Документирование управленческой деятельности. Часть 1. Управленчески
реклама
Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Пермский национальный исследовательский политехнический университет» И.М. Будянская ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Часть 1 Управленческий документ. Оформление и составление Утверждено Редакционно-издательским советом университета в качестве учебного наглядного пособия Издательство Пермского национального исследовательского политехнического университета 2012 1 УДК 651.4.011(075.8) Б90 Рецензенты: ст. преподаватель кафедры «Менеджмент и маркетинг» Н.И. Демидова (Пермский национальный исследовательский политехнический университет); преподаватель кафедры менеджмента И.Н. Калявина (Пермский филиал Государственного университета – Высшей школы экономики) Будянская, И.М. Б90 Документирование управленческой деятельности. Ч. 1: Управленческий документ. Оформление и составление: учеб. нагляд. пособие / авт.-сост. И.М. Будянская. – Пермь: Изд-во Перм. нац. исслед. политехн. ун-та, 2012. – 118 с. ISBN 978-5-398-00863 Представлены основные понятия и операции документирования управленческой деятельности предприятия, а также требования к составлению и оформлению документов. Приведены примеры и образцы оформления документов и их составляющих – реквизитов. Предназначено для студентов, обучающихся по направлению 060000 специальности «Экономика и управление». УДК 651.4.011(075.8) ISBN 978-5-398-00863-0 2 © ПНИПУ, 2012 ОГЛАВЛЕНИЕ 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. ДОКУМЕНТ И СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ ............................................................................... 5 1.1. Нормативно-правовая база делопроизводства ........................................................................... 5 1.2. Федеральное законодательство в сфере работы с документированной информацией .......... 7 1.3. Нормативно-методические документы по делопроизводству и организации архивного хранения документов................................................................................. 9 1.4. Классификация в делопроизводстве ......................................................................................... 10 1.5. Унификация и стандартизация в делопроизводстве................................................................ 10 1.6. Международные стандарты в области работы с документами............................................... 11 1.7. Унифицированные системы документации ............................................................................. 12 1.8. Унифицированная система организационно-распорядительной документации .................. 13 1.9. Основные термины и определения в области документационного обеспечения управления ..................................................................................................................... 13 УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ ....................................................................................... 15 2.1. Основные документы управления............................................................................................. 15 2.2. Краткий перечень видов и разновидностей документов......................................................... 15 ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ ................................................................ 17 3.1. Состав реквизитов документов ................................................................................................. 17 3.2. Рекомендации по оформлению реквизитов документов......................................................... 17 3.3. Требования к оформлению бланков документов..................................................................... 27 ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ ....................................................................... 32 4.1. Назначение и состав ................................................................................................................... 32 4.2. Учредительный договор............................................................................................................. 33 4.3. Устав ............................................................................................................................................ 34 4.4. Положения................................................................................................................................... 36 4.5. Инструкции ................................................................................................................................. 39 4.6. Должностная инструкция........................................................................................................... 40 4.7. Структура и штатная численность ............................................................................................ 42 4.8. Штатное расписание................................................................................................................... 43 4.9. Договор........................................................................................................................................ 47 РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ.......................................................................................... 48 5.1. Постановление ............................................................................................................................ 49 5.2. Решение ....................................................................................................................................... 51 5.3. Приказ.......................................................................................................................................... 51 5.4. Выписка ....................................................................................................................................... 56 5.5. Распоряжение.............................................................................................................................. 56 5.6. Указание ...................................................................................................................................... 59 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ .................................................................. 62 6.1. Акт ............................................................................................................................................... 62 6.2. Протокол ..................................................................................................................................... 67 6.3. Докладная записка...................................................................................................................... 75 6.4. Служебная записка ..................................................................................................................... 75 6.5. Объяснительные записки ........................................................................................................... 79 6.6. Справка........................................................................................................................................ 79 6.7. Примерный перечень документов, заверяемых печатью организации.................................. 82 6.8. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению ............................................. 83 ДОКУМЕНТЫ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ ............................................................................ 84 7.1. Резюме ......................................................................................................................................... 84 7.2. Служебная характеристика........................................................................................................ 86 7.3. Составление текста управленческого документа .................................................................... 87 7.4. Способы записи текста документа............................................................................................ 87 7.5. Требование к тексту документа................................................................................................. 87 7.6. Особенности языка деловой документации ............................................................................. 87 7.7. Образцы синтаксических конструкций. Объяснение мотивов ............................................... 88 3 7.8. Языковые средства.................................................................................................................... 88 7.9. Культура письменной речи ...................................................................................................... 89 7.10. Типичные языковые ошибки в текстах деловой документации ........................................... 90 7.11. Типичные грамматические ошибки......................................................................................... 90 7.12. Употребление предлогов и предложных сочетаний .............................................................. 91 7.13. Типичные лексические ошибки ............................................................................................... 91 7.14. Ошибки при использовании фразеологизмов......................................................................... 92 7.15. Нормы сочетаемости слов ........................................................................................................ 92 7.16. Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении .................................. 93 7.17. Краткий словарь-справочник для составления текстов служебных документов ................ 93 7.18. Рекомендации по записи цифровой информации .................................................................. 97 7.19. Элементы административного речевого этикета ................................................................... 97 7.20. Редактирование делового текста.............................................................................................. 98 8. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА ..................................................................................... 99 8.1. Схема организации работы с документами ............................................................................ 99 8.2. Регистрация документов........................................................................................................... 99 8.3. Хранение документов ............................................................................................................. 102 8.4. Электронный документооборот............................................................................................. 104 8.5. Работа с входящими документами ........................................................................................ 105 8.6. Работа с исходящими и внутренними документами ............................................................ 106 8.7. Разработка проекта документа............................................................................................... 107 8.8. Порядок согласования ............................................................................................................ 108 8.9. Корректировка содержания по результатам согласования.................................................. 108 8.10. Оформление документа .......................................................................................................... 108 8.11. Действия должностных лиц после получения подписанного (утвержденного) документа ..................................................................................... 109 8.12. Подготовка исполненных документов и к отправке ............................................................ 109 8.13. Номенклатура дел ................................................................................................................... 110 9. ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ .............................................................................................. 114 9.1. Основные понятия делопроизводства ................................................................................... 114 9.2. Управленческая документация. Требования к составлению и оформлению, формуляр-образец, составление и расположение реквизитов ....................................................... 114 9.3. Составление и оформление основных видов документов ................................................... 115 9.4. Организация документооборота ............................................................................................ 115 9.5. Систематизация документов. Регистрация документов....................................................... 115 9.6. Контроль за исполнением документов .................................................................................. 115 9.7. Номенклатура дел. Организация текущего хранения документов...................................... 116 9.8. Подготовка дел к архивному хранению ................................................................................ 116 9.9. Работа с документами, имеющими гриф конфиденциальности.......................................... 116 10. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ ................................................................................................................. 117 4 1. ДОКУМЕНТ И СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ 1.1. Нормативно-правовая база делопроизводства Документационное обеспечение управления (ДОУ), или делопроизводство (ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»), – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Документационное обеспечение управления (ДОУ), или делопроизводство, представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство основывается на нормативно-методической базе – комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними. Нормативное регулирование ДОУ охватывает все уровни управления. Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (утв. Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. №552) и Положением о Федеральной архивной службе России (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. № 1562) осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты. Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. Единые требования ко всем системам документации внедряются путем издания: • государственных и отраслевых стандартов и инструкций по вопросам ДОУ; • отраслевых унифицированных систем документации; • типовых номенклатур дел; • типовых перечней документов с указанием сроков их хранения. 5 Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях обеспечивается применением: • Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); • унифицированных систем документации (УСД); • общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации (КТЭСИ). ГСДОУ устанавливает и закрепляет единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы со всеми документами в учреждениях в целях: • упорядочения документооборота; • сокращения количества и повышения качества документов; • создания условий применения современных технических средств обработки документированной информации; • повышения эффективности работы аппарата управления. Состав управленческих документов организации определяется: • компетенцией; • функциями; • порядком решения вопросов; • объемом и характером взаимосвязи с другими организациями. Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать: • требованиям ГСДОУ; • УСД; • ГОСТам на документацию; • положениям об организации (уставам) и другим нормативным документам, в том числе содержащим правила документирования. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методическая база – документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб, подразделений и работников учреждений. Нормативно-правовая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы. Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя: – законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации; – указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне; 6 – правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера; – правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства. 1.2. Федеральное законодательство в сфере работы с документированной информацией Федеральные законы Российской Федерации являются актами высшей правовой значимости, и закрепленные в них нормы обязательны к применению в той области деятельности, на которую эти законы распространяются. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, а также при применении информационных технологий и обеспечении защиты информации. В настоящем Федеральном законе используются следующие основные понятия: 1) информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления; 2) информационные технологии – процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов; 3) информационная система – совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств; 4) информационно-телекоммуникационная сеть – технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники; 5) обладатель информации – лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам; 6) доступ к информации – возможность получения информации и ее использования; 7) конфиденциальность информации – обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя; 8) предоставление информации – действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц; 9) распространение информации – действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц; 10) электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети; 7 11) документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель; 12) оператор информационной системы – гражданин или юридическое лицо, осуществляющие деятельность по эксплуатации информационной системы, в том числе по обработке информации, содержащейся в ее базах. Для придания правового статуса электронным документам важны следующие нормы закона. Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», действие которого распространено на отношения, возникающие при совершении гражданско – правовых сделок. Гражданский кодекс РФ устанавливает обязательность документирования, а также требования к форме и составу документов, создаваемых при совершении актов гражданских взаимоотношений. Кодекс содержит положение о возможности использования электронно-цифровой подписи при совершении сделок. Уголовный кодекс РФ предусматривает ответственность за контрабанду, утрату документов, содержащих государственную тайну, похищение или повреждение документов. Кодекс РФ об административных правонарушениях относит к таковым несоблюдение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. В соответствии с Трудовым кодексом РФ в каждой организации обязательно должны создаваться такие локальные правовые акты, как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных. Некоторые законодательные акты, устанавливающие порядок создания и деятельности организаций различных организационно-правовых форм, содержат положения о правилах составления и оформления ряда их основных документов. (Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», Федеральный закон от 14.11.2002 № 161-ФЗ « О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» и т.д.). Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» устанавливает, что русский язык как государственный язык Российской Федерации подлежит обязательному исполнению. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ « Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности. Закон дает определение основным терминам в области архивного дела (в частности, архивный документ, архив, архивный фонд, экспертиза ценности документов, владелец и пользователь архивных документов).Этим законом к частной собственности отнесены архивные документы негосударственных организаций, а также созданные гражданами или законно приобретенные ими документы. Закон определяет обязанности в отно- 8 шении архивных документов и устанавливает ответственность владельцев архивных документов (государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане) за их несоблюдение. Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ « О коммерческой тайне» регламентирует отнесение информации к коммерческой тайне, порядок передачи такой информации, охраны ее конфиденциальности в целях обеспечения баланса интересов обладателей этой информации и других участников, в том числе государства, на рынке товаров, работ, услуг и предупреждения недобросовестной конкуренции. Он определяет сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну. Закон распространяется на информацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована, но не действует в отношении сведений, составляющих государственную тайну. Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой органами государственной власти и иными государственными органами, органами местного самоуправления и иными муниципальными органами, юридическими и физическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации. 1.3. Нормативно-методические документы по делопроизводству и организации архивного хранения документов Общее методическое руководство в области архивного дела в России осуществляет Федеральное архивное агентство (Россархив), которое находится в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ. Ведущая научная организация в этой области – Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). В течение многих лет одним из основных нормативных документов для делопроизводства служб всех государственных органов власти и управления, ведомств, организаций и предприятий была «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ). Этот документ установил единое требование к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. В связи с изменением нормативноправовой базы ДОУ и совершенствованием технологий работы с документами некоторые нормы ГСДОУ в настоящее время уже устарели. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения» (последняя редакция 2000 г.) К сожалению, его содержание в достаточной мере устарело. В соответствии с законодательством об архивном деле сроки хранения документов устанавливают федеральные законы и иные нормативные правовые акты федерального уровня, а также перечни, которые разрабатывают федеральные органы исполнительной власти для собственных служб и подведомственных им организаций. 9 1.4. Классификация в делопроизводстве В целях классификации информации была создана Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ), работа над которой продолжается и в настоящее время. Задача системы состоит в разделении технико-экономической и социальной информации на группы объектов, а затем присвоении этим группам и объектам определенных кодов. Объекты классификации кодирования в ЕСКК ТЭСИ – технико-экономические объекты, используемые в различных областях деятельности народного хозяйства страны, и их свойства. Было выделено 8 групп информации, шестая из которых – информация об управленческой документации, показателях и единицах измерения. Классификатор ЕСКК ТЭСИ – систематизированный свод (список) наименований и кодов классифицированных группировок и (или) объектов классификации. Общероссийские классификаторы ТЭСИ относят к нормативным документам, они по своему статусу соответствуют государственным стандартам РФ. Наиболее часто для кодирования информации, содержащейся в управленческой документации, в настоящее время используют: • Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), объекты классификации которого – предприятия и организации – авторы документов; • Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который определяет код формы документов. 1.5. Унификация и стандартизация в делопроизводстве Унификация документов – установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Цели унификации документов: • сокращение количества применяемых документов; • типизация их форм; • повышение качества; • снижение трудоемкости их составления и обработки; • достижение информационной совместимости различных систем документации; • более эффективное использование вычислительной техники. Стандартизация документов – форма юридического закрепления проведенной унификации. Объекты унификации и стандартизации в управленческой деятельности: • термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией; • организационные структуры организаций, учреждений, предприятий; • классификаторы управленческих функций; • управленческая документация. Унифицированная форма документа (УФД): совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. 10 Категории УФД: • общероссийский; • отраслевые (ведомственные); • организации. Классификация объектов осуществляется параллельно с унификацией их форм. Национальные стандарты, входящие в систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД), нормативно упорядочивают информационные процессы, обеспечивающие доступ к информационным фондам. В серию стандартов «Информационная технология» входит ГОСТ Р 52292– 2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения», в котором закреплена терминология электронного обмена информацией. Результатом классификации, унификации, стандартизации является создание: • Номенклатуры дел предприятия, которая исполняет роль классификатора документов предприятия; • Табеля форм документов и альбома форм (образцов) документов предприятия; • Инструкции по делопроизводству. 1.6. Международные стандарты в области работы с документами Международная организация по стандартизации (ИСО) представляет собой всемирную организацию национальных органов стандартизации. Разрабатывают международные нормы и стандарты обычно технические комитеты ИСО. Международный стандарт ИСО 5127–2001 «Информация и документация – словарь» содержит основные термины и определения, применяемые в сфере работы с информацией и документацией. Стандарт используют при разработке прикладных стандартов по информационным наукам, в том числе библиотечному делу, управлению документацией и архивному делу. Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе установлены: форматы бумаги для документов (ИСО 216:1975); межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979); формуляр – образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 3535:1977); основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990); принципы компоновки торговых документов (ИСО 6422:1985). Проставляют даты и время в документах в соответствии с ИСО 8601:1988, оформляют конверты для корреспонденции – с ИСО 269:1985. Адрес на конвертах и письмах пишут, соблюдая положения ИСО 11180:1993. Стандартизацией в области информационной деятельности, издательского дела, деятельности по индексированию и реферированию, практической деятельности библиотек, документационных и информационных центров, а также архивов занимается технический комитет ТС 46 «Информация и документация». Комитет ТС 46 имеет в своей структуре 4 подкомитета: подкомитет SC 4 «Техническое взаимодействие»; подкомитет SC 8 «Качество статистика и оценка технических характеристик»; подкомитет SC 9 «Идентификация и описание»; подкомитет SC 11 «Управление архивами/документами». 11 В целях стандартизации в сфере делопроизводства и архивного дела подкомитетом SC 11 разработаны 3 международных стандарта: 2 части ИСО 15489–2001 «Информация и документация – Управление документами» и первая часть стандарта ИСО 23081 «Информация и документация – Процессы управления документами – Метаданные документов». ИСО 15489 определяет, что управление документами в организации включает в себя: • разработку политики (регламентов) и стандартов; • распределение ответственности и полномочий; • разработку и распространение процедур и руководящих указаний; • предоставление услуг, связанных с управлением документами и их использованием; • разработку, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами; • интеграцию управления документами в деловые системы и процессы. Организации должны определить и документально оформить политику в области управления документами. Ответственность Стандарт устанавливает, что: • профессионалы в области управления документами в организации ответственны за все аспекты создания и поддержания в рабочем состоянии системы управления документами, а также за обучение пользователей работе с документами, необходимой им в их служебной деятельности; • руководители всех уровней ответственны за поддержку применения политики управления документами в организации; • системные администраторы несут ответственность за обеспечение того, чтобы вся документация была целостной, доступной и читаемой, когда она требуется работникам; • все работники несут ответственность за точность и полноту документов, создаваемых ими в служебной деятельности. На международном уровне действуют: • Международный совет архивов (MCA – International Council on Archives), деятельность которого направлена на сохранение, развитие и использование всемирного архивного наследия, в том числе и в электронном виде; • Ассоциация управляющих документацией и администраторов (Association of Records Managers and Administrators); • Исторические архивы Европейского союза (Historical Archives of the European Communities); • Международный трест по управлению документацией (International Records Management Trust) и др. 1.7. Унифицированные системы документации Унифицированная система документации (УСД): система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. 12 Перечень унифицированных систем (УС) документации, входящих в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД): – УС организационно-распорядительной документации; – УС первичной учетной документации; – УС банковской документации; – УС финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; – УС отчетно-статистической документации; – УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия; – УС документации по труду; – УС документации Пенсионного фонда Российской Федерации; – УС внешнеторговой документации. К унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) относят распорядительные, организационные, информационносправочные документы и документацию по трудовым отношениям. В ней каждой унифицированной форме документа (УДФ – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенных порядке на носителе информации) присвоен определенный код в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). 1.8. Унифицированная система организационно-распорядительной документации Документация по созданию организации, предприятия. Документация по реорганизации организации, предприятия. Документация по ликвидации организации, предприятия. Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий. Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия. Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия. Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия. Документация по приему на работу. Документация по переводу на другую работу. Документация по увольнению с работы. Документация по оформлению отпусков. Документация по оформлению поощрений. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий. 1.9. Основные термины и определения в области документационного обеспечения управления Делопроизводство; документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. 13 Документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Подлинник документа: первый или единичный экземпляр официального документа. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Копия документа: документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Заверенная копия документа: копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Документирование: запись информации на различных носителях по установленным правилам. Унификация документов: установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Унифицированная система документации (УСД): система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной деятельности. Организационно-распорядительный документ: вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Реквизит документа: обязательный элемент оформления официального документа. Формуляр документа: набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Формуляр-образец документа: модель документа построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Стандартизация документов: форма юридического закрепления проведенной унификации. Дело: совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в одну папку. Оформление дела: подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Внутренняя опись документов дела: учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров, индексов, названий, дат, номеров листов. 14 2. УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ 2.1. Основные документы управления 1. Деятельность любого предприятия сопровождается составлением различных видов документов. Однако при их разнообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов: организационные, распорядительные, информационно–справочные, документы по трудовым правоотношениям. 2. К организационным документам предприятия относятся: устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и др. 3. К распорядительным документам предприятия относятся: приказ по основной деятельности, распоряжение, указание, решение, постановление. 4. К информационно-справочным документам предприятия относятся: протоколы, акты, справки, докладные записки, служебные письма и др. 5. К документам по трудовым правоотношениям относятся: приказы, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки и др. 2.2. Краткий перечень видов и разновидностей документов Акт – а) обобщенное наименование документов, имеющих правовое значение; б) документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Доверенность – письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Договор – документ, в котором изложено содержание договора, заключенного в письменной форме. Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, при необходимости – с выводами и предложениями составителя. Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу и содержащий просьбу. Инструкция – нормативный правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организации (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу. Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте. 15 Положение – нормативный правовой акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы. Постановление (решение) – правовой акт, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления. Пояснительная записка – документ, разъясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета, проекта документа). Предложение – документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации. Приказ (распоряжение) по основной деятельности – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организаций в целях регулирования ее деятельности. Приказ (распоряжение) по личному составу – правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых отношений работников с работодателем. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях, переговорах. Регламент – нормативный правовой акт, регламентирующий порядок деятельности аппарата управления, коллегиального органа. Справка – документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов и событий. Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации и должностей, а также количество штатных единиц по каждой должности. Телеграмма (телетайпограмма) – обобщенное наименование различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста – по телеграфу или телетайпу. Телекс – обобщенное наименование различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети. Телефонограмма – обобщенное наименование различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Указание – правовой акт, издаваемый по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения (выполнения) приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации. Устав – свод правил, регистрирующих деятельность организации, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Факсограмма (телефакс, факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. Штатное расписание – документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом. Электронное сообщение – документ, передаваемый «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма). 16 3. ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ 3.1. Состав реквизитов документов 01 – Государственный герб Российской федерации 02 – герб субъектов Российской Федерации 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) 04 – код организации 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) 07 – код формы документа 08 – наименование организации 09 – справочные данные об организации 10 – наименование вида документа 11 – дата документа 12 – регистрационный номер документа 13 – ссылка на регистрационный номер документа 14 – место составления или издания документа 15 – адресат 16 – гриф утверждения документа 17 – резолюция 18 – заголовок к тексту 19 – отметка о контроле 20 – текст документа 21 – отметка о наличии приложения 22 – подпись 23 – гриф согласования документа 24 – визы согласования документа 25 – оттиск печати 26 – отметка о заверении копии 27 – отметка об исполнителе 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело 29 – отметка о поступлении документа в организацию 30 – идентификатор электронной копии документа 3.2. Рекомендации по оформлению реквизитов документов 1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2000, № 52, часть I, ст. 5021). 17 2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Органы исполнительной власти (администрации краев, областей, городов, органов местного самоуправления) могут размещать на своих бланках гербы областей, городов, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации. 3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Не допускается одновременное размещение на бланках изображения герба и эмблемы. 4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). 8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при его наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. 9. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.) Почтовый адрес должен быть указан в соответствии с действующими почтовыми правилами. 10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). 11. Датой документа является дата его подписания или утверждения: для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. 18 Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например: дату 5 июня 2011 г. следует оформлять 05.06.2011. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 05 июня 2011 г. Также допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2011.06.05. 12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. 14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. 15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организаций и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные и другие данные являются условными): Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Например: Генеральному директору ОАО «Северные регионы» В.А.Лагунину или ОАО «Электромонтаж» Главному бухгалтеру В.М.Кочетову 19 Если документы отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщено. Например: Администрации районов Московской области Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например: Главному редактору Издательского дома «Медиапром» Н.В.Семиной Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например: Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например: О.П.Образцову ул. Садовая, д. 5, кв.12,. г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264 16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. 20 Например: УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО «Ростекстиль» Личная подпись В.А.Степанов Дата Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки. Например: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «ТМС» Личная подпись В.А.Кучков Дата При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например: УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 05.04.2011 № 14 или УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД от 05.04.2011 № 82 Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. 17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Например: К.В.Морозовой Н.А.Федосеевой Прошу подготовить проект договора с консалтинговой группой «ТЕРМИКА» к 05.02.2011 Дата Подпись Допускается оформление резолюции на отдельном листе. 18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?) 21 Например: Приказ о создании аттестационной комиссии; Должностная инструкция ведущего эксперта К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. 19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». 20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованием признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть. Например: Приказ – распорядительную часть без констатирующей; Письма, заявления – просьбу без пояснения. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступали», «постановили», «решили»). 22 В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы изложения: – от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); – от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»); – от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»). 21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: Письмо Росархива от 05.06.2011 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Например: Приложение № 2 к приказу Росархива от 05.06.2011 № 319 Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки. 23 Например: ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2011 № 251 22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Например: Вице-президент Ассоциации Региональных предприятий Личная подпись А.А.Борисов или на бланке: Вице-президент Личная подпись А.А.Борисов Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например: Исполнительный директор ЗАО «Партнер» Личная подпись Н.А.Федоров При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например: Директор института Личная подпись М.А.Ларин Главный бухгалтер Личная подпись З.В.Марьяш При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например: Заместитель директора Заместитель директора по научной работе по научной работе Личная подпись З.В.Марьяш Личная подпись Е.К.Курич При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. 24 Например: Председатель комиссии Члены комиссии Личная подпись Личная подпись Личная подпись Личная подпись В.Д.Мартынюк А.Б.Григорьев В.Е.Красавин О.И.Рысков 23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись A.T.Грязнова Дата Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом: СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 05.06.2011 № 430-162 или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления Российской государственной страховой компании «Росгосстрах» от 05.06.2011 № 10 24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), которая включает в себя подпись и должность визирующего документа, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например: Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С.Орлова Дата При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С.Орлова Дата Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. 25 Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. 25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. 26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например: Верно Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С.Левченко Дата Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. 27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например: В.А.Жуков 924 265 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. 29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. 30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименования файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. 26 3.3. Требования к оформлению бланков документов 1. Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков документов – А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее. 2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. 3. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков –угловой и продольный. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. 4. Реквизит 01 (02 или 03) располагают на середине реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08, Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов одним из способов: – центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зон расположения реквизитов); – флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). 5. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа. 6. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Если создается бланк должностного лица, то наименование должности размещается ниже наименования организации. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов: 11, 12, 13, 18, 19. 7. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. 8. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. 27 73 88 10 16 19 51 08 09 10 04 05 06 07 15 11 12 13 14 17 01 02 03 22 3 20 17 18 18 297 20 20 21 22 25 28 30 29 20 16 40 23 24 26 27 210 Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка документа 28 20 17 3 10 01 02 03 16 19 10 72 20 08 09 10 04 05 06 07 11 12 15 13 14 18 18 17 297 20 20 21 22 25 27 28 30 29 20 16 40 23 24 26 210 Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка документа 29 Энский государственный индустриальный институт Областной межотраслевой центр переподготовки персонала № _______________ ________________ Образец продольного бланка для внутренних документов Энский государственный индустриальный институт Областной межотраслевой центр переподготовки персонала Пироговский пр., д. 61, г. Энск, 514000 тел./факс (3400) 77-77-77 E-mail: [email protected] ОКПО 00000000, ОГРН 00000000000 ИНН/КПП 0000000000/000000000 ___________________ № _____________ На № ______________ от _____________ Образец углового бланка для внешних документов 30 Энский государственный индустриальный институт Областной межотраслевой центр переподготовки персонала Пироговский пр., д. 61, Энск, 514000 тел./факс (3400) 77-77-77. E-mail: secretar@тс.ru ОКПО 00000000, ОГРН 00000000000, ИНН/КПП 0000000000/000000000 __________________ № ________________ На № _____________ от ________________ Образец продольного бланка для внешних документов Энский государственный индустриальный институт Областной межотраслевой центр переподготовки персонала Заместитель директора Пироговский пр., д. 61, Энск, 514000 тел./факс (3400) 77-77-77. E-mail: secretar@тс.ru ОКПО 00000000, ОГРН 00000000000, ИНН/КПП 0000000000/000000000 __________________ № ________________ На № _____________ от ________________ Образец бланка должностного лица 31 4. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ 4.1. Назначение и состав Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, – организация системы и процессов управления, т.е.: – создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы; – регистрация организации; – установление ее структуры; – определение штатной численности, номенклатуры должностей: руководителей, специалистов, технических исполнителей и присвоение им разрядов по Единой тарифной сетке (ЕТС); – регламентация деятельности структурных подразделений и работников; – формирование коллегиальных и совещательных органов управления; – регламентация деятельности аппарата управления; – лицензирование деятельности в необходимых случаях; – установление режима работы и системы охраны; – организация труда работников и оценка труда, работников; – реорганизация организации; – ликвидация организации и некоторые другие виды работ. Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационноправовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. К организационно-правовым документам относятся устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работникам, правила, памятки и др. Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельности организации. Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. 32 С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационноправовые документы. Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся в соответствии с установленной законом процедурой – по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров, участников и др.) с обязательной регистрацией изменений в органе государственной регистрации организаций; изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя; изменения в положения о структурных подразделениях – распорядительными документами руководителя. Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения. Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых (в соответствии с ГОСТ Р 6.30– 2003) реквизитов: название учреждения и подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационноправового документа является дата его утверждения. Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации. 4.2. Учредительный договор Учредительные документы – это документы, на основании которых действуют юридические лица (учреждения, организации, предприятия). К учредительным документам относятся учредительный договор и устав. Учредительный договор – это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. 33 В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава. На основании учредительного договора действуют полные товарищества и товарищества на вере. На основе устава – акционерные общества, общества с ограниченной и дополнительной ответственностью, созданные одним лицом, а также общественные организации (объединения и др.). На основе учредительного договора и устава действуют общества с ограниченной и дополнительной ответственностью, а также объединения юридических лиц (ассоциации и союзы). Некоммерческая организация может действовать на основании общего положения об организациях данного вида. Коммерческие организации не могут действовать на основании общего положения об организациях данного вида. На этапе создания акционерного общества основную роль играют учредительный договор и устав, фиксирующие предмет, цели и характер деятельности общества, его статус, порядок образования и размеры уставного капитала, размер доли каждого из учредителей (участников) общества, размер и состав вкладов, порядок и сроки их внесения в уставный капитал, принципы взаимоотношений участников общества, принципы и порядок управления. Учредительным договором определяются также состав учредителей (участников) общества, их ответственность за нарушение обязанности по внесению вкладов, условия и порядок распределения между учредителями (участниками) общества прибыли, состав органов и порядок выхода участников из общества. Тексты учредительного договора и устава являются типовыми и требуют лишь незначительной доработки с учетом специфики создаваемого акционерного общества. 4.3. Устав Устав – правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица. Общие положения об уставе содержатся в первой части Гражданского кодекса Российской Федерации. Учредительные документы юридического лица должны содержать наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида (например, предмет и цели деятельности юридического лица). Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, в случаях, предусмотренных законом, может действовать на основании положения об организациях данного вида. Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками). 34 Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем. Учредительный договор по способу совершения является консенсуальным, поскольку вступает в силу после достижения соглашения между сторонами, а по своему назначению в управленческой деятельности – организационным документом. Порядок заключения, составления и оформления, вступления в силу, прекращения действия и другие юридические аспекты учредительного договора регламентируются законодательством Российской Федерации. Учредительный договор может состоять из следующих разделов: 1. Вводная часть. 2. Цель заключения договора. 3. Наименование и правовая форма организации. 4. Предмет деятельности. 5. Место нахождения организации. 6. Обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица. 7. Порядок образования имущества. 8. Условия об ответственности конкретных участников (учредителей) по обязательствам созданного юридического лица. 9. Порядок распределения прибыли и погашения убытков. 10. Порядок управления делами юридического лица. 11. Права и обязанности участников (учредителей). 12. Ответственность за нарушение договора. 13. Условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов. 14. Порядок рассмотрения споров. 15. Порядок изменения и расторжения договора, реорганизации и ликвидации юридического лица. При необходимости учредительный договор утверждает устав, который дополняет договор и закрепляет организационно-правовой статус организации. Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок. Если в качестве учредителя выступает юридическое лицо, то договор от его имени подписывает руководитель учреждения или лицо, наделенное полномочиями, подтвержденными доверенностью. Организация считается учрежденной и приобретает права юридического лица со дня государственной регистрации. В соответствующие государственные органы представляют учредительный договор и устав или только учредительный договор. Устав – свод правил, регулирующих деятельность организации, учреждении, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Например, Устав добровольного спортивного общества, Устав железных дорог, Ветеринарный устав и т.п. Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных 35 организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации. Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Например, устав организации включает: общие положения; цели и задачи; права; деятельность; имущество; управление; реорганизацию и ликвидацию. Устав акционерного общества содержит следующие разделы: общие положения; акционерный капитал; порядок деятельности; права; управление; учет и отчетность; распределение прибыли; прочие накопления; прекращение деятельности. 4.4. Положения Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы; например: «Общее положение о министерствах», «Положение о государственной автомобильной инспекции». Положения могут регламентировать деятельность отдельных должностных лиц. В управленческой практике создают положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых отношений по конкретным вопросам; например: «Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации», «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете». Наиболее распространенный вид положения – документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения. Положение об организации определяет ее статус, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. В практике администрирования организаций, имеющих внутреннюю организационную структуру, положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения. Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положение оформляют на общем бланке организации, т.е. этот документ должен содержать наименование организации, структурного подразделения, вида документа, а также дату и гриф утверждения. Текст положения включает следующие разделы: • Общие положения. • Цели и задачи. • Функции. • Права и обязанности. • Руководство. • Взаимоотношения (служебные связи). 36 В разделе «Общие положения» указываются точное наименование структурного подразделения, степень его самостоятельности, подчиненность – орган управления (или должностное лицо), в распоряжении которого находится структурное подразделение. Дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данное структурное подразделение. В разделе «Цели и задачи» в обобщенном виде формулируется главная цель деятельности структурного подразделения и его основные задачи. Раздел «Функции» – основной раздел положения, он должен включать всестороннюю характеристику деятельности структурного подразделения, подробный перечень всех функций, которые должны обеспечить решение основных задач. В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которыми наделяется подразделение для реализации возложенных на него задач. При изложении прав подчеркивается их соответствие действующему законодательству, нормативно-правовым документтам Правительства, вышестоящих органов управления и документам, регламентирующим деятельность данной организации. Раздел «Руководство» содержит наименование Должности руководителя подразделения, требования к уровню образования и стажу практической работы. Должностные обязанности руководителя не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в данном разделе обязанности руководителя выделяют отдельно, в их числе, как правило, указывают функцию координации деятельности структурного подразделения, планирование его работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, участие в разработке нормативно-методического обеспечения и др. Для разграничения прав подразделения и его руководителя в разделе устанавливают персональные права руководителя. В их числе обычно есть право устанавливать круг ответственности своих заместителей, утверждать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников подразделения (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения и взыскания и т.д. В разделе «Руководство» перечисляются основные позиции, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач службы (структурного подразделения), за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с кадрами, а также за невыполнение задач, возложенных на руководителя данным Положением. В разделе «Взаимоотношения с другими подразделениями» определяются взаимосвязи с другими подразделениями, возникающие в результате производственной, хозяйственной, управленческой деятельности, фиксируются документные связи – наименования документов, периодичность их представления, сроки, устанавливаются взаимные обязательства, определяется состав документов, разрабатываемых структурным подразделением совместно с другими структурными подразделениями. Положения подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (например, начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая служба (юрисконсульт), утверждает руководитель. Положение обретает юридическую силу с момента утверждения. 37 Наименование организации Гриф утверждения документа ПОЛОЖЕНИЕ ___________№___________ Место составления или издания документа О(об) . Наименование структурного подразделения Структура текста 1. Общие положения. 2. Цели и задачи. 3. Функции. 4. Взаимоотношения (служебные связи). 5. Права. 6. Ответственность Могут быть разделы: 1. Структура отдела. 2. Организация работы (или Организация и обеспечение деятельнос 3. Руководство. 4. Показатели оценки работы. 5. Контроль, проверка и ревизия деятельности. Руководитель структурного подразделения Личная подпись Инициалы, фамилия Личные подписи Инициалы, фамилии Визы согласования документа С положением ознакомлены Даты В дело № 00-00 Личная подпись Дата Форма положения о структурном подразделении 38 4.5. Инструкции Инструкции – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Постоянно издаются инструкции по заполнению и ведению бухгалтерских документов. Инструктивный характер носят также такие документы, как правила, регламенты и др. Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования; например: «Должностная инструкция инспектору по контролю...», «Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в Администрации Президента Российской Федерации». К инструкциям предъявляются повышенные требования четкости и ясности изложения текста.. Очень важно учитывать последовательность, в которой пользователь должен изучать и использовать инструкцию. Текст разделяется по определенной логической схеме на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5–92. Начинается инструкция, как правило, разделом «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой). Текст инструкции носит указующий характер, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами типа: «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например: «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания...»; «Годовой бухгалтерский отчет составляют предприятия и организации, являющиеся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации, независимо от форм собственности в порядке и по формам, утверждаемым Министерством финансов Российской Федерации») или в безличной форме (например: «При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел»). На каждого работника учреждения (организации), в том числе и на работника службы делопроизводства, составляется должностная инструкция. Инструкция оформляется на общем бланке и подписывается руководителем структурного подразделения, которое ее разрабатывало. Инструкция утверждается 39 специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем организации, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения. 4.6. Должностная инструкция Правовое положение работника организации регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Унифицированная структура текста данного документа, согласно УСОРД, включает следующие разделы: «Общие положения», устанавливающие сферу деятельности данного специалиста, его непосредственную подчиненность, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности и замещения по должности во время отсутствия. Здесь же определяются квалификационные требования к претенденту на данную должность и перечисляются законодательные акты и нормативные документы, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности. «Функции» – раздел, где определяются основные направления деятельности специалиста. «Должностные обязанности» – перечисление конкретных задач, возложенных на специалиста; указание формы его участия в управленческом процессе – руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д. «Права» – определение прав, предоставляемых специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей. «Ответственность» – установление видов ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав. «Взаимоотношения. Связи по должности» – перечисление круга должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, указание сроков получения и представления информации, определение порядка подписания, согласования и утверждения документов. Желательно включать в должностную инструкцию раздел «Оценка работы», в котором должны быть перечислены критерии оценки качества выполнения работником своих функций и обязанностей, степени использования прав и т.д. При разработке должностных инструкций следует учитывать наименования должностей, предусмотренных Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и охарактеризованных в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих. Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений и ими подписываются. При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и им подписывается. 40 Наименование организации Гриф утверждения документа ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ___________№___________ Место составления документа Наименование должности и структурного подразделения Структура текста 1. Общие положения. 2. Должностные обязанности. 3. Взаимоотношения (связи по должности). 4. Права. 5. Ответственность. Могут быть разделы: 1. Цели деятельности. Основные задачи и функции. 2. Условия оплаты труда (или Компенсация за труд). 3. Показатели оценки работы. 4. Аттестация и оценка деятельности. 5. Организация работы. 6. Организация рабочего места (или Организация и условия труда). Распорядок рабочего дня. 7. Контроль, проверка и ревизия деятельности. 8. Порядок утверждения и внесения изменений в инструкцию (или порядок пересмотра инструкции). Руководитель структурного подразделения Личная подпись Инициалы, фамилия Визы согласования документа (на обороте) С инструкцией ознакомлен Личная подпись Инициалы, фамилия Форма должностной инструкции 41 4.7. Структура и штатная численность Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности. Форма документа унифицирована УСОРД. Пример оформления структуры и штатной численности. Документ оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации (для государственных и муниципальных учреждений указывается также вышестоящая организация), наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись. Текст документа составляется в форме таблицы. Этот документ визируется главным бухгалтером (распорядителем финансов), подписывается начальником отдела кадров, утверждается руководителем организации, подпись которого заверяется печатью. АОЗТ СИГМА УТВЕРЖДАЮ Структура и штатная численность центрального аппарата АО 12.03.2011 Москва Генеральный директор Фролов Т.Б.Фролов 12.03.2011 Наименование структурных подразделений и должностей 1 Начальник отдела кадров Сухов Главный бухгалтер И.О.Вовк Вовк 2 Штатная численность и группы по оплате труда 3 4 5 Л.Ю.Сухов Виза печатается на обороте дата Форма структуры и штатной численности 42 6 4.8. Штатное расписание Штатное расписание – форма отчетности юридического лица, организационно-распорядительный документ, отображающий структуру компании, численность отделов, сотрудников, а также размер их заработной платы. Кроме того, оно включает в себя также учет всех возможных дополнительных выплат сотрудникам – премий, компенсаций и т.д. в зависимости от занимаемой должности. Оформляется на общем бланке организации. Содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования. Штатное расписание оформляется в унифицированной форме № Т-3. Заполнение унифицированной формы № Т-3 следует начинать с заполнения строки «Наименование организации». Наименование организации должно соответствовать учредительным документам. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого из них. В графу «по ОКПО» вносится код организации из соответствующего классификатора. Далее заполняется графа «Номер документа». Нумерация может быть сквозная или по годам. При нумерации по годам штатному расписанию на начало следующего года присваивается номер 1. При сквозной нумерации – номер, следующий за номером штатного расписания на данный год. Для организаций, где штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания с литерным обозначением (например, «2-ШР»). В графе «Дата составления» проставляется дата составления документа. Следует учитывать, что это дата составления документа, а не дата начала его действия, т.е. дата составления штатного расписания всегда будет предшествовать дате начала его действия. В унифицированной форме предусмотрена строка «Штатное расписание на период __________ с «___» ________ 20___ года». В этой графе нужно отразить период, на который утверждается штатное расписание (обычно один год), и с какой даты оно начинает действовать (т.е. указывается дата вступления штатного расписания в действие). Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. Для этого в строке «Утверждено приказом организации от «___» _________ 20 ___ г. № ____» проставляется дата и номер приказа «О введении в действие штатного расписания». В строке «Штат в количестве __________ единиц» указывает общее количество штатных единиц организации. Строка заполняется на основании итогового количества штатных единиц из соответствующей графы таблицы. Структурное подразделение (колонки 1, 2) Первая колонка унифицированной формы называется «Наименование структурного подразделения». Она заполняется на основании разработанной и утвержденной организационной структуры предприятия. Государственные учреждения и организации, а также организации с вредными и (или) опасными условиями труда должны вводить наименования структурных подразделений, исходя из требований общероссийских и отраслевых классификаторов, а также тарифно-квалификационных справочников и других нормативных документов. Дело в том, что от наименования структурного подразделения в этих организациях может зависеть ряд льгот работникам при выходе на пенсию (для работников медицинских учреждений, предприятий с вредными и (или) опасными условиями труда и пр.). Коммерческие организации могут 43 вводить любые наименования структурных подразделений, которые считают целесообразными. Однако им следует соблюдать требования к терминологии и общепринятым понятиям и определениям. Нежелательно именовать структурные подразделения малопонятными иностранными названиями. Вторая колонка унифицированной формы называется «Код структурного подразделения». Каждому структурному подразделению в организации присваивается код, который используется для ведения документооборота. Код также обозначает место структурного подразделения в иерархии организации. Код присваивается, начиная с самых крупных и заканчивая самыми маленькими подразделениями, например, в составе департаментов есть управления, в составе управлений – отделы, в составе отделов – группы. Если департамент обозначается цифровым кодом 01, то управление в составе этого департамента будет иметь нумерацию 01.01. Таким же образом обозначаются отделы и группы. Третья колонка штатного расписания называется «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». В государственных учреждениях и организациях, а также в организациях с вредными и (или) опасными условиями труда должность заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационным справочником и общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Кроме того, в государственных учреждениях и организациях каждой должности должен соответствовать разряд в соответствии с системой разрядов единой тарифной сетки (ЕТС) по оплате работников федеральных государственных учреждений. Разряды присваиваются в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 14.10.1992 № 785 «О дифференциации в уровнях оплаты труда работников бюджетной сферы на основе единой тарифной сетки». Коммерческим организациям рекомендуется при обозначении должностей также пользоваться тарифно-квалификационным справочником и общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Однако коммерческие организации, особенно работающие в передовых сферах экономики (например, информационных технологиях, аутсорсинге и пр.), могут отступать от нормативных документов при обозначении должностей. Последовательность заполнения этой колонки по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики организации. Как правило, сначала располагается должность руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее – ведущих и главных специалистов, затем должности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, а затем рабочих. В четвертой колонке – «Количество штатных единиц» – указывается количество должностных или рабочих единиц, предусмотренных штатным расписанием. Количество штатных единиц организации, финансируемой из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями. Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения, экономической целесообразностью. Должности, которые предусматривают не полную штатную единицу, заполняются с указанием долей, например: 0,25; 0,5; 0,75 и пр. Вакантные должности обозначаются указанием количества вакантных штатных единиц со сноской внизу страницы, где указывается, что должность вакантна. В пятой колонке – «Тарифная ставка (оклад) и пр.» – указывают месячную заработную плату по должности в рублях. Существует множество способов оплаты труда в ор- 44 ганизациях: заработная плата по тарифной ставке или сетке, процент от выручки или прибыли, сдельная оплата труда, оплата по коэффициенту трудового участия или распределения и пр. Однако самыми распространенными являются два способа оплаты труда в организациях: оклад и тарифная ставка. Тарифная ставка – инструмент тарификации оплаты труда работника в организациях, финансируемых из федерального бюджета в соответствии с Единой тарифной сеткой (ЕТС). Оклад (должностной оклад) – фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение трудовых обязанностей определенной сложности за единицу времени. Бюджетные организации при назначении оклада руководствуются Единой тарифной сеткой (ЕТС). Коммерческие организации устанавливают размер окладов, исходя из своих финансовых возможностей. Однако при установлении размера оклада или тарифной ставки они руководствуются ст. 133 ТК РФ, согласно которой месячная заработная плата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть ниже минимального размера оплаты труда (МРОТ). (До 1 сентября 2007 года частью второй ст. 129 ТК РФ утверждалось, что в МРОТ не включаются компенсационные, стимулирующие и социальные выплаты (т.е. любые надбавки, доплаты, премии и другие поощрительные выплаты, выплаты за работу в условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные компенсационные и социальные выплаты), поэтому считалось, что оклад (тарифная ставка) не должны устанавливаться ниже МРОТ. Однако с 1 сентября 2007 года часть вторая ст. 129 ТК РФ утратила силу[1]). Согласно ст. 133 ТК РФ минимальный размер оплаты труда устанавливается одновременно на всей территории Российской Федерации федеральным законом и не может быть ниже величины прожиточного минимума трудоспособного населения. С 1 января 2009 года МРОТ составляет 4 330 рублей. Для рабочих, труд которых оплачивается по сдельной системе, в штатном расписании, как правило, устанавливается тарифная ставка или оклад, которые, в зависимости от специфики организации, рассчитываются по определенным методикам. При установлении оклада следует руководствоваться требованиями, содержащимися в актах трудового законодательства, а также локальными нормативными актами – Положением об оплате труда и премировании в организации и др. В штатном расписании есть несколько колонок (6–8), объединенных общим названием «Надбавки». В них отражаются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты и пр.), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). В действующем сегодня Трудовом кодексе РФ не содержится четких определений понятиям «надбавка» и «доплата». Руководствуясь общепринятыми установками, можно обозначить доплаты как выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы. Доплаты производятся работникам, занятым на тяжелых работах, на работах с вредными, опасным и иными особыми условиями труда. Конкретный размер доплаты устанавливается работодателем с учетом мнения представительного органа работников либо коллективным договором или обговаривается в трудовом договоре. В настоящее время во многих бюджетных организациях действуют отраслевые нормативные правовые документы, которые регулируют размеры повышения заработной платы работников отрасли. Надбавки к заработной плате – это стимулирующие выплаты сверх установленного 45 должностного оклада, которые стимулируют работников к достижению более высоких производственных показателей, повышению профессионального мастерства и производительности труда. Как правило, надбавки устанавливаются по результатам аттестации работников решением квалификационной или аттестационной комиссии. До момента введения на законодательном уровне определений понятияй надбавки и доплаты разграничить или систематизировать данный вид выплат затруднительно. Основное, что необходимо учитывать при формировании штатного расписания, – это две основные формы выплат надбавок и доплат. Первая форма – процентная, устанавливается в процентах от должностного оклада, и в случае пересмотра размера оклада (ставки) автоматически меняется размер надбавки (доплаты). Вторая форма выплат – это надбавка или доплата, установленная в виде фиксированной суммы. Такая выплата может оставаться постоянной даже при изменении оклада (ставки), если иное не предусмотрено коллективным договором или локальным нормативным актом. При установлении в штатном расписании надбавок или доплат в соответствующей колонке делается пометка – в каком размере и за что установлена данная надбавка (доплата). При невозможности заполнения колонок 5–9 в рублевом исчислении в связи с применением иных систем оплаты труда (например, бестарифной, смешанной и пр.) указанные колонки заполняют в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.). Девятая колонка – «Всего» – рассчитывается сложением 5–8 колонок и умножением получившейся суммы на количество штатных единиц из колонки 4. Итоговая сумма по всем должностям будет являться месячным фондом заработной платы. Месячный фонд заработной платы – это суммарные денежные средства, которые предусмотрены штатным расписанием для выплаты работникам. Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Если штатное расписание занимает несколько листов, страницы нумеруются, затем оно прошивается и скрепляется печатью и подписью руководителя организации. Внесение изменений Изменения в штатное расписания вносятся приказом по основной деятельности «О внесении изменений в штатное расписание», который подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Кроме случаев переименования структурных подразделений или должностей, изменения оклада, штатное расписание может изменяться во время реорганизации предприятия, при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата – отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям Трудового кодекса РФ. Работников, которых затронули изменения штатного расписания, необходимо ознакомить с приказом под подспись. Штатное расписание подписывает руководитель подразделения, ответственного за его подготовку, визируют руководители структурных подразделений, главный бухгалтер, юрисконсульт, утверждает руководитель, подпись которого заверяется печатью организации. Форма штатного расписания утверждена постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 06.04.2001 № 26 (унифицированная форма Т-3 в Альбоме форм первичной учетной документации). 46 НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ __________________№____________ место составления на__________год Структурное подразделение наименование код 1 2 Профессия (должность) 3 КолиОклад чество (тарифштатная ных ставка), руб. единиц 4 5 УТВЕРЖДАЮ штат в количестве __единиц с фондом заработной платы ______________руб. в месяц должность руководителя ____________И.О.Фамилия дата Месячный Примечание фонд Надбавка, заработной руб. платы, руб. 6 7 8 9 10 Должность Подпись И.О.Фамилия Главный бухгалтер дата Подпись И.О.Фамилия Виза печатается на обороте 4.9. Договор Договор – это документально оформленное соглашение двух и более сторон об установлении определенных отношений между ними, фиксирующее права, обязанности и ответственность договаривающихся сторон. Договор может заключаться как между юридическими, так и юридическими и физическими лицами. Разновидностями договора являются договор купли-продажи, договор поставки, договор аренды, договор залога имущества, депозитный договор, договор совместной деятельности и др. Договор включает три группы реквизитов: реквизиты углового штампа, текстовая группа реквизитов и заключительная часть реквизитов. Реквизиты углового (продольного) штампа включают название вида документа (ДОГОВОР), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту. Текстовая группа реквизитов состоит из вводной части, в которой указываются договаривающиеся стороны, должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, их полномочия, и содержательной части, включающей изложение предмета договора порядок рассмотрения споров, сумму договора, срок действия и т.п. Заключительная часть реквизитов договора содержит юридические адреса сторон, подписи и печати участников договора. В случае договора между юридическим и физическим лицом проставляется печать соответствующей организации. Поскольку каждый вид договора специфичен по набору реквизитов, рекомендуется разрабатывать специальные трафаретные бланки, что является обязанностью юристов. 47 5. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально). Федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации издают постановления, приказы, распоряжения. Органы представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также органы представительной и исполнительной власти городов и районов – постановления, решения, распоряжения. Администрация учреждений, организаций и предприятий – приказы, распоряжения, указания. Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства, вышестоящих органов власти и управления. Кроме того, распорядительные акты издаются по инициативе руководителей в пределах их полномочий и компетенции для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности в ходе выполнения задач, возложенных на организацию (учреждение). Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Для разработки сложных и ответственных распорядительных документов практикуется создание рабочих групп, комиссий, привлечение широкого круга специалистов из числа практиков и ученых. Основное требование к исполнителям – компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме. Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов: • изучение управленческого вопроса; • подготовка проекта распорядительного документа; • согласование документа; • подписание документа. Изучение управленческого вопроса начинается с обеспечения правовой основы подготавливаемого документа – с изучения действующих законодательных актов, правительственных постановлений, так как издаваемый распорядительный документ не должен противоречить установленным нормам. Затем исполнитель определяет круг вопросов, которые предстоит отразить в распорядительном документе, изучает информацию, необходимые документальные материалы. В это время определяется необходимость отмены ранее действующих распорядительных документов или их отдельных пунктов. Подготовка проекта распорядительного документа начинается с определения цели его издания, которая излагается во вводной части. Основное внимание уделяется формулировке распорядительных действий, которые должны быть конкретны, не допускать различных толкований, не противоречить ранее изданным документам. В ходе подготовки текста проекта распорядительного документа исполнитель формулирует заголовок, предлагает возможные сроки исполнения и контролирующие инстанции (должностные лица). Заканчивается подготовка проекта распорядительного документа его перепечаткой и оформлением, соответствующим действующим правилам. Руководитель, дающий задание на подготовку приказа, определяет состав учреждений, структурных подразделений или должностных лиц, с которыми необходимо 48 согласование документа. В инструкциях по работе с документами (по делопроизводству) обычно закреплена процедура согласования – по составу участников этой процедуры и последовательности визирования. Согласование проводит тот исполнитель (структурное подразделение), который готовил проект документа. Если в процессе согласования выясняются существенные замечания по содержанию документа, он составляется заново и вторая редакция подлежит полному согласованию. Постановления и решения проходят согласование на заседании коллегиального органа. В ходе заседания в проект документа могут быть внесены незначительные замечания, поправки и дополнения. Если проект требует серьезной доработки, он выносится на утверждение на следующем заседании. Перед передачей на подписание руководителю документ должен быть тщательно проверен – особое внимание обращается на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, названия структурных подразделений. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ не допустимо. 5.1. Постановление Постановление – это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения. Постановления принимаются также высшими органами государственной власти по организационным, хозяйственным, политическим и другим вопросам, связанным с осуществлением их полномочий. Формуляр постановления имеет следующие реквизиты: • герб РФ или субъекта; • эмблема организации; • наименование организации, издавшей документ; • наименование вида документа; • место составления; • дата документа, регистрационный номер; • заголовок к тексту; • текст; • подписи; • визы согласования. Проекты постановлений обязательно визируются юрисконсультом. Подписывается постановление руководителем органа, издавшего данный документ. Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным принципиальным вопросам их деятельности. В соответствии с Постановлением Совета министров – Правительства Российской Федерации «Об утверждении правил подготовки ведомственных нормативных актов» от 23 июля 1993 года приказы, постановления, инструкции, положения, разъяснения, указания отнесены к разряду ведомственных нормативных актов (соответственно, и постановлений). Их разработка осуществляется одним или несколькими структурными подразделениями федеральных органов исполнительной власти с учетом их функций и компетенции. Для их подготовки могут создаваться рабочие группы. Постановления могут содержать приложения – схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы. На самом приложении в верхнем правом углу отмечается: 49 ПРИЛОЖЕНИЕ к Постановлению Правительства Российской Федерации от 27 января 2011 г. №18 или: УТВЕРЖДЕНО Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 января 2011 г. №1177 Проект постановления должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и иметь визы их руководителей. Постановления подписываются руководителем органа управления. Постановления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования. Герб России ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ (РОССТАТ) ПОСТАНОВЛЕНИЕ от_____________ N _____________ Москва Об утверждении статистического инструментария для организации статистического наблюдения на 2011 год Федеральная служба государственной статистики постановляет: 1. Утвердить прилагаемые формы федерального государственного статистического наблюдения и ввести их в действие: __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2. Установить представление государственной статистической отчетности по указанным в п. 1 настоящего постановления формам федерального государственного статистического наблюдения в адреса и сроки, установленные в формах: __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3. С введением указанного в п. 1 настоящего постановления статистического инструментария признать утратившими силу формы федерального государственного статистического наблюдения: __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Руководитель Подпись Расшифровка подписи Визы (на оборотной стороне) Образец оформления постановления 50 5.2. Решение Решение – распорядительный документ коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут создаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, советами директоров, правлениями кооперативов, общественными организациями и т.д. по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов. Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения ему регистрационного номера и проставления даты. Датой решения считается дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято. Распорядительная часть документа начинается глаголом «РЕШАЕТ» («РЕШИЛ»), перед которым указывается название коллегиального органа. 5.3. Приказ Приказ – правовой акт (внутренний документ), издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решения, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц. Приказы оформляются на бланке отдельного вида документа – бланке приказа – или общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. В деятельности организаций различаются приказы: • по организационным вопросам; • основой деятельности; • личному составу (относятся к кадровому делопроизводству). Приказы по организационным вопросам издаются: • в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения; • при утверждении структуры и штатов, в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.); • при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.) и тому подобных случаях. Приказы по основной деятельности регулируют: • порядок финансирования деятельности учреждения, ее материальнотехнического обеспечения; • научно-техническую политику; • информационное и документационное обеспечение деятельности; • социальные вопросы; • порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности. Подготовка приказа включает изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений, осуществляет ее специалист фирмы по поручению руководства. Обязательно подписание приказа руководителем. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: 51 • констатирующей; • распорядительной. В констатирующей части указываются основания издания приказа. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении. Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий. Пункт распорядительной части, содержащей поручение, включает: • наименование исполнителя или исполнителей; • предписываемое действие; • конкретный срок выполнения поручения. При наличии промежуточных сроков выполнения или разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие (действия) носит постоянный характер. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа. Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте. Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: • наименование вышестоящей организации (если она имеется); • название вида документа (ПРИКАЗ); • дата (датой приказа является дата его подписания); • номер документа (порядковый номер, нумерация производится в пределах года); • место издания; • заголовок к тексту (отвечает на вопрос «О чем?», должен быть сформулирован четко); • подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право); • визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и другими должностными лицами). 52 Администрация N-ской области Управление школ ПРИКАЗ 03.05.11 №42 г. N-ск О подготовке школ области к новому учебному году В целях своевременной и качественной подготовки школ к новому учебному году ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Начальнику ремонтно-строительного управления А.А.Иванову совместно с начальником финансового управления П.П.Петровым и директорами школ предоставить смету расходов на ремонт школьных зданий до 01.06.2011. 2. Начальнику хозяйственного управления Г.Г.Галкину обеспечить РСУ необходимыми материалами для ремонта школ в пределах сметы до 15.08.2011. 3. Ремонтно-строительному управлению произвести ремонт школьных зданий до 15.08.11. Результаты выполненной работы представить приемочной комиссии. 4. Создать приемочную комиссию в составе: 5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника Управления школ С.И.Тимофеева. Начальник управления подпись О.И.Леонтьев Образец приказа по основной деятельности на угловом бланке А4 53 Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ» ПРИКАЗ 20.05.2011 № 23 __ Об образовании юридической службы В целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работы ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Помощнику генерального директора фирмы по коммерческим вопросам Е.И.Борисову образовать юридическую службу к 01.06.2011 в составе: Главного юрисконсульта – 1 штатная единица Юрисконсульта по финансово-хозяйственным вопросам – 1 штатная единица Юрисконсульта по работе с персоналом – 0,5 штатной единицы 2. Главному юрисконсульту А.К.Степанову разработать и представить на утверждение директору фирмы проект Положения о юридической службе к 10.07.2011. Генеральный директор В.С.Семенов Главный бухгалтер Помощник генерального директора по коммерческим вопросам Главный юрисконсульт А.И.Антонова 265 76 88 Образец приказа по основной деятельности на угловом бланке А4 54 НАУЧНО-ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ «АГРОПРИБОР» ПРИКАЗ № 24 23.04.2011 г. Пермь Об обеспечении противопожарной безопасности и усилении охраны предприятия в праздничные дни В соответствии с приказом министра от 04.04.2011 № 115 «Об обеспечении противопожарной безопасности и усилении охраны в период праздничных дней» ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Заведующему складом К.С.Сидорчук организовать тщательную уборку территории объединения и перевезти в склад № 4 воспламеняющиеся предметы к 28.04.2011. 2. Коменданту здания Л.С.Петрухову проверить состояние электропроводки, электрооборудования, сигнализации, обеспечить отключение электроэнергии в здании и производственных помещениях не позднее 15 часов 29.04.2011. 3. Начальнику отдела кадров О.П.Куликову 28.04.2011 к 17.00 представить в секретариат генерального директора список сотрудников, пребывание которых необходимо на территории объединения в праздничные дни. 4. Контроль за исполнением приказа возложить на главного инженера объединения П.Р.Жарова. Директор Личная подпись Главный инженер Личная подпись П.Р.Жаров 23.04.2011 Ознакомлены: К.С.Сидорчук Л.С.Петрухов О.П.Куликов Т.К.Литвинов Виза на обороте Личная подпись Личная подпись Личная подпись 23,04.2011 23.04.2011 23.04.2011 Образец приказа по основной деятельности на угловом бланке А4 55 5.4. Выписка Выписка – оформленное в соответствии с установленным порядком и правилами точное воспроизведение фрагмента содержания документа на твердой (как правило, бумажной) основе. В практике работы с документами выписки готовятся в тех случаях, когда изготовление копии документа по тем или иным причинам невозможно (документ содержит конфиденциальную информацию) или нецелесообразно (документ имеет большой объем и полностью он не нужен). Для большинства видов документов не установлены жесткие требования к оформлению выписки из них. И их, как правило, оформляют следующим образом: Во-первых, при оформлении выписок принято полностью воспроизводить реквизиты бланка, за исключением реквизита «наименование вида документа». В состав данного реквизита следует добавлять фразу «ВЫПИСКА ИЗ...». Например, вместо слова «ПРИКАЗ» нужно будет написать «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА». Кроме того, на выписке указываются регистрационной номер и дата регистрации оригинала документа, а не дата изготовления выписки и ее номер. Подтекстом выписки указывают должность лица, подписавшего документ, его инициалы фамилию. Личная подпись должностного лица в составе реквизита «подпись» в выписке не ставится. Во-вторых, в делопроизводстве выписки принято считать разновидностью копии документа. Поэтому для того чтобы выписка приобрела юридическую силу, ее необходимо заверить. Для этого используется реквизит «отметка о заверении копии документа», требования к оформлению которого были рассмотрены выше. Так же как и для копий документов, потребность заверения печатью выписок, предназначенных для использования внутри организации, обычно закрепляется во внутреннем нормативном документе. А при направлении выписки в стороннюю организацию ее заверяют печатью. 5.5. Распоряжение Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем главным образом коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения издают также руководители организаций, предприятий, действующих на основе единоначалия, их заместители, главные специалисты, руководители структурных подразделений. Содержание распоряжений связано с оперативными вопросами хозяйственной, производственной, административной деятельности (это задания руководителя учреждения или его заместителя на отдельные работы, мероприятия, выполняемые структурными подразделениями или должностными лицами). Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей или структурных подразделений. Как уже отмечалось, нередко распоряжение признается документом, равноценным приказу. Разница между этими документами в том, что приказы издаются по более общим, принципиальным вопросам, а распоряжения – по более частным. Распоряжение не отличается от приказа и по составу реквизитов и их расположению, однако часто основной текст не содержит констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается с распорядительного действия – «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», далее идут пункты, в которых формулируются распорядительные действия. Распоряжение оформляется на бланке предприятия и подписывается директором или его заместителем. 56 ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ЭТАЛОН» ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА №11 20.01.2011 Москва О проведении: обучения системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота В связи с вводом в эксплуатацию дополнительных 60 рабочих мест системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота ПРИКАЗЫВАЮ: 6. Руководителям структурных подразделений обеспечить явку сотрудников на обучение в соответствии с программой обучения: (прилагается). Генеральный директор Верно Секретарь 21.01.2011 О.Н.Николаев Ю.П.Шкодова Образец выписки из приказа, предназначенный для использования внутри организации 57 НАУЧНО-ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ «АГРОПРИБОР» РАСПОРЯЖЕНИЕ № 24 23.04.2011 г. Пермь О внедрении стандарта предприятия ОБЯЗЫВАЮ: 1. Внедрить стандарт предприятия «Организационно-распорядительная документация» во всех службах, на участках и структурных подразделениях с 29.03.2011. 2. Заместителю директора по общим вопросам Г.К.Сомову организовать занятия по изучению СТП с 01.04.2011. 3. Заведующему канцелярией Н.П.Вороновой организовать тиражирование бланков ОРД и унифицированных форм документов. 4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя директора И.К.Ивантьева. Главный инженер Личная подпись Д.В.Иванков Юрисконсульт (виза на обороте) Личная подпись П.К.Луков 29.04.2011 Ознакомлены: Т.К.Сомов Н.П.Воронова И.К.Ивантьев Личная подпись Личная подпись Личная подпись 29.04.2011 29.04.2011 29.04.2011 Образец распоряжения по основной деятельности 58 5.6. Указание Указание – распорядительный документ федеральных органов исполнительной власти и управления, других вышестоящих организаций по вопросам информационно-методического характера, связанных с исполнением нормативноправовых актов, инструкций, методик и прочих руководящих документов. Руководители низовых организации, предприятий, фирм на правах единоначалия также имеют право на издание указаний при оформлении решений по оперативным и административным вопросам (командирование сотрудников, наложение взысканий и т. п.). Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее). Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции. Указание в целом по оформлению не отличается от оформления приказа и распоряжения, имеет такой же формуляр, состав и расположение реквизитов. Указание, как и приказ, имеет заголовок к тексту, может иметь констатирующую часть и обязательно – пункт о контроле за исполнением. Указания оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем: Наименование вида документа – УКАЗАНИЕ. Распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ». В тексте констатирующей части может быть дан пересказ акта вышестоящего органа, для исполнения которого издается данный документ (Указ Президента РФ, Постановление Правительства РФ и т.п.). При этом указывается полное наименование и поисковые данные (номер, дата) такого документа. Указанием также называется распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно-методического характера. К вопросам организационнометодического характера относятся следующие: – организация исполнения приказов; – организация исполнения инструкций. Право издания указания в организациях предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделений, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции. Текст указания, как правило, состоит из двух частей: – констатирующей; – распорядительной. Констатирующая часть текста указания раскрывает причины издания документа и начинается следующим образом: «Во исполнение...», «В целях...», «В соответствии...». Распорядительная часть текста указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются предписываемые действия. Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном 59 падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ – действие – срок исполнения. В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнением документа на определенное должностное лицо. Текст распорядительной части излагается в повелительной форме. Схема построения распорядительной части указания такова: исполнитель (полное наименование должности, Ф.И.О.) – действие (глагол в неопределенной форме) – срок исполнения (без слова «срок»). В последнем пункте указывают должностное лицо (лица), на которое возложен контроль за исполнением документа. Распорядительная часть также начинается словом ОБЯЗЫВАЮ, если согласно законодательству адресата нельзя обязать выполнять действия, так как он не входит в число подчиненных организаций. Указания, направляемые в адрес подведомственных организаций, оформляются на общем бланке организации или на бланке конкретного вида документа с нанесением реквизита «Адресат». При большом числе организаций, которым направляется указание, адресат оформляется обобщенно. Такой адресат может выглядеть следующим образом: • Главам администраций городов и районов области. • Главным государственным санитарным врачам городов и районов и дезинфекционных станций. • Руководителям организаций и предприятий г. Санкт-Петербурга и Ленинградской области. Датой указания является дата его подписания. Указание оформляется на бланке формата А4. Формуляр указания состоит из реквизитов: 1. наименование министерства или ведомства; 2. название организации; 3. наименование вида документа; 4. дата, номер; 5. место издания; 6. заголовок; 7. текст; 8. подпись; 9. отметка о согласовании. 60 Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ» УКАЗАНИЕ 13.05.2011 № 21 О введении в эксплуатацию автоматизированной системы документационного обеспечения управления На основании акта приема-сдачи работ от 15.05.2011 № 15 «О завершении экспериментальной проверки комплексов задач автоматизированной системы документационного обеспечения (АСДО)» ПРЕДЛАГАЮ: 1. Руководителю службы документационного обеспечения фирмы О.Л.Сергеевой обеспечить ввод в эксплуатацию системы в функциональных службах фирмы к 01.06.2011. 2. Руководителям и специалистам служб ознакомиться с Инструкцией пользователям системы. 3. Руководителям отдела информации И.Н.Фокину провести обучение пользователей не позднее 10.06.2011. Генеральный директор В.С.Семенов Руководитель службы ДОУ (виза на обороте) В.Н.Кораблева 12.05.2011 Л.Д.Смирнова 233 45 80 Образец указания 61 6. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не всегда являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. 6.1. Акт Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события, событие, действие. Акт – это официальный документ, который констатирует произошедшее действие или факт хозяйственной жизни и подписывается уполномоченными должностными лицами. Официальный документ, имеющий юридическую силу. В зависимости от того, кем и на каком уровне управления выпускается (принимается) акт, и от его содержания принято различать государственные, ведомственные, нормативные, региональные и другие акты. Протокол, фиксирующий определенный факт. Например, акт ревизии, акт о недостаче товара, акт о передаче материальных ценностей. Действия учреждений, организаций, должностных лиц, граждан, на основании которых обычно судят о соблюдении и нарушении правовых норм. Виды актов • сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); • обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности); • испытаний (образцов, систем, технологий); • выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов); • передачи (структурного подразделения из одной организации в другую); • нарушения установленных правил; • ревизии; • инвентаризации; • расследования аварий, несчастных случаев; • ликвидации организации; • конкретизирующие (регламентирующие); • разрешающие (разрешительные); • акты о признании; • регистрационные; 62 • учреждающие (учредительные); • запрещающие (запретительные). • технические (выполненных работ, отказа, осмотра, устранения отказа и т.д.). Обязательные реквизиты акта • составляется на общем бланке; • наименование организации; • наименование вида документа; • дата и регистрационный номер; • место составления или издания; • заголовок к тексту; • подписи; • гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению). Акты, требующие утверждение • • • • • • • акт проверок; ревизий; обследований; приема законченных строительных объектов, оборудование; списание; экспертизы; передачи дел и т.д. Общие правила составления актов При всем многообразии актов с точки зрения их назначения и содержания имеется ряд общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении актов. Акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Нередко акты составляются специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя данной организации, вышестоящей организации или органа управления, осуществляющего контрольные, надзорные или иные функции. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе. Главное при составлении акта – определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте. Если составлению акта предшествовала предварительная работа (проверка, экспертиза, испытания), акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат количественные показатели, фактические сведения и аналитические данные. Акт оформляется на общем бланке организации или с использованием унифицированной формы акта. 63 Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы). Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем, оформляется гриф утверждения. Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей, или формулироваться с помощью предлога «о», например: Акт об отсутствии на рабочем месте, Акт о несчастном случае на производстве. Датой акта является дата его составления. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия (проверка и др.), в тексте акта указывается дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие, например: В период с 15.09.2011 по 18.09.2011 комиссия провела проверку хранения материальных ценностей. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам, материал может быть представлен в виде таблицы. Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие разновидности актов не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения, которые составляют заключительную часть акта. В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта зависит от количества заинтересованных в его получении сторон или определяется нормативными документами (чаще всего 3 экземпляра). После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются). Содержание актов ревизий и обследований согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, несогласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии должно оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту. В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. 64 Открытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ «Заря» Директор ОАО АКТ А.А.Пьянкова Печать Личная подпись 09.12.2011 № 69-А 10.12.2011 г. Пермь О ревизии кассы конторы Основание: приказ начальника конторы от 07.12.2011 №70 «О ревизии кассы Пермской оптово-торговой конторы» Составлен комиссией: Председатель: заместитель главного бухгалтера Я.А.Мосягина Члены комиссии: 1. Старший бухгалтер Д.И.Сычев 2. Бухгалтер С.А.Рожков Присутствовали: главный бухгалтер С.А.Новиков, кассир Ж.В.Микрюкова В период с 05.12.2011 по 09.12.11 комиссия провела ревизию кассы Пермского оптово-торговой конторы по состоянию на 05.12.2010. Комиссия установила: 1. Остаток наличных денег в кассе по состоянию на 05.12.2011 согласно данным бухгалтерского учета составляет 10 000 руб. 2. Фактический остаток наличных денег составляет 10 000 руб. 3. Недостачи наличных денег по вине кассира не обнаружено. Составлен в трех экземплярах: 1-й экземпляр направлен директору 2-й экземпляр – главному бухгалтеру 3-1 экземпляр – в дело № 69-А Председатель Личная подпись Я.А.Мосягина Члены комиссии Личная подпись Д.И.Сычев Личная подпись С.А.Рожков Образец акта 65 Открытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ «Пеликан» Директор ОАО Печать Личная подпись М.В.Захаров АКТ 09.04.2011 №10-Б 10 04 2011 Москва О ревизии кассы конторы Основание: приказ начальника конторы от 07.04.2011 № 51 «О ревизии кассы Московской оптово-торговой конторы» Составлен комиссией: Председатель: заместитель главного бухгалтера И.К.Лавров Члены комиссии: 1. Старший бухгалтер Л.И.Воробьева 2. Бухгалтер Н.П.Умнов Присутствовали: главный бухгалтер СИ.Алексеева, кассир Н.И.Ковалев В период с 01.04.2010 по 09.04.2010 комиссия провела ревизию кассы Московской оптово-торговой конторы по состоянию на 01.04.2011. Комиссия установила: 1. Остаток наличных денег в кассе по состоянию на 01.04.2011 согласно данным бухгалтерского учета составляет 3521000 руб. 2. Фактически остаток наличных денег составляет 3521000 руб. 3. Недостачи наличных денег по вине кассира не обнаружено. Составлен в 3 экземплярах: 1-й экземпляр направлен директору 2-й экземпляр – главному бухгалтеру 3-й экземпляр – в дело № 10-Б Председатель Личная подпись И.К.Лавров Члены комиссии Личная подпись Л.И.Воробьева Личная подпись Н.П.Умнов Образец акта 66 6.2. Протокол Протокол – документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.). Как правило, заседанию предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и др. Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация участников, которая может проводиться в разных формах: от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрации участников с помощью технических средств. Регистрация присутствующих на заседании – чрезвычайно важный момент, поскольку решения коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными полномочиями для участия в голосовании по принимаемым решениям. Протоколы могут быть трех видов: – краткие (записываются обсуждаемые вопросы (повестка дня), фамилии докладчиков и выступающих в прениях, а также принятые решения); – полные (содержат кроме повестки дня и принятых решений краткую запись выступлений); – стенографические (весь ход заседания записывается дословно). Решение о том, какой вид протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации. Протокол ведет секретарь, конспектируя, стенографируя или записывая на диктофон выступления участников заседания. Реквизиты протокола: – название вида документа (ПРОТОКОЛ); – дата заседания; – индекс (номер); 67 – место заседания; – гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению); – заголовок к тексту; – вводная часть текста (состав присутствующих, повестка дня); – текст; – личная подпись председателя; – личная подпись секретаря. Требования к оформлению протокола: 1. Протокол оформляется на общих бланках или бланках отдельного вида документа формата А4. 2. Датой протокола является дата заседания. 3. Протоколы нумеруют в пределах календарного года. 4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. 5. Вводная часть. Имеет постоянную информацию (председатель, секретарь, присутствующие) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих). Фамилии присутствующих и приглашенных пишут в алфавитном порядке через один интервал. Если их число превышает 15, к протоколу прилагается список присутствующих, а во вводной части протокола указывается их общее количество: «Присутствовало 130 человек». Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Каждый пункт повестки дня нумеруется и записывается с красной строки. Наиболее важные вопросы ставят первыми. Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): После двоеточия с красной строки пишут фамилии и инициалы выступающих. Через тире – краткое изложение текста выступления. Протокол, составленный в ходе заседания, редактируют, при наличии стенограммы расшифровывают и печатают. Протокол подписывается председателем и секретарем или стенографисткой (если заседание стенографируется). Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола. 68 Образец трафарета протокола 69 Московский департамент муниципального жилья ПРОТОКОЛ 05.09.2011 № 11 Москва Заседания глав администрации муниципальных округов Председатель – Е.Н.Шевчук Секретарь – Н.А.Славкина Присутствовали: главы управ муниципальных округов, заместители префектов Центрального и Северо-Западного административных округов, директора ДЕЗов. Всего присутствовало 17 человек. Регистрационный список прилагается Приглашенные: начальник управления юстиции г. Москвы М.И.Самойлов, заместитель председателя Госкомимущества России П.Г.Салямов ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О приватизации квартир в совместную собственность. Доклад руководителя департамента муниципального жилья И.М.Чистова. 2. О праве на долю в наследовании приватизированного жилья. Доклад юрисконсульта департамента В.В.Серова. 1. СЛУШАЛИ: М.М.Чистова (текст доклада прилагается). ВЫСТУПИЛИ: О.И.Лямцева – краткая запись выступления. В.Г.Кривощеков – краткая запись выступления. ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): 1.1 <…>. 1.2 <…>. 2.СЛУШАЛИ: <…>. ВЫСТУПИЛИ: <…>. ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): <…>. Председатель Подпись Е.Н.Шевчук Секретарь Подпись Н.А.Славкина Образец полного протокола 70 Открытое акционерное общество «Пеликан» ПРОТОКОЛ 26.04.2011 № 54 г. Пермь Общего собрания трудового коллектива Председатель: А.М.Покровский Секретарь: З.А.Зверева Присутствовали: 37 человек (список прилагается) Приглашенные: председатель ассоциации предпринимателей Е.О.Ефимов Повестка дня: 1. О переходе на новую систему оплаты труда Докладчик – главный бухгалтер А.Б.Матвеева 2. 1. СЛУШАЛИ: А.Б.Матвееву – доклад прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Начальник отдела кадров И.И.Нарова одобрила переход на новую систему оплаты труда, отметила ее положительные стороны для совершенствования процессов подбора кадров. Ведущий экономист планового отдела И.И.Ливанов высказал ряд пожеланий по ее совершенствованию в дальнейшем. ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Принять к сведению информацию об изменении системы оплаты труда. 1.2. Перейти на новую систему оплаты труда с 01.05.2011. 2. СЛУШАЛИ: Председатель Личная подпись А.М.Покровский Секретарь Личная подпись З.А.Зверев Образец протокола 71 Производственный кооператив «Гарантия» ПРОТОКОЛ 24.10.2011 № 3 Иркутск общего собрания рабочих Председатель – М.П.Иванов Секретарь – Г.Т.Алексеева Присутствовали: 25 человек (список прилагается) ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О создании цеха по производству строительных материалов для строительства жилых домов (информация председателя кооператива И.П.Иванова) 1. СЛУШАЛИ: И.П.Иванова (доклад прилагается). ВЫСТУПИЛИ: М.Н.Петров, Т.Ю.Косоворотов, С.Л.Николаева, Д.Т.Смирнова. РЕШИЛИ: 1.1. Председателю кооператива И.П.Иванову и его заместителю Т.М.Сидоровой в течение шести месяцев развернуть работу по строительству нового цеха. 1.2. Главному бухгалтеру А.М.Петровой выделить на строительство цеха… руб. к 25.12.2011. Председатель Подпись И.П.Иванов Секретарь Подпись Г.Т.Алексеева Образец краткого протокола 72 Выписка из протокола Выписка из протокола – документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря собрания выписка не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарем. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью организации. Выписка из протокола совещания (заседания, собрания) содержит следующие реквизиты: – наименование предприятия; – название вида документа (выписка из протокола); – дата заседания; – номер протокола; – место составления; – присутствующие и приглашенные; – председатель и секретарь; – заголовок к тексту; – текст (повестка дня, слушали, постановили); – подписи (без личных подписей, только слова «Председатель», «Секретарь»); – расшифровка фамилий с инициалами. Выписка из протокола совещания (заседания, собрания) должна содержать отметку о заверении копии и отметку об исполнении. Выписка из протокола совещаний (заседаний, собраний) помогает на практике в выработке и контроле за осуществлением производственного процесса, контроле за исполнением административноуправленческих решений, формирует деловую документацию предприятия. 73 Северный административный округ города Москвы Департамент образования Школа № 144 ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА 18.03.2011 № 7 Заседания педагогического совета Председатель – А.М.Смирнов Секретарь – В.Е.Васильева Присутствовали: 24 человек (список прилагается) ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О дисциплине в старших классах (информация замдиректора по воспитательной работе Т.И.Васильева). 2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ: Председатель Подпись А.М.Смирнова Секретарь Подпись В.Е.Васильева Верно Секретарь Подпись Н.И.Тарасенко 20.03.2011 Печать Образец выписки из протокола 74 6.3. Докладная записка Докладная записка – это информационно-справочный документ. Докладная записка адресуется руководителям компании или вышестоящей инстанции. Докладная записка составляется по инициативе работника либо по требованию руководства. Цель составления докладной записки – информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения. Иногда докладная записка может носить просто информационный характер, т.е. информировать о завершении или ходе выполнения работ, задач. Согласно классификатору управленческой документации докладная записка имеет код 0286041 по ОКУД. Делопроизводство по внутренней переписке определяется инструкцией по работе с документами в данной организации. Как правило, работа с внутренними докладными и объяснительными записками предполагает передачу документов руководителю для рассмотрения. Его резолюция будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий. В крупных организациях принята регистрация докладных записок по месту их создания (в структурных подразделениях). Докладная записка создается в двух экземплярах, один из которых передается руководителю, после рассмотрения подшивается секретарем в дело согласно номенклатуре дел. Второй остается в деле, которое хранится в структурном подразделении. Объяснительные записки, как правило, составляются в одном экземпляре и остаются в делах, содержащих документы-основания к приказам. В организациях, где ведутся личные дела, объяснительная записка может подшиваться в личное дело. Дела с докладными записками формируются, как правило, по хронологии. Срок хранения докладных записок такой же, как и переписки, составляет 3–5 лет. Делопроизводство по внешним докладным запискам в тех организациях, которым они адресованы, ведется в порядке, аналогичном работе с входящими письмами. 6.4. Служебная записка Служебная записка является разновидностью докладной записки. По сути это один и тот же документ. Однако служебная записка не имеет официального статуса. Ни в одном нормативно-методическом документе, регламентирующем состав вида управленческих документов, этот документ не предусмотрен. Но в практике работы современных управленческих структур она широко применяется. По содержанию докладные записки делятся на инициативные, информационные и отчетные. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-либо факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационные докладные записки содержат информацию о ходе выполнения работ и предоставляются руководству регулярно. Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнения указаний и т.д. Докладные записки бывают внутренними и внешними. Внутренняя докладная записка адресована руководителю данной организации, внешняя же записка направляется за пределы организации, адресатом может быть, например, вышестоящая организация. 75 Реквизиты внутренней ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ: – наименование структурного подразделения – автора документа; – наименование вида документа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; – дата, номер (не обязательно); – адресат; – заголовок; – текст; – приложение (если есть); – подпись; – отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Контрольно-ревизионный отдел Генеральному директору объединения И.И.Иванову ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 10.04.11 Москва О назначении документальной ревизии в магазине № 000 При инвентаризации товарных фондов магазина № 000 09.04.11 обнаружена недостача различных товаров на сумму 1321 руб. Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина № 000 с 01.01.11 по 09.04.11 Заместитель начальника отдела Подпись П.А.Кодин Образец внутренней докладной записки 76 Управление автомобильных перевозок Генеральному директору ОАО «Заря» Т.П.Данилову ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 29.04.2011 О переводе на должность В связи с реорганизацией структуры управления происходит перераспределение должностных обязанностей сотрудников. Прошу перевести старшего экономиста С.Т.Николаева из управления автомобильных перевозок в таможенный отдел с последующим внесением изменений в штатное расписание. Начальник управления Личная подпись В.К.Корин Образец внутренней докладной записки 77 Реквизиты внешней ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ: – наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) – автора документа; – наименование вида документа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; – дата, номер; – место издания; адресат; – заголовок; – текст; – приложение (если есть); – подпись; – отметка об исполнении документа и направлении его в дело. НОВОСИБИРСКОЕ ОБЛАСТНОЕ УПРАВЛЕНИЕ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ОКТЯБРЬСКИЙ ОТДЕЛ НАРОДНОГООБРЗОВАНИЯ ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 19.05.2011 № 15 Генеральному директору завода точного машиностроения И.И.Петрову О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха для детей Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определении количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 2010 года, мною 13 мая 2010 года был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода. Все жилые корпуса находятся в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе №1 необходимо вставить стекла, корпус №2 нуждается в ремонте. Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых. Заведующий отделом Личная подпись Образец внешней докладной записки 78 Н.И.Пирогов 6.5. Объяснительные записки Объяснительные записки – документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей в связи с отношениями, возникающими в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы подготавливают при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины и др. Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее запросил. Датой объяснительной записки будет день ее составления. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. В отличие от докладных записок объяснительные записки не содержат выводов и предложений. Требования краткости и четкости текста распространяются и на объяснительные записки. При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия. ПЛАНОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЕ Заместителю генерального УПРАВЛЕНИЕ директора АО Объяснительная записка А.С.Юркову 23.12.201 О разработке графика отпусков В соответствии с приказом генерального директора по графику отпусков от 14.10.2011 № 123 управление должно было представить в отдел кадров проект графика отпусков сотрудников управления на 2011 г. График был подготовлен и согласован в указанный срок к 02.12.2011, но не представлен в отдел кадров из-за болезни секретаря управления. Зам. начальника управления Ф.М.Литвинов Образец объяснительной записки 6.6. Справка Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных факторов и событий. Справки бывают двух видов: – с информацией о факторах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта; – о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличия иждивенцев и т.п. 79 Работники, как правило, обращаются к работодателю или в кадровую службу организации с просьбой выдать справки, подтверждающие факты биографического или служебного характера. Их основная цель – подтвердить наличие или отсутствие определенного факта, например: – место работы; – должность, профессия, специальность; – стаж работы в определенной должности (по профессии, специальности); – размер заработной платы; – размер начисленных и фактически уплаченных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование. Справки с места работы могут быть затребованы заинтересованными органами государственной власти (например, суд, орган внутренних дел), органами местного самоуправления (например, орган опеки и попечительства), сторонними организациями (например, банковская организация) для подтверждения разнообразных фактов. В соответствии со ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. В числе таких документов названы и справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя, а также другие, содержащие иные сведения, которые может подтвердить работодатель. При этом справка должна быть заверена надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Объем сведений, содержащихся в справке с места работы, зависит от адресата ее представления. Поэтому работодателю или кадровым работникам организации при выдаче справок следует предупредить работника, что в заявлении о выдаче справки должен быть определен состав сведений, а также указан адрес ее представления. Как правило, справка с места работы оформляется на бланке-шаблоне (трафаретном бланке для справок) либо на общем бланке формата А4 или А5. В подавляющем большинстве требования органов государственной власти, местного самоуправления сводятся к тому, чтобы справка с места работы составлялась на фирменном бланке организации, в этом случае объем информации об организации будет максимально индивидуализирован. Сведения о работодателе, выдавшем справку, должны указываться полностью, в соответствии с учредительными документами: наименование организации, место нахождения (адрес) организации и структурного подразделения, в котором работает работник, номера телефонов и факса и т.д. В справке о размере заработной платы указываются банковские реквизиты, ИНН работодателя. В отдельных случаях рекомендуется указывать номер свидетельства о государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя. В справках, содержащих финансовую информацию, кроме подписи работодателя или руководителя организации, обязательным реквизитом является проставление подписи главного бухгалтера и печати. 80 По общему правилу справка с места работы подписывается работодателем или руководителем организации и заверяется печатью. Исключение из этого правила может быть предусмотрено локальными нормативными актами (например, право подписи справок с места работы может быть делегировано начальнику отдела кадров на основании приказа о распределении обязанностей). Обязательными реквизитами справки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, подпись, оттиск печати. Учет выданных справок с места работы ведется с помощью специального журнала (книги). В данном журнале (книге) фиксируют: номер выданной справки (ему соответствует порядковый номер записи в журнале (книге)), краткое содержание справки («о заработной плате», «о стаже» и т.д.), адресат. Директору страховой компании «Луна» Открытое акционерное общество «Прогресс» М.С.Захарову Ким ул., 5, г. Пермь, 614088 тел./факс.(5762) 65-15-83 ОКПО 00000000, ОГРН 00000000000 ИНН/КПП 0000000000/000000000 Р/с 0000000 Банк «Менат» г. Энск К/л 00000000000000 МФО 000000000 БНК 0000000 СПРАВКА 05.04.2011 № 112-С Степанов Сергей Петрович работает в должности менеджера отдела маркетинга и рекламы. Ежемесячный оклад составляет 10000 (Десять тысяч) рублей. Генеральный директор Личная подпись Н.А.Широков Личная подпись Г.Н.Уфимцева М.П. Главный бухгалтер Образец справки о заработной плате работника 81 Коммерческий отдел Директору ОАО «Пеликан» С.С.Сидорову СПРАВКА 09.04.2011 № 10-Б Москва О динамике товарооборота с фирмой «Рекс» Товарооборот с фирмой «Рекс» в 2011 году вырос на 20% по сравнению с предыдущим годом и составил 996 000 (Девятьсот девяносто шесть тысяч) рублей. Начальник отдела Личная подпись И.К.Лавров Образец внутренней информационной справки 6.7. Примерный перечень документов, заверяемых печатью организации Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.). Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей и денежных средств; ведение дел в суде и т.д.). Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.). Заключения и отзывы (некоторые разновидности). Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.). Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.); исполнительные листы; командировочные удостоверения). Нормативы (расходов сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.); нормы (выработки; расценок; запасов: убыли и т.д.). Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.). Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.). Положения об организациях. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями и т.д.). Протоколы (некоторые разновидности). Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк). Сметы расходов (на содержание аппарата управления: на подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство). Соглашения. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате, о стаже работы и т.д.). 82 Спецификации (изделий, проекции и т.д.). Титульные списки. Удостоверения. Уставы (предприятий, обществ, кооперативов, фондов и т.д.) и изменения к ним. Характеристики. Штатные расписания и изменения к ним. 6.8. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению Акты (проверок, ревизий, обследований; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации предприятий и т.д.). Графики (ввода, внедрения, выполнения, работы, занятий, дежурств, отпусков, поставки оборудования, проведения мероприятий, проведения аттестации и установления квалификации). Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.). Инструкции (правила) (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.). Классификаторы технико-экономической информации (государственные, отраслевые, предприятий). Нормативы (расходов сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.). Нормы (выработки; расценок; запасов; убыли и т.д.). Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научноисследовательских работах и т.д.). Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения документов и т.д.). Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по капитальному ремонту; работы коллегии, советов (научно-технического, ученого к др.) и т.д.). Положения (об организации, структурном подразделении; премировании и т.д.). Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.). Расценки (на производство работ). Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.). Стандарты (государственные, отраслевые, предприятий; технические условия). Структура и штатная численность. Тарифы. Уставы (предприятий, обществ, кооперативов, фондов и т.д.) и изменения к ним. Формы унифицированных документов. Штатные расписания и изменения к ним. 83 7. ДОКУМЕНТЫ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ 7.1. Резюме Резюме (от франц. resume – излагать вкратце) – краткая анкета физического лица, представляемая работодателю или в посредническую фирму по набору кадров для заочного профессионального конкурсного отбора на замещение вакантной должности. Резюме в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу, поэтому следует знать основные правила его составления. Текст резюме составляется в произвольной форме, однако содержательная часть должна отражать следующие основные сведения: 1. Фамилия, имя и отчество автора резюме (в именительном падеже). 2. Домашний адрес. 3. Контактная информация: номер телефона и/или другая информация, с помощью которой можно оперативно связаться с автором, например номер факса, E-mail, ICQ и др. Если необходимо, указывается время доступности абонента по контактному адресу. 4. Дата и место рождения. 5. Гражданство. 6. Семейное положение, наличие детей, их возраст. 7. Цель. В данном пункте указываются конкретная цель, которую преследует автор, подавая резюме, например: Трудоустройство на должность начальника отдела сбыта с окладом не менее 30 000 руб. 8. Образование. Сведения о полученном образовании излагаются в обратном хронологическом порядке. В этом пункте указывается не только основное образование, полученное в среднем или высшем учебном заведении, и специальность, которой автор овладел по окончании учебного заведения, но и дополнительное образование, полученное на специальных курсах. 9. Опыт работы. Сведения о трудовой деятельности (место работы и занимаемая должность) излагаются также в обратном хронологическом порядке. При описании места работы следует указывать полностью наименование предприятия, его местонахождение, а также сферу деятельности, например: Фирма «ПЛЮС» (Россия, г. Волхов), розничная торговля продовольствием и ТНП. Часто рекомендуется указывать не только занимаемую должность, но и конкретные функции, которые исполнял автор, а также его личный вклад. 10. Дополнительные сведения. В этой графе может быть указана любая информация, характеризующая автора резюме: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности, а также сведения, которые могут позитивно заинтересовать работодателя или агентство, например: личностные качества, готовность к работе с ненормированным рабочим днем и командировками, наличие деловых связей и др. Можно указать также, кто готов дать отзыв о вашей работе. Резюме составляется на языке, который является рабочим там, куда резюме представляется. Иногда это могут быть два варианта: на русском и иностранном языке. 84 Резюме желательно представлять в напечатанном виде. Фотография обычно не прилагается, за исключением особо оговоренных случаев. Не следует увлекаться детализацией и делать резюме объемным. Резюме молодого специалиста должно поместиться на одной странице, специалиста с большим опытом – не более чем на двух. Не рекомендуется указывать свои антропометрические данные (если это не оговаривается специально), знак зодиака, социальное происхождение, вероисповедание, политические взгляды и национальность, а также увлечения, если они не связаны с работой, на которую претендует автор. Резюме подписывается с обязательным указанием даты. ВОРОНИН АЛЕКСЕЙ МИХАЙЛОВИЧ Адрес: 197001, Санкт-Петербург, ул. Некрасова, д. 82, кв. 16. Телефон: (812) 343-1644 (рабочий с 10:00 до 17:00), 922-4463; E-mail: [email protected] Дата и место рождения: 23 февраля 1967 г., г. Волхов Ленинградской обл. Гражданин России. Женат. Дети: дочь 1993 года рождения, сын 1996 года рождения. Цель: трудоустройство по специальности Образование 2001 г. – Курсы по маркетингу предприятий малого бизнеса при учебном центре «Знания», Санкт-Петербург. 2000 г. – Курсы английского языка при СПбГУ. 1995 г. – Санкт-Петербургский инженерно-экономический институт, экономический факультет. Диплом экономиста по специальности «Планирование народного хозяйства». Опыт работы 03.2000 г. по наст. время. Фирма «ПЛЮС» (оптовая торговля продовольственными товарами) – Россия, Санкт-Петербург. Начальник отдела продаж. Функции: организация продаж, контакты с розничными торговыми предприятиями, составление договоров, контроль за расчетами. 08.1999 г. – 03.2000 г. ИЧП «ФОБОС» (розничная торговля продовольствием и ТНП) – Россия, Санкт-Петербург. Коммерческий директор. Функции: закупка товаров и организация реализации через торговые точки фирмы. 11.1995 г. – 08.1999 г. Областная оптовая база «Ленснабсбыт» – Россия, г. Волхов Ленинградской обл. Инженер, старший инженер, зам. начальника отдела сбыта продовольственных товаров. Функции: организация закупок продовольствия и его сбыта через сеть магазинов базы. Знаю английский язык (могу изъясняться и работать с технической документацией), пользователь ПК (MS Office: Word, Excel, Access). Прикладное программирование приложений для Excel и Access. Имею личный автомобиль, водительские права категории B, опыт вождения 4 года. Коммуникабелен. Сохранились деловые связи с фирмами-поставщиками продовольственных товаров, с торговыми фирмами в различных регионах России и за рубежом. 2 февраля 2011 г. Воронин (подпись) 85 7.2. Служебная характеристика Характеристика – это официальный документ, выданный администрацией сотруднику учреждения, организации, предприятия с отзывом о его служебной, общественной, научной и другой деятельности, а также с оценкой его деловых и моральных качеств. Харатеристика имеет следующие реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подпись; печать. В тексте характеристики можно выделить четыре взаимосвязанные части. 1. Анкетные данные, где указывают имя, отчество и фамилию сотрудника, дату рождения; занимаемую должность и дату назначения на эту должность, ученую степень и звание (если они имеются), полученное образование (какие учебные заведения, где и когда окончил). 2. Данные о трудовой деятельности: сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства (указываются должности, которые занимал сотрудник за время работы в данной организации, обязанности, выполняемые на этих должностях, перечисляются поощрения и взыскания и т.п.). 3. Собственно характеристика, т.е. мотивированная оценка профессиональных и личностных качеств, результатов служебной деятельности: отношение к исполнению своих обязанностей, рост профессионального уровня, поведение в коллективе. Обычно оценка проводится по следующим показателям: • профессиональная компетентность (знания, умения, опыт), стаж работы по специальности, знание необходимых нормативных документов, регламентирующих деятельность, качество выполнения работы, своевременность выполнения должностных обязанностей, мера ответственности за результаты работы; • эффективность решения поставленных задач, способность в короткие сроки осваивать вопросы, обеспечивающие повышение эффективности труда и качество работы; • степень активности в работе, участие в творческой деятельности; • умение оперативно принимать решения для выполнения стоящих задач, способность адаптироваться к новой ситуации и применять новые подходы к решению возникающих проблем; • способность прогнозировать и планировать, организовывать, координировать и регулировать, а также контролировать и анализировать работу подчиненных (для руководящего состава); • умение опираться на профессиональную помощь своих коллег; • умение работать в коллективе; • уровень общей культуры; • производственная этика, стиль отношения с коллегами и клиентами, коммуникабельность, доброжелательность, отзывчивость; • психологическая устойчивость, способность к самооценке. 86 4. Заключительная часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики. Текст характеристики излагается в произвольной форме от третьего лица. Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения (предприятия, организации и т. п.) либо лицо, его замещающее. Подпись скрепляется печатью учреждения. Характеристика оформляется на общем бланке формата А4. 7.3. Составление текста управленческого документа Текст – это связная речь, точно выражающая мысль; последовательное изложение какого-либо события. 7.4. Способы записи текста документа Текст документа может быть записан в виде: • линейной записи; • таблицы; • анкеты; • трафарета. 7.5. Требование к тексту документа Текст документа должен быть: – ясным, точным, конкретным, т.е. исключать возможность неоднозначного толкования; – по возможности кратким (от 9 до 29 слов в предложении, а в абзаце – не более 6 предложений); – лаконичным (не употреблять лишних слов, не имеющих значения для смысла); – логичным; – полным; – достоверным; – визуально доступным, для чего применяется рубрикация в виде параллельных конструкций, абзацев, нумерации частей (однотипная: при помощи арабских цифр); озаглавливание частей; – текст документа должен по возможности быть простым, т.е. содержать не более одной темы. 7.6. Особенности языка деловой документации Официально-деловой стиль, применяющийся в текстах деловой документации, – закономерное продолжение стандартной формы документа. Кроме того, он закреплен традицией. Язык документов должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка. Основные его особенности – точность, исключающая возможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей; языковой стандарт – стремление к выражению мысли единообразным способом, использование для этого готовых языковых формулклише. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление спе87 циальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи. Стандартны композиция, расположение частей текста, рубрикации. Типовая ситуация (просьба, напоминание, отказ и т.д.) – основа для создания текста документа. На типовые ситуации в языке сформировались устойчивые синтаксические модели (клише), что дает возможность создать трафареты текстов всех документов. 7.7. Образцы синтаксических конструкций. Объяснение мотивов На основании распоряжения... В порядке оказания технической помощи... В связи с проведением совместных работ... В соответствии с протоколом... В целях усиления охраны государственного имущества... В ответ на Вашу просьбу... В подтверждение нашей договоренности... В целях скорейшего решения вопроса... В целях выполнения распоряжения... Для согласования спорных вопросов.... Для согласования вопросов участия... Для наиболее полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ. Для решения спорных вопросов... В целях безопасности прохождения груза... В ответ на Ваш запрос... Во избежание конфликтных ситуаций... С целью ознакомления с... высылаем Вам... 7.8. Языковые средства 1. В языке деловых бумаг и документов широко используются языковые средства, нетипичные для других языковых стилей: Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (импорт, контракт, просрочка, надбавка, предложение, спрос и т. п.). Нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, препровождается, настоящий (этот) и т.п.). Имена существительные – названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик и т. п.). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Федорова, работник милиции Савельева, профессор Емельянова и т.п.). Отглагольные существительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не (неисполнение, ненахождение, невыполнение, несоблюдение, непризнание и т.п.). 88 Сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные аспекты содержания (в целях, в отношении, в силу, по линии, в части и т.п.). Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста и т.п.). Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение и т.п.). «Расщепленные» сказуемые (оказать помощь, произвести реконструкцию, провести расследование и т. п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (помочь, реконструировать, расследовать и т.п.). «Нанизывания» родительного падежа в цепочке имен существительных (...для применения мер общественного воздействия;...в целях широкой гласности работы органов государственного контроля и т.п.). Утверждения через отрицание, в которых адресат санкционирует административные действия. Инициатива этих действий исходит не от адресата (Министерство не возражает..., Коллегия не отклоняет..., Ученый совет не отвергает... и т.п.). Страдательный залог при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется; предложение одобрено; документация возвращена и т.п.). Действительный залог употребляется, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности (Завод «Электросталь» срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил соблюдение норм техники безопасности и т.п.). 2. В тексте документа наблюдается почти полное отсутствие эмоциональноэкспрессивной лексики. Цель составления текста любого документа – прежде всего сообщение информации и ее четкое выражение. Таким образом, за пределами употребляемой лексики остается эмоциональная сфера, а значит, и эмоционально-экспрессивная лексика, что сужает диапазон применяемых речевых средств. Не употребляются личные местоимения, уменьшительноласкательные суффиксы, междометия, наблюдается обилие безличных глаголов. 3. В тексте документа важна логическая оценка фактов и точное донесение информации, поэтому тон текста корректный, нейтральный, убедительный. 4. В официальном тексте документа сложно установить личные качества автора. Текст безличен. Личность автора здесь не имеет значения. Лишь иногда на личность автора нам «намекает» употребление этикета. 7.9. Культура письменной речи Если пишущему не удается справиться с языком, документ утрачивает способность выступать в качестве полноценного средства коммуникации. Пишущий должен знать «технику языковой безопасности», соблюдая лексические правила (правила отбора и употребления слов); морфологические правила (правила образования форм слова); синтаксические правила (правила словосочетаний и лексических конструкций). Иными словами, ошибки, связанные с выбором слова, его грамматической формы, построением словосочетания и предложения ведут к утрате способности текста 89 нести информацию, оказывать воздействие на адресата. Невинные, на первый взгляд, стилистические просчеты порождают трудности восприятия или (что хуже) двусмысленность, ведут к непониманию между составителем и получателем делового письма. 7.10. Типичные языковые ошибки в текстах деловой документации Нарушением функционально-стилевой нормы считается использование не присущих деловому стилю языковых средств, которые противоречат требованию логичности, точности и краткости языка деловых бумаг и документов. Это прежде всего слова и фразеологизмы просторечно-разговорной и эмоционально-экспрессивной окраски. 7.11. Типичные грамматические ошибки В деловых бумагах и документах являются типичными следующие грамматические ошибки: • Неправильное употребление падежей. Наиболее частым является неправильное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного. Например, нельзя писать согласно, благодаря, вопреки (чего?). Следует писать согласно, благодаря, вопреки (чему?) соответствующему положению. Следует также помнить: руководитель, начальник (чего?) отдела, кафедры, центра; заведующий (чем?) отделом, кафедрой; руководство (чем?) практикой, институтом. • Ошибки при склонении фамилии. Следует помнить: 1) Не склоняются фамилии славянского происхождения на –а, –о. Часто в звуковом составе они совпадают с неодушевленными предметами. Например: Крыса, Сало, Шило и т.п. 2) Не склоняются фамилии на –аго, –яго, –ых, –их, –ово, –ко(-енко). Например: Дубяго, Седых, Долгих, Дурново, Франко, Шевченко. 3) Как правило, склоняются нерусские фамилии на безударные –а, –я. Например: творчество Пабло Неруды, песни Булата Окуджавы, фильмы Акиры Куросавы. 4) Склоняются русские и иноязычные фамилии на согласный звук, если относятся к мужчинам. Не склоняются, если относятся к женщинам или к супружеской паре. Например: заявление Николая Ремчука; письмо Натальи Ремчук; просьба супругов Ремчук. • Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагательных. Например: «Изменение графика отпусков работников отдела нежелательное (нежелательно)». В качестве сказуемых краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи, чем полные. Полные формы в подобных фразах ощущаются как разговорные и даже просторечные. • Ошибки при употреблении количественных имен числительных. Например: «Депутат встретился с шестьюстами семьдесят (семидесятью) шестью рабочими завода». Несклонение или неполное склонение сложных и составных числительных является нарушением общелитературной нормы. • Нарушение правил употребления деепричастных оборотов 1) Деепричастным оборотом следует начинать фразу в документах. Например: Учитывая...; Считая...; Принимая во внимание...; Руководствуясь... и т.п. 90 2) Составители деловых бумаг допускают ошибки, не учитывая, что оба действия в предложении с деепричастным оборотом должны осуществляться одним и тем же лицом, и соответственно, это лицо и его основное действие должны в предложении отражаться в позициях подлежащего и сказуемого. Например: «Проработав всего два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха». Правильный вариант: «Проработав всего два месяца, он испортил отношения с начальником цеха». • Неправильное использование предлогов. В деловой речи получили большое распространение словосочетания с предлогом о (вопрос о доверии; решение о кадрах и т.п.). Однако наблюдаются случаи злоупотребления предлогом о. Например: «Директор завода отметил о важности поставленной проблемы (отметил важность)». 7.12. Употребление предлогов и предложных сочетаний Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Обратите внимание на правильность использования этих предлогов с именами существительными, в основном стоящими в родительном и дательном падежах. Употребление с Р.п. (кого, чего) впредь до в отношении в за счет сторону во избежание касательно насчет в целях в течение независимо от в продолжение относительно вследствие по мере ввиду по линии в силу по причине в сопровождении при посредстве со стороны Употребление с Д.п. (кому, чему) благодаря в отношении к применительно к сообразно согласно 7.13. Типичные лексические ошибки В деловых бумагах наиболее часты следующие лексические ошибки: • Неправильное использование слов-терминов. Например: «Частично доставленные заготовки зубчатых колес не имеют маркировки и свидетелей. Прошу принять меры к обеспечению». Под словом свидетели адресат понимал макеты деталей, прилагаемых к партии. Этот термин образцы-свидетели используется узким кругом специалистов. Текст не был понят получателем документа. • Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов. Например: «Срок выполнения задания может быть пролонгирован (продлен)». Нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено требованием необходимости, уместности и точности словоупотребления. 91 Употребление архаизмов. К числу слов и оборотов, исторически свойственных деловой письменной речи, но в настоящее время ощущаемых как архаичные, следует отнести: при сем (при этом); на предмет (для); каковой (который); отношение (письмо); уведомлять (сообщать); в настоящем... (в этом...); вышепоименованный (указанный выше) и т.п. • Плеоназм и тавтология. Например: «150 рублей денежных средств...» или «Следует учитывать следующие факторы...» и т.п. • Неразличение паронимов. Например: «Командировочный прибыл в указанное время». Командировочный образовано от слова командировка и обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием (командировочное удостоверение, получить командировочные). Командированный – человек, направленный в командировку (командированный специалист). • Ошибки в употреблении синонимов. Например: «Высылаем ответ на Ваше требование от 12.05.2011». В данном случае в официально-деловом стиле преимущественно употребляется синонимичное слово запрос, а не требование. • 7.14. Ошибки при использовании фразеологизмов Употребление фразеологизмов в деловой речи подчиняется исторически сложившимся правилам, закрепленным традицией и обязательным для всех. В тех случаях, когда нормы нарушаются, возникает ошибка. Ошибки могут быть в лексическом составе фразеологизма, в его грамматическом оформлении, а также в стилистическом плане. • Искажение состава фразеологизмов в результате лексических подмен. Например: «Предложения финансового отдела оказались ниже любой критики (всякой критики)». • Изменение грамматической формы слов, входящих в оборот. Например: «Главный инженер явно покривил в душе (покривил душой)». • Совмещение двух различных фразеологизмов. Например: «3ачем сыр-бор городить (огород городить или сыр-бор разгорелся)». • Вставка лишнего компонента. Например: «Отдать должную дань (отдать дань)». • Стилистическая несовместимость фразеологизма с деловым стилем речи. Если в художественной литературе и публицистике на первый план выдвигается образность, эмоциональность и оценочность фразеологических оборотов, то в официально-деловом стиле используются устойчивые выражения книжного характера или стилистически нейтральные фразеологизмы, лишенные экспрессивности (оставлять желать лучшего, находиться на уровне, называть вещи своими именами и т. п.). Не соответствует деловой речи такая, например, фраза: «Меньший налог – вот стимул приватизации, и не надо никого через колено ломать». 7.15. Нормы сочетаемости слов Необходимо помнить, что в языке существуют нормы сочетаемости. Типичные сочетания слов в документе: Приказ издается Контроль возлагается на кого-либо (осуществляется кем-либо) 92 Должностной оклад устанавливается Выговор объявляется Порицание выносится Архив создают, обрабатывают, сдают (документ) в... Вакансию имеют, замещают Совещание готовят, открывают, ведут, закрывают, переносят, проводят, устраивают. 7.16. Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении Например: «Для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки на продукцию». В письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения, потому в заданной фразе непонятно – расценки уточняются в конце года или расценки уточняются для определения фонда оплаты. По-видимому, это предложение должно быть составлено так: «Для определения фонда оплаты расценки за продукцию уточняются в конце года». 7.17. Краткий словарь-справочник для составления текстов служебных документов При подготовке документа часто приходится сталкиваться с выбором надлежащей падежной формы и нужного предлога. Помещенный ниже краткий словарьсправочник поможет преодолеть эти трудности: А альтернатива чему амнистия кому (реже для кого) аналогичный чему, с чем аналогия с чем, между чем аннотация на что, чего апеллировать к кому, к чему аргументировать что, чем ассигновать что на что (реже для чего) аудиенция кому Б баллотировать кого, что баллотироваться куда бойкот кого, чего бойкотировать кого, что В ввиду – вследствие Предлоги синонимичны, выражают причинные отношения, но чаще первый указывает на причину предстоящего события, а второй – на причину совершившегося вкладывать (вложить) куда (во что) и где возразить против чего, на что вопреки чему (не чего) 93 восстановить что, в чем, против кого, против чего вотировать что, за кого, против кого, против чего выборы куда, где Г голосовать кого, что, за кого, за что Д датировать что, чем дело (судебное разбирательство, судебный процесс) о чем, по чему денонсировать что дискутировать (дискуссировать) что, о чем дислоцировать кого, что доверие к кому, к чему, кому, чему доверял что, в чем договор о чем, на что доказательство чего, чему доказать что документировать что, чем долг кому, перед кем Ж жаловать кого чем, кому что, к кому З заведующий чем (не чего) заверить что, в чем закон чего, о чем запросить (сделать запрос, обратиться с запросом) что, чего, о чем заслуживать чего (не что) заслужить что (не чего) заявить что, о чем звать (именовать, называть) сочетается с именительным и творительным падежами И идентичный чему избрать кем, в кого инкриминировать кому, что инспирировать кого, что интервью кому, с кем интервьюировать кого К командование чего, чем командовать над кем/чем 94 командующий чем (не чего) комментарий (комментарии) кого, чего к чему компенсация чего, за что контроль 1) за чем, над чем – при отглагольных существительных; 2) за чем – при существительных, обозначающих действие или признак; 3) над чем, над кем – при существительных отвлеченных или при одушевленных существительных; 4) чего – в официальной профессионально-технической речи курировать кого, что (не кем, чем) Л лет чему (не чего) локаутировать (объявлять локаут) кого М меры (совокупность действий для осуществления чего-либо) чего, по чему монополия чего, на что мораторий на что Н невыгодный для кого, для чего, кому, чему необходимость чего, в ком, в чем необходимый кому, для кого, для чего, на что несогласие (отсутствие согласия, разногласие) в чем, с кем, с чем несоответствие чего, чему, с чем, между чем неспособный к чему, на что О обеспечивать кого чем, кому что обосновать (обосновывать) что, чем оплата чего, за что оплатить что (не за что) отказ в чем, от чего отношение: в отношении кого, чего (устаревшее к кому, к чему) по отношению к кому, к чему (устаревшее кого, чего) отчет о чем, в чем отчитаться в чем (реже о чем) П патентовать что попросить что, чего, о чем поручить (в разн. знач.) кому, кого, что предоставить (дать возможность обладать, распоряжаться, пользоваться чемлибо, делать что-либо, действовать каким-либо образом) что, кому представить (сделать представление о награде, повышении но службе и т.д.) к чему 95 преобразовать что, во что преодолеть что претендовать (в разн. знач.) на что (устаревшее на кого) претензия к кому, на что, за что присудить кого к чему, кому что Р равноправны друг с другом (не друг другу) равносильный для кого, чему решение кого, о чем руководить кем, чем (устаревшее кого, что) руководство чем, чего С сверить что с чем свидетельство (факты, обстоятельства, подтверждающие, удостоверяющие чтолибо) 1) чего – при выражении зависимого слова именем существительным; 2) чему – при выражении зависимого слова указательным местоимением свидетельствовать (подтверждать, доказывать что-либо) что, о чем свойственный кому (не для кого) совещание о чем, по чему согласно 1) чему (устаревшее чего) – на основании чего-либо; 2) с чем в соответствии с чем-либо согласный, согласен (выражающий согласие) с чем, на что сообразно 1) чему – согласно чему-либо, на основании чего-либо; 2) с чем – в соответствии с чем-либо сообщение 1) чего – донесение сведений, уведомлений; 2) о чем – то, что сообщается сообщить 1) что – донести сведения в полном объеме; 2) о чем – донести частичные сведения, уведомить в общем виде соответственно чему (реже с чем) соответствие чему, между чем, с чем соответствовать чему (устаревшее с чем) список кого, чего (устаревшее кому, чему) способствовать кому, чему (устаревшее к чему) тенденция чего, к чему требовать (в разн. знач.) 1) чего (реже что); 2) что – при конкретизации объекта У указание 1) на что – совет, замечание, предписание; 2) о чем – сведения, сообщение о чем-либо указать 1) что – показать, провести, перечислить, установить, назвать для сведения; 2) на что – обратить внимание, движением, жестом показать на кого-либо, что-либо 96 управляющий чем (не чего) уровнять кого, что, с кем, с чем 7.18. Рекомендации по записи цифровой информации Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой может стать источником помех, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов. Отдельные виды управленческой информации передаются в форме смешанной записи, состоящей из цифр и слов. Например, число 509 000 в словесно-цифровой записи будет выглядеть так: 509 тысяч. Словесно-цифровая запись не только дает возможность сокращать написание больших и малых чисел, но и значительно облегчает их восприятие. Простое количественное числительное, обозначающее однозначное число (без указания меры), в записи воспроизводится словом, а не цифрой. Например: дефектных изделий должно быть не более трех. Аналогично пишутся числительные, обозначающие временные границы или периоды. Например: испытания должны продолжаться три-пять дней. Если однозначное число сопровождается обозначением меры (или отношения), оно пишется цифрой. Например: требуется 2 кг гвоздей; кран грузоподъемностью 10 тонн. Многозначные числа (сложные и составные числительные) принято записывать цифрами. Исключение делается в тех случаях, когда такие числа начинают предложение. Например: Двадцать пять изделий было забраковано (но: Было забраковано 25 изделий). Многозначные целые числа принято записывать, разбивая цифры пробелами на классы. Места пробелов зависят от системы исчисления: при десятичной системе отделяется каждый четвертый знак, например: 100 000 тонн, 253 720 руб. Запись порядковых числительных отличается от записи количественных. Если она ведется арабскими цифрами, то порядковое числительное вводится в текст с указанием падежных окончаний. Например: радиоприемники 1-го класса обязательно должны иметь радиовещательный прием; шероховатость поверхности – по 6-му классу точности. При перечислении нескольких порядковых числительных падежное окончание ставится только один раз. Например: изделия 1, 2 и 3-го сорта. Некоторые порядковые числительные для отличия обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без падежных окончаний. Порядковые номера месяцев, кварталов по традиции принято записывать римскими цифрами. С помощью цифр можно записывать определения, выраженные сложным словом, включающие в себя некоторые формы числительных. Например: 100процентный, 20-килограммовый, 5-километровый. Допускается сокращать вторую часть прилагательного, выражающегося единицей измерения: 20-кг; 5-км. 7.19. Элементы административного речевого этикета В составлении и оформлении деловой документации не последнее место занимает административный речевой этикет, некоторые элементы которого требуют особого внимания. 97 В ведомственной письменной речи имеет место тенденция к утрате местоимения я. Например, вместо я прошу пишут прошу. Вместо я выполнил пишут мною выполнено. Однако нельзя сказать мною решено. Правильно: я решил. В целом местоимение я употребляется только в докладных и объяснительных записках. • Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением он. Оно может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому требует особой осторожности, даже ограниченности при пользовании им в служебных документах. Вполне очевидно, что в приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы. В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое она составляется. • Следует учитывать, что служебные документы пишутся в нейтральном доброжелательном тоне, не допускается иронизирование, проявление грубости, использование вычурных оборотов с выражением чрезмерной вежливости и т. п. Разумеется, никакой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему административного речевого этикета. Только внутренний такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать выбор слов и выражений. • 7.20. Редактирование делового текста Редактирование делового текста и служебных документов обычно состоит из трех этапов: 1. Первичное ознакомление с текстом документа. Работа по редактированию документа начинается с его прочтения в целом. При первом чтении не рекомендуется вносить в текст какие-либо поправки, но можно делать карандашные пометки на полях, или, что лучше, все попутные замечания следует фиксировать на отдельном листе бумаги. 2. Проверка фактического материала. На данном этапе целесообразно обратиться к проверке фактического материала, включенного в документ. Следует продумать, достаточен ли фактический материал редактируемого документа, достоверны ли представленные сведения. 3. Языковая правка. Устраняются орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки. Все исправления, вносимые в текст, делаются синими или черными чернилами (нельзя писать красными). Все написанное – слова, цифры, корректурные знаки – должно быть отчетливым и аккуратным. Выправленный текст следует перепечатать и вычитать. Полностью подготовленный текст подписывается. При редактировании используются корректурные знаки. 98 8. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 8.1. Схема организации работы с документами Прием входящих документов Предварительное рассмотрение (разметка) секретарем Принятие решения руководителем и направление документов на исполнение Контроль исполнения документов Доклад руководителю и рассмотрение документов руководством Регистрация документов Формирование документов в дела Использование документов в справочноинформационной работе Передача в архив Определение сроков хранения документов Дальнейшее использование Уничтожение документов 8.2. Регистрация документов Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Цель регистрации документов – ввод в картотеки первичных сведений о документах для обеспечения их учета, систематизации, информационно-справочной работы, контроля исполнения и других видов использования. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целых. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания; например, отдельно регистрируются приказы руководителя организации по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Распорядительные документы 99 и переписка за подписью руководителя организации, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются службой ДОУ или сотрудником, отвечающим за ведение делопроизводства. Документы, создаваемые по направлениям деятельности организации, могут регистрироваться в структурных подразделениях. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ (сотрудником, отвечающим за ведение делопроизводства в организации) или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу. Документы регистрируются в РКФ – на традиционных бумажных или электронных карточках, журналах. После первичной регистрации документы передаются на рассмотрение руководству организации. На рассмотренные документы руководство организации накладывает резолюции. После рассмотрения документы передаются в службу ДОУ (или сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства) для завершения регистрации. Завершение регистрации документов состоит во внесении в регистрационно-контрольную карточку сведений о порядке исполнения документов (резолюции): фамилии ответственного исполнителя и других исполнителей, краткого описания поручений и действий по исполнению, срока исполнения. Направление документов на исполнение производится в день их регистрации, срочных документов – немедленно. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который исходя из информационных потребностей организации может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: • наименование организации (автора или корреспондента); • наименование вида документа; • дата и регистрационный номер документа; • дата или индекс поступление; • заголовок к тексту (краткое содержание документа); • резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); • срок исполнения документа; • отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: • гриф (отметка) ограничения доступа к документу; • внутренняя переадресация документов по исполнителям; • по тематическому классификатору; • ключевые слова; • количество листов документа; 100 • наличие приложений; • должностное лицо, поставившее документ на контроль; • промежуточные сроки исполнения; • перенос сроков исполнения; • срок хранения документа; • статус документа (проект, версия); • вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. Целью работы по контролю за исполнением документов является обеспечение современного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контроль исполнения документов включает постановку на контроль, проверку своевременной передачи документа исполнителю, учет и обобщение результатов исполнения, информирование результатов руководства организации. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива. Напомним, что документы, которые исполняются несколькими подразделениями или исполнителями, передаются им поочередно или одновременно в копиях (изготовляются на копировальном аппарате). Подлинник передается ответственному исполнителю. При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководства организации. Предназначенные для передачи исполнителям документы помещаются в папки, закрепленные за определенными сотрудниками организации. Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа или исполнения, не регистрируются. Дата и индекс документа Адресат Кто подписал Краткое содержание Отметка об исполнении Форма журнала регистрации исходящих документов Дата и индекс документа Кто подписал Краткое содержание Отметка об исполнении Форма журнала регистрации внутренних документов Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством организации или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку. 101 При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. Регистрационно-контрольные картотеки ведутся в течение одного делопроизводственного года и хранятся до минования надобности. 8.3. Хранение документов Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного хранения, а также делами по личному составу. Основными источниками комплектования архива организации являются структурные подразделения организации, подведомственные организации, а также физические лица. Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем организации. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных согласно номенклатуре дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах. Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полное оформление дел предусматривает следующие операции: • подшивку или переплет дела; • нумерацию листов дела; 102 • составление листа-заверителя; • составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; • внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела). Дела временного хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела – бланк внутренней описи документов дела. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно. Внутренняя опись и лист-заверитель не нумеруется. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый листзаверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного хранения за период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел. Для организаций, сдающих дела на постоянное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период архивным учреждением. Альтернативой традиционным архивам организации является так называемое внеофисное хранение документов, при котором организация заключает договор с фирмой, специализирующейся на оказании услуг по хранению документов. Внеофисное хранение документов позволяет экономить дорогостоящее место в офисе, одновременно расширив его полезную площадь. Документы перевозятся в специально оборудованные хранилища с современными системами безопасности 103 и контроля доступа к документам. При этом для неактивных документов используется система типа «архивный короб», обеспечивающая максимальную конфиденциальность информации. Если у сотрудников организации возникнет необходимость обратиться к документам, хранящимся в опломбированном коробе, они могут запросить лишь короб целиком. Для активных документов используется система «короб-файл», при которой дела внутри короба индексируются. В этом случае по запросу организации может быть доставлено отдельное дело, а не целый короб. 8.4. Электронный документооборот Жизнь оказалась стремительнее наших представлений. Системы электронного документооборота уже активно применяются на крупных и средних предприятиях, в государственных структурах, и, что самое главное, интерес к ним непрерывно растет. Основные понятия Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141–98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Электронный документооборот (ЭДО) – единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Электронный документ (ЭД) – документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранен на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов. Основные принципы электронного документооборота Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повысить оперативность их исполнения. Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). Единая (или согласованная распределенная) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нем. Развитая система отчетности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчетов. 104 Достоверность и законность электронного документа Определение достоверности и юридической значимости бумажного документа – всем понятная процедура: документ должен иметь необходимые подписи и печати. Но как определить достоверность электронного документа? Для этого создана электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. ЭЦП позволяет идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания. В самом простом представлении механизм ЭЦП работает следующим образом. Выделяется удостоверяющий центр (подразделение или внешняя организация), который с помощью специализированного программного обеспечения генерирует так называемые «сертификаты ключей» для каждого пользователя. Ключ ЭЦП – это уникальная последовательность символов. Он состоит из закрытого ключа (он доступен только своему владельцу, с его помощью владелец может подписать документ ЭЦП) и открытого ключа (он доступен всем, с его помощью можно определить, кто и когда подписал электронный документ). Что касается законодательной основы работы с электронными документами, Федеральный закон № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» регламентирует работу с ЭЦП только в общих чертах. Поэтому тема создания законов, регламентирующих обмен юридически значимыми электронными документами между сторонними организациями, остается одной из самых актуальных. При работе с электронными документами также следует иметь в виду, что есть некоторые виды документов (кадровые документы, счета-фактуры и др.), существование которых пока допускается только в бумажном виде. Однако внутри организации могут действовать любые электронные документы, подписанные ЭЦП. Нужно только принять соответствующие положения и преодолеть психологический барьер у сотрудников, которые после перехода на ЭЦП перестанут видеть «живую» подпись руководителя на документе. 8.5. Работа с входящими документами Получение Получение секретарем входящих документов в почтовом отделении, непосредственно от посыльного и т.п. производится после тщательной проверки адресных данных поступившей корреспонденции, ее количества (в некоторых случаях проверяется вес отправления и сохранность печатей). Почтовые отправления принимаются под подпись в книге выдачи, с выдачей описи-реестра на полученные документы. Доставка входящих документов осуществляется на транспорте организации. Доставленные документы проходят процедуру первичной обработки (распаковка, счет, сортировка). На особо важные документы (сообщения), поступившие по телефону, факсу и пр., спрашивается подтверждение. До получения подтверждения содержание этих документов руководителю не докладывается. Регистрация Регистрация (первичный учет) – это процесс фиксирования секретарем информации обо всех полученных сообщениях и документах. 105 Регистрация включает в себя проверку полноты реквизитов, соответствие их содержания сопроводительным листам (письмам) и внесение этих данных в регистрационный журнал. Все документы, зарегистрированные в организации, должны иметь свой индивидуальный идентификационный номер (ИНН), включающий в себя порядковый номер по журналу регистрации и номер регистрационного журнала. Порядок рассмотрения Документы, требующие первоочередного рассмотрения, укладываются секретарем в отдельную папку. Документы особой важности, с пометкой «срочно» и т.п. докладываются руководителю в первую очередь. Вся поступающая входящая корреспонденция должна быть рассмотрена руководителем не позднее дня, следующего за днем представления на доклад. Вынесение резолюций По результатам рассмотрения на подлежащих исполнению входящих документов руководителем делается соответствующее письменное указание (резолюция), на основании которого начинается работа по исполнению документа. Резолюции пишутся на свободных от текста полях документа (как правило, ниже или правее текста). Писать поручения на тексте документа запрещается. Поручение по исполнению входящего документа дается, как правило, только одному должностному лицу. Если интересы дела требуют привлечения в качестве соисполнителей нескольких лиц, в резолюции в обязательном порядке указывается, кто является ответственным за данное поручение. В случае, если резолюция не содержит сроков исполнения, входящий документ должен быть исполнен в течение месяца после его рассмотрения. При этом сроки исполнения поручений по телеграммам не должны превышать двух дней. Должностные лица, которым поручено исполнение входящего документа, обязаны сделать это, исходя из срока исполнения, установленного резолюцией (или иным поручением руководителя). Однако во всех случаях эта работа начинается для соответствующих должностных лиц с процедуры ознакомления с содержанием резолюции и получения адресованного им на исполнение документа. Исполнение документов может поручаться и секретарю руководителя. 8.6. Работа с исходящими и внутренними документами Общий порядок работы должностных лиц организации Тщательно организованная работа с документами ведет к устранению ошибок в процессе исполнения документов. Исполненные документы могут быть либо внутренними, либо исходящими. Работа с внутренними документами осуществляется внутри организации. Это означает, что исполненный документ поступает во временное пользование должностным лицам, в структурные подразделения и др. Исходящий документ за пределы предприятия. В процессе работы по исполнению документа секретарю руководителя предстоит выполнить следующие операции: 106 – постановка задачи (адресование документа на исполнение); – исполнение документа; – тиражирование документа; – регистрация документа; – упаковка и отправка документа; – помещение контрольного экземпляра в дело, последующую работу с ним; – текущее и архивное хранение, уничтожение и списание. Передача секретарем документов на исполнение В целях своевременного исполнения документов доведение их до сведения исполнителей осуществляет секретарь руководителя предприятия, который: – принимает от руководителя рассмотренные им документы; – на основании имеющихся резолюции и справочных данных о документах изучает круг лиц, которым адресованы документы для исполнения; – связывается с указанными лицами по телефону или лично, извещая их о необходимости исполнения тех или иных документов; – лично передает указанные документы ответственным исполнителям; – осуществляет контроль за ходом исполнения документов. Если документ предназначен для исполнения несколькими должностными лицами, секретарь может предварительно размножить его и передать копии всем исполнителям. Размножение копии документов осуществляется только с письменного разрешения руководителя кадровой службы организации. Ответственный исполнитель полностью отвечает за организацию исполнения документа. Соисполнители в соответствии с указаниями ответственного исполнителя обязаны качественно и своевременно отработать необходимые документы и несут ответственность за исполнение резолюции в пределах полученных указаний. Если ответственный исполнитель не имеет достаточных полномочий для своевременного и полного исполнения документа, он может обратиться к тому должностному лицу, в компетенции которого находится решение вопроса. При невозможности своевременного исполнить тот или иной документ за дватри дня до истечения срока должностному лицу, установившему срок исполнения, представляется доклад с указанием причин задержки, принимаемых мер и уточненного срока завершения работы с документом. Техническое исполнение документа включает: – подготовку проекта документа; – набор и распечатку текста проекта документа; – корректировку содержания документа по результатам согласования; – оформление окончательного варианта документа. 8.7. Разработка проекта документа Разработка проекта документа производится ответственным исполнителем лично или с привлечением соисполнителей. Содержание проекта документа должно давать ответы на вопросы, поставленные в документе, во исполнение которого разрабатывается проект. 107 После проверки содержания проекта, его корректуры и дооформления ответственный исполнитель передает исправленный первый экземпляр документа на согласование, оставляя у себя до получения новых указаний второй экземпляр. 8.8. Порядок согласования Проект документа в обязательном порядке должен согласоваться с уполномоченными представителями всех заинтересованных сторон. При необходимости согласовать проект документа с несколькими сторонами целесообразно созвать совещание с представителями заинтересованных сторон, провести видеоконференцию либо произвести согласование по техническим средствам коммуникации. При последовательном согласовании документ снабжается листом согласования, в соответствующих графах которого полномочные представители сторон оставляют свои визы и замечания по содержанию проекта документа. Виза включает в себя дату ознакомления с документом и подпись лица, производящего согласование. При отсутствии разногласий согласуемый документ визируется соответствующим должностным лицом в пределах своих полномочий. В случае возникновения разногласий должностное лицо, осуществляющее согласование, обязано дать мотивированное объяснение по поводу своих претензий к содержанию проекта. Свои замечания и предложения по проекту документа должностное лицо излагает в листе согласования или в служебной записке. 8.9. Корректировка содержания по результатам согласования В процессе корректировки из содержания проекта устраняются разночтения и исправления. В «усеченный» текст могут вноситься и дополнения. Видоизмененный проект документа редактируется ответственным исполнителем. По результатам контрольного чтения вновь выявленные ошибки устраняются. После повторной проверки их устранения окончательный вариант документа визируется ответственным исполнителем (подписывается с оборота) и передается для окончательного оформления. 8.10. Оформление документа Для оформления документа техническому исполнителю (секретарю или оператору-машинистке) передается подписанный ответственным исполнителем окончательный вариант документа (компьютерные файлы, черновая машинопись, распечатка или рукопись). Текст окончательного варианта документа может содержать оговоренные исправления. Документ, не содержащий ошибок, передается ответственным исполнителем секретарю руководителя для завершающей проверки и представления на подпись (утверждение) руководителю предприятия. 108 8.11. Действия должностных лиц после получения подписанного (утвержденного) документа Документ, подписанный или утвержденный руководителем, передается на тиражирование и регистрацию секретарю руководителя (ответственному сотруднику службы ДОУ организации). Если необходимо изготовить более одного экземпляра документа, то ответственный исполнитель указывает нужное количество цифрой и прописью в верхнем левом углу первого листа первого экземпляра документа. Все экземпляры документа регистрируются. В дальнейшем первый экземпляр и необходимое количество последующих экземпляров документа, за исключением последнего (контрольного, помещаемого в дело): – выдаются в работу (должностным лицам организации); – высылаются за пределы организации установленным порядком; – поступают на временное хранение в службу ДОУ организации. Принято считать документ исполненным, если изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему завершена. На таком документе ответственным исполнителем указывается, каким исходящим номером исполнен документ, и ставится дата исполнения, заверенная подписью ответственного исполнителя. После оформления на документе соответствующей записи ответственный исполнитель обязан передать его в место постоянного хранения. Вместе с документом в дело подшивается контрольный экземпляр документа, исполненного в соответствии с резолюцией. 8.12. Подготовка исполненных документов к отправке Подписанный (утвержденный) документ, подлежащий отправке в адрес другого предприятия, в обязательном порядке проходит процедуру оформления, регистрации по журналу документов и конвертования. Под оформлением в данном случае понимается исполнение сопроводительного листа (письма) к документу. Подчеркнем, что исходящий документ принимается к отправке только при наличии как минимум двух экземпляров такового (последний остается в деле вместе с контрольным экземпляром документа). В процессе регистрации документу присваивается исходящий номер – как правило, это порядковый номер записи в журнале учета исходящих документов. На исходящие документы, рассылаемые в количестве свыше пяти экземпляров, в обязательном порядке оформляется «расчет рассылки». Соответствующим образом оформленные и зарегистрированные документы, а также сопроводительные письма к ним укладываются в конверты. На конвертах в соответствии с общепринятыми правилами оформляются адреса получателя и отправителя. После проверки правильности адресования конверты заклеиваются и опечатываются печатью предприятия «для пакетов». Подготовленные к отправке конверты передаются в экспедиционный отдел службы ДОУ (для доставки в почтовое отделение или отправки получателю иным общепринятым способом). 109 После отправки исходящих документов секретарем (ответственным сотрудником службы ДОУ) на основании записей в журналах учета осуществляется списание отправленных экземпляров в журнале учета исходящих документов путем проставления отметки «отправлено, дата» в соответствующей графе. 8.13. Номенклатура дел Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы. Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений. Номенклатура дел организации составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений. Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации. Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. 110 После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации. В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации). Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.). Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Пример: «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.). В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. 111 Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Пример: «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу. Пример: «Документы к протоколам заседания коллегии министерства». Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации. В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры 112 дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи. Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется на предстоящий год в последнем квартале предшествующего года, утверждается руководителем и вводится с 1 января. Различаются типовые, примерные индивидуальные и сводные номенклатуры. УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _____________________№___________ (место составления) Подпись И.О.Фамилия Дата На_________________год Индекс дела 1 Заголовок дела (тома, частей) 2 Срок хранения дела Кол-во дел (тома, части) и № ста(томов, тей по перечню частей) 3 4 Название раздела Наименование должности руководителя службы ДОУ Подпись Примечание 5 Расшифровка подписи СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЭПК архива От______________№__________ Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ___________________году По срокам хранения Всего 1 2 В том числе: переходящих с отметкой «ЭПК» 3 4 Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно) ИТОГО: Наименование должности ответственного за делопроизводство Подпись Расшифровка подписи 113 9. ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ 9.1. Основные понятия делопроизводства 1. Что включает в себя понятие «делопроизводство»? 2. С чем связано появление понятия «документационное обеспечение управления»? 3. Какие способы документирования (запечатления информации) вам известны? 4. В чем взаимосвязь понятий «информация» и «документ»? 5. Где закреплены определения основных профессиональных терминов по делопроизводству? 6. Какие понятия «информации» используется документоведами и где оно закреплено? 7. Какое из определений документа вы считаете наиболее полным и почему? 8. Что понимается под юридической силой документа? 9. Что такое «система документации» и «унифицированная система документации»? 10. Как вы понимаете процесс стандартизации документов? 11. Как вы понимаете процесс унификации документов? 12. Дайте определение терминам «документ», «документирование». 13. Какими нормативно-методическими документами определяется порядок ведения делопроизводства в организациях и на предприятиях? 14. Дайте определение терминам: – «унификация документов»; – «стандартизация документов». 9.2. Управленческая документация. Требования к составлению и оформлению, формуляр-образец, составление и расположение реквизитов 1. Дайте определение термину «реквизит». 2. Какой формат бумаги рекомендован для оформления служебных документов? 3. Назовите основные виды бланков, применяемые в учреждениях. 4. Перечислите реквизиты, входящие в состав бланка для письма. 5. Чем отличается общий бланк от бланка для письма? 6. Какие требования предъявляются к оформлению реквизиты «наименование организации»? 7. Что входит в состав реквизита «справочные данные об организации»? 8. Каковы составные части регистрационного номера документа и порядок его проставления? 9. Каков порядок адресования документа? 10. Какими способами оформляется утверждение документа? 11. Какие требования предъявляются к резолюции, каков порядок ее оформления? 12. Какие требования предъявляются к заголовку? 114 13. Каков порядок оформления приложений к документу? 14. Каков порядок оформления реквизитов «подпись» и «отметки о заверении копии»? 15. Как оформляется согласование документа? 16. Каков порядок проставления на документах печатей? 17. Перечислите отметки, проставляемые на входящем документе, укажите порядок их оформления. 9.3. Составление и оформление основных видов документов 1. Назовите виды организационных документов и укажите особенности их составления и оформления. 2. Назовите виды распорядительных документов и укажите особенности их составления и оформления. 3. В чем особенности составления и оформления протокола? 4. В чем особенности составления и оформления акта? 5. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению докладных записок? 6. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению объяснительных записок? 7. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению справок? 8. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению служебных писем? Каковы разновидности писем? 9. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению телеграмм? 10. Каковы особенности составления и оформления телефонограмм? 9.4. Организация документооборота 1. Что понимается под объемом документооборота, почему он увеличивается? 2. Что входит в понятие документооборота? 3. Что влияет на организацию движения документов? 4. Какие организационные документы определяют порядок движения документов в организации? 5. Какие требования предъявляются к организации приема и первичной обработки документов? 9.5. Систематизация документов. Регистрация документов 1. 2. 3. 4. Какое значение имеет регистрация документов? Какие задачи выполняет регистрация документов? Какие данные о документе записываются в процессе его регистрации? Назовите формы регистрации документов 9.6. Контроль за исполнением документов 1. Какое место занимает контроль за исполнением документов в управленческой деятельности? 115 2. Какие формы контроля за сроками исполнения документов применяются в делопроизводстве? 9.7. Номенклатура дел. Организация текущего хранения документов 1. 2. 3. 4. 5. 6. Что такое номенклатура дел? Для чего используется номенклатура дел? Каковы общие требования к номенклатуре дел? Назовите виды номенклатуры дел. Каков порядок составления номенклатур? Как определяются сроки хранения дел? 9.8. Подготовка дел к архивному хранению 1. Каков порядок передачи дел в архив? 2. Кто решает вопрос о передаче дел в архив? 9.10. Работа с документами, имеющими гриф конфиденциальности 1. Какова основная цель учета конфиденциальных документов? 2. На каком этапе создания конфиденциальный документ должен учитываться? 3. Каков основной способ защиты конфиденциальной информации? 4. Каков основной способ индексирования конфиденциальных документов? 5. Какова особенность информационного обслуживания потребителей конфиденциальной информации? 6. Что такое уровень грифа конфиденциальности? 7. Каковы особенности документирования конфиденциальной информации? Каковы особенности организации документооборота конфиденциальной документации? 116 10. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ Основная литература 1. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учеб.-справ. пособие. – М.: Дашков и К, 2007. 2. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учеб.-практ. пособие. – М.: Кнорус, 2007. 3. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2010. 4. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение делопроизводства: учеб. пособие. – Новосибирск: ИНФРА-М, 2006. Дополнительная литература 1. Татарников М.А. Делопроизводство в учреждениях и на предприятиях: учеб. пособие.– М.: ИНФРА-М, 2006. 2. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30–2003): учеб. пособие. – М.: Дашков и К, 2009. 3. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учеб.-справ. пособие. – М.: Дашков и К, 2009. 4. Документирование управленческой деятельности / под ред. В.В. Маковецкого: учеб. пособие. – М.: Колосс, 2005. 5. Мигель И.Н. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие. – М.: Флинта; Изд-во МПСИ, 2006. 6. Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации: 75 образцов основных документов. (Библиотека типовых документов). – М.: Омега, 2008. 7. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2008. 117 Учебное издание Будянская Ирина Матвеевна ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Часть 1 Управленческий документ. Оформление и составление Учебное наглядное пособие Корректор Е.И. Хазанжи __________________________________________________________________________ Подписано в печать 22.08.12. Формат 60×90/8. Усл. печ. л. 14,75. Тираж 100 экз. Заказ № 170/2012. __________________________________________________________________________ Издательство Пермского национального исследовательского политехнического университета. Адрес: 614990, г. Пермь, Комсомольский пр-т, 29, к. 113. Тел. (342) 219-80-33. 118
