Загрузил leno4ka1788

СДАНО документирование управл деят СДАНО

Реклама
Что из перечисленного относится к утверждаемым документам:
положение
инструкция
Что является датой письма:
Дата подписания
Информационное письмо – это
Выберите один ответ:
письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера
Каков максимально допустимый объем текста телеграммы
Выберите один ответ:
300 слов
Формуляр – это:
Совокупность реквизитов официального письма
Какова основная задача документооборота:
прямоточность в движении документов
Что из нижеперечисленного относится к средствам электронного копирования документов
ризограф
Где на бланке конфиденциального документа располагается гриф ограничения доступа
в правом верхнем углу
Автоматический ввод текста на ПК осуществляется с помощью
сканер
Документ – это:
Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими
ее идентифицировать
Регистрационный номер присваивается документу:
после его подписания
Где располагается постскриптум:
В конце письма после подписи
Какие документы признаются конфиденциальными в предпринимательских структурах
содержащие сведения, которые их собственник в соответствии с действующим
законодательством имеет право отнести к коммерческой тайне
В каких документах изложение текста осуществляется от третьего лица единственного числа:
В документах коллегиальных органов
Какое из ниже приведенных утверждений является верным
номенклатура дел разрабатывается после создания организации и ежегодно переутверждается
Что значит сокращение «с.с.»
отметка о копиях письма
Дубликат документа – это:
Документ, выдаваемый в случае утери владельцем подлинного документа и имеющий с ним
одинаковую юридическую силу
Делопроизводство – это:
Документирование и организация работы с документами
Документооборот – это:
Движение документов в организации с момента получения или создания до завершения
исполнения, отправки адресату или направлении на хранение в дело
Какой из приведенных ниже способов указания даты характеризует американскую традицию ее
написания
February 20, 2015
Тема 1. Документ и системы документации
План лекции:
1. Документирование: основные понятия и термины. Виды документов и их
классификация.
2. Состав нормативно-методической базы документирования управленческой
деятельности.
3. Государственные стандарты на документацию Унифицированные системы
документации. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной
информации.
Документирование: основные понятия и термины.
Терминология документоведения включает термины документационного
обеспечения управления, обозначающие все, что связано с процессами создания
документов, их передачи, получения, систематизации, поиска, хранения, использования и
другими аспектами.
Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге
или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу.
Результатом документирования является документ.
Определение термина «документ» дано в законе «Об информации,
информатизации и защите информации»: «документированная информация (документ) –
зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими
ее идентифицировать».
Носитель – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения
на нем речевой, звуковой или изобразительной информации.
В управленческой деятельности документ выступает и как предмет, и как результат
труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Все формы управленческой деятельности выражаются посредством
соответствующих документов:
В планировании – посредством подготовки различных планов.
В учете – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и
оперативно-технической документации.
В руководстве – изданием распорядительных документов.
В организации – организацией документов.
В инструктировании – в виде методических указаний, инструкций.
В контроле – путем сбора сведений в письменном виде и т.д.
Таким образом, документация используется аппаратом управления в качестве
способа и средства реализации возложенных на него функций. В связи с тем, что ряд
функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату,
они отражаются в документах, общих для всех учреждений, фирм.
Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере
деятельности, составляет систему документации.
Можно выделить функциональные системы документации, имеющие
межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систему документации,
где найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности.
Виды документов и их классификация.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие
группы.
Первая – это документы по общим, административным вопросам, то есть по
вопросам общего руководства предприятием и его производственной деятельностью. Эти
документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.
Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы
составляют работники функциональных подразделений.
Документы классифицируются по наименованиям: приказы, протоколы, акты,
письма и т.п. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть
совершенно разными:
- по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками
данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий и от
частных лиц);
- по содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные
(охватывающие несколько вопросов);
- по форме – индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои
особенности; трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при
составлении; и типовые, созданные для группы однородных предприятий;
- по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок,
и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
- по происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, и
личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
- по виду оформления – подлинные (составленные надлежащим образом и в
первый раз), копии (повторное воспроизведение подлинника, засвидетельствованное в
установленном порядке соответствующим должностным лицом), выписки (отражение
того или иного раздела документа), дубликаты (выдаются в случае утери владельцем
подлинного документа и имеют одинаковую юридическую силу с подлинником);
- по средствам фиксации – письменные, графические, кино-, фотодокументы и
т.д.
Состав нормативно-методической базы документирования управленческой
деятельности.
Нормативно-методическая база документирования управленческой деятельности
– это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов,
регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования
документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу
службы делопроизводства.
Нормативно-методическая база документирования управленческой деятельности
включает в себя:
1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и
документации.
2. Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и
распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы
документационного обеспечения на федеральном уровне.
3. Правовые акты федеральных органов исполнительной власти как
общеотраслевого, так и ведомственного характера.
4. Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов
Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы
делопроизводства.
5. Государственные стандарты на документацию.
6. Унифицированные системы документации.
7. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной
информации.
8. Государственную систему документационного обеспечения управления.
9. Нормативные документы по организации управленческого труда и охране
труда.
10. Нормативные документы по организации архивного хранения документов.
Государственные стандарты на документацию.
Стандартизация в соответствии с Федеральным Законом Российской Федерации от
27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» (с изм. и доп. от 23.06.2014) – это
деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:
- безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья
и имущества;
- технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости
продукции;
- качества продукции, работ, услуг;
- экономии всех видов ресурсов и т.п.
Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под
которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для
сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативнотехнический
документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту
стандартизации и утверждается компетентным органом.
К нормативным документам по стандартизации относятся:
- ГОСТы;
- применяемые в установленном порядке международные (региональные)
стандарты;
- правила, нормы и рекомендации по стандартизации;
- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной
информации;
- стандарты отраслей (ОСТы);
- стандарты предприятий (СП).
ГОСТы разрабатываются на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое
значение.
Все государственные стандарты объединены в единую Государственную систему
стандартизации – иерархически организованную систему классификации и кодирования
самих государственных стандартов.
Стандартизация документов – это также форма юридического закрепления
проведенной унификации и уровня ее обязательности.
Унифицированные системы документации.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм
управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих
функций и задач. Унификация документов проводится в целях сокращения количества
применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения
трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных
систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более
эффективного использования вычислительной техники.
Унифицированные системы документации – это совокупность взаимосвязанных
унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление
данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения,
нормативных и методических материалов по их разработке и применению.
Работа по унификации включает:
• разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая
осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие
системы документации;
• внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и
отраслевых УСД;
• ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической
документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее
дальнейшего развития;
• разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов,
отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную
регистрацию;
• разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации,
отражающих специфику отрасли.
Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией
документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная
организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ. На отраслевом уровне
эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в
отрасли.
В настоящее время действует 8 унифицированных систем документации:
1. Унифицированная система банковской документации;
2. Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
3. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской
документации бюджетных учреждений и организаций;
4. Унифицированная система отчетно-статистической документации;
5. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации
предприятия;
6. Унифицированная система документации по труду;
7. Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской
Федерации;
8. Унифицированная система внешнеторговой документации.
Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами,
которым поручена эта работа.
По мере необходимости в массив унифицированных форм документов вносятся
изменения и дополнения.
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной
информации.
Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы
технико-экономической и социальной информации – нормативные документы,
содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как
классификационные группировки, и присвоенные им коды. Классификации и
кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация
о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в
унифицированных формах документов.
Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной
информации, документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб,
осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему
классификации и кодирования технико-экономической информации.
Классификаторы делятся на общероссийские, отраслевые и классификаторы
предприятий.
С точки зрения содержания классификаторы делятся на три группы:
1. Классификаторы информации об управленческих документах, видах
деятельности, экономических и социальных показателях:
- общероссийский классификатор стандартов (ОКС);
- общероссийский классификатор продукции (ОКП);
- общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
- общероссийский классификатор единиц измерения (ОКНИ) и др.
2. Классификаторы информации об организационных структурах:
- общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
- общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);
- общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.
3. Классификаторы информации о населении и кадрах:
- общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);
- общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и
тарифных разрядов (ОКПДТР);
- общероссийский классификатор информации о населении и др.
Тема 2. Управленческая документация
План лекции:
1. Требования к составлению и оформлению документов, формуляр-образец,
состав и расположение реквизитов.
2. Основные положения по документированию управленческой деятельности.
Бланки и форматы документов.
3. Требования к текстам документов. Язык и стиль документа Подготовка текстов
с использованием компьютерного пакета программ Microsoft Office.
Основные положения по документированию управленческой деятельности.
Требования к составлению и оформлению документов.
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы,
относящиеся к записи на различных носителях и оформлению по установленным
правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями
организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими
организациями и закрепляется в табеле документов.
Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов
должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об
организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования.
Порядок ведения делопроизводства определяется инструкцией, в которой
учитывается специфика работы конкретной организации. Она разрабатывается на основе
типовой инструкции и включает в себя правила составления и оформления документов
организации, технологию работы с документами, образцы наиболее часто употребляемых
в организации документов.
Инструкция по ведению делопроизводства вводится в действие приказом
руководителя организации и является нормативным документом.
Существуют единые требования и правила оформления документов управления
независимо от того, государственное предприятие или коммерческое; каким видом
деятельности занимается предприятие; как ведется делопроизводство (традиционным
способом или на основе современной информационной технологии).
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
- юридическую силу документов;
- качественное и своевременное составление и исполнение документов;
- организацию оперативного поиска документов.
Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи и др.), которые
называются реквизитами.
Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и др.) имеет определенный набор
реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны
соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 ОРГАНИЗАЦИОННОРАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ
ДОКУМЕНТАЦИЯ. Требования к оформлению документов.
Разработан Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научноисследовательский
институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД)
Федерального архивного агентства и внесен Техническим комитетом по стандартизации
ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело».
В настоящем стандарте реализованы нормы Федеральных законов от 27 июля 2006 г.
№ 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от
22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» взамен ГОСТ
Р б 30-2003.
Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26
Федерального закона «О стандартизации в Российской Федерации Информация об
изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на
1января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты»,
официальный текст изменений и правок - в ежемесячном информационном указателе
«Национальные стандарты» В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего
стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске
ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты».
Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются в
информационной системе общего пользования - на официальном сайте национального
органа Российской Федерации по стандартизации в сети Интернет (www.gost.ru).
Положения государственного стандарта распространяются на организационнораспорядительные
документы, относящиеся к Унифицированной системе
организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенной в класс 0200000
Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД),
постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, заявления и
др.
С 2003 г. в соответствии с Федеральным Законом Российской Федерации от
27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» положения стандарта носят
рекомендательный характер, но исходя из того, что единые требования к документам
обеспечивают удобство в работе с документами, сокращают время на обработку
документов, организации заинтересованы во внедрении и применении положений
стандарта.
Государственный стандарт Российской Федерации устанавливает максимальный
набор реквизитов, используемых в управлении, – 30. В документе конкретного вида их
будет гораздо меньше.
Состав и расположение реквизитов управленческих документов
При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения
которых приведены в ГОСТ Р 7.0.97-2016
0 1 - герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта
Российской
Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
02 - эмблема,
03 - товарный знак (знак обслуживания);
04 - код формы документа,
05 - наименование организации - автора документа,
06 - наименование структурного подразделения - автора документа,
07 - наименование должности лица - автора документа,
08 - справочные данные об организации;
09 - наименование вида документа,
10 - дата документа,
11 - регистрационный номер документа,
12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа,
13 - место составления (издания) документа,
14 - гриф ограничения доступа к документу,
15 - адресат,
1 б - гриф утверждения документа,
17 - заголовок к тексту,
18 - текст документа,
19 - отметка о приложении,
20 - гриф согласования документа,
21 - виза,
22 - подпись,
23 - отметка об электронной подписи,
24 - печать,
25 - отметка об исполнителе,
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка о поступлении документа,
28 - резолюция,
29 - отметка о контроле,
30 - отметка о направлении документа в дело.
.
Применение реквизитов необходимо, прежде всего, для придания документу
юридической силы. Документ, оформленный с нарушением требований стандарта, не
имеет юридической силы. Кроме того, применение реквизитов ускоряет и облегчает не
только процедуру подготовки документа, но и последующую работу исполнителя с
документом. Нельзя забывать и о том, что именно наличие единого комплекса реквизитов
и единых правил их оформления позволяет более эффективно применять компьютерную
технику для изготовления обработки документов.
Реквизиты документа не равноценны: одни реквизиты необходимы для придания
документу юридической силы (наименование организации – автора документа, дата
документа, регистрационный номер документа, подпись, гриф утверждения, печать),
другие носят чисто служебный характер и необходимы для организации работы с
документом, третьи выполняют учетную функцию и т.д. Часть реквизитов документа
является реквизитами бланка, часть реквизитов используется при составлении и
оформлении документа, есть реквизиты, оформляемые на стадии исполнения документа.
Оформление реквизитов документов
0.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской
Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на
бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25
декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»,
законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской
Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления
Изображение герба (Государственного, субъекта Российской Федерации, герба
(геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается по середине
верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на
расстоянии 10 мм от верхнего края листа
0.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке,
размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов
федеральных органов государственной власти (за исключением случаев,
предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской
Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти,
государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается
по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора
документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
0.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном
законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с
уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака
обслуживания) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами
организации - автора документа, или слева на уровне наименования организации – автора
документа (допускается захватывать часть левого поля). Наряду с товарным знаком
(знаком обслуживания), на бланках документов может указываться коммерческое
обозначение юридического лица.
0.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в
соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации
(ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верх нем углу рабочего
паля документа, состоит из слов «Форма по (наименование классификатора) и цифрового
кода.
ПримерФорма по ОКУД 0211151.
0.5 Наименование организации - автора документа на бланке документа должно
соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных
документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках
указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом
(положением).
Над наименованием организации - автора документа указывается полное или
сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
0.6 Наименование структурного подразделения - автора документа (в том числе
филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного
органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов
соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными
актами и указывается под наименованием организации
0.7 Наименование должности лица - автора документа используется в бланках
должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием
территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель
органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования.
Наименование должности лица - автора документа указывается в соответствии с
наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.
0.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают:
почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения
юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом), номер телефона, факса,
адрес электронной почты, сетевой адрес.
В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов
государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации
по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной
государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный
номер налогоплательщика / код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).
0.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением
деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа
(наименованием организации, наименованием структурного подразделения,
наименованием должности).
0.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или
дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более
организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним
из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой 05.06.2016,
словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.
0.11 Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой
идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по
усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами
(индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по
номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).
На документе, составленном совместно двумя и более организациями,
проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций
Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в
порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа
0.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает
регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается
ответ.
0.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме
деловых (служебных) писем; а также докладных, служебных записок и других внутренних
информационно- справ очных документов
Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в
наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения Место
составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым
административно-территориальным делением
0.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу
первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на
границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой
ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны
соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской
Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа
ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного
пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может
дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с
законодательством Российской Федерации
Пример –
Коммерческая тайна
Экз. № 2
0.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем,
внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и
др.)
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение
организации, должностное или физическое лицо.
Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с
угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при
продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат»
выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации
указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя
руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы
должностного лица.
Пример Руководителю Федерального
архивного агентства
Фамилия И .О.
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное
наименование в именительном падеже.
Примеры 1
Федеральное архивное
агентство
2 Росархив
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите
«адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже наименование структурного подразделения
Пример Федеральное архивное
Агентство
Отдел государственной
службы, кадров и наград
При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в
именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже
наименование должности руководителя, включающее наименование структурного
подразделения, фамилию, инициалы.
Пример АО «Профиль»
Руководителю договорно-правового отдела
Фамилия И.О.
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну»
(господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина
Примеры 1 г-ну Фамилия И.О.
2 г-же Фамилия И .О.
При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные
подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.
Примеры 1 Руководителям дочерних
обществ АО «Профиль»
2
Руководителям управлений
Росархива
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям
под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».
Пример Руководителям дочерних
обществ АО «Профиль»
(по списку)
В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед
вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается При большем количестве
адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом
документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового
адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг
почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций
Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234.
ПримерВсероссийский научноисследовательский институт
документоведения и архивного
дела
Профсоюзная уп , д. 82,
Москва, 117393
Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие
органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным
корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с
прозрачными окнами).
При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы,
почтовый адрес.
ПримерФамилия И.О.
ул. Садовая ул., д. 5, кв. 12,
г. Люберцы, Московская обл.,
301264
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без
досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть
указан электронный адрес (номер телефона, факса).
Пример -
Всероссийский научноисследовательский институт
документоведения и архивного
дела
mail@vnii dad.ru
0.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения
должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением,
приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа. Гриф утверждения
размещается в правом верхнем углу первого листа документа.
Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно
самой длинной строки
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из
слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его
подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения
Пример –
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федерального
архивного агентства
Подпись И.О Фамилия
Дата
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения
состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО),
согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования
распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера
Примеры 1 (Регламент) УТВЕРЖДЕН
приказом АО «Профиль»
от 5 апреля 2015г. № 82
2 (Правила) УТВЕРЖДЕНЫ
приказом АО
«Профиль»
от б апреля 2015 г. .№
S3
При утверждении документа коллегиальным органов, решения которого
фиксируется в протоколе, в грифе утверждения указывается, наименование органа,
решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).
Пример - (Положение) УТВЕРЖДЕНО
Советом
директоров
АО «Профиль»
(протокол от 12.12.2015 №
12)
0.17 Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к тексту
формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):
приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии
приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания
письмо (о чем?) о предоставлении информации
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого
поля В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти,
заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего паля документа и
центрируется относительно самой длинной строки.
Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5
строк
0.18 Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации
или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в
соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации. В тексте
документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных
правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их
реквизиты - наименование документа, наименование организации - автора документа, дата
документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида
документа,
- наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату
утверждения документа
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты; подпункты,
нумеруемые арабскими цифрами . Уровней рубрикации текста не должно быть более
четырех. В приказах текст излагается от первого лица единственного числа
(«приказываю»).
В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего
лица единственного числа («коллегия ... постановляет», «собрание ... решило»).
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали»,
«выступили», «постановили», «решили»),
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных
подразделений (положение, инструкция), а также содержащих списание ситуаций, анализ
фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица
единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции...», «в состав
управления входят ..», «комиссия провела проверку...»).
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа
(«приказываем», «решили»),
В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить...», «представляем на
рассмотрение ...»);
- о т третьего лица единственного числа («министерство не возражает. .», «общество
считает возможным..»).
- от первого лица единственного числа («считаю необходимым..», «предлагаю
рассмотреть...»), если письмо оформлено на должностном бланке
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и
графические сокращения. При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы
указываются после фамилии. В деловых (служебных) письмах могут использоваться:
-вступительное обращение:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Губернатор!
Уважаемый господин Прохоров!
Уважаемая госпожа Захарова!
Уважаемый Николай Петрович!
Уважаемая Ольга Николаевна!
Уважаемые господа!
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы; в
обращении по фамилии инициалы лица не указываются – заключительная этикетная
фраза:
С уважением,...
0.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах),
прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах,
справках и других информационно- справочных документах) или о тон что документ
является приложением к основному документу (в документах - приложениях к
распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам,
отчетами др. документам).
В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах
отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим
образом - если приложение названо в тексте:
Приложение: на 2 л в 1 экз.
-если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают
названия документов- приложений, количество листов и экземпляров каждого
приложения
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л
в 1 экз.
2. Справка о кадровом составе Управления регионального
кредитования на 2 л в 1 экз.
-если приложение (приложения) сброшюрованы:
Приложение: отчет о НИР в 2 экз.
-если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной
нумерацией страниц:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2015 № 02-6/172 и приложения к нему,
всего на 5 л.
-если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск,
usb-флеш-накопитель и др):
Приложение: CD в 1 экз.
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются
наименования документов, записанных на носитель, имена файлов
В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах,
распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах
отметка о приложении оформляется следующим образом
-в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках
указывается: ... (приложение) или ... (приложение 1); перед номером приложения
допускается ставить знак номера: ... (приложение № 2);
-на первом листе документа-приложения в правом верхи ем углу указывается:
Приложение № 2
к приказу АО «Профиль»
от 15.08.2015 N® 112
Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно
самой длинной строки. Если приложением к распорядительному документу является
нормативный
правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным
документом,
на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на
распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные
распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.
Пример- Приложение1
УТВЕРЖДЕНО
приказом АО «Профиль»
от 18.05.2015 № 67
0.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных с
органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в
зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
- на первом листе документа (если документ имеет титульный л
документа ближе к нижнему полю);
- на последнем листе документа под текстом,
- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым
согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной
подписи, инициалов, фамилии, даты согласования
Пример СОГЛАСОВАНО
Директор ВНИНДАД
(подпись) И.О Фамилия
Дата
Если согласование осуществляется коллегиальным органов в грифе согласования
указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в
котором зафиксировано решение о согласовании Если согласование осуществляется
письмом, указываются вид документа, организация - автор документа, дата и номер
письма.
Примеры 1 СОГЛАСОВАНО
Советом директоров
АО «Профиль»
(протокол о т_______№_____ )
2 СОГЛАСОВАНО
письмом Росархива
о т___________ № ______
0.21. Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица
(работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее
согласование документа Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись,
расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.
Пример Руководитель юридического отдела
Подпись И.О Фамилия
Дата
При наличии -замечаний к документу визу оформляют следующим образом
Пример Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Подпись И.О Фамилия
Дата
В организациях, применяющих системы электронного документооборота,
согласование может проводиться в электронной форме, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.
В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на
последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника
документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.
В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов,
помещаемых в дело.
По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа
и его приложений.
5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ,
его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия)
Пример Генеральный директор Подпись И.О. Фамилия
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается
наименование организации Допускается центровать наименование должности лица,
подписавшего документ, относительно самой длинной строки
Пример Генеральный директор
АО «Профиль» Подпись И.О. Фамилия
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в
подписи не укатывается
Пример Подпись И.О Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими
разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности,
соответствующей иерархии занимаемых должностей.
Пример Директор института Подпись И.О Фамилия
Главный бухгалтер Подпись И.О Фамилия
При подписании документа несколькими лицами разных должностей их подписи
располагаются на одном уровне
Пример Заместитель директора Заместитель директора
по финансовым вопросам по административным вопросам
Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия
В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в
составе комиссии
Пример Председатель комиссии Подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя,
подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом
(распоряжением).
Пример И.о генерального директора Подпись И.О.Фамилия
или:
Исполняющий обязанности
генерального директора Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного
отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку
фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или
с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту,
надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ
подписывает иное должностное лицо
0.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного
документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать
месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном
носителе;
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми
при отображении документа в натуральном размере,
в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или
накладываться друг на друга,
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы
текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской
Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер
сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца
сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об
электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти
(организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с
действующим законодательством
Пример Наименование
должности Н.Н. Николаев
Эмблема ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН
органа ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ
власти
Сертификат la 111 aaaOOOOOOOOOOl 1
Владелец Николаев Николай Николаевич
Действителен с 01.12.2012 по 01.12 2017
0.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах,
удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами,
а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в
соответствии с законодательством Российской Федерации. Документы заверяют печатью
организации Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица,
подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»),
0.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя,
номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием
должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Отметка об
исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы
левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева.
Например:
Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление, ведущий специалист
+7(495) 924-45-67, Zabelin@gov.ru
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься
шрифтом меньшего размера.
0.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия
копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении
копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»,
наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись,
расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из
документа).
Пример Верно
Инспектор службы кадров Подпись И.О Фамилия
Дата
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении
копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена
копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ..
год») и заверяется печатью организации.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп .
0.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта
поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий
регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может
дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки
документа). Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа
0.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа Резолюция
оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или
вносится непосредственно в систему электронного документооборота.
Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение
по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего
резолюцию, дату резолюции.
Пример Фамилия И.О.
Прошу подготовить предложения к
10 11.2016 Подпись
Дата
0.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль,
проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа
0 .30. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения
документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по
номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года,
должности лица, оформившего отметку, подписи, даты
В дело № 01-18 за 2016 г.
Зав отделом корпоративных проектов
Подпись Дата
Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о
характере исполнения документа.
Бланки и форматы документов. Формуляр-образец как модель
унифицированной формы документа.
Документы изготавливают на бланках.
Бланк – стандартный лист бумаги, на котором отображается постоянная
информация и отведено место для переменной.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов – А4 (210 × 297 мм)
и А5 (148 × 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь
поля не менее:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых
тонов.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков –
угловой и продольный. При угловом расположении реквизиты бланка располагаются в
верхнем левом углу, при продольном – вдоль верхнего поля документа.
Бланки документов могут изготавливаться типографским способом, средствами
оперативной полиграфии или компьютерной техники. В последнем случае достаточно
иметь электронный шаблон бланка и использовать его при изготовлении документа.
Реквизит 01 (02 или 03) располагаются на верхнем поле документа над
реквизитом 05 по середины зоны, занятой этим реквизитом. Реквизит 03 допускается
располагать на уровне реквизита 05.
Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09,13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12
в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
– центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от
границ зоны расположения реквизитов);
– флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны
расположения реквизитов).
Бланки разрабатываются для организации в целом, ее структурных подразделений,
должностных лиц. В первом случае реквизит «наименование организации» включает
только официальное название организации, во втором – наименование организации и
название структурного подразделения, в третьем – название организации и наименование
должности лица или наименование территории и название должностного лица.
Бланки структурных подразделений и должностных лиц применяются в том случае,
если руководитель подразделения и должностное лицо имеют право издавать документы.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица
устанавливают следующие виды бланков документов:
– общий бланк;
– бланк письма;
– бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме
письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в
себя реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13и ограничительные отметки для реквизитов
10,11,16,17.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в
себя реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, и, при необходимости, ограничительные отметки
для верхних границ зон расположения реквизитов 10, 11,12, 15, 17.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от
учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09,
13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения
реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения
дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие
страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Требования к текстам документов. Язык и стиль документа.
Разновидностью языка, предназначенного для общения в сфере управления,
является официально-деловой стиль.
Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей.
Участниками делового общения являются органы и звенья управления – организации,
учреждения, предприятия, должностные лица, работники.
Характер и содержание информационных связей, в которые они могут вступать в
процессе управленческой деятельности, зависят от места организации в иерархии органов
управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности. Эти отношения
устойчивы и регламентируются правовыми нормами, вследствие чего все
информационные потоки организации имеют устойчивый характер, отвечающий
потребностям организации и соответствующий ее месту в иерархии органов управления.
Специфика делового общения выражается в том, что независимо от того, кто
является непосредственным составителем документа, официальным автором и адресатом
документа почти всегда являются организации в целом.
Другой важной характеристикой является адресность информации.
Управленческий документ всегда имеет точный адрес, безадресных документов не
бывает.
Существенным фактором делового общения, влияющим на характер
управленческой информации, является повторяемость управленческих действий и
ситуаций.
Другая характерная особенность делового общения – тематическая ограниченность
круга решаемых организацией задач, что является следствием определенной стабильности
функций учреждения.
Обобщая сказанное, можно выделить следующие свойства управленческой
информации, вытекающей из условий делового общения:
– официальный характер;
– адресность;
– повторяемость;
– тематическая ограниченность.
В деловом общении рассмотренные свойства управленческой информации и
предъявляемые к ней требования должны быть сохранены и, следовательно, выражены в
языке и стиле документа.
Специфика делового стиля выражается в определенных стилевых чертах,
отличающих его от других функциональных стилей языка.
Основные черты официально-делового стиля:
– нейтральный тон изложения;
– точность и ясность изложения;
– лаконичность, краткость текста.
Стилевые черты выступают в качестве требований, предъявляемых к текстам
документов, и играют основную роль в формировании системы языковых единиц и
приемов их употребления в текстах управленческих документов.
Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях,
которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях,
традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического
единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.
Требования к текстам документов касаются употребления специальной лексики,
неологизмов, заимствованных слов, слов с «универсальным» значением языковых формул
и т.п.
Понятие «специальная лексика» относится к трем категориям слов: термины,
профессионализмы и жаргонно-профессиональные слова.
Термин – устойчивое словосочетание, которому приписано определенное понятие,
употребляемое в областях специальной деятельности.
Профессионализмы — слова, возникающие в 2-х случаях: когда специальная
область деятельности не имеет своей терминологии и когда слово становится
неофициальным заменителем термина. Область употребления профессионализмов –
устная речь. Использование их в деловой документации крайне нежелательно.
Профессиональная жаргонная лексика – это форма профессионального
просторечия. Использование такого рода слов недопустимо не только в письменной
деловой речи, но и в официальной устной речи.
Неологизмы – слова, обозначающие новые понятия и предметы, делятся на 2
группы: неологизмы, ставшие терминами, и неологизмы-профессионализмы или слова
профессионального жаргона.
Неологизмы первой группы имеют полное право на существование в деловой речи
(например, телефакс).
Неологизмы второй группы не имеют законных прав на употребление в
официальной деловой речи (например, вместо «санирование» – «оздоровление»).
Заимствованными называют слова, пришедшие в русский язык из других языков
мира. Использование заимствованной лексики во многих случаях вызывает трудности
(например, «пролонгировать» вместо «продлить»).
Если для обозначения предмета существует русский эквивалент, употребление
слова иностранного происхождения недопустимо.
Особенности делового стиля — употребление так называемых универсальных слов
– слов с неопределенным значением.
Универсальные слова являются многозначными.
Если в других стилях языка употребление таких слов воспринимается как
нежелательное, то в деловых текстах оно выступает нормой. Употребляются такие слова в
описательной части текста.
Языковые формулы – стандартные языковые обороты, используемые в неизменном
виде. Наличие их в деловой речи – следствие регламентированности служебных
отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности
деловой речи: «Сообщаем, что...», «Считаем целесообразным...».
Языковые формулы – это результат унификации языковых средств, используемых в
однотипных повторяющихся ситуациях.
Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и
однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его
восприятие.
Подготовка текстов документов с использованием компьютерного пакета
программ Microsoft Office.
Текст документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных
интервала, на бланках формата А5 – через один межстрочный интервал. Тексты
документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два
межстрочных интервала.
Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один
межстрочный интервал. Остальные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения»,
«отметка о наличии приложения», «гриф согласования» отделяют друг от друга полуторадвумя
межстрочными интервалами. Например:
СОГЛАСОВАНО
[1,5 интервал]
Руководитель организации
[1-2 интервала]
М.А. Смирнов
Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными
интервалами.
Название вида документа печатают прописными буквами.
Расшифровку подписи в реквизите «подпись» печатают на уровне последней
строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28 знаков. Если
заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до
границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.
При печатании документов используются восемь стандартных положений
табулятора:
0 — от границы левого поля для печатания реквизитов «заголовок к тексту»,
«текст» (без абзацев), «отметки о наличии приложения», «фамилия исполнителя и номер
его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»,
наименования должности в реквизитах «подпись» и «гриф согласования», заверительной
надписи «Верно», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ»,
«ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;
1 — после пяти печатных знаков для начала абзацев в тексте;
2 — после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
3 — после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
4 — после 32 печатных знаков для реквизита «адресат»;
5 — после 40 печатных знаков для реквизитов «гриф утверждения» и «гриф
ограничения доступа к документу»;
6 — после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «подпись»;
7 — после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, а
также для проставления кодов по ОКПО и ОКУД.
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на
одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го или 5-го положения табулятора.
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный
абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание»
и «Основание» печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст – через
один межстрочный интервал.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие
страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине
верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков
препинания.
Каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм – левое, нижнее; 10 мм
– правое; 15 мм – верхнее.
Тема 3. Составление и оформление основных документов
План лекции:
1. Правила составления и оформления основных организационно-правовых
документов: устава, положения, инструкции, договора, контракта.
2. Правила составления и оформления основных распорядительных документов:
приказа и распоряжения.
3. Правила составления и оформления основных справочно-информационных
документов: акта, справки, протокола, служебной, докладной и объяснительной записок.
4 Правила составления и оформления документов личного происхождения:
обращение по найму на работу; написание резюме для поступления на работу по
конкурсу; заявление о приеме на работу; автобиография; характеристика; заявление о
переводе, о предоставлении отпуска и т. п.
Организационная функция – одна из основных управленческих функций.
В содержание этой функции входит:
• создание, реорганизация, ликвидация организации;
• установление структуры;
• определение штатной численности и номенклатуры должностей;
• регламентация деятельности структурных подразделений и работников;
• формирование коллегиальных и совещательных органов управления;
• регламентация деятельности аппарата управления;
• лицензирование деятельности в необходимых случаях;
• установление режима работы и системы охраны;
• организация и оценка труда работников и некоторые другие виды работ.
В процессе организационной деятельности учреждения формируется комплекс
организационно-правовых документов, содержащих положения, определяющие статус
организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав,
функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и работников,
их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
Правила составления и оформления основных организационно-правовых
документов: устава, положения, инструкции, договора, контракта
Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и
функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность
руководства и специалистов предприятия, называется организационно-правовыми
документами.
К организационно-правовым документам относятся:
- устав организации,
- учредительный договор,
- структура и численность аппарата управления,
- штатное расписание,
- правила внутреннего распорядка,
- положение о структурных подразделениях организации,
- должностные инструкции работников и др.
Любой организационно-правовой документ содержит положения, которые
обязательны для исполнения. Фактически организационно-правовые документы
реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности
организации.
Организационно-правовой документ оформляется на общем бланке с указанием
конкретного вида.
Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру
утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией,
руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим
собранием акционеров, советом директоров и др.), руководителем структурного
подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться
организационные документы могут непосредственно актом руководителя,
распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или
коллегиального органа.
Организационно-правовые документы с точки зрения срока действия относятся к
бессрочным: они действуют до отмены или замены новыми. Особенностью
организационно-правовых документов является то, что в них можно вносить изменения и
дополнения в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.
Частота внесения изменений и дополнений обусловлена как изменением условий
деятельности организации, так и изменением действующего законодательства. В случае
реорганизации организации разрабатываются новые организационные документы,
которые проходят установленный порядок согласования и утверждения.
Для разных видов организационно-правовых документов установлен различный
порядок внесения изменений или их пересмотра.
Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений,
обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и
обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.
Устав организации закрепляет организационно-правовую форму организации, ее
название, адрес, органы управления и контроля, порядок распределения прибыли и
образования фондов организации, условия реорганизации и ликвидации предприятия.
В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты:
наименование организации, наименование вида документа, его регистрационный номер,
дата, место издания, заголовок к тексту, текст, визы согласования, гриф утверждения, если
предприятие частное, указать, кем оно зарегистрировано. В реквизите "текст" необходимо
предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и
обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная и
коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия,
реорганизация или ликвидация. В зависимости от формы частной собственности разделы
в тексте изменяются, добавляются. После текста ставится подпись руководителя.
Учредительный договор содержит характеристику предмета, целей и принципов
деятельности организаций, права и обязанности учредителей, состав и компетенцию
органов управления, срок действия и порядок прекращения договора.
На основе устава организации разрабатывается ее структура, указываются
структурные подразделения, определяется штатная численность, указываются должности,
количество штатных единиц.
В штатном расписании закрепляется должностной, численный состав
организации и указывается фонд заработной платы. Форма штатного расписания
утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (форма Т-3).
В штатном расписании фиксируются сведения:
- структурное подразделение (наименование и код);
- профессия (должность);
- количество штатных единиц;
- оклад (тарифная ставка);
- надбавки;
- месячный фонд заработной платы;
- примечания.
Штатное расписание визируется руководителями подразделений, главным
бухгалтером, заместителями руководителя, утверждается приказом (распоряжением)
руководителя. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя
организации.
В правилах внутреннего трудового распорядка организации указываются
следующие разделы:
- общие положения;
- порядок приема, перевода и увольнения служащих;
- основные обязанности служащих;
- основные обязанности администрации;
- рабочее время и его использование;
- поощрение за успехи в работе;
- взыскания за нарушения трудовой дисциплины;
- внутриобъектный режим;
- организация работы.
Этот документ обсуждается на собрании трудового коллектива и утверждается
руководителем организации.
Положения – это нормативные акты, имеющие сводный кодификационный
характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию,
обязанности и организацию работы системы органов государства, одного органа,
структурного подразделения. В отдельную группу следует выделить положения,
регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по
конкретному вопросу.
Положения могут быть типовыми и индивидуальными. При наличии типового
положения конкретные положения разрабатываются на его основе. Типовые положения
разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. Различают
положения об организациях и положения о структурных подразделениях.
Положение об организации – правовой акт, на основании которого действуют
государственные бюджетные организации. Это в первую очередь высшие органы
государственной власти и управления, федеральные органы исполнительной власти и
некоторые другие.
Текст положения об организации включает следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права.
5. Руководство.
6. Взаимоотношения и связи.
7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.
8. Реорганизация и ликвидация.
Положения о структурных подразделениях (службах) можно классифицировать
на положения о структурных подразделениях; положения о коллегиальных и
совещательных органах как руководящих, так и специализированных; положения о
временных органах.
Структура текста положения о подразделениях (службах) нормативно не
закреплена. Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеют лишь
положения о подразделениях, включающие следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения.
Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации.
Обязательными реквизитами данного вида документа являются: наименование
организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления,
заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.
Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения,
утверждаются руководителем организации.
Инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления
(или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих
организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные
специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий,
должностных лиц и граждан.
Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка
применения законодательных актов и распорядительных документов.
Инструкции четко очерчивают круг вопросов и указывают должностных лиц, на
которых распространяются эти инструкции.
К инструкциям предъявляют повышенные требования четкости и ясности
изложения текста. Они пишутся простыми короткими предложениями. Текст инструкции
разделяется по определенной логической схеме на части: разделы; подразделы; пункты;
подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Инструкция начинается с раздела
"Общие положения", в котором указываются цели ее издания, область распространения,
порядок ее применения и другие сведения общего характера.
Текст инструкции носит указующий характер, поэтому в нем рекомендуются
четкие формулировки с распорядительными словами типа: «должен», «следует»,
«необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается». Текст
излагается от третьего лица в безличной форме.
Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным
распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может
быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному
документу. При утверждении инструкции распорядительным документом в нем
устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые
организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.
Должностная инструкция как организационный документ закрепляет
организационно-правовое положение работника, является правовой основой для
проведения аттестации работника, определения его ответственности, а также для решения
трудовых споров, если они возникают между работником и администрацией.
Должностная инструкция, как правило, не составляется на категорию служащих
«руководители». Функции, задачи, обязанности, права и ответственность данных
служащих фиксируются в положении о структурном подразделении в разделе
"Руководство".
Для работников хозяйственных и вспомогательных служб (а также работающих по
договору подряда или трудовому соглашению) могут также не составляться должностные
инструкции по установленной форме. В таких случаях могут быть разработаны
функциональные обязанности, оформление которых не регламентировано действующими
нормативными документами.
Оформление договоров и контрактов.
Договор – наиболее устойчивая во времени правовая форма. Ее история
насчитывает тысячелетия. Возможность применения договоров на протяжении столь
длительного периода объясняется тем, что речь идет о гибкой правовой форме, в которую
могут облекаться различные по характеру общественные отношения. Несмотря на
изменение её социально-экономического содержания, сама по себе конструкция договора,
как порождение юридической техники, остается неизменной.
1. С течением времени расширялся состав возможных участников
договора: наряду с физическими лицами (гражданами) в этой роли стали
выступать коллективные образования- организации, наделенные правами
юридического лица. Все более многообразными становились предусмотренные
в законодательстве виды договоров, усложнялись комбинации элементов,
используемых при конструировании конкретного договорного правоотношения.
2. Сам термин “договор” имеет три разных значения: определенный вид
правоотношений, связывающих конкретных лиц; основания возникновения
правоотношений; документ, в котором зафиксированы важнейшие параметры
соответствующего правоотношения.
Успех предпринимательской деятельности во многом определяется умением
сотрудников предприятий оперативно и компетентно составлять договоры и контракты,
связанные с различными видами работ. Для того чтобы составляемые документы были
правильно оформлены юридически (организационно и экономически) и тем самым
исключали бы возможность различных потерь и просчетов, необходимо знать некоторые
общие положения и требования при их подготовке.
3. Договоры и контракты являются практически самой обширной
группой документов, применяющейся во многих областях деятельности
предприятия, и представляют собой специфические документы, оформляющие
различные хозяйственные и другие отношения.
Договор (контракт) в своей основе имеет два источника: трудовое и гражданское
законодательство, т.е. нормативное регулирование оформления договоров и контрактов
осуществляется Гражданским кодексом Российской Федерации и Трудовым кодексом
Российской Федерации.
4. В Трудовом кодексе РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 31.12.2014)
рассматриваются коллективные договоры и соглашения (глава 7), а также
трудовой договор (раздел III, главы 10 – 13). В кодексе дается определение
терминов «трудовой договор» и «коллективный договор», рассматривается их
структура, описывается порядок разработки проекта и заключения
коллективного договора, его действие, изменение и дополнение, законодательно
закрепляются основы оформления трудового договора, освещаются вопросы,
связанные с его действием и расторжением договора.
5. В Гражданском кодексе дается наиболее широкое определение
договора. В ГК выделен подраздел 2 раздела III (главы 27-29), специально
посвященный общим положениям договора. В этом подразделе сосредоточены
нормы, представляющие собой общие правила, направленные на регулирование
всех гражданско-правовых договоров. Эти правила характеризуются довольно
высокой степенью абстракции и носят обобщенный характер. Детальное же
регулирование договорных отношений должно осуществляться применительно
к отдельным видам договорных обязательств (купля-продажа, аренда, подряд,
перевозка, страхование и т.п.), которые являются предметом части второй ГК.
6. Таким образом, договора, заключение которых регламентируется
различными отраслями права, имеют свои особенности в оформлении и
специфику применения.
7. Гражданско-правовые договоры
Гражданско-правовые договоры являются наиболее распространенными и
многочисленными. Наиболее широко используются договоры именно в гражданском
праве – отрасли, регулирующей построенные на началах равенства имущественные и
связанные с ними личные неимущественные отношения между различными
организациями (государственными и негосударственными), а также гражданами. Все
вопросы, связанные с гражданско-правовыми договорами нашли законодательное
оформление в Гражданском Кодексе Российской Федерации.
В ГК РФ перечислены 25 видов обязательств, которые оформляются посредством
договора. Для каждого вида договора указываются свои нормы оформления. Для
некоторых видов договоров указываются также подвиды, имеющие свои особенности.
Например, купля-продажа может оформляться договором розничной купли-продажи,
договором поставки товаров, договором поставки для государственных нужд, договором
энергоснабжения, договором контрактации, договором продажи недвижимости,
договором продажи предприятия.
Основными документами во взаимоотношениях между организациями являются
коммерческие контракты (договоры).
Контракт – документ, представляющий собой соглашение о регулировании
отношений, освещает следующие вопросы: характер сделки, условия поставки, сроки
поставки, транспортировка, упаковка и маркировка, цена, качество, оплата, гарантии,
права и обязанности сторон.
Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его
заключить – направления оферты. Оферта должна содержать основные условия
предлагаемой сделки (ст.435 Гражданского кодекса РФ). Принятие предложения другой
стороной считается акцептом (согласием). Заключение договора может происходить
путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной,
телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что
документ исходит из стороны по договору (ст. 434 ГК РФ).
Договорные отношения могут быть также установлены путем представления одной
из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если
нет возражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне,
составлявшей проект.
Составными частями контракта являются:
– название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на
поставку, контракт о техническом содействии);
– дата, место составления, номер;
– наименования сторон (полные и сокращенные названия фирм);
– предмет контракта;
– условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и
реализации;
– условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;
– порядок сдачи-приема выполненных работ;
– ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых
обязательств);
– гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;
– переход права собственности и риски;
– порядок разрешения споров;
– юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских
реквизитов, номеров телефонов, факсов);
– подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и
дат подписания документов);
– печати фирм-контрагентов.
Более высокой степенью сложности по сравнению со сделкой внутреннего
характера отличается внешнеторговый договор. Внешнеторговый контракт должен более
детально и строго формулировать условия договора. Контракт внешнеторговой куплипродажи –
это, как правило, многостраничный документ. Он обычно содержит вводную
часть, реквизиты сторон (юридический адрес и банковские реквизиты), следующие
основные условия: предмет договора, цена, срок поставки, способ упаковки товара,
условия оплаты, приемка по качеству и количеству, гарантии качества поставляемого
товара, базисные условия поставки или права и обязанности сторон, санкции за просрочку
поставки, санкции за неисполнение договора, освобождение от ответственности, порядок
вступления в силу, цессия (уступка) договора, порядок и правовые последствия
расторжения договора и т.д.
Текст внешнеторгового контракта необходимо оснащать значительно более
широким набором гарантий исполнения той или иной стороной своих договорных
обязательств, нежели текст контракта между физическими или юридическими лицами
одной и той же государственной принадлежности (например, залог, задаток, аванс,
банковская гарантия и т.п.).
Наименования сторон в договоре, страны их принадлежности, должны быть
точными, без сокращений. Недопустимо использовать различного рода сокращения и
аббревиатуры, если только это не общепризнанные наименования. При идентификации
договаривающихся сторон точно указывают фирменные наименования, под которыми
партнеры зарегистрированы в торговом (государственном) реестре страны
принадлежности; их правовое положение (организационно-правовая форма), включая
номер и тип лицензии на данный вид деятельности, юридический и фактический адреса.
Контракт должен быть пронумерован. Договор подписывается уполномоченными лицами,
их подписи, скрепляются печатями.
Трудовые договоры
Особенности составления и оформления трудовых договоров будут рассмотрены в
разделе «Правила составления и оформления документов личного происхождения».
Правила составления и оформления основных распорядительных
документов: приказа и распоряжения
Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций,
учреждений, предприятий – издание распорядительных документов, посредством которых
решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим
законодательством и компетенцией органы управления издают следующие
распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания и пр.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств,
управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на
основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач,
стоящих перед данным органом.
По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления,
содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений,
и актом применения норм права. Приказ является самым распространенным видом
распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по
вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных
подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных
документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема,
перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит
перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов.
Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных
случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц
независимо от их подчиненности.
Приказы по основной деятельности рассматривают вопрос производственнохозяйственной и
других важнейших направлений деятельности организации. Именно
поэтому к их оформлению предъявляют строго определенные требования: при подготовке
проекта приказа соблюдать обязательный состав реквизитов и их оформление.
Визирование. После подписания приказа его необходимо зарегистрировать, передать
копии приказа или выписки из него исполнителям и проконтролировать исполнение.
Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный
характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу
компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это
распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две
группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся
конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство,
министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов,
администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им
законодательством Российской Федерации.
Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами,
ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационнометодического
характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения
приказов, инструкций и других актов.
Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один
из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.
Подготовка основных видов распорядительных документов в основном
аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в
конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной
деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).
Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа:
изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа,
подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия
этих документов на заседании коллегиального органа.
Процедуру составления и оформления распорядительного документа желательно
описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ
над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивает
юридическую подлинность документа.
Первая стадия разработки проекта распорядительного документа – определение
круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности
управленческого действия приступают, прежде всего, к изучению законодательных актов
и решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих
распорядительных документов по данному и аналогичным вопросам.
Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспечит не
только правовую основу документа, но и его направленность, государственную
постановку проблем.
Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой
информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые
материалы, получив полную ясность по предмету изучения, четко определив цель издания
распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное
внимание при этом следует сконцентрировать на формулировании основных положений
конкретного решения.
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых
частей – констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса.
Она призвана объяснить, чем вызвана необходимость распоряжения. В ней могут быть
перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается
пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный
распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются вид акта, его
автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые
(ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может отсутствовать,
если нет необходимости давать разъяснения.
Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть,
которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она
начинается словами:
«ПОСТАНОВЛЯЕТ» («ПОСТАНОВИЛ») – в постановлении;
«РЕШАЕТ» («РЕШИЛ») – в решении;
«ПРЕДЛАГАЮ» – в распоряжении;
«ПРИКАЗЫВАЮ» – в приказе.
Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его
текста.
Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению.
Распорядительные документы оформляются на общем бланке формата А4.
В состав реквизитов входят: герб или эмблема, наименование учреждения – автора;
наименование вида документа, дата, номер, место составления, заголовок, текст, подпись
(подписи), отметки о согласовании.
Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является
их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с
заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными
лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или
проставления грифа согласования. Полностью подготовленные проекты документов
представляются на подпись.
Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или
доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок
действия акта управления указываются в самом документе.
Правила составления и оформления основных справочно-информационных
документов: акта, справки, протокола, служебной, докладной и объяснительной
записок
Справочно-информационные документы содержат, как правило, текущую или
справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они не содержат властных
предписаний, как распорядительные документы, выступая только в качестве основания
для принятия управленческих решений, которые затем фиксируются в определенных
видах распорядительных, а иногда и организационных документов. Сбор, обработка и
обмен информацией в любой системе управления между всеми звеньями управленческого
процесса – необходимое условие функционирования этой системы. Существуют
различные источники информации, необходимой для принятия управленческих решений,
но группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль. К
данной группе можно отнести такие документы, как:
- акт;
- протокол;
- служебная записка;
- справка и др.
Справочно-информационные документы носят вспомогательный характер по
отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от них не
являются обязательными к исполнению.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий
установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как
постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительными документами (обычно
приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных
случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.
Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в
бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для
значительного количества повторяющихся событий имеются унифицированные
трафаретные формы.
Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида
документа (АКТ), дата и регистрационный номер докум6ента, место составления,
заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения.
Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.
Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для
составления акта. Перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и
присутствующие при этом лица).
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и
существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы
могут быть представлены в виде таблицы.
В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта
часть текста необязательна – акт может заканчиваться и констатацией фактов.
После текста перед подписями при необходимости указывают количество
составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также
необязательна).
Завершают текст акта подписи. Акт подписывает председатель комиссии и все его
составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются.
В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты
утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению
которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.
Протокол – это документ, фиксирующий ход проведения мероприятий
совещательной, переговорной или иной деятельности, включая принятые по их итогам
(результатам) решения.
Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений
коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых
в управленческой деятельности организации, следует отличать протоколы следственных,
судебных, административных органов, а также протоколы договорного типа – протоколы
разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.
Обязательность протоколирования мероприятий определяется в соответствии с
требованиями законодательных, нормативно-правовых актов, организационнораспорядительных
документов, указаниями руководства предприятия.
Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и
временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной
власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания совета
директоров и др.)
Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущихся во время
заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных
к заседанию (текстов докладов, выступлений, тезисов, справок, проектов решений,
повестки дня, списков приглашенных и др.). Если заседание стенографировалось, после
заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в
этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался
на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись
хранится еще некоторое время (как правило, до полугода).
Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном
секретаре) коллегиального органа или секретаре руководителя. Секретарь несет
ответственность правильность записей в протоколе.
Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит
запись всех выступлении на заседании, краткий – только фамилии выступающих и
краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на
заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.
Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования
вида документа – «ПРОТОКОЛ» или на специальном бланке протокола.
Обязательными реквизитами протокола является: наименование организации,
название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.
В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или
заседания. Заголовок грамматически согласуется с названием вида документа, например:
Протокол общего собрания акционеров; Протокол заседания правления.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть
оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются:
фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания
и приглашенных лиц (если участников больше 15 человек, их фамилии не указываются, а
делается отметка – «Список участников прилагается»), повестка дня.
Фамилии присутствующих записываются в протокол в алфавитном порядке с
указанием м6еста работы и должности. В протоколах постоянно действующих совещаний
и комиссий должности присутствующих не указываются.
Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня
располагаются по степени их сложности и важности. Вопросы формулируются в
именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия
докладчика с указанием его должности.
Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строиться по
схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах даются фамилия выступавшего
(докладчика) и тема его выступл6ения. В полной форме протокола приводятся фамилии и
инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если
текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания
темы выступления в скобках делать отметку: «Текст доклада прилагается».
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии
лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их
выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии
выступившего указывается его должность.
В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение.
Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого
толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных «за»,
«против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.
Постановляющая часть может подразделяться на пункты.
Участник совещания или заседания может представить особое мнение по
принятому решению, оно излага6ется на отдельном листе и присоединяется к протоколу.
О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.
Протокол заседания подписывается председат6елем и секретарем. В особо важных
случаях выступившие должны визировать протокол, визы проставляются на левом поле
документа, на уровне записи выступления.
Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно
продолжалось н6есколько дней, то чер6ез тире указывают даты начала и окончания
заседания.
Отдельные виды протоколов (протоколы заседания технических, экспертных
советов, комиссий, протоколы испытаний и некоторые другие) утверждаются
руководителем организации или вышестоящего органа.
Служебная записка – это краткое письменное сообщение, в содержании которого
освещаются вопросы внутренней повседневной деятельности предприятия. Общее
функциональное назначение служебной записки состоит в обеспечении оперативного
обмена письменной информацией между работниками одного предприятия.
Служебные записки могут готовиться в инициативном порядке, во исполнение
требований руководящих документов (указаний руководства предприятия), а также в
ответ на поступившие ранее документы.
Выделяют следующие виды служебных записок:
▪ докладные записки;
▪ объяснительные (пояснительные) записки, обычно выполняющие параллельно
функцию внутреннего сопроводительного письма, прилагаемого к другим документам
делового общения;
▪ информационные записки, или меморандумы;
▪ аналитические записки;
▪ записки ad hoc, подготовленные по конкретному информационному поводу;
▪ записки о состоянии дел за период времени.
Сведения о функциональном назначении перечисленных документов представлены
на рис. 1.
Вид
служебной записки
Особенности функционального назначения
Докладная записка
1. Оперативное информирование по отдельному вопросу
повседневной деятельности.
2. Выявление недостатков в работе, подготовка предложений по их
устранению.
Объяснительная
(пояснительная) записка
1. Сопровождение другого документа.
2. Обоснование необходимости подготовки документа,
описываемых в нем мер и действий.
Информационная записка
1. Оперативное информирование по нескольким взаимосвязанным
вопросам повседневной деятельности.
2. Подготовка данных для другого документа (например, отчета).
Аналитическая записка
1. Оперативное информирование по одному или нескольким
взаимосвязанным вопросам повседневной деятельности.
2. Анализ состояния дел, прогнозирование развития ситуации.
Записка ad hoc
1. Оперативное информирование по внезапно возникшему вопросу
деятельности предприятия.
2. Предварительная оценка события (факта).
Записка о состоянии дел
1. Оперативное информирование о состоянии дел в структурном
подразделении (ином самостоятельном участке работы)
предприятия.
2. Оценка результатов работы, внесение предложений по ее
совершенствованию.
Рис. 1. Особенности функционального назначения служебных записок
Рассмотрим более подробно докладную и объяснительную записки.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или
вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем
место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и
предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого
работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки –
побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится
на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место
факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы.
Докладными записками информируют руководителя о ходе работы. Такие записки
представляются регулярно.
Тесту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с
предлога «о» («об»). Оформление данного вида документа зависит от адресата.
Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или
руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным
способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения,
вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю записку составитель.
Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется
на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.
Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных
положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий
причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно, объяснительные записки
можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего
сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных
положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют
объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций,
поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть
убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные
записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же
реквизитов и подписываются составителем.
Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов
и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного
характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения
того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки
второго вида. Это справки о подтверждении места учебы или работы, о занимаемой
должности, заработной плате, месте проживания, наличия иждивенцев и т.п.
Правила составления и оформления документов личного происхождения
Распорядительная деятельность органов управления включает также решение
вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую
работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и
перемещения сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения, составляют группу
документов по личному составу. Значение кадровых документов определяется тем, что в
них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд,
образование, пенсионное обеспечение и т.д.
Работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, обязательно
должны знать Трудовой кодекс РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен
быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода
сотрудников.
На каждого работника предприятия ведется личное дело. Состав личного дела
обычно таков:
- внутренняя опись документов дела;
- личное заявление о приеме на работу (и об увольнении);
- трудовой договор;
- личный листок по учету кадров (анкета);
- аттестационные листы;
- заявления сотрудника о перемещениях;
- представления руководства при перемещениях, выдвижении, зачислениях в
резерв;
- дополнения к личному листку по учету кадров (дополнения к анкете);
- автобиография;
- копии документов об образовании;
- характеристики или рекомендательные письма;
- выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученых степеней,
награждении государственными наградами;
- копии наградных листов;
- карточки учета поощрений и взысканий;
- фотографии;
- результаты медицинского обследования;
- карточка формы № Т-2;
- копии приказов о назначении на должность, о перемещениях и увольнении.
В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменения
анкетно-биографических данных работника и характеризующие его профессиональные,
деловые и личные качества.
Согласно «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения», личные дела рядовых
работников предприятия должны находиться на временном хранении в этом предприятии
в течение 75 лет, а руководителей – постоянно.
Оформление приема на работу (ст. 68 ТК РФ)
Прием на постоянную работу нового сотрудника сопровождается оформлением
следующих документов (рис. 2).
Резюме – краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное
место. Резюме позволяет руководству организации предварительно ознакомиться с
соискателем и должно включать следующую информацию о соискателе: место
проживания (адрес): дату и место рождения; гражданство; семейное положение;
образование; опыт работы; дополнительные сведения.
При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором
излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая
свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время
основанием для приема на работу является еще и договор.
Личное заявление – документ, подлежащий всем процедурам делопроизводства,
вплоть до хранения в личном деле работника в течение установленного времени.
Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Но
при его составлении следует помнить о требованиях стандарта по минимальному числу
реквизитов, по соблюдению формата листа, по размеру полей. Обязательными
элементами (реквизитами) этого документа являются:
- адресат – кому адресован документ, от кого требуется какое-то действие,
решение;
- адресант – автор документа, от кого документ, кто высказывает пожелание,
требование, просьбу, кто хочет, чтобы адресат произвел какие-то действия, В
организациях, где люди занимают определенные рабочие места, исполняют должностные
обязанности, обязательно указывается должность адресанта и адресата;
- название документа, заголовок, чтобы было ясно, к какой группе относится
документ, и какая группа правил определяет работу с документом;
- текст – изложение сути, причины обращения к кому-то и ожидаемого
результата;
- подпись – этот реквизит удостоверяет подлинность документа, показывает, кто
именно его отправил;
- дата создания документа, подтверждающая его актуальность, устанавливающая
исходную временную точку, начало взаимодействия.
Рис. 2. Последовательность документирования при приеме на работу
Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с
остальными необходимыми документами, является основанием для заключения трудового
договора и издания приказа о приеме на работу.
На основании ст. 65 нового Трудового кодекса РФ при заключении трудового
договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю (в ред. от 31.12.2014):
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор
заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
- страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву
на военную службу;
- документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных
знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной
подготовки;
- справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного
преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим
основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным
органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации
государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних
дел, - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в
соответствии с Трудовым Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица,
имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному
преследованию.
В отдельных случаях с учетом специфики работы Трудовым Кодексом, иными
федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями
Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость
предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.
Резюме
Заявление
Анкета Автобиография
Трудовой договор
Приказ о приеме
Запись в трудовой
книжке
Оформление личной
карточки и личного дела
Открытие лицевого
счета в бухгалтерии
Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо
предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента
Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое
свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.
Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме,
составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один
экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.
Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным,
если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его
представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан
оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня
фактического допущения работника к работе. При заключении трудовых договоров с
отдельными категориями работников законами и иными нормативными правовыми актами
может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения
трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не
являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в
большем количестве экземпляров.
В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и
наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица),
заключивших трудовой договор.
Существенными условиями трудового договора являются:
▪ место работы (с указанием структурного подразделения);
▪ дата начала работы;
▪ наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации
в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция.
Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным
должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие
ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и
квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и
требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке,
устанавливаемом Правительством Российской Федерации;
▪ права и обязанности работника;
▪ права и обязанности работодателя;
▪ характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в
тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;
▪ режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от
общих правил, установленных в организации);
▪ условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного
оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
▪ виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой
деятельностью.
В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании,
неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и
иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного
договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные
условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с Трудовым Кодексом,
законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором,
соглашениями.
Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и
в письменной форме.
В случае заключения срочного трудового договора в нем указываются срок его
действия и обстоятельство (причина), послужившее основанием для заключения срочного
трудового договора в соответствии с Трудовым Кодексом и иными федеральными
законами.
Трудовые договоры могут заключаться:
1) на неопределенный срок;
2) на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной
срок не установлен Трудовым Кодексом и иными федеральными законами.
Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не
могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы
или условий ее выполнения, если иное не предусмотрено Трудовым Кодексом и иными
федеральными законами.
Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается
заключенным на неопределенный срок.
В случае если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового
договора в связи с истечением его срока, а работник продолжает работу после истечения
трудового договора, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным
на основании заключенного договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя
должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
В тексте приказа обязательно должны быть указаны должность, наименование
структурного подразделения, установленный размер оплаты труда, при необходимости и
другие сведения. Если в тесте приказа не указана дата приема на работу, то действие
приказа считается с момента его подписания.
Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику
под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию
работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного
приказа (распоряжения).
При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими
в организации правилами внутреннего распорядка, иными локальными нормативными
актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.
После издания приказа оформляется личная карточка (форма Т-2) и делается запись
в трудовой книжке.
Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно, и хотя не
существует типовой формы автобиографии и составляется она от руки, в ней должны
быть отражены в хронологическом порядке представления человека о его собственном
жизненном пути, профессионализме и общественной активности.
Основные реквизиты автобиографии: название документа; имя, отчество и фамилия
автора; число, месяц и год рождения; сведения о родителях с указанием фамилии, имени,
отчества, года их рождения и места их работы; образование (место и время обучения) и
полученная специальность; перемещения по работе; последнее место работы и должность;
награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение с указанием
фамилии, имени, отчества, года рождения супруги (супруга), детей и места их работы
(учебы); домашний адрес и телефон; дата составления автобиографии и личная подпись.
Характеристика – документ, который содержит описание характерных и
отличительных черт и качеств работника и отражает мнение администрации о нем.
Характеристику составляют администрация и общественные организации
предприятия по просьбе работника, по запросу других организаций. Форма
характеристики может быть применена и при разработке рекомендательного письма
работнику.
Характеристика обычно включает следующие данные:
- наименование вида документа;
- вводную часть, включающую основные анкетные данные работника (фамилия,
имя, отчество, год рождения, образование, должность, структурное подразделение, в
котором работает сотрудник, стаж его работы на предприятии);
- основной текст, где указываются деловые качества работника, моральнопсихологические
качества, личностные особенности, проявляющиеся по отношению к
трудовым обязанностям, общее отношение к труду, этапы профессионального роста,
наличие наград, коммуникативные навыки, т.е. умение взаимодействовать, сотрудничать,
руководить;
- завершающую фразу «Характеристика дана для предъявления в...»;
- ссылку на дату и номер протокола заседания общественной организации, если
характеристика утверждается этой общественной организацией;
- подпись руководителя предприятия и, если в составлении характеристики
участвует общественная организация, подпись руководителя общественной организации;
- печать, заверяющую подпись руководителя.
Характеристика составляется в двух экземплярах, при ее оформлении на втором
экземпляре ставятся визы непосредственного руководителя работника, т.е. руководителя
подразделения, в котором работает характеризуемый, и руководителя ячейки
общественной организации в данном подразделении, если она есть.
Трудовая книжка является в России основным документом о трудовой
деятельности человека.
В ст. 66 Трудового кодекса указывается, что «форма, порядок ведения и хранения
трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых и обеспечения ими
работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской
Федерации федеральным органом исполнительной власти».
16 апреля 2003 г. вышло Постановление Правительства Российской Федерации №
225 «О трудовых книжках» (с изм. и доп. от 25.03.2013), которое утвердило форму
трудовой книжки, форму вкладыша в трудовую книжку и «Правила ведения и хранения
трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими
работодателей».
В соответствии с Правилами трудовые книжки нового образца вводятся с 1 января
2004 года, но согласно постановлению правительства «имеющиеся у работников трудовые
книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат».
Новые трудовые книжки с 1 января получат лишь те, кто впервые будет принят на
работу.
С 1 января 2020 года предполагается переход на электронные трудовые книжки.
Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших в организации
свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных
работников при условии, если они подлежат государственному и социальному
страхованию.
Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации трудовую
книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки
не допускается. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому
соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется. Запись о такого
рода работах может быть сделана в трудовую книжку работника администрацией
организации по основному месту его работы, если при этом работник предъявит
соответствующую справку с места дополнительной занятости.
Лица, поступающие на работу впервые, обязаны предъявить администрации
справку о последнем занятии, выданную по месту их жительства, а уволенные из рядов
Вооруженных сил – военный билет.
Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия
в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Причем
работодатель-физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках
работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу
впервые.
Записи в трудовых книжках ведутся на государственном языке российской
Федерации, а на территории республик в составе Российской Федерации, установивших
свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с
государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке
этих республик, что позволяет работнику, не владеющему или плохо владеющему
русским языком, проверить сделанные в трудовой книжке записи.
Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике,
указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются
следующим образом: фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения
или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью
(число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего
личность, например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.
Сведения об образовании (общем, профессиональном и т.д.) записываются только
на основании надлежаще заверенных документов: аттестата, удостоверения, диплома и
т.д.).
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на
первой странице (титульном листе трудовой книжки) заверяет правильность внесения
сведений.
Первую страницу (титульный лист трудовой книжки) подписывает также лицо,
ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации
(печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.
Порядок изменения записей на титульном листе трудовой книжки также детально
расписан в инструкции. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество,
дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы
делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью
работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или
печатью кадровой службы).
Изменения, дополнения на первой странице (титульном листе трудовой книжки)
записей о полученном новом образовании, профессии, специальности осуществляются
путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнением
соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.
В «Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков
трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» определен порядок внесения записей
о работе.
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе
на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить владельца
под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую
книжку.
Особое внимание Правила обращают на выдачу трудовой книжки при увольнении:
«Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его
трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении».
«Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день
работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или
соглашением между работодателем и работником».
В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о
награждении, зачеркивание неточностей или неправильных записей не допускается, а
изменение записи производится путем признания их недействительными и внесения
правильных записей.
Взыскания в трудовую книжку не записываются.
Трудовые книжки являются документом строгой регистрации.
Перевод работника на другую должность осуществляют на основании заявления
работника, а в некоторых случаях (при производственной необходимости) временный
перевод на другую должность может быть произведен на основании актов, докладных
записок, справок, других документов.
Разработана унифицированная форма представления о переводе, которая включает
в себя следующие реквизиты:
- наименование структурного подразделения;
- наименование вида документа;
- дату;
- регистрационный номер;
- место составления;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.
Например:
ЗАЯВЛЕНИЕ
02.02.2018
Прошу перевести меня на должность _________________________
_________________________________________________________
Наименование должности
_________________________________________________________
Наименование структурного подразделения
в связи __________________________________________________
Причина перевода
__________________________ _____________________
Подпись работника Расшифровка подписи
Такое заявление может быть написано на общем бланке или на стандартном листе
бумаги формата А4. В адресате заявления о переводе на другую должность заявитель
указывает занимаемую им должность.
Представление о переводе, подготовленное руководителем структурного
подразделения, адресуется на имя руководителя организации, а после его рассмотрения
руководителем является основанием для издания приказа о переводе работника на другую
должность.
В небольших организациях заявление о предоставлении отпуска составляется,
например, следующим образом:
Директору
ПАО «Восход»
А.Е. Серову
ЗАЯВЛЕНИЕ
02.02.2018
Прошу предоставить очередной отпуск с 12.03.2018.
Начальник цеха Подпись Д.С. Филатов
Заявление о предоставлении отпуска на крупных предприятиях оформляется на
трафаретном бланке, выполненном типографским способом:
Наименование
структурного подразделения
ЗАЯВЛЕНИЕ
____от
Место издания
Разрешаю отпуск_____________(рабочих дней календарных)
______________________________________________
Руководитель учреждения
_______________________________________________
Дата Подпись
010 Учетный номер ________________________________ 010
020 Табельный номер _______________________________020
О предоставлении отпуска
030 Фамилия 030
040 Имя 040
050 Отчество 050
060 Должность 060
070 Структурное подразделение 070
080 Вид отпуска 080
090 Дата ухода в отпуск 090
100 Количество дополнительных дней 100
110 Мотив дополнительного отпуска 110
120 Основание 120
Подпись__________________________________________________
Расшифровка подписи
Согласен предоставить отпуск с___________________________________
Дата
Виза руководителя структурного подразделения
Очередной отпуск был использован по_____________________________
Дата
Очередной отпуск может быть предоставлен на____________ рабочих дней с
________по _____________________________________________
Работает с_____________________________________________________
Начальник отдела кадров______________________ Дата______________
Подпись
Информация перенесена на машинный носитель_____________________
Подпись, дата
Такие виды заявлений, как заявление о предоставлении учебного отпуска, по
беременности и родам и т.п., должны содержать в тексте указание на наличие
необходимых документов (больничного листа, справки с места учебы и т.п.), без которых
решение вопроса о предоставлении отпуска невозможно. В этих случаях соответствующие
документы представляются на рассмотрение вместе с заявлением.
Прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков,
объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п.
оформляются приказами по личному составу.
Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту
такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об
увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О нарушении», «О
наложении административного взыскания» и т.п.
В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать.
Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу
начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ,
ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Эти глаголы
печатают прописными буквами от 0-го положения табулятора. От 1-го положения
табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию
печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество – строчными, затем
указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении
лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность
указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник.
В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых
рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.
В тексте приказа по личному составу при переводе работника на новую должность
необходимо указать название должности, структурное подразделение, вид перевода,
причину перевода и размер оплаты труда. Текст приказа о переводе должен
соответствовать требованиям ТК РФ. Копию приказа о переводе направляют в
бухгалтерию для внесения изменений в расчет заработной платы.
ность в трудовую книжку, в личную карточку (форма № Т-2 или в личное дело).
Увольнение работника организации производится по желанию самого сотрудника,
по инициативе организации или по другим причинам (согласно ТК РФ).
Основанием для издания приказа по личному составу является заявление
работника, истекший срок трудового контракта, докладные записки, акты, другие
документы. В тесте приказа об увольнении обязательно указывается причина увольнения
работника.
После издания приказа об увольнении работника производится запись в его личной
карточке и в трудовой книжке.
Личная карточка. Основным документом по учету персонала предприятия
является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия,
принятых на постоянную или временную работу.
Все записи в карточках делаются на основании документов, предоставленных
работником. На основании паспорта в разделе I «Общие сведения» указываются фамилия,
имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний
адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях
сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке. Для заполнения раздела
II «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.
В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная
подпись работника.
На оборотной стороне карточки содержатся разделы III «Прием на работу и
переводы на другую работу», IV – «Аттестация», V – «Повышение квалификации» и VI –
«Профессиональная переподготовка», VII – «Награды (поощрения), почетные звания»,
VIII – «Отпуск», IX – «Социальные льготы, на которые работник имеет право в
соответствии с законодательством» и X – «Дополнительные сведения».
Наиболее важными являются разделы, касающиеся назначения и перемещения и
даты и причины увольнения. Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и
номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. В разделе о
назначении и перемещении в конце каждой записи должна стоять подпись работника, на
которого заведена карточка.
При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа,
указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой
тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового
стажа работника.
Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом,
ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем-референтом. Все записи
должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном
экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту.
На многих предприятиях личные карточки работников ведут с помощью ПК
Тема 4. Организация документооборота
План лекции:
1. Организация документооборота. Входящий документопоток. Внутренний
документопоток. Учет объема документооборота.
2. Организационное построение службы делопроизводства.
Организация документооборота.
Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с
момента их получения (входящие) или создания (исходящие) до завершения исполнения,
отправки адресату или поступления на хранение в дело.
Документы при этом не просто передаются из одного структурного подразделения
в другое или от исполнителя к исполнителю, а с ними совершаются определенные
делопроизводственные операции. Оперативность решения вопросов, зафиксированных в
документах, зависит от скорости доставки и обработки документов, что, в свою очередь,
обусловлено организацией документооборота в учреждении (организации, предприятии).
Основные принципы организации документооборота:
- прохождение документов должно быть оперативным;
- каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо
исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов
должны быть единообразными.
Таким образом, основная задача организации документооборота – прямоточность в
движении документов и однократность их обработки.
Для выбора оптимальных маршрутов движения документов на предприятии
разрабатываются рациональные маршрутно-технологические схемы движения и
обработки основных видов документов. Схемы позволяют определить места операций по
их обработке.
В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние и
исходящие документы.
Обработка входящих документов представляет первый этап работы с полученными
документами.
Входящий документопоток.
Входящий документопоток составляют:
- документы вышестоящих организаций, постановления, решения,
распоряжения, приказы, письма и т. п., содержащие директивные указания, разъяснения и
другие сведения;
- документы подведомственных организаций (фирм), присылающих первичную
отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;
- документы прочих организаций, обменивающихся информацией для решения
вопросов, требующих совместных действий;
- жалобы и заявления граждан.
Во многих организациях операции по приему и первичной обработке документов
проводятся централизованно экспедицией (в крупных учреждениях) либо секретарем.
Последовательность прохождения входящей документации показана на рис. 3.
Исходящие документы в процессе обработки также проходят ряд инстанций.
Работа над ними складывается из составления проекта документа, перепечатки,
согласования, визирования, подписания, регистрации и обработки для отправки (рис. 4).
Составление проекта исходящего документа
Согласование проекта документа
Оформление документа (печатание)
Проверка правильности оформления проекта документа
Подписание руководителем
Регистрация документа
Постановка даты и индекса (номера) на документе
Проверка правильности адресования
Отправка документа адресату
Подшивка второго (последнего) экземпляра (копии) в дело
Рис. 4. Схема прохождения исходящей документации
Рис. 3. Схема прохождения входящей документации
Внутренний документопоток.
Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта
документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, передача адресату.
Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у
исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих
документов.
При этом важным элементом документооборота всех видов документов является их
регистрация.
Регистрация документов – это фиксация даты создания или поступления документа
путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых
сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрация документов необходима для решения следующих задач:
- учет количества документов;
Прием почты, проверка
правильности адресования
Вскрытие конвертов
и проверка вложений
Предварительное рассмотрение
(сортировка, разметка)
Простановка отметки (штампа) о
поступлении на документе
Регистрация (журнал, картотека)
Передача (доклад) документов
руководителю
Рассмотрение документов
руководителем (нанесение
резолюции)
Внесение сведений из резолюции в
журнал (картотеку)
Передача документов исполнителю
(под расписку)
Контроль выполнения документов
Подшивка документов в дело
Передача писем
с пометкой «лично»
Передача документов
заместителям директора
Передача
нерегистрируемой
документации
Передача документов в
структурные
подразделения
- обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь
документов;
- обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов;
- обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и
дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные,
плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.).
Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.
Однако не все документы организации регистрирует служба документационного
обеспечения управления. Документы специальных (функциональных) систем
документации регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе
документационного обеспечения управления на этих документах ставится только дата
поступления. Службой документационного обеспечения управления разрабатывается
перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях.
Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие
документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние – в день
подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного
подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.
Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:
- порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;
- индекс по номенклатуре дел.
Регистрационные индексы присваиваются входящим и внутренним документам в
пределах календарного года.
Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации
документов:
- автор (корреспондент);
- название документа;
- дата документа;
- индекс документа;
- дата поступления документа (для входящих документов);
- индекс поступления документа (для входящих документов);
- заголовок документа или его краткое содержание;
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения;
- отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата
фактического исполнения и индекс документа-ответа);
- номер дела.
Учет объема документооборота осуществляется в целях определения:
▪ условного объема обрабатываемой документной информации;
▪ интенсивности труда сотрудников;
▪ составления Табеля документов;
▪ планирования мероприятий по совершенствованию документационного
обеспечения управления;
▪ технологической оснащенности процессов работы с документами;
▪ сезонной загрузки службы ДОУ и других аспектов.
Для государственных учреждений обязателен, а для других организаций
рекомендуется подсчет числа полученных и созданных документов.
Объем документооборота – это общее количество входящих, исходящих и
внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения
загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом.
При подсчете и анализе документооборота необходимо иметь в виду, что:
▪ сведения об объеме докум6ентооборота, как правило, занижены из-за
несовершенной методики их сбора;
▪ сами по себе цифры, обозначающие количество документов, не могут
характеризовать эффективность системы документооборота и управления в целом;
▪ сбору и анализу полученных сведений должна предшествовать постановка
задач: с какой целью собираются сведения, какой хронологический период и какая
глубина проведения учета необходимы, каково будет их дальнейшее использование.
Сведения об объеме документооборота зарегистрированных документов могут
определяться по базам регистрации, количество экземпляров определяется примерно в
соответствии со сложившейся практикой и при рассылке больше, чем в два-три адреса, –
по спискам рассылки. Нерегистрируемые документы могут быть учтены только при
физическом их подсчете в делах.
Для определения динамики изменения физических объемов документопотоков
часто достаточно выборочного учета и экстраполяции полученных результатов. Итоги
подсчетов вместе с аналитической справкой службы ДОУ доводятся до св6едения
руководства для принятия решений.
Выбор конкретных методик подсчета документооборота, единиц измерения,
временной период, формы представления промежуточных результатов и итоговых
сведений устанавливаются в инструкции по документационному обеспечению управления
организации.
Организационное построение службы делопроизводства.
Существует три формы организации делопроизводства: централизованная,
децентрализованная и смешанная.
При централизованной форме организации делопроизводства все операции по
обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего
учреждения центре – канцелярии, общем отделе или у секретаря.
Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных
операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них
выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не
следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при
которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных
подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства,
имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные
группы и т.д.
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация,
контроль, размножение документов) и децентрализовано (справочно-информационное
обслуживание, хранение документов, формирование дел).
Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения,
объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях
(когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в
территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого
города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и
организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.
Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных
процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:
• снизить стоимость делопроизводственных операций;
• улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности,
внедрить его нормирование;
• обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;
• использовать прогрессивные и производительные технические средства;
• обеспечить единство организационного и методического руководства.
В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное
обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных
учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций
делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль
исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение,
методическое руководство делопроизводством.
В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов
делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарьреферент
руководителя.
Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится
структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел,
отдел делопроизводства и т. д. Деятельность этого структурного подразделения
отражается в специально разрабатываемом положении.
С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и
способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства
разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом
руководителя учреждения.
Тема 5. Систематизация документов
План лекции:
1. Общие требования к систематизации документов и формированию дел.
2. Составление заголовков дел и установление сроков хранения дел.
Номенклатура дел. Архивное хранение документов и дел.
Общие требования к систематизации документов и формированию дел.
Составление заголовков дел и установление сроков хранения дел. Номенклатура дел.
Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в
период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для
повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок
социального и служебного характера – сохранены. Таким образом, важной функцией
делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив
исполненной документации – это своеобразная память организации, обращение к которой
дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать
новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.
Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку
деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с
соответствующим заголовком-этикеткой (например, «Приказы ректора академии за 2003
год» и т.п.).
Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с
указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, составляет
номенклатуру дел.
Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов
и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является
классификационным справочником и используется при построении информационнопоисковой
системы.
Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру дел
организации.
Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру
деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой
системой индексации в отрасли и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для
однородной по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием
их индекса и носит рекомендательный характер.
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами
документационного обеспечения министерств и ведомств Российской Федерации,
утверждаются их руководителями.
Номенклатура дел организации составляется службой документационного
обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений.
При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться
типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с
указанными в них сроками хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые
участки работы организации. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь
индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору
структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения. При
наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с
добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
Номенклатуру дел в организации составляют по установленным нормам, печатают
в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел
организации хранится в службе документационного обеспечения управления, второй
используется в службе документационного обеспечения управления в качестве рабочего.
Третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура
дел и куда документы поступают на постоянное хранение.
Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных
изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет.
Ежегодно она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в
действие с 1 января следующего года.
Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Далее они передаются в архив – текущий, ведомственный или государственный.
Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и
проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при
методической помощи и под контролем ведомственного архива.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление
дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат
полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию
листов в деле, составление лист-заверителя дела, составление в необходимых случаях
внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного
(до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются,
документы в них хранятся в скоросшивателях.
Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по
установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и
долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел
на обложке содержанию подшитых документов, В необходимых случаях в заголовок
вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и
формы отчетности и т.п.).
На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и дела по личному
составу, прошедшие экспертизу ценности и оформление в соответствии с приведенными
выше требованиями, ежегодно составляются описи.
Описи дел составляются по установленной форме в двух или трех экземплярах.
При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный архив на всех
экземплярах описи против каждого дела, включенного в него, делается отметка о наличии
дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество
фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, указывается
дата. При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
Архивное хранение документов и дел.
Архивный фонд является частью документального фонда организации. Он не
включает в себя документы с краткими сроками хранения и имеет стабильный состав,
который должен только пополняться. Архивный фонд состоит из документов, имеющих
политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное
значение.
Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования
документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным
делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства
регулируются Федеральным законом РФ «Об архивном деле в РФ» №125 от 22 октября
2004 г. (с изм. и доп. от 04.10.2014).
В соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве (утв.
постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290, с изм. и доп. от 27 декабря
2014 г.) Федеральное архивное агентство (Росархив) является федеральным органом
исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг,
управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела.
Федеральное архивное агентство находится в ведении Министерства культуры
Российской Федерации.
Федеральное архивное агентство руководствуется в своей деятельности
Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами,
федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства
Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации,
нормативными правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации, а
также настоящим Положением.
Федеральное архивное агентство осуществляет свою деятельность
непосредственно и через подведомственные ему организации во взаимодействии с
другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной
власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления,
общественными объединениями и иными организациями.
Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного
сроков хранения должны быть сохранены в организации:
▪ до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;
▪ до сдачи дел на государственное хранение;
▪ до ликвидации организации.
В течение всего установленного срока хранения должны обеспечиваться не только
учет документов, но и их физическая сохранность и использование. Это предъявляет
определенные требования к обработке самих дел и оборудованию архивохранилищ.
Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на
бумажной и пленочной основе. В состав последних включаются не только пленки для
фото-, видео и фонозаписей, но и другие компьютерные носители информации, еще не
оформившиеся в самостоятельную группу.
Не реже одного раза в 10 лет, а для дел постоянного хранения – раз в 5 лет, для
конфиденциальных документов – ежегодно, следует проводить проверки фактического
наличия и физического состояния дел (выцветание, заражение, механические
повреждения). Такие проверки проводят также при смене заведующих архивами, при
массовой порче или гибели дел, после перемещения дел в другое архивохранилище.
Тема 6. Современные способы и техника создания документов
План лекции:
1. Средства оргтехники, используемые на автоматизированном рабочем месте
специалиста и руководителя. Классификация средств организационной техники для
современных офисных технологий.
2. Концепция электронного офиса.
3. Компьютерные технологии обеспечения управленческой деятельности:
интегрированный пакет программ Microsoft Office.
Средства оргтехники, используемые на автоматизированном рабочем месте
специалиста и руководителя.
Осуществление документационного обеспечения управления связано с созданием,
хранением, передачей и использованием больших массивов документированной
информации. Сокращение трудозатрат, связанных с обработкой информации, повышение
качества работы с документами достигаются различными путями. Один из наиболее
эффективных – внедрение в практику деятельности офиса технических средств
информационных технологий, в том числе и средств организационной техники
(оргтехники).
Средства оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать
(в зависимости от типа технических средств) практически все процедуры
технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка документной
информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в
соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе:
централизованной, децентрализованной, смешанной. Последняя является наиболее
предпочтительной в силу большей гибкости при реализации процедур обработки
документов.
Большая часть операций обработки документов носит технический и формальнологический
характер, хотя современные средства организационной и информационной
техники предполагают и более сложные процедуры. При этом обрабатывается как
смысловая часть документа, так и собственно его физический носитель.
Исключительно прогрессивное развитие средств информационных технологий, в т.
ч. и средств оргтехники, позволяет внедрять в практику работы офиса элементы
«безбумажной» технологии. При этом информационный обмен между компонентами
офисной системы будет осуществляться с помощью электронных коммуникационных
средств, хранение и обработка информации - с помощью персональных компьютеров и
периферийных средств, копирование и тиражирование офисной документации - с
помощью современного копировального оборудования, позволяющего кроме процедур
копирования и тиражирования выполнять целый комплекс вспомогательных операций по
электронному монтажу документов, их последующей («финишерной») обработке и т. д.
К средствам оргтехники относится достаточно большой перечень технических
средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными
системами и средствами передачи информации.
Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, называют малой
оргтехникой. В настоящее время данное определение не соответствует действительному
положению вещей, поскольку практически большая часть средств изменила свои
габариты, технические характеристики и пр., появились новые устройства и
приспособления, размещаемые на рабочем столе и используемые индивидуально. По
современной классификации к таким средствам можно отнести персональные
компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику индивидуального
использования, средства связи и т. д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника - это
вся «канцелярская мелочь» (карандаши, ручки, степлеры, клей и пр.), которая
применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда.
Классификация средств организационной техники для современных офисных
технологий.
Многообразие средств организационной техники предполагает ее определенную
классификацию в соответствии с выбранным признаком. Наиболее распространенной
является классификация по функциональному признаку, которая однозначно связывает
процедуры технологического процесса обработки документов в офисе с техническими
характеристиками и возможностями средств оргтехники. Однако это не исключает
применения других классифицирующих признаков.
В настоящее время состав функциональных групп средств оргтехники претерпел
существенные изменения, что связано с проникновением на российский рынок ведущих
фирм-производителей различного рода техники и программных продуктов для офисных
технологий. Появились средства оргтехники, выполняющие универсальные функции
обработки документов при минимальных затратах физического труда, средства и системы
подготовки и проведения презентаций в офисе, расширились возможности средств и
систем электронной передачи документов, но в то же время уделяется внимание
разработке новых и совершенствованию традиционных механических средств оргтехники.
Переход от традиционных методов хранения, поиска, обработки и передачи
документов к новым способам и технологиям, основанным на современных средствах
организационной техники, требует иного подхода к ее классификации. Это связано с тем,
что существовавший перечень технических средств в настоящее время подвергся
изменениям, как в части элементной базы, так и в части технологических, эргономических
и прочих характеристик.
Рассмотрим классификацию средств оргтехники, применяемой при создании и
обработке документов в офисе.
Классификационные группы и подгруппы средств организационной техники
1. Средства составления и изготовления текстовых и табличных документов:
1.1. Ручные пишущие средства.
1.2. Пишущие машинки.
1.3. Диктофонная техника.
1.4. Печатающие устройства для персональных компьютеров.
2. Средства копирования и тиражирования документов:
2.1. Средства электрофотографического копирования.
2.2. Средства ризографии.
3. Средства микрографии.
4. Средства физической обработки носителей документов:
4.1. Фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины
(фольдеры).
4.2. Конвертовскрывающие машины.
4.3. Машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы).
4.4. Адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины
(франкингмашины).
4.5. Машины для уничтожения документов (шредеры).
5. Средства внутри- и внеофисной транспортировки документов, связи и
коммуникаций:
5.1. Пневматическая почта.
5.2. Средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи.
5.3. Средства и системы телеграфной связи.
5.4. Средства и системы факсимильной передачи информации и модемной связи.
5.5. Локальные (офисные) вычислительные сети.
5.6. Средства и системы оперативно-диспетчерской связи.
6. Офисная мебель и оборудование.
Охарактеризуем основные группы средств организационной техники, применяемой
для создания и обработки документов.
1. Средства составления и изготовления текстовых и табличных документов
К средствам составления и изготовления текстовых и табличных документов
относятся ручные пишущие средства, пишущие машинки, печатающие устройства и
графопостроители для персональных компьютеров, диктофоны и некоторая другая
техника.
По распространенности среди средств составления текстовых документов
приоритет принадлежит ручным пишущим средствам: перьевым, шариковым,
фитильным ручкам (фломастерам). Как технические средства они характеризуются
простотой конструкции и невысокой производительностью труда.
Часть текстовой и табличной документации изготавливается на пишущих
машинках.
Общие требования к пишущим машинкам сводятся к следующему: обеспечение
высокой производительности труда при минимальных его затратах, высокое качество
изготавливаемых документов, надежность в работе.
Долгое время среди критериев оценки пишущих машинок находился такой
показатель, как количество одновременно изготовляемых копий. Однако существующая в
настоящее время практика показала его несостоятельность, поскольку тиражирование
документов пишущими машинками при наличии малогабаритных и
высокопроизводительных копировальных аппаратов различных систем является
нерентабельным и малооперативным.
По мере развития компьютерной техники обновление модельного ряда пишущих
машинок практически остановилось. Прогнозируется, что по мере падения стоимости
компьютерной техники некоторые модели электронных пишущих машинок уйдут с
рынка. Останется спрос на машинки, имеющие интерфейс с персональным компьютером,
поскольку машинка любого типа абсолютно незаменима при необходимости регулярной
работы с бланками нестандартных форматов или выполненных полиграфическим
способом.
Однако в силу ряда причин останутся востребованными и механические пишущие
машинки. Это связано с тем, что они энергонезависимы, отличаются простотой в
обслуживании и низкой стоимостью расходных материалов (подходят практически любые
сорта бумаги и отечественные красящие ленты). Если важна конфиденциальность при
подготовке документов, лучше пользоваться механической пишущей машинкой, так как
обеспечение компьютерной безопасности требует применения сложных систем, стоящих
зачастую дороже компьютера.
Характерной особенностью электронных пишущих машинок является модульная
конструкция, которая позволяет на основе базовой модели выпускать модификации с
изменяющимся уровнем функциональной оснащенности, полнее и быстрее удовлетворять
запросы различных групп потребителей.
В отличие от механических электронные пишущие машинки компактны, легки, не
нуждаются в специальной мебели, автоматически форматируют текст и выполняют
другие операции редактирования, позволяют печатать разными шрифтами. В этом режиме
работа мало чем отличается от работы на компьютере. Машинки имеют как постоянную,
так и оперативную память. Многие электронные пишущие машинки оснащены
жидкокристаллическим однострочным или полностраничным дисплеем.
Для сокращения процесса изготовления подлинников документов известно
применение стенографии как способа, сокращающего разрыв между скоростью речи и
возможностью фиксирования ручными способами (рукописно) или печатанием на
пишущей машинке или персональном компьютере. Стенография за счет условного
изображения, которое успевает за скоростью произнесения речи, помогает нам сократить
этот процесс. Однако помимо двух человек – диктующего и стенографистки, авторсоставитель
затрачивает как в процессе диктования стенографистке, так и в процессе
расшифровки зафиксированного текста очень много дополнительного времени.
В связи с этим представляется наиболее оптимальным использование такого
средства составления и изготовления документов, как диктофон.
Диктофонами называют устройства для записи и воспроизведения устной речи.
Они применяются для подготовки документов, а также записи хода совещаний, заседаний
и т.д. Воспроизводить запись можно либо с замедлением, либо с автоматическим
многократным повтором, что позволяет проводить ее расшифровку более качественно.
Принтер – самое распространенное средство изготовления текстовых и иных
документов, позволяющее получать твердую копию выходных данных вашей работы. Все
принтеры выполняют одну и ту же задачу – обеспечивают вывод твердой копии
документа из вашего компьютера.
Несмотря на все это, принтеры очень отличаются друг от друга по многим
показателям. Выбирать принтер следует исходя из своих потребностей.
Существует широкое многообразие принтеров, отличающихся по типам, цене,
скорости и возможностям. Принтеры бывают трех типов: матричные, струйные, лазерные.
Известно, что матричные принтеры самые дешевые, с самой низкой стоимостью
печати и часто они применяются в небольших офисах для печати деловых бумаг. Однако
крупные фирмы стараются не вести свою корреспонденцию на матричных принтерах,
потому что по качеству печати они намного хуже всех остальных, известных на сегодня
принтеров. Матричные принтеры очень шумные, у них практически отсутствует цветная
печать, кроме того, качество печати падает по мере износа ленты.
Очень трудно выбирать модель принтера, если пользователь привык к качеству
печати лазерных принтеров, а бюджет позволяет приобрести только матричный. К
счастью, есть возможность не сталкиваться со всеми вышеназванными трудностями при
печати на матричных принтерах, получать распечатки типографского качества. Все это
можно сделать, если приобрести струйный принтер.
Струйные принтеры малогабаритные (кроме моделей фирмы НР с
горизонтальными лотками) и почти бесшумные. В большинстве предусмотрен режим
энергосбережения. Габаритные размеры моделей лазерных принтеров со скоростью
печати 4–6 стр./мин. лишь немного превышают размеры листа бумаги. Модели со
скоростью печати 8–12 стр./мин. крупнее. Они бесшумные, если не считать шума от
подачи бумаги. Многие из них отвечают требованиям стандарта Energy Star.
К достоинствам лазерных принтеров следует отнести превосходное качество и
скорость работы. Но, с другой стороны, в качестве недостатка следует отметить, что
стоимость вывода на печать больше, чем в других принтерах, из-за высокой стоимости
принтерных картриджей. Из-за хрупкости печатающего механизма следует использовать
бумагу хорошего качества, чтобы бумажная пыль не попала в механизм принтера и не
испортила его. Хотя качество вывода оправдывает дополнительную стоимость бумаги, но
новейшие струйные принтеры являются более чем достаточными для печати в небольших
объемах.
2. Средства копирования и тиражирования документов
Средства копирования и тиражирования документов (средства репрографии и
оперативной полиграфии) – это совокупность машин, предназначенных для
факсимильного копирования и оперативного тиражирования документов по упрощенной
полиграфической технологии. К наиболее распространенным средствам репрографии в
офисе относятся средства электрофотографии, термографии (только в составе других
устройств, например, аппарата факсимильной связи). Особняком стоят средства
ризографического копирования.
Практически не используются в офисе средства фотокопирования,
светокопирования, а также процедуры оперативной полиграфии, если только их
применение не обусловлено производственной деятельностью фирмы.
В процессе репрографии (копирования) обычно принимают участие оригинал,
посредник (промежуточный носитель, используемый для передачи изображения с
оригинала на копию) и копия.
В настоящее время в качестве средств репрографии практически повсеместно
применяются аппараты электрофотографического копирования, использующие в
основном технологию электрографии в том или ином варианте. Ксерографическое
копирование разновидность процесса электрофотографии, было изобретено в 1938 г.
американским инженером Честером Карлсоном. Название процесса копирования известно
в нашей стране благодаря компании ХЕRОХ – пионера освоения советского, а затем
российского рынка оргтехники. Причем название стало настолько популярным, что любая
процедура копирования независимо от фирмы – производителя аппарата и технологии
копирования именуется «ксерокс».
Электрофотографическая аппаратура позволяет получить наилучшее качество
копий на обычной бумаге. Возможно получение копий на обеих сторонах листа, цветное
копирование. На электрографической аппаратуре можно получать копии и с
микрофильмов. К преимуществам также относится возможность выполнения
дополнительных операций по обработке копий (сортировка и подборка листов, печать
обложка, брошюровка и т.п.), электронный монтаж документа из фрагментов нескольких
исходных, выборочное копирование и пр. К недостаткам можно отнести Относительно
высокую стоимость аппаратуры и расходных материалов (картриджей), особенно для
персональных копиров.
Термографическое копирование – процесс получения копий, основанный на
применении термочувствительной бумаги, меняющей свои физические свойства под
действием инфракрасных лучей. С помощью термокопировальных аппаратов прямым или
косвенным (переносным) методом можно получить копию с листовых документов,
содержащих текстовую или графическую информацию. В настоящее время этот процесс
как самостоятельный не применяется в офисной практике. Термоспособ, в основном,
используется в аппаратах факсимильной связи для печати факсограмм, а также, при
отсутствии других средств репрографии, для оперативного полистового копирования
документов. Качество получаемой при этом копии – низкое и она не подлежит
длительному хранению вследствие выцветания термобумаги.
Светокопирование (диазокопирование) относится к ранее широко
распространенным способам, получившим наибольшее применение для копирования
технической документации – чертежей. При светокопировании в аппаратуре используется
прозрачный оригинал (калька) и свето (диазо)копировальная бумага или пленка,
чувствительная к ультрафиолетовым лучам. Основные, преимущества светокопирования
заключаются в дешевизне копий; получении позитивного изображения без
промежуточного негатива и высокой разрешающей способности диазоматериалов. Однако
полученные копии со временем выцветают и не могут использоваться.
Фотокопирование (техническая фотография) – процесс получения копий на
чувствительных к воздействию света материалах, использующих галоидные соединения
серебра. Способ применяется для копирования текстовых и графических документов,
позволяет получать высококачественные копии. Однако широкому их использованию
препятствует дороговизна и сложность процесса обработки фотоматериалов, требующего
применения жидких химикатов и проводящегося в затемненных помещениях. Эти
факторы практически исключают применение фотокопировальных процессов в офисной
деятельности.
Ризография – это метод получения изображений на материале копии, который
объединяет в себе преимущества трафаретной печати с цифровой обработкой
информации, помещенной на физическом носителе.
Ризограф является «золотой серединой» между типографской печатью и обычными
копировальными аппаратами, работающими по принципу электрофотографии.
Поскольку ризография во многом подобна традиционным методам трафаретной
печати, то процесс копирования на ризографе условно можно разбить на два этапа:
подготовка рабочей матрицы и собственно печать. Сначала оригинал изображения
считывается сканером ризографа, после чего полученная цифровая информация
используется термоголовкой для создания трафарета на специальном носителе – мастерпленке.
Затем готовый мастер натягивается и закрепляется на раскатном барабане и
пропитывается красителем. Только после этого ризограф делает первый контрольный
оттиск. Сам процесс печати выполняется со скоростью от 60 до 130 копий в минуту.
Необходимо отметить, что чем выше тираж, тем более он экономичен. Затраты на
получение 15–25 копий с одного оригинала на копире практически одинаковы, однако при
тираже свыше 100 копий ризограф дает выигрыш по стоимости уже в 2–3 раза, а при
тираже более 500 оттисков – в 6–8 раз. Практически все модели ризографов позволяют
получать многоцветные копии. Специально разработанный компьютерный интерфейс
позволяет использовать его как высококачественный сканер и принтер, управляемые с
компьютера. Интерфейс не только расширяет возможности ризографа, но и обеспечивает
пользователю доступ к современным графическим и текстовым редакторам, программам
макетирования изданий и другому компьютерному обеспечению. Симбиоз ризографа и
компьютера представляет собой современный издательский комплекс.
3. Средства микрографии
Микрографию традиционно относят к репрографическим способам тиражирования
документов, и до недавнего времени такая классификация соответствовала
действительности. В самом деле, несмотря на чисто фотографический способ получения
микроформы ее можно назвать копией оригинала, значительно уменьшенной, но, тем не
менее, факсимильной копией, точно воспроизводящей всю информацию, которую
содержит оригинал. Дальнейшая работа с микроформой (тиражирование, получение
увеличенных копий) связана с чисто копировальными процессами. Микрография –
эффективное средство регистрации, хранения и обмена информацией. При помощи
микрографии фиксируют практически любую документную информацию.
Если проанализировать техническую сущность микрографии, нетрудно заметить,
что этот процесс представляет собой сочетание фотографии и репрографии (то есть
копировальных процессов).
Типовая схема процесса микрофильмирования заключается в следующем:
1. Подготовка информации (документов) к микрофильмированию.
2. Съемка материала на специальных камерах.
3. Фотохимическая обработка (проявление и фиксирование микропленки).
4. Контроль качества съемки и проявки (при неудовлетворительном качестве
производится повторная съемка).
5. Копирование микроформ в необходимых количествах.
6. Укладка микроносителей в хранилище и рассылка пользователям.
7. Изготовление (при необходимости) бумажных копий с микрофиш.
8. Сканирование микроформ для передачи по техническим каналам связи и
компьютерным сетям удаленному пользователю.
Микрографическими архивами широко пользуются государственные структуры,
государственные и коммерческие банки, национальные и публичные библиотеки,
государственные архивы, научные и проектные учреждения, страховые компании,
военные ведомства и т.д. Гарантированный срок хранения информации
микрографическом носителе, без потери качества, без специальных требований к
условиям хранения и при невозможности несанкционированного внесения изменений,
составляет не менее 100 лет, а объемы хранения сокращаются в сотни раз. Новые образцы
оборудования значительно расширили возможности работы с микроформами, сделав их
практически сопоставимыми по оперативности с электронными носителями. В результате
микрографические хранилища оказались сегодня наиболее дешевыми, надежными и
удобными. Любые данные микрографического носителя могут быть оперативно
переведены в электронную форму, а данные, записанные в электронном виде, могут быть
перенесены на микрографические носители, минуя бумажную форму представления.
Правительства многих стран мира, в том числе и России, законодательно утвердили
подлинность документов, снятых на микрофильм, а их юридическая сила приравнена к
оригиналу.
4. Средства обработки документов
Документы, зафиксированные на бумажных носителях, скапливающиеся в
результате работы персонала офиса и технических средств, подвергаются обработке
специализированными средствами оргтехники. Под обработкой в данном случае
понимается комплекс разнообразных операций по физической обработке носителей
документов, без применения логических элементов (за исключением программирования
работы самих устройств). В первую очередь речь идет о технических средствах, при
помощи которых деловая документация приобретает вид, позволяющий ее дальнейшее
эффективное использование.
Это могут быть настольные переплетные машины с пластмассовыми или
металлическими пружинами (биндеры), термопереплетные машины (термобиндеры),
резаки для бумаги настольного исполнения.
Некоторые из этих средств можно применять и в других делопроизводственных
процессах, но в большинстве своем они являются технической базой финишных
(финишерных) операций процесса копирования и тиражирования документов.
Для повышения сроков сохранности документов применяются ламинаторы,
наносящие на поверхность листа документа различные покрытия. Если другие средства
обработки документов могут использоваться не только в отношении документов, т.е.
листов бумаги с нанесенной на них информацией, но и в отношении чистых листов
бумаги (например, бумагорезальные устройства, сшиватели и т.п.), то применение
ламинаторов целесообразно только в отношении законченных документов.
Наносимые ламинатором покрытия улучшают внешний вид документа,
предохраняют его от загрязнения и воздействия агрессивных сред, повышают его
механическую прочность.
Нанесение защитной пленки на документ осуществляется наклеиванием его на
поверхность (холодный процесс) либо термическим скреплением его с поверхностью
(термическое закрепление). Этот способ получил наиболее широкое распространение,
поскольку он обеспечивает более прочное скрепление пленки с материалом носителя,
высокую химическую и механическую стойкость покрытия.
В качестве защитного покрытия применяются различные виды пленочных
материалов. Выбор материалов определяется особенностями использования документа
(необходимостью сохранить гибкость или придать ему твердость), а также сроком службы
этого материала. Защитные пленки с течением времени деформируются (например, могут
потрескаться) и теряют прозрачность (мутнеют). Ламинаторы наиболее широко
используются там, где обращение документов происходит в неблагоприятных условиях.
Небрежно оставленные, даже в смятом или разорванном виде документы служат
потенциальным источником неприятностей и способны причинить серьезный
финансовый, моральный или какой-либо другой ущерб.
Решением перечисленных проблем становится использование шреддеров –
уничтожителей бумаги. Английским словом «шредер (шредер)» называется устройство
для уничтожения документов. Если фирма или банк заботятся о конфиденциальности
своей деятельности, то шредеры должны быть необходимой частью оборудования офиса.
Главными характеристиками шредеров являются уровень секретности,
обеспечиваемый при уничтожении документа, и производительность устройства.
Существуют специализированные шредеры, например, для документов большого
формата или для поточного уничтожения компьютерных распечаток.
5. Средства внутриофисной и внеофисной транспортировки документов
Обмен информацией (коммуникация) – одна из трех основных функций офиса.
Применение средств коммуникационной техники в офисных технологиях связано с
реализацией функции передачи данных, необходимостью осуществлять обмен
информацией в той или иной форме, как со структурными подразделениями офиса, так и с
внешней по отношению к офису средой. В соответствии с этим выделяются средства и
системы внутриофисной и внеофисной транспортировки документов.
Электронные и иные коммуникации приобретают в современном деловом мире все
большее значение. Сегодня, в условиях ежегодного многократного увеличения
информационных потоков, уже практически невозможно вообразить четкое
взаимодействие предпринимательских фирм, банковских структур, государственных
предприятий, других организаций и их сотрудников без современных средств
телекоммуникации и связи, без информационных и компьютерных сетей. Без наличия
таких средств никакой персонал офиса не может обеспечить оперативность доставки
необходимой информации в нужный момент в нужное место.
В системах административного управления информация передается как путем
транспортировки документов курьером или с помощью пневматической почты, так и с
использованием систем автоматизированной передачи информации по каналам связи.
Системы пневматической почты предназначены для пересылки оригиналов
документов как внутри здания, так и между зданиями, для чего прокладка трубопровода
может вестись под землей или снаружи на специальной подвеске. Внутри здания
трубопровод прокладывается над подвесными потолками. Транспортировка между
передающими и приемными устройствами (станциями) происходит по трубопроводу в
герметичных капсулах со скоростью 5–8 м/сек.
Несмотря на широкое применение средств электронной передачи информации
оборот оригинальных документов сохраняется. Не каждая организация имеет
возможность полностью перейти на электронный документооборот. Это связано с
проблемами как технического, юридического, так и психологического характера.
Пневмопочта – это простой и эффективный способ ускорить передачу оригиналов
документов и одновременно освободить персонал от ненужного хождения. Таким
образом, пневмопочта является дополнением к электронным средствам передачи
информации, а применение специальных разветвителей – стрелок позволяет создавать
систему любой конфигурации и формы.
Ручная и механизированная транспортировка документов является весьма
распространенным способом передачи информации в офисах. Однако скорость передачи и
объем доставляемой информации не всегда могут удовлетворить пользователя. Поэтому
для оперативной передачи электронных документов используют средства и системы
автоматизированной передачи информации по техническим каналам связи.
Телефонная связь является самым распространенным видом оперативной
административно-управленческой связи, К настоящему времени телефонная сеть
превратилась в наиболее разветвленную глобальную систему коммутационных узлов,
терминалов и линий связи, которая охватывает все страны и насчитывает около
миллиарда абонентов. Помимо обмена речевыми сообщениями она также широко
используется для передачи факсимильных сообщений и электронной почты.
Телефонная сеть общего пользования, обслуживающая абсолютное большинство
абонентов России, представляет собой систему узлов коммутации, которая строится с
соблюдением иерархических принципов. На нижнем уровне располагаются
индивидуальные абоненты, которые соединяются с узлом связи по радиальному
принципу, на верхнем — узлы автоматической коммутации, связанные по принципу
«каждый с каждым». На остальных уровнях обычно используется смешанный тип
соединения. Поэтому образуемая линия связи между абонентами может включать
соединения как в пределах одного уровня, так и между соседними уровнями. По мере
движения снизу вверх расширяется обслуживаемая коммутационным узлом зона и
снижается их число.
Абонентами сети телефонной связи являются как физические лица, так и
предприятия. Телефонная связь играет важную роль в фирмах, офисах и т.п. Так, для
большинства фирм телефон является своеобразной визитной карточкой, поскольку первые
контакты со смежниками и заказчиками чаще всего осуществляются по телефону.
Удобство соединения и сервисные возможности телефона – а они во многом
определяются эксплуатируемой офисной АТС – формируют первое впечатление об
имидже фирмы, а это немаловажно.
Однако далеко не все знают о возможностях телефонных систем, о тех сервисных
услугах, которые предоставляет или может предоставлять своим абонентам система
телефонной связи.
Телефонную связь можно разделить на:
• телефонную связь общего пользования (городскую, междугородную и др.);
• внутриучрежденческую телефонную связь.
Особыми видами телефонной связи являются мобильная связь, видеотелефонная
связь.
Факсимильная связь – процесс дистанционной передачи неподвижных
изображений и текста. Основной ее функцией является передача документов с бумажных
листов отправителей на бумажные листы получателей; в качестве таких документов могут
быть тексты, чертежи, рисунки, схемы, фотоснимки и т.п. По существу, факсимильный
способ передачи информации заключается в дистанционном копировании документов.
В подавляющем большинстве случаев для передачи факсимильных сообщений
используется обычная телефонная сеть. Поэтому схема коммутации и соединение
абонентов факсимильной связи осуществляются точно таким же образом, как и при
обычной телефонии. В зависимости от количества поступающей и отправляемой
корреспонденции для факсимильной связи выделяют либо отдельный телефонный канал,
либо используют один и тот же канал для передачи факсимильных и речевых телефонных
сообщений, переключая режим работы аппарата.
Факсимильный аппарат функционально состоит из следующих основных частей,
объединенных в одном корпусе:
• сканера, обеспечивающего считывание сообщения с листа бумаги и ввод его в
электронную часть аппарата;
• приемо-передающей электронной части (обычно модем), обеспечивающей
передачу сообщения адресату и прием сообщения от другого абонента;
• принтера, печатающего принятое сообщение на листе рулонной или обычной
бумаги. Выпускаемые в настоящее время факсимильные аппараты отличаются способом
воспроизведения изображения, видом развертки и разрешающей способностью. По
способу воспроизведения изображения (по типу используемого принтера) факсимильные
аппараты делятся на термографические, струйные и лазерные.
Для организации факсимильной связи используют факсимильные аппараты
(телефаксы) и каналы связи: чаще всего телефонные каналы. Телефакс — это торговое
наименование офисных факсимильных аппаратов. Его усеченное наименование «факс»
стало практически узаконенным для обозначения абонентского номера факсимильного
аппарата в телефонной сети и собственно сообщения, полученного или переданного с
помощью телефакса. Однако термин «факс», используемый для обозначения
факсимильного аппарата, пока рассматривается как жаргонный.
Факсимильная связь не только намного быстрее обычной почты или курьерской
доставки; она почти во всех случаях еще и намного дешевле.
Кроме традиционных однофункциональных устройств в офисах можно встретить
так называемые многофункциональные центры (мультифаксы). Название
«многофункциональный» говорит само за себя – это устройство, которое совмещает в себе
несколько функций. Как правило, это функции принтера, аппарата факсимильной связи,
копировального аппарата, сканера и факс-модема, т.е. устройств, наиболее часто
используемых для работы в офисе. Набор функций может быть различен, в зависимости
от модели центра и фирмы-производителя, О популярности и потребности
многофункциональных центров в средних и малых офисах свидетельствует увеличение
спроса на этот тип оборудования.
Наряду с телефонной сетью в России существуют и успешно эксплуатируются
телеграфные сети. Телеграф является исторически первым видом электрической связи,
позволившим радикально сократить время передачи внутренних и международных
сообщений.
В настоящее время в России телеграфная сеть охватывает практически всю ее
заселенную часть. Пока во многих случаях она обеспечивает более надежную, чем
телефонная, передачу сообщений и нередко является единственным доступным видом
связи для удаленных от промышленных центров районов.
К числу телеграфных сетей относятся:
• внутригосударственная сеть общего пользования для передачи телеграмм между
отделениями телеграфной связи (ОП);
• внутригосударственная сеть, предназначенная для телеграфной связи между
различными предприятиями и организациями (АТ50);
• международная сеть телеграфной связи общего пользования между отделениями
связи нашей страны и зарубежных стран;
• международная телеграфная сеть для передачи сообщений между предприятиями
и организациями во всем мире
Через систему абонентского телеграфа сообщения могут быть направлены в
телеграфную сеть общего пользования и таким образом адресованы любому частному
лицу. Специальной службой центрального телеграфа обеспечивается также пересылка
телеграмм из сети общего пользования в сеть абонентского телеграфа.
Концепция электронного офиса. Компьютерные технологии обеспечения
управленческой деятельности: интегрированный пакет программ Microsoft Office.
Можно сделать вывод, что традиционная техника составления и оформления
документов уходит в прошлое. Персональный компьютер стал основным и незаменимым
средством не только составления, но и организации рациональной и оперативной работы с
ними. Современные компьютерные системы позволяют осуществлять систематизацию
документов организации на основе принципов «Номенклатуры дел», а также
автоматизировать практически все виды работ, связанных с информационным и
документационным обеспечением управления: создание документов и их корректировка,
регистрация, передача, контроль исполнения, хранение, группировка и обработка данных
и т.п. Для этих целей служит операционная система Windows, пакет приложений Microsoft
Office, в частности, Word, Ехсеl, Ассеss и др. Ведущими компьютерными компаниями
мира осуществляется постоянное совершенствование и обновление технических и
программных возможностей и создание новых средств автоматизации
информационнодокументационного обеспечения управления.
В частности, операционная система Windows позволяет организовать
иерархическую систему хранения информации по аналогии с «Номенклатурой дел». При
этом для создания документов используется обычный текстовый редактор Word, в составе
которого предусмотрены шаблоны (формы распространенных документов с нанесенными
постоянными реквизитами). Каждый пользователь может создать и хранить в памяти
компьютера шаблоны своих собственных документов, например бланки деловых писем с
постоянными реквизитами, приказов, актов, служебных записок и т.д. Состав и
содержание шаблонов очень легко изменяются.
Регистрация документов связана с внесением дополнений в иерархическую
систему хранения и записью в журнал или иную регистрационную форму. Журнальная
форма организации и хранения информации создается с помощью программных средств
Ехсеl и Ассess. Эти программы позволяют группировать информацию, представленную в
таблично-журнальной форме, по любым реквизитам, тем самым, обеспечивая и контроль
за исполнением документов (исполнительской дисциплины), и контроль за движением
документов. Создание собственной компьютеризированной системы делопроизводства
сейчас не является сложной задачей, она по плечу практически любому грамотному
пользователю.
Электронная почта (е-mail) объединяет возможности пересылки письменной
информации с удобством общения с помощью телефона. Она позволяет обмениваться не
только деловыми документами, но и неформальной информацией:
- е-mail можно использовать для быстрой и удобной пересылки факсов. При
наличии соответствующего программно-аппаратного обеспечения сообщение
электронной почты может быть получено на телекс. Некоторые информационные службы
обеспечивают распечатку сообщений электронной почты и их доставку с помощью
обычной почты;
- электронная почта может работать с файлами при обмене данными,
электронными таблицами, документами, созданными с помощью текстовых процессоров,
графикой, видеоклипами, музыкой, речевыми сообщениями, т.е. всем, что может
храниться в памяти компьютеров;
- электронная почта может использоваться и самими программами:
контролировать состояние какого-либо процесса и сообщать по электронной почте о его
изменениях, контролировать состояние курса акций, погоды и т.п.;
- в личной жизни электронная почта является средством общения между
людьми, средством информирования о наличии товаров, услуг, передачи рекламной
информации и т.д. С ее помощью получают необходимую информацию из любой
библиотеки, если эта информация ведена в компьютер, а библиотека подключена к сети
типа Internet.
Локальная электронная почта применяется обычно в рамках одного офиса. При
этом используют такие пакеты программ, как Microsoft Mail, Novell Group Wise.
Локальная электронная сеть позволяет передавать любую информацию с одних
компьютеризированных рабочих мест на другие, значительно ускоряя документооборот и
информационное обеспечение управления.
Глобальные системы являются частью глобальных информационных сетей:
CompuServe, America Online, Internet, а также системы электронных досок объявлений
(ВВS). Благодаря электронной почте появилась возможность выполнять работы не выходя
из дома, если ваш домашний компьютер связан с головным компьютером вашей
организации.
В настоящее время имеется также в наличии достаточно широкий набор систем,
обеспечивающих ускорение информационно-документационного обеспечения
управления:
- системы управления документами (класса Documentum, Work-flow, Groupware;
в частности, к последнему классу относится система БОСС-референт);
- справочно-информационные системы (Консультант Плюс);
- комплексные системы (например, предназначенные для автоматизации работы
службы управления персоналом, такие как БОСС-кадровик) и др
Тема 7. Деловые и коммерческие письма
План лекции:
1. Классификация и структура деловых писем Реквизиты письма и их
расположение. Стандартные фразы и выражения.
2. Образцы вариантов деловых писем: письма-просьбы, письма-ответы (отказы),
сопроводительные письма, письма-подтверждения, гарантийные письма.
Классификация и структура деловых писем.
Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов
(служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное
сообщение и др.) обеспечивающих оперативный информационный обмен между
организациями. Переписка используется для реализации информационных связей между
организациями, как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.
Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный
характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых
заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия,
напоминание, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия,
приглашение, предложение и др.
Для осуществления информационного обмена в управленческой деятельности
наиболее широко используются служебные или деловые письма, пересылаемые по почте
или факсимильной связью.
Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия,
организации с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры,
выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма
сопровождают материальные ценности в пути и т. д.
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих
средством общения между предприятиями, частными лицами.
При составлении и оформлении служебных писем должны соблюдаться
следующие требования:
1) письмо оформляется на бланке письма формата А4 или А5 и подписывается
руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им
компетенцией;
2) письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и
исправлений;
3) независимо от содержания письмо должно быть изложено официально-деловым
стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию,
в необходимых случаях – разъясняющие и дополняющие материалы.
Реквизиты письма и их расположение.
Для переписки используются бланки писем организации, структурных
подразделений, должностных лиц. Бланк письма структурного подразделения
используется в том случае, если руководитель структурного подразделения наделен
правом подписывать письма.
Поскольку официальные письма пишутся на специальных бланках,
соответствующих стандарту, то для таких бланков установлен комплекс обязательных
элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.
Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными
типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное
письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного
текста информацию об адресате: полное и сокращенное название организацииотправителя, ее
почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа,
Номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и
многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением
реквизитов.
Для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:
1. Герб Российской Федерации (для государственных предприятий) (01).
2. Эмблема организации (или товарный знак) (если нет герба) (02).
3. Код формы документа (04).
4. Наименование организации (полное или сокращенное) (05).
5. Справочные данные об организации (08).
6. Дата документа (10).
7. Регистрационный номер документа (11).
8. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (при
письмах-ответах) (12).
9. Адресат(15).
10. Заголовок к тексту (17).
11. Текст (18).
12. Отметка о приложении (19).
13. Подпись (22).
14. Отметка об исполнителе (фамилия и телефон исполнителя) (25).
Могут быть также указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но
они не входят в состав обязательных реквизитов.
Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром.
Стандартные фразы и выражения.
Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и
корректным по форме. Факты и события необходимо излагать объективно, лаконично,
ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.
В зависимости от типа письма и его содержания текст может быть простым или
сложным. Простые письма состоят из одной - двух частей: вступления и заключения.
Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть
(доказательство), заключение.
Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или
его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо
документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательство) излагается существо
вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть
убедительной, исключающей сомнения в правильности и обоснованности предлагаемых
решений.
В заключении формулируется основная цель письма (просьба, предложение,
напоминание, требование, мнение и т.д.).
В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет
сконцентрировать внимание, используются и другие схемы построения, в которых один из
элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.
Текст большинства писем излагается от первого лица множественного числа
(просим, направляем, представляем …) или от первого лица единственного числа (прошу,
предлагаю, сообщаю …). Форма обращения от первого лица множественного числа в
большинстве случаев предпочтительней формы первого лица единственного числа,
поскольку письмо, как правило, выражает мнение коллективного субъекта – организации,
учреждения, предприятия, несмотря на то, что подписывается одним лицом –
руководителем.
Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого
внимания, могут содержать вступительное обращение – формулу уважительного
обращения к адресату:
Уважаемый господин председатель!
Уважаемый господин Орлов!
Уважаемый Дмитрий Сергеевич!
Уважаемые господа!
В этом случае в конце письма, под текстом, используется заключительная формула
вежливости: «С уважением», после чего на отдельной строке оформляется подпись
должностного лица.
Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не
рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо
должно быть однопредметным по содержанию, т.е. в одном письме следует рассматривать
только один вопрос или несколько вопросов, но тесно взаимосвязанных.
Объем письма не должен превышать двух страниц машинописного текста; в
исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.
Письмо, оформляемое на бланке формата А4 должно иметь заголовок к тексту:
О предоставлении отчета
О выполнении договорных обязательств
Заголовок к письму может не составляться, если текст письма небольшого объема.
В письмах сложного содержания заголовок к тексту обязателен.
Если письмо является ответным, то в бланке письма указывают номер и дату
письма, на которое дается ответ: На № _____________ от __________.
Письмо может быть адресовано одному или нескольким адресатам, но не более чем
четырем. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не ставиться. При
рассылке писем типового содержания большому количеству адресатов оформляется
Список рассылки с указанием наименований организаций и их адресов, на самом письме в
этом случае адрес указывают обобщенно.
Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при
необходимости дополнительно – руководителями заинтересованных структурных
подразделений, а также заместителем руководителя организации. Визируются письма на
втором экземпляре, остающемся в архиве организации.
Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках
предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных
структурных подразделений, если им предоставлено это право.
Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней
части листа, под подписью руководителя или на оборотной стороне листа.
Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не
разрешается. Датой письма является дата его подписания.
Образцы вариантов деловых писем.
Помимо того, что существуют общие требования к оформлению писем, различные
виды писем имеют некоторые особенности их составления.
Письмо-просьба
Письмо просьба – служебное письмо, цель которого – получение информации,
услуг, товаров, необходимых организации-автору. Количество ситуаций, дающих повод
для изложения просьб от имени предприятия, практически беспредельно.
Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой
просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может
отсутствовать в случаях очевидности просьбы, ее типового характера, а также в случае,
если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью
организации, подразделения, должностного лица.
Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее
исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы
совпадает с просьбой личного или коллективного заявления.
Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа (Прошу...),
от первого числа множественного лица (Просим...), от третьего лица единственного лица
(«дирекция просит...» и т.п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется
несколько существительных с собирательным значением.
В письмах-просьбах часто встречаются такие словосочетания:
«Просим...»
«Вас проверить качество изготовления станков»
«включить в план изобретений»
«Прошу...»
«принять меры...»
«сообщить данные о сроках поставки»
Письма-ответы (отказы)
Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо просьбу или
письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).
При составлении писем ответов должен соблюдаться принцип языкового
параллелизма: в тексте письма – ответа следует использовать те же языковые обороты,
лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо
просьба было составлено грамотно.
Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:
- повторение просьбы, на которую составляется ответ;
- обоснование причины отказа (если письмо-отказ);
- констатация отказа.
В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о
том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу
или запрос, если автор письма такой информацией располагает.
В письмах-отказах встречаются следующие словосочетания:
«Ваше предложение отклонено по следующим причинам...»;
«Ваше предложение не получило поддержки»;
«считаем нужным сообщить Вам...».
Сопроводительные письма
Составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных
ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо
дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые
документы включают несколько листов. Во всех других случаях сопроводительное
письмо становится излишним, а адрес, дату и регистрационный номер письма можно
указать прямо в самом документе.
Сопроводительное письмо обычно оформляют на формате А5. Разновидностью
сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт
отправки договора.
Письмо-подтверждение
Письмо-подтверждение – служебное письмо, в котором адресат подтверждает
получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые
договоренности, намерения и т.п. Подобное письмо содержит сообщение о получении
какого-либо отправления (письма, перевода, телеграммы, товаров и т.п.) либо о том, что
ранее составленный документ остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо
факт, действие, телефонный разговор.
Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием,
предложением.
Гарантийное письмо
Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее обязательство или
подтверждение.
Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться может оплата
работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др.
В тексте гарантийного письма содержится просьба в адрес корреспондента и
юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем». Эта
фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется
произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.
Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем
организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью
организации.
Тема 8. Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными
партнерами
План лекции:
1. Лексика и стиль корреспонденции, общепринятые в международном и деловом
мире. Типовые фразы и полезные выражения, необходимые при составлении писем
зарубежному партнеру.
2. Список сокращений, часто встречающихся в коммерческих письмах.
3. Формы коммерческих писем: сбор информации о деловой активности,
респектабельности фирм; предложения и отклонение предложений и др.
4. Особенности коммерческой корреспонденции на английском, французском и
немецком языках (язык выбирается по желанию студента).
5. Составление и отправка письма через электронную почту зарубежному
партнеру.
При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться
единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны
национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по
стандартизации – ИСО (International Organization for Standardization, ISO). В настоящее
время в этой организации представлены национальные органы 130 государств.
Технологию в области документации на международном уровне регламентируют
стандарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО 5127:2001 и др.).
Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления
документов, в том числе стандартами установлены:
1) форматы бумаги, используемые для документов (ИСО 216:2007);
2) межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979);
3) формуляр – образец и конструкционная сетка для создания бланков, основные
требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990).
Письма, используемые в практике общения зарубежных организаций, могут
включать следующие реквизиты:
1) сведения об отправителе (Issuer Field) – наименование организации, ее
почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, телефакса и т.д.;
2) ссылки на индексы отправителя (Reference Line);
3) дату(date);
4) «внутренний адрес» (Inside Address), включающий наименование получателя
письма (лицо, организация) и его почтовый адрес;
5) указание на конкретное лицо «К сведению» (Attention Line);
6) вступительное обращение (Solution);
7) заголовок к тексту (Subject Line);
8) основной текст письма (Body of the Letter);
9) заключительная форма вежливости (Complementary close);
10) подпись (Signature);
11) указание на предложение(Enclosure);
12) указание на рассылку копий данного документа (CCNotation).
1. Сведения об отправителе
На бланке письма организации указывают наименование организации, ее товарный
знак, почтовый и телеграфный адрес. Под наименованием организации может указываться
род ее деятельности. Например, фирма BRM, занимающаяся совершенствованием работы
с деловой документацией, указывает на бланке:«Хранение и управление
информационными потоками».
2. Ссылки на индексы отправителя
В зарубежной практике в письме приводится его поисковые признаки – цифровые
или буквенные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера
дела и др. Например: 453/12, где 453 – порядковый номер письма, а 12 – номер дела.
Ссылка может иметь такой вид:
▪ In your please refer to EL/KD/15621 (в Вашем ответе просим ссылаться на
E1УКД/15621);
▪ Kindly mention Ex 16/1716 (Просим упомянуть Ex 16/1716 в Вашем ответе) и т.п.
3. Дата письма
Проставляется обычно в верхней правой части бланка. Определенные сложности
могут возникнуть при цифровом написании даты. Стандарт ИСО 8601:2004 рекомендует
цифровое оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день.
Например: 2015.04.01. Из-за различия между английской и американской традициями
цифрового написания даты могут возникнуть ошибки при её толковании. Так, дата
06.07.2015 в Великобритании будет восприниматься как 6 июля 2015 г., а в США – как 7
июня 2015 г.
Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно – цифровое оформление.
Например: 10 June 2015 (10 июня 2015).
К традиционным британским способам относятся следующие варианты
оформления даты: 20 Feb. 2015; 20 February 2015. В американской традиции принята иная
последовательность элементов даты: February 20, 2015. Названия месяца в английском
языке пишутся с заглавной буквы.
4. Адресат («внутренний адрес»)
Почтовый адрес должен быть написан компактно, без промежутков между буквами
и без подчеркивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название
местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения.
Строки адресата должны быть выровнены с левой стороны.
Количество знаков в строке в почтовом адресе не должно превышать 30. Адрес,
содержащий более 30 знаков в строке, можно написать, используя меньший шаг письма.
В стандарте ИСО 11180:1993 содержатся лишь рекомендации при написании
адреса предложенной последовательности адресных элементов, по возможности
группируя их и руководствуясь правилами и обычаями страны назначения.
Для написания полного почтового адреса частных лиц используются следующие
элементы:
1) наименование адреса (указание семейного положения или титула лица).
Например: мистер, мисс, миссис, Его Святейшество, Его Превосходительство, Ее
Величество;
2) имя (имена), фамилия, приставка к имени:
▪ имена (прозвища, особенные имена) в сочетании с фамилией для различения лиц
в семье (например, Джон, Майкл, Дуди, Милли);
▪ фамилия семьи (слово или группа слов), используемая для обозначения семьи
(например, Райдер, Смит, Чизмен);
▪ приставка к имени, например: старший, младший;
3) занятие, функция, по адресу (через):
▪ определенное занятие (например, инженер, судья, нотариус);
▪ по адресу (через) – указывается связь с другим лицом или учреждением
(например, по адресу Эйси Браун Бовери; по адресу семьи Смит);
4) пункт доставки:
▪ вид улицы (бульвар, авеню, дорога, площадь и т.д.);
▪ название улицы (например: Станционная авеню, Станционная улица,
Станционная площадь, станция Виктория, станция Лайм- стрит);
▪ идентификационный номер на улице; номер подъезда или здания, этажа или
квартиры (например, 27/307, подъезд № 27, 4-й этаж, квартира №7);
▪ название дополнительного адресного компонента, относящегося к зданию,
кварталу, башне, комплексу и т.д.;
▪ название села, местечка, деревни, квартала, региона (Тикхилл, Доклендз, Ерхэм,
Кэдмен, Сохо);
▪ почтовый ящик и номер (для обладателя ящика);
▪ общая доставка.
5) почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование
учреждения, осуществляющего доставку:
▪ почтовый код, который обычно используется для итоговой сортировки местным
или региональным узлом доставки. К этим кодам могут добавляться другие цифры или
буквы (например, 750 15,2 HB 120);
▪ номер почтового маршрута, код, включающий несколько цифр и/или букв,
указывающих маршрут для направления почты к месту назначения (например, 67 – дорога
Беллинзона Аироло; KIA – отправка на сортировочный участок);
▪ название учреждение доставки, название учреждения, ответственного за доставку
почтового отправления адресату в место назначения (например, Берн 31 (почтовый
ящик));
6) название территории или провинции и/или название страны:
▪ название региона, графства, района, кантона и т.д. (например, Техас, Йоркшир,
Уэльс);
▪ название страны назначения (например, Швейцария, США, Великобритания,
Франция).
Ниже приведены примеры написания адресов частных лиц:
Mr. Waiter EGGERS Mr. Costas MAVRIKIS
3040 Idaho Ave NW 81 Pine Brook Dr
Apt №621 LARCHMONT N. Y. 10538
Washington D.C. 20016 USA
USA
Mr. Adam SIPERINGHAM Mr. Erin SIMPERINGHAM
37 Franklin Road 127 Salisbury Road
Freemans Bay CAMOERDOWS NSW 2050
AUCKLAND AUSTRALIA
NEW ZEALSND
Для написания полного почтового адреса юридических лиц используются
следующие элементы:
1) название организации;
2) указание на род деятельности или изделия (например, фирма по гражданскому
строительству, общая трастовая компания, продажа семян);
3) название отдела или подразделения организации (например, отдел внешней
торговли, отдел цветных метанов, общий отдел);
4) пункт доставки;
5) почтовый код или номер почтового маршрута, название местности,
наименование учреждения, осуществляющего доставку;
6) название территории или провинции и / или название страны.
Последние три элемента при написании адреса юридические лица указываются так
же, как при написании адреса частного лица.
Если письмо адресуется организации, то сначала указываются ее название, затем
почтовый адрес. Например:
Continental Supply Company
3 12 Sixth Avenue
New York, N.Y. 11011
USA
Если письмо адресуется должностному лицу, то сначала указывается его фамилия,
должность, строкой ниже – название фирмы, затем – почтовый адрес. Например:
Mr. G. R. Black Chairman,
A. Smith and Ch., Ltd
London SWL 75 C
England
Если адресат мужчина, то перед его фамилией ставят сокращенное слово Mr. – от
Mister (господин). В Великобритании вместо этого слова нередко употребляют
сокращение Esq. (эсквайр), Которое ставится после фамилии. Например:
E.F. White, Esq.
Перед фамилией следует указывать имя или инициалы. Например:
Mr. Harold Brown
Mr. A. White
Если адресат – женщина, то перед фамилией ставится сокращенное слово Mrs. – от
Mistress (госпожа) или Miss, если женщина не замужем. Например:
Mrs. Rosalinda Jones
Miss G. Black
Имя и фамилию лица при адресовании рекомендуется писать так же, как они даны
в подписи на поступившем документе: если имя в подписи указано полностью, то при
адресовании оно должно быть дано полностью, если в подписи стоят только инициалы, то
и при адресовании нужно указать только инициалы. В отличие от русского языка в
английском, инициалы лица никогда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней.
Нередко после фамилии должностного лица сокращенно (заглавными буквами)
указывают на принадлежность к какой-либо организации, партии, на наличие звания или
ордена. Например: E.F. Jons, DM (Doctor of Medicine – доктор медицинских наук) A.B.
Smith, M.P. (Member of Parliament – член парламента) G.H. Dlack, K.C.V.O. (Knight
Commander of the Victorian Order – кавалер ордена Королевы Виктории).
Когда фамилия лица, занимающего определенную должность в данной
организации, неизвестна, то адресат обозначается следующим образом.
The Chairman Председателю компании
A. Smith & Co., Ltd A. “Смит энд Ко. Лимитед”
Указание должности без фамилии лица, ее занимающего, возможно лишь тогда,
когда эта должность является единственной в организации, указанной в адресате
(Chairman – председатель, President – президент, председатель, Managing Director –
директор – распорядитель, Secretary – Chief Accountant – главный бухгалтер). В этом
случае перед названием должности ставится артикль (и т. д.).
Если же известны и фамилия, и должность адресата, то они указываются
следующим образом:
R.S. Jones, Р.С. Джонсу,
Chairman, A. Smith &Co., Ltd председателю компании
“А.Смит энд Ко. Лимитед”
Артикль перед названием должности в таких случаях не употребляется. При
написании почтового адреса принята такая последовательность элементов: номер дома,
название города и индекс, название страны. Например:
“Индастриал Хаус”
34-41 Крейг роуд
Бостон БЛ 4 8ТФ
ВЕЛИКОБРИТАНИЯ
Слова Street, Avenue, Place, Strasse пишутся с заглавной буквы.
Если письмо отправляется в США, то после названия города дается название
штата, часто сокращенное. При адресовании писем в Великобританию может быть
указано графство.
5. Указание на конкретное лицо «К сведению»
Альтернативой включения имени и должности получателя в реквизит «адрес»
является внесение их в графу «К сведению». Если в адресе не указаны эти данные, то они
могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, но
присутствует в том случае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило
конкретному лицу. Эта отметка – указание на конкретное лицо – помещается отдельной
строкой под адресом. Например:
Attention: Mr. p. Cooper Или Attention of: P. Cooper
Или
For the Attention of Mr. P. Cooper
Вместо фамилии лица может быть указано должность или название отдела, в
который направляется письмо. Например:
Attention of the Sales Manager Attention – Sales Department
6. Вступительное обращение
В деловых письмах используются следующие обращения:
▪ «Уважаемые господа» – к организации в целом: Dear Sirs Gentlemen (в США)
▪ «Уважаемая госпожа» – к женщине, если неизвестно ее имя: Dear Madam
▪ «Уважаемый господин Смит» – к мужчине: Dear Mr. Smith
▪ «Уважаемая госпожа Смит» – к замужней женщине: Dear Mrs. Smith
▪ «Уважаемая госпожа Смит» – к незамужней женщине: Dear Miss Smith
▪ «Уважаемая госпожа Смит» – к женщине, если не известно ее семейное
положение: Dear Ms. Smith
▪ «Дорогой Джон» – человеку, которого вы хорошо знаете, или другу: Dear John
Менее официально выглядят обращения: «Уважаемый г-н Джон» (Dear Mr. John)
или «Уважаемый г-н Джон Смит» (Dear Mr. John Smith). Имя и инициалы адресата в этом
случае обычно опускаются.
После вступительного обращения ставятся запятая (в Англии) или двоеточие (в
США).
7. Заголовок к тексту письма включает краткое его содержание. Например: «О
возобновлении доставок», «О заполнении договора».
8. Основной текст письма
Текст большинства писем состоит из трех частей. После приветствия или
обращения («Уважаемый г-н…..») следует начало основного текста, где говорится о
причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в
завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т.д.
В первой части могут использоваться следующие фразы:
…Мы пишем, чтобы узнать (навести справки) о…(…We are writing to inquire about
…);
Мы пишем в связи с … (We are writing in connection on with …);
Мы интересуемся (заинтересованы) и хотели бы узнать … (We are interested in…
and we would like to know…) и т.д.
Предложение, содержащее основное сообщение, может начинаться таким словам:
Мы хотим сообщить… (We would advise…);
С удовольствием сообщаю, что… (It is my pleasure…);
Имеем честь сообщить Вам, что… (We bed to inform you that…)и т.д.
Просьба сообщить необходимую информацию начинается словами:
Сообщите, пожалуйста,… (Could you pleas tell me …)
Пожалуйста, сообщите… (Please let me know if…)
Я был бы рад узнать… (I should be glad to know if…) и т.д.
Письмо-ответ может начинаться с таких фраз:
Благодарю Вас за письмо от (дата)… (Thank you for your letter of (date)…);
Мы получили ваше письмо (дата)… (We have received your letter of (date)…) и т.д.
В деловой переписке используются следующие выражения:
Очень любезно с Вашей стороны… (It is very kind of you to…);
Пишу, чтобы поблагодарить Вас за… (I am writing to thank you very much indeed
for…);
Позвольте воспользоваться случаем, чтобы поблагодарить Вас… (May I take this
opportunity of thanking you for…);
Благодарим за Ваш большой вклад в… (Thank you for contributing so much to…);
Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодарность за Вашу
помощь… (Please, accept me sincere (deep) appreciation for your help…)и т.д.
Извинения могут начинаться такими словами:
Мы должны извиниться за… (We must apologize for…);
Мы извиняемся за … (We apologize for…);
Мы очень огорчены из-за того, что … (We are extremely sorry for…);
Хочу принести свои самые искренние извинения за… (I wish to offer me sincere
apologies for…) и т.д.
После изложения основной причины письма, деталей и подробностей приводятся
заключительные фразы:
Буду ждать ваш ответ… (I look forward to receiving your soon reply…);
С нетерпением жду ответа… (Looking forward to hearing from you…) и т.д.
В значительной части может быть дана оценка приведенной в письме информации:
Надеюсь, что эта информация Вам поможет (I hope that this information will help
you);
Пожалуйста, без колебаний свяжитесь со мной, если Вам нужна более подробная
информация (Please,do not hesitate to contact me if you need any further information) и т.д.
9. Заключительная формула вежливости
В качестве заключительной фразы в письмах к организациям используются такие
выражения:Yours faithfully, Yours truly, Yours very, Faithfully yours, Truly yours, Best wishes.
Указанные фразы можно перевести как «С уважением», «Искренни Ваш»,
«Наилучшие пожелания».
В Англии наиболее распространенными сочетаниями вступительного обращения и
заключительной формулы вежливости являются следующие:
Dear Sirs/sir/Madam Yours faithfully
Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Smith Yours sincerely
Dear John Best wishes.
В данных формулах заключительная фраза соответствует началу письма. Эти же
формулы часто используются в письмах российских организаций.
10. Подпись
В письмах иностранных корреспондентов подпись размещается обычно под
заключительной формулой вежливости, фамилия лица, подписавшего документ,
помещается под личной подписью, а затем указывается должность. Например:
Yours sincerely
Mr. S. Basuki
Manager
Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает фирмы по поручению
руководства. Например:
For a Smith and Co., Ltd
D. Whith
Export Department
Перед подписью может стоять отметка «р.р.»- «за», «от имени», или «Per pro»- «по
доверенности» (от латинского«per procura»). Сотрудники организации используют эту
отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.
11. Отметка о наличии приложений
В письмах зарубежных респондентов отметка о наличии приложений
располагается в нижнем левом углу, под подписью. Она состоит из слова «Enclosures»,
если их несколько. При этом обычно указывается их количество. Например: 2 Enclosures.
Возможно сокращенное обозначение: Encl. или Enc. В отметки о приложении могут быть
названы документы-приложения.
12. Указания на рассылку копий письма
В письмах зарубежных корреспондентов бывает специальная отметка о копиях
письма. Такая отметка проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение
«с.с.» (от «карбоновые копии») и название фирмы, которой выслана копия. Например:
c.c. Messrs Paul and Jackson Ltd., Lawyers
Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, от делает пометку «без копий»
(without copies).
13. Постскриптум
За рубежом допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо
после его подписания. Это избавляет от необходимости составлять новое письмо и дает
возможность оперативно сообщать о событиях, случившихся уже после подписания
письма. Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается с букв P.S.
(от латинского post scriptum – «после написанного»). В конце приписки еще раз ставится
подпись.
14. Оформление второго и последующих листов письма
В зарубежной корреспонденции для оформления второго и последующих листов
документа используется специальная бумага с напечатанным типографским способом в
верхнем левом углу (1см. от верхнего края) названием организации. В правом верхнем
углу печатаются слова «Лист для продолжения письма №…». Например:
Continuation Sheet No…
Под название фирмы, поставляющей письмо, указывается организация, которой
оно адресуется, и дата. Например:
Mills and Green
Messrs. A. Smith and Co., Ltd
12 May 2004
Continuation Sheet No
Многие британские фирмы пользуются дополнительными листами без надписи
справа. В этом случае страницы нумеруются, а справа внизу на всех страницах, включая
первую, но кроме последней, пишется: «Continued» – или сокращенное «Cont`d (Countd)»,
что означает «имеется продолжение»
Тема 9. Корреспонденция, связанная с проведением периодических
мероприятий, и прочая корреспонденция
План лекции:
1. Образцы вариантов деловых писем, связанных с проведением периодических
мероприятий: информационно-рекламные письма, письма-напоминания.
2. Составление телеграмм, телексов и факсов. Основные сокращения,
используемые при составлении телеграмм и телексов.
3. Составление и отправка писем через электронную почту в локальной
вычислительной сети.
Образцы вариантов деловых писем, связанных с проведением периодических
мероприятий.
Помимо того, что существуют общие требования к оформлению писем, существует
корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий, которая имеет
некоторые особенности составления.
Письма – сообщение
Письмо сообщение – служебное письмо, которым автор информирует адресата о
каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмопросьбу или
письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого
объ6ема, нередко состоящие из одного – двух предложений.
Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с
изложения сообщаемой информации:
Сообщаем Вам, что …
Доводим до Вашего сведения, что …
Считаем необходимым поставить Вас в известность о …
Информационные письма
Информационное письмо – служебное письмо, в котором адресату сообщаются
сведения официального характера.
Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами
власти и управления различных уровней подведомственными организациями или
организациями определенного типа. В информационных письмах могут дословно
приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых
документов, могут содержаться рекомендации и предложения.
Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного
письма может варьироваться от размера обычной справки, состоящей из одного
предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц.
Для информационного письма достаточно подписи референта или секретаря, но в
целом принято, что информационное письмо подписывает руководитель предприятия.
Письмо-напоминание
Следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров
или личного контакта получить необходимый ответ. Такое письмо, как правило, состоит
из 2-х логических элементов: напоминания о выполнении действий и мерах, которые
будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании
являются формы глагола «напоминать».
Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт
напоминания.
В одном и том же письме выражается не только напоминание, но и требование
выполнить те или иные обязательства.
В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие словосочетания:
«Напоминаем, что…
в соответствии с ... Вы должны...»
«Напоминаем Вам, что...
Ваша задолженность по оплате составляет… Срок
оплаты истекает...»
Письмо-извещение
Письмо-извещение – служебное письмо, информирующее о публичных
мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).
Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций,
учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в
проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения
могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но
могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии
и содержать другую вспомогательную информацию.
Письмо-извещение может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету
участника, программу мероприятия и другие информационные материалы.
Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, а
приглашение – отдельным документом.
Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит
«Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.
Подписывают письма-извещения руководитель организации или заместитель
руководителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия. Письмаизвещения могут
подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие
проводиться совместно несколькими организациями.
Письма-приглашения
Письмо-приглашение – служебное письмо, разновидность письма-извещения.
Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, им6еть
различный формат, цвет. При оформлении писем-приглашений могут использоваться
различные элементы украшения текста – орнамент, рисунки и т.п.
Могут адресоваться конкретному лицу, либо нескольким лицам, или массовому
адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время
используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом текстыприглашения,
так и трафареты.
Письмо-предложение
Письмо-предложение – служебное письмо, направляемое потенциальному
партнеру с предложением о сотрудничестве в различной форме. В коммерческой
деятельности используется как коммерческое предложение.
Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только
собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает
письмо-предложение с рекламным письмом.
Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу
нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную
информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую
информа3цию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.
Письмо-поздравление
Письмо-поздравление – служебное письмо, составляемое в торжественных случаях,
связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации,
учреждения, предприятия.
Письма-поздравления, как правило, составляются в свободной форме, могут быть
как небольшими по объему – одно-два предложения, та и достаточно развернутыми. В
последнем случаев письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности
лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо
обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее
важные и значимые достижения организации или подразделения.
В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы:
Поздравляем Вас в связи с …
Искренне поздравляем Вас с …
Примите наши искренние поздравления в связи с …
Сердечно поздравляем Вас с … и т.п.
Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и
на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными
знаками, имеющей большую плотность и т.д.
Составление телеграмм, телексов и факсов. Основные сокращения,
используемые при составлении телеграмм и телексов.
Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов,
выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего
пользования. Телеграмма – краткое алфавитно-цифровое сообщение, подготовленное с
соблюдением определенных правил для передачи либо переданное (принятое) по каналам
электросвязи посредством присоединенных к ней телеграфных аппаратов.
Большинство телеграмм представляет собой сообщения информационносправочного характера.
Фактически это разновидность переписки, используемой в
случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения
вопроса.
Порядок осуществления телеграфной связи регламентирован Правилами оказания
услуг телеграфной связи, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2005
№ 222.
В технологических процессах передачи и приема телеграфных сообщений, а также
их обработки в пределах территории Российской Федерации оператор связи применяет
единое учетно-отчетное время - московское. В международной связи учетно-отчетное
время определяется международными договорами Российской Федерации.
Технологические процессы обработки телеграмм на телеграфной сети
осуществляются круглосуточно.
Телеграммы в зависимости от приоритета обработки разделяются на следующие
категории:
- "вне категории";
- "внеочередная";
- "Президент Российской Федерации";
- "Председатель Правительства Российской Федерации";
- "высшая правительственная";
- "правительственная";
- "срочная";
- "обыкновенная".
Телеграммы, имеющие особенности по назначению, способу оформления, подачи
или доставки, разделяются на следующие виды:
- "с уведомлением о вручении телеграфом" (с отметкой "уведомление
телеграфом");
- "с уведомлением о вручении телеграфом "срочное" (с отметкой "уведомление
телеграфом срочное");
- "с доставкой в срок, указанный отправителем" (с отметкой "вручить (дата)");
- "с доставкой в населенный пункт (поселение), не имеющий телеграфной,
факсимильной (телефонной) связи" (с отметкой "почтой заказное");
- "на художественном бланке" (с отметкой "люкс");
- "на художественном бланке формата А4" (с отметкой "люкс/в");
- "на художественном бланке детской тематики" (с отметкой "люкс/и");
- "на художественном музыкальном бланке" (с отметкой "люкс/м");
- "на художественном музыкальном бланке детской тематики" (с отметкой
"люкс/м/и");
- "на художественном бланке по случаю траура" (с отметкой "делюкс");
- "заверенная оператором связи" (с отметкой "заверенная");
- "криптограмма" (с отметкой "криптограмма");
- "криптограмма перфоленте" (с отметкой "криптограмма перфоленте");
- "метео" (с отметкой "метео");
- "переводная" (с отметкой "переводная");
- "схемная" (с отметкой "схема (номер)").
Телеграмма может иметь один или несколько видов. Телеграмма, не имеющая
особенностей по назначению, способу оформления, подачи или доставки, ни к одному из
указанных видов не относится (без отметки).
Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана
или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге.
Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в подаваемую телеграмму
отправителем или по его просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью
отправителя.
Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок, указание
категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя
(условный или полный), текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный
делопроизводственный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя
(помещается под чертой).
Телеграмма должна быть написана в следующей последовательности:
- отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории
«обыкновенная» отметка о категории не указывается);
- отметка о виде телеграммы;
- адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с у5казанием
наименования адресата;
- текст телеграммы;
- подпись отправителя (по желанию отправителя).
В нижней части бланка подаваемой телеграммы (или листа белой бумаги,
используемого вместо бланка) отправитель должен указать свою фамилию и адрес (вместо
адреса допускается указывать номер телефона отправителя). Фамилия и адрес
отправителя не передаются и в состав оплачиваемых слов телеграммы не входят. При
необходимости передачи адресату фамилии и адреса отправителя эти данные должны
включаться отправителем в текст телеграммы.
Адрес телеграммы должен содержать все адресные данные, необходимые для
обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок. По желанию
отправителя в адрес телеграммы может быть дополнительно включен номер телефона
адресата.
В адресе телеграммы наименование населенного пункта (город, село, деревня и
т.п.) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и
района, на территории которых находится населенный пункт, - в родительном падеже.
Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная
телеграмма). При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом
отправитель либо составляет несколько экземпляров телеграммы с указанием на каждом
экземпляре конкретного адреса, либо составляет список рассылки телеграммы.
Допускается прием многоадресной телеграммы с одним текстом по списку адресов, но не
более 20 адресов в списке.
При отправке телеграммы в один город, но нескольким адресатам слово «Копия»
не употребляется, но перед каждым адресом пишется название города.
Телеграммы могут быть адресованы:
▪ на полный адрес;
▪ на условный или сокращенный адрес;
▪ до востребования;
▪ на номер абонентского ящика;
▪ в адрес войсковой части;
▪ в адрес полевой части;
▪ в адреса морских и речных судов;
▪ на номер полученной телеграммы;
▪ на номер абонентской установки сети Телекс.
Основные правила составления телеграмм:
1. Содержание телеграммы не должно быть громоздким. В соответствии с
действующими правилами объем текста телеграммы не может превышать трехсот слов.
2. Телеграмма составляется по строго определенным правилам (в соответствии с
назначением позиций формализованного бланка телеграммы, с использованием
упрощенной лексики – опусканием союзов, предлогов, вводных слов и т.д.).
3. Включает чаще обычного словарные величины, пишущиеся сокращенно.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не
искажается содержание: в частности, отрицание «не» опускать нельзя).
Цифры в подаваемой телеграмме могут указываться либо знаками цифр, либо
полными словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность
передачи которых важна для пользователя, должны быть написаны отправителем
полными словами.
Знаки «точка», «запятая», «кавычки», а также знак «скобка» могут указываться в
телеграмме либо полными словами, либо сокращенными словами («тчк», «зпт», «квч»,
«скб» соответственно), либо соответствующими символами.
Знаки «вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс, «дробная черта» могут
указываться либо полными словами, либо соответствующими символами.
Знаки "номер", "двоеточие" и "восклицательный знак" могут быть написаны либо
полными словами, либо сокращенно ("нр", "двтч" и "вскл" соответственно).
Другие знаки могут быть написаны только полными словами.
Знаки препинания в виде соответствующих символьных знаков, кроме
символьного знака "-", должны быть написаны в телеграммах после предыдущего слова
(группы цифр) без интервала.
Символьный знак "+" (плюс) между словами, цифрами, группами букв, группами
цифр и смешанными группами должен быть написан с интервалом между
предшествующим и последующим словом и считаться за отдельное слово.
Все знаки, написанные полным или сокращенным словом, должны быть написаны
с интервалом между предшествующими и последующими словами, цифрами и знаками.
4. Имеет четкую, никогда не нарушаемую структуру текста – адрес, текст
(включая подпись отправителя), обратный адрес (не передается).
5. В служебной части телеграммы, располагающейся в пределах верхней четверти
стандартного бланка, указываются:
▪ служебный заголовок, содержащий сведения о пункте передачи телеграммы;
▪ номер телеграммы – как правило, соответствующий исходящему кассовому
номеру отправившего документ почтового отделения;
▪ сведения о количестве слов в телеграмме;
▪ сведения о дате и времени подачи документа;
▪ оттиск календарного штемпеля, содержащего сведения наименование оператора
связи, пункта связи, осуществляющего доставку телеграммы, а также календарную дату.
Все перечисленные сведения, во-первых, используются для последующего учета
документа, а также в процессе подготовки содержания ответных документов.
Сроки прохождения телеграмм, передаваемых между административными
центрами субъектов Российской Федерации, а также внутри любого населенного пункта
(поселения), имеющего телеграфную связь, должны составлять:
- для телеграмм категорий "Президент Российской Федерации", "Председатель
Правительства Российской Федерации" - не более 2 часов;
- для телеграмм категорий "высшая правительственная", "правительственная" и
"срочная" - не более 4 часов;
- для телеграмм категории "обыкновенная" - не более 8 часов.
Сроки прохождения телеграмм, передаваемых между иными населенными
пунктами (поселениями), имеющими телеграфную связь, должны составлять:
- для телеграмм категорий "Президент Российской Федерации", "Председатель
Правительства Российской Федерации" - не более 2 часов;
- для телеграмм категорий "высшая правительственная", "правительственная" и
"срочная" - не более 4 часов;
- для телеграмм категории "обыкновенная" - не более 12 часов.
Сроки прохождения телеграмм, адресованных в населенные пункты (поселения),
оборудованные средствами факсимильной (телефонной) связи, должны составлять не
более 12 часов.
Сроком прохождения телеграммы является время с момента ее приема в пункте
подачи до момента:
телеграмм, адресованных организациям, а также направляемых по адресу войсковых
частей, речных судов либо по месту временного нахождения граждан);
"почтой заказное" и телеграмм до востребования и с указанием номера абонементного
ящика);
адресу полевых почт и морских судов);
наличии письменного заявления адресата).
Срок вручения отправителю уведомления о вручении телеграммы с отметкой
"уведомление телеграфом" должен быть не более 24 часов с момента вручения
телеграммы. Срок вручения отправителю уведомления о вручении телеграммы с отметкой
"уведомление телеграфом срочное" должен быть не более 12 часов с момента вручения
телеграммы.
В сроки прохождения телеграмм (вручения отправителю уведомления о вручении
телеграммы) не включается время, в течение которого в соответствии с установленным
режимом работы отделения связи (пункта коллективного пользования, пункта связи и
прочих мест оказания услуг телеграфной связи) в пункте назначения не осуществляется
доставка телеграмм, время пересылки телеграмм средствами почтовой связи, а также
время, в течение которого телеграммы (уведомления) не могут быть доставлены по
причинам и обстоятельствам, зависящим от адресата.
Телефонограмма – это краткое речевое сообщение, подготовленное с соблюдением
определенных правил к передаче и (или) переданное (принятое) под запись по каналам
электросвязи поср6едством присоединенных к ней телефонных аппаратов.
Функциональное назначение телефонограммы состоит в обеспечении оперативного
обмена сообщениями, содержащими сведения, в силу своей значимости требующим по
тем или иным причинам документирования, то есть фиксации на бумажном и (или)
электронном носителе.
Стандартная процедура подготовки содержания телефонограммы включает:
▪ составление предварительного (чернового) варианта текста на отдельном листе
бумаги;
▪ внутреннее согласование (визирование) предварительного варианта текста;
▪ оформление окончательного варианта текста документа в соответствующем
журнале (книге);
▪ заполнение служебных сведений – наименование адресата – предприятия
(организации, учреждения), которому адресуется телефонограмма (соответствующего
должностного лица, структурного подразделения), основной и резервный номер адресата,
срок (дата и время), к которому должна быть завершена передача документа;
▪ подписание телефонограммы уполномоченным должностным лицом
предприятия;
▪ присвоение телефонограмме исходящего номера.
Все перечисленные сведения располагаются на бланке телефонограммы.
Факсограмма – деловое письмо или иной аналогичный по назначению документ,
переданный (полученный) по каналам электросвязи посредством подсоединенных к
телефонной линии факсимильных аппаратов (факсов, телексов).
Общий объем факсимильного сообщения, в соответствии с действующими
правилами, не должен превышать пяти листов формата А4.
Подлежащие передаче по каналам факсимильной связи деловее документы должны
быть воспроизведены четко, контрастно.
Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода,
заверенного лицом, подписавшим факсограмму.
Передача по каналам факсимильной связи конфиденциальной связи не
допускается.
Составление и отправка писем через электронную почту в локальной
вычислительной сети.
В настоящее время активно внедряются в практику делового общения такое
средство письменной коммуникации как электронная почта и соответствующие
документы, именуемые чаще всего сообщениями e-mail.
Сообщение e-mail – это краткое деловое письмо, переданное (принятое) по
каналам электросвязи посредством подсоединенного к телефонной линии и
персональному компьютеру устройства модуляции-демодуляции сигналов (модема или
факс-модема).
Деловое общение по каналам электронной почты становится все более
распространенным. Но тем не менее, электронная почта (в силу ряда обстоятельств) пока
продолжает оставаться в деловой переписке вспомогательным средством. Объясняется это
тем, во-первых, что сообщения e-mail и прилагаемые к ним электронные документы,
несмотря на идентичность последних своим бумажным оригиналам (за исключением
элементов содержания, оформляемых от руки – например, подписи), все еще не считаются
обладающими юридической силой.
Во-вторых, с технологической точки зрения электронная почта представляет собой
явление более сложное, поскольку наряду с применением специальных технических
средств предполагает и применение средств программных – помимо программ-браузеров,
предназначенных для путешествий по интернет-страницам, это еще и так называемые
почтовые программы типа MS Outlook.
В-третьих, для обмена электронными письмами мы вынуждены прибегать к
услугам посредников – в лице Интернет-провайдеров и служб доставки сообщений e-mail.
В-четвертых, электронная почта не бесплатна – даже в тех случаях, когда
формально за доступ к сообщениям e-mail платить не надо. Это объясняется тем, что
подключение к Интернету стоит пользователям значительных денег.
В-пятых, входящая электронная почта таит в себе вирусные опасности, грозящие
компьютерам адресатов и хранящимся на них данным.
В-шестых, вместе с потоком ожидаемых деловых электронных писем,
пользователи получают большое количество так называемого спама – электронных
сообщений рекламного содержания, простая сортировка которых (с последующим
удалением) отнимает время.
Однако у электронной почты есть и свои преимущества:
– с ее помощью в течение считанных секунд на огромные расстояния передаются
и принимаются значительные объемы информации;
– помимо передачи текстовой и статистической черно-белой графической
информации, имеется возможность для обмена цветными фото- и видеодокументами, а
также звуковыми материалами;
– электронная почта становится все более доступной – для обмена сообщениями
e-mail, теперь возможен не только с ПК, но и с ноутбука, карманного компьютера или
мобильного телефона, взаимодействующих с виртуальным пространством на основе
беспроводных технологий.
Основные правила ведения электронной переписки предприятия:
1. Электронная корреспонденция используется только в тех случаях, когда это
действительно необходимо.
2. Электронное сообщение должно быть информативным – то есть кратким, но
при этом точным и актуальным.
3. Электронное сообщение должно быть посвящено какому-либо одному вопросу
служебно-деловой деятельности, и раскрывать его сущность доступным адресату языком.
4. Тема электронного сообщения, указываемая в соответствующем поле бланка,
должна в точности соответствовать содержанию письма – для этого обычно достаточно
двух-трех слов.
5. Электронное письмо не должно содержать ошибок. Грамматика, орфография,
синтаксис и пунктуация должны быть безупречными.
6. Оформление электронного письма должно быть простым и изящным.
Сообщение следует оформить так, чтобы не создавать адресату трудностей при получении
(прежде всего, иметь возможно более малый объем в килобайтах). С другой стороны, при
открытии сообщения оно должно производить благоприятное впечатление – в частности
не содержать опечаток.
7. Приветствие, заключительная формула вежливости и подпись являются для
электронного сообщения обязательными.
8. Необходимо избегать рассылки без надобности копии электронных сообщений.
9. До отправки электронного сообщения необходимо убедиться в том, что адрес
получателя (в том числе и копии) указан правильно, в теме письма нет ошибок,
обращение к адресату (по имени, имени-отчеству, должности и т.п.) верно.
10. Тон электронного сообщения – вне зависимости от его тематической
направленности – должен быть дружественным, приветливым, в меру учтивым.
11. Тексты наиболее важных, а также обстоятельных электронных сообщений
необходимо готовить заранее, используя для этого стандартные возможности MS Outlook
или текстового редактора Word.
12. Для оперативных ответов на некоторые электронные сообщения используются
стандартные формулировки – их, при необходимости, можно присоединить к письмам в
заранее заготовленном виде.
13. Необходимо всегда отвечать на электронные письма, адресованные вам лично
или затрагивающие интересы предприятия, которое вы представляете. Это способствует
укреплению деловой репутации.
14. При ответах адресату, прежде всего, направляется та информация, которая ему
наиболее необходима.
15. Прикрепленные к электронному письму файлы необходимо предварительно
архивировать – это заметно сокращает время отправления и получения сообщения.
Специфика функционального назначения сообщений e-mail допускает (наряду с
традиционными словарными единицами) использование в их тексте некоторых
англоязычных сокращений, предназначенных для обозначения наиболее
распространенных словосоч6етаний и идиоматических выражений и позволяющих при
определенных обстоятельствах – существенно рационализировать электронную деловую
переписку.
Наиболее распространенные англоязычные сокращения для обозначения
словосочетаний и идиоматических выражений, используемых в деловой электронной
переписке:
AAMOF по сути дела;
AFK нет на месте;
AFAIK насколько мне известно;
ASAP как можно скорее;
BBL вернусь позже;
BR всего наилучшего;
BTW кстати;
4YI к вашему сведению;
HNW приятных выходных;
IMO по моему мнению
IOW иными словами;
IWBNI было бы здорово, если бы;
NOTH не стоит благодарности;
NP без проблем;
NRN ответ не обязателен;
OTOH с другой стороны;
PLS пожалуйста;
RFC еще вопросы есть?
RTFM перечитайте руководство;
TNX спасибо;
TIA заранее благодарю;
WOBTAM пустая трата времени и денег;
WRT с уважением;
911 срочно нужна ваша помощь.
Тема 10. Организация работы с документами,
содержащими конфиденциальные сведения
План лекции:
1. Организация конфиденциального делопроизводства. Состав нормативнометодической базы
конфиденциального делопроизводства. Роль и место
конфиденциального делопроизводства в обеспечении защиты конфиденциальной
информации.
2. Создание и учет конфиденциальных документов, порядок обращения с
конфиденциальными документами.
3. Схема прохождения документа при создании, регистрации и визировании,
передача конфиденциальных документов внутри организации. Схема прохождения
входящих и исходящих конфиденциальных документов.
Организация конфиденциального делопроизводства. Роль и место
конфиденциального делопроизводства в обеспечении защиты конфиденциальной
информации.
Под конфиденциальным документом, т.е. документом, к которому ограничен
доступ персоналу, понимается в современном делопроизводстве необходимым образом
оформленный носитель информации, составляющей интеллектуальную собственность
предпринимателя или организации.
Правильная организация конфиденциального делопроизводства в организации
является составной частью комплексного обеспечения безопасности информации и имеет
большое значение в достижении цели ее защиты. Порядка 80% конфиденциальной
информации находится в документах делопроизводства.
Всю информацию в организации можно разделить на две большие группы:
– открытую;
– с ограниченным доступом.
В свою очередь информация с ограниченным доступом (рис.5) может быть:
– государственной тайной;
– конфиденциальной информацией.
Документы, содержащие ту или иную информацию с ограниченным доступом,
подразделяются на секретные и конфиденциальные. При этом секретные документы могут
быть с грифом "Секретно", "Совершенно секретно", "Особой важности".
Конфиденциальные документы соответственно с грифами "Коммерческая тайна",
"Банковская тайна" и т.д. В настоящее время видов конфиденциальной информации
насчитывается более 30. Каждый вид конфиденциальных документов имеет реквизиты.
Рис. 5. Виды информации и документов
По своей природе (рис. 6) конфиденциальные документы бывают:
▪ нормативно-методические;
▪ руководящие;
▪ распорядительные;
▪ информационно-справочные;
▪ организационные;
▪ финансово-бухгалтерские;
▪ кадровые (по личному составу) КД.
Конфиденциальные документы, содержащие коммерческую тайну, должны иметь
гриф ограничения доступа к документу. Он располагается в правом верхнем углу,
например: коммерческая тайна (или сокращенно КТ). Дополняется гриф номером
экземпляра, например, экз. №1.
Информация
Открытая С ограниченным
доступом
Конфиденциальная
Коммерческая
тайна
Банковская
тайна
Государственная
тайна
Секретно
Совершенно
секретно
Особой важности
Документы
Секретные Конфиденциальные
Гриф
«Банковская
тайна»
Гриф
«Коммерческая
тайна»
Гриф
«Секретно»
Гриф
«Совершенно
секретно»
Гриф
«Особой
важности»
Исходящие Входящие Внутренние
Рис. 6. Виды конфиденциальных документов
Создание и учет конфиденциальных документов, порядок обращения с
конфиденциальными документами.
Конфиденциальные документы должны обрабатываться в конфиденциальном
делопроизводстве организации, либо в общем делопроизводстве, специально
назначенным должностным лицом, ответственным за конфиденциальные документы.
Конфиденциальные документы должны храниться в отдельном помещении в запираемых
и опечатываемых шкафах. Допускается хранение конфиденциальных документов в общем
делопроизводстве. Но обязательно они должны находиться отдельно от других дел
делопроизводства.
Для определения конкретного состава информации, содержащей
конфиденциальные сведения в организации, следует составить «Перечень сведений,
имеющих конфиденциальный характер» и ввести его в действие приказом руководителя.
На втором этапе уже на основании этого перечня составляется список конкретных
конфиденциальных документов, требующих грифа ограничения доступа и более строгих
правил работы с ним. В том числе должно быть установлено, кто и на какой стадии
работы имеет право и должен проставлять на проекте документа гриф о его
конфиденциальности.
В каждой организации утверждается самостоятельная, учитывающая ее специфику
делопроизводственная инструкция о работе с документами, содержащими сведения
конфиденциального характера. В качестве методической базы используют утвержденное
Постановление Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. № 1233 "Об утверждении
Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного
распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном
органе управления использованием атомной энергии" (с изм. и доп. от 20.07.2012) и
другие нормативные документы.
Схема прохождения документа при создании, регистрации и визировании,
передача конфиденциальных документов нутрии организации. Схема прохождения
входящих и исходящих конфиденциальных документов.
В зависимости от назначения конфиденциальные документы подразделяются на:
– входящие;
– исходящие;
– внутренние.
Прием входящих конфиденциальных документов (рис. 7) осуществляется
сотрудником конфиденциального делопроизводства.
Конфиденциальные
документы
Руководящие
Организационные
Кадровые
Нормативнометодические
Информационносправочные
Распределительные
Финансовобухгалтерские
Рис. 7. Порядок работы с входящими конфиденциальными документами
При этом проверяется:
▪ количество листов;
▪ количество экземпляров;
▪ наличие приложений (если они указаны в сопроводительном письме).
В случае отсутствия в пакете (конверте) некоторых перечисленных документов –
составляется акт в 2-х экземплярах. Один экземпляр акта отправляется в адрес
отправителя.
Регистрация конфиденциальных документов производится в журналах
регистрации, либо на карточках.
На каждом зарегистрированном документе должен проставляться штамп, в
котором указывается:
▪ наименование;
▪ регистрационный номер;
▪ дата поступления.
После регистрации документы передаются руководству организации для принятия
решения. Руководитель после рассмотрения документа определяет исполнителя и дает
указания по исполнению документа. Эти указания оформляются на самом документе в
виде резолюции.
С резолюцией руководителя конфиденциальный документ передается исполнителю
под расписку в журнале регистрации входящих конфиденциальных документов.
По завершении работы над документом на нем проставляется отметка о его
исполнении и направлении в дело. После чего документ сотрудником конфиденциального
делопроизводства подшивается в дело.
Решение о дальнейшем использовании конфиденциального документа
определяется его значением и практической ценностью. В зависимости от этого
конфиденциальные документы могут:
– использоваться в дальнейшем;
– передаваться в архив на хранение;
– уничтожаться.
Все эти действия должны выполняться с соблюдением требований к
конфиденциальным документам.
Регистрация Доклад руководителю о
полученных документах
Рассмотрение руководством
и принятие решения
Направление на
исполнение
Исполнение
Помещение документа
в дело
Принятие решения о
дальнейшем использовании
Дальнейшее
использование
Передача
в архив
Уничтожение
Прием входящих
документов
Работа с конфиденциальными исходящими документами включает следующие
этапы (рис. 8):
1) разработка проекта документа;
2) согласование документа;
3) подписание документа;
4) регистрация документа;
5) отправка документа.
Рис. 8. Порядок работы с конфиденциальными исходящими документами
Проект исходящего конфиденциального документа разрабатывается исполнителем
документа в 2-х экземплярах и по необходимости согласовывается с другими
специалистами фирмы. Далее проект документа предоставляется на подпись
руководителю фирмы. После подписания документа, он регистрируется сотрудником
конфиденциального делопроизводства в журнале (карточке) регистрации исходящих
конфиденциальных документов. Рассылка конфиденциальных документов
осуществляется согласно подписанных руководителем списков с обязательным указанием
учетных номеров отправленных документов. Порядок работы с конфиденциальными
внутренними документами показан на рис. 9.
Рис. 9. Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами
Выдача и возврат конфиденциальных документов должны своевременно
отражаться в журнале учета и выдачи конфиденциальных документов.
Согласование Подписание
документа
Регистрация
документа
Направление на
исполнение
Исполнение
Помещение документа
в дело
Принятие решения о
дальнейшем использовании
Дальнейшее
использование
Передача
в архив
Уничтожение
Разработка
проекта документа
Разработка
проекта документа
Подписание
документа
Регистрация
документа
Отправка
документа
Помещение 2-го
экземпляра в дело
Согласование
При получении конфиденциального документа сотрудник должен сверить номер
полученного документа с его номером в журнале, проверить количество листов и
расписаться за полученный документ. При возврате конфиденциального документа
сотрудник конфиденциального делопроизводства должен сверить номер этого документа
с номером в журнале, проверить количество листов документа и в присутствии
сотрудника, возвращающего документ поставить в журнале (в соответствующей графе)
свою подпись и дату возврата документа.
Все дела с конфиденциальными документами и журналы их учета вносятся в
номенклатуру дел фирмы.
По окончании каждого года руководителем фирмы создается комиссия, которая
должна:
– проверить наличие конфиденциальных документов;
– определить конфиденциальные документы для архивного хранения;
– определить конфиденциальные документы, подлежащие уничтожению.
Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных
коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ посторонних лиц.
На конфиденциальные документы, отобранные к уничтожению комиссией, составляет акт.
Акт утверждается руководителем организации.
В случае утери конфиденциального документа руководителем организации
создается комиссия, которая проводит расследование по факту утраты данного документа.
По результатам работы комиссии руководителем организации принимается решение о
привлечении к ответственности лиц виновных в утрате конфиденциального документа.
Скачать