Управленческая отчетность в Excel Подготовлено специально для подписчиков журнала «Финансовый директор» и «Системы Финансовый директор» Управленческая отчетность в Excel 2Excel поможет создать мощную систему управленческой отчетности 9Консолидированная управленческая отчетность: четыре действия в Excel 13Управленческий отчет о движении денежных средств за несколько минут 18Как упростить план-факт анализ с помощью Excel 23Excel поможет не терять деньги в запасах 28Коллекция полезных управленческих отчетов на основе бухгалтерских данных 34Как избежать случайных кассовых разрывов: использование функции Excel 38Эффективный инструмент контроля над выполнением плана продаж 2 Управленческая отчетность в Excel Excel поможет создать мощную систему управленческой отчетности Управленческую отчетность в Excel составляют многие компании. Часть из них ограничивается созданием нескольких форм отчетов, в которые просто заносятся данные о результатах деятельности. Такой подход далек от идеала: минимум возможности для анализа данных, риск ошибок при ручном вводе, наконец, с таблицами просто неудобно работать. Тем не менее встроить в Excel полноценную систему формирования управленческой отчетности можно, если сразу представить ее в виде трех слагаемых: единые справочники аналитики, формы для ввода данных и гибкие аналитические отчеты. Андрей Вихров Руководитель направления методологии дирекции по экономике и финансам О М К Разработать единые справочники Забегая вперед, нужно сказать, что для создания модели отчетности понадобится уметь работать с функциями Excel: ВП Р, С У М М ЕС Л И , а так же с инструментами «Автофильтр», «Проверка данных» и «Сводные таблицы». Итак, построение модели отчетности начинается с разработки первого блока – справочников. Они помогут эффективно увязать меж ду собой формы дл я ввода данных и расчета различных показателей, а так же позвол ят оперативно вносить изменения в аналитические разрезы во всей модели. Ка ждый справочник представляет собой самостоятельную таблицу, предназначенную для ввода и хранения значений одного из аналитических признаков, в разрезе которых предполагается представлять отчетность (бизнес-единицы, центры финансовой ответственности, виды продукции, затраты и пр.). Нигде более значения аналитик вручную вводиться не будут, для их отра жения Управленческая отчетность в Excel в формах и отчетах используются ссылки на справочники. На тот случай, если модель создается для компании или группы компаний, где бизнес-единицы занимаются различными видами деятельности, стоит заранее продумать то, каким образом та или ина я бизнесединица будет заполнять отчетные формы своими данными. В частности, будет ли у нее возможность работать только с необходимыми ей аналитиками или же придется заполнять единую для всех форму, пропуска я несущественные для себя строки. Во втором случае вероятность ошибок выше, поэтому лучше создать справочники двух видов: общие, с одинаковым набором значений (элементов) для всех бизнес-единиц (например, справочники «Затраты» будут содержать такие значения, как материалы, оплата труда, отчисления, прочие расходы); специфичные, содержащие разные наборы значений признака, для каждой бизнес-единицы – свой набор (пример – справочник «Виды продукции»). Структура общего справочника предельно проста – всего две графы. В одной – порядковый номер строки, в другой – значение аналитики (см. рис. 1). В специфичном справочнике перечисляются значения аналитик, а так же наименования бизнес-единиц, в отчетности которых они будут задействованы. Чтобы в дальнейшем настроить любую отчетную форму под нужды конкретного подразделения, в этом справочнике так же указываются порядковые номера бизнес-единиц и номера значений аналитического признака (как сквозные, так и в рамках бизнес-единицы, к которой относятся). На рисунке 2 приведен пример специфичного справочника видов продуктов для условной группы компаний «Век». В ее составе две бизнес-единицы – Уральский и Центральный металлургические заводы 3 Рисунок 1. Общий справочник (УМЗ и ЦМЗ соответственно). Первый завод производит чугун и сляб и передает его на переработку на второй завод (выпускает металлические балки и швеллеры). В справочнике видов продукции перечислены все производимые продукты (чугун, сляб, балка, швеллер), для ка ждого из них указано ответственное за его производство предприятие (УМЗ или ЦМЗ), присвоен порядковый номер в целом по ГК «Век» и в рамках бизнес-единицы, назначен специальный код (объединением полей «Наименование бизнес-единицы» и «Порядковый номер продукта в бизнес-единице»). Например, швеллеры выпускает Центральный металлургический завод – соответственно, в строке, где указана эта продукция, приводятся название бизнес-единицы «ЦМЗ», ее номер (2), далее порядковый номер вида «Швеллер» во всем множестве продуктов, производимых на ЦМЗ (их всего два, этому присвоен «2»), и, наконец, код продукта – «ЦМЗ2», где 2 – номер продукта в рамках ЦМЗ. Для удобства всю таблицу со справочной информацией лучше выделить цветом, включив шапку и захватив дополнительно несколько пустых строк. Именно на эту 4 Управленческая отчетность в Excel Рисунок 2. Специфичный справочник область ячеек будут настраиваться ссылки из форм. Запас из пустых строк упростит ввод новых значений аналитических признаков – достаточно их дописать в последние строки, и изменения автоматически отразятся во всех зависимых формах. В дальнейшем, когда модель отчетности будет закончена, не рекомендуется в справочниках удалять или менять местами строки, а так же отдельные ячейки. Такие действия нарушат связи между таблицами. Можно лишь удалять значения в ячейках или заменять на новые так, чтобы строки оставались на своих местах. Создать формы для ввода данных После того как справочники готовы, можно приступать к разработке второго блока – форм для ввода данных и расчета показателей. Таких форм два типа: аналитические и мастер-формы. Анали- тические формы – это шаблоны операционных отчетов по определенным показателям (выручка, затраты, объем производства и т. д.) в одном или нескольких аналитических разрезах. В них бизнес-единицы вносят свои данные. Мастер-формы – традиционные финансовые отчеты, например, как отчет о прибылях и убытках. В них данные попадают из аналитических форм. При разработке ка ждой формы нужно постараться уместить ее шапку в одной строке. Это ва жно, поскольку в дальнейшем уже заполненные формы могут использоваться как источник исходных данных для настраиваемых отчетов (сводных таблиц). В формах ручной ввод значений аналитических признаков недопустим – только при помощи ссылок на соответствующие справочники. Кстати, стоит вспомнить про запас строк в последних и сделать такой же в зависимой форме. Иначе говоря, если в справочнике «Виды продукции» выделен резерв в 10 строк, Управленческая отчетность в Excel то и в форме для отра жения выручки от реализации так же целесообразно оставить лишние те же 10 строк, занеся в них ссылки на пока еще пустые ячейки справочника. Имеет смысл предусмотреть фильтрацию форм по признаку «Бизнес-единица». Вот как это можно сделать: создать титульный лист (непосредственно в файле Excel, содержащем аналитически формы). На нем указать отчетный период, версию (если необходимо), а так же разместить раскрывающийся список с перечнем бизнес-единиц. Этот список создается из справочника «Бизнес-единицы» так: в справочнике выделяется диапазон ячеек с названиями бизнес-единиц, ему присваивается уникальное имя (например, «С П Р_ БЕ ») с помощью команды меню Вставка – Имя – Присвоить; далее выполняется команда меню Данные – Проверка. В появившемся диалоговом окне нужно выбрать тип данных «Список», в поле «Источник» указать заданное ранее имя диапазона («=С П Р_ БЕ »). Ячейке на титульном листе, где отобра жается наименование отчитывающейся бизнес-единицы, так же можно присвоить им я (к примеру, «БЕ»). Это упростит организацию ссылок на эту ячейку в формах и отчетах. А теперь подробнее о принципах подготовки аналитических и мастер-форм. Аналитическую форму для ввода данных, в зависимости от потребности в управленческой информации, можно представить в одной или двух аналитиках (например, просто «Расходы» и «Расходы по видам продукции»). Причем значения этих признаков могут быть как заранее заданы и зафиксированы (назовем этот вариант аналитической формы шаблонной), так и выбираться пользователем из раскрывающегося списка (свободна я форма). Последнее решение годится для таблиц, где количество аналитических 5 признаков очень большое, а для отчетности в определенный период нужно лишь несколько значений (например, в случае отчета по выручке в разрезе клиентов). Структура шаблонной формы с одним аналитическим признаком идентична структуре соответствующего справочника. Разница лишь в колонках «План», «Факт», в которые заносятся числовые данные. Настроить такую форму под конкретную бизнес-единицу поможет инструмент «Автофильтр» (Данные – Фильтр – Автофильтр по столбцу «Бизнес-единица»), он скроет пустые строки, а так же строки, относящиеся к другим подразделениям. При подготовке шаблонной формы с двум я аналитиками нужно определиться с иерархией аналитики. На рисунке 4 приведен пример формы «Отчет о прибыли по продуктам» для ввода фактических данных о понесенных расходах в детализации по видам продукции. В ней задействованы две аналитики – виды продукции (первый уровень иерархии) и статьи расходов (вто- Рисунок 3. Свободная аналитическая форма (здесь и далее зеленым полем выделены поля для ввода данных бизнес-единиц) 6 Управленческая отчетность в Excel рой уровень). Значение выручки в таблицу переносится из другой формы, а прибыль рассчитывается с помощью заданной формулы. В первых колонках свободной аналитической формы – аналитические признаки, но их конкретные значения заранее не задаются. Пользователю предоставляется возможность самому выбрать нужные из раскрывающихся списков (см. рис. 3). Кстати, списки связываются с соответствующими справочниками инструментом «Проверка данных». Наконец, значения из заполненных аналитических форм переносятся в мастер-формы – отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств и баланс. Для суммирования и увязки значений показателей лучше использовать функцию СУММЕСЛИ (критерий поиска для функции – значение аналитики или ее код). Так в случае каких-либо изменений в справочниках все формулы в формах останутся рабочими, ссылки не перепутаются – не придется ничего править. Например, показатель «Выручка» мастер-формы «Отчет о прибылях и убытках» (ОПУ) рассчитывается по формуле: «=СУММЕСЛИ(’Форма_Прибыль по продуктам’!F:F;B4;’Форма_Прибыль по продуктам’!G : G)». Она позволяет выбрать из формы «Отчет о прибыли по продуктам» (см. рис. 4) все строки, в которых в графе «Статья» (столбец F) содержится слово «Выручка» (это кодовое слово указано в ОПУ в ячейке B4), а затем просуммировать по ним выручку (столбец G, где как раз и указаны значения этого показателя). Поскольку формы в бизнес-единицах могут заполнять одновременно несколько человек, стоит предусмотреть возможность совместной работы над одним и тем же файлом (Сервис – Доступ к книге – Разрешить изменять файл нескольким пользователям. На вкладке «Подробнее» можно создать журнал изменений и задать порядок действий в случае противоречивых изменений файла). Построить управленческие отчеты Рисунок 4. Шаблонная аналитическая форма Преобразовать в отчеты данные форм поможет такой инструмент Excel, как «Сводные таблицы». С его помощью можно сформировать самые разнообразные отчеты, в любом разрезе, актуальном Управленческая отчетность в Excel 7 Рисунок 5. База для консолидации для менеджмента, а так же их консолидировать. Главное, что в таких отчетах вручную не меняется ни аналитика (она задана справочниками), ни сами данные (их источник – формы), то есть риск ошибки из-за опечатки или неправильной ссылки отсутствует. Этот подход обеспечивает гибкость отчетности, ведь пользователь может подготовить на основе всего пары форм практически любые отчеты*. Чтобы избежать путаницы, стоит упом януть, что заполненные формы по своей сути так же могут служить отчетами. Но, в отличие от настраиваемых отчетов (сводных таблиц), у них очень жестка я структура – нет возможности отобразить информацию в разных разрезах. Например, в форме «Отчет о прибыли по продуктам» (см. рис. 4) затраты на те или иные виды продукции отобра жаются в детализации по статьям расходов. С ее помощью нельзя разобраться, как выглядит структура расходов по продуктам. Можно, конечно, построить еще одну форму с теми же показателями, но с другой иерархией представления аналитических признаков, и предложить бизнес-единицам ее так же заполнять, но это никому не нужный лишний труд и повод для ошибок. Гораздо проще воспользоваться сводными таблицами. Тем более что с их помощью можно создавать как консолидированные отчеты, так и отчеты по одной или нескольким бизнес-единицам. Настраиваемые отчеты могут готовиться на основании одной или нескольких форм с фактическими данными. Если планируется задействовать несколько форм (главным образом, необходимо при консолидации), то для создания сводного отчета понадобится сделать дополнительную промежуточную таблицу – «База для консолидации» (в том же файле, где размещаются формы) и с помощью ссылок скопировать в нее содержимое консолидируемых форм. Пример такой базы представлен на рисунке 5. Для построения Подробнее о создании сводных таблиц для обработки данных см. «Простое решение для безошибочной и быстрой консолидации бюджетов» («Финансовый директор» № 10, 2010). 8 Управленческая отчетность в Excel Материалы для скачивания: Файл Excel с примером модели отчетности, состоящей из справочников, форм и отчетов консолидированной отчетности по всей группе компаний потребуется еще одна дополнительна я таблица – «Сводна я база» (создается в центральном офисе). В нее ссылками последовательно переносятся данные из таблиц-баз консолидации всех бизнес-единиц, с запасом в несколько пустых строк (для исключения внутригрупповых оборотов соответствующие суммы отра жаются со знаком «минус»). А уже затем к ней применяется инструмент «Сводные таблицы». Кстати, в эту же базу из справочников можно перенести и дополнительные признаки аналитики, не задействованные в формах, но нужные при анализе (например, «Регион»). В заключение пара рецептов, как можно минимизировать ошибки пользователей при работе с созданной моделью отчетности. Во-первых, в формах для ввода фактических данных стоит выделить цветом ячейки, которые предстоит заполнять бизнес-единицам (акцентировать на них их внимание). Во-вторых, остальные ячейки, как и справочники, и отчеты, полезно защитить от редактирования. Сделать это можно с помощью команды меню Сервис – Защита – Защитить лист. Но предварительно, чтобы дать возможность вносить значения на заблокированном для правки листе, нужно снять защиту с пустых ячеек, предназначенных для ввода данных (Правка – Перейти – Выделить – Пустые ячейки, а затем Формат – Ячейки– Защита, где снять галочку «Защищаемые ячейки»). К преимуществам предлагаемой трехкомпонентной модели управленческой отчетности на справочниках можно отнести ее простоту (минимум формул, нет необходимости в программировании), гибкость (быстра я перенастройка с помощью всего лишь корректировки справочников), надежность и прозрачность (достаточно единожды настроить и проверить типовые формулы, основанные на справочниках, а потом их просто копировать). Наконец, что немалова жно, есть возможность без особых усилий перенести модель в информационную систему. Она обоснована тем, что сама модель базируется на подходе, используемом при создании специализированных информационных и аналитических систем. Последние так же содержат блоки: справочники, формы для ввода и отчеты. А единственна я проблема заключается в том, что на самом первом этапе разработки модели уже нужно четко представлять архитектуру будущей системы, поскольку она формируется с заделом на будущее. Потребуется абстрагироваться от конкретных статей и научиться воспринимать ее как комбинацию крупных блоков – справочников и показателей. Этот недостаток сполна окупается минимальными затратами на поддержку при последующих изменениях и минимальным риском ошибок Управленческая отчетность в Excel Консолидированная управленческая отчетность: четыре действия в Excel 9 Цель: в срок и без ошибок подготовить консолидированную управленческую отчетность, сократить затраты времени на сбор, проверку и обработку исходных данных за отчетный период. Как действовать: скачать авторскую Еxcel-модель, адаптировать ее под требования компании, загрузить в модель исходную информацию, создать структуру базы данных для сводной таблицы и настроить формы отчетности. Долгое время мы готовили управленческую отчетность компании в фиксированных формах в Excel. Возможности групповой работы не было. С каждой таблицей единовременно в монопольном режиме мог работать только один человек, в противном случае изменения можно было сохранить только как копию файла. Если акционеры, топ-менеджеры, кредиторы требовали детализировать отдельные статьи, это приходилось делать вручную. В результате формирование и защита отчетности отнимала много времени. Я решил эту проблему с помощью сводных таблиц в Excel. Так удалось быстро создавать новые отчеты с дополнительной аналитикой и тратить рабочее врем я не на заполнение статичных форм, а на тщательный анализ данных, подготовку и принятие управленческих решений на основании отчетности. Расскажу по шагам, как сформировать консолидированную управленческую отчетность с помощью сводных таблиц в Excel на основе собственного практического опыта. Александр Осипов Финансовый директор Alaska Originale Шаг 1. Подготовьте исходные данные Материалы для скачивания: Основной источник информации для консолидированной управленческой отчетности — бухгалтер- Примеры классификации статей для базы данных и сводной отчетности 10 Управленческая отчетность в Excel ские данные из программы «1С» за отчетный период. Для отчета о прибылях и убытках компании возьмите обороты из карточек счетов 44, 91 и оборотно-сальдовых ведомостей (ОСВ) по счетам 90,09, 96. Для управленческого баланса (отчета о финансовом положении) сформируйте оборотно-сальдовые ведомости по счетам 01, 02, 04, 05, 09, 41, 50, 51, 55, 57, 58, 60, 62, 66, 67, 68, 69, 70, 71, 73, 75, 76, 79, 80, 84, 96 и возьмите из них сальдо на конец периода. Для отчета о движении денежных средств нужно разделить операционный и финансовый поток и затем его детализировать. Для этогосформируйте анализы счетов 50, 51, 52, 55, 57 в корреспонденции со счетами расчетов по операциям с инвестиционным и финансовым содержанием. Шаг 2. Создайте структуру базы данных База данных нужна, чтобы создать сводные таблицы, на основе которых можно быстро подготовить нужный финансовый отчет. Чтобы понять, какая должна быть структура базы данных, определите, насколько Рисунок 1. Структура базы данных детальную информацию вы хотите видеть в итоговых отчетах (см. рис. 1). Чем больше информационных срезов включите в базу данных, тем легче анализировать отчет, но и собирать сложнее и дольше. Поэтому сформулируйте, для каких целей собираетесь использовать тот или иной отчет и какие решения будете принимать на их основе. Затем определите, какие информационные срезы для этого нужны. Теперь расска жу, какие поля должны быть обязательно в вашей базе: период — чтобы можно было сформировать отчетность за год, месяц или квартал, добавьте соответствующее поле; сумма — содержит обороты или сальдо соответствующих счетов. Если в вашей компании есть валютные операции, добавьте колонки — валюта, сумма в валюте и курс; название отчета — определит, в каком именно отчете используется данная строка; название статьи отчета — задает, к какой статье отчета относится данная операция. Далее добавьте в модель поля с нужной вам аналитикой. Примеры информационных срезов вы можете посмотреть в дополнительных материалах к этой статье. Управленческая отчетность в Excel 11 Шаг 3. Измените исходные данные в соответствии с заданной структурой Каждый показатель бухгалтерских данных из шага 1 расшифруйте в соответствии с заданной структурой из шага 2. Чтобы избежать ошибок, воспользуйтесь функцией Excel «Проверка на значение». Для этого в рабочем файле на отдельном листе Excel создайте список статей и установите проверку на значение в таблице базы данных финансовой информации. Так вы сможете выбирать нужную расшифровку из списка и не ошибетесь даже при ручном вводе или копировании. В актив баланса заносите значения со знаком плюс, а в пассив — со знаком минус. В этом случае при расчете сальдо получите ноль. Шаг 4. Настройте форму финансовой отчетности Чтобы сформировать отчетность, создайте сводную таблицу. Для этого выберите команду «Сводная таблица» в меню «Вставка». Источником данных укажите базу с финансовой информацией из шага 3. В появившемся окне «Список полей сводной таблицы» задайте структуру будущего отчета. В области «Выберите поля для добавления в отчет» отметьте все строки. Затем определите порядок статей в отчете — для этого перетащите их в нужную область мышкой. Точно так же можно поступить с колонками. Сводна я таблица позволяет выбрать четыре типа значений. Область «Фильтр отчета». Выберите, какой отчет вы формируете. Например, отчет: о прибылях и убытках; движении денежных средств; управленческий баланс. Рисунок 2. Сводный управленческий баланс Область «Название строк». Укажите все расшифровки бухгалтерских данных, которые используете, а так же другие колонки таблицы, которые нужны для отчетности. Строки добавляйте в порядке, который хотите видеть в конечном отчете. Область «Название столбцов». Выберите год, месяц, тип отчетности. Область «Значения». Ука жите числовые значения: сумму, количество или любые другие, которые используете в отчетности. Ка ждый отчет формируйте на отдельном листе книги Excel. Так я подготовил три формы отчетности: управленческий баланс (см. рис. 2), отчет о прибылях и убытках (см. рис. 3) и отчет 12 Управленческая отчетность в Excel Шаг 5. Проверьте корректность финансовой отчетности Рисунок 3. Сводный отчет о прибылях и убытках Перед тем как подавать управленческую отчетность акционерам, проверьте ее корректность. Этап 1. Для начала убедитесь, что не задвоили названия статей, например «Ком. расх.» и «Коммерческие расходы». Затем визуально проверьте базу данных и, если в ячейках присутствуют маркеры ошибок, например «#ССЫЛК А!» или «#Н/Д», найдите и исправьте неверные ссылки и формулы. Чтобы в сводном отчете не было пробелов, заполните все строки в базе данных, для этого на место пустых ячеек вставьте «0». Если вы составляете отчетность по группе компаний, проверьте, все ли юридические лица добавили. Этап 2. Проверьте отчетность на логические ошибки. Для этого убедитесь, что показатели или изменения показателей в отчетах вы можете объяснить. Затем обратите внимание на значения, которые должны быть константой, например прибыль за прошлый год, резервы или безнадежные долги. Если они изменились, значит, в отчете есть ошибка. Этап 3. На завершающем этапе проверьте финансовую арифметику в итоговых формах. Отчеты сформированы с ошибками, если: актив баланса не равен пассиву; остаток денег в отчете о движении денежных средств на начало и конец периода не равны балансовым значениям; Рисунок 4. Сводный отчет о движении денежных средств о движении денежных средств (см. рис. 4). Теперь, если акционеры просят детализировать те или иные статьи отчетности, я могу собрать данные за короткое врем я. прибыль по отчету о прибылях и убытках нарастающим итогом с начала года не равна аналогичному показателю в управленческом балансе Управленческая отчетность в Excel Управленческий отчет о движении денежных средств за несколько минут 13 Цели: быстро сформировать управленческий отчет о движении денежных средств на заданную отчетную дату. Как действовать: выгрузить в Excel карточки счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» и 52 «Валютные счета» из «1C» и автоматически обработать их с помощью специального шаблона, подготовленного авторами статьи. Во многих компаниях управленческий отчет о движении денежных средств формируется в Excel на основе данных, которые выгружаются из «1С». Эта работа оказывается достаточно трудоемкой. Для каждой хозяйственной операции (проводки) приходится определять статью поступления или выбытия, а так же указывать период (месяц). Например, если в выгруженном отчете из «1С» есть проводка Д-т 51 «Расчетные счета» – К-т 66.3 «Краткосрочные займы в рублях», то сумма по этой операции записывается по статье «Привлечение кредитов и займов» в управленческом отчете. А когда количество проводок исчисляется сотнями, да еще список статей управленческого отчета о движении денежных средств включает 30–40 наименований, ошибки ручной идентификации и переноса данных о платежах и поступлениях практически неизбежны. Упростить эту работу и составить нужный отчет буквально за несколько минут можно, если воспользоваться шаблоном Excel, разработанным авторами статьи. В шаблоне объединены: четыре рабочих листа Excel. Первые три предназначены для выгрузки и обработки карточек 50, 51 и 52 счетов («Касса», «Расчетный счет» и «Валютный счет» соответственно). Четвертый лист – сам отчет, формируемый прямым методом; Александр Осипов Финансовый директор Alaska Originale 14 Управленческая отчетность в Excel встроенный макрос, написанный на языке программирования VBA (Visual Basic for Applications), автоматизирующий процесс разнесения сумм проводок по статьям отчета о движении денежных средств. Также макрос отвечает за возможность сквозного анализа цифр в уже сформированном отчете – функция drill-down. Другими словами, кликнув на сумму по статье, Excel выдаст информацию о том, какие проводки ее сформировали. Словом, все, как в дорогостоящих информационных системах. Теперь расскажем подробно и по порядку о том, как работать с предлагаемым решением. Работа с исходными данными Первое, что потребуется сделать, – выгрузить из «1С» в формате xls карточки счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» и 52 «Валютные счета», например, за период с 1 января текущего года и до текущей даты. Данные первой карточки копируются в шаблон на лист «Касса», второй – на лист «Расчетный счет», третьей – «Валютный счет». Далее для каждой проводки указывается статья отчета о движении денежных средств и месяц. Набирать с клавиатуры ничего не придется, ручной ввод практически исключен. Для запуска процедуры автоматического разнесения хозяйственных операций нужно нажать комбинацию клавиш A LT + F8, в появившемся списке макросов выбрать EnterItemsAndMonths и кликнуть по кнопке «Выполнить». Автоматически статьи будут присвоены тем проводкам, которые однозначно интерпретируются (их перечень приведен в таблице). Программа поочередно переберет все строки на листах «Касса», «Расчетный счет» и «Валютный счет» (см. рис. 1), там, где возможно, укажет нужные статьи (вспомогательный столбец «J»). Она же расставит и месяцы (столбец «К»). Рисунок 1. Карточка счета 51 с присвоенными наименованиями статей и указанием месяца Управленческая отчетность в Excel 15 Логика присвоения статей проводкам, реализованная в программе Статья Проводка Прочие поступления Д-т 51 «Расчетные счета» К-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Д-т 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» К-т 91.1 «Прочие доходы и расходы» Привлечение кредитов и займов Д-т 51 «Расчетные счета» К-т 66.3 «Краткосрочные займы в рублях» Снятие наличных денежных средств Д-т 50.1 «Касса» К-т 51 «Расчетные счета» Выдача кредитов и займов К-т 58.3 «Предоставленные займы» Д-т 51 «Расчетные счета» Возврат привлеченных ранее займов, включая проценты (в руб.) Д-т 66.3 «Краткосрочные займы в рублях», 66.4 «Проценты по краткосрочным займам в рублях» К-т 51 «Расчетные счета» Н ДС Д-т 68.2 «Н ДС » К-т 51 «Расчетные счета» Налог на прибыль Д-т 68.4 «Налог на прибыль» К-т 51 «Расчетные счета» Транспортный налог Д-т 68.5 «Транспортный налог» К-т 51 «Расчетные счета» Налог на имущество Д-т 68.8 « Налог на имущество» К-т 51 «Расчетные счета» Налог на землю Д-т 68.10 «Налог на землю» К-т 51 «Расчетные счета» Отчисления на социальные нужды Д-т 69.1, 69.2.2, 69.2.3, 69.3.1, 69.3.2 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» К-т 51 «Расчетные счета» Заработная плата Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» К-т 51 «Расчетные счета» Расчетно-кассовое обслуживание Д-т 91.2 «Прочие расходы» К-т 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» Прочерк (отражается как “ – –– – –”). Д-т 50.1 «Касса» Соответствующей проводке не нужно присваивать статью, так как не происходит поступление или расход денежных средств К-т 51 «Расчетные счета Часть строк в карточках счетов программа пропустит. Это вполне оправданно. Ведь не каждой проводке можно однозначно поставить в соответствие статью отчета о движении денежных средств. Например, проводке Д-т 60.1 «Расчеты с поставщиками» – К-т 51 «Расчетные счета» могут соответствовать статьи «Сырье и материалы», «Техническое обслуживание и ремонт», «ГСМ». Для таких случаев наименование поступлений и выплат нужно будет выбрать самостоятельно из раскрывающегося списка в соответствующих ячейках. Исходные данные для этого списка перечислены в диапазоне M9:M48 на трех листах*. * Если в этих ячейках вы не видите данных – все нормально. Цвет шрифта – белый. Это сделано, чтобы не загромождать лист лишней информацией. А если хотите отобразить содержание ячеек, выделите их и примените стандартный черный цвет. – Прим. ред. 16 Управленческая отчетность в Excel Формирование отчета Отчет о движении денежных средств размещается на отдельном листе шаблона Cash f low. Чтобы перенести в него суммы поступлений и выплат с карточек счетов, нужно снова обратиться к перечню макросов (A LT + F8), но на этот раз выбрать Cash_f low. В соответствии с ранее размеченной аналитикой программа распределит исходные данные в отчете по статьям поступления и выбытия денег и месяцам. Эта информация, в свою очередь, послужит основой для автоматического расчета данных по всем укрупненным статьям, например, таким, как «Поступления от операционной деятельности» или «Платежи по финансовой деятельности». Обратите внимание, что последняя операция производится с помощью обычных формул Excel, она не прописана в макросе. Программой Рисунок 2. Детализированный отчет о движении денежных средств предусмотрено лишь суммирование в пределах статей поступления и выплат нижнего уровня (например, «Н ДС », «Покупатель 1» и т. д.). Шаблон позволяет представить отчет о движении денежных средств как в полном (детализированном), так и в свернутом виде. Для удобства работы с документом наименования укрупненных статей, а так же отчетных периодов оформлены как кнопки (серый фон). Чтобы раскрыть ту или иную статью (вывести на экран ее составляющие), достаточно щелкнуть по ней мышью. Для некоторых строк отчета заложено несколько уровней детализации. Например, «Операционная деятельность» – «Поступления от операционной деятельности» – «Поступления от покупателей». Если последовательно раскрывать каждую из статей, можно получить максимально детализированный отчет о движе- Управленческая отчетность в Excel нии денежных средств. И наоборот, последовательное сворачивание строк обеспечивает пользователя максимально компактной формой. Развернуть или свернуть отчет можно и в одно действие – щелчком по кнопке «Наименования статей» (см. рис. 2). Если же кликнуть по названию месяца, слева от него появятся три вспомогательных столбца – «Касса», «Расчетный счет» и «Валютный счет» (см. рис. 2). В этих столбцах напротив статей, по которым в соответствующем периоде имело место движение денежных средств, проставлены надписи «Банк. Выписка». Щелкнув по ним, можно провалиться в проводки и посмотреть, в результате каких операций сформировалась сумма по той или иной статье. Это, по сути, функция drilldown, которая встречается в профессиональных программных продуктах. Предлагаемый шаблон настроен на определенный набор статей движения денежных средств. Если в вашей компании этих статей больше или используются другие названия, то для корректной работы модуля понадобится внести небольшие изменения в программный код. Иначе говоря, адаптировать программу под свои нужды. О том, как это можно сделать, подробно написано в инструкции, которую можно скачать по ссылке «Дополнительный материал» в тексте этой статьи. При работе с шаблоном не забудьте разрешить запуск макросов, а так же обеспечить доступ программы к объектам VBA (Разработчик – Безопасность макросов – Параметры макросов – Доступ к объектной модели проектов VBA) 17 Материалы для скачивания: Файл Excel с шаблоном отчета и инструкцией по его адаптации 18 Управленческая отчетность в Excel Как упростить план-факт анализ с помощью Excel Цели: сделать бюджет компании прозрачным и точным, детально планировать и контролировать расходы подразделений. Как действовать: разработать шаблон в Excel, с его помощью формировать бюджет и автоматически рассчитывать план-факт отклонения. Ключевой совет: фактические показатели нужно вносить в шаблон в той же детализации, что и плановые. Если центры затрат или отделы составляют бюджеты без детализации и пояснений к цифрам, о качественном план-факт анализе можно забыть. Сложно выяснить, почему отклонились от плана, если неизвестно, что в нем предусматривали. Планировать расходы максимально детально поможет специальная модель в Excel. В ней вы найдете пример шаблона для ввода плановых данных и сводные таблицы для контроля исполнения бюджета. Как ввести плановые данные в модель план-факт анализа исполнения бюджета Каждому, кто отвечает в компании за подготовку бюджета, передайте унифици- рованную форму для ввода плановых данных — файл Excel с таблицей на одном листе (см. рис. 1). Столбцы на этом листе — аналитика для детализации данных по платежам. Например, наименование статьи затрат, ее код, сумма, назначение, ответственный сотрудник и т. д. В примере (см. рис. 1) данные вводятся по трем центрам затрат: «Маркетинг», «Центр затрат 1» и «Центр затрат 2». Основные поля для ввода информации: «Год» — для сравнения результатов с предыдущими годами; «Месяц» — бюджет формируется на год, а значит, нужна возможность сравнивать данные помесячно; «План/Факт»; Управленческая отчетность в Excel «Код центра затрат»; «Наименование центра затрат»; «Код группы затрат»; «Наименование группы затрат»; «Код статьи затрат»; «Наименование статьи затрат»; 19 добавить столбцы. Кроме того, заранее решите и проинформируйте всех участников планирования, как указывать суммы платежей: с Н ДС или без. Так как бюджет формируется без Н ДС , можно рекомендовать вносить плановые данные по центрам затрат без этого налога. «План»; «Валюта План»; «Факт»; «Валюта Факт»; «Комментарий». Перечисленные поля нужно сопоставить с аналитикой фактических данных, выгружаемых из учетной системы. Скорее всего, в системе аналогичные разрезы есть, но, возможно, отличаются названиями. Главное, чтобы коды полей (центра затрат, группы затрат, статей затрат) совпадали с теми, что вносите вручную во время бюджетирования. Какие конкретно сведения запросить, зависит от вашей компании. Если финансистам необходима дополнительная информация по планируемым затратам, в таблицу можно Рисунок 1. Ввод плановых данных Какие справочники нужны для планфакт анализа исполнения бюджета Справочники упрощают ввод данных в бюджетную модель в Excel и защищают от ошибок. Нет нужды помнить или проверять, как правильно называется статья затрат. В примере предусмотрено два классификатора — центры затрат и группы статей затрат. На листе «Список центров затрат» укажите коды и наименования центров затрат в соответствии с финансовой структурой компании. При необходимости можно добавить новые позиции. Лучше вносить их в область, выделенную желтым цветом, чтобы не пришлось обновлять ссылки на этот диапазон. На листе «Список групп и статей затрат» перечислите коды и названия статей затрат. Если необходимо добавить новые позиции, 20 Управленческая отчетность в Excel их так же лучше внести в область, выделенную желтым цветом. Попробуйте указать плановые данные в примере на листе «DATA». Введите только коды центров затрат, групп и статей затрат. Программа автоматически добавит их названия из классификаторов. Как создать таблицу для план-факт анализа исполнения бюджета Исходные данные с плановыми показателями заполнены — создаем на их основе таблицу для планфакт анализа с использованием инструмента Excel «Сводная таблица» (см. рис. 2). 1. Выделяем полный диапазон таблицы с исходными данными Рисунок 2. Пример сводной таблицы (в примере — A5:R60, см. рис. 1). 2. Выбираем на ленте меню Excel раздел «Вставка», в нем пункт «Сводная таблица». 3. В открывшемся диалоговом окне проверяем правильность исходного диапазона (A5:R60) и указываем место для сводной таблицы — «На новый лист». Для удобства лист можно сразу переименовать (в примере имя «PI VO T»). 4. Устанавливаем фильтры и указываем поля для строк и столбцов таблицы в зависимости от того, в каком виде пользователям нужно представить информацию (см. рис. 2). В примере действуют фильтры «План/Факт», «Год», «Месяц», «Валюта План», «Валюта Факт». Если компания использует одну валюту и для планов, и для управлен- Управленческая отчетность в Excel ческого учета, то фильтр по полю «Валюта» не потребуется. Столбцами таблицы могут быть, например, наименования центров затрат. Строками — наименования групп и статей затрат. Значения будут определяться по полю «План». Внимание — по умолчанию программа выведет количество плановых значений, а нужны суммы. В списке полей сводной таблицы кликните по стрелочке возле «Количество» по полю «План», затем по опции «Параметры полей значений». В открывшемся окне на вкладке «Операция» выберите параметр «Сумма». Для удобства можно переименовать заголовки в шапке таблицы. Например, вместо «Сумма по полю План» указать «Плановые показатели», «Названия строк» заменить на «Статьи расходов», а «Названия столбцов» — на «Центры затрат». Как добавить фактические показатели в таблицу для план-факт анализа Чтобы проанализировать исполнение бюджета, введите фактические показатели в таблицу в той же детализации, что и плановые. Добавьте их построчно на лист «DATA». Сумму фактических затрат нужно внести в поле «Факт» (столбец N). Не забудьте указать валюту (в примере это рубли, RU B), а поле «План/ Факт» — «Факт». Обновите таблицу с отчетом (лист «PIVOT»), так как ее исходный диапазон расширился (A5:R115). Выберите на ленте меню Excel раздел Рисунок 3. Изменение структуры сводной таблицы «Параметры», в нем пункт «Изменить источник данных». В открывшемся диалоговом окне укажите новый диапазон (A5:R115) и нажмите «ОК». В фильтре сводной таблицы в дополнение к плану появится и факт. Чтобы увидеть фактические и плановые показатели в двух столбцах, измените вид таблицы. Для этого щелкните правой кнопкой мыши, чтобы отобразился список полей. В раздел «Значения» добавьте поле «Факт» и сразу же установите значение «Сумма» для сведения данных в этом поле. Кроме того, перенесите лишнюю детализацию в столбцах по полю «Наименование центра затрат» в фильтр, как показано на рисунке 3. Последнее — добавьте в таблицу два вычисляемых поля «Отклонение в рублях» и «Отклонение в %», 21 22 Управленческая отчетность в Excel чтобы разница «План/Факт» считалась автоматически (см. рис. 4). Для этого на ленте меню Excel выберите раздел «Параметры», в нем пункт «Формулы» и опцию «Вычисляемое поле». Первое поле можно назвать «Откл.». Значения в нем будут рассчитываться как абсолютная разница между фактическими и плановыми показателями. Формула такая: =Факт-План. Второе поле — «Отклонение в %». Его формулу дополним функцией ЕС Л И , чтобы исключить ошибку деления на ноль: =ЕС Л И(План=0;0;Откл./ План). По умолчанию данные столбца с планом-фактом (в примере — Е) не умножаются на 100 процентов. Чтобы получить отклонения в процентном выражении, измените формат ячеек в столбце E на процентный. Рисунок 4. Таблица для план-факт анализа Теперь все отклонения вычисляются автоматически — и по центрам затрат, и помесячно. Если измените сводную таблицу, все отклонения так же пересчитаются заново. Если нужно дополнить фактические показатели сведениями, необходимыми для аналитической работы, добавьте в таблицу требуемые столбцы. Но не забудьте про них, когда будете обновлять диапазон, на который ссылается сводная таблица. Из сводной таблицы можно провалиться в затраты, кликнув дважды по любой цифре. Excel сформирует отдельный лист со значениями по данной цифре: из чего она складывается и все необходимые подробности. На листе будут только значения, никаких ссылок. Поэтому его можно удалить или переименовать Управленческая отчетность в Excel Excel поможет не терять деньги в запасах 23 Когда пригодится: контроль запасов позволит не тратить деньги на закупку лишних материалов и не затаривать склады. Екатерина Малышева Финансовый директор О О О «Группа компаний "Авангард Сэйфети"» Наша компания занимается пошивом спецодежды и обуви. Часть заказов мы размещаем на сторонних производствах, которым отгружаем давальческое сырье. После анализа очередного периода я обнаружила, что на складах нескольких партнеров сохранялись остатки сырья. Если бы мы переместили их на одно производство, смогли бы выпустить полноценную партию без дополнительных затрат. Вместо этого по запросу отдела снабжения мы закупили недостающие материалы и отправили на одно из производств. Это снизило ликвидность активов. Чтобы избежать таких накладок, решили создать отчет, который поможет обнаружить «зависшее» сырье и оптимизировать остатки. Он полезен всем компаниям, у которых есть несколько складов, удаленных друг от друга. Например, если у вас сеть розничных мага­ зинов, сохраните принцип расчета, а для анализа используйте данные об оборотах товаров или готовой продукции из программы «1С». Отчет позволил нам строже перепроверять заказы на закупку и передачу материалов в производство. Теперь заявки на сырье согласовываем на трех уровнях: сначала сотрудник отдела снабжения, далее его начальник, затем я. Мы внедрили отчет в работу год назад. За это время сократили общий объем запасов на 20 процентов за счет отказа от «зависшего» сырья. Так же на основе отчета компания ввела новую систему мотивации для сотрудников отдела снабжения. Расскажу, какие контрольные показатели мы разработали и как посчитать, сколько денег превра­т илось в невостребованные запасы. 24 Управленческая отчетность в Excel Шаг 1. Определите период анализа Период анализа — срок, за который сырье, продукция или товар проходит полный цикл от поступления до списания. Для нашей компании оптимальный период анализа — два месяца. Столько времени в среднем проходит с момента закупки сырья или его передачи на производство до выпуска продукции. Сезонный фактор так же влияет на результаты отчета. Например, накануне сезонного пика производство накапливает ресурсы, поэтому объемы закупки и остатки на складах выше обычного. При необходимости расширьте таблицу до оптимального для вашего предприятия количества месяцев. Для этого скопируйте блок ячеек за один месяц, то есть столбцы B, C, D, E, установите курсор на столбце F и вставьте скопированные ячейки. Шаг 2. Перенесите исходные данные из программы в Excel Наша компания использует систему «1С» версии 8. Данные для отчета я забираю из оборотно-сальдовой ведомости счета 10 «Материалы» по нужному субсчету. При анализе товаров или продукции используйте данные из ведомостей по счетам 41 «Товары» и 43 «Готовая продукция». Контроль и оптимизация остатков Отчет составляем по контрагентам на первом уровне и в разрезе номенклатуры на втором. Для этого мы добавили к счету 10 «Материалы» субконто «Контрагент». Бухгалтеры отражают субконто при любом перемещении материалов и списании в производство. В результате данные стало удобно забирать из оборотно-сальдовой ведомости. Если вы хотите отследить движение запасов между своими цехами, складами или торговыми точками, используйте субконто «Подразделение» или «Склад». Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по нужному счету. Остаток на начало периода, приход, расход и остаток на конец периода соответствуют данным начального сальдо, дебета, кредита и конечного сальдо по оборотно-сальдовой ведомости. Перенесите данные в таблицу. В примере данные для расчета за август по «Предприятию 1» по четырем видам сырья должны попасть в ячейки B10:E13. В образце отчета ячейки для исходных данных выделены цветом. Мне как финансовому директору важно оценить, сколько средств «зависшее» сырье вывело из оборота. Поэтому расчет мы формируем в стоимостном выражении. При желании можно использовать количественные показатели, которые так же есть в оборотносальдовой ведомости. Отчет по количеству помогает моим коллегам из отдела снабжения скорректировать логистику запасов. Управленческая отчетность в Excel 25 Шаг 3. Оцените показатели После ввода исходных данных проверьте, чтобы формулы в расчетной части были заполнены по всем строкам и столбцам. Для этого протяните ячейки по столбцам каждого показателя вниз внутри блока по каждому предприятию. Например, чтобы заполнить расчет показателя 1 по «Предприятию 1», установите курсор на ячейке J10 и протяните ее до ячейки J13. Чтобы проверить правильность формулы, используйте подсказки в ячейках J7:O7 из шапки таблицы. В результате расчета в блоке может появиться много нулевых значений, которые визуально мешают анализу. Для удобства я применяю условное форматирование ко всему блоку расчетных показателей. Для этого выделите ячейки с результатами. В примере это диапазон ячеек J8:O23. На закладке «Главное» выберите «Условное форматирование» — «Правила выделения ячеек» — «Равно». В открывшемся окне слева в графе «Форматировать ячейки, которые равны…» введите ноль. Из выпадающего списка справа выберите «Пользователь- Выбор правила условного форматирования Установка правила условного форматирования ский формат». Задайте белый цвет шрифта и сохраните правило. Условное форматирование не сработает, если в формуле ячеек нули будут в кавычках. Тогда Excel будет воспринимать их как текст, а не ячейку, равную нулю. Проверить это можно, кликнув на ячейку. В строке над таблицей отобразится формула. Показатель 1: отношение конечного остатка к расходу за последний месяц периода. Показатель 1 рассчитывается, если в прошлом месяце компания списывала сырье. Он показывает, во сколько раз остатки по каждой номенклатуре превышают расход. Я беру данные только за последний месяц, так как для анализа нужен актуальный остаток. Норму по показателю 1 мы установили в пределах от 1,5 до 2. То есть запас сырья может превышать расход за последний месяц максимум в два раза и не менее чем в полтора. Если значение показателя выходит из этих границ, то показатель отображается красным цветом. Так проще увидеть отклонения 26 Управленческая отчетность в Excel в большом массиве информации. Чтобы установить правило, зайдите в раздел «Условное форматирование» — «Правила выделения ячеек» — «Между» и выберите цвет шрифта. Если показатель ниже нормы, есть риск сбоя производства из-за нехватки сырья. В таком случае я уточняю у начальника производства, планируется ли дальнейший выпуск продукции из этого сырья. Выше нормы — с отделом продаж выясняем, почему продукцию сняли с производства, все ли закрывающие сделку документы подписаны с покупателем. Когда начальник производства подтверждает дальнейший выпуск продукции, я уточняю у отдела закупок, почему не поставили сырье на производство. Возможно, сырье придет в начале следующего месяца или в программе не отразили приход. В случае когда отдел закупок допустил сбой в планах поставок, мы оцениваем, можем ли переместить на это производство сырье из других подразделений. Если нет, я согласовываю срочную покупку сырья. Меня как финансового директора больше интересует ситуация, когда показатель 1 выше нормы, начальный остаток превышает расход и в течение периода произошла поставка. Тогда я задаю вопросы отделу снабжения, зачем поставили сырье, если уже имеющегося хватало для производства. Если новая поставка не связана с подготовкой к производству крупной партии в будущем месяце, то сообщаю об ошибке начальнику отдела снабжения. Показатель 2: стоимость сырья, которое закупалось в течение периода и при этом не списывалось. Этот показатель выявляет, какое сырье накапливается. В ячейке будет значение, отличное от нуля, если за отчетный период был приход, но не было расхода. Любое ненулевое значение требует объяснения. Сырье дешевле покупать большими партиями, поэтому его могли приобрести и передать партнерам заранее. Это возможно, если на деятельность компании влияет сезонность. Тогда нужно убедиться, что сырье используют в ближайшее время. Возможно, заказ отменили, а сырье осталось у контрагента. Тогда запасы необходимо переместить на другое производство, где их в ближайшее время используют для выпуска продукции. Лучше выявить такую ситуацию как можно раньше. Это поможет не закупать лишнего. Показатель 3: стоимость сырья, которое поступило до начала периода и оставалось без движения. Этот показатель обозначает, сколько сырья в стоимостном выражении «зависло» и где именно. Если по позиции приход и расход равны нулю, то Excel отображает остаток по ней. Наш период анализа — два месяца, которые занимает средний производственный цикл с учетом сезонного фактора. Если в течение всего цикла запасы находятся без движения, это говорит о нарушении в работе отдела снабжения. Тогда я направляю запрос его руководителю, почему сырье в течение цикла не двигается, и прошу найти рациональное решение. К примеру, переместить сырье туда, где его вскоре используют в производстве. Показатель 4: общая стоимость сырья без движения за период. Этот показатель — сумма двух предыдущих. Его я использую для экспресс-оценки общей тенденции по партнерам и номенклатурам. Независимо от того, были поступления за период или нет, если материалы не списывали в течение производственного цикла, значит, компания использует ресурсы неэффективно. Отдел снабжения должен устранить эту проблему. Показатель 5: средний расход сырья за период. Он помогает оценить среднюю потребность производства в каждом виде сырья, отследить сезонную динамику и спланировать расходы на будущие периоды. Управленческая отчетность в Excel Отдел снабжения использует его, чтобы спрогнозировать или оценить востребованность сырья. Показатель 6: доля сырья, которое в течение всего периода остается без движения. Это основной коэффициент, на который я обращаю внимание. Он показывает долю «зависших» запасов в общей стоимости расходов на сырье. Оцениваю его обычно в разрезе подразделений и контрагентов, чтобы выявить, где именно отдел снабжения допускает ошибки. Коэффициент можно использовать и в разрезе номенклатуры. Я делю стоимость сырья, которое поступило до начала периода и оставалось без движения (показатель 3), на средний расход сырья (показатель 5). Почему именно эти показатели? Числитель сигнализирует о полном отсутствии движения сырья за период. Ведь за цикл сырье должно поступить к партнерам и уйти в производство. Если в период анализа попал лишь один месяц цикла, тогда за это время должно произойти либо списание, либо поступление. Поэтому полное отсутствие движения наиболее точно указывает на ошибку в работе снабжения. Показатель 5 используем, потому что он отражает реальную потребность в сырье. Опытным путем мы установили оптимальное значение показателя на уровне 10 процентов. Изначально мы не нормировали коэффициент. Просто поставили задачу снизить долю «зависшего» сырья к концу следующего периода на 10 процентов от первоначаль- 27 ного уровня. Так последовательно дошли до оптимального значения, при котором производство функционирует без сбоев и запасы не накапливаются на складах. Чтобы снизить показатель, привязали к его значению K PI сотрудников снабжения. Так же поправили логистику, чтобы аккумулировать разрозненное сырье на одном производстве. Норматив лучше установить индивидуально, учесть при этом сезонность и длительность цикла. Главное — в погоне за оптимизацией не парализовать производство. Шаг 4. Автоматизируйте отчет Когда мы вводили и тестировали Excel-модель, я составляла ее ежемесячно. Через некоторое время обороты возросли, и совместно с отделом снабжения мы стали использовать анализ почти ежедневно — при каждой закупке или перемещении сырья. Затем привязали K PI сотрудников к показателям отчета и поняли, что снабженцы тоже должны иметь возможность контролировать промежуточные результаты в режиме реального времени. Так я пришла к идее автоматизировать отчет и внедрить алгоритм расчета в программу «1С». В качестве технического задания представили программистам отчет Excel и перечислили субконто, по которым нужна аналитика. Теперь время на подготовку отчета сократилось в десятки раз Материалы для скачивания: Скачайте готовую Excel-модель 28 Управленческая отчетность в Excel Коллекция полезных управленческих отчетов на основе бухгалтерских данных Какие задачи решал автор: быстро, без каких-либо дополнительных затрат формировать только самые необходимые управленческие отчеты для топ-менеджмента компании и руководителей структурных подразделений. За счет чего: определены требования менеджмента к содержанию отчетов; проанализирована структура используемых бухгалтерских счетов, субсчетов и аналитик; выгрузка необходимых оборотно-сальдовых ведомостей и их последующая трансформация в управленческие отчеты с помощью Excel. Ирина Илюхина Аудитор О О О «Ника-аудит» Внедрение полноценной системы управленческого учета, как правило, дорогостоящий и трудоемкий проект. Особенно если речь идет об автоматизации этой функции. Далеко не все предприятия могут позволить себе тратить на это деньги и врем я, тем не менее менеджмент постоянно нуждается в сведениях о текущем положении дел. Иногда приходится сталкиваться с ситуацией, когда в компании еще нет системы управленческого учета и руководство только рассматривает и оценивает варианты его внедрения. Но при этом требует предоставления оперативной информации о деятельности компании. Компромиссным решением может стать трансформация бухгалтерских данных в управленческую отчетность. Ряд возможностей, которые предоставляют стандартные бухгалтерские отчеты «1С» в сочетании с Excel, помогут финансовому директору справиться с поставленной задачей. Разумеется, подготовить максимально детальные отчеты вряд Управленческая отчетность в Excel ли получится. И все же, да же если к счетам РСБУ открыта сама я стандартна я аналитика, можно без особого труда найти и представить в понятной не только финансистам форме ответы на такие ключевые вопросы, как: сколько компания продает и с какой наценкой; на что из месяца в месяц уходят деньги; во что обходится содержание штата сотрудников и т.п. Подобные задачи стояли и перед финансистами одной из российских компаний, клиента «Ника-Аудит» – О О О «Лютик» (в целях конфиденциальности им я компании заменено на условное). Теперь в этой организации есть необходимый набор оперативных отчетов, каждый из которых можно подготовить буквально за несколько минут. Выглядит он следующим образом: продажи по группам товаров; план-факт анализ затрат; движение денежных средств; оплата труда по подразделениям. Прежде чем подробнее рассказать о том, что представляют эти отчеты и как они составляются в компании «Лютик», нужно обратить внимание на ряд важных нюансов. Во-первых, реализованный подход – выгрузка данных из бухгалтерской системы и последующа я их обработка – универсальный. Он подойдет абсолютно любой компании. Более того, позволит сформировать практически любой отчет, но при одном условии: на счетах создана и используется аналитика, котора я необходима для построения отчета. Если ее нет, придется доработать план счетов и учетную политику. И конечно, лучше это делать в конце финансового года, чтобы не переносить в новый план счетов все ранее введенные в бухгал- 29 терскую систему транзакции, а только перекинуть остатки на счетах. Хотя и эта работа может оказаться чересчур трудоемкой. Мнение практика Александр Леднев, заместитель генерального директора по экономике и финансам ОАО «ТрансВудСервис» (Р Ж Д ) Каждая компания уникальна по своей сути. И набор ее ключевых показателей, а соответственно и управленческой отчетности, будет специфичным. Кроме того, трансформировать выгрузки из бухгалтерской программы в какую-либо отчетность можно, если есть необходимая аналитика в бухгалтерской программе. Поэтому в любом случае придется начинать с выстраивания учета. А когда аналитика достаточная, тогда все что остается – воспользоваться всеми стандартными отчетами бухгалтерской программы, знать, где (с какого счета) нужно брать данные, ну и, разумеется, уметь пользоваться Excel (как минимум пригодятся такие функции, как В П Р и С УМ М ЕС Л И). Во-вторых, нужно иметь в виду, что такой подход оправдан, если у компании действительно нет сил и средств на постановку полноценного управленческого учета. Дело в том, что даже при богатой аналитике формирование некоторых отчетов может оказаться крайне трудоемким. Теперь подробнее о технике составления управленческих отчетов в компании «Лютик». Забега я вперед – все просто, быстро и эффективно, насколько это возможно без каких-либо инвестиций в развитие системы управленческого учета. Продажи по группам товаров В компании «Лютик» управленческий отчет о продажах содержит информацию о выручке (с Н ДС и без Н ДС), прибыли от продаж 30 Управленческая отчетность в Excel и рентабельности в разрезе номенклатурных позиций или групп. Мало сведений? Возможно, но это то, что можно быстро выдернуть из «1С», к тому же, например, генеральному директору компании этих данных достаточно. Информация о выручке берется из оборотно-сальдовой ведомости по счету 90.1 «Продажи» (кредитовый оборот), Н ДС – 90.03 «Налог на добавленную стоимость» (дебетовый оборот). Прибыль и рентабельность определяются по формулам: Прибыль = Выручка – Н ДС – Себестоимость; Рентабельность = Прибыль : (Выручка – Н ДС) × 100%. Данные о себестоимости – дебетовый оборот по счету 90.02 «Себестоимость продаж». Строится отчет так. Сначала формируются в «1С» оборотно-сальдовые ведомости по счетам 90.1, 90.02 и 90.03 и выгружаются в Excel – на разных листах одного и того же файла. Далее еще на одном листе создается форма отчета о продажах (она может иметь такой вид, как на рис. 1). В нее переносится выручка с налогом на добавленную стоимость из ведомости. Затем очищается от Н ДС , рассчиты- Рисунок 1. Отчет о продажах по номенклатурным позициям вается прибыль от продаж и рентабельность по приведенным формулам. Кстати, ссылки на исходные данные в формулах лучше оформить через функцию «СУММЕСЛИ». Она свяжет наименования номенклатурных позиций и показатели по ним. Это поможет избежать ненужной путаницы. После этого товарные позиции объединяются в группы, так проще делать какие-либо выводы по отчету о прода жах, особенно если в ассортименте товаров свыше сотни наименований. Создается в файле еще один лист, в котором будет храниться описание, какие позиции и в какие группы входят. Обратите внимание: названия позиций в этой таблице, в отчете и в оборотно-сальдовых ведомостях должны быть абсолютно идентичными. Сделать это потребуется всего один раз, а потом лишь обновлять список в случае изменения ассортимента. После в отчет добавляется столбец «Номенклатурные группы» и заполняется с помощью функции «ВПР». Затем стро- Управленческая отчетность в Excel 31 Рисунок 2. Отчет о продажах по номенклатурным позициям, объединенным в группы ки в отчете сортируются по наименованиям групп (Главна я – Сортировка и фильтр – Настраиваема я сортировка – Сортировать по номенклатурным группам). И последнее – подсчитать выручку и прибыль по ка ждой группе (Данные – Промежуточные итоги – При ка ждом изменении номенклатурной позиции добавить итоги по выручке с НДС и без НДС, прибыли). Так получается отчет по прода жам в разрезе номенклатурных позиций и групп (см. рис. 2). Для удобства все вспомогательные листы (оборотно-сальдовые ведомости, таблицу соответствия позиций и групп) можно скрыть. Отчеты о затратах и движении денежных средств Источником исходной информации для отчета по затратам служат дебетовые обороты из оборотно-сальдовых ведомостей по счетам 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» и 44 «Расходы на прода- жу». Эти ведомости можно разместить как на отдельных листах, так и на одном общем. Прежде чем приступать к формированию отчета, понадобится добавить в ведомости один вспомогательный столбец и разметить в нем управленческие статьи расходов. Например, две бухгалтерские статьи «Амортизация основных средств» и «Амортизация нематериальных активов» – это одна управленческа я статья «Амортизация»; «Заправка картриджей» и «Канцелярские товары» – «Расходные материалы» и т.д. Вручную ничего указывать не нужно, на это уйдет много лишнего времени, к тому же не исключены ошибки и опечатки. Лучше сначала создать таблицу соответствий, а потом перенести из нее наименования управленческих статей расходов в оборотно-сальдовые ведомости с помощью функции «ВПР» (см. рис. 3). Отчет по затратам заполняется фактическими данными с помощью функции «СУММЕСЛИ». Она находит в ведомости все затраты, соответствующие определенной статье, и суммирует их. 32 Управленческая отчетность в Excel Если в компании есть бюджет или некий план доходов и расходов, то отчет по затратам можно дополнить план-факт анализом. Для этого в таблицу придется добавить два столбца – «Плановые затраты» и «Отклонения» (см. рис. 4). Отчет о движении денежных средств формируется в той же логике, что и отчет по затратам. Источник данных – оборотносальдовые ведомости по счетам 51 «Касса» и 52 «Расчетные счета» (кредитовые обороты). Если в компании ведутся расчеты в валюте, то задействуется счет 52 «Валютные счета». Сведения об оплате труда Отчет по оплате труда в разрезе подразделений может понадобиться в следующих случаях: после реорганизации предприятия, для ретроспективного анализа и получения сопоставимых данных; если у компании матричная структура управления и сотрудники, выполняя производственные задачи, «мигрируют» между подразделениями; когда предприятие занимается позаказным производством или проектной деятельностью. Работа над отчетом начинается с выгрузки в Excel исходных данных. На этот раз ими послужат не оборотно-сальдовые ведомости определенных счетов, а стандартный отчет по проводкам из «1С». Естественно, по проводкам, касающимся оплаты труда. Например, если речь идет о производственном персонале, то Д-т 20 «Основное производство» (субконто – отдел) К-т Рисунок 3. Разметка управленческих статей расходов в оборотно-сальдовых ведомостях Управленческая отчетность в Excel 33 Рисунок 4. План-факт анализ по затратам 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Для этого отчета так же потребуется подготовить таблицу соответствий. Ее наполнение зависит от того, для каких целей документ готовится. Предположим, что для сопоставления расходов на оплату труда до и после реорганизации компании. Тогда в таблице соответствий будут перечислены Ф.И.О. сотрудников и отделы, в которых они работают после реорганизации (предполагается, что в течение отчетного периода сотрудники были закреплены за одним и тем же подразделением). Новые отделы нужно будет разметить и в отчете по проводкам, в дополнительном столбце (как делали для отчета по затратам – с помощью функции «ВПР»). Отчет по оплате труда формируется в разрезе подразделений и отчетных периодов. Он заполняется с помощью функции «СУММЕСЛИМН». Эта функция, в отличие от используемой ранее «СУММЕСЛИ», позволяет задать несколько критериев для выбора данных при суммировании. Например, Ф.И.О. сотрудника и дата операции в отчете по проводкам. Кстати, ключевое условие для корректной работы «СУММЕСЛИМН» – полное совпадение критерия и соответствующих ему значений. Поскольку оплата труда отра жается в бухгалтерском учете одновременно по всем сотрудникам (в отчете по проводкам стоят одинаковые дата и врем я, например для февраля – «28.02.2011 23:59:59»), то и в ячейке с критерием период указывается в том же виде Материалы для скачивания: Файлы с примерами отчета о продажах, об оплате труда, движения денежных средств и план-факт анализа бюджета расходов. 34 Управленческая отчетность в Excel Как избежать случайных кассовых разрывов: использование функции Excel Простой способ быстро получить различные сценарии бюджета движения денежных средств, в зависимости от изменения объемов закупки или условий контрактов, и застраховать себя от незапланированных кассовых разрывов. Светлана Полякова Финансовый директор О О О «СквирелСтрой» Несколько лет назад при постановке бюджетирования торговой компании я столкнулась с тем, что в бюджете движения денежных средств значительную долю составляли платежи поставщикам. С крупнейшими из них были достигнуты договоренности о предоставлении отсрочек платежа. По основным контрактам отсрочки составляли от 90 до 120 дней. При таких условиях спланировать эти расходы несложно: сумма платежа в январе будет равна сумме фактической поставки сентября или октября, а сумма платежа в июле будет складываться из сумм поставок марта и апреля. Но на практике оказалось, что исполнение Б Д ДС отличалось от запланированного. Расхождения порой были очень значительными и приводили к кассовым разрывам. Приходилось даже прибегать к банковским кредитам. Тогда у меня не было достаточно опыта, чтобы понять причину несовпадения плановых и фактических показателей. Методом проб и ошибок я выявила проблему. Оказалось, я упускала из виду тот факт, что поставщики включали в условия предоставления отсрочки платежа пункт о непревышении определенного лимита задолженности. Это не учитывалось при планировании. Данная ошибка влекла за собой искажение данных в Б Д ДС , в котором не находили отражение оплаты поставщикам сверх установленных лимитов. С помощью Excel я нашла способ учесть условия контрактов. Управленческая отчетность в Excel Таблица 1. Условия поставок Наименование поставщика Отсрочка платежа, дней Лимит задолженности, млн руб. Поставщик 1 120 65 Поставщик 2 90 10 Поставщик 3 120 6 Таблица 2. План/факт закупок 2012 года, руб. Поставщики Факт План Сентябрь Октябрь Ноябрь Декабрь Поставщик 1 14 150 500 15 750 840 14 000 000 14 000 000 Поставщик 2 1 158 930 1 189 700 1 300 000 1 300 000 Поставщик 3 490 870 330 890 450 000 450 000 15 800 300 17 271 430 15 750 000 15 750 000 Итого Как именно, покажу на условном примере. Сначала необходимо было систематизировать условия предоставления поставщиками для нас отсрочек платежа и лимитов задолженности, установленных контрактом с соответствующим контрагентом. В результате все условия поставок нашли свое отражение в таблице 1. Теперь предположим, что составление Б Д ДС и бюджета платежей поставщикам происходит в ноябре 2012 года. В таком случае планируемый год будет 2013-й. Для составления бюджета платежей поставщикам, во-первых, необходимы данные по закупкам отчетного 2012 года (см. табл. 2). Поскольку подготовкой плана мы занимаемся в ноябре 2012 года, то данные по закупкам в сентябре и октябре 2012 года нам уже известны и указаны в таблице 2 как ФА К Т, а вот данные по поставкам ноября и декабря у нас получаются плановыми, что и указано в таблице 2 как П Л А Н . Во-вторых, нам нужен бюджет закупок на планируемый 2013 год (см. табл. 3). Далее составляем бюджет платежей поставщикам. Рассмотрим некоторые его строки. Так, в строку «Поставщик/ лимит задолженности» переносим данные по каждому поставщику из таблицы 1. По строке «Поступление» отражаем суммы поступлений на соответствующий месяц из бюджета закупок (табл. 3). Строка «Оплата по сроку» показывает условия оплат с поставщиками. Соответственно, для Поставщи- 35 36 Управленческая отчетность в Excel ка 1 это 120 дней (табл. 1), то есть оплата должна произойти на 4-й месяц после месяца поступления. Таким образом, в строке «Оплата по сроку» по Поставщику 1 в январе 2013 года отражаем сумму поступлений (закупок) сентября 2012 года (табл. 2) и т. д. Строка «Оплата сверх кредитов» дает возможность в те или иные месяцы предусмотреть оплату, которую необходимо дополнительно произвести поставщику. Для этого в нее добавляем формулу, указанную на рисунке. В ней: B22=Задолженность на начало периода; B23=Поступление; B24=Оплата по сроку; B21=Лимит задолженности. Таким образом, мы получаем для бюджета платежей поставщикам данные, учитывающие условия контрактов. Следовательно, в Б Д ДС так же не закрадется ошибка. Кроме того, увязав формулы бюджетов закупок, оплат и движения денежных средств в единую модель, вы можете моментально получать различные сценарии Б Д ДС и застраховать себя от незапланированных кассовых разрывов. Подобный подход следует применять, если такие оплаты занимают значительную долю в общем объеме платежей. Личный опыт Игорь Николаев, финансовый директор компании «Арлифт», член Экспертного совета журнала «Финансовый директор» Помимо чисто арифметического данная ситуация имеет еще и организационное решение. Как правило, основным ограничителем, за которым поставщик следит более тщательно, является величина отсрочки в днях. Общий лимит кредитования выступает в качестве предохранителя второго уровня, так как он срабатывает значительно реже. Достижение верхней границы лимита кредитования означает активный сбыт продукции поставщика надежному покупателю. Это дает компании полное моральное право выйти на поставщика с предложением увеличить данный лимит на величину, соответствующую сложившемуся бизнес-циклу. При наличии продолжительной истории успешной работы большинство поставщиков согласятся увеличить лимит кредитования, и тогда осуществлять сверхплановые платежи в оплату товара не придется. В худшем случае такой дополнительный кредит может стоить компании какую-либо сумму денег, но в любом случае сто- Таблица 3. Бюджет закупок 2013 года, млн руб. Поставщики Январь Февраль Март ... Октябрь Ноябрь Декабрь Итого в 2013 году Поставщик 1 10,00 15,50 20,00 ... 16,00 16,00 16,5 187,00 Поставщик 2 0,50 1,50 1,50 ... 1,25 1,25 1,25 14,75 Поставщик 3 1,30 0,40 0,00 ... 0,50 0,50 0,50 6,20 11,80 17,40 21,50 ... 17,75 17,75 18,25 207,95 Итого Управленческая отчетность в Excel 37 Использование функции Е С Л И имость такого товарного кредита будет несопоставима со ставками по банковским кредитам, особенно в нынешней ситуации. Евгения Биркая, независимый финансовый эксперт, экс-финансовый директор агентства P R -Premier Реклама Если перевернуть ситуацию зеркально, то эта формула также подходит и при планировании поступлений от заказчиков, если договорные условия по оплатам с заказчиками аналогичны условиям, рассмотрен- ным в статье. Кроме того, превышение лимитов может происходить во всех областях финансово-хозяйственной деятельности организации (при списании материалов в производство, при оплате командировочных расходов, при отгрузке товаров в кредит и т. д.). Прогнозируя с помощью данной формулы перерасходы, финансовый директор фактически обеспечивает себе полноценный контроль во всех финансовых направлениях Материалы для скачивания: Таблица «Бюджет платежей поставщикам на 2013» 38 Управленческая отчетность в Excel Эффективный инструмент контроля над выполнением плана продаж Какие задачи решал автор: отслеживать выполнение плана по выручке, выявлять проблемные торговые точки для оперативного принятия управленческих решений, прогнозировать операционные показатели. За счет чего: разработан специальный ежедневный отчет в Excel, в котором данные по выручке представляются в разрезе магазинов, сопоставляются с плановыми значениями и служат базой для расчета прогнозных показателей. Дмитрий Костылев Финансовый директор КО М П А Н И И «ОЛ А Н Т» Компания «ОЛАНТ» занимается прода жей товаров дл я беременных и корм ящих женщин, новорож денных и детей младшего возраста. В середине 2008 года ее торгова я сеть насчитывала четыре розничные точки плюс интернет-магазин, однако не было единой системы отчетов, нагл ядно и информативно раскрывающих результаты деятельности. Дл я повышения эффективности управления решили в кратчайшие сроки сформировать комплекс управленческой отчетности, раскрывающей текущие показа- тели бизнеса дл я генерального директора и менед ж мента. В итоге родилась идея отчета, в котором бы отра жалась и сопоставл ялась информация обо всех основных характеристиках прода ж: выручке, валовой и операционной прибыли, наценке, операционных расходах, приводились бы плановые, фактические и прогнозные значения. В большей степени данный отчет подходит для малых и средних торговых сетей, которые не могут позволить себе содержать убыточные торговые точки только ради Управленческая отчетность в Excel присутствия на рынке и повышения собственной доли на нем. В таких компаниях больше ориентируются на относительные показатели. Их бизнес более гибкий и быстрее приспосабливается к изменениям рыночной среды. Отчет состоит из четырех таблиц, расположенных на одном листе Excel («Отчет»): «План продаж», «Прогноз выполнения плана продаж», «Прогноз валовой прибыли», «Прогноз операционных показателей». Последовательность построения таблиц продиктована алгоритмом принятия управленческих решений – от общего к частному. Соответственно, спектр таких решений на базе отчета очень широк: от кадровых перестановок, обусловленных срывом плана по выручке в конкретном магазине, до стратегических решений, скажем, преимущественном разви- тии интернет-продаж или каких-то определенных форматов в рамках традиционной розницы. В компании «ОЛ А Н Т» отчет составляется ежедневно, хотя можно его готовить в режиме понедельник – среда – пятница. Это частота, которая позволяет достаточно четко контролировать розничные продажи. Исходные данные Для корректного составления отчета необходимо три блока информации. Во-первых, статистические данные – об операционных показателях, выручке и валовой прибыли за аналогичный месяц предыдущего года и за прошлый месяц текущего. Во-вторых, бюджетные значения на текущий месяц. Эта информация обновляется ежемесячно. Рисунок 1. Ежедневные данные по выручке в разрезе магазинов 39 40 Управленческая отчетность в Excel В-третьих, ежедневные данные по выручке. Вся информация приводится в разрезе магазинов. Способ трансляции статистических и плановых значений в отчет зависит от степени автоматизации компании: их можно выгружать из других форм Excel или же настроить автоматическую систему управления. При этом следует убедиться в идентичности методики формирования показателей для всех сравниваемых периодов. В компании «ОЛ А Н Т» плановые и фактические показатели по выручке в разрезе магазинов аккумулируются на отдельных листах в файле отчета. Эти листы пронумерованы от 01 до 12, по числу месяцев в году. Соответственно, октябрь – это вкладка 10 (в качестве примера рассматривается только этот месяц). Данные вводятся за каждый день и рассчитываются накопительным итогом с начала отчетного месяца (см. рис. 1). Группа столбцов «Итого» суммирует показатели по магазинам. Прочая информация, необходимая для составления отчета, – статистика прошлых лет, площадь магазинов, средняя наценка, операционные расходы, – взята из других источников (в нашем примере эти данные приводятся синим шрифтом). Сопоставление и прогнозирование В таблице «План продаж» отражается уровень исполнения месячного бюджета на текущую дату. Она так же позволяет судить, пройдена ли точка безубыточности в этом месяце, и оценить эффективность использования торговых площадей по каждому магазину. Плановые и фактические значения выручки транслируются в эту таблицу с листа 10 с помощью функции ВП Р. Рисунок 2. Отчет о выполнении плана продаж, на основе которого прогнозируется выручка за месяц Управленческая отчетность в Excel 41 Рисунок 3. Анализ операционных показателей, выявление проблемных торговых точек В примере (см. рис. 2) формула принимает следующий вид: =ВП Р($C$2;'10'!A8:A L 38;12), она возвращает плановое значение накопительным итогом для Магазина 1, соответствующее актуальной дате – 23 октября 2011 года (ячейка C2 листа Отчет). Аналогичным способом с того же листа переносятся и фактические данные. План-минимум – объем месячной выручки, соответствующий точке безубыточности, точнее, нулевой операционной прибыли при заданных уровнях операционных расходов и торговой наценки. Эти бюджетные параметры приводятся на том же листе в таблицах «Прогноз операционных показателей» и «Прогноз валовой прибыли», о которых речь пойдет ниже. Они подставляются в несложную формулу: План-минимум = Операционные расходы : Торговая наценка × (Торговая наценка + 100%). В таблице рассчитывается процент выполнения плана продаж как за месяц, так и на текущую дату (фактическая выруч- ка сопоставляется с плановым значением на текущую дату). Последний показатель понадобится для прогнозирования выручки – в компании «ОЛ А Н Т» обратили внимание, что после 12–15 числа месяца его значение, как правило, дает довольно точное представление о перспективах выполнения плана, отклонение не больше 3–4 процентов. Здесь, однако, нужно учитывать специфику рынка. Например, в детской рознице динамика может менять направление раз в квартал, а то и реже. Прогнозное значение по выручке отражается в следующей таблице. Это не что иное, как произведение месячного плана на процент его выполнения на текущую дату. Изучение динамики данного показателя относительно аналогичного месяца прошлого года, а так же предыдущего месяца года текущего помогает в дальнейшей корректировке планов по каждой торговой точке. В «Прогнозе валовой прибыли» важными для сопоставления и анализа становятся данные по торговой наценке. Разработчики и пользователи отчета полагают, что эти 42 Управленческая отчетность в Excel Материалы для скачивания: Образец отчета о розничных продажах по ссылке в конце статьи Шаблон предназначен для работы в Excel версии 2007 и выше данные здесь информативнее, чем показатель рентабельности. Потому что именно наценка становится объектом регулирования. Прогноз по валовой прибыли за текущий месяц делается исходя из заданной средней наценки. Она транслируется из соответствующих бюджетов, причем в течение месяца, в зависимости от изменения структуры продаж и фактических скидок покупателям, эти значения могут колебаться. Например, в компании «ОЛ А Н Т» их пересматривают один в раз в декаду. На прогнозе операционных показателей сфокусировано внимание главных адресатов отчета, от этих данных зависит вознаграждение многих сотрудников компании. В соответствующей таблице (см. рис. 3) сравниваются данные текущего года с прошлым, а так же текущего месяца (точнее, его прогноза) с предыдущим. В разделе фигурируют два показателя: операционные расходы и операционная прибыль. Операционные расходы включают только прямые расходы магазина, в том числе арендные и административно-хозяйственные, фонд оплаты труда с начислениями и т.д. Эти данные выгружаются из бюджетных регистров. Операционная же прибыль определяется как разница между валовой прибылью и операционными расходами. Далее рассчитывается динамика в разрезе торговых точек. Изменение операционной прибыли приводится в абсолютных и относительных величинах относительно аналогичного периода прошлого года и предыдущего месяца. Для большей наглядности в таблицах используется условное форматирование. Кстати, в подстолбце «Изменение операционных расходов» отрицательные значения можно отмечать зеленой стрелочкой вверх, а положительные – красной вниз. Для этого нужно изменить правила форматирования, поставив курсор на команде «Обратный порядок значков». Ведь отрицательное значение в данном случае есть снижение расходов, а положительное – их увеличение. Условное форматирование в данном отчете можно использовать шире. Например, магазины, не справляющиеся с планами, имеет смысл специально выделять (в нашем примере – желтым цветом), можно применять этот инструмент дифференцированно, скажем, невыполнение плана-минимум – куда более тревожный сигнал