документооборот

1
ПЛАН РАБОТЫ:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
ВВЕДЕНИЕ
ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
ЗНАЧЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
ПРИМЕНЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
2
ВВЕДЕНИЕ
В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и
экономической деятельности, появились новые виды документов, связанные
с
предпринимательской
деятельностью,
увеличивается
электронный
документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно
их систематизации и классификации выступают на первый план. Одним из
давно апробированных и эффективных инструментов систематизации и
классификации крупных документальных комплексов, образующихся в
процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел.
Именно
это
и
определяет
актуальность
темы
в
современном
документообороте.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень
заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве
организации в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со
структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков
хранения дел. Это определение относится к номенклатуре дел конкретной
организации.
Однако
усложнение
современной
государственной
и
хозяйственной жизни, структуры административно-хозяйственных органов,
предпринимательских организаций и объединений предъявляет все более
сложные требования к систематизации и классификации документальных
комплексов, образующихся в результате их деятельности. Все больше
появляется организаций, объединений, холдингов и целых хозяйственных и
административных систем, имеющих разветвленную сеть подчиненных им
учреждений, фирм, филиалов, отделений, или, с другой стороны, целых
отраслей и сфер деятельности, включающих большое число однородных и
однотипных по своим функциям и задачам организаций и предприятий
(малых и подсобных предприятий, предприятий коммунально-бытового
обслуживания
и
сервиса,
сельских
предприятий,
школ,
колледжей,
3
поликлиник, больниц, музеев, библиотек и других учреждений культуры и
т.п.).
Для организаций, учреждений, предприятий и фирм, входящих в такие
разветвленные по своей структуре объединения и образования, необходимым
и основополагающим методическим пособием при организации работы с
документами, при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры
дел является примерная номенклатура дел.
Цель работы: рассмотреть номенклатуру дел (понятие, виды, применение
в делопроизводстве и её значение)
4
1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА
НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
Номенклатура дела - систематический перечень наименований дел,
заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в
установленном порядке.
Номенклатура дел - это многофункциональный документ, используемый
для разных целей:
- номенклатура используется как схема классификации при распределении и
группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел,
закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;
- каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения
документов, включенных в него. Таким образом, с ее помощью намечают
ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом
экспертизы ценности документов;
- номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой
системы по документам предприятия. При регистрации документов в
регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре.
Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть
использована при формировании справочной картотеки на исполненные
документы;
- номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при
сдаче в архив со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит
основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и
постоянного;
- номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры
учреждения, организации, предприятия.
Номенклатура дел как один из основных инструментов организации
делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие
из которых:
5
- охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности
организации;
- раздельная группировка в дела документов постоянного и временного
сроков хранения;
- конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью
отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность
включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку
хранения;
- систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствие со
степенью важности и сроком хранения документации.
Виды номенклатур:
 типовые,
 примерные,
 конкретные номенклатуры дел.
Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по
характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав
дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для
организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по
структуре, и носит рекомендательный характер.
Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая
организация
должна
составлять
свою
конкретную
(индивидуальную)
номенклатуру дел.
В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется
одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный
список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного
года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для
каждого
структурного
в сводную номенклатуру.
подразделения,
затем
они
объединяются
6
При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полностью переносятся в
конкретную
номенклатуру.
Из
примерной
номенклатуры
дел
при
составлении конкретной выбираются названия тех дел, которые образуются в
данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в
примерной
номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в
зависимости от объема документации или специфики работы организации.
Сроки
хранения
дел,
предусмотренные
типовой
или
примерной
номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений.
Таким образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно
облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.
При разработке сводной номенклатуры дел необходимо придерживаться
следующих правил:
- все документы учреждения группируются в дела, им присваиваются
заголовки (наименования), которые в краткой обобщенной форме отражают
состав и содержание документов в делах, указывается срок хранения дела
(тома, части);
- каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет условное обозначение индекс, который включает:
- индекс структурного подразделения (в соответствии со штатным
расписанием или классификатором структурных подразделений);
- порядковый номер дела данного структурного подразделения (отдельного
исполнителя).
При определении последовательности размещения дел в номенклатуре
учитывается степень важности вопросов, взаимосвязь документов, входящих
в одну группу дел. Как правило, первой размещается группа дел, которая
включает
документы
вышестоящих
организационно-распорядительной
организаций,
документации
далее
самого
группа
учреждения
(приказы, распоряжения, решения и т.д.), планово - отчетная документация и
переписка. В последней группе (переписка) первыми размещаются те дела,
которые содержат переписку с вышестоящими организациями.
7
В номенклатуру дел не включаются:
- печатные издания;
- брошюры;
- справочники;
- реферативные журналы;
- экспресс-информация и т.д.
Как в номенклатуре дел структурных подразделений, так и в единой
номенклатуре дел учреждения на протяжении календарного года в графе
«Примечание» указывают:
- новые дела, которые включены в номенклатуру;
- переходные дела;
- должностных лиц, отвечающих за формирование дел;
- факт передачи дел на государственное хранение.
В конце календарного года номенклатура дел учреждения обязательно
закрывается итоговой записью о категории и количестве заведенных дел,
подписывается лицом, ответственным за делопроизводство в учреждении.
Номенклатура дел, как учреждения, так и его структурных подразделений,
ежегодно
(не
позднее
ноября-декабря
месяца)
пересматривается,
анализируется и уточняется. После внесения изменений номенклатура дел:
- районных, городских отделов и управлений образования согласуется с
экспертно
-
проверочной
комиссией
(ЭПК)
соответствующего
государственного архива и утверждается начальником районного, городского
отдела (управления) образования;
- общеобразовательных учебных заведений согласуется с районными,
городскими органами управления образованием и утверждается директором
общеобразовательного учебного заведения.
8
2. ЗНАЧЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
Номенклатура дел организации в современных условиях является
многофункциональным документом, т.к. она:
-считается основным (и обязательным для государственных органов и
органов местного самоуправления) классификационным справочником, т.к.
закрепляет
систематизацию
документов
(документального
фонда)
организации, а классификационная схема (главная таблица номенклатуры) и
индексы дел могут использоваться для идентификации и регистрации
документов.
На
классификатора
основе
для
номенклатуры
предварительного
дел
возможна
рассмотрения
разработка
документов,
классификатора ответственных исполнителей, ответственных за обеспечение
сохранности и уничтожение документов и т.п.;
-выполняет функции учетного документа, т.к. каждое дело (заголовок)
получает в номенклатуре свой индекс (номер), а в конце календарного года в
ней фиксируются количественные характеристики документального фонда
организации и ее структурных подразделений (после заполнения графы о
количестве заведенных дел/томов и итоговых записей);
-является плановым документом, т.к. содержит заголовки дел, которые
предстоит формировать в следующем календарном году. Не случайно в
профессиональной речи архивистов до сих пор используется оборот «в
номенклатуре дел намечаются заголовки дел и сроки их хранения»;
-представляет собой организационный документ, т.к. классификационная
схема отражает (но не прямо ей соответствует) схему организационной
структуры, все направления и функции деятельности организации, состав и
содержание ее документов (заголовки дел и их количество свидетельствуют о
степени развития конкретного направления и вида деятельности в
конкретном году).
Конкретная
номенклатура
инструментом
правильного
дел
организации
формирования
является
и
основным
систематизации
9
документального фонда. Она используется для группировки исполненных
документов в дела, обеспечивает формирование и оформление дел по
установленным
правилам,
закрепляет
сроки
хранения
документов
организации, облегчает поиск документов, их учет и сохранность. На основе
номенклатуры дел осуществляется подготовка документов к передаче на
архивное хранение, и процесс составления описей дел и актов о выделении
документов к уничтожению существенно ускоряется при использовании
правильно разработанной номенклатуры дел.
В условиях внедрения систем электронного документооборота(СЭД)
правильно разработанная номенклатура дел может играть роль основного
организационного
документа
и
классификационного
справочника,
обеспечивающего типизацию маршрутов документопотоков, идентификацию
и управление документами, а также выбор материального носителя
информации для создания документов.
И, наконец, если руководство организации понимает, что документы
являются активом и единственным доказательством прав собственности,
законности принятых решений, передачи прав, наследования, слияния,
поглощения и т.п., а также качества управления по показателям,
применяемым
в
корпоративном
управлении,
то
номенклатура
дел
используется как один из инструментов обеспечения этой доказательной
базы.
10
3. ПРИМЕНЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ В
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Обычно номенклатура строится по структурному или структурнофункциональному принципу.
При структурном принципе названиями разделов номенклатуры дел
являются наименования структурных подразделений (канцелярия, отдел
кадров и др.). Этот принцип наиболее удобен при составлении номенклатуры
дел. Пример схемы номенклатуры дел, построенной по структурному
принципу:
1.Канцелярия
2.Планово-экономический отдел
.Договорно-правовой отдел
.Управление бухгалтерского учета и финансов
.Отдел кадров
.Производственно-технический отдел
.Архитектурно-строительный отдел
.Отдел генплана и теплоэнергетических технологий
.Электротехнический отдел
.Отдел смет
Структурно-функциональный принцип используется в том случае, когда не
для
всех
функций,
выполняемых
в
данной
организации,
созданы
самостоятельные структурные подразделения. Пример схемы номенклатуры
дел, построенной по структурно-функциональному принципу:
1.Руководство
2.Планирование
3.Организация производственной деятельности
.Бухгалтерия
.Отдел кадров
11
.Профсоюзный комитет
В учреждениях, не имеющих устойчивой структуры или бесструктурных,
возможно построение номенклатуры дел также по функциональному
принципу. Ниже приведен пример схемы номенклатуры дел, построенной по
функциональному принципу:
1.Руководство
2.Планирование
3.Организация производственной деятельности
.Финансирование
.Учет и отчетность
.Кадры
Требования к формулировке заголовков дел в номенклатуре
и систематизации заголовков дел в номенклатуре:
Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно
отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по
заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит
указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название
вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании
документов, корреспондентов, датах, а также указание подлинности и т.д.
К составлению заголовков дел приступают после того, как выявлен круг
документов организации для включения в номенклатуру. Заголовки дел
должны в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать их состав,
так как именно по заголовку дела производится поиск документов.
Заголовки составляются из следующих элементов:
-указание вида заводимого дела (дело, документы, переписка) или название
вида документа (приказы, акты, протоколы и др.);
-указание автора документов (организации, органа управления, структурного
подразделения, должностного лица и т.д.);
12
-название адресата (организации или лица, которым адресованы документы)
или корреспондента (организации или лица, от которых получены
документы);
-обобщенное краткое содержание документов дела (вопросы, которые
отражены в комплексе документов);
-указание
на
месторасположение
организаций-корреспондентов
или
организаций-адресатов (территориальные образования, местность);
-период (даты), к которому относятся документы дела;
-указание копийности (наличия копий документов) дела.
В заголовках конкретных дел будут содержаться разные элементы. Все
зависит от того, какие документы объединены в деле. Но во всех заголовках в
качестве обязательного минимального набора элементов будут следующие:
-название вида дела или вида документа;
-краткое содержание;
-указание на наличие копий
Степень дальнейшей конкретизации, детализации наименований дел
должна определяться в каждом конкретном случае, чтобы обеспечивать
наибольшее удобство работы с документами в делопроизводстве и быстрого
поиска необходимой информации. Поэтому в заголовках не должны
употребляться формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка»
и т.п. Они не дают возможности определить, какие виды документов и по
каким вопросам включены в данное дело.
Понятие «дело» используется в заголовках дел, содержащих различные по
видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по
какому-то конкретному вопросу.
Образование индекса дела в номенклатуре
Для практического использования номенклатуры дел большое значение
имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел.
Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее
номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В
13
этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01,
02, 03 и т.д. номенклатура дело документ делопроизводство
В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное
обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в
пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-03
означает, что дело было сформировано в структурном подразделении,
которому
присвоен
индекс
«03»,
и
в
номенклатуре
дел
данного
подразделения заголовок дела располагается под номером «02».
Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и
повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру
каждый раз по одним и тем же индексом.
Использование перечня документов с указанием сроков хранения в
делопроизводстве
В настоящее время основным нормативным пособием при определении
сроков хранения документов в процессе составления номенклатур и отборе
документов на государственное хранение и к уничтожению является
«Типовой перечень». Его полное название - «Перечень типовых документов,
образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других
учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения»
Перечень содержит сведения по срокам хранения типовых документов,
образующихся при документировании управленческой, научно-технической
и производственной деятельности, в большинстве организаций.
Ведомственные перечни дополняют и конкретизируют состав документов
для определенных отраслей, устанавливают сроки хранения специфических,
свойственных конкретной отрасли, документов.
При определении сроков хранения документов и дел целесообразно
использовать типовой и ведомственный (при его наличии) перечни. При этом
за основу в каждом конкретном случае принимают один из перечней (как
правило, ведомственный).
14
На первом листе номенклатуры к наименованию графы 4 дают ссылку 1 на
полное
название
и
исходные
данные
перечней,
используемых
в
номенклатуре. Напротив дел, статьи к которым используют выборочно, в
графе 4, рядом с номером статьи по перечню, проставляют условное
обозначение перечня, статьи которого используют выборочно.
Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных
документов.
Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела,
так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10
лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.
Сроки хранения документов - постоянные или временные (1 год, 3 года, 5
лет, 10 лет, 15 лет и т.д.) - устанавливаются в зависимости от значимости
документов. Если в деле содержатся документы временного хранения
различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок
хранения всего дела устанавливается по наиболее ценной документации, т.е.
больший.
У некоторых документов нет конкретных сроков хранения, а хранят их
«до
минования
надобности»
(например,
документы
вышестоящих
организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми»
(положения, инструкции). Тогда в данной графе проставляют именно эти
отметки. Здесь может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что
по окончании делопроизводственного года дело подвергнется экспертизе
ценности, по результатам которой лишь некоторые документы, возможно,
будут храниться постоянно.
Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит
пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры и
функций организации. Если таких изменений не произошло, то в конце
каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в
действие с 1 января следующего года.
Требования при формировании дел
15
1. В дело помещаются документы, по своему содержанию соответствующие
заголовку дела. Внутри дела документы располагаются в хронологической,
вопросно-логической последовательности или их сочетании.
2. Организационно-распорядительные документы группируются в дела по
видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.
~Организационно-правовые документы, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются в дела вместе с
ними. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их
группируют в отдельное дело. Приказы по основной деятельности
формируют отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному
составу группируют в дела в соответствии с установленными сроками
хранения. Приказы по приему, увольнению группируются отдельно от
приказов по командировкам и приказам по отпускам.
~Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по
мере поступления документа.
~Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в
алфавитном порядке в самостоятельные дела.
~Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Документы
к
протоколам,
сгруппированные
в
отдельные
дела,
систематизируются по номерам протоколов. Приложения, объемом которых,
свыше 250 листов составляют отдельный том.
Переписка группируется за календарный год и систематизируется в
хронологической последовательности, документ - ответ помещается за
документом - запросом.
16
4. ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Номенклатура дел – это многофункциональный документ, используемый
для различных целей:
- номенклатура используется как схема классификации при распределении и
группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел,
закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;
- каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения
документов, включенных в него. Таким образом, с ее помощью намечают
ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом
экспертизы ценности документов;
- номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой
системы по документам предприятия. При регистрации документов в
регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре.
Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть
использована при формировании справочной картотеки на исполненные
документы;
- номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при
сдаче в архив со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит
основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и
постоянного;
- номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры
учреждения, организации, предприятия.
Самое главное в процессе формирования и удостоверения номенклатуры
дел — выбрать ее оптимальный состав, при котором документы можно будет
достаточно легко распределить по делам, а затем, исходя из названий дел,
также легко эти документы отыскать.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень
заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве
организации в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со
17
структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков
хранения дел.
От того, насколько правильно составлена и оформлена номенклатура дела,
организована работа с ним, во многом зависит своевременность и
правильность
принятия
управленческих
решений.
В
номенклатуре
отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия.
Поэтому ведение номенклатур дел предписано законами. При проверке
работы организации, проведения ревизий проверяют номенклатуры, в
которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.
Номенклатура дел используется с целью создания методической основы
для
рациональной
организации
документов
в
делопроизводстве,
упорядочения учета, поиска и обеспечения сохранности документов.
Составлению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и
количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением
(организацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учреждении и
его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы,
справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел
постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы
(журналы, картотеки). Но главным источником являются сами документы
организации. При определении сроков хранения дел основными пособиями
служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их
хранения,
а
также
перечни
документов,
подлежащих
приему
на
государственное хранение.
Для повышения качества номенклатуры дел и успеха ее применения в
практике учреждений важное значение имеет правильная организация
работы по ее составлению. Номенклатура дел должна разрабатываться на
основе внимательного изучения функций и направлений деятельности,
охватываемой
ею
категории
организаций,
образующихся в их деятельности документов.
состава
и
содержания
18
В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и
экономической деятельности, появились новые виды документов, связанные
с
предпринимательской
деятельностью,
увеличивается
электронный
документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно
их систематизации и классификации выступают на первый план. Одним из
давно апробированных и эффективных инструментов систематизации и
классификации
крупных
документальных
комплексов,
образующихся
процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел.
19
5. СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. https://ru.wikipedia.org
2. https://dodiplom.ru/ready/11066?ysclid=le8l5ni6m6530839025
3. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по
деятельности предприятия / М.: Приор, 2001 - 348 с.
4. Быкова Т.А., Емыгиева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к
последующему хранению и использованию: Учеб. метод. пособие. - М.:
МИФИ, 1996, 268 с.
5. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные
технологии. - М.: Научная книга, 1998, 337 с.
6. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения. - М., 1998.
7. ГОСТ
Р
6.30-2005.
Унифицированные
распорядительной документации. М., 2008.
8. Другие интернет источники.
системы
организационно-