1 АКAДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ПРОТИВОПОЖАРНОЙ СЛУЖБЫ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ ИЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ Кафедра управления и экономики ГПС Л Е К Ц И Я № 13 Организация документационного обеспечения в учреждении по учебной дисциплине: Основы делопроизводства и документооборота Автор: доцент кафедры кандидат военных наук доцент В.А. Рязанов. Обучающиеся: направление 38.04.04. Государственное и муниципальное управление, бакалавры Обсуждена на заседании ПМС кафедры 18 апреля 2015 года Протокол № 13 Москва 2015 2 УТВЕРЖДАЮ Начальник кафедры Полковник внутренней службы Е.А. Клепко апреля 2015 года Л Е К Ц И Я № 13 Организация документационного обеспечения в учреждении по учебной дисциплине: Основы делопроизводства и документооборота Разрешаю к использованию в 2015-2018 г.г. Начальник кафедры Полковник внутренней службы Е.А. Клепко апреля 2015 года Разрешаю к использованию в ____________ г.г. Начальник кафедры Полковник внутренней службы Е.А. Клепко апреля 2015 года 3 СОДЕРЖАНИЕ Введение 1. Организация документационного обеспечения управления. 2. Организационное обеспечение деятельности службы ДОУ 3. Особенности организации документационного обеспечения управления в МЧС Заключение Методические указания и рекомендации Литература 4 Введение Понятие «документационное обеспечение управления» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Сегодня совершенствование хозяйственными системами, управления повышение уровня производственноорганизации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально организован в учреждениях и на предприятиях этот вид управленческой деятельности. Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается документационного применением Государственной обеспечения управлением системы (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД). Правильная постановка делопроизводства в учреждениях является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций. 1. Организация документационного обеспечения управления. Организация документационного обеспечения управления (делопроизводства) заключается в создании условий для реализации деятельности, связанной с разработкой и оформлением документов, (документооборота), учета и создания службы организацией их движения хранения. Она представляет собой процесс документационного обеспечения управления (делопроизводства) как необходимой структуры и системы обеспечения (информационного, материально-технического, финансового и др.) указанной деятельности. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в системе МЧС, за соблюдение установленного Временной инструкцией порядка работы с документами возлагается на начальников территориальных органов, командиров воинских частей, начальников (руководителей) организаций системы МЧС России. Методическое руководство организацией делопроизводства в территориальных органах, воинских частях, организациях системы МЧС России осуществляет Центральный архив МЧС России совместно с Административным департаментом МЧС России. Содержание структуры службы ДОУ обусловлено его задачами, из которых основными являются [Слайд 2]: -внедрение в организации (учреждении) единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами; -осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия; -обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами; -совершенствование форм и методов работы с документами должностных лиц организации (учреждения). Служба ДОУ (делопроизводства) — обобщенное понятие, применяемое для обозначения структурного подразделения, отвечающего за оформление и обработку организационно-распорядительных документов и также имеющее свою функциональную документационного структуру. обеспечения В системе управления МЧС России создаются для отделы документационного обеспечения управления, общие отделы, канцелярии, общие отделения и т.д.). В современных организациях эта служба нередко бывает представлена и одним специалистом, а в малых организациях в штате нередко вообще нет работника данного профиля. В этом случае ведение делопроизводства может осуществляться другими специалистами организации на условиях внутреннего совместительства или совмещения профессий. Для определения оптимальной организационной структуры службы ДОУ, в наибольшей степени отвечающей потребностям конкретной организации (учреждения) в документированной информации целесообразно обратиться к соответствующим документам ГСДОУ. Данным документом предусмотрены типовые варианты организационной структуры службы ДОУ. Вариант 1 [Слайд 3]. Обеспечение потребностей управления в документированной информации министерств (ведомств) РФ и субъектов федерации, иных аналогичных организаций и учреждений, в т.ч. и в системе МЧС, предписывается возлагать на управление делами, в составе которых находятся: -секретариат, включающий приемную, секретариат министра (руководителя ведомства, организации, учреждения), секретариаты заместителей министра (руководителя), секретариат коллегии, проткольное бюро; -инспекция при министре (руководителя ведомства, организации, учреждения), включающая канцелярию (бюро переписки), бюро учета и регистрации документов, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множительной бюро, телетайпную; -отдел писем (жалоб), то есть отдел по работе с обращениями, поступающими в адрес министерства (ведомства, организации, учреждения): -отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (ТС, средств автоматизации и механизации) делопроизводственных процессов; -центральный архив. Вариант 2. [Слайд 4]. Обеспечение потребностей в документированной информации государственных организаций (структурных подразделений ведомств, органов управления регионов и субъектов федерации, предприятий, научно-исследовательских, проектных, конструкторских организаций и вычислительных центров, высших учебных заведений и др.) предписывается возлагать на отделы (службы) документационного обеспечения управления (канцелярии), в составе которых могут находиться: -группа (отдел) учета и регистрации; -группа (отдел) контроля; -группа (отдел) совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (средств автоматизации и механизации); -группа (отдел) рассмотрения обращений, поступающих в адрес предприятия (организации); -секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив. Вариант 3. [Слайд 5]. Обеспечение потребностей в документированной информации негосударственных предприятий (организаций), в т.ч. Ассоциаций, концернов, акционерных обществ (включая совместные), кооперативов и дл., предписывается возлагать на службы ДОУ, структура которой (иного аналогичного подразделения) определяется органами руководства предприятия (организации). Вариант 4. [Слайд 6]. Обеспечение потребностей в документированной информации органов местного управления (власти) и аппааратов (правлений) общественных организаций предлагается возлагать на общие отделы, в составе: -секретариат; -канцелярия (группа делопроизводства); -группа контроля; -группа совершенствования работы с документами (внедрения технических средств) -группа рассмотрения писем (жалоб); -миашинописное бюро; -копировально-множительное бюроо; -архив. Очень важно уметь определять численность состава службы ДОУ по структурным подразделениям и в целом [Слайд 7]. Это рекомендуется осуществлять на основе соответствующих расчетов. Выполнение таких расчетов следует производить на основе данных о нормативных затратах времени на выполнение тех или иных видов работ (действий), а также исходя из реальных потребностей организации в документированной информации, учитывающих: -объем документооборота; -основные виды управленческих документов; -периодичность применения управленческих документов в целях обеспечения повседневной деятельности организации и т.п. Методика таких расчетов представлена в укрупненных межотраслевых нормативах времени на работы по ДОУ, введеных в действие Постановлением Минтруда РФ от 25.11.1994г. № 72. Определение квалификационного состава службы ДОУ [Слайд 8] производится исходя из совокупных потребностей предприятия в видах работ по ДОУ, выполнение которых предполагает наличие у сотрудников соответствующей квалификации. Квалификационные требования к основным категориям сотрудников службы ДОУ изложены в «Квалификационном справочнике должностей служащих», введенным в действие Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998г. № 37 (с изменениями от 21.01., 04.08.2000г, 20.04.2001г., 31.05., 20.06.2002г). Пример расчета приведен на слайде 8. 2. Организационное обеспечение деятельности службы ДОУ Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется следующими документами [Слайд 9]: -положение о службе ДОУ; -положения о структурных подразделениях (при их наличии в составе службы ДОУ); -инструкция по ДОУ; -инструкции по отдельным видам (направлениям) деятельности службы; -инструкция по организации рабочих мест персонала службы; -нормы времени на выполнение работ по ДОУ; -документы планирования и отчетности; -должностные инструкции персонала службы; -документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ. В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы — в частности, документы по совершениствованию деятельности службы ДОУ. Организационная структура и численный состав службы ДОУ определяется в соответствии со штатным расписанием. Положение о службе ДОУ. При подготовке текста положения о службе ДОУ представляется целесообразным использовать в качестве основы примерное положение о службе ДОУ, представленное в приложении 12 к ГСДОУ. В Положении о службе ДОУ раскрываются: -общие положения; -цели и задачи службы ДОУ; -функции службы ДОУ; -права и ответственность службы ДОУ; -взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями. Положение о структурном подразделении организации. При подготовке текста положения о структурном представляется подразделении целесообразным в использовать составе в службы качестве ДОУ основы соответствующие примерные положения. В частности, примерное положение об архивном отделе, функционирующем на правах струкутрного подразделения в составе службы ДОУ, введенне в действие Постановлением Росархива от 18.08.1992г. № 176. Инструкция по ДОУ. При подготовке текста инструкции по ДОУ также рекомендуется использовать в качестве основы соответствующие типовые документы, - например, Инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, введенную в действие приказом Росархива от 27.11.2000г. № 68. При этом должны быть в необходимой мере приняты во внимание соответствующие положения других документов, регламентирующих те или иные направления ДОУ. Помимо ГСДОУ, это в частности, ГОСТ Р6.30-2003. На их основе составляется текст инструкции по ДОУ организации. Инструкции по отдельным видам (направлениям) деятельности службы ДОУ. Инструкция по виду деятельности — нормативный документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности (порядок применения положений иных нормативно-правовых актов для осуществления такой деятельности) должностными лицами (структурными подразделениями) организаций, учреждений. Общий порядок и правила оформления инструкции по виду деятельности определены параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству. Текст документа следует излагать в соответствии с требованиями Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ (1998г.) и с учетом специфики вида деятельности организации (структурного подразделения), регламентируемой соответствующей инструкцией Инструкция по организации рабочих мест персонала службы. Инструкция по организации рабочих мест — нормативный документ, в котором излагается порядок организации рабочих мест персонала структурного подразделения организации (персонала определенной профессионально-должностной категории). квалификационной При подготовке или подобных инструкций следует руководствоваться вышетзложенными требованиями, регламентирующими порядок подготовки инструкций, а также положениями документов, устанавливающими конкретные требования к организации рабочих мест в той или иной области. Так, текст документа должен излагаться в соответствии с требованиями Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ (1998г.) и с учетом специфики вида деятельности организации (структурного подразделения), регламентируемой соответствующей инструкцией. Нормы времени на выполнение работ по ДОУ. Нормирование времени на выполнение работ по ДОУ, как правило, осуществляется на основе соответствующих документов — нормативов времени и норм времени, разработанных органами по нормированию временных затрат на выполнение тех или иных видов работ. Так, в целях надлежащего нормирования времени на выполнение работ по ДОУ в организациях и учреждениях применяются Межотраслевые укрупненные нормативы времни на работы по ДОУ, а в управленческих структурах федеральных органорв исполнительной власти — нормы времени на работы по ДОУ, введенные в действие Постановлением Минтруда и социального развития от 26.03.2002г. № 23. На основе нормативов (норм) времени: -определяется и обосновывается численность работников служб ДОУ; -устанавливаются должностные обязанности работников; -распределяются работы между работниками (категории «технический исполнитель»). В необходимых случаях на основе указанных документов опганизациями и учреждениями разрабатываются уточненные нормы времени. В таких нормах, как правило, фиксируются: -временные затраты на выполнение отдельных видов работ, не предусмотренных укрупненными нормативами (нормами); -временные затраты на выполнение отдельных видов работ — в случае, если в связи со спецификой ДОУ в условиях конкретной организации (учреждения) фактические затраты на их выполнение существенно отличаются от установленных укрупненными нормативами (нормами). Расчет уточненных норм, как правило, производится методом технического нормирования, основанного на фиксации (хронометрировании с последующей записью) затрат рабочего времени на выполенние соответствующих видов работ. При этом должны, кроме того, приниматься во внимание затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест, отдых и личные потребности работников. Значения норм времени устанавливаются в часах (долях часа) на единицу измерения каждого конкретного вида работы — например, лист, коробка, папка, дело. Нормы времени на выполнение наиболее распространенных операций по ДОУ изложены в Укрупненных нормативах времени по ДОУ, введенных в действие Постановлением Минтруда РФ от 25.11.1994г. № 72. Документы планирования и отчетности службы ДОУ [Слайд 10]. Обеспечение планирования и отчетности, а также современной и правильной подготовки соответствующих документов — планов, отчетов — является одной из основных обязанностей руководителя службы ДОУ организации. В общем случае план работы — это документ, определяющий состав и содержание основных мероприятий (задач), выполнение которых возлагается на работника (руководимое им структурное подразделение, организацию), сроки, места и ответственных за их проведение в пределах определенного периода (в течение дня, недели, месяца, квартала и т.д.) Исходными данными для планирования деятельности службы ДОУ на предстоящий календарный год являются [Слайд ]: -показатели финансовогои экономического развития организации на планируемый период; -основные итоги деятельности службы ДОУ за истекший период; -цели и задачи службы ДОУ, вытекающие из содержания соответствующих разделов документов долговременного и среднесрочного планирования (в т.ч. программ организационного развития организации, бизнес-планов и т.п.). На основе показателей плана работы службы ДОУ уточняются и утверждаются в окончательном виде планы работы структурных подразделений службы ДОУ. Индивидуальное планирование осуществляется на работы основе планов сотрудниками службы соответствующих ДОУ структурных подразделений и с учетом указаний своих непосредственных начальников. Основным документом планирования индивидуальной работы сотрудника является личный план работы. Отчет — это документ, в развернутой форме отражающий итоговые результаты обработки (систематизации, подсчета и сверки) и анализа статистических данных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ (какой-либо деятельности) за продолжительный период времени (месяц, квартал и более). Отчетность по вопросам деятельности службы ДОУ осуществляется в порядке, установленном положениями соответствующих нормативно-методических и организационно-распорядительных документов, а также указаниями руководителя организации. Формы планирующих и отчетных документов по вопросам деятельности службы ДОУ утверждаются руководителем предприятия на основании соответствующего представления руководителя службы ДОУ. Должностные инструкции персонала службы ДОУ. Должностная инструкция — нормативный документ, должностного лица специалистов, регламентирующий (категории исполнителей сотрудников и пр.) деятельность — конкретного руководящего организации, состава, учреждения и устанвливающий порядок применения указанными лицами положений иных нормативно-правовых актов. Общий порядок и правила оформления должностной инструкции регламентируется параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству. Требования к должностным инструкциям отдельных категорий ведомственными работников регламентируются нормативно-правовыми актами соответствующими и организационно- распорядительными документами, например, приложением 2 к приложению 12 ГСДОУ. Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ [Слайд 11]. Эти документы составляют особую группу в составе организационно- распорядительной документации. Совершенствование деятельности службы ДОУ предполагает планомерное осуществление комплекса мероприятий, направленных на достижение более высоких показателей функционирования всех структурных подразделений (участков работы) в составе службы ДОУ и службы в целом. С этой целью рукорводство службы разрабатывает проект плана (при необходимости — во взаимодействии с другими должностными лицами, структурными подразделениями организации). Такой план может предусматривать проведение мероприятий, касающихся: новых -разработки (уточнения действующих) нормативно-методических (организационно-распорядительных) документов организации по вопросам ДОУ; -изменения соответствующего документооборота организации с учетом новых требований к его организации; -обучения персонала службы ДОУ и, требуется, других должностных лиц предприятия, допущенных к работе с управленческой документацией; -обеспечения соответствующей документацией структурных подразделений орпганизации. Реализация мероприятий, предусмотренных планом, отражается в акте. 3. Особенности организации документационного обеспечения управления в МЧС Документационное обеспечение управления в системе МЧС организуется и осуществляется в соответствии с Временной инструкцией по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России, введенной в действие приказом МЧС от 1.12.2008г., №735. В соответствии Инструкцией организацию и совершенствование документационного обеспечения управления, формирование и поддержание единой базы данных о документах, внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработки документов (совместно со структурными подразделениями, отвечающими за автоматизированную систему управления), контроль за соблюдением требований Инструкции, а также архивное хранение документов осуществляет штатное самостоятельное структурное подразделение территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, созданное для ведения делопроизводства (отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, общее отделение и т.д.). Ведение делопроизводства в управлениях и самостоятельных отделах территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России (далее - структурные подразделения) возлагается на одного или нескольких сотрудников структурного подразделения. Персональный список ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях и лиц, замещающих их на период временного отсутствия (болезнь, отпуск и т.п.) утверждается приказом начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России. При наличии в структурном подразделении двух и более ответственных за делопроизводство между ними должны быть распределены должностные обязанности. На сотрудников структурных подразделений, созданных для ведения делопроизводства, возлагаются следующие функции [Слайд 12]: -прием, учет и распределение поступающих документов; -передача документов на рассмотрение начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России и после получения соответствующей резолюции – исполнителям; -учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и отправка; -контроль за прохождением документов, подготовка руководству сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах; -ведение статистического учета поступающих и создаваемых (исходящих и внутренних) документов; -контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов; -разработка номенклатуры дел; -формирование, оформление, учет, хранение дел; подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение; -отбор и уничтожение служебных документов и дел с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению; -учет, хранение и выдача бланков строгой отчетности, используемых в делопроизводстве; -учет печатей и штампов и контроль за их использованием (при отсутствии режимно-секретных органов); -проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами. Права, обязанности и ответственность документационном обеспечении управления, сотрудников, участвующих в отражаются в должностных обязанностях (инструкциях), должностных регламентах. Выполнение требований настоящей Инструкции является обязательным для всех работников территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России. Структурному подразделению, созданному для ведения делопроизводства территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, предоставляется право возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушениями требований настоящей Инструкции. Структурные подразделения, созданные для ведения делопроизводства, должны размещаться в изолированных помещениях, при необходимости оборудованных тамбуром с окном для выдачи документов или барьером. Двери помещений должны иметь надежные замки и сигнализацию, выведенную на пульт управления дежурного (пункт охраны). Ведение делопроизводства в других структурных подразделениях разрешается в общих комнатах этих подразделений. Работа с документами в нерабочее время допускается только с разрешения соответствующего начальника (руководителя). Работа с документами и хранение их за пределами служебных помещений запрещается. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией. Сотрудники подразделений несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации. Об утрате служебного документа необходимо немедленно поставить в известность ответственного за ведение делопроизводства и начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России. Сотрудниками структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, периодически проводятся проверки организации работы с документами в структурных подразделениях территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, а также в организациях, подчиненных территориальным органам. По итогам проверок составляются справки, в которых отражаются выявленные недостатки и устанавливается срок для их устранения, по истечении которого руководители структурных подразделений, подчиненных организаций обязаны представить начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России доклад об устранении недостатков. Принятые на работу сотрудники в течение одного месяца после назначения на должность должны изучить настоящую Инструкцию в части касающейся. Структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, должно находиться в постоянной готовности для работы в условиях перехода с мирного на военное время. Основной задачей готовности является обеспечение вывоза и сохранности документов, бесперебойная работа с ними, своевременная передача в архив и уничтожение ненужных документов. С этой целью в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС должны быть разработаны (при методической помощи Центрального архива МЧС России) описи дел, вывозимых по месту размещения, необходимых для дальнейшей работы, и описи дел, подлежащих уничтожению и передаче в Центральный архив МЧС России. В структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, должна быть разработана инструкция сотрудникам по действиям при переводе с мирного на военное время, которая территориального органа, командиром утверждается воинской части, начальником начальником (руководителем) организации системы МЧС России. МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ И РЕКОМЕНДАЦИИ При изучении тринадцатой темы «Организация делопроизводства в учреждении» на примере структуры МЧС РФ необходимо раскрыть содержание службы ДОУ (структурные подразделения, осуществляющие документооборот в учреждении: канцелярия, секретариат, общий отдел, экспедиция), их функции и задачи. На той же основе понять перечень и содержание документов, регламентирующих работу службы ДОУ в организации, учреждении (основной-Инструкция по делопроизводству, пр. МЧС № 670 от 3.12.14; внутренние инструкции по делопроизводству, должностные инструкции сотрудников службы ДОУ). ЛИТЕРАТУРА а). основная: Рязанов В.А. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. –М.: Академия ГПС МЧС РФ. 2014. б). дополнительная: Рязанов В.А. Документационное обеспечение управления. Курс лекций. –М.: Академия ГПС МЧС РФ. 2009. 2. Басаков М.И. Делопроизводство. Учебник. «Феникс», Ростовна-Д., 2007г. 3. Основы управленческой деятельности руководителя. Рекомендации. М., НБиГПР, 2004г. в). нормативная: Инструкция по делопроизводству в территориальных органах, учреждениях и организациях МЧС России. Приказ МЧС от 3.12.2014, № 670. Доцент кафедры управления и экономики ГПС доцент В.Рязанов
