Инструкция по подключению сервиса 1С Кабинет сотрудника и настройка Кадрового ЭДО (2)

Настройка сервиса.
В меню Кадры (либо меню Зарплата) - Сервис 1С Кабинет сотрудника.
Перед нами откроется форма настройки самого кабинета, где потребуется
указать:
Адрес - по нему сотрудники смогут найти сервис в интернете,
Название - название подключаемой компании
Также потребуется указать данные администратора кабинета, пользователя,
который будет создавать личные кабинеты для сотрудников.
Еще на этапе первичной настройки можно сразу указать список сотрудников,
Личные кабинеты которых будут опубликованы в сервисе. Либо выбрать их позже.
Важно! Для сотрудников в базе должны быть указаны почта и номер телефона.
В случае успешного подключения форма подключения обновится , теперь на ней
будут указаны возможности настройки кабинета и ссылка на сервис. По этой
ссылке необходимо перейти указанному ответственному лицу.
После перехода на его телефон будет отправлено SMS-сообщение (или письмо
на почту) с кодом, после ввода пароля предлагает создать пароль. После –
отправляет запрос на подтверждение электронной почты стандартным письмом.
Подробнее про настройки
Блок Личные кабинеты
В этом блоке сразу можно будет определить список сотрудников, по которым
будут созданы личные кабинеты, а также назначены сотрудники с правом
обработки заявлений от сотрудников и формирование документов в базе
Блок Расчетные листки
В этом блоке можно опубликовать расчетные листы по всем сотрудникам за
выбранный период, или определить список сотрудников для повторного
опубликования расчетных листов в функционале расширенные возможности
публикации
Блок Настройки
В этом блоке можно настроить правила оповещения сотрудников о подключении
личного кабинета, а также установить флаг об использовании кадрового ЭДО, с
помощью этой настройки станет доступным функционал по отправке сотрудникам
документов, требующих личной подписи
Блок Настройки функциональности сервиса
В этом блоке производятся настройки для контроля формирования заявлений
сотрудников на отпуск
Блок Состояние обмена с сервисом
В этом блоке можно выполнить обмен с сервисов в ручном режиме (по кнопке
Выполнить обмен) , если не настроено регламентное задание, проверить состав
отправляемых данных ( данных, которые будут выгружены в сервис), а также
проверить записи в журнале регистрации о выполнении обмена
Блок Подготовка данных для службы технической поддержки сервиса
В этом блоке можно сформировать архив с данными журнала регистрации по
работе сервиса для передачи в службу технической поддержки, это поможет
быстрее разобраться в возникшей ошибке
Блок Дополнительная информация
В этом блоке можно изменить учетные данные, которые были определены при
первичной настройке сервиса
Блок Отключение сервиса
В этом блоке можно отключить сервис, а также удалить данные по компании и
сотрудникам, в случае решения о прекращении его использования.
При первичном подключении сервиса дается тестовый - бесплатный период 45
дней, который будет начислен автоматически
Настройка регламентного задания.
Разные заявки сотрудников, которые они создают в своих кабинетах,
обрабатываются по-разному в зависимости от того, требуют они согласования
руководителя или нет.
Заявки, которые никогда не требуют согласования руководителя:
●
●
●
●
●
●
●
●
●
заявки на вычеты по НДФЛ любых видов;
отсутствие в связи с опозданием;
отсутствие в связи с болезнью;
отсутствие в связи с отпуском по беременности и родам;
отсутствие в связи с отпуском по уходу за ребенком;
справка по использованию дней отпуска;
справка с места работы;
справка о доходах и суммах налога физического лица;
заявка на изменение личных данных.
Заявки, которые могут требовать согласования руководителя в зависимости от
флажка "Требует согласования" в самой заявке при ее создании в кабинете:
●
●
●
●
отсутствие по личным делам;
отсутствие в связи с командировкой;
отсутствие в связи с учебным отпуском;
отсутствие в связи с отгулом;
●
дополнительные выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом.
Заявки, которые всегда требуют согласования руководителя, кроме
сотрудников, которые являются руководителями подразделений:
●
●
отсутствие в связи с ежегодным оплачиваемым отпуском;
отсутствие в связи с отпуском за свой счет.
Если заявка требует согласования руководителя, то сначала она направляется на
согласование. Руководителем считается тот сотрудник, который в сервисе в
разделе Компания отображается как руководитель подразделения, в котором
числится сотрудник, направивший заявку. Если для подразделения руководитель
не указан, то считается, что согласование не требуется, заявка без согласования
будет направлена в приложение, используемое для кадрового учета и расчета
заработной платы. Если руководитель указан, то такая заявка будет направлена в
кадрово-зарплатное приложение, но только после согласования с руководителем.
Руководитель в своем кабинете может согласовать заявку или отклонить ее.
Заявки сотрудников из сервиса поступают в кадрово-зарплатное приложение при
выполнении в нем регламентного задания, т. е. не сервис отправляет эти заявки, а
кадрово-зарплатное приложение их само забирает из сервиса в соответствии с
настроенным расписанием. Передача сведений об исполнении заявок сотрудников
также осуществляется при выполнении регламентного задания. Поэтому в разделе
Администрирование – Обслуживание – раздел Регламентные операции –
Регламентные и фоновые задания – Регламентные задания нужно
проконтролировать, включено ли выполнение по расписанию для задания Обмен с
сервисом "1С:Кабинет сотрудника". При необходимости можно настроить
расписание выполнения этого задания (рис. 1).
В кадрово-зарплатном приложении в разделе Зарплата – Сервис 1С:Кабинет
сотрудника – Настроить правила обработки заявок сотрудников настраиваются
исполнители заявок сотрудников, а также сроки выполнения заявок. По умолчанию
исполнителем заявок всех видов является тот пользователь, который подключил
сервис. Срок выполнения заявок всех видов по умолчанию – 7 дней (рис. 2).
Настройка возможна по видам заявок или с точностью до структуры предприятия.
Если настройка выполняется по видам заявок, то для заявок каждого вида
возможно указать срок выполнения, а также одного или нескольких исполнителей.
Если настройка выполняется с точностью до структуры предприятия, то для заявок
каждого вида по каждой структурной единице можно указать свой срок выполнения
заявки, а также одного или нескольких исполнителей (рис. 3). Такой вариант
настройки широко востребован в крупных организациях, когда требуется назначить
разных исполнителей по разным организациям или подразделениям.
Пользователи, которые в разделе Зарплата – Сервис 1С:Кабинет сотрудника –
Настроить правила обработки заявок сотрудников указаны как исполнители задач,
будут видеть эти задачи в разделе Главное – Сервис – Мои задачи (рис. 4, рис. 5).
Кроме того, в разделе Администрирование – Органайзер – раздел Бизнеспроцессы и задачи можно настроить уведомления по e-mail исполнителям задач о
поступлении новых задач и о наличии просроченных задач, установив флажок
Уведомлять исполнителей о новых задачах по почте.
Настройка для использования КЭДО.
Для использования Кадрового ЭДО нам потребуется в настройках нашего
кабинета проставить галочку “Использовать кадровый ЭДО”
Далее нужно будет установить флажок Напоминать об отсутствии подписи, и
указать периодичность напоминания. Когда этот флажок будет включен,
сотрудники, которые не сформировали в своих кабинетах сертификаты
электронных подписей, с выбранной периодичностью будут получать
уведомления о формировании сертификата электронной подписи .
После этого потребуется скачать и установить корневой сертификат, который
будет служить электронной подписью нашего сервиса. Сертификат электронной
подписи сервиса в дальнейшем используется для формирования электронных
подписей сотрудников.
При установке система спросит, нужно ли открывать файл. Выберем ответ
Открыть.
Далее появится форма со сведениями о сертификате - выберем ответ Установить
сертификат.
Откроется Мастер импорта сертификатов. В качестве расположения хранилища
выберем Текущий пользователь.
В следующем окне выберите, в какое хранилище будет помещен сертификат. Для
этого нужно переключатель установить в нижнее значение и нажать на кнопку
Обзор
Далее выбираем Доверенные корневые центры сертификации
Далее подтвердите правильность выбранных настроек установки сертификата
нажатием на кнопку Готово
Поскольку использование КЭДО предполагает применение электронных
подписей, в настройках обмена электронными документами (раздел
Администрирование - Обмен электронными документами) необходимо убедиться,
что установлен флажок Электронные подписи
оскольку использование КЭДО предполагает применение электронных
подписей, в настройках обмена электронными документами (раздел
Администрирование - Обмен электронными документами) необходимо
убедиться, что установлен флажок Электронные подписи (рис. 19).
Рис. 19
В настройках электронной подписи и шифрования должны быть
подключены сертификаты электронных подписей, которые в рамках
КЭДО будут использоваться для подписания документов со стороны
работодателя (рис. 20).
Рис. 20
Сертификат электронной подписи должен быть действующим на дату
подписания документа, а также быть полученным на ту организацию,
которая участвует в КЭДО. Если в одной информационной базе ведется
учет по нескольким организациям, следует использовать разные
сертификаты электронных подписей.
Для использования усиленных электронных подписей (УКЭП или УНЭП)
должна быть установлена специальная программа. Проверить,
установлена ли такая программа, можно в разделе Администрирование Обмен электронными документами - Настройки электронной подписи и
шифрования - закладка Программы (рис. 22)
Рис. 22
Для подписания документов в рамках КЭДО со стороны работодателя
возможно использование сертификатов электронных подписей,
полученных через:
1. удостоверяющий центр фирмы 1С (подробнее);
2. другие удостоверяющие центры (подробнее).