ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «ОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ» (ОмГУПС (ОмИИТ)) Кафедра «Экономика транспорта логистика и управление качеством» Реферат на тему: “Документационное обеспечение логистической деятельности предприятия. Виды применяемых документов.” Студент гр. 50е Валеахметов.Р.Е. Руководитель Куршакова Н.Б. Омск 2022 Содержание: Введение: .................................................................................................................. 3 1.Документационное сопровождение логистических процессов ...................... 4 2.Перевозочная документация при приеме первоначальных грузов ................. 6 3.Порядок оформления документов ...................................................................... 8 Заключение: ........................................................................................................... 12 Библиографический материал: ............................................................................ 14 Введение: Основой управленческой деятельности является информация, а сам процесс управления представляет собой непрерывный процесс сбора, обработки и передачи информации. Наиболее распространённым носителем информации в современном государственном аппарате является бумага. Информация, зафиксированная на бумаге и снабженная необходимым реквизитом (гриф, исходящий номер и др.) становится документом. Документ материальный объект с информацией, закреплённый с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. Осуществление функций любого органа управления связана с составлением, получением, направлением различных органов документов. Вот почему, эффективность их управленческой (как внутриорганизационной, так и внешней) деятельности связана с вопросами документирования и организации работы с документами. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия. Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам. Объект: Логистическая деятельность предприятия Предмет: Документационное обеспечение и виды применяемых документов. Цель: Изучить документационное обеспечение и виды применяемых документов на логистическом предприятии. Задачи: 1. Узнать, что вообще такое документационное сопровождение логистических процессов 2. Рассмотреть перевозочную документацию при приеме первоначальных грузов 3. Рассмотреть коммерческий акт и акт неисправности, и их порядок составления. 1.Документационное сопровождение логистических процессов При осуществлении перевозок необходимо, чтобы документационное сопровождение груза отвечало требованиям законодательства, информация о грузе была достаточна для проверки соответствия заказа и поставки. Должна быть возможность отразить расхождения заказа и поставки, поставки и отправки (поскольку в процессе перевозки груз может испортиться, быть утерян и т.д.). Для перевозок внутри страны основными документами являются: товарно-транспортная накладная, товарная накладная; перевозочный счет-фактура - инструмент, посредством которого перевозчик взимает плату; грузовой манифест - в нем указываются все остановки в случае, на одном транспортном средстве перевозятся смешанные грузовые отправки; Международные перевозки предъявляют более высокие требования к документации. Общие формы международной логистической документации: * экспортный безотрывной аккредитив. Кредитный договор между импортером и банком о передаче обязательств по оплате импортером полученных от экспортера товаров банку импортера (который по умолчанию считается более кредитоспособным); * банковский чек (переводной вексель). Средство платежа в экспортноимпортных сделках. Существуют два типа подобных сделок: по предъявлении надлежащих документов (предъявительский переводной вексель) прошествии определенного времени после акцептования надлежащих документов (срочный переводной вексель). Банковский чек, к которому прилагаются сопроводительные инструкции и другие документы (но не аккредитив), называется документарным переводным векселем; * коносамент (bill of lading) - документ, выдаваемый перевозчиком отправителю в удостоверение принятия груза к перевозке морским транспортом с обязательством доставить груз в порт назначения и выдать законному держателю коносамента. Коносамент является одним из основных документов, применяемых при таможенном оформлении и таможенным контроле товаров, перемещаемых морским транспортом. * сквозной коносамент. Документ, заменяющий коносамент пни транспортную накладную, если товары перевозятся воздушным транспортом (авиагрузовая накладная) или несколькими видами транспорта; * коммерческий счет-фактура. Документ, который выдается экспортером и содержит описание товаров и условия продажи (аналогичен счет-фактуре во внутренних перевозках); * страховое свидетельство (страховой сертификат). Документ, содержащий краткий перечень рисков, покрываемых страховым полисом (например, ущерб от огня, воды, кражи), наименование страхователя и описание застрахованного имущества экспортера; * сертификат происхождения. Документ, в котором указывают страну, где произведены товары, чтобы определить применяемые к ним таможенные пошлины и другие государственные таможенные ограничения. Вывод по 1 вопросу: При осуществлении перевозок необходимо, чтобы документационное сопровождение груза отвечало требованиям законодательства, информация о грузе была достаточна для проверки соответствия заказа и поставки. Должна быть возможность отразить расхождения заказа и поставки, поставки и отправки. Для перевозок внутри страны основными документами являются: товарно-транспортная накладная, товарная накладная; перевозочный счет-фактура - инструмент, посредством которого перевозчик взимает плату; грузовой манифест, экспортный безотрывной аккредитив, банковский чек, коносамент, сквозной коносамент, коммерческий счет-фактура, страховое свидетельство, сертификат происхождения. 2.Перевозочная документация при приеме первоначальных грузов Заявка грузоотправителя. Грузоотправитель по прибытии на грузовой терминал оформляет заявку грузоотправителя, в которой указывается наименование аэропорта отправления и назначения, полное название организации отправителя и получателя, их почтовые адреса и номера телефонов, полное наименование груза, характер упаковки, количество мест, размеры, особые свойства груза, отметки о наличии пломб и оттиски. Пропуск на въезд/выезд автотранспортных средстви вывоз материальных ценностей с территории грузового терминала. Пропуск выдается диспетчером Группы информационного обеспечения перевозок. Маркировка. Приемосдатчик склада при приеме груза на склад: взвешивает груз, маркирует каждое место груза грузовой биркой, в которой указаны аэропорт назначения, номер грузовой авианакладной и общее количество мест. Грузовая авианакладная. Старший диспетчер Отдела продажи грузовых перевозок оформляет грузовую авианакладную согласно действующим правилам, производит расчеты в соответствии с « Правилами применения тарифов на воздушных линиях», тарифам авиакомпаний и «Сборника прейскурантов аэропортовых сборов, тарифов за наземное обслуживание. Авиационная (авиагрузовая) накладная, авианакладная - документ, подтверждающий наличие договора между авиаперевозчиком и грузоотправителем (не является товарораспорядительным документом. Авианакладная заполняется грузоотправителем в 12 экземплярах, три из которых являются оригиналами: - экземпляр перевозчика - подписывается грузоотправителем; - экземпляр грузополучателя - подписывается грузоотправителем и перевозчиком, следует вместе с грузом; - экземпляр грузоотправителя - подписывается перевозчиком и возвращается грузоотправителю после того, как груз принят. Основное содержание авианакладной: - наименования сторон; - сведения о грузе; - наименование аэропортов отправления и прибытия; - прилагаемые к накладной документы; - объявленная ценность и сумма платежа за перевозку. Счет за оказанные услуги и чек об оплате. Диспетчер по продаже авиаперевозок Группы продажи услуг принимает оплату, передает грузоотправителю экземпляр №1 (для грузоотправителя) выдает счет и чек об уплате. При обслуживании юридических лиц выдается счет фактура и акт выполненных работ за оказанные услуги. Грузовой манифест. Диспетчер Группы документационного обеспечения перевозок производит подборку грузовых авианакладных по направлениям, соблюдая сроки бронирования и приоритеты отправки, согласно перечню накладных оформляется грузовой манифест или грузовая ведомость. Перевозочная документация при приеме прибывших грузов: Грузовая ведомость. Грузовая ведомость передается вместе с прибывшим на ВС грузом. Приемосдатчик, сверяя наличие грузовых авианакладных с грузовой ведомостью. Грузовая авианакладная. Приемосдатчик отмечает в грузовой авианакладной место складирования грузов, дату прибытия, номер рейса. Количество мест и вес. Акт о неисправностях при авиаперевозке грузов оформляется приемосдатчиком, если фактическое количество мест и фактический вес принятого груза отличается от указанного в грузовой авианакладной. Счет за оказанные услуги и чек об оплате. Диспетчер Группы продажи услуг принимает оплату, выдает грузополучателю счет и чек об уплате. При обслуживании юридических лиц выдается счет фактура и акт выполненных работ за оказанные услуги. Вывод по 2 вопросу: Перевозочной документацией при приеме первоначальных грузов являются: заявка грузоотправителя, пропуск на въезд/выезд автотранспортных средств и вывоз материальных ценностей с территории грузового терминала, маркировка, грузовая авианакладная, авиационная (авиагрузовая) накладная, авианакладная, счет за оказанные услуги и чек об оплате, грузовой манифест, грузовая ведомость, грузовая авианакладная, акт о неисправностях при авиаперевозке грузов, счет за оказанные услуги и чек об оплате.[1] 3.Порядок оформления документов Коммерческий акт. "Коммерческий акт" составляется при выдаче получателю грузов для удостоверения следующих обстоятельств: - несоответствия наименования, массы и количества мест груза данным, указанным в "Грузовой накладной"; - повреждения или порчи грузов; - обнаружения грузов без документов или документов без груза; В аэропорту отправления "Коммерческий акт" составляется в случае полной утраты/повреждения груза. "Коммерческий акт" не составляется, если утрата, недостача или повреждение произошли вследствие: - действий или упущений отправителя или получателя; - недостатков тары или упаковки, которые не могли быть определены по наружному виду при приеме груза; - сдачи груза к перевозке без указаний в "Грузовой накладной" его особых свойств, требующих специальных условий или мер предосторожности при перевозке и хранении; - обстоятельств связанных с погрузкой или выгрузкой груза средствами отправителя или получателя; - непринятия необходимых мер к сохранности груза уполномоченными отправителем или получателем лицами, которые сопровождали груз; - естественной убыли груза при перевозке в пределах установленных норм; - обнаружении недостачи груза, прибывшего в исправной таре, упаковке или контейнере с исправной пломбой отправителя. "Коммерческий акт" может составляться на основании предварительно составленного "Акта о неисправностях при перевозках" под бортом самолета при приеме груза от бортпроводника или при приеме на склад при приеме груза от грузчика. Сменный начальник производства обязан систематически контролировать правильность составления "Коммерческих актов" и их учет в "Книге учета коммерческих актов", а также обеспечивать своевременное проведение по ним расследований и принятие мер по недопущению неисправности перевозок. Порядок составления "Коммерческого акта". "Коммерческий акт" составляется в присутствии : - сменного начальника производства; - диспетчера по приему и выдаче (старшего диспетчера по приему и выдаче грузов); - грузополучателя. "Коммерческий акт" составляется в двух экземплярах: - первый экземпляр прилагается к грузовой авианакладной и выдается грузополучателю; - второй экземпляр остается в аэропорту, составивший акт. Подписывают "Коммерческий акт" сменный начальник производства, диспетчер по приему и выдаче (старший диспетчер по приему и выдаче грузов), грузополучатель. Составленный "Коммерческий акт" диспетчер по приему и выдаче регистрирует в "Книге учета коммерческих актов". "Книга учета коммерческих актов" хранится в отделе документации производственной службы. Предусматривается ведение отдельных "Книг учета коммерческих актов", с различной индексацией и нумерацией на складе выдачи и складе временного хранения. "Книга учета коммерческих актов" должны быть пронумерована, прошнурована и подписана начальником производственной службы. На титульном листе должна быть указана дата начала и окончания ведения книги. Подчистки и исправления в "Книге учета" не допускаются. "Коммерческий акт" составляется и регистрируется только в день выдачи груза. При составлении "Коммерческого акта" запрещается делать выводы о возможности дальнейшего использования груза по назначению. В случае составления "Коммерческого акта", без предварительно составленного "Акта о неисправностях при перевозке", диспетчер по приему и выдаче (старший диспетчер по приему и выдаче груза) оформляет служебную записку на имя начальника производственной службы, с указанием причин приведших к выдаче груза клиенту с составление "Коммерческого акта". В случае, отказа грузополучателя от составления "Коммерческого акта", диспетчер по приему и выдаче (старший диспетчер по приему и выдаче грузов) должен потребовать от - грузополучателя вписать на обратной стороне "Грузовой накладной", запись, "груз получен полностью, претензий не имею". Запись грузоотправитель заверяет росписью. В этом случае "Коммерческий акт" не составляется, диспетчер по приему и выдаче (старший диспетчер по приему и выдаче груза) регистрирует данный факт в "Книге учета коммерческих актов". Диспетчер по приему и выдаче (старший диспетчер по приему и выдаче груза) фиксирует в "Книге учета коммерческих актов" номер не составленного "Коммерческого акта", номер "Грузовой накладной", дату выдачи груза и вписывает запись, "клиент от акта отказался" (при отказе от "Коммерческого акта" составленного без "Акта о неисправностях при перевозке", диспетчер по приему и выдаче (старший диспетчер по приему и выдаче грузов) дополнительно вписывает номер и дату "Акта о неисправностях при перевозке"). Акт о неисправностях. Порядок оформления "Акта о неисправностях". Все случаи нарушений правил перевозки грузов должны быть своевременно оформлены соответствующими актами для принятия по ним надлежащих мер. Нарушения правил перевозки грузов, влекущих за собой имущественную ответственность, оформляются "Актами о неисправностях" (в дальнейшем Акт). Эти Акты являются внутренними документами и составляются в целях удостоверения нарушений правил перевозки грузов, проведения по ним расследований и принятия, соответствующих мер. Порядок составления " Акта о неисправностях " при перевозке грузов. "Акт о неисправностях" составляется при сдаче прибывшего груза на склад, при выдаче груза со склада для комплектования на рейс и хранении груза на складе. "Акт о неисправностях" составляется в следующих случаях : - при неправильно оформленной "Грузовой накладной", если это обнаружено в трансферном аэропорту или в аэропорту назначения; - несоответствии наименования, массы или количества мест груза, данным указанным в "Грузовой накладной"; - при повреждении или порче грузов, повреждении упаковки; - при обнаружении грузов без документов или документов без грузов; - при вскрытии или пломбировании мест груза из-за обнаружения неисправности; - в случае, если в "Почтово-грузовой ведомости", указан номер "Грузовой накладной", а в результате раскомплектации выяснилось, что ни груз, ни документ не прибыл; - при поступлении груза без транспортной маркировки. "Акт о неисправностях" составляется в момент обнаружения нарушений и подписывается лицами, в присутствии которых обнаружено нарушение: диспетчером по приему выдаче (старший диспетчер по приему и выдаче грузов), грузчиком, диспетчером по комплектации и старшим смены производственно диспетчерского отдела. "Акт о неисправностях" составляется в трех экземплярах (бортпроводнику, аэропорту отправления и аэропорту, составляющий акт) В случае составления Акта на нарушение упаковки груза, производится обязательный подсчет количества вложений грузового места. В этом случае к составлению Акта в обязательном порядке привлекается сотрудник службы безопасности, который обязан присутствовать при вскрытии места груза и просчете количества вложений. "Акты о неисправностях" нумеруются и регистрируются диспетчером по приему и выдаче (старшим диспетчером по приему и выдаче грузов) в "Книге учета актов о неисправностях перевозки грузов". "Книга учета Актов о неисправностях" должна быть пронумерована и прошнурована, подписана начальником производственной службы ДТК. На титульном листе должна быть указана дата начала и окончания ведения книги. В "Книге учета Актов о неисправностях" не допускаются подчистки и исправления. В случае внесения изменений предшествующая запись зачеркивается, и вся информация переписывается заново. Предусматривается ведение отдельных "Книг учета Актов о неисправностях", с различной индексацией и нумерацией на складе выдачи и складе временного хранения. Книги регистрации хранятся в отделе документации производственной службы. Оформленные и зарегистрированные Акты передаются в группу претензий по окончании смены, для проведения мероприятий по розыску груза и установления причин возникновения неисправностей при перевозках. Сменный начальник производства обязан ежедневно контролировать учет "Актов о неисправностях" и правильность их составления, принимать своевременные меры по ликвидации отмеченных в них нарушений правил перевозки грузов и инструктировать работников производственной службы о порядке оформления Актов.[2] Вывод по 3 вопросу: "Коммерческий акт" составляется при выдаче получателю грузов для удостоверения следующих обстоятельств: - несоответствия наименования, массы и количества мест груза данным, указанным в "Грузовой накладной"; - повреждения или порчи грузов; - обнаружения грузов без документов или документов без груза; Порядок составления "Коммерческого акта". "Коммерческий акт" составляется в присутствии : - сменного начальника производства; - диспетчера по приему и выдаче (старшего диспетчера по приему и выдаче грузов); - грузополучателя. "Коммерческий акт" составляется в двух экземплярах: - первый экземпляр прилагается к грузовой авианакладной и выдается грузополучателю; - второй экземпляр остается в аэропорту, составивший акт. Подписывают "Коммерческий акт" сменный начальник производства, диспетчер по приему и выдаче (старший диспетчер по приему и выдаче грузов), грузополучатель. Составленный "Коммерческий акт" диспетчер по приему и выдаче регистрирует в "Книге учета коммерческих актов". Порядок составления " Акта о неисправностях " при перевозке грузов. "Акт о неисправностях" составляется при сдаче прибывшего груза на склад, при выдаче груза со склада для комплектования на рейс и хранении груза на складе. "Акт о неисправностях" составляется в момент обнаружения нарушений и подписывается лицами, в присутствии которых обнаружено нарушение: диспетчером по приему выдаче (старший диспетчер по приему и выдаче грузов), грузчиком, диспетчером по комплектации и старшим смены производственно диспетчерского отдела. "Акты о неисправностях" нумеруются и регистрируются диспетчером по приему и выдаче (старшим диспетчером по приему и выдаче грузов) в "Книге учета актов о неисправностях перевозки грузов". Заключение: При осуществлении перевозок необходимо, чтобы документационное сопровождение груза отвечало требованиям законодательства, информация о грузе была достаточна для проверки соответствия заказа и поставки. Должна быть возможность отразить расхождения заказа и поставки, поставки и отправки. Для перевозок внутри страны основными документами являются: товарно-транспортная накладная, товарная накладная; перевозочный счет-фактура - инструмент, посредством которого перевозчик взимает плату; грузовой манифест, экспортный безотрывной аккредитив, банковский чек, коносамент, сквозной коносамент, коммерческий счет-фактура, страховое свидетельство, сертификат происхождения. Перевозочной документацией при приеме первоначальных грузов являются: заявка грузоотправителя, пропуск на въезд/выезд автотранспортных средств и вывоз материальных ценностей с территории грузового терминала, маркировка, грузовая авианакладная, авиационная (авиагрузовая) накладная, авианакладная, счет за оказанные услуги и чек об оплате, грузовой манифест, грузовая ведомость, грузовая авианакладная, акт о неисправностях при авиаперевозке грузов, счет за оказанные услуги и чек об оплате. "Коммерческий акт" составляется при выдаче получателю грузов для удостоверения следующих обстоятельств: - несоответствия наименования, массы и количества мест груза данным, указанным в "Грузовой накладной"; - повреждения или порчи грузов; - обнаружения грузов без документов или документов без груза; Порядок составления "Коммерческого акта". "Коммерческий акт" составляется в присутствии : - сменного начальника производства; - диспетчера по приему и выдаче (старшего диспетчера по приему и выдаче грузов); - грузополучателя. "Коммерческий акт" составляется в двух экземплярах: - первый экземпляр прилагается к грузовой авианакладной и выдается грузополучателю; - второй экземпляр остается в аэропорту, составивший акт. Подписывают "Коммерческий акт" сменный начальник производства, диспетчер по приему и выдаче (старший диспетчер по приему и выдаче грузов), грузополучатель. Составленный "Коммерческий акт" диспетчер по приему и выдаче регистрирует в "Книге учета коммерческих актов". Порядок составления " Акта о неисправностях " при перевозке грузов. "Акт о неисправностях" составляется при сдаче прибывшего груза на склад, при выдаче груза со склада для комплектования на рейс и хранении груза на складе. "Акт о неисправностях" составляется в момент обнаружения нарушений и подписывается лицами, в присутствии которых обнаружено нарушение: диспетчером по приему выдаче (старший диспетчер по приему и выдаче грузов), грузчиком, диспетчером по комплектации и старшим смены производственно диспетчерского отдела. "Акты о неисправностях" нумеруются и регистрируются диспетчером по приему и выдаче (старшим диспетчером по приему и выдаче грузов) в "Книге учета актов о неисправностях перевозки грузов". Библиографический материал: 1. Учебное пособие по МДК.01.02 “Документационное обеспечение логистических процессов” для студентов заочной формы обучения; Армавир, 2018г 2. Служебная инструкция к соглашению о международном железнодорожном грузовом сообщении (СИ к СМГС) (с 1-го июля 2018 года)