Тақырып: Қызметкерлермен жұмысты құжаттау Жұмысқа қабылдау технологиялар тізбегінің типтері Азаматтарды жұмысқа қабылдау Басшылық құрамға, мамандарды, ғылыми – педагогикалық және басқа да жұмысшылар сатысын жұмысқа қабылдау Жұмысқа қызметтік міндеттері конфиденциалды ақпаратпен тікелей қатынаста болатын тұлғаларды қабылдау Азаматтарды жұмысқа (құжаттау) қабылдау технологиялары Азаматтардың кадрлық қызметке өтінімі Азаматтардан қажетті құжаттарды алу және оны қарастыру Әңгімелесу, жеке карточкада толтырылған мәліметтерді анықтау Азаматтың құрылымдық бөлім меңгерушісімен әңгімелесуі Еңбек шартын жасау, келісу және қол қою Бұйрық әзірлеу және қол қойдыру Азаматты / қызметкерді бұйрықпен таныстыру Құрылымдың бөлім қызметкерлерін жаңа қызметкердің қабылданғаны туралы хабардар ету Қызметкердің аты-жөнін күнделікті жұмысқа келу табеліне енгізу Қызметкердің тегін алғашқы бухгалтерлік есепке алу құжаттарына енгізу және еңбек кітапшасын толтыру Басшылық құрамға, мамандарды, ғылыми – педагогикалық және басқа да жұмысшылар сатысын жұмысқа қабылдау(құжаттау) технологиясы Кандидаттан түйіндемесін алу Түйіндемесін ұйым басшысы және бөлім меңгерушілерінің қатысуымен қарастыру және кандидатты әңгімелесуге шақыру Кандидатты ұйым ережелерімен және болашақ қызметтік міндеттерімен таныстыру Әңгімелесу, мәліметтерді анықтау Азаматтық құрылымдық бөлім меңгерушісімен әңгімелесуі Кандидаттың жұмысқа қабылдау туралы өтініші мен қажетті құжаттарын ұсынуы Тестілеу немесе емтихан жүргізу Еңбек шарты жасау, келісу, қол қою Бұйрық ресімдеу және қол қойдыру Азаматты/ қызметкерді бұйрықпен таныстыру Құрылымдың бөлім қызметкерлерін жаңа қызметкердің қабылданғаны туралы хабардар ету Қызметкердің аты-жөнін күнделікті жұмысқа келу табеліне енгізу Қызметкердің тегін алғашқы бухгалтерлік есепке алу құжаттарына енгізу Еңбек кітапшасын толтыру Жеке құрам бойынша құжаттар бұл ұйым қызметкерлерінің еңбек қызметі қатысы белгіленген сәйкес құжаттар Оларға төмендегілер жатады: - еңбек шарты - жеке құрам бойынша бұйрықтар - еңбек кітапшасы - Т-2 үлгісіндегі жеке карточкасы - жеке ісі Жеке құрам бойынша бұйрықтар бекітілген үлгіге сәйкес ресімделеді және төмендегідей құжаттандыруды қамтиды: - жұмысқа қабылдау - басқа жұмысқа ауысу - еңбек шартын тоқтату - жыл сайынға ақылы еңбек демалын беру - әлеуметтік демалыс беру Кадр бойынша бұйрықтар бекітілген үлгіге сәйкес ресімделеді. Төмендегідей құжаттандыруды қамтиды: - қызметтік жүктеме алу - негізгі қызметінен босатылмай уақытша орнында болмаған қызметкерді алмастыру - басқа аймақта қызметтік міндеттерін орындау мақсатында іссапарға шығу - еңбек демалысы кестесін бекіту - еңбек демалысы кестесіне өзгертулер (толықтырулар) енгізу - қызметкерлерге аттестация жүргізу - қызметкерді оқыту - сыйақы тағайындау - тәртіптік жаза қолдану - тәртіптік жазасын мерзімінен бұрын алу - қызметкердің персоналдық мәліметтерінің өзгеруі - демалыс және мереке күндері қызметкерлерді жұмысқа тарту - персоналдық жүктемелерді бекіту және алу Негізгі қызмет бойынша бұйрықтар бекітілген үлгіге сәйкес ресімделеді. Оларға төмендегдей бұйрық түрлері жатады: - құрылымдық және штаттық кестенің бекітілуі және өзгеруі туралы - ұйым актілеріне өзгертулер мен толықтырулар енгізу және оларды жүзеге асыру туралы - бұрыс және қате шығарылған бұйрықтар мен т.б. күшін жою туралы Барлық ұйым басшысы қол қойған және мөр таңбасы басылған бұрықтар бір журналға тіркеледі, мәселен: - «Б» бөлімі – негізгі қызметі бойынша бұйрықтар - «Ж» немес «ЖҚ» бөлімі - жеке құрам бойынша бұйрықтар - «К» бөлімі – кадр бойынша бұйрықтар Жеке құрам бойынша бұйрықтар, қызметкерлердің еңбек қызметін растайтын, құжат түрлеріне жатады. Осыған байланысты, ұйымды жекешелендіру барысында мемлекеттік мұрағатқа тапсырылатын құжат болып саналады. Еңбек қатынасын орнатуға қатысты құжаттар Жұмысқа қабылдау үшін негіз - жазбаша түрде, екі данада жасалған еңбек шарты. Шартқа екі тарап та қол қояды және бір данасы қызметкерге беріледі де, екінші данасы ұйымда қызметкердің жеке ісіне тіркеледі. Еңбек шартынын бір данасын алғаны туралы қызметкер еңбек шартының екінші дананың соңғы бетінде көрсетеді. Еңбек шарты қызметкерді жұмысқа қабылдау туралы бұйрықтың шығарылуына негіз болады. Бұйрықта қызметкер еңбек заңнамаларына сәйкес еңбек шартымен танысқаны туралы және еңбек шартының соңғы парағында қызметкердің еңбек шартының бір данасын алғаны туралы қолы бар екені көрсетіледі. Еңбек шартына өзгертулер мен толықтырулар енгізу қажеттігі туындаған жағдайда ҚР ЕК 32 тармағының 1 тармақшасына сәйкес еңбек шартына қосымша келісім арқылы ресімделеді Сондай–ақ еңбек шартына қосымша келісімнің бір данасы қызметкерге беріледі де, екінші данасы қызметкердің жеке ісінде сақталады. Еңбек шартына қосымша келісімді алғанын растау үшін қызметкер қосымша келісімнің соңғы бетіне екінші данасын алғанын растай отырып, қолын қояды. Қызметкердің басқа қызметке ауысуы туралы өтініші, еркін түрде жазылады және келесі деректемелді қамтиды: - адресат (қызметі мен аты-жөні көрсетілген ұйымбасшысының лауазымы); - автор (құрылымдық бөлім атауы және қызметі, аты-жөні); - құжат түрінің атауы; - мәтін; - қолы; - күні. Мәтінде қызметкерді басқа бөлімге немесе басқа қызметке ауыстыру туралы өтініші жазылады. Өтініш құрылымдық меңгерушісімен визаланады – жаңа және бұрынғы жұмыс орнының меңгерушілерімен, және ұйым басшысымен келісіледі. Ауыстыру туралы бұйрық қызметкерге таныстырылады және қолы алынады. Бұйрықтың түпнұсқасы номенклатуралық істер тігетін іске тіркеледі де, көшірмесі қызметкердің жеке ісіне тіркеледі. Қызметкерді жұмыстан босату және еңбек шартын бұзу, «еңбек шартын бұзу туралы» бұйрық үлгісіне сәйкес ресімделеді. Қызметкердің бұйрықпен танысқаны туралы белгісі немесе қолы бұйрықтың келесі бетіне қойылады. Жұмыстан шығу туралы өтініш, қызмет бетушіні қызметкердің еңбек шартын бұзатыны туралы ескертпесі болып табылады. Өтініш еркін түрде басшыға тікелей бағытталған түрде жазылады. Өтініш мәтініне қызметкердің жұмыстан босатуды өтінетіндігі туралы жазбасы, жұмыстан шығу себебі, күні көрсетіледі. Өтініште өтінішті жазған күн және қызметкердің жеке қолы болуы шарт. Өтініш қызметкердің жеке ісіне бұйрықтың көшірмесімен бірге тіркеледі Жұмыстан босату туралы бұйрық мәтінінде жұмыстан босатылған күні, қызметкердің толық аты-жөні, еңбек шартының нөмірі мен ҚР ЕК сейкес еңбек шартын тоқтатуға негіз. Жұмыс шығу күні міндетті түрде көрсетілуі тиіс, және жұмыстан босатылған күн ҚР ЕК сәйкес қызметкердің ең соңғы жұмыс күні болып саналады (ҚР ЕК 62 тармағы). Жұмыстан босату туралы бұйрықты қызметкер жұмыс істейтін құрылымдық бөлім меңгерушісі визалайды, және заңгер (егер қарастырылған болса) егер, қызметкер жұмыс берушінің бастамасымен жұмыстан босатылып жатқан болса. Бұйрыққа қолды ұйым басшысы және ұйым басшысының міндетін атқарушы қол қояды. Бұйрықтың түпнұсқасы кадр бөлімінде сақталады, ал көшірмесі қызметкердің жеке ісіне тігіледі және бір көшірмесі хабарлама хатпен қоса қызметкердің мекенжайына жолданады. Бұйрықпен таныстырылады. Жыл сайын берілетін еңбек демалысы туралы бұйрық келісілген және бекітілген үлгіге сәйкес ресімделеді. Еңбек демалысы туралы бұйрыққа тікелей негіз болып, бөлім жетекшісімен келісілген және ұйым басшысының бұрыштамасы қойылған қызметкердің өтініші және еңбек демалысының бекітілген кестесі саналады. ҚР ЕК 105 тармағына сәйкес қызметкерге жұмыс жылының бірінші және келесі жылдары берілетін еңбек демалысы қызметкердің қалаған уақытында беріледі. Еңбек демалысын беру туралы бұйрықта көрсетіледі: қызметкердің толық аты-жөні құрылымдың бөлім атауы және қызметі, еңбек демалысының түрі, күнтізбелік күннің жалпы саны, еңбек демалысына шығатын және демалыс күнінің соңғы күні көрсетіледі. Бұйрықтың төменгі сол жақ шетіне немесе келесі бетіне қызметкердің бұйрықпен танысқаны туралы қолы алынады. Әр жылы қызметкерлерге берілетін еңбек демалысының кестесі келесі жұмыс жылының басталуына кем дегенде бір апта қалғанда бекітіледі, және сол жұмыс жылы қызметкерлерді кестеге сәйкес еңбек демалысына шығарып отырады. Еңбек демалысын беру туралы кесте қызметкерлердің еңбек демалысына шығу уақытының жақындағанын бақылап отыруға мүмкіндік береді. Еңбек демалысын беру туралы бұйрық ұйым басшысының немесе оның мңіндетін атқарушы тұлғаның қол қоюымен күшіне енеді. Еңбек демалысын беру туралы кестенің «Ескерту» бағанына барлық қызметкерлер қол қоя отырып кестемен таныстырылады. Еңбек демалысын беру туралы кестенің күні өзгерген жағдайда қызметкерге екі апта бұрын ескертіледі. Қызметкердің өзгерістерден хабардар екені туралы қолы кестенің келесі бетіне танысу парағына қойылады. Еңбек демалысының күні жақындағаны туралы қызметкер демалысқа шығуға екі апта қалғанда хабардар етіледі. Еңбек демалысын беру туралы кестеде қызметкерлердің танысқаны туралы қолы, демалыс беру туралы бұйрықтың қызметкердің өтінішінсіз шығарылуына негіз болады. Еңбек демалысынның күнін ауытыру, ұзарту және еңбек демалысынан шақырту тек ұйым басшысының бұйрығы негізінде жүзеге асырылады (ҚР ЕК 114 тармағы). Ақылы еңбек демалысының күні тек қызметкердің өтініші немесе келісімі негізінде өзгертіледі. Демалыс беру күні демалыс кестесіне сәйкес келмеген жағдайда қызметкердің демалыс күнін ауыстыру туралы өтініші және ұйым басшысының рұқсатымен жүзеге асырылады. Қызметкердің еңбек демалысының мерзімін ауыстыру қажеттігі туындаған жағдайда, қызметкер үлгіге сәйкес өтініште жағадан берілетін демалыс күнін көрсете отырып жазады және өтініште құрылымдық бөлім меңгерушісінің келісімі мен ұйым басшысының бұрыштамасы болуы шарт. Әлеуметтік демалыс беру туралы бұйрық бекітілген үлгіге сәйкес ресімделеді. Әлеуметтік демалыстың белгілі бір уақыт аралығында қызметкерлерге берілу себептері: қызметкердің ана болуымен, бала күтімімен, жұмыстан қол үзбей оқуын жалғастырумен және басқа да мақсатта. Еңбек демалысын беру туралы бұйрыққа негіз болып қызметкердің еңбек демалысын беру туралы өтініші, құрылымдық бөлім меңгерушісінің келісімі және ұйым басшысының бұрыштамасы саналады. Әлеуметтік демалыс беру туралы бұйрық мәтінінде тегі, есімі, әкесінің аты, қызметі және құрылымдық бөлімі, демалыс түрі, қызметкер демалыста болатын жұмыс күнінің жалпы саны, демалыстың басталар күні мен аяқталар күні көрсетіледі. Қызмерге ақылы еңбек демалысы берілгені туралы шығарылған бұйрыққа қызметкердің танысқаны туралы қолымен бұйрықтың келесі бетіне немесе сол беттің төменгі жағына куәландырылады. Іссапар туралы бұйрыққа, сонымен қатар оны болдырмау, іссапар мерзімінің өзгеруі, іссапардан кері шақырту бұйрықтарына негіз қызметтік іссапарлар туралы ереже табылады. Марапаттау туралы бұйрық еркін мәтіндік түрінде ресімделеді. Бұйрықта марапаттау түрі міндетті түрде көрсетілуі тиіс (алғыс, бағалы сыйлық, сыйақы және т.б.). Тәртіптік жаза қолданылғаны туралы бұйрық еркін түрде құрылымдық бөлім меңгерушісі немесе оның қызметінің міндетін атқарушының мәлім хаты, сонымен қатар тәртіп бұзушылыққа жол берген қызметкердің түсініктемесі негізінде ресімделеді. Тәртіптік жаза қызметкердің ауырғанына және іссапарды болғанына, сонымен қатар кезекті еңбек демалысында болғанына қарамастан тәртіп бұзушылық анықталған күннен бастап бір ай ішінде қолданылады. Еңбек туралы заңға сәйкес, қызметкер еңбек тәртібін бұзған жағдайда Кәсіпорын тәртіп жазасының түрлерін қабылдауға құқылы: - ескерту; - сөгіс; - қатаң сөгіс: Тәртіптік жаза тәртіп бұзған күннен бастап алты айға дейін қолданылуы тіс, ал қаржылық-шаруашылық қызметті тексеру барысында тәртіп бұзған күннен бастап жір жылдан кем емес. Әр жасалған қолданылады. тәртіп бұзушылыққа бір тәртіптік жаза Тәртіптік жаза қолданылғаны туралы бұйрық тәртіп бұзған қызметкерге таныстырылып, қолы алынады және бұйрықтағы тәртіп бұзғаны туралы ақпаратпен таныстырылады Егер қызметкер бұйрыққа қол қоюдан бас тартса, оның қол қоюдан бас тартқаны туралы мәлімет жазылады. Егер қызметкреді тәртіптік жаза қолданылған бұйрықпен таныстыру мүмкіндік болмаған жағдайда, қызметкер жұмыс істейтін бөлім меңгерушісінің көмегіменбұйрықтың көшірмесі мен хабарлама хат жолданады. Бұйрықтың түпнұсқасы істер номенклатурасымен бекітілген іске тіркеледі, ал бұйрық көшірмесі қызметкердің жеке ісіне теркеледі. Тәртіптік жаза қолданылмас бұрын бөлім меңгерушісі қызметкерден жіберілген қателігі туралы түсініктеме алуы тиіс. Түсініктеме хат бір данада қызметкердің өз қолымен жазылады, онда еңбек тәртібін бұзғандығы және тапсырманы орындамағаны туралы мәліметтер және себебі нақты көрсетілуі тиіс. Қызметкер түсініктеме жазудан бас тартқан жағдайда бөлім меңгерушісі куәгерлерді тарта отырып акт толтыруы қажет. Кадрлық құжаттар жиынтығы Заңнамалық актілер Нормативтік және нормативтік-анықтамалық құжаттар Жоспарлау құжаттары Ұйымдастырушылық-құқықтық құжаттар Персоналдық құжаттар Шарттық құжаттар Өкімдік құжаттар Жұмыс уақытын пайдалануды есепке алу және еңбек ақысын есептеу құжаттары Есептік және есептік-анықтамалық құжаттар Және басқалар Персоналдық құжаттар Мемлекеттік органдар мен ұйымдар және заңды тұлғалардың осы немесе басқа да мәліметті растайтындығына сәйкес берілетін құжаттар, білімі туралы және т.б. Қызметкерге жұмыс орнынан белгілі бір фактіні растайтындығы туралы берілетін құжаттар Қызметкерлермен мемлекеттік органдарғанемесе қызмет орнына жолдаған дайындаған құжаттары. Қызметтік құжаттар, мамандықғ іскерлік, және жеке басқа қатысты осы қызметкерге берілетін сипатқа ие құжат түрі. Жұмыс уақытын пайдалануды тіркеу бойынша және еңбекақы төлеу бойынша есеп айырысу құжаттары Жұмыс уақытын есепке алу табелі мен жалақысын есептеу Жұмыс уақытын пайдалану табелі Есеп-қисап ведомості Есеп айырысу ведомості Төлемдік ведомосттар Төлемдік ведомосттарды тіркеу журналы Дербес шот Еңбек демалысын беру бойынша есеп айырысу Еңбек шарты бұзылғаннан кейін берілетін есеп айырысулар Белгісіз уақытқа жасалған еңбек шарты бойынша орындалған жұмыстарды қабылдау актілері Қызметкердің жеке ісін қалыптастыру Тізімге жаңадан жұмысқа қабілданған қызметкердің жеке ісін есепке алу және жеке іс ашу Жеке ісінің сыртқы бетін ресімдеу Қызметкердің жеке ісінің бірінші бетіне ішіндегі құжаттарға жасалған тізімі мен соңғы бетіне конверт жабыстырылады және онда жеке істі алғаны туралы мәліметтер толтырылады Кадрлар қызметінің қызметкері мен бөлім меңгерушілерінен жеке істі қалыптастыруға арналған құжаттарды алу Алынған құжаттарды жүйелендіру, ішкі тізімге жеке іске тіркелген құжаттар туралы мәлімет жазу Ішкі тізімге сәйкес құжаттарды орналастыру және нөмірлеу Құжаттарды жеке іске нөмірленген реті бойынша орналастырып тігіп шығу, нөмірлерінің дұрыс қойылғандығына көз жеткізу, жабық жеке істерді сақтауға арналған шкафқа орналастыру Жеке іске қосымша алынған құжаттарды толықтырып отыру Жеке істе көрсетілген құжаттардың орналастыру тәртібі бойынша, әр жеке істі жүйелеу Кейін алынған қосымша құжаттарды ретімен орналастыру, нөмірлеу және тізімде құжат түрін көрсету Жеке іс жүргізу: кадрларды тіркеу бойынша құжаттарды орналастыру ; Жеке істі бөлім меңгерушілері мен басшылыққа пайдалану мақсатында берген жағдайда, қайта құжаттардың дұрыстығын тексеріп шығу және жеке істі алғаны туралы корточкаға белгілеу Қызметкерлерді өз жеке істерімен таныстыру барысында кадрлық қызметтік жүйесін орындай отырып таныстыру Жеке парақтағы мәліметтер мен қызметкерді таныстыру және толтырған жауапты тұлға мен қызметкердің танысқаны туралы белгісін алу Жеке істі жабу: жеке іс ішіндегі барлық құжаттың болуын тексеру, іс соңында растайцтын парақ ресімдеу және жеке істе тіркелген тізімге соңғы жазбаны енгізу, іс жиынының брошюрасы, және мұрағат талаптарына сәйкес сыртқа қабатын ресімдеу Жеке істі жеке істерді мұрағатқа тапсыру журналына тіркеп, мұрағат меңгерушісінің алғаны туралы қолымен куәландырып алу Мұрағат жеке істер тізіміне істі тіркеу; тізім нөмірін қою және жеке іс сыртында сақтау нөмірін жазып көрсету Жеке істі мұрағат істеріне тіркегені туралы кадрлық журналға енгізу Кадр бойынша есеп беру және тіркеу құжаттары Қызметкер туралы ақпараттық ауқымды есепке алу екіге бөлінеді алғашқы және екіншілік. Алғашқы ауқым Т-2 үлгілік құжатында, жеке құрам бойынша бұйрықта, еңбек кітапшасында және қызметкердің жеке ісіндегі құжаттарда көрсетілген ақпарттар тізімі. Екіншілік ауқымдар белгілі бір тематикалық көрсеткіштер бойынша жүйелендіру, және персоналдық ақпаратты қайталап көрсететін мәліметтер. Т-2 Үлгісіндегі карточка барлық қызметкерлдер үшін жұмысқа келген күннен бастап толтырылады, мазмұны қызметкер туралы жалпы мәліметті қатиды: негізгі іздеу бағыттары (карточка нөмірі, қызметкердің табельдік нөмірі, әліпби және т.б.), анкеталықбиографиялық мәліметтер, жалпы білімі, мамандығы бойынша білімі, еңбек қызметі динамикасы, еңбек өтілі, жанұя құрамы, паспорттық мәліметтер және т.б. Аталған корточканы толтырып болғаннан кейін сол қызметкермен кадр қызметінің жұмысшысы мәліметтердің дұрыс енгізілгенін растап куәландыру мақсатында қол қояды. Жеке карточка бір данада толтырылады Ірі құрылымдық бөлімдерде сонымен қатар, жауапты тұлғалар және басшылық қызметтегі қызметкерлер және шет тілін меңгерген қызметкерлер туралы, мемлекеттік мақтаулармен мадақталған, біліктілігін арттырған және т.б. персоналдық тіркеулер жүргізіледі . Сонымен бірге, ірі ұйымдарда жеке істерді пайдалану барысында әліпбилік картотекаларды пайдаланады (журналдар, блокноттар) ол жерде қызметкердің толық аты-жөні, қызметі және толтырылған күні көрсетіледі. Картотекамен бір мезетте немесе бірге жеке құрамды тіркеу мақсатында журналдар түрлері қолданылады. (әліпбиі, сілтемелік тізім, дәптер және тіркеу кітабы және т.б.). Екіншілік тіркеу құжаттарының ауқымдары кадр қызметінде ғана емес, сонымен қатар, есеп бөліменде, әскери есепке алу үстелінде және бөлімдер мен цехтарда қалыптастырылады. Есеп бөлімінде әр бір жаңа келген қызметкерге айлық жалақысын есептеу үшін дербес шот ашылады, ол үлгілік карточкалық түрде болады, онда қызметкердің толық аты-жөні және жұмысқа қабылданған күні мен айлық жалақысы көрсетіледі. - Ақпараттық ауқымдарды тіркеуді (енгізу) жаңарту Кадрлық есепке алу ақпараттарын талдау барысында персоналдық мәліметтердің 80-95% -ы қызметкер туралы мәліметтің оның өмір бойында және қызмет барысында өзгеретіні анықталды. Өзгереді: қызметі, білім деңгейі, разряд, еңбекақысы, демалыс мерзімі, мекенжайы және т.б. Барлық өзгерістер толықтырулар растайтын куәландырылғаннан кейін ғана есепке алынады. құжатпен - анықтамалық және анықтамалық талдаулық ақпараттар беру және регламенттеуші есепті дайындау ақпараттық ауқымды есепке алуды талдау мақсатындағы соңғы әрекет болып табылады. Кадрлық қызмет жұмысын орналастыру және ұйымдастыру Кадрлық қызметте кем дегенде үш өзара қатынасатын бөлмелер болуы қажет: - кадрлық қызметкерлерге арналған бөлме - қызмет жетекшісінің бөлмесі - құжаттарға, істер мен карточкаларға арналған шкафтар мен сейфтерді еркін орналастыратын бөлме Кадрлық қызметке келген тұлғаларға кадрлар бөлмесінен оқшаулау орналасқан бөлме берілуі тиіс. Шкаф орналасқан кадр бөлмесінің терезелерінің болуы шарт емес және ол жер өрт сөндіру құралдары мен техникаларымен жабдықталған және дабылдық күзет қызметімен жабдықталған болуы қажет. Сыртқа есік темір материалдан жасалған екі есіктен тұруы қажет, ал бөлме терезелері тормен қапталуы тиіс. Кадрлар қызметі компьютермен жабдықталған болған жағдайда, қызмет бөлмелері техникалық барлаудан қорғану қызметтерімен жабдықталған болу қажет. Жұмыс уақыты аяқталған соң барлық есіктер (сонымен қатар, ішкі) толық жабылып, кадр қызметінің жетекшісінің мөрімен таңбалануы тиіс. Есік кілттері таңбаланған пеналда күзет қызметіне арнайы тіркеу журналына қолын ала отырып, тапсырылуы тиіс. Әдетте бөлім мөрлері пластитин бетіне жапсарланып алынады, мөр сынамасын алынбағанына көз жеткізу үшін, әрдайым дабыл күзет қызметі мен басқа да қорғау техникаларының дұрыс жұмыс жасап тұрғанын тексеріп отыру қажет. Кадрлық қызмет есігін ашу барысында мөрлердің саны мен нөмірлері, есік құлыптарының бөтіндігі мен бақылау қағазының (жіп) бөтіндігіне көз жеткізіледі. Есікті ашу барысында кадрлық қызмет бөлмесіне кіру әрекеті жасалған белгілер болған жағдайда есік ашылмайды. Есікті ашуға тырысқандығы туралы акт толтырылып, күзет қызметінің жетекшісіне мәлімдеме беріледі. Қалған әрекеттер жетекшінің құзірімен жүзеге асырылады. Сақтаулы тұрған құжаттарға жауапты кадр қызметшісінсіз шкафтарды ашу жұмысы тек кадр қызметінің жетекшісінің және екі кадр қызметкерлерінің қатысуымен жасалады. Соңынан шкаф қайта бекітіліп, мекеме мөрімен таңбаланады. Құжатты сақтуға жауапты кадр қызметкері келген жағдайда, барлық құжаттар тексеріледі. Бөлмелерді тазалау жұмыстары кадрлық қызмет жетекшісінің бақылауымен жүзеге асырылады. Өрт, құбырлардың апаты және жылыту құбырларының апаты болған жағдайда, кадрлық қызмет құжаттары басқа жерге көшіріліп, күзет қойылуы тиіс. Кадрлық қызметтің деректеме құжаттары: Ұйым қызметкерлерінің персоналдық мәліметтері туралы ереже, бұл жерде жектекшілер мен қызметкерлердің мәліметтерді қызмет барысында пайдалану туралы мәндеттері атап көрсетіледі. - - Нұсқаулық, бұйрықтарды ресімдеу және дайындау және басқа да қызметкерлердің жеке істерін жүргізу және сақтау, қызметкерлердің еңбек кітапшаларын жүргізу және сақтау секілді технологияларымен бекітілуі тиіс. - Кадрлық қызмет жұмысына персонал таңдау қызметтік талаптарды есепке ала отырып және конфиденциалды мәліметтер мен құжаттарды әзірлеу талаптарына сай келетін персоналды таңдайды. Негізгі талаптары: қызметке ұсынылып отырған тұлғалардың моральдық және жеке бас құндылықтарына талдау жүргізе отырып, қорғауға жататын мәліметтерді жария етпейтіндігі туралы қолын алып, конфеденциальды ақпаратпен жұмыс жасауға рұқсат беру. - Кадрлық қызметке келуші тұлғалармен жұмыс Кадрлық қызмет жұмысшылары құжаттарды ресімдеуден басқа жұмыс уақытының едәуір бөлігін келушілермен өткізеді, жұмыстың бөл түрі де регламентте көрсетілуі тиіс, себебі, кадрлық қызметке келуші тұлғалар ақпараттық қауіпсіздікті бөзуы немесе қызметкерлерге физикалық қауіп төндіруі мүмкін. Келушілерді қабылдау тек қабылдау уақыттарына сәйкес жүргізілуі тиіс. Басқа уақытта кадрлық қызмет бөлмелеріне бөгде адамдар болмауы тиіс. Кадрлық қызметке келуші тұлғаларды қабылдау барысында кадр қызметшісі кадрлық қызметке қатысты басқа қызметпен айналыспауы және телефонға жауап бермеуі тиіс. Үстел үстінде тек келген тұлғаға қатысты құжаттар болуы шарт. Сұрақтарға жауап беру барысында, тек келген тұлғаға қатысты мағлұматтар берілуі тиіс. Телефон немесе факс арқылы алынған мәліметке бөгде тұлғаның қатысуы барысында жауап берілмеуі тиіс. Қызметкерлерге жағдай жасау барысында кадрлар қызметі мекеменің шыға берісінде, бірінші қабатта орналасуы тиіс.