, полученной на ПЭВМ. Задача осложняется обычно тем, что
специалисту приходится принимать решение из нескольких вариантов.
4. КЛАССИФИКАЦИЯ И КОДИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИИ
4.1. Система классификации
Важным понятием при работе с информацией является классификация
объектов. Классификация — система распределения объектов (предметов,
явлений, процессов, понятий) по классам в соответствии с определенным
признаком.
Под объектом понимается любой предмет, процесс, явление
материального или нематериального свойства. Система классификации
позволяет сгруппировать объекты и выделить определенные классы, которые
будут характеризоваться рядом общих свойств. Классификация объектов это процедура группировки на качественном уровне, направленная на
выделение однородных свойств. Применительно к информации как к объекту
классификации выделенные классы называют информационными объектами.
Свойства информационного объекта определяются информационными
параметрами, называемыми реквизитами. Реквизиты представляются либо
числовыми данными, например вес, стоимость, год, либо признаками,
например цвет, марка машины, фамилия.
Кроме выявления общих свойств информационного объекта
классификация нужна для разработки правил (алгоритмов) и процедур
обработки информации, представленной совокупностью реквизитов.
При любой классификации желательно, чтобы соблюдались
следующие требования:
 полнота охвата объектов рассматриваемой области;
 однозначность реквизитов;
 возможность включения новых объектов.
В любой стране разработаны и применяются государственные,
отраслевые, региональные классификаторы. Например, классифицированы:
отрасли промышленности, оборудование, профессии, единицы измерения,
статьи затрат и т.д.
Классификатор - систематизированный свод наименований и кодов
классификационных группировок. При классификации широко используются
понятия классификационный признак и значение классификационного
признака, которые позволяют установить сходство или различие объектов.
Возможен подход к классификации с объединением этих двух понятий в
одно, названное как признак классификации. Признак классификации имеет
также синоним основание деления.
Множество или подмножество, объединяющее часть объектов
классификации по одному или нескольким признакам, носит название
классификационной группировки. Основанием классификации называется
признак, по которому ведется разбиение множества на подмножества на
определенной ступени классификации. Ступень классификации - это результат
очередного распределения объектов одной классификационной группировки.
Уровень классификации - это совокупность классификационных группировок,
расположенных на одних и тех же ступенях классификации. Глубина системы
классификации - это количество уровней классификации, допустимое в данной
системе.
Каждая система классификации характеризуется следующими
свойствами:
1) гибкостью системы;
2) емкостью системы;
3) степенью заполненности системы (коэффициент заполненности).
Гибкость системы - это способность допускать включение новых
признаков, объектов без разрушения структуры классификатора.
Емкость системы - это наибольшее количество классификационных
группировок, допускаемое в данной системе классификации.
Степень заполненности системы определяется как частное от деления
фактического количества группировок на величину емкости системы.
В настоящее время чаще всего применяются два типа систем
классификации: иерархическая и многоаспектная системы классификации.
4.1.1. Иерархическая система классификации
Характерными особенностями иерархической системы являются:
1) наличие в системе неограниченного количества признаков
классификации;
2) соподчиненность признаков классификации, что выражается
разбиением каждой классификационной группировки, образованной по одному
признаку, на множество классификационных группировок по нижестоящему
(подчиненному) признаку.
При построении иерархической системы классификации сначала
выделяется некоторое множество объектов, подлежащее классифицированию
Мо, для которого определяются полное множество признаков классификации G и
их соподчиненность друг другу, затем производится разбиение исходного
множества объектов на классификационные группировки на каждой ступени
классификации.
При использовании иерархической системы классификации необходимо
соблюдать следующие ограничения:
1) получающиеся на каждом уровне классификационные группировки
должны составлять исходное множество объектов;
2) классификационные группировки на каждой ступени не должны
пересекаться;
3) классификация на каждой ступени должна проводиться только по
одному признаку.
Однако эта система характеризуется жесткой структурой
классификации, не позволяющей вносить новые признаки или изменять их
последовательность. Гибкость этой системы обеспечивается только за счет
ввода большой избыточности в ветвях, что приводит к слабой заполненности
структуры классификатора.
Учитывая достаточно жесткую процедуру построения структуры
классификации, необходимо перед началом работы определить ее цель, т.е.
какими свойствами должны обладать объединяемые в классы объекты. Эти
свойства принимаются в дальнейшем за признаки классификации.
В иерархической системе классификации каждый объект на любом
уровне должен быть отнесен к одному классу, который характеризуется
конкретным значением выбранного классификационного признака. Для
последующей группировки в каждом новом классе необходимо задать свои
классификационные признаки и их значения.
Таким образом, выбор классификационных признаков будет зависеть
от семантического содержания того класса, для которого необходима
группировка на последующем уровне иерархии.
Достоинства иерархической системы классификации:
 простота построения;
 использование независимых классификационных признаков в
различных ветвях иерархической структуры.
Недостатки иерархической системы классификации:
 жесткая структура, которая приводит к сложности внесения
изменений, так как приходится перераспределять все классификационные
группировки;
 невозможность
группировать
объекты
по
заранее
не
предусмотренным сочетаниям признаков.
4.1.2. Фасетная и дескрипторная системы классификации
Недостатки, отмеченные в иерархической системе, отсутствуют в других
системах, которые относятся к классу многоаспектных систем классификации.
Аспект - точка зрения на объект классификации, который характеризуется
одним или несколькими признаками. Многоаспектная система - это система
классификации, которая использует параллельно несколько независимых
признаков (аспектов) в качестве основания классификации. Существуют два
типа многоаспектных систем: фасетная и дескрипторная.
Фасет - это аспект классификации, который используется для образования
независимых классификационных группировок. Дескриптор - ключевое слово,
определяющее некоторое понятие, которое формирует описание объекта и дает
принадлежность этого объекта к классу, группе и т.д.
Фасетная система характеризуется следующими особенностями
построения:
1) имеется некоторое множество классифицируемых объектов (Мо);
2) это множество можно рассматривать в нескольких аспектах, каждый
из которых может характеризоваться одним или несколькими признаками,
образующими фасет Фr;
3) устанавливается некоторый порядок следования фасетов с помощью
фасетной формулы (при этом последовательность фасетов определяется по
частоте обращения к этим фасетам на некотором множестве заданных задач):
F = (Ф1, Ф2, …, Фr,…, ФR)
4) определяется
количество
подмножеств
классификационных
группировок, число которых определяется числом задач, обращающихся при
своем решении к тем или иным фасетам.
Фасетная система классификации в отличие от иерархической
позволяет выбирать признаки классификации независимо как друг от друга,
так и от семантического содержания классифицируемого объекта. Признаки
классификации называются фасетами (facet — рамка). Каждый фасет (Фi)
содержит совокупность однородных значений данного классификационного
признака. Причем значения в фасете могут располагаться в произвольном
порядке, хотя предпочтительнее их упорядочение.
Схема построения фасетной системы классификации в виде таблицы
отображена на рис. 4.1. Названия столбцов соответствуют выделенным
классификационным признакам (фасетам), обозначенным Ф1, Ф2, …, Фi…,
Фn.. Например, цвет, размер одежды, вес и т.д. Произведена нумерация строк
таблицы. В каждой клетке таблицы хранится конкретное значение фасета,
Например, фасет цвет, обозначенный Ф2, содержит значения, красный,
белый, зеленый, черный, желтый.
Фасеты
Фi Ф2
1
2
…
k
Ф3 …..Фi ….Фn
Значения фасетов
Рис. 4.1. Фасетная система классификации
Процедура классификации состоит в присвоении каждому объекту
соответствующих значений из фасетов. При этом могут быть использованы
не все фасеты, Для каждого объекта задается конкретная группировка
фасетов структурной формулой, в которой отражается их порядок
следования:
КS = (Ф1, Ф2, …,Фi,…, Фn),
где Фi – i-й фасет; n - количество фасетов.
При построении фасетной системы классификации необходимо, чтобы
значения, используемые В различных фасетах, не повторялись. Фасетную
систему легко можно модифицировать, внося изменения в конкретные
значения любого фасета.
Достоинства фасетной системы классификации:
1) возможность создания большой емкости классификации, т.е.
использования большого числа признаков классификации и их значений для
создания группировок;
2) возможность простой модификации всей системы классификации
без изменения структуры существующих группировок.
Недостатком фасетной системы классификации является сложность ее
построения, так как необходимо учитывать все многообразие
классификационных признаков.
Для организации поиска информации, для ведения тезаурусов
(словарей) эффективно используется дескрипторная (описательная) система
классификации, язык которой приближается к естественному языку описания
информационных объектов.
Особенно широко она используется в библиотечной системе поиска.
Суть дескрипторного метода классификации заключается в
следующем:
1) отбирается совокупность ключевых слов или словосочетаний,
описывающих определенную предметную область или совокупность
однородных объектов. Причем среди ключевых слов могут находиться
синонимы;
2) выбранные ключевые слова и словосочетания подвергаются
нормализации, т.е. из совокупности синонимов выбирается один или
несколько наиболее употребляемых;
3) создается словарь дескрипторов, т.е. словарь ключевых слов и
словосочетаний, отобранных в результате процедуры нормализации.
Между дескрипторами устанавливаются связи, которые позволяют
расширить область поиска информации. Связи могут быть трех видов:
1) синонимические, указывающие некоторую совокупность ключевых
слов как синонимы;
2) родовидовые, отражающие включение некоторого класса объектов в
более представительный класс;
3) ассоциативные, соединяющие дескрипторы, обладающие общими
свойствами.
Синонимическая связь: студент - учащийся - обучаемый.
Родовидовая связь: университет – факультет - кафедра. Ассоциативная
связь: студент - экзамен - профессор - аудитория.
4.2. Система кодирования
Для полной формализации экономической информации недостаточно
простой классификации, поэтому проводят следующую процедуру кодирование.
Кодирование - это процесс присвоения условных обозначений
объектам и классификационным группам по соответствующей системе
кодирования.
Система кодирования - это совокупность правил обозначения объектов
и группировок с использованием кодов.
Код - это условное обозначение объектов или группировок в виде знака или
группы знаков в соответствии с принятой системой.
Код базируется на определенном алфавите (некоторое множество знаков).
Число знаков этого множества называется основанием кода.
Различают следующие типы алфавитов: цифровой, буквенный и
смешанный. Система кодирования применяется для замены названия объекта
на условное обозначение (код) в целях обеспечения удобной и более
эффективной обработки информации.
Код строится на базе алфавита, состоящего из букв, цифр и других
символов. Код характеризуется:
длиной – число позиций в коде;
структурой – порядок расположения в коде символов, используемых
для обозначения классификационного признака.
Процедура присвоения объекту кодового обозначения называется
кодированием. Можно выделить две группы методов, используемых в
системе кодирования (рис. 4.2), которые образуют:
1) классификационную систему кодирования, ориентированную на
проведение предварительной классификации объектов, либо на основе
иерархической системы, либо на основе фасетной системы;
2) регистрационную систему кодирования, не требующую
предварительной классификации объектов.
Система кодирования
Регистрационная
Классификационная
Последовательная
(для иерархической
классификации)
Параллельная
(для фасетной
классификации)
Порядковая
Серийно-порядковая
Рис. 4.2. Система кодирования, использующая разные методы
4.2.1. Классификационное кодирование
Классификационное кодирование применяется после проведения
классификации объектов. Различают последовательное и параллельное
кодирование.
Последовательное кодирование используется для иерархической
классификационной структуры. Суть метода заключается в следующем:
сначала записывается код старшей группировки 1-го уровня, затем код
дочерней группировки.
Параллельное кодирование используется для фасетной системы
классификации. Суть метода заключается в следующем: все фасеты
кодируются независимо друг от друга; для значений каждого фасета
выделяется определенное количество разрядов кода. Параллельная система
кодирования обладает теми же достоинствами и недостатками, что и
фасетная система классификации.
4.2.2. Регистрационное кодирование
Регистрационное кодирование используется для однозначной
идентификации объектов и не требует предварительной классификации
объектов. Различают порядковую и серийно-порядковую систему.
Порядковая система кодирования предполагает последовательную
нумерацию объектов числами натурального ряда. Этот порядок может быть
случайным или определяться после предварительного упорядочения
объектов, например по алфавиту. Этот метод применяется в том случае,
когда количество объектов невелико, например кодирование названий
факультетов университета, кодирование студентов в учебной группе.
Серийно-порядковая
система
кодирования
предусматривает
предварительное выделение групп объектов, которые составляют серию, а
затем в каждой серии производится порядковая нумерация объектов. Каждая
серия также будет иметь порядковую нумерацию. По своей сути серийнопорядковая система является смешанной: классифицирующей и
идентифицирующей. Применяется тогда, когда количество групп невелико.
Пример. Все студенты одного факультета разбиваются на учебные
группы (в данной терминологии — серии), для которых используется
порядковая нумерация. Внутри каждой группы производится упорядочение
фамилий студентов по алфавиту и каждому студенту присваивается номер.
Регистрационные коды состоят из двух частей: информационной и
контрольной, предназначенной для защиты передаваемой информации от
ошибок. Контрольная часть может рассчитываться по различным
алгоритмам.