Загрузил Artem Abaturov

Лекция -движение денежных средств

реклама
ЛЕКЦИЯ №18
Отчетность аптеки (фирмы). Месячный отчет
План:
1. Значение отчетности в народном хозяйстве.
2. Текущая и годовая отчетность аптек.
3. Порядок составления и представления месячного отчета аптеки.
4. Основные разделы месячного отчета.
Литература:
1. Лекционные записи.
2. Управление и экономика фармации: том 2: Учет в аптечных организациях:
оперативный, бухгалтерский, налоговый. Учебник для студентов высших
учебных заведений./ А.А.Теодорович, Е.Е.Лоскутова, Е.А.Максимкина и др.,
под редакцией Е.Е.Лоскутовой. М., Изд.центр «Академия», 2004 – 448 с.
3. Управление и экономика фармации: Учебник/ Под редакцией
В.П.Багировой. М.: ОАО «Медицина», 2004 – 720 с.
2
Учетный процесс в аптечной системе завершает статистическая и бухгалтерская отчетность.
Отчетность – система обобщающих показателей учета, характеризующих хозяйственную деятельность и финансовое положение аптечной структуры за соответствующий
период.
По срокам составления различают годовую и внутригодовую или текущую отчетность (декадная, месячная, квартальная и.т.д.).
Юридические лица сами определяют конечные финансовые результаты. Поэтому
помимо текущей отчетности они составляют и балансы за соответствующие периоды
(квартальный, полугодовой, девятимесячный, годовой). Все отчетные формы заполняют
нарастающим итогом с начала года.
В состав годового отчета кроме годового баланса входят и статистические формы
отчетности:
- о движении уставного фонда (капитала);
- норматив оборотных средств;
- наличие и движение основных средств и амортизационного фонда;
- о выполнении плана по труду и.т.д.
Прилагают объяснительную записку.
Подписывают директор и бухгалтер.
Сроки представления отчетов
Месячные и квартальные отчеты представляют не позднее 12 числа следующего
месяца, годовые – не позднее 20 января следующего года.
Отчеты составляют в 2-х экземплярах, к ним прилагают все первичные оправдательные документы.
В бухгалтерии их проверяют по всем приходным и расходным операциям. При
необходимости корректируют, затем утверждают (в 15-ти дневный срок).
Утвержденные отчеты хранят:
месячные
- 1 год
квартальные – 3 года
годовые
- 10 лет
Месячный отчет
Это основной отчетный документ, форма которого утверждена Приказом МЗ
СССР №14 от 8.01.88г. - ф. №АП-72. Он состоит из нескольких разделов и таблиц.
Условно в нем можно выделить следующие разделы:
Раздел 1. Движение денежных средств
Представлен таблицами:
1. Реестр движения денежных средств и инкассации выручки (ф. АП-70). Отражается движение наличных денег за месяц по приходным и расходным кассовым операциям. Основанием для заполнения таблицы служит ежедневный «Кассовый отчет» или
Справка о результатах сверки выручки по данным кассы (ф. № АП-32). Заполнение
приходной части начинают с указания остатка наличных денег на 1-е число месяца. Он
должен совпадать с данными «Кассового отчета» (ф. АП-32) и остатком денег на конец
предыдущего месяца (из месячного отчета предыдущего месяца)
Затем фиксируют приходные денежные операции. Основными крупными операциями по приходу являются выручка от реализации товаров населению и получение наличных денег для выплаты зарплаты. В этой части таблицы отражают также: выручку от мелкорозничной сети; возврат подотчетных сумм; прочие поступления (уплата недостач, а
также платные услуги за предметы проката, за ремонт очковой оптики и т.д.)
Подводят итог прихода денег по кассе.
3
Расходная часть:
Вначале указывают общую сумму выручки, сданную в банк за месяц.
Далее следуют операции:
- выручка в пути;
- выплата з/п (отдельно выделяют сумму пособий по нетрудоспособности);
- оплачено за посуду, лек. сырье, топливо;
- почтовые расходы;
- выдача денег под отчет;
- оплата наличными разного рода работ и услуг.
Подводят итог расхода денег. По формуле торгового баланса выводят остаток денег на новый месяц.
О2 = О1 + П - Р
О2 – должен соответствовать денежной наличности в кассе в последний день отчетного месяца. Таким образом можно проверить работу кассира
2. Субрасчетный счет (текущий)
Данная таблица заполняется при наличии в аптеке счета на основании выписок банка.
Построение ее аналогично: О1- поступило; выбыло - О2.
Фиксируют остаток денег на счете на начало месяца, поступление выручки аптеки,
перечислено покупателями за месяц, суммы, полученные по чекам, приобретено материалов безналичным путем; уплачено налогов, страховых взносов. Сопоставляются итоги
сумм по поступлению и выбытию, с помощью формулы торгового баланса выводим остаток на конец месяца – О2.
Раздел 2. Движение товарно-материальных ценностей
Раздел включает таблицы:
1. Товарный отчет (ф. АП-25), характеризующий движение товара, вспомогательных
материалов, тары, лекарственного сырья, топлива в отделах аптеки, фирмы.
Состоит из приходной и расходной частей. На основании первичных документов
в хронологической последовательности в товарный отчет включают все виды прихода и
расхода товарно-материальных ценностей за месяц. Товар учитывают в стоимостном выражении по розничным и оптовым ценам. Остальные ценности - в оптовых. Приход состоит из основного прихода и прочих поступлений, увеличивающих запасы аптеки, фирмы.
Основной приход:
Вначале указывают остатки товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на начало
месяца. Суммы должны соответствовать остаткам на конец предшествующего месяца,
приведенным в последнем месячном отчете.
Затем отдельно на каждой строке товарно-транспортной накладной показывают
суммы соответствующей группы ценностей. Если при подсчете в накладной обнаружена
ошибка, извещают склад, фирму, которые высылают исправительное письмо, на основании письма в аптеке корректируют сумму в товарно-транспортной накладной.
Записи в аптеке производят с учетом исправленной суммы. Если на часть товара
из-за боя, порчи, недостачи составлен «Акт об установлении расхождения в количестве и
качестве при приемке товара» - (Ф. АП -2), то стоимость полученного товара приходуется
в полной сумме указанной в накладной поставщика, независимо от факта составления ак-
4
та. Всякого рода наценки, транспортные расходы, включенные в товарно-транспортную
накладную сверх продажной стоимости товара, в рассматриваемой таблице не учитывают.
В заключение подводят итог основного поступления.
Прочие поступления, увеличивающие запасы аптеки, фирмы
1. Приобретение посуды у населения.
2. Дооценка по журналу лабораторно-фасовочных работ.
3. Перевод ценностей из одной учетной группы в другую (перевод закупленного лекарственного сырья, вспомогательного материала и тары в товар).
4. Излишки, выявленные при инвентаризации.
5. Бездокументальное поступление товара.
6. Закупленное лекарственное растительное сырье.
Следует помнить, если лекарственное сырье принято по приемной квитанции и не
переведено в товар, то в графе «лекарственное сырье» данного раздела оно учитывается
только по заготовительной цене. Если же сырье переведено в товар, то его учитывают в
этой же таблице, но в графе «Товар» в розничной и оптовой ценах.
По окончании всех записей посчитывают весь приход за месяц.
Основными документами для заполнения приходной части отчета являются:
1. Отчет аптеки о финансово-хозяйственной деятельности за предыдущий месяц (ф.
АП-72);
2. Товарно-транспортные накладные склада и фирм поставщиков;
3. Приемная квитанция на лекарственно-растительное сырье (ф. АП-4);
4. Акт о переводе в товар лекарственно-растительного сырья (ф. АП-19);
5. Ведомость покупки стеклянной посуды (ф. АП-8);
6. Справка о дооценке и уценке по лабораторно-фасовочным работам (ф. АП – 12)
и.т.д.
Расходная часть
Состоит из 2-х видов: реализации и прочего документированного расхода. В отличии от прихода записи производят не в хронологической последовательности, а итоговой
суммой за месяц. Поэтому каждую сумму, проведенную по расходу, необходимо подтвердить соответствующим документом.
В разделе «реализация» отражают розничный товарооборот (отпуск населению) и
оптовый товарооборот (лечебным и другим организациям).
Для заполнения используют:
1. Ведомость розничных оборотов (розн. т/о);
2. Товарные отчеты материально-ответственных лиц (ф. АП-25);
3. Журнал учета мелкооптового отпуска и расчетов с покупателями (ф. АП-22).
В конце подводят итог суммы реализации.
Прочий документированный расход
Учитываем расход товара и других материальных ценностей на производственные
нужды аптеки. Товар учитываем в 2-х ценах, а другие ценности только по оптовой.
Суммы показываем отдельно по конкретному виду расхода. Поэтому следует указать наименование оправдательного документа, его номер и дату.
Учитываем следующие операции:
1. Возврат и переброс товара (сумма, номер накладной-требования (ф. АП-18), дата).
2. Списание по актам с указанием сумм, пришедших в негодность ценностей
(Акт о порче товарно-материальных ценностей – ф. АП-20)
3. Перевод в другие учетные группы ценностей (акты перевода).
5
Например, часть лекарственного растительного сырья реализована, составляем акт
о переводе лекарственного сырья в товар (ф. АП– 19), и в данном разделе списываем его
по заготовительной цене с указанием номера акта. Одновременно стоимость проданного
сырья ставят на приход в разделе прочие поступления товарного отчета уже как товар в
2-х ценах ( розничной и оптовой).
4. Переоценка материальных ценностей в сторону уменьшения (акта о переоценке
товара (ф. АП-21)
5. Наличие естественной убыли. Расчет естественной убыли товаров ( ф. АП-47)
6. Списание товара, израсходованного на оказание первой медицинской помощи
(Справка об использовании товара на оказание первой медицинской помощи (ф. АП-15)
7. Стоимость лекарств, изъятых на анализ в КАЛ (акт изъятия).
8. Суммы по «Актам об установлении расхождения в количестве и качестве при
приемке товара» (ф. АП-2)
Таким образом, основными документами на основании которых заполняют данный раздел являются акты, справки, накладные-требования.
По окончании всех записей в расходной части товарного отчета, как по товару, так
и по таре и другим материальным ценностям подводим итоги расхода.
Затем, используя формулу торгового баланса, на основании приходной и расходной частей выводим остаток по каждой группе товарно-материальных ценностей на конец месяца:
О2 = О1 + П – Р
Приходная и расходная части товарного отчета должны сбалансироваться.
На оборотной стороне товарного отчета ведут количественный и стоимостной учет
движения тары по видам в «Отчете о движении тары». Фиксируем остаток на начало месяца, затем следует приход и расход по номенклатуре, цене, количеству и сумме. Выводим
остаток на конец месяца.
Допускается составление отчета о движении тары на отдельном листе. Суммирующие итоги в отчете о движении тары должны совпадать с общей суммой по таре в товарном отчете.
Завершает раздел «Движение товарно-материальных ценностей» таблица «Регистрация розничных оборотов» (7 раздел). В ней в хронологической последовательности
отражаем по дням месяца розничный товарооборот аптеки, выделяя при этом:
- количество рецептов индивидуального изготовления и количество рецептов на
ГЛС;
- общую стоимость амбулаторной рецептуры, выделяя стоимость ГЛС;
- безрецептурный отпуск (ручная продажа);
- поступило выручки от мелкорозничной сети:
а) киосков
б) аптечных пунктов
в) филиалов
Выводим общую сумму оборота за день. В конце таблицы выделяем оборот по
льготному и бесплатному отпуску. Рассчитываем среднюю стоимость одного рецепта.
Подобную ведомость целесообразно вести в течение всего месяца в 2-х экземплярах, а в
конце месяца 1 экземпляр приложить к отчету.
3 раздел. Данный раздел характеризует состояния взаиморасчетов аптеки с покупателями, хозяйственными организациями, подотчетными лицами. Он включает Реестр выписанных покупателям накладных-требований (счетов) (ф. АП-18) и Оборотную ведомость по лицевым счетам покупателей и прочим расчетам (ф. АП-23).
Реестр подтверждает реализацию товаров организациям по каждому факту отпуска с
указанием суммы счета-фактуры. Записи ведем в хронологической последовательности с
указанием даты отпуска, номера накладной, какому учреждению товар отпущен.
6
При этом отражаем не только общую сумму оптового товарооборота, но и его разбивку по видам: стоимость лекарств индивидуального изготовления, ГЛС, ангро, прочие
товары.
Заполняем реестр на основании данных «Журнала учета оптового отпуска и расчетов с покупателями (ф. АП-22).
В данном документе прослеживается отпуск организациям товарно-материальных
ценностей в разрезе товарных групп.
Общая сумма всех счетов за месяц должна соответствовать сумме месячного оптового товарооборота, отраженного во втором разделе месячного отчета (товарного отчета).
К реестру прилагаем все оправдательные документы.
Оборотная ведомость показывает состояние взаиморасчетов аптеки с покупателями, организациями и материально ответственными лицами. Она отражает состояние дебиторской и кредиторской задолженности как по самой аптеке, так и по отдельным покупателям, организациям.
Состоит данная ведомость из 2-х частей. В первой части приводим перечень всех
покупателей. Записи ведем отдельной строкой по каждому покупателю. Фиксируем состояние взаиморасчетов. Вначале фиксируем остаток на начало месяца – в пользу аптеки
или за аптекой, затем отражаем обороты в течение месяца и выводим конечные результаты – в пользу или за аптекой. Устанавливаем покупателей-кредиторов (долг за аптекой) и
дебиторов (они должны аптеке). Записи в первой части ведут на основании данных
«Журнала учета мелкооптового и оптового отпуска и расчетов с покупателями.» (ф.
АП-22)
Вторая часть – прочие расчеты отражает:
а) расчеты с рабочими и служащими по заработной плате;
б) расчеты по закупке товаров;
в) расчеты по оплате коммунальных, транспортных, почтово-телефонных услуг;
г) расчеты с подотчетными лицами (аванс на командировочные расходы, мелкие
приобретения, расчеты по недостачам, погашение этой задолженности.
Записи ведут аналогично записям в первой части. Основанием служат данные выписок банка, лицевых счетов материально ответственных лиц.
В заключении подводим итог по первой и второй частям оборотной ведомости графа «Всего».
Помимо рассмотренных трех разделов в месячном отчете аптеки имеется ряд дополнительных таблиц:
Таблица 8. Отчет о движении основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов (ф. АП-56)
Отчет составляют отдельно по основным средствам, по малоценным и быстроизнашивающимся предметам на основании соответствующих карточек:
- движения основных средств – инвентарные карточки ОС-6, ОС-7, ОС-9, ОС-12;
- движения малоценных и быстроизнашивающихся предметов – карточки ф. МБ-2;
- движения санспецодежды – карточки ф. МБ-7.
Учет ведем в количественном и стоимостном измерениях по цене приобретения.
Построение отчета традиционно. Остаток средств на начало месяца должен соответствовать остатку на конец предыдущего месячного отчета аптеки. Затем в хронологической последовательности по каждому предмету указываем приход, расход, выводим остаток на конец месяца. Фиксируем номенклатурный номер или единицы измерения, цену,
количество, сумму. В примечании указываем на основании каких оправдательных документов отражено движение.
Таблица 9. Оборотная ведомость на лекарственное растительное сырье и прочие материальные ценности.
7
Заполняем на основании карточек складского учета ф. М-17. В стоимостном и количественном (натуральном) измерениях отражаем движение прочих активов – топлива, лекарственного сырья и др.
Лекарственное растительное сырье учитываем по 3-м ценам, остальные ценности
(прочие активы) – только по оптовой.
Построение традиционно: по каждому наименованию отдельно отражаем О 1, приход, расход и О2. Общие суммы не выводим.
Таблица 10. Справка о заработной плате.
Отражаем состояние взаиморасчетов с работниками за месяц. Вначале указываем
сумму невыплаченной заработной платы (з/п) на начало месяца (устойчивые пассивы).
В разделе начислено расшифровываем з/п в соответствии со схемой должностных
окладов:
1) регистрируемому персоналу аптеки: сотрудникам аптеки и совместителям по
расчетно-платежной ведомости;
2) нерегистрируемому персоналу: счет на мелкие услуги, договор подряда, трудовое соглашение;
3) приказ, расчет – на выплату премий, материальная помощь;
4) надбавки из фонда экономии з/п.
Подводим итог по начислению. В разделе Удержано фиксируем сумму удержаний
по видам:
- подоходный налог;
- товар в кредит;
- вклады;
- добровольное страхование;
- исполнительные листы;
- профсоюзные взносы.
Подводим итог по удержанию. Выводим сумму невыплаченной з/п на конец месяца.
В завершение таблицы показываем:
- отчисления ЕСН (Единый социальный налог).
Таблицу заполняем на основании расчетно-платежной ведомости, счетов на мелкие
услуги, договоров подряда, лицевых счетов работников по учету з/п, оборотной ведомости
по лицевым счетам покупателей и прочим расчетам (ф. АП-23)
Таблица 6. Движение товаров и выручки по мелкорозничной сети.
С ее помощью можно контролировать сохранность товарно-материальных ценностей в сети. В ней по каждому материально ответственному лицу, закрепленному за соответствующим аптечным пунктом (а/п), киоском, филиалом фиксируем остаток на начало
месяца, приход (сумма товара, полученного из аптеки), расход (выручка, сданная в кассу
аптеки), возврат, недостача, остаток товаров на конец месяца. Записи производим итоговой суммой за месяц.
Основанием для заполнения таблицы служат Товарные отчеты данных материально ответственных лиц (ф. АП-24)
Таблица 11. Перечень документов
К квартальным и годовым отчетам прилагаем объяснительные записки, в которых:
1) указываем основные факторы, повлиявшие на хозяйственные и финансовые
результаты;
2) освещаем состояние учета и отчетности, обеспечение сохранности ТМЦ, результаты проведенных ревизий и инвентаризаций.
На день инвентаризации, не совпадающем по срокам с датой составления месячного
отчета, составляем дополнительный отчет. Порядок и объем его составления аналогичен.
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Скачать