СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ .............................................................................................................. 3 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯЖЕНИЙ И УКАЗАНИЙ ............................................................................................................. 5 1.1 Понятие, значение, виды распоряжений......................................................... 5 1.2 Понятие, значение, виды указов ...................................................................... 9 1.3 Требования к оформлению и составлению распоряжений и указаний ..... 12 2. ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯЖЕНИЙ И УКАЗАНИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ ........................................................................ 15 2.1 Характеристика организации ОАО «ОКБ «Новатор» ................................. 15 2.2 Анализ оформления и составления распоряжений и указаний .................. 20 2.3 Анализ распорядительного документа ОАО «ОКБ «Новатор» на соответствие требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016................................................. 23 ЗАКЛЮЧЕНИЕ ..................................................................................................... 26 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ........................................... 28 ПРИЛОЖЕНИЕ 1 .................................................................................................. 30 2 ВВЕДЕНИЕ В настоящее время можно сказать, что практически все виды управленческой деятельности, непосредственно отражены в соответствующих документах организаций, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Так, деятельность учреждения формализуется набором документов, взаимодействующих определенным образом, соответствующих управленческим функциям и компонентам системы документирования. Типовые управленческие функции каждого административного аппарата реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Некоторые функции типичны, присущи любому аппарату управления (например, организационно-распорядительная деятельность). Непосредственно, удельный вес документов из разных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаков, так как зависит от специфики деятельности учреждения, его масштаба, места в федеральной системе государственного управления и различных других причин. В любой организации используются документы, отражающие организационно-распорядительную и исполнительную деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Государственный стандарт определяет организационнораспорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения по административно-организационным вопросам, а также вопросам управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц1. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018) 1 3 Благодаря широкому использованию система организационно- распорядительной документации является актуальной темой для изучения и имеет большое значение для управленческой деятельности. Целью курсовой работы является проведение анализа совокупности требований к современным организационно-распорядительным документам, в особенности к указам и распоряжениям. Для достижений поставленной цели нам необходимо решить следующие задачи: - Определить понятие, значение, виды распоряжений - Определить понятие, значение, виды указаний; - Изучить требования к оформлению и составлению распоряжений и указаний; - Охарактеризовать организацию; - Проанализировать процесс оформления и составления распоряжений и указаний; - Выявить трудности в оформлении и составлении распоряжений и указаний и предложить пути их решения. Объектом является виды распорядительной документации. Предметом работы является оформление и составление распоряжений и указаний. Для достижения поставленных целей и задач мы использовали такие общенаучные методы как: поиск и анализ информации в научной литературе, нормативно-правовых актах и системе Интернет; работа со словарями; обобщения и систематизация. 4 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯЖЕНИЙ И УКАЗАНИЙ 1.1 Понятие, значение, виды распоряжений Распоряжение — в государственном и административном праве — вид подзаконного акта управления, изданный органом власти или управления в рамках его компетенции и имеющий обязательную силу для физических и юридических лиц, которым оно адресовано2. В отличие от приказа, распоряжение, как правило, не носит нормативного характера, и издается по оперативным, текущим вопросам. Однако это не исключает существования нормативного распоряжения. Распоряжение издается по конкретным, узким вопросам и не должно противоречить не только конституционным и законодательным нормам, но и указам президента Российской Федерации. В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы, а в каких – распоряжения. - На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры), а, распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций)3. Осейчук, В.И. Правовое обеспечение государственного и муниципального управления: учебник и практикум для бакалавриата и магистратуры / В.И. Осейчук.— Москва : Юрайт, 2017.—С. 101 3 Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. Изд. 6-е, испр., доп./М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов - М.: Сибирское соглашение, 2019. – С. 161-163 2 5 - Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение. Приказы и распоряжения делятся на три подвида: – по основной деятельности; – по личному составу; – по административно-хозяйственным вопросам4. В процедуре издания приказов и распоряжений можно выделить восемь этапов: - Инициирование издания приказа или распоряжения (Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях: – на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой); – по поручению руководства предприятия; – по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение). - Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа (Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: Электронный учебник. М.: Юнити-Дана, 2021. С. 204-205 4 6 издаваемом приказе или распоряжении. Источниками информации могут быть: – законодательные акты и нормативная документация; – текущая документация организации; – документы, поступающие из других организаций; – архивные документы; – публикации в периодической печати; – научные материалы. Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое). - Подготовка проекта приказа или распоряжения (Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта. Оформляются проекты приказов и распоряжений в соответствии с требованиями ГОСТом Р 7.0.97-2016. (Согласование проекта документа подразумевает: – внутреннее согласование или визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования), которое оформляется реквизитом «визы согласования документа»; – внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). К внешнему согласованию проектов приказов и распоряжений прибегают редко, поэтому мы не будем останавливаться на нем в данной статье. Обеспечение качественной подготовки проектов документов 7 и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект)5. - Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих. - Подписание приказа или распоряжения (Согласованный проект документа передается на подпись руководителю. Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован). - Регистрация приказа или распоряжения: Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Регистрация может осуществляться одним из трех способов: – записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации); – записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке (карточная форма регистрации); – внесением информации о документе в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (автоматизированная форма регистрации). - Доведение приказа или распоряжения до исполнителей (Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям. При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство. /А.В. Охотников, Е.А. Булавина - М.: Издательский центр Март, 2011. – С. 69-71 5 8 соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем). Если при работе с документами используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, то в большинстве случаев (когда сотрудника не надо знакомить с документом под роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых распорядительных документов по личному составу) зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с помощью используемой системы. Такой подход позволяет получить адресатам документ в максимально короткие сроки, а также экономить материальные и временные ресурсы, которые затрачиваются при «традиционном» подходе на копирование документов и передачу копий). Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа. 1.2 Понятие, значение, виды указов Указание — распорядительный документ федеральных органов исполнительной власти и управления, других вышестоящих организаций по вопросам информационно-методического характера, связанных с исполнением нормативно-правовых актов, инструкций, методик и прочих руководящих документов. Руководители низовых организации, предприятий, фирм на правах единоначалия также имеют право на издание указаний при оформлении решений по оперативным и административным вопросам (командирование сотрудников, наложение взысканий). Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее). Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции. 9 Указание в целом по оформлению не отличается от оформления приказа и распоряжения, имеет такой же формуляр, состав и расположение реквизитов6. Указание, как и приказ, имеет заголовок к тексту, может иметь констатирующую часть и — обязательно — пункт о контроле за исполнением. В тексте констатирующей части может быть дан пересказ акта вышестоящего органа, для исполнения которого издается данный документ (Указ Президента РФ, Постановление Правительства РФ и т. п.). При этом указывается полное наименование и поисковые данные (номер, дата) такого документа. Указанием издаваемый так же органами называется распорядительный - государственного управления, документ, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно - методического характера. К вопросам организационно - методического характера относятся следующие: - организация исполнения приказов; - организация исполнения инструкций. Право издания указания в организациях предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделений, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции. Текст указания, как правило, состоит из двух частей: - констатирующей - распорядительной Констатирующая часть текста указания раскрывает причины издания документа и начинается: "Во исполнение...", "В целях...", "В соответствии...". Распорядительная часть текста указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются предписываемые действия. Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия 6 Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. - М.: МЦФЭР, 2020. – С. 302-304. 10 и должность исполнителя в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ действие - срок исполнения. В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнением документа на определенное должностное лицо. Текст распорядительной части излагается в повелительной форме. Схема построения распорядительной части указания такова: исполнитель (полное наименование должности, Ф. И. О.) - действие (глагол в неопределенной форме) - срок исполнения (без слова "срок"). В последнем пункте указывают должностное лицо (лица), на которое возложен контроль за исполнением документа7. Распорядительная часть так же начинается словом ОБЯЗЫВАЮ, если согласно законодательству адресата, нельзя обязать выполнять действия, так как он не входит в число подчиненных организаций. Указания, направляемые в адрес подведомственных организаций, оформляются на общем бланке организации или на бланке конкретного вида документа с нанесением реквизита "Адресат". При большом числе организаций, которым направляется указание, адресат оформляется обобщенно. Такой адресат может выглядеть следующим образом: - Главам администраций городов и районов области - Главным государственным санитарным врачам городов и районов и дезинфекционных станций - Руководителям организаций и предприятий г. Санкт-Петербурга и Ленинградской области Датой указания является дата его подписания. Указание оформляется на бланке формата А4. Формуляр указания состоит из реквизитов: - наименование министерства или ведомства; - название организации; - наименование вида документа; Борискин В.В. Официальное делопроизводство: виды и формы документов: практическое пособие. /В.В. Борискин, Н.М. Поликарпова - М.: Омега-Л, 2020. – С. 91-92. 7 11 - дата, номер; 5. место издания; 6. заголовок; 7. текст; 8. подпись; 9. отметка о согласовании. 1.3 Требования к оформлению и составлению распоряжений и указаний Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, распоряжений, указаний – включает несколько этапов: инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа); сбор и анализ информации по вопросу; подготовка проекта распорядительного документа; согласование проекта документа; доработка проекта распорядительного документа с учетом замечаний; принятие решения (подписание документа); регистрация распорядительного документа; доведение распорядительного документа до исполнителей. Основными видами организационно-распорядительных документов являются: приказ, указание, распоряжение. Распоряжения составляются преимущественно по вопросам информационно-методического характера, по вопросам исполнения приказов, различных инструкций и др. Они могут быть изданы заместителями 12 руководителя организации в пределах их компетенции, руководителями самостоятельных структурных подразделений, а также главными специалистами организации, что закрепляется в учредительных документах предприятия, организации8. Распоряжение оформляется на специальном бланке Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации; название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ); дата и регистрационный номер документа; место составления или издания; заголовок к тексту; подпись; визы согласования документа. Текст распоряжения, как и текст приказа, состоит из констатирующей и распорядительной частей. Распорядительную часть отделяют от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которую так же, как в приказах, печатают прописными буквами и выносят на отдельную строку. Допустимо начинать распорядительную часть без использования вводного слова, т.е. располагать её непосредственно за констатирующей частью после двоеточия. Последний пункт распоряжения является контрольным: в нем указывается должностное лицо или структурное подразделение, осуществляющее контроль за исполнением данного распоряжения. Распоряжение подписывает руководитель или по его поручению заместитель руководителя предприятия. Заголовок распоряжения включает в себя предлог «О» («Об») и отглагольное существительное в предложном падеже. Распоряжения должны иметь порядковые номера в пределах календарного года. Анодина Н.Н. Документооборот в организации. Практическое пособие/Н.Н. Анодина - М.: Омега-Л, 2019. - 176 с. 8 13 В организациях право издания указания предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделении, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции. В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ" — в зависимости от содержания указания. Реквизитами указания являются: наименование организации; название вида документа (УКАЗАНИЕ); дата и регистрационный номер документа; место составления или издания; заголовок к тексту; подпись; визы согласования документа. Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита "Адресат". Если организаций, в которые рассылается указание, более трех, адресат оформляется обобщенно Указание оформляется на общем бланке. Указания подписываются руководителем и его первым заместителем, другие заместители имеют право подписи по курируемым ими направлениям деятельности предприятия, если это право оговорено в каком-либо нормативном акте данного органа. Если в этих документах даются указания по вопросам, которые курируются несколькими заместителями, то они подписываются руководителем предприятия или его первым заместителем. Подписанные указания регистрируются и формируются отдельно от приказов. Регистрационный номер указания состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года и буквенного индекса «р». Буквенный индекс «и» проставляется в том случае, если указание приобрело форму информационного письма. 14 2. ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯЖЕНИЙ И УКАЗАНИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ 2.1 Характеристика организации ОАО «ОКБ «Новатор» Опытное конструкторское бюро «Новатор» — советское/российское предприятие, основанное в 1947 году как подразделение Машиностроительного завода им. М. И. Калинина (завода №8) как ОКБ-8 в Свердловске. Занималось разработкой крупнокалиберных артиллерийских систем противовоздушной обороны. Выделилось в самостоятельное предприятие в 1991. С 2002 года входит в состав ОАО "Концерн ПВО «АлмазАнтей». Опытное конструкторское бюро «Новатор». Тип: ОАО. Год основания: декабрь 1947. Расположение: 620017; Россия; обл. Свердловская; г. Екатеринбург; пр. Космонавтов, 18. Ключевые фигуры: Камнев, Павел Иванович. Отрасль: машиностроение. Продукция: продукция оборонного назначения Оборот: 9,662 млрд руб.(2010) Чистая прибыль: 198 млн руб.(2010) Число сотрудников: ~2500 Опытное конструкторское бюро «Новатор» осуществляет разработку и производство ракетной техники различного назначения (ракетных комплексов, управляемых ракет, пусковых установок ЗУР, учебных средств и пр.) наземного, морского и авиационного базирования для Военно-морского флота, Сухопутных войск, Военно-воздушных сил. Организационно входит в состав Концерна ПВО «Алмаз-Антей». ОКБ «Новатор» - разработчик экспортного семейства ракетных систем "Club", предназначенных для поражения надводных кораблей, подводных 15 лодок и наземных целей. Системы могут быть размещены на подводных лодках, надводных кораблях, мобильном шасси и боевых самолетах. Сегодня предприятие представляет собой научно-производственный комплекс, оснащенный современным оборудованием и позволяющий осуществлять производство серийных партий в соответствии с имеющимися заказами. На предприятии внедрена система качества в соответствии с ГОСТ РИСО 9001-2001. В настоящее время ОКБ «Новатор» руководит генеральный директор, генеральный конструктор дважды Лауреат Государственной премии, членкорреспондент Российской Академии ракетных и артиллерийских наук, доктор технических наук Камнев Павел Иванович. Опытное конструкторское бюро «Новатор» создано в декабре 1947 г. на базе отдела Главного конструктора Завода им. М.И. Калинина (завода №8) как ОКБ-8. В 1966 Г. ОКБ-8 было переименовано в Свердловское машиностроительное конструкторское бюро «Новатор». В 1991 году СМКБ преобразовано в самостоятельное предприятие Опытное конструкторское бюро «Новатор». В 2002 г. по указу Президента РФ ОКБ вошло в состав Концерна ПВО «Алмаз-Антей». Первоначальная специализация - разработка зенитных пушек крупного калибра. Зенитные техническими пушки разработки характеристиками, ОКБ-8 новизной отличались высокими конструктивных решений, уникальными высотностью и скорострельностью. В 1948-1954 гг. было осуществлено полное перевооружение зенитной артиллерии Сухопутных войск страны новыми пушками калибров 100 мм и 130 мм разработки ОКБ-8. Пушки изготавливались большими сериями и длительное время составляли основу зенитной артиллерии Вооруженных Сил страны. В 1957 г. ОКБ-8 была поручена разработка зенитных управляемых ракет (ЗУР) и самоходных пусковых установок (ПУ) для них. В середине 60-х ОКБ была поручена также разработка морского ракетного вооружения. 16 За время существования в ОКБ было создано и принято на вооружение 6 образцов артиллерийского и 24 образца ракетного вооружения с тактикотехническими характеристиками (ТТХ), как правило, превосходящими ТТХ зарубежных и отечественных аналогов: зенитные пушки КС-1, КС-12, КС-18, КС-19, КСМ-65 и КС-30; ЗУР ЗМ8 для ЗРК "Круг", для которого ОКБ разработало и самоходную ПУ 2П24; ЗУР 9М38 для сухопутного ЗРК "Бук" и ЗРК морского базирования "Штиль"; ЗУР 9М83, 9М82 и самоходные ПУ 9А83, 9А82 для зенитно-ракетной системы (ЗРС) ПВО Сухопутных войск С-300В и пр. Созданием ЗРС С-300В Россия достигла радикального превосходства над аналогичным вооружением зарубежных стран, обеспечив эффективную противовоздушную и противоракетную оборону группировок войск и важнейших объектов фронта. В конце 60-х годов в ОКБ был создан принципиально новый тип управляемого противолодочного оружия - ракеты класса "вода-воздух-вода". Ракеты этого класса выстреливаются из торпедных аппаратов подводных лодок, находящихся в подводном положении, затем выходят из воды и основную часть дистанции до цели преодолевают по воздуху, двигаясь с высокой сверхзвуковой скоростью. Время доставки боевого снаряжения к цели столь мало, что у противника практически нет шансов уклониться от атаки. Кроме военных заказов, ОКБ «Новатор» разработало и сдало в эксплуатацию сухопутные и морские метеорологические ракетные комплексы МР-12 и МР-25, которые обеспечивают зондирование атмосферы до 120 и 250 км соответственно. Признанием вклада ОКБ в укрепление обороноспособности страны стало награждение его в 1982 году орденом Ленина. За творческий вклад в создание новейших образцов вооружения 52 ведущим специалистам ОКБ присуждены Ленинские и Государственные премии и премии Правительства Российской Федерации, свыше 500 работников удостоены Государственных наград и Почетных званий 17 Российской Федерации. Коллективом ОКБ получено 131 авторское свидетельство и патент на изобретение, два свидетельства на товарный знак, а также получено более 10 уведомлений о выдаче патентов на изобретения. На предприятии внедрена система менеджмента качества продукции. Успешное выполнение договорных работ позволило существенно укрепить кадровый состав работников, численный состав ОКБ довести до уровня более 2500 человек, а также обновить производственную и лабораторную базу. С момента создания и до 1985 г. ОКБ возглавлял дважды Герой Социалистического Труда, лауреат Ленинской и Государственных премий, доктор технических наук Люльев Лев Вениаминович (1908-1985). Под его руководством относительно небольшой заводской отдел превратился в мощную проектную организацию, обеспечивающую проведение полного цикла конструкторской разработки ракетной техники, оснащенную всеми средствами проектирования, экспериментальной отработки и опытного изготовления разрабатываемых изделий. ОКБ «Новатор» продолжает активную работу по созданию новых образцов ракетной техники, отвечающих вызовам времени. Среди них ракеты и пусковые установки для ЗРС «Антей-2500» и поставляемая на экспорт интегрированная ракетная система "Club" (Клаб), в которой воплощены лучшие технические разработки ОКБ «Новатор» в области систем вооружений. 18 Структура ОАО «ОКБ Новатор». Генеральный директор – Генеральный конструктор Заместители ГД-ГК Зам ГД-ГК по производству Начальник отдела Начальник цеха Начальник бюро Зам. нач. цеха по производству Бюро Отдел Конструкторское бюро Старший мастер – начальник участка Зам. нач. цеха по подготовке производства Начальник техбюро Мастер Рабочие Участок 19 ЦЕХ Механик Энергетик Др. службы цеха Структура предприятия: конструкторское бюро с обслуживающими и обеспечивающими подразделениями; опытное производство; испытательные станции. Опытное производство ОАО «ОКБ «Новатор» в состоянии обеспечивать изготовление образцов вооружения и военной техники по выполняемым на предприятии НИОКР, их испытания, отработку технологических процессов для организации серийного производства. 2.2 Анализ оформления и составления распоряжений и указаний Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. В ОАО «ОКБ «Новатор» решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам оформляются указаниями и распоряжениями. Распоряжения и указания в ОАО «ОКБ «Новатор» издается руководителем, а также. Проекты указаний и распоряжений разрабатываются руководителями структурных подразделений колледжа, по поручению руководителя ОАО «ОКБ «Новатор» либо в инициативном порядке. Обеспечение качественной подготовки проектов распоряжений и указаний, а также их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект. Подготовка включает в себя изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта документа; согласование проекта; подписание руководителем. Приложения к указанию или распоряжению 20 визируется руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет секретариат ОАО «ОКБ «Новатор». Указания и распоряжения оформляют на бланке конкретного вида документа (УКАЗАНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ) ОАО «ОКБ «Новатор» и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов (Наименование организации, наименование вида документа, дату и регистрационный номер, место издания, заголовок, текст, подпись) – отражено в приложении 1. Распорядительные документы в ОАО «ОКБ «Новатор» печатаются на компьютере с использованием, текстового редактора Word шрифтом Times New Roman, размером 12-14 через 1-1,5 интервал. Поля документа: левое – 2,5 см, правое-1,5 см, верхнее – 2 см., нижнее – 2 см. Текст распорядительного документа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части кратко излагают цели и задачи, факты или события, послужившие причиной издания приказа (распоряжения). Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «распоряжение» (печатается в разрядку, прописными буквами на отдельной строке без отступа от границы левого поля и отделяется от констатирующей и распорядительной части одним межстрочным интервалом), после которого ставится двоеточие. В распоряжениях допускается начинать распорядительную часть сразу после констатирующей с новой строки без дополнительных слов. В этом случае двоеточие ставится после последнего слова констатирующей части. Распоряжения, как правило, заголовка не имеют. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 12 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. 21 Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания. Дата в ОАО «ОКБ «Новатор» оформляется словесно-цифровым способом (15 февраля 2012 г.), номер состоит из знака «№» и порядкового номера указания или распоряжения. Распоряжения кроме руководителя могут подписывать руководители структурных подразделений, в соответствии с возложенными на них обязанностями. Реквизит подпись состоит из таких элементов как: наименование должности, подписи, и расшифровки подписи (инициалы указываются перед фамилией). Подпись руководителя на указании или распоряжении печатью не заверяется. На первом экземпляре указания или распоряжения, ниже подписи директора возможно проставление визы ознакомления с документом. После подписания приказа следует его регистрация – присвоение документу номера. Указания или распоряжения в ОАО «ОКБ «Новатор» нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Распоряжения и указания по основной деятельности, по личному составу, по движению контингента и распоряжения нумеруются отдельно. К номеру распоряжения через дефис добавляют прописную букву «Р». К номеру приказа по личному составу - строчную букву «К»; К номеру приказа на отпуск работника – прописную букву «о»; К номеру приказа на командировку работника - прописную букву «к»; Номер приказа по основной деятельности состоит только из порядкового номера без добавления букв. В ОАО «ОКБ «Новатор» все указания или распоряжения фиксируются в книге. Каждый из вышеуказанных видов указаний или распоряжений заносится в отдельную книгу. 22 Каждая книга регистрации указаний и распоряжений прошнурована, листы пронумерованы и скреплены печатью ОАО «ОКБ «Новатор» и подписью руководителя. На последней странице, где ставится печать, имеется запись: «В книге указаний и распоряжений пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью ____ листов. Оригинал указаний и распоряжений после регистрации обязательно подшивается в дело. Копии указаний и распоряжений направляют всем исполнителям и адресатам в соответствии с указателем рассылки. Передача копий указаний и распоряжений работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководителя структурного подразделения, подготовившего данный проект указания или распоряжения, или руководителя ОАО «ОКБ «Новатор», и заверяется с помощью реквизита «отметка о заверении копии». 2.3 Анализ распорядительного документа ОАО «ОКБ «Новатор» на соответствие требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 ГОСТ Р 7.0.97-2016 - настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее - документы), в том числе включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД), класс 0200000. Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях. 23 Для анализа был взят распорядительный документ (распоряжение – приложение № 1) Данный документ оформлен на бланке конкретного вида документа ОАО «ОКБ «Новатор» (бланке распоряжения), формат А4 . В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 м – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее. Данный приказ имеет поля: 25 – левое; 15 – правое; 20 – верхнее; 20 – нижнее. Размер полей соответствует ГОСТ. По расположению реквизитов можно сказать, что бланк ОАО «ОКБ «Новатор» с продольным расположением реквизитов. Согласно формуляру-образцу, в зависимости от учредительных документов организации обязательными реквизитами приказа являются: 01, 02, 03, 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, 24 Реквизиты 01, 02, 03 на документе проставляются в соответствии с учредительными документами. Реквизит 08 – наименование организации. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Реквизит соответствует ГОСТ. Реквизит 10 – наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ – соответствует виду документа, который предусмотрен Общероссийским классификатором управленческой документации. Данный реквизит расположен под реквизитом наименование организации, также центрировано, напечатан заглавными буквами и выделен полужирным начертанием, отделен от реквизита 08 3-мя межстрочными интервалами, что не противоречит ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данный реквизит оформлен – верно. Реквизит 11 – дата документа. Месторасположение и оформление реквизита соответствует ГОСТ. 24 Реквизит 12 – регистрационный номер документа. Данный реквизит расположен на одном уровне с реквизитом дата документа, только прижат к правому краю. Наличие данного реквизита придает документу юридическую силу. Вывод: можно сделать вывод о том, что данное распоряжение содержит все обязательные реквизиты за исключением одного «визы согласования». Правильное оформление реквизитов, придает распоряжению юридическую силу. Наличие даты и порядкового номера всегда позволит найти распоряжение – выполняется поисковая функция. Месторасположение и оформление всех имеющихся реквизитов оформлено в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. 25 ЗАКЛЮЧЕНИЕ Управление организацией (предприятием, учреждением) невозможно осуществлять без использования распорядительных документов. От того, насколько правильно составлены и оформлены распорядительные документы, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В распорядительных документах отражается и учитывается деятельность организации, в них зафиксированы важные решения, влияющие на работу всего предприятия. В настоящем исследовании были рассмотрены теоретические основы оформления и составления распорядительных документов, таких как распоряжение и указание на примере ОАО «ОКБ «Новатор». За счет решения поставленных задач в 1 главе были рассмотрены основные понятия, изучены основные виды распорядительных документов, их назначение. Выявлено, что распорядительные документы в зависимости от принятия решения могут издаваться в условиях коллегиальности или единоличного принятия решения. Также были рассмотрены и изучены основные правила оформления и составления распорядительных документов. Во 2 главе настоящего исследования, были рассмотрены требования к документационному обеспечению ОАО «ОКБ «Новатор», изучены особенности подготовки и оформления распорядительных документов, таких как указания и распоряжения. Общие требования к документационному обеспечению управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ОАО «ОКБ «Новатор» регламентированы Инструкцией по организации делопроизводства. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в ОАО «ОКБ «Новатор» осуществляет руководитель. 26 К распорядительным документам в ОАО «ОКБ «Новатор» относятся указания и распоряжения. На основе проведенного анализа можно сделать вывод о том, что оформление распорядительных документов в ОАО «ОКБ «Новатор» правильное. Это говорит о том в ОАО «ОКБ «Новатор» соблюдаются правила оформления документов, изложенные в правовых и нормативных актах, федеральных органов государственной власти, и государственных стандартах. Применение стандартов на практике способствует улучшению качества документов, и как следствие более эффективной деятельности организации. Цель курсовой работы достигнута, задачи, поставленные в начале исследования, выполнены. 27 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 1. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система издательскому делу. стандартов по информации, библиотечному Организационно-распорядительная и документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018) // Режим доступа: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_216461/; 2. Андреева В.И. Делопроизводство. Организация и ведение. - М., 2020. - 296 с.; 3. Анодина Н.Н. Документооборот в организации. Практическое пособие/Н.Н. Анодина - М.: Омега-Л, 2019. - 176 с. 4. Басаков М. И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебное пособие / М.И. Басаков. – Изд. 2-е, испр. и дополн. – Ростов н/Д: Феникс, 2018. 5. Борискин В.В. Официальное делопроизводство: виды и формы документов: практическое пособие. /В.В. Борискин, Н.М. Поликарпова - М.: Омега-Л, 2020. – С. 91-92. 6. Быкова Т.А. Движение внутренних документов и технология их обработки/ Т.А. Быкова// Справочник секретаря и офис-менеджера.-2010.-№7 7. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: Электронный учебник. М.: Юнити-Дана, 2021. С. 204-205 8. Доронина Л.A. Основы делопроизводства. - М., 2019. - 182 с. 9. Ефимова С.А. Справочник современного секретаря/ С.А. Ефимова, А.П. Плотников. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К»; Саратов: ООО «Анлейс», 2019, с. 320 10. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. Изд. 6-е, испр., доп./М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов - М.: Сибирское соглашение, 2019. – С. 161-163 11. Корнеев И.К., Пшенко А.В., Машурцев В.А. Управление документами: Учебник.-М.:ИНФА-М, 2020, с. 300 28 12. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. –2-е изд., перераб. и доп. – М., Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2021. 13. Куняев Н.Н. Документоведение: учебник/Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов; под. Ред. проф. Н.Н. Кунаева.-М.: Логос, 2018, с. 352 14. Маневцева Л.М. Организация делопроизводства в образовательном учреждении - М., 2019. - 215 с.; 15. Орлова Т.С. Организация делопроизводства в образовательных учреждениях - М., 2020. - 384 с.; 4 16. Осейчук, В.И. Правовое обеспечение государственного и муниципального управления: учебник и практикум для бакалавриата и магистратуры / В.И. Осейчук.— Москва : Юрайт, 2017.—С. 101 17. Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство. /А.В. Охотников, Е.А. Булавина - М.: Издательский центр Март, 2011. – С. 6971 18. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: учеб. Пособие для студ. сред. проф. учеб. заведений / А.В. Пшенко.- 7-е изд., испр. - М.: Издательский центр «Академия», 2018, с. 176 19. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. /3-е изд., перераб. и доп. - СПб.: Питер, 2021 г. – 178 с. 20. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования /— 6-е изд., стер. — М. : Издательский центр «Академия», 2018. — 224 с. 21. Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации. - М., 2020. - 312 с. 22. Юсипова Е.Г., член Гильдии Управляющих Документацией. Распорядительные документы «Секретарь-референт» №9, 2021 23. Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. - М.: МЦФЭР, 2020. – С. 302-304. 29 ПРИЛОЖЕНИЕ 1 30