5. Координатор проекта. - Кировские коммунальные системы

«Утверждаю»
Главный управляющий директор
ОАО «Кировские коммунальные системы»
________________________ Р.В. Лобанов
РЕГЛАМЕНТ
системы непрерывных улучшений работы на предприятии.
1. Общие положения
1.1. Настоящий Регламент устанавливает порядок подачи и рассмотрения
предложений работников ОАО «Кировские коммунальные системы», направленных
на улучшение финансово-производственных показателей деятельности Компании.
1.2. Настоящий регламент подлежит обязательному исполнению всеми
должностными
лицами/подразделениями
ОАО
«Кировские
коммунальные
системы», функциональные обязанности которых закреплены в данном документе.
2. Заявки.
2.1. С целью информирования сотрудников о
улучшений
ответственным
подразделением
–
системе непрерывных
Сектором
по
связям
с
общественностью осуществляется постоянная информационная поддержка Проекта
посредствам следующих коммуникационных инструментов:
 Информационные стенды,
 Официальный сайт компании www.kirovcs.ru;
 рассылки на корпоративную почту сотрудников.
2.2. Специальные ящики по приему заявок устанавливаются и опечатываются
Сектором по связям с общественностью в удобных для пользования работников
местах. При этом специальный ящик устанавливается в поле зрения сотрудника
охраны.
2.3. Рядом с ящиком представителем Сектора по связям с общественностью
размещается необходимое количество бланков-заявок. Бланки заявок также должны
находятся в свободном доступе в отделе документооборота, а также быть
размещены для скачивания на официальном сайте организации.
2.4. Заявка заполняется по форме, установленной в Приложении № 1 к
Регламенту.
2.5. С момента ввода в промышленную эксплуатацию электронной площадки
заявки также принимаются в электронном виде с помощью программного комплекса
(далее – ПК). Информирование об адресе электронной площадки будет произведено
дополнительно.
3. Прием и обработка заявок
3.1. Ответственным по первичному приему заявок является сотрудник
Сектора по связям с общественностью.
3.2. Сотрудник Сектора по связям с общественностью регулярно (не реже 1
раза в 3 рабочих дня):
- осуществляет выемку из ящика поданных заявок и осуществляет их
регистрацию в специальном электронном журнале регистрации заявок. Заявка,
поданная в электронном виде, регистрируется автоматически.
- сканирует поступившие заявки и размещает их в Программном Комплексе
(после ввода в промышленную эксплуатацию).
- После регистрации поступивших заявок сотрудник Сектора по связям с
общественностью проверяет заявки на предмет полноты и достаточности
заполнения для проведения дальнейшей экспертной оценки.
3.3. В случае выявления несоответствий в поданной заявке (например, не
полностью или некорректно заполнена) не позднее 1 рабочего дня заявка
направляется сотрудником Сектора по связям с общественностью заявителю на
доработку (по форме Приложения № 2), о чем в журнале регистрации заявок
делается соответствующая пометка с указанием даты направления.
3.4. В случае соответствия заявки установленным требованиям в течение 1
рабочего дня заявка отправляется на экспертизу Эксперту/членам Экспертного
Совета (по форме Приложения № 3), закрепленных в приказе Главного
управляющего директора Компании о старте проекта.
3.5. Одновременно с направлением на экспертизу заявка (по форме
Приложения № 4) направляется сотрудником Сектора по связям с общественностью
в Бухгалтерию компании для выплаты вознаграждения заявителю.
3.6. По получении положительного заключения Эксперта/Экспертного Совета
комплект документов (заявка+заключение эксперта) направляется координатору
проекта для принятия решения о внедрении предложения, о чем делается отметка в
вышеуказанном журнале регистрации.
3.7. При получении отрицательного заключения сотрудник Сектора по связям
с общественностью информирует заявителя о причинах отказа в дальнейшем
рассмотрении заявки.
3.6. Каждые 2 недели сотрудник Сектора по связям с общественностью
осуществляет копирование журнала регистрации заявок и направляет копию
Координатору проекта в Компании.
4. Функции и полномочия Эксперта/Экспертного Совета.
4.1.
Функциональными
обязанностями
Эксперта/Экспертного
совета
являются:
 оценка
заявки
по
функциональным
критериям,
предусмотренным
Приложением №2;
 Дача
экспертного
заключения
о
целесообразности/нецелесообразности
практической реализации поданного предложения;
 Создание рабочей группы по реализации проекта.
4.2. При поступлении заявки Эксперт/секретарь Экспертного Совета в течение
1 рабочего дня осуществляет ее регистрацию в специальном электронном журнале
заявок, переданных в экспертизу.
4.3. Эксперт/Экспертный Совет при поступлении заявки в течение 7 рабочих
дней:
- проводит доступными способами анализ поступившей заявки по критериям,
установленным в приложении №2 к данному регламенту, в случае возникновения
вопросов проводит рабочую встречу с заявителем;
- дает письменное заключение по результатам проведенной экспертизы и
направляет его сотруднику Сектора по связям с общественностью.
4.4. В случае необходимости проведения дополнительной (внешней)
экспертизы
(увеличении
сроков
проведения
экспертизы)
эксперт/секретарь
Экспертного Совета ставит об этом в известность координатора проекта. Решение о
целесообразности привлечения дополнительных экспертных ресурсов/увеличении
сроков экспертизы принимает координатор проекта.
5. Координатор проекта.
5.1. Функциональными обязанностями Координатора проекта являются:
 Согласование/несогласование реализации заявки;
 Подготовка и представление материалов руководителю Предприятия.
 При
необходимости
-
направление
поступивших
материалов
(заявка+экспертиза) на повторную экспертизу.
 По результатам анализа экономической эффективности реализованного
проекта вносит предложение о поощрении заявителя за достигнутый эффект
Главному управляющему директору Компании.
5.2.
В
случае
согласования
заявки
Координатор
проекта
назначает
ответственного за подготовку материалов руководителю предприятия, который в
течение 10 рабочих дней совместно обеспечивает подготовку и направление
руководителю Компании бюджета проекта и сетевого графика.
5.3. Руководитель предприятия в течение 5 рабочих дней с момента
поступления информации принимает решение о:
 Согласовании реализации заявки и предоставлении необходимого
ресурса;
 Проведении
рабочей
встречи
с
автором
Экспертом/Председателем Экспертного Совета;
 Отказе в выделении ресурса на реализацию проекта.
заявки
и/или
6. Мотивация
6.1.
Премирование
по
заявке
осуществляется
только
по
указанию
руководителя. При этом если будет установлено злоупотребление правом автора
заявки, за руководителем остается право премирование не производить.
6.2. В случае соответствия поступившей заявки форме, предусмотренной
Приложением №1, бухгалтерская служба на основании заявки, поступившей от
Сектора по связям с общественностью, производит выплату денежных средств
автору заявки в сумме 500 рублей (из данной суммы удерживаются все
необходимые налоги) путем безналичной оплаты.
6.3. По итогам реализации заявки работнику по решению Главного
управляющего директора Компании выплачивается вознаграждение в размере до
15% от средств, сэкономленных/приобретенных предприятием, но не более 100 000
рублей.
6.4.
В
случае
достижения
положительного
эффекта
от
реализации
предложения, но невозможности произвести финансовую оценку эффективности,
производится выплата вознаграждения в размере по решению руководителя
предприятия.
7. Реализация проекта
7.1. Экспертный совет создает рабочую группу по реализации проекта. Срок
реализации проекта согласовывается с Координатором проекта.
Приложение 1
БЛАНК ЗАЯВКИ № _________ (заполнять не нужно)
Бизнес
Компания
РКС
ОАО «Кировские коммунальные системы»
Ваши ФИО
Подразделение, в котором Вы
работаете
Ваша должность и табельный номер
(если известен)
Ваши контакты: телефон (рабочий или
мобильный), адрес электронной почты
(если есть)
Дата заполнения Заявки
Подпись Заявителя (не обязательна
при отправке заявке по электронной
почте)
Проблема
Опишите кратко суть проблемы,
причину по которой требуются
улучшения
Например: «при перевозке изделий Х со
склада на первичную обработку
приходится объезжать цех Y, в
результате тратится в два раза больше
времени и горючего» или «инструмент
для измерения деталей изнашивается за
неделю использования, а есть
долговечные аналоги»
Предлагаемое решение, идея
Опишите кратко свою идею,
предложение, которое позволит
решить обозначенную проблему
Например: «переоборудовать часть цеха
Y в склад для продукции» или «купить
инструмент нового поколения, который
служит в 5 раз дольше»
Ожидаемый эффект
Например: «время на транспортировку
изделий сократится вдвое. Есть
возможность отказать от одного из
грузовиков, расходы на горючее
сократятся вдвое» или «замену
инструмента придется делать в 5 раз
реже, а стоимость больше всего в 2 раза»
Выберите один или несколько вариантов:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
повышение доходов компании
экономия ресурсов, снижение издержек производства
сокращение количества аварий, отказов, травм
повышение производительности труда
повышение производительности оборудования
повышение качества продукции и выполняемых работ
снижение остатков на складах
сокращение времени на операцию
сокращение времени перемещений
улучшение условий труда (должно приводить к
увеличению производительности)
o Другое:___________________________________________
_________________________
Дополнительные пояснения:
Необходимые ресурсы
В этом поле необходимо уточнить, что в
Вашем представлении, необходимо для
воплощения вашей идеи в жизнь. Кто в
Вашей компании может или должен это
сделать (если это не Вы), какие
материалы и сколько времени и денежных
затрат необходимо
После заполнения Бланка заявки (в печатном виде или от руки) необходимо:

Проверить, что заполнены все пункты Бланка заявки.

Распечатать заполненный Бланк и опустить в Ящики «Идействуй», которые расположены по адресам:
Водопроводная, 21 (холл 1 этажа); Производственная, 23 (проходная); Производственная 25 (диспетчерская);
ОСВ (холл у диспетчерской); ГСА (актовый зал). Если вы заполняете заявку на сайте, то необходимо просто
нажать «отправить»

По вопросам заполнения Бланка заявки или любым другим вопросам о проекте «Идействуй», можно
обратиться по телефону (8332) 38-37-24 или адресу электронной почты: [email protected].

Подать Заявку может любой сотрудник! Нами будут рассмотрены все полученные заявки!
Благодарим Вас за участие!
Приложение 2
КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ЗАЯВОК
Критерии Первичной оценки
1. Все поля Бланка заявки заполнены и понятны:
a. Если не ясно, кто автор – необходимо разместить информационное сообщение для
поиска автора идеи. Если автор не найден – заявка переходит в Экспертную
комиссию без права премирования и при условии соблюдения других критериев
Первичной оценки
b. Если не читается заполненная информация – обратиться к автору за уточнением.
Если уточнения не получены в течение 3-х дней с момента обращения – заявка
снимается.
c. Если не заполнены отдельные поля (и это вносит очевидную неопределённость в
оценку Экспертного Совета) – обратиться к автору за уточнением. Если уточнения не
получены в течение 3-х дней после обращения – заявка снимается
2. Автор действительно работает в компании:
a. Если на момент Первичной оценки это не так – авторство передается руководителю
сотрудника, подавшего заявку без права премирования
3. Проблема и предлагаемое улучшение можно отнести к одному из направлений:
a. Повышение доходов компании
b. Экономия ресурсов, снижение издержек производства
c. Сокращение количества аварий, отказов, травм
d. Повышение производительности труда
e. Повышение производительности оборудования
f. Повышение качества продукции и выполняемых работ
g. Снижение остатков на складах
h. Сокращение времени на операцию
i. Сокращение времени перемещений
j. Улучшение условий труда (должно приводить к увеличению производительности)
k. Если улучшение относится к иной сфере – заявка направляется на отдельное
рассмотрение в «Авангард», премирование откладывается до принятия решения о
соответствии заявке предмету Проекта «Идействуй»
4. Новизна:
a. Если заявляется проект/идея/улучшение, которое уже реализовано, заявка
маркируется как «реализованная». Рассмотрение реализованных проектов
осуществляется Экспертным Советом в отдельном порядке. Премирование по
заявке осуществляется только по рекомендации Экспертного Совета.
Критерии Экспертной оценки
1. Улучшения с очевидным экономическим эффектом:
a. Четко описана проблема, представлены доказательства проблемы, у Экспертного
Совета по итогам предварительного анализа нет сомнений в том, что это проблема,
а не единичный случай, выдумка или результат некомпетентности автора
b. Четко описано решение проблемы, у Экспертного Совета по итогам
предварительного анализа нет сомнений в возможности физической реализации
предлагаемого улучшения
c. Четко описан ожидаемый результат. Результат представлен в измеримых величинах
(время, деньги, количество аварий/продукции, штуках и т.д. – для разных
направлений может быть разным). у Экспертного Совета по итогам
предварительного анализа нет сомнений в корректности представленного расчета
ожидаемого результата.
d. Необходимые ресурсы - у Экспертного Совета по итогам предварительного анализа
нет сомнений в обоснованности и корректности расчета необходимых ресурсов.
e. Идея не несет негативных последствий для компании в целом, работы других
подразделений или внешних заинтересованных сторон.
f. Ожидаемый результат (эффект) может быть связан с: сокращением аварий,
повышением производительности в единицу времени или на одного сотрудника,
повышение качества продукции или работ.
g. Предлагаемое улучшение приносит конкретный экономический эффект в виде
экономии денежных средств или ресурсов или получении дополнительной прибыли
для компании без потери производительности.
2. Улучшения без прямого экономического эффекта:
a. Ожидаемый результат (эффект) может быть связан с:
 Сокращением количества аварий, отказов, травм
 Повышением производительности труда
 Повышением производительности оборудования
 Повышением качества продукции и выполняемых работ
 Снижением остатков на складах
 Сокращением времени на операцию
 Сокращением времени перемещений
 Улучшением условий труда
b. В остальном критерии аналогичные пп. 1.а – 1.f. выше
3. НИОКР:
a. В том случае, если по мнению членов Экспертного Совета, предлагаемая идея по
своей сути предполагает НИОКР, заявка маркируется как «НИОКР» и передается для
отдельного рассмотрения в «Авангард».
4. Реализованные проекты:
a. Экспертный Совет принимает решение о возможности тиражирования заявки на
предприятии или в Бизнесе. Если решение положительное, то выдается
рекомендация о премировании.
Возможные варианты решений Экспертного Совета
1. Проект перспективный – рекомендовать к внедрению
2. Проект выглядит перспективным, но необходимы уточнения
3. Проект в представленном виде не может быть реализован в текущий момент
(указываются точные причины)
4. Также Экспертный Совет принимает решение к какой категории относится предлагаемое
улучшение:
a. новая технология
b. новое оборудование
c. рационализаторское предложение (новый процесс)
d. изменение условий труда
e. повышение производительности оборудования, увеличение КПД
f. повышение производительности труда персонала
g. НИОКР