Понятие и виды информации ........................................................................................................................... 2 Информационные технологии ......................................................................................................................... 4 Информационные системы .............................................................................................................................. 5 Автоматизированная информационная система ............................................................................................ 7 Классификация информационных систем .................................................................................................... 10 1 Понятие и виды информации Информация – это сведения, сообщения о каком-либо событии, деятельности и т.д. Отражая объективную реальность, информация фиксируется в первичных и отчетных документах. Она характеризуется двумя основными признаками - качественным и количественным. Качественный признак позволяет классифицировать ее по отраслям знаний, функциям управления и т.п. Количественный дает возможность выяснить единицы измерения, на основании которых можно установить объемы информации и трудоемкость ее получения, а также технические средства для передачи, сбора, хранения и фиксации информации, технологию ее обработки. Поскольку мы имеем дело с организациями, работающими в экономической области, то, прежде всего нас интересует экономическая информация. Под экономической информацией понимают все те сведения в сфере экономики, которые необходимо фиксировать, передавать, хранить и обрабатывать для использования в управлении как хозяйством страны в целом, так и отдельными его объектами. Различают следующие виды экономической информации: С позиций объективного отражения действительности экономическая информация разделяется на достоверную и недостоверную. Недостоверной она бывает, как с момента возникновения, так и с любой стадии передачи. По полноте экономическая информация разделяется на достаточную, избыточную и недостаточную, а также на полезную и бесполезную. При этом критерий полезности зависит от цели получения сведений. По своевременности экономическая информация разделяется на своевременную, преждевременную и устаревшую. С точки зрения влияния экономической информации на источник можно выделить активную и пассивную. Преобладающая роль принадлежит первой. Ее активность проявляется в том, что она имеет непосредственное отношение к процессу управления объектом регулирования, а ее количественный объем определяется взаимодействием этого объекта с внешним миром. По временной направленности (будущее, настоящее, прошлое) экономическая информация разделяется на прогнозную, плановую, учетную и аналитическую. Прогнозная информация направлена в отдаленное будущее, плановая – в обозримое будущее, учетная – в настоящее и прошлое. Прогнозноплановая информация может также сохраняться длительное время. Все эти виды экономической информации связываются информацией, временная направленность которой многогранна. В свою очередь прогнозная информация подразделяется по срокам прогнозов (долгосрочная, среднесрочная и др.), учетная – по видам учета (оперативно-техническая, статистическая, бухгалтерская). По стадиям возникновения экономическая информация разделяется на первичную и вторичную (производную). Под первичной информацией понимается информация, возникающая в результате действия источников, а именно производственно-хозяйственной деятельности. Вторичная информация возникает в итоге обработки первичной информации, или первичной совместно с имеющейся вторичной или только вторичной. По стабильности экономическая информация разделяется на переменную, постоянную и условно-постоянную. Переменная информация отличается частой сменой значений, постоянная - не меняет своих значений, условно-постоянная сохраняет свои значения относительно длительное время. Примером условно-постоянной информации служит нормативная информация, включающая цены, расценки, тарифы, нормы, нормативы и т.д. По отношению к объекту управления экономическая информация разделяется на внешнюю и внутреннюю. Первую предприятие получает извне (это информация о внешней среде), а вторая образуется на самом объекте регулирования в основном как первичная – в результате регистрации тех или иных явлений и фактов. Для внешней информации характерна неточность, обрывочность, противоречивости. Она может касаться состояния рынка и конкурентов, прогнозов процентных ставок и цен, налоговой политики и политической ситуации. По своей природе она носит вероятностный характер, и поэтому ее обработка стандартными средствами 2 весьма затруднительна. Внутренняя информация возникает в самой системе управления и отражает различные временные интервалы и состояние объекта управления. Как правило, эти данные измеряются, и в управленческих документах фиксируется точная информация. С позиций технологического процесса решения задач экономическая информация разделяется на входную, выходную, а также промежуточную и переходящую. Информация в роли предмета обработки называется входной или исходной (исходными данными), а продукта обработки – выходной (результатной). Исходная информация может быть получена со стороны или возникает на самом предприятии. В последнем случае это происходит в результате первичного учета и производственно-хозяйственной деятельности. Промежуточная информация возникает при решении задач, а переходящая представляет часть результатной, которая потребуется в дальнейшем при решении этих же задач, что ведет к ее сохранению в технологических целях. В свою очередь выходная информация также подразделяется на внешнюю и внутреннюю. Первая уходит с предприятия, ее показатели содержатся в общеустановленных формах первичных и сводных документов, вторая потребляется на данном предприятии и служит для управления им, характеризуя сложившуюся экономическую ситуацию. По релевантности, т.е. соответствию информационным потребностям пользователя экономическая информация разделяется на релевантную и нерелевантную. Различается экономическая информация еще и по степени детализации (детальная, сводная), форме представления (устная, письменная), сигналам представления (числовая, текстовая, графическая, символическая), срочности (срочная, несрочная), видам почтовой связи (почтовая, телеграфная, телефаксная и др.), по принадлежности к различным звеньям народного хозяйства (к сферам производства, подотраслям, министерствам, ведомствам, регионам, производственным объединениям, концернам, предприятиям и т.д.). Все перечисленные схемы классификации экономической информации используются при проектировании систем обработки данных. При этом следует подчеркнуть, что для каждой разновидности экономической информации функционально-управленческого типа (прогнозной, плановой, учетной, аналитической) могут строиться свои специфические схемы классификации, вытекающие из их методологии (например, подразделение учетной информации по счетам аналитического и синтетического учета, выделение отчетности). 3 Информационные технологии В настоящее время понятие автоматизации управленческой деятельности связывается с понятием информационной технологии. Информационная технология – это система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники. Цель любой информационной технологии – получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. Возможно и бездокументное оформление операций, когда исходная информация по каналам связи сразу же поступает в компьютер. Выбор носителя для хранения информации обычно связан с ожидаемым сроком ее хранения. Экономическая информация требует либо кратковременного, либо длительного хранения. К первому виду относится исходная переменная и промежуточная информация, ко второму – постоянная и в значительной степени результатная информация. Промежуточная может находиться в оперативной памяти. Экономическая информация подвергается передаче, хранению и преобразованию по определенным правилам (рис.1). В процессе поиска данных отбираются нужные сведения, которые поступают затем на обработку для получения результатной информации. Под обработкой понимаются арифметические, логические и контрольные операции, а также операции сортировки. В итоге обработки исходной информации возникает промежуточная и результатная информация. Первая используется обычно для последующих расчетов, вторая выводится в виде таблиц, сводок, графиков, а также фиксируется на магнитных носителях, если она будет подвергаться дальнейшей обработке. Для выполнения обработки проводится алгоритмизация расчетов, т.е. разработка точного предписания последовательности и характера действий, состоящих из простейших операций преобразования исходной информации в те или иные сводные показатели. Т.о. под алгоритмом понимается конечный набор правил, позволяющих четко и автоматически решать любую конкретную задачу из класса однотипных. Источники исходной информации Измерение и регистрация (первичный учет) Передача информации на ПК и кодирование Хранение Группировка и обработка Выборка Обработка и группировка Получение и размножение информации Хранение результатов Поиск информации для использования Предъявление результатной информации лицу, принимающему решение (ЛПР) Использование (анализ) результатной информации ЛПР 4 Информационные системы Взаимосвязь информационных потоков, средств обработки, передачи и хранения данных, а также сотрудников управленческого аппарата, выполняющих операции по переработке данных, и составляет информационную систему экономического объекта. Задача информационной системы – производство нужной для организации информации для обеспечения эффективного управления всеми ее ресурсами, создание информационной и технической среды для осуществления управления организацией. Экономическая информационная система (ЭИС) – это система, предназначенная для сбора, хранения, поиска и выдачи экономической информации по запросам пользователей. От объекта управления в информационную систему (см. рис.3) передается та ее часть, которую можно систематизировать и обрабатывать с помощью компьютера, а от управленческого аппарата – только та часть директивной информации, которая может быть соответствующим образом переработана и передана объекту управления. Для разных уровней управления доля информации, перерабатываемой информационной системой, находится в интервале от 10% до 30%. Оставшаяся доля информации может быть отнесена к частично формализуемой, обработка которой осуществляется при помощи экспертных систем, и неформализуемой, автоматизированная обработка которой невозможна или является экономически невыгодной ввиду значительных финансовых затрат на создание системы обработки. С развитием информационных систем доля формализуемой информации в общем информационном потоке увеличивается. Рис.3. В соответствии с характером информации и решений в организации появляются информационные системы определенного уровня: • стратегические информационные системы, предназначенные для высшего руководства и совета директоров, • тактические информационные системы и информационные системы оперативного управления, предназначенные для руководителей подразделений и функциональных служб, менеджеров подразделений. Первоначально большинство ЭИС обеспечивали только оперативный уровень управления, современные же ЭИС способны предоставлять и обрабатывать информацию для всех уровней управления. Особенный интерес для высшего уровня управления представляют экспертные системы, способные обрабатывать ориентировочную информацию и на этой базе разрабатывать прогнозные 5 планы. В экспертных системах можно отметить следующие достоинства: • их превосходство над человеком при решении сложных проблем, • диалоговый режим работы, • работа с информацией, содержащей символьные переменные, • работа с информацией, содержащей ошибки, за вероятностных методов исследования, • одновременная обработка альтернативных версий, • объяснение шагов реализации программы, • обоснование решений. счет использования 6 Автоматизированная информационная система Автоматизированная информационная система представляет собой взаимосвязанную совокупность данных, оборудования, программных средств, персонала, стандартов процедур, предназначенных для сбора, обработки, распределения, хранения, выдачи (предоставления) информации в соответствии с требованиями, вытекающими из целей организации. Информационные системы характеризуются наличием функциональной и обеспечивающей частей. Обеспечивающая часть информационной системы состоит из технического, информационного, технологического, математического, организационного, правового, программного, эргономического и лингвистического видов обеспечения. Информационное обеспечение. Информация формируется в результате обработки данных, отражающих конкретные финансово-хозяйственные факты или процессы и имеющих собственный материальный носитель (бухгалтерские и финансовые документы, сигналы, поступающие от датчиков, магнитные носители и т.д.). Любая система управления имеет дело с двумя видами информации: внешней, или информацией о внешней среде, и внутренней, циркулирующей между управленческим аппаратом и объектом управления. Для внешней информации свойственны приблизительность, неточность, обрывистость, противоречивость. Поскольку по своей природе такая информация носит вероятностный характер, ее обработка стандартными программными средствами затруднена. Это вызвало необходимость создания экспертных систем, способных давать точные выводы на основе недетерминированной информации. Внутренняя информация возникает в самой системе управления и отражает развитие объекта управления в различные временные интервалы, его финансово-хозяйственное состояние и директивные цели на случай отклонений от установленных параметров. При этом в управленческих документах фиксируется точная информация. Носители внешней и внутренней информации составляют информационную базу, на основе которой функционирует ЭИС. Информационная же база, в свою очередь, состоит из двух взаимосвязанных частей: внемашинной и внутримашинной. Внемашинная информация воспринимается человеком без технических средств. К ней относятся наряды, акты, накладные и т.п. Внутримашинная информация содержится на магнитных носителях и состоит из файлов. Техническое обеспечение. Это комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы. К нему относятся: персональные компьютеры, средства коммуникаций, оргтехника и т.п. Математическое обеспечение. Это совокупность математических методов, моделей, алгоритмов обработки информации, используемых при решении задач в информационной системе. К математическому обеспечению относятся средства моделирования процессов управления, типовые задачи управления, методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др. Программное обеспечение. Программным обеспечением называют совокупность программ системы обработки данных и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ. Различают общее и прикладное программное обеспечение. К общему программному обеспечению относятся комплексы программ, ориентированных на пользователей и предназначенных для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных. Прикладное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, 7 разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ, реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта. Организационное и технологическое обеспечение. Это совокупность методов, средств и документов, регламентирующих взаимодействие персонала информационной системы с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы. ЭИС включает в себя собственный аппарат управления, обеспечивающий функционирование всех ее подсистем как единого целого. Как правило, персонал ЭИС состоит из сотрудников отдела разработки, обеспечивающих разработку, внедрение и сопровождение новых программ, и сотрудников отдела эксплуатации, обеспечивающих безопасность данных, администрирование баз данных, разработку графиков ввода данных, а также текущий ремонт оборудования и обслуживания компьютеров. Правовое обеспечение. Представляет собой совокупность норм, выраженных в нормативных актах, устанавливающих и закрепляющих организацию этих систем, их цели, задачу, структуру, функции и правовой статус. Правовое обеспечение включает общую и специальные части. Общая часть содержит нормативные документы, регламентирующие деятельность ЭИС, а специальная часть осуществляет юридическую поддержку принятия решений. Лингвистическое обеспечение. Это совокупность языковых средств персонала информационной системы и пользователей с программным, техническим и информационным обеспечением, а также совокупность терминов, используемых в информационной системе. Лингвистическое обеспечение включает в себя информационные языки для описания структурных единиц информационной базы, языки управления и манипулирования данными, языковые средства информационно-поисковых систем и систем автоматизации проектирования, систему терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования информационной системы, и т.п. Функциональная часть фактически является моделью системы управления объектом. Она обеспечивает выполнение задач и назначение информационной системы. Фактически здесь содержится модель системы управления организацией. Обычно в информационной системе функциональная часть разбивается на подсистемы по функциональным признакам: • уровень управления (высший, средний, оперативный), • вид управляемого ресурса (основные фонды, материальные, трудовые, финансовые и информационные ресурсы), • сфера применения (банковские информационные системы, статистические, налоговые, бухгалтерские, фондового рынка, страховые и т.д.), • функции и период управления. Одна из причин, почему информационные системы играют большую роль в организациях и почему они влияют на большое количество людей, - возрастающая мощность и уменьшающаяся стоимость компьютеров, которые являются основой информационных систем. Революция в компьютерной технологии породила мощные сети связи, которые организации могут использовать для доступа к крупным складам информации во всем мире и координировать действия вне зависимости от места и времени. Глобализация всемирных индустриальных экономик значительно расширяет значение информации для фирм и предлагает новые возможности предпринимателям. При управлении обширной глобальной корпорацией с распределенными подразделениями и поставщиками, поддерживающими связь 24 часа в день в различных национальных окружающих средах, обслуживание местных и международных сообщений стало необходимой реакцией на деловые потребности, требует мощных информационных возможностей системы. 8 Производят информацию в информационной системе 3 процесса: ввод, обработка и вывод. В процессе ввода фиксируются или собираются непроверенные сведения внутри организации или из внешнего окружения. В процессе обработки этот сырой материал преобразуется в более значимую форму. На стадии вывода обработанные данные передаются персоналу или процессам, где они будут использоваться. Информационная система также нуждается в обратной связи, которая является возвращаемыми обработанными данными, нужными для того, чтобы приспособить элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных. Существуют формальные и неформальные организационные компьютерные информационные системы. Формальные системы опираются на принятые и упорядоченные данные и процедуры сбора, хранения, изготовления, распространения и использования этих данных. Неформальные системы основаны на неявных соглашениях и неписанных правилах поведения. С позиции делового видения информационная система представляет собой организационные и управленческие решения, основанные на информационных технологиях, в ответ на вызов, посылаемой окружающей средой. 9 Классификация информационных систем Информационные системы могут быть классифицированы по ряду признаков: • по степени автоматизации автоматизированные и неавтоматизированные (традиционные); • по сфере функционирования объекта управления - транспорт, промышленность, обучающие информационные системы и т.п.; • по уровню в системе управления - отраслевые информационные системы, территориальные информационные системы, информационные системы организации и т.п.; • по виду процессов управления - информационные системы управления технологическими процессами, информационные системы организационного управления. Эволюция информационных систем, связанная с характером развития технических средств обработки информации и достоинств информационных систем: 1. 1950-1960 гг. – ИС развивались как системы с эксплуатационным уровнем, разработанные для выполнения элементарных, но жизненно важных операций типа контроля платежей. ЭВМ использовались для ускорения счета. 2. 1960-1970 – ИС использовались для контроля и управления, а ЭВМ – для ускорения создания отчетов. Начиная с 60-х годов, когда большие фирмы начали устанавливать компьютеры в отделы бухгалтерского учета, ИТ играли значительную роль в предоставлении возможности фирмам, чтобы конкурировать на низкой цене. Этот период характеризуется проблемой обработки больших объемов данных в условиях ограниченных возможностей аппаратных средств. Компьютеры использовались, чтобы автоматизировать диалоговую обработку запросов, уменьшали цикл времени и обеспечивали операционные данные для принятия решений. Эти два этапа характеризуются довольно эффективной обработкой информации при выполнении рутинных операций с ориентацией на централизованное коллективное использование ресурсов вычислительных центров. Основным критерием оценки эффективности создаваемых информационных систем была разница между затраченными на разработку и сэкономленными в результате внедрения средствами. Основной проблемой на этом этапе была психологическая плохое взаимодействие пользователей, для которых создавались информационные системы, и разработчиков из-за различия их взглядов и понимания решаемых проблем. Как следствие этой проблемы, создавались системы, которые пользователи плохо воспринимали и, несмотря на их достаточно большие возможности, не использовали в полной мере. 3. 1970-1980 – ИС использовались для планирования и моделирования, ИС развились в изготавливаемые по заказу СППР. Всплеск новых технологий в 80-х годах открыл дополнительные возможности, такие, как уменьшение времени для создания новых изделий посредством инструментальных средств автоматизированного проектирования; оптимизация процессов компьютеризированными системами управления, в которые внесены человеческие экспертные правила решения; быстрое изменение поточной линии планирующими системами, которые интегрируют научные исследования в производство, и коммерческая информация. ИТ также начали играть более важную роль в предоставлении возможности дифференцирования продуктов и услуг. Некоторые фирмы развивали стратегические информационные системы, которые привели к преобразованию в способе поведения фирмы в промышленном бизнесе. Проблемы – максимальное удовлетворение потребностей пользователя и создание соответствующего интерфейса работы в компьютерной среде. На этом этапе используется как централизованная обработка данных, характерная для 1-го этапа, так и децентрализованная, базирующаяся на решении локальных задач и работе с локальными базами данных на рабочем месте пользователя. 4. 1985-2000 – появление ранних стратегических систем планирования. ИС помогают создавать и распространять знания и информацию в организации через новые системы работы знания, 10 приложения, обеспечивающие компаниям доступ к данным и системам коммуникаций, связывающим разветвленное предприятие по всему миру. К 90-м годам приложения ИТ были широко распространены и достаточно совершенны, чтобы позволить фирмам конкурировать новаторскими способами. Если в прошлом фирмы должны были выбирать между стратегиями стоимости или дифференцирования, сегодня ИТ позволяют фирмам в некоторых отраслях промышленности конкурировать с низкими ценами и дифференцированием изделий одновременно. Этот этап связан с понятием анализа стратегических преимуществ в бизнесе и основан на достижениях телекоммуникационной технологии распределенной обработки информации. Создаются стратегические информационные системы и автоматизированные офисы. Цель – обеспечение выживания и процветание организации. Проблемы этого этапа весьма многочисленны. Наиболее существенными из них являются: • выработка соглашений и установление стандартов, протоколов для компьютерной связи, • организация доступа к стратегической информации, • организация защиты и безопасности информации. 11
