Практическая работа № 9 Разработка устава проекта. Цель работы: Изучение основных понятий: бизнес-цель, устав проекта, технико-экономическое обоснование проекта. Формирование практических умений и навыков формулирования цели организации; разработки устава проекта, технического задания ИС. Практическая часть Разработать устав для проекта, сформулированного в Практической работе «Жизненный цикл», при необходимости, можно брать информацию из этой практической работы. Таблица 1. Требования к уставу проекта № Раздел Пояснения 1. Название проекта Каждый проект должен иметь название, отражающее его суть и в то же время достаточно яркое для привлечения внимания 2. Бизнес-причина Производственная необходимость, или самое общее описание проекта возникновения проекта и требований к продукту, производство которого является результатом выполнения проекта. Формулировка причины фактически дает ответ на вопрос, зачем выполняется данный проект. Причины возникновения проекта могут основываться на требованиях рынка, техническом прогрессе, юридических требованиях или государственном стандарте 3. Бизнес-цель Сформулирована заказчиком, исходя из стратегических и тактических целей компании. 4. Требования, Видение организацией-заказчиком, как правило, высокоуровневое, удовлетворяющие способов достижения поставленной бизнес-цели или решения потребности, пожелания существующей проблемы. Все задокументированные в уставе и ожидания заказчика, требования должны быть учтены при выполнении стоимостной оценки спонсора и других проекта участников проекта 5. Расписание основных контрольных событий На этапе формирования устава должно быть обязательно указано время начала и завершения проекта; при необходимости отмечаются ключевые вехи проекта, принципиальные для организации-заказчика, теми, которые абсолютно необходимы, т.е. обычно тремя-пятью. 6. Участники проекта Перечисление заинтересованных сторон проекта, иными словами, круга лиц и организаций, на которых оказывает воздействие реализация данного проекта и которые сами могут воздействовать на него. 7. Окружение проекта Перечисление всех организационных факторов, характеризующих обстановку вокруг проекта и на рынке. Также необходимо указать благоприятные и неблагоприятные особенности среды, в которой проект будет выполняться (внутри и вне компании), и способность организации-исполнителя к его осуществлению, а организациизаказчика - к использованию его результатов. 8. Допущения относительно организации и окружения, а также внешние допущения Набор условий, которые должны быть выполнены наряду с созданием продукта проекта, для достижения результата проекта. Допущения обуславливают риски проекта; во время проекта происходит их мониторинг. Пример допущений: - компетенции команды проекта достаточно для выполнения предпроектного обследования; - организацией-заказчиком будет выделен персонал для выполнения работ по поддержке проекта. Обратите внимание, что при составлении устава проекта допущения формулируются со стороны организации-заказчика об организацииисполнителе 9. Ограничения относительно организации и окружения, а также внешние ограничения Ограничение указывает на условие, которое нельзя нарушать в процессе создания продукта проекта, или условие, которому ни при каких обстоятельствах не должен удовлетворять продукт проекта. Ограничения к тому же указывают на возможности команды проекта по выбору вариантов для выполнения любых проектных работ. Пример ограничений проекта: - увеличение стоимости проекта не более чем на 10%; - не менее 40% членов команды проекта, предоставляемых исполнителем, заняты на 100% в проекте. Обратите внимание, что при составлении устава проекта ограничения формулируются со стороны организации-заказчика об организацииисполнителе и о проекте в целом 10. Объем денежных На данном этапе указывается сумма средств, которую организациясредств, выделенных на заказчик готова выделить на достижение сформулированной бизнесдостижение бизнес-цели цели проекта. Указанная сумма является результатом определения порядка величины и ошибка в оценке может составлять от -20% до +100% 11. Назначение Руководитель проекта назначается уставом проекта и формально руководителей проекта приступает к выполнению своих обязанностей на следующий день и общее определение после подписания устава проекта. Руководитель, или менеджер, полномочий ключевых проекта несет основную ответственность за общее планирование, членов направление и контроль проекта в течение всех фаз его жизненного проектной команды: РП, цикла, ставя целью получение желаемого результата в рамках спонсор, координатор утвержденного бюджета и расписания. Основная задача руководителя проекта - объединение усилий всех лиц, участвующих в проекте. Для решения этой задачи менеджер проекта наделяется полномочиями по проекту, т.е. правом отдавать функциональным лидерам проекта распоряжения, необходимые для планирования, исполнения, мониторинга, оценивания и контроля работ, которые должны быть выполнены по данному проекту. Руководство проектом также включает в себя получение информации, необходимой для планирования, мониторинга, оценивания и контроля проекта. Роль спонсора проекта обычно берет на себя (не назначается!!!) менеджер высшего звена, который действует от лица руководства компании, финансирующей или исполняющей проект. Ключевая задача спонсора заключается в обеспечении ресурсов проекта, в том числе административных, а также в обеспечении связи между проектом и руководством организации-заказчика. На проекте спонсор является лицом, принимающим те решения, которые находятся за пределами полномочий руководителя проекта, например: - утверждать бизнес-цели проекта, включая расписания и бюджет, и вносимые в них изменения; - назначать и утверждать менеджера проекта, а также утверждать соответствующую должностную инструкцию и порядок подчинения; - формировать стратегические указания для менеджера проекта по ходу отслеживания результатов проекта; - вносить и утверждать основные изменения по проекту и решения, касающиеся выделения ресурсов; - принимать решения о внесении изменений в базовую линию проекта. Роль спонсора проекта обычно не предполагает работы с полной занятостью вне зависимости от размера проекта. Администратор (координатор) проекта - это специфическая функция на проекте, которая необходима для поддержки работ, связанных с администрированием и документированием функционирования проектной организации и обеспечением инфраструктуры проекта. Работа администратора имеет своей ключевой задачей поддержку руководителя проекта на операционном уровне с целью его высвобождения для интеллектуально-сложных задач. В обязанности координатора проекта может входить: администрирование проектных контрактов и договоров на протяжении всего ЖЦ, организация периодического сбора статуса выполнения проекта и т.п. сбор статуса - словосочетание, не несущее смысла, если только это не специфический термин. Формировать всю команду и тем более сразу указывать имена всех ее членов не принято функциональные руководители обычно выделяют для проекта своих подчиненных, только когда руководитель проекта составит план потребности в ресурсах, после определения состава работ проекта, и отправит официальный запрос на ресурсы, утвержденный спонсором проекта Приложение 1 Пример Устава проекта «Сайт «Абитуриент 31»» № Раздел Пояснения 1. Название проекта «Абитуриент 31» 2. Бизнес-причина возникновения проекта Многие абитуриенты как из Белгородской области, так и из других областей, имеют мало представления (или не имеют) о тех специальностях, на которых можно обучаться на территории Белгородской области. Им приходится искать все возможные учебные заведения, искать специальности. Так же многие абитуриенты не понимают до конца куда они хотят пойти, так как многие специальности в учебных заверениях не до конца описываются, и предоставляется мало информации о сути специальности и о изучаемых дисциплинах. 3. Бизнес-цель Создать сайт «Абитуриент 31» для помощи абитуриентам в выборе своей будущей профессии в Белгородской области до 8 марта 2020 года. 4. Требования, удовлетворяющие потребности, пожелания и ожидания заказчика, спонсора и других участников проекта Количественные: 1) Вовлечь в проект не менее 10 общеобразовательные и среднеобразовательных школ, для прохождения тестирования; 2) Вовлечь в проект не менее 5 молодых преподавателей учебных заведений по Белгородской области. Качественные: 1) Создание удобный и простой интерфейс; 2) Обеспечение регистрацию пользователей; 3) Предоставление тестирования, в котором будут затрагиваться вопросы, касающиеся интересов абитуриента, предметов, которые нравятся абитуриенту; 4) После завершения тестирования должен выводиться список специальностей и учебных заведений, предоставляющих данные специальности; 5) Необходимо обеспечить передачу информации учебным организациям, о возможных бедующих абитуриентах, прошедших тестирование; 6) Необходимо собрать полную информацию о всех специальностях и организациях, предоставляющих возможность обучения по ним на территории Белгородской области; 7) Предоставление возможности не только пройти тестирование, но и возможность поиска информации по специальностям, по учебным заведениям; 8) Если встречается одна и та же специальность в нескольких учебных заведениях, то предоставляется возможность сравнения обучения в данных заведениях по следующим критериям: стоимость обучения, количество бюджетных и внебюджетных мест, возможность продолжения обучения в вузе (если СПО), магистратура, аспирантура и т.д., необходимые баллы при поступлении, вступительные испытания. 5. Расписание основных контрольных событий Время начала и завершения проекта: 08.02.2019 - 08.03.2020 гг. Ключевые вехи проекта: - Создание списка специальностей и образовательных учреждений высшего и среднего профессионального образования Белгородской области. 08.02.2019 - 08.03.2020. - Создание списка общеобразовательных учреждений Белгородской области с разделением на муниципальные районы. 10.02.2019 - 10.03.2019. - Предпроектная подготовка к созданию сайта. 02.03.2010 02.04.2019. - Разработка и согласование дизайна. 03.04.2019 - 03.06.2019. - Верстка сайта. 04.06.2019 - 04.07.2019. - Разработка профориентационного теста. 04.06.2019 - 04.08.2019. - Программная часть проекта. 05.08.2019 - 05.11.2019. - Заключение соглашений о сотрудничестве с образовательными учреждениями высшего и среднего профессионального образования Белгородской области. 05.08.2019 - 05.10.2019. - Информационное наполнение сайта. 06.11.2019 - 06.01.2020. - Тестирование сайта в Интернете. 07.01.2020 - 07.02.2020. - Информирование общеобразовательных учреждений Белгородской области. 08.02.2020 — 08.03.2020. - Официальный запуск сайта. 08.02.2020 — 08.03.2020. 6. Участники проекта Управление образования Белгородской области, руководитель проекта, команда разработчиков, спонсор. 7. Окружение проекта Поддержка проекта Департаментом образования Белгородской области 8. Допущения относительно организации и окружения, а также внешние допущения - компетенции специалистов по разработке дизайна сайта достаточно; - компетенции специалистов по разработке верстки сайта достаточно; - компетенции команды проекта достаточно для разработки профориентационного теста; - компетенции специалистов по созданию сайта достаточно; - будут заключены соглашения о сотрудничестве с образовательными учреждениями высшего и среднего профессионального образования Белгородской области. 9. Ограничения - увеличение стоимости проекта не более чем на 20%; относительно организации и - не менее 5 молодых преподавателей учебных заведений по окружения, а также Белгородской области заняты на 100% в проекте. внешние ограничения 10. Объем денежных средств, выделенных на достижение бизнес-цели 372184,6 р. 11. Назначение руководителей проекта и общее определение полномочий ключевых членов проектной команды: РП, спонсор, координатор Полномочия руководитель проекта: Осуществлять оперативное управление проектом и требовать от участников команды проекта своевременного и качественного выполнения возложенных на них обязанностей. Принимать решения о найме или увольнении сотрудников для выполнения функций проектных ролей. Осуществлять контроль и согласование соответствующих изменений по проекту в рамках, определенных для данной должности, Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции. Привлекать необходимых специалистов Компании и членов команды проекта к экспертизе и согласованию принимаемых по проекту решений. Назначать и проводить совещания для рассмотрения хода реализации проекта. Требовать у всех участников проекта (в т.ч. у подрядных организаций) информацию, имеющую отношение к реализации проекта. Полномочия спонсора проекта: нести ответственность за средства, инвестируемые в проект; определять и формировать бизнес-план проекта; утверждать содержание и цели проекта, включая расписание, бюджет и вносимые в них изменения; издавать приказы и распоряжения по проекту; осуществлять мониторинг окружения проекта (экономического, политического, конкурентного, технологического) и информировать менеджера проекта об изменениях окружения, способных повлиять на выполнение работ; вносить и утверждать основные изменения по проекту и решения, касающиеся предоставления требуемых средств; периодически отслеживать ход исполнения работ и формулировать стратегические указания для менеджера проекта; устанавливать стратегические приоритеты и разрешать конфликты, переадресованные менеджером проекта или другими членами команды; в сотрудничестве с менеджером проекта обеспечить соответствие конечного результата проекта его первоначальному обоснованию в свете экономических, конкурентных и маркетинговых изменений, произошедших за время выполнения работ. Полномочия координатора проекта: Осуществлять работу по подбору соответствующего персонала, команды проекта, а также его мотивация к успешной работе. Бюджетирование проекта, разработка и контроль расходов. Стратегическое и тактическое планирование. Составление отчётности по фактам выполненной работы и результатам деятельности. Документирование деятельности проектной команды.